KILU:s ”nya” inköpsorganisation2019-10-03

Projektgrupp

• Jörgen Nilsson, Administrativ chef, KILU och KC

• Katarina Fredriksson, Inköpare vid CAS, KILU

• Ann-Christine Wikander, inköpare vid KILU och KC

Kemiska institutionen – en del av Kemicentrum

Kemiska institutionen är en del av Kemicentrum, som är ett av de större

centrumen för utbildning och forskning inom kemiområdet i norra Europa.

Kemiska institutionen i siffror

• 4 centrum/enheter för forskning och utbildning

• 323 anställda

• 50 professorer

• 168 forskarstuderande

• 800 helårsstudenter

• ca 363 miljoner SEK i årlig omsättning

En institution – fyra enheter

Forskningen vid kemiska institutionen är uppdelad i fyra övergripande

forskningsområden, enheter/centrumbildningar. Inom varje enhet ingår en

eller flera avdelningar och/eller ett antal forskargrupper.

• Centrum för analys och syntes – 12 forskargrupper

• Centrum för tillämpade biovetenskaper – 3 avdelningar

• Centrum för molekylär proteinvetenskap – 2 avdelningar

• Enheten för fysikalisk och teoretisk kemi – 3 avdelningar

Inköpare idag

Avdelning/Enhet Omfattning, ca

CAS 100%

Biofysikalisk 15%

Biokemi 45%

Fysikalisk 40%

Kemisk fysik 25%

Bioteknik 50%

TMB 30%

Tillämpad biokemi 30%

KILU 15%

Ca 350%

Drivkraft till förändring

Drivkraft till förändring

• Frågan om hur det fungerade inom institutionen ställdes

internt

• Det blev en ökad lyhördhet på verksamhetens behov

Konsekvensanalys av befintlig

inköpsorganisation

Inköpare vid institutionen

• Ensam på uppgiften, gör att de är ”aldrig” lediga

• Ingen uttalad backup

• Inget eller väldigt lite samarbete

• Spridd kompetens, gör det svårt att stötta varandra

• Låg eller ingen kunskap/förmåga att hantera

förenklad/direktupphandling, sällanuppgift

• Osäkerhet om ramavtal och efterlevnaden av dessa

• Okunskap och bristande förmåga att använda Lupin

till fullo

Drivkraft till förändring

• Frågan om hur det fungerade inom institutionen ställdes

internt

• Det blev en ökad lyhördhet på verksamhetensbehov

• Utifrån behoven/input, uppgiften att:

– konkretisera förslag på förändring och utveckling som

möter behoven

• Institutionsledning som driver/stödjer förändringen

• Positiva avdelningsföreståndare

• Transparens, tydlighet och förankring

• Beredda att modifiera förslaget

Arbetsförslag

• Institutionssamordnat inköp

– En inköpsgrupp vid KILU

– Genomför samtliga inköp

– Tar emot samtliga leveranser

Fördelar

• Fördelar

– Ökad tillgänglighet, ”alltid” personal på

plats.

– Generell kompetenshöjning,

specialister (kemikalier, upphandling,

etc)

– Fortsatt lokal kännedom

– Bättre priskontroll

– Bättre beställningsuppföljning

– Kunskap om leverantörer

– Backup (sjukdom, sem.)

– Avlastning

– Stöd och bollplank

– Löpande inköp

– Minskad stress/press

– Bättre på att följa regelverk

– Koll på gällande ramavtal

– Kortare ledtider

– Lättare att göra snabba

beställningar

– Minskad kostnad för

inköpsorganisation på längre sikt

– Mer och bättre service kring inköp

Nackdelar

• Nackdelar (farhågor)

– Ökad distans mellan forskare och inköpare

– Minskad förståelse och kännedom för verksamheten av inköpare

– Minskat förtroende från forskare för inköparna då det blir mindre personlig

kontakt

– Längre ledtider

– Svårare att göra snabba beställningar

– Svårare att göra specialbeställningar

– Upplevelse av minskad kontroll över inköpen

– Ökad OH

Just nu

• Ser över flödena i systemen

– Beställningar via Lupin

– Beställning via punchout – leverantörernas shopar

– Attestflöden

• Hur ska vi följa upp artikeln från beställning till färdig

leverans?

• Hur undviker vi små order (vilka genererar extra avg.)?

• Hur följer vi upp restorder?

• Test av internt beställningssystem, OSYS

• Prövar på två avdelningar

• Lämpliga lokaler – Placering, Anpassning

Sista steget

• Fortsätter plocka fram svar på de frågor som återstår

• Ledningsinternat

• Institutionsstyrelsens beslut i december

• BLIR DET AV?