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Dokumenten Management
Kurzvorstellung Accantum GmbH
Präsentation [accantum] DMS/Archiv
30. Juli 2019
Dokumenten Management
Accantum GmbH
Innovative und qualitative Software – kompetente Dienstleistung
• Hauptsitz in Rosenheim
• Vertreten in D/A/CH ca. 60 zertifizierte Partner
• Accantum Solution Schweiz GmbH / Accantum.at GmbH
• Die erste Version wurde im Oktober 2008 vorgestellt
• Technologische Neuentwicklung in 2015 mit HTML5
• Derzeit nutzen ca. 500 Unternehmen mit ca. 9500
Arbeitsplätzen unsere Lösungen
Accantum in Zahlen
• Fokus auf DMS und Prozessoptimierung
Zielorientiert
• Resourcen- / Kostenersparnis
• Lösungsorientiert / Pragmatisch
Dokumenten Management
[accantum] Produkte
Praxisnah – Preiswert - Programmierbar
• Einfache Bedienung – Schnelle Einführung
[accantum] Produkte – Ihre Vorteile
• Flexible programmierbare Lösung
• Preiswerte Webanwendung
• Webanwendungen für den Anwender - Geräteunabhängig
[accantum] Produkt – Philosophie
• Strikte Einhaltung von Standards und Richtlinien
• Serveranwendungen basieren auf Microsoft Technologie
• Vollständig programmierbare Lösung - Integration
• Produktentwicklung in Deutschland
Dokumenten Management
Accantum Partner Netzwerk
Leistungsstark und Dienstleistungsorientiert
• Über 60 zertifizierte Partner in D/A/CH
Kompetent
• Kunden aus Mittelstand / Internationale Konzerne
• Langjährige Erfahrung in zahlreichen Projekten
• Technologische Partnerschaften (Hochschule / Hersteller)
Qualifiziert
• Permanente Aus- und Weiterbildung (ITPDM)
• Expertennetzwerk / Solution Partner
Dokumenten Management
Unsere Kunden
Mittelständische Unternehmen, Konzerne sowie Institutionen, Verbände
und soziale Einrichtungen, die ihre Dokumentenprozesse optimieren,
Kosten und Aufwände in der Dokumentenbearbeitung senken
und jederzeit sicheren Zugriff auf Ihre Dokumente benötigen.
Ausgewählte Referenzen, weitere finden Sie auf unserer Website
Dokumenten Management
Referenz Auftragsbearbeitung
Die Franz Aircraft Engines Vertriebs GmbH übernimmt den Vertrieb und die Wartung
von ROTAX Flugmotoren. Die FRANZ Gruppe besteht aus zwei Firmen mit ca. 35
Mitarbeitern, die in einem gemeinsamen DMS System verwaltet werden.
„Durch den Einsatz dieser Lösung hat sich die Produktivität wesentlich verbessert, da nun alle
Dokumente zentral elektronisch vorliegen. Im Vergleich zur früheren Arbeitsweise mit langen
Wegen und viel Arbeitszeit für Belegbearbeitung und -ablage sowie Recherche erzielen wir
Einsparungen an direkten und indirekten Kosten.“
„Auch die Steuerprüfung war mit [accantum] zufrieden.“
Aida Franz Geschäftsführerin
• Archivierung auftragsbezogener Belege wie Arbeitsberichts-Mappen etc.
• Automatische Archivierung sämtlicher Eingangs- und Ausgangsbelege
• Email Archivierung (Exchange)
Dokumenten Management
Rechnung-Eingangsverarbeitung
Klafs Saunabau mit ca. 800 Mitarbeitern stellt in Schwäbisch Hall die IT für die Länder
D/A/CH/PL und deren Töchter zur Verfügung.
• Archivierung von Eingangsbelegen über Sammelkonten (rechnung@, bestellung@ …)
• Eingangsbelege mit / ohne SAP Bestellbezug auch per Briefpost/Scan
• Rechnungserkennung und –prüfung => Übergabe SAP
Abgleich Bestellwert und aut. Durchbuchung im SAP
• Archivierung sämtlicher SAP Ausgangsbelege
• Email Archivierung (Lotus Notes), ca. 120.000 E-Mails / Monat
„Mit [accantum] konnten wir die rechtlichen Grundlagen legen um auf einen
automatisierten Rechnungseingangsprozess umzustellen.“
Oliver Schmidt
Leiter Organisation & Auftragszentrum
Dokumenten Management
Referenz Belegverarbeitung
„Alle Dokumente liegen zentral digital vor. Die automatische
Ablage erleichtert die tägliche Arbeit.
Die Volltext– und Workflow Funktionen optimieren die Recherche
und schafft Freiräume.“
Geschäftsleitung
Die Bacher GmbH bietet mit 100 Mitarbeitern seinen Kunden umfassende
Leistungen im Bereich Stanzerei, Werkzeugbau und Laserteile.
Mit dem Einsatz von [accantum] werden sämtliche Kundenbelege archiviert.
Archivierung aller Eingangsrechnungen und -lieferscheine je Lieferant.
Automatisierte Erfassung von ca. 3.000 Lieferanten mit täglich ca. 600 Belegen.
Nur noch 10% der Eingangsbelege werden noch manuell erfasst.
Mit dem System werden sämtliche E-Mail Postfächer archiviert. Für einen
bestimmten Kundenkreis erfolgt der digitale Rechnungsversand per E-Mail.
Dokumenten Management
Produktion
Die AEMtec bietet als etabliertes B2B Unternehmen hoch qualitative, miniaturisierte
Technologien für anspruchsvolle (opto-)elektronische Anwendungen.
Unsere Kombination aus Entwicklungs- und Produktionskompetenz sowie unser
besonderes Know-how im professionellen Life Cycle Management bilden die Basis für
zufriedene Kunden. SAP geführte Prozesse helfen, die Supply Chain Performance und die
Fertigungsausbeute zu optimieren.
Miniaturisierte Elektronik von AEMtec findet Einsatz in den Bereichen Medizin, Daten- und
Telekommunikation, Industrie & Automatisierung, Halbleiter, Sicherheit und Automobil.
Mit [accantum] werden:
Belege (Lieferscheine, Rechnungen) ins SAP direkt verknüpft
Produktionsbelege Durchlaufprotokolle etc. archiviert
Buchhalterische Belege, Saldenbestätigungen, Mahnungen, Avise abgelegt
Die digitale Vertragsablage und elektronische Personalakte geführt
Explizite E-Mail Archivierung für Sammelkonten wie: rechnungen@, einkauf@
Dokumenten Management
Alle Dokumente in einem zentralen Dokumentenpool => eArchiv
• Rechtskonforme Archivierung (Erfüllung gesetzlicher Anforderungen)
• Revisionssicherheit (Nachvollziehbarkeit)
• Dokumente / E-Mail im Langzeitformat > 10 Jahre lesbar/verfügbar
BuchhaltungPartner
BackOffice
Service
Kunde
Aktualisierte Dokumente können sofort mobile per Browser eingesehen werden.
Protokollierter Dokumentenversand direkt aus dem DMS per EMail
Sofort Auskunftsfähig
Dokumente liegen zentral im DMS vor. Keine Mehrfachablage mehr im Filesystem
Kunde bekommt Zugriff auf „seine Belege“
Partner können Dokumente direkt über [accantum] austauschen
Vertrieb
Gemeinsame
Dokumente
Dokumenten Management
DMS Weboberfläche HTML5
Workflow
BearbeitungErfassung Verwaltung
Sie benötigen für die Applikation nur einen Browser, die gängigen Browser wie Chrome, Firefox, Edge werden unterstützt.
Als Windows Client nutzen wir die Microsoft Office Produkte und haben uns darin integriert.
Dokumenten Management
Es können beliebige Informationen zu Dokumenten angelegt werden. Mit unserem
Capture (Belegerkennung) und der integrierten Volltexterkennung werden die Belege
automatisiert ausgelesen und die Attribute befüllt.
Dokumenten Indexierung
Dokumenten Management
Bearbeiten Sie Ihre Belege wie bisher, nur eben digital. Fügen Sie Stempel und
Notizen hinzu und geben den Beleg zur Prüfung / Freigabe in den Workflow.
Dokumenten Bearbeitung
Dokumenten Management
Dokumenten Recherche
Definierte
Suchfilter
Freies Suchfeld
Beliebige BegriffeSuchergebnisDokumentenordner
Dokumenten Management
Workflow – Dokumentenprozesse im Unternehmen
Die integrierten Aufgaben/Workflow können durch des Workflow Management System ergänzt werden.
Dokumenten Management
Live Demo Rechnungseingangsprozess
Rechnung Invoice
CollaborateZusammenarbeit Schnelle Genehmigung.
Kein Suchen. Keine Ablage.
Kosteneinsparung durch automatische Erkennung, Vorverarbeitung und Ablage der Rechnung.
Betroffene Abteilungen haben sofortigen Zugriff auf die Rechnung, Durchlaufzeiten verkürzen sich erheblich.
Termine (Skonto) werden überwacht, der manuelle Aufwand reduziert sich drastisch.
VerarbeitungProcessing
[accantum]
DMS Server
ErkennungCaptue Anwender/User
Prüfen / Check
Bearbeiter / Clerk
Dokumenten Management
DMS Editionen - Für jede Unternehmensgröße die passende Version
Die Servereditionen beinhalten umfassende Funktionalitäten wie Belegerkennung (Capture),
Volltexterkennung (OCR), integrierten Workflow.
Alle Preise netto zzgl. 19% MWSt.
Dokumenten Management
Archive Cube 16GB, 2TB netto Storage
ILS RAID (2*4TB gespiegelt)
DMS Version 2019 MI
inkl. Email-Archivierung für MS Outlook ab 2010
Windows Server 2016 Standard
SQL Datenbank Server 2016 Standard
[accantum] Lizenzen: 3 Volluser (erweiterbar)
MS-Office Integration & Storage Manager
Preis: € 4.980,--
Archive Appliance 19“ 1HE, 32GB, 8TB netto
ILS RAID (RAID mit 3*4TB RAID + 4TB HotSpare)
DMS Version 2019 SE
inkl. Email-Archivierung für MS Outlook ab 2010
Windows Server 2016 Standard
SQL Datenbank Server 2016 Standard
[accantum] Lizenzen: 3 Volluser (erweiterbar)
MS-Office Integration & Storage Manager
Preis: € 6.980,--
Archiv Appliance
Kompakte Hard- / Softwarelösung
Alle Preise netto zzgl. 19% MWSt.
Dokumenten Management
Stärken des Produkts
Gutes Preis-/Leistungsverhältnis
Skalierbar - für unterschiedliche Unternehmensgröße die passende Version
Branchenneutral, für fast jede Branche geeignet
Moderne Webtechnologie / Einfache Bedienung
Email Management: MS-Outlook/Exchangen, POP3
Automatisierung von Dokumentenprozessen
Programmierbarkeit: API Webservices / WCF
Mehrsprachenfähigkeit (DE/EN)
Schnittstellen zu Drittprodukten (ERP, CRM, Branchenlösungen)
[accantum] ist auch in der Cloud als Software as a Service verfügbar
Einschränkungen des Produkts
Zentrale Serveranwendungen laufen nur auf Microsoft – kein Linux
Kein Windowsclient, stattdessen MS-Office Integration
Dokumenten Management
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Accantum.at GmbH
Linke Bahnzeile 1/1/1
AT-2523 Tattendorf
+43 2253 93080
www.accantum.at
Accantum Solution Schweiz GmbH
Züricherstrasse 17
CH-8173 Neerach
+41 52 6204242
www.accantum.ch
Accantum GmbH
Äußere Oberaustr. 36/4
D-83026 Rosenheim
+49 8031 61616-0
www.accantum.de
Vertrieb\Informationen\Accantum Firmen Produkt Präsentation Juli 2019.pptx