laporan kuliah kerja media (kkm) 2012 “aktivitas …/akti...“aktivitas public relations dalam...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

LAPORAN KULIAH KERJA MEDIA (KKM) 2012

“AKTIVITAS PUBLIC RELATIONS DALAM KEGIATAN SALES AND

MARKETING DEPARTMENT PADA SEMESTA HOTEL SEMARANG”

Oleh :

Dian Budi Utami

NIM. D1609024

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk Melengkapi Tugas-Tugas dan Memenuhi Syarat-Syarat

guna Memperoleh Gelar Ahli Madya (A.Md.) Program Studi Public

Relations

PROGRAM D.III PUBLIC RELATIONS

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS

SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012


commit to user

ii


commit to user

iii


commit to user

iv

PERNYATAAN

Nama : Dian Budi Utami

NIM : D1609024

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Aktivitas Public

Relations dalam Kegiatan Sales and Marketing Department pada Semesta Hotel

Semarang” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya,

dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar

pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya

bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang

saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Mei 2012

Yang Membuat Pernyataan,

Dian Budi Utami


commit to user

v

MOTTO

“Pengalaman adalah guru yang terbaik”

“Hargailah orang lain seperti kau menghargai dirimu sendiri”


commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Tugas Akhir ini Penulis persembahkan kepada :

1. Bapak dan Ibuku serta Mas Widyo yang selalu memberikan doa, dukungan

dan kasih sayang bagi penulis.

2. Drs. Nuryanto, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang selalu memberi

bimbingan dan bantuan dalam pembuatan laporan ini.

3. Bapak Muhammad Abdan Munawir, selaku General Manager Semesta

Hotel Semarang dan Ibu Dyah Ierawati Riardi, selaku Sales and Marketing

Manager Semesta Hotel Semarang, serta Bapak Cinzano Findriarto, selaku

Human Resources Manager Semesta Hotel Semarang.

4. Seluruh Dosen Komunikasi Terapan Public Relation yang telah mengajar

Penulis sewaktu perkuliahan sekaligus seluruh dosen dan karyawan FISIP

UNS.

5. Seluruh manajemen dan karyawan Semesta Hotel Semarang, seluruh tim

sales and marketing, front office, accounting, human resources,

engineering, security, housekeeping dan food and beverage.

6. Sahabat-sahabat terbaikku Dyah, Asyifa, Anggun, Ayu, Erna, Yuli, Dewi,

Wegig, Benny, Harry, Rofi. Serta seluruh teman-teman PR B dan PR A.

.


commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirabbil’alamin, puji syukur penulis panjatkan ke hadirat

Allah SWT yang telah memberikan rahmat-Nya sehingga penulis dapat

melaksanakan praktek kerja lapangan, Kuliah Kerja Media 2012 di Semesta Hotel

Semarang dan menyelesaikan laporan Tugas Akhir dengan judul “Aktivitas Public


Semarang”.

Penulisan laporan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk

memperoleh gelar Ahli Madya di bidang Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu

Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Di samping itu,

Kuliah Kerja Media (KKM) ini dilaksanakan untuk menambah wawasan dan

pengalaman penulis di bidang public relations.

Dalam Laporan Tugas Akhir ini penulis membahas mengenai “Aktivitas

Public Relations dalam Kegiatan Sales and Marketing Department pada Semesta

Hotel Semarang”. Sebagai hotel syariah berbintang tiga di Jawa Tengah, Semesta

Hotel Semarang yang belum memiliki divisi public relations tersendiri tetap

melaksanakan aktivitas-aktivitas public relations yang bertujuan mencitrakan

hotel sekaligus menjaga hubungan baik antara hotel dengan berbagai publiknya

sekaligus turut mendukung kegiatan sales and marketing sebagai departemen

yang memayungi Public Relations.

Penulis menyadari dalam pembuatan laporan ini masih jauh dari

kesempurnaan. Oleh karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang dapat

membangun penulis di masa yang akan datang. Dalam menyelesaikan laporan ini


commit to user

viii

penulis banyak menerima bantuan dari berbagai pihak. Untuk itulah penulis

menyampaikan ucapan terima kasih kepada:

1. Prof. Drs. Pawito, Ph. D, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Drs. Aryanto Budhy S., M. Si, selaku Ketua Program Diploma III Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Drs. Nuryanto, M. Si., selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir yang telah

memberikan bimbingan dan bantuan bagi penulis.

4. Sri Hastjarjo, S.Sos, Ph.D, selaku dosen penguji.

5. Dra. Sri Urip Haryati, M. Si, selaku Dosen Pembimbing Akademik.

6. Bapak Muhammad Abdan Munawir, selaku General Manager Semesta Hotel

Semarang.

7. Ibu Dyah Ierawati Riardi, selaku Sales and Marketing Manager Semesta Hotel

Semarang sekaligus pembimbing magang, terima kasih atas bimbingan,

pengertian, dan bantuannya.

8. Seluruh manajemen dan karyawan Semesta Hotel Semarang: Bu Dini, Pak

Lutfi, Mbak Malla, Mbak Ida, seluruh tim accounting, front office, human

resources, housekeeping, engineering, security, food and beverage, dan teman-

teman magang. Terima kasih telah membimbing penulis selama magang dan

atas perhatian dan kasih sayang yang kalian berikan.

9. Bapak, Ibu, dan Mas Widyo yang tiada henti memberikan dukungan, kasih

sayang, dan doa demi kelancaran dan kesuksesan penulis.


commit to user

ix

10. Seluruh dosen yang telah mengajar penulis dari awal kuliah sampai sekarang.

Terima kasih atas ilmu yang telah Bapak/Ibu berikan. Sekaligus seluruh dosen

dan karyawan FISIP UNS.

11. Teman-teman baikku, Dyah, Asyifa, Anggun, Ayu, Erna, Yuli, Dewi, Wegig,

Benny, Harry, Rofi, terima kasih atas semua bantuan dan kasih sayang kalian.

12. Teman-teman Public Relations kelas B khususnya, Public Relations kelas A,

dan seluruh angkatan 2009, serta pihak-pihak lain yang tidak dapat penulis

sebutkan satu persatu

13. Dan seluruh pihak yang tidak dapat di sebutkan satu persatu yang telah

membantu penulis dan memberi dukungan baik mental maupun material

sehingga penulis dapat menyelesaikan magang dan laporan ini.

Akhir kata semoga laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua

pihak.

Surakarta, Mei 2012

Penulis

Dian Budi Utami

NIM. D1609024


commit to user

x

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL........................................................................................ i

HALAMAN PERSETUJUAN... ...................................................................... ii

HALAMAN PENGESAHAN.......................................................................... iii

HALAMAN PERNYATAAN... ...................................................................... iv

HALAMAN MOTTO... ................................................................................... v

HALAMAN PERSEMBAHAN... ................................................................... vi

KATA PENGANTAR..................................................................................... vii

DAFTAR ISI ................................................................................................... x

DAFTAR TABEL DAN GAMBAR ............................................................... xiii

BAB I PENDAHULUAN ........................................................................ 1

A. Latar Belakang Masalah ................................................................. 1

B. Tujuan ........................................................................................... 4

C. Manfaat ................................................ ......................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ................................................................ 6

A. Pengertian PR ........................................................................... 6

B. Ruang Lingkup Pekerjaan PR .................................................. 8

C. Peranan PR ............................................................................... 10

D. Fungsi PR ................................................................................. 11

E. Keahlian Menulis bagi PR ....................................................... 12

F. Media Relations sebagai Aktivitas Public Relations ............... 16

G. Pengertian Hotel ....................................................................... 18


commit to user

xi

H. Konsep Hotel Syariah .............................................................. 19

I. Sales and Marketing Department ............................................ 21

J. Kegiatan Sales and Marketing Department ............................. 22

K. Kaitan antara Public Relations dengan Pemasaran

dan Periklanan .......................................................................... 24

BAB III DESKRIPSI SEMESTA HOTEL SEMARANG ........................... 33

A. Sejarah Singkat Perusahaan .................................................... 33

B. Latar Belakang Pendirian Perusahaan ..................................... 33

C. Tujuan Pendirian Perusahaan .................................................. 34

D. Visi Perusahaan ....................................................................... 34

E. Misi Perusahaan ...................................................................... 34

F. Filosofi Pelayanan & Produk .................................................. 35

G. Karakter Pelayanan & Produk ................................................. 35

H. Slogan Perusahaan .................................................................. 36

I. Produk-Produk Semesta Hotel ................................................ 36

J. Kebijakan-Kebijakan Semesta Hotel ...................................... 38

K. Persyaratan Teknis Operasional Fisik ..................................... 39

L. Struktur Organisasi Semesta Hotel ......................................... 40

M. Job Description (Sales & Marketing Department) ................. 45

BAB IV PELAKSANAAN MAGANG ....................................................... 57

A. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang (KKM) .................. 57

B. Pelaksanaan Magang ............................................................... 57

C. Penanggung Jawab KKM ........................................................ 58


commit to user

xii

D. Bidang-Bidang yang dipelajari & Dilaksanakan sebagai

PRO dalam Sales and Marketing Department ........................ 59

E. Media Relations sebagai Aktivitas Public Relations pada

Kegiatan Sales and Marketing Department ............................. 67

F. Penggunaan Iklan sebagai Sarana Promosi dan Pencitraan

bagi Public Relations Officer di Semesta Hotel Semarang..... 68

G. Keterkaitan Public Relations dengan Sales and Marketing

Department di Semesta Hotel ................................................ 69

H. Aktivitas Public Relations pada Sales&Marketing Department 70

I. Kesulitan/ Kendala yang Dihadapi Selama KKM ................... 72

J. Cara yang Telah Dilakukan untuk Mengatasi Kesulitan

Selama KKM............................................................................ 73

K. Kemajuan yang Telah Dicapai Selama KKM .......................... 74

BAB VI PENUTUP ...................................................................................... 76

A. KESIMPULAN ....................................................................... 76

B. SARAN ................................................................................... 78

1. Bagi Semesta Hotel Semarang ........................................... 78

2. Bagi Pihak Kampus ............................................................ 79

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 80

LAMPIRAN


commit to user

xiii

DAFTAR TABEL & GAMBAR

Gambar 2.1 Tujuan Kegiatan Marketing ........................................................ 22

Gambar 2.2 Hubungan Public Relations dengan Pemasaran ........................... 24

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Semesta Hotel .............................................. 37

Tabel 4.1 Media Partner (Newspaper&Magazine) Semesta Hotel ................. 56


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Di era kemajuan teknologi, informasi, dan perdagangan bebas ini,

Indonesia terus mengembangkan semua sektornya mulai dari sektor ekonomi,

sosial, politik, budaya termasuk dunia kepariwisataan. Peran penting seorang

public relations semakin dibutuhkan di semua tempat, mulai dari badan usaha

atau perusahaan, instansi kepemerintahan, maupun di dunia perhotelan dan

pariwisata.

Kondisi tersebut menuntut perusahaan maupun organisasi baik pemerintah

maupun swasta untuk merekrut tenaga praktisi PR yang handal yang dapat

menjadi ujung tombak dalam mempertahankan citra yang positif dan menciptakan

saling pengertian antar publik-publiknya untuk mencapai tujuan perusahaan.

Kebutuhan akan praktisi PR yang handal dan terampil semakin banyak

dibutuhkan di dunia kerja. Untuk itulah Program Diploma III Komunikasi

Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta ikut serta mempersiapkan tenaga ahli/praktisi dalam bidang Komunikasi

Terapan melalui program Kuliah Kerja Media. Kuliah Kerja Media (KKM)

merupakan kegiatan intrakurikuler dalam rangka mencari pengalaman kerja pada

lembaga mitra/ perusahaan sesuai dengan latar belakang disiplin ilmu (Penyiaran,

Periklanan dan Humas) yang diwajibkan diikuti oleh mahasiswa Diploma III

Komunikasi Terapan FISIP UNS. Tujuan dilaksanakan KKM yaitu meningkatkan

dan mengembangkan kompetensi lulusan Program DIII Komunikasi Terapan


commit to user

2

FISIP UNS agar mampu bersaing dan mempunyai daya saing yang tinggi dalam

lapangan kerja sehingga mampu siap pakai sekaligus memberdayakan mahasiswa

dan meningkatkan wawasan tentang pekerjaan melalui pengalaman kerja serta

melatih wawasan dan keterampilan mahasiswa untuk mempersiapkan diri

memasuki dunia kerja yang sesungguhnya.

Mengenai berkembang pesatnya berbagai sektor di Indonesia yang salah

satunya dunia kepariwisataan, berarti juga membicarakan perkembangan dunia

perhotelan. Bisnis perhotelan pun semakin maju dan membutuhkan Sumber Daya

Manusia (SDM) yang unggul, terutama pada pengelolaan manajemennya. Secara

umum Manajemen Hotel terbagi dalam beberapa departemen seperti Departemen

Front Office, Departemen House Keeping, Departemen Food & Beverage,

Departemen Marketing, Departemen Accounting, Departemen Engineering, dan

Departemen Personel. Biasanya Public Relations tidak berdiri sendiri tetapi

digabung dan dimasukkan dalam Sales and Marketing Department.

Philip Kotler (1999) yang dikutip oleh Oeka Yoeti (1997:10) berpendapat

bahwa pemasaran hotel adalah ilmu yang bertujuan menyenangkan tamu dan dari

kegiatan itu hotel memperoleh keuntungan. Philip Kotler menyebutnya sebagai

serving and satisfiying human need. Sedangkan Public Relations adalah fungsi

manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasikan kebijaksanaan dan

tata cara seseorang atau organisasi demi kepentingan publik, serta merencanakan

dan melakukan suatu program kegiatan untuk meraih pengertian dan dukungan

publik (Effendy, 1993:116).


commit to user

3

Belakangan ini semakin terlihat hubungan yang semakin dekat antara

pemasaran (iklan) dengan PR. Hal ini karena pemasaran di zaman yang penuh

kompetisi seperti sekarang ini tidak hanya cukup dengan model pemasaran

konvensional yang sering dikenal dengan bauran 4 P (Product, Price, Place,

Promotion) tetapi harus ditambah dengan public relations dalam menghadapi

persaingan yang semakin sengit. Seperti yang terjadi di Semesta Hotel Semarang.

Sebagai hotel syariah berbintang tiga yang pertama di Jawa Tengah, Semesta

Hotel Semarang sudah melaksanakan berbagai kegiatan public relations untuk

mencapai tujuan perusahaan, namun permasalahan yang dihadapi saat ini adalah

Semesta Hotel Semarang belum memiliki divisi Public Relations tersendiri dan

masuk dalam Sales and Marketing Department. Oleh karena itu, seorang PRO

(Public Relation Officer) dituntut untuk dapat bekerja secara efektif bagaimana

agar dapat mencapai target tercapainya citra postitif perusahaan sekaligus

melaksanakan fungsi dari kegiatan sales and marketing yaitu selling product dan

customer satisfaction.

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, penulis

tertarik untuk mengangkat dan mengetahui bagaimana seorang Public Relations

Officer di sebuah hotel syariah melaksanakan aktivitas yang meliputi peran,

fungsi, dan tugas kesehariannya yang ikut berperan penting dalam pencitraan

sekaligus pemasaran. Untuk itulah, hal tersebut membuat penulis tertarik dengan

mengangkat pembahasan Tugas Akhir dengan judul “Efektivitas Peran Public


Semarang”.


commit to user

4

B. TUJUAN

1. Tujuan Umum

a. Untuk melengkapi tugas-tugas dan memenuhi syarat-syarat guna

memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md.) Program Studi Public Relations

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta.

b. Untuk mengaplikasikan ilmu teori dan praktik mengenai public relations

yang didapat selama perkuliahan untuk praktik kerja.

c. Untuk mengetahui seluk beluk aktivitas public relations yang meliputi

fungsi, tugas dan peran public relations terutama dalam dunia

perhotelan.

d. Untuk menjalin hubungan yang baik antara pihak fakultas dengan

instansi terkait.

2. Tujuan Khusus

Untuk mengetahui aktivitas public relations dalam kegiatan sales and

marketing department pada Semesta Hotel Semarang.

C. MANFAAT KKM

1. Bagi Mahasiswa/penulis:

a) Dapat mengembangkan keterampilan dan memperluas pengetahuan

terutama mengenai dunia perhotelan.

b) Mendapatkan pengalaman mengenai dunia kerja di perhotelan.

c) Sebagai bekal untuk memasuki dunia kerja yang sesungguhnya.


commit to user

5

2. Manfaat untuk Jurusan Public Relations DIII Komunikasi Terapan FISIP

UNS:

a) Mengetahui kemampuan mahasiswa dalam mempersiapkan diri

menghadapi dunia kerja.

b) Mendapatkan gambaran mengenai kesesuaian ilmu yang diberikan di

bangku kuliah dengan aplikasinya di dunia kerja.

c) Menjalin kerjasama antara instansi terkait dengan pihak fakultas

sekaligus meningkatkan citra positif Universitas Sebelas Maret.

3. Manfaat untuk Semesta Hotel Semarang:

a) Sebagai masukan untuk peningkatan pelayanan dan produktivitas.

b) Dapat berbagi ilmu, pengetahuan dan pengalaman untuk mahasiswa.

c) Memberikan gambaran nyata mengenai dunia kerja, khususnya di

perhotelan.


commit to user

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Public Relations

PR merupakan falsafah sosial manajemen yang diterapkan pada

kebijaksanaan, dan pelaksanaannya melalui interpretasi yang peka atas

berbagai peristiwa berdasarkan komunikasi dua arah atau timbal balik

dengan publiknya.

Cutlip, Center & Broom menyebutkan “Public relations is the

distinctive management function which helps establish and mutual

lines of communications, understanding, acceptance and cooperation

between on organization and it’s public”. (Public Relations adalah

fungsi manajemen yang secara khusus mendukung terbentuknya saling

pengertian dalam komunikasi, pemahaman, penerimaan dan kerja sama

antara organisasi dengan berbagai publiknya. (Cutlip, Center & Brown,

2000:4)

International Public Relations Associations (IPRA) mendefinisikan PR “Adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik (umum) untuk memperoleh pengertian, simpati dan dukungan dari mereka terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini publik di antara mereka. Untuk mengaitkannya sedapat mungkin kebijaksanaan dan prosedur yang mereka pakai untuk melakukan hal itu direncanakan dan disebarkanlah informasi yang lebih produktif dan pemenuhan keinginan bersama yang lebih efisien.” (Soemirat & Ardianto, 2002: 14)

PR juga merupakan bagian integral yang tak terpisahkan dari

kegiatan usaha atau bisnis. Edward L. Berneys dalam bukunya Public

Relations menyatakan bahwa PR mempunyai tiga macam arti, yaitu:


commit to user

7

a) Memberi informasi kepada masyarakat.

b) Persuasi yang dimaksudkan untuk mengubah sikap dan tingkah

laku masyarakat terhadap lembaga, demi kepentingan dua belah

pihak.

c) Usaha untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan antara lembaga

dengan sikap atau perbuatan masyarakat dan sebaliknya.

Empat unsur falsafah dari definisi public relations adalah:

a) PR merupakan falsafah manajemen yang bersifat sosial.

b) PR merupakan perwujudan falsafah tersebut pada tataran

kebijaksanaan.

c) PR merupakan komunikasi dua arah yang menunjang keberhasilan

kebijakan itu dengan menjelaskan, menginformasikan,

mempertahankan atau mempromosikannya kepada publik sehingga

tercipta saling pengertian dan etiket baik.

d) PR merupakan suatu cara pendekatan untuk menciptakan opini

publik. (Rumanti, 2002: 23)

Dilihat dari beberapa definisi mengenai public relations, maka

dapat diambil kesimpulan bahwa public relations merupakan fungsi

manajemen berupa keseluruhan komunikasi yang terencana dan

berkesinambungan untuk menciptakan saling pengertian diantara

publik-publiknya untuk mencapai tujuan bersama dan menciptakan

opini publik.


commit to user

8

B. Ruang Lingkup Pekerjaan Public Relations

Ruang lingkup pekerjaan PR dapat disingkat dengan istilah PENCILS,

yaitu:

1) Publication and Publicity (publikasi dan publisitas)

Memperkenalkan perusahaan/ organisasi pada publik. Contohnya

membuat tulisan yang disebarkan pada media maupun tampil dalam acara-

acara penting. Seperti saat seorang PR diundang sebagai pembicara dalam

sebuah acara seminar, secara tidak langsung telah membawa citra di mana

PR tersebut bekerja.

2) Events (Kegiatan)

Mengadakan dan mengorganisasikan kegiatan sebagai salah satu

upaya dalam membentuk citra. Contohnya, seperti membuat kegiatan jalan

sehat berhadiah bagi karyawan maupun masyarakat umum, sebuah hotel

menyelenggarakan acara pesta tahun baru dengan menghadirkan artis

ibukota, dan lain-lain.

3) News (Berita)

Seorang PR harus mampu menguasai teknik menulis dan mengedit,

baik untuk media massa maupun untuk membuat laporan dan produk-

produk tulisan (public relations writing), baik untuk kepentingan internal

maupun eksternal, seperti annual report, house journal, press release,

newsletter, dan lain-lain.

4) Community Involvement (Pelibatan Komunitas)


commit to user

9

Seorang PR sebaiknya menyelenggarakan acara dan program yang

ikut melibatkan masyarakat atau komunitas yang ada di sekitar

perusahaan. Selain itu PR juga diharapkan dapat memposisikan

perusahaan juga termasuk dalam bagian komunitas atau masyarakat itu

sendiri. Pada akhirnya, masyarakat akan merasa dilibatkan dan muncul

rasa memiliki (sense of belonging) dan menjadi bagian dari perusahaan

tersebut.

5) Identity Media (Identitas Media)

Agar mendapatkan publisitas media dan dapat menjalin hubungan

yang baik, maka sangatlah penting untuk membina hubungan dengan awak

media/ pers. Hal ini Karena media adalah mitra kerja abadi seorang PR.

Terjadi sebuah hubungan yang saling membutuhkan. Media membutuhkan

PR sebagai sumber berita sedangkan PR membutuhkan media sebagai

penyebar informasi dan pembentuk opini publik terhadap perusahaan.

6) Lobbying (Mempengaruhi)

Seorang PR dituntut untuk memiliki keahlian persuasi dan

memiliki untuk melakukan negosiasi dengan orang lain. Hal tersebut

sangat diperlukan pada saat mencari sebuah kesepakatan, saat terjadi

sebuah situasi krisis maupun untuk sebuah presentasi mengajak orang

membeli produk perusahaan dan menjadi konsumen.

7) Social Investment (Investasi Sosial)

PR juga bertugas untuk membuat acara dan program yang

bermanfaat untuk kepentingan, kesejahteraan, dan kepedulian sosial.


commit to user

10

Dalam hal ini biasanya dikenal dengan program CSR (Corporate Social

Responsibility). Contohnya, PR membuat program Peduli Bencana Merapi

sehingga dapat meringankan beban sesama sekaligus menunjukkan pada

masyarakat bahwa perusahaan peduli dengan lingkungan dan masyarakat

sehingga akan membawa nama baik bagi perusahaan. (Kriyantono, 2008:

20-22)

C. Peranan Public Relations

Menurut Dozier & Broom (1995) bahwa peranan public relations

dalam suatu organisasi dibagi dalam empat kategori, yaitu:

1) Expert Prescriber Sebagai praktisi ahli public relations yang berpengalaman dan

memiliki kemampuan tinggi dapat membantu mencari solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya (public relationship). Hubungan praktisi ahli PR dengan manajemen organisasi adalah pihak manajemen bertindak pasif menerima dan mempercayai yang telah disarankan atau usulan dari praktisi PR yang memiliki pengalaman dan keterampilan tinggi dalam memecahkan persoalan public relations yang tengah dihadapi organisasi terkait.

2) Communication Fasilitator Praktisi PR bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk

membantu pihak manajemen untu mendengarkan dan yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya dari organisasi bersangkutan, sekaligus harus mampu menjelaskan kembali keinginan, kebijakan dan harapan organisasi kepada publiknya. Sehingga dengan komuniksi timbal balik tersebut yang dilaksanakan oleh PR dapat tercipta saling pengertian, mempercayai, menghargai, dan toleransi yang baik dari kedua belah pihak.

3) Problem Solving Process Fasilitator Peranan praktisi PR dalam hal proses pemecahan persoalan public relations ini, merupakan bagian tim manajemen untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasihat (adviser) hingga mengambil tindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan profesional. Biasanya dalam menghadapi suatu krisis yang terjadi, maka dibentuk suatu tim posko yang dikoordinir praktisi ahli PR dengan melibatkan berbagai departemen dan keahlian dalam satu tim khusus yang membantu


commit to user

11

organisasi, perusahaan dan produk yang tengah menghadapi serta mengatasi persoalan krisis tertentu.

4) Communication Technician Berbeda dengan tiga peranan praktisi PR profesional sebelumnya yang terkait erat dengan fungsi dan peranan manajemen organisasi. Sedangkan dalam peranan communication technician ini sebagai journalist in resident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi atau dikenal dengan method of communication in organization dan sistem komunikasi dalam suatu organisasi tergantung dari masing-masing bagian atau tingkatan (level), yaitu secara teknis komunikasi, maupun media komunikasi. (Ruslan, 2001: 21-23)

Dalam hal ini berarti bahwa seorang PR sangat penting

keberadaannya bagi sebuah perusahaan atau organisasi. Hal ini dilihat

dari berbagai perannya mulai dari tingkat teknisi sampai pada ahli di

top manajemen. Seorang public relations dituntut untuk mampu

melaksanakan perannya dalam keseluruhan bentuk komunikasi yang

terarah mulai dari membuat produk tulisan PR, menjadi komunikator

antara perusahaan dengan berbagai publiknya, menyelesaikan berbagai

masalah yang timbul, menjadi corong penentu citra perusahaan, sampai

pada memberikan kontribusi dan ikut menentukan manajemen.

D. Fungsi Public Relations

Fungsi Public Relations menurut Cutlip, Center & Canfield meliputi :

a. Menunjang aktivitas utama manajemen untuk mencapai tujuan bersama. b. Membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan beragam

publik sasaran. c. Mengidentifikasi opini, persepsi, dan tanggapan publik terhadap

organisasi yang diwakilinya atau sebaliknya. d. Melayani keinginan publik organisasi dan memberikan saran kepada

pihak manajemen demi tercapainya tujuan dan manfaat bersama. e. Menciptakan komunikasi dua arah dan mengatur arus informasi,

publikasi, serta pesan dari organisasi kepada publiknya, atau sebaliknya, demi tercapainya citra positif dari kedua belah pihak. (Ruslan, 2001:20)


commit to user

12

Pada intinya, fungsi dari jabatan public relations adalah untuk

memberikan kontribusi pada perusahaan. Kerja seorang PR haruslah

menyeluruh, artinya harus menunjang seluruh aktivitas manajemen mulai

dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan sampai pada evaluasi.

Praktisi PR yang terampil dapat melaksanakan apa yang diinginkan

manajemen sekaligus dapat memahami kepentingan bersama. Melayani

publik internal dan eksternal sehingga tercipta hubungan yang baik dan

saling pengertian. Sehingga hasil akhir yang didapatkan adalah diraihnya

citra positif perusahaan serta terciptanya komunikasi dan hubungan yang

baik.

Langkah-langkah PR dalam Melaksanakan Fungsinya:

1) Tujuan organisasi harus jelas, transparan, perlu diperhatikan perbedaan

antara teori dan praktik.

2) Peninjauan kembali, perlu duduk bersama dengan direksi, bersama-

sama mempertimbangkan, menggunakan komunikasi yang sehat dan

etis, demi pencapaian tujuan untuk keuntungan semua pihak.

3) Membuat konsep, kualitas produk atau jasa yang akan direalisasi

dengan segala sesuatu yang terkait termasuk sarana prasarana sehingga

bisa direalisasikan. Apakah sudah sesuai dengan tujuan, apakah secara

kualitatif telah ada perhitungan sesuai dengan kebutuhan.

4) Inventarisasi pelanggan. Apakah sesuai dengan rencana.

Produk atau jasanya apakah sudah sesuai kebutuhan, keinginan,

harapan publik, dan pengguna jasa dengan memperhitungkan


commit to user

13

kemampuan, kepentingan organisasi atau perusahaan demi

kepentingan bersama.

PR sebaiknya perlu meminta kepada direksi untuk memberi

pengarahan. Hal ini penting supaya visi atau misi organisasi atau

perusahaan tidak terabaikan dan benar-benar tidak dirugikan dan justru

memberi kelangsungan hidupnya, karena hal ini merupakan

kesejahteraan seluruh oganisasi dan dengan dampak positif ini

kepercayaan publik akan menjadi semakin meningkat.

5) Memberi kesempatan direksi untuk memberi ide, usulan, dan terutama

kritik. Hal ini sangat penting; pertama supaya semua kebutuhan

lengkap dan dapat diintegrasikan; kedua tidak kalah pentingnya

dengan ide, usulan, pendapat, dan kritik, yang merupakan input sangat

penting untuk mengadakan perbaikan, perubahan sesuai dengan

kebutuhan, keinginan dari harapan kedua belah pihak.

6) Mengambil inti dari pertemuan. Pertemuan dilaksanakan dengan

motivasi untuk mendapat hasil yang lebih baik dan menguntungkan

semua pihak. Inti dari pertemuan akan membuahkan hasil yang

berkualitas, pencapaian tujuan menjadi optimal, membuat semua pihak

puas sehingga kesejahteraan akan meningkat.

7) Memilih atau menggunakan media yang tepat. Artinya peka terhadap

lingkungan serta memahami kekuatan organisasi, mengenal kekhasan

dari masing-masing media, jarak, frekuensi serta ketepatan

penggunaannya.


commit to user

14

8) Meminta pengarahan pada direksi. Hal ini supaya visi dan misi

organisasi tidak terabaikan dan tidak dirugikan. Sehingga

kelangsungan perusahaan terus berjalan dan dicapainya kesejahteraan

untuk seluruh organisasi yang berdampak positif terhadap kepercayaan

publik.

9) Seorang public relations harus mampu mendengarkan, memperhatikan

dan menghargai ide, usulan, pendapat, keinginan, kebutuhan, dan

keluhan, kritik maupun saran. Artinya PR harus mampu bersikap

profesional, memiliki kepekaan yang tinggi agar dapat bekerja

memuaskan kepentingan bersama dan diperoleh saling pengertian.

(Rumanti, 2002: 36-37)

E. Keahlian Menulis bagi Public Relations

Pekerjaan PR memang bukanlah pekerjaan akademis. Akan tetapi

pekerjaan PR berkenaan dengan komunikasi. Untuk mengembangkan

teknis tulis menulis, seorang praktisi PR tetap memerlukan wawancara,

bacaan, teman diskusi, penelitian (penguasaan masalah), dan latihan.

Karya-karya tulis seorang PR diantaranya meliputi:

1. Pemberitaan Pers (News Release): adalah karya tulis yang paling

banyak dan paling sering dilakukan oleh praktisi PR untuk

menyebarkan informasi melalui media pers.


commit to user

15

2. Latar (Backgrounders): adalah informasi dasar yang memuat uraian

penopang bagi tulisan wartawan-bisa berisi uraian singkat tentang

perusahaan, karyawan, investor, visi, misi perusahaan, dan sebagainya.

3. Iklan Layanan Masyarakat (Public Service Announcement): adalah

pesan yang disampaikan untuk membangkitkan kesadaran atau

kepedulian masyarakat terhadap sejumlah masalah yang harus mereka

hadapi, terutama kondisi yang bisa mengancam keserasian atau

kehidupan umum.

4. Iklan Perusahaan (Corporate Advertising): Pekerjaan PR juga berkaitan

dengan penulisan iklan tentang perusahaan. Ada kalanya iklan

mengenai perusahaan perlu dikeluarkan untuk menyambut peresmian

pabrik baru, perluasan usaha, hari ulang tahun perusahaan, hari resmi

nasional atau ditujukan sebagai kegiatan strategis untuk mengangkat

citra perusahaan tertentu.

5. Artikel dan Editorial: Praktisi PR perlu menulis artikel dan editorial

(pandangan redaksi tentang suatu masalah) untuk memperkuat moral

kerja karyawannya atau menyampaikan pesan-pesan perusahaan kepada

karyawan atau sebaliknya.

6. Publikasi Ringan: Yang dimaksud dengan publikasi ringan adalah

brosur, pamflet, flyer, dan alat-alat pemasaran langsung lainnya untuk

membantu kampanye pemasaran.


commit to user

16

7. Company Profile dan Annual Report: Adalah penjelasan tentang

perusahaan dan kegiatan perusahaannya untuk menjelaskan prestasi

perusahaan kepada pihak tertentu.

8. Pidato dan Presentasi (Speeches and Presentations): Meskipun pidato-

pidato pemimpin sering dibuat oleh staf ahli atau corporate secretary,

praktisi PR juga mempunyai peran yang sangat penting. Metode yang

digunakan adalah metode interpersonal untuk merangsang perhatian

dan citra. Pidato yang baik dapat memberi informasi atau membujuk.

Sedangkan presentasi yang baik dapat menghasilkan dukungan. (Kasali,

1994: 163-164)

F. Media Relations sebagai Aktivitas Public Relations

Media Public Relations adalah berbagai macam sarana

penghubung yang dipergunakan seorang PR (mewakili organisasi) dengan

publiknya, yaitu publik internal maupun publik eksternal untuk membantu

pencapaian tujuan. Alat-alat komunikasi yang dipergunakan dalam hal ini

ada berbagai jenis.

1. Tujuan Penggunaan Media dalam PR

Secara umum mempunyai beberapa tujuan:

a. membantu mempromosikan dan meningkatkan pemasaran suatu

produk dan jasa;

b. menjalin komunikasi berkesinambungan;

c. meningkatkan kepercayaan publik;

d. meningkatkan citra baik perusahaan.


commit to user

17

2. Macam Media

Untuk mendukung tujuan tersebut, ada berbagai macam media

yang dapat digunakan dalam kegiatan PR. Secara garis besar

dikelompokkan sebagai berikut:

a. media cetak, termasuk di dalamnya adalah house journal, surat

kabar, majalah, dan sebagainya;

b. broadcasting media, termasuk di dalamnya adalah radio dan

televisi;

c. special event (kegiatan-kegiatan khusus);

d. media luar ruang, termasuk di dalamnya spanduk, papan reklame,

poster, dan lain-lain. (Rumanti, 2002:117-118)

Bagi PR pemberitaan melalui berbagai media informasi

sangat penting dan banyak berhubungan dengan kegiatannya. Artinya

pemilihan secara akurat bagi setiap media secara teratur perlu diadakan

pertemuan dengan pers sehingga tetap mengetahui perkembangan dari

masing-masing media tersebut. Atau paling sedikit mengadakan pers

interview yang biasanya dilaksanakan oleh pimpinan sendiri. Hal-hal

yang berhubungan dengan media, secara teratur perlu mendapat

perhatian khusus sesuai dengan masing-masing kekhususannya bagi

kegiatan PR seperti:

1) media informasi melalui pers dalam bentuk media tertulis;

2) presentasi, seminar, ceramah bagi khalayak internal/ eksternal,

umum/ khusus;


commit to user

18

3) konferensi pers bisa dilakukan oleh PR internal, bisa PR internal

bersama penasihat PR dari luar. Biasanya, PR fungsionaris sebagai

ketua walau tidak harus memimpin diskusi;

4) pertemuan dengan pers hanya dengan bagian PR internal;

5) bagian PR mengadakan pers interview;

6) PR menangani semua yang berhubungan dengan media pers dan

yang terkait, seperti membuat dan menyimpan dokumen-dokumen

penting, pelayanan fotografi, maupun percetakan. (Rumanti,

2002:27)

G. Pengertian Hotel

Berdasarkan Keputusan Menteri Pariwisata Pos & Telekomunikasi

No. KM 94/HK.103/MPPT-87 pengertian hotel adalah salah satu jenis

akomodasi yang mempergunakan sebagian atau seluruh bangunan untuk

menyediakan jasa pelayanan penginapan, makan dan minum serta jasa

lainnya bagi umum, yang dikelola secara komersial, serta memenuhi

ketentuan persyaratan yang ditetapkan.

Hotel merupakan organisasi yang kompleks dengan beberapa

bagian yang mungkin tidak akan terlihat oleh masyarakat biasa pada

umumnya. Untuk bisa beroperasi secara efektif dan efisien, para karyawan

harus berjalan dengan sangat cepat dan terampil. Tiap karyawan dan

departemen harus menyadari dan bekerja untuk mencapai seluruh tujuan

perusahaan. (Komar, 2006:2)


commit to user

19

H. Konsep Hotel Syariah

Hotel Syariah adalah hotel yang dalam rangka penyediaan jasa

pelayanan penginapan, makan dan minuman serta jasa lainnya, yang

bukan saja memenuhi ketentuan persyaratan yang ditetapkan (Kepmen)

tetapi juga memenuhi ketentuan Allah SWT.

Landasan mengenai konsep hotel syariah memang belum ada,

namun bisa diambil dari landasarn operasional seperti yang terdapat pada

PT. Sofyan Hotels, Tbk yang memperoleh sertifikat syariah pertama di

Indonesia. Berdasarkan Landasan Operasional PT. Sofyan Hotels Tbk, dan

telah diberi sertifikat oleh DSN MUI (Dewan Syariah Nasional Majelis

Ulama Indonesia) dan sertifikat LBS (Lembaga Bisnis Syariah) tanggal 26

Juli 2003 / 26 Jumadil Ula 1424 H, Nomor 001/07/B/DSN/MUI/2003:

1) Bahwa hotel pada dasarnya adalah merupakan usaha yang bersih

karena tidak ada tuntutan atau kewajiban bagi pengusaha hotel untuk

menyediakan fasilitas-fasilitas atau produk yang melanggar susila yang

ada di masyarakat. Ditegaskan pula agar hotel menjaga martabat hotel

dengan melarang hal-hal yang akan melanggar susila, ketertiban umum

serta tindak kejahatan lainnya.

2) Usaha dalam bidang jasa perhotelan bukanlah suatu usaha yang mutlak

haram atau syubhatnya. Keharaman dan kesyubhatannya sangat

tergantung pada produk dan fasilitas yang disediakan dan

penggunaannya. Lebih-lebih apabila usaha hotel yang dikelola baik

penyediaan, pengadaan dan penggunaan produk dan fasilitas tidak


commit to user

20

bertentangan dengan syariah maka usaha hotel ini akan menjadi usaha

yang halal. Karena tidak ada hal-hal yang dilarang oleh syariah di

dalamnya. Selama rambu-rambu usaha dalam Islam tidak dilanggar

maka sebuah usaha dapat diaktakan sebagai usaha yang berdasarkan

syariah.

3) Usaha secara Islam (syariah) dibolehkan selama tidak ada dalil (nash)

yang melarangnya karena bagian dari muamalah. Hal ini sesuai dengan

kaedah yang mengatakan:

األصل في المعاملة اإلباحة إال ما دل دلیل على تحریمھ

“Hukum asal dalam muamalah adalah boleh selama tidak ada dalil

yang mengharamkannya”

4) Prinsip-prinsip dan kaidah-kaidah syariah yang dapat dijadikan

pedoman dalam mengelola hotel diantaranya:

a) Mengutamakan Tamu (fal yukrim dhoifahu)

b) Tentram, Damai dan Selamat (Salam)

c) Terbuka untuk semua kalangan artinya universal (kaffatan lin-nas)

d) Rahmat bagi semua kalangan dan lingkungan (rahmatan lil

‘alamin)

e) Penuh Kasih Sayang (marhamah)

f) Jujur (siddiq)

g) Dipercaya (amanah)

h) Konsisten (istiqamah)


commit to user

21

I. Sales and Marketing Department:

Berkowitz, dkk (1986: 7) “Marketing is the process of planning

and executing to conception, pricing, promotion and distribution of ideas,

goods, and services to create exchange that satisfy individual and

organizational objectives”. (Sunandang, 2004:165)

Philip Kotler (1999) yang dikutip oleh Oeka Yoeti (1997:10),

“Pemasaran hotel adalah ilmu yang bertujuan menyenangkan tamu dan

dari kegiatan itu hotel memperoleh keuntungan”. Philip Kotler (1999)

menyebutnya sebagai serving and satisfiying human need. Pendapat ini

didukung oleh Ronald A. Nykel (1989:7) bahwa “Pemasaran hotel

mempunyai banyak maksud dan tujuan dan berhubungan dengan

konsumen yang berbeda-beda”. (Effendy, 1993:116).

Dari kutipan pendapat tersebut maka dapat ditarik kesimpulan

bahwa pemasaran perhotelan adalah ilmu dalam pengelolaan untuk

memberikan pelayanan pada tamu atas berbagai fasilitas yang disediakan

hotel. Dari kegiatan tersebut maka akan memberikan dampak bagi hotel itu

sendiri, baik dari segi okupansi (tingkat hunian), reputasi, sampai pada

pencapaian visi, misi, dan tujuan dari perusahaan yang pada akhirnya

adalah memperoleh keuntungan dari usaha. Biasanya dalam pemasaran,

hotel sering menggunakan brosur, papan reklame, dan media massa untuk

menarik perhatian tamu. Rencana pemasaran dan anggaran itu sendiri

harus selalu dikembangkan dalam sebuah pengelolaan yang matang setiap


commit to user

22

tahun, serta kegiatannya disesuaikan dengan keinginan konsumen dan

filosofi perusahaan itu sendiri.

J. Kegiatan Sales and Marketing Department

Dalam operasional harian Sales & Marketing Department maka

dibentuk tim untuk melakukan program inovasi (strategy selling) yang

kreatif dengan menambahkan berbagai bentuk upaya penjualan langsung.

Kegiatannya berupa:

a. Exhibition (Pameran)

Adalah pameran, partisipasi dalam pameran untuk mendapatkan

pengujung potensial, seperti expo-expo yang tujuannya untuk

memperkenalkan produk / hotel.

b. Travel Agent Workshop (Pameran dari Travel Agent)

Mengikuti pameran yang diselenggarakan khusus untuk Travel

Agent baik yang diselenggarakan di dalam kota maupun luar kota,

sehingga dapat meningkatkan kerja sama dengan Travel Agent.

c. Table Top

Acara table top exhibition diselenggarakan oleh pihak ketiga yang

mengundang para buyers, travel agent, atau calon-calon pelanggan

yang potensial. Event ini disebut table top dikarenakan teknis

pamerannya dengan meja sederhana dan alat promosi, misalnya,

presentasi di laptop, album manual maupun brosur.

d. Sales Call


commit to user

23

Adalah pencarian bisnis baik itu room, event (MICE: Meeting,

Incentive, Convention, Exhibition) maupun produk hotel lainnya yang

dilakukan oleh tim sales secara langsung (datang langsung dan bertemu

dengan kontak person) ke perusahaan- perusahaan yang potensial.

e. New Call

Atau “New Company” adalah melakukan kunjungan ke perusahaan

yang belum pernah dikunjungi sama sekali dan di bidik untuk mencari

prospek baru atau potensi baru dari perusahaan ataupun organisasi yang

ada.

f. Sales Blitz

Memperkenalkan produk / program baru kepada pelanggan / calon

pelanggan secara berkala dengan jadwal yang telah ditetapkan tanpa

perjanjian. Bila ada kebutuhan khusus bisnis secara terfokus pada

daerah atau segmen tertentu,

g. Telemarketing

Kegiatan solisitasi bisnis staf marketing dalam memasarkan produk

melalui media-media komunikasi yang dilaksanakan khusus atau untuk

tujuan spesifik dalam jangka waktu terbatas.

h. Feedback

Adalah “umpan balik pelanggan” semua masukan dari pelanggan

yang menggunakan jasa dan/atau produk Hotel. Proses didapat dari

penanganan dan pengukuran serta analisis data dari umpan balik

pelanggan, baik yang berupa kepuasan pelanggan atau ketidakpuasan


commit to user

24

maupun keluhan dan saran-saranya baik yang disampaikan secara

langsung maupun tidak langsung (guest comment). Dari data tersebut

dapat diambil angka, rasio ataupun indek yang bisa dimonitor setiap

bulan. (http://virtualhotelinstitute.com/article/69783/sales--

marketingdepartment.html)

K. Kaitan antara Public Relations dengan Pemasaran dan Periklanan

1. Public Relations dan Pemasaran (Marketing)

Marketing dalam kegiatan PR didasarkan pada pemikiran untuk

memenuhi kebutuhan, keinginan konsumen, yang merupakan instrumen

dalam pengembangan penjualan produk/ jasa, atau dengan kata lain

merupakan strategi dalam kegiatan PR untuk mengembangkan dan

membuat maju, bersaing dengan organisasi yang bersangkutan.

PR dibedakan dalam pengertian secara umum, yang berarti menjual

dan untuk mendapatkan keuntungan, meskipun dalam PR pun tidak

mungkin tidak mencari keuntungan, hanya karena kegiatannya harus

memperhatikan falsafah PR dan bahwa tidak ada kegiatan PR yang

meninggalkan moralitas.

Gambar 2.1 Tujuan Kegiatan Marketing ((Rumanti, 2002: 141)

Marketing

Sosial/ kepentingan umum/ orang/ organisasi

Komersial/ kepentingan pribadi/ orang/ organisasi


commit to user

25

2. Tujuan Kegiatan Marketing:

a) Komersial/kepentingan pribadi/orang/organisasi:

1) Memenuhi keinginan, kebutuhan dari kelompok yang dituju

2) Dengan ide produk/ jasa bagi kelompok sendiri/ organisasi

3) Kepentingan perusahaan merupakan pusat keuntungan

4) Menjual

b) Sosial/kepentingan umum/orang/organisasi

1) Mengadakan perubahan sesuai dengan sikap, kebutuhan, kualitas

kelompok yang dituju

2) Ide, usul, keluhan diterima dan ditolak

3) Kepentingan bersama menjadi sentral. Bukan hanya untuk

keuntungan diri sendiri

4) Menerangkan dan menjual (Rumanti, 2002: 141)

Frank Jefkins dalam Public Relations, membedakan antara PR

dengan Marketing. Definisi yang dikemukakannya bahwa PR terdiri

dari semua perencanaan komunikasi, ke luar atau ke dalam, antara

organisasi dan publik-publiknya dengan tujuan untuk mencapai sasaran

spesifik tentang munculnya saling pengertian. Sedangkan ia mengutip

definisi marketing dari Institut Marketing British (Inggris) bahwa

marketing merupakan proses manajemen yang bertanggung jawab

untuk pengidentifikasian, antisipasi dan kepuasan pelanggan sebagai

syarat untuk memperoleh keuntungan. (Soemirat & Ardianto: 2002: 99)

Menurut Anne van der Meiden:


commit to user

26

a) PR bukan bagian dari marketing, tetapi memberi pelayanan kepada

bidang marketing dan memberikan jasanya kepada organisasi.

b) Dr. F.F.O Holzhauer mengatakan dalam bukunya Handeling over

Achtergronden en de Praktijk van de Marketing-Public Relations:

Marketing-Public Relations adalah suatu kreativitas dengan

kegiatan public relations-nya dalam marketing.

c) Dr. P. Gros membedakan antara Public Relations untuk organisasi

atau bagian Public Relations, dengan Public Relations untuk

produk/jasa di mana Public Relations untuk produk ini bertanggung

jawab kepada bagian marketing.

d) Louis Soeterboek mengatakan bahwa dalam definisi marketing dan

marketing concept, menerangkan, dengan adanya perkembangan

yang begitu cepat mengenai pola pikir komersil termasuk posisi

seorang marketing, dalam mengadakan pendekatan di bidang

marketing. (Rumanti, 2002: 146)


commit to user

27

Gambar 2.2 Hubungan Public Relations dengan Pemasaran (Kriyantono, 2008:

58-59)

Public Relations

Identitas Citra

3. Konsep Pemasaran mencakup tiga komponen :

a) Adanya pemenuhan kebutuhan dan keinginan konsumen. Segala

aktivitas perusahaan (pengembangan produk, penentuan harga, dan

sebagainya) harus didasari kebutuhan dan keinginan konsumen. Hal

inilah yang disebut sebagai orientasi pada konsumen.

b) Segala upaya pemasaran harus terkoordinasi di seluruh organisasi

sebagai satu kesatuan. Fungsi pemasaran harus satu suara dengan

fungsi manajemen lainnya, seperti fungsi keuangan, pengembangan

SDM, public relations, dan sebagainya.

Misi Perusahaan

Filosofi Perusahaan

Budaya Perusahaan

(Wujud: logo, warna, dan lain-

lain)

Audience: Pelanggan, Pemerintah, Komunitas Lokal, Lembaga Keuangan, Pemasok, Pembeli, Media, Kelompok Penekan, Karyawan

MPR

Komunikasi Pemasaran

Personal Branding Product Branding

Corporate Branding Industrial Branding


commit to user

28

Mempromosikan produk bukan soal bauran pemasaran (4 P)

saja tetapi juga dipengaruhi faktor-faktor lain baik internal maupun

eksternal perusahaan. Faktor itu menyangkut pelayanan, perilaku

organisasi, budaya, pemerintah, identitas korporat, citra korporat, dan

sebagainya. Di sinilah peran PR sangat dibutuhkan.

c) Adanya pencapaian tujuan-tujuan jangka panjang. Strategi pemasaran

dimaksudkan bukan untuk tujuan sesaat tetapi diharapkan untuk waktu

yang lebih lama. Perusahaan harus berpikir untuk bisa bertahan dalam

persaingan yang berat. (Kriyantono, 2008: 58-59)

Ada 5 Model yang Menghubungkan Public Relations dengan

Marketing yaitu:

i. Terpisah tetapi fungsinya sama

Masing-masing berdiri pada sudut berbeda karena ilmunya

berbeda. Marketing bergerak pada sektor pelayanan dan kepuasan

konsumen untuk memperoleh laba.

Public Relations dibutuhkan karena bergerak dalam sektor

citra sehingga masyarakat mempunyai kesan baik terhadap

perusahaan dan perusahaan memperoleh laba.

ii. Sama Fungsinya tetapi Tumpang Tindih

Sama pentingnya dan terpisah tetapi memiliki fungsi yang

tumpang tindih. Seperti pada saat peluncuran produk yang

melibatkan publisitas pers.

iii. Marketing mempunyai Fungsi yang Lebih Dominan


commit to user

29

Berdasarkan pemikiran bahwa Corporate Public Relations

merupakan bagian dari Corporate Marketing.

iv. Public Relations sebagai Fungsi yang Lebih Dominan

Public Relations lah yang harus mengendalikan marketing.

Hal ini karena masa depan perusahaan sangat bergantung pada

bagaimana perusahaan dipandang masyarakat, termasuk lembaga

keuangan, pemegang saham, pemasok, penyalur, pemerintah,

karyawan, dan konsumen.

Tugas perusahaan adalah membangun kepercayaan dan

kepuasan kelompok publik tersebut sebesar-besarnya. Kepuasan

konsumen adalah salah satu tugas Public Relations yang disebut

marketing. Kepuasan konsumen harus diimbangi dengan kepuasan

kelompok stakeholders lain.

v. Marketing dan Public Relations Mempunyai Fungsi yang Sama

Berdasarkan pemikiran bahwa kedua bidang ini telah saling

memasuki area yang berbeda dan telah terjadi sintesis diantaranya.

Keduanya mengenal istilah segmentasi pasar, perilaku konsumen,

persepsi, sikap dan citra. (Kasali, 2005: 59-60)

4. Public Relations dan Periklanan

Dalam melakukan aktivitasnya, seringkali praktisi PR

menggunakan strategi periklanan. Strategi ini digunakan sebagai alat untuk

memelihara hubungan baik antara perusahaan dengan publik-publiknya.

Beda dengan periklanan yang dilakukan oleh praktisi pemasaran yang


commit to user

30

berupaya menjual produk secara langsung untuk mencapai target

penjualan.

Karena itu dikenal dua macam iklan, yaitu “hard selling” dan “soft

selling”.

a) Iklan “hard selling” adalah iklan yang secara langsung menjual produk

(product selling). Iklan ini biasanya ditandai dengan tampilan gambar

atau kemasan produk secara jelas serta terdapat kata-kata menjual.

b) Iklan “soft selling” adalah iklan yang bertujuan memfokuskan pada

kesan umum (image) yang hendak diraih atau menjual citra korporat

(corporate image selling). Memang tujuan akhirnya adalah meraih

keuntungan, tetapi melalui penanaman citra korporat yang positif.

Jenis iklan inilah yang sebaiknya dipilih oleh praktisi PR. Meski

tampilan iklan ini tidak secara langsung merangsang pembelian oleh

konsumen, iklan PR berfungsi mendukung strategi pemasaran

perusahaan. Karena periklanan PR bertujuan membangun citra

korporat. (Kriyantono, 2008: 178)

Setidaknya ada empat jenis iklan korporat, yaitu public relations

advertising, institutional advertising, corporate identify advertising,

dan recruitment advertising:

i.Public Relations Advertising

Adalah iklan yang ditujukan kepada masyarakat dengan

tujuan menjelaskan tentang suatu hal menyangkut pelayanannya.

Misalnya pindah gedung, keterlambatan pelayanan, insiden


commit to user

31

(kecelakaan, kebakaran, pemogokan), permintaan maaf, ucapan terima

kasih, simpati, dan sebagainya. Sifat pesannya adalah informatif atau

sekadar pemberitahuan melalui media massa.

ii.Institutional Advertising

Iklan ini bertujuan untuk memperkuat image atau

awereness. Pesan-pesan yang disampaikan cenderung lebih filosofis.

Misalnya tentang kontribusi perusahaan terhadap masyarakat, tentang

keberhasilan perusahaan, visi misi perusahaan, pelayanan masyarakat,

dan sebagainya.

Selain reguler, kemunculan iklan institusional biasanya juga

pada momen khusus, misalnya pada ulang tahun perusahaan.

Keuntungan iklan jenis ini adalah menjadikan perusahaan tampil lebih

“berwibawa” dan mengesankan “kebesarannya”.

iii.Corporate Identify Advertising

Adalah jenis iklan yang menampilkan beberapa identitas

perusahaan yang terdiri dari grafik logo, warna identitas, nama

perusahaan, dan desain fisik lainnya. Biasanya digunakan bila

perusahaan ingin menyampaikan adanya perubahan identitas.

iv.Recruitment Advertising

Bentuk, ukuran, desain, penggunaan kata-kata, dan

kejujuran dalam iklan lowongan pekerjaan menjadi pertimbangan

tersendiri bagi masyarakat untuk menilai reputasi perusahaan. (Kasali,

1994:151)


commit to user

32

Dapatkah iklan dipakai untuk kegiatan PR?

a) Iklan dapat dikemas sedemikian rupa sehingga tidak memaksa

konsumen untuk membeli secara langsung. Apabila perusahaan

berhasil membangun citranya melalui iklan, berarti hal tersebut

juga dapat menarik konsumen.

b) Seperti PR, iklan juga dapat mempengaruhi public opinion.

c) PR juga menggunakan media komunikasi tetapi umumnya media

tersebut tidak memungut bayaran secara profesional, misalnya

tampil dalam bentuk wawancara, cerita, foto, berita, artikel, atau

ulasan, dan sebagainya. (Kasali, 1994: 145-146)


commit to user

33

BAB III

DESKRIPSI SEMESTA HOTEL SEMARANG

A. SEJARAH SINGKAT PERUSAHAAN

Pada bulan April 2002 atas prakarsa Wakil Gubernur Jawa Tengah

Bapak Drs H. Achmad, berkumpullah beberapa pengusaha Muslim Semarang

yang dinilai telah memiliki basis usaha yang kuat serta berkomitmen besar

terhadap jalinan ukhuwah islamiyah. Dari hasil pertemuan tersebut, lahirlah

beberapa kesepakatan diantaranya :

1. Para pengusaha Muslim diminta untuk membantu memperbaruhi Wisma

PHI Semarang, sebagai salah satu aset umat Islam khususnya di Semarang

dan Jawa Tengah pada umumnya.

2. Untuk mengoptimalkan pendayagunaan wisma PHI tersebut, maka

munculah proposal agar Wisma PHI diberdayakan menjadi hotel dengan

pengelolaan bernuansa Islami atau hotel syariah.

3. Bagi para calon pengelola Wisma PHI diharapkan harus amanah dan tidak

semata-mata untuk mencari keuntungan.

Pada Awal tahun 2008 PT. Semesta Karya Mandiri Sentosa

mendirikan PHI Semesta Heritage Hotel & Convention di atas lahan seluas

hampir 1 hektar milik YPHI dengan sistem kerjasama Built Operating and

Transfer (BOT).

B. LATAR BELAKANG PENDIRIAN PERUSAHAAN

1. Memperbaiki citra pribadi dan opini publik yang negatif dan khususnya

yang ditujukan pada citra umat.


commit to user

34

2. Dilandasi rasa tanggung jawab terhadap program kerjasama yang telah

terjalin dan rasa pesaudaraan muslim.

3. Merevitalisasi bangunan yang sudah ada sebelumnya dengan mendesain

ulang beberapa bagian gedung.

4. Mengoperasikan bangunan tersebut menjadi PHI Semesta Heritage Hotel

& Convention, hotel berbintang tiga yang modern, dikelola secara

profesional dan syariah yang akan menjadi kebanggaan umat muslim

Semarang khususnya dan Jawa Tengah pada umumnya.

C. TUJUAN PENDIRIAN PERUSAHAAN

1. Meningkatkan daya dan hasil guna aset YPHI yang sekaligus merupakan

aset Umat Islam Jawa Tengah.

2. Menjaga tali persaudaraan umat Islam, YPHI & Aneka Ilmu Group

khususnya PT Semesta Karya Mandiri, para pengusaha Muslim serta Umat

di Jawa Tengah.

D. VISI

Menjadi Hotel bintang 3 terbaik di Semarang yang dikelola dengan

prinsip-prinsip syariah Islam

E. MISI

1. Meningkatkan nilai tambah pada aset umat Islam yang saat ini masih

kurang produktif.

2. Revitalisasi bangunan serta menambah bangunan baru pada bekas

bangunan sebelumnya.

3. Mengoperasikan hotel berbintang secara syariah, modern serta profesional.


commit to user

35

4. Membuka peluang kerja kepada masyarakat.

5. Meningkatkan arus investasi ke Kota Semarang yang diharapkan dapat

menciptakan multiplier effect yang cukup berarti.

6. Mendorong pembangunan sektor pariwisata kota Semarang

F. FILOSOFI PELAYANAN & PRODUK

• Unique

Layanan Semesta Hotel adalah khas dibandingkan lainnya. Khas

yang dimiliki karena produk, pengelolaan dan pelayanan yang menerapkan

prinsip-prinsip syariah.

• Beneficial

Layanan Semesta Hotel selalu berusaha mengeliminasi unsur yang

tidak sehat dan aman bagi pelanggan dan kehidupan secara umum (esensi

syariah). Manfaat terbaik bagi pelanggan menjadi tujuan utama layanan

kami. Kami memberikan purna-layan yang menyenangkan hati sehingga

pelanggan merasa seperti berada di rumah kedua yang menentramkan.

• Impressive

Berkesan bagi pelanggan dengan menyajikan rasa nyaman dan

unik. Sehingga menjadi pilihan utama. Yang terbaik dalam kondisinya.

Kata kuncinya adalah optimal dan proporsional.

G. KARAKTER PELAYANAN & PRODUK

· Chic

Seluruh komponen yang kami sajikan tampil cerdas dan bergaya

dengan kesan yang rapi, modis dan elegan.


commit to user

36

· Comfort

Karakter layanan yang kami sajikan bertujuan untuk kenyamanan

bagi pelanggan bukan hanya yang timbul dari tampilan luar, lebih dari itu

menyentuh ke dalam hati. Kami bertujuan mewujudkan pelayanan yang

menyenangkan secara lahir maupun batin.

· Simple

Karakter ’simpel’ menjadi karakter utama layanan kami. Karakter

yang memudahkan bagi pelanggan kami. Karakter ’simpel’ yang membuat

kenyamanan pelanggan kami makin bertambah baik dalam pelayanan

fisik, administrasi maupun sisi layanan lainnya.

· Value for the Money

Karakter layanan yang kami sajikan memberi nilai lebih dari apa

yang dibayar oleh pelanggan kami. Dengan karakter ini membuat nilai

produk kami sebanding, bahkan lebih dari harga yang dikeluarkan

pelanggan.

H. SLOGAN

Dengan slogan “Uniquely, Comfort Experience” Semesta Hotel

siap memberikan pelayanan yang terbaik dengan konsep syariah.

I. PRODUK-PRODUK HOTEL SEMESTA

A. Room Type : Superior, Executive, dan Suite.

B. General Information:

· Group & long term rates available upon request


commit to user

37

· All prices include 21 % service charge & government tax

· Check-out time at 01.00 p.m.

· Room reservation will be held until 06.00 pm, unless guarantees by

credit card or one night deposit

· Children under 10 years old stay free in parent’s room

· All major credit card are accepted

· Rate are subject to charge without notice

· Travel agent rates are applied

C. Room Feature

142 individually controlled air conditioning rooms, hot & cold

with internal direct dialing, TV and minibar.

D. Ballroom and Function Room

Semesta Hotel provides sophisticated banquet & meeting facilities

of 9 rooms. Wheter you are planning to host banquet for wedding,

meeting, inauguration or seminar up to 900 persons. We cater to any size

and function.

E. Other Facilities

· Business Center

· Free Hotspot Area

· Lobby Lounge

· Coffee Shop

· Room Service

· Laundry Service


commit to user

38

· Praying Room

· Large & Secure

· Parking Area

J. KEBIJAKAN-KEBIJAKAN HOTEL SYARIAH

1. Umum

· Tunduk kepada peraturan pemerintah yang berlaku layanan 24 jam

· Restoran tetap buka pada bulan Ramadhan

· Transaksi perbankan umum dan syariah

2. Fasilitas

· Seperti hotel pada umumnya

· Makanan-halal dan bermanfaat

· Minuman – non alkohol/herbal bar

· TV – pilihan program

· Musik – disesuaikan

3. Pemasaran

· Terbuka bagi siapa saja

· Selektif atas kegiatan bukan atas orang/golongan

· Hubungan terbuka, saling menguntungkan dan tidak ingkar janji

4. SDM

· Penerimaan karyawan berdasarkan SKNI

· Pembinaan profesi, akidah dan akhlak

· Pengembangan karir tidak diskriminatif

5. Makanan & Minuman


commit to user

39

· Sertifikasi halal/pemeriksaan langsung

· Bumbu dianjurkan yang alami

· Tidak mengandung alkohol

6. Layanan

· Ramah-tamah

· Kesediaan untuk membantu cepat dan tepat

· Amanah

· Mengutamakan tamu (fal yukrim dhoyfahu)

7. Transaksi

· No mark-up

· Non ribawi

· Musyarakah (kerja sama bagi hasil)

· Halan Revenue

K. PERSYARATAN TEKNIS OPERASIONAL FISIK

· Ornamen tidak ada patung dan lukisan makhluk bernyawa (yang fokus)

serta tidak ada ornamen yang bertentangan dengan syariah

· Bahan bacaan umum dan islami

· Hiburan disesuaikan dengan prinsip hiburan dalam Islam

· Channel TV terseleksi

· Tersedia shower atau alat semacamnya untuk istinja’ dengan air di toilet

· Tempat wudhu terpisah antara laki-laki dan perempuan

· Toilet terpisah

· Tersedia tempat ganti pakaian yang tertutup dimasing-masing locker


commit to user

40

· Pusat Kebugaran harus terpisah antara pria dan wanita atau dengan jadwal

penggunaan yang berbeda

· Kolam renang harus tertutup (indoor) dengan jadwal penggunaan yang

berbeda

· Adanya Dewan Pengawas Syariah dalam struktur organisasi perusahaan

· Pembinaan akidah dan akhlak wajib diberikan selain pembinaan

profesi/kompetensi

· Pengelolaan keuangan menggunakan Bank Syariah

· Menggunakan Asuransi Syariah

· Pembiayaan dari luar dengan sistem non ribawi

· Mengeluarkan zakat bila mendapatkan keuntungan

· Uniform karyawati yang menutup aurat

· Komunikasi dimulai dengan salam

· Seleksi tamu bagi yang berpasangan

· Hanya menyediakan jenis menu yang halal


commit to user

41

L. Struktur Organisasi Semesta Hotel Semarang

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Semesta Hotel Semarang (Company Profile

Semesta Hotel Semarang: 2009)

Director

secretary director

general supervisor

General Manager

Executive Housekeeper

HK Supervisor

HK JR Supervisor

Roomboy

Public area

atendant

Public Area Attendant

Gardener

Laundry&Linen Attendant

HK Clerk Front Office

Manager

FO Supervisor

FO Agent

Bellboy GRO

Bussiness Centre

FB Service Manager

FB service Supervisor

FB Service Jr. Supervisor

Waiter/ss bartender

Sous Chef

Chef De Party

Demi Chef

First Cook

Second Cook

Chief Steward

Steward

S&M Manager

Sales Executive Sales

Admin PRO

Chief Accountant

IA/AR AR/IA Staff

AP/General Cashier

Cost Contraller

FB Cost Controller

Matr.& Prop Control

Receiving General Store

HR Manager

HR Staff Driver

Chief Security DANRU Security

Guard

Chief Enggineering

Engineering Supervisor Crew

Engineering Jr. Spv

Secretary

Duty Manager


commit to user

42

Tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian/ departemen pada Semesta

Hotel:

1. Director

Merupakan pimpinan tertinggi di hotel yang bertugas mengatur

segala macam peraturan yang sudah dibuat. Merupakan pemegang saham

tertinggi.

2. Pengawas Operasional (Dewan Pengawas Syariah)

Merupakan pengawas operasional suatu hotel yang bertugas

melakukan pengawasan terhadap jalannya operasional perusahaan,

mengeluarkan fatwa dan rekomendasi sebagai landasan setiap peraturan

perusahaan, serta memberhentikan sementara direksi yang tidak amanah.

3. General Manager

Merupakan bawahan langsung dari director setelah pengawas

operasional yang bertugas untuk membuat kebijakan-kebijakan di dalam

perusahaan untuk meningkatkan pelayanan yang diberikan kepada

pengguna jasa hotel. Seorang general manager bertanggung jawab kepada

pemegang saham.

4. Housekeeping Department

Bagian pendukung utama Front Office adalah bagian

housekeeping. Tujuan dasar dari departemen ini adalah untuk

menyediakan ruangan/ kamar kosong dan kamar siap pakai, membersihkan

kamar-kamar yang telah terisi dan membantu Front Office memberi tahu


commit to user

43

keberadaan kamar. Selain itu juga bertugas melayani keperluan tamu yang

berhubungan dengan fasilitas kamar, menjaga kebersihan public area.

5. Front Office Department

Bertanggung jawab atas tingkat hunian dan bertugas memberi

pelayanan dan menerima tamu yang akan menginap dan menikmati

fasilitas hotel dan kondisi hotel. Selain itu bertanggung jawab akan data-

data tamu yang menginap untuk guest registration.

6. Food and Beverage Service Department

Bertanggung jawab terhadap pelayanan dalam penyajian makanan

dan minuman kepada tamu, baik yang menginap maupun yang berkunjung

baik di restaurant, coffee shop, maupun pastry. Selain itu juga

bertanggung jawab mengenai keuangan (billing). Merupakan pusat

penghasilan utama atau kedua sebagian besar hotel

7. Sous Chef / Kitchen

Bertanggung jawab terhadap pengelolaan dapur, mulai dari

pemilihan bahan sampai pembuatan menu kepada tamu hotel. Selain itu

bertanggung jawab menjaga standar kebersihan dan keselamatan kerja

seluruh bawahannya.

8. Duty Manager

Bertugas mewakili manajemen setelah jam kerja dan bertanggung

jawab melaporkan kepada General Manager. Berwenang atas room rate,

room discount, travel agent/ airline voucher, credit account, sepanjang

tidak menyalahi kebijaksanaan (policy) dan prosedur perusahaan yang


commit to user

44

telah ditetapkan. Selain itu bertanggung jawab mengatasi keluhan tamu

yang timbul selama tugas dan mencatatnya di log book sebagai informasi

kepada manajemen, termasuk saran dan kesan yang diterima dari tamu.

9. Sales and Marketing Department

Dipimpin seorang Sales and Marketing Manager yang bertugas

mempromosikan dan menawarkan serta menjual promo hotel termasuk

semua fasilitas yang ada di hotel mulai dari kamar, maupun

penyelenggaraan event dan menyesuaikan antara keinginan tamu dengan

fasilitas yang ada. Bertanggung jawab atas segala kegiatan yang

berhubungan dengan kegiatan public relations untuk publik internal dan

eksternal yang bertujuan mendatangkan keuntungan serta diraihnya citra

positif hotel.

10. Accounting Department

Bertanggung jawab untuk mengendalikan kegiatan operasional

keuangan. Bertugas membayar semua rekening, mengirim laporan,

menerima pembayaran (rekening yang diterima), menghitung informasi

daftar gaji dan mengakumulasi data operasi, mengumpulkan laporan

pendapatan bulanan, mengamankan uang perusahaan dan lain-lain.

11. Engineering Department

Yaitu bagian perbaikan dan perawatan yang bertanggung jawab

dalam menjaga penampilan dari interior dan eksterior hotel. Selain itu,

bagian tersebut juga bertugas menjaga semua peralatan operasional.

12. Human Resource Department


commit to user

45

Bertanggung jawab atas perencanaan, pengawasan, dan berperan

dalam masalah ketenagakerjaan, administrasi yang berhubungan dengan

personalia seperti gaji, penerimaan karyawan, program pelatihan, serta

perlengkapan dan pelaksanaan peraturan hotel, serta bekerja sama dengan

departemen lain yang membutuhkan karyawan sesuai dengan standar

peraturan dan prosedur yang telah ditentukan.

M. Job Description pada Sales and Marketing Department

1. Sales and Marketing Manager:

Atasan langsung : General Manager

Jabatan Selanjutnya : General Manager

Jabatan Sebelumnya : Sales Executive

1.1. Ruang Lingkup Sales & Marketing Manager

Bertanggung jawab terhadap semua aktivitas operasional

marketing selaras dengan visi dan misi perusahaan, dalam upaya

pencapaian target penjualan dan pengendalian biaya sebagaimana yang

ditetapkan dalam anggaran serta mengenalkan dan menjaga citra hotel

berikut produk-produk hotel secara keseluruhan di tengah-tengah

masyarakat (pembeli).

1.2. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Sales& Marketing Manager

a. Memeriksa kelengkapan seluruh staf marketing yang bertugas.

b. Membaca log book untuk menindaklanjuti semua hal-hal yang

terkait dengan operasional marketing yang berada di bawah

wewenangnya.


commit to user

46

c. Mengingatkan staf marketing tentang program, strategi, dan

rencana kerja perusahaan, sehingga target penjualan dapat tercapai

dan biaya dapat dikendalikan.

d. Mengawasi pelaksanaan Pedoman Sistem & Prosedur (PSP) dan

mengusulkan penyesuaian atau penambahan apabila diperlukan

sesuai dengan kebutuhan operasional.

e. Membuat perkiraan kebutuhan peralatan/ barang-barang yang

dibutuhkan marketing di semua unit hotel melalui capex (capital

expenditure).

f. Ikut partisipasi terhadap kegiatan-kegiatan (special event) dalam

rangka mempromosikan hotel dan mengenalkan perusahaan beserta

produk-produk hotel selaras dengan visi dan misi perusahaan.

g. Menyusun dan mengusulkan Rencana Target Penjualan dalam

rangka penyusunan Rencana Anggaran Pendapatan dan Biaya

Tahunan Hotel.

h. Menyusun dan mengusulkan Rencana Operasional Marketing

(marketing plan) yang mencakup bidang pemasaran (promotion &

advertisement, penjualan (selling activities), penjagaan dan

pemeliharaan citra usaha (communities & employees care

activities).

i. Menyusun dan mengusulkan kebijakan-kebijakan marketing yang

diperlukan guna mendukung Rencana Operasional Marketing,

seperti room tariff & discount policy, promotion tools & kits,


commit to user

47

advertisement design & media, calendar of events, customer

satisfaction program, communities & employees care activities.

j. Memantau penjualan harian perusahaan dan membandingkan hasil

penjualan tersebut dengan target yang ditetapkan secara berkala.

k. Memantau tingkat kualitas pelayanan dan produk searah dengan

standar yang ditetapkan, dengan cara mengumpulkan komentar

pelanggan untuk disampaikan dalam rapat manajemen.

l. Menjaga hubungan baik dan melakukan kerjasama yang saling

menguntungkan dengan pihak ketiga seperti Travel Agents,

Publisher, Newspaper, Bulletins, Radios, Televisions, Institute,

Foundation dan lain-lain dalam bidang pemasaran, penjualan dan

pemeliharaan citra usaha secara keseluruhan.

m. Menjadi juru bicara atau mewakili perusahaan untuk memberikan

penjelasan tentang sesuatu kejadian atau peristiwa yang

mengundang perhatian umum (public) sebatas yang ditetapkan oleh

General Manager/ Direksi.

n. Memantau perkembangan yang terjadi di masyarakat nasional dan

internasional dalam bidang politik, ekonomi dan kebudayaan

terutama yang menyangkut atau berhubungan dengan perusahaan

(hotel).

o. Melaksanakan rapat secara periodik internal serta mengikuti rapat

dengan Management dan Staff Marketing untuk membahas

permasalahan yang timbul. Melakukan evaluasi terhadap bawahan


commit to user

48

langsung secara periodik dan mengadakan pelatihan dengan bagian

terkait.

p. Membuat laporan kegiatan operasional harian/ log book.

q. Membuat laporan bulanan untuk kemudian dilaporkan ke General

Manager.

r. Menjalin kerjasama dan komunikasi yang baik dengan Manajemen

dan seluruh karyawan, sehingga tercipta hubungan yang kondusif

dan menyenangkan.

1.3. Kewenangan Sales & Marketing Manager

a. Menyetujui kesepakatan kerjasama dengan pelanggan yang telah

memenuhi persyaratan yang ditetapkan manajemen.

b. Menyeleksi mitra kerjasama dan menyetujui kesepakatan

kerjasama yang saling menguntungkan.

c. Menyusun dan mengusulkan penawaran khusus (special rate &

package) pada saat yang diperlukan.

d. Memilih dan menyetujui media promosi yang akan digunakan

sesuai dengan sasaran atau segmen pasar yang dituju.

e. Memilih dan menyetujui (jenis, desain, bahan) alat bantu promosi

setelah berkonsultasi terlebih dahulu dengan General Manager/

Direksi.

f. Menjamu tamu/ relasi perusahaan dalam rangka peningkatan bisnis

dan instansi pemerintahan dalam rangka menjaga hubungan baik.


commit to user

49

g. Mengusulkan promosi dan pemindahan karyawan yang berada di

dalam tanggung jawabnya.

h. Memberikan bimbingan atau nasihat bahkan teguran/ sangsi

kepada seluruh karyawan terhadap tindakan yang melanggar

Perjanjian Kerja Bersama (PKB).

1.4. Hubungan Kerja Sales & Marketing Manager

a. General Manager, dalam hal melaporkan kegiatan kerja,

berkonsultasi dan mendapatkan pengarahan tentang kegiatan

promosi, penjualan dan penjagaan citra usaha.

b. DPS (Dewan Pengawas Syariah), dalam hal berkonsultasi tentang

penyususnan Calendar of Events.

c. Manager, dalam hal berkoordinasi terkait dengan pelaksanaan

kegiatan kerja dalam rangka pemberian pelayanan yang terbaik

kepada setiap pelanggan.

d. Pelanggan, dalam hal pemberian pelayanan yang terbaik dan

memuaskan, serta menampung keluh kesah mereka.

e. Mitra Kerja, dalam hal membuat kesepakatan kerjasama yang

saling menguntungkan.

f. Petugas atau Pejabat Pemerintah, dalam hal memberikan

keterangan atau bantuan yang diperlukan.

g. Media Cetak dan Elektronika, dalam hal promosi dan periklanan

serta penjagaan citra usaha.

h. Masyarakat (internal & eksternal), dalam hal penjagaan citra usaha.


commit to user

50

1.5. Standar Keberhasilan Sales & Marketing Manager

a. Tercapainya target penjualan dan terkendalinya biaya-biaya.

b. Terselenggaranya program (event dan promosi) sesuai dengan

rencana.

c. Terjalinnya hubungan yang menyenangkan dengan semua

pelanggan.

d. Terjalinnya hubungan yang menyenangkan dan saling

menguntungkan dengan semua mitra kerja.

e. Terjaganya citra usaha yang baik dan terselenggaranya hubungan

yang kondusif dengan masyarakat internal dan eksternal.

2. Sales Executive

Atasan Langsung : Sales & Marketing Manager

Jabatan Selanjutnya : Sales & Marketing Manager

Jabatan Sebelumnya : Sales Adm/ FO Agent

2.1. Ruang Lingkup Sales Executive

Melakukan kegiatan penjualan fasilitas dan produk hotel (kamar,

ruang rapat, makanan, minuman), sehingga target penjualan dapat tercapai.

2.2. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Sales Executive

a. Melakukan pendataan terhadap calon pelanggan yang dinilai

potensial dan mendatangkan bisnis ke hotel.

b. Melakukan courtesy call terhadap pelanggan yang sedang

melaksanakan kegiatan di hotel.


commit to user

51

c. Melakukan analisa secara berkala terhadap perubahan segmen

pasar, trend keinginan pasar, kuantitas & volume pemakaian serta

penyebab lost bisnis.

d. Menyusun rencana dan melaksanakan kunjungan ke para

pelanggan lama, baru dan pemula untuk memperbaharui,

mengingatkan dan memulai kerjasama dan komitmen yang saling

menguntungkan kedua pihak.

e. Ikut partsipasi terhadap kegiatan-kegiatan (special event) dalam


produk-produk hotel selaras dengan Visi dan Misi perusahaan.

f. Melakukan kunjungan sebagaimana yang dijadwalkan pada

rencana kunjungan dan telah mendapatkan konfirmasi akhir dari

pelanggan yang dimaksud.

g. Membuat laporan hasil kunjungan kepada atasan untuk melaporkan

prospek bisnis dan trend pasar.

h. Membantu atasan dalam menyiapkan tool kit.

i. Follow up hasil kunjungan sehingga benar-benar mendapatkan

transaksi sebagaimana yang diharapkan.

j. Menjaga kualitas pelayanan dan produk searah dengan standar

yang ditetapkan, dengan cara mengumpukan komentar pelanggan.

k. Membantu bagian penagihan untuk memperlancar cash flow hotel.

l. Mengikuti rapat secara periodik dengan atasan untuk membahas

permasalahan yang timbul.


commit to user

52

m. Membuat laporan hasil kegiatan sales executive kepada atasan

langsung seperti : volume sales call, volume telemarketing, prospek

bisnis, lost bisnis, bisnis confirm, pencapaian pendapatan dan top

ten producer.

n. Menjalin kerjasama dan komunikasi yang baik dengan manajemen


dan menyenangkan.

2.3. Kewenangan Sales Executive

a. Mengusulkan event atau kegiatan dalam rangka memperkenalkan

produk/ paket baru, dan lain-lain.

b. Mengusulkan jenis alat bantu penjualan (cindera mata) dalam

rangka mempromosikan produk-produk hotel ke pasar-pasar yang

ada.

c. Membuat dan mengajukan surat penawaran, contract rate, surat

konfirmasi dengan meminta persetujuan atasan untuk kemudian

dikirim ke pelanggan.

d. Menjamu tamu/ relasi perusahaan yang akan dan sudah

memberikan benefit ke perusahaan.

2.4. Hubungan Kerja Sales Executive

a. Sales & Marketing Manager, dalam hal melaporkan kegiatan kerja,

berkonsultasi, dan mendapatkan pengarahan tentang kegiatan

penjualan-penjualan produk hotel.


commit to user

53

b. Team Sales Executive, dalam hal koordinasi untuk mengingkatkan

target penjualan.

c. Departemen terkait, dalam hal meningkatkan pelayanan.

d. Customer, dalam hal mengantisipasi dan memenuhi permintaan.

e. Perusahaan-perusahaan, instansi pemerintah & travel agent, dalam

hal kerjasama meningkatkan penjualan.

f. Transportation Services, dalam hal berkoordinasi tentang

penggunaan jasa penjemputan dan pengantaran sesuai dengan yang

diminta oleh pelanggan.

2.5. Standar Keberhasilan Sales Executive

a. Terselenggaranya kegiatan penjualan sesuai dengan jadwal yang

ditetapkan.

b. Tercapainya tingkat penjualan/ revenue sebagaimana yang

ditetapkan dalam anggaran.

c. Tercapainya citra baik hotel di mata pelanggan.

3. Sales Administration

Atasan Langsung : Sales Executive

Jabatan Sebelumnya : FO Agent/ Sekretaris

Jabatan Selanjutnya : Sales Executive

3.1. Ruang Lingkup Sales Administration

Membantu Sales Executive melakukan kegiatan administrasi

penjualan fasilitas dan produk hotel (kamar, ruang rapat, makanan,

minuman), sehingga target penjualan dapat tercapai.


commit to user

54

3.2. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Sales Administration

a. Melakukan pendataan terhadap calon pelanggan yang dinilai

potensial dan mendatangkan bisnis ke hotel.

b. Melakukan courtesy call terhadap pelanggan yang sedang

melaksanakan kegiatan di hotel.

c. Melakukan analisa secara berkala terhadap perubahan segmen

pasar, trend keinginan pasar, kuantitas & volume pemakaian serta

penyebab lost bisnis.

d. Menyusun rencana dan melaksanakan kunjungan ke para

pelanggan lama, baru dan pemula untuk memperbaharui,

mengingatkan dan memulai kerjasama dan komitmen yang saling

menguntungkan kedua pihak.

e. Ikut partsipasi terhadap kegiatan-kegiatan (special event) dalam



f. Membantu atasan dalam menyiapkan tool kit.

g. Follow up hasil kunjungan sehingga benar-benar mendapatkan

transaksi sebagaimana yang diharapkan.

h. Menjaga kualitas pelayanan dan produk searah dengan standar

yang ditetapkan, dengan cara mengumpukan komentar pelanggan.

i. Mengikuti rapat secara periodik dengan atasan untuk membahas

permasalahan yang timbul.


commit to user

55

j. Membuat laporan hasil kegiatan sales executive kepada atasan

langsung seperti : volume sales call, volume telemarketing, prospek

bisnis, lost bisnis, bisnis confirm, pencapaian pendapatan dan top

ten producer.

k. Menjalin kerjasama dan komunikasi yang baik dengan manajemen


dan menyenangkan.

l. Mengusulkan event atau kegiatan dalam rangka memperkenalkan


m. Mengusulkan jenis alat bantu penjualan (cindera mata) dalam


ada.

n. Membuat dan mengajukan surat penawaran, contract rate, surat



o. Menjamu tamu/ relasi perusahaan yang akan dan sudah


3.3. Kewenangan Sales Administration

a. Mengusulkan event atau kegiatan dalam rangka memperkenalkan


b. Mengusulkan jenis alat bantu penjualan (cindera mata) dalam


ada.


commit to user

56

c. Membuat dan mengajukan surat penawaran, contract rate, surat



d. Menjamu tamu/ relasi perusahaan yang akan dan sudah


3.4. Hubungan Kerja Sales Administration

a. Sales & Marketing Manager, dalam hal melaporkan kegiatan kerja,

berkonsultasi, dan mendapatkan pengarahan tentang kegiatan

penjualan-penjualan produk hotel.

b. Team Sales Executive, dalam hal koordinasi untuk mengingkatkan

target penjualan.

c. Customer, dalam hal mengantisipasi dan memenuhi permintaan.

d. Perusahaan-perusahaan, instansi pemerintah & travel agent, dalam

hal kerjasama meningkatkan penjualan.

e. Transportation Services, dalam hal berkoordinasi tentang

penggunaan jasa penjemputan dan pengantaran sesuai dengan yang

diminta oleh pelanggan.

3.5. Standar Keberhasilan Sales Administration

a. Terselenggaranya kegiatan penjualan sesuai dengan jadwal yang

ditetapkan.

b. Tercapainya tingkat penjualan/ revenue sebagaimana yang

ditetapkan dalam anggaran.

c. Tercapainya citra baik hotel di mata pelanggan.


commit to user

57

BAB IV

PELAKSANAAN MAGANG

A. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang ( KKM )

Penulis melaksanakan Kuliah Kerja Media di Bagian Public

Relations Officer dalam Sales and Marketing Department pada Semesta

Hotel Semarang, yang beralamat di Jl. K.H. Wahid Hasyim 125-127,

Kranggan Semarang. Kegiatan Kuliah Kerja Media ini dilaksanakan

selama tiga bulan, yaitu mulai tanggal 1 Februari 2012 sampai dengan 30

April 2012.

Jam kerja di Departemen Sales and Marketing Semesta Hotel

Semarang adalah dari hari Senin sampai dengan Sabtu:

· Hari Senin-Jumat: Pukul 08.00-16.00 WIB

· Hari Sabtu: Pukul 08.00-14.00 WIB

B. Pelaksanaan Magang

Selama melakukan kegiatan Kuliah Kerja Media (KKM) atau yang

di hotel disebut dengan istilah OJT (On the Job Training), penulis

ditempatkan di Sales and Marketing Department, dengan kondisi jabatan

PRO (Public Relations Officer) masih kosong. Akan tetapi, melalui

bimbingan penuh dari pembimbing yang menjabat sebagai Sales and

Marketing Manager dan rekan-rekan dari semua departemen, penulis

dapat mengetahui dan mempraktikkan secara langsung aktivitas PRO yaitu


commit to user

58

meliputi peran, tugas, dan fungsi PR yang sekaligus ikut mendukung

penuh kegiatan promosi dan pemasaran baik itu mengenai produk-produk

hotel, promo yang diadakan, event MICE (Meeting, Incentive, Convention,

Exhibition) maupun kegiatan sosial sebagai bentuk dari CSR (Corporate

Social Responsibility) yang kesemuanya bertujuan selain untuk selling

product dan mendapatkan keuntungan sesuai visi, misi, dan tujuan hotel

juga dapat meningkatkan image building Semesta Hotel sebagai hotel

syariah.

Di Semesta Hotel Semarang sendiri, walaupun jabatan untuk

Public Relations Officer masih kosong, tetapi tugas, fungsi dan

kegiatannya tetap dilaksanakan sesuai dengan visi, misi, dan tujuan

perusahaan. Program yang dilakukan sejalan dengan kegiatan yang

dilakukan oleh Sales & Marketing sebagai departemen yang menjadi

payung bagi PRO.

C. Penanggung Jawab Kuliah Kerja Media ( KKM )

Penanggung jawab sekaligus pembimbing magang bagi penulis

dalam Kuliah Kerja Media (KKM) 2012 adalah Ibu Dyah Ierawati Riardi

yang menjabat sebagai Sales and Marketing Manager dalam Sales and

Marketing Department Semesta Hotel Semarang.


commit to user

59

D. Bidang-Bidang yang Dipelajari dan Dilaksanakan sebagai Public

Relations Officer dalam Sales and Marketing Department

1. Press Release: Membuat press release mulai dari pencarian data

melalui interview, pengolahan sampai pengeditan dan

pengkoordinasian pengiriman sampai memastikan apakah sudah

dimuat di media partner (cetak).

Selama melaksanakan praktik magang, penulis membuat berbagai

press release dalam menginformasikan berita mengenai kegiatan yang

dilakukan Semesta Hotel Semarang maupun untuk keperluan promosi.

Prosesnya dimulai dari pencarian data, penulis melakukan wawancara

dengan subjek terkait, maupun mencari data di media internet,

kemudian membuat isi sekaligus mencari materi foto (dokumentasi).

Proses selanjutnya, yaitu press release yang sudah jadi diberikan pada

pembimbing magang untuk dilakukan revisi, apakah ada hal-hal yang

perlu ditambahkan maupun dikurangi dan ditanyakan pada

manajemen. Apabila sudah disetujui, selanjutnya penulis menghubungi

contact person rekan media cetak dan dilakukan pengiriman press

release melalui e-mail maupun faksimile.

Tabel 4.1 Media Partner (Newspaper and Magazine) Semesta Hotel (Database

Sales and Marketing Department Semesta Hotel: 2012)

No Media Keterangan

1 Bisnis Indonesia Nasional

2 Harian Semarang Lokal


commit to user

60

3 Suara Merdeka Regional

4 Warta Jateng Regional

5 Meteor Regional

6 Muslim Pos Regional

7 Koran Wawasan Regional

8 Republika Nasional

9 Radar Semarang Regional

10 Tabloid Simpang 5 Lokal

Press Release yang telah dibuat oleh penulis diantaranya:

a) Sosialisasi Keselamatan Kesehatan Kerja (P2K3) Semesta

Hotel Semarang

b) Menikmati Hidangan Khas Imlek di Semesta Hotel Semarang

“Semesta Kampung Pecinan”

c) Kegiatan Table Manner Yayasan Pendidikan Indonesia (YPI)

di Hotel Semesta Semarang

d) Semesta Gelar “Semesta Februari Package” Paket Hemat di

Bulan Februari

e) Bakti Sosial SHMC (Semesta Hotel Motor Club) bersama

Rohis dan Manajemen Semesta Hotel

f) Rangkaian Acara Hari Ulang Tahun Ketiga Semesta Hotel

Semarang


commit to user

61

g) Semesta Hotel Semarang Adakan Promo “Cook Your Own

Noodle dan Pojok Jamu Godhok”

h) Semesta Hotel Semarang Adakan Acara Outing Family Fun

i) Semesta Hotel Adakan Promo “Shabu Zensation & Konyaku

Bubble Ice” bagi Penggemar Masakan Jepang di Bulan Mei

2012

2. Profile Covering: Membuat tulisan feature berupa profil-profil all

HOD (Head Of Department) untuk dikirimkan pada media cetak pada

rubrik “profil”.

Penulis melakukan wawancara dengan HOD (Head Of

Department) secara langsung dan meminta dokumentasi foto serta

menuliskan feature berupa profil, kepada:

a) Bapak H. Abdan Munawir, selaku General Manager Semesta

Hotel Semarang.

b) Bapak Unggul Prihadi, selaku Chief Engineering Semesta Hotel

Semarang.

c) Bapak Fitriyanto, selaku Food and Beverage Service Manager

Semesta Hotel Semarang.

d) Bapak Bagus Saputro, selaku Front Office Manager yang baru


e) Bapak Muhammad Chafidin, selaku Sous Chef Semesta Hotel

Semarang.


commit to user

62

f) Bapak Shodik Purwanta, selaku Chief Executive House Keeping


3. Brochure Design: Membuat desain-desain untuk pemasaran produk

hotel dan promo yang digelar setiap bulan (flyer, poster, banner, dan

spanduk).

Selama praktik magang, penulis menjalankan peran PRO

sebagai Communication Technician, yaitu membuat hal-hal yang

bersifat teknis, berupa pembuatan desain-desain pemasaran produk

hotel dan promo hotel menggunakan aplikasi photoshop dan corel

draw. Setiap bulan penulis mendapatkan proposal event yang dibuat

oleh bagian Food & Beverage Department maupun dari Sales &

Marketing Department sendiri. Dari bahan itulah penulis mempelajari

maksud dan tujuan dari event dan promo. Kemudian penulis membuat

desain-desain baik berupa flyer, poster, banner, maupun spanduk.

Selanjutnya desain yang telah selesai diberikan pada pembimbing

untuk dilakukan revisi dengan manajemen. Apabila sudah disetujui,

penulis berkoordinasi dengan media partner percetakan (Bee Digital

Printing dan Pelita Printing) untuk proses pencetakan. Setelah pesanan

selesai, penulis berkoordinasi dengan tim Sales & Marketing untuk

koordinasi penyebaran sales blitz maupun dengan Departemen

Engineering untuk pemasangan spanduk dan banner.

Selama magang, penulis telah membuat desain promo, yaitu:


commit to user

63

a) Membuat desain flyer dan untuk Menu Lengkap promo Semesta

Hotel “Barbeque Package”.

b) Membuat desain hitam putih untuk iklan Semesta Hotel di Majalah

Proskutor.

c) Ikut menyumbangkan ide untuk nama event promo Food &

Beverage di Bulan Maret 2012, yaitu “Semesta Sausage Season”

dan membuat desain flyer, menu, poster dan spanduk.

d) Membuat desain flyer promo kamar superior “Semesta Anniversary

Package, 1st-31st March 2012”.

e) Membuat desain flyer promo kamar “Semesta Anniversary

Package” dan Big Spanduk “Semesta Anniversary Package on

March 2012”.

f) Membuat desain untuk flyer, poster, dan standing spanduk promo

Food and Beverage Bulan April 2012 yaitu, “Cook Your Own

Noodles”. Serta membuat desain flyer promo kamar Semesta Hotel

Bulan April “Semesta April Package”.

g) Membuat desain untuk spanduk promo di Bulan April 2012, yaitu,

“Semesta Weekend Package”.

h) Membuat desain standing banner mengenai promo kamar

Executive dan Suite di Bulan April 2012, yaitu “Room Package

Suite Room & Executive Room”

i) Membuat desain flyer, poster, dan spanduk untuk promo Food &

Beverage Semesta Hotel Bulan Mei 2012 yaitu “Shabu Zensation”.


commit to user

64

4. Media Communication: Menjalin hubungan dengan media partner baik

dari wartawan media cetak, percetakan, maupun dari event organizer

dan wedding organizer dan tour and travel; Mengirimkan corporate

dan contract rate.

Penulis diajak untuk ikut aktif dalam menjalin hubungan

yang baik dengan media partner seperti wartawan media cetak dari

Bisnis Indonesia, Harian Semarang, Suara Merdeka, Warta Jateng,

Meteor, Muslim Pos, Koran Wawasan, Tabloid Simpang 5, Radar

Semarang, dan Republika untuk koordinasi dalam pengiriman press

release maupun promo hotel. Yaitu dengan meminta contact person

yang bisa dihubungi terutama untuk bagian press release dan bagian

iklan. Sistem untuk pemuatan berita dapat melalui kerja sama maupun

barter. Selain itu, dengan cara mengadakan press luncheon, yaitu

mengundang wartawan dari media cetak untuk melakukan jamuan

makan. Dalam jamuan makan ini, wartawan bisa menanyakan secara

langsung pada pimpinan Sales and Marketing Manager mengenai

informasi yang mereka butuhkan. Pada saat jamuan makan akan

selesai, dibagikan press release.

Selain menjalin hubungan yang baik dengan wartawan dari

media cetak, seorang PRO di Semesta Hotel juga harus bisa menjaga

hubungan baik dan menjaga komunikasi yang baik dengan media

percetakan, dalam hal ini adalah Bee Digital Printing dan Pelita

Printing. Untuk melakukan koordinasi dan kesamaan kemauan apabila


commit to user

65

pihak hotel membuat materi-materi untuk sales blitz. PRO harus

mampu melaksanakan perannya sebagai communication technician,

yaitu ikut membuat desain berupa flyer, poster, spanduk, dan booklet

untuk menunjukkan identitas korporat melalui iklan yang dibuat.

Selain itu penulis juga diajarkan bagaimana untuk menjalin

kerjasama berupa perbandingan penawaran mengenai paket-paket

pernikahan dengan beberapa media partner dari wedding organizer dan

event organizer.

5. Employee Relation: Menjalin hubungan yang baik dengan seluruh

manajemen dan karyawan. Dalam hal ini salah satunya diwujudkan

dengan pengadaan makan siang bersama di ruang EDR (Employee

Dinner Room). Selain itu, seluruh karyawan juga diajak untuk

berpartisipasi dalam acara ulang tahun Semesta melalui berbagai

rangkaian acara yang digelar. Hal ini penting untuk memupuk rasa

kebersamaan di antara para karyawan. Selain itu juga dibentuk

organisasi-organisasi diantara para karyawan, diantaranya rohis,

SHMC (Semesta Hotel Motor Club), Semesta Hotel Badminton Club,

dan lain-lain yang dapat mewadahi berbagai kegiatan karyawan mulai

dari keagamaan, sosial, sampai pada hobi dan kegemaran.

6. Group Handling & Product Knowledge: Koordinasi dan penyebaran

BEO (Banquet Event Order), GEO (Group Event Order), dan IOM

(Inter Office Memo) pada seluruh departemen. Menangani permintaan

group dan pengetahuan tentang produk-produk hotel termasuk promo-


commit to user

66

promo hotel. Hal ini dilakukan oleh penulis dengan cara membagikan

secara langsung pada tiap departemen. Selain itu, penulis juga dapat

lebih mengenal seluruh karyawan. Apa saja aspirasi dari mereka untuk

tim marketing dan manajemen bisa diketahui secara langsung.

7. Guest Relation and Handling Complaint: Menjalin hubungan yang

baik dengan tamu (publik eksternal) termasuk menangani komplain.

Hal tersebut ditunjukkan saat menjadi telepon operator. Sebagai

telepon operator, penulis harus mampu berbicara dengan sopan, ramah,

dan mampu menjelaskan pertanyaan dari tamu dan menerima

masukan, termasuk menangai komplain. Penulis pernah diajak untuk

mencoba menemui tamu yang komplain mengenai belum adanya paket

pernikahan.

8. Documentation&Administration: Membantu administrasi, dokumentasi

dan publikasi dalam event yang diselenggarakan di Semesta Hotel dan

lain-lain. Seperti pada saat Acara “3rd Anniversarry Semesta Hotel”

dan “Semesta Outing Family Fun to Jogja”, penulis diajak untuk

berperan serta dalam mengikuti seluruh rangkaian acara. Menjadi seksi

publikasi dan mencatat seluruh kegiatan. Untuk bagian administrasi,

penulis membantu dalam menginput data media partner dalam data

myoh, ikut membantu dalam penyiapan berkas-berkas keuangan hotel

untuk dikirimkan pada KPK.

9. Media Clipping: Membuat kliping pemberitaan mengenai hotel. Hal

tersebut perlu dilakukan untuk mengetahui perkembangan yang ada.


commit to user

67

Memantau apakah pemberitaan dari hotel masuk pada media partner.

Bagaimana tanggapan masyarakat, sekaligus sebagai pembanding

dengan hotel lainnya.

10. Hotel Branding&Self Performance: Ikut serta mencitrakan (branding

image) Semesta Hotel sebagai hotel syariah. Hal ini ditunjukkan

dengan peraturan bahwa seluruh karyawati berpakaian muslimah dan

menutup aurat, menggunakan salam dengan cara Islami, dan

operasional manajemen dijalankan sesuai prinsip syariah.

11. Hotel & Sales Blitz: Mempersiapkan bahan-bahan promosi dan

produk-produk hotel untuk digunakan sales call maupun iklan dapat

berupa flyer, promo maupun publish rate.

12. Database: Menginput database untuk sales and marketing department

termasuk laporan Daily Sales Report dan Sales Room Report.

E. Media Relations sebagai Aktivitas Public Relations pada Kegiatan

Sales and Marketing Department

Seorang PR harus selalu berhubungan dengan media informasi

karena dekat dengan kehidupan masyarakat sekitar dengan segala macam

perubahan dan perkembangannya. Pekerjaan PR harus didasarkan pada

penelitian yang sesuai dengan realita. Tujuannya untuk memberikan

pelayanan sebaik mungkin sesuai dengan keinginan, kebutuhan eksternal

yang diintegrasikan. Disesuaikan manajemen organisasi yang

bersangkutan. Seluruh kegiatan tidak pernah meninggalkan moral


commit to user

68

sehingga dasar mentalitas selalu mejadi pertimbangan kejujuran, integritas,

dan loyalitas.

PRO di Semesta Hotel sendiri menggunakan media untuk berbagai

keperluan selain untuk kegiatan ke-PR-an juga sebagai media untuk

promosi dengan bekerja bersama-sama tim sales and marketing. Praktisi

PR yang berperan menjadi Expert Prescriber, Communication Fasilitator,

Problem Solving Process Fasilitator, dan Communication Technician

dituntut untuk dapat membuat pemberitaan contohnya melalui press

release, special events, maupun pembuatan materi promosi seperti

spanduk, flyer yang secara otomatis memanfaatkan peran penting media

sebagai partner dalam sarana penyebaran informasi, sarana promosi,

maupun pencitraan dan menjalin hubungan yang baik secara

berkesinambungan dan menciptakan saling pengertian.

F. Penggunaan Iklan sebagai Sarana Promosi dan Pencitraan bagi

Public Relations Officer di Semesta Hotel Semarang

Public Relations bukanlah sarana untuk sekadar beriklan dan

berpromosi. Seperti pada Semesta Hotel, praktisi PR juga membuat dua

jenis iklan, yaitu jenis iklan hard selling dan soft selling. Akan tetapi,

walaupun tujuan dari kedua jenis iklan ini berbeda, kedua iklan ini tetap

mendapatkan “sentuhan” PR. Hal ini karena di Semesta Hotel, yang

membuat iklan-iklan ini adalah PRO, yang juga mendapatkan bahan dan

masukan dari departemen sales & marketing, food and beverage,


commit to user

69

maupun dari departemen yang lain. “Sentuhan” PR ini terlihat dari

seluruh iklan yang dibuat dengan tetap mempertahankan identitas

korporat, berupa logo, warna, dan keeksistensiannya berpegang teguh

pada pedoman-pedoman syariah. Hal ini karena Semesta Hotel

Semarang adalah hotel syariah pertama yang berbintang tiga di Jawa

Tengah, sehingga di setiap kesempatan, dimasukkanlah ciri identitas

kesyariahannya.

G. Keterkaitan Public Relations dengan Sales and Marketing di Semesta

Hotel

Di Semesta Hotel, Public Relations dan marketing berjalan

beriringan, artinya walaupun secara struktural, PR berada di dalam

departemen sales and marketing, namun kegiatan Public Relations

diadakan tersendiri, dan secara fungsional keduanya sama-sama bertujuan

untuk mencapai tujuan perusahaan. Seperti pada contoh kegiatan sosial,

sebagai hotel syariah, Semesta Hotel memiliki semacam tanggung jawab

untuk menginfaqkan sebagian dari keuntungan hasil usahanya. Hal ini

diwujudkan dengan bakti sosial yang termasuk dalam kegiatan sosial yang

rutin diselenggarakan.

Antara Public Relations Officer dengan bagian Marketing di

Semesta Hotel memiliki keterkaitan yang erat. Public Relations Officer

dan tim marketing ditempatkan pada ruangan yang sama. Hal ini bukan

tanpa sebab, karena segala bentuk event maupun pemesanan grup dihandle

oleh departemen sales & marketing setelah melalui front office


commit to user

70

department. PRO membuat program kerja yang sejalan dengan promosi

yang akan dibuat saat itu juga. Bagian marketing mempunyai tujuan agar

target dapat tercapai, yaitu selling product dan profit oriented. Sedangkan

tujuan PR adalah supaya terjalin hubungan yang baik dan adanya saling

pengertian antara pihak manajemen hotel dengan publik-publiknya baik

internal maupun eksternal. Selain itu menciptakan citra yang postitif hotel

di mata masyarakat.

Akan tetapi keterkaitan dua divisi ini terletak pada kesamaannya

dalam mewujudkan visi dan misi hotel, jadi kedua divisi ini selalu

bekerjasama agar terjadi satu suara dalam upaya pembuatan program-

program kerja, event, dan promosi. Selain itu karena hotel termasuk badan

usaha yang bergerak dalam sektor pelayanan, maka kepuasan tamu adalah

prioritas karena di sini nama hotel dipertaruhkan melalui budaya

perusahaan, citra dan identitas korporat yang ditunjukkan oleh seluruh

karyawan hotel. Hal ini yang biasanya disebut branding.

H. Aktivitas Public Relations pada Sales and Marketing Department

Dalam merealisasikan tugas dan perannya sebagai pelaksana

kegiatan ke PR-an, yang mencakup dalam kegiatan sales and marketing

department, seorang PRO di Semesta Hotel Semarang harus bisa

memaksimalkan seluruh aktivitasnya tidak hanya dalam menjalankan

fungsi manajemen sebagai bidang pemasaran dan menjual produk saja

melainkan juga harus memahami sikap publik dan memberikan pelayanan


commit to user

71

yang terbaik kepada seluruh publiknya guna mencapai tujuan perusahaan.

Ada berbagai cara yang ditempuh oleh Public Relations Officer untuk

mewujudkan terlaksananya aktivitas dalam kegiatan sales and marketing

department, yaitu seorang PRO di Semesta Hotel dituntut mampu

melakukan fungsi PR sekaligus marketing, baik dari segi tugasnya berupa

publikasi, branding, image bulding, selling product hingga pelayanan dan

penciptaan hubungan baik pada seluruh publik-publiknya.

Merujuk pada Job Description dalam Sales and Marketing

Department dapat terlihat bahwa walaupun PRO tidak berdiri sendiri,

namun aktivitas ke-PR-an tetap dilaksanakan melalui fungsi, tugas, dan

peran PR. Diantaranya adalah:

a. Mengenalkan dan menjaga citra hotel berikut produk-produk hotel

secara keseluruhan di tengah-tengah masyarakat (pembeli).

b. Ikut partisipasi terhadap kegiatan-kegiatan (special event) dalam



c. Menyusun dan mengusulkan Rencana Operasional Marketing

(marketing plan) yang mencakup bidang pemasaran (promotion &

advertisement, penjualan (selling activities), penjagaan dan

pemeliharaan citra usaha (communities & employees care

activities).

d. Menyusun dan mengusulkan Kebijakan-Kebijakan Marketing yang

diperlukan guna mendukung Rencana Operasional Marketing,


commit to user

72

seperti room tarif & discount policy, promotion tools & kits,

advertisement design & media, calendar of events, customer

satisfaction program, communities & employees care activities.

e. Menjaga hubungan baik dan melakukan kerjasama yang saling

menguntungkan dengan pihak ketiga seperti Travel Agents,

Publisher, Newspaper, Bulletins, Radios, Televisions, Institute,

Foundation dan lain-lain dalam bidang pemasaran, penjualan dan

pemeliharaan citra usaha secara keseluruhan.

f. Menjadi juru bicara atau mewakili perusahaan untuk memberikan

penjelasan tentang sesuatu kejadian atau peristiwa yang

mengundang perhatian umum (public) sebatas yang ditetapkan oleh

General Manager/ Direksi.

g. Memantau perkembangan yang terjadi di masyarakat nasional dan

internasional dalam bidang politik, ekonomi dan kebudayaan

terutama yang menyangkut atau berhubungan dengan perusahaan

(hotel).

h. Menjalin kerjasama dan komunikasi yang baik dengan Manajemen


dan menyenangkan.

I. Kesulitan / Kendala yang Dihadapi Selama KKM:

1) Belum bisa beradaptasi pada hari pertama magang karena belum

mengenal dengan baik seluruh karyawan dan manajemen.


commit to user

73

2) Belum bisa menghafal nomor-nomor extention untuk tiap-tiap divisi

dan belum mengetahui cara mengoperasikan mesin fotocopy dan

mengirimkan fax.

3) Belum bisa mengenal tempat-tempat departemen untuk koordinasi dan

penyebaran BEO (Banquet Event Order) dan GEO (Group Event

Order) yang membutuhkan tanda tangan sebagai bukti penerimaan dari

tiap penanggung jawabnya.

4) Belum terbiasa menghadapi tamu dengan berbagai sikap dan karakter,

terlebih saat tamu sedikit komplain. Selain itu menunjukkan self

performance sebagai branding hotel untuk menjalin relasi. (citra)

5) Desain iklan untuk keperluan sales blitz (flyer, poster, spanduk,

banner) yang sudah dibuat ternyata kurang sesuai dan belum disetujui.

6) Press Release yang dibuat masih perlu direvisi karena susunannya

kurang sistematis.

7) Artikel dan feature berupa pembuatan profil-profil yang sudah dibuat

masih kurang menjelaskan inti dari poin yang dituju, masih terlalu

umum.

J. Cara yang Telah Dilakukan untuk Mengatasi Kesulitan Selama KKM

1) Berkenalan dengan pimpinan, manajemen, dan seluruh karyawan

Semesta Hotel dan menghafal nama-nama mereka.

2) Membuat catatan dan menghafalkan nomor-nomor extention tiap

departemen dan pimpinan di Semesta Hotel.


commit to user

74

3) Menghafal dan bertanya pada teman, senior, maupun pimpinan untuk

mengetahui tempat tiap departemen untuk koordinasi dan penyebaran

BEO (Banquet Event Order) dan GEO (Group Event Order) yang

membutuhkan tanda tangan sebagai bukti penerimaan dari tiap

penanggung jawabnya.

4) Berlatih bersikap profesional dan ramah dalam menghadapi tamu,

termasuk dalam menerima komplain dan berusaha menciptakan citra

positif Semesta Hotel sebagai hotel syariah.

5) Terus berlatih dalam aplikasi corel draw dan bekerja dengan cekatan

dalam membuat desain iklan untuk keperluan sales blitz (flyer, poster,

spanduk, banner) agar sesuai dengan identitas korporat dan maksud

pesan dapat tersampaikan.

6) Terus berlatih dalam membuat Press Release, artikel dan feature

dengan banyak membaca dan meminta pendapat dari pembimbing

magang, melakukan wawancara dan meminta bimbingan dari

manajemen.

K. Kemajuan yang Telah Dicapai Selama KKM

1) Sudah bisa mengenal dan menghafal nama para pimpinan, manajemen,

dan karyawan Semesta Hotel.

2) Sudah bisa menghafal nomor-nomor extention tiap departemen,

bagian, dan pimpinan di Semesta Hotel berikut menjadi telepon

operator bagian sales and marketing department.


commit to user

75

3) Sudah bisa menghafal dan mengetahui tempat tiap departemen untuk

koordinasi dan penyebaran BEO, GEO berikut tanda tangan sebagai

bukti penerimaan penanggung jawab.

4) Sudah cukup bisa menghandle tamu dan berbicara dengan sopan sesuai

prinsip syariah Semesta Hotel sebagai upaya untuk menjalin hubungan

dan komunikasi yang baik serta menciptakan citra positif hotel di mata

publik-publiknya.

5) Sudah cukup terbiasa dan dapat berkreasi dengan aplikasi corel draw

dan bekerja dengan cekatan dalam membuat desain iklan untuk

keperluan sales blitz (flyer, poster, spanduk, banner) agar sesuai

dengan identitas korporat dan agar maksud pesan dapat tersampaikan.

6) Sudah cukup sistematis dalam membuat Press Release, artikel dan

feature dengan banyak membaca dan meminta pendapat dari.

7) Sudah cukup terampil bagaimana menciptakan komunikasi dan

hubungan timbal balik yang baik dengan berbagai publik hote. Yaitu

bagaimana menjalin employee relations sekaligus media relations,

Group Handling & Product Knowledge.


commit to user

76

BAB V

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Selama mengikuti Kuliah Kerja Media (KKM) sebagai PRO

(Public Relations Officer) di Sales and Marketing Department Semesta

Hotel Semarang, penulis banyak mendapatkan ilmu, pengalaman dan

pengetahuan yang berhubungan dengan dunia perhotelan yang sebelumnya

penulis cukup awam. Melalui kegiatan ini, penulis dapat mengaplikasikan

ilmu teori dan praktik yang telah dipelajari di bangku kuliah mengenai

Public Relations.

Setelah melakukan praktik kerja selama 3 bulan, penulis

menyimpulkan bahwa:

1. Public Relations Officer belum berdiri sendiri karena masuk dalam

Sales and Marketing Department. Selain itu, posisi PRO di Semesta

Hotel Semarang saat penulis melakukan OJT (On the Job Training)

masih kosong sehingga penulis dalam melaksanakan kegiatannya

dibimbing langsung oleh Sales and Marketing Manager dan tim dari

sales & marketing.

2. Walaupun PRO dimasukkan dalam Sales and Marketing Department,

tetapi tidak mengurangi esensi sedikit pun dari falsafah, tugas dan

fungsi PR yang berfungsi sebagai ujung tombak dari sebuah

perusahaan. Justru praktisi PR dituntut untuk mengerti dan mampu


commit to user

77

menggabungkan dan memadukan tugas dari sales and marketing

dengan kinerja PR itu sendiri agar menjadi efektif.

3. Aktivitas Public Relations dalam Kegiatan Sales and Marketing

Department turut mendukung fungsi manajemen dan pemasaran yaitu:

a) Menciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif, yaitu

sebagai hotel syariah melalui berbagai kegiatan yang dilakukan dan

melalui iklan public relations.

b) Mendukung kegiatan komunikasi dua arah dengan berbagai pihak,

serta menjalin hubungan yang baik dengan pihak internal maupun

eksternal hotel.

c) Menjual Produk dan memperoleh keuntungan.

d) Mencapai Visi, Misi dan Tujuan Hotel.

4. Apabila melihat PR dari perspektif pemasaran, maka ada satu

kesimpulan bahwa PR merupakan salah satu tools atau alat bagi

pemasaran, terutama dalam paduan promosi (promotion mix). Dalam

konsep marketing, promotion mix meliputi advertising, public

relations, personal selling, direct selling, dan sales promotion.

Sehingga PR dapat dikatakan sebagai alat promosi untuk mencapai

tujuan-tujuan marketing. Namun, bila dicermati dari perspektif

berbeda, alat-alat promosi selain PR sebenarnya juga dapat digunakan

sebagai alat oleh PR untuk mencapai tujuan-tujuan PR.

5. Ada beberapa kendala yang dihadapi PRO dalam melaksanakan

kegiatannya yaitu batasan kerja PR menjadi semu, karena kurang


commit to user

78

begitu jelas. Oleh karena itu, untuk meminimalisasi kekurangan

tersebut, tim sales and marketing melakukan sales meeting guna

menyamakan visi, misi dan program kerja yang akan dibuat, sekaligus

diadakan fungsi manajemen yaitu Planning, Organizing, Actuating/

Communicating, dan Controlling serta evaluasi setiap satu minggu

sekali sehingga peran penting PRO dapat membantu proses promosi

sehingga akan meningkatkan revenue hotel sekaligus menciptakan

hubungan yang baik antara hotel dengan publiknya, opini publik, dan

komunikasi yang berkesinambungan sehingga semakin mengangkat

citra positif Semesta Hotel sebagai hotel syariah.

6. Secara keseluruhan, aktivitas Public Relations Officer dalam kegiatan

Sales and Marketing Department pada Semesta Hotel Semarang sudah

terlaksana dengan baik sebagai pelaksana kegiatan ke-PR-an sekaligus

pemasaran hotel.

B. SARAN

1. Bagi Semesta Hotel Semarang

a) Perlu diadakan pembuatan job description yang dibuat oleh pihak

Semesta Hotel sendiri terutama untuk jabatan Public Relations

Officer.

b) Perlu dibuatkan sebuah media internal, contohnya majalah dinding

yang berisi informasi untuk seluruh karyawan utamanya mengenai

press release, promo hotel, maupun sebagai tempat penyaluran

aspirasi, kritik, dan saran dari karyawan pada manajemen. Hal ini


commit to user

79

dirasa perlu agar setiap karyawan memahami segala jenis informasi

hotel. Selain itu untuk menjalin employee relations yang baik.

c) Perlu adanya penambahan kerjasama dengan media selain cetak,

yaitu media elektronik maupun internet agar segala bentuk

informasi bagi publik internal dan eksternal lebih lancar dan selalu

up to date sehingga secara otomatis akan lebih memperkenalkan

pada masyarakat mengenai Semesta Hotel dan akan dapat

meningkatkan pendapatan sekaligus citra positif.

2. Bagi DIII Komunikasi Terapan FISIP UNS :

1. Sebaiknya pihak fakultas khususnya untuk program studi Public

Relations diberikan pelajaran tambahan mengenai pengantar

perhotelan, karena teori dan praktik ilmu kehumasan aplikasinya

sangat banyak diterapkan di perhotelan.

2. Pihak kampus hendaknya menambah fasilitas berupa laboratorium

maupun jam praktik bagi mahasiswa, seperti aplikasi Bahasa

Inggris, pelatihan kepribadian, dan lain-lain karena praktikum

menjadi bekal untuk menghadapi dunia kerja bagi lulusan Diploma

III.

3. Pihak Kampus hendaknya menambah referensi buku-buku tentang

kehumasan di perpustakaan, karena jumlah buku yang ada di

perpustakaan dirasa masih kurang memadai untuk jurusan

komunikasi terapan seperti public relations, broadcasting, dan

advertising.

laporan kuliah kerja media (kkm) 2012 “aktivitas …/akti...“aktivitas public relations dalam...

Documents