laporan kp andre baru
TRANSCRIPT
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Seiiring semakin pesatnya kemajuan teknologi informasi saat ini, berbagai
instansi Pemerintah maupun Swasta sudah mulai memanfaatkan teknologi ini.
Salah satu manfaatnya adalah penggunaan database untuk menyimpan data-data
pada instansi tersebut. Kalau menggunakan cara yang konvensional untuk
menyimpan data-datanya, biasanya memerlukan suatu media penyimpanan yang
cukup besar. Untuk mencatat suatu transaksi atau laporan saja, diperlukan media
berupa buku atau yang lainnya. Kalau transaksi yang dilakukan banyak, maka
media penyimpanannya juga banyak. Apabila data-data tersebut diperlukan pada
saat tertentu maka kesulitan yang harus dihadapi adalah mencari data-data
tersebut secara manual. Akan memerlukan waktu yang relatif lama untuk mencari
data-data yang tersimpan pada media penyimpanan konvensional. Dan jika ini
sering terjadi, maka banyak waktu yang terbuang percuma hanya untuk mencari
informasi dari data yang diinginkan.
Dengan memanfaatkan penggunaan database ini, masalah-masalah di atas
bisa dikurangi. Tidak perlu media penyimpanan seperti buku untuk menyimpan
datanya. Jika data-data yang tersimpan di dalam database ini diperlukan pada saat
tertentu maka cukup melakukan pencarian (searching) dan prosesnya lebih cepat
dan akurat tidak seperti cara pencarian yang konvensional yang membutuhkan
waktu yang lama untuk mencarinya. Selain itu, manfaat dari penggunaan database
1
ini ialah manajemen data dapat dilakukan dengan mudah sesuai dengan kebutuhan
instansi terkait. Hanya saja, jika data yang tersimpan di dalam database ini sudah
banyak sekali maka prosesnya semakin lambat. Jadi, diperlukan metode tertentu
untuk menjaga sistem agar dapat bekerja secara optimal. Misalnya, backup data-
data yang sudah tidak terpakai ke media penyimpanan lain, penghapusan data-
data yang tidak diperlukan lagi dan metode perawatan lainnya yang bermanfaat
untuk menjaga kinerja sistem penyimpanan ke dalam database ini menjadi lebih
baik.
Di instansi Pemerintah Kota Pontinak, sudah ada yang menerapkan
teknologi ini, salah satunya adalah Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Pemberdayaan
Masyarakat. Selain untuk menangani masalah tenaga kerja dan pemberdayaan
masyarakat, instansi ini juga menangani masalah-masalah sosial yang perlu
ditangani secara serius mengingat jumlah pengangguran yang jumlahnya terus
meningkat setiap tahunnya dan krisis ekonomi yang menimpa bangsa ini membuat
mereka mencari pekerjaan yang kurang cocok baginya, misalnya menjadi
gelandangan dan pengemis (gepeng). Jika dilihat dari segi pendapatan, jumlah
yang mereka terima bahkan lebih besar dari gaji seorang pegawai negeri. Ini
disebabkan karena mereka mempunyai sistem sendiri untuk menjalankan
operasinya, sehingga mereka betah menjalani profesi sebagai gepeng ini.
Bertambahnya jumlah Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial (PMKS)
di Indonesia saat ini, mengharuskan tiap-tiap Pemerintah Kota (Pemkot) untuk
melakukan razia dan memberikan peringatan kepada mereka untuk tidak
beroperasi di tempat-tempat umum lagi serta memberikan pembinaan di pusat
rehabilitasi sosial.
2
Untuk menciptakan Kota Pontianak yang bersih dari gelandangan dan
pengemis (gepeng), anak jalanan, anak terlantar, jompo terlantar dan para
penyandang masalah kesejahteraan sosial lainnya, berbagai upaya telah dilakukan
oleh Pemkot diantaranya, memasukkan mereka ke pusat rehabilitasi sosial,
memulangkan mereka ke tempat asalnya dan yang lain sebagainya.
Berbagai upaya yang telah dilakukan oleh Pemkot ini sepertinya tidak
berpengaruh bagi mereka. Karena sudah menjadi tempat mencari rezeki dan tidak
mau berusaha untuk mencari rezeki dengan cara yang lain, mereka pun kembali
beroperasi lagi dan jumlahnya menjadi lebih banyak.
Untuk itu, perlu dilakukan upaya lebih lanjut untuk mengatasi masalah ini.
Pendataan identitas asli mereka perlu dilakukan secara teliti guna menghindari
pemalsuan identitas. Dan tempat-tempat yang sering dijadikan lahan bagi mereka
mencari rezeki juga harus di data agar dapat dilakukan analisis lebih lanjut.
Tempat-tempat rehabilitasi juga harus ditambah agar dapat menampung mereka
yang jumlahnya semakin bertambah. Dan peringatan yang lebih tegas dari Pemkot
juga sangat diperlukan agar mereka bisa mencari rezeki dengan cara yang lebih
baik lagi tanpa merusak pemandangan Kota Pontianak ini.
Pendataan yang dilakukan dengan cara manual akan mengalami kesulitan
dalam melakukan analisis. Jadi, diperlukan suatu aplikasi yang dapat mendata
identitas mereka dan melaporkan bantuan-bantuan yang sudah diterima oleh
mereka. Identitas mereka yang dimasukkan dilengkapi dengan foto agar dapat
mengidentifikasi apabila terjadi perubahan identitas. Setelah data selesai
dimasukkan maka keluaran dari aplikasi ini adalah laporan data Penyandang
Masalah Kesejahteraan Sosial (PMKS) dan laporan bantuan-bantuan sosial yang
3
sudah diterima oleh mereka. Sehingga nantinya, tidak perlu lagi mengetik data-
data yang sudah ada di dalam buku besar untuk dijadikan laporan bulanan dan
tahunan serta laporan penerimaan bantuan sosial karena sudah dapat diproses
langsung melalui aplikasi yang dirancang ini.
Perancangan aplikasi Sistem Administrasi PMKS (Penyandang Masalah
Kesejahteraan Sosial) ini dibuat untuk mendata identitas para gepeng, anak
jalanan, anak terlantar, anak yatim piatu, fakir miskin, korban bencana alam, PSK,
orang gila, jompo terlantar, lanjut usia, korban kekerasan, kasus narkoba, para
narapidana dan yang lainnya yang ada di Kota Pontianak ini.
1.2 Materi Kerja Praktek
Materi kerja praktek yang diajukan kepada Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan
Pemberdayaan Masyarakat Kota Pontianak adalah perancangan aplikasi Sistem
Administrasi PMKS (Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial) yang berfungsi
untuk menyimpan data-data identitas PMKS dan dapat memberikan informasi lain
yang dibutuhkan, seperti kartu identitas PMKS, laporan bulanan dan tahunan serta
laporan penerima bantuan sosial.
1.3 Tujuan Kerja Praktek
Tujuan dari pelaksanaan kerja praktek ini adalah untuk menghasilkan
rancangan aplikasi Sistem Administrasi PMKS (Penyandang Masalah
Kesejahteraan Sosial). Aplikasi ini mencakup pendataan identitas PMKS yang
disimpan dalam sebuah database yang hasilnya bisa dijadikan pelaporan data
4
PMKS, Kartu Identitas PMKS dan laporan penerimaan bantuan sosial bagi para
PMKS tersebut.
1.4 Manfaat Kerja Praktek
1. Bagi Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Pemberdayaan Masyarakat Kota
Pontianak
a. Dapat mendata identitas PMKS, membuat kartu identitas
PMKS, membuat laporan data-data bulanan dan tahunan,
membuat laporan bantuan sosial yang diterima oleh PMKS
menggunakan aplikasi ini.
b. Dapat mempermudah pekerjaan karena cara yang konvensional
sudah diganti dengan aplikasi ini.
2. Bagi Penulis
a. Dapat belajar mengenai apa yang dilakukan dalam penanganan
PMKS.
b. Dapat mengetahui jumlah PMKS yang ada di Kota Pontianak.
c. Menerapkan ilmu yang diperoleh pada saat kuliah untuk
diimplementasikan pada Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan
Pemberdayaan Masyarakat.
1.5 Sistematika Penulisan
BAB I : PENDAHULUAN
Berisi latar belakang, materi kerja praktek, tujuan kerja praktek,
manfaat penelitian dan sistematika penulisan.
5
BAB II : RUANG LINGKUP KERJA PRAKTEK
Gambaran umum tentang Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan
Pemberdayaan Masyarakat Kota Pontianak dan struktur organisasi institusi
tersebut serta penjelasan mengenai tugas-tugasnya dan hubungannya
dengan bagian yang lain.
BAB III : ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM
Berisi uraian tentang metode analisis kebutuhan perangkat lunak
yang dipakai serta hasil analisis yang akan dijadikan sebagai bahan acuan
dalam pemilihan kebutuhan sistem yang harus diwujudkan dalam
perangkat lunak.
BAB IV : PERANCANGAN SISTEM
Berisi tentang metode perancangan perangkat lunak yang dipakai
serta hasil analisis perancangan perangkat lunak yang merupakan
terjemahan kebutuhan perangkat lunak yang meliputi prosedur dan fungsi
dari perangkat lunak yang dibuat.
BAB V : IMPLEMENTASI SISTEM
Berisi batasan implementasi perangkat lunak dan dokumentasi
implementasi perangkat lunak.
BAB VI : ANALISIS KINERJA SISTEM
6
Berisi dokumentasi hasil pengujian terhadap perangkat lunak yang
dibandingkan kebenarannya dengan kebutuhan perangkat lunak yang
dituliskan dalam bagian sebelumnya yang kemudian dianalisis.
BAB VII: PENUTUP
Berisi kesimpulan dan saran - saran untuk pengembangan perangkat
lunak lebih lanjut.
7
BAB II
RUANG LINGKUP KERJA PRAKTEK
2.1 Gambaran Umum Tentang Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan
Pemberdayaan Masyarakat Kota Pontianak
Pelaksanaan kerja praktek dilakukan di Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan
Pemberdayaan Masyarakat Kota Pontianak, banyak kemudahan yang didapat
dalam pelaksanaan kerja praktek. Fasilitas yang memadai, memudahkan peserta
dalam melaksanakan tugas disana. Selain fasilitas yang memadai, para
pegawainya pun sangat antusias dengan adanya pelaksanaan kerja praktek ini,
berbagai pertanyaan yang diajukan mereka jawab sesuai dengan kemampuan
mereka. Pada instansi Pemerintah Kota Pontianak ini terdapat 3 (tiga) instansi
yang digabung menjadi 1 (satu). Yang pertama, Dinas Sosial, kemudian Dinas
Tenaga Kerja dan Dinas Pemberdayaan Masyarakat. Khusus untuk pelaksanaan
kerja praktek ini, peserta memilih Dinas Sosial untuk dijadikan tempat kerja
praktek. Dinas Sosial ini terbagi lagi manjadi 2 (dua) Bidang, yaitu Bidang
Rehabilitasi Sosial dan Bidang Bantuan Sosial. Pada bidang Rehabilitasi Sosial,
tugas-tugas mereka salah satunya ialah mendata para Penyandang Masalah
Kesejahteraan Sosial (PMKS), melakukan razia gepeng dan anak jalanan serta
melakukan proses rehabilitasi bagi para PMKS yang dipusatkan di tempat
rehabilitasi yang ada di daerah Sei Ambawang. Pada bidang Bantuan Sosial, salah
satu tugasnya ialah memberikan bantuan-bantuan sosial bagi para PMKS yang
membutuhkan dan mendata penerima bantuan sosial tersebut.
8
9
BAB III
ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM
3.1 Metode Analisis
Analisis yang dilakukan untuk merancang aplikasi ini adalah analisis
dengan metode berorientasi struktur data (oriented data structure), karena dalam
merancang aplikasi ini terdapat data-data yang dijadikan acuan untuk merancang
sebuah database yang akan digunakan dalam aplikasi Sistem Administrasi PMKS
ini. Selain data-data yang dipelajari untuk merancang database ini, tambahan
informasi dari user juga mendukung perancangan sehingga apa yang diinginkan
oleh user dapat terpenuhi.
3.2 Hasil Analisis
Penggunaan cara manual yang dilakukan oleh Dinas Sosial Kota
Pontianak dalam mendata identitas Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial
(PMKS) ini menjadi awal rencana pembuatan aplikasi Sistem Administrasi PMKS
yang penyimpanan datanya menggunakan database. Dengan adanya database,
maka proses pencarian data akan dilakukan dengan cepat dan mudah bila
dibandingkan dengan cara manual, yaitu mencari data satu per satu di dalam
sebuah buku besar. Tentu saja cara manual ini akan membutuhkan waktu yang
lama untuk mencari data yang diinginkan. Mengingat banyak tugas-tugas lain
yang masih harus segera diselesaikan, maka keberadaan aplikasi ini sangat
dibutuhkan.
10
Dari data-data yang telah dipelajari, maka dibutuhkan suatu sistem yang
dapat mendata identitas PMKS, mencetak kartu identitas, mencetak laporan
bulanan dan tahunan serta mencetak laporan penerima bantuan sosial bagi para
PMKS. Untuk merancang suatu sistem, diperlukan antar muka dan basis data
yang dapat bekerja sesuai dengan kebutuhan sistem (1). Aplikasi ini bisa
menangani masalah tersebut, karena sudah dirancang berdasarkan sistem yang
dibutuhkan.
Dengan adanya aplikasi ini, data-data yang ada bisa dijadikan laporan
bulanan atau tahunan yang bisa diurutkan berdasarkan kategorinya. Aplikasi ini
juga dapat mencetak kartu identitas PMKS yang berguna untuk identifikasi
apabila akan dilakukan razia PMKS di daereh-daerah tempat mereka beroperasi
khususnya para gelandangan dan pengemis, anak jalanan, orang gila dan yang lain
sebagainya. Selain itu, aplikasi ini juga dapat melaporkan bantuan-bantuan sosial
yang diterima oleh PMKS tersebut.
Selain itu, antar muka yang dibuat khusus untuk mengoperasikan database
bersifat user friendly (ramah pengguna), sehingga user dapat menggunakannya
dengan mudah. Aplikasi juga dilengkapi dengan form login yang membatasi
penggunaan hanya untuk 1 (satu) user saja karena aplikasi ini bersifat (personal
user).
Berdasarkan hasil analisis maka sistem yang dibutuhkan dalam
mengembangkan Sistem Administrasi Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial
(PMKS) ini adalah sebagai berikut :
11
CPU, menggunakan prosessor minimal Intel Celeron 2,2 GHz, space
harddisk minimal 500 Mb, dengan RAM minimal 128 Mb, dan
menggunakan sistem operasi minimal Windows XP.
Software yang digunakan adalah Borland Delphi 7.0.
Perancangan database menggunakan Inter Base.
12
BAB IV
PERANCANGAN SISTEM
4.1 Metode Perancangan
Metode perancangan aplikasi yang digunakan adalah metode perancangan
database. Karena belum adanya sistem yang menangani masalah ini, maka
dirancanglah aplikasi baru untuk menangani sistem administrasi PMKS ini.
Sistem dirancang agar dapat meng-input-kan data-data identitas PMKS ke dalam
database, mencetak kartu identitas PMKS, mencetak laporan bulanan dan tahunan
serta mencetak laporan penerimaan bantuan sosial.
4.2 Hasil Perancangan
Berdasarkan metode perancangan di atas, berikut ini adalah proses
perancangan database dari sistem yang akan dirancang :
1. Normalisasi
Normalisasi merupakan suatu proses pengelompokkan data ke dalam
bentuk tabel atau relasi untuk menyatakan entitas dan hubungan mereka sehingga
terwujud satu bentuk database yang mudah untuk dimodifikasi (2).
Berikut ini adalah proses-proses normalisasi yang dilakukan :
a. Bentuk Tidak Normal
Berikut ini adalah bentuk tidak normal dari tabel Data PMKS yang
terdiri dari : nama, umur, jenis_kelamin, pendidikan, kelas, nama_sekolah,
13
nama_ortu, pekerjaan_ortu, alamat, daerah_terjaring, tgl_masuk, bulan,
tahun, ket, bantuan.
b. Bentuk Normal Pertama (1 NF)
Proses ini dilakukan untuk menghilangkan elemen data yang
berulang agar menjadi satu harga tunggal yang berinteraksi di antara setiap
baris pada suatu tabel. Adapun bentuk normal pertama dari tabel adalah :
Tabel 4.1 Data PMKS pada 1 NF
Tabel Data PMKSid_pmksnamaid_kategorikategoriumurjenis_kelaminpendidikankelasnama_sekolahnama_ortupekerjaan_ortualamattempat_terjaringtgl_masukbulan tahunketid_bantuanbantuanfoto
Sumber : Data Olahan
c. Bentuk Normal Kedua (2 NF)
Pada bentuk normal kedua ini, suatu relasi memungkinkan
memiliki composite key, yaitu relasi dengan primary key yang terdiri dari
dua atau lebih atribut. Suatu relasi yang memiliki single atribut untuk
primary key-nya secara otomatis pada akhirnya menjadi 2 NF.
14
Gambar 4.1 Bentuk normal kedua (2 NF) pada tabel Data PMKS
Pada gambar di atas maka dapat dilihat beberapa kondisi sebagai
berikut :
1. Primary key pada tabel
Data PMKS adalah id_pmks.
2. Semua atribut memiliki
ketergantungan pada id_pmks.
3. Terdapat ketergantungan
transitif terhadap primary key, yaitu id_kategori dan id_bansos.
d. Bentuk Normal Ketiga (3 NF)
Primary Key
NamaId_kategori
Umur
Jenis_kelamin
Pendidikan
Kategori
Kelas
Ket
Foto
Tahun
Bulan
Tgl_masuk
Alamat
Nama_ortu
Nama_sekolah
Pekerjaan ortu
bantuan
Ketergantungan Transitif
id_pmks
Tempat_terjaringId_bantuan
KetergantunganTransitif
15
Pada proses ini, ketergantungan transitif akan dihilangkan supaya
atribut-atribut non key (bukan primary key) dapat memliki ketergantungan
sepenuhnya terhadap primary key. Tabel Data PMKS ini akan dipecah
menjadi empat tabel yang saling berelasi.
Berikut ini adalah diagram relasi antar tabel :
Tabel Kategoriid_kategori PKkategori
Tabel Bantuanid_bantuan PKbantuan
Tabel Bansosialid_bansos PKid_pmks FK id_kategori FKid_bantuan FKtgl_bansos
Gambar 4.2 Diagram Relasi Data
Pada diagram relasi di atas, yang menjadi tabel inti adalah tabel
Bansosial karena di dalam tabel ini semua transaksi penerimaan bantuan
sosial akan disimpan. Tabel ini memiliki primary key (PK) yaitu id_bansos
dan foreign key (FK) yaitu id_pmks, id_kategori dan id_bantuan. Tabel
PMKS digunakan untuk menyimpan data-data identitas PMKS, sedangkan
tabel kategori dan bantuan digunakan untuk menyimpan kategori PMKS
dan jenis-jenis bantuan yang akan disalurkan. Pada tabel PMKS terdapat
primary key yaitu id_pmks dan foriegn key yaitu id_kategori. Sedangkan
tabel kategori dan tabel bantuan tidak memiliki foreign key. Manfaat
Tabel PMKSid_pmks PKid_kategori FKnamaumurjenis_kelaminpendidikankelasnama_sekolahnama_ortupekerjaan_ortualamattempat_terjaringtgl_masukbulan tahunketfoto
16
adanya foreign key ini adalah untuk mempermudah proses peng-query-an
dari tiap-tiap tabel yang ingin ditampilkan data-datanya.
2. Data Flow Diagram (DFD)
DFD merupakan diagram yang menunjukkan aliran data dari suatu sistem
yang digambarkan secara abstrak. Berikut ini adalah proses-proses aliran data
yang ada pada sistem yang dirancang :
a. Diagram Konteks
Berikut ini adalah diagram konteks yang menunjukkan aliran data dari
kedua Bidang yang ada di Dinas Sosial, yaitu Bidang Rehabilitasi Sosial dan
Bidang Bantuan Sosial. Data-data PMKS yang ada pada kedua Bidang
tersebut diproses ke dalam sistem. Sistem akan mencetak laporan data PMKS
dan Kartu identitas PMKS yang kemudian diberikan kepada Bidang Rehsos
serta laporan bantuan sosial diberikan kepada Bidang Bansos. Semua data-
data yang di-input-kan disimpan di dalam database sistem tersebut.
Gambar 4.3 Diagram Konteks Sistem Administrasi PMKS
SistemAdministrasi
PMKS
Bidang Rehsos
BidangBansos
Cetak Kartu Identitas PMKSLaporan Data PMKS
Data PMKS
Laporan Bantuan Sosial
Data PMKS
17
b. Diagram Overview / Nol
Pada diagram ini, akan ditampilkan gambaran umum sistem yang
dirancang serta aliran data-datanya. Berikut adalah gambar diagramnya :
18
Gambar 4.4 Diagram Overview / Nol
Form Isi Bantuan
Form Isi Data
Form Isi Kategori
Form Isi Data
Laporan Bantuan Sosial
Laporan Data PMKS
Kartu Identitas PMKS
Bidang Rehsos
Bidang Bansos
1.0Olah Kategori
PMKS
2.0Olah
D_PMKS
4.0Olah
D_Bansos
5.0Cetak Kartu
PMKS
D_Kategori
D_PMKS
D_Bansosial
D_PMKS
3.0Olah
D_Bantuan
D_Bantuan
D_PMKS
D_Bansosial6.0
Cetak Laporan
19
Dari diagram di atas diketahui bahwa, proses yang dilakukan pertama
kali dalam sistem ini adalah mengisi kategori-kategori PMKS yang
diperlukan. Selanjutnya, kategori disimpan ke dalam database kategori.
Proses selanjutnya ialah mengisi data PMKS yang ada pada Bidang Rehsos
dan Bidang Bansos. Setelah diisi, data kemudian disimpan ke dalam database
PMKS. Proses berikutnya adalah mengisi bantuan-bantuan sosial yang akan
disalurkan. Data tersebut disimpan di dalam database bantuan. Pada proses
pengisian bantuan sosial, database yang digunakan ialah database PMKS,
bantuan dan kategori. Setelah selesai diisi maka data tersebut akan disimpan
pada database bansosial. Proses mencetak kartu identitas dan laporan data
PMKS serta laporan bantuan sosial dilakukan menggunakan database PMKS
dan bansosial. Setelah data dicetak, hasilnya diberikan kepada masing-masing
Bidang yang memerlukan data tersebut.
c. Diagram Rinci
Diagram ini akan menampilkan gambaran sistem yang dirancang
secara rinci untuk setiap fungsi-fungsi yang ada. Berikut adalah gambar
diagramnya :
1. Diagram 1 level 2
Gambar 4.5 Diagram 1 level 2
Form Isi Kategori1.1
Input KategoriPMKS
D_Kategori
Bidang Rehsos
20
Pada diagram rinci ini, sistem melakukan proses input kategori
PMKS yang ada. Setelah itu data disimpan ke dalam database kategori.
2. Diagram 2 level 2
Gambar 4.6 Diagram 2 level 2
Diagram rinci ini menjelaskan proses input data PMKS yang data-
datanya diperoleh dari masing-masing Bidang. Database kategori
digunakan untuk mengkategorikan identitas PMKS tersebut pada kategori
yang sesuai dengan proses input yang dilakukan sebelumnya. Setelah
selesai, maka data-data tersebut akan disimpan pada database PMKS.
3. Diagram 3 level 2
Gambar 4.7 Diagram 3 level 2
Diagram ini menjelaskan proses input bantuan-bantuan sosial yang
akan disalurkan kepada para PMKS. Setelah data di-input-kan kemudian
data disimpan pada database bantuan.
Form Isi Data
Form Isi Data
2.1Input Data
PMKS
D_Kategori
Bidang Bansos
D_PMKS
Bidang Rehsos
Form Isi Bantuan3.1
Input Bantuan
D_Bantuan
Bidang Bansos
21
4. Diagram 4 level 2
Gambar 4.8 Diagram 4 level 2
Untuk melakukan proses input bantuan sosial, database yang
digunakan adalah database PMKS, kategori dan bantuan. Semua proses
input bantuan sosial ini akan disimpan ke dalam database bansosial.
3. Struktur Database
Berdasarkan proses-proses perancangan database yang telah dilakukan,
berikut ini adalah struktur database yang digunakan dalam Sistem Administrasi
PMKS (Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial) :
a. Tabel PMKS
Adapun struktur Tabel PMKS adalah sebagai berikut :
Tabel 4.2 Struktur PMKS
Nama Field Tipe Boleh Kosong
id_pmksid_kategorinamaumurjenis_kelaminpendidikankelasnama_sekolahnama_ortupekerjaan_ortualamatdaerah_terjaringtgl_masukbulantahunfotoket
integerintegervarchar(40)varchar(10)varchar(12)varchar(15)varchar(5)varchar(40)varchar(40)varchar(40)varchar(100)varchar(40)varchar(4)varchar(12)varchar(5)varchar(150)varchar(800)
TidakTidakTidakTidakTidakTidakTidakTidakTidakTidakTidakTidakTidakTidakTidakBolehBoleh
Sumber : Data Olahan
4.1Input
Bantuan Sosial
D_Bantuan
D_PMKSD_Bansosial
D_Kategori
22
Tabel PMKS ini digunakan untuk menyimpan data-data input-an
yang dilakukan oleh user. Data input dibagi menjadi beberapa kategori
yang tergolong Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial (PMKS) yang
terdiri dari : gepeng, anak jalanan, anak terlantar, anak yatim piatu, fakir
miskin, korban bencana alam, PSK, orang gila, jompo terlantar, lanjut
usia, korban kekerasan, kasus narkoba, para narapidana dan sebagainya
yang ada di Kota Pontianak. Semua data-datanya harus diisi, khusus untuk
field foto dan ket (keterangan) boleh kosong supaya proses input dapat
dilakukan walaupun tidak terdapat foto dan keterangannya.
b. Tabel Bantuan
Adapun struktur Tabel Bantuan ini adalah sebagai berikut :
Tabel 4.3 Struktur Bantuan
Field Tipe Boleh Kosong
id_bantuanbantuan
integervarchar(50)
TidakTidak
Sumber : Data Olahan
Tabel bantuan ini digunakan untuk menambah jenis-jenis bantuan
yang akan diterima oleh para PMKS. Dari tabel ini, bantuan yang sudah
tersedia akan dipanggil melalui proses query pada saat peng-input-an
bantuan sosial bagi para PMKS.
c. Tabel Kategori
Adapun struktur Tabel Kategori ini adalah sebagai berikut :
Tabel 4.4 Struktur Kategori
Field Tipe Boleh Kosong
id_kategorikategori
integervarchar(50)
TidakTidak
Sumber : Data Olahan
23
Tabel kategori ini digunakan untuk menambah jumlah kategori
yang baru, mengganti dan menghapus kategori yang diinginkan jika ada
kebijakan yang baru dari instansi terkait. Dengan adanya tabel ini, user
dapat dengan mudah melakukan perubahan-perubahan kategori yang
sesuai dengan kebijakan baru yang telah ditetapkan tersebut.
d. Tabel Bansosial
Adapun struktur Tabel Bansosial ini adalah sebagai berikut :
Tabel 4.5 Struktur Bansosial
Nama Field Tipe Boleh Kosong
id_bansosid_pmksid_kategoriid_bantuantgl_bansos
integerintegerintegerintegerdate
TidakTidakTidakTidakTidak
Sumber : Data Olahan
Tabel Bansosial atau bantuan sosial ini digunakan untuk
menyimpan data-data para PMKS yang sudah menerima bantuan sosial.
Semua transaksi-transaksi pemberian bantuan sosial disimpan di dalam
tabel ini, dan dilengkapi juga dengan tanggal pemberian bantuan
sosialnya.
e. Tabel PW (Password)
Adapun struktur Tabel PW ini adalah sebagai berikut :
Tabel 4.6 Struktur PW
Field Tipe Boleh Kosong
namapasstanggalwaktu
varchar(30)varchar(30)datetime
TidakTidakTidakTidak
Sumber : Data Olahan
Tabel PW ini digunakan untuk form login user yang terbatas untuk
1 (satu) orang user saja, karena aplikasi ini memang dirancang untuk
24
personal user bukan multi user. User diberikan fasilitas untuk mengganti-
ganti nama dan password sesuai dengan keinginannya. Field-field
tambahan seperti tanggal dan waktu digunakan sebagai pelengkap atau
untuk mengingatkan kapan terakhir kali user mengganti password-nya.
Field-field tambahan tersebut jika tidak digunakan juga tidak apa-apa
karena yang terpenting akses untuk masuk ke program inti harus melalui
form login ini.
25
BAB V
IMPLEMENTASI SISTEM
5.1 Batasan Implementasi
Implementasi aplikasi ini hanya berdasarkan atas data-data yang dimiliki
oleh Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Pemberdayaan Masyarakat Kota Pontianak
khususnya Bidang Sosial tanpa terkait pada Bidang-Bidang lain yang ada pada
instansi tersebut. Sistem administrasi ini juga tidak berhubungan dengan sistem
administrasi pada bidang yang lain karena terfokus untuk pendataan identitas
Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial (PMKS) saja.
5.2 Implementasi
Aplikasi dirancang sebaik mungkin agar dapat digunakan dengan mudah
oleh user atau lebih user friendly. Sebelum menjalankan aplikasi ini, terlebih
dahulu meng-install-kan software Borland Delphi 7.0 dan Interbase pada
komputer yang akan digunakan untuk proses peng-input-an. Hal ini dilakukan
supaya sistem administrasi PMKS ini dapat digunakan.
Karena menggunakan Interbase, sebelum aplikasi dipakai terlebih dahulu
database didaftarkan ke Interbase supaya aplikasi bisa digunakan. Setelah
database didaftarkan, aplikasi sudah bisa digunakan untuk memproses kebutuhan-
kebutuhan user yang sudah diimplementasikan ke dalam sebuah program yang
26
dapat melakukan perintah-perintah yang diperlukan. Berikut ini adalah tampilan
program dan proses-proses yang dapat dilakukan oleh aplikasi :
1. Tampilan awal program inti
Gambar 5.1 Tampilan Awal Program
Pada form ini disediakan menu-menu pilihan yang membantu user
untuk melakukan proses tertentu. Menu-menu pilihan dari form ini terdiri
dari : File (Input Data Baru, Lihat Data PMKS , Urut Data PMKS dan Exit),
Edit (Edit Data, Hapus Data dan Tambah Kategori), Bantuan Sosial (Lihat
Data Bantuan Sosial), User (Ganti Password) dan Help (Bantuan dan About
Me).
2. Form Login
27
Gambar 5.2 Form Login
Pada bagian ini, user harus memasukkan username dan password
untuk masuk ke program inti, jika tidak maka akan ada informasi bahwa input-
an user tidak benar atau jika input-an user benar maka akan ada informasi
bahwa login user telah berhasil dan program inti bisa digunakan. User juga
dapat mengganti username dan password yang diinginkan karena telah
disediakan fasilitas untuk melakukannya. Prosesnya menggunakan query dari
database khusus untuk form login ini. Aplikasi ini ditujukan untuk personal
user, sehingga hanya 1 (satu) orang saja yang bisa mengakses aplikasi ini.
3. Form Input Data
Gambar 5.3 Form Pilih Kategori
28
Gambar 5.4 Form Input Data
Bagian input data baru ini digunakan untuk memasukkan data-data
yang berhubungan dengan identitas PMKS, sebelumnya user akan diberikan
pilihan kategori untuk data yang akan di-input-kan. Jika salah satu kategori
tersebut telah dipilih, maka akan ditampilkan form pengisian data-datanya,
masukkan data-datanya pada tempat yang telah disediakan. Sebaiknya data
diisi dengan lengkap supaya identitas PMKS tersebut lebih jelas, tapi jika
tidak lengkap atau tidak ada datanya maka isi kolom tersebut dengan tanda
(’-’) supaya program tidak membaca kolom tersebut kosong, karena hanya ada
beberapa kolom saja yang boleh kosong seperti, kolom foto dan keterangan.
Jika ada salah satu kolom yang belum diisi atau kosong maka program akan
memberikan informasi bahwa data yang di-input-kan belum lengkap. Jika
telah selesai diisi semua datanya, maka data input-an akan tersimpan di dalam
database.
4. Form Lihat Data
29
Gambar 5.5 Form Lihat Data
Bagian ini digunakan untuk melihat data-data yang tersimpan di dalam
database, ada beberapa pilihan menu pada form ini yaitu : cari data, edit data,
refresh data, hapus data dan lihat detail.
Form Edit Data
Gambar 5.6 Form Edit Data
30
Pada bagian ini, user dapat mengubah setiap data-data yang
mengalami perubahan atau ada yang salah sewaktu pengisian datanya.
Setelah data selesai di-edit maka program akan memberikan informasi
bahwa data telah diubah dan data akan tersimpan ke dalam database.
Form Cari Data
Gambar 5.7 Form cari Data
Apabila data yang tersimpan di dalam database banyak, maka user
dapat menggunakan fasilitas ini untuk mempermudah dalam mencari data
yang diinginkan. User hanya memasukkan nama yang ingin dicari lalu
program akan mencari datanya. Setelah selesai mencari, maka program
akan menampilkan data-data yang namanya sesuai dengan yang
dimasukkan oleh user.
Refresh Data
Pilihan ini digunakan untuk me-refresh database yang sebelumnya
digunakan untuk peng-query-an. Setelah ditekan maka database akan
menampilkan keseluruhan data yang tersimpan.
Hapus Data
Hapus data digunakan untuk menghapus data yang ada di dalam
database. Id yang digunakan menggunakan auto increment untuk
memudahkan penomoran data, sehingga perlu dilakukan inisialisasi pada
database supaya script auto increment bisa diproses. Dalam hal ini, record
awal pada database diberi inisialisasi (0) pada field id dan field lainnya
31
diinisialisasi dengan tanda (-) supaya untuk selanjutnya program akan
menjumlah id tersebut (ditambah 1) setelah ada pengisian data baru ke
dalam database. Program akan mengalami gangguan jika record awal
tersebut dihapus. Untuk itu, program sudah dirancang agar user tidak bisa
menghapus record tersebut. Caranya dengan memberikan informasi bahwa
record tersebut tidak bisa dihapus. Dengan begitu, program akan berjalan
tanpa ada gangguan auto increment.
Lihat Detail
Pada bagian ini, user diberikan fasilitas untuk melihat data secara
jelas, karena jika melihat langsung pada database ada beberapa bagian
field yang tidak terlihat. Maka diberikan fasilitas ini supaya user dapat
melihat foto dan keterangan lain secara jelas.
5. Form Urut Data PMKS
Gambar 5.8 Form Urut Data PMKS
Pada bagian ini, terdapat beberapa menu pilihan yang bisa digunakan
oleh user antara lain :
32
Lihat Semua Data
Kegunaannya sama dengan refresh data, yaitu menampilkan
kembali seluruh data yang tersimpan di dalam database.
Urut Data Per Bulan
Gambar 5.9 Urut Data Per Bulan
Urut data per bulan digunakan untuk mengurutkan data-data yang
terdapat didalam database berdasarkan kategori, bulan dan tahun yang
diinginkan. Jika semua pilihan telah diisi maka program akan meng-query
database sesuai dengan input-an user dan program akan menampilkan
data hasil peng-query-an yang dilakukan. Jika salah satu pilihan tidak diisi
atau ada pilihan yang kosong maka program akan memberikan informasi
bahwa pilihan yang dimasukkan belum lengkap.
Urut Data Per Tahun
Gambar 5.10 Urut Data Per Tahun
Urut data per tahun sama juga kegunaannya dengan yang
sebelumnya yaitu mengurutkan data berdasarkan kategori dan tahun yang
diinginkan. Proses peng-query-annya juga sama hanya pilihan bulan saja
33
yang dihilangkan. Setelah pilihan diisi lengkap, maka program akan
menampilkan data hasil proses peng-query-an. Akan ada informasi yang
diberikan oleh program jika ada pilihan yang tidak diisi atau kosong.
Print Data
Data-data hasil peng-query-an baik berdasarkan bulan atau tahun
dan kategorinya akan dapat langsung dicetak. Adapun hasil cetakkan
merupakan laporan Data PMKS (Penyandang Masalah Kesejahteraan
Sosial) per kategori, bulan dan tahun yang di-input-kan.
Berikut adalah tampilan hasil cetak laporan PMKS :
Gambar 5.11 Hasil Cetak Laporan PMKS
Cetak Kartu PMKS
Berikut adalah tampilan hasil cetak kartu PMKS :
34
Gambar 5.12 Hasil Cetak Kartu PMKS
Khusus bagian ini, program menyediakan fasilitas untuk mencetak
kartu identitas PMKS, seperti kartu-kartu identitas lainnya kartu identitas
PMKS ini juga dilengkapi dengan foto, adapun kegunaannya sebagai arsip
data PMKS apabila akan dilakukan razia atau proses rehabilitasi sosial
lainnya guna lebih memperjelas identitas para PMKS sehingga mereka
mudah untuk dikenali.
6. Form Lihat Data Bantuan Sosial
Gambar 5.13 Form Bantuan Sosial
Pada form ini, user akan diberikan beberapa pilihan menu diantaranya :
35
Tambah Bantuan
Gambar 5.14 Form Input Bantuan Sosial
User dapat memilih langsung data PMKS yang ditampilkan untuk
diberikan bantuan sosial, setelah memilih maka akan ditampilkan form
pengisian bantuan sosial, jika kolom bantuan sosial sudah diisi dan proses
peng-input-an telah dilakukan maka data tersebut akan tersimpan di dalam
database khusus bantuan sosial, sedangkan untuk data-data input yang
dilakukan pada proses awal disimpan ke dalam database data PMKS.
Program juga akan memberikan informasi jika terdapat data-data yang
tidak bisa diberikan bantuan sosial. Data-data yang sudah diberikan
bantuan sosial tidak bisa melakukan proses input 2 (dua) kali karena
datanya telah tersimpan di dalam database bantuan sosial, jadi jika ingin
menambah atau mengubah bantuan sosial yang diterima oleh para PMKS,
user dapat melakukannya pada menu Lihat Data.
Cari Data
36
Gambar 5.15 Form Cari Data
Fasilitas ini digunakan untuk mencari data di dalam database, yang
jumlahnya banyak dan sulit untuk dicari satu per satu. Untuk itu,
disediakan fasilitas pencarian data. Setelah user memasukkan pilihan
kategori dan nama yang ingin dicari, program akan melakukan proses
peng-query-an dan setelah itu program akan menampilkan datanya.
Setelah data ditampilkan, user dapat menambah bantuan sosial untuk data
yang dicari tersebut dan setelah data selesai ditambah bantuan maka data
tersebut akan tersimpan di dalam database.
Lihat Data
Gambar 5.16 Form Lihat Data Bantuan Sosial
37
Pada form ini, user diberikan fasilitas untuk mengubah data
bantuan sosial, melihat secara detail data, menghapus data, me-refresh
data dan mencetak data. Berikut adalah hasil cetak laporan bantuan sosial :
Gambar 5.17 Hasil Cetak Laporan Bantuan Sosial7. Form User
Gambar 5.18 Form User
Jika user ingin mengganti username dan password, program telah
menyediakan fasilitas untuk melakukannya. Setelah data-datanya selesai
diganti, maka program akan menyimpan data tersebut ke dalam database. Dan
user dapat langsung menggunakan program inti tanpa melakukan login ulang,
38
tetapi jika program telah ditutup dan user ingin menggunakan lagi program
tersebut, maka form login diisi dengan data yang baru diedit sebelumnya.
8. Form Kategori
Gamba 5.19 Form Kategori
Pada bagian ini, user disediakan fasilitas untuk menambah kategori-
kategori yang baru sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Selain itu,
kategori juga bisa dihapus dan diubah sesuai dengan keinginan user.
9. Form Help
Bagian ini berisi tentang fasilitas yang disediakan di dalam program
dan tentang identitas perancang, tidak ada petunjuk penggunaan karena
perancang melatih langsung user dalam menggunakan aplikasi ini.
Selama pengerjaan aplikasi ini, terdapat perubahan-perubahan dalam
merancangnya. Pada awalnya, perancang hanya memfokusnya aplikasi ini untuk
kategori anak jalanan saja, tetapi setelah mendapat beberapa masukkan dari user
maka aplikasi diubah agar dapat mencakup beberapa kategori yang diinginkan
oleh user. Ada tambahan lain mengenai field-field yang diperlukan dalam aplikasi
ini, sehingga perancang merubah kembali struktur database yang sudah ada
sebelumnya. Hal ini terjadi karena kurangnya komunikasi antara user dan
perancang dalam penyelesaian aplikasi ini karena kesibukan pekerjaannya dan
39
kurangnya inisiatif dari perancang untuk menanyakan lebih jelas mengenai hal-hal
yang berhubungan dengan struktur database yang diperlukan. Tetapi, semua
masalah tersebut dapat diselesaikan dengan baik dan aplikasi yang telah dibuat
sudah sesuai dengan keinginan user.
Adapun spesifikasi komputer yang diperlukan saat implementasi aplikasi
ini adalah :
1. Prosessor minimal Intel Celeron 2,2 GHz,
2. Sistem operasi yang digunakan Windows XP,
3. RAM 256 Mb,
BAB VI
ANALISIS KINERJA SISTEM
Analisis kinerja sistem dilakukan untuk menguji aplikasi apakah dapat
bekerja dengan baik atau tidak, selain itu juga bermanfaat untuk mendapatkan
potensi pengembangan dari aplikasi ini.
Secara manual, pada awalnya data PMKS (Penyandang Masalah
Kesejahteraan Sosial) yang ada pada Bidang Rehabilitasi Sosial dan Bidang
Bantuan Sosial dicatat kedalam buku besar kemudian dari data-data tersebut
dibuatlah laporan data PMKS dan laporan bantuan sosial. Semua proses ini masih
menggunakan cara manual. Untuk itu, dirancangnya aplikasi ini adalah untuk
40
membuat suatu sistem yang terkomputerisasi untuk melakukan proses-proses yang
diperlukan oleh user.
Dari diagram aliran data yang telah digambarkan pada Bab Perancangan
Sistem, aplikasi yang dibuat ini mempunyai sistem dimana user harus meng-
input-kan kategori PMKS terlebih dahulu, data PMKS yang di-input-kan terlebih
dahulu dikategorikan berdasarkan kategori PMKS yang ada, setelah itu data
tersebut disimpan di dalam database. Begitu juga dengan bantuan sosial, user
terlebih dahulu meng-input-kan bantuan yang akan disalurkan kemudian data
bantuan tersebut juga akan disimpan ke dalam database. Data yang terdapat di
dalam database ini dapat diolah menjadi kartu identitas PMKS dan laporan data
PMKS serta laporan bantuan sosial yang contoh tampilannya dapat dilihat pada
Bab Implementasi.
Aplikasi yang telah dibuat ini pada implementasinya dapat memenuhi
kebutuhan yang user inginkan. User menginginkan data-data PMKS yang
dimilikinya dapat tersimpan di dalam database. User juga menginginkan aplikasi
ini dapat mencetak kartu identitas PMKS, laporan data PMKS dan laporan
bantuan sosial.
41
BAB VII
PENUTUP
7.1 Kesimpulan
Sistem Administrasi PMKS ini dapat mengganti cara manual dalam
mendata identitas para PMKS dan menghasilkan apa yang dibutuhkan oleh user,
yaitu dapat mencetak laporan data-data PMKS tiap bulan dan tahun. Selain itu,
dapat menghasilkan kartu identitas PMKS dan laporan penerima bantuan sosial
PMKS yang sangat berguna bagi Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Pemberdayaan
Masyarakat Kota Pontianak sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil suatu
42
kebijakan atau keputusan mengenai rehabilitasi sosial para PMKS dan rencana
pemberian bantuan sosial kepada mereka.
Banyak pengalaman yang dapat diperoleh ketika melakukan kerja praktek,
selain terlibat langsung ke dalam tugas-tugas pada instansi tempat kerja praktek,
ilmu pengetahuan yang diperoleh selama kuliah juga dapat diterapkan.
Mengajarkan para pegawai tentang software tertentu dan memperbaiki komputer
yang bermasalah merupakan salah satu pengalaman yang diperoleh ketika
melakukan kerja praktek.
7.2 Saran
Dengan adanya aplikasi ini diharapkan bagi Dinas Sosial, Tenaga Kerja
dan Pemberdayaan Masyarakat Kota Pontianak khususnya Bidang Sosial dapat
menggunakannya sebaik mungkin karena peranannya sangat penting. Selain dapat
mengganti cara manual dalam mendata para PMKS, perangkat lunak ini juga
dapat menghasilkan laporan yang tidak perlu dibuat ulang jika masih
menggunakan cara manual. Banyak waktu yang bisa dihemat jika memanfaatkan
aplikasi ini, karena memang dirancang untuk menangani masalah tersebut. Jadi,
user cukup meng-input-kan data-datanya saja maka aplikasi akan langsung
memprosesnya sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh user.
43
44