KUNNANVIESTINTÄ

SUOMEN KUNTALIITTOHELSINKI2004

Suomen KuntaliittoToinen linja 14PL 20000101 HelsinkiPuh. (09) 7711Faksi (09) 771 2291www.kunnat.net

1. painosISBN 951-755-905-4© Suomen KuntaliittoHakapaino Oy, HelsinkiHelsinki 2004

Myynti:Suomen Kuntaliiton julkaisumyyntiwww.kunnat.net/kirjakauppaFaksi (09) 771 2331Tilausnumero 509023

TOIMITTANUTSatu Tyry-SaloKANSIKaisu KlemettiTAITTONina Palmu-Pietilä

3Lukijalle

Kuntien tämän hetken suurin haaste on muutoksen johtaminen. Stra-teginen työ seudun hyvinvoinnin edistämiseksi edellyttää yhteistyö-tä ja kumppanuutta. Median rooli keskusteluteemojen asettajananousee entistä merkittävämmäksi.

Kunnan viestintä on niin laajaa, ettei se mahdu viestinnän jamarkkinoinnin vakiintuneiden käsitteiden raameihin. Kunta, ainakinsen tuotteet, palvelut, tontit ja tapahtumat voivat olla brändi, muttakunnallisdemokratiaa, asukkaiden osallistumista ja median kuntauu-tisointia ei voi merkkituotteistaa.

Mainoskampanjoita tehokkaammin kunnan mainetta rakentavattarinat, joita ihmiset erilaisissa yhteyksissä kertovat kunnasta ja sentodellisesta toiminnasta. Kunta on verkostojen solmukohta, aito ih-misyhteisö ja asukkaidensa, jopa poismuuttaneiden, identiteetin ra-kentaja.

Vuorovaikutteinen viestintä ja kuntalaisten osallistuminen sekäaktiivinen tiedotusvälineiden palvelu ovat jokaiselle kunnalle ensi-arvoisen tärkeitä työkaluja, joita on hiottava ja terävöitettävä päivit-täisessä käytössä. Asenne on tärkein; viestintä onnistuu, kun niinhalutaan.

Kuntaliitto ja sen edeltäjät ovat kehittäneet kuntien viestintääsuosituksin ja tutkimuksin aina 1970-luvulta lähtien. Tämä koko-naan uudistettu opas sisältää ohjeita niin kuntalain, hallintolain, jul-kisuuslain kuin monen muunkin kuntien viestintään liittyvän sää-döksen soveltamisesta sekä ennen kaikkea oikean asenteen kasvatta-misesta kuntaviestintään.

Tekstistä vastaa kuntien viestintäammattilaisista koostuva Kunta-liiton kokoama työryhmä: viestintäjohtaja Jari Seppälä, Tampere,viestintäpäällikkö Sirkka Keränen, Oulu, tiedotuspäällikkö KaijaNousiainen, Kuopio, tiedotuspäällikkö Sirpa Jyrkänne, Helsinki, tie-dotuspäällikkö Antti Nuorivuori, Kotka sekä Kuntaliitosta johtavalakimies Taisto Ahvenainen, yliarkkitehti Ritva Laine ja viestintä-päällikkö Satu Tyry-Salo.

Lisätietoja kuntien viestinnästä:www.kunnat.net -> viestintä

4 Sisältö

KUNNAN VIESTINTÄ 7

Viestinnän visio 7Kunta on kuntalaista varten 7Asukkaat osallistumaan 8Osallistuminen kasvattaa sosiaalista pääomaa 10Maankäyttö suunnitellaanyhdessä asukkaiden kanssa 10Kuntakonserni viestii avoimesti 12Yhteistyö vaatii luottamusta 13Kunnan strategia määrää viestinnän linjat 15Luottamushenkilöt ovat viestinnän voimavara 16Kokouksista tiedotetaan etukäteen 17Päätökset ovat julkisia 17Vastaanottajalähtöinen viestintä tehoaa 19Neuvonta on osa asiakaspalvelua 21Verkkoviestinnän ja sähköisenasioinnin merkitys kasvaa 22Kunta on verkossakin julkinen viranomainen 23Tiedotusvälineitä palveltava aktiivisesti 25Vallankäytön valvonta on median tehtävä 26Ilmoitusvälineet kilpailutettava 27Henkilöstöviestintä luo työskentelyedellytyksiä 28Markkinointiviestintä tukee kunnan mainetta 30Viestit ja ilme markkinointiviestinnän työkaluja 31Kriisiviestintään on valmistauduttava 32Kunta tiedottaa myös poikkeusoloissa 33Kunnallisista kuulutuksista vuorovaikutukseen 35

5

KUNTAVIESTINTÄÄ OHJAAVAALAINSÄÄDÄNTÖÄ 38

Jokaisella on perusoikeustietoon ja hyvään hallintoon 38Kuntalaki korostaa aktiivista ja avointa viestintää 38Hallintolaki määrittelee hyvää hallintoa 39Julkisuuslainsäädäntö edistää tiedonsaantia 41Kielilaki turvaa kuntalaisen oikeudenkäyttää omaa kieltään 45

KESKEISET SÄÄDÖKSET 46

6

7Kunnan viestintä

Viestinnän visio

Viestintä ylläpitää asukkaiden hyvinvointia ja yhteisöllisyyttä.Päätöksenteko on läpinäkyvää ja kuntalaisten osallistuminenlaajaa. Asukkaat, yritykset, luottamushenkilöt, henkilöstö jamedia saavat tietoa ajoissa ja ymmärrettävästi esitettynä.Kunnan maine tukee kunnan kehittämistä ja luo seudullevetovoimaa.

Kunta on kuntalaista vartenMaamme kansanvalta perustuu vahvaan paikalliseen demokratiaan,joka kumpuaa kansalaisia lähellä olevasta kuntien itsehallinnosta jalaajasta toimivallasta. Kunnan hallinto on kuntalaisten omaa itsehal-lintoa.

Kuntalain mukaan kuntien toiminnan tarkoituksena on edistääasukkaiden hyvinvointia ja kestävää kehitystä alueellaan. Kuntatuottaa tai järjestää hyvinvointipalvelut asukkailleen. Lisäksi kuntakehittää alueellaan toimintoja ja edistää kilpailukykyä.

Kunnan on hankittava toiminnalleen oikeutus kuntalaisilta. Tämätapahtuu paitsi kunnallisvaalien myös avoimen vuoropuhelun kaut-ta. Kunnan asukkailla on oikeus tietää, miten yhteisiä asioita hoide-taan sekä osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan. Asioista voidaankeskustella jo varhaisessa valmisteluvaiheessa. Asukkaiden viestejäon kuunneltava aidosti ja uskottavasti. Päätökset on perusteltava.

Aktiivinen, aikaisessa vaiheessa tapahtuva tiedottaminen ja vuo-rovaikutus luovat asukkaille edellytyksiä vaikuttaa yhteisiin asioihinja toimia kunnan jäsenenä. Viestintä tukee kunnan kehitystä ja edis-tää asukkaiden hyvinvointia. Viestintä tekee mahdolliseksi kunnantoiminnan arvioinnin. Palveluviestinnällä helpotetaan asukkaidenjokapäiväistä elämää ja varaudutaan ennakolta auttamaan asukkaitapulmatilanteissa.

Kunnan toimiva henkilöstödemokratia ja sisäinen viestintä sekäpäätöksentekijöiden ja luottamushenkilöiden yhteistyökykyisyys jatoimivat vuorovaikutusverkostot erilaisten sidosryhmien kanssaovat voimavaroja kuntaa kehitettäessä.

8

Vireillä olevista asioista on annettava riittävästi tietoja jo suun-nitteluvaiheessa. Myös ratkaisujen vaikutuksista on kerrottava. Kun-talaisille on tiedotettava, miten he voivat esittää kysymyksiä ja mie-lipiteitä valmistelijoille ja päättäjille. Kuntalaisilla on myös oikeustehdä aloitteita, saada tietoja julkisista asiakirjoista ja hakea muutos-ta toimielinten tekemiin päätöksiin.

Kunnan toiminnan on oltava avointa ja läpinäkyvää myös silloin,kun tehtävää hoitaa kuntayhtymä, liikelaitos, säätiö, muu yhteisö taiyksityinen yritys. Erimuotoisesta kuntarajat ylittävästä yhteistyöstäon tiedotettava laajasti ja tasapuolisesti.

Yhteistyötä tiedotusvälineiden kanssa on syytä edelleen kehittää.Kunnan kannattaa järjestää asukasiltoja ja tapaamisia, parantaa In-ternetin, sähköpostin ja kuntalaistiedotteiden käyttöä sekä julkaistaoppaita, esitteitä ja katsauksia toiminnasta, palveluista, taloudesta jamaankäytön suunnittelusta, tarvittaessa muistakin osa-alueista.Viestintään kuuluu olennaisesti myös toimintaympäristön luotaus.

Suomi ja ruotsi ovat maamme kansalliskielet. Lisäksi saamen-kieltä puhuville on taattu kielellisiä oikeuksia omilla alueillaan. Kie-lilain mukaan ilmoitukset ja kuulutukset tai muut sellaiset asiakirjat,jotka viranomainen antaa väestölle, on kaksikielisissä kunnissa jul-kaistava molemmilla kielillä. Sama koskee tiedotusmateriaalia.

Kunnan maine koostuu kokemuksista, joita rakentavat palvelujentoimivuus, kunnan johtamis- ja henkilöstökulttuuri, ympäristön laa-tu, asukkaiden vaikutusmahdollisuudet sekä julkisuudessa käytykeskustelu. Merkittäviä tekijöitä ovat kunnan sijainti ja luonnon olo-suhteet, yhdyskuntarakenne, elinkeinot, väestön rakenne, sosiaalisetverkostot ja historia. Oma kunta on muiden merkitysten ohella asuk-kaille usein samaistumisen kohde ja identiteetin rakentamisen väli-ne. Myös kuntaa kuvaavilla tarinoilla ja symboleilla, kuten kunnannimellä, vaakunalla tai tunnuksella saattaa identiteetteihin liittyvänäolla suuri merkitys.

Asukkaat osallistumaanKunnan valtuuston on pidettävä huolta siitä, että asukkailla ja palve-lujen käyttäjillä on edellytykset osallistua ja vaikuttaa kunnan toi-mintaan. Osallistumiselle on hyvä asettaa määrälliset ja laadullisettavoitteet, joiden toteutumista seurataan.

Osallistumismuotoja on monia mielipidekyselyistä ja käyttäjä-raadeista palvelusitoumuksiin ja sähköisiin vuorovaikutusfoorumei-hin. Yhteissuunnittelu- ja teematapaamiset, kuntalaistilaisuudet,vanhempainillat, potilastilaisuudet ja ”avoimet ovet” ovat tärkeitäviestinnän ja osallistumisen väyliä. Palvelujen käyttäjät on syytä ot-taa mukaan hallintoon ja johtokuntiin. Asioiden valmistelun ja pää-töksenteon tueksi voidaan perustaa yhteistyöelimiä, joista yleisim-

Kuntalaisille ontiedotettava,miten he voivatesittääkysymyksiä jamielipiteitävalmistelijoille japäättäjille.

9

piä ovat vammais- ja vanhusneuvostot, nuorisovaltuustot sekä kun-nan osa-alueita edustavat toimielimet, neuvottelukunnat ja kehittä-mistoimikunnat. Useimmat kunnat ovat valinneet vanhempia ja op-pilaita koulujen johtokuntiin. Käyttäjien edustajia voidaan valitamyös liikelaitosten johtokuntiin. Vuokratalojen hallinto on hyvä jär-jestää yhdessä asukkaiden kanssa.

Kuntalaki vaatii kuntaa selvittämään asukkaiden mielipiteitä en-nen päätöksentekoa sekä avustamaan asukkaiden oma-aloitteista asi-oiden hoitoa, valmistelua ja suunnittelua. Asukkaiden tekemät aloit-teet on käsiteltävä viipymättä. Jos valtuuston toimivaltaan kuuluvas-sa asiassa aloitteen tekijöinä on vähintään kaksi prosenttia äänioike-utetuista kunnan asukkaista, asia on otettava valtuuston käsiteltäväk-si puolen vuoden sisällä. Vähintään aloitteen tekijälle on tiedotetta-va, mihin toimiin aloite on johtanut. Muita lainsäädännössä mainit-tuja muotoja kuntalaisten mielipiteen ilmaisulle ovat kansanäänes-tysaloite, neuvoa-antava kansanäänestys, erityislainsäädännössäedellytetyt mielipidetiedustelut ja asukkaiden kuulemiset, oikaisu-vaatimus ja valitus.

Mielipiteen voi ilmaista myös ottamalla yhteyttä luottamushenki-löihin ja viranomaisiin sekä median kautta. Tiedotusvälineissä esi-tettyihin kuntalaisten kysymyksiin on vastattava. Palautemahdolli-suuksia on kehitettävä aktiivisesti ja huolehdittava palautteen käsit-telystä. Tärkeää on, että kunnan henkilöstö sitoutuu asiakaslähtöi-seen toimintatapaan niin, että osallisuus toteutuu jokaisessa asiakas-kohtaamisessa. Kunnan henkilöstöllä on oltava toimivat kanavattuoda saamansa palaute suunnittelijoiden ja päättäjien tietoon.

Internet-sivuja voidaan kehittää vuorovaikutteisiksi. Internetinavulla voidaan järjestää kyselyjä ajankohtaisista asioista, herättääkeskustelua ja pyytää ehdotuksia asukkailta sekä pitää nähtävilläsuunnitelmat, esityslistat ja viranhaltijapäätökset samoin kuin mah-dollisuudet antaa palautetta.

Hallintolain mukaan asianosaisille, eli niille luonnollisille henki-löille ja oikeushenkilöille, joiden oikeutta, etua tai velvollisuuttaasia koskee, on varattava tilaisuus tulla kuulluksi ennen asian ratkai-semista. Laajavaikutteisen asian vireilläolosta on ilmoitettava ja va-rattava vaikuttamismahdollisuudet myös muille, jos asian ratkaisullavoi olla huomattava vaikutus elinympäristöön, työntekoon tai mui-hin oloihin. Vaikutusmahdollisuuksien varaamatta jättäminen voiolla menettelyvirhe, joka aiheuttaa päätöksen kumoamisen.

Lainsäädäntö jättää kunnille hyvin paljon vapautta päättää osal-listumisen menettelyistä, ajoituksesta ja osallisille jaettavasta mate-riaalista. Osallistumisen käytäntö, sen syvyys ja laajuus, ratkaistaankunkin kunnan toimintakulttuurin mukaisesti.

Tiedotusvälineissäesitettyihin

kuntalaistenkysymyksiin on

vastattava.

10

Osallistuminen kasvattaa sosiaalista pääomaaIhmisillä on vastuu omasta hyvinvoinnistaan. Kunnat tukevat ylei-sesti kuntalaisten oma-aloitteista toimintaa tarjoamalla tiloja ja lait-teita sekä antamalla suoraa taloudellista tukea. Tukea on mahdollistasuunnata myös tiedotustoimintaan. Alueellista tiedottamista toteute-taan yhdessä alueen asukasyhdistysten ja muiden toimijoiden kans-sa. Talkootyön tai palvelujen tuottamisen kautta kuntalaiset voivatosallistua myös suoraan päätösten toimeenpanoon ja yhteisvastuulli-seen toimintaan.

Viime aikoina osallistuminen on yhä laajemmin alettu liittäämyös sosiaalisen pääoman käsitteeseen. Aktiivinen osallistuminenon voimavara sekä yksilölle että yhteisölle. Osallistuminen kasvattaasosiaalista pääomaa ja lisää keskinäistä luottamusta, vastavuoroi-suuden periaatetta sekä yhteisten arvojen ja verkostojen kautta muo-dostuvaa yhteiskunnallista luottamusta. Osallistumisen avulla saa-daan myös ns. heikkoja signaaleja palvelujen kehittämisen tueksi.

Aitoon osallistumiseen ja päätöksentekoon vaikuttamiseen liittyymyös monia ongelmia. Syrjäytyneisyys, välinpitämättömyys, kiirei-nen elämänrytmi ja politiikan huono maine heikentävät paikallistasuoraa vaikuttamista kaikissa väestöryhmissä. Yksilöllistynyt sosi-aalinen kulttuuri on vaikeasti sovitettavissa yhteen demokratian pe-rusideaan liittyvän yhteisvastuullisuuden periaatteen kanssa.

Tutkimusten mukaan asukkaiden suora osallistuminen kotikun-nan asioihin on kasvanut, mutta usko vaikuttamismahdollisuuksientehokkuuteen on heikentynyt. Myös maankäyttö- ja rakennuslainvuorovaikutteinen toimintatapa on osoittautunut käytännössä vai-keaksi. Kuntien hallinnon avoimuutta, vuorovaikutteista viestintääsekä kuntalaisten osallistumismahdollisuuksia on edelleen kehitettä-vä.

Julkisen sektorin kehittämisessä on myös suuntauksia, jotka si-vuuttavat kansalaisnäkökulman ja korvaavat sen asiakasnäkökul-malla. Asiakasroolin kehittäminen on luonnollisesti tärkeä kunnal-lishallinnon uudistusalue, koska kunnat ja kuntayhtymät vastaavatkansalaisten peruspalveluista. Tätä ovat vieneet eteenpäin mm. pal-velusitoumusjärjestelmät. Kunnan asukasta ei tule kuitenkaan nähdäpelkästään asiakkaan roolissa; se olisi kunnallisen itsehallinnon pe-rusperiaatteiden vastaista ja jättäisi huomiotta asukkaan muut roolit.

Maankäyttö suunnitellaanyhdessä asukkaiden kanssaKuntalaisten osallistumista korostetaan maankäyttö- ja rakennus-laissa, jonka yleistavoitteisiin on kirjattu mm., että turvataan jokai-sen osallistumismahdollisuus asioiden valmisteluun, suunnittelunlaatu ja vuorovaikutteisuus, asiantuntemuksen monipuolisuus sekä

Alueellistatiedottamistatoteutetaanyhdessä alueenasukasyhdistystenja muidentoimijoiden kanssa.

11

avoin tiedottaminen käsiteltävinä olevista asioista. Avoimen, vuoro-vaikutteisen kaavoituksen ja hyvän suunnittelun edellytykset luo-daan osallistumis- ja arviointisuunnitelmassa.

Yhdyskuntia ja ympäristöä koskevat ratkaisut vaativat monipuo-lista asiantuntemusta ja moniarvoista näkemystä. Yhteistyömahdol-lisuus tulee järjestää varhaisessa vaiheessa, kun ratkaisut ovat vieläavoimia ja vaikuttamismahdollisuudet todellisia.

Kaavat on valmisteltava vuorovaikutuksessa osallisten kanssa.Kaavoitusta aloitettaessa joudutaan aina arvioimaan, ketkä ovatosallisia juuri tässä tapauksessa ja keille tulee tarjota mahdollisuusosallistumiseen. Osallisten määrittelyssä kannattaa olla avarakatsei-nen ja osallisten tavoittamiseen kannattaa panostaa aktiivisella vies-tinnällä heti alusta alkaen.

Osallistumis- ja arviointisuunnitelma on kunnan sitoumus yhteis-työstä osallisille. Se on virallinen asiakirja, jossa kuvataan maankäy-tön suunnittelussa, kaavan valmistelussa ja sen vaikutusten arvioin-nissa noudatettavat osallistumisen ja vuorovaikutuksen periaatteet jatavat.

Osallistuminen ja vaikutusten arviointi tulee suunnitella jokaistakaavaa varten erikseen. Vuorovaikutuksen laajuuden ja tason tuleeolla järkevässä suhteessa kaavoitustehtävään.

Vireille tulosta ilmoittaminen on kunnan ensimmäinen yhteyden-otto osallisiin. Kaavoituksen vireille tulosta ilmoitetaan joko kaava-kohtaisesti tai kaavoituskatsauksessa. Samalla kuvataan myös osal-listumis- ja arviointisuunnitelman sisältö tai kerrotaan, missä suun-nitelmaan voi tutustua lähemmin.

Suunnittelun lähtökohdista, tavoitteista ja mahdollisista vaihto-ehdoista tulee tiedottaa osallisille. Tämä voi tapahtua monella taval-la. Olennaista on, että osallisilla on mahdollisuus vaikuttaa kaavanvalmisteluun, arvioida kaavan vaikutuksia ja esittää mielipiteensä.Mielipide voidaan esittää joko kirjallisesti tai suullisesti.

Tiedon kulun turvaaminen on välttämätöntä koko prosessin ajan,vaikka laissa korostuu erityisesti varhaisen vaiheen vuorovaikuttei-suus. Kunnan tulee pitää kaikki kaavaehdotukset vähintään yhdenkerran julkisesti nähtävänä. Useimpien kaavojen nähtävilläoloaikaon vähintään kolmekymmentä päivää. Vähäiset asemakaavan muu-tokset on pidettävä nähtävillä vähintään neljätoista päivää. Nähtävil-le asettamisesta julkaistaan kunnallinen ilmoitus ja tiedotetaan te-hokkaasti.

Asemakaavaehdotuksesta muistutuksen tehneille on ilmoitettavakunnan perusteltu kannanotto esitettyyn mielipiteeseen aina, jos sitäon pyydetty. Samoin on pyynnöstä ilmoitettava kaavan hyväksymi-sestä. Näillä säännöksillä turvataan osallisten mahdollisuus seuratakaavaprosessi ajantasaisesti loppuun saakka. Kaava tulee voimaan,kun sen hyväksymispäätöksestä on kuulutettu niin kuin kunnallisetilmoitukset kunnassa julkaistaan.

Osallistentavoittamiseen

kannattaa panostaaaktiivisella viestinnällä

heti alusta alkaen.

12

Osallistumisen järjestäminen, siinä käytettyjen menetelmien va-linta ja tarvittavan laajuuden arviointi ei ole aina yksiselitteistä jahelppoa. Toisinaan osallinen ei pidä kunnan laatimaa osallistumis- jaarviointisuunnitelmaa riittävänä. Tällöin osallinen voi ennen kaavanasettamista julkisesti nähtäville esittää alueelliselle ympäristökes-kukselle neuvottelun käymistä asiasta. Neuvottelun tulokseen kan-nattaa suhtautua vakavasti.

Osallistumisen tavoitteena on saada mahdollisimman paljon tie-toa suunnittelun pohjaksi ja saavuttaa näin paras mahdollinen loppu-tulos, johon kaikki voivat sitoutua. Huonosti hoidettu prosessi voijohtaa valituksiin, jotka aiheuttavat moninkertaisen viiveen osallis-tumisjärjestelyihin verrattuna.

Kuntakonserni viestii avoimestiKuntien toiminta on viime vuosina muuttunut konsernihallinnonsuuntaan. Usein kunta hakee tällä tavoin joustavuutta toimintaansa.Kunnallisten palvelujen uudet tuotantotavat, yhteistyö, yksityistämi-nen, yhtiöittäminen ja ostopalvelut eivät saa hämärtää kunnallishal-linnon julkisuuden rajoja. Kuntalaisten oikeuksien turvaamiseksiyhteisöjen viestinnän on oltava avointa.

Kunnan vastuulla on huolehtia siitä, että sen tehtäviä hoitamaanperustetun liikelaitoksen, osakeyhtiön, yhdistyksen, muun yhteisön,yrityksen tai säätiön toiminnasta tiedotetaan. Yhteisöjen erilainenoikeudellinen asema, toiminnan luonne ja kilpailutilanne markki-noilla saattavat vaikuttaa tiedottamisen laajuuteen ja ajoitukseen.

Myöskään eri kieliryhmien palvelu ei saisi heikentyä, vaikka kie-liasioita koskeva lainsäädäntö on yksityisellä puolella löyhempää.Kielilaki asettaa velvoitteita yhtiölle, jossa kaksikielisillä kunnillatai erikielisillä kunnilla on määräämisvalta. Tällaisen yhtiön on an-nettava palvelua ja tiedotettava molemmilla kielillä toiminnan laa-dun ja asiayhteyden edellyttämässä laajuudessa ja tavalla. Yhtiönvelvollisuudet eivät siten ole yhtä laajat kuin kuntien.

Kuntayhtymien viestintään sovelletaan samoja periaatteita kuinkunnan viestintään. Viestinnästä vastaa perussopimuksessa määrättyjäsenkuntien valitsema toimielin. Kuntien yhteistyötä käynnistet-täessä kannattaa aina sopia selkeät viestintävastuut ja käytännön toi-mintatavat.

Julkisuuslakia sovelletaan kunnan ja kuntayhtymien toimielimiinja liikelaitoksiin sekä yksittäisiin viranhaltijoihin silloin, kun hekäyttävät itsenäistä päätösvaltaa kunnan asioissa esimerkiksi johto-säännön perusteella. Viranomaisen asiakirjaksi katsotaan myös kun-nan ostopalveluiden ja toimeksiantojen yhteydessä laaditut asiakir-jat, vaikka ne eivät fyysisesti olisi viranomaisen hallussa. Esimerkik-si kunnalta toimeksiannon saaneen yksityisen konsultin laatimat sel-

Kuntayhtymienviestintäänsovelletaan samojaperiaatteita kuinkunnan viestintään.

13

vitykset ovat kunnan asiakirjoja ja siten julkisuuslainsäädännön alai-sia.

Kunnan yhtiöitä koskee osakeyhtiölainsäädäntö ja ne ovat julki-suuslainsäädännön soveltamisalan ulkopuolella. Ristiriitoja voi syn-tyä, kun kunnat käsittelevät kuntalain mukaisia menettelyjä noudat-taen toimielimissään osakeyhtiöitä koskevia asioita, joiden toimin-taa puolestaan osakeyhtiölaki säätelee. Kilpailutilanteessa kunnanyhtiöiden on oltava tasaveroisia muiden markkinoilla toimivien yri-tysten kanssa. Kunnan asukkaan kannalta on selvä epäkohta, jos yh-tiöt jäävät julkisen kontrollin ulkopuolelle.

Kuntalaissa tätä julkisuusrajoitusta pyritään lieventämään. Tytär-yhteisöjen on tiedotettava suunnitelmistaan, tehdyistä ratkaisuista janiiden vaikutuksista. Lähtökohtana on asukkaiden mahdollisimmanlaaja oikeus saada tietoja konserniyhteisöjen asioista.

Osakeyhtiölaissa on useita kuntien yhteistoiminnan kannalta tär-keitä säädöksiä. Osakkeenomistajilla on oikeus saada hallitukseltatietoja, hallituksella on tiedonantovelvollisuus. Hallituksen jäsenenvahingonkorvausvelvollisuus vahvistaa kuntien edustajien vastuutahallituksissa. Määrämuotoisuus päätöksentekomenettelyssä raken-taa osakaskuntien luottamusta. Yksittäisen hallituksen jäsenen tehtä-vä hallituksessa on edustaa ja ajaa yhtiön etua. Kunnalla on kuiten-kin mahdollisuus antaa ohjeita myös osakeyhtiön hallintoelimissäkuntaa edustaville henkilöille. Tämä omistajakunnan ohjausvaikutuson tärkeä. Säännöllisen tiedonkulun varmistaminen yhtiön ja osakas-kuntien välillä ylläpitää luottamusta, johon yhtiön olemassaolo pe-rustuu.

Kunnassa on hyvä olla valtuuston hyväksymät, koko kuntakon-sernia koskevat tavoitteet, joiden toteutumista myös seurataan tii-viisti. On kunnan etu laatia koko konsernia koskeva yhteinen visio jatoimintastrategia, joiden pohjalta päätetään kuntakonsernin viestin-tästrategiasta. Konserniohjeilla selkeytetään tiedonkulku ja yhteis-työmuodot tytäryhteisöjen ja kunnan välillä. Myös ostopalvelusopi-muksiin on kirjattava viestintä.

Yhteisten viestintäperiaatteiden omaksuminen edellyttää tytäryh-teisöjen ja kunnan viestintää hoitavien henkilöiden säännöllisiä ta-paamisia. Tarvittaessa kunnan viestintähenkilöstö voi avustaa kon-serniyhteisöjä.

Yhteistyö vaatii luottamustaYhä useampi kunta on strategiatyössään päätynyt siihen, että kunnanmenestys on kiinni seudun menestyksestä ja päinvastoin. Seudulli-sen yhteistyön laajentaminen saattaa kuitenkin etäännyttää kuntalai-sia päätöksenteosta. Mitä enemmän palveluihin, elinkeinopolitiik-kaan, yhdyskuntasuunnitteluun ja ympäristöön liittyviä tehtäviä hoi-

Kunnassa on hyväolla valtuuston

hyväksymät, kokokuntakonsernia

koskevat tavoitteet.

14

detaan seututasolla, sitä keskeisempiä ovat kysymykset seutujohta-misesta ja -demokratiasta sekä viestintäkäytännöistä.

Seutuyhteistyötä koskevaan seutusopimukseen tulee kirjata yh-teistyön yleiset periaatteet, joihin seudun kunnat ovat valmiita sitou-tumaan yhteistyötä toteuttaessaan. Yksi seutuyhteistyön keskeisistäperiaatteista voi koskea kansalaisvaikuttamista. Tälle luodaan edel-lytyksiä mm. tiedottamalla avoimesti seudun asukkaille vireillä ole-vista asioista, suunnitelmista ja tehdyistä päätöksistä. Palautejärjes-telmien kehittäminen sekä mahdolliset asiakastyytyväisyysselvityk-set ovat konkreettisia välineitä asiakas- ja kansalaisvaikuttamisenkehittämiseksi.

Yhteistyötä tehdään yhä laajemmin myös yritysten, järjestöjen,yliopistojen ja muiden opetus- ja tutkimuslaitosten ja julkisyhteisö-jen kanssa. Itsenäisten toimijoiden vuorovaikutteisen yhteistyönpäämääränä on eri toimijoiden tavoitteiden edistäminen sekä ristirii-taisten tavoitteiden ja lähtökohtien yhteensovittaminen, ei muidentoimijoiden sitouttaminen kunnan omiin tavoitteisiin.

Verkostoyhteistyö punnitaan sen synnyttämissä innovaatioissa,uusissa toimintamuodoissa ja konkreettisissa hankkeissa. Verkostotuottaa lisäarvoa, jos se on tehokkaampi tapa toimia kuin muut toi-mintatavat. Toimijat täytyy kutsua ja houkutella vapaaehtoisuudenpohjalta heille itselleen hyötyä tuottavaan strategiayhteistyöhön.Kunta on merkittävässä solmukohdassa verkostojen synnyttämises-sä.

Verkostolla tulee olla perusidea, missio, joka auttaa verkostoonkuuluvia toimijoita ymmärtämään verkostoon kuulumisesta saatavathyödyt. Molemminpuolinen luottamus syntyy rehellisyydestä, ky-vystä ennakoida uskottavasti ja perustellusti tulevaisuuden suuntaa,kyvystä innostaa toisia sekä hyvistä tiedoista ja taidoista. Henkilö-kohtaiset suhteet ja yhteinen johtajuus ovat myös tärkeitä.

Yhteistyötä on jatkuvasti ruokittava. Yksinkertaisimmillaan semerkitsee merkkipaalujen asettamista ja viestintää onnistuneestaetenemisestä.

Kansainväliseen yhteistyöhön kannattaa kerätä kaikki seudullaolevat verkostot, yritysten ja yliopistojen kontaktit, ystävyyskoulutja -kunnat, kulttuurivaihto sekä ruohonjuuritason suhteet, jotta voi-mavarat riittävät edes jonkintasoisen tunnettuuden rakentamiseen.Kulttuuriset erot ja tietovajeet tuovat lisää haasteita. Internetiin yh-teistyössä rakennettu seudun tietopaketti kieliversioineen on korvaa-maton apu kaikille, niin vaihto-oppilaaksi lähtevälle tai yritysyhteis-työtä rakentavalle kuin vaikkapa kansainvälistä kongressia markki-noivalle.

Internetiin yhteistyössärakennettu seuduntietopakettikieliversioineen onkorvaamaton apukaikille.

15

Kunnan strategia määrää viestinnän linjatValtuusto linjaa kunnan strategian ja luo edellytykset viestinnällesekä asukkaiden ja palvelujen käyttäjien osallistumiselle kunnan toi-mintaan. Viestintää johtaa ja valvoo kunnanhallitus. Käytännössäsiitä vastaa kunnanjohtaja.

Toimintaympäristön analysointi, muutossuuntien havaitseminensekä strategian laatiminen ja siitä päättäminen ovat valtuuston kes-keisintä työtä. Tulevaisuutta luova kunta analysoi muutostekijöitä jaarvioi oman kunnan tilaa suhteessa tuleviin muutoksiin. Uhkia tor-juen ja mahdollisuuksia hyväksikäyttäen on luotava sisäistetty omatahtotila, visio, tulevaisuuden ohjaajaksi. Haluttu tahtotila puretaansitten määrävuosin rullaavaksi toimintalinjaksi eli strategiaksi javuosittaisiksi toimintasuunnitelmiksi.

Strategiatyö ei saisi jäädä liian yleiselle tasolle. Hyvä visio onselkeä, täsmällinen ja haasteellinen tulevaisuuden kuva, joka sisältäämyös arjen näkökulman ja johon myös kuntalaiset voivat sitoutua.Verkottuva kunta sopeuttaa strategiansa samansuuntaiseksi seudunmuiden toimijoiden kanssa. Tärkeintä on yhteinen menestys.

Viestintä on strateginen menestystekijä. Hyvin toimiva kunta pai-nottaa avoimuutta ja viestintää jo kunnan strategiassa. Vastatessaanasukkaiden osallistumismahdollisuuksien kehittämisestä sekä päät-täessään kunnan hallinnosta valtuusto luo edellytykset kunnan vies-tinnälle.

Kunnanhallitus päättää kunnan yleisistä tiedotusperiaatteista se-kä tiedotusvastuun jaosta eri toimielimissä. Kunnanhallitus voimyös antaa toimielimille valmisteltavien asioiden tiedottamiseenliittyviä suosituksia.

Viestintä suunnitellaan kunnan strategian pohjalta. Suunnittelukäynnistyy nykytilan ja kohderyhmien selvittämisellä, tavoitteidenasettamisella ja keinojen valinnalla. Lähes puolella kunnista onviestintästrategia tai -ohjeet, joista valtaosa on hyväksytty kunnan-hallituksessa. Viestintäohjeessa varaudutaan myös joustavaan siirty-miseen erityistilanteiden ja poikkeusolojen vaatimaan tehostettuuntiedottamiseen.

Kunnalle kannattaa tehdä vuosibudjetin yhteydessä viestintä-suunnitelma, ja myös toimialasuunnitelmiin sisällytetään viestintä.Viestintä kytketään mukaan kaikkien merkittävien hankkeiden val-misteluun alusta alkaen. Mitä suuremmasta hankkeesta on kyse, sitäaikaisemmassa vaiheessa siitä on syytä tiedottaa, jotta yksityiskoh-taiselle suunnittelulle saadaan periaateraamit. Viestintä organisoi-daan siten, että sen kehittämisestä ja koordinoinnista vastaa nimettyhenkilö. Koko kunnan viestintää hoitavalla henkilöllä tulee olla suo-rat yhteydet kunnanjohtajaan ja yksiköiden tiedottajilla yksikön joh-tajaan.

Hyvä visio onselkeä, täsmällinen ja

haasteellinen

16

Tehokas viestintä edellyttää, että viestintävastaava kuuluu kun-nan ja eri yksiköiden johtoryhmiin. Hänellä on oltava oikeus osallis-tua toimielinten kokouksiin sekä muutoinkin riittävät mahdollisuu-det tarpeellisten tietojen saantiin sekä omatoimiseen tiedottamiseen.Tiedottaja ei saa sisällyttää työhönsä poliittisia painotuksia.

Johto vastaa viestinnästä kunnan eri hallintotasoilla sekä kun-tayhtymissä, liikelaitoksissa ja kunnan yhtiöissä. Johto ja viestintä-vastuuhenkilöt toimivat tiiviissä yhteistyössä keskenään ja alansaluottamushenkilöorganisaation kanssa.

Keskeisille hankkeille ja työryhmille on syytä nimetä viestintä-vastaava. Yksittäistapauksessa tietoja antaa se henkilö, joka tietääparhaiten asiasta. Suunnitelmallisesta viestinnästä samoin kuin vuo-rovaikutuksen järjestämisestä sovitaan tiedotusvastaavan ja kunnanjohdon kanssa.

Hallitusmuodossa säädetään jokaiselle kansalaiselle sananva-paus. Se koskee myös kunnan työntekijöitä. Ilmaisuvapaus on osajulkisuusperiaatteen toteuttamista. Työntekijällä on oikeus julkisuu-dessa esittää näkemyksensä niistä asioista, joita hän toimessaan jou-tuu käsittelemään. Yhteistyötä edistää, jos viestintä on omaa työtä,työyhteisöä ja kuntalaisia arvostavaa.

Luottamushenkilöt ovat viestinnän voimavaraLuottamushenkilöiden julkinen rooli ja laajat sidosryhmäsuhteetovat tärkeä voimavara kunnan profiloinnissa ja viestinnässä. Kunta-laisten osallistumismahdollisuuksia parantaa poliittisten päättäjienkasvottaminen, jalkautuminen sekä päätöksenteon arvojen ja perus-teiden tekeminen näkyviksi.

Kuntalaisten, luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden vuoropu-helu erilaisten kansalaistapaamisten, foorumeiden ja sähköisten vä-lineiden avulla voimistaa kuntaa tuomalla uusia näkökulmia asioi-den valmisteluun ja päätöksentekoon. Henkilökohtaisten verkosto-jen arvioidaan olevan yhä keskeisempi vallankäytön kanava.

Myös tiedotusvälineet ovat kiinnostuneita luottamushenkilöidennäkemyksistä. Näin herätetään julkista keskustelua kunnan asioista.Kunnanhallitus tai valtuusto voi järjestää oman tiedotustilaisuuden.Esimerkiksi talousarvion käsittelyn yhteydessä voi olla käytännöllis-tä kertoa ryhmien näkemykset yhdessä tiedotusvälineille. Tällöin tu-lee kuitenkin varmistua siitä, että pohjaesitys kerrotaan ilman poliit-tisia painotuksia.

Kunnan luottamushenkilöstön ja virkamiesjohdon tiiviillä vuoro-vaikutuksella varmistetaan, ettei oleellisten asioiden hoidossa synnytietovajetta. Luottamushenkilöllä on oikeus saada kunnan viran-omaiselta tietoja ja nähtäväkseen asiakirjoja, joita hän toimessaanpitää tarpeellisena, jolleivät ne sisällä salassapidettäviä tietoja. Toi-mielimen jäsenenä luottamushenkilöllä on oikeus niihin salassa pi-

Henkilökohtaistenverkostojenarvioidaan olevanyhä keskeisempivallankäytön kanava.

17

dettäviinkin tietoihin, joita tarvitaan toimielimen käsiteltävänä ole-vassa asiassa.

Kokouksista tiedotetaan etukäteenKuntalain mukaan valtuuston kokoukset ovat julkisia, ellei valtuustojossakin asiassa toisin päätä. Kuka tahansa voi mennä paikan päälleniitä seuraamaan. Valtuusto voi kuitenkin päättää pitää kokouksensuljettuna, jos siihen on painava syy. Jos valtuuston kokouksessakäsitellään asiaa tai asiakirjaa, joka on lailla säädetty salassa pidettä-väksi, kokous on pidettävä aina suljettuna tällaisen asian käsittelynajan. Suljetun kokouksen keskustelut ovat aina luottamuksellisia.

Muun toimielimen kuin valtuuston kokoukset ovat suljettuja.Toimielin voi kuitenkin päättää pitää kokouksensa tai käsitellä jon-kin asian julkisesti. Tällöin ei saa kuitenkaan käsitellä salassa pidet-tävää asiaa tai asiakirjaa.

Toimielin voi aina päättää kutsua asiantuntijoita kokoukseen.Voidaan myös päättää, että tiedottaja ja muut viranhaltijat voivat ollamyös suljetussa kokouksessa jatkuvasti paikalla, vaikka he eivät oli-sikaan kokouksessa esittelijöinä.

Valmistelun julkisuuteen kuuluu, että päätösesityksiä ja niidenvaikutuksia voidaan käsitellä julkisuudessa jo ennen kokousta. Val-tuustoryhmien on mahdollista tiedottaa näkemyksistään etukäteen.

Esityslistat ovat merkittävä tiedon lähde kunnassa valmisteillaolevista asioista. Valtuuston ja kunnanhallituksen sekä lautakuntienesityslistat liitteineen toimitetaan tiedotusvälineille niiden kanssasovitulla tavalla maksutta etukäteen. Esityslistat kannattaa myös jul-kaista Internetissä heti niiden valmistuttua. Esityslistojen julkistami-nen auttaa tiedottamaan valmisteilla olevista asioista.

Esityslistassa selostetaan tiiviisti asian valmistelun tulokset: sel-vitys vireilletulosta, asian aiempi käsittely, vastaavien asioidenaiempi ratkaisukäytäntö, lainsäädäntö ja johtosäännöt, talousarvio ja-suunnitelmat sekä ratkaisuvaihtoehdot ja niiden vaikutukset.

Listoille merkitään kaikki asiat, jotka eivät lain mukaan ole salai-sia. Salassa pidettäviä tietoja ei saa kuitenkaan antaa julkisuuteen.Esityslistat on laadittava siten, että ne sisältävät vain asian käsittelynedellyttämiä henkilötietoja. Esityslistojen kielen tulisi olla selkeää.Luettavuutta auttaa, jos pykälien alkuun laaditaan tiivistelmä. Myöseri vaihtoehtojen seuraukset esitetään. Kuhunkin asiaan merkitäänlisätietojen antaja.

Päätökset ovat julkisiaToimielinten päätökset ovat julkisia ja niistä tiedotetaan tiedotusvä-lineille välittömästi. On syytä tiedottaa myös äänestyksistä, eriävistämielipiteistä, asioiden pöydälle panosta sekä muista asian käsittelyn

Esityslistat kannattaajulkaista internetissä

heti niidenvalmistuttua.

18

kannalta merkittävistä tapahtumista. Kunnan toimielin saa esimer-kiksi tiedottaa omasta talousarvioesityksestään ja sen valmistelusta.Toimielinten tekemistä päätöksistä tiedottaa tiedotusvastaavaksi ni-metty viranhaltija. Päätökset julkistetaan heti kokouksen jälkeenmyös Internetissä.

Kunnan moniportainen päätöksenteko-organisaatio on otettavahuomioon myös tiedottamisessa. Mikäli tiedotettavasta asiasta päät-tää myöhemmin valtuusto tai kunnanhallitus tai muu ylempi elin, ontärkeää korostaa, että kyse on valmisteluvaiheen kannanotosta.

Pöytäkirjat liitteineen ovat lain mukaan julkisia, kun ne on alle-kirjoitettu ja tarkastettu. Myös suljetussa kokouksessa esitetyt ja täl-laisen kokouksen keskustelusta laaditut asiakirjat tulevat julkisiksi,jollei kysymys ole lailla salassa pidettäviksi säädetyistä asiakirjoistatai tiedoista.

Valtuustolla tai kunnan muillakaan viranomaisilla ei ole valtaamäärätä käsiteltyä asiaa tai asiakirjaa salassa pidettäväksi. Asiakirjatovat julkisia viimeistään silloin, kun asia on kyseisessä viranomai-sessa käsitelty loppuun. Ellei asiakirja ole vielä tullut julkiseksi, tie-don antaminen siitä on kunnan harkinnassa. Pyydetty tieto on annet-tava, ellei tietosuojan tarve rajoita tiedon antamista. Asioiden jaasiakirjojen salassapito edellyttää aina lakitasoista sääntelyä. Yleen-sä salassa pidettäviä ovat liiketoimintaan tai yksityisyyden suojaanliittyvät asiat.

Kunnan on huolehdittava asiakirjoihin ja tietojärjestelmiin sisäl-tyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä jasuojaamisesta. Arkistonmuodostussuunnitelmassa luodaan yhteisetlinjat tiedonantamismenettelylle sekä salassa pidettävien tietojen jahenkilötietojen suojaamiselle. Asiakirjakopiointia ei saa hinnoitellaniin, että se vaarantaa oikeuden saada tietoja.

Valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan pöytäkirja siihenliitettyine oikaisuvaatimusohjeineen, valitusosoituksineen tai muu-toksenhakukieltoineen pidetään tarkastamisen jälkeen yleisesti näh-tävänä. Myös luottamushenkilön ja viranhaltijan päätökset voidaanmerkitä pöytäkirjaan, joka pidetään yleisesti nähtävänä.

Oikaisuvaatimuksen ja kunnallisvalituksen yleinen valitusaikalasketaan nähtävänä pitämisestä. Jos pöytäkirja sisältää salassapidet-täviä tietoja, ei sitä saa tältä osin panna yleisesti nähtäväksi.

Asianosaiselle lähetetään päätöstä koskeva pöytäkirjanote oikai-suvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen tiedoksi kirjeenä. Pöy-täkirjanote ja ohjeet on lähetettävä myös kaikille niitä pyytäneille.

Pöytäkirjat pidetään nähtävillä myös Internetissä, jolloin kunta-laisilla on helppo pääsy kunnan päätöksiä koskevaan tietoon. Pöytä-kirjan pitäminen yleisesti nähtävänä ei sinällään ole aktiivista tiedot-tamista eikä poista tarvetta tiedottaa kunnan päätöksistä myös muul-la tavalla.

Päätöksetjulkistetaan hetikokouksen jälkeenmyös Internetissä.

19

Kielilain mukaan kaksikielisissä kunnissa valtuuston kokouskut-sut ja pöytäkirjat on laadittava molemmilla kielillä kuitenkin siten,että yksi virallinen pöytäkirja riittää. Toisella kielellä laadittu ko-kouskutsu ja pöytäkirja voi olla siten virallisen pöytäkirjan käännös.Muiden toimielinten kokouskutsu- ja pöytäkirjakielestä kunta päät-tää hallintosäännössään.

Vastaanottajalähtöinen viestintä tehoaaViestinnän eri kohderyhmät tulee ottaa huomioon kaikessa kunnanviestinnässä ja sen suunnittelussa. Yleisöt muodostavat entistä kirja-vamman mosaiikin. Samalla kasvaa tarve kehittää uusia kanavia japanostaa ammattimaiseen viestintään, hallittuun visuaaliseen ilmee-seen, asiakaspalauteanalyyseihin sekä sanoman kohdentamiseen.Viestinnän vaikutuksia on syytä arvioida säännöllisesti ja tehdä tar-vittavat muutokset.

Viestinnässä noudatetaan poliittista, alueellista ja kielellistä tasa-puolisuutta. Viestintä on pyrittävä kohdentamaan niin, että tieto ta-voittaa mahdollisimman hyvin sitä tarvitsevat. Erityisen tärkeäätämä on palveluista ja etuisuuksista tiedotettaessa tai jos asia merkit-see huomattavaa muutosta nykytilanteeseen.

Kaksikielisen kunnan ja kuntayhtymän viestinnässä on tavoitel-tava sitä, että tieto voidaan antaa samanaikaisesti molemmilla kielil-lä. Kaksikielisyysvaatimus ei tarkoita sitä, että suomen- ja ruotsin-kielisten versioiden tulisi olla samanmuotoisia ja -laajuisia. Kunta-laisen kannalta oleellinen tieto on kuitenkin oltava saatavilla molem-milla kielillä.

Hyvä viestintämateriaali on selkeää ja vastaanottajan tarpeistalähtevää. Viranomaisen on käytettävä asiallista, selkeää ja ymmär-rettävää kieltä. Tämä on osa hyvää hallintoa, ja koskee sekä kirjallis-ta että suullista ilmaisutapaa. Kunnan henkilöstön ja luottamushen-kilöiden viestintätaitoja on syytä kehittää koulutuksella. Myös tieto-suojasäännökset ja oman alan erityislainsäädännön tiedotus- ja sa-lassapitomääräykset on tunnettava.

Viestintä tavoittaa kuntalaiset varmimmin, kun käytetään useitaeri välineitä. Viestinnän kanavia ovat mm. tiedotusvälineet, maksul-linen mainonta sekä suora kuntalaisviestintä, mm. tiedotuslehdet,esitteet, Internet, muu sähköinen viestintä ja yleisötilaisuudet. Käyt-tökelpoisia välineitä ovat myös näyttelyt, videot, diaohjelmat, kalvo-sarjat ja multimediaesitykset. Uusia mahdollisuuksia tarjoavat mo-biiliviestimet ja digi-tv sekä erilaiset mediaelementit kuten kuva,ääni ja webbivideo.

Kunnan viestinnän on turvattava kaikille ihmisryhmille samatosallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet. Huomiota on kiinnitet-tävä myös niihin asukkaisiin, joilla on esimerkiksi näkö- tai kuulo-vamman tai liikuntaesteen vuoksi vaikeuksia vastaanottaa ja hankkia

Viranomaisen onkäytettävä asiallista,

selkeää jaymmärrettävää kieltä.

20

tarvitsemiaan tietoja. Esimerkiksi näkövammaisia on palveltava lu-kemalla asiakirja ääneen tai antamalla tarvittaessa kasetti, jolle pyy-detty asiakirja on luettu.

Hallintolaissa säädetään viranomaisen velvollisuudesta huolehtiatulkitsemisesta ja kääntämisestä. Kuulovammaisilla, kuurosokeillaja vaikeasti puhevammaisilla henkilöillä on lakisääteinen oikeuskunnan järjestämään tulkkipalveluun. Tulkkikeskuksia on perustettukuntien yhteishankkeina. Hyviä kokemuksia on saatu kuvapuheli-mista, joilla voidaan välittää viittomakielen tulkin palvelut suoraanasiakaspalvelutilanteeseen.

On muistettava, että vammaiset tarvitsevat tietoa kaikilta elämänaloilta kuten muutkin kuntalaiset – eivät vain esimerkiksi vammais-palveluista. Tärkeitä yhteistyöosapuolia ovat vammaisjärjestöt jamuut vapaaehtoisjärjestöt, jotka voivat auttaa oikeiden kanavienlöytämisessä.

Hätätilanteessa on tavoitettava heti kaikki kunnan väestöryhmät.Valitettavasti joskus on tapahtunut niin, että kuurot, kuurosokeat,vaikeasti kuulovammaiset ja kehitysvammaiset eivät ole pystyneetvakavien onnettomuuksien yhteydessä saamaan tietoa hälytyksestätai seuraamaan ohjeita. Äkillisissä tilanteissa, jotka vaativat välittö-miä varautumis- tai suojautumistoimenpiteitä, on välttämätöntä, ettäkunnassa on jo aikaisemmin kartoitettu, millaisia vammaisryhmiäpaikkakunnalla asuu ja miten heidät parhaiten tavoitetaan. Avainase-massa on usein sosiaali- tai terveystoimi, jonka kautta kiireellinentieto erityisryhmille välitetään. Parhaiten tieto välittyy henkilökoh-taisin kontaktein esimerkiksi kotipalvelun, vammaisjärjestöjen,omaisten ja naapureiden avulla.

Monessa kunnassa on kielellisiä vähemmistöjä. Maahanmuuttoja kansainvälistyminen lisäävät kuntien palveluun ja viestintäänkohdistuvia vaatimuksia. Useassa kunnassa on muiden maahan-muuttajien lisäksi pakolaisia, mikä asettaa erityisiä vaatimuksia tie-dottamiselle. Yleisimmin pakolaisille välittää tietoa kunnan kotout-tamisviranomainen, jolla on suorat yhteydet pakolaisperheisiin sekätarvittavat tulkkipalvelut.

Parhaiten erilaisten asukasryhmien tiedonsaanti onnistuu, kunkunnan eri toimialat tekevät tiivistä yhteistyötä. Sujuvan yhteistyönongelmana voi olla epätietoisuus keskinäisistä vastuualueista. Näi-den ongelmien poistamiseksi kunnan eri toimialojen vastuuhenkilöi-den kannattaa yhdessä arvioida etukäteen ne tilanteet, joissa viestin-täyhteistyötä tarvitaan. Yhteistyösuunnitelmassa selvitetään keski-näinen työnjako, vastuualueet ja -henkilöt sekä yhteiset toimintata-vat.

Kunnan eri toimialojenvastuuhenkilöidenkannattaa yhdessäarvioida etukäteenne tilanteet, joissaviestintäyhteistyötätarvitaan.

21

Neuvonta on osa asiakaspalveluaJulkisten palvelujen tuottaminen edellyttää hyvin toimivaa asiakas-palvelua ja neuvontaa. Jokainen kunnan työntekijä on velvollinenopastamaan asukkaita oikeiden tietojen ja palvelujen äärelle. Yksi-löllinen neuvonta ja tiedottaminen sekä palautteen vastaanotto onosa asiakaspalvelua kaikissa kunnan toimipisteissä.

Tiedon perillemeno ja palautteen saanti on tehokkainta, kun vies-tintä on henkilökohtaista. Asiakaspalvelu ja -neuvonta tavoittaa suo-raan tietoa tarvitsevat kuntalaiset. Samalla voidaan kerätä palautetta,aloitteita ja toivomuksia kunnalle. Asiakaspalvelussa on tunnettavahyvin kunnan organisaatio, palvelut ja erilaiset palveluntuottajat.Palvelualttiuteen on kiinnitettävä erityistä huomiota.

Yleiset neuvontapuhelimet ja yhteispalvelupisteet helpottavattiedon ja palvelujen löytämistä. Niissä toimivilla henkilöillä on olta-va riittävät tiedot ja valtuudet asioiden hoitamiseksi tai asiakkaanohjaamiseksi oikeaan paikkaan.

Palvelupiste välittää myös kuntalaisten kritiikkiä, aloitteita, toi-vomuksia ja hakemuksia suoraan viranhaltijoille ja luottamushenki-löille. On varmistettava, että palvelupisteen kautta esitettyihin kysy-myksiin annetaan vastaus viipymättä. Sähköposteihin ja muihin pa-lautteisiin vastaamiselle on syytä määritellä tavoiteaika ja miettiäetukäteen järjestelyt, jolla tähän päästään myös lomien ja ruuhka-huippujen aikana.

Vaikka jokaisella asiakaspalvelupisteellä on oma vastuualueensa,neuvontaan on suhtauduttava asiakkaan näkökulmasta ja oltava val-miina auttamaan eteenpäin myös oman vastuualueen ulkopuolellemenevissä kysymyksissä. Mahdollisuuksien mukaan asiakasta tuleepalvella siinä pisteessä, johon hän ottaa yhteyttä. Tarvittaessa viran-omaisella on velvollisuus ohjata kirje, soitto tai kävijä oikeaan paik-kaan.

Hallintolain mukaan viranomaisella on neuvonta- ja opastamis-velvollisuus myös muissa kuin asian käsittelyyn välittömästi liitty-vissä kysymyksissä. Asiointia koskeviin tiedusteluihin on vastattavamyös muissa kuin hallintoasioissa. Viranomaisen tulee antaa asiak-kailleen neuvoja esimerkiksi siitä, miten asia pannaan vireille ja mitäasiakirjoja tulee esittää asian vireille panemiseksi. Neuvontaan kuu-luu myös tietojen antaminen viraston käytännöstä, kuten käsittelyta-vasta ja -vaiheista. Neuvonta on maksutonta viranomaistoimintaa.

Info- ja palvelupisteissä pitää olla ajan tasalla olevat yhteystie-dot, oppaat, esitteet ja lomakkeet. Asiakkaille on vaivatta voitavaantaa tietoja päätöksistä, säännöistä ja ohjeista. Viimeisimpien esi-tyslistojen ja pöytäkirjojen on oltava saatavilla. Jokaisen kunnan yk-sikön on osaltaan huolehdittava siitä, että palvelupisteestä annetta-vat tiedot ovat ajan tasalla. Pisteeseen on luontevaa yhdistää paikka-kunnalle muuttavien perheiden ja yritysten infopakettien jako sekä

Neuvonta onmaksutonta viran-

omaistoimintaa.

22

kunnan toimintoihin perehdyttäminen. Puhelinvaihde on usein kun-talaisen ensimmäinen yhteys kuntaan, joten asiakaspalveluun ja lu-ettelotietoihin on panostettava.

Erilaiset palveluhakemistot ja tapahtumakalenterit pysyvät par-haiten ajan tasalla sähköisessä muodossa. Silti painettujakin oppaitatarvitaan. Kaupallisten hakemistojen kustantamisessa tulee ottaahuomioon, että julkisten palvelujen yhteystiedot kuuluvat jokaiseenpalveluoppaaseen veloituksetta. Tietojen ajantasaisuuden ja yhden-mukaisuuden varmistamiseksi ja ylimääräisen työn välttämiseksi onkätevintä, jos kaikki hakemistot hyödyntävät samaa verkossa yllä-pidettävää tietokantaa. Myös muun tiedotusmateriaalin on hyvä ollasaatavilla niin, että sitä voidaan tarvittaessa käyttää vaivatta eri väli-neissä: painetussa materiaalissa, Internetissä ja digi-tv:ssä.

Kaksikielisen kunnan neuvonnassa on otettava huomioon asiak-kaan valitsema oma kieli. Palvelun lähtökohtana tulisi olla se, etteihenkilön tarvitse itse vaatia palvelua omalla kielellään, vaan että vi-ranomainen ottaa oma-aloitteisesti huomioon henkilön kielellisetoikeudet ja käyttää asiakkaan valitsemaa kieltä. Mikäli jossakin pis-teessä palvelua käyttävät vain toiseen kieliryhmään kuuluvat, palve-lua voi antaa pääosin vain toisella kielellä.

Verkkoviestinnän ja sähköisenasioinnin merkitys kasvaaOman asuinkunnan Internet-palvelut ovat julkishallinnon suosituinverkkopalvelu. Yli puolet kunnista tarjoaa ilmaisia Internetin käyttö-mahdollisuuksia mm. kirjastoissa, Internet-kahviloissa ja -kioskeis-sa sekä yhteispalvelupisteissä. Usein kuntalaisille on järjestettykäyttökoulutusta ja neuvontapalveluita. Kunnat ovat verkkotiedot-tamisessa pitkällä, mutta vuorovaikutuksessa ja asioinnissa on vieläkehittämistä.

Muutama kunta on laatinut erillisen verkko- tai e-palvelustrate-gian, joissa tietoyhteiskunnan mahdollisuuksia tarkastellaan laajastipalveluprosessien sähköistämisen, asiointipalveluiden, tietoteknisentuotantoteknologian ja tietoturvan näkökulmista. Verkkopalvelustra-tegia voi myös olla osa kunnan palvelustrategiaa.

Verkkosivujen tekeminen ja ylläpito kannattaa ohjeistaa. Ohjeis-sa kuvataan rakenteen, sivutyyppien, sisällöntuotantovastuiden javisuaalisen ulkoasun perusraamit. Ohjeiden avulla sivustosta saa-daan laadukas ja käyttäjiä palveleva yhtenäinen kokonaisuus. Www-sivuilta on käytävä ilmi, että kyse on kunnan toiminnasta.

Hyvin suunniteltu Internet-palvelu antaa ensisilmäyksellä vas-tauksen yleisimpiin kysymyksiin ja ohjaa käyttäjän nopeasti etsityntiedon pariin. Palveluiden ryhmittelyssä käyttäjälähtöisesti auttaaJulkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan JHS145-suosi-

23

tus. Lisäpalveluna voidaan tarjota sisällön luokittelua kohderyhmänmukaan.

Verkkoon kirjoitetaan eri tavalla kuin paperille. Perusvaatimuk-sia ovat sanonnan tiiviys, selkeys ja lyhyys. Tämän takia muihin tar-koituksiin tuotettua tekstiä ei aina kannata sellaisenaan siirtää verk-koon. Verkkotekstin lukeminen poikkeaa painetun tekstin lukemi-sesta: verkkotekstiä silmäillään. Pitempi teksti yleensä tulostetaan jaluetaan paperilta.

Käyttäjät kannattaa ottaa mukaan verkkopalvelujen suunnitte-luun. Palautetta voi kerätä käyttäjäkyselyillä ja asukaspaneeleilla.Yhdistykset ja järjestöt osallistuvat mielellään suunnitteluyhteistyö-hön. Internet-palvelun käyttöä voi mitata sekä palvelin- että selain-pohjaisilla kävijämittausjärjestelmillä.

Verkkosivujen suunnittelussa hyviä apuvälineitä ovat SuomenKuntaliiton www-viestinnän suositus sekä valtiovarainministeriönjulkisten verkkopalveluiden laatukriteeristö, jossa luetellaan seuraa-vat käyttäjälähtöisen laadun kriteerit:

Helppokäyttöisyys: verkkopalvelu on helposti hahmotettavissa jakäytettävissä sekä vaivattomasti opittavissa. Käytettävyys: käyttäjälöytää tehokkaasti ja miellyttävästi haluamansa tiedot ja palvelut.Palvelut on nimetty ymmärrettävästi ja sivuja suunniteltaessa onotettu huomioon käyttäjien teknisesti erilainen laiteympäristö, hi-taammatkin tietoliikenneyhteydet sekä useat käytössä olevat selain-versiot. Saavutettavuus: palvelu on suunniteltu siten, että sitä voivatkäyttää erilaiset käyttäjät ja esimerkiksi heikkonäköisten, liikunta-vammaisten tai maahanmuuttajien kaltaiset erityisryhmät.

Vuorovaikutteisilla verkkopalveluilla voidaan edistää verkkode-mokratiaa ja kuntalaisten osallisuutta. Tavoitteena ei ole vain tarjotakeskustelufoorumeita, vaan ottaa kuntalaiset mukaan kunnan toi-mintaan ja sen kehittämiseen Internetin avulla. Verkossa voidaan to-teuttaa mielipidekyselyitä, sähköisiä aloitteita, kysy-vastaa -palve-luita, pyytää valmisteluvaiheen kommentteja vaikkapa kaavoitus-suunnitelmista tai tarjota mahdollisuus seurata asioinnin tai aloittei-den etenemistä. Kuntalaispalautteen keräämistä kannattaa tehostaapalautejärjestelmän avulla. Palautejärjestelmällä palaute voidaanhajauttaa suoraan eri toimihenkilöille, jolloin myös palautteen käsit-tely nopeutuu. Vuorovaikutusta on myös käytetty avuksi silloin, kunon haluttu tukea samassa elämäntilanteessa olevien kuntalaisten taieri kaupunginosien asukkaiden yhteisöllisyyttä ja verkottumista.

Kunta on verkossakin julkinen viranomainenSähköinen asiointi on kunnan virallista asiointia ja palvelutoimintaa.Yleisimpiä asiointipalveluita tällä hetkellä ovat lomakkeet ja hake-mukset. Palveluja verkkoon siirrettäessä tulee aina harkita, saadaan-ko sähköistämisen avulla aikaan resurssien säästöä tai paraneeko

Palautetta voi kerätäkäyttäjäkyselyillä jaasukaspaneeleilla.

24

palvelu merkittävästi. Palveluja ei voida kuitenkaan suunnitella toi-miviksi pelkästään Internetissä. On syytä varmistua siitä, että kaikkisähköiset viestit käsitellään ja niihin annetaan vastaus. Kunnalla onoltava asiointiin tarkoitettu yleinen sähköpostiosoite kirjaamoon.

Kaksikielisten kuntien tiedotusvelvoite koskee myös Internetissäjulkaistavaa tietoa. Laajuus ja muoto tulee ratkaista asiasisällön pe-rusteella. Kaikkea Internetissä julkaistavaa aineistoa ei siis tarvitselaatia molemmilla kielillä, mutta yksilön kannalta oleellisen tiedonon kuitenkin aina oltava saatavilla molemmilla kielillä. Viranomais-ta koskevien perustietojen, yhteystietojen ja asioiden vireillepane-miseksi tarvittavien tietojen pitää olla saatavissa molemmilla kielilläkaksikielisissä kunnissa. Lisäksi on tiedotettava, mistä voi saada li-sätietoa omalla kielellä.

Mahdollisuuksien mukaan muunkielistä sisältöä on syytä tarjota.Lisäksi sivuston on palveltava erityisryhmiä kuten vammaisia.

Internet-sivuja laadittaessa on noudatettava tekijänoikeussään-nöksiä. Tekijänoikeuksien alaisia teoksia ovat mm. valokuvat, kirjal-liset esitykset, kartat, videot, äänitallenteet, tietokoneohjelmat ja-kannat. Linkitettäessä kunnan sivuille muiden tuottamia sivuja onalkuperäinen sisällöntuottaja mainittava yksiselitteisesti linkin yh-teydessä. Linkitettyjä sivuja ei saa avata kehyksiin.

Sananvapauslaki asettaa vaatimuksia verkkojulkaisun tallentami-selle ja toimittajavastuulle. Sananvapauslain mukaan aikakautisilleverkkojulkaisuille on nimitettävä vastaava toimittaja. Pääasiassaajankohtaistiedotteita ja asiointipalveluita sisältävät kuntien Inter-net-palvelut eivät ole sananvapauslain tarkoittamia verkkojulkaisujaeikä sananvapauslain vastaavan toimittajan vaatimus siten koske nii-tä. Muutamat kuntien ja kuntayhtymien verkkopalveluista sekä kun-ta-alan Internet-portaaleista täyttävät tietyiltä osin verkkojulkaisunmääritelmän. Jos Internet-palvelu sisältää säännöllisesti julkaistavanuutisalueen tai verkkolehden, sananvapauslaki edellyttää, että näillepalveluille nimetään vastaava toimittaja. Tällöin uutisalueen tuleesisältää säännöllisesti ilmestyvää, toimituksellista aineistoa.

Kunnan on huolehdittava siitä, että sen ylläpitämien verkkokes-kustelujen sisältö ei loukkaa yksityisiä henkilöitä eikä sisällä vääriätietoja yksityisistä henkilöistä, yhteisöistä, säätiöistä ja viranomai-sista tai heidän toiminnastaan. Väärät tai loukkaavat tiedot on pois-tettava ja tarvittaessa oikaistava. Lisäksi kunnan on syytä nimetäkeskustelupalstoilleen ja muille vuorovaikutteisille palveluille yllä-pitäjä, joka tarkistaa viestit joko ennen julkaisemista tai heti sen jäl-keen. Vastuuhenkilö huolehtii siitä, että keskusteluryhmässä toimi-taan ohjeiden ja hyvän tavan mukaisesti.

Muutama kunta on perustanut erillisen verkkotoimituksen. Taval-lisimmin virastot ja laitokset vastaavat yhteistyössä verkkoviestin-nän vastuuhenkilön kanssa omista verkkosivuistaan. Sivujen tietosi-

Kunnalla on oltavaasiointiin tarkoitettuyleinen sähköposti-osoite kirjaamoon.

25

sällön ylläpito kannattaa jakaa suoraan tiedon alkulähteille, sillä yli-määräiset väliportaat sivujen päivittämisessä lisäävät virhemahdolli-suuksia ja hidastavat uuden tiedon päivittymistä.

Kunnan sivustoa voidaan kehittää kunta-, seutu- tai alueportaa-liksi, joka kokoaa yhteen kaikki palvelut riippumatta siitä, onko pal-veluntarjoaja kunta, muu julkishallinnon yhteisö, kolmas sektori taiyritys. Yhteistyötahoina voivat olla muutkin toimijat ja mediat. En-nen yhteistyöhön ryhtymistä on selvitettävä, vastaako portaali kun-nan viestinnän ja markkinoinnin periaatteita, tarpeita ja resursseja.Lisäksi on varmistettava, mitkä ovat ylläpitokustannukset ja ylläpi-täjän taustat sekä kirjattava osapuolten vastuut.

Tiedotusvälineitä palveltava aktiivisestiTiedotusvälineet ovat kuntapolitiikan merkittäviä mielipidevaikutta-jia ja julkisen keskustelun foorumeja. Merkittävä osa kuntaa koske-vista tiedoista ja arvioista välittyy joukkotiedotusvälineiden kautta.Niitä pitää palvella aktiivisesti, nopeasti ja luotettavasti. Kunnan onsyytä pitää säännöllisesti yhteyttä alueensa tiedotusvälineisiin ja so-pia parhaista menettelytavoista.

Tasapuolisuus vaatii, että tiedotteet ja muu materiaali sekä val-tuuston, hallituksen ja lautakuntien esityslistat toimitetaan etukäteenniitä pyytäneille tiedotusvälineille. Päätöksistä tiedotetaan välittö-mästi kokouksen jälkeen kaikille tiedotusvälineille. Toimittajan am-mattitaitoon kuuluu mainita jutussaan asian käsittelyvaihe, kun esi-merkiksi lautakunnan käsittelemästä asiasta tekee myöhemmin pää-töksen kunnanhallitus tai valtuusto. Valmistelusta tiedotettaessa onkorostettava sitä, että asiasta ei ole vielä päätetty.

Tiedotusvälineille on annettava niiden tarvitsemia tietoja sekävarmistettava, että yhteydenottopyyntöihin vastataan ripeästi. Toi-mittajat on ohjattava oikean asiantuntijan puheille, mutta jutuntekoaei pidä tarkoituksellisesti viivyttää asiantuntijan tai esimiehen pois-saolon takia, vaan jokaiseen asiaan täytyy löytyä jonkinlainen vas-taus. Etuoikeus uutisen käyttöön on sillä tiedotusvälineellä, joka onitse havainnut uutisaiheen.

Vihjeen voi antaa yhdelle viestimelle, jos aihe ei muiden käytet-täväksi sovellu. Jos taas toimittaja itse löytää juttuaiheen, sitä ei pidälevittää muille viestimille ennen kuin aiheen keksinyt on voinut teh-dä oman juttunsa. Jos kuitenkin useammat toimittajat kysyvät samo-ja tietoja, ne on annettava kaikille kysyjille.

Selkeä tiedote, jossa mainitaan lisätietojen antajat, on yleensäkäyttökelpoisin tapa saattaa asia yhtä aikaa kaikkien tiedotusvälinei-den tietoon. Asian julkaisemista ja ymmärtämistä helpottaa, jos tie-dote on laadittu valmiiksi uutistekstin muotoon.

Tiedotustilaisuus on syytä järjestää, jos asia on erityisen tärkeätai sisältää jotain paikan päällä näytettävää. Kutsu tiedotustilaisuu-

Yhteydenotto-pyyntöihin vastataan

ripeästi.

26

teen on hyvä lähettää noin viikkoa etukäteen. Kutsussa mainitaantilaisuuden aika, paikka ja aihe sekä asiaa esittelevien henkilöidennimet.

Tilaisuudessa on oltava myös kirjallista materiaalia. Tiedotusti-laisuus kestää parhaimmillaan alle tunnin; se sisältää asian tiiviinesittelyn sekä mahdollisuuden kysymyksiin ja erillishaastatteluihin.Mielipidesivuilla esitettyihin kysymyksiin on vastattava välittömästiriippumatta siitä, onko kirjoitus julkaistu nimellä vai nimimerkillä.Sen sijaan mielipiteitä ei ole aina tarpeen kommentoida.

Päätöksenteosta ja toiminnasta kertovaa uutisointia ei pidä ostaa.Joukkoviestimissä julkaistava aineisto on maksettuja ilmoituksia jamainoksia lukuun ottamatta toimitusten omassa harkinnassa. Toimi-tuksia ei voi painostaa tai kosiskella julkaisemaan tiedotusaineistoasellaisenaan tai ollenkaan, jos se ei toimituksen mielestä täytä julkai-sukriteerejä. Toimitusten kestitsemisen on oltava kohtuullista.

Vallankäytön valvonta on median tehtäväAsioiden kriittinen tarkastelu kuuluu tiedotusvälineille vallankäytönvartijoina. Erilaisten mielipiteiden esittäminen ja kunnan toiminnanarvostelu ovat osa hallinnon julkisuutta. Kritiikki ei saa vaikuttaatiedotusvälineiden tasapuoliseen palveluun. Jos tiedotusväline jul-kaisee virheellisen tai harhaanjohtavan tiedon, jolla on kunnan toi-minnan kannalta merkitystä, kannattaa asia oikaista ensisijaisestitoimituksen kanssa neuvotellen.

Oikeus vastineeseen on vain yksityisellä henkilöllä, jolla on pe-rusteltu syy katsoa viestin loukanneen itseään. Viranomaisella jamuulla yhteisöllä on oikeus toimintaansa koskevan virheellisen tie-don oikaisuun, jollei sitä voi pitää virheen vähäisyyden takia tarpeet-tomana. Vastine tai oikaisu on julkaistava samassa julkaisussa taiohjelmassa maksutta ja ilman aiheetonta viivytystä. Vastine- tai oi-kaisuvaatimus on esitettävä vastaavalle toimittajalle 14 päivän ku-luessa viestin julkaisemisesta kirjallisesti tai sähköisesti. Päätös jul-kaisusta on tehtävä seitsemän päivän kuluessa ja hylkäämisen perus-teet on ilmoitettava kirjallisesti. Vastine- ja oikaisuoikeus koskeeniin aikakautisissa julkaisuissa, verkkojulkaisuissa kuin toistuvastilähetettävissä ohjelmissa julkaistua viestiä.

Haastatellulla on oikeus saada etukäteen tarkistettavakseen tiedo-tusvälineen laatima haastattelu siltä osin kuin se perustuu hänen lau-suntoihinsa. Hyvän tavan mukaista ei ole korjailla jälkikäteen haas-tattelutilanteessa esittämiään mielipiteitä. Jo tehtyä haastattelua eiole mahdollista perua.

Tiedotusvälineiden sisältöjen tuotteistuminen ja viihteellistymi-nen vaikuttaa myös uutis- ja ajankohtaisjournalismiin: etsitään tuo-reita näkökulmia, tunnepitoista sanomaa, mielenkiintoisia henkilöi-tä, ihmisten arkipäivään liittyviä kiinnostavia tapahtumia ja ilmiöitä.

Oikeus vastineeseenon vain yksityisellähenkilöllä, jolla onperusteltu syykatsoa viestinloukanneen itseään.

27

Noustakseen keskustelun avaajaksi kunta tarvitsee ajankohtaista,luotettavaa, avointa, ihmisläheistä ja asiantuntevaa mediaviestintää.

Kuntien suhteet tiedotusvälineisiin ovat yleensä kunnossa. Monikunta kuvaa suhdetta jopa aktiiviseksi. Etäiset ja ristiriitaiset suhteetjoukkoviestimiin on vain harvalla kunnalla.

Myönteinen yhteistyö ja luotettavuus palkitaan; pienillä voima-varoilla toimivat toimitukset julkaisevat mielellään aktiivisten toi-mijoiden materiaalia uutisina, haastatteluina, artikkeleina, kolum-neina ja mielipidekirjoituksina. Medioiden toimintatapojen ja uu-tiskriteerien tunteminen helpottaa viestin läpimenoa.

Ilmoitusvälineet kilpailutettavaMoni kunta päättää valtuustokauden alussa virallisista ilmoitusväli-neistään. Ilmoitusvälineet on tällöin kilpailutettava hankintalainedellyttämässä laajuudessa. Kunnalla ei kuitenkaan välttämättä tar-vitse olla virallisia, ennakkoon päätettyjä ilmoitusvälineitä. Kuntala-ki määrää ainoastaan, että ”kunnan ilmoitukset saatetaan tiedoksijulkaisemalla ne julkisten kuulutusten ilmoitustaululla sekä tarpeenvaatiessa muulla kunnan päättämällä tavalla”.

Markkinaoikeus on ratkaissut kunnan tappioksi useita valituksiahankintapäätöksistä, joissa kunnan ilmoituslehti on valittu puutteel-lisen hankintamenettelyn jälkeen tai kokonaan ilman tarjouskilpai-lua. Hankintalain mukaan hankinnassa on käytettävä hyväksi ole-massa olevat kilpailumahdollisuudet. Hankinnasta on sen arvostariippumatta joko ilmoitettava tai tarjouksia on muutoin pyydettävähankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä määrä. Hankinta voi-daan tehdä ilman tarjouskilpailua vain erityisistä syistä, joiden ole-massaolo on perusteltava. Ilmoituslehtipäätöksissä tällaisia syitätuskin on.

Tarjouspyyntö on laadittava huolellisesti ja siinä on mainittavakaikki ne seikat, joihin kunta perustaa hankintapäätöksensä. Mikälihankintakriteereitä ei ole mainittu tarjouspyynnössä, on valittavahinnaltaan halvin tarjous eikä sitä, joka olisi mahdollisesti kokonais-taloudellisesti edullisin. Virallista ilmoitusvälinettä valittaessa han-kintakriteereitä voivat olla esimerkiksi säännöllinen ja tiheä ilmesty-minen, luotettava jakelu, kunnan alueen ja eri väestöryhmät tavoitta-va levikki sekä yleisötutkimuksissa varmistettu todellinen mediankäyttö.

Lakisääteinen ilmoitus laaditaan lain niin määrätessä. Myös täl-löin on käytettävä lisänä muita tehokkaita viestintäkeinoja sanomanperillemenon varmistamiseksi.

Päätös ilmoitusvälineistä ei koske epävirallisia ilmoituksia eikämainoksia asioista, joiden tiedoksisaattamisesta kuntalaisille ei oleerikseen säädöksiä. Esimerkiksi viranhakuilmoitukset on tarkoituk-senmukaista julkaista Internetin rekrytointipalveluissa tai ammatti-

Päätös ilmoitus-välineistä ei koske

epävirallisia ilmoituksiaeikä mainoksia.

28

lehdissä ja yhtä kiinnostavassa muodossa kuin yksityisen sektorintyöpaikkailmoitukset.

Henkilöstöviestintä luo työskentelyedellytyksiäOsaamista, johtamista, työkykyä, työolosuhteita ja töiden sisältöävoidaan kehittää vain yhteistyössä henkilöstön kanssa. Hyvä organi-saatiokulttuuri rohkaisee keskusteluun sekä työyhteisön sisällä ettäsidosryhmien kanssa. Oma henkilökunta välittää tehokkaasti tietoakunnan asioista organisaation ulkopuolelle. Organisaation maineentai brändin rakentaminen lähtee aina liikkeelle hyvästä sisäisestä tie-donkulusta. Myönteinen työnantajamaine vaikuttaa siihen, saadaan-ko kuntiin tulevaisuudessa osaavia työntekijöitä.

Kunnan visio, strategia ja tavoitteet toteutuvat käytännössä vastaarkisessa työssä. Hyvin hoidettu sisäinen viestintä on välttämätöntätulokselliselle toiminnalle ja työelämän laadun kehittämiselle. Ontärkeää, että jokaisessa yksikössä käsitellään sekä kokouksissa ettälähiesimiehen ja työntekijän välisissä keskusteluissa sitä, mitä ta-voitteet konkreettisesti merkitsevät kunkin omassa työssä. Tätä kaut-ta muodostuu pohja myös tuloksellisuuden arvioinnille. Arviointipe-rusteet on aina tiedotettava henkilöstölle.

Muutostilanteiden tuloksellinen johtaminen edellyttää avoimuut-ta ja vuorovaikutusta. Yhteistoimintamenettelyssä käsitellään kun-nan henkilöstön asemaan vaikuttavia olennaisia asioita: kunnan ta-loutta, tuloksellisuutta, organisaatiouudistuksia ja kilpailuttamista.Sisäinen viestintä täydentää yhteistoimintamenettelyä. Henkilöstöl-le tiedotetaan myös vaikeista asioista ja näkemyksistä, joista ollaaneri mieltä. Tiedon salaaminen synnyttää huhuja ja epätietoisuuttasekä huonontaa työyhteisöjen henkeä.

Kunnan johto, yksikön esimies ja jokainen työyhteisön jäsen ovatosaltaan vastuussa henkilöstöviestinnästä. Hyvä johtaja pystyy sel-keään henkilöstöviestintään kunnan tavoitteista, synnyttää avointavuorovaikutusta, luo uskoa henkilöstöön ja kunnan mahdollisuuk-siin ja kykenee myös myötäelämään vaikeat hetket. Ammattitiedot-taja on hyvä tuki esimiehelle.

Henkilöstöviestinnälle on hyvä asettaa vuosittain määrälliset jalaadulliset tavoitteet. Määrällisiä tavoitteita voivat olla sisäisen tie-dotteen säännöllinen ilmestyminen, johdon viestit henkilöstölle, työ-paikkakokousten määrä, henkilöstölehtien ilmestymiskerrat, tiedot-teiden määrä ja intranetin luominen. Laadullisia tavoitteita voivatolla esimerkiksi avoimuuden ja keskusteluaktiivisuuden lisääminen.Osallistumista ja viestintää koskevia ohjeita voidaan sisällyttää hen-kilöstöstrategiaan.

Yleissopimus yhteistoimintamenettelystä samoin kuin sen perus-teella solmitut paikalliset yhteistoimintasopimukset ovat luonteel-taan virka- ja työehtosopimuksia.

Osallistumista javiestintää koskeviaohjeita voidaansisällyttäähenkilöstöstrategiaan.

29

Yleissopimuksen mukaan kunnan tulee neuvotella henkilöstönasemaan vaikuttavista asioista ennen asian ratkaisemista ainakin nii-den viranhaltijoiden ja työntekijöiden ja heidän edustajiensa kanssa,joita asia koskee. Neuvotteluvelvoite koskee valmisteilla olevan toi-menpiteen perusteita, vaikutuksia ja vaihtoehtoja.

Yleissopimuksen 6 § käsittelee tiedottamisvelvollisuutta. Työn-antajan tulee ennen yhteistoimintamenettelyyn ryhtymistä antaahenkilöstölle tai sen edustajille asian käsittelyn kannalta tarpeellisettiedot. Tiedottaminen yhteistoimintamenettelyn piiriin kuuluvistaasioista on toteutettava siten, että henkilöstön vaikuttamismahdolli-suudet turvataan.

Kunnan on pidettävä henkilöstön saatavana tietoja kunnan toi-mintaa ja tavoitteita koskevista yleisistä asioista ja niiden kehitysnä-kymistä. Talousarvioon, kuntasuunnitelmaan tai niiden muutoksiinsisältyvistä, henkilöstön asemaan olennaisesti vaikuttavista asioistaon tiedotettava.

Henkilöstöviestintä voi olla suullista, kirjallista tai verkkovies-tintää. Keinoja ovat mm. kehityskeskustelut, työnohjaus, palautetyöstä, tiimityö, perehdyttäminen, työpaikka- ja henkilöstökokouk-set, tiedotteet, henkilöstölehdet, sähköpostiviestit ja intranetit. Vies-tejä pitää toistaa eri välineissä.

Kasvokkain tapahtuva viestintä, kokoukset ja tiedotustilaisuudetovat sisäisen viestinnän tehokkain muoto, koska ne ovat välitöntäviestintää: kysymyksiä voi esittää ja niihin saa vastaukset heti. Tie-dotustilaisuuksien keskeinen viesti on syytä julkaista myös kirjalli-sesti tiedotteena tai intranetissä.

Säännöllisesti ilmestyvä henkilöstötiedote on uutismainen tieto-paketti kunnan henkilöstöä koskettavista asioista. Useissa kunnissajulkaistaan myös laajempia, asioita taustoittavia henkilöstölehtiä,joissa käsitellään kunnan strategioita, visioita, taloutta, työelämänkehittämistä, henkilökunnan harrastusmahdollisuuksia ja työsuhde-asioita. Kunnan eri toimialoilla voi olla erilaisia tapoja järjestää si-säinen viestintä.

Intranet on ajankohtaisen tiedon välittäjä ja työtä helpottava tie-tovarasto. Tuomalla päätteitä tauko- ja sosiaalitiloihin taataan verk-koon pääsy ja aineiston tulostusmahdollisuus myös niille henkilöstö-ryhmille, joilla ei ole omia työasemia: terveysaseman, päiväkodin tairakennus-, kunnossapito- ja liikennealan henkilöstön taukotilaan.

Sisäverkossa voidaan käydä myös sisäistä keskustelua kunnanhenkilöstölle tärkeistä asioista ja näin edistää henkilöstön osallistu-mista kunnan ja työyhteisön kehittämiseen. Ajankohtaisia uutisiavoidaan julkaista intranetissa viikoittain. Uutinen voi olla kunnanjohdon näkemys ajankohtaisesta henkilöstöä koskevasta asiasta, työ-paikkakokouksissa käsitelty asia, henkilökunnan terveyteen ja työ-kykyyn liittyvä uutinen tai henkilöstöetuutta, henkilöstökerhoa taimuuta vastaavaa koskeva asia. Myös projektille voidaan perustaa

30

omat sivut, joilla verkostomaisesti tarjotaan mahdollisuus osallistuatyöhön ja perehtyä aineistoon.

Markkinointiviestintä tukee kunnan mainettaKunnan ja koko seudun maine on tärkeä kilpailutekijä, sillä se syn-nyttää luottamusta ja vetovoimaa. Maineeseen vaikuttavat ratkaise-vasti kunnan johtamiskulttuuri, henkilöstöpolitiikka, palvelut, tule-vaisuuteen suuntautuminen sekä kestävä kehitys eli osallistavat, eet-tiset ja ympäristöystävälliset toimintatavat. Merkitystä on myös kun-takuvalla eli sillä, miten kunta näkyy julkisuudessa, miten sitä arvos-tetaan ja kuinka hyvin se tunnetaan.

Maineenhallinta on johtamisen ydintoimintoja. Maine syntyy te-kojen kautta, mutta myös ulkopuolisten tahojen sekä tiedotusvälinei-den välittämänä. Mitä johdonmukaisemmin kunta viestii omia kes-keisiä viestejään, sitä todennäköisemmin ne näkyvät myös sen mai-neessa.

Kuntalaisten kuunteleminen on tehokasta maineenhallintaa. Pa-ras tulos syntyy, kun asukkaat ja yritykset ovat tyytyväisiä kuntansapalveluihin ja ympäristöön. Hyvä kotikaupunki nostaa asukkaidenitsetuntoa ja saa heidät viihtymään kotiseudullaan ja kuljettamaanhyvää viestiä muuallekin.

Markkinointiviestinnän keskeisimpiä tavoitteita ovat kunnan jasen palvelujen tunnetuksi tekeminen, asenteisiin vaikuttaminen, uu-sien asukkaiden saaminen, elinkeinoelämän toimintamahdollisuuk-sien tukeminen sekä matkailun edistäminen.

Kunnan tietoinen profilointi voi onnistua vain, jos luottamushen-kilö- ja virkamiesjohdolla on yhteisesti hyväksytty visio, näkemystulevaisuudesta, sekä sen pohjalta laadittu strategia. Usein markki-nointiprojektit kannattaa toteuttaa yhteistyössä seutukunnan elinkei-noelämän, järjestöjen, oppilaitosten ja muiden toimijoiden kanssa,mikä vaatii yhteistä näkemystä ja sitoutumista.

Profilointi on kunnalle tai seudulle ominaisten vahvuuksien esiintuomista pitkäjänteisesti ja suunnitelmallisesti halutuille sidosryh-mille. Tavoiteltavan kuntakuvan on oltava uskottava ja sopusoin-nussa todellisuuden kanssa, muutoin profilointi voi kääntyä itseäänvastaan. Profilointityön kivijalan muodostaa kunnan strategia ja siitäjohdettu tavoitemielikuva, millainen kunta haluaa olla sidosryhmiensilmissä ja mistä se haluaa itsensä tunnistettavan. Kunnan johdon onmääriteltävä tavoitemielikuva. Laadittu tavoitemielikuva on syytätestata kuntalaisten, henkilöstön ja sidosryhmien piirissä ennen kuinsen eteen ryhdytään tekemään työtä.

Maine syntyytekojen kautta.

31

Viestit ja ilme markkinointiviestinnän työkalujaKuntakuvan rakentamisen tärkeimmät työkalut ovat kunnan strategi-aan pohjautuvat perusviestit, sidosryhmien ja asiakkuuksien määrit-tely, viestintä- ja markkinointitoimenpiteet sekä visuaalinen ilme.

Perusviestit on rakennettava siten, että ne kantavat tarpeeksi pit-källe. Profilointi ei ole lyhytkestoista kampanjointia ja sen tuloksettulevat monesti näkyviin vasta vuosien määrätietoisen työn tulokse-na. Onnistuneet perusviestit kuvaavat selkeästi kuntaa ja erityisestisitä, millä tavoin kunta eroaa muista. Niiden tarkoituksena on herät-tää kiinnostusta ja vahvistaa sidosryhmien keskuudessa haluttujamielikuvia. Perusviestejä ei voi olla monta; on uskallettava karsiakaikki, mikä ei ole ainutlaatuista.

Visuaalinen ilme sisältää kaiken sen, mitä kunnasta näkyy ulos-päin painotuotteista ja sähköisistä välineistä arkkitehtuuriin ja ym-päristönhoitoon. Harkittu visuaalinen ilme on tärkeä kuntakuvan te-kijä. Sillä luodaan viestinnälle ulkoinen yhtenäisyys ja tunnistetta-vuus.

Kunnalla on hyvä olla graafinen ohje, joka määrittelee mm. kun-nan vaakunan ja tunnuksen käytön, painotuotteiden, verkkoviestin-nän, kylttien ja opasteiden ulkoasun sekä mainonnan yhteiset linjat.

Onnistuessaan profilointi voi synnyttää kunnan tuotteesta, palve-lusta tai tapahtumasta kaikista muista erottuvan, tunnistettavan jamieleenpainuvan brändin. Kansainvälisessä markkinoinnissa me-nestyminen vaatii niin suuria voimavaroja ja johdonmukaisuutta,että se voidaan saavuttaa vain sitoutuneella yhteistyöllä. Verkosto-yhteistyö on niin yritysten, tutkimuslaitosten kuin julkishallinnonkannalta sitä välttämättömämpää mitä vaativammasta tavoitteesta onkyse.

Kunnan viestintä on kokonaisuus, jossa markkinointiviestintäkäyttää tavallista näyttävämpiä keinoja: mainontaa sähköisissä väli-neissä tai painotuotteissa, kampanjoita, ulko- tai suoramainontaa,promootiotilaisuuksia ja tapahtumia. Suhdetoiminnalla luodaan hen-kilökohtainen yhteys viestin lähettäjän ja vastaanottajan välille.

Laki julkisista hankinnoista velvoittaa kilpailuttamaan kaikkikunnan hankinnat. Hankinnasta on sen arvosta riippumatta joko il-moitettava julkisesti tai tarjouksia on muutoin pyydettävä hankinnankokoon ja laatuun nähden riittävä määrä. Laajemmat puitesopimuk-set mainostoimistojen ja medioiden kanssa helpottavat markkinoin-tiviestintään liittyvien hankintojen tekoa. Kuntaviestijän on myöstunnettava tekijänoikeussäännökset sekä osattava laatia sopimuksetyhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien kanssa.

Onnistuneet perus-viestit kuvaavat

selkeästi kuntaa jaerityisesti sitä, millätavoin kunta eroaa

muista.

32

Kriisiviestintään on valmistauduttavaKunnan avoin päätöksenteko ja valmistelu sekä toimivat vuorovai-kutusverkostot ja viestintäkeinot testataan pienemmissä ja suurem-missa kriisitilanteissa. Kunta julkisyhteisönä hoitaa monet yritys-viestinnästä tutut kriisiviestintätilanteet avoimesti ja nopeasti osananormaalia kunnan johtamista.

Kriisiviestintää vaativia erityistilanteita voivat olla esimerkiksihäiriöt veden-, sähkön- tai lämmönjakelussa, erilaiset onnettomuu-det kuten tulipalot, liikenneonnettomuudet, tulvat, tartuntatautiepi-demiat, ympäristöongelmat, työtaistelutilanteet sekä suuronnetto-muudet ja niiden uhka tai vaikkapa saastuneiden maa-alueiden löy-tyminen asuntoalueelta.

Erityistilanteet lisäävät tiedottamisen tarvetta. Viestinnän paino-pisteen tulee olla suuremman vaaran torjumisessa, inhimillisissä ar-voissa ja korvaavista palveluista tiedottamisessa. Avoin, nopea ja te-hokas viestintä vahvistaa kansalaisten luottamusta viranomaistentoimintavalmiuteen, mikä on edellytys korjaustoimien ja mahdolli-sesti tarvittavien pelastustoimien onnistumiselle. Viranomaisen onsyytä oma-aloitteisesti kertoa todenmukaisesti, mitä on tapahtunut,mitä tilanteen korjaamiseksi tehdään ja miten tapahtuma vaikuttaanormaaliin elämään. Toimintaohjeita annetaan aina tarvittaessa.

Onnettomuustilanteessa tiedotusvastuu kuuluu pelastustöitä joh-tavalle viranomaiselle. Käytännössä viestintä kannattaa keskittääyhdelle henkilölle, jolla on mahdollisuus toimia myös tiedotusväli-neiden apuna. Koska myös pienemmät tulipalot, liikenneonnetto-muudet ym. herättävät yleistä mielenkiintoa, pelastustöistä vastaa-vien on syytä tiedottaa niistä tiedotusvälineille.

Laajoista sähkö- tai vesikatkoksista on tiedotettava hätäkeskuk-selle, joka tarvittaessa tiedottaa edelleen asukkaille ja tiedotusväli-neille. Muista peruspalvelujen häiriöistä tiedottaa asianomainen hal-lintokunta yhdessä kunnan tiedotusorganisaation kanssa.

Erityistilanteesta on viipymättä ilmoitettava kunnan johdolle jatiedotusvastaavalle. Tiedonvälityksen on oltava nopeaa ja asiallista.Perheenjäsenten sekä asukkaiden tiedonsaannista samoin kuin tiedo-tusvälineiden palvelusta on huolehdittava. Toiminnan jatkumisenkannalta on välttämätöntä, että tärkeät puhelinlinjat eivät tukkeudu.Heti kriisin puhjettua voidaan tarvita myös ympärivuorokautista tie-dottamista, opastava Internet-sivu sekä puhelinnumero, josta voi tie-dustella tapahtuneesta mihin vuorokauden aikaan tahansa.

Viikonloppu- ja yöpäivystykseen on rakennettava yhteistyöver-kosto, joka voi reaaliaikaisesti käyttää viestintävälineitä. Alueen tie-dotusvälineiden kanssa on etukäteen sovittava viestintäkeinoista japäivystyksestä. Asetuksen mukaan Yleisradiolla on velvollisuus vä-littää kaikkina vuorokauden aikoina viranomaistiedotuksia. Oikeushätätiedotteen tai muun viranomaistiedotteen antamiseen Yleisra-

Viranomaisen onsyytä oma-aloitteisestikertoa toden-mukaisesti, mitä ontapahtunut, mitätilanteen korjaamiseksitehdään ja mitentapahtuma vaikuttaanormaaliin elämään.

33

dion välitettäväksi on paloviranomaisella, poliisiviranomaisella, ra-javartioviranomaisella ja säteilyturvakeskuksella. Muita viran-omaistiedotteita Yleisradiolle voivat antaa sosiaali- ja terveysminis-teriö, maa- ja metsätalousministeriö ja ympäristöministeriö.

Kunnissa hätätiedotteen voi antaa sammutus- ja pelastustyötäjohtava virkamies. Toisaalta tiedon välittäminen uutis- ja ajankoh-taisohjelmien välityksellä on erittäin nopeaa ja tehokasta. Kunnattavoittavat hyvin asukkaansa esimerkiksi paikallisradioiden ja -ase-mien kautta. Riittävän hyvin hoidetulla uutistiedottamisella voidaanpäästä samaan lopputulokseen kuin viranomaistiedottamisellakin.Yhteistyö tiedotusvälineiden kanssa on sovittava ja harjoiteltavaetukäteen.

Onnettomuustilanteisiin voi liittyä sellaisiakin asioita, joiden jul-kistamista joudutaan siirtämään. Tällöin on kerrottava, miksi asiastaei voi kertoa, ja epävarmoista asioista voi mainita niiden perustuvansenhetkiseen näkemykseen. Onnettomuuden uhreilla ja heidänomaisillaan on oikeus kieltäytyä haastatteluista, valokuvauksesta jamuusta julkisuudesta. Mahdollisten loukkaantuneiden ja kuolonuh-rien henkilötiedot välitetään tiedotusvälineille vasta, kun on varmis-tettu, että uhrien lähiomaisille on saatettu tieto onnettomuudesta.Omaisille tiedottamisesta huolehtii pääsääntöisesti poliisi.

Kunta tiedottaa myös poikkeusoloissaValmiuslain ja puolustustilalain mukaiset poikkeusolot tulevat voi-maan valtioneuvoston päätöksen jälkeen. Kyse voi olla suuronnetto-muudesta, taloudellisesta kriisistä, vieraiden valtioiden välisestä so-dasta tai sodan uhasta tai muusta erityisestä tapahtumasta, jos siitävoi aiheutua vakavaa vaaraa kansallisen olemassaolon tai hyvinvoin-nin perusteille.

Poikkeusoloissa tapahtumia ei hallita viranomaisten tavallisillakeinoilla. Valtio keskittää silloin oman tiedottamisensa valtioneu-voston tiedotusyksikköön. Läänin alueella viranomaistiedottamistajohtaa lääninhallitus. Kunnan alueella valtion ja muiden viranomais-ten tiedon välittymisestä asukkaille vastaa kunta.

Kunta tiedottaa poikkeusoloissakin oman toimialansa asioista.Tiedontarpeen kasvaessa kunnan tiedotusta tehostetaan. Kunnan ontiedotuksessaan otettava huomioon yhteistoiminta lääninhallituksen,naapurikuntien, paikallisten sotilasviranomaisten sekä muiden alue-ja paikallishallintoviranomaisten kanssa.

Poikkeusolojen viestintää johtaa kunnan johto. Jos kuntaan pe-rustetaan johtokeskus, tiedotusta johdetaan johtokeskuksesta. Vies-tintä hoidetaan normaalisti kunnan tiedotusorganisaation kautta niinpitkälle kuin mahdollista. Kunnan tiedotusvastaava on poikkeusolo-jen johtoryhmän jäsen. Jos tiedotusvälineiden normaali toimintakeskeytyy, kunnan on tiedotettava suoraan kuntalaisille.

34

Kunnan toiminta toteutetaan poikkeusoloissakin perusvalmiudenpuitteissa, mikäli poikkeusolojen luonne ei edellytä toiminnan kes-kittämistä. Mikäli keskittämistä tarvitaan, antaa valtioneuvosto kun-nan johdolle käskyn tehostettuun valmiuteen siirtymisestä. Tällöinperustetaan väestönsuojeluorganisaatio tilanteen edellyttämässä laa-juudessa. Tehostetussa valmiudessa tehdään myös ne valmistelut,jotka tarvitaan täysvalmiuteen siirtymiseksi. Tiedotustoiminta ja senvalmisteleminen on keskeinen osa kunnan johtokeskuksen toimin-taa.

Johtokeskuksen tiedotushenkilöstö koordinoi ja hoitaa johtokes-kuksen kautta kulkevaa tiedottamista asukkaille. Erittäin tärkeää onmuistaa, että kunnan asukkaille jaettavasta yleisestä kunnan palvelu-ja tai niiden muutoksia koskevasta viestinnästä vastaavat edelleen-kin virastot ja laitokset eikä kunnan johtokeskus, jonka viestintäkuormittuu muutenkin.

Poikkeusoloissa viestinnän on oltava niin tunnistettavaa, selkeääja yksiselitteistä, että väärinkäsitykset ja tulkinnat voidaan minimoi-da. Toisaalta on varauduttava siihen, että osa kuntien normaaliajanhenkilöstöstä ei ole käytettävissä, vaan muissa tehtävissä. Joukko-viestinten käytössäkin voi olla häiriötekijöitä, joten vaihtoehtoisiintiedotuskanaviin ja -välineisiin on varauduttava. PoikkeusoloissaYleisradio toimii virallisena tiedotuskanavana.

Tiedottaminen erityistilanteissa ja poikkeusoloissa on suunnitel-tava etukäteen. Kunnan ja valtion viranomaisten sekä tiedotusväli-neiden keskinäinen tiedonkulku ja tiedotusvastuut on määriteltävä.Kriisitiedottamisessa on otettava huomioon myös ihmisten tavalli-suudesta poikkeava käyttäytyminen ja suuri tiedontarve. Yllättävättilanteet edellyttävät myös nopeaa sisäistä tiedonkulkua.

Onnistuminen erityistilanteiden tiedottamisessa edellyttää, ettäkunta kartoittaa toimialoittain ennakolta ne kriisitilanteet, jotka sitävoivat kohdata, ja tekee kuhunkin tilanteeseen sopivan tiedotussuun-nitelman. Ennakkovarautuminen säästää tositilanteissa aikaa. Suun-nitelmassa on varauduttava toimintaan myös virka-ajan ulkopuolel-la.

Yksikielisissä kunnissa asianomainen ministeriö vastaa kriisiti-lanteessa tiedotuksen kaksikielisyydestä. Kaksikielisen kunnan ontiedotettava kriisitilanteessa suomen ja ruotsin kielellä.

Ennakkovarautuminensäästää tositilanteissaaikaa.

35

Kunnallisista kuulutuksistavuorovaikutukseenKunnallishallinto on avoimuuden edelläkävijä muuhun julkis-hallintoon ja yksityiseen sektoriin verrattuna. Lainsäädäntöon ohjannut kuntien tiedottamista vuodesta 1977.

Tietoa kunnista on ollut saatavilla niin kauan kuin on ollutkuntiakin. Asiakaspalvelu on vastannut kysyjille, ja erilaisettilastot, kunnalliskertomukset ja päätösasiakirjat ovat olleethalukkaiden saatavilla. Päätökset on tiedotettu asianosaisilleja kuulutukset on julkaistu ilmoitustauluilla lakien mukaan.

Kunnan tiedottamisesta ryhdyttiin puhumaan 1950-luvulla.Käytännössä tiedottaminen tarkoitti suhdetoimintaa ja mark-kinointia. Matkailun edistämiseksi tehtiin elokuvia, tärkeitävieraita kestittiin ja myös toimittajiin luotiin suhteita suopeu-den hankkimiseksi julkisuudessa.

Ensimmäiset suuret kaupungit sisällyttivät tiedottamisenjonkun keskushallinnon viranhaltijan toimenkuvaan 1950- ja60-luvuilla. Esimerkiksi Tampereen kaupunki laati tiedotus- jasuhdetoimintaohjeet vuonna 1963. Niissä opastettiin mm.uutisaineiston toimittamisessa lehdistölle sellaisista asioista,jotka laajasti ja läheisesti koskettavat kuntalaisia. Myös kun-talaisten yleisötilaisuudet sekä tutustumiskäynnit virastoihinja laitoksiin olivat tiedotuksen keinovalikoimassa.

Päätoimisia tiedottajia kaupunkeihin alkoi tulla 1960-luvunlopulla ja 1970-luvulla. Alusta lähtien tiedottaja oli kaupungin-johtajan läheinen avustaja muun muassa vierailujen järjestä-jänä ja puheiden kirjoittajana. Lehdistötiedotteita tehtiin vieläsäästeliäästi ja yleensä myönteisesti markkinoivassa sävys-sä.

Kuntalaisen näkökulma nousi esiin 1970-luvun tiedottami-sessa, jossa haluttiin ottaa huomioon sanoman vastaanotta-jan etu. Tiedottajien ja tiedottamisen määrää lisättiin. Kau-pungit ryhtyivät julkaisemaan omia lehtiään sekä asukkailleettä henkilöstölle. Tekstin määrän uskottiin takaavan, ettäsanoma menee perille. Työpaikkademokratian vahvistuminenkorosti sisäisen tiedottamisen tarvetta.

Vuoden 1977 kunnallislakiin säädettiin tiedotusvelvolli-suus, jonka määräämä avoimuus oli hyvin edistyksellistämuun julkishallinnon käytäntöihin verrattuna. Suomen Kau-punkiliitto antoi vuoden 1978 alussa mallin kaupunkien tiedo-tustoiminnan ohjeiksi. Ohjeissa korostettiin kansanvallantoteutumista tiedottamisen avulla sekä asukkaiden palvele-mista antamalla tietoja heidän oikeuksistaan ja velvollisuuk-sistaan. Esityslistat tuli toimittaa tiedotusvälineille etukäteen,jos hallitus ja lautakunnat niin päättivät, mutta listatekstienjulkaisemista ennen kokousta ei pidetty suotavana. Lauta-kuntien piti edelleen tehdä päätökset omaan ratkaisuvaltaan-sa kuuluvien asioiden julkistamisesta.

36

Aktiivisen tiedottamisen periaate oli kuitenkin kirjattu la-kiin, ja hitaasti se myös toteutui käytännön tilanteissa. Run-saat kolmekymmentä vuotta eivät ole riittäneet täysin hälven-tämään epäluuloja asioiden salailusta. Asioiden valmistelunja päätösvallan delegoiminen on edelleen lisännyt haasteitatiedottajan työssä.

Vuonna 1983 voimaan tullut hallintomenettelylaki korostiviranomaisen tiedotusvelvollisuutta vireillä olevista asioista.Noin kolmannes kunnista ilmoitti omaksuneensa tämän vel-voitteen, kun niiltä kysyttiin tiedotustoiminnan järjestelyistä.Julkisen sanan edustajille järjestettyjen tiedotustilaisuuksienmäärä oli lisääntynyt merkittävästi kymmenen vuotta aiem-min tehtyyn selvitykseen verrattuna. Uusia ilmiöitä olivat asu-kastilaisuudet, joita järjestettiin esimerkiksi kaava-asioista jaalueiden kehittämisestä kaupunginosissa ja kylissä.

Kun vuonna 1978 kymmenellä kaupungilla oli päätoimi-nen tiedottaja, vuoden 1985 kyselyssä heitä löytyi 18 kunnas-ta. Kunnat osasivat hyödyntää tiedottajien ammattitaitoa jatiedottajat saivat oikeuden osallistua kunnanhallitusten koko-uksiin ja tiedottaa itsenäisesti kunnan asioista.

Tiedottamisen kanavat olivat myös monipuolistumassa:paikalliset kaapelitelevisioverkot, videotex ja telefax toivatuusia mahdollisuuksia. Ensimmäiset paikallisradiot merkitsi-vät paljon paikalliselle viestinnälle.

Vuonna 1986 julkaistut kuntien tiedotusohjeet edellyttivät,että tiedottaminen on olennainen osa kaikkea hallintotoimin-taa. Jokainen kunnan organisaatiossa toimiva saattoi tiedot-taa oman alansa asioista. Tiedotusvälineiden ja kuntalaistenkriittistä asennetta ei pitänyt torjua, vaan sekä myönteisistäettä kielteisistä asioista oli määrä tiedottaa objektiivisesti.

Vuoden 1995 kuntalaki korosti entisestään tiedottamisenja vuorovaikutuksen merkitystä. Kuntalaisten osallistumisenja vaikuttamisen mahdollisuuksia tahdottiin edistää. Lakiinkirjattiin esimerkkejä osallistumisen keinoista ja erilaistenkatsauksien julkaisemisesta. Asukkaille on myös lain mu-kaan nyt tiedotettava, miten asioista voi esittää kysymyksiä jamielipiteitä valmistelijoille ja päättäjille. Uutena elementtinäsäädettiin tiedotusvelvollisuudesta myös silloin, kun kunnantehtäviä on ulkoistettu.

Järjestyksessä kolmannet kuntien tiedotusohjeet julkais-tiin uuden kuntalain myötä vuonna 1995. Silloin olivat ajan-kohtaisia Euroopan unionin jäsenyyden mukanaan tuomattiedotusvelvoitteet ja kansainvälisen yhteistyön laajentamatjulkisuuskysymykset samoin kuin kansainvälistymisen edel-lyttämä markkinointiviestintä. Väestön entistä vapaampi liik-kuminen nosti esille myös vieraskielisen palvelutiedottamisentarpeen etenkin suurissa kaupungeissa. Julkisuuslainsää-däntö uudistui 1999.

37

1990-luvun lopun suurin mullistus kunnallisessa viestin-nässä oli Internet. Maailmanlaajuista tietoverkkoa käytettiinaluksi matkailumarkkinointiin ja kunnan perustietojen esitte-lyyn. Melko nopeasti kuntien www-sivut kehittyivät esityslisto-jen ja tapahtumakalentereiden julkaisukanavaksi, sitten en-tistä laajemmin kaikkien kunnallisten palvelujen välittäjiksilomakkeineen ja kauppoineen. Erittäin tärkeä tietoverkon jasähköpostin tehtävä on vuorovaikutuksen toteuttaminen, jokatulevaisuuden tietoyhteiskunnassa korostuu verkkovalmiuk-sien laajentuessa.

2000-luvulla korostuvat yhteisöllisyys ja verkostonäkemyssekä entistä laajempi yhteistyö. Kuntalaisten osallistuminenlaajenee ja siitä säädetään yhä useammin myös erityislain-säädännössä. Vuonna 2004 voimaan tullut hallintolaki edis-tää hyvää hallintoa ja oikeusturvaa hallintoasioissa.

38

Kuntaviestintääohjaavaa lainsäädäntöä

Jokaisella on perusoikeustietoon ja hyvään hallintoonHallinnon julkisuusperiaate on johdettavissa kahdesta perusoikeu-desta: oikeudesta tietoon ja oikeudesta hyvään hallintoon. Kuntala-ki, julkisuuslainsäädäntö, hallintolaki, kielilaki ja monet erityislaittäsmentävät kunnan viestintävelvoitteita.

Oikeus tietoon on jokaisen perusoikeus, josta säädetään perustus-laissa. Viranomaisen asiakirjat ovat pääsäännön mukaan julkisia.Asiakirjojen julkisuutta voidaan rajoittaa vain erikseen lailla ja vält-tämättömien syiden vuoksi. Jokaisella on oikeus saada tieto julkises-ta asiakirjasta.

Hyvän hallinnon perusoikeuteen kuuluvat käsittelyn julkisuussekä oikeus tulla kuulluksi, saada perusteltu päätös hakea muutosta.Kansalaisten osallistumisoikeus sekä yksityiselämän ja henkilötieto-jen suoja ovat perusoikeuksia. Jokaisen yksityiselämä, kunnia ja ko-tirauha on turvattu.

Jokaiselle kuuluva tärkeä perusoikeus on sananvapaus. Sananva-pauteen sisältyy oikeus ilmaista, julkistaa ja vastaanottaa tietoja,mielipiteitä ja muita viestejä kenenkään ennakolta estämättä. Julki-suusperiaatteen toteutumisen kannalta on erityisen tärkeää, ettämyös virkamiehillä on perustuslailla suojattu sananvapaus.

Kuntalaki korostaaaktiivista ja avointa viestintääKuntalaki korostaa kunnan ja asukkaiden vuorovaikutusta. Valtuustovastaa kuntalaisten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksienjärjestämisestä. Laki velvoittaa tiedottamaan asioista jo valmistelu-vaiheessa. Samassa yhteydessä on tiedotettava, miten kuntalaisetvoivat esittää kysymyksiä ja mielipiteitä asioiden valmistelijoille japäättäjille.

Toisaalta kuntalain tiedotussäännöksessä korostetaan tiedotta-mista tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Asukkaille ontiedotettava, miten asioita on käsitelty, minkälaisia päätöksiä on teh-ty ja minkälaisia vaikutuksia niillä on asukkaiden jokapäiväiseen

39

elämään. Myös tutkimuksista ja selvityksistä on tiedotettava. Tiedot-tamisen laajuus ja tavat ovat kunnan harkinnassa.

Asukkaita yleisesti koskevista tärkeistä asioista voidaan myöslaatia katsauksia. Katsausten laatiminen ei ole kuitenkaan pakollista,vaan kunta voi harkita niiden tarpeellisuuden. Vireillä olevista ja lä-hiaikoina vireille tulevista kaava-asioista on kuitenkin laadittavakatsaus vähintään kerran vuodessa.

Myös kuntakonsernin toiminnasta pitää tiedottaa ja antaa tietoja.Tiedotusvelvoitteella lievitetään niitä epäkohtia, jotka liittyvät kun-nan tehtäviä hoitamaan perustetun osakeyhtiön, yhdistyksen, muunyhteisön tai säätiön demokraattiseen valvontaan ja kuntalaisten oi-keusturvaan. Tiedottamistapa ja tiedottamisen sisältö ovat tässäkinkunnan harkinnassa.

Hallintolaki määrittelee hyvää hallintoaVuoden 2004 alusta voimaan tulleella hallintolailla edistetään ja to-teutetaan hyvää hallintoa ja oikeusturvaa hallintoasioissa. Lakia so-velletaan kaikissa kunnallisissa viranomaisissa. Kunnan liikelaitok-set kuuluvat kunnan organisaatioon, joten niidenkin toiminnassa so-velletaan hallintolakia. Kunnallisia viranomaisia ovat myös kun-tayhtymien vastaavat viranomaiset. Kuntien yhtiöt jäävät lain sovel-tamisalan ulkopuolelle. Lakia sovelletaan kuitenkin yksityisiin nii-den hoitaessa julkisia hallintotehtäviä.

Laissa säädetään hyvän hallinnon perusteista ja hallintoasioissanoudatettavista menettelytavoista sekä asiakirjojen lähettämisen jatiedoksiannon menettelyvaatimuksista. Hallintoasioiden sähköisestävireillepanosta ja käsittelystä sekä päätöksen sähköisestä tiedoksian-nosta säädetään erikseen sähköisestä asioinnista viranomaistoimin-nassa annetussa laissa. Periaatteet ja menettelyvaatimukset ovat sa-mat sekä tavanomaisessa että sähköisessä asioinnissa.

Asianosaisaseman määrittelyllä on hallintoasioissa keskeinenmerkitys. Pääsäännön mukaan asianosainen on se, jonka oikeutta,etua tai velvollisuutta asia koskee. Asianosaisia voivat olla niin luon-nolliset henkilöt kuin oikeushenkilöt. Asianosaisille on varattava ti-laisuus tulla kuulluksi ennen asian ratkaisemista. Kun asianosaistakuullaan, hänelle on ilmoitettava kuulemisen tarkoitus, selvityksenantamiselle varattu määräaika sekä määräajan noudattamisen merki-tys. Tarvittaessa on yksilöitävä, mistä seikoista selitystä pyydetään.

Laajavaikutteisen asian vireilläolosta on ilmoitettava. Säännöstäydentää kuntalain tiedottamissäännöstä sekä julkisuuslain sään-nöksiä tiedonsaannin edistämisvelvollisuudesta. Vaikuttamismah-dollisuuksien varaaminen edellyttää, että asian ratkaisulla voi ollahuomattava vaikutus muiden kuin asianosaisten elinympäristöön,työntekoon tai muihin oloihin. Tällöin viranomaisen tulee varatanäille henkilöille mahdollisuus saada tietoja asian käsittelyn lähtö-

40

kohdista ja tavoitteista sekä lausua mielipiteensä asiasta. Vaikutus-mahdollisuuksien varaamatta jättäminen voi olla menettelyvirhe,joka aiheuttaa päätöksen kumoamisen.

Ilmoittamistapa on viranomaisen harkinnassa. Esimerkiksi ilmoi-tukset ja mediaviestintä tai suoraviestintä kotiin voivat olla hyviätapoja. Ilmoituksessa on mainittava, mistä asiasta on kysymys, min-kälaisia vaikutuksia asialla saattaa olla asianomaisten oloihin, mistävoi saada asiaa koskevia lisätietoja ja miten asiasta voi esittää mieli-piteitä. Ilmoituksen ajankohta on sovitettava niin, että kuntalaisillaon vielä mahdollisuus vaikuttaa asiaan.

Vireilläolosta ei tarvitse ilmoittaa, jos se vaarantaa ratkaisun tar-koituksen toteutumisen tai aiheuttaa muuta merkittävää haittaa taijos se on ilmeisen tarpeetonta. Merkittävän haitallista ilmoittaminenvoi olla esimerkiksi, jos kunta valmistelee kauppaa, jonka julkituloennen kaupantekoa heikentäisi olennaisesti kunnan neuvotteluase-maa. Ilmeisen tarpeetonta ilmoittaminen taas on, jos tiedotusväli-neissä asiaa on jo käsitelty laajasti tai henkilöt ovat muulla tavallasaaneet tiedon asian vireilläolosta. Sen sijaan valmistelurauhan häi-riintyminen tai mahdollisten valitusten pelko ei ole peruste ilmoitta-matta jättämiselle.

Viranomaisen on perusteltava päätöksensä. Asianosaisen on saa-tava tietää, mitkä seikat ovat johtaneet häntä koskevan ratkaisun te-kemiseen. Kysymys on tosiasiaperusteluista, jotka välittömästi tuke-vat päätöksen lopputulosta. Lisäksi perusteluissa on mainittavasäännökset, joihin ratkaisu perustuu. Perustelut antavat edellytyksiämyös harkita muutoksenhaun tarvetta.

Viranomaisella on yleinen velvollisuus antaa tiedoksi hallinto-asia. Tiedoksianto annetaan postitse tavallisena kirjeenä.

Hallintolaissa säädetään viranomaisen neuvonta- ja opastamis-velvollisuudesta. Neuvontavelvollisuuden on katsottu edellyttävänneuvontaa myös muissa kuin asian käsittelyyn välittömästi liittyvis-sä kysymyksissä. Viranomaisen tulee antaa asiakkailleen neuvojaesimerkiksi siitä, miten asia pannaan vireille ja mitä asiakirjoja tuleeesittää asian vireille panemiseksi. Neuvontaan kuuluu tietojen anta-minen viraston käytännöstä, kuten käsittelytavasta ja -vaiheista. Vi-ranomaisen on myös opastettava asiakas toimivaltaiseen viranomai-seen, jos esitetty kysymys tai tiedustelu koskee toisen viranomaisenasiaa. Neuvonta on maksutonta viranomaistoimintaa.

Viranomaisen velvollisuuksiin ei kuulu avustaa asiakasta esimer-kiksi hakemuslomakkeita täyttämällä ja laatimalla muita asiakirjojaasiakkaan puolesta. Avustamalla hakijaa hakemuksen laatimisessaviranhaltija voi tulla esteelliseksi asian käsittelyssä. Tärkeää on kiin-nittää huomiota yhdenvertaisuuden toteuttamiseen sekä asiakkaidentasapuoliseen kohteluun.

Viranomaisen on käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävääkieltä. Tämä on osa hyvää hallintoa, ja koskee sekä kirjallista että

41

suullista ilmaisutapaa. Säännöksen vaatimukset täyttyvät, kun hal-linnon asiakkaan voidaan olettaa yksiselitteisesti ymmärtävän asiansisällön ja saavan asian laatuun nähden riittävästi tietoa.

Asiakkaan oikeudesta käyttää omaa kieltään viranomaisessa sää-detään kielilaissa ja laissa saamen kielen käyttämisestä viranomai-sessa.

Hallintolaissa säädetään myös viranomaisen velvollisuudestahuolehtia tulkitsemisesta ja kääntämisestä niissä asioissa, jotka voi-vat tulla vireille viranomaisen omasta aloitteesta. Kysymys on vä-hemmistökieliä käyttävien sekä vammaisuuden perusteella tulkitse-mis- ja kääntämisapua tarvitsevien oikeuksista. Kyse voi olla esi-merkiksi näkö-, kuulo- sekä puhevammaisesta henkilöstä.

Julkisuuslainsäädäntö edistää tiedonsaantiaJulkisuuslaki ja asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hy-västä tiedonhallintatavasta muodostavat julkisuuslainsäädännön.Tarkoitus on edistää tiedonsaantia ja hyvää tiedonhallintatapaa jaselkeyttää salassapitoperusteita. Säädökset luovat yhtenäiset perus-teet myös viranomaisten väliselle tietojenvaihdolle.

Viranomaisen pitää toimia julkisuusmyönteisesti silloinkin, kunon lainmukaista rajoittaa tiedonsaantia. Rajoittamiselle on oltavaobjektiivinen peruste ja jos pyydettyä tietoja ei anneta, tämä on pe-rusteltava.

Julkisuuslain tarkoittamia viranomaisia ovat valtion viranomais-ten lisäksi kunnalliset viranomaiset, lähinnä kunnan ja kuntayhtymi-en toimielimet, liikelaitosten toimielimet ja itsenäiset viranhaltijat.Myös tilintarkastajat ovat julkisuuslain tarkoittamia viranomaisia.Yksittäiset viranhaltijat ja luottamushenkilöt ovat lain tarkoittamiaviranomaisia niissä asioissa, joissa he käyttävät itsenäistä päätösval-taa esimerkiksi lain tai johtosäännön nojalla.

Kunnissa toimivat johtoryhmät, työryhmät ja vastaavat apuelimetovat lain piirissä, mutta ne eivät ole sellaisia kunnallisia viranomai-sia, joiden asiakirjojen julkisuus määräytyy edellä mainittujen itse-näisten viranomaisten tapaan. Esimerkiksi kunnanhallituksen asetta-man työryhmän muistio ja muut asiakirjat katsotaan kunnanhallituk-sen asiakirjoiksi. Kunnan yhtiöt, kuten muutkin yhtiöt jäävät lainsoveltamisalan ulkopuolelle.

Viranomaisen asiakirjana pidetään viranomaisen hallussa olevaaasiakirjaa, jonka viranomainen on laatinut tai joka on toimitettu vi-ranomaiselle asian käsittelyä varten.

Asiakirjan käsite on kattava ja se sisältää perinteiset ja sähköisetasiakirjat sekä myös muut teknisillä apuvälineillä selville saatavatviestit, mm. atk-tallenteet, cd-levyt ja mikrofilmit.

Viranomaisen asiakirjaksi katsotaan myös kunnan ostopalvelui-den ja toimeksiantosuhteiden yhteydessä laaditut asiakirjat silloin-

42

kin, kun ne eivät ole fyysisesti viranomaisen hallussa. Esimerkiksikunnalta toimeksiannon saaneen yksityisen konsultin laatimat selvi-tykset ovat kunnan asiakirjoja.

Luonnokset, omat muistiinpanot ja erilaiset valmisteluun liittyvätneuvottelumuistiot eivät lähtökohtaisesti ole viranomaisen asiakirjo-ja, vaan jäävät julkisuuslain soveltamisalan ulkopuolelle.

Julkisuuslaissa säädetyt asiakirjatyypit ovat julkiset asiakirjat,asiakirjat, jotka eivät vielä ole julkisia, salassa pidettävät asiakirjatja asiakirjat, jotka eivät ole julkisuuslain soveltamisalan piirissä.

Jokaisesta julkisuuslain piiriin kuuluvasta asiakirjasta tulee salai-suuksia lukuun ottamatta julkinen viimeistään, kun asian käsittely onpäättynyt. Julkinenkin asiakirja voi joltakin osin olla salainen.

Jo ennen asiakirjan julkiseksi tuloa siitä voi saada ja pitää antaatietoja, jollei asian tai tiedon suojan tarve ja asiallinen peruste edel-lytä tiedon saannin rajoittamista ja jolleivät tiedot ole salaisia. Tieto-jen saamista ei tällaisistakaan asiakirjoista saa rajoittaa ilman asial-lista perustetta eikä enempää kuin suojattavan edun vuoksi on tar-peellista. Sekin on muistettava, että tiedon pyytäjiä pitää kohdellatasapuolisesti.

Muun muassa diaarin merkintä on julkinen, kun se on tehty. Vi-ranomaisen esitys, ehdotus ja aloite on julkinen, kun se on allekirjoi-tettu. Toimielimen pöytäkirja on julkinen, kun se on allekirjoitettu jatarkastettu.

Viranomaiselle toimitettu yksityinen asiakirja, kuten virkahake-mus, on julkinen, kun viranomainen on sen saanut. Tarjoukset ovatjulkisia vasta, kun sopimus on tehty. Lain soveltaminen julkisuus-myönteisesti edellyttää, että tarjousasiakirjoista annetaan tietoja,kun asiasta on päätetty. Tarjouspyynnöt ovat julkisia, kun pyyntö onallekirjoitettu.

Viranomaisen sisäinen valmisteluaineisto on kokonaisuudessaanjulkinen, kun asiasta on päätetty tai viimeistään silloin, kun asiankäsittely on päättynyt siinä viranomaisessa.

Niin sanottu yleisöjulkisuus koskee julkisia asiakirjoja. Jokaisel-la on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen.Asianosaisella on oikeus saada tieto muustakin kuin julkisesta asia-kirjasta, siis myös muita henkilöitä koskevista salaisuuksista, jos tie-to voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn.

Esimerkiksi erittäin painava yleinen etu, lapsen etu ja muu erit-täin painava yksityinen etu oikeuttavat rajoittamaan asianosaisentietojensaantioikeutta. Urakkatarjouksen tekijällä ei ole tietojen-saantioikeutta muiden tarjousten sisältämiin liike- ja ammattisalai-suuksiin, mutta hänellä on tietojensaantioikeus muihin tietoihin.Hinta ei ole liikesalaisuus. Asianomistajilla tai muilla asianosaisillaei ole tietojensaantioikeutta myöskään kunnan oikeudenkäynninosapuolena valmistelemiin tai hankkimiin asiakirjoihin.

43

Jokaisella on oikeus saada itseään koskevat tiedot viranomaiseltamyös silloin, kun hänellä ei ole eikä ole aikaisemminkaan ollut vi-reillä mitään asiaa kunnassa.

Tietopyyntö on yksilöitävä, mutta viranomaisella ei lähtökohtai-sesti ole oikeutta vaatia tietoa pyytävää selvittämään henkilöllisyyt-tään eikä myöskään pyynnön perustelemista, jos pyydetty tieto onjulkinen. Pyynnön perusteleminen voi joskus olla tarpeen esimerkik-si sen selvittämiseksi, onko pyytäjällä oikeus saada tieto asiakirjansisällöstä vaikkapa silloin, kun kyse on salaisuudesta tai henkilöre-kisteristä.

Tietoja voi pyytää annettavaksi suullisesti. Asiakirjan voi pyytäämyös nähtäväksi, jäljennettäväksi, kuunneltavaksi tai siitä voi pyy-tää kopion, tulosteen tai tiedot sähköisessä muodossa. Esimerkiksikopioista saa periä maksun, mutta suullinen tieto on aina maksuton.

Tieto annetaan yleensä pyydetyllä tavalla. Jos pyynnön toteutta-minen aiheuttaisi kohtuutonta haittaa virkatoiminnalle, siihen ei tar-vitse suostua. Jos esimerkiksi laajasta tietoaineistosta pyydetään ko-pio levykkeelle, tiedot saa antaa myös tavallisina kopioina. Enim-mäismääräajat tietopyyntöön vastaamiselle ovat laajoissa tietomää-rissä kaksi viikkoa ja yksi kuukausi.

Pääsääntö on, että tiedon antamisesta asiakirjasta päättää se vi-ranomainen, jonka hallussa asiakirja on. Jos on kysymys julkisestaasiakirjasta, sen voi antaa se viranhaltija, jolle tehtävä hänen ase-mansa ja tehtäviensä johdosta kuuluu, jollei muuta ole määrätty.

Ostopalvelutilanteissa toimeksiantajana eli ostajana oleva viran-omainen päättää asiakirjojen antamisesta. Toimeksiantosopimukses-sa voidaan antaa valtuutus julkisen tiedon antamiseen myös toimek-siantotehtävää suorittavalle.

Asiakirjan salassapito voi perustua vain laissa olevaan nimen-omaiseen säännökseen. Viranomainen ei voi määrätä asiaa eikä asia-kirjaa salaiseksi, jollei laissa ole siihen yksilöityä valtuutusta. Kun-nan viranomainen ei saa määrätä asioita salaisiksi.

Vaitiolovelvollisuus koskee tallennettuja ja tallentamattomia tie-toja. Vaitiolovelvollisuus koskee paitsi palvelussuhteessa olevia jaluottamushenkilöitä myös harjoittelijoita ja muita viranomaisessatosiasiallisesti toimivia samoin kuin viranomaisen toimeksiannostatoimivia ja toimeksiantotehtävää hoitavan palveluksessa olevia.

Asianosainen, hänen edustajansa ja avustajansa ovat salassapito-ja vaitiolovelvollisia asianosaisasemansa perusteella haltuunsa saa-mistaan, muita kuin itseään koskevista salaisuuksista.

Vaitiolovelvolliset eivät saa käyttää muussa yhteydessä hyödyk-seen salassa pidettäviä tietoja. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelus-suhteen, luottamustehtävän hoidon, toimeksiantotehtävän suoritta-misen tai viranomaisessa toimimisen päätyttyäkin.

44

Valmisteilla olevista asiakirjoista antaa tietoja viranomainen taiviranomaisen määräämä viranhaltija. Jos joku antaa selvän kiellonvastaisesti tällaisen tiedon, se voi olla virkavelvollisuuden vastaista.

Julkisuuslain 24 §:ssä on yhteensä kolmekymmentäkaksi erillistäsalassapitokohtaa sisältävä luettelo. Salassapitoperusteet ovat so-veltamisalaltaan yleisiä. Kun asiakirja on säädetty salassa pidettä-väksi, se on jokaisen viranomaisen hallussa salainen.

Asiakirjan salassapito on eräissä kohdin ehdoton. Ehdottomastisalassa pidettäviä ovat esimerkiksi yksityisen taloudellista asemaakoskevat tiedot samoin kuin sosiaalihuollon asiakassuhdetta ja hen-kilön terveydentilaa kuvaavat tiedot.

Eräisiin kohtiin sisältyy vahinkoedellytyksen arviointivelvoite.Kun vahinkoedellytystä arvioidaan, osassa on asiakirjan julkisuuso-lettama ja osassa salassapito-olettama. Samaan kohtaan voi sisältyäehdottoman salassapitovelvollisuuden piiriin kuuluvia ja vahinkoar-viointia edellyttäviä tietoja.

Julkisuusolettamassa vahinkoedellytysvaatimus merkitsee sitä,että asiakirjan katsotaan olevan julkinen, jos tiedon antamisesta eikyseisessä tilanteessa aiheudu siinä tarkoitettua vahinkoseurausta.Salassapito-olettamassa asiakirjan katsotaan olevan salainen, muttatieto siitä voidaan antaa, jos tiedon antamisesta ei kyseisessä tilan-teessa aiheudu siinä tarkoitettua vahinkoseurausta.

Pääsääntö on, että viranomainen voi luovuttaa salassa pidettäväntiedon vain silloin, kun lailla on nimenomaisesti säädetty joko salas-sa pidettävien tietojen luovuttamisesta tai vaihtoehtoisesti oikeudes-ta saada salassa pidettävä tieto. Myös suostumus oikeuttaa salaisuu-den luovuttamiseen.

Jokaisen viranomaisen pitää edistää ja toteuttaa hyvää tiedonhal-lintatapaa, jossa kunnan arkistotoimella on keskeinen koordinointi-vastuu. Viranomaisen on arvioitava asiakirja- ja tietohallintonsa jalaadittava selvitys hyvän tiedonhallintatavan toteuttamiseksi.

Selvitystä tehtäessä arvioidaan esimerkiksi se, kuinka toteutetaanoikeus saada tietoja viranomaisten julkisista asiakirjoista sekä vel-vollisuus tuottaa ja jakaa tietoja sekä antaa tietoja keskeneräisistäasioista. Samalla on varmistettava henkilötietojen ja salaisuuksiensuojaaminen, tietojen käyttötarkoituksiin liittyvät rajoitukset sekätietojen käytettävyys, eheys ja laatu.

Viranomaisten on määriteltävä asiakirjan antamista koskeva pää-tösvalta ja annettava täsmälliset ohjeet asioiden kirjaamisesta sekätietojen asianmukaisesta käsittelystä ja suojaamisesta. Keskeneräi-siä asioita kuvaavat asiakirjat ja luettelot on pidettävä ajan tasalla.Ohjeiden toteutumista on valvottava.

Viranomaisen on pidettävä diaaria, luetteloa tai muuta asiakirja-rekisteriä käsiteltävistä asioista tai muutoin huolehdittava siitä, ettäjulkiset asiakirjat ovat vaivatta löydettävissä. Samoin viranomaisellaon oltava tiedot käytössä olevista asiakirjarekistereistä tai siitä, mi-

45

ten julkisista asiakirjoista voidaan muutoin etsiä ja löytää vaivattatietoja.

Tietojärjestelmistä laaditaan seloste, josta ilmenee tietojärjestel-män käyttötarkoitus ja siihen talletettavat tiedot. Se voi olla myösosa arkistonmuodostussuunnitelmaa.

Asiakirjarekisterit sekä arkistonmuodostussuunnitelma ja tieto-järjestelmäselosteet pidetään yleisön saatavilla kirjaamossa taimuussa yleisöpalvelupisteessä. Vanhat tietojärjestelmät on saatetta-va lainmukaisiksi viimeistään 1.12.2004.

Laki edellyttää, että jokaisen saatavilla on asiakirjoja, esimerkik-si luetteloita, joista selviävät tiedot esimerkiksi valmisteilla olevistayleisesti merkittäviä kysymyksiä koskevista suunnitelmista, selvi-tyksistä ja ratkaisuista. Näistä pitää antaa pyydettäessä tietoja sa-moin kuin neuvoja, miten näihin asioihin voi vaikuttaa.

Viranomaisen pitää laatia toiminnastaan muun muassa oppaita,tilastoja ja muita julkaisuja. Jos toiminta on luonteeltaan salaista,kuten pääosa sosiaalihuollosta, viranomaisen vastuu tällaisten tieto-aineistojen laatimisesta on tavallistakin suurempi.

Tiedonhallintaselvitykset, asiakirjarekisterit ja selosteet palvele-vat aktiivista tiedottamista.

Kielilaki turvaa kuntalaisenoikeuden käyttää omaa kieltään1.1.2004 voimaantulleessa kielilaissa säädetään viranomaisten ylei-sistä kielellisistä velvollisuuksista, joihin myös kuuluu kuntien jakuntayhtymien tiedotus.

Kielilain mukaisen kielellisen jaotuksen perustana on kuntienjako yksi- ja kaksikielisiin viranomaisiin. Yksi- ja kaksikielistenkuntien ja kuntayhtymien kielelliset velvoitteet eroavat toisistaan.

Yksikielisessä kunnassa käytetään pääsääntöisesti käsittely-, ko-kous-, pöytäkirja- ja tiedotuskielenä kunnan kieltä, suomea tai ruot-sia. Kaksikielisessä kunnassa ilmoitukset, kuulutukset ja julkipanotsekä muut yleisölle annettavat tiedotteet on kielilain mukaan annet-tava sekä suomeksi että ruotsiksi.

Kaksikielisellä kunnalla on velvollisuus oma-aloitteisesti selvit-tää kuntalaisen käyttämä kieli ja käyttää sitä. Valtuuston kokouskut-sut ja pöytäkirjat on laadittava molemmilla kielillä. Muissa toimieli-missä kunta voi päättää käytettävästä kielestä. Asianosaisasioissapäätös tulee kuitenkin antaa pöytäkirjakielestä poikkeavallakin kä-sittelykielellä.

Kaksikielisen kunnan tiedottamisessa on pyrittävä siihen, että tie-to on annettavissa samanaikaisesti molemmilla kielillä.

46 Keskeiset säädökset

Suomen perustuslaki

2 § 2 mom. Kansanvaltaisuus ja oikeusvaltioperiaateKansanvaltaan sisältyy yksilön oikeus osallistua ja vaikuttaa yhteiskunnanja elinympäristönsä kehittämiseen.

6 § 1 mom.Ihmiset ovat yhdenvertaisia lain edessä.

10 § 1 mom. Yksityiselämän suojaJokaisen yksityiselämä, kunnia ja kotirauha on turvattu. Henkilötietojensuojasta säädetään tarkemmin lailla.

12 § Sananvapaus ja julkisuusJokaisella on sananvapaus. Sananvapauteen sisältyy oikeus ilmaista, julkis-taa ja vastaanottaa tietoja, mielipiteitä ja muita viestejä kenenkään ennakol-ta estämättä. Tarkempia säännöksiä sananvapauden käyttämisestä annetaanlailla. Lailla voidaan säätää kuvaohjelmia koskevia lasten suojelemiseksivälttämättömiä rajoituksia.

Viranomaisten hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia,jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseenrajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta ja tallen-teesta.

14 § 3 mom. Vaali- ja osallistumisoikeudetJulkisen vallan tehtävänä on edistää yksilön mahdollisuuksia osallistua yh-teiskunnalliseen toimintaan ja vaikuttaa häntä itseään koskevaan päätöksen-tekoon.

21 § 2 mom. OikeusturvaKäsittelyn julkisuus ja oikeus tulla kuulluksi, saada perusteltu päätös ja ha-kea muutosta samoin kuin muut oikeudenmukaisen oikeudenkäynnin ja hy-vän hallinnon takeet turvataan lailla.

22 §Julkisen vallan on turvattava perusoikeuksien ja ihmisoikeuksien toteutu-minen.

47

Kuntalaki

27 § Osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudetValtuuston on pidettävä huolta siitä, että kunnan asukkailla ja palvelujenkäyttäjillä on edellytykset osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan.Osallistumista ja vaikuttamista voidaan edistää erityisesti:1) valitsemalla palvelujen käyttäjien edustajia kunnan toimielimiin;2) järjestämällä kunnan osa-aluetta koskevaa hallintoa;3) tiedottamalla kunnan asioista ja järjestämällä kuulemistilaisuuksia;4) selvittämällä asukkaiden mielipiteitä ennen päätöksentekoa;5) järjestämällä yhteistyötä kunnan tehtävien hoitamisessa;6) avustamalla asukkaiden oma-aloitteista asioiden hoitoa, valmistelua jasuunnittelua; sekä7) järjestämällä kunnallisia kansanäänestyksiä.

29 § TiedottaminenKunnan on tiedotettava asukkailleen kunnassa vireillä olevista asioista, nii-tä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista janiiden vaikutuksista. Kunnan on laadittava tarvittaessa katsauksia kunnanpalveluja, taloutta, ympäristönsuojelua ja maankäyttöä koskevista asioista.Asukkaille on myös tiedotettava, millä tavoin asioista voi esittää kysymyk-siä ja mielipiteitä valmistelijoille ja päättäjille.

Milloin kunnan tehtävä on annettu yhteisön tai säätiön hoidettavaksi,kunnan on sopivin tavoin tiedotettava asukkailleen yhteisön tai säätiön toi-minnasta.

Hallintolaki

34 § Asianosaisen kuuleminenAsianosaiselle on ennen asian ratkaisemista varattava tilaisuus lausua mieli-piteensä asiasta sekä antaa selityksensä sellaisista vaatimuksista ja selvityk-sistä, jotka saattavat vaikuttaa asian ratkaisuun.Asian saa ratkaista asianosaista kuulematta, jos:1) vaatimus jätetään tutkimatta tai hylätään heti perusteettomana;2) asia koskee palvelussuhteeseen tai vapaaehtoiseen koulutukseen ottamis-ta;3) asia koskee hakijan ominaisuuksien arviointiin perustuvan edun myöntä-mistä;4) kuuleminen saattaa vaarantaa päätöksen tarkoituksen toteutumisen taikuulemisesta aiheutuva asian käsittelyn viivästyminen aiheuttaa huomatta-vaa haittaa ihmisten terveydelle, yleiselle turvallisuudelle taikka ympäris-tölle; tai5) hyväksytään vaatimus, joka ei koske toista asianosaista tai kuuleminenon muusta syystä ilmeisen tarpeetonta.

41 § Vaikuttamismahdollisuuksien varaaminenJos asian ratkaisulla voi olla huomattava vaikutus muiden kuin asianosais-ten elinympäristöön, työntekoon tai muihin oloihin, viranomaisen tulee va-rata näille henkilöille mahdollisuus saada tietoja asian käsittelyn lähtökoh-dista ja tavoitteista sekä lausua mielipiteensä asiasta.

48

Asian vireilläolosta ja vaikuttamismahdollisuuksien käyttämisestä on il-moitettava asian merkityksen ja laajuuden kannalta sopivalla tavalla.

Asian vireilläolosta ei kuitenkaan tarvitse ilmoittaa, jos se vaarantaa rat-kaisun tarkoituksen toteutumisen tai aiheuttaa muuta merkittävää haittaataikka jos se on ilmeisen tarpeetonta.

Julkisuuslaki

5 § Viranomaisen asiakirjaAsiakirjalla tarkoitetaan tässä laissa kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisäk-si sellaista käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muo-dostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa viestiä, joka on saatavissa sel-ville vain automaattisen tietojenkäsittelyn tai äänen- ja kuvantoistolaittei-den taikka muiden apuvälineiden avulla.

Viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaaasiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taik-ka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sentoimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. Viranomaisen laatimana pide-tään myös asiakirjaa, joka on laadittu viranomaisen antaman toimeksiannonjohdosta, ja viranomaiselle toimitettuna asiakirjana asiakirjaa, joka on an-nettu viranomaisen toimeksiannosta tai muuten sen lukuun toimivalle toi-meksiantotehtävän suorittamista varten.

Viranomaisen asiakirjana ei pidetä 5 momentissa säädetyin poikkeuk-sin:

1) viranomaisen palveluksessa olevalle tai luottamushenkilölle hänenmuun tehtävänsä tai asemansa vuoksi lähetettyä kirjettä tai muuta asiakir-jaa;

2) viranomaisen palveluksessa olevan tai viranomaisen toimeksiannostatoimivan laatimia muistiinpanoja taikka sellaisia luonnoksia, joita laatija eiole vielä antanut esittelyä tai muuta asian käsittelyä varten;

3) viranomaisen sisäistä koulutusta, tiedonhakua tai muuta niihin verrat-tavaa sisäistä käyttöä varten hankittuja asiakirjoja;

4) asiakirjaa, joka on annettu viranomaiselle yksityisen lukuun suoritet-tavaa tehtävää varten tai laadittu sen suorittamiseksi;

5) viranomaiselle löytötavarana jäänyttä tai toimitettua asiakirjaa.Lakia sovelletaan viranomaisissa työskentelevien sekä viranomaisten ja

niiden lukuun toimivien yksityisten ja yhteisöjen välisiä neuvotteluja, yhte-ydenpitoa ja muuta niihin verrattavaa viranomaisten sisäistä työskentelyävarten laadittuihin asiakirjoihin vain, jos asiakirjat sisältävät sellaisia tieto-ja, että ne arkistolainsäädännön mukaan on liitettävä arkistoon. Jos asiakir-jat kuitenkin liitetään arkistoon, viranomainen voi määrätä, että tietoja niis-tä saa antaa vain viranomaisen luvalla.

Mitä asiakirjan salassapidosta tämän lain 24 §:ssä tai muussa laissa sää-detään, sovelletaan myös 3 momentin 2 kohdassa ja 4 momentissa tarkoitet-tuihin asiakirjoihin.

6 § Viranomaisen laatiman asiakirjan julkiseksi tuleminenViranomaisen laatima asiakirja tulee julkiseksi, jollei asiakirjan julkisuu-desta taikka salassapidosta tai muusta tietojen saantia koskevasta rajoituk-sesta tässä tai muussa laissa säädetä, seuraavasti:

49

1) jatkuvasti ylläpidettävän diaarin ja muun luettelon merkintä, kun seon tehty; syyttäjän diaarintiedot epäillyistä tulevat kuitenkin julkisiksi vas-ta, kun epäiltyä koskeva haastehakemus tai syyttäjän haaste on allekirjoitet-tu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu taikka kun virallinen syyttäjä onpäättänyt jättää syytteen nostamatta tai kun asia on jätetty sikseen;

2) tarjous-, selvitys- ja lausuntopyyntö sekä esitys, ehdotus, aloite, il-moitus tai hakemus liiteasiakirjoineen muissa kuin 3 ja 4 kohdassa tarkoite-tuissa tapauksissa, kun se on allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla var-mennettu;

3) hankintaa ja urakkaa samoin kuin muuta tarjousten perusteella rat-kaistavaa oikeustointa koskeva tarjouksen täydennyspyyntö ja tarjousasiankäsittelyä varten laaditut selvitykset ja muut asiakirjat, kun sopimus asiassaon tehty;

4) ministeriöiden ja niiden hallinnonalaan kuuluvien virastojen ja laitos-ten talousarvioehdotukset, kun valtiovarainministeriö on allekirjoittanutensimmäisen kannanottonsa talousarvioehdotukseksi, ja tämän jälkeen mi-nisteriöiden valtiovarainministeriölle lähettämät ehdotukset sekä muut ta-lousarvioesityksen valmistelua varten laaditut ja siihen sisällytetyt ehdotuk-set, kun esitys on annettu eduskunnalle;

5) tutkimus ja tilasto sekä niihin verrattavissa oleva yleisesti merkittä-vän ratkaisun tai suunnitelman esillä olevia vaihtoehtoja, niiden perusteitaja vaikutuksia kuvaava itsenäisen kokonaisuuden muodostava selvitys, sil-loinkin kun se liittyy muuten keskeneräiseen asiaan, kun se on valmis käyt-tötarkoitukseensa;

6) pöytäkirja, kun se tarkastuksen jälkeen on allekirjoitettu tai sitä vas-taavalla tavalla varmennettu, jollei sitä ole laadittu asian valmistelemiseksitai viranomaisen sisäistä työskentelyä varten;

7) tuomioistuimen päätös ja tuomio, kun ratkaisu on annettu tai kun seon asianosaisen saatavissa;

8) päätös, lausunto, toimituskirja ja viranomaisen sopimusosapuolenatekemä ratkaisu sekä niiden käsittelyä varten viranomaisessa laaditut muis-tiot, pöytäkirjat ja muut kuin 1-3 tai 5-7 kohdassa tarkoitetut asiakirjat, kunpäätös, lausunto, toimituskirja tai sopimus on allekirjoitettu tai sitä vastaa-valla tavalla varmennettu;

9) muu kuin 1-3 sekä 5-8 kohdassa tarkoitettu asiakirja, kun asia, jota sekoskee, on siinä viranomaisessa käsitelty loppuun.

Komiteanmietintö, selvitys tai muu vastaava yleiseen jakeluun tarkoitet-tu asiakirja tulee 1 momentista poiketen julkiseksi, kun se on viranomaisenhallussa jakelua varten.

Jos asiassa annetaan toimituskirja tai muu asiakirja, viranomaisen onhuolehdittava mahdollisuuksiensa mukaan tarvittaessa siitä, että asianosai-nen voi saada asiakirjan sisällöstä tiedon ennen sen julkiseksi tulemista.

7 § Viranomaiselle toimitetun asiakirjan julkiseksi tuleminenViranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtä-viin kuuluvassa asiassa toimitettu asiakirja tulee julkiseksi, kun viranomai-nen on sen saanut, jollei asiakirjan julkisuudesta taikka salassapidosta taimuusta tietojen saantia koskevasta rajoituksesta tässä tai muussa laissa sää-detä.

50

Asiantuntijalausunnot ja muut sellaiset asiakirjat, jotka on päätetty ava-ta tiettynä ajankohtana tai tietyn määräajan jälkeen, tulevat 1 momentissatarkoitetuin rajoituksin julkisiksi, kun ne avataan. Viranomaiselle toimitetuthankinta-, urakka- ja muut tarjouskilpailun perusteella ratkaistavaa oikeus-tointa koskevat tarjoukset tulevat 1 momentissa mainituin rajoituksin julki-siksi vasta, kun sopimus on tehty.

Asiakirja, jonka sisältö on saatavissa selville vain apuvälinein, tulee jul-kiseksi, jollei salassapitosäännöksistä tai muista tietojen saantia koskevistarajoituksista muuta johdu, aikaisintaan silloin, kun se on viranomaisen taitämän lukuun toimivan käytettävissä.

9 § Tiedonsaanti julkisesta asiakirjastaJokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen.

Tiedon antaminen asiakirjasta, joka 6 ja 7 §:n mukaan ei ole vielä julki-nen, on viranomaisen harkinnassa. Harkinnassa on otettava huomioon, mitä17 §:ssä säädetään.

10 § Tiedonsaanti salassa pidettävästä asiakirjastaSalassa pidettävästä viranomaisen asiakirjasta tai sen sisällöstä saa antaatiedon vain, jos niin erikseen tässä laissa säädetään. Kun vain osa asiakirjas-ta on salassa pidettävä, tieto on annettava asiakirjan julkisesta osasta, jos seon mahdollista niin, ettei salassa pidettävä osa tule tietoon.

19 § Viranomaisen tiedonantovelvollisuus keskeneräisissä asioissaViranomaisen on, jollei salassapitosäännöksistä muuta johdu, pidettäväsaatavissa asiakirjoja, joista selviävät tiedot:

1) lainsäädännön uudistamista koskevan työn käynnistämisestä, sitäkoskevasta toimeksiannosta, asetetusta määräajasta sekä valmistelusta vas-taavasta henkilöstä;

2) valmisteilla olevista yleisesti merkittäviä kysymyksiä koskevistasuunnitelmista, selvityksistä ja ratkaisuista.

Viranomaisen on pyydettäessä annettava suullisesti tai muulla sopivallatavalla tietoja 1momentissa mainittujen asioiden käsittelyvaiheesta, esilläolevista vaihtoehdoista ja niiden vaikutusten arvioinneista sekä asiaan liit-tyvistä yksilöiden ja yhteisöjen vaikutusmahdollisuuksista.

20 § Viranomaisen velvollisuus tuottaa ja jakaa tietoaViranomaisen on edistettävä toimintansa avoimuutta ja tässä tarkoituksessatarvittaessa laadittava oppaita, tilastoja ja muita julkaisuja sekä tietoaineis-toja palveluistaan, ratkaisukäytännöstään sekä yhteiskuntaoloista ja niidenkehityksestä toimialallaan. Laatimisvelvollisuuden tarvetta arvioitaessa onotettava huomioon, missä määrin viranomaisen toiminnasta on saatavissatietoja asiakirjojen julkisuuden avulla tai yleisen tilastotuotannon perusteel-la.

Viranomaisen on tiedotettava toiminnastaan ja palveluistaan sekä yksi-löiden ja yhteisöjen oikeuksista ja velvollisuuksista toimialaansa liittyvissäasioissa.

Viranomaisten on huolehdittava siitä, että yleisön tiedonsaannin kannal-ta keskeiset asiakirjat tai niitä koskevat luettelot ovat tarpeen mukaan saata-

51

vissa kirjastoissa tai yleisissä tietoverkoissa taikka muilla yleisön helpostikäytettävissä olevilla keinoilla.

22 § AsiakirjasalaisuusViranomaisen asiakirja on pidettävä salassa, jos se tässä tai muussa laissaon säädetty salassa pidettäväksi tai jos viranomainen lain nojalla on mää-rännyt sen salassa pidettäväksi taikka jos se sisältää tietoja, joista on laillasäädetty vaitiolovelvollisuus.

Salassa pidettävää viranomaisen asiakirjaa tai sen kopiota tai tulostettasiitä ei saa näyttää eikä luovuttaa sivulliselle eikä antaa sitä teknisen käyttö-yhteyden avulla tai muulla tavalla sivullisen nähtäväksi tai käytettäväksi.

23 § Vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökieltoViranomaisen palveluksessa oleva samoin kuin luottamustehtävää hoitavaei saa paljastaa asiakirjan salassa pidettävää sisältöä tai tietoa, joka asiakir-jaan merkittynä olisi salassa pidettävä, eikä muutakaan viranomaisessa toi-miessaan tietoonsa saamaa seikkaa, josta lailla on säädetty vaitiolovelvolli-suus. Vaitiolovelvollisuuden piiriin kuuluvaa tietoa ei saa paljastaa senkäänjälkeen, kun toiminta viranomaisessa tai tehtävän hoitaminen viranomaisenlukuun on päättynyt.

Mitä 1 momentissa säädetään, koskee myös sitä, joka harjoittelijana taimuutoin toimii viranomaisessa taikka toimii viranomaisen toimeksiannostatai toimeksiantotehtävää hoitavan palveluksessa taikka joka on saanut sa-lassa pidettäviä tietoja lain tai lain nojalla annetun luvan nojalla, jollei laistatai sen nojalla annetusta luvasta muuta johdu. Asianosainen, hänen edusta-jansa tai avustajansa ei saa ilmaista sivullisille asianosaisaseman perusteel-la saatuja salassa pidettäviä tietoja, jotka koskevat muita kuin asianosaistaitseään.

Edellä 1 tai 2 momentissa tarkoitettu henkilö ei saa käyttää salassa pi-dettäviä tietoja omaksi taikka toisen hyödyksi tai toisen vahingoksi. Asian-osainen, hänen edustajansa tai avustajansa saa kuitenkin käyttää muita kuinasianosaista itseään koskevia tietoja, kun kysymys on sen oikeuden, eduntai velvollisuuden hoitamista koskevasta asiasta, johon asianosaisen tiedon-saantioikeus on perustunut.

Maankäyttö- ja rakennuslaki

1 § Lain yleinen tavoiteTämän lain tavoitteena on järjestää alueiden käyttö ja rakentaminen niin,että siinä luodaan edellytykset hyvälle elinympäristölle sekä edistetään eko-logisesti, taloudellisesti, sosiaalisesti ja kulttuurisesti kestävää kehitystä.

Tavoitteena on myös turvata jokaisen osallistumismahdollisuus asioidenvalmisteluun, suunnittelun laatu ja vuorovaikutteisuus, asiantuntemuksenmonipuolisuus sekä avoin tiedottaminen käsiteltävinä olevissa asioissa.

6 § Vuorovaikutus ja kaavoituksesta tiedottaminenKaavaa valmisteltaessa on oltava vuorovaikutuksessa niiden henkilöiden jayhteisöjen kanssa, joiden oloihin tai etuihin kaava saattaa huomattavastivaikuttaa, siten kuin jäljempänä tässä laissa säädetään.

52

Kaavoja valmistelevien viranomaisten on tiedotettava kaavoituksestasillä tavoin, että niillä, joita asia koskee, on mahdollisuus seurata kaavoitus-ta ja vaikuttaa siihen.

7 § KaavoituskatsausKunnan tulee vähintään kerran vuodessa laatia katsaus kunnassa ja maakun-nan liitossa vireillä olevista ja lähiaikoina vireille tulevista kaava-asioista,jotka eivät ole merkitykseltään vähäisiä (kaavoituskatsaus). Siinä seloste-taan lyhyesti kaava-asiat ja niiden käsittelyvaiheet sekä sellaiset päätöksetja muut toimet, joilla on välitöntä vaikutusta kaavoituksen lähtökohtiin, ta-voitteisiin, sisältöön ja toteuttamiseen.

Kaavoituskatsauksesta on tiedotettava sen tarkoituksen kannalta sopi-valla tavalla.

Kielilaki

10 § Yksityishenkilön kielelliset oikeudet viranomaisissaValtion viranomaisessa ja kaksikielisessä kunnallisessa viranomaisessa jo-kaisella on oikeus käyttää suomea tai ruotsia. Viranomaisen on lisäksi jär-jestettävä asiassa kuultavalle mahdollisuus tulla kuulluksi omalla kielel-lään, suomeksi tai ruotsiksi.

Yksikielisessä kunnallisessa viranomaisessa käytetään kunnan kieltä,jollei viranomainen pyynnöstä toisin päätä tai jollei muualla laissa toisinsäädetä. Jokaisella on kuitenkin oikeus käyttää omaa kieltään ja tulla kuul-luksi omalla kielellään viranomaisen aloitteesta vireille tulevassa asiassa,joka välittömästi kohdistuu hänen tai hänen huollettavansa perusoikeuksiintai joka koskee viranomaisen hänelle asettamaa velvoitetta.

12 § Asian käsittelykieli hallintoasiassaHallintoasian käsittelykielenä on kaksikielisessä viranomaisessa asianosai-sen kieli. Jos asianosaiset ovat erikielisiä tai jos kaikki asianosaiset eivätasian vireille tullessa ole viranomaisen tiedossa, viranomainen päättää käy-tettävästä kielestä asianosaisten oikeutta ja etua silmällä pitäen. Jos kieliva-lintaa ei voida tehdä tällä perusteella, käytetään viranomaisen virka-alueenväestön enemmistön kieltä.

Yksikielinen viranomainen käyttää viranomaisen kieltä käsittelykielenähallintoasiassa, jollei viranomainen asianosaisten oikeutta ja etua silmälläpitäen päätä toisen kielen käyttämisestä.

23 § Viranomaisen velvollisuus toteuttaa kielellisiä oikeuksiaViranomaisen tulee toiminnassaan oma-aloitteisesti huolehtia siitä, että yk-sityishenkilön kielelliset oikeudet toteutuvat käytännössä.

Kaksikielisen viranomaisen tulee palvella yleisöä suomeksi ja ruotsiksi.Viranomaisen tulee sekä palvelussaan että muussa toiminnassaan osoittaayleisölle käyttävänsä molempia kieliä.

Kaksikielisen viranomaisen tulee yhteydenotoissaan yksityishenkilöihinja oikeushenkilöihin käyttää näiden kieltä, suomea tai ruotsia, jos se on tie-dossa tai kohtuudella selvitettävissä, taikka molempia.

53

24 § Liikelaitoksen sekä valtion ja kunnan yhtiön kielelliset palvelutValtion liikelaitoksen sekä sellaisen palvelua tuottavan yhtiön, jossa valtiol-la taikka yhdellä tai useammalla kaksikielisellä kunnalla taikka erikielisilläkunnilla on määräämisvalta, on annettava palvelua ja tiedotettava suomeksija ruotsiksi toiminnan laadun ja asiayhteyden edellyttämässä laajuudessa jatavalla, jota kokonaisuutena arvioiden ei voida pitää yhtiön kannalta koh-tuuttomana. Valtion liikelaitoksen hoitaessa viranomaistehtävää siihen so-velletaan, mitä tässä laissa säädetään viranomaisesta.

Sen lisäksi, mitä 1 momentissa säädetään, liikelaitosten ja yhtiöiden onnoudatettava, mitä niiden harjoittamassa toiminnassa annettavasta kielelli-sestä palvelusta erikseen säädetään.

29 § Kunnalliset kokouskutsut, pöytäkirjat ja johtosäännötKaksikielisen kunnan valtuuston kokouskutsu ja pöytäkirja on laadittavasuomen ja ruotsin kielellä. Kunnan muiden toimielinten kokouskutsujen japöytäkirjojen kielestä päättää kunta.

Kaksikielisen kunnan johtosäännöt ja vastaavat säännöt on annettavasuomen ja ruotsin kielellä.

32 § Viranomaisten tiedottaminenValtion ja kunnallisen viranomaisen yleisölle suunnatussa tiedottamisessaon kaksikielisessä kunnassa käytettävä suomen ja ruotsin kieltä. Asianomai-sen ministeriön on huolehdittava siitä, että yksilön hengen, terveyden ja tur-vallisuuden sekä omaisuuden ja ympäristön kannalta oleellinen tieto anne-taan koko maassa molemmilla kansalliskielillä.

Kaksikielisen viranomaisen ilmoitukset, kuulutukset ja julkipanot sekämuut yleisölle annettavat tiedotteet tulee antaa suomen ja ruotsin kielellä.

Viranomaisten laatimien selvitysten, päätösten tai muiden vastaavientekstien julkaiseminen ei velvoita kääntämään niitä sellaisinaan. Viran-omaisen tulee kuitenkin huolehtia sekä suomen- että ruotsinkielisen väestöntiedonsaantitarpeista.

Yleissopimus yhteistoimintamenettelystä

6 § TiedottamisvelvollisuusTyönantajan tulee ennen yhteistoimintamenettelyyn ryhtymistä antaa henki-löstölle tai sen edustajille asian käsittelyn kannalta tarpeelliset tiedot.

Tiedottamisvelvollisuus yhteistoimintamenettelyn piiriin kuuluvista asi-oista tulee toteuttaa siten, että henkilöstön vaikuttamismahdollisuudet tur-vataan.

Kunnan on pidettävä henkilöstön saatavana tietoja kunnan toimintaa jatavoitteita koskevista yleisistä asioista ja niiden kehitysnäkymistä. Erityi-sesti on henkilöstölle tiedotettava sen asemaan olennaisesti vaikuttavistatekijöistä, jotka sisältyvät hyväksyttyyn talousarvioon, kuntasuunnitelmaantai niiden muutoksiin.

Lait Internetissä:

http://www.finlex.fi