INTRODUZIONE La Biblioteca Scientifica e per Pazienti del Centro di Riferimento Oncologico è un’unità della Direzione Scientifica ed è specializzata in oncologia e scienze biomediche corre-late. Si rivolge prevalentemente al personale interno e convenzionato, è aperta al pubblico, ha una sezione dedicata a pazienti e familiari e coordina un programma di ricerca e intervento in ambito informativo-educazionale d’Istituto (Patient Education & Empowerment).Mette a disposizione riviste e libri in formato elettronico e su carta di argomento biomedico, tecnico-amministrativo, materiale divulgativo in ambito scientifico, di svago e testimonianze di pazienti; fornisce inoltre l’accesso a banche dati specializzate e a programmi.Nel dettaglio:• supporta l’accesso all’informazione scientifica a tutto il personale dell’Istituto; • gestisce il monitoraggio della produttività scientifica d’Istituto;• forma all’utilizzo delle risorse informative disponibili; • promuove iniziative nell’ambito dell’informazione e formazione continua ai pazienti.

OBIETTIVILa Biblioteca ha periodicamente bisogno di verificare quanto le risorse e i servizi offerti siano effettivamente utili per chi li utilizza. Questo anche per rispondere adeguatamente anche al punto 4.2 della nuova norma ISO 9001:2015 “comprendere le esigenze e le aspettative delle parti interessate”.Da qualche anno mancava la rilevazione di questi dati. Nel 2017 quindi la Biblioteca ha voluto raccogliere le opinioni dei propri utenti senza però ricorrere ai tradizionali que-stionari (somministrati via email o su carta via posta interna) e ai focus group, strumenti molto validi, ma contemporaneamente sovrautilizzati e spesso poco efficaci.Ha quindi pensato a un approccio più informale, ma collaudato in vari contesti, che si ispira all’Open Space Technology, già diffuso in Nord Europa e Stati Uniti e nel mondo del business.

METODIL’8 novembre 2017 dalle ore 9.00 alle 17.00 è stato organizzato il Caffè in Biblioteca, invitando con una email e locandine esposte nei vari locali dell’Istituto, tutto il personale e i frequentatori della Biblioteca Pazienti il giorno dell’evento.Nella sala lettura della Biblioteca sono stati offerti caffè e pasticcini per creare un momento leggero di incontro e scambio di opinioni. Ai partecipanti è stato chiesto di rispon-dere per iscritto a quattro domande (con risposta libera) sull’utilizzo e bisogni relativi alle risorse e ai servizi della Biblioteca. I quesiti proposti sono stati leggermente differenziati tra operatori CRO e pazienti e caregiver:1. Quali risorse rese disponibili dalla Biblioteca utilizzi? (Risorse: riviste, banche dati, libri, cataloghi, programmi ecc.) per operatori; (Risorse: riviste, opuscoli, libri, DVD, audiolibri ecc. ) per pazienti2. Quali Servizi della Biblioteca apprezzi? (Servizi: ciò che il personale della biblioteca fa per te) per pazienti e operatori3. Quali Risorse vorresti trovare? (Risorse: riviste, banche dati, libri, cataloghi, programmi ecc.) per operatori; (Risorse: riviste, opuscoli, libri, DVD, audiolibri ecc. ) per pazienti4. Quali Servizi vorresti trovare? (Servizi: ciò che il personale della biblioteca fa per te) per pazienti e operatori

RISULTATIHanno partecipato all’evento n. 104 persone, di cui n. 92 operatori di varie professionalità e n.12 tra pazienti e caregiver, tutti hanno compilato il breve questionario.Dall’analisi delle risposte, emerge che:

• i servizi più apprezzati risultano essere la richiesta di articoli scientifici non disponibili in Istituto e il supporto di base e specialistico agli utenti (reference). Molto gradite anche cortesia e disponibilità del personale;• i servizi e le risorse che gli utenti vorrebbero trovare in Biblioteca per la maggior parte risultano già offerti. Sarebbero graditi un maggior numero di libri e riviste. Interessante la richiesta di uno spazio e occasioni di incontri su temi specifici (7%).Le informazioni ottenute sono sintetizzate nei grafici riportati di seguito: le risposte alle domande n.3 e n.4 sono state accorpate.

L’opinione degli utentinel tempo di un CAFFÉ

ovvero, il valore aggiunto dell’informalitàCiolfi L., Michilin N., Cipolat Mis S., Ferrarin E., Gruarin N.,

Mazzocut M., Parro A., Turrin O., Pelagi P., Truccolo I.1, Biblioteca Scientifica e per Pazienti - Centro di Riferimento Oncologico di Aviano (CRO) IRCCS, Aviano (Pn), Italia

1E-mail: itruccolo@cro.it

8 NOVEMBRE 2017

9.00-17.00

Vi aspettiamo numerosi!

La BIB

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e i suoi servizi:

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Vi invitiamo

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CROCENTRO di RIFERIMENTOONCOLOGICOdi Aviano

IRCCSNational Cancer Institute

www.cro.it

CRO di Aviano - Istituto Nazionale Tumori

presenta la frequenza media di utilizzo della Biblioteca in una giornata qualsiasi. Il dato ci per-mette comunque di rilevare la disposizione positiva dei presenti.In questa prima esperienza di Caffè in Biblioteca le domande proposte sono state volu-tamente molto generiche. Lo scopo era solo di avere una prima indicazione di utilizzo, gradimento e “considerazione”.È in programma un altro evento analogo per dicembre 2018 con l’dea di proporre sempre pochi quesiti, ma più specifici per raccogliere nuovi elementi da uti-lizzare nella programmazione delle risorse da acquisire/dismettere e delle attività da proporre.Il Caffè in Biblioteca si è rivelato un metodo efficace e piacevole per avere non solo opinioni, critiche e suggerimenti degli utenti, ma an-che per incontrare persone che normalmente non frequentano la Biblioteca e che utilizzano dalle loro postazioni di lavoro i servizi online offerti.

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Riviste 16% Libri 15% Banche Dati 3% Richiesta articoli esterni 1% Ricerche bibliografiche 2% Supporto di base e specialistico 4% Programmi/video didattici 6% Corsi 3% Occasioni di incontro a tema 7% Quelli già presenti 42% Non so 1%

Quali RISORSE e SERVIZI vorresti trovare?

Riviste 36% Libri 17% Banche Dati 26% Cataloghi 4% Programmi

e attrezzature 14% Tutte 1% Nessuna 1% Film su DVD 1%

Quali RISORSE rese disponibili dalla Biblioteca utilizzi?

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Richiesta articoli esterni 24% Ricerche bibliografiche 13% Supporto di base e specialistico (reference) 15% Tutti 4% Redazione e grafica materiale informativo 4% Corsi 6% Cortesia e disponibilità 19% Professionalità 7% Patient Education e attività/

informazioni per pazienti 7% Nessuno 1%

Quali SERVIZI apprezzi?

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CONCLUSIONIDai risultati si evidenzia che le risor-se informative presenti in Biblioteca sono abbastanza utilizzate e i servizi offerti soddisfano in gran parte le esi-genze di chi ha risposto. La partecipazione a questa iniziati-va è stata numerosa soprattutto tra il personale dell’Istituto ed è stata un’occasione per raccogliere anche a voce le impressioni degli utenti. Il numero di pazienti e caregiver rap-

BIBLIOGRAFIA AidLearn, Kirşehir Valiliǧi,

Agencia Para el Empleo de Madrid, Euro-Idea Fundacja

Spoleczno-Kulturalna, Inova Con-sultancy UK, Youth Europe Service.

L’Open Space Technology ed il World Cafè per stili di vita urbani di condivisione,

[2017]https://www.uniba.it/ricerca/dipartimenti/

scienze-politiche/ricerca-e-terza-missione/pro-getti/creatuse/02IO3GuideOSTWCM_IT.pdf

(ultimo accesso 19/10/2018)