la preservacion documentos electronicos

5/11/2018 La Preservacion Documentos Electronicos - slidepdf.com

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La preservaciónde los

documentoselectrónicos

Joan Soler i Jiménez



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Diseño del libro y de la cubierta: Natàlia SerranoLa UOC genera este libro con tecnología XML/XSL.

Primera edición: junio 2008© Joan Soler i Jiménez, del texto

© Editorial UOC, de esta ediciónRambla del Poblenou, 156, 08018 Barcelona www.editorialuoc.comImpresión: Reinbook ISBN: 84-9788-Depósito Legal:

Cap part d'aquesta publicació, inclòs el disseny general i la coberta, pot ser copiada,

reproduïda, emmagatzemada o transmesa de cap forma, ni per cap mitjà, sigui aquest electrònic,

químic, mecànic, òptic, gravació, fotocòpia o qualsevol altre, sense la prèvia autorització escrita

dels titulars del copyright.



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Nuestro contrato

Este libro le interesará si quiere saber:

· Cuál es el paradigma de la preservación dedocumentos electrónicos en el entorno de laadministración electrónica.

· Que la administración electrónica es algo más quesatisfacer en primera instancia a los ciudadanos.

· Que hace falta una sola estrategia integrada paraafrontar los retos de la comunicación entre losciudadanos y la administración por vía electrónica y telemática.

· Cuáles son los elementos esenciales que debenpreservarse de la documentación administrativaproducida en las entidades públicas.

· Por dónde hay que empezar si se quiere realizar unarchivo digital de documentos electrónicos.



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Índex de continguts

Nuestro contrato 3

El objeto de estudio 9

DEL DATO AL OBJETO DIGITAL,PASANDO POR EL DOCUMENTODE ARCHIVO

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El documento administrativo 14El documento administrativo electrónico 16El documento de archivo y el objeto digital 19

¿QUÉ QUIERE DECIR PRESERVAR? 23

¿POR QUÉ SE TIENEN QUEPRESERVAR LOS DOCUMENTOS

ELECTRÓNICOS?

24

¿CUÁNTO TIEMPO LOS TENEMOSQUE PRESERVAR?

26

¿QUIÉN TIENE LARESPONSABILIDAD DE LAPRESERVACIÓN?

27

El DOCUMENTO ELECTRÓNICODE ARCHIVO 31



6

EL SOPORTE 32EL CONTENIDO 33

LA FORMA FÍSICA 35LA FORMA INTELECTUAL 38LAS PERSONAS 46LA ACCIÓN 48EL CONTEXTO 48EL VÍNCULO ARCHIVÍSTICO 50

valores esenciales QUE DEBENPRESERVARSE

51

LA FIABILIDAD 51LA AUTENTICIDAD 54LA INTEGRIDAD 57LA IDENTIDAD 58LA CAPACIDAD DE USO Y EL

ACCESO

59

EL EXPEDIENTE ELECTRÓNICODE ARCHIVO

61

LA EVALUACIÓN PARA LA PRESERVACIÓN

67

EL VALOR ADMINISTRATIVO 68

EL VALOR LEGAL Y EL VALOR JURÍDICO

70

EL VALOR FISCAL 71EL VALOR INFORMATIVO EHISTÓRICO

72

ESCOGER, EVALUAR Y ELIMINAR 73



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LA FIRMA DIGITAL 77

METADATOS PARA LA PRESERVACIÓN

85

MetadaTOS de perfil y de gestión 85MetadaTOS técnicOs 86

FORMATOS DE CONSERVACIÓN 89

EL SISTEMA DE GESTIÓNDOCUMENTAL COMO GARANTEDE UNA BUENA PRESERVACIÓN.

99

SISTEMA DE GESTIÓNDOCUMENTAL

99

SISTEMA DATACENTRIC 102SISTEMA DOCUCENTRIC 103

PRESERVAR UN SISTEMA 104UN ARCHIVO DIGITAL PARA LOSDOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

109

LA ADQUISICIÓN 110LA CONSERVACIÓN 111EL ACCESO 112IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE ARCHIVO

113

¿QUÉ TENEMOS QUE PRESERVAR? 115



8

Bibliografía 117



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El objeto de estudio

Desde hace algunos años la realidad del docu-mento electrónico se ha impuesto con fuerza en el

interior de las administraciones públicas. Existen enla actualidad dos entornos de acción que dirigen elmundo de los documentos electrónicos: el desarro-llo de la administración electrónica y el de la preser-

vación del documento electrónico. Ambos entornos,sin embargo, están entrando en contradicción. Se ha-bla mucho de la fractura digital que se puede producirentre los ciudadanos y de las dificultades para accedercon las nuevas tecnologías a la información pública,pero nada se dice de la fractura digital en el interiorde las administraciones públicas, en el interior de susorganizaciones. Dos entornos que conviven con unsolo objetivo: permitir el acceso a la información pú-

blica por parte de los ciudadanos. Los dos entornos,sin embargo, creen poder llegar al objetivo de mane-ras diferentes. Así los impulsores del concepto de ad-ministración electrónica se ocupan del front-office, y dejan en segundo término el back-office . Por el contra-rio, los impulsores de la preservación del documen-to electrónico se ocupan del back-office , e intentan do-



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mesticar el front-office a fin de que lo que les llegue estélo más ordenado y sea coherentemente racionalizadoposible. El equilibrio será la base del éxito. Sin embar-go, el día a día nos demuestra que hay serias dificul-tades para hacer converger en una estrategia comúnambas maneras de ver las cosas.

Hay que ser optimistas. Tener una visión comple-ta e integral del proceso se convierte cada vez más en

una decisión estratégica de primer orden en el ámbi-to institucional. Ambas ópticas son económicamentepesadas y, por lo tanto, hay que escoger por dondese empieza, y sin duda la que está ganando es la delimpulso de la administración electrónica.

No hay que olvidar que las decisiones tomadasahora acabarán afectando a nuestro futuro de una ma-nera u otra. Si nos fijamos en conceptos de ordeneconómico y en los costes que supone la implementa-ción de una óptima administración electrónica, obser-

varemos que si no se tiene en cuenta la estructuraciónde la información y de la documentación que acabaráingresando en las instituciones públicas, el gasto, a

largo plazo, será mucho más alto de lo que cualquierprevisión pueda establecer.Nuestro objetivo es demostrar la necesidad de

una visión estratégica también en el mundo de la pre-servación de los documentos electrónicos. Para poderabordar esta situación empezaremos desde el origen.

Analizaremos qué tenemos que entender por docu-



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mento electrónico, qué lo hace significativo, qué lodota de calidad y le añade valor para que tenga que sery pueda ser preservado durante el tiempo que sea ne-cesario, es decir, durante un mínimo de 4 años y du-rante un máximo de permanencia infinita. Observa-remos que la conservación a largo plazo de la docu-mentación electrónica añade valores adicionales a lainformación preservada en las instituciones públicas.

Preservar los documentos permite la preservación dela información de una sociedad y la perpetuación desu memoria. Y este es un valor que, como el desarro-llo de cualquier ciencia, entendemos que se justificapor sí mismo.

Nuestra perspectiva proviene del mundo de losarchivos. Los archivos tienen que asumir la responsa-bilidad de proteger los derechos que se transmiten apartir de los documentos. No sólo transmiten cultura,sino que son los responsables de la preservación delos derechos de los ciudadanos. Por este motivo hanentrado, con fuerza, a formar parte de la gestión dela documentación electrónica generada por las admi-

nistraciones públicas.



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DEL DATO AL OBJETODIGITAL, PASANDO POR ELDOCUMENTO DE ARCHIVO

¿Información, datos, documentos, materiales, so-portes? ¿Qué queremos preservar en el ámbito elec-trónico? Lo primero que debe determinarse es unadistinción clara entre tres conceptos clave: dato, in-formación y documento.

Un dato es la unidad de información más básica,que debidamente combinada con otros datos acabaconfigurando información. La información es la rela-ción combinada de datos que aporta significación. Lainformación registrada en un soporte con una deter-minada forma adscrita se convierte en un documen-to. En el ámbito electrónico, el procesamiento de losdatos es lo que proporciona información. Los datos y

la información son el objeto de análisis y explotaciónde los sistemas de gestión de la información; los do-cumentos, en cambio, son el objeto de análisis y ex-plotación de los sistemas de gestión documental. Unsistema de gestión documental también es un sistemade información, pero un sistema de gestión de infor-mación no tiene por qué ser un sistema de gestión



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documental. Esta distinción clave es la que a menudono se comprende en el interior de las organizaciones,por lo que se convierte en uno de los puntos críticosen la buena gestión de la administración electrónica.La piedra angular de la administración electrónica esla buena gestión de la información de que disponenlas organizaciones públicas para poder ponerla al al-cance del ciudadano con agilidad y eficiencia. Pero la

mayoría de la información de la administración públi-ca se vehicula a partir de un producto informativo lla-mado documento administrativo. Eso hace que la in-formación en sí misma no sea constitutiva de derechoy no produzca efectos jurídicos. Los documentos, encambio, sí.

El documento administrativoUn documento, según su función, puede ser cog-

nitivo o administrativo. El cognitivo es aquel quetransporta información de tipo científico, técnico,cultural, bibliográfico, entre otras. El administrativoes aquel generado como consecuencia de la actividad

ordinaria de una institución, en el que se manifiestauna voluntad humana y en el que se representa un ac-to jurídico; es una acción documentada. En funcióndel acto, el documento administrativo se puede sub-dividir en tres tipologías: el documento dispositivo, eldocumento probatorio y el documento instrumental.



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El documento dispositivo tiene lugar cuando elacto y el documento son contemporáneos y, por lotanto, constituye evidencia escrita de un acto jurídico.Sin el documento el acto no existe. Ejemplos de estospueden ser un convenio o un contrato. Se dice queeste documento se ha generado ad substantiam .

El documento probatorio es aquel que sirve pa-ra dejar constancia del acto independientemente del

documento. El acto y el documento son dos momen-tos sucesivos y no coincidentes. Se dice que este do-cumento se ha generado ad probationem . Un ejemploclaro de esta tipología sería el acta de una reunión.

El documento instrumental lo tenemos cuandose genera para dar apoyo de contenido informativoa un acto sustancialmente oral. Este puede ser o bi-en de orden auxiliar y, por lo tanto, es un documentoque deja evidencia escrita de una actividad sin ser de-terminante en ningún acto jurídico, o bien de ordennarrativo y, por lo tanto, no forma parte de ningu-na actividad jurídicamente relevante. Algunos de es-tos documentos pueden ser también cognitivos, co-

mo por ejemplo proyectos, informes, estadísticas, en-tre otros.Los documentos administrativos sirven para

conferir certeza en el interior de los sistemas jurídicoscon el fin de resolver la necesidad social de reducir lainseguridad inherente a las relaciones sociales, jurídi-cas y económicas. La calidad de la certeza en los do-



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cumentos públicos ha sido siempre custodiada por laautoridad pública y es la base de su ejercicio de poder.La administración electrónica continúa siendo admi-nistración pública aunque cambien los canales de co-municación, de manera que la autoridad la sigue teni-endo conferida. De esta manera tiene que seguir ofre-ciendo certeza en los documentos que genera con elfin de conferir certeza al sistema jurídico que ejecuta.

La certeza es propia del sistema jurídico y propia deldocumento administrativo y, por lo tanto, será uno delos elementos fundamentales que deberá preservar alo largo del tiempo.

Certeza no quiere decir veracidad. Un documen-to puede ser cierto pero su contenido no ser veraz.Lo que se preserva es la capacidad del documento deser fiable en el interior de un sistema y auténtico conrespecto a la responsabilidad que le es inherente. La

verdad del contenido es un valor distinto en este ca-so y no viene determinado por la certeza del docu-mento. La certeza sólo confiere autoridad. Paralela-mente, la compleción y la precisión de los documen-

tos deberán estar garantizadas: la compleción permi-te que los efectos jurídicos se puedan activar; la pre-cisión permite que los efectos jurídicos no sean am-biguos.

El documento administrativo electrónico



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Las cualidades que hemos visto hasta ahora pue-den ser utilizadas en un entorno analógico y electró-nico. Un elemento, sin embargo, que ha cambiado enel nuevo entorno electrónico es el significado de laforma. Así como antes la forma era un elemento quepermitía discernir la autenticidad y la fiabilidad de losdocumentos, ahora no es así. En el ámbito electróni-co la forma ha entrado en crisis porque no existe una

forma física visible al ojo humano, sino una codifica-ción informática que lo ha virtualizado.Un documento, según su configuración física,

puede ser analógico, electrónico y/o digital. Los do-cumentos analógicos son aquellos que se representanmediante soportes, como el papel, que suelen ser in-teligibles para el ojo humano y tienen un impacto vi-sual directo. Un documento electrónico es aquel que,siendo analógico o digital, tiene que ser interpretado y ser mostrado al ojo humano mediante un ordenador.El documento digital es aquel documento electrónicoque ha sido codificado a partir de un código binarioformado por unos y ceros. Cada uno de los signos 0 y

1 que representan un número, una letra, una imageno un sonido en un documento digital se llama bit . Elconjunto de ocho bits configura un byte y el procesode transformación o codificación de la informaciónen una serie de ceros y unos se llama digitalización.

La cadena de bits o bit-stream es la configuraciónde una secuencia de bits en formato binario que se



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transmite, almacena o se recibe como unidad. La agre-gación de un conjunto de metadatos descriptivos ne-cesarios para ordenar, estructurar o manifestar el con-tenido y forma de unas o más cadenas de bits, confi-guran los llamados componentes digitales. Y la agre-gación de uno o más componentes digitales, con lainformación sobre sus propiedades y los métodos deejecución de operaciones configuran el llamado obje-

to digital.El documento digital, pues, es una secuencia deceros y unos elaborada con información sobre sucontexto de creación, su contenido físico e intelectualy la estructura tecnológica que los ha generado. Estafisicidad diferente de la analógica, que hace que la for-ma del documento no sea decisiva a efectos evidenci-ales o probatorios, provoca que se tengan que buscarmecanismos que permitan mantener estos efectos detodas todas. Conferir la certeza que se le presupone alas administraciones públicas en sus documentos di-gitales es un paso obligatorio.

También hay que distinguir entre documento

"nacido digital" y documento digitalizado "nacidoanalógico", fruto de una transferencia de soporte. Elprimero es el que ha sido codificado en primera ins-tancia con forma binaria; el segundo es el que habi-endo sido generado en papel o en algún otro soporte,ha sido codificado a posteriori con ceros y unos, y hapasado a ser tratado por descodificadores digitales. La



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diferenciación es importante y objeto de debate en laimplementación de mejoras en la administración elec-trónica. Se habla a menudo de digitalización masivade documentos en papel para poder ser tratados y serconsultados desde el ordenador del trabajador, tareaque se puede realizar con cierta rapidez. Sin embargono se habla de su clasificación, ordenación y evalua-ción en el interior de los sistemas, justo donde radica

el problema.El documento de archivo y el objeto digital

En este punto hay que poner de manifiesto tresconceptos finales que serán el objeto de explotaciónde cualquier sistema de gestión documental: el docu-mento de archivo en entornos electrónicos, el expedi-ente electrónico y la configuración del objeto digital.

El paradigma de la preservación de los documen-tos electrónicos tiene como objeto de estudio el do-cumento como entidad individual y el documento co-mo entidad en relación con su entorno, con el fin degarantizar su conservación a largo plazo.

Los documentos son administrativos por sucapacidad operativa e instrumental. Pueden ser ana-lizados de forma individualizada desde la óptica dela diplomática. Estos documentos, además, son do-cumentos de archivo en base a su relación con otrosdocumentos. La archivística estudia los documentos y todas las relaciones establecidas con otros documen-



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tos producidos por una persona física o jurídica. Estaciencia describe los documentos de archivo como losdocumentos producidos como instrumento y residuode su actividad práctica o recibidos por una personafísica o jurídica como instrumento y residuo de su ac-tividad práctica, es decir, recoge la capacidad instru-mental del documento y lo destaca con vistas a su ges-tión y preservación. El documento de archivo tam-

bién puede ser un documento electrónico dado queni el soporte ni sus características físicas varían su na-turaleza. Sin embargo, su soporte y sus característicasfísicas sí varían la manera como éste se tendrá quepreservar. Por eso hablamos de documento electró-nico de archivo: porque necesita unas atenciones depreservación en algunos casos inéditas en el mundoanalógico.

La agregación de estos documentos a expedien-tes después del desarrollo de un procedimiento admi-nistrativo es algo que debe tenerse en cuenta. Con elfin de no romper los vínculos archivísticos existentesentre documentos, la tecnología actual permite gene-

rar objetos digitales que agrupan toda la informaciónrelacionada con el contexto, el contenido y la estruc-tura del documento electrónico y el propio documen-to electrónico. Este encapsulamiento tiene por obje-tivo su preservación a largo plazo. Según el Data Dic- tionary for Preservation Metada: Premis 2.0., el objeto di-gital es la unidad de información mínima en formato



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digital que se preservará. Henrio M. Gladney (2007)ha bautizado este objeto digital como TDO, es decir,trustworthy digital object . Gladney trata de hacer hincapiéen que lo que se está generando es un objeto que tie-ne que presentar las mismas garantías de autenticidady fiabilidad que el documento que lleva encapsulado.De igual manera que un procedimiento administrati-

vo dota de fiabilidad el documento que genera, un

procedimiento técnico como la generación de objetosdigitales también tiene que ser de confianza. Un ter-cer procedimiento, el de convertir el objeto digital enun objeto digital de conservación también tendrá quegarantizar la fiabilidad y la autenticidad de su produc-to final.

Si la tecnología de encapsulamiento es la digital¿por qué seguimos hablando de preservación de do-cumentos electrónicos y no digitales? La actual tec-nología lo que hace es codificar los productos de in-formación en unos y ceros. Si en un futuro una nuevatecnología varía la manera de codificar los productosde información, entonces la preservación digital ten-

drá que cambiar de nombre. En cambio el conceptode documento electrónico no, dado que es aquel quenecesitará siempre ser leído e interpretado por unamáquina asociada a flujos de electricidad. La preser-

vación de documentos electrónico no sólo está some-tida a la preservación de su tecnología, sino a la demuchos otros elementos que van íntimamente asoci-



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ados a su configuración intelectual. Como ya se hadicho, todos los documentos digitales son electróni-cos, pero no todos los electrónicos son digitales (un

vídeo o una película pueden tener formatos no digi-tales). En el presente trabajo abordaremos con másintensidad la preservación de documentos digitales,dado que es la tecnología más utilizada en la genera-ción de documentos administrativos y en su firma.

Los puntos clave del paradigma de la preserva-ción de documentos electrónicos son los siguientes:

· La preservación de la certeza, la precisión y lacompleción de los documentos electrónicos dearchivo.

· La preservación de los documentos electrónicos dearchivo.

· La preservación de las relaciones de los documentoselectrónicos de archivo con otros documentos dearchivo que configuran normalmente expedienteselectrónicos.

· La preservación de los objetos digitales generadospara preservar las características fundamentales delos documentos electrónicos de archivo y de losexpedientes electrónicos.



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¿QUÉ QUIERE DECIR PRESERVAR?

A pesar de parecer sinónimas, las acciones de pre-servar y conservar representan dos momentos dife-

rentes de un mismo proceso. Preservar es la acción deproteger anticipadamente alguna cosa de un daño po-sible o de cualquier hecho no deseado. Conservar esla acción de cuidar de una cosa favoreciendo su per-manencia e impidiendo su alteración o destrucción.

Preservar implica la aplicación de acciones preventivas, como, por ejemplo, preservar todos los ele-mentos que garantizan el conferimiento de los valoresy cualidades en cualquier documento electrónico, co-mo la certeza, la autenticidad o la identidad. Conser-

var implica la aplicación de medidas para garantizarla larga permanencia de la integridad de los soportes,de los formatos y de todos aquellos elementos físicos

que soportan los documentos y, por lo tanto, tambiénde los valores esenciales de los documentos electró-nicos.

La investigación actual se orienta hacia la defini-ción de un único proceso que implique una gestiónintegral, que no desvincule la preservación y conser-

vación de los pasos iniciales de la creación documen-



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tal. Se trata de que la preservación empiece desde elregistro general de entrada y no sólo desde el momen-to en que el documento entra en su fase semiactiva.Este extremo es el que la administración electrónicano acaba de asumir como propio.

¿POR QUÉ SE TIENEN QUE PRESERVAR LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS?

La necesidad de preservación se fundamenta enque la condición humana aprende del pasado y, pa-ra saber del pasado, se depende de la preservacióndel conocimiento generado entonces. Este aprendi-zaje, sin embargo, no se desvincula en ningún casodel utilitarismo y del pragmatismo. Como ha consta-tado Ross Harvey (2005), en la actualidad este axioma

convive (¿forzosamente?) en el interior de la llamada"economía del conocimiento" (último desarrollo teó-rico derivado de los conceptos "sociedad de la infor-mación" y "sociedad del conocimiento"). Ésta se fun-damenta en el uso del conocimiento para la mejorade las actividades económicas. La preservación elec-

trónica de la información permite su uso a la hora dehacer negocios. La información ha entrado en el mer-cado, pero no los documentos administrativos. Bási-camente porque no son un producto de informaciónque se pueda regular por el mercado, sino un bien pú-blico que protege los derechos de los ciudadanos: esun servicio. Es obvio que de eso no se puede hacer



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negocio. Sí, en cambio, ofreciendo productos que ga-ranticen su buena y óptima gestión.

La preservación y conservación de los documen-tos administrativos y, por lo tanto, de los documen-tos de archivo es una obligación jurídica, legal y admi-nistrativa, pero también un ejercicio de ética, transpa-rencia y responsabilidad democrática. El cuidado delos documentos electrónicos, tal como todavía suce-

de con los documentos en papel, permite garantizaresta responsabilidad democrática, por ahora y para si-empre.

El NSF-DELOS Working Group (2003) sugiriócinco condiciones suficientes a efectos de poder pro-

veer beneficio social con el cuidado de los documen-tos electrónicos. Éstos procurarán un beneficio socialen el caso de que:

· los productos de información vulnerables, sensibles y sujetos a riesgos se puedan preservar y proteger;

· la preservación asegure la accesibilidad a estos objetosa largo plazo por parte de los investigadores y del

público en general;· la preservación fomente la responsabilidad de los

gobiernos y las organizaciones;

· exista una ventaja económica y social en lareutilización de la información;



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· exista un requerimiento legal para mantenerlos.

¿CUÁNTO TIEMPO LOSTENEMOS QUE PRESERVAR?

Los documentos administrativos están someti-dos a una legalidad que acostumbra a dictar los ti-

empos necesarios para realizar un procedimiento ad-ministrativo que genere documentos que produzcanefectos. Judicialmente existen otros plazos y la lega-lidad de cada ente, organización, gobierno, región opaís definirá sus propios tiempos. Podemos sintetizar,a efectos de preservación, tres momentos: preservara corto, a medio o a largo plazo.

Preservar a corto plazo implica que el acceso a losdocumentos se mantiene hasta que los cambios tec-nológicos los hacen menos accesibles o inaccesiblestotalmente. Se contempla este plazo cuando el acce-so a los documentos tiene que ser posible durante unperiodo relativamente corto.

La preservación a medio plazo implica el accesocontinuado a los documentos por un periodo tempo-ral definido, que a la vez es capaz de superar los cam-bios tecnológicos.

La preservación a largo plazo implica la provisiónde acceso indefinido a los documentos o, como mí-nimo, al contenido de éstos. En el caso de los docu-



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mentos electrónicos de archivo el acceso al contenidoes sólo una de las partes que deben tenerse en cuen-ta en su preservación a largo plazo. La preservaciónde la información relativa al contexto de creación y a la estructura del propio documento así como a ladel entorno de creación también es necesaria a largoplazo, dado que explican, complementan y dotan de

valor al documento.

¿QUIÉN TIENE LA RESPONSABILIDADDE LA PRESERVACIÓN?

No sólo los centros tradicionalmente dedicados ala preservación, como son bibliotecas y archivos, tie-nen responsabilidad. Estos centros tienen por objeti-

vo documentar e informar la actividad humana y ha-

cerla accesible a las futuras generaciones.En la actualidad la responsabilidad la tienen queasumir muchos otros agentes. Según Ross Harvey (2005), hay dos focos iniciales de responsabilidad:

· Los productores, proveedores y propietarios tienenla responsabilidad inicial del archivo de sus objetosdigitales y, por lo tanto, tienen que asumir supreservación a largo plazo.

· Allí donde los mecanismos de preservación fallen,los responsables de los archivos digitales tienenel derecho y el deber de preservar estos objetos.El archivo digital, tal como veremos más adelante,



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puede ser entendido como entidad o como simplerepositorio.

En ambos casos el responsable final es el propie-

tario de la información, de la documentación preservada y del archivo digital.

La responsabilidad última no esquiva las respon-

sabilidades que existen durante la generación, la ges-tión y el uso de la documentación administrativa. To-do departamento, unidad o área es responsable de unabuena generación, una correcta gestión y un uso justoy pertinente.

También son responsables los gestores de los servicios informáticos de las organizaciones. A ellos seles debe exigir preparación adecuada, conocimientosprecisos, capacidad de adaptación a los cambios y agi-lidad metodológica. En un mundo de constantes cam-bios, su pericia es principal.

Responsabilidad, y mucha, tienen los altos direc-tivos que gobiernan estos servicios y los gestores fi-

nales de las administraciones públicas. A éstos se lesdebe exigir transparencia y comportamientos demo-cráticos, que por encima de todo garanticen al ciuda-dano que sus derechos serán preservados con la má-xima seguridad.

Si la administración electrónica orienta sus esfu-erzos para el beneficio del ciudadano (¿acaso una ad-



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ministración debe orientarlos hacia otro lado?), en-tonces la buena gestión de la documentación admi-nistrativa, como garante de los derechos de los ciuda-danos, es un producto que debe potenciarse y preser-

varse, como se hace con los materiales museológicos,los edificios municipales o los residuos reciclables.

En este sentido, los principios planteados por A. J. Gilliland-Swetland (2000) basados en el paradigma

archivístico, pueden ser tenidos en cuenta a la hora deorientar la preservación de los documentos electróni-cos y la identificación precisa de los responsables deésta. Así, sería conveniente:

· Trabajar conjuntamente con los gestores de datos, deinformación y de documentos con el fin de identificar

los requerimientos más adecuados para una buenagestión de la información a largo plazo.

· Identificar los roles y las responsabilidades deaquellos que crean, gestionan, proveen acceso y preservan los datos, la información y los documentos.

· Asegurar la creación y la preservación de documentos

fidedignos y auténticos.· Comprender que la información puede ser dinámica

en términos de forma, acumulación, atribución de valores y uso primario y secundario. Es decir, que elagotamiento de su utilidad principal no implica quepierda totalmente su utilidad.



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· Identificar la evidencia en los documentos y dirigirlas necesidades evidenciales de los documentos y

sus usuarios mediante la evaluación archivística, ladescripción y las acciones preventivas.

También es importante no eximir de responsabi-

lidades a las empresas que comercializan productos

de preservación digital y generan nuevos equipos y programas informáticos. De ellos depende que el ri-esgo de pérdida pueda ser más o menos elevado. Así,si estas empresas sólo ofrecen al mercado la posibili-dad de generar documentos en formatos propietariosy no abiertos, se limitan las posibilidades de preserva-ción de la integridad de estos documentos. De la em-presa privada dependen muchos del productos utili-zados en las administraciones, aunque últimamente sehaya apostado (de forma poco decidida, todo sea dic-ho), en algunas de ellas, por los formatos no propie-tarios y abiertos, menos costosos económicamente y de más fácil acceso y distribución.



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El DOCUMENTOELECTRÓNICO DE ARCHIVO

La diplomática es la disciplina que tiene por obje-

to el documento en sí mismo. La archivística, en cam-bio, tiene por objeto el documento como aparte de unconjunto agregado de documentos fruto de un pro-cedimiento ejecutado por un productor. Sin embar-go la archivística acepta el valor de describir un docu-mento o, lo que es lo mismo, una unidad documentalsimple, de forma individualizada, mediante la defini-ción de sus componentes suficientes y necesarios quepermiten que se pueda reconocer, capturar y gestio-nar mediante un sistema adecuado.

Los componentes necesarios y suficientes paraconformar un documento electrónico de archivo hansido definidos por los proyectos InterPARES 1 y 2,

coordinados por Luciana Duranti, Terry Eastwood y Heather MacNeil (2002). Estos son: un soporte, uncontenido, una forma física, una forma intelectual,unas personas, una acción, un vínculo archivístico y un contexto. Todos estos componentes, convenien-temente identificados, permitirán entender el docu-



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mento en su individualidad y en su interacción conlos demás documentos de un mismo productor.

EL SOPORTE

Es el transportador físico del documento. A dife-rencia de los entornos analógicos, en el ámbito elec-trónico el soporte tiene la única función de proporci-onar un espacio de grabación a los documentos elec-

trónicos. Con anterioridad al mundo electrónico, elsoporte podía conferir información adicional al docu-mento que transportaba: podía dar información so-bre la procedencia del documento o sobre su mayoro menor importancia, por ejemplo. Además éstos nopodían ser reutilizados, a no ser que dejaran algún ti-po de rastro sobre ellos. En el mundo electrónico al-gunos soportes pueden ser reutilizados y borrado sucontenido sin dejar ningún tipo de rastro. La reutili-zación, en cualquier caso, hace perder calidad al pro-pio soporte.

En el ámbito electrónico los soportes son in-estables, por sí solos tan sólo aportan información

sobre el propio soporte, pero no del contenido deldocumento. El soporte se puede separar físicamen-te del mensaje transmitido sin alterar ninguno de loscomponentes del propio documento. Eso no deja deser una ventaja, dado que la mayoría de los soportesmagnéticos y ópticos tiene una longevidad reducida.Los documentos pueden soportar la degradación de



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los soportes e irse migrando a nuevos soportes. Esoobliga a ser constante y eficiente en esta migración, aparametrizarla y a no desatender esfuerzos ni meca-nismos.

En realidad es más peligrosa la obsolescencia dela tecnología necesaria para representar los documen-tos que la degradación del propio soporte. Todo elmundo tiene en la cabeza los disquetes de 5' 1/4, in-

cluso los de 3'5', conservados en sus cajas de archivo,pero sin disponer de un ordenador que lea estos anti-guos soportes. El soporte puede estar todavía en con-diciones de ser leído, pero no existe tecnología adap-tada a su lectura. Lo mismo sucede con los soportesópticos como el CD y el DVD.

El documento electrónico se tiene que poderguardar en un soporte tanto si se genera como si serecibe. Por lo tanto en el momento de la transmisiónel documento pasa de un soporte a otro que no ne-cesariamente tiene que ser de las mismas característi-cas físicas. A pesar de eso, siempre tiene que podersoportar el formato del documento transmitido.

EL CONTENIDOEs el mensaje textual, simbólico y/o visual que

se supone que el documento quiere transmitir. A finde que el documento exista de forma definida e iden-tificable el contenido tiene que ser fijo y establo. Adiferencia de los entornos tradicionales donde conte-



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nido, soporte y forma conformaban una entidad úni-ca en la que cada elemento era fundamental, en am-biente electrónico los tres elementos pueden convivirde forma separada. Las partes de este contenido pu-eden dividirse en diferentes áreas en el interior de lamemoria digital, incluso en diferentes aplicaciones y bases de datos.

Los requisitos básicos para que el contenido exis-

ta van asociados a los conceptos de transmisión y co-municación. Conviene que en cada documento existaun destinatario. Su existencia presupone la intenciónde transmitir y, por lo tanto, tiene que nacer con lacapacidad para ser transmitido. Una transmisión exi-tosa, sin embargo, no es necesaria para la existenciadel documento ya que a pesar de fallar por algún er-ror o problema de red el documento preparado paraenviar continúa completo y estable. En cambio sí esnecesaria para el documento que se ha recibido des-pués de la transmisión. La constatación de un error detransmisión constituye evidencia, pero por sí sola sóloimplica que la acción de transmisión ha tenido lugar,

pero no es suficiente a efectos de compleción y deconsecución de los efectos deseados. Es importantetener en cuenta los factores que en el interior de unared favorecen la transmisión de documentos y el éxitode ésta a efectos de constatar acciones y determinaren qué momento de la comunicación los efectos queemanan del documento pueden ser ejecutables o no.



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Un par de requerimientos más que deben tener-se en cuenta son el de la legibilidad del documentotransmitido y el de la inteligibilidad. Un documentolegible por cualquier máquina que lo tenga que leer, einteligible al ojo humano.

En resumidas cuentas, en el caso del transmisorlos requerimientos necesarios del documento son laintención de ser transmitido, la capacidad para ser

transmitido, la legibilidad y la inteligibilidad. En el se-gundo caso los elementos necesarios son la transmi-sión correcta, la legibilidad y la inteligibilidad por par-te del receptor. Estos dos requisitos se fundamentanen una forma consensuada entre las partes que per-miten la representación del mensaje y el éxito de lacomunicación. La forma consensuada se puede divi-dir en forma física y forma intelectual.

LA FORMA FÍSICA

Se configura con aquellos atributos que determi-nan el diseño externo del documento. Estos compo-nentes son la escritura, el tipo de fuente utilizado, el

formato, los colores, el lenguaje, los signos especiales,los sellos, etc. En los documentos electrónicos tam-bién hace falta incluir la configuración y la arquitectu-ra del sistema operativo, la arquitectura del documen-to electrónico, el programa informático, todas aque-llas partes del marco tecnológico que determinan cuáltiene que ser el aspecto del documento y cómo será



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accesible y representado, además de las firmas digita-les y los sellos de tiempo.

En los sistemas electrónicos la mayor parte deestos componentes permanecen invisibles al usuario,aunque son fáciles de identificar. Algunos de estoselementos son comunes a algunas tipologías de docu-mentos, y pueden servir para identificarlos. Por ejem-plo las cabeceras de algunos mensajes electrónicos

corporativos o la disposición de una línea que separael texto de los mensajes electrónicos y los documen-tos añadidos.

La forma física es significativa. En primer lugar,cualquier cambio en su configuración en realidad estáconformando un documento nuevo; así cuando unprograma informático se convierte en obsoleto y semigra la documentación a una nueva aplicación, al-gunas de las partes de la forma física quedan altera-das. Un ejemplo conocido es el intento de abrir docu-mentos en formatos antiguos de Word Office, y en-contrarse el documento con el tipo de fuente cambi-ado o con los márgenes diferentes. Esta problemática

se convierte en más sensible cuando la organizaciónha trabajado con modelos documentales que con elcambio de software pueden alterar su configuracióninicial y quedar desconfigurados.

Cualquier reproducción o copia como puede seruna copia en formato fotográfico digital, una micro-filmación, el cambio de una cadena de bits de una cin-



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ta magnética a otra implica, por pequeña que sea, unamodificación de la forma física originaria del docu-mento objeto de la transmisión. Se están generandodocumentos distintos que sufren, a la vez, una adi-ción y una pérdida de información. Después de cual-quier migración se puede tener la sensación de que elnuevo documento tiene una similitud alta o baja conel documento original, incluso pueden parecer idén-

ticos, pero el documento es diferente. Además, en lamayoría de los casos, no queda ningún rastro de loscambios o alteraciones producidos. Un proceso de di-gitalización de documentos en papel, genera copiascon una forma física totalmente diferente en formatodigital. Estos nuevos documentos por sí solos puedenser copias o presuntas copias si no se ve el original. Laclave para resolver la inseguridad que produce el nosaber si la copia que se está consultando es óptima pa-ra iniciar un procedimiento administrativo o produ-cir efectos legales es disponer de algún elemento quepermita constatar que el nuevo documento en copiaes efectivamente copia del original. En este sentido la

administración electrónica ha emulado el antiguo mé-todo de la compulsa para autenticar la copia digital.Se habla de compulsa electrónica.

La forma física ha perdido la fuerza probatoriaque había tenido en ambientes tradicionales. La capa-cidad de los programas informáticos para ofrecer for-mas diferentes y cada vez más creativas ha hecho que



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haya perdido parte de sus valores iniciales. Los valo-res, en todo caso, se han transformado. La forma pu-ede dar pistas de la tecnología utilizada, por ejemplo.

Algunos defectos de forma o algunas desconfigura-ciones pueden demostrar el origen o el entorno decreación de un documento. Eso hace que no se pue-da afianzar la fiabilidad o la autenticidad de un docu-mento en su forma física, porque ésta no es estable.

Los documentos firmados o compulsados digi-talmente, o que han recibido un sello de tiempo, hoy por hoy pueden parecer estables porque se trata deuna tecnología actual y aprobada, pero no sabemosqué puede pasar en un futuro. La estabilidad a largoplazo no está probada, por lo tanto su autenticidade integridad tampoco están garantizadas. Por eso hay detractores de aplicar firmas digitales: es positiva parala autenticación de los documentos y para determinarel estado de transmisión en que se encuentran, peroes negativa porque no asegura la permanencia a lar-go plazo sin estar sometida a los cambios de la tec-nología.

LA FORMA INTELECTUALEs la suma de todos aquellos atributos que repre-

sentan la acción que ha desencadenado la creación deldocumento y su contexto documental y administrati-

vo. Esta forma comprende tres partes: la configura-



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ción del contenido, la articulación del contenido y lasanotaciones.

La configuración del contenido es la manera co-mo se representa el mensaje, a través de un texto, ungráfico, una imagen o sonido, o la combinación de al-gunos de estos elementos.

La articulación del contenido incluye los elemen-tos del discurso, la fecha, el destinatario, el saludo y

su disposición en el documento.Las anotaciones son los añadidos asociados al do-cumento después de su compilación. Algunos ejem-plos son el código de clasificación o la codificación depersonas que han participado en la toma de decisión,el número de registro, etc. Muchos de estos elemen-tos a menudo no aparecen en la representación deldocumento pero existen como metadato descriptivo.Eso ocurre cuando este documento es un objeto di-gital. Los metadatos descriptivos tienen que configu-rar lo que se llama perfil del documento. Una cosa esel documento propiamente dicho, la otra toda aquellainformación que lo explica más allá de la información

contenida que afecta exclusivamente a la acción jurí-dica pertinente.El perfil del documento es una forma electrónica

de representar todos los atributos del documento, quele confieren los elementos básicos para ser considera-do estable, íntegro, auténtico y fiable. Tiene que per-mitir presentar el documento de forma individual y en



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relación con los demás documentos que lo explicanadministrativa y archivísticamente y que, por ejemplo,forman parte del mismo expediente. Este perfil sitúael documento en el interior de un contexto documen-tal, relativo al procedimiento y a la procedencia quelo explican completamente.

El perfil documental no es un repositorio de ano-taciones sino una anotación en sí misma, que tiene

que quedar de forma inseparable asociada al docu-mento para siempre. Eso permitirá que el documentotenga los elementos esenciales que permitirán garan-tizar su fiabilidad ya que pueden demostrar su com-pleción y formar parte del sistema de control que lotiene que supervisar. Además también aportará ele-mentos que garantizan la autenticidad del documen-to porque hay atributos que dan información sobre elestado de su transmisión.

El proyecto InterPARES ha formulado una listade los atributos necesarios para configurar el perfil deldocumento:

Número de registro de entrada: el número

consecutivo que se asigna al documento que entra enla organización.Fecha de captura/creación: la fecha en que el

documento es creado (en el interior de la organiza-ción) o es recibido (desde otra organización; se enti-ende que hay una fecha adicional en este documen-to que es la de creación por parte del productor ges-



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tionada por éste). Los documentos creados en el in-terior de la organización y no registrados, ya que for-man parte de algún procedimiento en el que este do-cumento no saldrá al exterior, necesitan obligatoria-mente esta fecha en el momento de creación. En elmomento en que el documento se convierte en defi-nitivo y completo, pasa a recibir otra fecha llamada dearchivo.

Tiempo de la captura: hay que consignar la ho-ra, minuto y segundo de creación o captura del docu-mento.

Fecha de la transmisión: es la fecha en que eldocumento deja el espacio de creación y se transmitepor un canal a un espacio de captura. Estos espaci-os pueden ser diferenciados en el interior de una mis-ma organización: del espacio de registro al espacio dela gestión de expedientes, por ejemplo. Pero tambiénpueden ser externos a la organización.

Tiempo de la transmisión: conviene consignarla hora, minuto y segundo de esta transmisión entredos espacios de una misma organización o de otra

externa.Fecha del documento: es la fecha asignada aldocumento por su autor. No tiene por qué coincidircon la fecha de creación del documento. Es necesariala fecha tópica, es decir, el nombre del lugar y organi-zación en que se ha generado el documento.



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Fecha de archivo: no es la fecha asignada a undocumento por un departamento, unidad u oficinaen el momento de su creación sino en el momentoen que éste pasa a formar parte del espacio generaldel sistema electrónico donde trabaja la organización.Esta fecha se asigna al documento completo a todoslos efectos, no al borrador.

Número de registro de salida: es el número

consecutivo que se asigna al documento que sale dela organización.Nombre del originador: es el nombre de la per-

sona jurídica o física desde cuya dirección se ha envi-ado el documento.

Dirección del originador: es la dirección de lapersona jurídica o física que ha enviado el documen-to.

Nombre del autor: el nombre de la personacompetente para emitir el documento o en cuyo nom-bre o por orden de la cual el documento se emite.

Dirección del autor: la dirección de la personacompetente para emitir el documento o en cuyo nom-

bre o por orden de la cual el documento se emite.Nombre del redactor: el nombre de la personacompetente para la articulación del contenido del do-cumento.

Dirección del redactor: la dirección de la per-sona competente para la articulación del contenidodel documento.



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Acción o hecho desencadenante: el acto ohecho que desencadena la necesidad de documentar-lo mediante un documento.

Número de anexos: el número de ítems que seañaden de forma inseparable a un documento antesde transmitirlo a efectos de cumplir su propósito.

Soporte: el transportador físico en el que el do-cumento se registra o se almacena.

Departamento, unidad u oficina de gestión:el nombre de la entidad que ha tratado el acto o elhecho que necesita ser documentado.

Acción realizada: la resolución del acto o delhecho que ha desencadenado el procedimiento; en elcaso de algunos documentos recibidos, la resolucióndel acto o del hecho probablemente es la propia trans-misión del documento.

Nombre del destinatario: el nombre de la per-sona a quien el documento va dirigido o para quien eldocumento se ha realizado.

Dirección del destinatario: la dirección de lapersona a quien el documento va dirigido o para quien

el documento se ha realizado.Nombre del receptor: el nombre de la personaque recibe el documento final o una copia del docu-mento realizado a efectos informativos.

Dirección del receptor: la dirección de la per-sona que recibe el documento final o una copia deldocumento realizado a efectos informativos.



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Código de clasificación: el componente del cu-adro de clasificación que corresponde al código de laserie a la cual el documento pertenece.

Identificador del expediente: el componentedel código de clasificación que corresponde al identi-ficador del expediente al que el documento pertene-ce. Puede consistir en el nombre de la persona o laorganización, un símbolo, un número progresivo, una

fecha o un elemento específico relativo a su serie.Identificador del documento en el interiordel expediente: el componente del código de clasi-ficación que corresponde al número progresivo deldocumento en el interior del expediente, y en ausen-cia de expediente, a la serie pertinente.

Modo de transmisión: el método utilizado parala comunicación del documento a través del tiempoy/o del espacio.

Estado de transmisión: si es borrador, originalo copia. En el caso del primero también se añadiráel número asignado de versión a los documentos quepreceden al documento de archivo; el borrador puede

ser archivado en ausencia de un original o como do-cumento instrumental. Con respecto a la copia con- vendrá identificar de qué original proviene. El origi-nal es el documento primero, completo y capacitadopara producir efectos.

Corroboración: indicación del método de segu-ridad aplicado, por ejemplo una firma electrónica, un



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sello de tiempo, una marca de agua, una simple vali-dación, etc.

La lista de atributos no es cerrada ni es precepti- va. Orienta en línea de mínimos cuál tendría que serla información que habría que asociar a cualquier do-cumento. Experiencias próximas como los recientesVocabularis de metadades (2008) del proyecto iARXIUde la Generalitat de Cataluña añaden sugerentes me-

tadatos como son: la tipología documental o la refe-rencia al nivel de atención que merece el documentoen función de la Ley Orgánica de Protección de Da-tos, entre otros.

Entre todos los atributos de la lista del proyectoInterPARES se consideran atributos adicionales y nosiempre necesarios (en función del tipo de documen-to, sobre todo si no se tiene que transmitir) el núme-ro de registro de entrada, la fecha de captura, el tiem-po de la captura, el tiempo de la transmisión, el nú-mero de registro de salida, el nombre del originador,la dirección del originador, el número de añadidos, elnombre del receptor, la dirección del receptor y el nú-

mero de borrador.Dependiendo de la aplicación informática la ac-ción de rellenar estos atributos puede ser más o me-nos automatizada, la puede realizar el autor, el redac-tor o algún trabajador de la unidad administrativa res-ponsable.



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Con el fin de facilitar un acceso intelectual a estosdocumentos, se sugiere:

· la indexación de todos los elementos que formanparte del perfil,

· la provisión de herramientas de búsqueda a todas lasáreas conectadas al espacio general,

· la capacidad de poder buscar documentos por código

de clasificación y palabras claves,· el desarrollo de un tesauro de palabras clave que esté

conectado con el cuadro de clasificación a efectos debúsqueda por descriptores.

LAS PERSONAS

Son la parte más importante de los componentesde un documento electrónico. Las personas puedenser físicas o jurídicas, y se pueden diferenciar en cincoperfiles diferentes, imprescindibles todos ellos con el

fin de conferir responsabilidad al contenido del do-cumento.El autor es la persona competente y con autori-

dad y capacidad para generar el documento, el cual lorealiza él mismo, por orden suya o en su nombre. Elautor del documento puede coincidir o no con el au-



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tor de la acción jurídica en la que el documento par-ticipa.

El destinatario es la persona para quien el docu-mento se ha realizado. Puede coincidir o no con lapersona a quien la acción va dirigida o el documento

va dirigido.El redactor es la persona física o jurídica respon-

sable de la forma intelectual del documento. En caso

de que en un documento aparezca como autor el sim-ple nombre de una entidad, como por ejemplo unacorporación, una organización, un ente o un Estado,el redactor es la persona jurídica que toma la iniciativay la responsabilidad de la compilación del documen-to.

El productor del documento es quien genera elfondo documental. Eso que es muy claro en un con-texto analógico no lo es tanto en un contexto electró-nico. Mientras el documento esté en el interior del sis-tema de generación el productor estará claro, pero enel momento en que el documento pase a conservarseen un soporte externo diferente, como puede ser un

disco óptico, se puede impedir la determinación dequién había sido el productor inicial.El originador es el propietario de la dirección des-

de donde se transmite o se recibe un documento. So-bre él recae la responsabilidad de la transmisión. Larazón principal para su identificación es porque éstepuede ser igual o diferente del autor o del redactor del



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documento, especialmente cuando éste tiene diferen-tes autores pero sólo uno de ellos es el responsablede la transmisión.

En el ámbito electrónico la persona que aparececomo autor o redactor sólo se puede atestiguar jurí-dicamente de forma inequívoca con la atestación deuna firma electrónica propia de la persona.

LA ACCIÓN

El documento electrónico tiene que incluir la dis-posición, es decir, la expresión de la voluntad o juiciodel autor, ya que esta es la razón por la que el docu-mento ha sido creado por primera vez. Cada docu-mento debe su existencia al hecho de que ha partici-pado en alguna acción.

Esencialmente hay dos categorías de inicio de laacción:

· la iniciativa pertenece a la persona o personas que lallevan a cabo (por ejemplo, el funcionario que iniciaun procedimiento sancionador contra un ciudadano);

· la iniciativa pertenece a otra persona (el ciudadanoque solicita algo a una administración).

EL CONTEXTO



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Es el marco jurídico, administrativo, procedimen-tal y documental en el que el documento ha sido cre-ado. No pertenece físicamente al documento, pero locontextualiza en el interior de la organización. Se di-ferencian distintos contextos: jurídico-administrativo,de procedencia, de procedimiento, documental y tec-nológico.

El contexto jurídico-administrativo es el sistema

legal y organizativo en el que los documentos se gene-ran. El contexto de procedencia es el cuerpo de cre-ación del documento, el que lo manda hacer, su es-tructura y las funciones que cumple. El contexto delprocedimiento es el proceso administrativo en el cur-so del cual el documento se ha generado. El contextodocumental está constituido por el fondo y la estruc-tura (tecnológica o no) al que pertenece el documen-to creado.

Se ha hablado de un último contexto que podríaser el tecnológico. De todas maneras, si nos referi-mos a la tecnología utilizada para generar determi-nados documentos, queda claro que esta tecnología

condiciona la forma del documento y por lo tanto es-taríamos hablando de una parte de los componentesdel documento y no sólo del contexto. Por otra partesi nos referimos a las características tecnológicas delsistema de gestión de los documentos, entonces nosestaríamos refiriendo al contexto documental.



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EL VÍNCULO ARCHIVÍSTICO

En último término, y no de menor importancia,está la constatación de las relaciones existentes entreun documento y los demás generados en un entornoo en un procedimiento administrativo. El vínculo arc-hivístico forma parte del documento y no es un com-ponente externo como es el contexto. En él podemos

encontrar la relación causa-efecto, la expresión másprimaria del desarrollo de la actividad y el cumplimi-ento de la acción que ha motivado cada uno de losdocumentos. Es, pues, el elemento más determinantea la hora de comprender el documento. La aparicióndel vínculo determina también el momento de crea-ción del documento.

En ambiente electrónico, este vínculo sólo se po-drá expresar a partir de la asignación de un código declasificación que conecte el documento con los otrosrelacionados con la misma serie. Como hemos vistola asignación del código de clasificación es una anota-ción que formará parte del perfil del documento. De

la misma manera, todas aquellas anotaciones que sir- van para vincular el documento con los otros de unmismo expediente también servirán para determinareste vínculo archivístico.



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valores esenciales QUEDEBEN PRESERVARSE

Los valores esenciales que permiten asegurar la

certeza, compleción y precisión de los documentoselectrónicos de archivo son la fiabilidad, la autentici-dad, la integridad, la identidad y la capacidad de usoa lo largo del tiempo. Estos valores son los que ema-nan de la correcta preservación y conservación de loscomponentes descritos en el apartado anterior.

LA FIABILIDADLa fiabilidad o credibilidad de un documento de-

pende de su grado de compleción, del grado de con-trol en su procedimiento de creación y de la credibi-lidad de su autor.

El grado de compleción de un documento se pu-

ede medir a partir de su perfil documental. Un docu-mento es completo cuando su configuración permi-te producir el efecto jurídico y legal deseado. Por lotanto, se reclama la compleción del documento y desu perfil.

El control del procedimiento de creación se llevara cabo con:



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· El control de las redes de comunicación de la

organización.· El control del sistema de gestión de los documentos

electrónicos.

· El control del programa informático utilizado en laidentificación de los usuarios del sistema y de susprivilegios individuales en función de su competencia

administrativa en el interior de la organización.

En este sentido conviene determinar en el interi-

or de las redes de comunicación los límites, a efectosde control, de tres espacios de trabajo: el espacio ge-

neral, el espacio grupal y el espacio individual.El espacio general es la parte del sistema que esaccesible a todos los miembros de la organización,gestionado de acuerdo con unas normas establecidasde generación de documentos y expedientes, y quecontiene el sistema central de archivo de la organiza-ción. La característica básica del espacio general esque ningún documento que haya traspasado sus lími-tes puede ser posteriormente manipulado. Se convi-erte en esencial diferenciar dos entornos del contextode creación de documentos electrónicos, que permi-ten garantizar la fiabilidad del documento generado:



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· Los procedimientos automatizados o el workflow :propio del sistema de creación documental elaborado

por la organización, es el más fácil de controlar. Tieneque ser consensuado por la organización con el fin degarantizar la fiabilidad de sus productos.

· Los procedimientos no automatizados exteriores alsistema de gestión de la información: es habitualla existencia de espacios de creación documental

fuera del sistema general. Nacen por la necesidaddepartamental de resolver asuntos puntuales ogenerales propios del departamento. Raramente sonde utilidad general. Eso no quiere decir que no seanconsensuados por la organización.

El espacio grupal es la parte del sistema que esaccesible a todas las personas que comparten unacompetencia parecida. Este es el sistema que contienemás versiones en forma de borrador de un mismo do-cumento, comentarios, anotaciones, documentos detrabajo, documentos informativos y/o de apoyo.

El espacio individual es la parte del sistema quees accesible sólo por parte del individuo. Este espacioindividual hay que diferenciarlo de un espacio perso-nal, espacio privado del individuo al que no puedenacceder los responsables de los servicios informáticosa efectos de control.



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A efectos de control también conviene determi-nar un sistema de seguridad de acceso, como cartasmagnéticas, privilegios, contraseñas, controles de voz,biometría, etc.

Como se ha dicho, el perfil del documento pue-de ser utilizado como instrumento primario para de-terminar la fiabilidad del documento. Un instrumen-to complementario de este perfil son los metadatos

relativos al uso que se ha hecho de los documentos enel interior del sistema, que suelen generarse de formaautomática y se preservan en el interior del sistema.

La credibilidad en el autor también es un factorque debe preservarse. En un ambiente tradicional elelemento que identifica al autor es la firma como par-te final del procedimiento. En ambiente electrónico,los elementos procedimentales que la garantizan seexpresan en el control de acceso de los usuarios, esdecir, en la limitación e identificación de las personasque tienen acceso al sistema, que pueden leerlo, in-teractuar en él, la manera en que pueden hacerlo, etc.La realización de un audit trail tiene que ser posible.

Se considera que el control de acceso tiene que ser unelemento integral de cualquier sistema desde el iniciode su funcionamiento.

LA AUTENTICIDAD

Es el valor que certifica que el documento esaquello que dice ser. La autenticidad viene conferi-



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da al documento por el modo, la forma y el estadode transmisión, y por la manera como éste se ha pre-servado y custodiado. En los sistemas electrónicos,así como en los sistemas tradicionales, la autenticidadse asegura mediante el respeto a procedimientos ad-ministrativos, dificultando la reproducción de instru-mentos técnicos e instalando sistemas de seguridad.

El modo de transmisión es el método seguro me-

diante el cual el documento se comunica a través delespacio y del tiempo. Esta seguridad se alcanza:

· mediante la articulación de métodos de transmisióny recepción desde un espacio a otro de formaautomática o manual;

· con la inclusión en el sistema de un audit trail

capacitado para determinar la trazabilidad de cadatransmisión (fecha, tiempo, personas y sujeto).

La forma de transmisión es la forma que tiene el

documento cuando se ha generado o recibido. Tradi-

cionalmente la autenticidad residía en las característi-cas que la diplomática denomina extrínsecas e intrín-secas. En un entorno electrónico cada documento ge-nerado tiene que disponer de un perfil de documento,que engloba aquellas características. Para garantizar laautenticidad los elementos mínimos de información

del perfil son: la fecha, el tiempo, el autor, el destina-



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tario, la acción, el código de clasificación, el númerode registro, y la corroboración. Cada documento, paraser transmitido de forma segura, tiene que estar pro-tegido por un sello de tiempo o un sello criptográfico,por ejemplo.

El estado de transmisión es la fase de compleciónque tiene cada documento a efectos de ser transmiti-do. Los tres estados principales de compleción de un

documento son el borrador, el original y la copia.La mayor parte de los documentos que se mu-even en el interior del espacio de trabajo individualson borradores. Para identificarlos, cada borrador ti-ene que tener asociado un perfil de documento en elque se indica fecha, tiempo, autor, número de versióny cada dato relevante, como pueden ser los nombresde las personas consultadas sobre su contenido fueradel espacio de trabajo. El borrador es siempre un do-cumento incompleto, y por lo tanto no produce efec-tos.

El documento original es el documento primero,completo y efectivo. Primero, porque no hay antece-

dentes que produzcan los mismos efectos; completo,porque sin la compleción no produciría efectos; efec-tivo, porque está en disposición de producir efectos.La copia tiene que producir los mismos efectos queun original, siempre y cuando sea una copia auténtica,es decir, verificada después de comprobar el original



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o su existencia. Tanto el original como la copia tam-bién tienen que disponer de un perfil documental.

Otros documentos pueden ser comentarios so-bre los borradores y se tienen que considerar origina-les porque cada comentario es un primer documen-to, completo y efectivo en sí mismo. Eso implica quecada comentario tiene que tener su perfil documentalcon fecha, tiempo, autor y la referencia del borrador,

con inclusión del número de versión.Una vez el original se ha creado, este se identifi-cará archivísticamente con la inclusión de un códigode clasificación en su perfil.

También se puede determinar la autenticidad deun documento en función de la manera como se hapreservado y custodiado. Algunos elementos que per-miten esta constatación son, por ejemplo: la anteriory posterior compatibilidad con la tecnología escogidapara la preservación de los documentos electrónicos;la rutina establecida de copias en backup en el siste-ma; la rutina establecida por la que las copias másterdel documento se preservan en un entorno climática

y físicamente seguro, mientras que las otras copias sereservan para el uso y son más fácilmente accesibles alos usuarios; la rutina establecida de autenticación delas copias máster y el sistema de regular recopia y/omigración.

LA INTEGRIDAD



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La compleción del documento permite la ejecu-ción de efectos jurídicos y legales. Para que el docu-mento sea completo tiene que permanecer intacto y sin indicios de corrupción de ningún tipo. En ambi-ente electrónico este valor toma una importancia cla-

ve. La capacidad de modificación del bit-stream del do-cumento es muy fácil, rápida y puede no dejar rastro.Para evitar esta inseguridad los metadatos del docu-

mento y su exactitud también son claves. Ya hemosdicho que la compleción del documento y del perfildel documento son básicas para determinar su fiabi-lidad. Los metadatos tienen que demostrar quién ti-ene responsabilidades asociadas al documento y cuá-les son sus transformaciones tecnológicas (una mi-gración mal dirigida puede afectar de forma decisivaa un documento y alterarlo). La firma electrónica, co-mo sistema que mantiene la integridad del documen-to, también se ha defendido. Sin embargo, su inca-pacidad para permanecer a lo largo del tiempo haceque pueda formar parte de la integridad del documen-to, pero a la vez convenga desintegrarla físicamente a

efectos de mantener la perdurabilidad del documento.Eso no quiere decir renunciar a la firma electrónica,porque era necesaria en el documento. A efectos deconservación, sin embargo, se está optando por con-servar documento y firma de forma independiente.

LA IDENTIDAD



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Se constituye a partir de los atributos de un docu-mento que lo caracterizan de forma única y lo distin-guen de los demás documentos. Estos atributos o me-tadatos incluyen el nombre de las personas que hanparticipado en su creación, las fechas de produccióny de transmisión, el objeto jurídico que representa y laexpresión de su relación con los demás documentos.

Todo a efectos de determinar la responsabilidad de la

persona física o jurídica que en cada caso ha partici-pado en las diferentes fases del procedimiento que hagenerado el documento y los diferentes momentos enque éste se ha utilizado.

LA CAPACIDAD DE USO Y EL ACCESO

La eterna juventud de los documentos es una delas utopías del sistema. Los términos usabilidad o reu-sabilidad han sido adaptados para definir la perdura-bilidad en el tiempo de los elementos que permitenseguir consultando el documento, que mantengan sulegibilidad tecnológica y su inteligibilidad para el ojohumano. Cualquier cambio en el entorno tecnológi-

co tendrá que prever que estos tres requisitos se cum-plan.



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EL EXPEDIENTEELECTRÓNICO DE ARCHIVO

El vínculo archivístico de un documento se esta-

blece en su relación con otros documentos y con elcódigo de clasificación que lo identifica unívocamen-te en el interior de un sistema de gestión documental.El documento, en función de su naturaleza, puede serúnico o puede formar parte de un conjunto de docu-mentos que da lugar al expediente. Así, un expedien-te, a la luz de la última definición propuesta por Ri-cardo Rivera Ortega (2007), es el conjunto de docu-mentos ordenados por la Administración relativos aun asunto determinado.

La definición de Rivera simplifica la propuestapor la ley 11/2007 de la administración electrónicaen su artículo 32, en el que se dice que el expediente

electrónico es el conjunto de documentos electróni-cos correspondientes a un procedimiento administra-tivo, "sea cual sea el tipo de información que conten-gan". Obviamente la última frase es incorrecta dadoque cualquier información en el interior de un expe-diente es pertinente al procedimiento y por lo tanto



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relacionada absolutamente con el procedimiento. Nohay lugar para documentación que no tenga relación.

Desde el punto de vista archivístico existen dostipologías de agrupaciones documentales: el expedi-ente administrativo y la unidad documental compu-esta. Todo expediente administrativo es una unidaddocumental compuesta, pero no todas las unidadesdocumentales compuestas son expedientes adminis-

trativos. En el primer caso la documentación agrupa-da tiene relación directa con el procedimiento admi-nistrativo que lo genera. En el segundo caso no exis-te un procedimiento administrativo reglado que con-figure la agregación. Existen también unidades docu-mentales compuestas realizadas en el archivo y queson fruto de la agregación hecha por parte de archi-

vistas en el ejercicio de su profesión. Estas agrupaci-ones en muchos casos no están reguladas por ningu-na legislación y obedecen a principios metodológicosde la disciplina archivística.

El expediente, en ámbito electrónico, tiene lasmismas funciones que en los ámbitos tradicionales.

Sin embargo ronda un prejuicio en las organizacio-nes que hace que se vea el expediente electrónico di-ferente del tradicional: se piensa que las nuevas tec-nologías implicarán una automática mejora en el ex-pediente tradicional, y que eso incidirá de forma claraen la eficacia, eficiencia y simplificación de los proce-dimientos administrativos. En el mejor de los casos,



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sin embargo, lo que se ha hecho es emular los proce-dimientos tradicionales mediante su automatización.En algunos otros, lo que se ha hecho es complicarel procedimiento porque se ha querido otorgar partedel trámite electrónico a cada una de las personas queforman parte de un departamento. En otros casos elprocedimiento no se ha simplificado sino que se haduplicado, lo que ha dado lugar a expedientes híbri-

dos. En rigor, un expediente híbrido es aquel que ti-ene documentos en formatos analógicos y documen-tos electrónicos. En realidad, algunos de los actualesexpedientes híbridos son una copia con documenta-ción de apoyo del expediente electrónico.

Las nuevas tecnologías permiten una automati-zación racional y simple de los procedimientos admi-nistrativos siempre y cuando exista una revisión pre-

via de los procedimientos con esa voluntad. Es ciertoque cualquier cambio en un procedimiento, por justoy razonable que sea, puede implicar una reestructura-ción organizativa. Y eso puede generar conflictos enel interior de las organizaciones. Pero este es el reto

de la administración electrónica.Un caso parecido de mal uso de las nuevas tec-nologías se produce en la recopilación de documen-tación personal por parte de las oficinas de atenciónal ciudadano, con el fin de motivar la resolución deun procedimiento administrativo. En algunos casos seha propuesto la digitalización de esta documentación



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con el fin de disponerla en el interior del expedienteelectrónico de la organización. La simple comproba-ción de la autenticidad de los documentos aportadosantes del procedimiento mecánico por parte del fun-cionario de digitalizarlos hace que el tiempo de aten-ción al ciudadano se duplique. Este caso es especial-mente sangrante porque se produce al inicio de muc-hos procedimientos iniciados a instancia del ciudada-

no, en el registro de entrada.Por estos motivos entendemos que es operativoy permite evidentes mejoras a cualquier organizaciónla realización de un catálogo de procedimientos, y queéstos estén asociados a un código de clasificación quelos relacione con sus series en un cuadro de clasifica-ción corporativo. Este es un buen camino para hacerfrente con éxito, desde el principio, a los retos de laadministración electrónica: la simplificación adminis-trativa, la agilidad y eficiencia procedimental, la satis-facción del ciudadano y la preservación segura de susderechos.

Con respecto a la conservación del expediente

electrónico se está optando por su conversión en unobjeto digital de preservación, compuesto de los do-cumentos que forman parte (con los respectivos per-files documentales) y de los metadatos descriptivosreferentes al expediente configurando un perfil de ex-pediente. Todo generará un objeto digital preservablea corto, medio o largo plazo.



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Este perfil de expediente se tendrá que configurara partir de los siguientes atributos:

Identificador del expediente: el componentedel código de clasificación que corresponde a la iden-tificación unívoca del expediente. Este puede estarconstituido por el nombre de una persona o de unaorganización, por un símbolo, por un número pro-gresivo o una fecha.

Código de clasificación: el componente del có-digo de clasificación que corresponde al código de laserie a la que pertenece el expediente y los documen-tos que lo integran, y que está contemplado en el cu-adro de clasificación.

Fecha de apertura del expediente: la fecha enque el expediente se ha creado.

Fecha de cierre del expediente: la fecha en queel expediente se ha cerrado.

El documento, el expediente y sus respectivosperfiles se encapsularán en el objeto digital a preser-

var. De forma teórica los metadatos de los perfilesno tendrían que depender de ninguna tecnología en

concreto. El desarrollo tecnológico puede dar lugar aobjetos no digitales sino configurados con otros len-guajes informáticos. Cualquiera que sea el lenguajeutilizado y cualquiera que sea el formato, la entidadde preservación creada tiene que llevar asociados losatributos que hemos determinado.



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LA EVALUACIÓN PARA LA PRESERVACIÓN

No es suficiente con preparar objetos digitales de

preservación. Conviene ser inteligentes y distinguir elgrano de la paja. Una buena preservación pasa poruna previa evaluación de lo que conviene conservar.En este sentido nada varía entre el mundo analógicoy el electrónico por dos razones:

· Las funciones de los documentos son las mismasen los dos entornos; no dependen del medio detransmisión.

· Ni el soporte ni el formato son determinantes ala hora de evaluar los valores jurídicos, legales,administrativos o históricos.

Sí se convierte en determinante su mayor o me-

nor capacidad de resistencia al paso del tiempo, ele-mento que en ningún caso restará o aumentará el va-lor intelectual de los documentos. En todo caso la do-cumentación evaluada puede escoger un tipo de so-



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porte y formato concreto a la hora de proceder a suconservación a corto, medio o largo plazo. Sin em-bargo, eso, insistimos, no varía los valores de los do-cumentos.

Los documentos administrativos disponen dedos valores principales: el valor primario y el valorsecundario. El primario es aquel por el cual el docu-mento se ha creado y lo motiva. Este valor persiste

mientras el ente productor o su destinatario lo puedenutilizar. El secundario es aquel que viene avalado porel interés de la investigación como práctica científica.Se acostumbra a dar cuando los documentos han per-dido el uso para el que los organismos lo han creadoy a medida que decrece su valor administrativo, legalo fiscal, inicial.

Valores primarios los hay de diferentes tipos: eladministrativo, el legal, el jurídico y el fiscal. Y valoressecundarios: el informativo y el histórico.

EL VALOR ADMINISTRATIVO

Es el valor que tienen los documentos para ad-

ministrar y gestionar una acción o un hecho. Por es-te motivo el documento se llama administrativo. Talcomo ha apuntado Luciana Duranti (1997), este va-lor va asociado también a su capacidad de duraciónen el presente, a medio plazo y en un futuro. Entreellos existen diversos niveles que hay que evaluar, asílas resoluciones, las órdenes, los reglamentos, las actas



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de las reuniones, es decir, los documentos producidospor los niveles jerárquicos más altos y utilizados pordiferentes unidades de la propia organización dispo-nen de un valor más alto que, pongamos por caso, losdocumentos instrumentales o de apoyo. Otros docu-mentos con un alto valor administrativo son los finan-cieros y económicos que pueden ser necesarios paraauditorías externas y afectan a algunos de los derec-

hos importantes de los ciudadanos. También aquellosdocumentos relativos a casos que establecen algún ti-po de precedente jurídico tienen un alto valor.

Duranti ha propuesto algunos criterios posiblespara establecer el valor administrativo de los docu-mentos y su necesidad de duración:

· El nivel jerárquico del departamento, unidad, áreao cargo que ha producido el documento hace quelos documentos generados tengan más o menoscapacidad ejecutiva y más o menos valor.

· La duración legal necesaria de los efectos producidospor los documentos.

· El número de personas físicas o jurídicas que quedanreferenciadas en los documentos.

· El número de unidades administrativas que hanparticipado en la resolución del asunto documentado.



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· La posibilidad de posteriores acciones jurídicas entreel ente productor y las personas relacionadas con el

asunto documentado.· La necesidad de hacer referencia a los documentos

con el fin de tratar asuntos parecidos o conduciracciones sucesivas, de las cuales los documentos sonla base.

· La frecuencia de utilización mientras los documentos

están en fase activa o semiactiva.· La frecuencia de utilización constatada después del

cierre de documentos parecidos.

Cierta documentación tiene bajo valor adminis-

trativo, como por ejemplo aquellos documentos quesabemos que disponen de duplicados en otros siti-os, o que por ser copias provienen de un original conmás valor. En el ámbito electrónico el uso del crite-rio de copia y original puede ser irrelevante a efectosde extraer un valor administrativo claro, dado que la

mayoría de los documentos electrónicos pueden sercopias.

EL VALOR LEGAL Y EL VALOR JURÍDICO

El valor legal es la capacidad de los documentosrelativos a asuntos finalizados de ser utilizados comoprueba legal de los hechos a que hacen referencia. Es-



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te valor no se tiene que confundir con el jurídico que,contrariamente al primero, permanece siempre en eldocumento y es componente esencial de su naturale-za. El valor legal de los documentos emana del hec-ho de que son producidos por acciones de naturalezalegal fundamentados en leyes. Documentos adminis-trativos de índole instrumental pueden ser utilizados aefectos judiciales, a pesar de no ser preceptivos en un

procedimiento administrativo, como por ejemplo al-guna tipología de informes que simplemente apoyanla acción administrativa pero no forman parte.

Normalmente el valor legal perdura paralelamen-te con el administrativo y con la duración del marcolegal que lo ha posibilitado, pero también se puedeprolongar después. El valor jurídico, en cambio, per-dura para siempre porque forma parte de la naturale-za del documento, y deja evidencia de una acción ohecho de naturaleza jurídica.

EL VALOR FISCAL

Es el valor que tienen los documentos que jus-

tifican el dinero que una Administración ha recauda-do, distribuido, controlado o gastado. Su valor puedeperdurar más allá de la acción administrativa que hayarequerido de estos tipos de documentos. Así el valorde un presupuesto municipal sobrepasa el límite delprocedimiento administrativo que lo formaliza. Es-te valor es fundamental a efectos de la transparencia



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económica de la Administración de turno y a efectosde posibles auditorías.

EL VALOR INFORMATIVO E HISTÓRICO

Los documentos son información registrada, porlo tanto el valor informativo es inherente a su natura-leza. En el caso de la documentación administrativahay mucha información relacionada a los asuntos que

trata la organización que los ha generado, pero tam-bién información relativa a personas, objetos, lugares,fenómenos y acciones jurídicas. La información do-cumentada refleja la manera de hacer de la organiza-ción.

El valor informativo no reside sólo en los docu-mentos instrumentales o de apoyo, sino en cualqui-er tipo de documento administrativo. A la vez, este

valor sirve para dejar evidencia de una actividad, pa-ra tener memoria de la organización que ha generadolos documentos y para, si conviene, historiar cada unode los aspectos sociales, económicos, tecnológicos y políticos de la interacción entre la organización y sus

usuarios. A este efecto la información se carga de lacalidad de ser analizada por la ciencia histórica, perotambién por otras ciencias. La calidad de la informa-ción a efectos de investigación no depende del ciclode vida de los documentos que la han registrado, sino,en una primera instancia, de la buena generación del



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documento, y, en segundo lugar, del análisis científicoque la utiliza.

Para extraer el valor informativo de la documen-tación hay que utilizar diferentes parámetros de aná-lisis. Entre ellos la singularidad de la documentación,detectable en aquella información que no puede serencontrada en ningún otro documento de maneracompleta. La importancia de la documentación vie-

ne determinada por una estimación justa del evalua-dor, el cual necesita de un amplio conocimiento de lastécnicas de investigación y del mundo académico. Eltestimonio que ofrece la información puede abarcarmuchos ámbitos de actuación de la Administración,y eso va a discreción del científico y del objeto de suestudio.

ESCOGER, EVALUAR Y ELIMINAR

En el ámbito electrónico las tres actividades sonde extrema necesidad con el fin de no acumular infor-mación innecesaria. También lo es en el mundo analó-gico y sobre todo en aquellas administraciones que

todavía documentan muchas de sus acciones con pa-pel. Pero la intangibilidad de la documentación elec-trónica hace que el alcance del problema se vea deotra manera y no se acepte como tal. "¡La memoria esbarata!" es una expresión habitual entre los responsa-bles de la gestión de la información. Pasa que con estaexpresión se tiende a conservar la totalidad de la do-



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cumentación electrónica generada, sin ninguna elec-ción ni evaluación archivística que permita su gestiónrazonada. La idea que debe retenerse es que no hay que guardarlo todo, y, si se tiene que hacer, que comomínimo se haga de forma organizada.

Parece un criterio obvio, pero no se acostumbra adar. Los elementos claves en este proceso son el perfildel documento, el perfil del expediente y el código de

clasificación. Los documentos electrónicos conveni-entemente descritos pueden ser gestionados a partirde un solo código, que determina el grado de conser-

vabilidad del documento o del expediente que codi-fica.

Desde hace tiempo que proliferan las herrami-entas llamadas ILM ( information lifecycle manager ) desti-nadas a gestionar un paquete de metadatos que per-mitan una gestión de mínimos de la documentaciónelectrónica. Sus potencialidades se limitan a gestionarmetadatos como la fecha de creación, el volumen deespacio que ocupan, el formato en que se ha generadoel documento, entre otros. Son útiles para diferenciar

grandes bloques documentales de otros y moverlosen el interior de los repositorios con relativo poco es-fuerzo. No son la solución para hacer frente a la pre-servación a largo plazo:

· Porque no prevén una migración a formatos depreservación de los documentos.



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· No permiten una evaluación justa de cadadocumento, porque en realidad no son herramientas

de evaluación, sino de mera gestión.· El propio nombre de la herramienta, gestor del ciclo

de vida de la información, demuestra que existe lafalsa percepción del fin de la vida del documento.

· No permiten la gestión de la información de las basesde datos corporativas, sólo de aquellos datos que se

combinan dando lugar a documentos.

La preservación a largo plazo de los valores po-

ne en cuestión el concepto "ciclo de vida de los do-cumentos". Este es útil para la gestión documental,

pero no decisorio para la preservación a largo plazo,en la que algunos valores, legales, jurídicos e históri-cos principalmente, no se debilitan sino que inclusose refuerzan. Los valores, por lo tanto, se mantienenen función de su uso.

Una particularidad relativa a los valores de los do-cumentos en el ámbito electrónico es la posibilidad desu rápida y múltiple generación. Se empiezan muchosy se dedican muchas horas a borradores que no pro-ducen efectos. Estos borradores, distinguidos con unnúmero de versión en el mejor de los casos, puedenpasar a formar parte del stock de documentos electró-nicos llamados "de trabajo" que llenan los repositori-



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os de las organizaciones. ¿Cuál es el valor que debeotorgarse a los borradores? Un valor evidente es elinformativo. ¿Cuáles son los límites en términos depreservación del valor informativo de estos borrado-res? El valor informativo no depende exclusivamen-te del documento, sino del usuario y su necesidad deinformación. Por lo tanto, algunos criterios prácticosa la hora de distinguir los borradores serían:

· Determinar si existe un documento original querecoja la información de este borrador.

· Distinguir la versión más completa de entre susdiferentes versiones.

· Preservar aquellos borradores cuya información no

puede ser recogida por ningún otro documento oherramienta informativa de la organización.



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LA FIRMA DIGITAL

La firma digital ha sido y es uno de los méto-dos utilizados para garantizar la fiabilidad de los do-

cumentos electrónicos. La fiabilidad se demuestra sise garantiza la autenticidad y la integridad del docu-mento firmado. La autenticidad se demuestra medi-ante la determinación de la identidad del documen-to, constatando el estado de la transmisión y determi-nando su grado de conservación. La integridad se de-muestra mediante la constatación de la no corruptibi-lidad del documento. Para alcanzar estos objetivos, latecnología digital ha puesto al alcance un instrumentoque garantice todos estos valores.

La tecnología de la firma digital utiliza la cripto-grafía de clave pública. En este caso cada usuario dis-pone de dos claves: la clave pública y la clave privada.

La primera viene distribuida de forma libre, mientrasque la segunda es secreta. El procedimiento de firma-do es el siguiente: el usuario A toma el documentooriginal que quiere enviar y lo codifica en un códigoúnico mediante la función llamada hash (basado enun algoritmo tipo SHA-1, SHA-2, MD5, entre otros).Esta función codifica el documento en un bit-stream



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o valor numérico que a continuación se encripta conla clave privada del usuario A. El resultado de la ope-ración es un objeto digital (el de la firma) que va aso-ciado al documento. Este objeto digital y el documen-to se envían al usuario B. El usuario B recibe el objetoy lo desencripta con la clave pública, verificando quela procedencia es cierta y segura. Con la desencripta-ción, la función hash aparece, el usuario B recalcula

la función y la compara con la que ha recibido. Una vez comprobada su exactitud, la verificación es com-pleta.

El instrumento, sin embargo, ha presentado al-gunos problemas fundamentales a la hora de afron-tar la defensa de la integridad y la autenticidad de losdocumentos que corrobora. Tal como Filip Boudrez(2007) ha constatado hace poco, la firma electrónicano permite demostrar la identidad de los documen-tos, sino que sólo puede demostrar que el documentoha sido firmado mediante un sistema de clave públi-ca y privada; en ningún caso que la persona que dis-pone de esta clave pública y privada la haya utilizado

en persona . La autoría de la disposición de la firma espresunta. La identificación de la identidad, por lo tan-to, siempre será presunta. Por otra parte, la integridadque constata la firma digital es la del bit-stream gene-rado, pero no la del documento. El bit-stream gene-rado por una firma digital es la codificación del do-cumento y la firma a la vez, pero no del documento



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por sí solo. Por lo tanto, la autenticación de un docu-mento a partir de la firma digital no puede garantizartotalmente ni la autenticidad ni la integridad de losdocumentos transmitidos.

Boudrez explica que la autenticidad del docu-mento se puede garantizar con la demostración abso-luta de su identidad, y ésta sólo se puede mostrar apartir de los metadatos convenientes. Pero ya hemos

visto que se requieren más elementos. Con respectoa la integridad, hay que diferenciar la integridad físicay la integridad intelectual. La integridad física, el bit-stream, sí está firmado por la firma digital, en reali-dad forman un único cuerpo. A la mínima que un bitse modifique, entonces la integridad física ha cambi-ado. Pero eso no significa que el contenido, es decir,la integridad intelectual del documento, haya cambia-do. Eso hace que el documento pueda continuar dis-poniendo de la misma capacidad de producir efectosjurídicos o informativos que antes del cambio de subit-stream. En este sentido, la pérdida de integridadfísica no es totalmente decisiva.

Ahora bien, la disposición de una firma digitalpretende que la integridad física sea incorruptible, pa-ra demostrar que la intelectual se mantiene intacta y no ha recibido ningún tipo de injerencia externa. Sinembargo, la degradación de un soporte o la migra-ción del documento pueden acabar comprometiendosu integridad intelectual sin que la firma digital pueda



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hacer nada en su defensa. En conclusión, la firma di-gital es una herramienta que permite la constataciónde una autenticidad presunta y de una integridad se-gura en el momento de la transmisión del documentoa través del espacio, pero no es una herramienta quepermita la conservación a largo plazo de estos valo-res.

El elemento que dota de potencia adicional a la

firma digital por sí sola es la cadena de validación.Es decir, en cualquier verificación de una firma digi-tal hay que constatar la relación clara entre la personaque ha enviado el documento y su clave pública. Laclave pública sólo tendrá valor si ha sido emitida poruna entidad certificadora. Entonces la firma digital seconvierte en un certificado digital, por lo tanto la hacecierta a la luz pública. Más valor le vendrá asociadosi la certificación viene dada por una entidad certifi-cadora autorizada.

La cadena de validación no finaliza con esta cons-tatación. Convendrá que cualquier movimiento que serealice con el documento firmado deje constancia. A

pesar de todo, los certificados digitales tienen una vi-da limitada. Incluso pueden ser revocados antes de sufecha de caducidad a instancia de parte. Si la certezadel documento viene dada sólo por su firma, enton-ces tanto el documento como su firma quedan com-prometidos por el paso del tiempo. Para resolver esoactualmente se aplica un sello de tiempo que permite



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la perdurabilidad de la certeza de la firma digital. Elsello de tiempo, sin embargo, tampoco garantiza la in-tegridad física del soporte ni la integridad intelectualdel documento. Por lo tanto, tanto firma digital comosello de tiempo no superan la prueba del tiempo, esdecir, no superan el largo plazo.

Eso no hace que un documento, con la caduci-dad de firma digital y de los sellos de tiempo, pier-

da su capacidad para ser auténtico o íntegro. Simple-mente demuestra que la autenticidad la puede garan-tizar de mejor manera la disposición correcta de me-tadatos que permitan cerciorarse de la identidad deldocumento y, por lo tanto, de quien tiene la respon-sabilidad de éste. Con respecto a la integridad serántambién los metadatos los que identifiquen el contex-to tecnológico y la estructura física en que ha sidocreado el documento. Uno de estos metadatos puedeser la indicación de que en un momento dado se dis-puso una firma digital a efectos de mayor seguridad,y la descripción de las características de ésta y de sucertificación digital.

Muchos documentos actuales se han firmado y se firman con esta tecnología. Eso hace que conven-ga prever su preservación a largo plazo. A este efec-to, Filip Boudrez plantea tres sugerencias que debentenerse en cuenta:



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· La constatación de la cadena de validación utilizadaen el momento de la firma del documento.

· La posibilidad de migrar los bit-streams creados conla firma digital.

· Utilizar la firma digital para plazos tan cortos comola obsolescencia de la tecnología permita.

Como soluciones prácticas para la preservacióna largo plazo ofrece cuatro posibles vías:

· La refirma de los documentos después de sumigración. Por tanto, habrá que disponer físicamentela firma aparte del documento que se va a firmar, si

no se migrará un documento y una firma a la vez y setraicionará el principio fundamental de defensa de laintegridad original que se le supone a la firma digital.

· El registro de cada validación que se realice sobre eldocumento.

· La preservación del bit-stream original y de su cadena

de validación. Para dejar constancia de esta cadenaconvendrá transmitir a lo largo del tiempo la siguienteinformación: el algoritmo de encriptación utilizado;el algoritmo utilizado para el cálculo de la firmadigital; el nombre de la persona que firma; la firmadigital desencriptada; la clave pública; el estatus delcertificado digital.



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· La certificación del proceso de migración. En estepaso una tercera parte de confianza verificará los

documentos firmados digitalmente después de lamigración; constatará el proceso de migración; y dispondrá de un certificado. En este caso la confianzaen el documento no residirá en la confianza en lafirma digital, sino en el certificado.

En resumen, la autenticación de un documento aefectos de probar su autenticidad e integridad, medi-ante la firma digital plantea muchos problemas. Unode los problemas radica en que el concepto de firmadigital se basa en un objeto digital. En cambio el do-cumento electrónico es mucho más que un objeto di-

gital o un bit-stream original. Otro problema estribaen que la firma digital está demasiado sujeta al devenirde las transformaciones tecnológicas, y por lo tanto,a su obsolescencia. La firma digital, pues, en el con-texto de la administración electrónica, ha sido una so-lución puntual (amparada por la legalidad, todo sea

dicho) pero que no ha resuelto la función principalde cualquier Administración que es la garantía de losderechos de los ciudadanos ahora y para siempre.



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METADATOS PARA LA PRESERVACIÓN

Los atributos descriptivos del documento y el ex-pediente también reciben el nombre de metadatos, es

decir, datos que describen datos. Los metadatos enambiente electrónico tienen una doble función, poruna parte la descripción del documento y el expedi-ente integrados en un perfil propio, y por otra la pre-servación de estos documentos y expedientes.

A la luz de la ISO 23081-1: 2006 Information and documentation � Records management processes � Metadata

for records , se pueden diferenciar dos grandes gruposde metadatos descriptivos: metadatos de perfil y degestión, y metadatos técnicos.

MetadaTOS de perfil y de gestión

Son los que describen e identifican los documen-

tos y los expedientes tal como los hemos ido viendoanteriormente. Determinan las características princi-pales del contenido del documento/expediente, dis-ciernen los elementos fundamentales de su contextoadministrativo de creación y determinan las personasque han participado en su generación, así como loselementos clave de su estructura lógica o intelectual.



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Dentro de este primer grupo se podrían distin-guir unos metadatos descriptivos del perfil, metada-tos relativos a los autores de los documentos y meta-datos relativos a los derechos que emanan de los do-cumentos. En este sentido existen diferentes estánda-res que han afrontando el diseño de modelos de apli-cación de los metadatos como por ejemplo MARC ,Dublin Core Metadata Element Set , Digital Documentati-

on Initiative o Encoded Archival Description (EAD). Conrespecto a los metadatos relativos a los productoresde los documentos se tienen a disposición estándarescomo MARC, MADS o EAC. Este último se orientamás a la descripción del contexto de creación, entrecuyos metadatos se pueden encontrar los relativos alas autoridades responsables. Un modelo de metada-tos muy potente es el diseñado por el proyecto PRE-MIS ( Preservation metadata: implementation strategies ) queen marzo de 2008 ya ha presentado la versión 2.0 desu modelo.

MetadaTOS técnicOs

Implementados para gestionar acciones preven-tivas y de conservación de documentos y expedien-tes. Describen las características físicas de los docu-mentos, los formatos de creación, el uso y la preser-

vación. Otros determinan los elementos fundamen-tales de su contexto de creación, es decir, son los rela-tivos al programa informático utilizado en el entorno



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de creación y en el de preservación, los datos de au-tenticación y seguridad, las necesidades técnicas quepuedan ser válidas en un futuro para poder seguir ac-cediendo a estos documentos y expedientes, los ele-mentos clave de su estructura física, y la informaciónrelativa a su disposición en algún tipo de soporte ohardware.

Algunos estándares ya han hecho frente también

a la implementación de metadatos descriptivos de laparte tecnológica de cualquier entorno creador de do-cumentos electrónicos. Uno de los más recientes y que se está comprobando como muy útil es el modeloMETS (Metadata Encoding and Transmission Standard).

En realidad el METS es algo más que un meroestándar descriptor de metadatos técnicos. El METSpermite la creación de objetos digitales en los que sepueden aplicar metadatos descriptivos de perfil y degestión, pero sobre todo demuestra una clara poten-cia en la descripción de la estructura física y lógicade los documentos y/o expedientes que se describen.Una sección innovadora de este estándar es la llamada

sección de comportamiento ( behaviour section ) en el queprevé la descripción de aquellos elementos que apor-ten información sobre el comportamiento del docu-mento electrónico en origen y/o de un objeto digitalMETS ante una tecnología concreta.

Los dos grupos pueden implementarse de mane-ra distinta y en diferentes momentos temporales, pero



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su compleción y exactitud son absolutamente necesa-rias a efectos de preservación.



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FORMATOS DE CONSERVACIÓN

El formato es la organización de la informaciónen el interior del documento electrónico destinada a

su conservación, reencuentro, procesamiento, repre-sentación y/o transmisión a través de un software.Dicho simplemente, el formato codifica una informa-ción de una manera determinada que se representamediante un software concreto.

Evelyn Peters McLellan (2007) ha puesto sobrela mesa diferentes puntos que hay que tener en cuen-ta a la hora de evaluar la idoneidad de un formato uotro, a la hora de hacer frente a la preservación de losdocumentos que codifican.

Según la autora, los formatos tienen dos funcio-nes básicas:

·

Función de reproducción: estructurar lainformación para que sea mostrada mediante unsoftware.

· Función de conservación: permitir laestructuración de información en una codificaciónque pueda ser interpretada y representada por



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diferentes programas informáticos a lo largo deltiempo.

Los formatos también se pueden diferenciar en

función de sus características:

· Formatos abiertos: la estructura preestablecida de

los datos es pública y se puede adquirir libremente,además, el software que lo representa no espropietario y/o es open-source (algunos de los cualesson propietarios, como los PDF).

· Formatos estándares: sus características son las másdeseadas, sin tener que cumplir obligatoriamente lasde los códigos abiertos.

· Formatos estables: aquellos que son máscompatibles y mejor soportados por la industria delsoftware y por los usuarios.

La propiedad de los formatos genera una doble

división:

· Formato propietario: consiste en una codificaciónsecreta conocida por una empresa.



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· Formato no propietario: es de libre acceso y abiertoa todo el mundo.

Algunos de los criterios que deben tenerse en cu-

enta para seleccionar los más óptimos con vistas a lapreservación son los siguientes:

· El uso más o menos extendido del formato. Pasa que,como mucha gente utiliza formados de Microsoft,se opta por escoger estos formatos con vistas a laconservación, dado que todo el mundo los conoce.

· Su origen propietario o no propietario.

· La disponibilidad de sus características específicas.

· Su capacidad para ser independiente de la plataformaque los utiliza, permitiendo su interoperabilidad.

· La mayor o menor posibilidad de compresión.

· El equilibrio en la elección del formato más óptimo,en función de la plataforma utilizada, de los criterioseconómicos o de la facilidad para encontrarlos y

utilizarlos.

La selección se ve sometida al dinamismo per-

manente del mercado, que nos ofrece contradiccionespatentes. Lo que antes era un formato propietario co-



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mo por ejemplo el OOMXL de Microsoft, ahora seha convertido en un estándar aprobado por una ISO.Un hecho curioso es que el formato PDF/A de Ado-be, sobradamente utilizado y aceptado, de uso gratui-to en muchas versiones, de formato abierto y conoci-do, y también estandarizado en la ISO 19005 -1: 2005no deja de ser un formato propietario.

Los formatos permiten representar todo tipo de

documentos electrónicos, entre ellos, los documentostextuales, los documentos de imagen, los audiovisu-ales, los interactivos y dinámicos, los sistemas de in-formación geográfica, entre otros.

Entre los documentos textuales, estén en forma-to propietario o abierto, se reconocen sin problemaslos formatos de Word de Microsoft o los formatosabiertos como Openoffice. Los formatos textualesson los más utilizados a la hora de generar documen-tos administrativos. La mayoría de los documentostextuales pueden ser reducidos al formato plano conextensión TXT. Se trata de un formato simple com-puesto de texto, de caracteres, sin ningún tipo de de-

terminación formato asociada (como por ejemplo eltipo de letra o si tiene que ir con negrita o versalita).Eso hace que pueda ser representado por diferentesprogramas electrónicos y en diferentes formatos pro-pietarios. A efectos de preservación, el ejemplo del

TXT nos permite decir que la simplicidad tecnológicapuede ser un valor adecuado, dado que permite que la



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tecnología evolucione y no se pierda nunca la capaci-dad de legibilidad e inteligibilidad del documento.

De todas maneras el formato más aceptado aefectos de preservación es el llamado PDF/A ( Porta- ble document format - Archive ). Se trata de un productopropietario que ha permitido emular la imagen de losdocumentos en papel en una pantalla, y que a la vezpermite encapsular en él mismo una serie de metada-

tos a manera de perfil de documento necesarios parasu visualización, que lo hacen estable a lo largo deltiempo. Estable en el sentido de que permite que losdocumentos se puedan reproducir tal como fueroncreados en el primer momento, sin peligro de pérdi-da de integridad. Permite la representación de docu-mentos textuales, pero también de documentos com-puestos con texto, gráficos y/o imágenes. Una limi-tación es que no puede representar documentos au-diovisuales.

Con respecto a los formatos de imágenes los dosmás extendidos son los llamados JPEG y TIFF. El

TIFF ( Tagged Image File Format ) ha sido y es uno de

los más utilizados. En él se encontrarán la imagen y una serie de metadatos, llamados etiquetas o tags, enlos que se describen las características de la imagen.Eso hace que el peso en bits de este formato suela serelevado, y su conservación dependerá de la mayor omenor capacidad de almacenaje de los servidores. Eneste sentido la compresión de la imagen y la informa-



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ción se convierte en primordial. A efectos de preser- vación ha sido uno de los formatos más utilizados. Elformato JPEG ( Joint Photographic Experts Group ) com-prime con buena calidad la imagen digital. El incon-

veniente es que en el momento de descomprimir laimagen para su reproducción se suele perder parte dela calidad. La ventaja es que permite diferentes gra-dos de compresión y se pueden establecer políticas. A

efectos de transmisión este es el formato más utiliza-do. Los documentos de imagen suelen ser documen-tos administrativos informativos o de apoyo a docu-mentos textuales. Como ya se ha dicho, algunos deellos se pueden fijar en PDF, sueltos o combinadoscon texto, dando lugar a documentos compuestos.

Una variante del JPEG adecuado a los formatosde imagen en movimiento es el MPEG ( Moving Pictu- res Experts Group ). Se trata de un formato que permi-te codificar audio y vídeo. Existen diversas versiones:MPEG-1, MPEG-2 (usado para imágenes de televi-sión), MPEG-3 (no hay que confundirlo con el MP3,formato únicamente de audio) y MPEG-4. El forma-

to MPEG-7 es el primero que permite describir loscontenidos de la imagen en movimiento y del sonido,utilizando descriptores en Dublin Core. El formatoMPEG-21 convierte el documento en un objeto di-gital compuesto de imagen, sonido y metadatos, den-tro de un espacio de seguridad completo a efectos degarantizar transmisiones seguras y que no afecten al



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documento original, para evitar la lesión de derechosde autor y de distribución. Estos formatos, sobre to-do el MPEG-2 y MPEG-7 en la mayoría de las televi-siones locales que emiten en digital o que están pre-parándose para hacerlo. En el ámbito de la Adminis-tración 2.0 se está extendiendo el uso de microvídeosque permiten el intercambio de información en for-matos audiovisuales entre trabajadores y usuarios de

las organizaciones. Habrá que contemplar su preser- vación como documentos informativos o de apoyo,y quizás en un futuro como documentos legales a to-dos los efectos.

Los sistemas de información geográfica o SIG(GIS en inglés) son sistemas informáticos que inte-gran, editan, analizan, comparten y muestran infor-mación con referencias geográficas y territoriales. Lose-maps que se encuentran en las administraciones sonesencialmente este tipo de herramienta para la ges-tión catastral, la gestión de la numeración de calles,el mantenimiento de la cartografía municipal, la pla-nificación de los viales, de los caminos, etc. Se trata

de sistemas permanentemente activos que presentanevidentes dificultades a efectos de preservación. Losformatos utilizados permiten unos documentos total-mente dinámicos y en permanente cambio. Y este esuno de los puntos importantes: ¿en realidad los SIGson un documento en sí mismos o son generadoresde documentos? Un e-map de una ciudad es un docu-



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mento que se puede generar mediante la combinaciónde los datos actualizados de un SIG. Estamos antegeneradores de documentos. Se trata de una base dedatos geográficos, de manera que su conservación setiene que plantear o bien completa (con los previsi-bles problemas de obsolescencia del software) o biena partir de los productos informativos que pueda ge-nerar y que sean tratados como documentos: mapas,

listados de calles, etc. En algunos casos se han conge-lado en formatos de imagen digital la representaciónde una serie de datos combinados a efectos de con-servación y memoria en un momento concreto.

Las páginas web son en esencia un producto deinformación que combina documentos dinámicos, in-teractivos y compuestos. Dinámicos porque puedenestar en constante transformación; interactivos por-que pueden disponer de diversos productores a la vez;y compuestos porque se pueden utilizar páginas detexto (editadas con lenguajes de marca como HTMLo XML), imágenes (en formatos adaptados al entor-no web como el BMP, GIF, JPEG, PNG, entre otros),

documentos audiovisuales (MPEG), etc. En la admi-nistración electrónica la web desempeña un papel pri-oritario a la hora de informar al ciudadano, y con la

web 2.0 se ofrece un espacio de interlocución entre Administración y ciudadano que fomenta la capaci-dad operativa de las organizaciones y la agilidad in-formativa que requiere el ciudadano. En realidad, sin



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embargo, la web se puede considerar un documentoo un proveedor de documentos. De igual manera quelos SIG la podemos considerar una base de datos quelleva documentos incorporados o un documento ensí mismo. En todo caso, hablaremos de un documen-to instrumental o de apoyo, dentro de los documen-tos administrativos, o directamente de un documentocognitivo.

Estos documentos ocupan en muchos casos unacantidad de espacio ingente. Así el problema de lapreservación de una web proviene de la necesidad demantener accesibles aquellos documentos que llevaasociados y la aplicación informática que los hace re-buscables. Una web implementa un espacio de infor-mación hipertextual a partir de tres lenguajes o pro-tocolos: el URI (Universal Resource Identification)es un estándar para dirigir recursos; el HTTP (Hyper

Text Transport Protocol) es un protocolo para solici-tar y disponer de documentos; el HTML (HypertextMark-up Language) es un DTD ( document type definition ) proveniente del lenguaje SGML y es el lenguaje

más usado para crear páginas web.La mayor o menor posibilidad de compresión delos formatos es el elemento que hoy por hoy mideel éxito o fracaso en el ámbito de las comunicacio-nes. A mayor capacidad de compresión, más facilidadde comunicación e intercambio de la información. Amenor capacidad, más estabilidad y más compleción.



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Eso hace que con vistas la conservación a largo pla-zo sean más fiables los formatos que aceptan menoscompresión. Sin embargo el hecho de que estos seanmuy pesados hace que ocupen mucho espacio en losdiscos de almacenaje, por lo que la conservación esmás dificultosa por falta de espacio.

Cada vez más, una herramienta muy útil para lasorganizaciones será un catálogo de los formatos que

se han utilizado a lo largo de su historia informática y una política de gestión sobre la preservación y even-tual migración de éstos. Se aconseja que el servicio dearchivo y los sistemas informáticos trabajen a la veza la hora de determinar cuáles son los más óptimoscon vistas a la preservación.

Desde el año 2002 se está desarrollo el proyec-to PRONOM. Esta iniciativa de los Archivos Naci-onales de Gran Bretaña, ofrece un registro en líneade información técnica e imparcial de formatos docu-mentales, programas informáticos necesarios y otroscomponentes técnicos requeridos a efectos de apoyarel acceso a largo plazo a los documentos electrónicos,

pero también de otros objetos digitales de valor cul-tural, histórico o económico. Se trata de una herrami-enta muy útil para entender las características básicasde un formato y su capacidad de resistencia al pasodel tiempo.



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EL SISTEMA DE GESTIÓNDOCUMENTAL COMO GARANTEDE UNA BUENA PRESERVACIÓN.

Hemos visto hasta ahora que el elemento funda-mental para poder garantizar todos los valores esen-ciales de los documentos se encuentra en un buendesarrollo de los metadatos. Con el fin de lograrlo,los metadatos se tienen que añadir en los documen-tos desde el momento inicial de su creación o recep-ción. Los espacios iniciales de creación y recepcióndocumental son las oficinas y el registro general de laorganización, por lo tanto la incidencia del paradig-ma de la preservación de los documentos electróni-cos se tiene que notar desde el principio de cualquierprocedimiento. En la medida en que la organizaciónsea consciente de esta premisa fundamental, las posi-

bilidades de generar documentos con metadatos des-criptivos aptos para una conservación a corto, medioy largo plazo aumentarán.

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Muchas organizaciones no son conscientes deeso que hemos dicho. Para iniciar cualquier política



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dirigida a la mejora de los flujos de trabajo y de la ge-neración documental, se recomienda atender a la ISO15489-I (punto 8.4: Metodología de diseño e imple-mentación), dedicadas a ofrecer los principios básicosque tienen que orientar un buen sistema integral degestión documental.

Sintéticamente los ocho pasos que deben seguir-se son los siguientes:

· Una investigación preliminar: realizar unaauditoría completa del estado de la documentacióngenerada y conservada en la organización.

· Análisis de las actividades y las funciones: cadaorganización dispone de unas funciones concretasque conviene tener claras. Las administraciones

son las que tienen más. Cada función se puedellevar a cabo mediante diferentes actividades. Unaherramienta útil para realizar este análisis es laaplicación de la norma ISAF (International Standardon Activities/Functions of Corporate Bodies),publicada en 2007.

·

Identificación de los requerimientos de losdocumentos: censarlos, estudiarlos, describirlos y observar los valores en cada momento de suexistencia.

· Identificación y análisis de los sistemasexistentes de gestión de los documentos y dela información: es fundamental tener una visión



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suficientemente realista del actual esquema de lagestión documental y determinar con claridad sus

puntos críticos.· Identificación de las estrategias destinadas a

satisfacer los requerimientos de los documentos y demarcación de un calendario: la existencia deun grupo de trabajo o departamento dedicado ala planificación de estas estrategias se convierte en

fundamental.· Diseño de un sistema de gestión documental:

realista, adaptable a partir del preexistente o diseñadode nuevo, económicamente razonable y con unaimplicación a alto nivel político.

· Implementación del nuevo sistema: el granelemento que deberá resolverse será el cambiocultural que eso implicará, además de la lentitudhabitual en el interior de las administraciones quehace que todo evolucione con largas pausas.

· Monitorización permanente de los éxitos yfracasos de la implementación del nuevo sistema:es la clave del éxito, la continuidad del grupo de

trabajo o departamento y la continua reflexión sobrelas posibles mejoras del nuevo sistema impulsado.

Un sistema de gestión documental no es un sim-

plemente un sistema de gestión de la información. La

realidad nos demuestra que en el interior de las admi-



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nistraciones no se constata convenientemente la dife-rencia, y se piensa que en realidad todo es una mismacosa que suele recibir el nombre de sistema de gestiónde la información. Incluso, en algunos casos se llamasistema de gestión documental a lo que en realidades sólo un sistema de gestión de la información. Unsistema de gestión documental es un sistema de ges-tión de información encapsulada en un producto de

información que son los documentos. Tal como ha identificado Jordi Serra (2004), exis-ten dos sistemas básicos de gestión de la informaciónen función de sus objetivos: el sistema datacentric y elsistema docucentric .

SISTEMA

Un sistema datacentric es un sistema de informa-ción en el que los datos se disponen en varias tablasde una base de datos y, en primera instancia, se haceimposible determinar qué partes corresponden a undocumento y/o a un expediente. Estos sistemas per-miten la gestión de los llamados expedientes electró-

nicos. En realidad este expediente es una combina-ción de datos y documentos en formato electrónicoque vienen representadas por un software. El máxi-mo problema es que se hace imposible reconstruir launidad fuera del sistema, de manera que a efectos depreservación: o conservas todo el sistema o hay quepasarlo a un sistema nuevo. En estos casos el sistema



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completo es propiamente el documento. Una de las ventajas de este sistema es que permite implementar-se a corto plazo, permite optimizar recursos, indexardatos y reutilizarlas en futuras acciones. Una de las di-ficultades es que implica una dependencia del sistemaque dificulta o impide el acceso a la legibilidad e inte-ligibilidad de los documentos cuando se convierte enobsoleto. Es el sistema de información utilizado en

la gran mayoría de organizaciones y una de las basestécnicas del buen desarrollo de la administración elec-trónica, entendido como flujo de información signi-ficativa entre administraciones y ciudadanos.

SISTEMA

A efectos de preservación y de gestión documen-tal el sistema que hay que tener en cuenta es el llama-do docucentric . Es aquel en que se crean documentosformalizados, a partir de un contenido, una estructuray un contexto, con unos límites definidos y una formareconocible. Este modelo permitirá que el documen-to sea más independiente, lo dotará de contexto pro-

pio y permitirá el acto de aplicar medios de autenti-cación y acreditación de identidad. Permitirá tambiénel archivo digital de los documentos creados y tam-bién su preservación a largo plazo. A este efecto con-

vendrá fijar en cada documento sus correspondien-tes metadatos, convirtiéndolo en un objeto digital depreservación. Estos sistemas se pueden encontrar de



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forma individualizada o integrados en un sistema degestión de la información.

Con vistas a la preservación, el sistema datacentric tiene que ser conservado íntegramente, mientrasque el sistema docucentric genera documentos que pue-den pasar a otros sistemas exclusivamente dedicadosa la preservación. Una situación ideal sería la combi-nación justa de un sistema datacentric, un sistema do-

cucentric que convirtiera y gestionara los documen-tos y los expedientes generados por el primero, y untercer sistema llamado de preservación que recogeríalos documentos del segundo sistema y los prepararíapara su conservación definitiva.

PRESERVAR UN SISTEMA

A la hora de afrontar la preservación de estos sis-temas y de la información, los documentos y los ex-pedientes generados se ha hablado de diferentes me-todologías: la migración a un nuevo sistema, la emu-lación del sistema o la preservación de la tecnología.

La migración pretende resolver los problemas de

obsolescencia del hardware, del software y de los for-matos de los documentos. Esta se realiza con la trans-ferencia controlada de la información y de los docu-mentos a otro hardware, software y/o formado. Estamigración puede ser programada o puede ser motiva-da por un atraso tecnológico de la organización querequiere una solución integral. Los efectos de las mi-



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graciones sobre la integridad de los documentos pu-eden ser perniciosos. La manipulación directa de subit-stream la puede afectar, y de rebote a la autenti-cidad del documento y a sus metadatos descriptivos.Este mecanismo es especialmente delicado cuando sequiere aplicar a la firma digital de un documento elec-trónico, ya que éstas fundamentan su fuerza en la notransformación de su cadena de bits.

La emulación es un método de preservación quepretende evitar la manipulación de los documentoselectrónicos originales y de los sistemas de informa-ción. En este caso se implementan sistemas virtualesque emulan el previamente existente. Eso hace que nosea necesario implementar novedades tecnológicas nimigrar los formatos iniciales sino implementar la si-mulación del entorno informático que generó aqueldocumento. A efectos de preservación la emulaciónsiempre estará sometida tecnológicamente a la tecno-logía que la permita. A diferencia de la migración nose plantea la utilización de formatos que en lo relativoa la preservación puedan ser más aptos para resistir el

paso del tiempo.Preservar la tecnología es otra alternativa. Esoimplica la preservación del entorno técnico que ejecu-ta un sistema, el software y el hardware original. Estamodalidad está sometida a la resistencia de esta tec-nología al paso del tiempo, no prevé la migración delos formatos de los documentos a formatos de pre-



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servación y es dependiente del conocimiento del fun-cionamiento del entorno técnico antiguo a fin de quese pueda traspasar a las diferentes personas que en unfuturo lo tendrán que utilizar.

Ninguno de estos tres sistemas, sin embargo, esun verdadero sistema de preservación de documentosde archivo. En realidad el método más implementa-do es el de la migración, y a efectos de preservación

quizás es el más racional porque se intenta adaptar alos cambios tecnológicos sin perder los valores esen-ciales de los documentos que se han migrado.

El Study 16 (2005) del Consejo Internacional de Archivos (ICA) es un manual de gestión de documen-tos electrónicos dirigido a archivistas. En él se handeterminado cuatro métodos para la definición de unsistema de preservación de documentos de archivo.

El método A es aquel en el que los documentos semantienen en el contexto inicial a largo plazo, es de-cir, la organización los mantiene en un sistema data-centric y/o docucentric en constante funcionamien-to. En el momento en que se produce un cambio tec-

nológico, todo el sistema, incluidos los documentos y los metadatos, se convierte en una nueva plataforma.Por lo tanto, se prevé la preservación tecnológica enun principio y a continuación su migración integral.

El método B es aquel en el que los documentosde conservación permanente que no se utilizan y susmetadatos se copian en ficheros históricos, en el for-



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mato original y se borran del sistema en uso. Los fic-heros históricos los gestiona la organización produc-tora o se transfieren a una institución de custodia. Cu-ando ocurre un cambio tecnológico los ficheros semigran al nuevo software, con el fin de poder accedera ellos.

El método C es aquel en el que los documentosde conservación permanente que no se utilizan y sus

metadatos se copian en ficheros históricos y se alma-cenan en un formato plano independiente de cualqui-er software específico. Existe, sin embargo, un siste-ma que permite la reconversión de éstos en formatosde uso, propio de la organización en el momento quese les vuelve a necesitar. Estos formatos planos só-lo se migrarán a otros formatos en el momento quepuedan dejar de ser accesibles o cuando el métodosea poco práctico en comparación con algún otro. Unformato plano puede ser el XML que con un DTD( document type definition ) común, documenta una solaestructura de datos.

El método D es igual que el método C, pero per-

mite que la conversión a un formato plano como elXML con su DTD sea personalizado para cada siste-ma activo de generación de documentos. De esta ma-nera el DTD permitirá la documentación de cada unade las estructuras diferentes existentes en la organi-zación. No hay una sintetización de los documentosen una sola descripción como en el método C y por



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lo tanto documenta mejor las diferentes maneras degenerar los documentos. Posteriormente un sistemade recuperación permite el acceso al usuario.

Los métodos C y D prevén la existencia de unsistema de recuperación de los documentos con el finde favorecer su consulta. Este sistema de recupera-ción deberá "recuperar" los documentos de algún lu-gar. Este lugar es el llamado archivo digital o reposi-

torio de documentos electrónicos. El sistema de re-cuperación cogerá los documentos de este lugar y loshará aptos para su consulta. De esta manera en el in-terior del archivo digital los documentos podrán estaren los formatos de preservación más adecuados, da-do que el sistema de recuperación los hará legibles einteligibles al usuario.



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UN ARCHIVO DIGITAL PARA LOSDOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Un archivo digital es un repositorio donde se pre-

servan los documentos electrónicos de forma segu-ra. Es un contenedor de documentos que tiene unos valores esenciales que defienden unos derechos con-cretos. Un archivo digital tiene que garantizar la se-guridad y la accesibilidad de todos estos documentos.La mera existencia de un repositorio sólo garantizala capacidad de disponerlos de manera unitaria en unentorno concreto, y eso no es suficiente. El archivodigital necesita dotarse de un sistema de archivo dedocumentos que permita confiar en cualquiera de losdocumentos que preserva.

Para alcanzar este objetivo el modelo OAIS ( Open Archival Information System ) destaca por ser un estándar

válido y aceptado a la hora de organizar un sistemaseguro de archivo. Este modelo está amparado por laISO 14721:2003.

Se define como un conjunto de personas y siste-mas que aceptan la responsabilidad de conservar lainformación, los documentos y los expedientes y ha-cerla accesible a una determinada comunidad. Tanto



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los documentos como los expedientes se convertiránen objetos digitales de preservación. De esta maneraestaremos hablando de un sistema de gestión de ob-jetos digitales destinados a la preservación. Para con-seguir este propósito se define un sistema distribuidoen tres etapas: la adquisición, la conservación y el ac-ceso.

LA ADQUISICIÓN

La adquisición se producirá de dos maneras: previa evaluación y elección o de forma directa. En cual-quiera de los dos casos el documento se recibirá en suformato original o ya como objeto digital. El modeloOAIS llama a este objeto para transferir con la siglaSIP ( submission information package ). Dentro del sistemaeste documento u objeto digital se transformará enun objeto digital preservable o AIP ( archival information package ). El nuevo objeto digital se conformará concuatro paquetes de información: información sobre elcontenido ( content information ), el documento original( content data object ), información de representación ( re-

presentation information ) e información relativa a la pre-servación ( preservation description information o PDI).Esta transformación es en esencia una migración

de formato, de manera que conviene garantizar la pre-servación de la integridad y la autenticidad del docu-mento original. A la vez habrá que eliminar cualqui-er rastro de virus, contraseñas o compresiones que



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puedan afectar a la integridad física e intelectual delos documentos. La migración en objeto digital persi-gue la adopción de un formato de conservación esta-ble a largo plazo. Los documentos pueden ser migra-dos individualmente o por agrupaciones documenta-les. Eso permite, por una parte, la preservación deaquellos documentos dispositivos que por sí solos tie-nen efectos jurídicos y, por otra, la preservación de ex-

pedientes administrativos u otras unidades documen-tales compuestas, producidas por la actividad ordina-ria de la organización. Los nuevos objetos digitalestendrán que ser descritos con metadatos, opcional-mente se podrán firmar digitalmente y se copiarán enel repositorio.

LA CONSERVACIÓNLa conservación se podrá lograr gracias al reposi-

torio de archivo y a la migración realizada en el proce-so de adquisición. Una vez en el repositorio, de formaperiódica se procederá a ejecutar mecanismos de de-tección de errores y de garantía de la legibilidad e in-

teligibilidad. Eso implica la monitorización regular delos programas y equipos informáticos que permiten elacceso a estos objetos digitales. Se pretende que el sis-tema de archivo seguro no quede obsoleto tecnológi-camente a corto plazo. En este sentido las solucionespropuestas para la preservación de sistemas (preser-

vación de la tecnología, emulación o migración) tam-



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bién son válidas para preservar el sistema de archivo.El fundamento de la larga preservación, en definitiva,se encuentra en la preservación de objetos digitalesestables y en la preservación de los mecanismos quepermitan su uso.

EL ACCESO

El acceso, o la capacidad de uso, a largo plazo, es

el objetivo final. La recuperación de los objetos digi-tales de preservación para su consulta se producirá entres etapas:

· La consulta del inventario o catálogo de documentosconstruido a partir de los metadatos.

· Una vez encontrado se convierte el documentoencapsulado en el objeto digital de preservación enun formato que pueda ser representado y difundido alusuario. A efectos de mantenimiento de la integridad,la conversión realizada del documento se harámediante una copia de consulta con referencia a losmetadatos que permitan la autenticación de su laautenticidad. En esta fase el AIP se transformará enun DIS ( dissemination information package ).

· El documento transformado se transfiere a un áreaaccesible al usuario durante el tiempo que seaconveniente.



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IMPLEMENTAR UN

SISTEMA DE ARCHIVOLa implementación de un sistema de archivo ba-

sado en el modelo OAIS necesita de unos pasos im-prescindibles previos. Lo más importante es la gene-ración de documentos y objetos digitales en el área decreación de los documentos, aptos para su transfor-

mación en el sistema de archivo. Eso hace que en re-alidad el modelo OAIS requiera la orientación de lossistemas de información y gestión documental de lasorganizaciones hacia la preservación.

La realidad de la administración electrónica nosdice que la mayoría de los sistemas de informaciónacaban orientando el sistema de archivo hacia ellos y

no al revés. De manera que si no lo orienta bien o sedesentiende, el resultado es la inexistencia de un siste-ma de archivo seguro. Conviene recordar que archivarno sólo quiere decir almacenar, sino disponer orga-nizadamente la documentación: esta premisa excluyeel almacenamiento masivo de la información y de los

documentos en grandes repositorios, sin un controlexhaustivo. La gran batalla (o la utopía del sistema) esque el diseño de la organización de estos sistemas sehaga desde el momento en que el procedimiento degeneración documental se inicia, de la misma maneraque las casas se empiezan por los cimientos y no porel tejado.



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¿QUÉ TENEMOS QUE PRESERVAR?

Como resumen de todo lo que se ha dicho hastaahora, entendemos que la preservación de los docu-

mentos electrónicos se tiene que afrontar preservan-do lo siguiente:

· Los derechos de los ciudadanos.

· La certeza, la precisión y la compleción de losdocumentos de archivo.

· La responsabilidad de los productores.· Los documentos de archivo a corto, medio y largo

plazo.

· Las relaciones de los documentos de archivocon otros documentos de archivo que configurannormalmente expedientes, es decir, el vínculo

archivístico.· El perfil del documento y del expediente con

metadatos descriptivos completos, precisos y ciertos.

· Los metadatos relativos al contexto, contenido y estructura de los documentos y de los expedientes.



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· Los valores esenciales: fiabilidad, autenticidad,integridad, identidad y capacidad de uso de los

documentos.· Los valores administrativos, legales, jurídicos,

informativos e históricos a corto, medio y largo plazode los documentos.

· Los soportes.

· Los objetos digitales generados para encapsularlos diferentes metadatos fundamentales de losdocumentos de archivo, de los expedientes y de laseventuales firmas electrónicas utilizadas.

· Las relaciones técnicas existentes entre todos loselementos encapsulados.

· Los objetos digitales de preservación que garantizaránsu transformación en objetos digitales de acceso.



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