1

Kako bi razumjeli funkcioniranje određene pojave, predmeta, problema, organizacije (poduzeća, institucije, obitelji) potrebno je tu pojavu promatrati kao sistem i istražiti uzajamnu povezanost i međuovisnosti komponenti tog sistema. Istraživanje svojstava pojedinih komponenti predmet je specifičnih znanstvenih disciplina, a postoji dva pristupa: Analitički sustav promatra funkcioniranje pojedine komponente neovisno o drugim dijelovima tog sistema, no takvo razmatranje može dovesti do krivih zaključaka i pogrešnih odluka uzrokovanih zanemarivanjem bitnih svojstava sustava) Npr., sustav zdravstvene njege bit će znatno efikasniji ukoliko razumijemo pacijente, njihove potrebe i probleme kao i okruženje u kojem žive i rade. Obitelj će funkcionirati bolje i uspješnije ako razumijemo želje, potrebe, emocije, usvojene vrijednosti pa i nesavršenosti svakog člana obitelji. Poduzeće će biti uspješnije ukoliko analiziramo utjecaj okoline, pomno razmotrimo postojeće stanje, definiramo realno dostižne ciljeve i poduzmemo korake u smjeru efikasnog iskorištavanja postojećih resursa. Dakle, sistemu trebamo pristupiti holistički, ne analitički.

2

3

Prva pretpostavka je da smo pojavu definirali kao sistem. Druga pretpostavka je da tu pojavu koju smo definirali kao sistem uvijek promatramo u interakciji s okolinom. Znači da ju nikad ne promatramo izolirano. To ima svoje posljedice u tome što onda tu pojavu definiramo kao otvoreni sistem što dalje ima posljedice na to kako se takvim sistemom upravlja. Treća pretpostavka je da je ponašanje tih pojava uvijek nelinearno, znači da ne pretpostavljamo linearnost u ponašanju takvih sistema. Linearnost je vezana za koncept zatvorenosti sistema. Ako je druga pretpostavka da je pojava koju smo definirali kao sistem uvijek u interakciji s okolinom, onda koncept linearnosti ne odgovara, zato što se početna stanja koja su definirana određenim uzrocima mijenjaju s obzirom na vezu s okolinom. Znači, stalno se nešto događa u okolini što mijenja tu pojavu, a što utječe na način na koji ta pojava funkcionira, pa se pojava razvija nelinearno što je rezultat utjecaja okoline. Četvrta pretpostavka je da je uvijek zadatak i očekivanje da će se poboljšati funkcioniranje sistema, znači, stalni proces poboljšanja. Taj proces poboljšanja znači i efikasnost i efektivnost. Efektivnost je vezana za sposobnost sistema da ostvaruje ciljeve, a efikasnost s načinom kako ih ostvaruje.

Sistem je skup međusobno povezanih podsistema od kojih je svaki u direktnoj ili indirektnoj vezi jedan s drugim. Ovaj naglasak na svaki proizlazi iz toga što ako pojedini podsistemi nisu u međusobnoj vezi (oni ne moraju biti u direktnoj vezi, ali moraju biti u prepoznatljivo indirektnoj međusobnoj vezi, dakle moraju biti u nekoj posrednoj vezi međusobno povezani) onda ne čine sistem.

6

Na temelju definicije pojave kao sistema West Churchman koji se smatra nekom vrstom gurua u području teorije sistema i kibernetike smatra da funkcioniranje sistema ovisi o pet ključnih kategorija: • ciljevi sistema • okolina sistema • sredstva sistema • aktivnosti sistema • upravljanje sistemom Za nas je najbitniji odnos između sistema i okoline na temelju čega koristimo resurse i razvijamo aktivnosti koji su potrebni da se ciljevi ostvare i odlučujemo se za upravljački mehanizam koji će omogućiti realizaciju aktivnosti, iskorištavanje resursa i ostvarenje ciljeva.

Komponente – pojedini dijelovi sistema koje mogu biti dvojake. Ukoliko se neka komponenta ne razlaže na jednostavnije dijelove naziva se element. Ukoliko se neka komponenta razlaže na dijelove naziva se podsistem. Strogo gledano svaki se sistem sastoji od podsistema i ujedno je podsistem nekog sustava. Da li će neka komponenta biti element ili podsustav zavisi od procjene s aspekta ostvarivanja ciljeva analize sustava. Ukoliko je komponenta presložena da bi se mogla u cijelosti analizirati onda se tretira kao podsistem i raščlanjuje na svoje komponente.

8

Druga važna kategorija je razumijevanje što je podsistem. Dakle, ako je sistem cjelina koja može biti sastavljena od podsistema koji su u direktnoj ili indirektnoj međusobnoj vezi, onda je naravno pitanje što je podsistem i što je veza. Podsistem je nešto što nazivamo funkcionalnom komponentom većeg sistema. Postoje dvije karakteristike na osnovu kojih utvrđujemo da li se neka pojava naziva podsistemom ili ne: • Prva karakteristika je da ta pojava može funkcionirati kao cjelina, kao samostalna

jedinica • i s druge strane da može biti dio neke veće cjeline, u kojoj predstavlja jednu

funkcionalnu komponentu, što znači da se zbog promjena u nekim svojstvima te komponente događaju promjene u svojstvima cijele pojave.

Ako pojava zadovoljava oba ta uvjeta, onda se može nazvati podsistemom.

Granica omeđuje sistem. Sve izvan granice sistema je njegova okolina. Granice se s vremenom mogu mijenjati a utvrđene su ili prirodno ili proizvoljno. Utvrđivanje granica sistema se svodi na određivanje da li neka komponenta pripada sistemu ili njegovoj okolini. Da li je neki objekt predmet, pojava dio sistema ili pripada okolini određuje se temeljem dva odgovora: • da li je promatrani objekt ili pojava relevantna za sustav i njegovo funkcioniranje • da li je promatrani objekt ili pojava pod kontrolom sustava? Ako je odgovor na oba pitanja potvrdan tada se radi o komponenti koja je dio sistema, a u protivnom pripada okolini. Ako je odgovor na oba pitanja niječan radi se o objektu koji je nebitan i treba ga isključiti iz analize.

10

Čine komponente i veze među njima. Između pojedinih komponenti sistema veze se mogu uspostaviti neposredno ili preko trećih elementa, a one mogu biti materijalne, energetske ili informacijske.

11

Rekli smo da je sistem cjelina koja je sastavljena od podsistema koji su u direktnoj ili indirektnoj međusobnoj vezi. Ta direktna ili indirektna veza u stvari znači da te veze povezuju svojstva različitih podsistema u jednu cjelinu. Povezivanje tih svojstva se može testirati na određen način, znači da možete procijeniti da li su ti dijelovi međusobno povezani direktnom ili indirektnom vezom. Ako su u direktnoj vezi, to je prilično očito, i to ne morate naročito testirati. Ali vrlo često postoje situacije u kojima ne možete lagano zaključiti što sve utječe na nešto. Testirati možete tako da koristite niz statističkih metoda, recimo korelacije, da bi utvrdili da li među pojavama postoji direktna, znači jača, ili indirektna, manje jaka veza. Ako se promjenom u svojstvu neke komponente dogodi promjena u svojstvu neke druge komponente, to znači da su te komponente međusobno povezane. One mogu biti direktno ili indirektno povezane. Jedan od najraširenijih modela utvrđivanja zavisnosti u ekonomskoj teoriji je model potražnje ili ponuda nečega. Recimo, potražnja za pečenim kestenima ako je to zavisna varijabla ovisi nezavisnim varijablama koje na nju utječu poput godišnjeg doba, kupovne moći, cijene, lokacije, o tome da li ih ima ili nama i ukusa... Prema tome postoji niz stvari koje mogu biti povezane i ako promjena recimo u cijeni utječe na povećanju potražnju za kestenima, onda su te dvije pojave međusobno vezane i u tom slučaju se promatraju kao cjelina i predstavljaju sistem.

U sistemskoj teoriji postoji način na koji možete utvrditi minimalni i maksimalni broj veza koje moraju postojati između pojava da bi se pojave zvale sistemom i da bi činile cjelinu. Prva formula govori o tome kako mora postojati najmanje jedna veza da bi se neke pojave mogle nazvati sistemom. Znači, ako imate dvije pojave, one moraju biti povezane najmanje jednom vezom. Formula je Vmin=N – 1, gdje broj N – 1 označava minimalan broj potrebnih veza da bi se pojava mogla tumačiti kao sistem (ako te dvije pojave nisu međusobno povezane barem jednom vezom, onda ne čine sistem).

Najveći broj mogućih internih veza u smislu vrste veza, izračunava se po formuli Vmax= N(N-1). Primjer: ako u poduzeću od 5 članova odlučujete o rješenju nekog problema broj mogućih različitih stavova može biti 5 x 4, odnosno 20. Dakle, pojedina osoba može sa svakom od preostalih četvero definirati različite stavove i svaka osoba s ostale četiri (broj nije 25 jer se ne možete konfrontirati sami sa sobom). Znači, maksimalni broj mogućih veza, u ovom slučaju stavova o tome koje rješenje je najbolje za problem u poduzeću od 5 zaposlenih gdje svatko može izraziti svoje preferencije je 20.

To je izuzetno važna informacija sa stanovišta upravljanja jer ako sistem hoćete dovesti na razinu efikasnog ponašanja, morate doći do konsenzusa, dakle, ne možete imati 20 različitih stavova o tome što koje će biti rješenje jer onda nikada nećete doći do rješenja. To znači da morate odbaciti 19 različitih stavova i doći do jednog zajedničkog. S upravljačkog stanovišta to znači da vam je potrebno vrijeme, koje kao faktor određuje koliko ima smisla inzistirati na svim mogućim vezama koje postoje u sistemu, ali treba znati da je to sistemski moguće. Naravno, što je veći broj podsistema uključenih u neku cjelinu, to maksimalni broj veza eksponencijalno raste. Zamislite da imate grupu od 20 osoba, teoretski je moguće 380 različitih stavova o nekom problemu, znači različitih veza između pojedinih sudionika u toj grupi. Ako imate grupu od 100 ljudi, onda je moguće 9900 različitih stavova. I to je sa

upravljačkog stanovišta jedna od najvažnijih informacija kako bi se mogao definirati proces do dolaženja do konsenzusa.

13

Neku pojavu definiramo kao sistem samo ako su određeni podsistemi u međusobnoj direktnoj ili indirektnoj povezanosti. Dakle, ako su svi podsistemi u direktnoj ili indirektnoj povezanosti, može se reći da čine cjelinu. To je jako važno upravo sa stanovišta strateškog upravljanja poslovnim sistemima, jer postoje dijelovi poslovnog sistema koji nemaju direktnu međusobnu povezanost, ali postoji indirektna povezanost preko nekih drugih podsistema. S druge strane, ono što se u teoriji sistema zove agregat su one skupine podsistema koje mogu biti prostorno ili vremenski bliske jedna drugoj ali nisu niti u direktnoj niti u indirektnoj međusobnoj povezanosti. Recimo, ako profesor govori a studenti to čuju i odgovaraju na upite, komuniciraju s profesorom onda oni čine sistem, no ako neki studenti nešto drugo rade koncentrirano, ako međusobno pričaju, a fizički i vremenski su bliski profesoru, u tom slučaju ne čine sistem, već agregat.

Kriterij za definiranje okoline je ono što je izvan sistema. Neki sistemi mogu utjecati na svoju okolinu što naravno ovisi o veličini sistema, snazi sistema, funkcioniranju podsistema i slično. Međutim nema sistema na svijetu, koji može kontrolirati cijelu okolinu. Zato je jako bitno da poduzeća prepoznaju svoju okolinu i kontinuirano vode računa o tome koliko okolina koja je za poduzeće relevantna utječe na funkcioniranje poduzeća i kako poduzeće utječe na tu okolinu.

Ta interakcija sistema i okoline je zapravo mjera otvorenosti sistema. Znači ako se sistem definira na način da ne prima utjecaj iz okoline onda je zatvoren. Iako govorimo o asolutno zatvorenom sistemu zapravo ne postoji sistem koji je u potpunosti zatvoren jer takav sistem stvara entropiju (nered, konfuziju, zbrku - sjetite se Big brothera - u zatvorenom sistemu je entropija veća i to i ta emisija pokazuje, jer ako imate duže vremena zatvoren sistem i ne postoji utjecaj iz okoline, kaos u odnosima se u pravilu povećava, i neki ispadaju iz te situacije jer to ne mogu izdržati). Isto tako ne postoje potpuno otvorenih sistema. Određena pravila koja mogu biti zakonska regulativa, pravila i principi funkcioniranja nekog sistema, etičke norme smanjuju mogućnost potpuno otvorenog sistema. Dakle, ne postoji potpuno otvoren sistem, ali s druge strane, nemoguće je imati potpuno zatvoren sistem. Znači, ne postoji apsolutno zatvoreni sistem, već se najčešće radi o relativno zatvorenom sistemu ili o otvorenom sistemu uz razumijevanje da nema apsolutno otvorenog sistema. Kod relativno zatvorenog sistema uvijek pretpostavljamo da postoji kontrolirana razmjena s okolinom, znači da uvijek znamo što sistem daje i što prima iz okoline, za razliku od otvorenog ili relativno otvorenog sistema gdje pored tih poznatih ulaza u sistem se očekuju i neočekivani ulazi, znači da unaprijed znate da će biti iznenađenja.

18

Najšira definicija ciljeva je da su to stanja kojima sistem svojim ponašanjem teži. Međutim, kad to kažemo, onda nismo vidjeli da li su ta stanja dobra ili loša, poželjna ili nepoželjna, nego su to stanja kojima sistem svojim ponašanjem teži. Ta stanja mogu biti imenovana ili stvarna. Imenovani su ciljevi ona stanja za koja se sistem deklaratorno opredjeljuje, znači, za koja kaže da ih želi postići. Recimo, želimo postići da smo prvi u Hrvatskoj, da smo prvi u regiji, da smo prvi u svijetu, dakle to je cilj koji želimo postići i zatim ga naravno kvantificiramo. To je imenovani cilj ako smo se deklaratorno za njega opredijelili. Stvarni ciljevi su ona stanja kojima svojim ponašanjem težimo, odnosno koja svojim ponašanjem ostvarujemo. Ako je presjek između imenovanih i stvarnih ciljeva velik, to znači da imate kapacitet da ostvarite imenovane ciljeve i to se definira kao efektivnost. Znači, sposobnost sistema da ostvaruje ciljeve je efektivnost, a to je dakle mogućnost da ostvarite imenovane ciljeve i da svojim ponašanjem ne idete prema nekim drugim ciljevima. S upravljačkog stanovišta je važno da presjek između imenovanih i stvarnih ciljeva bude što je moguće veći. U protivnom se postavlja pitanje neodgovarajuće efektivnosti, što znači da se ne ostvaruju ciljevi ili da sistem nema sposobnost ostvarivanja imenovanih ciljeva, a iz toga onda proizlazi i pitanje efikasnosti, jer trošite određene resurse na neefikasan način.

Pod aktivnostima sistema promatramo one procese koji su potrebni da bi se ostvarili imenovani ciljevi. Poželjno je sa stanovišta strateškog upravljanja da ove aktivnosti i procedure budu standardizirane i da neki način budu opisane – kada npr. uključujete koncept kvalitete u funkcioniranje poduzeća onda zapravo standardizirate procese i aktivnosti kako bi svi podsistemi uspješno funkcionirali, odnosno kako bi određeni podsistem mogao zamijeniti drugi podsistem koji ima problema i ne može dobro funkcionirati. I naravno, mora postojati usporedba ili benchmark - mogućnost da se stalno uspoređujete (s boljima, ne s lošijima od sebe) da li su ti vaši procesi i te aktivnosti takvi da možete ostvariti imenovane ciljeve.

Kada govorimo o upravljanju sistemom ako je sistem otvoren onda možete stanje ekvifinaliteta. Ekvifinalitet je stanje koje znači mogućnost ostvarenja istog konačnog stanja uz različite početne uvjete. Upravljanje je uvijek planiranje aktivnosti i kontrola kako se te aktivnosti ostvaruju u smislu ostvarivanja imenovanih ciljeva. Kod zatvorenih sistema je situacija drugačija jer početni uvjeti određuju mogućnost ostvarivanja ciljeva. Znači, kod zatvorenog sistema nemate mogućnosti da zbog utjecaja okoline mijenjate strategije ponašanja.

Pozitivna povratna veza je jednostavniji slučaj jer je na neki način prirodna za ponašanje sustava u uvjetima bez ograničenja, tipična je za objašnjenje fenomena rasti. Krivulja koja pokazuje pozitivne povratne veze ima eksponencijalni oblik. Atribut pozitivna ne mora značiti ništa dobro za sistem. Vrlo često je pozitivna povratna veza mehanizam ubrzanog odumiranja sistema. Pozitivna veza je pozitivna jer upravljačke aktivnosti imaju isti smjer kao i promjene sustava te ubrzavaju započete promjene. Ovisno o trendu promjene mogu biti dobre ili loše za sistem. Atribut negativne povratne veze ne znači odmah da je loše za sistem. Negativne povratne veze opisuju situaciju kada se sistem nastoji održati u željenom stanju. Primjer upravljanja zalihama materijala na skladištu proizvodnog poduzeća. Zbog procesa proizvodnje i utroška materijala stanje zaliha se smanjuje. Kada sustav upravljanja zalihama konstatira da su zalihe smanjenje poduzeće se okreće nabavci novih materijala. I pozitivne i negativne povratne veze su direktne povratne veze jer se ostvaruju na razini jednog sustava.

23