Make sense, not waste:Smart services for your asset management

Bedre kontroll sparer penger

Forvaltningssystemet til 3 Step IT har gitt Byggmakker full kontroll over hva de eier av datamaskiner og kvaliteten på utstyret. Det har igjen spart byggvarekjeden for store beløp, gjennom at byggvarehusene har blitt langt mer kostnadsbevisste i forhold til datainnkjøp.

www.3stepit.com

Frem til 2009 kjøpte og eide Byggmakker alt av datamaskiner selv. Det ga en rekke utfordringer. Som Norges største byggevarekjede var det vanskelig for hovedkontoret å holde styr på hva kjeden satt på av datamaskiner. Det var utfordrende nok å vite hva hovedkontoret selv eide av utstyr, langt verre var det å få oversikt over hva 113 utsalgssteder rundt om i landet hadde av datamaskiner.

– Det var umulig å ha oversikt over hvem som satt på hva; hva de enkelte byggvarehusene eide av datamaskiner, hvilket serienummer maskinene hadde, hvilke programvarer og lisenser som var knyttet til de ulike maskinene og når og hvor maskinparken burde oppgraderes, minnes Ronny Kristiansen, IKT-konsulent i Byggmakker.

Urettferdig finansiering av innkjøpManglende oversikt ga flere konsekvenser. Det var vanskelig for hovedkontoret å vite om de bestillingene som de fikk fra byggvarehusene var reelle: Hadde virkelig byggvarehuset i Bergen behov for åtte nye bærbare PC-er, eller var det kanskje tilstrekkelig med tre stasjonære og to bærbare PCer? En annen konsekvens av manglende oversikt over innkjøpene, var at finansieringen av datainnkjøpene føltes urettferdige. Bestillingen og betalingen av datamaskinene ble gjort av hovedkontoret, som deretter fikk penger tilbake fra byggvarehusene.

– Fordi vi manglet oversikt over hvem som eide hva, ble det enklest at hvert enkelt byggvarehus overførte en fast felles sum i kvartalet som skulle dekke kjøpet av nye maskiner, nye lisenser, oppgraderinger og annet. Men denne felles «administrasjonskostnaden» ble jo urettferdig

når noen byggvarehus kanskje satt på dobbelt så mange maskiner som andre, sier Kristiansen.

Rapporter med detaljkunnskapLøsningen ble å lease datamaskiner gjennom 3 Step IT. Gjennom denne finansieringsløsningen slapp Byggmakker å binde opp mye kapital i datamaskiner – kapital som heller kunne brukes til å utvikle byggvarekjeden, men den aller største gevinsten fikk Byggmakker gjennom 3 Step ITs forvaltningssystem.

– Systemet gir full detaljkontroll og gjennom rapporter får vi oversikt over antallet maskiner på hvert sted, hvilke lisenser som er knyttet til utstyret og når datamaskinene bør byttes ut. Når et byggvarehus ringer og bestiller nye maskiner er det enkelt for oss å gå inn i systemet og se hva de eier fra før, når de fikk utstyret og hvilke programmer som de har.

Butikkene mer kritiske til egne kjøpDenne kontrollen har i andre omgang medført at de enkelte byggvarehusene har blitt langt mer kritiske til sine innkjøp. Systemet har også gjort betalingen langt mer rettferdig. Byggvarehusene betaler hovedkontoret for de maskinene som de har, ikke mer.

– Det var ikke slik at byggvarehusene var råflotte i sine innkjøp, at de bestilte maskiner som de ikke hadde bruk for, men når selv hovedkontoret manglet oversikt over hva vi eide i eget hus, er det ikke rart at også butikkene manglet denne oversikten. Gjennom forvaltningssystemet har vi fått et unikt styringsverktøy for å kunne foreta smarte innkjøpsvalg, mener Kristiansen.

Forvaltningssystemet til 3 Step IT har gitt Byggmakker full kontroll over hva de eier av datamaskiner og kvaliteten på utstyret. Det har igjen spart byggvarekjeden for store beløp, gjennom at byggvarehusene har blitt langt mer kostnadsbevisste i forhold til datainnkjøp.