LA

METHODOLOGIE

DE

PROJET

Le projet

•  Tous les jours, nous menons où imaginons des projets de petite ou grande envergure qui nous met en situation de conception de projet.

•  La méthode pour concevoir et réaliser un projet, c’est se fixer un objectif ou un but et définir tous les moyens pour y parvenir.

Tout projet comprend 5 dimensions

•  La dimension personnelle, c’est votre idée avec vos convictions

•  La dimension sociale, c’est la relation avec les autres

•  La dimension technique, il faut maîtriser tous les aspects de votre projet

•  La dimension économique, pas de projet sans budget

•  La dimension temporelle, c’est le délai de réalisation

Les 10 étapes du projet 1 – Clarifier son idée 2 – Faire un état des lieux 3 – Etablir un budget prévisionnel 4 – Formaliser le projet 5 – Trouver des partenaires 6 – Bâtir un plan d’action 7 – Communiquer 8 – Réaliser le projet 9 – Evaluer 10 – Perspectives / Bilan

Clarifier son idée

A cette étape, posez vous deux questions et répondez y.

•  Quoi : Qu’est ce que je veux faire ?

•  Pourquoi : Quelles sont mes attentes ?

•  Le Quoi ce sont les objectifs

•  Le Pourquoi ce sont les finalités

•  Les finalités seront d’ordre personnelle ou collective

Clarifier son idée Exemple :

Quoi :Objectif : Suivre la formation DEJEPS Pourquoi : Finalités : Obtenir le diplôme Personnel Pour une reconnaissance par mes pairs Personnel Pour améliorer mes compétences Personnel Pour une évolution professionnelle et sociale Personnel Pour transmettre et partager avec les autres Collective

Clarifier son idée

Les objectifs Attention un objectif n’est pas une tache à réaliser mais un résultat à atteindre

Plusieurs formes d’objectifs : •  Les objectifs généraux, ils vont permettre de définir les

buts, les intentions, les effets, ils ne sont jamais directement atteints où mesurables.

•  Les objectifs opérationnels, ils correspondent à une action et sont mesurables et ils permettent de réaliser les OG.

Faire un état des lieux

C’est un diagnostic, l’analyse des éléments qui vont permettre la réalisation ou l’abandon de votre projet.

C’est un gros travail de recherche sur :

•  L’environnement, le contexte, la population, les équipements

•  Les acteurs associatifs et institutionnels, le lieu d’intervention

•  Les ressources humaines, financiéres et matériels, la concurrence

Faire un état des lieux

Réunissez et comparer que des informations utiles Définissez vos forces, faiblesses, opportunités, menaces

Une fois réalisé, il vous permettra :

•  Identifier vos points faibles et définir son point fort •  Vérifier si le projet est réalisable •  Vos partenaires préférentiels •  Modifier où affiner votre projet •  Commencer à élaborer votre déroulement •  Préparer un argumentaire pour convaincre

Le budget prévisionnel

•  La conception d’un budget réaliste et cohérent sera un atout indéniable à la réalisation de votre projet.

•  En tant que chef de projet, vous devez maîtriser tous les aspects liés à la création de votre budget, pour convaincre vos élus, vos futurs partenaires de la faisabilité et de la réussite de votre projet

•  Les comptes de la classe 6 correspondent aux charges et ceux de la classe 7 aux produits

Le budget prévisionnel

Conception d’un budget : •  Faisabilité •  Maitrise des coûts •  Dépenses justifiées recettes possibles •  Un plan comptable •  Les contributions volontaires •  Une lecture facile et agréable •  Les chiffres doivent être arrondis •  Le total des charges et des produits doit etre égale •  Calculer au plus juste, pas plus de 15 % d’erreurs maximum

Le budget prévisionnel

Les contributions volontaires •  C’est la valorisation de l’action et du temps des bénévoles

•  Ce sont les comptes 86 et 87

•  Mise à disposition de biens et de matériels Estimation du coût des installations sportives •  Personnel bénévole Estimation du coût du service rendu

Formaliser le projet

•  C’est un document écrit qui va dégager votre motivation pour réaliser votre projet, il va attester de sa réalisation et de sa réalité.

•  A cette étape du projet, vous allez pouvoir répondre aux questions suivantes.

Qui ? Le porteur du projet et origines Pourquoi Pour qui ? Le porteur du projet et origines Quoi ou Quand ? Descriptions, localisation, temporalité Comment ? Besoins, ressources, compétences Combien ? Financement

Trouver des partenaires

Cela va permettre de mobiliser , sensibiliser , impliquer d’autres personnes où structures dans la réussite de votre projet. •  Contacter les partenaires identifiés dans le diagnostic •  S’assurer de leur intérêt pour le projet •  Définir les engagements mutuels : financiers, matériels,

humains •  Formaliser le partenariat : la convention •  Fixer les limites de l’engagement par écrit Cela va mettre en avant vos qualités de négociateur et coordonnateur

Bâtir un plan d’action C’est savoir ce que l’on doit faire, quand et avec qui. C’est votre tableau de bord, il liste toutes les tâches à réaliser.

Il va vous permettre : •  d’organiser votre travail en étapes •  de le planifier •  de suivre son avancement

Chaque étape est un objectif avec : •  une cible à atteindre •  des éléments mesurables •  une échéance

Bâtir un plan d’action

Tenez à jour et répertorier toutes vos actions grâce :

•  Un tableau de bord •  Un échéancier

EXEMPLE DE TABLEAU DE BORD

QUI? QUAND? COMMENT? OU?

TACHE1

TACHE2

TACHE3

TACHE4

Bâtir un plan d’action EXEMPLE D’ECHEANCIER

MOIS1 MOIS2 MOIS3 MOIS4

TACHE1

TACHE2

TACHE3

TACHE4

Grâce à l’échéancier, vous allez pouvoir dégager les périodes où l’activité sera importante (charges de travail) Utiliser le diagramme de Gantt

Communiquer

•  C’est faire passer un message auprés d’un public ciblé grâce à tes outils adaptés afin de susciter des retombées.

Pourquoi communiquer ?

•  Pour faire connaitre mon projet et ma structure •  Pour le mettre et la mettre en valeur •  Faire adhérer des partenaires et les mettre en valeur avant,

pendant et après •  Connaître des personnes au projet similaire

Communiquer

Pour une communication efficace, il faut prendre en compte 3 éléments.

Le message •  Choisissez méthodiquement les éléments que vous voulez

faire passer Le public

•  Adapter vos messages, suivant le public ciblé

Les outils •  C’est le moyen par lequel va passer votre message

La communication

La communication fait partie intégrante de votre projet et elle va faire appel à des compétences spécifiques. •  Pensez à vous entourer

•  Prévoyez un budget adéquat

•  Faire appel à des professionnels

•  Présente tout au long du projet

Réaliser son projet C’est la partie, où vous allez mettre en œuvre votre projet et la façon dont vous allez le coordonner, c’est l’action.

Mise en œuvre

•  Prenez conseils sur le plan juridique •  Prenez le temps de lire et comprendre ce que vous signez •  Conserver des traces écrites •  Connaître la réglementation •  Penser aux assurances •  Anticiper les aides publiques reçues

Réaliser le projet

La coordination

•  Penser à vous entourer •  Ne rien faire dans l’urgence •  Gestion de la pression •  Gestion de vos équipes •  Traitement des imprévus •  Respecter les délais

L’évaluation, c’est quoi ?

•  L’évaluation, c’est mesurer l’efficacité d’un projet grâce à des indicateurs pour en apprécier la pertinence.

•  L’évaluation est un processus continu, que l’on retrouvera tout au long du projet.

•  L’évaluation va permettre de mesurer le chemin parcouru, pour progresser, réajuster ou abandonner.

•  L’évaluation consiste à émettre un jugement de valeur sur le travail et les taches à effectuer à partir d’un ou de plusieurs objectifs dans le but de prendre des décisions.

•  L’évaluation est un processus qui permet de donner de la valeur, prendre du recul et émettre une analyse sur une situation.

•  L’évaluation permet de prendre des décisions vis à vis des objectifs initiaux et des finalités de l’action.

L’évaluation, c’est quoi ?

Les différents types d’évaluation

•  L’évaluation formative est une évaluation continue qui commence dés le départ du projet.

•  Elle évalue la nature du projet, ses besoins, ainsi que ses progrés et sa mise en œuvre.

•  Elle permet d’identifier ce qui a été fait et comment, et propose des moyens pour améliorer.

•  Elle peut être effectuer par une personne interne au projet

Les différents types d’évaluation

•  L’évaluationdesressourcescommenceaudébutduprojet

•  Ellepermetdesuivrelesactivitesduprojetquivontpermettresaréalisationenrespectantlesraisonspourlesquellesilaétéconçuetdanslesdélaisimpartis.

•  Ellepeutêtreeffectuéparunepersonneinterneauprojet

Les différents types d’évaluation •  L’évaluation sommative est une évaluation de l’efficacité

d’ensemble du projet et de sa réalisation.

•  Elle permet de faire ressortir si le projet a bien rempli la mission pour lequel il a été créé.

•  Elle permettra l’évolution futur du projet, elle est effectué à la fin du projet.

•  Elle doit être effectuer par des personnes extérieurs au projet.

Les différents types d’évaluation

•  L’évaluation des résultats détermine à quel point un projet a produit les effets voulus.

•  Elle s’attache aux résultats immédiats, intermédiaires ou définitifs réalisés à l’issu du projet.

•  Elle permet de faire ressortir si le projet a bien rempli la mission pour lequel il a été créé.

•  Les évaluations de votre projet sont primordiales pour le

mener à bien, le suivre et éventuellement le modifier.

Rectification Impact de l’action Evaluation Efficacité de l’action Conduite de l’action Continuité Mesurer Assurer

Pourquoi évaluer ?

Pourquoi évaluer ?

•  Prendre des décisions

•  Déterminer les points faibles et les points forts

•  Promouvoir et valoriser l’action auprés des partenaires

•  Emettre des axes d’amélioration

Quand évaluer ? Au début de l’action : Evaluation préalable

•  Le projet est en cours de construction, elle va permettre à :

•  Analyser la pertinence des objectifs par rapport aux enjeux identifiés

•  La cohérence des objectifs entre eux

•  La cohérence des moyens par rapport aux objectifs

Quand évaluer ?

Au cours de sa réalisation, évaluation intermédiaire

•  Le projet est en cours de réalisation, elle va permettre de:

•  Confirmer la pertinence des objectifs

•  Le choix des moyens

•  La mise en œuvre du projet

Quand évaluer ? A la fin , l’évaluation finale

Le projet est arrivé à son terme, elle va permettre :

•  Permet de porter un jugement sur l’efficacité du projet

•  Permet de porter un jugement sur l’utilité du projet

•  Permet de porter un jugement sur la durabilité des effets du projet

Comment évaluer ?

•  A partir des objectifs du projet et au départ de celui-ci

•  L’évaluation interne : réalisé par le ou les acteurs du projet

•  L’évaluation externe : réalisé par un intervenant extérieur, elle permet d’amener une vision nouvelle.

•  Vous devrez définir des critéres d’évaluation et des indicateurs.

Les critéres d’évaluation

Le critère, c’est l’angle par lequel on va évaluer le projet. Plusieurs possibilités sont offertes, on peut le voir d’un point de vue: •  Financier, Technique •  Organisationnel, Social , Management

Soyez simple dans le choix de vos critéres Allez à l’essentiel

Trop de critéres peuvent rendre difficile votre analyse

Les indicateurs

Les indicateurs doivent vous permettre permettre d’évaluer vos critéres. Pour chaque critère, vous devez choisir plusieurs indicateurs. Les indicateurs devront être: •  Précis •  Mesurables •  Observables •  Quantitatif ou Qualitatif

Ils vont permettre de mesurer et de comparer les résultats

La grille d’évaluation

Dans vos grilles d’évaluation, on pourra trouver : •  Une numérotation •  Des critéres •  Des indicateurs •  Une graduation (échelle) •  Des commentaires •  Pour qui est faite l’évaluation

Attention ne confondez pas les grilles d’évaluation avec les questionnaires de satisfaction

Conclusion évaluation

•  Les critéres et les indicateurs d’évaluation doivent être réalisés et conceptionnalisés au début de votre projet.

•  Ils vont vous permettre de suivre vos actions

•  Ils seront votre feuille de route et d’analyse

•  Cela donnera du sens et du crédit à votre projet

Perpectives / Bilan

Avant de passer à la conclusion

•  Faites un bilan

•  Proposer des axes d’amélioration

•  Faites par de vos perpectives

•  Passer à la conclusion

Guide méthodologique de la conduite de projet Ministère de la jeunesse des sports de la vie

associative Nuit des initiatives 15 Décembre 2004

Méthodologie de projets Fiches pratiques

Ministère de la jeunesse des sports de la vie associative

Nuit des initiatives 15 Décembre 2004