1Supervisor

Jorge Sarmiento Sicos

Direccin de Normas

Archivsticas (DNA)

LA ORGANIZACIN DE

DOCUMENTOS DE ARCHIVO

CONCEPTOS BSICOS

Todo escrito o materia donde seregistra informacin.Ejemplo:

Qu es DOCUMENTO?

ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO

SOPORTE: Es la parte material o

fsica (arcilla, madera. pergamino,

lienzo, papel, pelcula, disco, etc.)

MEDIO: Es el vehculo de la

informacin, utilizado para fijar el

contenido (escritura, grficos,

colores, smbolos, notas

musicales etc.)

CONTENIDO: Es la informacin

el mensaje (pago de impuestos,

proyectos.)

QU ES EL DOCUMENTO DE ARCHIVO?

Conjunto de documentos producidos orecibidos por toda persona natural ojurdica durante el ejercicio de susactividades cotidianas y que sonadministrados, organizados y conservadospara difundir la informacin contenida enellos.

Qu es ARCHIVO?

CARACTERSTICAS DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO

DOCUMENTO

ARCHIVISTICO

Espontneamente

testimonio de las

funciones

Carcter seriado

unidos por la

misma funcin

nico

no puede repetirse

fuente primaria

Nace dentro de un

proceso natural

de las actividades

Se constituyen en series

responde a la mate-

rializacin de una

actividad concreta

Se refiere a una

persona o asunto

diferente

LAS UNIDADES DE ARCHIVAMIENTO-CONSERVACIN -

Carpeta o flder

Sobre

Volumen (empastado)

Legajo

Paquete

Caja

CD, DVD, USB

LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES

Son :

los fondos

las secciones

las series documentales

Las piezas documentales

OFICIO INFORME DIAGNSTICO OFICIO

SUPERVISIONES

NORMAS ARCHIVSTICAS

ARCHIVO GENERAL

DE LA NACIN

FUNCIN:Supervisar los archivos integrantes del SNA

PIEZAS DOCUMENTALES.

SERIE

SECCIN

FONDO

LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES

Es la unidad menor indivisible de unaserie documental, que puede ser simple ocompuesta.

SIMPLE.- Formado por un tipodocumental cuyo contenido mantiene unaunidad de informacin: El oficio, la carta, elinforme, la solicitud, el memorando, recibo,etc.

COMPUESTA.- Formado por dos o msdocumentos o tipos documentales que sesustentan, cuyo contenido mantienen unaunidad de informacin. Se le conocecomnmente expediente. Ejemplo: ellegajo de personal, la historia clnica, etc.

Qu es el tipo documental?

TIPOS DOCUMENTALES

Se forma mediante laagregacin sucesiva dediferentes tipos documentales.

Los documentos se debenordenar y foliar siguiendo lacronologa de los hechos

El expediente

TIPOS DOC.

(EXPEDIENTES)

Historia Clnica

Legajo de

Personal

Comprobante

de pago

Licitacin

CONJUNTO DE PIEZAS DOCUMENTALES

PRODUCIDAS POR UN SUJETO EN EL

DESARROLLO DE UNA MISMA ACTIVIDAD

ADMINISTRATIVA, REGULADO POR LA

MISMA NORMA JURDICA Y/O

PROCEDIMIENTO. SE DENOMINA POR LO

GENERAL EN PLURAL

PLANILLAS ACTASINVENTARIOS

Qu es la serie documental ?

PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

PROCEDENCIA

Cada documento debe

conservarse en el

fondo documental al

que naturalmente

pertenece.

Los principios que rigen la organizacin de

los fondos documentales:

ORDEN ORIGINALEs mantener el orden

interno de cada fondo

manteniendo la

estructura que tuvo

durante el servicio

activo.

NIVELES DE ARCHIVO

Segn la Norma General del Sistema Nacional de Archivos SNA

001, Administracin de Archivos, aprobada por R.J. N073-85-

AGN-J

Existen dos Niveles:

1. NIVEL CENTRAL:

rgano de Administracin de Archivo, Archivo Perifrico, Archivo de Gestin

2. NIVEL DESCONCENTRADO

1. NIVEL CENTRAL:

1.1 rgano de Administracin de Archivos.-

Es el responsable de planificar, organizar, dirigir,

normar, coordinar, ejecutar y controlar las

actividades archivsticas a nivel institucional, as

como de la conservacin y uso de la

documentacin proveniente de los archivos de

gestin y perifricos. e intervenir en la

transferencia y eliminacin de documentos en

coordinacin con el archivo General de la Nacin.

1.2 Archivo Perifrico.-

Es el responsable del mantenimiento y uso de la

documentacin proveniente de los archivos de

gestin y de transferirlos al rgano de

Administracin de Archivos o al Archivo Intermedio

del Archivo General de la Nacin, previa

coordinacin con el rgano de Administracin de

Archivos. Se constituir cuando la complejidad de

funciones, nivel de especializacin y ubicacin

fsica de las unidades orgnicas as lo requieran.

1. NIVEL CENTRAL:

2. Nivel Desconcentrado:

rgano de Administracin de Archivos

Desconcentrados.-

Es el encargado de las actividades archivsticas en

los rganos desconcentrados a nivel regional zonal

o departamental de organismos y reparticiones del

Sector Pblico. Coordinar sus actividades con el

rgano de Administracin de Archivos del nivel

central y el Archivo Departamental correspondiente

y de no existir ste con el Archivo General de la

Nacin.

LA ORGANIZACIN DE

DOCUMENTOS

ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS

Base para la toma de decisiones en laAdministracin:

Gestin y Control

Para los ciudadanos

Para la cienciala investigacin

y la cultura

CLASIFICAR

ORDENAR

SIGNAR

LA ORGANIZACIN:

La organizacin de documentos es

un proceso archivstico que consiste

en el desarrollo de un conjunto de

acciones orientadas a clasificar,

ordenar y signar los documentos

de cada entidad.

SNA 02

FINALIDAD DE LA ORGANIZACIN:1. Establecer criterios uniformes para la

organizacin de los documentos en losarchivos del Sector Pblico.

2. Mantener organizada la documentacin demanera integral y orgnica como producto delas actividades de la Administracin Pblica.

3. Facilitar la localizacin de los documentos parala recuperacin inmediata de la informacin.

La organizacin consta de tres etapas:

Clasificacin Ordenacin.

Signacin

Archivo desorganizado

ORGANIZACIN:

Tareas de

clasificacin y

ordenacin

Instalacin de la

documentacin una vez

organizada

.

Esta separacin por grupos documentales se efecta segn el principio clave de la

Archivstica: el respeto a la procedencia de los fondos documentales

CLASIFICAR

CLASIFICAR.-

Es separar o dividir un conjunto de elementos enclases o grupos susceptibles de subdivisiones.

Debemos distinguir dos grandes bloques de documentos:

Aquellos que se reciben y generan con inters informativo

Aquellos que se derivan de las funciones y actividades de la oficina.- Generalmente forman expedientes, se caracterizan por ser nicos, son aquellos que forman las series documentales de la oficina

ADMINISTRACION

ADMI/00

CONTROL INSTITUCIONAL

COIN/00

PLANIFICACIN Y

PRESUPUESTO PLAP /00

ARCHIVO CENTRAL

ARCE/00

IMAGEN INSTITUCIONAL

IMIN/00

TESORERIA

TESO/00

RECURSOS

HUMANOS

CONTABILIDAD

CONT/00

FONDO DOCUMENTAL

SECCION

SERIES

MODELO DE CUADRO DE CLASIFICACION

DE DOCUMENTOS

CONT/00 CONTABILIDAD

01. Auxiliar Standard

02. Libros Contables

01. Diario

02. Mayor

03. Caja Bancos

03. Balance

01. General

02. Comprobacin y Estados

Presupuestarios

03. Constructivo

04. Evaluacin Fsica Financiera

............

FUNCION ACTIVIDADESGRUPO DOCUMENTAL

(Series)

ADMINISTRACIN

DE BIENES Y

SERVICIOS

Ejecucin de compras y

suministros de bienes as

como la prestacin de

servicios.

Almacenamiento y

distribucin de los bienes

estableciendo las medidas

de previsin para mantener

la existencia de materiales

de almacn.

Control permanente de los

bienes y materiales.

Gestin Administrativa.

Ordenes de Compra

Ordenes de servicios.

Guas de entrada

Guas de salida

Reportes de inventarioMensual, semestral, anual

Autorizaciones de salida

Correspondencia.

Ejemplo de como identificar series

documentales

FUNCION ACTIVIDADESGRUPOS DOCUMENTALES

(Series)

ADMINISTRAC.

DE RECURSOS

HUMANOS

Control de

Asistencia,

permanencia y

puntualidad.

Evaluacin del

comportamiento

laboral.

Capacitacin de

personal.

Escalafn

Reportes de Asistencia.

Papeletas de Permiso

Registros de Refrigerio

Rol de vacaciones.

Evaluaciones Semestrales,

Anuales

Programas de Capacitacin.

Programa de Charlas

Legajos de Personal

ORDENAR

Una vez efectuada la clasificacindamos paso a la ordenacin, .

ORDENAR.- Es unir y relacionar los elementos decada grupo, mediante el sistema ms conveniente.

Tipos de ordenamiento:Ordenamiento alfabtico.- Consiste en lautilizacin del alfabeto, como criterio para laordenacin.

Ordenamiento numrico.- Se utiliza el nmerocorrelativo para la ordenacin de expedientes.

Ordenamiento cronolgico.- Es aquel en el que se utiliza la fecha de tramitacin del documento.

Habitualmente los trminos "clasificar" y "ordenar" se

emplean de manera indistinta en

el lenguaje coloquial.

Desde el punto de vista archivstico existen muchas y

muy importantes diferencias que

hay que conocer.

SIGNAR.- Es asignar smbolos de

codificacin. Pueden ser letras o nmeros o lacombinacin de ambos para su identificacin. Dichos smbolos

representan a los nombres o ttulos facilitando su inmediata

localizacin.

Ejemplo:

OFICINA CENTRAL DE SERVICIOS GENERALES

SEGE/03

GERENCIA DE PERSONAL

PERS/01

SECCIN

ORDEN DE LA SERIE

PRIMERA SERIE DE PERSONAL

SECCIN PERSONAL

SIGNAR