CARTILLA ARCHIVO Y ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

PRESENTADO POR:

FREDY ANDRES AVILA VEGA ADRIANA MARIA GOMEZ SANTANA

CLAUDIA MARCELA AREVALO NAVARRETE MAYO DEL 2016

SENA CENTRO DE LA TECNOLOGIA DEL DISEÑO Y PRODUCTIVIDAD

EMPRESARIAL

CONTABILIDAD Y FINANZAS

1. Antecedentes del archivo en el comercio

División por edades clásicas: Edad Antigua: Archivos de Palacio (Lugar) Edad Media: Tesoros de Cartas (Lugar y valor patrimonial) Edad Moderna: Arsenales de Autoridad (Finalidad) Edad Contemporánea: Laboratorios de la Historia (Finalidad) División por valoraciones: Desde la Antigüedad hasta el siglo XVIII: Concepto patrimonial-administrativo y valoración jurídica de los documentos. Desde la Ilustración hasta el Romanticismo: Se añade la valoración del archivo como fuente histórica. Desde el Romanticismo y Nacionalismo hasta nuestros días: El archivo es un instrumento para definir la realidad histórica de las Naciones y es un instrumento que permite la transparencia y la no arbitrariedad de los poderes públicos. Edad antigua: Mesopotamia y Siria: Economías absolutistas con control social de la producción a través de los

archivos. Archivos de tablillas de barro, cocidas o secas, en cantidad ingente. Tablillas dispersas o en unidades orgánicas dentro de los Museos europeos y de

Medio Oriente. Egipto: Escribió más que Mesopotamia. En un soporte, el papiro, más informático: Los documentos, Armas de los burócratas al servicio del Faraón. La propiedad de cada egipcio estaba catalogada en la Oficina de los documentos

sellados. Los tratados de Papirología, realizados en Universidades europeas, son una fuente

fundamental sobre los Archivos. Grecia dio la palabra Archivo: El mnemon u hombre de la memoria y la inscripción en piedra, como elementos

de memoria social.

Archivos conocidos sólo por la Literatura. Aportan la palabra archivo (gobierno) y el diseño de edificios en la Edad Moderna

y Contemporánea. Revestidos de Carácter sagrado: Las pronaos de los Templos de Gea y Palas

Atenea se convirtieron en archivos Carácter gubernativo: Cada magistrado tenía su archeion en las polis. Carácter

“notarial” y público: Los archivos por sí mismos, sin necesidad de notario, aportaban fehaciencia

Roma: Tabularium o Archivo de tablillas de madera, de cera o blancas: Primero en el Templo de Saturno, dios de la medida, junto al Erario o Tesoro. Año 78 a.de C.: Edificio propio de Archivo entre dos templos, en el Foro, junto a

la colina del Capitolio. Existieron Archivos imperiales, tabularios provinciales y tabularios municipales

(Importancia de la epigrafía para la Historia de los Archivos) En Pompeya, el Archivo del banquero Lucio Cecilio Jucundo Edad Media: Corpus Iuris Civilis Codigo de Derecho Civil de Justiniano (siglo VI): Quien tiene autoridad, tiene archivo. Consagración de conceptos de fe pública, perpetua memoria y mejor evidencia a

través de la escritura y los archivos. Conceptos útiles al Poder. Importancia de archivos de catedrales y monasterios: Iglesia y monopolio de la

escritura. Los visigodos: Archivo Real en Toledo, gestionado por el Comes Thesaurorum. Archivos judiciales, episcopales y scrinia doméstica. Pizarras de Diego Álvaro en Ávila. Los árabes Españoles: Al Katib: el que escribe diwan: sector administrativo, registro al-quadi: justicia y notario. Llevaba los habuses o libros de fundaciones de las

mezquitas. Existen formularios notariales. Archivos Reales en iglesias y monasterios y junto al Tesoro o Cámara Real. Archivo Secreto Vaticano en Roma InocencioIII: Registros de cancillería: Información mundial Las figuras de Jaime I y Alfonso X (Siglo XIII) promueven los: Registros de Cancillería Real, los Notariales y los de Fechos

municipales (Actas capitulares) Jaime II en 1318:

Funda el Archivo de la Corona de Aragón en Barcelona: La clásica conjunción de “Capilla-tesoro-Cámara-Archivo”.

Ordenanzas para el Archivo Real de Pedro IV el Ceremoniosos (1384). S.XIV: Se produce en Castilla la clásica división de Archivos de Consejos Reales/Archivos de Real Chancillería, o lo que es lo mismo, Archivos de Gobierno y Archivos de Justicia, es decir, Archivos de expedientes (iniciación, instrucción, resolución, comunicación) y archivos de procesos (demandas y querellas, instrucción, cargos, alegaciones, sentencias). Aparecen desde el inicio de la Reconquista, sucesivamente los archivos catedralicios (no los diocesanos), nobiliarios, de Órdenes Militares, Universidades (Salamanca, Alcalá,), Hospitales y Casas de Misericordia, Notariales y Municipales. Edad moderna: En la Edad Moderna adquiere preponderancia el Correo. Según J. A. Maravall: • Mantiene la conexión cosmopolita y financiera del joven capitalismo • Enlaza el centro de la Corte con las arterias por donde discurren los Avisos de la información y la negociación diplomática • Transmite noticias y órdenes para moverse los ejércitos • Facilita la circulación de las medidas de gobierno y administración • Saciar la sed de noticias recientes y de todo lugar, que se ha apoderado del público europeo. Edad contemporánea: Influyen en los archivos el concepto de soberanía nacional (de archivos reales se pasa a archivos

nacionales) el nacionalismo que busca su identidad en el pasado (se denominan por primera

vez archivos “historicos”) el medievalismo romántico, que sobrevalora los documentos medievales que se

convierten en fetiches. la consideración legal de bien cultural a los papeles actuales,

Aparecen las asociaciones de archiveros y las escuelas de archiveros. Sistema español de archivos: Sistema andaluz de archivos: Organos: Consejería de Cultura, Comisión de Archivos, Servicio de Archivos. Centros con categorías de general, central y provincial y por edades de oficinas,

centrales, intermedios e históricos. Ley de Archivos de Andalucía y Reglamento de Archivos de Andalucía.

2. Definición Edificio o local donde se conservan los documentos ordenados y clasificados que produce una institución, personalidad, etc., en el ejercicio de sus funciones o actividades.

3. Funciones Las funciones genéricas propias de un archivo se pueden agrupar en tres bloques: 1. Génesis o reunión de los documentos: se trata de una reunión “natural” de los

materiales, no artificial. Mientras que la formación de una colección bibliográfica es el resultado de una voluntad, de una necesidad o demanda social, el fondo archivístico es el resultado de una actuación espontánea de una institución. El origen de los documentos es fruto de una relación con el organismo productor en el marco de la Administración pública o de la empresa, y no mediante adquisición (compra, intercambio o donación) como en el caso de las bibliotecas. En este sentido, el archivo es consustancial a la actividad de los individuos e instituciones, y de ello se deduce la inevitabilidad de su existencia: el archivo nace espontáneamente como sedimentación documental de una actividad práctica, administrativa o jurídica.

2. Tratamiento de la documentación: a pesar de la tendencia actual homogeneizadora y estandarizadora de las normas, persisten diferencias muy importantes en el tratamiento de la documentación que se justifica en la distinta génesis y tipología de los materiales. No es posible aplicar sistemas universales de clasificación, a diferencia de lo que ocurre en las bibliotecas: es necesario

aplicar sistemas de clasificación propios y específicos, de acuerdo con el tipo de fondo. La selección de la información, en el caso de la archivística, se realiza después de recoger los documentos y la evaluación se lleva a cabo en un contexto complejo de valoración administrativa, fiscal, legal, testimonial e informativa, y con la finalidad de conservar permanentemente los documentos. En las bibliotecas, por lo contrario, la selección se realiza antes, según las necesidades de los usuarios. La descripción en los archivos también presenta algunas peculiaridades: se puede realizar a muchos niveles (fondo, sección, serie, unidad documental), según el tipo de agrupación documental de que se trate. El objeto del tratamiento archivístico es el documento de archivo, que es producto de una acción continuada y forma parte de una secuencia de producción documental, al tiempo que refleja las funciones y las actividades de los individuos y de las instituciones que lo han generado. Las bibliotecas se ocupan de otras tipologías documentales de concepción individual e independiente, sobre las que asume la responsabilidad de informar. Del carácter único e irrepetible del documento de archivo, y esa originalidad comporta unas obligaciones jurídicas de conservación y acceso que los documentos bibliográficos, de naturaleza múltiple, no tienen.

3. Servir la documentación: el concepto de libre acceso a la información en es un derecho constitucional básico que cada día cobra más fuerza en los archivos. La modalidad de acceso en los archivos es también un rasgo distintivo: a los archivos les concierne una fuerte carga jurídica (restricciones, términos, normativa legal). Las funciones de reunir y tratar la documentación están orientadas para dar un servicio a:

las administraciones o personas productoras del archivo para obtener los documentos de forma eficaz; los ciudadanos para ofrecer la información que soliciten, sobre todo en los archivos públicos; la investigación y difusión cultural, sobre todo para poner a disposición del solicitante datos del pasado. Junto con la función educativa y cultural, los archivos cada vez cobran mayor importancia en el ámbito de la gestión y tratamiento de los documentos administrativos. La función genérica de un

archivo, por tanto, es reunir, organizar/conservar y difundir/servir documentos.

Estas funciones se resumen en las siguientes tareas llevadas a cabo por el personal de archivo:

Organizar la documentación administrativa. Asegurar la transferencia periódica a archivos donde su uso no es periódico. Valorar los documentos, tras el tiempo establecido, para su conservación o destrucción. Clasificación de fondos. Descripción para facilitar el acceso a los documentos utilizando aquellos instrumentos necesarios. Adecuación de las instalaciones donde se conservan los documentos.

3. Tipos 1. De acuerdo a sus elementos se

encuentran: Archivos de entrada: estos archivos están compuestos por una serie de datos almacenados en un dispositivo de entrada. Archivos de salida: estos archivos contienen aquella información que se la visualiza desde la computadora. Archivos de situación: estos archivos contienen información que es actualizada constantemente. Archivos constantes: estos archivos están conformados por registros cuyos campos son fijos o bien, de baja frecuencia de variación. Archivos históricos: está compuesto por datos que varían en el tiempo y con información de los archivos actualizados. Archivos de movimiento: esta clase de archivos se utilizan junto con los constantes y poseen en común algún campo. Archivos de maniobra: estos se crean en el momento en que se ejecuta algún programa y se borran una vez que finaliza la ejecución, son auxiliares.

2. De acuerdo a los datos que almacenan se encuentran: ASCII: en este tipo de archivo los datos son almacenados a través de un simple texto. Esto permite intercambiar a los datos que contienen, así como también para crear archivos que el propio usuario pueda modificar. Binario: esta clase de archivos, en cambio, almacena información en un lenguaje al que sólo la propia computadora comprende, por ejemplo, colores, sonidos, imágenes u órdenes. Estos archivos son de menor peso que los anteriores. 3. De acuerdo al mecanismo que se utiliza para acceder a los archivos se

encuentran los siguientes: Archivos directos: en estos, cada registro puede leerse y escribirse directamente. Esto se logra con la expresión de su dirección en el fichero. Archivos secuenciales: en estos archivos los registros se organizan de manera secuencial de manera tal que para leer uno, se deben haber leído los anteriores. Archivos de índices: en estos archivos se puede acceder a los registros a partir de la contraseña que posean

5. Materiales para archivar

Archivos verticales: son muebles que constan de gavetas colocadas una encima de otra, para mantener en ellas carpetas en posición vertical, lo cual facilita la ubicación del material archivado. los títulos escritos en las pestañas de las carpetas pueden ser leídos cómodamente, debido a la visibilidad horizontal que proporciona la ubicación de las carpetas.

Archivo horizontal o estanterías con anaqueles fijos: son muebles que consta de divisiones colocadas en forma horizontal, en algunos casos pueden ser abiertos y en otros están provisto de puertas corredizas o plegables. para estos muebles se utilizan un tipo especial de carpetas, las cuales tienen pestañas en uno de los bordes angostos. Fichero: es un mueble que consta de gavetas pequeñas en las cuales se colocan fichas o tarjetas contentivas de información relacionada con el contenido de las carpetas archivadas. Computadora: es un sistema electrónico que consta de una pantalla o monitor, un teclado muy parecido al de la máquina de escribir y una unidad de procesamiento donde reside la memoria y se efectúan las operaciones y procesos. Discos duros o fijos: es un disco magnético que se encuentran en el cpu de la computadora, en él se encuentran almacenados los principales programas y archivos de una computadora. Dispositivos de almacenamiento de información: son los medios en los cuales se guarda información que ha sido procesada en la computadora. pueden ser electrónicos como las memorias y ópticos como los discos compactos cd. Carpetas: son cubiertas fabricadas en diferentes tipos de material catón, cartulina y se usa para resguardar los documentos y correspondencia que se relacionen con un individuo, empresa o institución, pueden ser de tamaño carta u oficio, éstas traen una pestaña donde se escriben el encabezamiento o título correspondiente

. Carpetas de acordeón o carpeta de fuelle: son aquellas que tienen varias divisiones en forma de pliegues, de allí su identificación como carpeta de acordeón o de fuelle. ésta por lo general vienen clasificada numéricamente o con letras del alfabeto lo cual permite ordenar fácilmente la documentación, se le considera como un archivo auxiliar. Tarjetas: son unidades rectangulares generalmente de 5 por 3 y 8 por 5 pulgadas, tiene infinidad de uso, sin embargo, el principal es la organización de ficheros, el cual tiene como objeto facilitar la localización de las carpetas, gavetas o archivadores donde se encuentran la información necesaria. Índices: son listados con referencias alfabéticas o numéricas sobre el contenido de cada equipo de archivo.

Marbetes: son etiquetas que se adhieren a los materiales, carpetas para indicar lo que ha quedado archivado o debe archivarse. Bandeja de escritorios: es un equipo que se coloca sobre el escritorio, para colocar en ella la correspondencia recibida. Ganchos: son piezas metálicas que sirven para sujetar los documentos dentro de las carpetas, pueden ser de brazo corto o largo de acuerdo a la cantidad de documentos a sujetar. Guías y sub-guías: son láminas de material resistentes cartón fibra pesada cuyo objetivo es indicar la clase de material archivado en las carpetas y establecer divisiones dentro de las gavetas.

6. Sistemas de Clasificación

Dentro de un sistema de archivo, todo documento lleva una continuidad: se clasifica, registra y archiva. Clasificar: Es reunir todos los documentos de una misma clase o de un mismo asunto. Registrar: Es anotar en tarjetas o libretas los datos de los documentos clasificados anteriormente. Archivar: Es guardar ordenadamente en el archivo los documentos previamente clasificados, registrados y colocados en carpetas. Los sistemas de archivo más usuales son: el Alfabético. Cronológico, geográfico. Sistema alfabético El uso de este sistema es el más frecuente y fácil de entender; se puede llevar a cabo sin dificultad. Como su nombre lo indica es ordenar alfabéticamente los nombres. Estos los dividiremos en personas físicas y personas morales. Personas físicas

1. Colocaremos el apellido paterno, materno y el nombre o inicial del mismo:

2. En apellidos compuestos, éstos se tomarán como una sola palabra:

3. Cuando nos encontremos personas con igual apellido, el orden alfabético nos

lo dará el primer nombre:

4. En los apellidos y nombres iguales, el orden alfabético se determinará por el

apellido materno o, en su caso, los nombres.

5. En el caso de que la mujer lleve el apellido de casada:

6. Cuando las personas tienen título o grado, éste se colocará al final del

nombre:

7. Cuando nos encontremos con nombres extranjeros, los ordenaremos de la

siguiente manera:

Personas Morales

1. Los nombres se escribirán tal como aparecen en el orden en que están escritos:

2. Cuando en una razón social se incluyan artículos o preposiciones iniciales,

éstos se escribirán, pero no se tomarán en cuenta para la alfabetización:

3. Cuando se trate de siglas, se alfabetizarán de acuerdo con la inicial del

primer nombre:

Sistema Geográfico

En este sistema la clasificación es muy sencilla ya que se realiza con base en un ordenamiento alfabético de regiones, territorios, estados, provincias, etc.

Los documentos se ordenan siguiendo un orden decreciente de importancia con respecto al lugar:

1. Estado 2. Ciudad 3. Provincia 4. Municipio

Sistema cronológico Este sistema se lleva tomando en consideración la fecha de expedición de los documentos.

En el caso de papeles con la misma fecha, será necesario recurrir a la ayuda del sistema alfabético. Los documentos se ordenan tomando en cuenta primero el año, después el mes y por último, el día.

Sistema de archivo por asuntos La clasificación que se hace por este sistema es tomando en cuenta el asunto tratado en los documentos y no tomando en consideración el nombre de la

empresa remitente. Microfilmación

El objeto de este proceso es el producir películas y microfichas de todos los documentos de un archivo, de manera de conservar permanentemente las imágenes contenidas en los rollos de microfilmación.

Para ello, cada empresa utilizara sistemas apropiados a sus necesidades, con el objeto de

proporcionar seguridad y acceso inmediato a la información microfilmada.

En cuanto a un archivo inactivo, es ventajoso este sistema porque permite la destrucción de cantidades considerables de documentos, con el objeto de economizar espacios; además la microfilmación de documentos importantes tiene la ventaja de que se guardan en cajas de seguridad.

7. Administración de archivo

Es un programa informático que proporciona una interfaz de usuario para administrar archivos y directorios. Las operaciones más comunes realizadas en archivos o grupos de archivos incluyen crear, abrir (p. ej., ver, reproducir, editar o imprimir), cambiar nombre, copiar, mover, eliminar y buscar archivos; así como modificar sus atributos, propiedades y permisos de acceso. Las carpetas y los ficheros pueden visualizarse en un árbol jerárquico basado en su estructura de directorios. Algunos administradores de archivos contienen características inspiradas por navegadores web, como los botones de navegación adelante y atrás.