kaedah pengurusan surat rasmi dan pengurusan sistem fail

KAEDAH PENULISAN SURAT RASMI DAN PENGURUSAN

SISTEM FAIL&

PENGURUSAN MESYUARAT

NAMA : NUR AINNA BINTI MOHAMAD SABRIKELAS : DSB 2AREG NO. :02DSB12F1033JABATAN : KEJURUTERAAN AWAMLECTURER : PUAN HASLINA

PENGHARGAANBismillah, alhamdulillah, segala puji bagi allah kerana dengan rahmatnya, hidayahnya, izinnya dapat saya menyiapkan tugasan yang diberikan kepada saya..Usaha untuk menyiapkan tugasan ini amat lah sukar bagi saya ,tetapi dengan dorogan pihak lain saya dapat menyiapkannya. Oleh itu,saya ingin mengucapkan ribuan terima kasih kepada puan haslina binti mahmood dan puan nur fateha binti mohd yamikaza atas segala tunjuk ajar dan nasihat sepanjang menyiapkan tugasan ini.Selain itu,ucapan terima kasih x terhingga juga kepada kedua ibu bapa kerana berada di sisi apabila kesusahan mahupun kewangan. Tidak lupa juga kepada rakan yang memberi nasihat,dan pihak yang membantu menyiapkan tugasan dengan baik Terima kasih

Cara menulis surat rasmi:

1. Nama dan Alamat Pengirim :

1.5 Nama pengirim ialah nama jabatan atau pejabat. 1.6 Lambang Kerajaan Malaysia diletakkan di sebelah kiri alamat pengirim.

1.7 Jarak nama dan alamat pengirim dari atas ialah “3 cm”.

1.8 Jarak nama dan alamat pengirim dari tepi ialah “2 cm”.

1.9 Pada akhir setiap baris hendaklah diletakkan tanda koma “, “.

1.10 Pada baris akhir diletakkan tanda noktah “ . “.

1.11 Hendaklah dibuat satu garisan panjang melintang muka surat di

bawah nama dan alamat pengirim iaitu dengan jarak “Langkau Dua”.

1.12 Nama dan alamat pengirim boleh ditulis dengan huruf besar. 2. Nombor Telefon dan Faks: 2.1 Hendaklah ditulis di sebelah kanan bertentangan dengan baris akhir alamat pengirim..3. Nama dan Alamat Penerima: 3.1 Nama dan alamat penerima ditulis dengan langkau dua di bawah garis lintang dan sama lajur dengan nama dan alamat pengirim. 3.2 Nama penerima hendaklah ditulis dengan lengkap termasuk gelaran dan pangkat. Contoh: Yang Berbahagia Profesor Tan Sri Datuk Dr. Haji ( isim), 3.3 Di bawah nama penerima hendaklah ditulis nama jawatan dan dikuti dengan alamat pejabat. 3.4 Rujukan kehormat hendaklah ditulis bersesuaian dengan kedudukan atau pangkat. Contoh : Yang Berbahagia Datuk Abdul Rafie bin Mahat, Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia, Kementerian Pendidikan Malaysia, Paras 7 ,Blok J Utara,Pusat Bandar Damansara, 50604 Kuala Lumpur.

11.2Pada hujung baris diletakkan tanda koma. 11.3 Baris akhir alamat penerima hendaklah diletakkan tanda noktah .

11.4Sekiranya surat tersebut dikirimkan melalui ketua penerima ,hendaklah ditulis

“ Melalui dan salinan:”. Jaraknya ialah langkau dua di bawah alamat penerima. Contoh : En. Yunos bin Husin,Penyelia Pendidikan Daerah,Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Kangsar, (Penerima)33000 Kuala Kangsar,Perak. Melalui dan salinan: Pegawai Pendidikan Daerah,Pejabat Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Kangsar, (Ketua Penerima)33000 Kuala Kangsar,Perak.

11.5Sekiranya surat tersebut dikirimkan kepada penerima melalui ketua pengirim, hendaklah ditulis “Melalui dan salinan:”. Jaraknya ialah langkau dua di bawah alamat penerima. Contoh : Guru besar menulis surat kepada Pengarah Pendidikan Perak melalui Pegawai Pendidikan Daerah. Pengarah Pendidikan Perak,Jabatan Pendidikan Perak ,Jalan Tun Abdul Razak, (Penerima)30640 Ipoh,Perak. Melalui dan salinan: Pegawai Pendidikan Daerah,Pejabat Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Kangsar, (Ketua Pengirim)33000 Kuala Kangsar,Perak.

4. Nombor Rujukan: 4.1 Nombor rujukan surat ditulis di sudut kanan, langkau satu di bawah garis lintang. 4.2 Nombor rujukan penerima ditulis di sebelah atas dan diikuti dengan nombor rujukan pengirim di bawahnya.

5. Tarikh : 5.1 Tarikh hendaklah ditulis di sebelah kanan muka surat pada baris yang sama dengan baris akhir alamat penerima.

1.1 Hari bulan ditulis dalam bentuk angka,nama bulan dieja penuh dengan huruf besar atau kecil dan tahun ditulis penuh dengan angka.

6. Untuk Perhatian: 6.1 Untuk perhatian ditulis dalam kurungan . Boleh ditulis dengan frasa penuh atau dalam bentuk akronim.

(Untuk perhatian: Ketua Sektor Pengurusan Sekolah) atau (u.p. : Ketua Sektor Pengurusan Sekolah )

7. Perkataan Menghadap Surat: Iaitu panggilan (sapaan) atau rujukan kehormat kepada penerima.

1.1 Panggilan ini mesti sesuai dengan darjat,pangkat, gelaran dan jantina penerima.

Contoh : Yang Berhormat,Yang Mulia,Yang Berhormat Mulia,Tan Sri,Dato’, atau Datuk,Tuan, atau Puan, Catatan: Sapaan bagi ketua jabatan tidak terikat kepada jantina.Contohnya sapaan “tuan” boleh digunakan bagi ketua jabatan lelaki atau perempuan. Begitu juga sapaan kepada penerima yang umum digunakan sapaan “tuan”.

1.2 Panggilan menghadap surat ini hendaklah ditulis dengan langkau dua di bawah nama dan alamat penerima dan selajur dengan alamat penerima.

1.3 Letakkan tanda koma “ ,” di hujungnya.

8. Perkara atau Tajuk Surat: 8.1 Ditulis dengan langkau dua di bawah perkataan menghadap surat iaitu selajur dengan nama dan alamat pengirim serta penerima. 8.2 Tajuk surat hendaklah tepat,ringkas dan padat serta dapat membayangkan kandungan surat. 8.3 Huruf pertama pada setiap perkataan hendaklah ditulis dengan huruf besar dan digariskan. 8.4 Jika tajuk surat lebih daripada satu baris, hanya baris terakhir digariskan. 8.5 Tajuk surat tidak perlu diletakkan noktah. Contoh: Maklumat Guru Sandaran Tidak Terlatih,Guru Kursus Dalam Cuti dan Guru Kontrak Bagi Daerah Kuala Kangsar Tahun 2003 9. Pemerengganan:

9.1 Perenggan pertama atau pembuka surat ditulis dengan langkau dua di bawah tajuk dan dimulakan selajur dengan tajuk,nama dan alamat pengirim dan penerima. 9.2 Perenggan pertama tidak dinomborkan dengan nombor “1” tetapi jika ada pecahan maklumat yang hendak disampaikan boleh gunakan pecahan berikut: 1.1 1.2 1.3 ... dan seterusnya. 9.3 Perenggan kedua dan seterusnya dinomborkan dengan angka dan noktah. 9.4 Jarak antara satu perenggan dengan perenggan yang lain ialah langkau dua. 9.5 Bagi perenggan yang mempunyai pecahan hendaklah digunakan pecahan : 2.1 2.2 2.3 ... dan seterusnya. Jika ada pecahan seterusnya gunakan huruf ( abjad) (a) (b) (c) ... dan seterusnya. 10. Penutupan Surat : . 10.1 Penutupan surat rasmi hendaklah ringkas,tepat dan sesuai dengan tujuan atau hasrat surat tersebut dan tiada nombor. 10.2 Penutupan surat rasmi terdapat tiga penanda wacana dan cogan kata iaitu:

a. Penanda Antisipasib. Penanda Penamatc. Cogan Katad. Penanda Akuan atau Rujukan Diri

1.1 Contoh Penanda Antisipasi :

a. Kerjasama tuan dalam hal ini amatlah dihargai dan didahului dengan

ucapan ribuan terima kasih. b. Atas jasa baik tuan mempertimbang permohonan ini amatlah dihargai dan

didahului dengan ucapan jutaan terima kasih.

c. Kesudian tuan melapangkan masa bagi menerima jemputan kami amatlah disanjung tinggi dan didahului dengan ucapan jutaan terima kasih. .

1.2 Contoh Penanda Penamat:

a. Sekian terima kasih.b. Sekian.

c. Sekian untuk perhatian dan makluman tuan.

1.3 Contoh Cogan Kata: Ditulis dengan huruf besar dalam kata petik (“ ”)

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”.

1.4 Contoh Penanda Akuan atau Rujukan Diri:

a. Saya yang menurut perintah,b. Yang benar,c. Patik dengan hormat dan takzimnya,

1.5 Di hujung kata akuan hendaklah diletakkan tanda koma “,”

1.6 Kata akuan ditulis sebelah kiri selajur dengan penutupan dengan jarak

langkau dua di bawah cogan kata.. 11. Tandatangan dan Nama Pengirim: 11.1 Tandatangan diturunkan di bawah Penanda Akuan.

1.5 Di bawah tandatangan ditulis nama penuh pengirim dengan huruf besar dan

diletakkan dalam kurungan .Di bawahnya ditulis nama jawatan dan perkataan “bagi pihak” ketua jabatan jika berkaitan. 1.6 Tidak boleh tulis kata sapaan sebelum nama seperti Encik,Tuan, Yang Berhormat, Yang Mulia dan lain-lain lagi. 1.7 Perkataan “bagi pihak” biasanya ditulis dalam akronim “ b.p.” 1.8 Di bawah jawatan tidak perlu letak alamat pejabat.

12.Salinan Kepada :

12.1 Sekiranya perlu dikirimkan salinan surat tersebut kepada pihak lain,tuliskan dalam jarak langkau dua di bawah nama pengirim. a. Jika salinan surat untuk edaran dalaman dan jabatan yang sama ,nama penerima tidak perlu dituliskan alamat penuh. Contoh: s.k. : 1. Pengarah Pendidikan Perak. 2. Timbalan Pengarah Pendidikan Perak. 3. Semua Ketua Sektor. 4. Semua Pegawai Pendidikan Daerah.

b. Jika salinan surat untuk dihantar kepada pihak lain di luar jabatan hendaklah ditulis nama penerima dan beralamat penuh. Contoh:

s.k. :

1. Pengarah Pendidikan Melaka, Jabatan Pendidikan Melaka, Jalan Bukit Beruang, 75902 Melaka.

5. Pengarah Pendidikan Negeri Sembilan,Jabatan Pendidikan Negeri Sembilan,Jalan Dato’ Hamzah,70990 Seremban,Negeri Sembilan..

b. Di bawah “salinan kepada “boleh juga diltuliskan arahan-arahan tertentu.

Contoh: s.k.: 1. Guru Besar SK. Kampung Maamor,Sungai Siput(U): Sila kemukakan dokumen berikut ke Jabatan Pendidikan Perak ( u.p.: Ketua Sektor Pengurusan Perkhidmatan Pendidikan ) :

1.1 6 salinan Laporan Perubahan ( Kew 8 ) mengikut Pekeliling Jabatan Pendidikan Perak ( Perkhidmatan Tadbiran ) Bil .2 Tahun 1984 bertarikh

21.7.1984 bersama –sama baucar tuntutan mengikut Pekeliling Jabatan Pendidikan Perak “ J.Pel.Pk.Kew.889/64 Pt. II (55 ) & ( 83 ) masing-masing bertarikh 27.12.1984 dan 5.3.1986 bagi tujuan mempercepat bayaran elaun guru sandaran.

1.2 Salinan sijil akademik yang disahkan. 1.3 Surat penerimaan jawatan ( Lampiran C ).

1.4 Surat Sumpah Bukan Penjenayah dan Bukan Penagih Dadah bagi guru sandaran yang pertama kali dilantik. Jika pelantikan kali kedua sila sertakan salinan yang diakui sah. Bagi tujuan mempercepat pembayaran elaun dokumen-dokumen ini boleh dihantar kemudian.

2. Ketua Sektor Pengurusan Sekolah (u.p: Ketua Unit Sekolah Rendah). 13. Penulisan Muka Surat: Ditulis di hujung sebelah kanan atau di bahagian tengah.Sebaiknya ada

penanda sambungan di muka surat sebelah sekiranya ada sambungan.

MELAKSANAKAN SISTEM FAIL YANG SISTEMATIK

LATARBELAKANG

Pengwujudan jumlah fail yang banyak ini telah menimbulkan

beberapa masalah seperti pembukaan fail tanpa mengikut

prosidur, kehilangan fail, pengesanan dan pengeluaran fail yang

lambat dan sebagainya. Untuk meningkatkan pengurusan fail di

cadangkan, satu sistem klasifikasi yang dikenali sebagai

"Block Numeric System"diperkenalkan.

DEFIINISI/ISTILAH

Rekod:

Rekod awam/rekod Kerajaan merangkumi apa sahaja

maklumat yang tercatat atau yang direkodkan berhubung

dengan semua tugas atau kerja harian rasmi Jabatan.

Rekod awam mengandungi maklumat yang boleh

menjaga dan melindungi hak serta kepentingan Kerajaan,

organisasi dan individu

Fail

Satu folder yang diklasifikasikan mengikut kaedah yang

tertentu (nombor/abjad dsb.) supaya kandungan di

dalamnya mudah dikesan.

SistemFail

Proses pengkelasan, penyusunan, penyimpanan,

pengawalan fail secara sistematik untuk tujuan

memudahkan pengesanan serta pengguna apabila

diperlukan.

Klasifikasi

Penyusunan fail-fail di dalam kumpulan-kumpulan yang

mempunyai perkara yang sama dan fail-fail ini dikenali

dengan ideniti yang tersendiri. Identiti ini termasuklah

Fail-Fail "Housekeeping"

Fail-fail yang wujudkan oleh sesebuah pejabat atau

organisasi untuk melaksanakan dan melicinkan

pentadbiran. Fail-fail ini dapat dikelaskan kepada lima

kategori utama seperti yang berikut:-

Pentadbiran Am Bangunan

dan Harta Kelengkapan dan

Bekalan Kewangan

Perkhidmatan dan Personel2.2.6 Fail-fail "Functional"

Fail-fail yang diwujudkan oleh sesebuah pejabat atau

organisasi didalam melaksanakan fungsi-fungsi atau

aktiviti-aktiviti utamanya. Sebagai contohnya fail-fail

berkaitan dengan operasi harian yang diwujudkan oleh

Organisasi itu sendiri adalah jenis fail "functional".

SISTEM FAIL

Faedah Sistem Fail Yang Baik:

Sistem fail yang baik akan membolehkan pengesanan dan

pengeluaran fail dengan segera. Dengan pengeluaran fail

segera, sesuatu maklumat dapat diperolehi dengan cepat serta

tindakan dapat diambil dengan segera. Keadaan ini dapat

meningkatkan kecekapan pentadbiran serta memberi kepuasan

kepada pelanggan.

Skop Klasifikasi Fail:

Fail-fail dikelaskan mengikut struktur organisasi. Kesemua

rekod-rekod dibahagikan kepada dua (2) kumpulan utama iaitu;

rekod-rekod "Housekeeping" dan rekod-rekod "Functional".

3.3 Fail-fail "Housekeeping"

Bagi fail-fail "housekeeping" nombor-nombor seperti berikut

diberikan:Taiuk Besar Kod (nombor)

Pentadbiran Am 100

Bangunan & Harta 200

Kelengkapan & Bekalan 300

Kewangan 400

Perkhidmatan & Personel 500

KOD KLASIFIKASI BAGI REKOD-REKOD "HOUSEKEEPING"

TAJUK BESAR

PENTADBIRAN AM KOD 100

MELIPUTI PELBAGAI PERKARA BERKAITAN DENGAN URUSAN

PERKHIDMATAN PENTADBIRAN, AKTA DAN PERUNDANGAN,

PERSATUAN-PERSATUAN, JAWATANKUASA, PERSIDANGAN DAN

MESYUARAT.

SIR1100 - PENTADBIRAN AM

NOMBOR-NOMBOR UTAMA PERKARA-PERKARA UTAMA

100 Pentadbiran Am

100 -1 Mesyuarat

100-2 Pekeliling dan Surat Pekeliling

100 - 3 Pengurusan Am

100-4 Laporan

100-5 Kajian

100-6 Perangkaan

100-7 Persidangan

• Perkara-perkara utama boleh ditambah lagi dengan merujuk kepada

Bahagian Korporat (Pentadbiran) Organisasi.TAJUK BESAR

BANGUNAN DAN HARTA KOD 200

MELIPUTI PERKARA-PERKARA BERKAITAN DENGAN PEROLEHAN

RUANG PEJABAT MELALUI PEMBELIAN ATAU PENYEWAAN

BANGUNAN DAN TANAH ATAU DENGAN PEMBINAAN BANGUNAN

BARU TERMASUK JUGA PERKARA MENGENAI UBAHSUAI DAN

PENYELENGGARAAN BANGUNAN SERTA PELBAGAI PERKARA

MENGENAI KENDERAAN PEJABAT.

SIRI 200 - BANGUNAN DAN HARTA


200 Bangunan dan Harta Am

200 -1 Tanah

200 - 2 Sewaan Tanah

200 - 3 Permohonan Sewaan Tanah

200 - 4 Penyelenggaraan Bangunan dan Tanah

200 - 5 Pelupusan Harta dan Aset

200 - 6 Aset dan Inventor! LPB

KELENGKAPAN DAN BEKALAN KOD 300

MELIPUTI URUSAN-URUSAN PEMOHON, PENYELENGGARAAN,

PEROLEHAN DAN MEMBAIKI PERALATAN, INVENTORI PERALATAN

DAN TINDAKAN PELUPUSAN ALAT-ALAT YANG TIDAK DIPAKAI ATAU

BERLEBIHAN DAN PERKARA-PERKARA LAIN YANG BERKAITAN.

SIRI 300 - KELENGKAPAN DAN BEKALAN


300 Kelengkapan dan Bekalan

300 -1 Perolehan Kelengkapan dan

Kemudahan

300 - 2 Penyelenggaraan Kelengkapan dan

kemudahan

300 3 Pelupusan Kelengkapan dan

KemudahanTAJUK BESAR

KEWANGAN KOD 400

MELIPUTI PERKARA-PERKARA MENGENAI KEWANGAN SEPERTI

PENERIMAAN, PENGAWALAN DAN PERBELANJAAN. IA MERANGKUMI

AKAUN DAN ACARA PERKAUNAN, HASIL, BELANJAWAN, AUDIT,

TUNTUTAN SERTA BUTIR-BUTIR KEWANGAN YANG LAIN TERMASUK

GAJI, PEMBAYARAN ELAUN, PINDAHAN WANG.

SIRI400 - KEWANGAN


400 Kewangan

400 -1 Kemudahan Pinjaman

400 - 2 Kemudahan Pinjaman Kakitangan

400 - 3 Pengurusan Kewangan

400 - 4 Simpanan Tetap

PERKHIDMATAN DAN PERSONEL KOD 500

MELIPUTI PERKARA-PERKARA BERKAITAN DENGAN URUSAN

PEGAWAI DAN KAKITANGAN SEPERTI PENGAMBILAN CUTI, DISIPLIN,

KENAIKAN PANGKAT, PERTUKARAN, PERSARAAN, PRESTASI DAN

SEBAGAINYA.

SIRI 500 - PERKHIDMATAN DAN PERSONEL


500 Perkhidmatan dan Personel

500 -1 Perjawatan

500 - 2 Pembangunan Sumber Manusia

500 - 3 Perubatan

500 - 4 Latihan dan Kursus

500 - 5 Seminar dan Korporat

500 - 6 Persaraan

500 - 7 Disiplin5.0 KOD KLASIFIKASI BAGI REKOD-REKOD "FUNCTIONAL"

Kod Untuk Fail-Fail "Functional"

Kebanyakan fail-fail "functional" diwujudkan dan digunakan oleh

Bahagian Operasi untuk menjalankan kerja-kerja harian yang ada

kaitan dengan aktiviti mereka. Kod nombor utama yang tertentu

disediakan untuk siri rekod ini adalah seperti berikut:-

"FUNCTIONAL" KOD 600

Meliputi perkara-perkara berkaitan dengan urusan aktiviti kerja harian

yang ada kaitan dengan aset seperti penggunaan mesin, jeti, kerjakerja penyelenggaraan yang dilakukan setiap tahun (routine),

kebombaan, keselamatan.


600 -1 Operasi

600 - 2 Pembinaan Projek

600 - 3 Keselamatan , Kawasan

dan Harta

600 - 4 Kerja, Bekalan dan Penyelenggaraan

Melalui Tawaran Sebutharga dan

Tender

6.0 PROSIDUR-PROSIDUR UNTUK AKTIVITI DALAM SISTEM FAIL

6.1 Penerimaan dan Pendaftaran Surat

6.2 Pendaftaran Fail

6.3 Pembukaan Fail

6.4 Penyimpanan dan Pengedaran Fail

6.5 Pertukaran ke Sistem Baru

PENGURUSAN MESYUARAT

Merancang pelaksanaan dasar, program, mendapatkan nasihat, menyelaras dan menyelesaikan masalah yg timbul.

Diadakan dari semasa ke semasa. Agenda dan jadual mesyuarat perlu dirancang dengan teliti supaya mesyuarat dijalankan dengan lancar dan berkesan.

Mesyuarat yang baik dan cekap akan memberi sumbangan yang berkesan kepada jabatan/organisasi.

Urusetia akan dilantik bagi membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa.

TINDAKAN PRA-MESYUARAT

. Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama Pengerusi jawatankuasa

2. Membuat tempahan bilik mesyuarat

Tempahan secara bertulis

Nyatakan nama jawatankuasa, pengerusi, setiausaha, tarikh, masa, bilangan pegawai, peralatan dan minuman ringan

3. Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan

Kertas kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat

Tentukan bilangan salinan kertas kerja

Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya melebihi 15 muka surat

4. Menghantar surat jemputan mesyuarat

Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat Nyatakan nama jawatankuasa, tarikh, tempat, masa, agenda, nama Pengerusi dan jenis pakaian

Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat

Bilik bersih dan kemas

Tempat duduk mencukupi

Kelengkapan peralatan seperti alat tulis, OHP dan pembesar suara

6. Menentukan kehadiran

Urusetia perlu menentukan senarai ahli yang akan hadir

Senarai ini disediakan 2 hari sebelum mesyuarat

Perbincangan pra mesyuarat

Berbincang dengan pengerusi tentang tindakan yang perlu diambil bagi menyelesaikan masalah

Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat

Cara-cara beri penghormatan kepada Pengerusi

Tepati masa

Minta izin untuk tinggalkan mesyuarat

AGENDA MESYUARAT

Perutusan pengerusi

Pengesahan minit mesyuarat yang lepas

Perkara-perkara berbangkit

Pembentangan kertas kerja

Hal-hal lain

Penutup

TINDAKAN SEMASA MESYUARAT

Catatan minit mesyuarat

Senarai kehadiran mesyuarat

Perkara penting yang dibincang dalam mesyuarat

Keputusan yang dibuat

Tindakan susulan yang perlu diambil

i) Penyediaan Minit

Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi diedarkan kepada ahli mesyuarat

Tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh mesyuarat

ii) Format Minit Mesyuarat

Format disusun mengikut susunan agenda mesyuarat

iii) Susunan Nama Ahli-ahli MesyuaratDisusun mengikut kekananan ahli-ahli yang hadir

iv) Catatan Perbincangan Direkodkan secara padat, tepat dan jelas Catatan yang dibincangkan diikuti dengan nota yang menunjukkan

samada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja

iv) Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat

Bilangan Rujukan minit Perkara Tarikh hantar Kementerian atau jabatan Tarikh maklumbalas patut diterima – oleh urusetia Tarikh maklumbalas diterima – oleh urusetia Tarikh maklumbalas dibentangkan Status

v) Laporan Maklumbalas Oleh UrusetiaCabutan keputusan Ringkasan dan ulasan urusetia Maklumbalas dari kementerian-kementerian atau jabatan-jabatan Senarai kementerian atau jabatan yang belum memberi maklumbalas

vi) Menentukan Format Maklumbalas Dari Kementerian / Jabatan vii) Cabutan keputusan

viii) Kedudukan masakini ix) Peringkat pelaksanaan / pencapaian x) Masalah pelaksanaan xi) Cadangan penyelesaian masalah

viii) Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian / Jabatan Bertanggungjawab

Keputusan mesyuarat memerlukan maklumbalas mengenai pelaksanaan program-program yang melibatkan seluruh agensi-agensi perkhidmatan awam

Tanggungjawab penyediaan laporan maklumbalas hendaklah diberi kepada agensi yang bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan program

PENUTUP Menggaris serta menetapkan norma- norma kerja yang minimum bagi perkara-perkara penting di dalam

pengendalian mesyuarat sesuatu jawatankuasa kerajaan.

TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

Penyediaan Minit

Format Minit Mesyuarat

Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat

Catatan Perbincangan

Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat

Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia

Menentukan Format Maklumbalas dari Kementerian / Jabatan

Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian atau Jabatan Bertanggungjawab

PENUTUP

Kesimpulannya cara menulis surat rasmi dan melaksanakan system fail yang sistematik begitu

juga dengan pengurusan mesyuarat amat penting bagi sesebuah organisasi untuk

melaksanakan pentadbiran dan pengurusan yang berkesan dan berjaya .

kaedah pengurusan surat rasmi dan pengurusan sistem fail

Documents