1

Projektityön lähestymistapoja ja työkaluja

AMIF/ISF – hankekoulutus

Ke 6.9.2017

Paul SilfverbergKonsulttitoimisto Planpoint Oy

Tel. + 358-40-5444 286paul.silfverberg(at)kolumbus.fi

2

PROJEKTIKÄSITE JA KEHITTÄMISHANKEProjekti on tarvelähtöinen ja sillä on selkeästi asetetut tavoitteet:

Miten hanke rajataan, kuka sen asettaa?

Projekti on aikataulutettu tehtäväkokonaisuus:Miten varmistetaan oppiva prosessi?

Projektilla on varta vasten sitä varten perustettu organisaatio:Miten tehdään yhteistyötä tahojen kanssa, jotka eivät ole osa projektiorganisaatiota?

Projektilla on selkeästi määritellyt ja rajatut resurssit:Miten selvitään rahoittajien vaatimuksista?

Projektilla on selkeästi rajatut hyödynsaajat ja muita sidosryhmiä:Mitä ovat eri tahojen roolit, miten osapuolet saadaan sitoutumaan?

3

PROJEKTI KOHDERYHMÄN JAOSALLISTUJAN SILMIN:

JAA ROJEKTI VAI?NO SEHÄN ON SITÄ KUN

ÄLYTTÖMÄT YRITTÄÄ SAADAHALUTTOMAT TEKEMÄÄN

MAHOTTOMIA!

4

KOULUTUSTA

ORGANISAATION KEHITTÄMISTÄ

SELVITYKSIÄ JA TUTKIMUKSIA

(INVESTOINTEJA)MITÄ

PROJEKTISSATEHDÄÄN?

PAREMPI OSAAMINEN JA TIETO

TOIMIVA ORGANISAATIO

PAREMMAT TOIMINTAPUITTEET

PAREMPI TOIMINTA/PALVELU

HYÖDYT LOPPUKÄYTTÄJÄLLE

Esim. parempi pärjääminen

MITÄTUOTOKSIA?

MIKÄVÄLITTÖMÄNÄTULOKSENA?

MIHIN VAIKUTUKSEENPYRITÄÄN?

TOTEUTUS

HANKE-TOTEUTTAJA

(VÄLITÖN)KOHDERYHMÄ

(VÄLITÖN)KOHDERYHMÄ

LOPULLINEN HYÖDYNSAAJA(KOHDERYHMÄ)

PROJEKTIN TOTEUTUSPROSESSI

SUUNNITTELU

RESURSSIT JAAIKATAULU?

5

TAVOITEHIERARKIA

Aika

VÄLITÖNTAVOITE

KEHITYS-TAVOITE

TUOTOKSET

LÄHTÖTILANNE

TAVOITELTUTILANNE

6

Tiedon määrä ja laatu / Aika

Päätöstenmerkittävyys

Tekijöiden välinenideaalinen suhde

Tyypillinentilanne

Tavoiteltava tilanne

Tiedon ja päätöksenteon suhde

7

PROJEKTISYKLI

Haaste: Projektista pitää luoda oppiva prosessi

PeriaatteetSuunnittelun jakaminen kolmeen tasoon: Identifikaatio -projektisuunnitelman laatiminen - työsuunnitteluProjektisuunnitelma työsuunnittelun ja seurannanpohjanaHankkeen aikainen suunnittelu oppivaksi seurannan jaarvioinnin tuottamalla palautteella

Osallistava prosessi!

8

PROJEKTISYKLI

OHJELMOINTI

IDENTIFIOINTI

SUUNNITELMANARVIOINTI

RAHOITUS

SUUNNITTELU

EVALUOINTI

TYÖSUUNNITTELUJA TOTEUTUS

SEURANTA JAARVIOINTI

”RAHOITTAJAN”STRATEGIAT

ORGANISAATIONOMAT STRATEGIAT

”ASIAKKAAN” TARPEET

9

HANKKEEN RAJAUS

Mihin laajempaan kokonaisuuteen hankeidealiittyy?Keitä ovat tärkeimmät sidosryhmät?Mitä ovat tarpeet, mitä ovat perusongelmat?Mitä ovat ongelmien syyt?

Mihin tekijöihin hankkeessa pitäisipureutua, jotta vaikuttavuus olisimahdollisimman hyvä ja tuloksetkestäviä?

SUUNNITTELUN LOGIIKKA

10

RESURSSITMitä resursseja

on käytettävissä?

TARVEANALYYSITarpeet jaongelmat?

TOTEUTUS-SUUNNITELMA

VAIHTOEHDOT

STRATEGIAN VALINTA

PROJEKTISUUNNITELMA

VAIKUTTAVUUS- JARISKIANALYYSI

11

SUUNNITTELUN VAIHEETSUUNNITTELURYHMÄN VALINTA

ALUSTAVAT TAUSTASELVITYKSET: RAHOITUS, TARPEET

YHTEISSUUNNITTELU SIDOSRYHMIEN KANSSA

LISÄSELVITYKSET JA SUUNNITELMAN LUONNOSTELU

SUUNNITELMIEN KOMMENTOINTI

YKSITYISKOHTAISET TAUSTASELVITYKSET

SUUNNITELMIEN VIIMEISTELY

SIDOSRYHMÄANALYYSISIDOSRYHMÄT INTRESSI JA ROOLI OSALLISTUMINEN

SUUNNITTELUUNa) Oleelliset sidosryhmät

b) Hyödyllisetyhteistyökumppanit

c) Mahdollisetkonfliktitahot

12

13

TARPEIDEN ERI NÄKÖKULMIA

Taloudelliset tekijät

ONGELMATJA TARPEET

Tieto ja osaaminen Institutionaaliset tekijät

Teknologia

Sosiaaliset ja kulttuurisettekijät

Ympäristötekijät

TARVE/ONGELMAMATRIISITALOUDEL-LISETTEKIJÄT

TEKNOLOGIAJA YMPÄ-RISTÖ

SOSIO-KULT-TUURISETTEKIJÄT

INSTITUTIO-NAALISETTEKIJÄT

TIETO JAOSAAMINEN

Hyödyn-saajat

Palveluntuottajat

Yritykset

Viranomaiset

Muuttahot

Taloudel-lisetresurssitKilpailuMaksukykyMaksuhaluRajoittavattekijät

LaitteetTilatYlläpitoYmpäristö-vaikutuksetja ympäris-tön tilanmuutosjne.

Eri kult-tuurienkohtaa-minenAsenteetKielitaitoSukupuoli-roolitjne.

Johtami-nenYhteistyöLait jasäädöksetTiedonkulkujne.

LähtötasoRelevanttiPedago-kiikkaMateriaa-lien jametodiensopivuusMahdolli-suussoveltaaoppimistajne.

14

15

SUUNNITTELUANALYYSIT

MIKSI PROJEKTI TOTEUTETAAN?MIHIN SILLÄ PYRITÄÄN?

MITÄ TUOTOKSIA PROJEKTISSAPITÄISI SAADA AIKAISEKSI?

MITEN PROJEKTITOTEUTETAAN?

TUOTOKSET•laatu/määrä

TYÖSUUNNITELMASTRATEGIA

ORGANISAATIOPANOKSET

KEHITYSTAVOITTEET•kehitysmittarit

VÄLITTÖMÄT TAVOITTEET•tulosmittarit

HANKESUUNNITELMAN RAKENNE

16

HANKESUUNNITELMAN SISÄLTÖ

1. Yhteenveto2. Hankkeen tausta ja tarve3. Hyödynsaajat ja sidosryhmät4. Tavoitteet ja niiden seuranta5. Hankkeen toteutus6. Resurssit7. Kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma8. Riskit ja riskien hallinta9. Hallinto ja johtaminen10. Seuranta, raportointi ja evaluointiLiitteet:

17

TARKENNETUT TAUSTASELVITYKSET

MUKAAN LÄHTEVIENTAHOJEN VALINTA

TARPEIDEN TARKKAMÄÄRITTELY

TYÖRYHMIENPERUSTAMINEN

PILOTTIKOKEILUJENSUUNNITTELU

SUUNNITTELUKOULUTUS

TUTUSTUMISMATKA / MUIDENKOKEMUKSIIN PEREHTYMINEN

PILOTTIEN TOTEUTUS VERKOSTOITUMINEN,KOULUTUSTA

TULOSTEN ARVIOINTI PALAUTTEEN KERÄÄMINEN

JATKONSUUNNITTELU

JATKONORGANISOINTI

RAHOITUKSENSELVITTÄMINEN

VAIHE II

PROJEKTI PROSESSINA

18

TYÖSUUNNITELMA

Työvaiheet Aikataulu Resurssit

TaustaselvityksetKoulutuksensuunnitteluKoulutusseminaaritTutustumismatkaHavaijillePilottien valintaYhteistyöverkostonrakentaminenKoulutusmateriaa-lien laatiminenKoulutuksenpilotointiArviointi ja palautejne.

HenkilötyöMateriaalitTilatOstopalvelutMatkatJne.

pp: Projektipäällikkö, mk = markkinointikonsultti, ks = koulutussuunnittelija

19

BUDJETIN RAKENNE

KOMPONENTTI A(esim. Koulutus)•Palkat•Materiaalit•Matkat•Jne.

KOMPONENTTI B(Rakentaminen)•Palkat•Laitteet•Materiaalit•Jne.

KOMPONENTTI C(Organisaationkehittäminen)•Palkat•Materiaalit•Jne.

A + B + C

TOIMINTABUDJETTI HALLINNOLLINENBUDJETTI•Palkat•Materiaalit•Matkat•Jne.

PROJEKTIN BUDJETTI

20

KUSTANNUSARVIO

KUSTANNUSLAJI YKSIKKÖ YKSIKÖIDENMÄÄRÄ

YKSIKKÖ-KUSTANNUS

YHTEENSÄ

Henkilötyö

Matkakulut

Laitteet ja välineet

Materiaalit

Hallintokulut

Muut kulut

Yhteensä

21

PROJEKTIN ONNISTUMISEENVAIKUTTAVAT TEKIJÄT

Osapuoltensitoutuminen

Tarvelähtöisyys

Suunnittelu

Organisointi jajohtaminen

Oletustenrealistisuus

Muut tekijät

Projektinonnistuminen

Resurssit

Kestävyydenvarmistaminen

Aikataulu

22

HANKKEEN PERUSRISKITLähtökohdat

Rajaus ja tarvelähtöisyysOsapuolten sitoutuminen ja kiinnostus

SuunnitteluRiittävä suunnittelupanostusOsallistavuusProjektikäsitteistön ja –logiikan hallinta (kun ulkoista rahoitusta)

ToteutusResurssien riittävyys ja realistinen aikataulutusSitoutuminen ja yhteistyö, organisointi ja johtaminen

Hankkeen jälkeinen aikaTulosten kestävyysMallien/oppimisprosessin siirtäminen

23

HANKKEEN RISKITa) ULKOISET RISKIT

Makrotalous ja poliittinen tilanne, strategiat ja ohjelmatLainsäädännön ja hallinnon kehittyminenRahoitusjärjestelmien yleiset muutoksetMarkkinapotentiaali ja kilpailutilanneYmpäristöolosuhteetSektoristrategiat ja kehittämisohjelmat, sektorin rahoitusHenkilöstön saatavuus ja tasoEri tahojen välinen yhteistyö

b) SISÄISET RISKITInstitutionaaliset järjestelyt, johtaminen, projektihenkilöstön saatavuusHankkeen ja sen jälkeisen ajan rahoitusSosiaaliset ja kulttuuriset tekijätYmpäristövaikutukset tai riippuvuus ympäristön tilastaYlläpidon varmistaminenOsallistuminen ja sitoutuminen

24

TALOUDELLISET TEKIJÄT

Onko hankkeen budjetti realistinen suhteessatavoitteisiin ja aikatauluun?Onko omarahoitusosuus riittävä sitoutumisenvarmistamiseksi?

Ovatko eri osapuolten taloudelliset vastuut selvät?Onko hanke herkkä kustannusvaihteluille?

Mitä ovat hankkeen jälkeiset kustannukset ja miten nekatetaan?

25

INSTITUTIONAALISET TEKIJÄT

Onko eri osapuolten roolit ja vastuut selkeästi määritelty?hankkeen toteutusvaihehankevaiheen jälkeinen aika

Onko sitoutuminen varmistettu?Onko toimintamalli osapuolten kapasiteetin ja todellistenmahdollisuuksien mukainen?Tukeeko institutionaalinen toimintaympäristö hanketta japitkän ajan toimintaa?Onko hankkeessa otettu huomioon eri osapuoltenerilaiset toimintakulttuurit?

26

SOSIAALISET JA KULTTUURISET TEKIJÄT

Ovatko suunnitellut toimenpiteet sidosryhmienhyväksymiä?Onko sidosryhmien kulttuuritausta otettu huomioontoimenpiteissä?Onko tiedonvälitys ja koulutus ymmärrettävääkohderyhmän näkökulmasta?Onko sukupuolirooleilla merkitystä? Onko ne otettuhuomioon?Yhteinen kieli?

27

PROJEKTIN HALLINTA JAJOHTAMINEN

28

PROJEKTIN HALLINNAN ONGELMIA

Suunnittelu, seuranta ja raportointi eivät kytkeydy kunnollatoisiinsaVastuut ja valtasuhteet epäselviäOhjausryhmätyöskentely heikkoaEpätarkoituksenmukaista raportointiaProjektin asiakirjahallinta sekavaaLaajassa yhteistyöhankkeessa erilaisia käytäntöjäOsapuolten heikko sitoutuminenKestävyysongelmat: Projekti ei onnistu tekemään itsestääntarpeetonta

29

PROJEKTIORGANISAATIO

Vastaa projektin toteuttamisesta ja lopetetaan projektinpäättyessäProjektilla oltava aina vetäjä (projektipäällikkö)

Projektipäällikön perustehtävät: Työsuunnitelmien laadinta, seuranta jasisäinen arviointi, muutosesitykset, hankinnat, rahaliikenne, raportointi,johtoryhmän informointi

ProjektiorganisaatioOsaprojektikohtaiset tiimit

Päätöksenteko? Vastuut? Valtuudet?Kannattaa sopia ja kirjata projektin alussa

30

OHJAUSRYHMÄ

Valvoo projektin edistymistä (tavoitteet / tulokset,budjettiseuranta, muutosten käsittely)Toimii laadunvalvojanaHoitaa koordinaation tärkeimpiin sidosryhmiinArvioi ja “hyväksyy” työsuunnitelmat ja muutoksetTukee projektin vetäjää

Ohjausryhmän kannattaa itse suunnitella työtapansa => tylsistäkokouksista ideariihiksi!

Ohjausryhmä ei yleensä vastaa päätöksenteosta

31

PROJEKTIN HALLINTAPerusprosessi

Suunnitelma => toteutus => seuranta => korjaustoimenpiteetTyösuunnittelu

Suunnittelun ja seurannan oikea jaksotusOrganisointi

Projektin sisäisen logiikan mukainen tiimiorganisaatioOhjausryhmätyöskentelyn suunnittelu

Raportointi ja asiakirjahallintaRäätälöidyn viestintä/raportointisuunnitelman laadintaStandardoitu “projektikansio”

Sitoutuminen ja kestävyysOsallistavat prosessitKestävyysanalyysi koko projektisyklin ajan

MuutosmenettelytSovitaan projektin alussa

32

RAPORTOINTI JA VIESTINTÄ

Toteutuksen ja vaikuttavuuden seuranta raportoinninpohjanaRaportoinnin ja viestinnän tehtävät:

Analyysin mahdollistaminen suunnittelua ja jatkokehittelyävartenPäätöksenteon ohjausSidosryhmien sitouttaminenValmistautuminen seuraaviin toimenpiteisiinKokemusten levittäminen

33

HYVÄN RAPORTOINNNIN KRITEERIT

LuotettavuusSelkeys, ymmärrettävyys ja havainnollisuusAnalyyttisyysEteenpäin suuntautuneisuusVakiomuotoisuus (vrt. projektisykli)TuoreusSisältö ja muoto lukijan mukaan

34

Aika

Toteuma

Syynanalysointi Miten hanketta

Jatketaan?

Suunniteltu

Todellinen Raportointihetki

RAPORTOINNIN ANALYYTTISYYS

35

RAPORTOINTI- JA VIESTINTÄSUUNNITELMAKenelle Asiat Metodi Vastuutahot Aikataulu

Rahoittajat

Projektin sisäisetryhmät

Hyödynsaajat

Yhteistyökumppanit

Hallinto-organisaatiot

jne.