la rivoluzione della pa, piu’ smart e piu’ digitale · 2019. 4. 11. · la rivoluzione della...

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LA RIVOLUZIONE DELLA PA, PIU’ SMART E PIU’ DIGITALE

In questi ultimi anni, le Pubbliche Amministrazioni hanno dovuto fare i conti con una vera e propria rivoluzione digitale.

A dire il vero già da molto tempo l’articolo 40 del codice dell’amministrazione digitale richiedeva alle pubbliche amministrazioni di formare gli originali dei propri documenti con mezzi informatici. Tale evidenza è stata ripresa e confermata dal legislatore del 2016 che ha definito che: Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti inclusi quelli inerenti ad albi, elenchi e pubblici registri con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all'articolo 71

Ciò che ha ostacolato il cambiamento ad una PA pienamente digitale nei processi era fondamentalmente la mancanza delle regole tecniche attuative che avrebbero dovuto descrivere nel dettaglio il processo della digitalizzazione inclusivo dei formati, della descrizione dei processi e dei ruoli e dei compiti delle figure responsabili coinvolte.

L’approvazione delle regole tecniche in particolare:

DPCM 3/12/2013 Per la Gestione Documentale (comprensive, ma non solo, del protocollo informatico)

DPCM 3/12/2013 Per la Conservazione Documentale (che abrogava una precedente normativa CNIPA del 2004)

DPCM 13/11/2014 Sulla formazione del documento informatico

DPCM 21/03/2013 che individua particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico

A queste vanno aggiunte, chiaramente, le regole tecniche sulle firme elettroniche (DPCM 22/02/2013).

Potremmo pertanto riassumere le regole tecniche che sono state il fattore abilitante della digitalizzazione nella seguente mappa mentale:

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Si è partiti con la Fatturazione Elettronica il 6 Giugno 2014 per gli Enti Centrali per poi arrivare al 31 Marzo 2015, con tutti gli altri Enti e quindi anche quelli Locali. Si è, quindi, continuato con il Piano di Informatizzazione delle Procedure per mezzo dello SPID e con altri obblighi normativi tipo l’adeguamento a PagoPA.

In tutto questo, si è inserito il nuovo regolamento Eidas sui servizi di identificazione e fiduciari in vigore dal primo luglio 2016 che avrà impatti sui servizi di firma elettronica e di recapito certificato e per il quale si tenderà sempre più a valorizzare soluzioni sul tipo dello SPID e la stessa PEC dovrà essere modificata se si vuole darle un ruolo in un contesto europeo e non solo nazionale.

Un denominatore comune delle regole tecniche citate, ma in generale di tutta la normativa attuativa dei requisiti di digitalizzazione delle PA è il focus sui processi: le Pubbliche Amministrazioni dovranno avere processi interamente digitali e nuove responsabilità, attribuite a




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figure ben precise ed ovviamente fare i conti con la conservazione digitale dei propri atti e dei propri documenti informatici. In questo contesto i manuali di gestione documentale e di conservazione sono chiaramente identificabili come documentazioni di processo, mentre il responsabile della gestione documentale ed il responsabile della conservazione sono da ritenersi dei responsabili di processo.

Ricordiamo, infine, che la riforma Madia dell’agosto 2015 delle PA ha previsto regimi sanzionatori o premiali per le PA che si distinguono nell’innovazione e ha enfatizzato il concetto di “digital first”, ovvero un’innovazione dei processi usando in maniera efficace ed efficiente tutti i mezzi che le nuove tecnologie ci offrono.

Potremmo dire che una corretta digitalizzazione deve tener conto, in base a quanto detto, di tre fattori:

1. Una revisione dei processi approfondita e una loro corretta documentazione ed identificazione delle figure coinvolte

2. Un buon uso delle tecnologie con una profonda conoscenza delle implicazioni tecniche e normative del loro uso

3. Un approccio focalizzato sull’utenza in cui si consideri la PA sempre più uno sportello unico erogatore di servizi che implementa nel suo back end tutti i processi intra e inter PA tesi a fornire i servizi richiesti come nella figura di seguito illustrata:




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Di seguito vengono approfonditi alcuni concetti chiave per la digitalizzazione delle PA.

Responsabile della Gestione, Manuale di Gestione e Protocollo Informatico

Ovviamente in questo White Paper non si farà semplicemente un banale elenco delle novità introdotte dalla normativa, ma cercheremo invece di dare qualche indicazione aggiuntiva, soprattutto nei casi più complessi.

Partiamo dal Responsabile di Gestione :

- Dovrà essere certamente un funzionario o un dirigente interno.

- Deve avere competenza sia tecniche sia archivistiche che di processo.




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- Se ci sono più aree omogenee ci sarà bisogno di un Coordinatore della Gestione

Documentale.

- Sarebbe meglio avere le AOO per ogni settore pubblico che ha un suo processo diverso da un altro settore. Quindi le AOO non devono essere classificate per classe documentale, ma per processo.

- Dovrà redigere il Manuale di Gestione.

- Dovrà verificare di essere compliance alla Privacy 196/2003 e successivi aggiornamenti (provvedimenti del Garante) e nello specifico nel disciplinare tecnico pubblicato in allegato B (misure minime e idonee di sicurezza fisica, logica e organizzativa) del decreto legislativo del 30 giugno 2003, n. 196 e successive modificazioni, d’intesa con il responsabile della conservazione, il responsabile dei sistemi informativi o, nel caso delle pubbliche amministrazioni centrali, il responsabile dell’ufficio di cui all’art. 17 del Codice Testo Unico e con il responsabile del trattamento dei dati personali, di cui al suddetto decreto. E qui si apre un mondo, in quanto essere adesi alla 196/2003 significa anche redigere, gestire e conservare altri documenti e formare il personale della PA alla regole della privacy. In tale contesto la gestione dei profili autorizzativi e le procedure per l’attribuzione degli stessi ai singoli dipendenti diventano fondamentali. Ricordiamo, ancora, che a norma del DPR 445/00 il sistema di gestione documentale di un ente pubblico dovrebbe prevedere anche delle procedure automatizzate per gli accessi esterni nel rispetto della tutela dei dati personali. Tale problematica sarà sempre più sentita alla luce del concetto di accesso civico introdotto dal D.Lgs. 97/2016 che permette anche a chi non abbia un interesse differenziato e giuridicamente protetto di accedere agli atti di una PA introducendo i concetti del FOIA (Freedom of Information Act) anche nel panorama legislativo italiano

- Dovrà nel manuale di gestione identificare le regole per la fascicolazione dei documenti informatici e predisporre i processi archivistici secondo le Nuove Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonche' di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 del 13 Novembre 2014. In riferimento a questo, si invita a leggere questo importantissimo articolo : http://www.nicolasavino.com/2014/03/03/conservazione-sostitutiva-2-0-conserviamo-i-




http://www.nicolasavino.com/2014/03/03/conservazione-sostitutiva-2-0-conserviamo-i-record-invece-dei-documenti-ecco-i-vantaggi/

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record-invece-dei-documenti-ecco-i-vantaggi/ dove vengono descritte le modalità e le procedure per conservare e gestire i record invece dei documenti. In questo articolo rivoluzionario che ha avuto moltissimi feedback positivi, ti spiego perché il documento informatico non esiste più : http://www.nicolasavino.com/2016/07/07/il-documento-informatico-e-morto-ed-e-morta-anche-la-sua-conservazione-sostitutiva-e-digitale/

- Dovrà cooperare assiduamente con il Responsabile della Conservazione. A tal proposito, si può leggere questo interessante articolo : http://www.nicolasavino.com/2015/03/18/responsabile-della-conservazione-digitale-nelle-pa-paura-o-formazione/

Per quanto concerne invece il Manuale di Gestione :

- Dovrà contenere al suo interno il Piano di Sicurezza, compreso quindi il Backup e Disaster Recovery, ma non solo, in quanto si dovrà anche realizzare il piano di continuità operativa dei flussi documentali e dei sistemi informativi. Ricordiamo che il piano di sicurezza deve contenere tutte le misure adoperate per proteggere i dati (documenti trattati), dalla loro formazione alla loro conservazione o scarto.

- Dovrà riportare le descrizioni dei flussi di protocollazione semplice e speciale e l’indicazione dei documenti che sono non sono protocollati al protocollo generale, indicandone anche: il motivo, le modalità di gestione dei documenti soggetti a registrazione particolare ed i metadati per essi conservati

- Dovrà ad esempio descrivere come viene protocollata una PEC e come questa viene conservata, tenendo conto che ad esempio per le Fatture Elettroniche via PEC, dovranno essere archiviate, protocollate e conservati questi tre oggetti : la consegna della PEC contenente la mail inviata, sicurezza della ricezione da parte dell’ente finale ; la ricevuta di consegna della notifica, in questo messaggio è contenuto il file XML firmato con il riferimento alla fattura spedita e la notifica decorrenza dei termini per il pagamento: avviso di scadenza dei termini di pagamento. In tale contesto la protocollazione delle fatture elettroniche potrebbe avvenire (anzi è utile che lo sia) senza l’intervento umano usando il codice ufficio come criterio di smistamento della fattura all’ufficio che deve prendere in carico la stessa. Ciò evidenzia come l’approccio degli enti che scelgono di avere un unico codice ufficio sia, evidentemente, inefficiente e teso puramente all’ottemperanza giuridica a meno che tale scelta non sia giustificata da ragioni organizzative particolari




http://www.nicolasavino.com/2014/03/03/conservazione-sostitutiva-2-0-conserviamo-i-record-invece-dei-documenti-ecco-i-vantaggi/

http://www.nicolasavino.com/2016/07/07/il-documento-informatico-e-morto-ed-e-morta-anche-la-sua-conservazione-sostitutiva-e-digitale/

http://www.nicolasavino.com/2016/07/07/il-documento-informatico-e-morto-ed-e-morta-anche-la-sua-conservazione-sostitutiva-e-digitale/

http://www.nicolasavino.com/2015/03/18/responsabile-della-conservazione-digitale-nelle-pa-paura-o-formazione/

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- Dovrà indicare tutte le modalità di utilizzo degli strumenti informatici utilizzati per gestire e

scambiare documenti sia internamente sia esternamente e anche per la gestione del protocollo informatico, come ad esempio nelle figure seguenti :




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- Dovrà indicare la descrizione dei formati utilizzati e dei metadati minimi seguendo gli

allegati descrittivi del DPCM del 3 Dicembre 2013, indicando anche come vengono formati e gestiti i documenti informatici secondo il DPCM del 13 Novembre 2014 (vedi sopra).

- Dovrà riportare le regole di protocollazione secondo il Testo Unico (DPR 445/2000) e seguendo le regole per la fascicolazione dei documenti informatici. Quindi questo vuol dire che il software dovrà gestire i fascicoli seguendo le procedure proprie del mondo archivistico. Per maggiori informazioni si può leggere una serie di articoli sul Open Archival Information System qui : http://www.nicolasavino.com/tag/oais/ dove c’è anche un articolo interessante inerente il conflitto (che non dovrebbe esserci) tra professionisti della digitalizzazione ed archivisti.

- Dovrà descrivere come il registro giornaliero di protocollo viene trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l’immodificabilità del contenuto. Si ricorda che per rendere un documenti informatico, non esiste soltanto la firma digitale, ma come descritto dal DPCM del 13 Novembre 2014 ci sono anche altre possibilità. Purché venga garantita non solo l’immodificabilità del documento, ma anche la robustezza, la qualità, l’autenticità e l’efficacia del documento e dell’intero processo di formazione. Esiste ad esempio anche il Sistema di Controllo di Gestione, come descritto a questo link: http://www.nicolasavino.com/2012/10/18/esiste-la-fattura-elettronica-senza-firma-digitale-ebbene-si/

- Dovrà riportare le AOO interne specificando gli eventuali responsabili e ovviamente il coordinatore delle Aree. Ricordiamo che la ratio della normativa sulla gestione documentale sia quella di limitare il numero di AOO (possibilmente solo una) allo scopo di:

o Uniformare i criteri di gestione documentale

o Avere un coordinamento ed un sistema di gestione documentale comune

o Minimizzare i costi di manutenzione dei sistemi

- Dovrà riportare come viene garantita l’immodificalità delle registrazioni di protocollo, anche di quelle annullate. In questo caso, non si vede altra strada se non quella della conservazione dei singoli record che formano il database, per evitare di produrre documenti e soprattutto per garantire che la soluzione tecnologica adottata, garantisca l’immodificabilità già al momento della compilazione della registrazione e della fascicolazione del documento.

- Includere il sistema di classificazione dell’ente per i documenti e per i fascicoli (titolario)

- Tale documento dovrà essere reso disponibile online sul sito istituzionale della PA




http://www.nicolasavino.com/tag/oais/

http://www.nicolasavino.com/2012/10/18/esiste-la-fattura-elettronica-senza-firma-digitale-ebbene-si/

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Per quanto concerne il Protocollo Informatico invece:

- Dovrà essere gestito in modo tale da garantire l’accesso dell’utente in modo univoco ed autentico, l’ideale in questo caso sarebbe la coppia: qualcosa che si conosce più qualcosa che si ha (ovvero ad esempio la password più un token).

- Dovranno essere gestiti e conservati anche i Log di Sistema proprio per garantire i requisiti e le disposizioni dell’Art. 7 del DPCM del 3 Dicembre 2013.

- Dovrà gestire lo storico transazioni e lo storico versioni dei documenti, riportando la storia cronologica immodificabile dei documenti oggetto di protocollazione.

- Tutte le registrazioni non potranno essere modificate neanche a seguito di autorizzazione. L’unico controllo viene gestito da parte del Responsabile di Gestione.

- Dovrà essere legato ai processi di conservazione per garantire che il registro giornaliero di protocollo venga memorizzato ed archiviato in maniera immodificabile entro massimo il giorno lavorativo successivo. Si ritiene che per garantire la data del giorno successivo, sia necessario garantire che la data sia opponibile a terzi.

- Dovrà rispettare le norme in tema di Privacy, di cui all’allegato B del Codice in materia di protezione dei dati personali (misure minime ed idonee di sicurezza logica, fisica e organizzativa), di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.

- La segnature di protocollo dovrà riportare: il codice identificativo della PA; il codice identificativo della AOO; il codice identificativo del registro o dei registri; la data di protocollo e il progressivo.

Altre note :

- Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediante messaggi di posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, o messaggi conformi ai sistemi di posta elettronica compatibili con il protocollo SMTP/MIME.

- Ad ogni messaggio ricevuto o spedito da una area organizzativa omogenea corrisponde un’unica operazione di registrazione di protocollo, secondo quanto previsto dall’art. 53 del testo unico (445(2000) e dall’art. 9 del presente decreto. Alla registrazione di protocollo




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vengono associate le ricevute generate dal sistema di protocollo informatico e, nel caso di registrazione di messaggi di posta elettronica Certificata spediti, anche i dati relativi alla consegna rilasciati dal sistema di posta certificata correlati al messaggio oggetto di registrazione. Quindi è evidente che il sistema di conservazione dovrà gestire anche gli oggetti PEC.

- Ciascuna amministrazione istituisce, per ogni area organizzativa omogenea, almeno una casella di posta elettronica certificata direttamente associata al registro di protocollo da utilizzare per la protocollazione dei messaggi ricevuti e spediti, ai sensi dell’art. 40-bis del Codice. L’indirizzo di tali caselle è riportato nell’indice delle amministrazioni e nel manuale di gestione di cui all’art. 5, nonché pubblicato sul sito dell’amministrazione.

- Ciascuna amministrazione può istituire specifiche caselle di posta elettronica, anche certificata, per trattare peculiari tipologie documentali, anche oggetto di registrazione particolare. Gli indirizzi di tali caselle sono riportati nell’indice delle amministrazioni e nel manuale di gestione, nonché pubblicati nel sito dell’amministrazione.

- Per ogni registrazione di protocollo dovrà essere calcolata e memorizzata l’impronta in SHA256 del documento oggetto di registrazione.

- I dati relativi alla segnatura di protocollo di un documento trasmesso da una area organizzativa omogenea sono associati al documento stesso e contenuti, nel messaggio, in un file, conforme alle specifiche dell’Extensible Markup Language (XML).

- Oltre alle informazioni precedentemente viste, nella segnature di protocollo del documento, si dovranno gestire ed aggiungere le seguenti informazioni minime: a) l’oggetto; b) il mittente; c) il destinatario o i destinatari. Inoltre nella segnatura di un documento protocollato in uscita da una Amministrazione possono essere specificate una o più delle seguenti informazioni incluse anch’esse nello stesso file: a) indicazione della persona o dell’ufficio all’interno della struttura destinataria a cui si presume verrà affidato il trattamento del documento; b) indice di classificazione; c) identificazione degli allegati; d) informazioni sul procedimento a cui si riferisce e sul trattamento da applicare al documento.

- Dovranno essere gestiti esclusivamente processi digitali. Si invita a leggere questo articolo per scoprire esattamente cosa si intende per digitalizzare i processi :




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http://www.nicolasavino.com/2016/04/04/la-gestione-documentale-e-la-conservazione-digitale-una-questione-di-processi-nel-pubblico-e-nel-privato/

LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI

La conservazione dei documenti è una procedura legale/informatica, normata dalla legge italiana, che permette di dare validità legale nel tempo ai documenti informatici.

I documenti informatici sottoposti al processo di conservazione hanno la stessa efficacia probatoria dei documenti analogici o cartacei.

Attraverso la conservazione è possibile quindi eliminare l’archivio cartaceo a favore di una sua tenuta in modalità informatica.

La creazione di un archivio informatico può essere fatto dematerializzando la documentazione cartacea o direttamente attraverso una trattazione nativamente in digitale dei documenti e per questo si parla o di conservazione sostitutiva dei documenti o di conservazione digitale.

Secondo il principio della dematerializzazione, è evidentemente possibile poi intervenire anche sull’archivio cartaceo già esistente degli anni pregressi, sempre a favore di una sua tenuta in modalità informatica.

In ogni caso, quando si parla di dematerializzazione, l’eliminazione dell’archivio cartaceo potrà avvenire solo al termine del completamento del processo di conservazione.

La conservazione sostitutiva






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La conservazione sostitutiva dei documenti è una procedura legale/informatica che da validità legale ai documenti informatici, similmente ai documenti originali cartacei, rendendo un documento digitale a valore probatorio e permettendo lo scarto dell’originale cartaceo.

Il punto di partenza della conservazione sostitutiva è la trasformazione dell’originale cartaceo (analogico) in un documento informatico.

E’ bene precisare che la conservazione sostitutiva non è obbligatoria. Infatti l’articolo 42 del codice dell’amministrazione digitale recita:

Art. 42. Dematerializzazione dei documenti delle pubbliche amministrazioni

1. Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell'articolo 71.

Ciò implica che è obbligatoria un’analisi costo-beneficio che evidenzi vantaggi, costi e rischi della conversione di un archivio in digitale. Si dovrà tener conto, pertanto, di fattori del tipo:

1. Costo del mantenimento dell’archivio cartaceo

2. Rischio di perdita dei dati cartacei

3. Costo della conversione in digitale

4. Rischi della conversione

A titolo esemplificativo nel punto 4, si possono considerare le difficoltà e la perdita di informazioni che si avrebbe nel caso di una perizia calligrafica dei documenti scansiti in caso di contenzioso.

La trasformazione del documento analogico in un documento digitale, vale a dire la dematerializzazione, può avvenire attraverso dei sistemi di scansione o, come chiarisce una risoluzione dell’Agenzia delle Entrate, direttamente dallo spool di stampa dei sistemi gestionali.




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Le immagini digitali dei documenti scansionati o generati per spool di stampa devono avere le caratteristiche di staticità e non modificabilità per poter essere sottoposti al processo di conservazione sostitutiva.

Devono quindi avere necessariamente formati che rispettano questi requisiti e che non contengono macroistruzioni all’interno (PDF/A, Jpeg, ecc).

Sull’immagine digitale così prodotta, andrà poi apposta firma digitale, per garantirne inoltre autenticità ed integrità, prima di sottoporre il documento al processo di conservazione sostitutiva.

Il processo di dematerializzazione può essere svolto su tutti i documenti analogici originali non unici.

Nel caso di originali unici, la normativa italiana definisce quali di questi documenti non può essere sottoposto a conservazione mentre per gli altri richiede la presenza di un pubblico ufficiale per garantire la rispondenza dell’immagine così prodotta con l’originale di partenza.

La conservazione digitale

La conservazione digitale è differente rispetto alla conservazione sostitutiva.

Si parla infatti di conservazione digitale, quando si conservano documenti, record ed informazioni che sono nativamente elettronici/digitali e che quindi nascono e vivono direttamente in formato elettronico.

Diversamente, come detto sopra, la conservazione sostitutiva si applica quando invece si devono dematerializzare documenti che nascono nativamente in formato analogico e che devono poi essere conservati su supporto digitale/elettronico.

Nella situazione di trattazione dei documenti nativamente in digitale, e cioè di conservazione digitale, i documenti che dovranno essere sottoposti al processo di conservazione dovranno necessariamente anche essi essere prodotti nel rispetto delle caratteristiche di staticità e non modificabilità e devono quindi avere formati che non contengono macroistruzioni all’interno.

Il documento informatico nativamente digitale deve anch’esso avere le caratteristiche di autenticità e integrità prima di essere sottoposto al processo di conservazione sostitutiva e questo si può realizzare a esempio firmando digitalmente il documento stesso.




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Il fascicolo informatico

Quando si parla di conservazione, con buona pace di casi particolari tipo il registro giornaliero di protocollo, è opportuno sottolineare che essa deve avvenire per fascicoli, ovvero per unità atomiche contenenti tutti i documenti concernenti un dato procedimento o un dato affare. Il fascicolo deve essere informatico ai sensi dell’articolo 41 codice dell’amministrazione digitale e deve contenere almeno le seguenti informazioni secondo il suddetto articolo:

a) indicazione dell'amministrazione titolare del procedimento, che cura la costituzione e la gestione del fascicolo medesimo;

b) indicazione delle altre amministrazioni partecipanti;

c)nominativo del responsabile del procedimento;

d)oggetto del procedimento;

e)elenco dei documenti contenuti, fatte salve le regole di visibilità del contenuto del fascicolo ai sensi della normativa sulla privacy e la protezione dei dati (si pensi, ad esempio, ad un fascicolo sanitario è normale che un amministrativo dell’ASL possa avere accesso a delle informazioni dell’assistito, ma non necessariamente alle informazioni di dettaglio sul suo stato di salute che sono più di pertinenza del personale medico)

f) dell'identificativo del fascicolo medesimo.

A tali metadati ne vengono aggiunti altri dalle linee guida AGID sulla conservazione a proposito dei quali ci piace ricordare l’ubicazione fisica dei documenti cartacei pertinenti al fascicolo. Tale informazione sarà, evidentemente, cruciale nei prossimi tempi in cui si avrà a che fare nella maggior parte dei casi con fascicoli con documentazione ibrida cartaceo/digitale.

Ulteriori informazioni sul ruolo del fascicolo nella conservazione si possono trovare ali link: https://www.linkedin.com/pulse/il-fascicolodove-si-riuniscono-informatica-diritto-ed-nicola-savino?articleId=9032277178350447389




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IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI: VERSAMENTO, ARCHIVIAZIONE E DISTRIBUZIONE

Il processo di conservazione dei documenti vede più attori coinvolti nel processo e può essere suddiviso in tra fasi principali: versamento, archiviazione, distribuzione.

Il produttore della documentazione da conservare (frutto di dematerializzazione o di documenti nativamente digitali) consegna al responsabile della conservazione, che lo prende in carico, il pacchetto di versamento, che contiene tutti i documenti che devono essere “versati” al sistema di conservazione e che quindi devono essere conservati.

I documenti possono essere o il frutto di una dematerializzazione o essere nativamente digitali, secondo quanto espresso nel paragrafo precedente.

Prima di effettuare il passaggio successivo, che è la fase di archiviazione, il responsabile della conservazione verifica i requisiti tecnici e normativi dei documenti contenuti nel pacchetto di versamento, genera poi il rapporto di versamento (documento informatico che attesta l'avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal produttore) e archivia i documenti nel sistema di conservazione. Fatto ciò il responsabile della conservazione avvia il processo di conservazione vero e proprio e genera il pacchetto di archiviazione (pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le modalità descritte nel decreto sulle regole tecniche del sistema di conservazione) che deve essere firmato dal responsabile stesso e marcato temporalmente. L’ultima fase, la fase di distribuzione, consiste nel generare un pacchetto anche questo firmato dal responsabile della conservazione, in risposta ad una specifica richiesta degli utenti come può essere ad esempio l’esibizione dei documenti.

I pacchetti informativi sopra citati, rappresentano le tre fasi della conservazione e distinguono quindi i tre momenti logici principali della conservazione stessa, anche se fisicamente i pacchetti di cui sopra possono, in certe circostanze, fisicamente coincidere tra loro

Il sistema di conservazione, nelle sue distinte fasi logiche come sopra espresso, garantirà comunque sempre le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti conservati al suo interno insieme ai metadati associati necessari per la conservazione




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La figura sotto, mostra sinteticamente, quanto espresso sopra.




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IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

La figura centrale del processo di conservazione è il responsabile della Conservazione.

L’attuale normativa di rifermento, che più avanti analizzeremo, conferisce al responsabile della conservazione una serie di funzioni, doveri e responsabilità che sono interamente riportati nell’articolo 7 comma 1 del DPCM del 3 dicembre 2013 relativo alle “regole tecniche in materia di sistemi di conservazione” e che per comodità riportiamo qui di seguito:

Art. 7 comma 1

Responsabile della conservazione

1. Il responsabile della conservazione opera d'intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi che, nel caso delle pubbliche amministrazioni centrali, coincide con il responsabile dell'ufficio di cui all'art. 17 del Codice, oltre che con il responsabile della gestione documentale ovvero con il coordinatore della gestione documentale ove nominato, per quanto attiene alle pubbliche amministrazioni. In particolare il responsabile della conservazione:

a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformita' alla normativa vigente;

b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformita' alla normativa vigente;

c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalita' previste dal manuale di conservazione;

d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;

e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalita' del sistema di conservazione;

f) assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell'integrita' degli archivi e della leggibilita' degli stessi;




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g) al fine di garantire la conservazione e l'accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l'eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalita'; adotta analoghe misure con riguardo all'obsolescenza dei formati;

h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all'evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;

i) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell'art. 12;

j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attivita' al medesimo attribuite;

k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attivita' di verifica e di vigilanza;

l) provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all'archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;

m) predispone il manuale di conservazione di cui all'art. 8 e ne cura l'aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

Il punto m) del comma 1 dell’articolo 7 definisce, tra le funzioni che competono al responsabile della conservazione, la redazione del manuale della conservazione.

Riportiamo qui di seguito il comma 1 dell’articolo 8 per dare evidenza al contenuto e all’importanza del manuale della conservazione

Art. 8 comma 1

Manuale di conservazione

1. Il manuale di conservazione illustra dettagliatamente l'organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.




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La normativa prevede, nel caso di pubbliche amministrazioni, che il responsabile della conservazione sia un dirigente o un funzionario formalmente designato (comma 3 articolo 7) che può però delegare in outsourcing il servizio di conservazione presso conservatori aventi determinate requisiti e per questo accreditati presso Agid (Agenzia per Italia Digitale).

Nel caso invece di società private, il responsabile della conservazione può essere interno o nominato esternamente all’azienda che affida quindi in questa circostanza in outsourcing la responsabilità della conservazione e le relative attività di conservazione.

Come si evince dall’articolo 7 comma 1, la figura del responsabile della conservazione richiede elevate competenze tecniche, normative e di processo che si rendono assolutamente necessarie per l’espletamento di un ruolo che ha implicazioni organizzative, procedurali, tecniche, giuridiche e normative e NON BASTA PER UNA PA SEMPLICEMENTE AFFIDARSI AD UN CONSERVATORE ACCREDITATO. Anzi, Le regole tecniche del DPCM del 3 Dicembre 2013, prevedono che il pacchetto di versamento del registro giornaliero di protocollo o di qualunque altro documento informatico gestito dalla PA, debbano essere trasmesso al sistema di conservazione; non è quindi sufficiente, per soddisfarla, incaricare un conservatore ma bisogna assolvere a quanto previsto per la realizzazione del sistema (nomina interna del responsabile, manuale, compliance rispetto la privacy,etc);

Quindi anche in presenza di un conservatore accreditato l'Ente deve dotarsi di un proprio sistema con relativo manuale e piano di sicurezza della conservazione, distinto da quello del conservatore.

Inoltre, le regole tecniche sulla conservazione precisano esplicitamente che il responsabile della conservazione “sotto la sua responabilità”, affida il servizio in outsourcing.

Ciò implica, da parte del responsabile non solo l’obbligo di rivolgersi a conservatori accreditati, ma anche di stendere i capitolati di gara in maniera molto attenta, in quanto non si può pensare di devolvere la conservazione ad un soggetto terzo e non avere le idee estremamente chiare sui requisiti da porgli.

Si legga a tal proposito questi interessantissimi articoli che ti faranno capire che non basta affidarsi ad un conservatore accreditato, ma bisogna riorganizzare i proprio processi digitali interni e i propri modelli organizzativi : http://www.nicolasavino.com/2015/12/02/lerrore-piu-grande-che-una-pa-commette-quando-si-affida-ad-un-conservatore-accreditato/




http://www.nicolasavino.com/2015/12/02/lerrore-piu-grande-che-una-pa-commette-quando-si-affida-ad-un-conservatore-accreditato/

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http://www.nicolasavino.com/2016/01/13/sai-che-non-basta-il-manuale-del-responsabile-del-servizio-di-conservazione/

I VANTAGGI DELLA CONSERVAZIONE

Spesso, quando si parla dei vantaggi della conservazione, si fa riferimento ai risparmi economici della conservazione.

Ciò è assolutamente vero, dimostrabile e concreto.

Ma non è l’unico vantaggio della conservazione.

Ce ne sono altri, non meno importanti del fattore economico che comunque riveste una importanza non di poco conto.

Sono i vantaggi che derivano dalla disponibilità e dalla reperibilità immediata delle informazioni, dalla condivisione di queste informazioni, dalla definizione di un nuovo processo, molto più efficiente, che sta alla base della produzione e gestione della documentazione digitale.

Basti pensare, per fare un esempio, alla definizione di workflow automatizzati nei processi di fatturazione, di acquisto, decisionali, etc.

I documenti digitali, per loro natura, si prestano all’automatizzazione dei processi con l’ausilio delle strumentazioni elettroniche la qual cosa ci permette, in ogni istante, di avere il controllo sul processo stesso e di aumentare quindi la competitività e l’efficienza aziendale.

Non si può non pensare al beneficio che ne traggono tutti i servizi di una pubblica amministrazione per i quali la gestione documentale e la conservazione svolgono un ruolo trasversale fondamentale.

La conservazione è l’ultima parte di questo processo, ma molto spesso è l’impulso attraverso il quale rivedere il processo stesso per la sua digitalizzazione.

Abbiamo detto che quando si parla dei vantaggi della conservazione si parla dei risparmi che derivano dalla conservazione sostituiva.






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Abbiamo anche detto che questo è vero, concreto e dimostrabile.

Una ricerca di pochi anni fa dell’osservatorio del politecnico di Milano, ha stimato infatti in circa 45 miliardi i documenti di business dematerializzabili in Italia.

Se tutta questa carta venisse ammucchiata sarebbe qualche migliaio di volte più alta del monte Everest!

Dematerializzando questa carta si eviterebbe di abbattere 24 milioni di alberi e si ridurrebbero le emissioni di oltre 4 milioni di tonnellate di CO2

Ma soprattutto il risparmio di carta e materiali sarebbe di oltre 12 miliardi l’anno.

E se invece di dematerializzare la carta, si digitalizzassero i processi, e quindi si trattassero documenti nativamente digitali, i benefici sarebbero ancora più evidenti grazie alla riduzione di tutti i costi di manodopera, archiviazione e ricerca, per arrivare a risparmi di circa 200 miliardi di euro l’anno, oltre ad un miglior controllo del processo, una più alta efficienza e competitività come detto più sopra.

ALLORA COME PARLERANNO PA E CITTADINO?

Allo stato corrente, ma si ricordi che la normativa spinge sempre di più il cittadino ad usare il digitale, il cittadino può inoltrare istanze alla PA con la PA con i canali indicati nella figura di seguito ai sensi del DPR 445/00 e dell’articolo 65 del codice dell’amministrazione digitale:




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Parimenti, per la stessa normativa sopra citata la PA potrà inviare comunicazioni al cittadino con i canali indicati nella figura seguente, fermo restando l’obbligo di produrre i propri documenti in digitale.




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Savino Solution offre ampie delucidazioni su tali modalità di comunicazione.

PRINCIPALI RIFERIMENTI NORMATIVI

La normativa italiana sulla conservazione, è una normativa matura che ha visto la rivisitazione e l’aggiornamento delle norme con l’andare degli anni per renderle in linea con gli strumenti tecnologici disponibili.

Riportiamo qui di seguito, sinteticamente, i principali riferimenti normativi sulla conservazione dei documenti.




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Testo Unico sulla documentazione amministrativa

D.P.R., testo coordinato 28/12/2000 n° 445, G.U. 20/02/2001

DECRETO LEGISLATIVO 30 giugno 2003

Codice in materia di trattamento dei dati personali

DECRETO LEGISLATIVO 26 agosto 2016, n. 179

Modifiche ed integrazioni al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante Codice dell'amministrazione digitale

DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 3 dicembre 2013

Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 e successive modificazioni

Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 -bis , 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 22 febbraio 2013

Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali, ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b) , 35, comma 2, 36, comma 2, e 71 del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 e successive modificazioni

DECRETO 17 giugno 2014

Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto - articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005




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DECRETO 13 novembre 2014

Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché' di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

Se anche tu ti chiedi come dematerializzare I processi di una PA e soprattutto pensi che la PA Digitale non debba essere un miraggio ma un traguardo, se vuoi approfondire il discorso e avere INFORMAZIONI e SENZA IMPEGNO sull’argomento con l’ing. Savino, scrivi ORA a [email protected] o chiama il numero 392 932 5998.

Fallo anche se hai una semplice domanda o una semplice curiosità.

Scrivi quindi a [email protected] o chiama il numero 392 932 5998.

Autori del White Paper :

Ing. Nicola Savino, CEO Savino Solution Srl

Dott. Alfonso Pisani, Digital Consulting BU Director Savino Solution Srl




la rivoluzione della pa, piu’ smart e piu’ digitale · 2019. 4. 11. · la rivoluzione della...

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