josé luis lainez pérez dtor. Área de implantación

José Luis Lainez PérezDtor. Área de Implantación

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OBJETIVO

Para el Registro Simplificación y eficacia operativa de

los procesos. Conservación adecuada de originales

de valor legal. Acceso y reproducción de la

documentación más fácil y rápida. Sistematización y modernización de

los criterios de gestión. Eliminación de la manipulación de

documentos originales. Disminución de costos.

Para el Usuario Mayor rapidez en la

transmisión de la

información. Mayor oferta de servicios. Disponibilidad de información

actualizada. Seguridad y fiabilidad de los

datos.

Digitalización de los 947 Registros de España e implantación de un Sistema de Gestión Documental.

• No existencia de precedentes anteriores en el ámbito internacional de un proyecto de tal magnitud.

• Proyecto líder y referencia europea en la captura electrónica de documentos y datos (C.E.D.D.).

• Homogeneización de los procesos en un universo de 947 Registros de España.

• 15.000 Usuarios.• 888 Registros de la propiedad • 22 Registros Mercantiles• 37 Registros Mixtos• 500 localizaciones geográficas diferentes.• Más de 600.000 TOMOS ANTIGUOS. • Más de 400.000 TOMOS MECANIZADOS.• Más de 400 millones de páginas digitalizadas• Más de 2 “B”illones de caracteres a grabar

CIFRAS DEL PROYECTO

IMPLICACIONES PARA LOS REGISTROS

•Gestión del Cambio

•Adecuación de la jornada laboral.•Adecuación de las oficinas de registro.•Parque tecnológico heterogéneo.•Heterogeneidad de herramientas informáticas.

•Interactuación de procedimientos, personas y herramientas.

• Cambio en los procesos operativos

actuales.• Simplificación operativa.

• Conversión de documentos

históricos (Legacy).• Integración de recursos humanos,

tecnologías y procesos operativos.• Nuevos roles dentro de la

organización.

•Impacto

• Formación.• Reasignación de cargas de trabajo /

Análisis coste / Beneficio.• Entorno especializado de conversión (SW /

Escáneres / Método…) y gestión de la

productividad.• Selección del sistema de gestión

documental y diseño de la integración /

arquitectura.• Identificar /definir y formar en nuevas

ocupaciones (responsable funcional,

consumidor, contibuidor).

•Acción recomendada

DIMENSIÓN DEL PROYECTO

40 300

• Recursos Humanos:

Equipo operativo

Equipo de gestión

• Inversiones del CORPME:

Más de 30 Millones de Euros

TECNOLOGÍA EMPLEADA

90 servidores

100 portátiles

•SOFTWARE

70 scanners tomos encuadernados

17 scanners tomos no

encuadernados

•HARDWARE

•ADECUACIÓN DE PROCESOS TECNOLÓGICOS

ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS

DISEÑO Y DESARROLLO DE APLICACIONES DE

PRODUCCIÓN FASE DE PILOTAJE:

PREPRODUCCIÓN

IMPLANTACIÓN DE LA

APLICACIÓN DE USUARIO

PUESTA EN PRODUCCIÓN

FORMACIÓN

SERVICIO DE ATENCIÓN AL

CLIENTEDISEÑO Y

DESARROLLO DE APLICACIONES DE

USUARIO

•Integración de la mayor plataforma tecnológica móvil de Europa con los sistemas de información más novedosos del mercado

1.000 Equipo CORPME

1.000 Escáner Fb 4603

Plataforma producción de Proyecto

Plataforma del Registro

FASES DEL PROYECTO DE PROYECTO

Fase-1:Auditoria / Visita a los Registros

Fase-2: Servicio de Digitalización y Captura de información

Fase-3: ImplantaciónSoftware

Registro Digital

Coordinación y dirección logística, de equipamiento y de RR.HH.

Fase-1: AUDITORÍA

Objetivo

La información a analizar tratará los siguientes aspectos:

• Infraestructura física.

• Infraestructura técnica.

• Censo de tomos viejos y nuevos.

Recoger información sobre el estado de los registros que influirá decisivamente en los procesos de digitalización e implantación de un sistema de gestión documental.

El análisis de estos ítems ofrece una visión global de la situación de los registros a partir de la cual se elaborará el informe de recomendaciones para planificar los equipos humanos y técnicos necesarios para la ejecución de los siguientes lotes.

AuditoriaServicio de

Digitalización y Captura de información

ImplantaciónSoftware

Registro DigitalSAC

Formación/Gestión del Cambio

Fase-1: AUDITORÍA

Metodología de proyecto

La información a analizar tratará los siguientes aspectos:

• Infraestructura física.

• Infraestructura técnica.

• Censo de tomos viejos y nuevos.

• Análisis de la información a identificar.

• Elaboración de los instrumentos de recogida de información.

• Dimensionamiento de los recursos humanos y logísticos necesarios para la recogida de

información.

• Plan de actuación:

•Programación detallada de visitas.

•Plan de comunicación sobre los objetivos del proyecto y las actividades a realizar.

• Diseño funcional y desarrollo de la base de datos de la información inventariada.

• Recopilación, tratamiento y análisis de la información:

•900 visitas en dos meses.

•Recogida de información: 48 preguntas, 35.000 registros de información.




Registro DigitalSAC


AUDITORIAS PLANIFICADAS POR ZONASGEOGRÁFICAS: TOTAL 885

185

242261

197 NORTE

SUR

ESTE

CENTRO

Fase-1: AUDITORÍA

Productos resultantes

• Plan de comunicación.

• Informe final de auditoria: análisis de la situación de

los fondos documentales y de infraestructura técnica

utilizada en los registros .

• Base de datos para la explotación de la información:




Registro DigitalSAC


• Página Web de consulta de los datos.

Fase-2: DIGITALIZACIÓN Y CAPTURA

Consulta Datos ProyectoSeguimiento progreso proyectoEstadísticas

SoporteTécnico

SoporteTécnico

GrabaciónGrabación

RegistroRegistro

Infraestructura de Digitalización

Dimensionada en función al volumen de documentos y plazo de ejecución establecido para cada registro (Fase 1)Infraestructuras independiente tomos nuevos y tomos viejos

- Tomos viejos con Bookscaner- Tomos nuevos con escáner producción.

Infraestructura de Digitalización

Dimensionada en función al volumen de documentos y plazo de ejecución establecido para cada registro (Fase 1)Infraestructuras independiente tomos nuevos y tomos viejos

- Tomos viejos con Bookscaner- Tomos nuevos con escáner producción.

Escenario




Registro DigitalSAC


TOMOS ANTIGUOSTOMOS ANTIGUOS

Portátil 1

Omniscan Kodak

TOMOS NUEVOSTOMOS NUEVOS

Portátil 2 Portátil 3

Switch

Instalación y puesta en marcha

I. Instalación del entorno tecnológico de proyecto:

Se instala una red separada de la Red del registro que consta de los siguiente puestos:

Un escáner cenital (Omniscan

5000). Un escáner de alta producción

(Kodak 3590). Un servidor multifuncional, que

servirá para controlar el flujo de trabajo de las operaciones de digitalización, y además será el encargado de controlar el escáner de alta producción.

Equipos portátiles para grabación de datos.




Registro DigitalSAC


PROCEDIMIENTO OPERATIVO


Dotación de hardware:

•Análisis de las necesidades de Hardware en función del tamaño y del volumen de inscripciones de los registros.

Servidor Compaq Proliant Escáner Fujitsu Fb4603cArea de digitalización A3Resolución 600x1200 dpiVelocidad de digitalización:

B&N 200 dpi: 1,54 segB&N 300 dpi: 1,56 segColor 200 dpi: 3,6 segColor 300 dpi: 3,63 seg

Dimensiones mm: 590x135x425Interfaz SCSI (2 Conectores Mini50)Alimentador Fb4603c (Opcional)




Registro DigitalSAC


•Instalación de los equipos de la dotación de Hardware establecida para este Registro por el Colegio de Registradores.



Control de calidad

Sección

SECCIÓN

El objetivo principal de este proceso es el de realizar un control visual sobre las imágenes, con el fin de chequear el número de finca introducido en las propiedades de la imagen, con el número de finca que aparece en la propia imagen.

Por otra parte, la herramienta permite comprobar la calidad de la imagen digitalizada y la clave de cada imagen, esto es el número de folio, dentro del tomo y libro.




Registro DigitalSAC




Escenario

Fase-3: IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA




Registro DigitalSAC


Puesta en producción del Software Registral en

Registros Pilotos

Diseño Funcional y Técnico

Tunning del Sistema

Migración de

imágenes digitalizada

s

Desarrollo del

Sistema

Implantación en el resto de

registros

Instalación del Sistema

Desarrollo del Sistema adaptado a las necesidades de los Registros.




Registro DigitalSAC



Interfaz de Digitalización:




Registro DigitalSAC


Digitalización de Folios

Registrales. Grabación de Folios

Registrales. Digitalización y

grabación de documentos asociados a un folio registral.


Interfaz de Consulta:




Registro DigitalSAC


Consulta por tomo registral completo.

Consulta por finca. Consulta por inscripción. Impresión de fincas

completas o parciales. Consulta de datos en

Ágora, Sistema de Gestión de los Registros.


ANDALUCÍA y EXTREMADURA

CASTILLA-LA MANCHA MURCIA, ALMERÍA ALICANTE, BALEARES y CANARIAS

CATALUÑA, ARAGÓN CASTELLÓN y VALENCIA

PAIS VASCO, NAVARRA, CANTABRIA, ASTURIAS, LEÓN y GALICIA

MADRID y CASTILLA-LEÓN

DISTRIBUCIÓN DE ZONAS

PLANO DE ACTUACIÓN

josé luis lainez pérez dtor. Área de implantación

Documents

registros de informacin

registros fase

recogida de informacin

registros de espaa

informacin inventariada

auditoraobjetivola informacin

infraestructura fsica

tomos mecanizados