1

Predmet: BAZE PODATAKA Prof. dr Lazo Roljić

KREIRANJE BAZE PODATAKA „BIBLIOTEKA“

Planiranje osnove

Izgradnja kuće počinje od temelja. Izgradnje baze počinje od osmišljavanja tabela i njihovog povezivanja. Za kreiranje programa Moja_Biblioteka za početak ćemo osmotriti cjeline - podatke koje treba grupisati u zasebnim tabelama. Svaka biblioteka ima svoje čitaoce. Prva tabela će se stoga zvati Čitaoci. Sama biblioteka ne bi bila to što jeste da nema knjiga. Za knjige je karakterističan inventarni broj, naslov knjige, autor itd. Druga tabela će se shodno tome zvati Knjige. Interakcija između biblioteke i čitalaca se ogleda u izdavanju i vraćanju knjiga i plaćanju članarine. Treću tabelu ćemo kreirati iz

aktivnosti interakcije biblioteke i čitalaca (treća tabela - Poslovanje) a zapis o članarini ćemo ipak čuvati u tabeli Čitaoci.

Zašto zasebne tabele? Jednostavno - zbog izbjegavanja dupliranja podataka. Podaci kao što su telefon, adresa, ime i prezime, datum uplate članarine za čitaoca su jedinstveni i ne postoji niti jedan razlog da se oni ponavljaju. Ako bi pak kreirali samo jednu tabelu, u nju bi morali da unosimo ime i prezime čitaoca (njegovu adresu, broj telefona, datum plaćanja članarine...) i naslov knjige za svako izdavanje i vraćanje (sa njegovim autorom, godinom izdanja, izdavačem...), te bi ovim nepotrebno duplirali podatke. Još gore: veoma su moguće greške u kucanju - nikad ne bismo bili načisto koliko je knjiga koji čitalac pročitao, odnosno koliko knjiga uopšte postoji u biblioteci.

Tabeli Čitaoci ćemo na kraju pridružiti i univerzalni identifikacioni broj, broj koji će se upisivati u tabelu Poslovanje. Osim toga, tabeli knjige ćemo pridružiti takođe nezavisan univerzalni identifikacioni broj, nalik ono što smo ranijih godina viđali po bibliotekama - inventarni broj. Operatoru u biblioteci je mnogo lakše da na vašu karticu upiše broj knjige koju ste uzeli, umjesto da piše puni naslov knjige.

Planiranje tabela

Pošto smo stvorili sliku o potrebnom broju tabela i njihovoj namjeni, možemo preći na sljedeći korak - definisanje tabela. Broj tabela smo već utvrdili i on iznosi tri (Čitaoci, Knjige i Poslovanje). Za svaku tabelu valja definisati polja i adekvatne tipove podataka koji se mogu u njih unositi:

Tabela 'Čitaoci'

Tip polja Podvrsta /

veličina polja Komentar

2

Tabela 'Knjige' Naziv polja Tip polja Podvrsta / veličina polja Komentar ID_Knjiga Number Long Integer Biće mnogo knjiga, treba nam

više od 32.767 Autor Text 30 Naslov Text 40 Izdavac Text 30 God_Izd Date yyyy format godine sa četiri cifre Zanr Text 1 usvojićemo oznake kao:

f - fantastka, p - poezija i sl. Status Text 1 konvencija:

r - raspoloživa, n - nije vraćena z - nije za izdavanje...

Tabela 'Poslovanje'

Naziv polja Tip polja Podvrsta / veličina polja Komentar ID_Zapis Autonumber ID_Citalac Number Integer ID_Knjiga Number Long Integer Dat_izd Date Short Date datum izdavanja Dat_vr Date Short Date datum vraćanja

Ovim smo definisali tabele i tipove podataka.

Sada nam predstoji posao kreiranja tabela. Definisane tri tabele ćemo prevesti u Accessu razumljiv oblik i pri tome se upoznati sa mogućim tipovima podataka.

Biramo opciju Create -- Table

ID_Citalac Number Integer (*) Prezime_Ime Text 35 u isto polje upisujemo i ime i prezime Adresa Text 30 broj karaktera je restriktivno postavljen, ovo

se kasnije može povećati po potrebi; uključuje naziv ulice i broj kuće

Mjesto Text 30 uključuje poštanski broj i naziv mjesta Telefon Text 15 tip je tekst zbog interpunkcije formata xxx /

AAA-BBBB Dat_rodj Date Short Date (**) potrebno za statističku obradu starosne

strukture čitalaca Dat_upisa Date Short Date takođe potrebno za statističku obradu Dat_clan Date Short Date datum plaćanja članarine; potreban za uvid u

finansijsko poslovanje i obavještavanje čitalaca o isteku članarine

Napomena Memo (***)

3

Nakon čega se pojavljuje Table1 u Datasheet View-u.

Obratite pažnju na tabulator Views. Opcije u ribonu Views imaju slijedeća značenja:

• Datasheet View otvara nedefinisanu tabelu sa univerzalnim poljima u koje se mogu unositi podaci, a Access će pokušati sam da postavi tip polja na osnovu unijetih podataka; • Design View predstavlja pogled na tabelu u prozoru se dizajn. U ovom prozoru zadajemo nazive kolone i adekvatne tipove podataka koji se mogu nalaziti u kolonama, odnosno definišemo broj kolona i tipove podataka;

Mi želimo da tabele kreiramo u Design View-u. Zato u padajućem meniju opcija ribona Views izaberemo Design View. Otvara se dijalog Save As, da upišemo naziv koji dajemo tabeli.

4

Pošto smo selektovali opciju Design View i potvrdili izbor klikom na taster OK, otvara se prozor za dizajniranje tabele.

Na slici, kolona obilježena brojem 1 predstavlja naziv kolone, broj 2 je tip kolone, a broj 3 je komentar koji se pojavljuje u statusnoj liniji Accessovog prozora. U Field Name presjeka prve kolone i reda upisaćemo (prateći plan koji smo napravili na prošlom času) tekst ID_Citalac. U drugoj koloni istog reda ukucaćemo Number. U koloni broj 3 istog reda stavićemo komentar Jedinstveni broj čitaoca.

Primjetimo da se na dijelu ekrana iznad kojeg piše Field Properties pojavila tabela sa različitim stavkama. Ako ste ispravno radili, na ekranu ćete imati prikaz sličan kao na ovoj slici:

5

Još jednom da objasnimo šta smo učinili. Započeli smo kreiranje tabele i nazivu prve kolone smo dodijelili tekst ID_Citalac. Tip polja, kako smo ranije isplanirali, je Number. To znači da će u polje moći da se ukucavaju isključivo numeričke vrijednosti, a sam tip polja ćemo postaviti na Integer. Na slici, ispod teksta Field Properties, na kartici General prva opcija je "veličina" (odnosno pod-tip) polja. Ovu vrijednost ćemo promijeniti na Integer.

Postavimo i ostale osobine kao na slici:

Primjetimo da je na slici (dole) aktivno polje sa datumom. Ovdje smo iskoristili osobinu Input Mask ("maska" za unos u polje), koju smo postavili na 00.00.00. To nalaže operateru/bibliotekaru da datum ukucava isključivo kao 6 cifara - dvije za dan, dvije za mjesec i dvije za godinu (2011. godina se ukucava kao 11).

6

Osobine koje se mogu postaviti za polje Number su odozgo na dole sljedeće:

• Field Size - veličina, odnosno tip polja • Format - način na koji će ukucani brojevi biti prikazani • Decimal Place - broj decimala u cifri. Vrijednost postavljamo na nula, pošto identifikacioni broj nema smisla sa decimalama • Input Mask - "maska" za unos brojeva. Ako u ovo polje postavimo vrijednost 00000, korisnik će morati da unese tačno pet cifara za identifikacioni broj čitaoca (npr. 00023). (NB:To važi samo za polja tipa Text-provjereno_L.R.). • Caption - tekst koji se pojavljuje kao naziv kolone u pogledu za unos podataka (mi smo trenutno u dizajn-pogledu) • Validation Rule - pravilo koje se mora ispoštovati pri unosu. Vrijednost smo postavili na >0 kako se ne bi mogli unijeti negativni brojevi. • Validation Text - tekst koji se pojavljuje kao upozorenje kada korisnik pogriješi pri unosu • Required - određuje da li je unos neophodan ili ne. Vrijednost postavljamo na Yes. • Indexed - da li je polje indeksirano ili ne. U indeksiranom polju pretraga je brža. No Duplicates u zagradi znači da se ne smiju pojaviti (ukucati) dvije iste šifre za dva različita čitaoca.

Slijedeći i posljednji važan korak je postavljanje primarnog ključa. Primarni ključ je jedno ili više polja preko kojih će tabela biti povezana sa drugim tabelama, preko koje će se podaci indeksirati i izbjeći mogućnost dupliranih unosa. U tabeli Čitaoci primarni ključ ćemo postaviti na polje ID_Citalac.

7

Pozicionirajmo kursor na red u kome se nalazi tekst ID_Citalac. Kliknimo na ikonu ključa na toolbaru:

1. Kreiraju se tri tabele sa sljedećom strukturom (u dizajnerskom prikazu):

Korigujmo tabelu Naziv_djela, tako da joj dodamo još neka polja. Njen izgled sada neka bude:

8

Zatvorimo tabelu Naziv_djela. Uz pritisnut taster CTRL dvokliknimo mišem ponovo na tabelu Promet (za izmjenu dizajna tabele). Kliknimo na red u kome piše Dat_izd i upišimo u vrijednost osobine Default Value (osnovna vrijednost) funkciju: =Date() (sistemski datum).

Možemo i za polje Dat_vr dodati Default Value.

Kliknite na red u kojem piše Dat_vr i upišimo vrijednost osobine Default Value: =Date()+5 (da rok vraćanja bude 5 dana od datuma posudbe)

9

Snimimo i zatvorimo tabelu. 2. U prozoru baze podataka sada se vide ta četiri objekta (tabele)

3. Kreiraju se relacije između tabela putem odgovarajućih ključnih primarnih i sekundarnih (stranih) polja. Kreiranje relacija između tabela Da biste kreirali relaciju između tabela, otvorite prozor Relationships i dodajte relaciju. Slijedite naredne korake: 1. U bazi podataka odaberite Tools → Relationships ili kliknite na dugme alata Relationships na alatnoj traci kako biste otvorili prozor Relationships.

2. Ako do sada niste odabrali ni jednu tabelu, automatski će se prikazati okvir za dijalog Show Table (Slika 1).

10

SLIKA 1.

Uz pomoć ovog okvira za dijalog, dugmetom Add, dodajete izabrane tabele u prozor Relationships. Ako se okvir za dijalog ne prikaže, odaberite iz menija Relationships → Show Table ili

kliknite na dugme alata Show Table na alatnoj traci .

3. Kliknite na tabelu koju želite upotrebiti za relaciju i tada kliknite na dugme Add. 4. Ponavljajte treći korak kako biste odabrali željene tabele i tada kliknite Close da zatvorite okvir Show Table. U prozoru Relationships svaka tabela prikazana je u svom okviru, kao što je prikazano na slici 2.

Slika 2.

11

Za ovaj primjer dodate su sve četiri tabele u prozor Relationships. Napomena: Ako ne vidite sva polja u tabeli, povucite rub tabele i tako je povećajte kako biste vidjeli sva željena polja. 5. Kliknite polje u jednoj tabeli koje želite upotrebiti kao vezu s drugom tabelom. Na primjer, želite povezati polje Id_citalac u tabeli Citaoci s poljem Id_Citalac u tabeli Promet; stoga kliknite polje Id_citalac u tabeli Citaoci. 6. Odabrano polje povucite mišem. Pokazivač miša mijenja izgled u kvadratić. Odvucite ga do stranog polja u tabeli s kojom želite da ostvarite vezu (relaciju). Ispustite kvadratić na polje koje želite. Važno je da znate da polja koja ćete povezivati moraju biti istog tipa podatka (datum, broj, tekst, itd.). Jedina iznimka je povezivanje polja s AutoNumber formatom i polja s formatom broja (Number), jer i Autonumber je Number, samo što se taj broj dodjeljuje automatski. Najlakše je povezivati polja ako im dodijelite ista imena u različitim tabelama. Prikazuje se okvir za dijalog Edit Relationships (Slika 3. desno).

Slika 3.

12

7. Odaberite bilo koju opciju referencijalnog integriteta (čekirajte polje Enforce Referential Integrity) i tada kliknite na dugme Create. Relacija će biti kreirana i vidjećete liniju koja spaja dva polja u prozoru Relationships (slika 4). Napomena: Nećete vidjeti simbol za beskonačno na strain “više” (što označava “mnogo slogova”) i simbol 1 na strain “jedan” (što označava jedan jedinstveni slog) ako niste uspostavili referencijalni integritet (kao što je trenutno na slikama naš slučaj).

Slika 4. Linija predstavlja odnos između dva polja.

Šta je referencijalni integritet? Referencijalni integritet vas čuva od grešaka pri unosu podataka. Zapravo kaže da sve informacije u dva polja moraju biti odgovarajuće. Na primjer, u polju Id_Citalac tabele Promet imate broj koji odgovara polju Id_citalac tabele Citaoci. Tabela Citaoci ispisuje sve evidentirane (dopuštene) članove čitaonice, a ne želite da bibliotekari budu u mogućnosti da slučajno unesu broj Id_Citalac u tabelu Promet koji neće odgovarati ni jednom članu u tabeli Clanovi.

13

Stoga potvrdite opciju Enforce Referential Integrity i kliknite na dugme Create.

Slika 5.

Sada Access neće dopustiti unos bilo čega u polje Id_Citalac tabele Promet (strana više) osim jednog od brojeva koji se nalaze u polju Id_citalac tabele Clanovi (strana 1 u relaciji 1:više). Simboli relacija: Na slici 4. primijetite da se pored tabele Promet nalazi oznaka beskonačnosti , a uz tabelu Citaoci simbol 1. Ovi simboli se prikazuju u relacijama kada je uključena opcija Enforce Referential Integrity. Oznaka beskonačnosti označava mnogo slogova u drugoj tabeli (tabela Promet), što znači da mnogi slogovi u ovoj tabeli odgovaraju jednom slogu (otuda i znak 1) u tabeli Clanovi. Šta će se desiti ako neko ipak pokuša unijeti krivi broj, tj. broj koji ne postoji u izvornoj tabeli? Access će reagovati zavisno od toga koja je od dvije opcije potvrđena u okvirima za potvrdu vidljivim na slici 3. Evo šta dobivate s poljima za čekiranje:

- Ako je čekirana opcija Cascade Update Related Fields. Ako je ova opcija potvrđena (čekirana), a vi uradite promjene u povezanoj tabeli (u našem primjeru tabela Clanovi), promjena će biti urađena i u drugoj tabeli (tabeli Promet). Na primjer, ako odlučite da promijenite identifikacioni broj člana iz 007 u 118 i u tabeli Clanovi uradite takvu promjenu (strana 1), svi ID_brojevi 007 u tabeli Promet će se promijeniti u ID_broj 118. - Ako je čekirana opcija Cascade Delete Related Fields. Ako je ova opcija potvrđena, a vi uradite promjene u tabeli na strani 1 u relaciji (na primjer, Promet) tako da unosi u vezanoj tabeli (na strani beskonačno) više ne vrijede, Access će izbrisati unose u vezanoj tabeli. Na primjer, ako izbrišete slog u tabeli Citaoci za polje Id_ citalac 003, svi čitaoci iz tabele Promet koji imaju Id_Citalac broj 003 biće takođe izbrisani. (Vjerojatno ovu opciju nećete upotrebljavati.) - Nije potvrđena ni jedna opcija. Ako ni jedna opcija nije potvrđena, Access pokazuje poruku u kojoj od vas traži vezani slog u određenoj tabeli i ne dopušta vam unos podataka.

14

Napomena: Najbolje je podesiti referencijalni integritet prije unosa bilo kojih podataka u tabele. Ako pokušate relaciju s referencijalnim integritetom kreirati nakon što ste već unijeli podatke u jednu ili obe tabele, vjerovatno ćete vidjeti poruku greške prvi puta kada pokušate. Na primjer, pretpostavimo da jedno polje upotrebljava vrstu podatka Text, a drugo Number. Uređivanje relacije Kada je relacija kreirana, možete je uređivati tako da ponovno prikažete prozor Relationships (slika 2). Da biste to uradili, dvostruko kliknite na liniju relacije. Sada možete upotrebiti iste kontrole koje ste upotrebili za kreiranje relacije. Uklanjanje relacije Da biste relaciju izbrisali, jednostavno u prozoru Relationships kliknite na liniju relacije (linija između tabela označena je masno) i tada pritisnite taster Delete. Access će tražiti potvrdu. Kliknite na Yes i relacija je izbrisana. 8. Naredni korak u kreiranju aplikacije Accessa je popunjavanje podataka u tabele. Unošenje podataka u tabele - Unošenje slogova Otvorite tabelu (tako što ćete u prozoru Database kliknuti dva puta na nju ili je kliknite jednom, a zatim kliknite Open. Tada započnite s radom i slijedite naredne korake kako biste unijeli slog. Slog podataka je jedan red u tabeli. On sadrži informacije o određenoj osobi, mjestu, ili nečem drugom. Unosićete vrijednosti za svaki slog u svako polje (kolonu) u tabeli. Slogove možete unositi direktno u tabelu u njenom Datasheet prikazu. To nije uvijek najbolji način unošenja. Na primjer, ako imate mnogo slogova za unošenje, jednostavnije je kreirati obrazac (formu) za unos podataka, ali to ćemo pokazati malo kasnije. 1. Kliknite u prvo prazno polje prve prazne kolone. 2. Ukucajte vrijednost za polje. 3. Pritisnite taster Tab kako biste prešli u slijedeće polje i ukucali njegovu vrijednost. 4. Nastavite pritiskati Tab sve dok ne stignete u posljednje polje. Kada u posljednjem polju pritisnete Tab, tačka umetanja prelazi u prvo polje slijedećeg reda gdje možete započeti novi slog. 5. Nastavite unošenje slogova dok ih sve ne unesete. Neke mogućnosti unosa podataka Sve podatke možete unijeti samo pomoću tastera Tab i ukucavanjem, ali ćemo vam otkriti i neke mogućnosti kako biste ubrzali rad: Želite li unijeti datum, pritisnite tastere Ctrl+; (tačka sa zapetom), Za unos vremena pritisnite tastere Ctrl+: (dvotačka). Želite li ponoviti vrijednost iz polja u prethodnom slogu, pritisnite tastere Ctrl + ’ (apostrof).

15

Prvo se popunjavaju primarne tabele sa podacima, kao na primjer:

U trenutku kada smo započeli unos u tabele Knjige i Citaoci, vjerovatno ste primijetili znak + na lijevoj strani sloga. Klikom na taj znak Access prikazuje kaskadnu tabelu za koju je direktno vezana tabela sa kojom operišemo, odnosno prikazuje slog ili grupu slogova koji su u relaciji sa slogom otvorene tabele. Za tabelu Citaoci klikom na znak + dobija se tabela Promet gdje su slogovi u međusobnoj direktnoj relaciji: 9. Tek tada može da se popunjava prometna tabela, ovdje nazvana Promet, sa podacima, kao na primjer:

16

Nije obavezno ali je korisno, jer se povećava preglednost unosa podataka, da se sva polja stranog ključa (sekundarna ključna polja-ovdje su to polja sa Id_xxxx) prevedu u tzv. Look Up polja. Ko zna neka tako kreira drugo, treće i četvrto polje tabele Promet*. U tom slučaju nema dileme šta treba da se unese u koje polje. Na primjer, ovdje (dole) smo polje Id_Citalac pretvorili u Look Up polje, pa kada želimo da unesemo podatak onda nam se ponudi lista svih mogućih (unesenih) podataka u tim poljima u primarnoj tabeli i lakše nam je da u tabeli gdje je to polje sekundarni ključ izaberemo onaj podatak koji nam treba.

Pošto nam se ta osobina Accessa svidjela, onda smo i preostala Id_xxxx polja u tabeli Promet pretvorili u Look Up polja. To se vidi po podacima koji su prikazani u tim poljima dole u tabeli.

(*) Dva načina (postupka) pretvaranja polja neke tabele u Look Up polja (u dizajnerskom prikazu i pomoću Look Up čarobnjaka) možete naći u mojoj knjizi „Baze podataka-Škola Accessa“ i to: na str. 114, počevši od tačke 13. do 27., zatim na str. 119, koraci 37., 38. i 39. O Lookup kartici dizajnerskog prikaza tabele naći ćete tekst na str. 81 i 82. A, svakako pročitajte poglavlje 14. Knjige-Preporuke za ispravno konstruisanje tabela, na str. 105. Ovih gornjih devet ispravno urađenih koraka je dovoljno za ocjenu 6.

17

10. Za veću ocjenu treba da se napravi još više: Za ocjenu 7. Upit iz kojeg se vidi koji je sve čitalac po imenu i prezimenu čitao dnevne novine Borbu ili (or) Politiku dana 11.9.2008. godine.

Za gornji kriterij (Criteria:) traženi upit ima izgled:

Sa malom korekcijom dizajna vidljivosti prikaza Look Up polja Id_vrsta_Literature i Id_Naziva_djela može i ovakav prikaz upita:

Za ocjenu 8. Obrazac za unošenje podataka u tabelu Promet. Zašto se kreiraju obrasci (forme)? Kao što ste naučili, sve poslove unosa i uređivanja podataka možete uraditi u tabeli, no ponekad to nije najbolji način. Na primjer, možda ćete kolonu toliko raširiti da nećete biti u mogućnosti vidjeti sve što ukucate u polje, ili ćete određeni podatak morati unijeti u nekoliko tabela, pa ćete morati otvarati tabele jednu po jednu i unositi podatke. Jednostavniji i brži način je kreiranje obrasca-forme. Uz pomoć obrasca možete ostaviti dovoljno prostora za svako polje i unijeti informacije u nekoliko tabela istovremeno. Izbjeći ćete i glavobolje koje se pojavljuju kada pokušavate otkriti s kojim slogom tabele radite; općenito, svaki obrazac u određenom trenutku prikazuje samo jedan slog.

18

Postoje dva načina za kreiranje obrasca: Opcija Form Wizard pomaže vam u kreiranju forme putem okvira za dijalog i odabirom polja i stilova za obrazac. Kreiranje obrasca od samog početka (u dizajnerskom prikazu) nudi mrežu (dizajnersku rešetku) u koju ćete postavljati polja. Ovo je najteži način, ali nudi najveću kontrolu. Postupak kreiranja obrasca za unos podataka u tabelu pomoću čarobnjaka opisan je u mojoj knjizi „Baze podataka-Škola Accessa“ na str.226-235.

Za ocjenu 9. Izvještaj o dosadašnjem (ukupnom) prometu Čitaonice. Postupak kreiranja izvještaja pomoću čarobnjaka opisan je u mojoj knjizi „Baze podataka-Škola Accessa“ na str. 298-316.

19

Za ocjenu 10. Komandnu tablu (Switchboard) za cijelu aplikaciju. Postupak kreiranja komandne table pomoću čarobnjaka možete naći u mojoj knjizi „Baze podataka-Škola Accessa“ na str. 269-276. U ovom dijelu dajem detaljno, slikovito objašnjenje, korak po korak, postupka kreiranja komandne table za ovu aplikaciju Accessa.

20

21

U slučaju da smo greškom obrisali kontrolnu tablu iz desnog okna iz liste objekata Forms (kao što smo to mi uradili na prethodnom času), pa je nema na toj listi, ili je nema iz bilo kojeg drugog razloga ili, općenito, hoćemo da napravimo novu komandnu tablu, makar postoji još neka druga, postupak je slijedeći: 1.

2.

3. Otvara se okvir za komunikaciju Switchboard Manager, a nakon izbora dugmeta New... otvara se okvir za komunikaciju Create New, koji očekuje da eventualno promijenimo predefinisani naziv New Switchboard Page u naziv koji mi želimo.

22

4. Ako smo unijeli novi naziv ili prihvatili ponuđeni, nakon klika na dugme OK, u lijevom oknu okvira Switchboard Manager vidi se da je kreirana nova komandna tabla, koja je trenutno prazna.

5. Sada se postupak kreiranja komandne table NOVA KOMANDNA TABLA nastavlja po već naprijed poznatom postupku:

23

Nakon Close podesimo da je sada nova komandna tabla Default Switchboard i ona se otvara pri startovanju aplikacije, ali se ni jedna ni druga neće otvoriti prilikom startovanja aplikacije dok ne uradimo slijedeće:

About startup options You can use startup options to control how a Microsoft Access file looks and behaves when it opens. The startup options apply only to the current Access file.

The startup properties don't override the property settings for a specific toolbar, menu bar, shortcut menu, form, or report. For example, the Menu Bar and Shortcut Menu Bar options in the Startup dialog box don't override the property settings for

24

specific forms or reports that have a custom menu bar or shortcut menu. Thus, when you open a form or report, Microsoft Access displays the custom menu bar attached to the form or report instead of the global menu bar specified in the Startup dialog box.

You can also create an AutoExec macro to carry out an action whenever an Access file opens. You can use the Startup dialog box instead of or in addition to an AutoExec macro. An AutoExec macro runs after the startup options have taken effect; therefore, you should avoid any actions in an AutoExec macro that change the effect of the startup option settings. For example, if you specify a form in the Display Form/Page box in the Startup dialog box, and you also use the OpenForm action in an AutoExec macro, Microsoft Access first displays the form specified in the Startup dialog box, then immediately displays the form specified in the OpenForm action.

Macros can contain viruses, so you must be careful about running them. Take the following precautions: run up-to-date antivirus software on your computer; set your macro security level to high; use digital signatures; maintain a list of trusted sources of macros.

In a Microsoft Access database, if user-level security has been defined for your database, you can prevent users from changing the settings in the Startup dialog box by making sure they haven't been granted Administer permission for the database.

Možete koristiti pokretanja opcije za kontrolu koliko Access datoteka Microsoft (Microsoft Access datoteke:. Bazu podataka ili projekt datoteku u programu Access 2007, objekti baze podataka i podaci su pohranjeni u accdb slika Ranije verzije use.mdb datoteka datoteke Access projekta ne sadrži podatke, a koristi se za povezivanje... SQL Server baza podataka.)izgleda i ponaša kad se otvori. Pokretanja opcije odnose se samo na trenutni pristup datoteci.

Pokretanje svojstva ne nadjačati imovine postavke za određene alatnoj traci, traku izbornika, izbornik prečac, obrasca ili izvješća. Na primjer, Traka izbornika , a Izbornik prečaca Bar mogućnosti u pokretanju dijaloški okvir ne nadjačati imovine postavke za određene obrasce ili izvješća koji imaju običaj traci izbornika ili izbornik prečac (Izbornik prečac:.. Izbornik koji pokazuje popis naredbi važnih za pojedinu stavku Za prikaz izbornika prečaca desnom tipkom miša kliknite stavku ili pritisnite SHIFT + F10). Dakle, kada otvorite obrazac ili izvješće, Microsoft Access prikazuje prilagođene trake izbornika priključen na obrazac ili izvješće, umjesto globalnog traci izbornika (Globalna traka izbornika:. U programu Access 2003 i ranije, posebno prilagođenu traku izbornika koji zamjenjuje ugrađeni u traci izbornika u svim prozorima u vašoj bazi podataka zahtjeva, osim ako ste naveli prilagođenu traku izbornika za obrazac ili izvješće)navedeno u Startup dijaloški okvir.

Također možete stvoriti makronaredbu Autoexec provesti akciju kad god Access datoteka se otvara. Možete koristiti Startup dijaloški okvir umjesto ili pored Autoexec makro. Autoexec makronaredba pokreće nakon pokretanja opcije su stupila na snagu, dakle, trebali biste izbjegavati bilo kakve akcije u Autoexec makro koji mijenjaju učinak pokretanja opcije postavke. Na primjer, ako ste naveli u obrascu Display Form / Page okvir Startup dijaloški okvir, a vi također koristiti OpenForm akciju u Autoexec makro, Microsoft Access prikazuje prvi oblik utvrđeni u Startup dijaloški okvir, a zatim odmah prikazuje oblik utvrđeni u OpenForm akciju.

Makronaredbe mogu sadržavati viruse, tako da morate biti oprezni o njima trčanje. Poduzeti sljedeće mjere opreza: pokrenite up-to-date antivirusni softver na vaše računalo, podesite razinu sigurnosti makronaredbi na visoke, koristite digitalne potpise, održavati popis pouzdanih izvora makronaredbi.

U bazu podataka programa Access Microsoft, ako korisnik razine sigurnosti (Korisnik-nivo sigurnosti: Kad koristite korisnik razine sigurnosti u bazu podataka programa Access, administrator baze podataka ili objekta vlasnik može odobriti pojedinim korisnicima ili grupama korisnika posebne dozvole tablica, upita, obrazaca, izvještaja, makronaredbi i.)definiran je za svoju bazu podataka, možete spriječiti korisnike da mijenjaju postavke u Startup dijaloški okvir da se ona nisu dodijeljena Administrirajte dopuštenje za baze podataka.

1. Click the Microsoft Office Button (upper left corner) 2. Click the Access Options button in the bottom right corner of the menu that appears 3. Click the Current Database category on the left side of the Access Options dialog box 4. Under Application Options section look for the option called "Display Form." Select your form name from the combo box 5. Click Ok to close the Access Options 6. The next time you open the database your form will load on Startup There is also the old method of creating a macro named 'AutoExec'. That would give you greater flexibility in that not only a desired form could be your first load but also a function (not a sub) you created. Thus you could init before having to display a form.

25

Before putting your Access 2007 application into production, you should make some changes to what appears in the Access window. For example, instead of displaying PersonnelDB in the title bar, you may want to change it to Employee Records. Also, you may want the correct form to display when users open the application. If users only work with this one form, you may want to hide the navigation pane, which will prevent them from making any changes to the forms design or layout. Follow these steps:

1. Click the Office button. 2. Click the Access Options button. 3. In the left pane, click Current Database. 4. Click in the Application Title text box and enter Employee Records. 5. Click the Display Form drop-down list and select the form you want to display on

startup. 6. Clear the Enable Layout View for this database check box. 7. Clear Enable Design Changes for tables in Datasheet View for this database)

check box. 8. Clear the Display Navigation Pane check box. 9. Click OK.

You will need to close and reopen the database for the changes to take effect.

Prije stavljanja programa Access 2007 primjene u proizvodnji, te bi trebao napraviti neke promjene na ono što se pojavljuje u prozoru programa Access. Na primjer, umjesto prikazivanja PersonnelDB u naslovnoj traci, vi ga možda želite promijeniti u zaposlenog Records . Takođe, možda želite ispravan obrazac za prikaz kada korisnici otvore program. Ako korisnici rade samo s ovom jednom obliku, vi svibanj želite sakriti navigacijsko okno, što će ih spriječiti od bilo kakvih promjena u oblicima dizajna ili izgleda. Slijedite ove korake:

1. Kliknite Gumb Office. 2. Kliknite gumb Mogućnosti programa Access. 3. U lijevom oknu kliknite Trenutna baza podataka. 4. Kliknite u okvir za tekst naslova prijavu i unesite zaposlenog Records . 5. Kliknite Prikaz Obrazac s padajućeg popisa i odaberite obrazac koji želite

prikazati na početak. 6. Vedro Omogući Pogled izgleda za ovaj okvir baze podataka provjeriti. 7. Vedro Omogući promjene dizajna za tablice u prikazu podatkovne tablice za ovu

bazu podataka), potvrdni okvir. 8. Izbrisali zaslon navigacijskog okna potvrdni okvir. 9. Kliknite U redu.

Vi ćete morati zatvoriti i ponovo otvoriti bazu podataka za promjene stupiti na snagu.

26

Zatim možemo pristupiti uređivanju komandne table tako da izgled bude, na primjer, kao dole:

27

Zatim aplikaciju zaštićavamo od neatorizovanih promjena:

28

29

Ako želimo da vršimo korekcije na postojećoj bazi koja je zaštićena, ona se treba otvoriti sa dvoklikom, a pri tome držanjem tastera Shift + dugme Open.

Primjer gotove baze podataka MS Accessa2003

Na ovom času prikazaćemo vam primjer gotove baze podataka koja se nalazi u samom programu MS Accessa 2003. Za pokretanje gotovog primjera baze podataka uradite kao što je pokazano na slici:

Kliknite na tekstualnom meniju na grupu naredbi HELP a potom odaberite naredbu Sample Database => Northwind primjer

Nakon toga otvoriće vam se prozor dotične baze podataka, na kojem se nalaze objekti u bazi podataka.

30

27. januar 2009. Prof. dr Lazo Roljić