Первый этап внедренияKPI-Управления в типографии

Спикер: Власова Татьяна – директор компании “Власта”

22 марта 2012 года

Вебинар KPI-Drive.ru (Онлайн-Конференция):

Компания "Власта",или кто мы такие

"Власта" существует на российском рынке с 1993 года.

До 2003 года компания была рекламным агентством, с 2003 года – типографией полного цикла. Бизнес веду через 3 юридических лица.

В фирме работает 80 человек. Много ролей. Иногда на 1 роль приходится по 1 человеку (секретарь, сисадмин, менеджер по закупкам, кладовщик, нач. производства, водитель (2), кассир, главный бухгалтер, бухгалтер и т. п.

Работа у людей далеко не рутинная. Особую тему типографии составляют музейные сувениры. Хорошо «держим цвет». Изготавливаем широкий диапазон продукции – от бланков для VIP-подарков, которые делают в России единицы. Эти особенности характеризуются большим количеством разноплановых операций и знаний. Это и хорошо, и плохо одновременно.

Сеть фирмы объединяет 50 компьютеров. Мы считаем себя IT-ориентированной фирмой. Для оценки работы сотрудников у нас успешно работают программы: Парус (отгрузки и оплаты, запасы и товары на складе), Sale Expert (CRM-программа для учета клиентской базы и работы с ней менеджеров по продажам), программа ЛИМ (основная программа расчета заказов и контроля исполнения заказов в цехе). Программы между собой никак не связаны. Теперь вот еще KPI-Drive добавилась.

Структура типографии

Директор – хозяин бизнеса. Он же постановщик задач и программист по всем программам, он же главный технолог, он же «изобретатель» всего нового.

Бывает, что на одном человеке совмещено по несколько функций (например, технолог рассчитывает сложные заказы для менеджеров, оформляет заказные карты в цех, заказывает бумагу).

Директор (стратег)

Исполнительный Директор

(тактик)

Производство (начальник пр-

ва),Мастера,Рабочие.

Электрик,слесарь

Службы Обеспечения:

Сисадмин,Завхоз,

Администраторофиса,

Отдел логистикиБухгалтерия

Служба продаж:

Руководитель Отдела продаж,

Менеджеры

технологи

Отдел компьютерной

Графики:Верстальщики,

Дизайнеры,Операторы фотовывода

Наш путь к нормальной программе был долгим:

• Узнала о системе А. Литягина в 2003 году. Сразу поехала на семинар в Питер, купила там же программу, начали внедрять;

• В итоге, взяв идеологию, перешли на Excel;• Работали на EXCEL, только это не система учета, а калькулятор.

Управленческих проблем EXCEL не решает, увы!• Иногда нам звонили из компании Александра Литягина, все

казалось дорого, не брали продукт;• Проблемы управления людьми оставались, поэтому снова

искала решение и правильную систему мотивации;• Узнали случайно, что у А. Литягина стало абонентское

обслуживание с приемлемыми ценами.• Решила остановиться на этой программе.

Список документов для отдела логистики

Матрица грузчиков в Еxcel

Матрица расчета зарплаты водителей с формулами

Наша программа электронного расчета заказов ЛИМ

Это управление запасами через "Парус"

А это программа работы с клиентской базой "SaleExpert"

Сначала расчет МВО начинался красиво с помощью таблиц, разработанных мною же

Потом он был таким

Потом он преобразовался в упрощенную форму. Это таблица МВО на уборщиц

Почему систему управления мотивацией нельзя выстроить «на пальцах»?

• В России нет безработицы, поэтому риск потерять работу сотрудника не мотивирует на добросовестную работу (как это есть в Европе). В России строить систему мотивации - вынужденная мера.

• Проблема в том, чтобы ежемесячно вся фирма писала планы. Кто-то из вышестоящих должен об этом всегда помнить и ежемесячно напоминать нижестоящим.

• Если вы внедряете систему контроля планов и отчетов, то чтобы люди делали то, что не делают в других местах с таким же видом бизнеса, нужно вам всегда иметь более высокую зарплату, чем там.

• И проблема с контролем от вас все равно не уйдет. У нас в стране работает принцип «дал задание – сам и помни».

• Если вы замещаете одного из руководителей промежуточного звена, то совсем туго. Все упомнить и держать под контролем невозможно в принципе.

• Правильная система мотивации воспринимаемая людьми как справедливая, и это основа успешной работы российского бизнеса.

Как начинался новый этап• Идеолог внедрения и разработчик матриц – хозяин, то есть, я.• Сначала сделала лояльным проекту исполнительного директора,

купила 4-дневный семинар А. Литягина, слушали вместе с исполнительным директором. Прозрели.

• Завела матрицы на всех сотрудников по-крупному. 2-3 показателя на матрицу мне показались несостоятельными. Писала с середины ноября по январь включительно по 60 часов в месяц.

• Если есть подготовка и системность мысли, то можно обойтись без серьезного предварительного изучения программы и писать «с листа».

• Одних матриц мало, нужно было систему грейдов продумать и понять вкупе – у кого какие будут системы оплаты.

• Одному человеку внедрить это трудно, если внедрять более, чем на 7 разноплановых ролей. Нужно хорошо рассчитать силы.

Сложности первого этапа внедрения

• Только от слухов о внедрении в работу новой системы ушло 2 человека (хороших сотрудников).

• Самые "отчаянные" ставили себе в самооценках "+2" со словами "просто я себя очень люблю".

• У некоторых сотрудников начался мандраж по случаю внедрения системы. Переживали, что скажется на их ЗП. Говорили, что и так достаточно разных систем контроля.

• Исполнительному директору, взявшему внедрение программы в логистике и бухгалтерии, понравилось: дал задание и больше не думаешь – забудется ли твоё задание. Да и замечания помнить не надо. Случилась проблема – тут же записал, а система все заполнила.

• Растянулось у нас внедрение из-за форс-мажора в фирме. Такого нельзя допускать.

Матрица системного администратора

Задачи и оценки в купе 90%

Матрица менеджера по продажам типографских продуктов

Блоки задачВыделены заглавными

наказание

График работы, переработки

Формулы, которые я написала к матрице менеджера, всем по плечу

В матрице оператора фотовывода есть оценка состояния оборудования начальником производства

Оценивает состояние вверенной машины

Начальник производства

Операторфотовывод

Оценка действует на обоих операторов рамках 15% от матрицы

Операторфотовывод

машинафотовывода

Матрица продавца магазина

Те же общие Показателидисциплины

Оценке и задачамЗаданы весовые

Проценты матрицы

Очень насыщенная матрица для водителей. Завела туда все, что было в Excel

Что получили в итоге на сегодняшний момент (1)

• Внедрение проводим в службах обеспечения: логистике, бухгалтерии, у сис. администратора, секретаря, понемногу начали подтягивать цех.

• Внедрение идет сложнее, чем виделось. Никто не хочет, чтобы его «посчитали». Требуется много работы Лидера проекта по разъяснению. На это надо закладывать в первые месяц-два внедрения, и практически всё рабочее время.

• В отделе продаж из-за внешних проблем и большого «накала страстей» решили пока не внедрять на полную мощность. Объективные причины: в отдел пришли много новых сотрудников - 4 человека (это более половины от имеющегося состава и новый начальник отдела.

• После прохождения опасной точки нашего существования возьмусь за дело очень плотно.

Что получили в итоге на сегодняшний момент (2)Если есть что-то, напишите чуть подробнее про ваши

управленческие и финансовые результаты. Это очень интересная часть. Вот, например, в предыдущей матрице:

"Исполнительному директору, взявшему внедрение программы в логистике и бухгалтерии, понравилось: дал задание и больше не думаешь – забудется ли твоё задание. Да и замечания помнить не надо. Случилась проблема – тут же записал, а система все заполнила..." ==супер!

Рекомендации для тех, ктов начале пути

• .....

Спасибо за внимание к нашему опыту.

"Власта" - типография из Тулы.

www.vlasta-tula.ruТел.: +7 (4872) 30-17-97