La catalogazione derivata in Aleph: una “marcia in più” per

operatori e biblioteche

Elisa Cacelli - Simona TurbantiSistema bibliotecario di ateneo

Definizione del processo

“Prende il nome di catalogazione derivata la procedura per la quale la registrazione bibliografica relativa ad un determinato documento, anziché venire prodotta in forma originale a partire dal documento stesso (ciò che invece si definisce catalogazione originale), viene ricavata a partire dalla registrazione relativa al medesimo documento già disponibile all’interno di un altro archivio elettronico”.

(Paul G. WESTON, La catalogazione derivata, Città del Vaticano,

Biblioteca Apostolica Vaticana, 1993, p. 3)

Definizione del contesto di utilizzo

La catalogazione derivata è uno strumento cui ricorrere, all’interno di Aleph500, non solo al momento della catalogazione di una risorsa bibliografica ma anche nella fase preventiva di acquisizione

L’inserimento di un ordine in Aleph dovrebbe equivalere, infatti, alla creazione di una registrazione catalografica - completa di tutti gli elementi bibliografici distintivi dell’oggetto che si sta acquisendo (comprese le intestazioni uniformi persone ed enti) e “in anticipo” rispetto all’arrivo fisico del medesimo - e non di una scheda bibliografica “monca”

Strumenti bibliografici a disposizione

Data l’ingente quantità di opac e banche dati disponibili on-line è molto facile reperire i dati relativi alla pubblicazione che si vuole descrivere “pronti per l’uso”

In tale contesto diventa, quindi, di prioritaria importanza il ricorso alle fonti più adatte al proprio contesto e alle proprie esigenze

Strumenti bibliografici: selezione

Utilizzando la catalogazione derivata la scelta e selezione degli opac e/o delle basi dati da cui ricavare le notizie bibliografiche da importare diventa fondamentale nella fase precedente alla cattura della notizia bibliografica

Strumenti bibliografici: integrazione e/o correzione

L’altra condizione indispensabile per ottenere buoni risultati nella “derivazione” dei record bibliografici è rappresentata dalla fase di integrazione e/o correzione dei dati (nei record importati, ad es., può mancare la virgola dopo il cognome dell'autore, ci possono essere segni di punteggiatura alla fine dei campi e barre al posto degli indicatori numerici)

Configuazione lato server/client

La configurazione lato server e lato client è stata già predisposta in automatico dal system manager

La password Aleph degli operatori deve essere abilitata all’importazione bibliografica dai library manager

Procedure di importazione

1. Importazione dei record tramite Z39.50

2. Importazione da sistemi che esportano in formato UNIMARC

Importazione dei record tramite Z39.50

Dal modulo della catalogazione di Aleph, in Ricerca, è possibile selezionare la base in cui effettuare la ricerca

Ricerca base = si seleziona un'unica base, tramite il menù a tendina “Base”; uso degli operatori booleani

Ricerca CCL = è possibile ricercare contemporaneamente in più cataloghi utilizzando la linguetta “Ricerca CCL” e selezionando più cataloghi contemporaneamente. Gli indici su cui è possibile effettuare la ricerca sono analoghi alle basi locali: WRD, WTI, WAU etc. (ad es. WRD=pisa)

Ricerca base

Ricerca CCL

Z39.50 – fase 1

Si seleziona il record da catturare e si clicca su Catalogazione

Si seleziona il menù Catalogazione - Duplica record e il catalogo di destinazione (ad es. UPI01)

Z39.50 – fase 2

Si seleziona il menù Edita - Aggiusta il record (vengono eliminati i campi leader e 001)

Per la Library of Congress scegliere “Da USMARC a Unimarc”

Per le biblioteche italiane “Da Unimarc a Unimarc-Pisa”

Edita - Aggiusta il record

Edita – Integra con la bozza, selezione della bozza pertinente

Importazione da sistemi che esportano in formato UNIMARC

Dalla ricerca su questi sistemi si esporta in formato UNIMARC un record per volta

E’ quindi opportuno salvare - con un nome - il file sul proprio PC nella dir: C:\AL500_16\CATALOG\ConvertI\(l'estensione del file non ha importanza)

Importazione in UNIMARC – fase 1

Nel modulo catalogazione di ALEPH, sulla barra laterale, cliccare sulla voce: Importa record 

In Converti record selezionare il file salvato prima, in INPUT – File di input

INPUT – File di input

Importazione in UNIMARC – fase 2

Selezionare 2709 OCLC UNIMARC Conversion for UTF8 [quella più in basso delle 4 disponibili], poi cliccare su Converti e successivamente su Edita [a destra]

2709 OCLC UNIMARC Conversion for UTF8

Importazione in UNIMARC – fase 3

Come nel caso dell’importazione con Z39.50:

si seleziona il menù Edita - Aggiusta il record e si sceglie il tipo di conversione che si vuole effettuare (es. Conversione da Unimarc a Unimarc-Pisa)

poi si seleziona il menù Edita – Integra con la bozza e si seleziona la bozza pertinente

SBN

BNI – fase 1

Si effettua la ricerca del record che ci interessa, poi:

File – Salva con nome: selezionare: documento corrente; UNIMARC (UNICODE) 

compare una finestra che chiede l'autorizzazione ad accedere al full access: cliccare su ok

formato del file: “tutti i file”; lo si salva in: “Unità di rete disconnessa :V” e sul proprio PC nella dir: C:\AL500_16\CATALOG\ConvertIn\

BNI – fase 2

BNI – fase 3

Casalini - EIO

All’interno del progetto EIO-Casalini vengono inviati ai catalogatori i record per e-mail; l'allegato così ricevuto deve essere salvato in formato MRC sul proprio PC nella dir: C:\AL500_16\CATALOG\ConvertIn\