KMD LetBetaling

2

Dagsorden

➢ Baggrund

➢ Præsentation af konceptet

3

Fra bestilling til betaling af fakturaer ➢ Potentiale

➢ Horsens Kommune har små 200.000 fakturaer om året

➢ Heraf er 110.000 fakturaer under 2.000 kr.

➢ Vi vurderer, at der i gennemsnit går 15 arbejdsminutter med processen fra bestilling til endelig bogføring og betaling

➢ Betalingsplaner:✓ Det forventes, at ca. 10-15 % af fakturaerne til Horsens Kommune kan

effektiviseres med betalingsplaner – hvilket forventes at udgøre ca. 3-4 årsværk samlet set i Horsens Kommune.

➢ Automatisering af bogføringen af fakturaer under 2.000 kr.✓ Det svarer til 110.000 fakturaer, som potentielt kan automatiseres.

4

Fra bestilling til betaling af fakturaer

➢Betalingsplaner:

✓Det forventes, at ca. 10-15 % af fakturaerne til Horsens Kommune kan effektiviseres med betalingsplaner – hvilket forventes at udgøre ca. 3-4 årsværk samlet set i Horsens Kommune.

➢KMD LetBetaling - Automatisering af bogføringen

✓ Ved en beløbsgrænse på 2.000 kr. svarer det til 110.000 fakturaer, som potentielt kan automatiseres.

5

Fra bestilling til betaling af fakturaer

➢ Vi indkalder til en workshop (2½-3 timer) for alle administrative medarbejder, som beskæftiger sig med bogføringen

✓ Introduktion til LetBetaling

✓ LetBetaling versus Betalingsplaner

✓ Tid til workshop på eget område

6 | Indsæt fodnote tekst her

Samspil

Løbende udvikling af

bogføringsopgaven

Forsat udvikling af KMD LetBetaling

Leverandører

Dialog i forhold til bedre fakturaer

7

KMD LetBetaling

Tekniske og Uddybende forklaringer til KMD LetBetaling

på følgende plancher.

INTERNT

KMD A/S

LetBetaling – opsætninger

8

1. Kommune niveau

▪ Opsæt om kommunen ønsker automatisk bogføring - Ja

▪ Opsæt beløbsgrænse - Kr. 2.000 (Vi har ca. 110.000 under kr. 2.000)

▪ Opsæt sandsynlighedsprocent – 67% (Dobbelt så stor sandsynlig for rigtig som forkert)

2. Kreditorer – Kommune niveau

▪ Godkende kreditorer, som skal kunne autobogføres og som hyppigt sender fakturaer

▪ Eventuel indtaste en periode, hvor autobogføringen kun skal ske

▪ Eventuel indtaste en afvigende beløbsgrænse

3. Ean – nr.

▪ Ean nr. er udgangspunktet for tilslutningen til LetBetalingen

▪ Eventuel indtaste en afvigende beløbsgrænse

▪ Alle fakturaer på et tilvalgt ean nr. vil komme med et konteringsforslag

INTERNT

KMD A/S 9

INTERNT

KMD A/S

LetBetaling – automatisk kontering

10

Hvordan findes konteringsoplysninger ?_ 2. Kostbærer (Omkostningssted / PSP-element ) + SIO

findes på basis af tidligere konteringer - baseret på følgende Unika (Machine Learning) :

_ Firmakode

_ Kreditor (Leverandør)

_ EAN nr.

_ Købers ordrenr.

_ Sælgers ordrenr.

_ Leveringsadressen (NYT – vi viser den også på detail skærmbilledet)NB: I får først leveringsadressen overført til systemet ifm.overgangen til ny Mainload (indlæsning)

_ Reference person

_ Varelinjens tekst

INTERNT

KMD A/S

LetBetaling –kriterier for automatisk bogføring

11

_ Leverandøren skal være godkendt i kommunen (eventuelt indenfor en periode)

_ Fakturaens totale beløb (excl. moms) skal være indenfor beløbsgrænsen – prioriteret orden

1. Leverandør niveau2. EAN nummer niveau3. Kommune niveau

_ Den beregnet sandsynlighed skal ligge indenfor grænserne ?Prioriteret orden:

1. Leverandør niveau2. Kommune niveau

INTERNT

KMD A/S

LetBetaling – kriterier for automatisk bogføring

12

Beregnet sandsynlighed

Eksempel på en faktura med 3 fakturalinjer:

De beregnede procenter vil være Artskonto ➔ 100+100+100 = 300 / 3 (linjer) = 100Kostbærer ➔ 100+40+20 = 160 / 3 (linjer) = 53Da 53 er under kommunens grænse på 60 % vil bilaget blive sendt til manuel behandling

Hvis en faktura indeholder bare én linje med ”Lav” sandsynlighed (”Lav” = værdien liggerunder halvdelen af kommunens/kreditorens procent sats), så sendes fakturaen altid til manuel behandling

13 | Indsæt fodnote tekst her

14

?

INTERNT

KMD A/S

Letbetaling – Opfølgning

15

1. BilagsforespørgselKontroller konteringerne via BilagsforespørgselTo nye søgekriterier placeret under ”Udvidede søgekriterier”