HOOFSTUK 3

TYDBENUTTING

Time is the scarcest resource, and unless it is managed,

nothing else can be managed. - Anonymous

Jorde (1984 : 85) 3.1 INLEIDING

Tyd speel reeds eeue lank ‘n groot rol in die lewe van die mens en gryp die

mistiekheid van tyd die mens se verbeelding aan. Jorde (1984 : 85) skryf

hieroor:

“Ever since man observed the first dawn creep over the horizon, he

has wrestled with the mysteries of time and the inexplicable nature of

its daily cycle. Time is the raw material of life weaving its way through

every aspect of our daily existence. Befuddled by its abstract

elusiveness, we have calculated, analyzed, and scrutinized time in our

attempt to gain a greater appreciation of its powerful permutations.”

55

Met die ontwikkeling van instrumente om tyd te meet, het dit ‘n nog groter

uitwerking op die mens begin hê – veral toe die mens horlosies begin dra het.

Bruno (1997 : 12) stel die volgende oor die meet van tyd en die invloed wat dit

op die mens het:

“The accurate measurement of time (seconds, minutes, hours, days,

etc.) has had a major influence on human social and organizational

development. The accurate measurement of time by means of clocks

puts all human beings on a ‘time’ standard of social behaviour or a

schedule, whether it is a class schedule in a school organization or an

airline schedule at an airport.”

In die era waarin ons leef maak haas elke nuwe uitvindsel daarop aanspraak

dat dit tyd spaar: internet, e-pos, die selfoon, weggooidoeke, mikrogolf-

oonde… Tog voel dit vir die hedendaagse mens asof daar al minder ure in ‘n

dag is. Daar is nie blaaskans om te gaan stap, saam met jou gesin of vriende

te kuier of ‘n goeie boek te lees nie. Waar is al die gespaarde tyd heen?

Onderliggend aan die psigiese uitbrandingsindroom is die slagoffer se

noodkreet van ‘n gebrek aan tyd om te beantwoord aan die eise van sy/haar

pligstaat. Schaufeli en Enzmann (1998 : 154) skryf ook oor hierdie dilemma:

“Employees who are at risk of burning out generally feel that they have

to do too much in too little time. They experience time pressure and

feel that they are not able to perform their core tasks at an appropriate

level.”

Maslach (1982) stel dan verskeie strategieë voor om uitbranding te voorkom

deur tyd oordeelkundig te benut. Strategieë soos “working smarter in stead of

harder”, “breaking away” en “taking a brief time-out” word gepromoveer.

Hierdie strategieë word as emosionele verposings beskou, bring ontspanning

mee en veroorsaak psigologiese afstand tussen die persoon en stresvolle

situasies. Jorde (1984 : 14) skryf ook hieroor:

56

“How successful we are in utilizing time has a direct bearing on our

own stress level and ability to ward off the symptoms of burnout.”

Jorde (1984 : 87) kom dan by die kern uit van hierdie hoofstuk en word as

volg aangehaal:

“Since time waits for no one, we have to take the initiative. We have to

deliberately apply management techniques to stretch our allocation of

time and create a time cushion in our lives … We have to tap our

resources and apply every creative short cut and gimmick to do fewer

things, do what we can faster, and do them more efficiently .”

In hierdie studie word ‘n tydbenuttingsprogram ontwikkel wat die potensiële

slagoffer van uitbranding sal bemagtig om kwalitatief en kwantitatief keuses

uit te oefen ten opsigte van hul tydbenutting, sodat die persoon steeds met

die nodige energiekheid, entoesiasme en psigologiese reserwes sal voortleef.

In die studie word die leefwêreld van die hoëprofiel adolessent spesifiek

aangesny. Die tydbenuttingsprogram word juis versoen met hierdie

leefwêreld om antwoorde en oplossings te bied, sodat die hoëprofiel

adolessent se tydbenutting sodanig sal wees dat dit tot ‘n pro-aktiewe

beswering van uitbranding sal lei.

Die invalshoek op hierdie tydbenuttingsprogram sal beide kwalitatief en

kwantitatief wees. Baie boeke oor tydbenutting raak slegs die kwantitatiewe

aspek van tyd aan. Dit gaan hier net oor die hoeveelheid tyd wat ‘n mens

beskikbaar het. Tegnieke om meer te doen met minder tyd word volgens die

benadering onderskryf. Hier gaan dit oor sake soos om tydverkwisters te

vermy, te beplan en te prioritiseer, te delegeer en om die kuns aan te leer om

nee te sê. Die kwalitatiewe benadering lei egter by baie tydbenuttings-

programme skipbreuk. Hier handel dit oor die fundamentele vraag: hoe kan

die kwaliteit van tyd verhoog word. Hierdie invalshoek op ‘n tydbenuttings-

program het ‘n dieperliggende dimensie. Om kwalitatief aandag te gee aan

sake soos ‘n gesonde slaappatroon, fisieke oefening, ‘n gebalanseerde dieet

en ontspanning, word ‘n waarborg om die kwantitatiewe aanbod van tyd op ‘n

later stadium reg te benut.

57

Die 80/20 beginsel wat gaan oor die “wetmatigheid” dat slegs 20 persent van

die tyd en energie wat in ‘n saak ingesit word, 80 persent van die

eindresultate lewer, kom ook reeds vroeg in hierdie hoofstuk onder

bespreking. In die bespreking van die kwalitatiewe benadering tot

tydbenutting sal stres, wat as gasheer vir uitbranding optree, telkens ook

onder die loep geneem word. Hoofstuk drie was dan ook die basiese stof wat

beslag gevind het in die dagprogram wat ek en my promotor met die

adolessente deurloop het.

Jorde (1984 : 86)

3.2 TYDBESTUUR VERSUS TYDBENUTTING

Tyd kan nie opgegaar, herwin of gebêre word nie. Tyd kan nie aan of

afgeskakel word nie. Tyd kan ook nie gekoop word nie. Tyd kan slegs benut

of vermors word. Die term tydbestuur (‘time management’ ) is dus

begripmaties misleidend. Geen mens het beheer oor tyd of kan dit

manipuleer soos dit hom pas nie. Tyd is ‘n vaste gegewe en dus

onveranderbaar. Elke dag het net 24 uur vir almal - ongeag wat ‘n mens

doen. Dit is dus eerder ‘n geval van die mens wat homself moet bestuur ten

opsigte van tyd. Die kuns van die lewe raak dus die sinvolle benutting van

58

beskikbare tyd. Die essensie hier is dus die vermoë om selfgeorganiseerd en

in beheer van jou tydbenutting te wees. Dit is dan ook ‘n persoonlike proses

wat deur jou persoonlike styl en omstandighede gedikteer word. Hierdie is nie

‘n eenmalige gebeurtenis nie, maar ‘n voortdurende proses. Fitzwater (1998 :

5) skryf as volg oor tyd:

“Time cannot be borrowed, stored or recycled; it can only be spent as it

is received, twenty-four hours in each day. Thus, time management

means self management, managing oneself with respect to a

noncontrollable resource”.

Die mens kan dus nie tyd bestuur nie. Tyd kan net benut word. Die mens

kan homself egter bestuur. Die onus rus op die mens om eienaarskap van sy

lewe te aanvaar en sy energie betekenisvol in terme van tyd te investeer. In

baie mense se lewens verg dit ‘n sterk wilsbesluit om “gevestigde”

gedragspatrone en gewoontes te verander.

“When referring to time, it is not a one-dimensional or chronometric

view of time that is being examined, but the human behaviors

associated with the psychosocial constructs of time such as temporal

dominance (past, present, future), and the time investment portfolio or

the allocations of time to various types of time-consuming activities

over a lifespan” (Bruno, 1997 : 8).

In die gejaagde lewe van vandag eggo die mens die begeerte gereeld dat

hulle wens hulle het meer tyd gehad. Indien ‘n mens potensieel ‘n dag tot ‘n

tydslengte van 28 uur kon verleng, sou dit egter nie die smagting na tyd oplos

nie en sou die mens spoedig weer kla oor die min ure in ‘n dag. Die krisis lê

dus nie by die hoeveelheid ure wat daar in ‘n dag is nie, maar eerder by die

benutting van die beskikbare ure (tyd) in ‘n dag. Prinsloo (1990) sluit hierby

aan deur na die formule te wys wat in die algemeen geglo word, te wete

TYD + EK = RESULTATE. Aangesien tyd egter ‘n onveranderlike en

konstante entiteit is, is die formule in werklikheid foutief. Met tyd as ‘n

konstante en onveranderlike faktor, is dit slegs jyself wat resultate kan bereik.

In die werklikheid moet die formule dan wees: EK = RESULTATE.

59

Net so word daar in die algemeen verwys na tyd wat gelyk aan geld is en

word daar verkondig dat hoe meer tyd ingesit word, hoe meer inkomste kan

gegenereer word. Die essensie is egter om eerder te kyk hoe doeltreffend

take binne ‘n gegewe tyd uitgevoer kan word. Tyd is dus meer as geld. Tyd

is in wese die lewe self. Die slotsom is dus dat ‘n individu sy bedrywighede

op so ‘n wyse hanteer dat resultate binne ‘n sekere tydsbestek bereik kan

word. Tyd per dag kan dus nie vermeerder word nie; deur effektief te werk

kan meer werk egter in minder tyd afgehandel word. Indien ‘n persoon nie die

wil kweek om meer uit dieselfde tyd te put nie, sal dit nooit moontlik wees om

ou gedragsgewoontes af te leer en meer effektiewe gedragspatrone in plek te

stel nie.

3.3 DIE 80/20 BEGINSEL

Working smarter, not harder .

- Anoniem

Baie mense glo dat sukses uitsluitlik gemeet word aan die verbranding van

energie. Daar is egter nie altyd ‘n direkte korrelasie tussen harde werk en die

kwaliteit van resultate nie. Dit is juis mense wat gefokus is daarop om lang

harde werksure as maatstaf vir sukses te gebruik, wat prooi word vir

Parkinson se Wet wat waarsku: “Any task will expand to the amount of time

allocated to it ” (Jorde, 1984 : 87).

‘n Italiaanse ekonoom en sosioloog, Vilfredo Pareto, het reeds in die

negentiende eeu gestel dat ‘n relatiewe klein inset, die grootste bydrae tot die

finale eindresultaat lewer. Hieroor skryf Koch (1998 : 4):

“The 80/20 Principle states that there is an inbuilt imbalance between

causes and results, inputs and outputs, and effort and reward. A good

benchmark for this imbalance is provided by the 80/20 relationship: a

typical pattern will show that 80 percent of outputs result from 20

percent of inputs; that 80 percent of consequences flow from 20

60

percent of causes; or that 80 percent of results come from 20 percent

of effort.”

Voorbeelde van die 80/20 beginsel in die praktyk is legio, byvoorbeeld:

Ø 20 persent van die ouergemeenskap bring 80 persent van alle fondse

by skole se fondsinsamelingsprojekte in.

Ø 80 persent van die afwesigheidsyfer op skool word deur 20 persent van

die leerders meegebring.

Ø 20 persent van die leerders is verantwoordelik vir 80 persent van die

prestasies van die skool.

Ook wat tydbenutting betref kan hierdie beginsel as volg van toepassing

gemaak word:

Ø 80 persent beter resultate kan behaal word deur minstens 20 persent

van jou aktiwiteite met oorgawe af te handel.

Ø 20 persent van jou tydververkwisters is waarskynlik ekstern, terwyl 80

persent intern of selfopgelê is.

‘n Adolessent wat op skool hierdie beginsel effektief toepas, sal leer om tyd

suksesvol te benut. Volgens die 80/20 beginsel hoef die lees van ‘n boek

byvoorbeeld nie baie tyd in beslag te neem nie. So sal 80 persent van ‘n

boek se waarde in 20 persent of minder van sy bladsye gevind kan word.

Deur die inleiding en slot te lees en die hoofmomente van die boek in terme

van opskrifte, sub-opskrifte en opsommende gedeeltes aan te sny, word die

essensie van die boek vinnig geabsorbeer. Treacy (1998 : 87) skryf hieroor:

“We should always try to read sensibly: look for summaries and

conclusions, skim through documents to get the key headings, and

look for diagrams and illustrations to get the overall picture.”

61

Slegs 20 persent van die tyd word dus in beslag geneem gemeet aan die tyd

wat meeste mense sou neem om die boek deur te lees.

In akkoord met die 80/20 beginsel moet die adolessent in voorbereiding vir ‘n

eksamen 80 persent aandag aan 20 persent van die werk en 20 persent

aandag aan 80 persent van die werk gee. Baie tyd word dus sodoende

gespaar en goeie resultate is die gevolg.

Die toepassing van die 80/20 beginsel in terme van tydbenutting word treffend

deur Fitzwater (1998 : 20) as volg saamgevat:

“The eighty -twenty principle comes into play in almost every human

endeavor, including the way time is utilized. Unless careful planning is

done, eighty percent of the time resource will be spent giving trivial

attention to work. This lack of intensity means that an eighty percent

expenditure of time will produce only a twenty percent show of results.

The remaining eighty percent of work must be completed in the

remaining twenty percent of time. This leads to a very predictable last

minute rush, and enhanced error rate and unhealthy emotional stress.

Lull periods followed by frenzied periods produce much of the crisis

seen in the workplace today.”

Die 80/20 beginsel is nie altyd van toepassing nie en werk ook nie

noodwendig altyd op ‘n verhouding van 80/20 uit nie. Die verhouding tussen

resultate en oorsake kan soms nader aan 70/30 wees. Daar is geen magiese

getal wat hierdie verhouding onderlê nie. Die beginsel dat daar normaalweg

‘n wanverhouding bestaan tussen die hoeveelheid tyd belê in ‘n taak en die

resultate wat verkry word, is universeel.

‘n Persoon wat begrip het vir die werking van die 80/20 beginsel, sal vinnig

die kuns bemeester om onnodige tydverkwisters uit die weg te ruim en

vaartbelyn tyd reg benut. Die toepassing van die 80/20 beginsel is ‘n

intelligente keuse met ‘n ingeboude waarborg om persoonlike effektiwiteit te

verhoog. Koch (1998 : 3) stel dit so:

62

“The 80/20 Principle can and should be used by every intelligent

person in their daily life, by every organization, and by every social

grouping and form of society. It can help individuals and groups

achieve much more, with much less effort. The 80/20 Principle can

raise personal effectiveness and happiness … Truly effective people

and organizations batten on to the few powerful forces at work in their

worlds and turn them to their advantage.”

‘n Persoon wat dus die 80/20 beginsel reg implementeer sal ‘n evaluasie van

hul prioriteite maak en 20 persent van hul tyd gebruik om 80 persent

sleutelresultate te bereik.

IT IS MORE IMPORTANT TO DO THE RIGHT THINGS, THAN TO DO THINGS RIGHT.

- Peter Drucker: Father of Organizational Management (Jorde, 1984 : 105).

Bruno (1997 : 15) skryf as volg oor tyd:

“It is not time per se that is scarce, but an overcommitment of time to a

certain role in life that creates a situation requiring time.”

Tyd is nie net minute, ure en sekondes nie. Dit is meer as dit. Dit is ‘n

kwessie van ‘n poging wat in ‘n taak ingesit word, asook die betekenisvolheid

van daardie taak. Volgens die 80/20 beginsel moet ‘n mens daarop fokus om

take reg te verrig, maar veral om die regte take te verrig wat resultate behaal.

Dit is nie net wat jy doen nie, maar wat jy bereik wat van belang is. Die kern

van suksesvolle tydbenutting is om die belangrikste ding nou te doen, dit met

volle oorgawe te doen en te konsentreer op die afhandeling daarvan sonder

om deur ander dinge (tydverkwisters) afgelei te word.

3.4 KWANTITATIEWE BENADERING TOT TYDBENUTTING

Die geheim by die kwantitatiewe benadering tot tydbenutting is om op so ‘n

wyse met aktiwiteite en werk om te gaan, dat tyd relatief tot ‘n aantal

63

aktiwiteite ekonomies benut word. In die proses word tyd dus “geskep” of

“gespaar”.

3.4.1 STRATEGIEË OM TYD TE ”WEN”

Soos reeds gestel kan tyd nie opgegaar, herwin of gewen word nie. Daar kan

wel ‘n ewewigtige verspreiding va n energie relatief tot die belangrikheid van

take plaasvind. Die essensie van die 80/20 beginsel moet dus van

toepassing gemaak word: om 80 persent van jou tyd aan die 20 persent

belangrikste take af te staan en 20 persent van jou tyd aan die orige 80

persent take. Dit bring ‘n mens noodwendig by die eerste en seker

belangrikste tydbenuttingstrategie uit, naamlik beplanning, prioritisering en

doelwitformulering.

3.4.1.1 Beplanning, prioritisering en doelwitformulering

Only good planning will allow you to reap the benefits of time wisely invested.

- Anonymous

In my gesprek met die hoëprofiel adolessente in die studie het hulle sonder

uitsondering dit op een of ander wyse aan my verwoord: hulle is so

opgeneem met hulle aktiwiteite en sperdatums dat hulle nie tyd het vir

beplanning nie. Een van die interessantste paradokse is egter dat die tyd wat

bespaar word deur beplanning, meer is as die tyd wat dit geneem het om te

beplan. Fitzwater (1998 : 18) sluit hierby aan:

“Failure to organize causes expansion of the time requried to do a task,

induces uncertainty through lack of purpose and permits a crisis

atmosphere to prevail. The time required to complete a task is greatly

reduced when planning comes first. The desired outcomes is pictured,

and sequential steps leading to that outcome are developed. The

interim steps are then performed in logical order to prevent

unnecessary mistakes and wanderings. One minute devoted to such

planning can save twenty minutes of meandering activity.”

64

Beplanning is die sleutel om die stres van te min tyd, te verlig. Dit is die

manier om jou toekoms te struktureer. Beplanning bring orde in jou lewe. Dit

skep ‘n riglyn van waar jy nou is en hoe om te kom waar jy wil wees. Voorts

identifiseer beplanning die middele wat nodig gaan wees om jou daar te bring.

Om egter enigsins effektief te beplan en dus effektiewe benutting van tyd toe

te pas, is dit nodig dat jy in terme van prioriteite moet dink. Wanneer ‘n mens

aan die einde van die dag retrospektief die dag evalueer, dan het jy gewoonlik

‘n rekening om te vereffen in terme van onafgehandelde take wat nie aan ‘n

prioriteitslys beantwoord nie. Haynes (1987 : i) sluit hierby aan:

“When we stop to evaluate, we realize that our dilemma goes deeper

than shortage of time; it is basically the problem of priorities … We

have left undone those things which we ought to have done; and we

have done those things which we ought not to have done … Your

greatest danger is letting the urgent things crowd out the important.”

Vrae wat elkeen van die adolessente in die studie vir hulself moes

beantwoord, is die volgende kernvrae:

Ø Wat moet ek aanhou doen?

Ø Wat moet ek ophou doen?

Ø Wat moet ek meer doen?

Ø Wat moet ek minder doen?

Ø Wat moet ek begin doen?

Ø Wat kan ek anders doen?

Prioriteite moet gestel word ten opsigte van jou aktiwiteite. Eers nadat

prioriteite gestel is, kan sinvolle beplanning en faktore wat jou tyd raak,

doelmatig bestuur word. Jou aktiwiteite moet geprioritiseer word in terme van

gewigswaarde van belangrikheid en ooreenkomstig die hoeveelheid tyd wat

die aktiwiteit in beslag behoort te neem. Dit lei noodwendig tot betekenisvolle

beplanning. Elke persoon behoort in akkoord met hierdie basiese beginsel ‘n

jaar-, maand-, week- en dagbeplanning te hê.

65

Doelwitformulering kanaliseer noodwendig energie wat weer tot effektiewe

tydbenutting lei. Om belangrike doelwitte in die lewe na te streef, gee

betekenis aan die lewe en is ‘n basiese menslike instink. Wanneer dit by

beplanning, prioritisering en doelwitformulering kom, kan daar op hierdie

instink gekapitaliseer word om produktiwiteit te verhoog en om terselfdertyd

persoonlike moraal te verhoog.

Doelwitte verskaf die rigting waarheen ‘n mens oppad is.

Oor doelwitformulering skryf Fitzwater (1998 : 23):

“Goal setters begin with the end in mind. A target such as a desired

outcome is described in detail so there is no confusion about what is to

be achieved. The goal is kept in sharp focus, thus permitting maximum

release of energies toward a specific objective.”

Die effektiewe besteding van tyd sal afhang van hoe goed ‘n persoon weet

wat sy doelwitte is en presies watter resultate hy wil bereik.

In ‘n mens se beplanning moet kort- en langtermyndoelwitte neerslag vind in

die prioritisering van aktiwiteite. Dit het dus weer ‘n direkte impak op hoe ‘n

mens se jaar-, maand-, week- en dagbeplanning lyk. In hierdie beplanning

mag sekere aksies baie belangrik voorkom, maar die waarde wat dit vir die

langtermyn inhou, mag minimaal wees.

Die mense wat nie ‘n helder visie het van waar hulle heengaan nie, spandeer

‘n groot proporsie van hulle tyd om te beantwoord aan die versoeke van

ander: dringende fakse en memorandums, noodtelefoonoproepe en

krisisvergaderings. Ongeag hoe effektief ons in die hantering van hierdie

korttermyn eise is, bly dit moeilik om suksesvol te wees op die langtermyn

sonder ‘n voorafuitgewerkte plan. Toevallige sukses is baie raar (Treacy,

1998 : 37).

En dit is hierdie aksies wat in die toekoms verskaal moet word. Dit is relatief

maklik om jou langtermyndoelwitte vir die huidige so bietjie op die agtergrond

66

te skuif, omdat dit nog so ver op die horison lê en omdat ‘n mens mag

redeneer dat daar nog baie tyd is om die doelwit te bereik. Dit is egter ‘n

groot oordeelsfout. Hieroor skryf Atkinson (1988 : 32):

“Sooner or later, that long-term priority is going to need some fairly

rapid action. If you leave it too late, and try to cram too much into too

little time, you are sure to create many and varied anxieties and

stresses for yourself!”

Om te weet dat ‘n sekere doel eers in die afsienbare toekoms afgehandel

moet wees, is nie ‘n verskoning om geen aksie nou te neem nie. As jy daarin

faal om te beplan en om vroegtydig fassette van die doelwit aan te spreek,

kan jy in die situasie beland waar die tyd wat jy afstaan aan die bereiking van

die doelwit, onvoldoende is. Elke dag wat verby tik, is ‘n dag nader aan die

sperdatum wat ‘n langtermyndoelwit bereik moet word. As aksie nie

vroegtydig geneem word nie, is paniek gewaarborg.

Die rede waarom mense gewoonlik te veel tyd aan die bereiking van

korttermyndoelwitte afstaan, is omdat korttermyndoelwitte maklik bereikbaar

is. Daar moet egter nie te veel tyd aan die bereiking van korttermyndoelwitte

afgestaan word nie – in elk geval nie ten koste van langtermyndoelwitte nie.

‘n Strewe na die handhawing van die regte balans is dus noodsaaklik. Elke

dag moet aksie geneem word in die rigting van die bereiking van

langtermyndoelwitte, ongeag hoe klein. Om ‘n groot volume werk wat vir ‘n

eksamenvraestel geleer moet word aanhoudend uit te stel, omdat die vraestel

eers relatief ver in die toekoms afgelê word, lei tot spanning en ‘n versugting

na meer tyd wanneer daar wel op ‘n kritiese tyd moet begin leer word. Die

inboet van byvoorbeeld ‘n rugbyoefening of twee sou nie die spel in ‘n

wedstryd noemenswaardig beïnvloed nie, maar die tyd wat akademies

hierdeur gewen kan word, hou langtermynvoordele in en waarborg ‘n rustige

student tydens eksamentyd.

Prioritisering en beplanning loop hand-aan-hand. Prioritisering veronderstel

beplanning en andersom.

67

Die formaat van ‘n persoon se dag-tot-dagbeplanning verskil sekerlik van

persoon tot persoon. Die voorskryf van ‘n spesifieke formaat is ook nie die

doel van dié studie nie. ‘n Paar riglyne of beginsels vir ‘n vaartbelynde

dagbeplanning word egter aan die hand gedoen:

Ø ‘n Daaglikse geprioritiseerde lys van aktiwiteite fokus die aandag op die

mees belangrikste aksies. Skuldgevoelens oor take wat nie

afgehandel word nie, poleer gewoonlik ‘n mens se oordeel oor die

samestelling van ‘n prioriteitslys. Spertye het ook ‘n dominerende

invloed op die samestelling van ‘n prioriteitslys. Die belangrike vraag

by die samestelling van ‘n prioriteitslys is altyd om te vra wat die beste

gebruik van tyd op ‘n gegewe tydstip is. ‘n Mens moet dus konstant die

mees belangrikste taak eerste hanteer.

Ø Werk van bo na onder op die lys. Rogak (1999 : 37) skryf hieroor:

“Consider the list as flexible in case an unforeseen emergency

crops up, but once one task is written down and then completed,

move on to the next item on your list. “

Ø As onvoorsiene sake en eise opduik, assesseer hulle prioriteit en plaas

dit dienooreenkomstig op die lys.

Ø Wees aan die einde van die dag positief oor die take wat afgehandel is,

eerder as om ‘n klaaglied op te hef oor die onafgehandelde take.

Ø Onafgehandelde take word oorgedra na die volgende dag se lys.

Hierdie take sal nie noodwendig heelbo aan die volgende dag se lys

verskyn nie, maar moet weer van nuuts af geprioritiseer word.

Ø Voltooi prioriteitslyste vir elke dag reeds die vorige aand. Gebruik die

volgende oggend om die lys onder oë te neem en vinnig weer deur die

dag se take te gaan. Dit fokus jou vir die dag.

68

Ø Moet nooit te rigied wees ten opsigte van die prioriteitslys nie. Gegewe

sekere omstandighede en veranderlikes kan sekere aksies wat laer op

die prioriteitslys staan, boontoe opskuif en andersom.

Ø Nadat die lys opgestel is, moet daar altyd gekyk word na die aktiwiteite

en besin word of daar nie ‘n beter en vinniger manier is om take af te

handel as die geykte, bekende manier nie. Deur nuwe tegnieke,

tegnologie of prosedures te volg, kan take dalk baie vinniger

afgehandel word wat weer tyd reserveer vir ander aktiwiteite.

Ø In ‘n mens se dagbeplanning moet daar altyd ruimte geskep word vir

die progressiewe bereiking van ‘n langtermyndoelwit. Hieroor skryf

Treacy (1998 : 45):

”We should always include activities that will help us to achieve

our long-term goals. When busy we tend to react to the urgent

items rather than the items that will benefit us in the long run. It

is important therefore to always include goal related activities on

our to-do list.”

Beplanning is nie net nodig in die dag-tot-dag lewe of vir die uiteindelike

bereiking van langtermyndoelwitte nie, maar ook wanneer ‘n spesifi eke projek

aangepak moet word. Treacy (1998 : 67) sluit hierby aan:

“With project management, we need to be pro-active rather than re-

active. We need to anticipate problems rather than waste time trying to

sort them out once they have occurred.”

Om te beplan, te prioritiseer en doelwitte te formuleer beteken om tyd te wen.

Wanneer ‘n mens met beplanning en prioritisering besig is, is een van die

belangrikste fasette van tydbenutting wat ook baie tyd kan “wen” en wat

deurgaans bewustelik aandag moet geniet, die moontlikheid om take te

delegeer – ‘n aspek wat vervolgens aandag geniet.

69

3.4.1.2 Die kuns om te delegeer

Delegering kan beskryf word as die kuns om dinge deur ander persone

gedoen te kry. Dit is om ‘n deel van jou werk aan iemand anders toe te

vertrou. Daarmee saam word die verantwoordelikheid en die outoriteit vir die

uitvoering van die taak ook gedelegeer (Payne & Payne, 1984).

Die mite dat as ‘n mens iets reg gedoen wil hê, jy dit self moet doen, vorm die

grondslag van ernstige tydverkwisting. Volgens Januz en Jones (1983) moet

daar met hierdie “do it yourself” filosofie weggedoen word as voorwaarde vir

effektiewe tydbenutting. Mense is geneig om hulle eie belangrikheid te

oorskat.

Delegering is nie maklik nie: Dit verg moed, geduld en vaardigheid.

Delegering veronderstel altyd die neem van ‘n berekende risisko. Die

voordele is egter sodanig dat as dit geïgnoreer word, word ‘n groot

geleentheid gemis. Daar is gewoonlik die vrees dat die gedelegeerde nie die

werk met dieselfde vaardigheid sal doen as die delegeerder nie. Dit mag dalk

waar wees, maar as hierdie vrees besweer word ten koste van ‘n

gedelegeerde se andersoortige werkswyse, sal die delegeerder vry wees om

tyd en energie te investeer in ander take waar sy unieke styl en aanslag in

aanvraag is. Die werkswyse van die gedelegeerde mag dalk andersoortig

wees, maar die eindproduk word gewoonlik nie radikaal hierdeur beïnvloed

nie.

Die kruks hier is dus om op ander persone in jou werksomgewing te steun om

dinge gedoen te kry. Baie mense het ‘n inherente vrees om te delegeer

omdat hulle glo dat hulle ‘n magsbasis mag verloor. Delegering is egter nodig

om tyd “beskikbaar te stel” vir ander belangriker take. Payne en Payne

(1994 : 21) stel dit as volg:

“Create a small management ‘miracle’. Delegate more, and make

more hours. Effective delegation will free-up time for the more

important tasks …”

70

Delegering stel ‘n mens dus daartoe instaat om te fokus op daardie aspekte

van werk wat ‘n appèl tot jou persoonlike vaardighede, ervaring en kennis rig.

Aan die einde van ‘n werkdag kan ‘n mens uitgebrand wees van al die

sloertake wat saam met die kerntake afgehandel moes word; of ‘n mens kan

uitgeput, maar tevrede voel met die dag se harde werk waar uitdagings die

hoof gebied is en nuwe horisonne ontdek is omdat sloertake gedelegeer is.

In die prioritisering van take moet daar altyd gekyk word na watter van die

take gedelegeer kan word. Mense is geneig om werk te prioritiseer op die

basis van hoe dringend take is in plaas van hoe belangrik dit is. Dikwels kan

die minder belangrike take gedelegeer word, wat tyd beskikbaar maak sodat

daar gefokus kan word op meer belangrike take (Payne & Payne, 1994).

Delegering help die persoon wat delegeer om te onderskei tussen werk wat ‘n

langtermyn dividend gaan lewer en werk wat slegs korttermyn en momentele

doelbereiking dien. So moet roetinetipe en sloertake so ver moontlik

gedelegeer word. Sodoende kan aangeleenthede en werk wat ‘n positiewe

belegging op die langer termyn meebring, aandag geniet.

Delegering stel ‘n mens ook daartoe instaat om toekomsgerig te wees. Adair

(1988 : 49) skryf die volgende oor die verband tussen delegering en toekoms-

gerigtheid:

“Much of your job should be concerned with planning the future rather

than organising the present. If you are not planning ahead, you have

keep reacting to events rather than anticipating them, and your scope

for inisiative and enterprise is seriously limited. Delegation enables

you to have the time to look ahead, to anticipate problems, and to get

one step ahead.”

Delegering kan positief as ‘n ontwikkelingstegniek beskou word. Delegering

doen gewoonlik wondere vir die moraal van die persone wat die werk

ontvang. Hulle voel verantwoordelik en kry die geleentheid om te ontwikkel

en soms die geleentheid om eie talente te ontdek, terwyl jyself jou eie

werkslading verminder.

71

Hoe is dit moontlik dat sekere leiers dit regkry om die mense rondom hulle

entoesiasties, gemotiveerd, hardwerkend en toegewyd te hou? Die antwoord

lê volgens Jorde (1984 : 224) grootliks in hul vermoë om effektief te delegeer

en stel dan:

“Getting work done through others is central to the leadership role.

Good leaders have refine the art of delegating by challenging people

with assignments that match their mental and physical capabilities.”

By delegering word nie bedoel die gemaksugtige aflaai van werk op ander

nie. Treacy (1998 : 47) sluit hierby aan:

“In delegating, we should be seeking to develop the skills of the people

around us rather than dumping work on them.”

Die adolessente wat in die studie ter sprake is, is almal hoofleiers wat oor die

vermoë beskik om van hul take en magte te delegeer. Hulle almal erken dat

hulle met delegering sukkel. Sommiges omdat hulle sukkel om ander te

vertrou met take. Andere voel weer dat hulle erkenning en dus grondgebied

sal verloor as hulle delegeer. Van die adolessente het om beide bogenoemde

redes met delegering gesukkel. Die gevolg is dat die adolessente sukkel om

by alles uit te kom, smag na meer ure in ‘n dag en uitgebrand voel.

Waar hierdie studie bevrydend op my eie belewing van uitbranding inwerk, is

dit juis die ontwikkeling van die vermoë om te delegeer wat vir my ‘n voertuig

begin word het om meer tyd vir myself beskikbaar te stel vir daardie take wat

kerndoelwitte bevorder.

3.4.1.3 Die kuns om nee te sê en selfgeldend op te tree

Die meeste mense ervaar dikwels dat die eise ten opsigte van hul tyd, hul

vermoë oorskry om die eise te akkommodeer. Dit is waar om “nee” te sê, tot

jou redding kan kom. Om effektief te wees is dit nodig om tyd te hê om die

dinge wat ‘n mens beplan, te doen. Soms lê die oplossing vir die verkryging

van hierdie tyd net in die vermoë om “nee” te sê.

72

Om die vermoë te ontwikkel om nee te sê is egter een van die moeilikste

vaardighede om te ontwikkel. Ons word immers van kindsbeen af geleer dat

goeie kinders gemanierd is en nooit nee sê nie. Die persoon wat nee sê mag

dalk voel hy/sy maak mense se gevoelens seer of vervreem hulle. Soos wat

‘n mens egter groter word, leer ‘n mens dat daar baie verskillende skakerings

van nee is, terwyl daar baie redes is om ja te sê al wil ‘n mens eintlik nee sê.

Mense wat egter nie die moed het om hulself te laat geld nie, eindig op as

gefrustreerde mense wat hul lewe ooreenkomstig ander persone se wense en

prioriteite leef. Deur altyd maklik ja te sê word eie prioriteite ondergeskik

gestel aan ander mense se belange. Hierdie spel tussen ja en nee, word

treffend deur Skovholt (2001 : 1) verwoord:

“Exhausted when saying yes, guilty when say ing no – it is between

giving and taking, between other-care and self-care. This is a universal

dilemma in the human drama.”

Nee is nie ‘n lelike woord nie. Dit beteken nie dat ‘n mens onsensitief teenoor

ander mense is of nie vir hulle omgee nie. Bedagsaamheid lê juis daarin om

eerlik, opreg en verantwoordelik teenoor jouself en andere op te tree. ‘n

Mens kan leer om nee te sê sonder om aanstoot te gee. Jorde (1984) maak

dan ‘n paar voorstelle om laasgenoemde te bewerkstellig: Luister aandagtig

na die ander persoon se versoek om te toon dat jy verstaan wat gevra word.

Indien jy nie aan die versoek wil beantwoord nie, sê dan onmiddellik nee.

Moet nie valse hoop skep nie. Gee redes alleenlik as jy regtig dink dit is

nodig – dit moet egter nooit flou verskonings wees nie. Indien moontlik, gee

alternatiewes om te wys dat jy omgee.

Om selfgeldend op te tree of nee te sê is ‘n vaardigheid waaroor min mense

beskik. Selfgedendheid is om oor die vermoë te beskik om jou eie ware

gevoelens op ‘n positiewe wyse uit te druk sonder om skuldig te voel of

aggressief te raak. Om selfgeldend op te tree is om ‘n vaardigheid te

ontwikkel om te verhoed dat jou regte geskend word en om te verseker dat

ander nie te veel van jou tyd absorbeer nie.

73

Selfgeldendheid gaan in wese daaroor dat die aksies, gedrag en houdings

van ander mense verander word. Om ‘n houdingsverandering by ander

teweeg te bring is nie op die korttermyn maklik nie. Dit is tog moontlik om

ander persone te beï nvloed om hul gedrag en die wyse hoe hulle teenoor jou

respondeer, aan te pas. Mense moet dus soms bewus gemaak word daarvan

dat hulle aksies onder sekere omstandighede negatief op jou impakteer.

Wanneer ‘n mens instem om ‘n taak te doen te midde van ander take wat jy

het, word die beskikbare tyd om die ander take af te handel, verskaal. So

kruisig jy jou eie persoonlike tyd omdat jy emosioneel nie volwasse was om

nee te sê nie. Die vrese by baie mense oor wat die reaksie sal wees as hulle

nee sê, is gewoonlik ligjare van die werklikheid vervreem. Hieroor skryf

Bartolome en Lee Evans (2000 : 48):

“Learning to say no requires the ability to estimate realistically the

consequences of refusal. Many people assume fearsome conse-

quences that they often are too afraid to test. But one also has to

estimate realistically the negative effects of acceptance.”

Sekerlik een van die belangrikste redes waarom ‘n persoon nie in beheer voel

van hoe hy sy tyd spandeer nie, is die ondergebruik van die woordjie nee.

Deur altyd aan die verwagtinge, eise en versoeke van ander mense te

voldoen, is jy nie hulle vriend nie, maar hulle pion. ‘n Mens moet leer om

taktvol nee te sê vir versoeke wat nie eie doelwitte bevorder nie. Dit is ‘n

woord wat se frekwensie van gebruik hoog moet wees by persone wat die

waarde van hul tyd hoog aanslaan. Die woord nee word dus ‘n

beskermingsmeganisme om eie prioriteite te beskerm. Deur jouself te laat

geld, trek jy die grens waarbinne jy jou lewe wil lei. Jy moet bewus wees van

jou eie gevoelens en behoeftes en jou regte as mens. Om nee te sê beteken

om eie “grondgebied” te behou. Om nee te sê moet dus deel van jou

mondering wees. Dit word die manier waarop jy jouself op koers hou.

Een van die probleme waarmee hoëprofiel adolessente worstel, is juis die

aanslag wat verskeie agente op hul tyd maak. Almal eis hul pond vleis.

Omdat hierdie adolessente nie graag wil teleurstel nie, gebruik hulle die

74

woord nee maar skaars. Die gevolg is uitgebrande adolessente wat egter ‘n

gelukkige wêreld om hulself in stand hou.

In my eie strewe na heling teen uitbranding het ek reeds ervaar hoe

bevrydend selfgeldendheid en die gebruik van die woordjie nee kan wees. En

die aandelebeurs het nog nie een keer geskud wanneer ek die woordjie nee

gebruik het nie.

3.4.1.4 Die “KISS”-beginsel

Die “KISS”-beginsel staan kortliks vir “Keep It Short and Simple”. Hierdie

beginsel moet sover moontlik toegepas word in alles wat ons doen. Die

grondtoon by die “KISS”-beginsel is om omslagtigheid in die lewe te vervang

met ‘n vaartbeleinde aanslag. ‘n Vergadering wat tot groot tydsverbruik kan

lei, kon dalk deur ‘n vinnige telefoonoproep of twee vervang gewees het.

Daar is weinig waarde daarin om ‘n 10-bladsy lange verslag te skryf, as twee

bladsy voldoende sal wees (Treacy, 1998).

Soos by die bespreekte tydbenuttingstrategieë hierbo gesien kan word,

mobiliseer dit die gebruiker van dié strategieë om tyd te “spaar”. Tyd kan

egter ook “gespaar” word deur tydverkwisters te vermy – ‘n aangeleentheid

wat vervolgens bespreking geniet.

3.4.2 TYDVERKWISTERS

Enige iets wat ‘n mens doen wat ondergeskik is aan ‘n hoër prioriteit op ‘n

gegewe moment, is tydverkwisting. Tydverkwisting kan ook gesien word as

daardie aksies wat tyd verbruik, maar wat nie tot die bereiking van doelwitte

bydra nie. Treacy (1998 : 15) sluit hierby aan:

“Our days seem to be saturated with time waisters: Low pay-off

activities that deflect us from the important work.”

75

Let wel, ontspanning kan op ‘n gegewe moment die hoogste prioriteit wees,

en as jy jouself dan daarmee besig hou, is dit anders as wat baie mense glo,

nie tydverkwisting nie.

Mense verkwis onbewustelik baie tyd. Hieroor skryf Atkinson (1988 : 14):

“It is amazing how much time we can spend doing things of which we

are unaware. We select only those things that we wish to recal l. We

carefully filter out our own personal ‘time waisters’.”

Die mens het ‘n natuurlike neiging om die skuld vir onvoldoende tydbenutting

hoofsaaklik op invloede van buite hulle eie beheer te plaas en sodoende hul

eie skuldlas te projekteer. Die kern van die probleem lê egter gewoonlik

inherent in die mens se eie onvermoë om aksies so te struktureer ten opsigte

van tyd dat hulle doelwitte optimaal kan dien. Indien mense egter hul tyd

beter wil benut, moet hulle eers die rekening vir die meeste tydverkwisters op

hulself neem. Navorsing het bewys dat sowat 80 persent van ons

tydverkwisters interne selfgeskepte aktiwiteite is wat die mens op homself lê

(Prinsloo, 1990). Dit blyk dus of die mens self sy grootste vyand is wanneer

dit om die wanbesteding / verkwisting van tyd gaan. As ons eers krities

bewus raak van ons swak benutting van tyd, sal ons die nodige stappe kan

neem om tyd wat aan onbelangrike en onproduktiewe take afgestaan word, te

verminder.

Tydverkwisters word in twee groepe verdeel, naamlik eksterne tydverkwisters

wat hoofsaaklik deur ander mense veroorsaak word en interne tydverkwisters

wat vanuit die persoon self kom en wat gewoonlik moeiliker is om te

identifiseer en te oorwin. In Tabel 3.1 word hierdie tydverkwisters uiteengesit.

Let op die verhouding tussen die eksterne (20 persent) teenoor die interne (80

persent) tydverkwisters.

76

Tabel 3.1: Eksterne en interne tydverkswisters (Prinsloo, 1990 : 23):

TYDVERKWISTERS

EKSTERN /

INTERN

PERSENTASIE

VAN TOTAAL

1. Vergaderings Ekstern

2. Onderbrekings / ongeskeduleerde besoeke Ekstern 20%

3. Telefoon Ekstern

4. Krisisbestuur / gejaagde take Intern

5. Gebrek aan beplanning / prioriteitstelling Intern

6. Oorlaaide lessenaar Intern

7. Oorbetrokkenheid Intern

8. Te veel roetinewerk en onbenullighede Intern

9. Gebrek aan delegering Intern

10. Onduidelike verantwoordelikhede/prioriteite Intern 80%

11. Gebrekkige kommunikasie met ander Intern

12. Talmery / besluitloosheid Intern

13. Te veel papierwerk / skryfwerk Intern

14. Te veel leeswerk Intern

15. Vermoeidheid / vaakheid Intern

Van die belangrikste tydverkwisters kom vervolgens onder die vergrootglas.

Daar sal ook daarop gewys word dat ‘n mens nie ‘n slagoffer van eksterne

tydverkwisters hoef te wees nie, maar dat ‘n mens grootliks in beheer van

hierdie tydverkwisters kan wees.

3.4.2.1 Perfeksionisme

A PERFECTIONIST IS SOMEONE WHO TAKES GREAT PAINS AND THEN GIVES THEM

TO OTHERS.

- ANONYMOUS

In ‘n analise van my eie gedragspatroon, is ekself ‘n klassieke perfeksionis en

raak onderstaande uiteensetting eintlik ‘n persoonsbeskrywing van myself.

77

Perfeksioniste is mense wat hul waarde meet aan hoe perfek alles rondom

hulle is. Perfeksioniste wil eintlik hê alles moet soos in die hemel wees. Daar

is by hulle ‘n angstige soeke na die verlore paradys. Hulle onrustige

gedrewendheid wat die wêreld perfek wil maak, veroorsaak dat hulle hulself

uitbrand. Dit is geen wonder dat uitbranding sy tol van my geeïs het nie.

Niks kan egter ooit perfek wees nie - selfs die Mona Lisa kan verbeter word.

Perfeksionisme is baie maal onderliggend aan ernstige tydverkwisting.

Hoewel perfeksionisme enersyds ‘n lofwaardige kwaliteit mag wees, lê ironie

daarin opgesluit dat baie tyd geabsorbeer word om dinge 100% reg te doen,

terwyl 95% goed genoeg sou wees.

Yukl (1990 : 268) sluit hierby aan:

“Desire to perfectionism can be a virtue if a task is very important and it

is possible to achieve perfectionism at a reasonable cost in time and

resources. However, for many tasks, excellence is neither required nor

justified.”

Aandag en energie wat aan die fynste besonderhede van ‘n taak verleen

word, het tot gevolg dat ander belangriker take nie gedoen word nie.

Perfeksioniste delegeer nie werk maklik nie. Die rede is eenvoudig: ander

persone sal nie die hoë standaard van die perfeksionis kan handhaaf nie.

Deur al die verantwoordelikhede op sy skouers te neem, bou die perfeksionis

vir homself ‘n kaartehuis wat onmoontlik raak om in stand te hou en wat

uiteindelik ineenstort, want bo en behalwe die opneem van alle

verantwoordelikhede in sy werksmilieu, vereis die perfeksionis nog

onmoontlike hoë standaarde wat klaarblyklik net vir die perfeksionis belangrik

is. Dit het tot gevolg dat die perfeksionis nie tyd “wen” nie.

Perfeksioniste is ook geneig om take uit te stel. Adderholdt-Elliott (1987 : 22)

stel dit treffend:

78

“For the perfectionist, procrastination acts as an insurance policy.

Remember that the perfectionist has to get everything right, and any

performance short of spectacular is a ‘failure’. Naturally this piles on

the pressure. To relieve it somewhat, and to delay the possibility that a

performance might not be perfect, the perfectionist puts things off. And

then the inevitable happens: the panic buzzer sounds! The test is

tomorrow morning … or the paper is due on Monday and it’s already

Thursday night … Now the perfectionist goes into overdrive, pulling

allnighters and working furiously to get the job done. Needless to say,

quality suffers. But in the perfectionst’s mind that’s okay – because

HOW CAN YOU POSSIBLY DO A PERFECT JOB IF YOU SIMPLY

DON’T HAVE ENOUGH TIME?”

‘n Groot rede waarom perfeksioniste take uitstel, is ‘n vrees vir mislukking.

Verskonings vir die uitstel van die taak word gesoek, omdat die perfeksionis ‘n

gebrek aan selfversekerdheid en waagmoed het en die taak as onuitvoerbaar

beskou. Nog ‘n rede waarom perfeksioniste take gereeld uitstel en nie aksies

ten opsigte van die taak neem nie, is omdat dit nie saak maak hoeveel tyd die

perfeksionis of enige iemand anders aan die taak gaan spandeer nie – die

finale eindproduk sal nie voldoen aan die perfeksionis se hoë standaarde nie!

Ekstreme perfeksioniste het ook nie die vermoë om prioriteite en

gewigswaardes aan aktiwiteite en take te koppel nie. Alles moet honderd

persent uitgevoer word.

‘n Rede waarom mense perfeksioniste is, is hul vrees vir verandering. Dit

bied meer sekerheid om aanhoudend aandag, tyd en energie aan die

bekende te gee al is die taak eintlik afgehandel en voltooid, as om by ‘n nuwe

taak of werksmilieu betrokke te raak waar die reëls vreemd is en die

andersheid ‘n senuagtigheid kan laat ontstaan (Adderholdt-Elliott, 1987)

Perfeksioniste is ook mense met ‘n tipe A-persoonlikheidsprofiel. Hulle is

mense met dryfkrag en ‘n kompeterende benadering tot die lewe. Hulle is

aggressief betrokke in ‘n kroniese en konstante strewe om meer en meer in ‘n

79

korter tydperk te bereik en is tydnood kenmerkend aan hierdie mense. Die

gevolg is dan maklik uitbranding.

Die perfekte aanslag van perfeksioniste het dikwels die geneigdheid om

mense in hul omgewing te vervreem omdat die premie wat die perfeksionis op

foutloosheid stel, hoog is. Hulle is onverdraagsaam ten opsigte van foute en

dinge wat verkeerd gaan. Hulle werk met ‘n baie rigiede stel reëls waaraan

hulle vas glo – reëls wat oordrewe en misplaas is! Die perfeksionis projekteer

hierdie reëls op die wêreld en mense om hulle: Om waardige mense te wees,

moet die mense in die perfeksionis se leefwêreld aan sy reëls voldoen.

Perfeksioniste is ook klassieke organiseerders, nie net van hulself nie, maar

ook van ander. Die perfeksionis wil ook altyd beter wees. Hy wil voel dat hy

altyd alles onder beheer het.

Terwyl ons mense is, sal foute egter gemaak word. ‘n Mens leer soms net

soveel van jou foute as van die probleme wat jy oplos.

There is the greatest practical benefit in making a few failures early in life.

- Thomas Henry Huxley

Selfs die mees perfektes onder ons koop ook maar potlode met ‘n uitveër

aan. Mense moet jou ook as mens kan hoor en respekteer. Deur foute te

maak, dui ‘n persoon op sy menslikheid wat ironies weer tot hartlike

interpersoonlike verhoudings kan lei. Deur verskoning vir ‘n fout te vra, dwing

gewoonlik respek af by ander en is soos helende salf.

“It takes courage to live. It takes courage to be human. It takes

courage to make mistakes, and it takes courage to admit them and

even laugh at them. It takes courage to be imperfect, especially in a

culture as competitive as ours” (Adderholdt-Elliot, 1987 : 110).

Perfeksionisme vind altyd teen ‘n rekening plaas: ‘n rekening van

tydverkwisting, maar ook ‘n rekening van gespanne interpersoonlike

80

verhoudings wat weer as gevolg van emosionele dreinering tot verlies van

energie, konsentrasie en produktiwiteit lei en dus weer tot tydsverlies lei.

Om genees te word van perfeksionisme is nie maklik nie. Volgens Van der

Watt en Van der Watt (2000) is ‘n goeie plek om te begin met ‘n hele klomp

waaroms. Die perfeksionis moet die reëls wat sy lewe beheer weer ‘n slag

deurdink en vra waarom hy daardie reëls as so belangrik sien. Wat is vir hom

regtig belangrik en waarom? Oordrewe gedagtes en gevoelens moet met

meer gematigde gedagtes vervang word. Om uit die doolhof van

perfeksionisme te kom, sal nie noodwendig in ‘n kits gebeur nie. Dit kan ‘n

proses word wat selfs jare kan duur. Lewenspatrone word oor jare in ‘n mens

vasgelê en verander nie sommer oornag nie.

Die proefpersone in my studie het almal ‘n redelike dosis perfeksionisme weg.

Spesifiek een van die dogters sien ‘n verband tussen haar perfeksionistiese

aard en haar swak studiemetodes. Sy wil elke bladsy van haar werk perfek

ken. Die vanselfsprekende tydverkwisting en oneffektiwiteit hiervan lei tot

groot spanning by haar – veral as sy waarneem hoe ander maats wat soveel

minder tyd aan hul studiewerk afstaan, selfs beter as sy presteer. Sy het

begin glo dat sy oor ‘n genetiese agterstand in terme van intelligensie beskik.

Sy het egter in ons gesprekke tot die insig gekom dat haar perfeksionisme tot

haar oneffektiwiteit lei.

Indien ‘n perfeksionis gelei kan word tot ‘n minder perfekte aanslag in sy /

haar taakgerigtheid, kan tyd “beskikbaar” gemaak word.

3.4.2.2 Uitstel

The best way to begin, is to begin.

- Marie Edmond Jones

Uitstellers is diegene wat sit en potlode skerpmaak wanneer hulle ‘n verslag

81

moet skryf of net nog een TV-program wil kyk voordat hulle skottelgoed sal

was.

Spesialiste op die gebied van uitstel is, soos hierbo uiteengesit,

perfeksioniste. Om uit te stel en te talm met ‘n taak, is egter ‘n strik waarin

menige mense daagliks val - veral as die uitkoms van die taak vanuit die

staanspoor alreeds op ‘n negatiewe resultaat dui – soos om jou tjekboek te

moet balanseer en jy nie ‘n profeet hoef te wees om die depressiewe balans

te voorspel nie! Hieroor skryf Allen (1986 : 58) baie filosofies:

“If it doesn’t make sense to you, you won’t do it. And if you’re doing it,

then, at some level, it is making sense to you.”

Maar wat is die verskynsel van uitstel nou eintlik in wese? Atkinson (1988 :

45) antwoord hierdie vraag as volg:

“Procrastination creates situations where work that should be

completed is put off in favour of other work or activities which have no

bearing on key results.”

Die gewoonte van uitstel manifesteer dus gewoonlik in die voorkeur wat aan

interessanter take van laer prioriteit, wat nie kompleks is of met die neem van

persoonlike risiko’s gepaard gaan nie, verleen word. Eerder as om ‘n

moeilike en veeleisende taak aan te pak, word besoekers te woord gestaan,

telefoonoproepe gemaak en enige ander onderbrekings word verwelkom.

Die probleem is dat om uit te stel, later na alle fasette van ‘n persoon se lewe

kan uitbrei en kan die gevolge uitkringend wees soos wat Rogak (1999 : 35)

dit verwoord:

“The major problem that arises if you continually procrastinate is that

your productivity will drop, which will make you feel useless and

unworthy, which will sap your energy, making your productivity

decrease even more.”

82

By baie mense het dit al ‘n leefwyse geword om uit te stel. Die hartseer feit is

egter dat uitstel nie ‘n taak afhandel nie. Dit laai eerder spanning op omdat

daar maar nog net nog ‘n onafgehandelde taak by die lys van onafgehandelde

take bygevoeg word. Die uiteinde is dat die take ten lange laaste afgehandel

móét word wat ‘n uitgebrande persoon lewer wat kla oor te min ure in elke

dag.

Baie mense begin hul dag deur net een taak eenkant toe te sit en dus uit te

stel. Hierdie taak skrop vinnig nes saam met ander uitgestelde take in ons

aksiemandjie. ‘n Vlaag van skuld en stres is volgens Treacy (1998) die

gevolg elke keer as hierdie onafgehandelde take ‘n appèl tot ons aandag rig.

Een van die goue wenke om ‘n onaangename en moeilike taak te doen, is om

dit te doen. As jy eers begin het, mag jy dalk wonder hoekom jy dit so lank

uitgestel het. As jy eers oor die taak begin mymer, kry vrees maklik die

oorhand en sal die taak jou noodwendig intimideer. Dit kan vergelyk word

met die neem van ‘n reksprong. Hoe langer jy op die rand sit en probeer om

moed bymekaar te skraap, hoe meer intimiderend raak die sprong.

Dit is gewoonlik baie intimiderend en oorweldigend wanneer ‘n groot,

onaangename of ingewikkelde taak afgehandel moet word. Dit is egter

raadsaam om die taak in kleiner, makliker “verteerbare” fases op te deel.

Rogak (1999 : 35) sluit hierby aan:

“When you do finally start chipping away at it, when you finally finish,

you may look back and think, ‘That wasn’t so bad’ .”

Sodoende word daar ook by sperdatums gehou. Progressie word nou

gemeet deur die bereiking van kleiner doelwitte waartoe jy jouself daagliks

verbind.

‘n Chinese spreekwoord lui:

“A journey of a thousand miles must begin with a single step.”

83

Nog ‘n wenk om te verhoed dat onaangename take in jou lewe altyd uitgestel

word, is om dit vroeg in die oggend eerste ding te doen en dit dus uit die weg

te kry. Hieroor skryf Yukl (1990 : 268):

“Unpleasant tasks are more likely to get done if tackled first, before the

daily stream of demands provides excuses to avoid them.”

Fitzwater (1998 : 20) sluit hierby aan:

“The best possible use is made of the precious first hours of the day

when energy levels are highest and error rate the lowest. The natural

temptation at the beginning of the day is to procrastinate, saying, ‘I’ve

got all day; there is no rush’.”

Jorde (1984 : 137) skryf ook hieroor:

“If sometimes we do the unpleasant task first, the worry and guilt is

lifted from our shoulders and we sail through the day burden free.

Stressing the benefits of not delaying the unpleasant can strengthen

our fortitude in the future, because we are able then to build on that

experience.”

‘n Ander bruikbare taktiek om te verhoed dat take verder uitgestel word, is om

‘n sperdatum vir die begin van die taak te stel en dan by daardie datum te

hou. Party mense is geneig om hulself te beloon vir die sperdatum wat hulle

gestel het vir die begin van ‘n taak. Met die besluit geneem dat daar

Maandag met ‘n spesifieke taak begin sal word, word die naweek sosiaal met

vriende gespandeer. Wat uiteindelik gebeur is dat die persoon die gewoonte

om take uit te stel, net verder versterk. Beloning kan egter wonderlik werk

om die persoon aan te moedig vir progressie in fases gedurende die

afhandeling van ‘n taak. So volg daar beloning nadat ‘n sekere fase

afgehandel is. Dit raak dan ‘n inherente motivering om nog ‘n fase af te

handel.

84

Nog ‘n metode wat gebruik kan word om die uitstel van ‘n taak te verhoed, is

om die stem in jou wat jou laat uitstel, te “vervang” met ‘n stem van outoriteit

in jou lewe, byvoorbeeld jou pa of ‘n onderwyser, of ‘n rolmodel uit jou

kinderdae wat altyd met ‘n paar mooi woorde jou geaktiveer het om aan die

gang te kom sonder om twee keer te dink.

‘n Laaste wenk om klaar te speel met uitstel, is om aan iemand anders te sê

van die taak wat jy gaan begin doen. Spesifiseer die dag en datum en

rapporteer dan gereeld jou progressie ten opsigte van die taak aan die

persoon.

Ferrari (2001) poneer dat daar ‘n verband is tussen die mate waarin ‘n

persoon take uitstel en die persoon se selfkonsep. Hoe hoër die frekwensie

van uitstel, hoe laer is die persoon se positiewe belewenis van homself. Die

rasionaal agter hierdie redenasie is dat die persoon wat geneig is tot uitstel,

besorgd is oor hul prestasievermoëns en wil ander beï ndruk. Hiervolgens

baseer uitstellers hul selfwaarde alleenlik op hoe goed hulle in ‘n taak

presteer. Swak prestasie reflekteer lae selfwaarde. As die persoon egter

nooit die taak self voltooi nie, word die persoon se selfwaarde nooit ‘getoets’

nie. Hulle kan hulleself en hopelik ander oortuig daarvan dat hulle oor

bepaalde vermoëns beskik. Vanuit ‘n terapeutiese invalshoek is dit

hiervolgens dus nodig om aan uitstellers se selfkonsep te werk. Dit kan

gedoen word deur vir ui tstellers te leer dat selfwaarde nie sinoniem hoef te

wees met hoe daar in ‘n taak presteer word nie. Mense moet insig ontwikkel

daarin dat hulle ‘waardevolle’ mense bly, al is die prestasie nie perfek nie.

Daar moet altyd onthou word: Van uitstel, kom afstel, want “… each time you

put things off doing something, it grows less appealing to you ” (Januz &

Jones, 1983 : 21).

85

3.4.2.3 Vergaderings

Are you lonely? Hate having to make decisions? Then hold a meeting. You get to see other,

off-load decisions, feel important and impress your colleagues. Meetings – The Practical

Alternative to Work. Hold One Today.

- Anonymous

“A camel is a horse designed by a committee” – (Jorde, 1984 : 262)

Vergaderings word oor die algemeen bejeen as ‘n sondebok wanneer dit by

tydverkwisters kom. Al die proefpersone in die studie het aangetoon dat hulle

vergaderings as tydverkwistend en oor die algemeen as oneffektief ervaar.

Hulle het die behoefte uitgespreek om riglyne te kry in effektiewe

vergaderingprosedures.

Vergaderings as sulks is egter nie ‘n tydverkwister nie, maar die persone wat

die vergadering bywoon, skep maklik ‘n klimaat en omstandighede wat

vergaderings ‘n slegte naam gee. ‘n Groot proporsie van tyd wat in

vergaderings deurgebring word, is gewoonlik onproduktief. ‘n Goedbeplande

vergadering wat op vaartbelynde beginsels berus, kan egter katalisator vir

nuwe kreatiewe idees, probleemoplossing, spanbou, kwaliteitbesluitneming,

86

motivering en aksies raak. ‘n Vergadering bring ‘n groep mense saam met

gemeenskaplike belange en met toepaslike kennis en kundigheid om ‘n

spesifieke doelwit te bereik deur middel van groep-interaksie. Vergaderings

moet ‘n forum wees vir lewendige vraagstelling en debattering waar ‘n

geleentheid geskep word om nuwe idees te toets en te ontwikkel.

Vergaderings kan egter ook maklik ‘n slagveld word waar frustrasiedrempels

oorgesteek word, spanning oplaai en vyandigheid en konflik hoogty vier.

Sonder om in diepte op die tegniese detail in te gaan van die protokol wat van

toepassing is by die hou van vergaderings, gaan daar vervolgens kortliks na

‘n paar basiese riglyne gekyk word wat nagekom moet word by enige

vergadering. As hierdie reëls oorboord gegooi word, is ernstige tydver-

kwisting die gevolg.

Ø Vergewis jouself altyd deeglik van die doel van ‘n vergadering.

Ø Verwerf deeglike voorkennis ten opsigte van die sake wat by die

vergadering ter sake gaan wees.

Ø Wees betyds en hou die nodige dokumentasie gereed.

Ø Hou by die agenda en die punt ter sprake en moet nie afdwaal nie.

Sommige persone met verskuilde agendas laat ‘n vergadering dikwels

ontspoor ter wille van eie gewin. Hieroor skryf Treacy (1998 : 59):

“Participants hi -jacking the meeting to promote their own

agendas should always be interrupted and reminded of the true

purpose of the meeting.”

Ø Wanneer jyself ‘n vergadering belê, beperk die persone wat die

vergadering moet bywoon tot die minimum aantal relevante persone.

Al die persone wat die vergadering bywoon, moet ‘n definitiewe doel hê

vir hul teenwoordigheid. Sake wat bespreek gaan word wat nie op alle

lede van toepassing is nie, moet so gestruktureer word dat mense die

geleentheid gegun moet word om laat vir die vergadering op te daag of

om vroeër te verdaag. Dit spreek van basiese respek vir lede se tyd en

87

verseker voorts dat hul tyd betekenisvol en doelgerig benut word. Dit

raak ‘n belangrike grondvoorwaarde vir ‘n effektiewe vergadering.

Dit beperk besprekingstyd en ‘n groot aantal mense se tyd word nie

ingeboet nie. Laat alle lede van die vergadering hulleself reeds aan die

begin van die vergadering kontrakteer ten opsigte van ‘n tydsbestek

waarbinne die vergadering afgehandel moet word. Dit hou

besprekings gewoonlik op koers.

Ø Stel eerder ‘n komitee van belanghebbendes saam om ‘n sekere taak

af te handel of ‘n saak te ondersoek, voordat daar ure lank oor die saak

gekapittel word.

Ø Luister na die menings van ander en moet nie dat vooroordeel jou

beï nvloed nie. Objektiwiteit moet dus nagestreef word – ‘n moeilike

oefening!

Ø Wees buigbaar. Ander se menings moet jou ook van siening kan laat

verander.

Ø Wees bedagsaam, gedissiplineerd en geduldig. Lewer jou inset op die

regte tyd.

Ø Moet jouself nie bereid verklaar om ‘n taak te doen of te help met ‘n

taak as jy weet dat dit inflasionêre druk op jou tyd gaan toepas nie. Dit

gaan jou later berou. Dit is nie ‘n kuns om take by jou program by te

voeg nie – hoeveelheid ure per dag kan egter nie vermeerder word nie.

Die meer take gaan net die stresvlakke verhoog wat weer tot

uitbranding kan lei.

Ø Luister meer as wat jy praat. Hieroor skryf Adair (1988 : 73):

“We think a lot faster than we talk. Few people can speak more

than about 200 words per minute, yet most of us habitually think

at more than 600 words per minute (in fact, the difference can

be thousands of times greater, because we often think in

concepts rather than words), which suggest that we can gain an

88

advantage by doing more listening and less interrupting! The

time saved can be put to good use – we can think about a range

of options, rather than relying on instinct to select the right one

immediately.”

Ø Praat altyd deur die voorsitter.

Deur by bostaande basiese reëls te hou, kan vergaderings betekenisvol

wees, sonder dat tyd onnodig verkwis word.

Om ‘n vergadering kort te hou moet ‘n wilsbesluit by alle deelnemers wees.

‘n Vergadering wat om 9:30 begin kan maklik tot middagete duur. As die

vergadering ‘n uur later begin het, is die kans groot dat die vergadering

wonderbaarlik in elk geval ook teen middagete klaar sal wees. Bydraes en

die neem van besluite word dikwels uitgerek net om die beskikbare tyd te vul.

‘n Aanhaling van Atkinson (1988 : 79) is hier treffend:

“Work expands to fill the time available for its completion.”

Voordat ‘n vergadering belê word, moet ander opsies egter eers oorweeg

word. ‘n Brief, telefoonoproep of ‘n eenvoudige gesprek tussen jou en nog

een persoon kan dalk ‘n vergadering onderskep.

3.4.2.4 Onderbrekings

Jorde (1984 : 132)

89

Navorsing dui aan dat bestuurders een keer elke agt minute onderbreek word

(Januz & Jones, 1983). Hierdie onderbrekings kan nie heeltemal uitgeskakel

word nie, omdat ‘n persoon hom nie kan isoleer van die mense met wie hy

moet saamwerk nie, maar dit kan tot ‘n minimum beperk word.

As onderbrekings nie jou doelwitte bevorder nie, mors dit jou tyd en moet jy

weë vind om die negatiewe gevolge daarvan te minimaliseer of verhoed dat

die onderbreking herhaardelik voorkom.

Mense is soms van die grootste tydverkwisters. Om tyd wat onverwagse

besoekers, asook besoekers wat per afspraak jou besoek, te kontroleer,

vereis hoflikheid en oordeel. Wenke wat hierna volg om onderbrekings te

vermy, kan die adolessent nou reeds in sy leefwêreld implementeer om

sodoende effektief tyd te benut, maar kan ook pro-aktief aan die adolessent

deurgegee word om eendag binne die arbeidsmark te implementeer. Die

studie het juis ten doel om die hoëprofiel adolessent nie net nou te bemagtig

om uitbranding die hoof te bied nie, maar ook toe te rus vir die lewe.

Om te begin is dit altyd ‘n goeie reëling om ‘n aangeleentheid eerder by ‘n

ander persoon se kantoor of huis te gaan bespreek as wat jy die persoon

oornooi na jou toe. Protokol maak dit moeilik om die gesprek te termineer en

die persoon die weg te wys as die persoon jou kom besoek. Wanneer jy

egter die ander persoon besoek, kan jy jouself maklik verskoon die oomblik

wat jy jou doel bereik het.

Ontmoedig besoekers wat net vinnig wil inloer deur jou lessenaar weg te draai

van die deur af. Dit is soms nodig om jou lessenaar so te posisioneer dat jy

nie verbygangers se oog vang nie. Wanneer mense sien dat jy besig is, het

hulle die geneigdheid om jou nie te pla nie. Om jou deur toe te maak

wanneer jy werk moet doen wat hoë konsentrasie verg, is natuurlik altyd ‘n

opsie. Potensiële onderbrekers sal gou leer dat, wanneer jou deur toe is, is

dit om ‘n goeie rede. So reserveer jy vir jouself bloktye waar tyd wat

andersins in talle klein segmente verdeel is, tot groter eenhede gekonsolideer

word. Terwyl jy met ernstige eksamenvoorbereiding in jou kamer besig is,

90

kan ‘n nota op jou toe deur wat versoek dat jy nie gesteur wil word nie,

wondere verrig!

Wanneer iemand onverwags inkom, staan op om te praat. Moet nie die

besoeker nooi om te sit nie – behalwe as jy die tyd daarvoor het. Gewoonlik

wanneer jy staan, sal die besoeker ook staan wat die tydsduur van die besoek

gewoonlik kort maak. Hardnekkige besoekers kan op hul “plek gesit” word

deur woorde soos: “Dankie dat jy kom inloer het. Jy sal my ongelukkig nou

moet verskoon. Ek het dringende werk wat tans my aandag verg.”

3.4.2.5 Telefoon

Alexander Graham Bell het gedink dat hy vir die wêreld ‘n wonderlike

bruikbare instrument gee, maar min het hy geweet dat hierdie instrument deur

baie mense ge-etiketeer gaan word as “a kind of tyrant that invades privacy,

forever interrupting our work and concentration” (Jorde, 1984 : 133).

Wat telefone aanbetref, het ons onomwonde te doen met ‘n tegnologiese

wonder, wat egter ‘n ewe groot ergernis kan wees. As onderbreker in die

stroom van aktiwiteite en as tydverkwister, neem die telefoon met gemak ‘n

eerste plek in. Volgens die 80/20 beginsel sal die meeste mense ontnugter

word as hulle vasstel dat van al die baie tyd wat hulle op die telefoon

deurbring, slegs 20% effektief is. ‘n Basiese beginsel is dat jy nie alle

oproepe kan elimineer nie, maar dat jy wel die tydsduur van ‘n oproep kan

beheer. Laasgenoemde oefening is natuurlik vir die vroulike geslag ‘n groot

uitdaging …

Die inhoud en belangrikheid van inkomende telefoonoproepe is

onvoorspelbaar. Die tydsduur wat ons toelaat vir hierdie oproepe om te

oorleef, is egter binne ons beheer. Treacy (1998 : 78) stel dit in die verband

treffend:

“Unfortunately we cannot tell before picking up the phone which calls

are important. Managing incoming calls is therefore partly a damage

91

limitation exercise. We need to keep the unwanted calls brief, and the

important calls productive.”

Tegnieke kan aangeleer word om inkomende oproepe kort te hou. So kan

daar reg aan die begin van die ontvangs van die oproep duidelik gesê word

dat jy net ‘n minuut tyd het, omdat ‘n belangrike saak opgeduik het wat nou

jou aandag verg; jy in die middel van ‘n vergadering is, ensomeer. Waar

nuwe tegnologie dit dikwels moontlik maak om die identifikasie van die

persoon wat die oproep maak vas te stel, is dit die persoon wat die oproep

ontvang se eie oordeel om te besluit of hy die oproep gaan beantwoord of nie

en of die oproeper maar ‘n boodskap moet los.

As jy bevoorreg is om iemand te hê wat jou telefoonoproepe beantwoord, dan

kan oproepe gefiltreer word. Dienooreenkomstig kan sekere oproepe self

opgevolg word en andere gedelegeer word. Boodskappe kan geneem word

terwyl jy nie gesteur wil word nie. As jy die oproep op ‘n meer geleë tyd

terugkeer, het dit weer eens die voordeel dat jy in die magsposisie is om die

tydsduur van die oproep te bepaal. Voorts kan dit ook die voordeel inhou dat

die probleem waaroor jy aanvanklik geskakel is en wat ‘n impak op jou tyd,

emosies en energie kon maak om dit op te los, intussen self opgelos is.

Oproepe wat ‘n persoon self moet maak, is natuurlik meer beheerbaar. Sulke

oproepe moet egter nie net op die ingewing van die oomblik gemaak word

nie, maar moet beplan word. Treacy (1998 : 83) skryf hieroor:

“We pick up the phone without thinking and launch into the call. As a

result we forget things we want to say, we put things across badly, and

we fail to get the information we need.”

Voordat ‘n oproep dus gemaak word, moet daar vasgestel word watter

inligting presies oorgedra moet word of verlang word; watter dokumentasie

byderhand moet wees tydens die oproep, ensomeer. Sodoende word

opvolgoproepe uitgeskakel om vergete sake op te klaar.

92

Dit is ook ‘n goeie wenk om telefoonoproepe wat gemaak moet word sover

moontlik saam te groepeer in die dagprogram om sodoende ‘n bepaalde

momentum aan hierdie aksie te gee.

Wanneer op die telefoon gepraat word, moet sosialiseringsgesprekke soveel

moontlik beperk word – behalwe as dit die doel van die oproep is. Voorsien

kort antwoorde op vrae en termineer die gesprek op ‘n taktvolle wyse

wanneer die doel daarmee bereik is.

Die rede waarom ‘n persoon soms baie telefoonoproepe kry, kan baie maal

net aan een persoon toegeskryf word – jyself! ‘n Swak geformuleerde brief of

memorandum of ‘n brief waarin inligting ontbreek of konflikterende inligting

bevat of waar belangrike inligting nie vermeld is nie, kan tot ‘n stroom van

telefoonoproepe lei. Daar moet dus altyd seker gemaak word dat inligting

ondubbelsinnig en volledig deurgegee word wanneer dit skriftelik deurgegee

en versprei word.

In jou persoonlike lewe is daar geen landswet wat jou verhoed om jou landlyn

uit te trek of jou selfoon af te skakel nie. Die aandelebeurs behoort ook nie as

gevolg hiervan ineen te stort nie – jy “reserveer” wel vir jouself tyd vir dit wat jy

as ‘n absolute prioriteit op daardie stadium oormerk – ja, al is dit om te

ontspan!

‘n Waarskuwing – gee jou telefoonnommer baie selektief uit! Die

identifikasiefasiliteit op selfone en wat ook op landlyne geï nstalleer kan word,

kan ook help om oproepe te filtreer.

Daar is ten slotte darem ook iets positiefs te sê oor ‘n telefoon in terme van

tydbenutting. Dit kan jou baie tyd en onkoste spaar om ‘n persoon oor ‘n

aangeleentheid te skakel en dit telefonies te bespreek – eerder as om

daarheen te reis of te stap en dit persoonlik te doen. Dit is ook vinniger as om

sake skriftelik te kommunikeer (Treacy, 1998).

93

3.4.2.6 Pos en e-pos

Wanneer dit by pos en e-pos kom is dit belangrik om pro-aktief op te tree.

Wees versigtig vir wie jy jou slakkepos- o f e-posadres gee. Onnodige

tydverkwisting vind plaas deur die deurlees en uitsorteer van ‘n stroom van

irrelevante posstukke en e-pos wat jou pad kruis.

Wanneer pos en e-pos uitgesorteer word is dit ‘n goue wenk om die pos uit te

sorteer in ‘n hopie wat slegs vir inligtingsdoeleindes noodsaaklik is; ‘n hopie

waar aksie noodsaaklik is en ‘n hopie waar posstukke na ander gekanaliseer

moet word. Die res van die pos beland in die snippermandjie. Pos wat vir

inligtingdoeleindes noodsaaklik is, kan op ‘n meer geleë tyd gelees word soos

wanneer daar vir ‘n afspraak gewag word of in die aand.

‘n Goeie wenk is om ‘n taak altyd net een keer te doen. Eerder as om

papierwerk verskeie kere te doen, neem eerder ‘n paar vinnige besluite die

eerste keer wat papierwerk jou pad kruis. As jy dit kan weggooi eerder as om

dit te liasseer, oefen dan eerder dié opsie uit (Corey & Corey, 1998).

3.4.2.7 Wagtyd en reistyd

In ‘n mens se leeftyd word baie tyd verkwis deur byvoorbeeld te wag vir

afsprake, vergaderings, vir vervoer, vir andere om ‘n taak te voltooi, of om in

‘n ry te staan vir diens. Hierdie wagtyd kan egter in wonderlike geleenthede

omskep word en kan positief benut word deur jou dagboek byderhand te hou

en die volgende dag se beplanning te detaileer; pos kan gelees word; ‘n brief

kan geskryf word, ensomeer.

Indien die persoon wat jou moes ontvang het, nie betyds is vir die afspraak

nie, kan jy jou selfoonnommer by die ontvangsdame of sekretaresse van die

betrokke persoon los om jou te skakel sodra hy of sy weer beskikbaar is.

Sodoende kan jy vinnig ‘n taak in die omgewing gaan afhandel.

Reistyd in ‘n motor kan gebruik word om terselfdertyd na die nuus te luister –

die nuus hoef dus nie in die aand op die televisie gekyk te word nie. Tyd wat

94

dus sodoende “gespaar” word, kan anders benut word. ‘n CD met jou

gunsteling sang en musiek kan ook geluister word wat die reiservaring

genotvol en ontspannend maak.

3.4.2.8 Krisisbestuur

A stitch in time saves nine.

- Anonymous

Krisisse duik in enige persoon se lewe op wat die normaalbeplande verloop

van sake kelder en ernstige tydverkwisting veroorsaak. Dit is egter net deels

waar dat krisisse nie verhoed kan word nie. Hieroor skryf Haynes (1988 : 70):

“Many crises are recurring events brought on by something that either

was or was not done. When you delay something that needs doing,

you are helping to create a future crises.”

Om pro-aktief op te tree in terme van krisisse wat potensieel in die toekoms

kan plaasvind, is dit betekenisvol om krisisse wat in die verlede plaasgevind

het, realisties in oënskou te neem. ‘n Patroon sal waarskynlik waargeneem

word.

Goeie beplanning verminder natuurlik altyd die voorkoms van ‘n krisis.

3.4.2.9 Administratiewe chaos

We should have a place for everything and everything should go in its place.

- Declan Treacy

Gedisorganiseerdheid is een van die grootste tydverkwisters. Tyd wat

geabsorbeer word deur misplaaste items te soek, kon anders aangewend

gewees het. Indien daar nie ‘n vrye vloei van administratiewe

aangeleenthede in jou lewe op ‘n geordende wyse is nie, is tydverkwisting

95

aan die order van die dag. Die rol wat ‘n gebrek aan persoonlike organisasie

in die verkwisting van tyd speel, kan nouliks oorskat word. Wanneer ‘n

persoon nie daarin slaag om homself te organiseer nie, sal hy ook nie daarin

slaag om kontrole oor sy tyd te verkry nie.

‘n Lessenaar wat vol papier is, maak dit moeilik vir ‘n persoon om op ‘n

spesifieke taak te fokus. ‘n Persoon se lessenaar is gewoonlik ‘n fisiese

manifistasie van die administratiewe aanslag in sy lewe. Op sommige

lessenare lê die verkreukelde bouplanne van Noag se ark nog – dokumente

wat al in totale onbruik verval het en geen toekomsrelevansie meer het nie.

Dit kan maar netjies in die snippermandjie liaseer word. Baie mense werk in

‘n selfgeskepte chaotiese werksomgewing en rasionaliseer daaroor met

opmerkings soos: “Ek weet waar alles is”; “Dit komplimenteer my

persoonlikheid”; “Dit is georganiseerde choas”. Stellings soos dié verloor

egter sy doepa wanneer tyd verkwis word om dokumente te soek.

Papierwerk kan ‘n groot struikelblok in jou effektiwiteit word. Enige

dokumentasie wat jy ontvang moet so spoedig moontlik hanteer word. Treacy

(1998 : 27) skryf hieroor:

“Ideally, each piece of paper that arrives on the desk should be

handling only once. Few of us can afford the luxury of picking up the

same piece of paper again and again without actioning it.”

Dokumente wat nie ‘n langtermynrelevansie het nie en nie meer vir

toekomstige gebruik benodig gaan word nie, moet na kennisname va n die

inhoud daarvan en die moontlike dagboek van datums en aktiwiteite,

weggegooi word. Dokumente wat verwant is aan dieselfde projek of taak,

moet egter saam geliaseer word.

‘n Betekenisvolle liasseerstelsel vir dokument – ook vir elektroniese liassering

van rekenaarlêers – is noodsaaklik vir vaartbeleinde administrasie en om tyd

effektief te benut. ‘n Basiese beginsel by liassering is dat wanneer enige

dokument geliasseer word, moet dit nie lukraak gedoen word net om die

dokument uit die oog uit te kry nie, maar die fokus by liassering moet wees

96

om die dokument weer te vind. Belangrike dokumente raak egter dikwels

soek, omdat dit verlore raak tussen onbelangrike glansbrosjures,

dokumentasie oor afgehandelde projekte, memorandums waarna daar nooit

weer gekyk sal word nie, ensomeer. “De-junking the filing system ” is ‘n

noodsaaklike oefening om effektiwiteit te verhoog. Treacy (1998 : 32) skryf

oor die weggooi van onbelangrike dokumente die volgende:

“Studies have shown that approximately 85% of the information we

keep will never be looked at again and 45% are already stored

somewhere else… If we are sufficiently ruthless, then the contents of

our filing systems should be reduced by more than 50%. One rule that

is adopted in many bureaucratic organsations is, ‘Before throwing

anything out, make a copy of it just in case you might need it again’. It

identifies the fear that many people have when throwing things away.”

Hoe vinniger papierwerk afgehandel word, hoe meer tyd spaar jy en hoe

vinniger kan jy uitkom by dit wat saakmaak: om dinge te laat gebeur – dit wat

betekenis aan jou bestaan gee! Behalwe dat ‘n mens baie maal aan die

ontvangkant van baie korrespondensie sit, is baie mense skuldig daaraan om

self ure af te staan aan die opstel van uiters gekompliseerde en tydrowende

briewe en memorandums. Kan ‘n vinnige telefoonoproep of twee nie dalk ‘n

goeie substituut met dieselfde impak gewees het nie? Of die taak om die

inligting te kommunikeer (hetsy skriftelik, telefonies of op watter wyse ookal)

kan dalk gedelegeer word.

Bostaande tydverkwisters is beslis nie ‘n volledige inventarislys van alle

moontlike tydverkwisters nie. ‘n Mens moet gedurig bedag wees op

tydverkwisters. Die blote identifisering van tydverkwisters is al ‘n stap in die

regte rigting. Ons moet egter nou daarop ingestel raak om die gewoontes van

tydverkwisting te verbreek en dit met tydbesparingsgewoontes te vervang.

Baie tydverkwisters het al ‘n natuurlike en inherente deel van ons dag en lewe

geword. ‘n Doelbewustelike poging om die gewoonte om tyd te verkwis, te

verbreek, is nodig. Hieroor skryf Treacy (1998 : 21):

97

“The psychologists say it takes approximately 21 days to change a

work habit … From time to time, we will lapse back into our old habits,

but perseverance will bring rewards in the long run. The decision to

change is ours alone and the best time to change is now!”

Daar is altyd nuwe tydverkwisters wat wag om jou tyd te gebruik en jou

effektiwiteit te beïnvloed. ‘n Belangrike vraag om te vra voordat enige

aktiwiteit aangepak moet word, is of dit tot dividende in terme van

doelbereiking sal lei en of dit tot tydverkwisting sal lei.

3.5 DIE KWALITATIEWE BENADERING TOT TYDBENUTTING

By die kwalitatiewe tydbenuttingstrategieë gaan dit nie daaroor om te kyk hoe

tyd ‘gespaar’ kan word nie, maar eerder oor hoe tyd in sekere aksies

geï nfesteer kan word, wat weer dividende sal toon wanneer die besparing van

tyd wel nodig raak wanneer ander aksies op ‘n ander tydstip uitgevoer moet

word. Kwalitatiewe tydbenutting gaan eintlik oor lewensbestuur en dus die

aankweek van ‘n bepaalde leefstyl. Bruno (1997 : 17) omskryf dit in onder-

staande formule:

“Time management = More time in the day.

Lifetime management = More life into the time”

Jorde (1984 : 87) sluit hierby aan:

“The ultimate goal of time management should not be to enable us to

do more work in the extra time, but rather to do other personally

satisfying things. This orientation puts a qualitative element into the

equation.”

Enkele kwalitatiewe tydbenuttingstrategieë wat hierdie filosofie onderstreep,

word vervolgens breedvoerig onder bespreking geneem. Die verband tussen

hierdie aspekte en die impak wat dit op ‘n persoon se stresbelewing het, word

telkens ook aangesny. Die verband tussen stres en uitbranding moet nie uit

fokus verloor word nie.

98

3.5.1 SLAAPPATROON

If taking a break is the high school version of managing your time, then sleep – and learning

how to do more of it and how to use it to help you to work more effectively – is the doctoral

thesis.

- Liza Rogak Slaap is ‘n belangrike “aktiwiteit” wat ‘n noodsaaklike herstelproses is

waartydens die mens ook sy batterye herlaai. Slaap is nie ‘n passiewe proses

nie, maar ‘n aktiewe proses wat belangrike funksies vervul.

Reinhold (1996 : 202) skryf oor slaap die volgende:

“Sleep is critical. Economist Juliet Schor estimates that most

Americans are getting sixty to ninety minutes less sleep than they need

each night. Fatigue creeps up on you when you’re stressed at work

and destroys your body’s ability to cope with challenges and resist

illness.”

Twee teorieë word volgens Kritzinger (1996) geopper wat die noodsaaklikheid

van genoegsame slaap onderstreep. Die eerste teorie wys daarop dat slaap

nodig is vir die konservering van energie. Dit vind hoofsaaklik tydens stadige

golf slaap plaas. In die fase vind daar ‘n verlaging in metaboliese spoed plaas

wat aanleiding gee tot ‘n verlaging in hartspoed en afkoeling van

liggaamstemperatuur. Hoë energieverbruik bedags word dan ook

geassosieer met spesifiek stadige golf slaap. Daar bestaan dus ‘n korrelasie

tussen energieverbruik bedags en die duur van slaap.

Die tweede teorie wys op ‘n herstelfunksie wat slaap het. Tydens slaap vind

daar ‘n verlaging in metaboliese spoed plaas. Maksimale afskeiding van die

groeihormoon, verantwoordelik vir anaboliese effekte vind dan ook plaas. Die

herstel van breinweefsel vind ook plaas. Die negatiewe impak van te min

slaap op kognitiewe vermoë en die psige word ook hierdeur verklaar.

99

Volgens Welch, Medeiros en Tate (1982 : 261) moet ‘n mens ten minste 6 ure

slaap per dag inkry en stel hulle ook die reglynige verband tussen

slaapdeprivasie en uitbranding as volg:

“...the people who do not sleep and rest properly are the ones who are

reporting physical burnout and a lack of sufficient energy.”

Met al die baie sake wat ons aandag verg en met ons lang doenlysies vir die

huis en werk, is slaap een van die eerste aktiwiteite wat gesny word. As

slaap moet inboet om jouself te krediteer met ekstra werksure, wag daar ‘n

ontnugtering vir jou soos Rogak (1999 : 48) dit verwoord:

“If this is your method of grabbing extra hours, though it may seem like

the only possible alternative at the time, remember, you’re only robbing

Peter to pay Paul, and you’ll eventually pay for your sleep imbalance.”

Daar is ‘n direkte verband tussen die aantal ure wat ‘n persoon slaap inboet

om werk te doen en die tempo waarteen die vermoeidheidsfaktor toeneem.

Die hoeveelheid ure wat ‘n persoon aan werk afstaan korreleer dus nie

noodwendig met die aantal produktiewe tyd wat aan die werk afgestaan word

nie. Slaap kan ‘n beter opsie wees, sodat die minder tyd wat later aan werk

afgestaan word, meer produktief deurgebring word.

Om tot laat in die aand te werk, het ‘n invloed op produktiwiteit die volgende

dag. Slaapdeprevasie sal nie noodwendig die volgende dag reeds sy tol eis

nie, maar die kumulatiewe effek van onvoldoende slaap oor weke en selfs

maande kan resulteer in ‘n dramatiese val in produktiwiteit. Die sintetiese

aanvul van energie deur “kaffiëninspuitings” verloor sy doepa ook gou.

Die hoëprofiel adolessente in die studie het met die uitsondering van een

aangetoon dat slaap gereeld moet inboet vir onafgehandelde take wat die

volgende dag tot vermoeidheid lei. Die gebruik van opkikkers is al ‘n

daaglikse praktyk en verskyn die middels al as standaarditems op ma se

inkopielys.

100

‘n Verskynsel wat homself manifisteer in persone wat ekstreem

slaapgedepriveerd is, is mikroslaap. Dit is ‘n fase waar ‘n persoon in slaap

verval vir slegs ‘n paar sekondes. Die knik van die kop (‘visvang’) as die

persoon weer sy bewussyn herwin, is kenmerkend van mikroslaap. Dit is die

liggaam se manier om te kompenseer vir die slaapafwyking. Mikroslaap

oorval ‘n mens dan ook gewoonlik in uiters ongunstige situasies: terwyl daar

motor bestuur word of in ‘n klaskamer- / lesingsituasie. En die enigste

genesing vir mikroslaap, is om meer slaap in die nag te kry.

Deur slegs een uur per nag se slaap meer te kry, kan ‘n groot verskil in

produktiwiteit en helderheid gedurende die dag maak. Hieroor skryf Rogak

(1999 : 49) die volgende:

“If you spent just one extra hour sleeping at night, the next day instead

of just dragging yourself through your day, accomplishing perhaps

three hours of work (if you’re lucky), you will be far more alert and able

to operate at peak levels for six or more hours. Think of it as the

equivalent of trippling your money.”

Die aanhaling hieronder is ietwat idealisties, maar sê iets van die noodsaaklik-

heid van genoeg slaap:

“If you need an alarm clock, you’re probably sleeping too little.”

(Reinhold, 1996 : 203)

‘n Ongebalanseerde slaappatroon en te min slaap lei tot vermoeidheid en

geï riteerdheid. Onder ‘n hoë werksladig en werksdruk moet slaaptyd

gewoonlik kompenseer vir onafgehandelde take. Die paradoks is dat take wel

afgehandel word, maar die persoon betaal die rekening vir slaaptyd wat moes

inboet op ’n later stadium wanneer vermoeidheid en geï riteerdheid teen ‘n hoë

inflasiekoers die plek van energieke en doelgerigte taakgerigtheid inneem.

Dattilo (2000) wys daarop dat fisieke oefening bevorderlik is vir slaapkwaliteit

in die nag en andersyds laat dit slaperigheid afneem gedurende die dag.

101

Fisieke oefening as ‘n kwalitatiewe tydbenuttingstrategie en streshanterings-

vaardigheid word vervolgens bespreek.

3.5.2 FISIEKE OEFENING

Exercises are planned to help people avoid or arrest physical burnout.

- Medeiros

Die positiewe en heilsame waarde wat fisieke oefening inhou, is lankal reeds

‘n nagevorsde en algemeen aanvaarde feit. Die waarde hiervan word egter

nog dikwels onderskat. Daar is geen medikasie wat kan meeding met die

reeks van patologiese toestande waarvoor oefening voorgeskryf word nie

(O’Brien Cousins, 1998). Fisieke oefening het ook nie die potensieel nega-

tiewe newe-effekte soos duiseligheid, slaperigheid, angstigheid, neurologiese

en kardiovaskulêre probleme op ‘n toestand soos depressie as wat medikasie

het nie. Fisieke oefening word dus hoog aangeslaan in terme van terapeu-

tiese waarde:

“Exercise can be therapeutic in that it is good for a person’s well-being

and relieves psychological distress … In some situations, exercise

itself is described as a central element or form of therapy.” (Hays,

1999 : 13).

Hays (1999) rapporteer dat daar amptelik na 80 studies met ‘n totaal van 290

proefpersone onder andere die volgende verbande tussen depressie en

fisiese oefening getrek kan word:

Ø Oefening is ‘n voordelige anti-depressant – onmiddellik en ook oor die

lang termyn.

Ø Hoe langer die duur van die oefenprogram en hoe langer die totale

aantal oefensessies, hoe groter die afname in depressie met fisieke

oefening.

102

Die oefeninge wat die meeste in bostaande navorsing gebruik was, is stap en

draf.

Fisieke oefening is egter nie net van waarde in terapeutiese situasies waar

die pasiënt alreeds met ‘n probleem sit nie, maar het ook ‘n

immuniseringswaarde om pro -aktief ‘n voorbrand teen probleme en siektes te

maak. Oefening bevorder serotonienvrystelling wat weer positiewe

boodskappe aan die immuunstelsel oordra (O’Brien Cousins, 1998). Reinhold

(1996 : 200) wys ook op die immuniseringswaarde van fisieke oefening en

besing in die algemeen die waarde van fisieke oefening:

“Exercise is one of the most neglected tonics available. Exercise is a

primary form of health care, not just a fitness option. Exercise

increases your sense of well-being, which in turn enhances immune

functioning, builds cardiovascular strength, and protects you against

degenerative diseases such as diabetes, arthritis, and osteoporosis. It

has also been proven to combat anxiety, depression, sleep problems,

and panic attacks.”

Spesifiek oor die verband tussen fisieke oefening en stres sien Clegg (2000 :

37) fisieke oefening as ‘n basiese voorskrif vir streshantering:

“Regular exercise is not just good for your health, it is an essential part

of a stress-reduction programme … Exercise reduces physical tension

and brings down levels of stress chemicals. It builds up the body,

helps general fitness and ability to cope. The physical control of stress

is the foundation on which everything else is built.”

Volgens Hays (1999) verhoog fisieke oefening energievlakke enersyds en

verlaag dit spanning andersyds.

Een van die emosionele belewenisse van uitbranding soos in hoofstuk twee

weergegee, is ‘n swak selfkonsep. Hays (1999) wys op die verband tussen

fisieke oefening en selfkonsep deurdat fisieke oefening ‘n mens goed laat voel

wat weer ‘n deposito van positiwiteit in ‘n mens se selfkonsep maak. Veral vir

103

die vrou in die verwesterse samelewing kan fisieke oefening wondere vir die

fisieke selfkonsep doen. In die verwesterse samelewing is dit ‘normaal’ vir ‘n

vrou om behep te wees met die gewig en die figuur. Rodin et al (1984 : 267)

stel dit treffend:

“For an overwelming number of women in our society, being a women

means feeling too fat.”

Die volgende aanhaling sluit hierby aan:

“Women’s bodies have always and everywhere been perceived as

unfinished, in want of carving, perforating, incising, refining, and

realignment.” (Rodin, 1992 : 24)

Geen wonder dat die vroulike geslag permanent op ‘n dieet is nie. Die ironie

is dat baie diëte meer skade as goed doen en dat die verlangde resultate,

gewigsverlies, juis nie bereik word nie. So word die inname van kalorieë deur

baie diëte verminder en inhibeer die verminderde kalorie-inname egter weer

die metabolisme. Fisieke oefening, in kontras raak voertuig daartoe om die

liggaam se metabolisme te aktiveer. Selfs vir ‘n tydperk nadat die oefening

getermineer is, is die metaboliese pas wat die liggaam handhaaf, vinnig

(Foreyt & Goodrick, 1992).

Spiere verbrand meer kalorieë as vet. Daar is ‘n direkte positiewe korrellasie

tussen spiermassa en kalorieverlies: hoe groter die toename in spiermassa

deur fisieke oefening, hoe groter is die verbranding van kalorieë. Teenstrydig

met ander metodes van gewigsverlies, val fisieke oefening liggaamsvet

eerder aan as maer (vetlose) liggaamsweefsel (Kirschenbaum, 1994).

Kirschenbaum (1992 : 83) bevestig die waarde van fisieke oefening ten

opsigte van gewigsverlies:

“Increasing exercise may be the single most important thing an

individual can do to lose weight and keep it off.”

104

Hays (1999 : 103) besing die lof va n fisieke oefeninge as volg:

“It affects one’s physiology as well as mind, increasing the stroke

volume of the heart, reducing blood pressure, increasing high-density

lipoproteins, increasing muscular strength and endurance, improving

physical appearance, resulting in loss of fat tissue, and, therefore,

promoting desirable weight without dietary restriction, and helping to

retard or reverse osteoporosis.”

Ja, en soos wat daar baie mense is wat aan alkohol en dwelms verslaaf raak,

geld verslawing ook vir fisieke oefening – verslawing aan die algemene

gevoel van welsyn wat fisieke oefening genereer. Minirth et al (1992 : 126)

skryf oor hierdie verslawing:

“Such an addiction has a physical reason. Certain chemicals, released

from the body during jogging and other healthful exercise, cause a

sense of well-being.”

Oefeninge moet verkieslik aerobies van aard wees waar die liggaam

maksimaal ingespan word. Swem, fietsry of hardloop is tipiese voorbeelde

van oefeninge wat in hierdie kader pas. En as hierdie tipe oefening te erg

klink, is stap ‘n oefening wat se waarde nie onderskat moet word nie. Stap,

veral waar opdraendes ingebou word, is ‘n effektiewe oefening wat ‘n kleiner

risiko vir beserings inhou as draf. Gedurende stap kry ‘n mens terselfdertyd

vars lug in en verskuif ‘n mens se fokus na die natuur, mense of gebeure

rondom jou wat tot gevolg het dat jy van jou verwysingsraamwerk van

getoksifiseerde stresomstandighede ontslae raak. Clegg (2000 : 80) skryf

hieroor:

“By combining exercise with a satisfying natural environment you can

attack stress on both physical and spiritual fronts simultaneously.”

Baie mense wat begin oefen, hou egter nie vol daarmee nie. Een van die

redes is dat mense oefeninge kies wat baie tyd in beslag neem of baie

uitputtend is. Kies eerder ‘n vorm van oefening wat jy regtig baie geniet. Nog

‘n wenk is om die oefening te kombineer met iets waarvan jy baie hou: doen

105

dit saam met vriende sodat dit ‘n sosiale geleentheid word; luister na jou

gunsteling musiek of radioprogram terwyl jy die oefening doen, en so meer.

Sodoende vind verskillende aksies dus gelyktydig plaas en word tyd ook

kwantitatief reg benut. Die fisieke oefeninge is opsigself weer ‘n kwalitatiewe

benutting van tyd en tyd belê in gebalanseerde oefening, lewer dus weer op ‘n

later stadium dividende wanneer ‘n algemene gevoel van welsyn bydra tot

effektiewe tydbenutting.

Spierkrag en –sterkte wat alleen deur gereelde fisieke oefening verwerf kan

word, laat jou lewenskragtig voel en het baie te doen met die hoeveelheid

energie en optimisme waarmee ‘n persoon uitdagende en stresvolle situasies

mee tegemoet loop (Reinhold, 1996). Die presiese proses van hoe fisieke

oefening ‘n mens se psigologiese heil beïnvloed, is volgens Schaufeli en

Enzmann (1998 : 148) iets wat mistiek is en stel dan:

“It is suggested that physical exercise prevents the negative effects of

stress and thus reduces burnout by lowering arousal.”

En so in die kader van die proefskrif se tema, stel Widmer (2002 : 515) die

verband tussen fisieke oefening, stres, emosionele uitgeputheid en

uitbranding as volg:

“Studies of the relationship between exercise activity and stress often

reveal that individuals with higher exercise levels reported higher

feelings of personal accomplishment that correlated negatively with

emotional exhaustion. In other words, more exercise equals less

burnout.”

Oefening maak jou betrokke by nou – jou asem wat jaag, jou versnelde

hartklop, sweet, spierspanning. Jou denke en gevoelens raak betrokke by jou

aksies. Fisieke oefening is ‘n praktiese en multifunksionele metode om stres

hok te slaan. Fisieke oefening kan koste -effektief wees; dit hoef nie duur

apparaat te vereis nie; kan tuis gedoen word en het nie ongewensde newe-

effekte nie. En oor prioriteitstelling ten opsigte van fisieke oefening skryf

Johnsgard (1989 : 50) die volgende:

106

“When we begin to exercise every day, insist that an hour of each day

belongs to ourselves exclusively, and tell others that they will have to

somehow adjust their needs and expectations to allow us our exercise

period, we’re making a strong statement about ourselves: ‘My running

is important. My time is important. My needs are important. I am

important’.”

Reinhold (1996 : 69) sluit by Johnsgard aan:

“When you allow the commands of your career to eat away you’re

exercise time, you give up one of the most effective energy builders in

the world.”

3.5.3 DIEET

‘n Gabalanseerde en gesonde eetpatroon is ‘n dominerende faktor in

algemene gesondheid. Die meeste dieetkundiges gaan akkoord dat die beste

dieet ‘n gebalanseerde dieet is wat al die voedselgroepe insluit: vleis en

ander proteïenes, groente, vrugte, suiwelprodukte en graanprodukte (Minirth,

et al., 1992).

‘n Gesonde dieet is voor die hand liggend as ‘n basiese voorwaarde om die

nodige energiekheid te voorsien om aan die eise van ‘n vol program te

beantwoord. ‘n Lae vet en lae cholesterol dieet met die klem op vesel, vrugte

en groente is voorskriftelik vir die verskaffing van die nodige brandstof vir die

liggaam om sy werk te doen (O’Brian Cousins, 1998).

Jorde (1984 : 40) stel die verband tussen ‘n mens se dieet en uitbranding as

volg:

“The permutations of human behavior are far too complicated to be

explained entirely by the food we do or don’t consume. But food is a

factor that cannot be ignored in the prevention of burnout.”

107

‘n Groot faktor wat die mens baie maal beroof van energiekheid, is ‘n

ongebalanseerde dieet. Daar is dan ook ‘n noodwendige korrelasie tussen

slegte eetgewoontes en ‘n ongebalanseerde dieet en tamheid wat weer

uitbranding kan presipiteer. ‘n Ongebalanseerde dieet kontamineer die

liggaam wat weer die liggaam se immuunsisteem inhibeer en is die weerstand

teen siektes dus soveel meer afgetakel.

Die groot vraag is hoe ‘n gesonde dieetpatroon stres kan verminder. Clegg

(2000 : 41) antwoord daarop:

“There’s no magic link between food and stress relief, but being

broadly healthy is a positive factor in stress management, and diet is a

contributory factor to health.”

Die verband tussen dieet, stres en uitbranding word deur Jorde (1984 : 40)

getref:

“Few people are aware that certain dietary habits can actually

contribute to distress and aggravate burnout symptoms. The human

body is not simply a collection of mechanical parts that can just chug

on and on indefinitely under stressful conditions. Eventually parts wear

down and fail from poor maintenance. The formula is pretty

straightforward: eating well combats stress; eating poorly intensifies it.”

Volgens Jorde (1984) wys navorsing daarop dat die inname van sekere

voedselsoorte tot stres kan bydra óf deur ‘n stresreaksie direk te sneller óf

indirek deurdat ‘n toestand van uitgeputheid en afgematheid geskep word wat

dieselfde respons ontlok. Daar is vier wyses waarop ‘n ongebalanseerde

dieet volgens laasgenoemde navorser tot stres kan bydra:

Daar is eerstens sekere voedselsoorte wat bestandele bevat wat ‘n

stresreaksie direk kan sneller as dit ingeneem word. Die maklik

identifiseerbare sondebokke in hierdie kategorie is kafeïen in die vorm van

koffie. Nog bronne van kafeï ne is algemene koladrankies, tee, sjokolade en

kakao.

108

Tweedens is daar rooi ligte wat flikker met die inname van groot hoeveelhede

sodium en kom in hoë konsentraat voor in die vorm van tafelsout. ‘n Oormaat

van die verbruik van sodium word verbind met hoë bloeddruk en ook

oormatige vogretensie.

Die derde wyse waarop ‘n dieet ons vermoë beïnvloed om stres te hanteer is

deur die hiperglikomiese verskynsel bekend as lae bloedsuiker wat ontstaan

as gevolg van ‘n lae bloedsuikervlak. Dit kan ontstaan deur die inname van ‘n

oormaat suiker oor ‘n kort tydsbestek of deur die afname of oorslaan van

gereelde maaltye. Lighoofdigheid, bewerigheid, verhoogde angstigheid,

hoofpyne en verhoogde kardiovaskulêre aktiwiteite is van die identifiseerbare

simptome wat geassosieer word met hierdie toestand.

Laastens, erge stress oor ‘n lang tydperk kan sekere noodsaaklike vitamines

in ons liggame aftakel – spesifiek die primêre vitamines C- en B-kompleks.

Aftakeling van hierdie vitamines laat die individu se vermoë om stresvolle

situasies te hanteer, afneem. ‘n Bose kringloop word dus aan die gang gesit.

Sonder om by die fyner besonderhede, argument en debatte oor die

heilsaamheid al dan nie van sekere kosse en diëte betrokke te raak, word

daar breedweg ‘n paar riglyne gegee oor ondebateerbare waarhede in

verband met diëte. Clegg (2000 : 441) skryf hieroor:

“The fact that most of us should reduce our intake of saturated fat and

salt, while eating more vegetables, fruit, fish, fibre and (surprising to

some) carbohydrates is hard to dispute. Similarly, most of us ought to

drink more water, especially if we are under stress when we are more

likely to become dehydrated.”

Om die nodige vitamine uit ‘n daaglikse natuurlike dieet in te kry, is die ideaal.

In ons gejaagde lewe is ‘n kombinasie van die natuurlike inname en sintetiese

aanvullings gewoonlik nodig om algemene gesondheid aan te help.

Om gesond te eet en drink raak ‘n keuse en wilsbesluit. Dit gaan oor ‘n

basiese beginsel dat die liggaam gerespekteer moet word. Die bietjie meer

109

tyd wat soms afgestaan word om meer gebalanseerde kos voor te berei, is ‘n

belegging om later weer teen ‘n hoër rentekoers terug te wen wanneer take

vinnig met energiekheid effektief afgehandel word.

Die bespreking oor die noodsaaklikheid van ‘n gebalanseerde dieet en die

invloed daarvan op stres en uitbranding, word afgesluit deur ‘n oproep van

Jorde (1984 : 42):

“If our goal is to opperate on a more acute emotional and intellectual

level of awareness in order to combat the deleterious effects of stress

and burnout, sound nutritional habits must be an integral part of our

strategy.”

Respekteer jou liggaam met genoeg slaap, fisieke oefening en ‘n

gebalanseerde dieet. Ontspanning en humor as kwalitatiewe tydbenutting -

strategieë en streshanteringsvaardighede word vervolgens bespreek.

3.5.4 ONTSPANNING EN HUMOR

Surely we should be spending time learning to relax rather than learning how to use our time?

Phillip Atkinson

Die woord ontspanning se premorfeem (ont-) het besondere morfologiese

betekenis vir die woord ontspanning deurdat dit daarop dui dat ‘n sekere

handeling of aksie spanning wegneem. ‘n Proses van wegneem of

vermindering van spanning vind dus plaas. In die HAT word ontspanning se

figuurlike toepassing beskryf as aangename afleiding vir liggaam of gees – ‘n

verposing (Odendal et al., 1994).

Om effektief te funksioneer, moet ontspanning ‘n integrale deel van ‘n mens

se tydrooster word. Om net te werk, het later tot gevolg dat entoesiasme

taan. Tyd belê in die een of ander vorm van ontspanning, word later die vuur

wat nodig is wanneer werkverrigting optimaal moet plaasvind. Dit is juis

110

ontspanning wat ‘n belangrike sleutel word tot die beswering van uitbranding.

Corey en Corey (1998 : 339) skryf hieroor:

“Schedule time to do some of the things you enjoy doing. Including

yourself in your schedule is one important step in preventing burnout.”

Persone wat aan die psigiese uitbrandingsindroom ly, doen egter gewoonlik

net die teenoorgestelde – werk harder!

Schaufeli en Enzmann (1998 : 152) skryf:

“Since burnout is characterized by a high level of arousal, an inability to

relax is often observed among those who suffer from it.”

Volgens bogenoemde navorsers is dit die onvermoë om te ontspan wat die

bose kringloop van uitputting vestig: Om uitgeput te voel, maar nie oor die

vermoë te beskik om te ontspan nie, vererger die vlak van gespannendheid,

wat dit weer moeilik maak om te ontspan wat weer lei tot ‘n afplatting van

reserwes. Uiteindelik is uitbranding die onvermydelike gevolg.

Oor ontspanning as beskermingsmeganisme teen uitbranding propageer

Jorde (1984) ‘n weerstand teen die effektiwiteitsmodel (wat predik dat daar

harder gewerk moet word ten einde meer te produseer) en moedig eerder

ontspanning aan wat ontgin moet word as ‘n tegniek wat die gemoed salwe.

Sy skryf dat dit die beste formule vir die voorkoming van uitbranding is.

Oor ontspanning skryf Haynes (1987 : 21):

“You need to plan time for relaxation. When you do not take time from

the daily grind, your health may suffer, or you may ‘burn-out’.”

Om tyd reg te benut is dit nodig om bewustelik ‘n gedeelte van elke dag

eenkant te sit vir ontspanning. Jorde (1984 : 114) stel dit treffend:

111

“Managing our personal time means consciously setting aside a portion

of each day for pursuits that enrich our minds and replenish our spirit –

the kind of renewal that makes us enthusiastic about living.”

Dit sou ideaal gewees het as die 24 uur wat ‘n mens per dag het, ewewigtig

as volg verdeel moes kon word:

Ø 8 ure slaap

Ø 8 ure werk

Ø 8 ure reistyd, eet en ontspanning

As tyd egter gedurende die agt werksure nie effektief benut word nie, is dit

slaap of ontspanning of beide wat inboet. Indien enige of beide slaap en

ontspanning ingeboet word, is uitbranding die gevolg wat weer ‘n impak op

energie en werkstempo het. ‘n Bose kringloop van al minder slaap en

ontspan en al harder en langer werk met al minder resultate, ontstaan. Ja, en

ons doen al minder dinge waarvan ons hou en wat ons geniet. Dit is daarom

noodsaaklik dat elke persoon homself daartoe moet verbind om te ontspan en

dinge te doen wat genotvol is.

‘n Belangrike waarskuwing oor ontspanning, veral vir diegene wat vanuit hul

persoonsbeeld tot uitbranding geneig is, is dat daar teen gewaak moet word

dat ontspanning nie opsigself ‘n spanningsvolle aktiwiteit word nie. Hieroor

skryf Schaufeli en Enzmann (1998 : 152):

“Directly rushing from one’s work into leisure activities has a similar

effect, particularly if these activities are pursued in an achievement –

like and competitive manner. Instead of relaxation, leisure becomes

stressful in itself.”

Widmer (2002) wys ook op die belangrikheid van die nastreef van goeie

gesondheid as ‘n belangrike teenvoeter teen uitbranding, waar genoegsame

rus, fisieke oefening en ‘n gebalanseerde dieet ‘n belangrike strewe moet

wees. Om egter ‘n gebalanseerde sosiale lewe en ontspanningslewe te

112

ontwikkel word volgens laasgenoemde skrywer egter ‘n baie belangrike

sleutel in die voorkoming van uitbranding.

‘n Goeie humorsin sak saam met ontspanning in die skrum teen uitbranding in

die lewe.

Man alone suffers so excruciatingly in the world that he was compelled to invent laughter.

- Nietzsche

Persone met ‘n sterk ontwikkelde humorsin, beskik oor die vermoë om hulle

perspektief op ‘n situasie vinnig aan te pas. Hierdie vermoë stel ‘n mens weer

daartoe in staat om jouself te distansieer van ‘n onmiddellike bedreiging of

stresvolle situasie wat weer tot gevolg het dat die verlammende gevoelens

van angs en hulpeloosheid verminder. Humor is ‘n gesonde meganisme

waardeur daar ‘n afstand tussen ‘n persoon self en sy probleem geskep word

(Martin, 1998).

Humor aktiveer die kreatiewe brein en stresdenke skuif na die agtergrond. In

wese is humor die vermoë om ‘n saak vanuit ‘n ander hoek te beskou (Buys,

2001).

Die kragtige uitwerking wat humor het, word sterk deur Friedman en Fanger

(1991 : 105) verwoord:

“Humor and laughter both promote hope and are a direct antidote for

anxiety, fear, rage and sadness. People not only feel better when they

smile and laugh but also are more receptive to change. Most humor

involves some kind of reframing – seeing things in a new way.”

Humor word ook bejeen as ‘n baie sterk verdedigingsmeganisme. Die vader

van die moderne sielkunde, Sigmund Freud, het dit alreeds onderstreep.

Freud het in 1928 al in ‘n artikel ook daarop gewys dat humor stres verlig

(Dattilo, 2000).

113

Humor word ook in die DSM-IV (Diagnostic and Statistical Manual of Mental

Disorders) as ‘n verdedigingsmeganisme bejeën:

“In the DSM-IV, humor as a concept is directly mentioned and

described in the ‘Glossary of specific defense mechanisms and coping

styles … Defense mechanisms, in this context, are described as

‘automatic psychologiacal processes that protect the individual against

anxiety and from the awareness of internal or external dangers or

stressors.” (DSM-IV : 751) (Forabosco, 1998 : 271).

Voorstanders van humor in terapie soos Borins (1995) en Ziegler (1995)

rapporteer dat humor direkte fisiologiese voordele inhou soos verbeterde

bloedsirkulasie, spierontwikkeling, die aanhelp van spysvertering, verbetering

van immuniteit en selfs die fasilitering van die genesingsproses na ‘n

operasie.

Volgens Lefcourt en Thomas (1998) het verskeie studies al daarop gewys dat

humor die immuunsisteem positief beï nvloed. Stres wat ‘n negatiewe

emosionele staat is, onderdruk volgens hulle die immuunsisteem, terwyl

humor, ‘n positiewe emosionele staat, bevorderlik is vir die goeie

funksionering van die immuunsisteem. Dattilo (2000 : 397) sluit hierby aan:

“Humor appears to affect positively the immune system. Not only does

it appear that immune system functioning increases when a person is

exposed to humorous material, but humorous people appear to have

higher functioning immune systems than nonhumorous people …

Humor and laughter are somehow healthful.”

Mense wat geleer het om vir hul eie foute en gebreke te lag, neem hulself

minder ernstig op en leer om te “speel” met situasies eerder as om

verstrengel te raak daarin (Dattilo, 2000).

Humor en lag is genesend en het terapeutiese waarde. Reinhold (1996 : 201)

gaan met die volgende aanhaling akkoord hiermee en bevestig die

voorkomende en ook genesende impak van humor:

114

“Laughter and fun should also be on your preventive medicine shelf.

Studies at UCLA, Stanford, and other institutions show that laughter

protects against disease and enhances healing. It reduces immune

suppressors as well as the stress hormones epinephrine and cortisol,

and speeds up the production of immune system enhancers, such as

beta-endorphins.”

Umiker (1998 : 375) het navorsing oor lag gedoen en wys in ‘n hoofstuk van

sy werk “Coping with Stress and Burnou”’ op die hormonale gevolge van lag:

“The simple act of laughter increases our body’s endorphins – the

stress fighters. People who watch a video comedy have higher levels

of endorphins and lower levels of adrenaline and cortisol – the stress

producers.”

Persone met ‘n goeie humorsin is mense wat stres meer effektief hanteer,

ervaar in die algemeen minder negatiewe gemoedstoestande soos depressie

en angstigheid, geniet groter algemene fisiese gesondheid en het meer

positiewe en gesonde verhoudings met ander persone (Kuiper & Martin,

1998).

Oor humor en stress skryf Lefcourt en Thomas (1998 : 191):

“The larger percentage of findings do suggest that humor can serve to

reduce the effects of stressors that would otherwise result in dysphoric

emotions.”

Uit bostaande uiteensetting is dit duidelik dat stres moeilik standhou in die

teenwoordigheid van humor en ‘n uitgebrande persoon wat gereeld lekker lag,

is nie uitgebrand nie!

3.6 SAMEVATTING

Deur oneffektief met tydbenutting om te gaan, klop uitbranding aan die deur.

‘n Persoon wat uitgebrand is, se tydbenutting eggo weer sy graad van

115

uitbranding. ‘n Bose kringloop ontstaan dus. Die bose kringloop kan gebreek

word en dit juis miskien om te begin by ‘n aktiewe, doelbewustelike en

energieke besluit om kwalitatiewe- en kwantitatiewe tydbenuttingstrategieë in

jou lewe te implementeer, sodat die menslike ratwerk geolie kan bly.

Effektiewe tydbenutting is nie net iets wat sommer net gebeur nie, maar is

volgens Corey en Corey (1998 : 339) “a skill that you acquire and refine”. Om

die 86 400 sekondes per dag kwalitatief en kwantitatief reg te benut, raak die

uitdaging.

Vir baie mense sal die wenke in terme van tydbenuttingstrategieë in hierdie

hoofstuk as ‘n katalisator tot dramatiese verandering in hul lewe dien, waar

bepaalde gewoontes gebreek word. Vir ander mag dit dalk skaars deur die

vernislagie van hul lewens penetreer. Diegene wat die status quo aanvaar en

glo dat effektiewe tydbenutting nie haalbaar is nie, is met ‘n selfverwesenlike

profesie besig. Daar is egter hoop vir diegene wat ‘n koersaanpassing wil

bewerkstellig. Dit is elke mens se eie keuse om te bepaal in watter kategorie

hy inpas. Daar word afgesluit met die woorde van Treacy (1998 : 6):

“If we choose to change, the benefits of good time management are

immediate and substantial.”