kirkon digitointihankkeen eteneminen...18 27.9.2018 lähde: kirkkohallituksen arkiston...
TRANSCRIPT
Kirkon digitointihankkeeneteneminen
28.9.2018 klo 13.00-14.xxTampere
Johanna Mela, arkistonhoitajayleishallinto, Kirkkohallitus
Suunnittelu Kilpailutus ToteutusLaskelmat
Ohjaus- ja projektiryhmä (huom.puitesopimus tulossa lokakuun 2018 aikana)
• Asta Virtaniemi, Kirkkohallitus• Jukka Tamminen, Kirkkohallitus• Esa Vainikainen, Canon Oy• Petri Korva, Canon Oy
• Johanna Mela, Kirkkohallitus (siht.)• Sami Lehikoinen, Canon Oy
Santtu Pelli, Canon OyAnne Salo, KirkkohallitusMagnus Malmsten, Kirkkohallitus27.9.20182
27.9.20183
Projektin tavoitteita ja vaiheitavuosina 2015-2018
Projektin tavoitteita
• Digitoida projektille myönnetyn budjetin puitteissaKirkkohallituksen asiakirja-aineistoa vuosina 2018-2020
• Varmistaa digitoinnin laatu (hankintakriteerit: 50% hinta, 50% laatu)• Parantaa tiedon käytettävyyttä ja tutkijapalvelun edellytyksiä• Digitoitu materiaali tekstin sisältöhaun piiriin (OCR*)• Varmistaa aineistojen säilyminen (riskit: aineiston tuhoutuminen,
varkaudet)• Puitesopimus seurakunnille digitointipalveluista: Myös yksittäisten
digitoinnin prosessin osioiden tilaaminen mahdollista seurakunnille• Opas toteutukseen ja rakenne digiarkistolle seurakunnille
(Domukseen) Kirkohallituksen projektin kokemusten pohjalta
27.9.2018 *Optical character recognition4
Aikajana projektin vaiheet 2015-2020
2015 2016 2017 2018 2019-2020
27.9.20185
Kartoitusta; analogiset aineistomäärät,tapaaminen Kansallisarkiston Tarjoukset 5/2018edustajan kanssa 2015
Testierä ja projektin aloitus 8/2018Hankintailmoituksen
Tutustuminen Mikkelin julkaiseminen:3/2018digitointitoimintoihin
Tapaamiset digitoinnin 5/2018 digiaineiston tehtäväluokitustoimijoiden kanssa 2017-
Tarkemmat laskelmat aineistosta,kriteeristön valinta 2-3/2018
Oppilaitosyhteistyö XAMK/Digitalia 1/2018
27.9.20186
Suunnittelu (vuosina 2015-2017):
Tutustuminen digitoinnintoimijoihin, projektin työtila,
muut projektinhallinnanohjelmistot
Mitä oli tehty jo aiemmin, ennen projektia(2015-2017)?
• Kansallisarkistosta Istvan Kecskeméti tutustui arkistoonvuonna 2015
• Purettiin* kansilahon takia pöytäkirjasidoksia, jotkavalmisteltiin digitointia varten vuosina2016-2017
27.9.20187*Museoiden hankintakeskus
Ihan aluksi: kuinka paljon meillä on pysyvästisäilytettävää arkistoaineistoa (hyllymetrit)?
-Onko se kotelossa/sidos,A4/A5/A3/foliokokoa
-Sisältääkö aineisto niittejä, klemmareita, muovi-taskuja, taittolehtiä, erikokoisia aineistoja(karttoja, piirustuksia)?
27.9.20188
LASKELMAT
CSC (Tieteen tietotekniikan keskus Oy):Asiakkaita mm. Kansallisarkisto, SLS
• CSC:n digitoinnin suosituksia ja hyviä käytänteitäkyseltiin keväästä alkaen helpdesk:n kautta- viestiketjusta Kirkkohallitus-CSC muodostui mittava
• Työryhmä vieraili CSC:llä Espoon Keilaniemessä syksyllä2018
• Yhteistyön tuloksena saatiin vielä tarkennettuadigitoinnin kriteereitä Canon Oy:n jo tuottaman testieränpohjalta
27.9.20189
Mallia muiden organisaatioidendigitointiprojekteista
• HTH-LinkedIn-verkoston seminaari 5.2.2018:
Aalto-yliopiston lopputöiden digitointiprojektiOtaniemessä Espoossa
• Tilattiin Aalto-yliopiston kilpailutuksen liitteet myösmeille ja otettiin oppia heiltä
• SLS:ltä saatiin neuvoja myös (PAS-kehittäminen ja CSC)
27.9.201810
Projektin tekninen neuvonantaja:oppilaitosyhteistyö XAMK/Digitalia, Mikkeli
• Tutustuminen Kansalliskirjastoon, XAMK/Digitaliaan jaKansallisarkiston Mikkelin toimipisteeseen 9/2017
• 1.1.2018 alkaen syksyyn 2019 saakka sopimusoppilaitosyhteistyöstä Kirkkohallitus<->XAMK
• Tekninen neuvonantaja projektissa; mukana Skypellä/s-postilla tarvittaessa
27.9.201811
Digitalia, XAMK ja Kirkkohallitus:oppilaitosyhteistyö digitointihankkeessa
• Digitalia ja XAMK:•täydennyskoulutus- ja asiantuntija-palvelut-TKI-palvelut (=tutkimus-, kehitys- ja innovaatio-)• digitointi- ja arkistopalvelut• vuosittain järjestettävä Digitalian kesäkoulu ym.
https://www.xamk.fi/tutkimus-ja-kehitystoiminta/digitalia-digitaalisen-tiedonhallinnan-tutkimus-kehittamiskeskus/
27.9.201812
Muut yhteistyötahot: Kansallisarkisto ja –kirjasto, Kansallisarkiston neuvottelukunta,
Kirkon arkistotoimen neuvottelukunta
• Tutustumiskäynnit syksyllä 2017 Mikkelin ja HelsinginKansallisarkiston toimipisteisiin ja Kansalliskirjastondigitointitoimintoihin
• Neuvottelukunnat, joissa käydään läpi ajankohtaisiaasiakirjahallinnon kehittämiseen liittyviä asioita; neuvoaantavia toimielimiä, joiden toimikaudet ovat keskimäärinkolme vuotta
27.9.201813
Kansallisarkiston Mikkelintoimipiste
• Kansallisarkiston toimipisteessä säilytetään luovutetun Karjalanvaltiollisten ja kunnallisten viranomaisten sekä seurakuntien asiakirjoja jakarttoja
• ja mm. ns. mormonifilmejä:Yhdysvaltain mormonien sukututkimusseuraGenealogical Society of Utah 1947 aloitti hankkeenv. 1860 vanhempien Suomen kirkonkirjojen
mikrofilmaamiseksi
Lisätietoa:http://www.arkisto.fi/fi/aineistot/kansallisarkiston-aineistot/aineistot-ja-niiden-kaytto-4
27.9.201814
Kansalliskirjasto, Mikkeli
27.9.201815
Sivuja käänteleväkirjaskanneri
Projektinhallinnan ohjelmistot
27.9.201816
Tehtävä Hankinnanjulkai-seminen
Työtila:dokumenttientyöstäminen
Projektiseuranta:Projektinaikataulutus,resursointi jakytkökset talonmuihinprojekteihin
Päätöksenteko:
Ohjelmisto/sovellus
Cloudia,Hilma
SharePoint-työtila WebArkki Thinking Portfolio-projektisalkku
Visio
Domus-asianhallinta(Tweb)
Dokumentit Hankinta-ilmoitusliitteineen
-Muistiot-taustatiedot (OCR-tutkimus, hankkeetmuualla-kilpailutuksendokumenttientyöstäminen
-tehtäväluokitusdigiaineistolle
-resurssi-suunnitelmat (htp)-kannattavuus-laskelmat-projektien välisetriippuvuus-kartat
-prosessikuvaukset
Digitointi-palvelunhankinta-asiakirjat
Thinking Portfolio eli projektisalkku
• Mm. IT-hankkeiden työtuntien kirjaamiseen elihenkilötyön resursointiin
• Kokonaiskuvan täydentyminen projektin edetessä, mm.projektisuunnitelma, kannattavuus, ohjaus, riippuvuudet
27.9.201817
Projektien riippuvuuskartta:Thinking Portfolio
27.9.2018 Lähde: Kirkkohallituksen arkiston digitointiprojekti/Thinking Portfolio / Johanna Mela18
WebArkki: digitoitavan aineiston metatieto -tehtäväluokitus ja eAMS
• Digitoitava aineisto oli pääosin ABC- kaavaan tuotettua ->WebArkin kaavaa täydennettiin
• Vanhat aineistot löytyvätryhmästä 11 tehtäväluokituksen
lopusta: mm. diaarikorttimigraatiot,digiarkiston luokitus
• digitointia varten myös seura-kuntien arkistojen rakenne/kaavatmahdollista tuottaa rakenteeseenmukaan
27.9.201819
27.9.201820
Aineistojen valmistelusta -käytännön asioita: kaikki arkiston järjestely on
tavallaan myös digitoinnin valmistelua eli niittien, klemmarien jamuovitaskujen poistaminen kannattaa pitkällä tähtäimellä
Skannausvaihtoehdot: Läpisyöttö,tasoskannerit….
27.9.201821
Sivuja käänteleväkirjaskanneriKansalliskirjastossaMikkelissä
Skannausteltta, Kansallisarkisto8.6.2018, Scanathon-tapahtuma
Skannerit: läpisyöttö vai tasoskanneri?A4-pinot / taitetut sivut, kartat ja piirustukset -> edellyttää eri-tyyppisiä skannereitatarvitaan Kirkkohallituksen arkiston digitoinnissa x
Kirjasidosten purkaminen läpisyöttöön
27.9.201822
Kuva: Kansallisarkisto, video kirjasidosten digitointiprosessista
Läpisyöttöskannaus
27.9.201823
Läpisyöttöskannaus
27.9.201824
Valmisteluvaiheita arkistossa
Mitä, miten ja minne digitoimme?
• Aluksi: keskeisimmän päätöksentekoaineiston, sittensekundääriset (ns. iteraatiokierrokset hyllyittäin, kaikkisamaan työlistaan, niin pitkälle kuin budjetti riittää)
• Miten? Kilpailutuksen voittaja Canon Oy suorittaadigitoinnin, osa prosessista kuuluu myös Kirkko-hallitukselle ja Triplan Oy:lle
• Minne? Aineisto viedään talon omille (Enfon) palvelimille,josta se siirretään Domukseen sekä tiff-varmistuksetnauhoille
27.9.201826
Käytännön työ; digitoinnin valmistelu
• Canon Oy:n suunnittelema n. 10 hyllymetrin viikkovauhtiedellyttää, että:
-aineistoerät odottavat viikoittain arkistossa-ovat valmiiksi järjestettyjä ja seulottuna*, luetteloituna jariittävin metatiedoin digitointiin menossa
*digitoija ei tunne meidän ams:aa, ei osaa seuloa aineistoamme ja me emmehalua tuottaa ”digiroskaa”
27.9.201827
Hyvin valmisteltu on jo puoliksi tehty:niitit, klemmarit, tuplakappaleet ja muovitaskut pois
27.9.2018* ej utgallrad / ei seulottu
28
Digitoinnin valmistelua:koteloista löytyi paljon turhaa kutenniittejä, klemmareita, muovitaskuja,tuplakappaleita ja muuta arkistoonkuulumatonta materiaalia.Valmistelua tekemään saatiin kesäksi2018 korkeakouluharjoittelija jatalon omaa henkilökuntaa.
Aineistojen kansilehdittäminen: nytkansilehditetty jo yli 70 hyllymetriä Canonia
varten (valmistelua, toteutusta)
27.9.201829
Kirkkohallitus tuottaa koko arkistosarjan kansilehdet ennen digitointia.Ns. ”uusvanhojen” diaarinumeroiden luominen arkistosarjojen kokonaisuuksille onmyös hyödyllistä; metatieto annetaan ennen digitointia/digitoinnin jälkeen, vältämmejälleen ”digiroskaa” tämänkin avulla.
Mitä jätettiin digitointiprojektin ulkopuolelle?• Lehtileikkeet. Miksi? Tekijänoikeudelliset syyt. Omaan käyttöön
mahdollista digitoida, mutta ei julkaista
27.9.201830
Kuvassa uudelleenkoteloitavia perheasiat-yksikön lehtileikkeitä, joitamuovikannet olivat osittain jo tuhonneet ja uusia A3-kokoisiapitkäaikaissäilytettävien arkistokoteloita
Mahdollisesti osa tästä jää myös pois:Diaarinumeron mukainen (hakemus)liitesarja
• N. 100 hyllymetriä kokonaisuudessaansis. pääosin kapituleista ja seurakunnilta tulleitahakemusliitteitä* täysistunnon, jaostojen ja virasto-kollegion pöytäkirjoihin
*säilytysaikojen tarkistus on tehty vasta v. 2002 eteenpäin
27.9.201831
Myös aarteita löytyi
27.9.201832
Esim. Tiistenjoen kirkon luonnospiirustukset, 1950, seurakunnilta saapuneidenhakemusten joukosta
Asiakirja-aineiston digitoinninerityiskysymyksiä: analogisesta digitaaliseen
muotoon
• Kirjasidosten purkaminen (koska aineiston digitointi läpisyöttöskannerilla onedullisempaa kuin kirjaskannerilla tehtävä skannaus) X
• Metatiedotus (Sähke2-normi tuttu ja käytettävissä, KDK/PAS-kriteereitäsuositeltu, lisäksi CSC antoi omat tarkennuksensa määrityksiin, mm. csv-tiedoston) X
• Käyttökappaleiden (pdf) hinnoittelun perusteena on keskiarvo 50sivua/tiedosto X
• Testidigitointi ennen projektin aloitusta X• Digitoidun aineiston väliaikainen säilyttäminen talon omilla palvelimilla X• Aineiston siirto palvelimilta valittuun järjestelmään X• Tiff-muotoisen tallekappaleen säilytys vain nauhalla X• Osan analogisesta aineistosta hävittäminen digitoinnin jälkeen (pohdinnassa -
mm. Kansallisarkiston massadigitoinnissa tämä n. 1970-luvusta eteenpäinsuunnitelmissa, ei kuitenkaan historiall. aineistolle)
X = tämä valittiin27.9.201833
27.9.201834
Kilpailutuksen vaiheita
Tehdäänkö itse vai kilpailutetaanko kokoprosessi? Tutustumista aiheeseen
• Tutustuminen digitoinnin prosessiin MikkelissäDigitalia/XAMK:ssa, Kansalliskirjastossa jaKansallisarkistossa (syksyllä 2017)
oppilaitosyhteistyöstä sopimus XAMK:n kanssa 1.1.2018alkaen
• Laskelmien tulos: koko prosessin kilpailuttaminen onkannattavampi vaihtoehto kuin hankkia digitointilaitteet(leasing) ja digitoida aineistot itse
27.9.201835
Kilpailutus prosessikuvana
Laskelmat:(tehdäänkö
itse/kilpailutetaan)
OppilaitosyhteistyöXAMK/Digitaliankanssa aloitetaan
Kilpailutus valitaan
Tarjouspyyntödokumentittuotetaan
Kilpailutusilmoitus julkaistaanHilma-hankintailmoitus-
järjestelmässä
Päätös hankinnastatehdään: Canon Oy valitaan
Valitusajan päätyttyäprojekti käynnistetään
Canon suorittaakoedigitoinnin
Projekti käynnistetääntavoitteena n. 10
hyllymetrinviikkovauhti
27.9.201836
Hanke voiedetä: sopimusallekirjoitetaan
Kilpailutuksen vaiheet 1-5/2018
• Digitointikriteeristön valinta: pyydettiin tarjouspyynnössäjärjestelmäriippumattomat KDK-PAS-kriteerit + KA:nlaatukriteerit, huomioitiin Digitalian ja CSC:nsuositukset… ym. Ym.
• Digitoitavan arkistoaineiston kuvailu + arkistoaineistonhyllymetri- ja kappalemäärälaskelma
• Tarjouspyynnön laatiminen (liitteineen; hinta-palvelukuvaus- ja kriteeristöliitteet ym.)
-sisältäen: puitesopimus seurakunnille27.9.201837
Projektiryhmä tuotti digitoitavalle aineistollemm. hinnasto-Excelin ja aineistokuvailun (sis.
mm. koedigitoinnin ohjeen)
27.9.201838
Laskelmien tulos: tarjouspyynnön hintaliite
27.9.201839
Kilpailutuksella valittu toimija: Canon Oy
• Kilpailutuksen pisteytys: 50% laatu, 50% hinta:
– Asiakastyytyväisyyskyselyt annetuille referensseille (3 kpl)
– Kokemus KDK-PAS-kriteerien mukaisesta digitoinnista
– Kokemus vanhoista arkistoaineistoista
– Kokemus Sähke2 tai MoReq-standardeista/normeista
– Koe-erän digitointi hyväksytysti -> hyväksyntä -> sopimus ->projektin aloitus
27.9.201840
Toteutus 10/2018->12/2020
Projektin toteutuneita ja tulevia työvaiheita• Canon Oy tuottaa aineistojen digitoinnin Kirkkohallituksen
pyytämän metadatamallin mukaisesti• Kirkkohallitus tuottaa nauhavarmistukset aineistoista
arkistokokonaisuuksittain (digitointipaketti määriteltyaiemmin metatietoineen: tiff, csv, pdf/a, ocr)
• Kirkkohallitus tuottaa projektin dokumenttien metatiedot,kansilehdet ja/tai ohjeen
• Kirkkohallitus tarkistaa digitoidut aineistot
27.9.201842
Projektin työvaiheita
• Triplan vie Domus-järjestelmään aineistot (pdf/a:n)sovitun julkisuusarvon mukaisesti Enfon palvelimilta
• Migraatio-kirjaamo todettu hyväksi toimintatavaksiDomus-projektissa, Triplan Oy suositteli sen käyttöäuudelleen
• Projektiryhmä luo Domukseen tarvittaessa ns.koontiasioita Migraatio-tunnuksilla digiaineistolle.Koontiasiat on hyvä luoda mieluiten etukäteen, ennenkuin aineistomassaa on paljon.
27.9.201843
Aineiston digitointivauhti:min. 10 hyllymetriä (hm) viikko
• Aineistojen kokonaismäärä Kirkkohallituksessa: 600-1000* hm
• Pois lukien mm. lehtileikeaineistot (n. 50 hyllymetriä)(tekijänoikeudelliset syyt estävät tod. näk. Digitoinnin)
• Viikoittain lähtevät/saapuvat aineistoerät;– Digitoitujen aineistojen tarkastaminen tärkeä työvaihe
*etäsijoitettu aineisto Kansallisarkistossa n. 100 hm
27.9.201844
Digitoidun aineiston siirto taustajärjestelmään(Domus)
• Digitoitu aineisto omalle (Enfon) palvelimelle -> siirtovalittuun arkistointijärjestelmään (Domukseen)
• Domus (Tweb)-asianhallinta:-Sähke2-normin täyttävä-käytössä kapituleissa ja n. 14 seurakunnassa /seurakuntayhtymässä (puitesopimus seurakunnille)
27.9.201845
Lähteet
• Digitointivideo ja kuvakaappaukset kirjasidostenpurkamisesta ja skannauksesta (video: Kansallisarkistondigitointiesittely)
• Kuva kirjaskannerista: Kansalliskirjasto, Mikkeli
• Digitoinnin ohjausryhmä 25.9.2018
• Muut kuvat: Johanna Mela
27.9.201846
KIITOS!