PARTNERS UPDATE(March 2016)

KSS CRC Annual Service Plan2016-2017

2

CONTENTS

Executive Summary 3Introduction 4Delivery Design 5Location 6Governance and Corporate Structure 7          Governance within the CRC 7          Governance within the Authority Contract 8          Corporate Structure 9Summary of Proposals for the Delivery of Service 2016‐17 10‐13Service Delivery Plans          Assessment 14‐16          Rehabilitation 17‐19          Rehabilitation (Interventions) 20‐22          Resettlement  23‐25          Transformation (ICT & Estates) 26Performance Summary 2015/16 27Appendix 28          My Solution Rehabilitation Plan (MSRP) 29‐30

3

EXECUTIVE SUMMARY

Context for the ASP•This plan is produced in accordance with the Amended and Restated Services Agreement  for CPA 21, Kent, Surrey and Sussex, Clause 10.1 and is submitted to the Authority for review (10.1 9b)).

Key features of the KSS CRC operating model

•Three core functions, Assessment, Rehabilitation and Resettlement reflecting the service user journey; court to rehabilitation.•Realistic and meaningful challenges to recidivism through MSRP.•Service user ownership through “my problem, my solution” approach.•Innovative, bespoke IT system to increase efficiency and improve job satisfaction.

ASP monitoring and accountability

•Clear lines of accountability in respect of the ASP, with ownership for activities devolved to middle management level.•A Metric Action Plan to ensure contract requirements are evident at all levels of the company.•Oversight and scrutiny by the parent company Board through regular meetings and reports.

Innovative and flexible

•Service users put at the heart of their rehabilitative journey.•Resettlement team is based in communities not prisons to lead prisoners through the gate, not push them out of it.•New assessment and engagement tools designed by experts.•Sound methodological base backed by proven theories.•Heavy investment in data and analytics to demonstrate and flex to what works.

4

INTRODUCTION

KSS CRC transferred ownership to Seetec on 1st February 2015, as part of the Government’s Transforming Rehabilitation programme. The opportunities created by this sale permits KSS CRC to redesign criminal justice provision offering the communities of Kent, Surrey and Sussex a bespoke, innovative, effective and efficient public service delivered through a private company.

Workloads and scope increased post‐share sale with the inclusion of short sentenced prisoners in the statutory caseload. The Offender Rehabilitation Act 2014, charges KSS CRC with the new responsibility of 12 months post‐release supervision for a cohort of service users typically presenting as chaotic and prolific. KSS CRC is now required to effectively supervise this cohort, change their perceptions on sentencing where a short prison term is no longer the end of their punishment and adopt new practices with stakeholders in HMPS. There are some significant challenges and business risks associated with the changed responsibilities and this plan identifies the approaches the company is taking to meet the challenge and mitigate the risk. 

KSS CRC’s brand is built on clear and consistent delivery to service users based on a strong message of “My Problem, My Solution”. This is designed to increase service user ownership of solutions, increase engagement levels and lead to faster desistance. The KSS CRC model is agile, flexible, innovative and comprehensive, applicable across the range of delivery contexts and service user characteristics.

This Annual Service Plan for the operation of the KSS CRC contract covers the period 1st April 2016 – 31st March 2017. It is the period in which KSS CRC will deliver its ICT and Estates strategy, referenced in the body of this report.  

Our communications strategy will ensure that all our audiences, including our staff, service users, partners and wider stakeholders as well as victims and the general public , are kept informed and engaged. This two way dialogue will also promote collaborative working and responsive delivery of services by KSS CRC, that are informed by local need. 

John Baumback Suki Binning Managing Director – Seetec Chief Executive – KSS CRC

5

OPERATING MODEL

All functions in KSS CRC have one aim: to reduce reoffending. Each function has a different set of key priorities specific to their function.  

Assessment•Producing timely, high quality assessments of risk and need for all community sentences•Identifying how identified needs may be met through the relevantMSRP routeways•Ensuring allocation of service users to their Responsible Officer to commence the sentence plan within five working days of receipt•Reassessing risk and need following any significant change in circumstance to ensure that the interventions are amended accordingly and cases are escalated to the NPS when required.

Rehabilitation – Service User Management•Meeting criminogenic need to reduce recidivism•Actively promoting service user engagement through M‐SEP•Flexing M‐SEP to respond to changes in service user need•Maintaining oversight of sequenced interventions•Taking enforcement action to uphold the sentence of the court, support the management of risk and enhance public confidence •Supporting and working with individuals subject to enforcement action to increase engagement and maintain focus on successful completion of the sentence•Developing an approach to working with female service users which address issues that matter to women •Encouraging service users to take responsibility for their rehabilitative journey through positive engagement and making every contact matter.

Rehabilitation – Interventions•Deliver Community Payback in line with Casey principles•Deliver high quality accredited programmes, delivered to Correctional Services Accreditation and Advisory Panel (CSAAP) standards•Refresh the Rehabilitation Activity Requirement (RAR) to ensure it delivers the MSRP components•Build on current provision with partners and implement CRC led approaches to Restorative Justice•Develop a CRC approach to co‐commissioning domestic abuse services and become a lead provider in Kent, Surrey and Sussex•Developing an approach to working with female service users which address issues that matter to women •Encouraging service users to take responsibility for their rehabilitative journey through positive engagement ‐ every contact counts.

Resettlement•Delivering timely, high quality assessments of risk and need forall service users on reception to custody•Producing quality M‐SEPs, detailing how needs will be addressed in custody and ‘through the gate’•Deliver effective IOM in partnership across the CRC•Effective risk of harm management through MSRP •Encouraging service users to take responsibility for rehabilitative journey through positive engagement ‐ every contact matters•Developing an approach to working with female service users which address issues that matter to women •Delivering ‘through the gate’ services focusing on accommodation, employment, finance and signposting services for sex workers and victims of domestic abuse and sexual violence.

6

LOCATION

KSS CRC operates across the geographical counties of Kent, Surrey and Sussex. From 1st February 2015 to 31st March 2016, as part of Transition and Transformation, KSS CRC moved from a geographical focused service user management local delivery unit model into CRC wide delivery functions of Assessment, Resettlement and Rehabilitation. Integrated Offender Management is a stand alone unit. These functions focus on delivering the My Solution Rehabilitation Programme (MSRP). This drives the principle for services users to own their situation – “my problem, my solution”.

There are three NPS Local Delivery Units within Kent, Surrey and Sussex, one located in each county. Provision for facilitating the NPS will be made in accordance with the Amended and Restated Services Agreement (Clause 3.11 (c) (i)).

7

ATAGLANCE:

∙StructuresdesignedtomirrorthatofthecontractcomplianceframeworkoperatedbytheAuthority

∙Clearlinesofaccountabilityfacilitatingacommandandcontrolstructure

∙SwiftandcarefulscrutinyoftheCRCbytheparentcompany

∙Businessandcontractriskshighlightedandactioned atthemostappropriatelevel

GOVERNANCE AND CORPORATE STRUCTURE

Governance structures within KSS CRC are designed to deliver a public service from a commercial environment built upon the principles of transparency, clarity and honest accountability. 

The accountability framework is based on clear communication and understanding across the organisation of roles and responsibilities, robust performance, financial, risk and information management systems which integrate into the parent company Board structures.

Additionally, intra‐organisation communication, especially with the NPS and resettlement prisons, will be enhanced by instituting  protocols for operational agreements. KSS CRC currently awaits a response from the NPS and resettlement prisons to its request to nominate representatives to help draft those protocols.

Governance within the CRC

KSS CRC Ltd is a private company limited by shares.  The majority of the shares in the company are owned by Seetec, with the Secretary of State for Justice retaining a special share.  KSS CRC is governed by its Memorandum & Articles of Association.  The Directors of the company manage the affairs of KSS CRC.  Committees will, or have been, established to cover Audit & Risk, Health & Safety and JNCC.  They are responsible for overseeing the establishment and implementation of a sound framework for management of risk. The risk register is reviewed at each meeting of the Audit & Risk Committee

CRC Board constitution*The CRC Board consists of the registered Directors who are drawn from the senior staff. In addition,  it is planned that there will be Non Executive Directors appointed to the CRC Board

*Note: The CRC Board is the Board consisting of the registered Directors.  There is a Justice Executive Board comprising senior managers of KSS CRC and Seetec senior managers. A Justice Supervisory Board reviews governance from a parent level.

8

Governance within the Authority Contract

The Amended and Restated Services Agreement and associated Schedules set out the contractual requirements and Authority governance structures:

Relationship Management GroupThis group is responsible for account management, contract review and overseeing the overall success of the relationship between KSS CRC and the Authority.This group reviews the Annual Service Plan, any continuous improvement plan and service reports. They also receive reports for the other three groups to inform contract review. The CRC supports this group through attendance by the CRC’s CEO, Operational Director and Senior Finance Manager.

Service Management GroupThis group is responsible for the day‐to‐day management of the relationship.This group monitors the operational performance against the performance measures; discusses potential opportunities to improve performance, efficiency and effectiveness; reviews progress against any CRC improvement plans; discusses the findings of the Continuous Improvement Report; identifies and agrees measures to address recurring or material problems with the delivery of service and to report to the Relationship Management Group.This group is attended by Head of Contracts supported by a Business Intelligence Unit member, when necessary.

Change Protocol GroupThis group meets to discuss and agree proposed changes to the contract as set out in Schedule 12 – Change Protocol and, on behalf of the CRC, will be attended by the Managing Director – Seetec Justice and/or the CRC CEO.

Service Integration GroupThis group manages the interfaces between the Authority, the NPS, resettlement prisons and KSS CRC. On behalf of the CRC it will be attended by an Operational Director(s) and/or the Partnerships Director.

ATAGLANCE:

∙RepresentationonAuthorityGroupsatappropriatelevelsthroughoutthecompany

∙IncreasedresponsivenessoftheCRCtoAuthoritypositionsthroughtheinvolvementofadiverserangeofCRCmanagers

∙Speedyidentificationandresolutionofissuesensuringsmoothcontractmanagementanddelivery

9

Managing Director

Chief Executive

Rehabilitation InterventionsAssessment Resettlement Corporate

ServicesHRRehabilitation

Middle Managers

Staff

Supply Chain

CORPORATE STRUCTURE

10

SUMMARY OF PROPOSALS FOR THE DELIVERY OF SERVICES 2016‐17: ONE

CLAUSE REQUIREMENT RESPONSE3.11 Interfaces with the Authority in its Provision of the National Probation Service and prisons

3.11 (a) (i) Perform interventions and other services for the Authority in its provision of the National Probation Service

Service Delivery Plan

3.11 (a) (ii) Transfer cases to the Authority if the Authority determines that risk has increased

Service Delivery Plan

3.11 (a) (iii) Prepare breach information Service Delivery Plan

3.11 (a) (iv) Provide information to the Authority for the purposes of providing advice to courts

Service Delivery Plan

3.11 (b) Agree protocols for the operational arrangements between the NPS and resettlement prisons

Corporate Structure and Governance

3.11 (c) (i) Provide a facility in the Contractor Premises for not less than three Authority personnel for each NPS LDU

Location

3.11 (c) (ii) Provide any other facilities and support that the parties may agree in writing

For negotiation upon receipt of a request from the Authority

11

SUMMARY OF PROPOSALS FOR THE DELIVERY OF SERVICES 2016‐17: TWO

CLAUSE REQUIREMENT RESPONSE3.11 (d)  Compliance with confidentiality  KSS CRC will comply with all 

confidentiality clauses as set out in Clause 36.4 of the ARSA.

3.12  Interfaces with the Community Rehabilitation Company

3.12 (a) Forum participation KSS CRC will participate in forums designed to share best practice and promote effective and efficient provision of probation services.

3.12 (b) Obtaining services from resettlement prisons outside KSS CRC

KSS CRC will negotiate with the Lead Host CRC or Host CRC the provision of services for Allocated Persons being released from resettlement prisons within their scope.

3.12 (c) Delivering services for other CRCs KSS CRC will deliver services in accordance with its Rate Card for other CRCs.

3.12 (d) Release from a non‐resettlement prison KSS CRC will negotiate with the governor of any non‐resettlement prison where it wishes to provide services access to that Allocated Person.

12

SUMMARY OF PROPOSALS FOR THE DELIVERY OF SERVICES 2016‐17: THREE

CLAUSE REQUIREMENT RESPONSE3.12 (e) Liability to KSS CRC in respect of the 

provision or receipt of servicesKSS CRC acknowledges and accepts that the Authority has no liability in respect of the provision or receipt of services.

3.13 Interfaces with statutory partnerships

3.13 Provision of probation services KSS CRC will carry out the provision of probation services in accordance with Clause 3.2 (c).

3.14 Interfaces with non‐statutory partnerships

3.14 (a) Subcontractors (Clause 4.1) KSS CRC does not have material subcontractors in its operating model. It does however have a supply chain as set out in Schedule 6.

13

SUMMARY OF PROPOSALS FOR THE DELIVERY OF SERVICES 2016‐17: FOUR

CLAUSE REQUIREMENT RESPONSE3.14 (b) Responding to local needs KSS CRC has undertaken extensive 

profiling of its service user cohorts to ensure that its supply chain provision is commensurate with need.

3.15 Interfaces with other persons

3.15 (a) Third party services KSS CRC will co‐operate and liaise in good faith with the Authority and use all reasonable endeavours to ensure that any Third Party services are provided efficiently and with the minimum of disruption to the Authority.

3.15 (b) Connectivity KSS CRC will use its best endeavours to ensure that its services are flexible and able to interface with and be capable of interworking with technology and systems employed by the Authority.

3.15 (c) Electronic monitoring providers KSS CRC will work collaboratively with any EM provider for CPA 21

14

Assessment

The Assessment function is the consistent front door for service users subject to community sentences.  Responsible for producing timely and high quality assessments of risk and need for all service users subject to community sentences, the Assessment function also commences the sentence planning process prior to allocation of service users to Responsible Officers where plans are finalised and delivered. A focused and front loaded approach to assessment delivers accuracy of risk assessment and a comprehensive needs analysis which supports the service user throughout their rehabilitative journey.

The Assessment team’s work builds on the outputs of the National Probation Service (NPS) Case Allocation System, informed by one‐to‐one interviews and application of appropriate risk assessment tools.  During the ongoing development of KSS CRC’s bespoke case management system, My Solution Information System (MySIS), practitioners continue to utilise OASys to produce comprehensive assessments of risk and need and to develop an outline sentence plan to address the needs identified. However, over the last year staff from the function have been working alongside ICT teams to contribute to the development of the My Solution Assessment Tool (M‐SAT).  M‐SAT will be held within MySIS which will be introduced to the business during the course of 2017. 

M‐SAT will support staff in identifying the most frequently cited criminogenic needs, enabling the Responsible Officer to assess the degree of influence any one need had on the offence and the likelihood of reoffending in relation to each individual. Through the use of M‐SAT they will identify how needs may be addressed through the My Solution Rehabilitation Programme (MSRP) routeways. They will support the Responsible Officer in planning and sequencing a comprehensive package of interventions, captured in the My Solution Engagement Plan (M‐SEP). The detailed assessment of motivation embedded within this will ensure that the cohort is appropriately segmented to allow resources to be allocated where required, and regularly reviewed to be responsive to changing circumstances, thereby achieving a more effective service to reduce reoffending.

ATAGLANCE:

•Expert assessment at point of first contact

•A widely publicisedcentral contact point for external organisations

•A consistent front door service

•Increased confidence through clarification and assurance of earlier external assessments

•Innovative, bespoke assessment tool developed by forensic specialists

•Assessments linked to evidenced proposals for action  

15

M‐SAT will be an innovative, efficient and flexible tool adding significant value by linking assessments to actions, tracking the most effective interventions and informing future delivery.  Improved functionality will  allow for greater flexibility in deploying staff,  responsiveness to service user need and efficiency of working.  A key focus for the coming year will be to implement the use of M‐SAT and M‐SEP throughout the function and embed it as the key tool to assess and manage delivery of the sentence.  This will include briefing and training staff in its use, and evaluating the impact on the efficiency of completing the initial assessment.

Inter‐agency working and information sharing ensures all appropriate information is considered to allow risks to be adequately mitigated. The Assessment function will therefore work within or alongside Multi‐Agency Safeguarding Hubs (subject to local design) across the Kent, Surrey and Sussex area to ensure live access to relevant information and to contribute to the appropriate management of risk.

By quality assuring all enforcement referrals to the NPS, the Assessment function provides a consistent benchmark within the CRC, offering consistency for service users across the geography and a central point of interface for the NPS. They are a repository for specialist knowledge for the organisation and a source of advice and support for colleagues in other functions.

The function is responsible for the following core areas of business:

ATAGLANCE:

•Improved functionality providing greater flexibility and access

•MASH locations

•Sound knowledge management principles building skills and confidence

•Prompt starts to court sentences

•Widespread intra‐agency inquiries to capture information

•Quality assure breach referrals

•To arrange a face‐to‐face appointment with all service users subject to a community sentence within five business days of sentence•To undertake an initial needs and risk assessment to inform preparation of a plan to deliver the sentence of the Court and reduce reoffending within 10 working days. Currently this is completed using OASys but during 2017 M‐SAT, M‐SEP and MSRP•To commence relevant requirements of the sentence of the Court including Community Payback instruction within seven calendar days

•To undertake relevant enquiries in relation to the risk posed by service users through liaison with the Police, Children’s Services and other agencies as appropriate. The team will support and develop current Multi‐Agency Safeguarding Hub (MASH) arrangements to ensure the timely flow of information•To internally quality assure all CRC breaches before submission to the NPS.

16

Metric Metric Definition % Trigger Plan

SL01 Initial contact CO/SSO orders: contact arranged to see individuals within five business days 97% 92%

SL03 Completing the plan (CO/SSO) within 10 business days after first attended appointment 97% 92%

SL06 Priority of arrangement of unpaid work: within seven days of NPS allocation 75% 65%

SL16 Quality of Breach Referral 90% 80%

Metric Assurance Metrics % Trigger Plan

E Breach referral timeliness 75% 60%

G Risk Escalation Quality 90% 80%

Schedule 9 Metrics ‐ Assessment

AccountabilityThree Senior Probation Officers are responsible for the line management of all practitioners within the Assessment function.  They ensure the achievement of the aforementioned metrics whilst keeping oversight of quality through the regular assurance of work allied to the KSS CRC quality assurance framework identified within the Organisation’s Quality Assurance, Audit and Performance Strategy (see Rehabilitation).

The practitioners working in the team are experienced and confident assessors who are familiar with working at pace to produce comprehensive and high quality assessments. Where an identifiable risk of serious harm to known adults or children is identified by the NPS within the Case Allocation System (CAS), it is managed appropriately by being incorporated into the risk management and sentence plan prior to handover to the allocated Responsible Officer.

Case administrators play an important role in requesting and ensuring receipt of information from NPS and other agencies, as well as coordinating the booking of timely induction appointments and Community Payback starts.

Service users and locationThe client group is spread across the KSS area.  Whilst staff work within designated teams, they work flexibly and travel within the locality to effectively meet the demands of the Assessment function and service user need.

17

Rehabilitation

The Rehabilitation function delivers structured and targeted work to service users, delivering the sentence of the court and Integrated Offender Management. They work with service users to reduce reoffending via the seven routeways contained in MSRP.  From this solution, supported by the CRC’s comprehensive suite of non‐accredited group‐work and individual interventions, Responsible Officers will draw on relevant modules from MSRP for those subject to a Rehabilitation Activity Requirement (RAR). M‐SEP provides each individual with a minimum package of support, enhanced by a bespoke programme that is responsive to individual need and risk. MSRP comprises 49 modules containing 567 session options, allowing Responsible Officers to develop highly personalised plans. Any notion of ‘one size fits all’ is rejected by engaging and empowering the service user to take ownership of the plan. Likewise the Responsible Officer has a high level of flexibility to adjust the content and intensity of the plan according to changes in risk, need and motivation. When implemented, MySIS will enable the Responsible Officer to maintain active, real time oversight of progress to ensure that the sentence plan is implemented and the expectations of the court are met.

This approach recognises and reinforces the valuable contribution of those with specialist skills, both within interventions, the supply chain and wider community. Staff with strong engagement skills focus on desistance ‐ a belief in an individual’s capacity to change and an open, respectful relationship between the Responsible Officer and service user.  Diversity in the range of delivery options and partners, combined with the flexibility of M‐SEP to provide a highly tailored approach, supports the needs of those with protected characteristics.  High priority is given to ensure that the needs of women service users are fully understood and met. This includes the provision of gender specific work, the offer of a female Responsible Officer and reporting in a women‐only environment. A key feature of the coming year will also be to review the effectiveness of and update the CRC’s Female Service User Strategy.

In order to facilitate service user engagement and compliance the Rehabilitation teams operate from all current office bases across the CRC and continue to utilise external contact centres e.g. Gateways, where these add value. Every area has a specialist co‐located IOM team dedicated to working with the most prolific offending service users to offer a robust, intensive and collaborative solution to support compliance and desistance.

KSS CRC’s environmental design for the delivery of rehabilitative services is centred on service users and office locations take account of geography, travel time and cost. Premises provide a welcoming environment in which individuals feel valued and respected and opening times will reflect the needs of individuals and take account of employment/family responsibilities.  KSS CRC works across office boundaries to improve access for all

ATAGLANCE:

•MSRP and a minimum package of support underpinning all service user engagement, including those with a RAR

•An integrated and specialised team to deliver all community sentences and IOM across the whole of the contract package area

•Diverse range of options to engage every service user

•Possessing the ability to draw upon supply chain services commissioned to support service delivery

•Service User Council to validate delivery model

Through implementation of the Service User Involvement Strategy, KSS CRC’s well established Service User Council is pivotal in enabling KSS CRC to understand what works for service users and to embed cultural change, as well as implementing practical improvements to enhance the experience of service users.  One such proposal has led to an innovative solution to employ current and ex‐service users as Case Support Workers to directly support the most hard to reach individuals who have been identified as uncompliant or difficult to engage. This role will be complimentary to both volunteer and peer mentors. A pilot to assess the effectiveness of Case Support Workers is due to start in the summer of 2016.  This will enable a review of strategy in relation to the use of both mentors and Case Support Workers in supporting the delivery of the Service User Engagement and Compliance Strategy which is currently being comprehensively updated in light of analysis of data linked to those service users who did not successfully complete their order.  Further analysis of need identified via this work and through the interrogation of the current assessment database (OASys) will also inform a review of the current Supply Chain Strategy to ensure commissioning intentions reflect the need of the service user population.

Quality is the golden thread that runs through all the work undertaken with service users and this is not always easily measured by targets.  In June 2016, KSS CRC has launched a comprehensive Quality Assurance, Audit and Performance Strategy which outlines the quality assurance framework that will be implemented over the coming year to provide internal and external validation of the work being completed on a day‐to‐day basis across all functions of the organisation.

Throughout 2016/17, we will continue to work towards fully implementing and embedding the requirements as set out in Schedule 7 –Service Requirements into its operating model. Sections OM7, OM34, OM37, TR3 and AT1 are partially embedded with work actively ongoing to ensure they are full implemented

Supply chain activities undertaken by the Partnership team has seen the recommissioning of additional support for women by Brighton Women's Centre and Inspire Service in West Sussex, East Sussex and Brighton and Hove. Responsible Officers have the option, where considered beneficial, to refer female service users to Engagement Support Workers for specific activities and areas of work for those who have complex needs.

To further support both the Rehabilitation and Resettlement teams the Partnership team will be commissioning housing brokerage services, which will be managed across the Kent, Surrey and Sussex area, to provide support to service users to  access suitable and sustainable accommodation on release from prison and in the community. 

Furthermore, the Partnerships team will identify providers of spot purchase services where need is identified. CRC Senior Probation Officers will be able to purchase these services from this preferred supplier list according to local need. 

18

19

Schedule 9 Metrics ‐ Rehabilitation

Metric Metric Definition % Trigger Plan

SL05 Arrangement of Unpaid Work within 28 calendar days of allocation 97% 97%

SL07 Completion of the sentence of the Court: termination of the sentence 99% 99%

SL08 Completion of Community orders and Suspended Sentence Orders  75% 65%

SL10 Delivery of Unpaid Work  90% 80%

SL11 Delivery of the Programme requirement: Programme completion rate  90% 80%

SL12 Delivery of the rehabilitation activity requirement: RAR completion rate  90% 80%   

SL16 Quality of breach referral 90% 80%  

Metric Assurance Metrics % Trigger Plan

A Quality of engagement with allocated person 75% 60%

E Breach referral timeliness  95% 85%

G Risk escalation quality 90% 80%

AccountabilityThe Director is accountable for service delivery and the achievement of performance metrics across the Rehabilitation function.  This responsibility cascades down through the line management structure with each individual being held personally accountable for the quality of their work and performance outcomes, through supervision and performance appraisal. The Responsible Officer is responsible for work undertaken with allocated service users on their caseload  

Appropriately qualified practitioners work with service users who present the greatest risk of serious harm to known adults and children, subject to thresholds for escalation to the NPS. In addition to individual responsibilities all staff work collaboratively together within their teams and across KSS CRC in support of the overriding objective of reduction reoffending. 

Location In order to facilitate service user engagement and compliance Rehabilitation teams operate from all current office bases and continue to utilise external contact centres where this enhances engagement within the locality. KSS CRC works across office boundaries, to ensure a comprehensive service for service users who can report more easily to a venue outside the normal catchment area.

20

Rehabilitation (Interventions)

KSS CRC’s approach to delivering and developing rehabilitative interventions is flexible and collaborative, thus meeting the requirements of multiple commissioners. Interventions are delivered in partnership to address shared priorities, e.g. IDVA and Partner Link Workers.  KSS CRC delivers Unpaid Work for YOTs, and domestic violence programmes to CAFCASS, East Sussex Children’s Services and most recently to the Surrey Local Authority. Service users have multiple needs that contribute to their offending so KSS CRC ensures that these are met through the provision of rehabilitative interventions and delivered via the seven routeways within the MSRP. Wrap‐around support is provided via the mentor unit. 

The Rehabilitation Interventions team work closely with the other CRC teams and the NPS to support service users subject to community orders, suspended sentence orders and licences. The main objective is to ensure that a complete range of high quality interventions are available to deliver the sentence of the court and reducing reoffending. 

During 2015‐16, the Programmes team: 

•Mapped demand for Accredited Programmes •Increased its facilitator establishment by 72% from August 2015 to May 2016•Increased its bank of sessional staff from 10 to 30 facilitators•Developed an integrated Accredited Programme tracker for use across the CRC, to monitor the serviceuser journey through programmes and provide Management Information•Mapped Community Payback establishment to location and demand•Recruited CP Supervisor staff to fill resource shortfall•Began CP Hub proposal project.

There has been extensive investment in facilitator training as well as expansion of our in‐house facilitator trainer capacity. We identified a need to extend our range of Accredited Programmes to incorporate drink driving, and in response to the profile of the ‘though the gate’ cohort, a substance misuse programme. We have worked collaboratively with NOMs and other CRCs to maximise the availability of facilitator training, to reduce the long lead time for newly recruited staff. 

AT A GLANCE:

•The delivery of trusted interventions known to positively impact on recidivism

•Competitively priced range of products meeting the needs of customers

•Adapted delivery methods and styles to satisfactorily address the diverse range of service users

•Providing courts with the ability to combine and create different permutations of interventions to secure truly bespoke sentences which have maximum impact

AT A GLANCE:

•The delivery of trusted interventions known to positively impact on recidivism

•Competitively priced range of products meeting the needs of customers

•Adapted delivery methods and styles to satisfactorily address the diverse range of service users

•Providing courts with the ability to combine and create different permutations of interventions to secure truly bespoke sentences which have maximum impact

21

2016‐17 actions include:

•UPW Placement Strategy: workshop development, provision for women, negotiating to use SAC links for younger service users•Deliver NPS demand for interventions: publication of a high level Accredited Programmes schedule  •Community Payback placements closely monitored, supported by recruitment to supervisor posts and alterations to the scheduling of groups to meet demand•Local interface meetings arranged as required•Accredited Programme demand and pipeline data: the Programmes team to work closely with the Business Intelligence Unit to refine the tracker tool, to maximise its functionality for administrators, operational staff and managers•Proactive recruitment to vacancies as they arise and maintaining our bank of sessional staff to ensure we can respond to fluctuations in demand•Increasing our delivery sites for Thinking Skills Programme (TSP), improving coverage across the CRC•Commencement of Building Skills for Recovery (BSR) programme in July •Drink Impaired Drivers programme (DID) will be delivered once sufficient referrals for a viable group are accrued•Development of potential Community Payback hub approach, to meet service user needs.

The Interventions team have now established a single Restorative Justice Hub that will provide a single point of contact for staff and partner agencies. While there is a varied and changing landscape across KSS CRC, the hub will respond to external requests for information, as well as supporting service user referrals. 

We now have a single in‐house volunteer unit that covers KSS CRC. We are building on the model previously operating in Kent and arrangements are in place to extend provision to the NPS in Surrey and Sussex. We are currently establishing the framework to develop service users as peer mentors and have two coordinators in post to take this forward. 

The Education, Training and Employment (ETE) team are now delivering the CXK National Careers Service contract in Kent and parts of Sussex, embedding in‐house delivery and improving the quality of employability skills cross KSS CRC, by sharing best practice. The ETE team have conducted employment engagement work through CXK and the prison service as part of the Inspiration Agenda. Events have taken place in HMP Lewes, Elmley and Rochester, with further events planned between July and December 2016. The team are working to raise awareness of the importance of ETE in reducing reoffending, to improve referrals rates and access to provision for our service users.

2016/17 will see the continued implementation of Schedule 7 – Service Output Specification requirements. Section V1 to V7 and D3 are partially embedded with work actively ongoing to ensure they are full implemented

For an overview of all the interventions delivered by KSS CRC please visit the KSS CRC website  

22

Metric Metric Definition % Trigger Plan

SL10 Contractor Delivery of Unpaid Work 90% 80%

SL11 Contractor delivery of the programme requirement. Programme completion rate 90% 80%

SL12 Contractor Delivery of the rehabilitation activity requirement. RAR completion rate 90% 80%

Metric Assurance Metrics % Trigger Plan

A Quality of engagement with allocated person 75% 60%

D Accredited Programme quality 90% 80%

Schedule 9 Metrics ‐ Interventions

AccountabilityThe Head of Service is responsible for service delivery and the achievement of performance metrics across the Resettlement function.  Middle managers are in turn individually accountable for quality and performance outcomes within their teams

LocationThe KSS CRC Programmes team covers the whole CRC, responding to local needs as well as meeting the demand from the NPS and other commissioners.

23

ATAGLANCE:

•Innovative approach to resettlement, rejecting notions of pushing prisoners out from the inside

•Discharged prisoners are led through the gate by teams based in the communities where they aim to settle

•Improved communication through named single points of contact for every prison in the CRC

•Ground breaking engagement with short sentenced prisoners who receive more than signposting to services

ResettlementProviding a comprehensive and universal service to allocated persons in custody, including short sentenced prisoners now released with a period of supervision in the community. Resettlement teams support service users ‘through the gate’ working with them to lead them back into the communities to which they belong, rather than standing inside the prisons “pushing them out”. A mixed economy of staff working with service users in prison and in the community gives increased understanding and flexibility in delivering the sentence plan and responding to individual need. This encourages the rehabilitative process and the objective of securing the seamless sentence. Public and stakeholder confidence is secured through a robust approach to compliance with clear boundaries and risk escalation procedures in place ultimately resulting in recall where service users fail to fulfill their responsibilities. 

Progress during 2015/16 includes:•Introduction of resettlement teams and set up of Through the Gate delivery•Development of effective interfaces with HMPS staff including integration in to prison governance structures•Transition from supply chain delivery to CRC staff delivery (excluding HMP Rochester)•Introduction of MSRP and partnerships to address the mandated areas of need•Full‐time placement of staff at HMP Elmley to manage high volume•Trial of a female specific intervention at HMP East Sutton Park•Development of our rate card offer for non‐resettlement prisons•Revised protocols for enforcement decision making ensuring that service users are fully engaged and motivated to comply.

Planned developments for 2016/17 include:•Development of a comprehensive management information set against which the Through the Gate Service will be evaluated•Implementation a supply chain for housing advise and brokerage to deliver an effective solution to prisoner accommodation needs•Roll‐out of women’s programme across the female estate•Spot purchase of prisoner interventions along side the Partnerships team•Review of our rate card offering following analysis of gaps in service provision within and outside the mandated areas of service delivery•Introduction of a dedicated supervisory role to oversee the delivery and planning of Through the Gate•Transition from initial supply chain delivery at HMP Rochester•Full implementation and embedment of the remaining elements of Schedule 7 –Service Output Specification into the operating model. Sections OM4, OM7, R2, R3, R4, R8 and R9 are partially embedded with work actively ongoing to ensure they are fully implemented.

24

Schedule 9 Metrics ‐ Resettlement

MetricMetric Definition

% Trigger Plan

SL02Initial contact release from custody: face to face appointment arranged to take place within one business day after release

97% 92%

SL04 Completing the plan for allocated persons released from custody within 10 days of first attended appointment 97% 92%

SL07 Completion of sentence of the Court: termination of the sentence 65% 55%

SL09 Completion of licence and post supervision periods 65% 55%

SL13 Completion of resettlement plans five business days after basic custody screening 95% 90%

SL14 Pre release planning. No later than 12 weeks prior to release. 90% 85%

SL15 Contribution to assessments for discharge (for CRC cases) within 10 business days of request 97% 92%

SL17 Recall referral quality 90% 80%

Metric Assurance Metrics % Trigger Plan

A Quality of engagement with allocated person 75% 60%

C Allocated person resettlement services accommodation 90% 80%

F Recall referral timelines 95% 85%

G Risk escalation quality 90% 80%

25

AccountabilityThe Director is responsible for service delivery and the achievement of performance metrics across the Resettlement function.  Middle managers are in turn individually accountable for quality and performance outcomes within their teams.  Middle managers are assigned lead roles for individual prisons and working with prison service colleagues to design and implement delivery agreement plans for each establishment.

Practitioners undertake the role of Responsible Officer.  They are responsible for managing the service users on their caseloads.  Appropriately qualified practitioners will hold all cases where there is a known risk to a child or known adult. 

LocationPractitioners are based in all KSS CRC office locations but travel flexibly to their allocated resettlement prison in their region.

Transformation (ICT)We have now moved from the Offender Management National Infrastructure (OMNI) onto our own corporate systems in all of our offices and are using the Data Exchange Bridging Solution (DEBS) to access national systems. We have also replaced legacy hardware and software with new equipment and applications. 

We plan in 2017, to replace the national case management system we currently use – NDelius – with a new case management system, My Solution Information System (MySIS). The first version of MySIS is due to be completed by October 2016, when it will go through a series of testing phases before it is rolled out in the CRC in April 2017. We expect MySIS to help our practitioners work more efficiently with service users and to provide our business with critical data to help us understand which of our interventions are most effective.

We have also developed a new assessment tool, My Solution Assessment Tool (M‐SAT), to replace the national tool, OASys, for which we have received provisional approval from the National Offender Management Service (NOMS). M‐SAT assesses service user need in much more detail than OASys. It will therefore help practitioners match specific needs to the interventions most likely to reduce reoffending in developing a plan for service users (My Solution Engagement Plan – M‐SEP). It will help managers understand which practitioners are working most effectively with service users and what it is about their practice which is most effective. It will also help us as a business understand where our interventions having a greater or lesser impact to help inform any commissioning decisions. Our plan is to have M‐SAT available for practitioners to use from April 2017.

Our plan is contingent on a number of external and internal dependencies. The most notable external dependency is the publication by NOMS of the final versions of messaging interface and exchange details and all business process information.

Transformation (Estates)The CRC has extended lease or licence agreements for most office locations until the end of 2016. This has allowed resources to be focused on the relocation of Maidstone, Crawley and Redhill operational offices and Maidstone corporate centre. The relocations are scheduled throughout the year from May through to October. The CRC Estates strategy continues to be reviewed and updated accordingly in line with existing property locations, dependent on suitability and availability.  

ATAGLANCE:

•Increased working efficiency with service users

•An intuitive system that learns which interventions are most effective

•A more detailed and targeted Assessment Tool 

•A more user friendly case management system 

26

ATAGLANCE:

•Increased performance on 13 of 14 measure Service Levels from Q1 to Q4

•Baseline targets exceeded on 12 of 14 Service Levels 

•End state target (to be achieved on/by Feb 17) exceeded in 10 of 14 Service Levels

Performance Summary 2015/6

Despite the introduction of a new operating model in early 2015, KSS CRC performance has continued to improve quarter by quarter. The below summarises performance improvement across the currently 14 Service Level targets NOMS measure.

The one exception to the performance improvement rule has been SL08. Performance reduced following a Probation Instruction (PI03/2016) from the Ministry of Justice which changed practice. Analysis by the CRC shows this change in practice will continue to detrimentally affect performance through to November 2016 before levelling. This change was introduced in January 2016. Prior to this, performance in Q3 was above the end state target (February 2017) at 78 per cent.

Performance in 2015/6 ensured that no service credits were applied. 

27

Appendix

KEY ROUTEWAYS

Designed to help service users understand and create choices, drive consequential thinking and personal responsibility, build confidence and assist change.

Home is concerned with having settled permanent accommodation within the community.  It covers practical  issues, such as how to set up payment schemes for utilities, as well as securing different types of tenancy. 

Money  focuses  on  the  issues  of  finance,  benefit  and  debt.  Modules  are designed  to  help  service  users  manage  their  money  better.  Sessions include managing debt, sourcing help and taking control.

Future  is  about  the  steps needed  to  locate  and  secure work,  how  this  is linked to training and education and how the service user can take action themselves to improve their employment chances.

MSRP

MSRPKEY ROUTEWAYS

Support  encourages  the  service  user  to  think  about  their  responsibilities and  what  their  actions  have meant  for  their  families  and  loved  ones.  It encourages service users to maintain contact with families when in prison and looks at ways in which they can maintain their relationships

Whilst treatment of addiction is covered by other means, often the thinking associated substance misuse requires further challenge. Habit covers the nature of addiction, its link to low self‐esteem and steps to regain control.

Health modules demonstrate ways in which health care can be accessed, looking at staying healthy, the importance of diet and weight management as well as sexual health issues.