KPMG lanserer outsourcing – versjon 2.0

Styr bedriftens økonomi fra din iPhone

Endelig e-faktura

REGNSKAPS- OG LØNNSTJENESTER

Marius Berg er en ringrev i norsk regn-skapsbransje. Etter seks år i KPMG på 80- og 90-tallet, gikk

han over til en karriere som leder i blant annet Bluegarden, Visma og Amesto Group – tre av landets mest sentrale aktører på regnskapssiden i denne perioden.

I 2012 vendte han imidlertid tilbake til KPMG. Her er han blitt partner, og har fått ansvaret for å bruke sin erfaring til å bygge opp KPMGs satsing på regnskaps- og økonomitjenester. Selskapet kan naturlig nok ikke utføre slike tjenester for sine egne revisjons-kunder, men det er nå engang slik at veldig mange selskaper ikke har KPMG som revisor.

Bedre leveranser

– Du har etablert og ledet slike satsin-ger i mer enn et tiår allerede. Hva blir den største forskjellen ved å gjøre dette med utspring i et revisjonsselskap?

– Revisjonsselskapene har en annen kultur, et helt annet apparat og helt andre forutsetninger for å levere kvalitet til kundene i outsourcing av økonomi prosesser, sier Berg.

Og kundene han snakker om, er primært selskaper med mellom 50 og 250 ansatte.

– Selskaper i denne størrelsesorden vil kunne halvere kostnadene til økonomi-funksjonen ved å benytte våre tjenester, samtidig som kvaliteten i prosessene øker. I tillegg vil risikoen man har selv ved sykdom og fravær bli eliminert. Det settes et team på jobben slik at vi ikke er avhengig av enkeltpersoner. Dette sikrer at lønns- og regnskapstjenester alltid leveres til rett tid og til rett kvalitet, forteller Berg.

– Hvordan klarer dere dette?

– Noe av det viktigste vi kan tilby våre kunder er summen av 20 års erfaringer med å «finstemme» tjenesteleveranser hos et utall kunder. Da kan vi ikke bare levere de beste tjenestene i markedet basert på de beste systemløsningene,

men også redusere både kostnader og forretningsrisiko for kunden.

– Med våre løsninger får kundene innsyn og kontroll over hele økonomi-prosessen gjennom kundeportaler og arbeidsflyt, og i tillegg stiller vi med nettopp det kompetanseteamet kunden trenger. KPMG har over 1000 dyktige fagpersoner i ryggen, folk med dybde-kunnskap om forhold som skatt, avgift, forretningsjuss og alle regnskaps-relaterte lover og regler. Og da har jeg ikke en gang tatt med konsulentvirk-somheten vår, som leverer tjenester innen alt fra finansiell risikostyring og IT-rådgivning, til endringsledelse og forskjellige former for HR-bistand.

Høyaktuelt

– Hva er det som gjør outsourcing av økonomifunksjonen så aktuelt nå?

– Det er egentlig summen av mange faktorer, men det som skjedde innen e-faktura i 2012 har allerede satt fart i en utvikling som kan skape store endringer i hvordan man tenker på regnskap. For

alle nye avtaler inngått med statlige virksomheter etter 1. juli 2012, kreves det at kundene blir e-fakturert i det nye standardformatet, og dette må skje gjennom det nye aksessnettverket som myndighetene har etablert gjennom Difi, forteller Berg.

Dette fungerer som et nettverk av elektroniske postkontorer. Som kunde kan du ha postboks hos et av aksesspunktene, slik at du kan sende og motta e-faktura. KPMG er ikke bare med i nettverket, men har sågar etablert seg som aksesspunkt – som eneste revisjonsselskap.

– Det er betydelige investeringer forbundet med å bygge et slikt leveranse apparat, og det vil være uoverstigelig for mange av de mindre aktørene i regnskapsbransjen. Vi gjør dette for å bygge kompetanse på den fremtidige digitaliseringen av regn-skapsprosesser, og e-faktura er det virkelige start skuddet for dette, sier han.

Ulike modeller

– Hvor går grensene for hva KPMG kan tilby av outsourcing?

– Noen kunder foretrekker å sette ut hele sin økonomiavdeling – med ansatte og det hele – akkurat som den er, og overlate til oss å hente ut effektivi-seringsgevinstene. Andre foretrekker å rydde opp først – enten for egen maskin eller med konsulenthjelp – og deretter overlate driftingen til oss. De kan da faktisk oppnå enda bedre priser og besparelser, fordi det innbærer mindre risiko for oss, sier Berg.

– Selskapene behøver heller ikke sette ut alt økonomiavdelingen gjør, noen setter for eksempel bare ut lønnstjenestene. Lønn er et eget kompetanseområde med mange regelendringer og nye satser. Det er utfordrende å holde seg godt oppdatert når man ofte bare jobber delvis med lønnsområde. De fleste kunder velger først å sette ut lønn fordi det er enklere, billigere og mer effektivt enn at selska-pet gjør det selv.

Rimeligere tjenester

Berg ser store muligheter for KPMG innen regnskap, men han har ingen illusjoner om at det vil bli noen dans på roser. Tvert imot – han tror konkurran-sesituasjonen blir beinhard fremover. Kundene blir mer kritiske og kravstore, og vil da trekke mot større aktører med et bredere spekter av tjenester. KPMG er et komplett økonomihus som tilbyr kundene alle tjenester de behøver.

– Vi står nok bedre rustet enn mange av de små. Digitalisering og ny teknologi stiller større krav til aktørenes kompe-tanse, og mindre aktører har verken ressurser til å henge med eller den kritiske massen som kreves for å holde seg flytende, sier han.

KPMGs markedsanalyser indikerer faktisk at markedet for denne typen tjenester vil vokse fra dagens nivå – som er i størrelsesorden 10 milliarder kroner – og over de nærmeste ti årene doble seg til 20 milliarder.

– Innbakt i våre kalkyler ligger det også et kontinuerlig prisfall gjennom hele perioden, men volumveksten vil likevel gi dette store potensialet.

KPMG lanserer out-sourcing – versjon 2.0I en ny storsatsing tar KPMG i bruk ny teknologi og internasjonal effektiviseringskompetanse for å tilby bedrifter med 50-250 ansatte bedre og mer effektive regnskaps- og økonomitjenester enn det som tidligere har vært mulig.

Han mener den største trusselen mot vekstanslagene er en mangel på godt nok kvalifiserte leverandører til å dekke etterspørselen etter tjenestene.

– Norske selskaper må ha trygghet for at det å sette dette ut er en god løsning. Derfor trenger vi at revisjonsselskapene starter med regnskapstjenester – for å skape et «mer perfekt» leverandør-marked, sier Berg.

Han viser til at det når tilstrekkelig mange aktører leverer høykvalitets-tjenester innen lønn og regnskap, vil kundene sette ut tjenestene i mye større grad.

– Denne utviklingen så vi på lønns- og HR-tjenester for de største norske selskapene i årene 2001 til 2004: Først da det ble sterk konkurranse på å levere tjenester og systemer til store nordiske konsern på dette området, fikk kundene troen på produktet, og først da så vi at kundene virkelig stolte på at kvaliteten i tjenestene var høy. Dette ga resultatet at langt flere selskaper outsourcet dette til en ekstern partner.

RINGREV I BRANSJEN: Marius Berg kjenner norsk regnskapsbransje bedre enn de fleste. Nå leder han den ambi-siøse satsingen med å styrke KPMGs virksomhet innen lønn- og regnskaps-tjenester.

For de fleste økonomisjefer ligger det store muligheter i ny teknologi – den kan effektivi-sere og digitalisere arbeid og oppgaver. Det finnes imidlertid

en jungel av produkter på markedet, og dette gjør det vanskelig å velge. Men KPMG har gjort nettopp denne jobben.

- Vi har funnet markedets beste verktøy og samlet dem i pakker hvor komponentene fungerer optimalt sammen for å løse dine oppgaver og utfordringer, sier Marius Berg. Han er partner i KPMG Law, og ansvarlig for Accounting-virksomheten.

Moderne løsninger

Han understreker at vi her snakker om programvare av den nye tid, levert som en tjeneste over internett. Du

behøver verken å kjøpe, installere eller drifte et eget økonomisystem. Investeringsbudsjett, finansiering, akti-vering og avskrivninger hører fortiden til – du leier bare den funksjonalitet og til-gang du behøver, til en fast månedspris.

- Da får du et økonomisystem som er tilgjengelig via nettet, når som helst og fra hvor som helst. Faktisk vil du kunne kontrollere hele selskapets økonomi direkte fra smarttelefonen, sier Berg.

Løsningen er utviklet i Norge, og tilpas-set norske forhold og regelverk. Men KPMG, som et internasjonalt selskap med over 150 000 ansatte i mer enn 150 land, har allerede flere globale kunder som bruker systemet.

- Funksjonaliteten gjør at ledere i inter-nasjonale selskaper, enten de sitter i Moskva, New York eller Hong Kong, kan

bruke løsningen til å holde kontroll på sin norske virksomhet. Og de får selv definere hva de mener med «kontroll» – de kan gjøre alt fra å godkjenne hver enkelt betaling til bare å holde et øye med nøkkeltallene, sier Berg.

Integrert med banken

Selv om løsningen som møter deg er enkel, intuitiv og tilgjengelig for en hyggelig pris, er systemet bak både omfattende og avansert enten bedriften har én ansatt eller tusen.

- Systemet gir deg helhetlige og integrerte løsninger som forenkler prosesser samtidig som det øker kvaliteten. For eksempel er det full-integrert med nettbanken din, slik at økonomisystemet håndterer nødven-dige banktransaksjoner for deg. Det

blir sikrere, enklere og uavhengig av person, sier han.

Med slike løsninger blir for eksempel saldoen på din bank fullintegrert med systemet, og du kan videre følge utestå-ende fordringer og inn- & utbetalinger med enkle tastetrykk. Du trenger heller ikke hente ut rapporter som må kjøres via Excel eller egne Business Intelligence-systemer – systemet inneholder og presenterer deg for all den informasjon du behøver, uten merarbeid.

Endelig enkel e-faktura

- Et annet viktig poeng er at løsningen automatisk gir deg en enkel inngangsbil-lett til å benytte e-faktura. Det kan virkelig forenkle mange prosesser, sier Berg.

Når du krever at alle dine leverandører sender deg e-faktura, vil inngående regninger automatisk komme opp i systemet ditt og se ut som en papir-faktura på skjermen. Systemet foreslår selv kontering basert på leverandørens historikk, og når du klikker for godkjen-ning vil fakturaen automatisk bli betalt ved forfall, bokført og avstemt. Det samme gjelder for alle innbetalinger fra dine kunder.

Papirbaserte fakturaer kan skannes inn (de maskintolkes med henimot perfekt presisjon), og også her får du samtidig forslag til kontering. Du må bare kontrol-lere at alt er blitt korrekt, deretter er det bare å godkjenne, eller sende bilaget i arbeidsflyt til den som er autorisert til å godkjenne det.

- Hvorfor sette registreringsarbeid med fakturaer ut av landet når du isteden kan automatisere hele oppgaven, spør Berg retorisk.

Digitalt arkiv

Han legger til at du selvsagt også bør prøve å overtale kundene dine til å motta e-faktura. Men siden det kan ta en stund før du får alle med på nettopp det, tilbyr KPMG en overgangstjeneste: Når systemet forstår at en kunde ikke kan

Med effektive, nettbaserte løsninger gjør KPMG Acco-unting det mulig å redesigne økonomiprosesser. Det kan halvere totalkostnadene for økonomifunksjonen – og gi deg mulighet til å styre hele bedriftens økonomi fra din iPhone.

motta e-faktura, skrivers det ut en papir-faktura som puttes direkte i konvolutt og postlegges. Resten får e-faktura, med de fordeler og besparelser det medfører.

Systemet har selvfølgelig et komplett, digitalt arkiv for alle dine regnskaps-bilag, noe som gir deg mulighet til å kunne makulere så godt som all annen dokumentasjon.

- Når myndighetenes digitaliserings-prosjekt er fullendt, vil også de siste områdene bli digitalisert. Da vil din virksomhet kunne eliminere behovet for å lagre fysiske dokumenter fullstendig, sier han.

Riktige forenklinger

Berg peker på at KPMG har implemen-tert dette økonomisystemet for et stort antall kunder tidligere, og derfor tilfører en beste praksis til nye kunder som vil

forenkle og fjerne flest mulig manuelle oppgaver fra sin økonomifunksjon.

- Vil de selv føre lønn og regnskap er det i orden, alternativt kan de sette ut dette arbeidet og heller fokusere på å bygge sin forretning videre. Et sentralt budskap fra oss er uansett at de ikke behøver å kunne noe særlig om IT for å bruke vårt system, og likevel få en fullstendig digital økonomifunksjon som forenkler arbeidet for kunden og deres virksomhet, sier han.

Med denne pakken på plass, er veien kort til at KPMG kan håndtere alt det praktiske du trenger fra en kompetanse-partner med regnskap, lønn, reiser, utlegg, sykefravær, refusjoner fra Nav, innrapportering til det offentlige, års-oppgjør og ligningspapirer i tillegg til å bistå med juridiske, avgiftsmessige eller skattemessige råd og assistanse når dette er nødvendig.

Og når årsregnskapets time kommer, kan du ved noen enkle tastetrykk gi din revisor tilgang til systemet. Da kan alt kontrolleres digitalt – alle bilag er tilgjengelig, så vel som ferdige analyser av økonomi og lønnsomhet.

- Din revisor vil dermed kunne revidere effektivt ved å utnytte mulighetene i ditt digitale system. Og da kan nok du på din side kreve at denne effektiviteten avspeiles i et tilsvarende redusert revi-sjonshonorar, smiler Berg.

Styr bedriftens økonomi iPhonefra

din

Du får et økonomi-

system som er tilgjengelig

via nettet, når som helst og

fra hvor som helst. Dette

kan halvere totalkostnadene

for bedriftens økonomi-

funksjon.

Som mange etter hvert kjenner til krever statlige virksomheter fra og med sommeren 2012 at deres leverandører sender

faktura og kreditnota elektronisk. Dette gjelder leveranser hvor avtale er inngått etter 1. juli 2012, og leverandørene må sende EHF-faktura.

En forutsetning for å sende eller motta EHF-faktura er å ha en avtale med en leverandør av aksesspunkt. Et aksess-punkt er en meldingsformidler som har en avtale om formidling av dokumen-ter til andre aksesspunkt. Det vil med andre ord fungere som et elektronisk postkontor. Aksesspunkt kan både sende og motta EHF-fakturaer. Når et aksesspunkt sender en faktura, fore-tar aksesspunktet en sjekk i et felles adresseregister (ELMA) om hvilket aksesspunkt mottakeren av dokumen-tet har. Når mottakers aksesspunkt er identifisert, sendes fakturadokumentet

KPMG Accountingønsker EHF-faktura velkommen

Fra 1. juli 2012 må alle statens leverandører kunne levere e-faktura på EHF-formatet. Dette blir trolig det virkelige startskuddet for elektronisk faktura i Norge, og KPMG er med som aksesspunkt fra starten.

til dette aksesspunktet og derfra videre til mottakers økonomisystem.

KPMG Accounting er registrert som godkjent aksesspunkt og kan både sende og motta EHF-fakturaer på vegne av sine kunder.

Elektronisk faktura er ikke noe nytt, og mange bedrifter har brukt det lenge. Ulempen i dag er at det finnes mange forskjellige format. Et manglende felles-format har nødvendiggjort mange èn-til-èn-koblinger, som igjen har ført til høye oppstartskostnader. Det har derfor bare vært større bedrifter som har tatt seg råd til investeringen, selv om besparel-sene er store på sikt. Siden staten nå krever at leverandører skal sende EHF-faktura, håper KPMG Accounting at dette formatet etableres som fellesfor-mat. Med lavere oppstartskostnad vil forhåpentligvis flere bedrifter, uansett størrelse, velge EHF-fakturaer.

KPMG Accounting har lagt merke til at næringslivet kun har fokus på å kunne sende en EHF-faktura til staten. Dette vil de fleste økonomisystemer løse i dag. Den store fordelen for bedrifter er imid-lertid å motta leverandørfakturaer på EHF-format. Via et aksesspunkt vil fakturaene komme direkte inn i økonomisystemet, ferdig kontert. Kostnadene knyttet til fakturabehandling reduseres, og det er ingen risiko for manuelle feil. En rekke undersøkelser viser at besparelsen fak-tisk er flere hundre kroner per faktura!

Elektronisk faktura er en faktura som overføres elektronisk fra selger til kjøper uten manuell behandling i overføringen. I Norge er det utarbeidet et standardformat basert på europeisk standard. Standardformatet heter Elektronisk Handelsformat (EHF), derav begrepet «EHF-faktura».

Marius Berg Partner E-post: marius.berg@kpmg.noTlf: 406 37 349

Torbjørn Amundsen Partner E-post: torbjorn.amundsen@kpmg.noTlf: 406 39 012

Lønn og regnskap er stadig mer kompetansekrevende arbeidsområder, med økende digitalisering, ny teknologi og hyppige regelendringer. Dette medfører samtidig mange nye muligheter, ved at CFO og øvrig ledelse alltid kan ha tilgang til oppdatert informasjon.

En moderne og effektiv økonomifunksjon krever imidlertid ikke bare oppdatering av de tekniske løsningene. Å finne medarbeidere med riktig kompetanse kan være en langt større utfordring. Når disse vitale oppgavene i tillegg skal ivaretas av noen få medarbeidere, med tilhørende risiko for sykdom og fratreden, blir det aktuelt for stadig flere virksomheter å kjøpe økonomitjenester eksternt.

KPMG tilbyr effektive lønns- og regnskapstjenester for mellomstore bedrifter (fra ca 50 ansatte, eller mindre bedrifter i rask vekst) hvor KPMG ikke er revisor. Vi overtar de aktuelle forretnings-prosessene, og i noen tilfeller også medarbeiderne. Gjennom full digitalisering reduseres risiko, samtidig som vi gjennom beste praksis innen teknologi og rutiner sikrer økt effektivitet, bedre kontroll og ikke minst – årlige besparelser på 25-40 prosent etter den innledende investeringen.

Nøl ikke med å kontakte en av våre eksperter dersom du vil høre mer om hvordan våre tjenester kan være til hjelp for deg og din bedrift!

Artiklene i denne folderen har stått på trykk i vårt kundemagasin Perspektiver, hvor vi fortløpende holder kundene oppdatert på nye utviklinger innen dette feltet. Du kan finne tidligere og kommende utgaver på www.kpmg.no/perspektiver

Regnskaps- og lønnstjenester

The information contained herein is of a general nature and is not intended to address the circumstances of any particular individual or entity. Although we endeavor to provide accurate and timely information, there can be no guarantee that such information is accurate as of the date it is received or that it will continue to be accurate in the future. No one should act on such information without appropriate professional advice after a thorough exami-nation of the particular situation.

© 2013 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affili-ated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved. Printed in Norway.

Kontakt oss

Marius Berg Partner/daglig leder KPMG Accounting Tel.: +47 406 37 349 E-mail: marius.berg@kpmg.no

Torbjørn Amundsen Partner Tel.: +47 406 39 012 E-mail: torbjorn.amundsen@kpmg.no

KPMG AS Sørkedalsveien 6 P.O. BOX 7000 Majorstuen NO-0306 Oslo Tel.: +47 04063

kpmg.no