KONVERSI SISTEM LAMA MENUJU SISTEM BARU

Untuk Memenuhi Tugas Ujian Akhir Semester I Mata Kuliah Sistem

Informasi dan Manajemen Dr. Ir. Arif Imam Suroso, Msc

Arum Nurhandayani (E62 – K25161080)

SEKOLAH PASCASARJANA

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

BOGOR

2016

DAFTAR ISI

1 PENDAHULUAN 2

Latar Belakang 3

Tujuan Penelitian 3

2 TINJAUAN PUSTAKA 4

3 HASIL DAN PEMBAHASAN 8

4 SIMPULAN DAN SARAN 12 Simpulan 12

Saran 12

DAFTAR PUSTAKA 13

2

1 PENDAHULUAN

Di dalam dunia informasi dan teknologi, perkembangan dari masa ke masa terjadi

sangat cepat. Perkembangan ini menuntut banyaknya perubahan yang membuat banyak

perusahaan berlomba-lomba untuk menciptakan dan menerapkan sistem informasi di

masing-masing perusahaannya. Bukan hanya sekedar memiliki sistem informasi saja,

namun perusahaan pun melakukan suatu perubahan untuk memiliki sistem informasi

yang mumpuni. Perkembangan pesat yang tidak diimbangi dengan kesiapan akan menjadi

sebuah kesalahan fatal pada perusahaan ketika akan melakukan konversi dari sistem yang

lama ke sistem yang baru. Berbagai macam penyebab dari kesalahan ini, salah satunya

adalah tidak kompetibelnya data-data pada sistem yang lama dengan sistem yang baru.

Hal ini menyebabkan data-data dari sistem yang lama tidak terpakai dan pada akhirnya

menjadi limbah perusahaan. Padahal sangat mungkin data-data tersebut bersifat penting.

Selain hal diatas, sistem informasi pada perusahaan akan menjadi tidak efektif

apabila di antara karyawan muncul ketidak setujuan terhadap perubahan yanga kan

terjadi. Hal ini biasanya disebabkan oleh adanya asumsi bahwa bila perusahaan

menerapkan sistem informasi atau komputerisasi, makan akan terjadi pengurangan

pegawai. Padahal pembangunan sistem informasi dalam sebuah perusahaan bisa

membantu kinerja dari karyawan bila dimanfaatkan dengan baik dan maksimal. Sistem

informasi yang bersifat baru dalam sebuah perusahaan juga terkadang belum bisa

menjawab kebutuhan dari para karyawan. Ketidaksesuaian ini justru akan membuat

kinerja perusahaan menjadi tersendat.

Untuk mengurangi berbagai macam kendala yang disebutkan diatas diperlukan

implementasi dari sistem informasi yang akan diterapkan pada sebauh perusahaan.

implementasi dapat menjadi proses yang sulit dan memerlukan banyak waktu. Akan

tetapi hal ini bersifat vital dalam memastikan kesuksesan sistem yang akan

dikembangkan. Pada dasarnya sistem informasi yang baik adalah sistem informasi yang

dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh end-user

3

Latar Belakang

Latar belakang pembuatan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas ujian akhir

semester I mata kuliah Sistem Informasi dan Manajement Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc.

Tema yang dipilih adalah mengenai konversi sistem lama menuju sistem baru.

Tujuan Penelitian

Tujuan dari pembuatan makalah ini adalah:

1. Memahami lebih dalam mengenai bentuk dan implementasi dari konversi

sistem informasi lama ke sistem yang baru.

2. Bagaimana konversi sistem ini dilakukan?

4

2 TINJAUAN PUSTAKA

A. Sistem Informasi

Menurut Timothy J. O’Leary dan Linda I. O’Leary dalam bukunya Computing

Essentials (2005), sebuah sistem informasi memiliki lima bagian, yaitu:

1. People

Mudah untuk melihat bahwa people adalah bagian dari lima komponen dalam

sistem informasi. Sistem informasi memang adalah tentang membuat people or end

users lebih produktif.

2. Procedures

Procedures adalah tata cara yang digunakan oleh seseorang atau end user untuk

menggunakan software,hardware dan data yang akan diolah. Tata cara ini biasanya

ditulis dalam bentuk manual oleh spesialis.

3. Software

Software adalah nama lain dari program. Tujuan dari software adalah untuk

merubah data dari yang belum diolah menjadi informasi atau data yang telah diolah.

Contohnya adalah program gaji akan menginstruksikan komputer untuk

menghitung jumlah jam kerja anda dalam seminggu dan akan mengkalkulasikannya

sehingga akan keluar berapa upah anda nantinya.

4. Hardware

Peralatan untuk memproses data sehingga terciptanya informasi disebut

hardware.

5. Data

Fakta-fakta mentah yang belum diproses berisikan tulisan, angka, gambar atau

suara, disebut data. Data yang sudah diproses disebut informasi.

B. Sistem Informasi Berbasis Komputer

Hampir semua organisasi memiliki computer-based information systems.

Perusahaan atau organisasi besar biasanya menamai sistem informasi yang digunakan

untuk mengumpulkan dan mengolah data mereka. Walaupun nama-nama dari sistem

tersebut berbeda-beda, namun ada kesamaan dalam hirarkinya, yaitu transaction

processing, management information, decision support, dan executive support systems.

5

Gambar 1. four kinds of computer-based information systems

Transaction Processing Systems

Transaction Processing Systems merekam transaksi per hari, seperti permintaan

pelanggan, tagihan, persediaan, dll. TPS membantu supervisor dengan menampilkan

database yang menjadi landasan untuk sistem informasi lainnya.

Management Information Systems

Management Information Systems meringkas data-data transaksi dalam bentuk

yang baku untuk middle-level manager. Ringkasan ini seperti data penjualan

mingguan atau jadwal produksi mingguan.

Decision Support Systems

Dalam hal ini DSS akan menyediakan sistem untuk analisis. Decision Support

Systems akan membantu middle-level manager dan pengguna lainnya dalam

perusahaan tersebut untuk menganalisa permasalahan lebih luas dalam perushaan

tersebut.

Executive Support Systems

Executive Support Systems adalah sistem informasi yang mudah untuk digunakan

yang menampilkan informasi dalam bentuk ringkasan eksekutif. Sistem ini membantu

6

managemen tingkat atas untuk melihat kinerja perusahaan dan membangun rencana

strategis.

C. Komponen Sistem Informasi

Berdasarkan (Sutabri, 2012), sistem informasi terdiri dari komponen-komponen

yang disebut blok bangunan (building block), dan blok kendali. Sebagi suatu sistem,

keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lain

membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

Komponen Input (Input Block)

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input yang dimaksud

adalah metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat

berupa dokumen-dokumen dasar.

Komponen Model (Model Block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan

memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang

sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

Komponen Output (Output Block)

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang

berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta

semua pemakai sistem.

Komponen Teknologi (Technology Block)

Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi digunakan

untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,

menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian sistem secara

keseluruhan. Pada blok ini, teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi

(humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras

(hardware).

Komponen hardware

Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem

informasi. Berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah

dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah

kerja dari sistem informasi.

Komponen software

Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, menghitung dan

memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

7

Komponen Basis Data (Database Block)

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan

berhubungan satu sama lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan

menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam

basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data

perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan lebih

berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas

penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat

lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).

Komponen Kontrol (Controls Block)

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api,

temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu

sendiri, ketidakefisienan, sabotase, dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu

dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak

sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat

langsung cepat diatasi.

8

3 HASIL DAN PEMBAHASAN

Metodologi pengembangan sistem merupakan metodologi yang digunakan untuk

mengembangkan suatu sistem informasi, yaitu suatu proses standar yang diikuti untuk

melaksanakan seluruh langkah yang diperlukan untuk menganalisa, merancang,

mengimplementasikan dan memelihara sistem informasi atau yang biasa disebut System

Development Life Cycle (Budiman dan Iswanti, 2010).

Gambar 2. System Development Life Cycle

A. Analisis Sistem

Analisis sistem dilakukan karena adanya permintaan sistem yang baru. Tahap

analisis sistem meliputi:

a. Penentuan masalah,

b. Pembentukan sasaran sistem,

c. Pengidentifikasian pemakai sistem,

d. Pembentukan lingkup sistem

9

Tahap ini dibutuhkan untuk membuat spesifikasi kebutuhan. Hal ini penting kerena

pada tahap ini pembuat sistem menentukan hal-hal detail yang terkait dengan sistem kerja

sistem.

B. Desain Sistem

Desain sistem dilakukan setelah proses analisis sistem dikerjakan. Perancangan

sistem ini dibagi menjadi 2 kelompok:

1. Perancangan konsepsual:

Evaluasi alternatif rancangan dan menentukan rancangan alternatif

Penyiapan spesifikasi rancangan, meliputi keluaran, penyimpan data,

masukan, prosedur pemrosesan dan operasi

Penyiapan laporan

2. Perancangan fisik:

Rancangan keluaran merupakan bentuk laporan dan rancangan

dokumen)

Rancangan masukan merupakan rancangan layar untuk pemasukan data

Rancangan antar muka merupakan sistem – pemakai

Rancangan platform merupakan perangkat lunak dan perangkat keras

Rancangan basisdata

Rancangan modul merupakan cara sistem bekerja

Rancangan kontrol merupakan validasi dan otorisasi

Dokumentasi merupakan awal proses – perancangan fisik

Rencana pengujian merupakan rencana untuk menguji sistem

Rencana konversi merupakan sistem lama diperbaiki dengan sistem baru

C. Implementasi Sistem

Aktivitas-aktivitas yang ada dalam fase implementasi sistem meliputi:

Pemrograman dan pengujian

Instalasi perangkat keras dan perangkat lunak

Pelatihan/.training kepada end user

Pembuatan dokumentasi berupa pengembangan, operasi, pemakai

Konversi: konversi paralel, konversi langsung, konversi pilot, konversi

modular/bertahap

D. Pengadaan Sistem Informasi

Cara pengadaan sistem informasi secara garis besar terdapat 3 cara, yaakni:

1. Membuat sendiri

2. Membeli perangkat lunak yang sudah jadi

3. Outsourcing yaknimenyerahkan pengembangan sistem ke pihak luar

10

Setiap cara memiliki kelebihan dan kekurangan dan dapat dijadikan bahan

pertimbangan. Berikut adalah empat metode konversi sistem menurut Baltzan dan

Phillips (2008), yaitu:

1. Konversi Langsung

Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan

menggantikannya dengan sistem yang baru. Cara ini merupakan cara yang paling

beresiko tapi murah. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan

pemutusan jembatan sistem yang lama. Konversi ini biasa disebut dengan cold turkey.

Konversi ini akan berguna apabila pelatihan dan aktivitas pengujian dilakukan dengan

baik dan benar. Pendekatan konversi ini akan mempunyai manfaat apabila:

Sistem tersebut tidak menggantikan sistem lain.

Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai.

Sistem yang baru bersifat kecil dan sederhana.

Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama dan perbandingan

antara sistem-sistem tersebut tidak berarti.

2. Konversi Paralel

Konversi ini dilakukan dengan cara sistem lama dan sistem baru dijalankan

dengan waktu yang ditentukan. Dalam perjalanannya, bila sistem baru sudah bisa

diterima dan dijalankan dengan baik, maka penggunaan sistem lama akan segera

dihentikan. Konversi ini adalah cara yang paling aman, tetapi juga paling mahal

karena perusahaan harus menjalankan dua sistem sekaligus. Ketika konversi paralel

ini berjalan, maka pengembangan sistem harus direncanakan dan dilakukan

peninjauan ulang secara berkala dengan bagian operasi sehingga diketahui kinerja

sistem tersebut.

Gambar 3. Konversi Paralel

3. Konversi Bertahap

Konversi ini bekerja dengan cara menggantikan suatu bagian dari sistem lama

dengan sistem yang baru. Bila ada masalah dengan bagian sistem yang baru, maka

sistem tersebut akan dikembalikan dengan sistem yang lama. Bila tidak terjadi

masalah dengan sistem yang baru, maka secara bertahap sistem yang lama akan

11

menggantikan sistem yang baru dan dipasangkan dengan bagian-bagian yang baru.

Model konversi ini akan memakan waktu yang cukup lama tapi dapat menghindakan

dari resiko besar seperti pada konversi langsung. Konversi ini juga memungkinkan

end user mempelajari dan mengimplementasikan sistem yang baru secara bertahap

dan perlahan sehingga pada akhirnya bisa menerima perubahan.

Gambar 4. Konversi Bertahap

4. Konversi Pilot

Proses ini berlangsung seperti proses segmentasi. Metode ini menerapkan sistem

baru hanya pada bagian atau lokasi tertentu saja. Sistem akan dijalankan pada satu

lokasi dan supervisor mengambil keputusan jika sistem ini diterapkan pada seluruh

bagian tersebut. Bila sudah berjalan, maka akan diperluas ke bagian-bagian lain.

Berbeda dengan metode konversi bertahap yang membagi sistem, konversi metode

pilot ini membagi divisi. Pada metode ini, sistem yang baru harus layak uji dan layak

pakai pada bagian yang telah disediakan.

Gambar 5. Konversi Pilot

12

4 SIMPULAN DAN SARAN

Simpulan

Berdasarkan penelusuran yang telah dilakukan oleh penulis, dapat disimpulkan

bahwa Ada empat tahap dalam System Development Life Cycle, antara lain: 1. Analisis

sistem. Dalam tahap ini, para pembuat sistem membuat rancangan sistem dan sasaran

sistem; 2. Desain sistem: dalam tahap ini mulai dibangun spesifikasi rancangan dari

sistem dan alternatif dari sistem tersebut; 3. Implementasi sistem: ditahap ini, mulai ada

penggunaan dan pelatihan kepada end user agar sistem dapat dimanfaatkan secara

maksimal; 4. Pengadaan sistem informasi.

Ada empat cara untuk mengkonversi sistem lama ke sistem yang baru, yaitu: 1.

Konversi langsung. Konversi ini dilakukan dengan cara mengganti seluruh sistem lama

dengan sistem yang baru; 2. Konversi paralel. Konversi ini menggunakan sistem yang

lama dan sistem baru secara bersama dalam waktu yang telah ditentukan. Sistem lama

akan dihentikan setelah sistem baru telah bisa diterima end user; 3. Konversi bertahap.

Konversi ini bekerja dengan menggantikan suatu bagian sistem lama dengan sistem yang

baru secara perlahan dan berkelanjutan; 4. Konversi pilot. Konversi ini dilakukan dengan

cara mengganti satu bagian dengan sistem baru dan secara bertahap diikuti oleh bagian-

bagian lain.

Saran

Saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah:

1. Setiap perusahaan harus menerapkan proses SDLC. Proses SDLC adalah tahapan

penting yang harus dilakukan bila sebuah perusahaan ingin membangun sebuah

sistem informasi. Tahap ini adalah tahap awal yang menentukan sistem yang akan

dibangun akan berhasil atau tidak.

2. Kebutuhan akan konversi sistem yang lama ke sistem baru sangat tinggi. Hal ini

terkait dengan perkembangan sistem informasi yang pesat dan terus menerus.

3. Metode-metode konversi dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Bila

ingin cara cepat dan relatif murah, maka perusahaan bisa menggunakan metode

konversi langsung. Apabila sistem yang lama terbilang sudah cukup lama

digunakan dan cakupannya besar, perusahaan bisa menggunakan metode konversi

paralel.

13

DAFTAR PUSTAKA

Baltzan, Paige & Phillips, Amy L. 2008. Business Driven Technology. Arizona: McGraw

Hill Higher Education

Budiman, Rosyid dan Sari Iswanti. 2010. Sistem Informasi: Dari Konsep Dasar Menuju

Pengadaannya.

<http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/sia.sisteminformasi.pdf>

O’Leary, Timothy J. & O’Leary, Linda I. 2005. Computing Essentials. Arizona: McGraw

Hill International Edition

Sutabri, Tata. 2012. Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI.