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Workshopunterlagen „Integriertes Management – Kosten-/Nutzencheck“
Kapitel 12
Internes Audit – Management ReviewAnforderungen – Vorgangsweise –Tipps – Gruppenarbeit – Checklisten internes Audit, Management Review wurden erstellt von:Mag. Hermine Dimitroff-Regatschnig, eco4ward, Dr. Christian Plas, Denkstatt, Dr. Elsbeth Huber, Zentralarbeitsinspektion, BMWA
Kapitel 12: Internes Audit – Management Review
AUVA – BMVIT – Lebensministerium – WIFI Österreich
Internes Audit
Betriebsinternes Instrument, um festzustellen, ob das Managementsystem wie geplant funktioniert und die Ziele erreicht wurden (Kontrollinstrument)Damit wird aber auch festgelegt, was zu tun ist, um festgestellte Mängel zu beseitigen und weitere Verbesserungen zu erzielen (Steuerungsinstrument)
Es wird überprüft, ob das Managementsystem den Anforderungen der gewählten Norm(en) entspricht (Normenkonformität)
Interne Audits werden von qualifizierten internen oder externen Personen durchgeführt
Kapitel 12: Internes Audit – Management Review
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Externes Audit
Externe Audits durch Kunden, die sich selbst von der Qualität des Managementsystems ihres Lieferanten überzeugen wollen
EMAS-Begutachtung, Zertifizierungen nach ISO Normen, etc durch externe zugelassene Gutachter bzw. akkreditierte Zertifizierungsorganisationen
Begutachtung und Zertifizierung stellen die häufigsten externen Audits dar. Bei externen Audits werden im Vergleich zu internen andere Schwerpunkte gesetzt.
Ebenso sind die Qualifikationsanforderungen an die Auditoren umfassender
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Internes Audit:Bereich Sicherheit/Gesundheit
Anforderungen nach OHSAS 18001:Überprüfung, ob Anforderungen der OHSAS 18001 erfüllt sindVerbesserungen des Sicherheits- und Gesundheitsmanagements ermittelnAufzeigen von Stärken und Schwächen des SGMAudit wird von internen oder externen Personen durchgeführt, die kompetent /unabhängig sein müssen
Anforderungen nach SCC:keine Regelungen in der SCC-Checkliste über zeitliche und inhaltliche Durchführung der internen Audits
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Internes Audit: Bereich Umwelt
Anforderungen nach EMAS-VO/ISO 14001:Prüfung, ob das UMS wie geplant funktioniertPrüfung, ob die Umweltziele erreicht wurdenFeststellung, was zu tun ist, um die festgestellten Mängel zu beseitigen und weitere Verbesserungen zu erzielenPrüfung, ob das UMS den Anforderungen der gewählten Normen (EMAS-VO, ISO 14001) entsprichtUnabhängige, objektive und qualifizierte Auditoren
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Anforderungen an Auditoren (EMAS-VO/ISO 14001)
unabhängigobjektivqualifiziertDas heißt, die Auditoren müssen von den Tätigkeiten, die sie kontrollieren, ausreichend unabhängig sein, damit eine objektive und neutrale Bewertung garantiert ist
Zusätzlich werden von den Auditoren Kenntnisse in folgenden Bereichen verlangt:UmweltmanagementUmweltrechtUmwelttechnikUmweltauswirkungenAuditverfahrenPrüftechniken
Kapitel 12: Internes Audit – Management Review
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Üblicherweise arbeiten Betriebe mit einem Stab an internen Auditoren und setzen externe Auditoren ein, wenn die eigene Organisation noch nicht über ausreichend qualifizierte Auditoren verfügt, oder die Unabhängigkeit von internen Auditoren nicht gewährleistet ist.
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Internes Audit: Bereich Qualität
Anforderungen ISO 9001:2000:Geprüft wird - Normenkonformität
- Wirksamkeit des Managementsystems
- Ob MitarbeiterInnen mit dem System vertraut sind
- Zielkonformität (produktbezogen)
Einsatz von qualifizierten/unabhängigen Auditoren
Auditplanung und AuditvorbereitungSetzen Sie bewährte Checklisten ein - Verstehen Sie das interne Audit als Dienstleistung
Kapitel 12: Internes Audit – Management Review
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Internes Audit: Kosten-/Nutzencheck
Durch das interne Audit wird regelmäßig überprüft, ob die im Managementprogramm festgelegten Ziele und Maßnahmenzur Erzielung von Einsparungspotenzialenzur Integration der Kosten- und Nutzenaspekte umgesetzt wurden und ob die vorgesehenen Abläufe ausreichend und effizient sind
Kapitel 12: Internes Audit – Management Review
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Internes Audit: IM (1)
Anforderungen:Überprüfung der Normenkonformität (OHSAS 18001, SCC, ISO 14001, EMAS-VO, ISO 9001:2000)Überprüfung, ob existierende Regelungen und Vorgaben eingehalten werdenÜberprüfung der Wirksamkeit des Management-systems (Stärken/Schwächen aufzeigen)Überprüfung der Erreichung der ZieleErmittlung von Verbesserungsmöglichkeiten
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Interne Audits: IM (2)
Qualifizierte, unabhängige, interne oder externe AuditorenAuditzyklus festlegenPlanung aller durchzuführenden Audits (Gesamt-Auditplanung)AuditdetailplanungVerfahren zur Durchführung der internen Audits festlegen (Einführungsgespräch, Audit gem. Auditplan, Betriebsbegehung, Abschlussgespräche, Auditbericht)
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Planungsebenen für interne Audits
2. Detailplanung jedes einzelnen internen AuditsVorbereitungDurchführungNachbereitung
1. Gesamtplanung der internes AuditsGesamtzieleKorrekturen, BerichtManagement ReviewUmfang, Zyklus, Ressourcen
AUDITPLAN IMS 2004 - Umwelt/Abfallwirtschaft, Qualität, Sicherheit/Gesundheit, Hygiene
Prozesse
Umw elt Qualität Sicherheit/Gesundheit Hygiene
QW/Labor
Verpackungsentwicklung
Zylinderrepro
Druckvorstufe
Einkauf
Zylinderherstellung
Logistik
IMS
MaiJänner Februar März AprilKW7 KW8 KW9
Betriebsleitung
Controlling/Finanzen
Verkauf Tobacco
Human Resources
IT
Technischer Support
Stanzformenbau
Verkauf GenPack
Verkauf Fremdzylinder
Bogenoffsetdruck
Rollentiefdruck Graz
Instandhaltung
KW10 KW17 KW18 KW19 KW20
Rollentiefdruck Dresden
KW11 KW12 KW13 KW14 KW15 KW16 KW21 KW22 KW23
KW5 KW6 KW7 KW8 KW9 KW10 KW11 KW12
KW1 KW2 KW3 KW4
KW1 KW2 KW3 KW4 KW13 KW14 KW15 KW16 KW17 KW18 KW19 KW20 KW21 KW22 KW23
KW5 KW6
BDA
Svitavy
Krakau
Moskau
Crimmitschau
Zerti
fizie
rung
saud
i
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Detailplanung der internen Audits
1. VorbereitungAuswahl des Bereiches aus der GesamtplanungAuditschwerpunkte festlegenAuditorenteam für den BereichDokumentenliste, -prüfungErstellung eines AuditleitfadensAblaufplanungAuditverständigung
2. DurchführungEröffnungsrundeSammlung von PrüfbeweisenAbweichungen, Korrekturmaßnahmen, HinweiseAbschlussgespräch
3. NachbereitungAuditberichtÜberprüfung der Korrekturmaßnahmen (Nachaudit)
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Detailauditplanung am Beispiel der Leinen-Weberei Vieböck (1)
AUDIT-DETAILPLANUNG - Vorbereitung Dok.Nr. 04.41 Datum 10.05.2002
Vers. 1
Vorbereitung des Umwelt-Audits Regelungen/Abläufe Verantwortlich 1. Auswahl des auditierten Bereiches “Gesamtes Unternehmen”: Weberei und Verwaltung Hr. Kobler und Frau Vieböck
2. Festlegung der Auditschwerpunkte • Umweltberichte • Umweltbetriebsprüfung • Umstellung des Managementsystems • Abfallmanagement • Dokumentationen
Frau Vieböck
3. Auditorenteam für diesen Bereich, Anforderungen an die Auditoren
• Herr Kobler (UM-Beauftragter) • Frau Fölser • Mag. Beyer (externer Berater)
Anforderungen an die Auditoren: • Kenntnis Weberei • Kenntnisse über die rechtlichen, technischen und
sicherheitsaspekte im Bereich Weben • Erfahrung bei Prüftätigkeiten • Objektivität und Unabhängigkeit
By
© Leinen-Weberei Vieböck
Kapitel 12: Internes Audit – Management Review
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Detailauditplanung am Beispiel der Leinen-Weberei Vieböck (2)
AUDIT-DETAILPLANUNG - Vorbereitung Dok.Nr. 04.41 Datum 10.05.2002
Vers. 1
Vorbereitungsarbeiten Regelungen/Abläufe Verantwortlich4. erforderliche Dokumente und
Dokumentenprüfung • Handbuch inkl. mitgeltender Unterlagen • Aufzeichnungen • erfolgte Überprüfungen und Wartungen • Schulungen, Unterweisungen • Abfallwirtschaftskonzept • Input/Outputdaten Die Dokumente werden vorweg und beim Audit von den Auditoren geprüft.
GF
5. Auditleitfaden für diesen Bereich Der Auditleitfaden ist so strukturiert, daß er als Leitfaden, als auch als Vorlage für den Audit-Bericht verwendet wird.
By
6. Ablauf- und Zeitplanung KW 23/2003
Zeit Thema Gesprächspartner Auditor 9:00-9:10 Begrüßung und
allgemeine Einführung Fr. Vieböck, Fr. Brunner, Fr. Atzmüller, Fr. Lehner
By, Kobler, Fölsner
9:10-9:20 allgemeine Themen, Managementsystem
Fr. Vieböck, Fr. Brunner, Fr. Atzmüller, Fr. Lehner
By Kobler, Fölsner
ca. 9:20-12:00 Audit mittels “Fragenkatalog” Fr. Vieböck, Fr. Brunner, Fr. Atzmüller, Fr. Lehner
By Kobler, Fölsner
13:00-14:30 Audit mittels “Fragenkatalog individuell nach Themengebiet ca.14:30-14:45 Zusammenfassung, Abschlußge-
spräch, Festlegung weiterer Termine, etc.
Fr. Vieböck, Fr. Brunner, Fr. Atzmüller, Fr. Lehner
By Kobler, Fölsner
© Leinen-Weberei Vieböck
erstellt Beyer/10/05/2002 geprüft Beyer/20/05/2002 freigegeben Vieböck/20/05.2002
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Detailauditplanung am Beispiel der Leinen-Weberei Vieböck (3)
AUDIT-DETAILPLANUNG - Vorbereitung Dok.Nr. 10.01 Vers. 0 Auditoren: Kobler, Beyer,
Bereich „Gesamtbetrieb
Datum
Umwelt-Auditverständigung Lfd. Nr.: Interne Mitteilung
Betreff: Audit – Gesamtbetrieb
Termin: KW 23/2003, 9.00 Uhr
Dauer: ganztägig
Ort: Helfenberg
Erforderliche Unterlagen und Verantwortliche: • Handbuch inkl. mitgeltender Unterlagen • Aufzeichnungen • erfolgte Überprüfungen und Wartungen • Schulungen, Unterweisungen
• Abfallwirtschaftskonzept • Input/Outputdaten
Die vor Ort erforderlichen Unterlagen sind bereitzuhalten.
Beyer
Verteiler: Kobler zur Information der Mitarbeiter
© Leinen-Weberei Vieböck
erstellt Beyer/10/05/2002 geprüft Beyer/20/05/2002 freigegeben Vieböck/20/05.2002
Kapitel 12: Internes Audit – Management Review
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Detailauditplanung am Beispiel der Leinen-Weberei Vieböck (4)
AUDITBERICHT Dok.Nr. 10.xx Vers. 0
Datum
Auditoren: Beyer, Kobler
Bereich Gesamtunternehmen
Nr.
Frage/Anforderung (Auszug)
Beurteilung /Anmerkung (A=Abweichung; H=Hinweise; NR nicht relevant)
Korrekturvorschlag VA = Verantwortlich
Korrektur durchgeführt
Maßnahme VA Frist Datum Unter-schrift
1 Wie wird den Verpflichtungen zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen, zur kontinuierlichen Verbesserung, zur Anwendung des “Stand der Technik” nachgekommen?
2 Integrierte Anweisungen 3 Input/Outputdaten: Welche Änderungen ergaben sich
gegenüber dem Vorjahr? Kosten/Nutzen in den Bereichen Q-S-U
4 Werden Schulungen durchgeführt? Welche und in welchem Zeitraum? Sind die Schulungen ausreichend? Gibt es einen Schulungsplan? Wie wird sichergestellt, daß alle Mitarbeiter mit relevanten Aufgaben die nötige Kompetenz, Ausbildung, Qualifikation haben?
5 Kennen die Mitarbeiter die sicherheits-, qualitäts- und umweltrelevanten Auswirkungen ihrer Tätigkeit?
6 Wie erfolgt die Dokumentation im betrieblichen Alltag?
7 Werden Kontrollen regelmäßig durchgeführt und welche Aufzeichnungen gibt es darüber?
8 Wurden Kennzahlen ermittelt? Wie haben sie sich bewährt?
9 Besteht Rechtskonformität in den Bereichen SG-U?
© Leinen-Weberei Vieböck
erstellt Beyer/10/05/2002 geprüft Beyer/20/05/2002 freigegeben Vieböck/20/05.2002
Kapitel 12: Internes Audit – Management Review
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Detailauditplanung am Beispiel der Leinen-Weberei Vieböck (5)
AUDITBERICHT ZUSAMMENFASSUNG
Dok.Nr. 10.01 Vers. 0 Auditoren: Kobler, Beyer,
Bereich „Gesamtbetrieb
Datum
Auditierter Bereich: Gesamtunternehmen
Datum:
Verantwortliche: Frau Vieböck, Herr Kobler Vorgelegte Dokumente zur Prüfung • Handbuch inkl. mitgeltender Unterlagen • Aufzeichnungen • erfolgte Überprüfungen und Wartungen
• Schulungen, Unterweisungen • Abfallwirtschaftskonzept • Input(Outputdaten •
Ergebnisse: 1. Abweichungen:
2. Hinweise:
Die detaillierte Beschreibung befindet sich im Auditbericht Nachaudit: Bis zum Nachaudit werden alle Abweichen beseitigt. Korrekturen kontrolliert am: Auditor/Unterschrift
Erstellt von: Datum: Unterschrift:
© Leinen-Weberei Vieböck
erstellt Beyer/10/05/2002 geprüft Beyer/20/05/2002 freigegeben Vieböck/20/05.2002
Kapitel 12: Internes Audit – Management Review
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Interne Audits – Tipps (1)
Intensive VorbereitungPrioritäten setzen - Probleme und Schwerpunkte herausgreifenRegeln des guten Auditierens beachtenMitarbeiterInnen nicht langweilen mit irgendwelchen sinnlosen DingenAudit ist besser als sein Ruf
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Interne Audits – Tipps (2)
Überprüfen Sie mit der Checkliste „Interne Audits“, ob Sie alles berücksichtigt habenWeitere Informationen und Tipps zum internen Audit aus dem ersten Pilotprojekt finden Sie unter http://www.iman.at/beispiele.asp?obernavid=41
Kapitel 12: Internes Audit – Management Review
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Gruppenarbeit: internes Audit
Konzipieren Sie in der Gruppe eine Audit-Gesamtplanung für einen ausgewählten Betrieb der Gruppe und Präsentieren Sie die Ergebnisse im PlenumKonzipieren Sie die Audit-Detailplanung für ein ausgewähltes Beispiel aus den Präsentationen der Gesamtauditplanung
Kapitel 12: Internes Audit – Management Review
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Management Review
Das Management Review ist ein wichtiges betriebsinternes Instrument, mit dem die Geschäftsleitung prüft, ob das Managementsystem funktioniertEs ist die Gelegenheit des obersten Managements, sich mit den Aktivitäten in den Bereichen Sicherheit/Gesundheit, Umwelt , Qualität und Kosten-/Nutzenaspekten dieser Bereiche auseinander zu setzen
Kapitel 12: Internes Audit – Management Review
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Management Review: Bereich Sicherheit/Gesundheit
Anforderungen OHSAS 18001:Überprüfung der Wirksamkeit des SGS durch die oberste LeitungGesamtbewertung des SGS
Bewertung einzelner Elemente
Ergebnisse des Audits berücksichtigen
interne und externe Faktoren berücksichtigen
Identifizierung von Maßnahmen - Behebung von Defiziten
Vorausschau
Kapitel 12: Internes Audit – Management Review
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Management Review: Bereich Sicherheit/Gesundheit
Anforderungen SCC:Laut Punkt. 1.5.2 der SCC-Checkliste:
Prüfung, ob die Aktionspläne umgesetzt wurden
Prüfung, ob die Ziele erreicht worden sind
Erstellung eines Prüfberichtes
Kriterien für das Management Review: Inhalt des Berichtes, durchgeführte Prüfung, ausführende Stelle/Person (liegt im Verantwortungsbereich des oberen und mittleren Management)
Kapitel 12: Internes Audit – Management Review
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Management Review: Bereich Umwelt
Anforderung EMAS-VO und ISO 14001:Prüfung der Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems durch die oberste Leitung in von ihr festgelegten Abständen
Bewertung der Umweltpolitik und des Umweltmanagementsystems
Verabschiedung des neuen Umweltprogramms mit den Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung der Umweltleistungen und den dafür notwendigen Ressourcen
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Management Review: Bereich Qualität
Anforderungen ISO 9001:2000:Überprüfung der Übereinstimmung, Angemessenheit und Effizienz des Managementsystems durch die oberste Leitung in festgelegten IntervallenMindestinhalte:
KundenbeschwerdenAuditberichteProzessberichteProduktkonformitäts-AnalysenStatus vorbeugender, korrigierender/ verbessernder Aktionen
Revision der Ziele - Festlegung neuer ZielsetzungenDokumentation der Ergebnisse
Kapitel 12: Internes Audit – Management Review
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Management Review:Kosten-/Nutzen-Check
Mit dem Management Review überprüft die oberste Leitung auch die Umsetzung der Ziele und Maßnahmen der Kosten-/und Nutzenaspekte, da diese als Ziele und Maßnahmen im Managementprogramm aufgenommen und auch beim internen Audit überprüft wurden
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Management Review: IM (1)
Überprüfung der Wirksamkeit des Managementsystems und der Unternehmenspolitik durch die oberste LeitungÜberprüfung und Bewertung der ZielerreichungRevision der Ziele neue Ziele und Maßnahmen beschließen, einschließlich notwendiger Mittel und RessourcenVerabschiedung des neuen ManagementprogrammsDokumentation der Ergebnisse des Management Reviews
Kapitel 12: Internes Audit – Management Review
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Management Review: IM (2)
Unterlagen für Management Review: UnternehmenspolitikManagementprogramm des letzten JahresAuditberichte (bewertet)Vorschlag für neues Programm
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Planung des Management Reviews am Beispiel der Leinen-Weberei Vieböck (1)Management-Review Dok.Nr.10.02 Datum Vers.: Erstellt von: Termin: Dauer: 13:00 – 15:00 Uhr Ort: Helfenberg Teilnehmer: Frau Vieböck, Herr Kobler, Herr/Frau Unterlagen: • Ergebnisse von Audits
• Input/Outputröme • Prozessleistung und Produktkonformität • Status von Vorbeugungs- und Korrekturmaßnahmen
• Politik • Ziele und Programme • Empfehlungen für Verbesserungen • AWK
Ziel des Management Reviews: Die oberste Leitung muss das Managementsystem der Organisation in geplanten Abständen bewerten, um dessen fortdauernde Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit sicherzustellen. Diese Bewertung muss die Bewertung von Möglichkeiten für Verbesserungen des und den Änderungsbedarf für das Management-system einschließlich der Politik und der Ziele/Programme enthalten. Aufzeichnungen über die Managementbewertung müssen geführt werden Die Ergebnisse der Managementbewertug müssen Entscheidungen und Maßnahmen zu folgendem enthalten: Verbesserung der Wirksamkeit des Managementsystems und seiner Prozesse, Produktverbesserung in Bezug auf Kundenanforderungen, Bedarf an Ressourcen, erzeugten Emissionen sowie Vorbeugung der Gesundheit der Mitarbeiter. Zusammenfassung des Auditberichts 2003 als Grundlage für das Management Review 2003: Das Audit wurde in KW 23/2003 durchgeführt. Die Bewertung (nach dem Schema: erfüllt, teilweise, nicht erfüllt) erfolgte durch die Auditoren beim Audit. Die Ergebnisse wurden von Frau/Herrn zusammengefaßt und dienen als Grundlage für das Management Review 2002. Auditziele: • Rechts- und Normenkonformität
• Ist-Standsanalyse • Umweltverbesserungen identifizieren
• Systemkonformität • Mitarbeiterbewußtsein hinterfragen
Auditteam: • Herr Kobler • Frau Fölser • Frau/Herr Auditbereiche: Es wurde die gesamte Firma auditiert. Die Überprüfung erfolgte durch Prüfung der Dokumente, Befragung der Mitarbeiter und
Einsichtnahme in Unterlagen vor Ort. Bewertung:
1 kein Handlungsbedarf, Anregungen 2 Änderungen empfohlen, geringe Mängel 3 Handlungsbedarf gegeben
Kapitel 12: Internes Audit – Management Review
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Tipps (1)
Es wirklich machen!!!Als Managementinstrument verwendenauf grobe Weichenstellungen beschränken (Gesamtorganisation im Blickfeld haben und bewerten)Dinge einigermaßen messbar machenNorm nur als Orientierungshilfe ansehen, da sie zuviel fordertbegrenztes Zeitbudget, daher ist eine gute Vorbereitung des Management Review und eventuelle Vorgespräche mit der für den Bereich verantwortlichen Person aus der Geschäftsleitung besonders wichtig
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Tipps (2)
Die Geschäftsleitung muss aufgrund der ihr zur Verfügung gestellten Unterlagen in der Lage sein die Unternehmens-politik / das Managementsystem zu bewerten - das neue Managementprogramm zu genehmigen – kurze prägnante Zusammenfassung der Umweltsituation in Form der bewerteten Auditberichte
Überprüfen Sie mit der Checkliste „Management Review“ob Sie alles berücksichtigt habenWeitere Informationen und Tipps zum Managementsystem aus dem ersten Pilotprojekt finden Sie unter http://www.iman.at/beispiele.asp?overnavid=47