la distribuzione delle competenze

Come innovare i servizi di segreteria

modello di organizzazione finalizzatoal supporto dellrsquoofferta formativa

2

Le scuole sono chiamate ad una rilevante azioneazione di trasformazione ed innovazionetrasformazione ed innovazione finalizzata soprattutto

- al miglioramento dei servizi offerti

- alla semplificazione dei processi

per individuare correttamente le linee guida che portano ad una riorganizzazione di tali servizi occorre partire dal loro assetto tradizionale per coglierne gli elementi di inadeguatezzacriticitagrave rispetto al nuovo contesto operativo

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La distribuzione delle competenze

Competenze dello StatoCompetenze dello Stato

- Inizio e durata percorsi di istruzione e formazione- Ordinamenti scolastici- Valutazione del sistema educativo diIstruzione e formazione professionale- Contenuto essenziale piani di studio- Esami di stato- Requisiti e formazione richiesti perabilitazione insegnamento- Livelli essenziali delle prestazionie Standard formativi spendibili deititoli professionali

Competenze delle RegioniCompetenze delle Regioni

- Legislazione sul sistema di istruzione e formazione- Edilizia scolastica- Diritto allo studio- Quota piani di studio del sistema istruzione- Indicazioni per i piani di studio del sistema istruzione e formazione prof- Certificazione titoli professionali di istruzione e formazione professionale- Altre competenze (assegnate DLgs 11298)

Autonomia scolastica organizzativa didattica di ricerca e sviluppo

Piano dellrsquoofferta formativaPiano dellrsquoofferta formativa

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Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave

autonomia organizzativanecessitagrave della singola scuola di articolare il propriopropriofunzionamentofunzionamento in relazione agli obiettivi indicati nel POFobiettivi indicati nel POF(documento costitutivo dellrsquoidentitagrave culturale e progettuale di ogni scuola)

flessibilitagrave organizzativa diversa articolazione delle ore di lezione didattica modulare ecc distribuzione delle lezioni in 5 o 6 giorni ecc diverso utilizzo risorse umane e finanziarie strutturali (orari flessibili) utilizzo nuove tecnologie (comunicazioni famiglie)

autonomia didattica obbliga le scuole a confrontarsi e adottare strumenti di verifica sul raggiungimento degli obiettivi previsti dal POF (controllo gestione)

autonomia finanziariacostruzione obiettivi legati risorse finanziarie- budget finanziario

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Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteria COMPLESSITAgrave

Crisi del vecchio modello amministrativo statale e ricerca di nuove modalitagrave semplificate ma efficaci

Privatizzazione del rapporto di lavoro con conseguenti impatti psicologici e organizzativi

Attuazione della Carta dei servizi con relative misurazioni in chiave di ldquovalutazione dei servizirdquo allo scopo di misurare lrsquoefficacia degli investimenti

Leggi su trasparenza e privacy che richiedono interventi equilibrati rispetto a due istanze sovente contrastanti

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Attribuzione dirigenza

Scuole ndash Fondazioni (decreto Bersani) scuole pubbliche in cui affluiscono fondi privati gestiti da Consigli di amministrazione misti

POLI TECNICI riorganizzazione sistema istruzione formazione strutture che operano nellambito sistema dellistruzione e formazione tecnica superiore denominate ITS (art 1 comma 631 legge n 29606)

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Organizzazione didattica (ricerca docimologica supporto attivitagrave di progettazione gestione progettihellip)

Servizi di e-gov (comunicazione alle famiglie e al territorio)

Servizi segreteria (sportello consulenza orientamento gestione contenziosohellip)

Servizi logistici (servizi di rete normativa di sicurezza mensa acquisti sanificazione gestione aule apertura al territoriohellip)

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Questo significa che

- possono prendere decisioni autonome in materia didattica organizzativa (nel rispetto delle norme nazionali e regionali)

ieri veniva indicato anche cosa - come ndash fare

oggi ogni scuola adotta un modello didatticoorganizzativo

singole scuole

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- Devono prevedere un modello di organizzazione per erogare modelli educativi coerenti con le esigenze del territorio - Devono lavorare in RETE POLI per

condividere strutture strumenti risorse umane e finanziarie

riorganizzare il modo di operare (utilizzo ICT)

ldquopassare dal ruolo esecutivordquo alla responsabilitagrave del servizio rendendo il personale

partecipe ldquoattorerdquo del cambiamento

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Percheacute innovare i Servizi di segreteria MODALITAgrave OPERATIVE

da Direttive Vincolanti

Atti di indirizzo Linee guidadirettive

atti di indirizzo1048709 sono preliminari alle linee guidadirettive 1048709 si riallacciano a indicazioni di massima derivanti da

prime rilevazioni sui fabbisogni condizioni poste alla base dellrsquoutilizzo di finanziamenti vincolati principi generali di buona progettazione con lrsquoapertura massima a costituzione di Reti e di sistemi di ampia partecipazione di tutti gli stakeholder

linee guidadirettive1048709 contengono gli obiettivi da raggiungere ma spesso

non precisano i modi per ottenerli lasciando tale compito alla progettualitagrave al personale

1048709 sottolineano concetti moderni privacy e sicurezza1048709 sottendono criteri di ottimizzazione e di

trasparenza1048709 sottolineano la necessitagrave di forme di monitoraggio

e di autovalutazione

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da Indicazioni Verbali

istruzioni (procedure) di lavoro

1 conoscere chi fa cosa e quando

2 distribuire le responsabilitagrave helliphellippratiche non completate non corretto utilizzo dei prodotti per la sanificazione mal funzionamento attrezzature laboratori ecc

3 possibilitagrave di individuare il responsabile dellrsquoazione

La complessitagrave di questo nuovo modo di operare comporta che

DS

DSGA

Curi (direttamente o attraverso gli organismipreposti) la messa a punto di obiettivi specificie misurabili noncheacute criteri di sceltatrasparenti

Definisca un quadro di procedure (manualeoperativo) per la realizzazione dei variadempimenti sottesi agli obiettivi finalizzati airisultati

Organizzi la raccolta ed elaborazione di datiinerenti le attivitagrave (compresi i Servizi) in modo daconsentire il monitoraggio continuo dei processi

Solo in questo modo si puograve passare

dalle gestione delle circolari alla condivisione delle direttive

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Percheacute ri _ organizzare i Servizi diverse modalitagrave operative

Scuola Ferma

1048709 non una ldquoscuola fermardquo attorno alla quale la

societagrave si muove e cambia in continuazione ma una ldquoscuola in movimentordquo promotrice culturale che orienta rendendosi protagonista del cambiamento

1048709 scuola come centro di una Rete di Rete di RelazioniServiziRelazioniServizi capace di rappresentare il servizio educativoformativo e di fornire ai giovani le competenze e conoscenze culturali di base indispensabili per interpretare ed agire in una societagrave moderna noncheacute di fornire Servizifornire Servizi

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MODELLO ORGANIZZAZIONE

lrsquoart 14 del regolamento n 27599 impone la riorganizzazione SERVIZI

tenendo conto del nuovo assetto e della complessitagrave dei compiti per garantire allrsquoutenza

un efficace servizio

Percheacute innovare i Servizi necessitagrave per le scuole di dotarsi

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Si puograve parlare di INNOVAZIONE solo se hellip

Modello di INNOVAZIONE funziona se

inserito in SISTEMA UNITARIO (DS DSGA docentiATA) con lrsquoobiettivo di armonizzarsi e condividere gli obiettivi

viene ldquoripensatardquo lrsquoassegnazione degli incarichi specifici piugrave coerenti con lrsquoofferta della scuola e con i bisogni dei docenti che nella scuola operano in funzioni strettamente legate alla progettazione innovativa

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La gestione del budget finanziario

egrave legata agli obiettivi progettuali del POF con lrsquointento di realizzare una continuitagrave tra

programmazione didattica e programmazione finanziaria

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Creare sistema informativo integrato

1 progettano (indicazioni OOCC) 2 elaborano documentazione3 scambiano4 archiviano in Rete (segreteria virtuale ndash WEB-)

DATI

Produrre documentazione a supporto delle attivitagrave svolte

distribuire informazioni nel momento e nel luogo adatto

insieme di persone (DS staff DSGA funzioni aggiuntive hellip

CON LrsquoOBIETTIVO

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Organizzare programmazione finanziaria integrata

ProgrammazioneDidattica

ProgrammazioneFinanziaria

Finalitagrave Efficace erogazione del servizioSistema documentale (semplice e funzionale)

Programmazione Integrata (ldquocostruzionerdquo programma annuale)1 comunicazione budget (DSGA)2 assegnazione budget ai progetti (OO CC - DS)3 criteri ripartizione FIS (RSU)4 compilazione schede (responsabili progettoDSGA)5 documentazione iniziale in itinere finale (DSGA- DS ndash segreteria)

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Gap da superarecaratteristiche ieri oggi

Criteri decisionali

Capacitagrave di spesa ed equilibrio finanziario

Risultati di valore per lrsquoutenza (genitoriallievi)

Criteri decisionali

Continuitagrave con lrsquoesercizio precedente

Anticipazione dei bisogni ndash innovazione ndash ricerca nuovi metodi e strumenti operativirisorse finanziaria

Comportamento individuale

Adattativo Attivo con condivisione del risultato e disponibilitagrave a lavorare in team

Capacitagrave gestionali(ricostruzionicertificazioni fiscali)

Procedure rigide Istruzioni di lavoro - formazione

Controlli Documentazione formale

Capacitagrave lettura risultati valutazione costibenefici e soddisfazione dellrsquoutenza

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Asset del cambiamento

passa attraverso1 capacitagrave progettare e pianificarele attivitagrave per dare piugrave sicurezza ai collaboratori

2 capacitagrave di innovare per migliorare i servizi

3 capacitagrave di creare valore ossia motivare ed incentivare i colleghi piugrave diffidenti verso il cambiamento (fare gruppo condividere le ansie essere propositivi verso il DSGAhellip)

4 capacitagravevolontagravestrategia per personale ATA di creare il portfolio spendibile di conoscenze e competenze

5 necessitagrave di conoscere ICT e lavorare in gruppo

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1 utilizzo ICT per la comunicazione (interna ed esterna) lrsquoutilizzo adeguatodelle nuove tecnologie porta benesserelavorativohelliphelliphelliphelliphellip

2 dotarsi di ldquonuovirdquo Uffici organizzati(hellip altri ufficio comunicazione orientamento progettazione

qualitagrave processo di riorganizzazione)

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Utilizzo nuove tecnologie

ldquoRi _ organizzarerdquo i Servizi anche attraverso le nuove tecnologie

In unottica di

1 diminuzione del personale2 necessitagrave di erogazione di servizi sempre piugrave complessi3 creare benessere organizzativo (lavorare meglio e meno)

Diventa necessarioDiventa necessario (hellip (hellip obbligatorioobbligatorio))

1 ragionare per processi di lavoro 2 orientare il personale verso logiche di condivisione dei

documenti

rete interna

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Utilizzare la RETE INTERNA

1 non significa compromettere le proprie specificitagrave ma mantenerle e metterle al servizio degli obiettivi comuni

2 significa unire le competenze ampliare e qualificare la risposta allrsquoazione comune migliorando il servizio e diminuendo lo stress

3 significa lavorare in maniera piugrave veloce condividendo le informazioni e riducendo i tempi di risposta al problema non si egrave vincolati ad un luogo fisico

4 significa che avendo condiviso le informazioni e i metodi di lavoro i collaboratori sanno svolgere diverse mansioni e risolvere piugrave problematiche non si egrave piugrave legati quindi alla vecchia organizzazione degli uffici specializzazione di un dipendente (in caso di sua assenza o malattia una pratica rimane inevasa in attesa del suo rientro sul posto di lavoro i dati sono sul suo computer e solo lui puograve accedervi)

Lavorare in reteLavorare in rete

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5 egrave necessaria la presenza di un centro di responsabilitagravecentro di responsabilitagrave costituito da una persona o da un gruppo che si assume il compito di garantire che il progetto sia seguito dallrsquoinizio alla fine

5 egrave necessario indirizzare i collaboratori ad informare i colleghi della segreteria verbalmente e tramite e-mail della creazione di files e dellrsquoavvenuto aggiornamento degli stessi informazioni a cui tutti possono accedere in quanto utilizzatori della rete (ad es rendo noto a tutti che in rete trovate la versione aggiornata del file Assenzedoc aggiornato al 090909)

Utilizzare la RETE INTERNA Lavorare in reteLavorare in rete

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RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE

Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi

- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)

- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni

portale

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La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio

bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli

bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola

bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)

bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso

bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie

PORTALESITOPORTALESITO

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Nel sito due accessi

radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI

radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE

11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica

bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente

bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)


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2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI

Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di

apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze

bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)

DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc

patto formativo relazione di fine anno ecc

bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi

abbandono scolastico)

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Quanto detto comporta

bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)

bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari

bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti


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Strumenti per gestire il cambiamento

1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento

delle situazioni

delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto

dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi

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1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave

Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare

(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)

La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento

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1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso

1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico

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La formazione e lrsquoaggiornamento professionale

sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio

ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle

conoscenze

ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)

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LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE

1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA

ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo

1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo

mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo

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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI

FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di

ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza

ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali

ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato

saper comunicareProblem Solving

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BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)

dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree

bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip

ottimizzazione lavorobenessere lavorativo

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FRONT OFFICE

BACK OFFICE

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Strumenti

In sintesinuovo contesto operativo

nuove attivitagravenuovi strumenti

nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare

organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave

organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro

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Procedure - istruzioni di lavoro-

Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)

individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)


(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario

- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento

Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)

Chi lo fa

Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)

Quando entro quando e in quali tempi viene fatto

Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale

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Adeguamento della modulistica

Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa

importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori

bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione

ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)

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Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard

chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti

completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni

economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)

ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi

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- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse

disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)

- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si

distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)

LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso

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ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad

attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)

- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la

liquidazione dei compensi accessori)


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Le scuole sono chiamate ad una rilevante azioneazione di trasformazione ed innovazionetrasformazione ed innovazione finalizzata soprattutto

- al miglioramento dei servizi offerti

- alla semplificazione dei processi

per individuare correttamente le linee guida che portano ad una riorganizzazione di tali servizi occorre partire dal loro assetto tradizionale per coglierne gli elementi di inadeguatezzacriticitagrave rispetto al nuovo contesto operativo

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