laporan tahunan 2015 - utm library...

LAPORAN TAHUNAN

2015

Bahagian Repositori Metadata Perpustakaan Raja Zarith Sofiah

Perpustakaan UTM

Laporan Tahunan Bahagian Repositori Metadata

2015

Penyunting: Kamariah Mohamed Jong

Penyusun: Haliza Zainal Nabilah Jamil

Bahagian Repositori Metadata

Perpustakaan Raja Zarith Sofiah UTM Johor Bahru

April 2016

i

ISI KANDUNGAN MUKASURAT

Isi Kandungan i Senarai Lampiran iii Senarai Jadual iv 1.0 PENGENALAN 1 2.0 OBJEKTIF BAHAGIAN 2.1 Objektif Unit 1 2.1.1 Unit Koleksi Khas 1 2.1.2 Unit Pengurusan Dokumen Digital 1 2.1.3 Unit Pengurusan UTM‐IR 1 3.0 AKTIVITI UNIT KOLEKSI KHAS 3.1 Penerimaan Bahan Koleksi Khas 2 3.2 Aktiviti Input Ringkas Bahan 4 3.3 Aktiviti Mengkatalog Bahan 5 3.4 Aktiviti Aksesen 6 3.5 Penghantaran Bahan ke Unit/Bahagian/Cawangan Perpustakaan UTM lain 9 4.0 AKTIVITI PENGURUSAN DOKUMEN DIGITAL 4.1 Proses Imbasan Bahan 11 4.2 Menukar Bahan Digital Pelbagai Format Ke Dalam Bentuk PDF 11 4.3 Statistik UPDD 11 4.3.1 Pendigitalan bahan 11 4.3.2 Statistik Mengikut Jenis Bahan 12 4.4 Proses Deposit Rekod Dalam Sistem Pengurusan Dokumen (DMS) 14 4.4.1 Jumlah Keseluruhan Rekod DMS Sehingga 31 Disember 2015 14 4.4.2 Jumlah Rekod Deposit Ke DMS Bagi Tahun 2015 17 4.4.3 Kumulat Rekod DMS Dari Tahun 2013‐2015 18

5.0 AKTIVITI UNIT PENGURUSAN UTM‐IR 5.1 Mewujudkan ID Pendeposit 19 5.2 Pendepositan Dalam UTM‐IR 19 5.2.1 Pendepositan UTM‐IR 2015 19 5.2.2 Pencapaian KPI Bagi pendepositan dalam UTM‐IR 20 5.2.3 Pendepositan Oleh Perpustakaan UTM 21

ii

6.0 PENCAPAIAN UTM‐IR DI PERINGKAT GLOBAL 6.1 Pencapaian UTM‐IR Dalam Ranking Web of Repositories 23 6.2 Pencapaian Ranking IR di IPTA Malaysia 23 6.3 Pencapaian UTM‐IR Dari Tahun 2009‐2015 24 6.3.1 Ranking Web of Repositories : Top Institutionals (World Rank)/Malaysia Rank 24

(2009‐2015) 7.0 PENGUKURAN PENCAPAIAN PRESTASI BAHAGIAN REPOSITORI METADATA 7.1 Pencapaian Key Performance Indicatiors (KPI) 26 7.2 Pencapaian BS 11620:2008 ‐ Unit Koleksi Khas 26

8.0 PROJEK PERPINDAHAN BAHAN KOLEKSI KHAS (LUKISAN TERUKUR, PETA MELAMPIRI TESIS

DAN FOTO BERBINGKAI DARI PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH (PSZJB) KE PERPUSTAKAAN RAJA ZARITH SOFIAH (PRZS)

8.1 Tempoh Pelaksanaan Projek Perpindahan 28 8.2 Jumlah Koleksi Bahan Yang Dipindahkan 29 8.3 Jumlah Koleksi Bahan Ada Barkod 29

9.0 PENAMBAHBAIKAN YANG TELAH DILAKSANAKAN 29 10.0 PELAKSANAAN PROJEK 2015

10.1 Mengkatalog bahan tertunggak cakera padat PSM FKA tahun 2012 31 10.2 Projek Menyemak Bahan ‘Naskhah Lebihan’ Koleksi Khas 31 10.3 Projek Semakan Tesis (Master dan Phd) Retrospektif Tahun 1970‐1992 31 10.4 Projek Menampal Keratan Akhbar Retrospektif 31 10.5 Projek Menyediakan Minit Keratan Akhbar Retrospektif 32 10.6 Projek Semakan Semula Cakera Padat Tesis/ PSM Rosak 32 10.7 Projek Bacaan Rak Bahan Koleksi Khas 32

11.0 PROJEK 2016 33 LAMPIRAN

iii

SENARAI LAMPIRAN

Lampiran 1 : Carta Bahagian Repositori Metadata Lampiran 2 : Jumlah Penerimaan Bahan Koleksi Khas Bagi Tahun 2015 Lampiran 3 : Jumlah Aktiviti Input Ringkas Bahan Koleksi Khas Bagi Tahun 2015 Lampiran 4 : Jumlah Pencapaian Keseluruhan Aktiviti Mengkatalog Bahan Koleksi Khas Bagi Tahun 2015 Lampiran 5 : Perangkaan Deposit Rekod Dalam UTM‐IR (Januari ‐ Disember 2015) Lampiran 6 : Pencapaian KPI bagi Pendepositan Rekod dalam UTM‐IR Lampiran 7 : Perangkaan Deposit Rekod Dalam UTM‐IR (Unit Pengurusan UTM‐IR) (Januari –

Disember 2015) Lampiran 8 : Perangkaan Aktiviti UTM‐IR (Unit Pengurusan UTM‐IR) (Januari ‐ Disember 2015) Lampiran 9 : Ranking Web of Repositories : Pencapaian UTM‐IR Januari 2015 Lampiran 10 : Ranking Web of Repositories : Pencapaian UTM‐IR Julai 2015 Lampiran 11 : Key Amal Indicators (KAI) Perpustakaan UTM 2015 : Bahagian Repositori Metadata Lampiran 12 : Fotograf Semasa Projek Perpindahan Lukisan Terukur Dilaksanakan

iv

SENARAI JADUAL

Jadual 1: Jumlah Penerimaan Bahan Koleksi Khas Secara Kumulatif bagi Tahun 2013‐2015 Jadual 2: Jumlah Input Ringkas Bahan Koleksi Khas Bagi Tahun 2015 Jadual 3: Tempoh Proses Aksesen Bahan Dari Tarikh Penerimaan Di Dalam Sistem Symphony

Tahun 2015 Jadual 4: Proses Pendigitalan: Perbandingan Tahun 2009‐2015 Jadual 5: Jumlah Keseluruhan Rekod DMS Sehingga 31 Disember 2015 Jadual 6: Jumlah Keseluruhan Rekod DMS – Mengikut Jenis bahan Sehingga 31 Disember 2015 Jadual 7: Jumlah Rekod Deposit ke DMS – Mengikut Site (Januari ‐ Disember 2015) Jadual 8: Jumlah Rekod Deposit ke DMS – Mengikut Jenis Bahan (Januari ‐ Disember 2015)

1

1.0 PENGENALAN Bahagian Repositori Metadata (BRM) dibangunkan pada Julai 2014 selaras dengan penstrukturan semula Perpustakaan UTM dan terdiri dari tiga (3) unit iaitu Unit Koleksi Khas, Unit Pengurusan Dokumen Digital dan Unit Pengurusan UTM‐IR. Rujuk carta Bahagian seperti di lampiran 1. 2.0 OBJEKTIF BAHAGIAN a. Membangunkan bahan koleksi khas UTM seperti hasil karya, penerbitan oleh warga UTM atau mengenai UTM bagi tujuan pemeliharaan khazanah UTM untuk kajian dan rujukan. b. Menyediakan akses kepada Koleksi Khas UTM di dalam bentuk digital. c. Membangunkan dan memantapkan koleksi digital perpustakaan. d. Mengurus pembangunan UTM‐IR dan aktiviti berkaitan dengannya. 2.1 OBJEKTIF UNIT 2.1.1 Unit Koleksi Khas

a. Membangun dan mengurus koleksi khas UTM serta menyelenggara rekod bibliografi. b. Memproses bahan yang diterima, mengkatalog dan mengkelas koleksi khas dalam Sistem

Pengurusan Perpustakaan. 2.1.2 Unit Pengurusan Dokumen Digital Membangunkan dan menguruskan dokumen Koleksi Khas UTM ke dalam bentuk digital bagi menyokong tujuan pembelajaran, pengajaran, penyelidikan dan perundingan di dalam perkhidmatan perpustakaan. 2.1.3 Unit Pengurusan IR Kenalpasti, mengkelas, mendeposit, memantau, menyenggara dan mengemaskini rekod dan kendali bengkel UTM‐IR.

2

Jadual 1 : Jumlah Penerimaan Bahan Koleksi Khas Secara Kumulatif Bagi Tahun 2014 dan 2015

3.0 AKTIVITI UNIT KOLEKSI KHAS

3.1 Penerimaan Bahan Koleksi Khas

3.1.1 Pada tahun 2015, jumlah keseluruhan penerimaan bahan koleksi khas adalah sebanyak

6,136 naskhah (Lampiran 2). Jumlah ini menurun sebanyak 5.04% berbanding tahun

2014 sebanyak 6,462 naskhah (Jadual 1).

3.1.2 Bahan Koleksi Khas yang diterima terdiri daripada tesis (Doktor Falsafah dan Sarjana),

Kertas Projek Sarjana Muda, buku penerbitan Penerbit UTM, buku selain Penerbit UTM,

buku panduan, buku seminar/prosiding, buletin, dokumen kontrak, cakera padat siri

rakaman, cakera padat seminar/prosiding, cakera padat melampiri tesis, kertas soalan

peperiksaan, sijil, keratan akhbar dan fotograf.

3.1.3 Jumlah penerimaan tesis bagi tahun 2015 adalah sebanyak 2471 judul/2471 naskhah

yang terdiri dari pecahan seperti dalam Rajah 1. Jumlah ini mengalami penurunan

sebanyak 40% berbanding tahun 2014 sebanyak 4,115 judul/4,115 naskhah tesis yang

diterima.

3.1.4 Secara keseluruhan, jumlah penerimaan bahan koleksi khas secara kumulatif sehingga

tahun 2015 adalah sebanyak 147,291 naskhah seperti dalam Jadual 2.

TAHUN JUMLAH PENERIMAAN

(NASKHAH)

%

2014

6,462

2015

6,136

5.04%

3

Jadual 2 : Jumlah Penerimaan Bahan Koleksi Khas Secara Kumulatif Sehingga Tahun 2015

J N J N J N J N J N

Koleksi Khas Am (Buku) 1,429 28,082 429 559 1,858 28,641 176 495 2,034 29,136

Koleksi Khas Am (Makalah) 265 3,549 - - 265 3,549 - - 265 3,549

Kertas Projek Sarjana Muda 4,026 55,538 455 455 4,481 55,993 1,187 1,187 5,668 57,180

Tesis (Sarjana & Doktor Falsafah) 4,366 11,333 3,660 3,660 8,026 14,993 1,284 1,284 9,310 16,277

JUMLAH 10,086 98,502 4,544 4,674 14,630 103,176 2,647 2,966 17,277 106,142

Koleksi Khas (Bersiri) - 503 55 94 55 597 175 196 230 793

JUMLAH - 503 55 94 55 597 175 196 230 793

Lukisan Teknik 23 3,649 - - 23 3,649 - - 23 3,649

JUMLAH 23 3,649 - - 23 3,649 - - 23 3,649

Cakera Padat (Koleksi Khas) 6,870 19,077 1,670 1,692 8,540 20,769 2,471 2,553 11,011 23,322

JUMLAH 6,870 19,077 1,670 1,692 8,540 20,769 2,471 2,553 11,011 23,322

Sijil - 44 2 2 2 46 7 7 9 53

Fotograf - 12,918 - - - 12,918 - 114 0 13,032

Keratan Akhbar (Koleksi Khas) - - - - - - 300 300 300 300

JUMLAH - 12,962 2 2 2 12,964 307 421 309 13,385

Catatan :

**Judul diambil kira mulai tahun 2012

BAHANSehingga 2013

Jumlah

Penerimaan

Tahun 2014

Kumulatif

2013-2014

Jumlah

Penerimaan

Tahun 2015

Kumulatif

sehingga 2015

147,291

MONOGRAF

TERBITAN BERSIRI

KARTOGRAFI

BAHAN PANDANG DENGAR

LAIN-LAIN

JUMLAH KESELURUHAN

BAHAN16,979 134,693 6,271 6,462 23,250 141,155 5,600 6,136 28,850

4

3.2 Aktiviti Input Ringkas Bahan

3.2.1 Aktiviti input ringkas bahan koleksi khas adalah merangkumi proses perolehan bahan di

dalam Modul Perolehan sehingga proses input ringkas maklumat bibliografik bahan ke

dalam Modul Katalog.

3.2.2 Bahan yang diinput ringkas mulai Julai 2014 oleh UKK adalah menggunakan status

dalam proses (INPROC_SC).

3.2.3 Bahan retrospektif berstatus “CATALOGING” yang dibawa semasa perpindahan dari PSZ

pada tahun 2014 dilengkapkan tag di Modul Katalog dengan mengekalkan status asal

“CATALOGING” tanpa mengambilkira peratusan aksesen pada tahun 2015.

3.2.4 Jumlah aktiviti input ringkas bahan oleh Pembantu Perpustakaan Unit Koleksi Khas

(UKK) bagi tahun 2015 adalah sebanyak 8,802 naskhah (Lampiran 3). Jumlah ini

meningkat sebanyak 47.02% berbanding tahun 2014 iaitu sebanyak 4,663 naskhah

(Rajah 2).

5

3.2.5 Peningkatan aktiviti input ringkas bahan pada tahun 2015 adalah kerana pada tahun

2014, Pembantu Perpustakaan di UKK terlibat dalam projek perpindahan bahan koleksi

khas dari Perpustakaan UTM (Bangunan Perpustakaan Sultanah Zanariah) ke

Perpustakaan UTM (Bangunan Perpustakaan Raja Zarith Sofiah) dan penyusunan

semula bahan koleksi khas di rak.

3.2.6 Pecahan aktiviti input ringkas pada tahun 2015 adalah 7,643 naskhah tesis termasuk

cakera padat melampiri tesis (merangkumi 3,898 naskhah tesis dan 3,745 cakera padat

melampiri tesis), 482 naskhah tambahan tesis dan 677 naskhah buku penerbitan

Penerbit UTM Press (Rajah 3).

3.3 Aktiviti Mengkatalog Bahan

3.3.1 Aktiviti mengkatalog bahan koleksi khas adalah proses kerja baru dalam Unit Koleksi

Khas (UKK) mulai Ogos 2014 yang diambil alih daripada Unit Katalog, Hadiah dan

Pertukaran, Bahagian Katalog, Hadiah dan Pertukaran (BKHP).

3.3.2 Bahan koleksi khas yang telah siap diinput ringkas oleh Pembantu Perpustakaan akan

dikatalog oleh Pustakawan UKK dengan status “CATALOGING”.

6

3.3.3 Pada tahun 2015, sebanyak 4,827 naskhah bahan telah dikatalog termasuk aktiviti

mengkatalog di Meja Perunding Sokongan Penyelidikan (PSP) (Lampiran 4) dan jumlah

aktiviti mengkatalog mengikut jenis bahan bagi tahun 2015 adalah seperti di Rajah 4.

3.3.4 Aktiviti mengkatalog turut melibatkan bantuan Pustakawan daripada bahagian lain di

Perpustakaan UTM (Perpustakaan Bangunan Raja Zarith Sofiah) semasa bertugas di PSP

pada sebelah pagi, petang serta malam (2 judul bagi setiap sesi) dan hujung minggu (4

judul) dan pelajar praktikal yang ditempatkan di UKK. Tesis sarjana yang telah dikatalog

berjumlah 479 judul/479naskhah dan majoriti dilaksanakan oleh Pustakawan BRM.

3.4 Aktiviti Aksesen

3.4.1 Pada tahun 2015, sebanyak 2,587 naskhah bahan koleksi khas telah diaksesen (Jadual

3). Jumlah ini menurun sebanyak 47.8% jika dibandingkan pada tahun 2014 iaitu

sebanyak 4,954 naskhah (Rajah 5). Penurunan ini disebabkan beberapa faktor seperti :

i. Perubahan struktur organisasi Perpustakaan UTM di mana mulai Ogos 2014,

Unit Koleksi Khas di bawah Bahagian Repositori Metadata manakala sehingga

Julai 2014 di bawah Bahagian Pembangunan Sumber.

ii. Perubahan proses kerja secara keseluruhan mulai Ogos 2014 dimana UKK

terlibat dengan proses input ringkas bahan di dalam Modul Perolehan dan

Modul Katalog.

iii. Staf UKK bertanggungjawab melengkapkan bahan berstatus “CATALOGING”

yang dibawa semasa perpindahan dari PSZ pada tahun 2014 untuk dilengkapkan

tag di Modul Katalog dengan mengekalkan status asal “CATALOGING” tanpa

mengambilkira peratusan aksesen pada tahun 2015.

iv. Staf UKK terlibat dengan pelbagai projek seperti perpindahan Lukisan Terukur

dari Perpustakaan UTM (Bangunan Perpustakaan Sultanah Zanariah) ke

Bangunan Perpustakaan Raja Zarith Sofiah, projek penyusunan semula lukisan

terukur ke dalam kabinet, projek menampal keratan akhbar retrospektif dan

lain-lain aktiviti.

7

3.4.2 Pada tahun 2015, UKK telah berjaya melaksanakan 100% aksesen bahan dalam masa 3

hari bekerja berbanding 77.9% pada tahun 2014 (Rajah 6).

8

Jadual 3 : Tempoh Proses Aksesen Bahan Dari Tarikh Diterima Oleh Pembantu Operasi Bagi Tahun 2015

Bulan Tempoh Aksesen Bahan (Hari /

Naskhah) Jumlah

Naskhah 1 2 3 >3

Januari 0 0 0 0 0

Februari 0 0 0 0 0

Mac 0 0 0 0 0

April 0 0 0 0 0

Mei 34 201 98 0 333

Jun 20 108 0 0 128

Julai 0 0 0 0 0

Ogos 0 0 0 0 0

September 0 102 70 0 172

Oktober 36 210 227 0 473

November 277 650 97 0 1024

Disember 0 301 156 0 457

Jumlah Mengikut Hari Diproses

(naskhah) 367 1572 648 0

2587

Peratus (%) 14.2 60.8 25 0

100 0

Catatan : 1-3 hari : 100 % Jumlah keseluruhan aksesen (naskhah) : 2587

>3 hari : 0%

3.4.3 Proses aksesen tidak dapat dijalankan pada bulan Januari-April kerana staf UKK terlibat

dengan beberapa projek selepas perpindahan bahan koleksi khas dari PSZJB ke PRZS.

Antara projek yang terlibat adalah seperti berikut :

i. Projek melengkapkan input ringkas tesis yang berstatus Material being catalog

yang diterima daripada Bahagian Katalog, Hadiah dan Pertukaran (BKHP) (telah

dibuat aksesen) – Januari-Februari 2015

ii. Projek menyemak, mengemaskini dan menginput rekod bibliografik bagi bahan

naskhah lebihan – Mac-April 2015

iii. Projek mengemaskini dan menampal keratan akhbar – Mac, April, Jun 2015

3.4.4 Pada bulan Julai-Ogos proses aksesen tidak dapat dilaksanakan kerana terlibat dengan

pelaksanaan projek seperti berikut :

i. Perancangan dan persediaan pelabelan sementara kabinet LTK di PRZS – 12-14

Julai 2015

ii. Persediaan perpindahan lukisan terukur/fotograf berbingkai untuk perpindahan

(di PSZJB) – 26 Julai – 2 Ogos 2015

9

Jadual 4 : Jumlah Penghantaran Bahan ke Unit Sirkulasi

(Bahagian Perkhidmatan Maklumat, Penyelidikan dan Sirkulasi)

BULAN

Januari

Februari

Mac

April

Mei

Jun

Julai

Ogos

September

Oktober

November

Disember

JUMLAH

188

1061

119

44

0

110

46

288

JUMLAH

PENGHANTARAN

(NASKHAH)

89

79

39

36

23

iii. Perpindahan lukisan terukur/fotograf berbingkai dari PSZJB ke PRZS – 10 Ogos

2015

iv. Penyusunan semula koleksi lukisan terukur/peta melampiri tesis, fotograf

berbingkai dan melaksanakan pemuliharaan fotograf berbingkai – 11 Ogos-9

September 2015

v. Staf UKK hanya melengkapkan input ringkas bahan yang berstatus Cataloging

(telah diaksesen) yang di bawa dari PSZJB ke PRZS semasa projek perpindahan

bahan koleksi khas

3.5 Penghantaran Bahan ke Unit/Bahagian/Cawangan Perpustakaan UTM lain

3.5.1 Penghantaran Bahan ke Unit Sirkulasi, Bahagian Perkhidmatan Maklumat,

Penyelidikan dan Sirkulasi (Bangunan Perpustakaan Raja Zarith Sofiah)

3.5.1.1 Pada tahun 2015, sebanyak 1,061 naskhah tesis dihantar ke Unit Sirkulasi, PRZS

(Jadual 4). Bahan yang dihantar adalah tesis (Doktor Falsafah, Sarjana dan

Kertas Projek Sarjana Muda) untuk penempatan di Bilik Koleksi Khas, aras 3

PRZS.

10

3.5.2 Penghantaran Bahan ke Unit Sirkulasi, Bahagian Pengurusan Koleksi (Bangunan

Perpustakaan Sultanah Zanariah - PSZJB)

3.5.2.1 Sebanyak 522 keping cakera padat melampiri tesis telah dihantar ke Unit

Sirkulasi, Bahagian Pengurusan Koleksi, PSZ untuk penyimpanan di Bilik Bahan

Media, aras 3 PSZ.

3.5.3 Penghantaran Bahan ke Perpustakaan UTM Cawangan Kuala Lumpur (PSZKL)

3.5.3.1 Sebanyak 6 naskhah buku telah dihantar ke PSZKL pada tahun 2015.

3.5.4 Penghantaran Cakera Padat Melampiri Tesis ke Unit Pendigital Dokumen Digital

(UPDD)

3.5.4.1 Penghantaran cakera padat melampiri tesis ke UPDD adalah untuk proses

pendigitalan tesis dan dimuatnaik ke dalam Sistem Pengurusan Dokumen

(Document Management System-DMS).

3.5.4.2 Pada tahun 2015 sebanyak 2083 keping cakera padat telah dihantar ke UPDD

mengikut pecahan kategori seperti di Rajah 7.

11

4.0 AKTIVITI UNIT PENGURUSAN DOKUMEN DIGITAL

4.1 Proses Imbasan Bahan

Proses imbasan bahan dibuat kepada bahan asal yang terdiri dalam bentuk cetak seperti tesis, kertas

projek sarjana muda, kertas soalan, bahan makalah dan artikel daripada jurnal terbitan UTM. Bahan

diimbas menggunakan mesin imbasan (scanner) dan perlu dibuat proses editing, compressed dan

OCR (optical character recognition) bagi membolehkan bahan tersebut diakses secara atas talian.

Sebanyak 1,147 bahan yang telah diimbas pada tahun 2015.

4.2 Menukar bahan digital pelbagai format ke dalam bentuk PDF

Bagi bahan asal yang diterima sediada di dalam bentuk softcopy (CD/DVD) perlu dikemaskini dan

ditukar kepada format PDF dan dideposit ke dalam Sistem Pengurusan Dokumen (DMS). Sebanyak

3,230 bahan yang telah ditukar kepada format PDF pada tahun 2015.

4.3 Statistik UPDD

4.3.1 Pendigitalan bahan

Bahan yang dibuat proses pendigitalan terdiri dari bahan koleksi khas seperti tesis (master dan

doktor falsafah), kertas projek sarjana muda, kertas soalan, artikel jurnal, keratan akhbar, fotograf

dan lain-lain. Sasaran UPDD ialah untuk memastikan ke semua bahan yang telah dibuat pendigitalan

boleh diakses secara atas talian melalui DMS.

Perbandingan proses pendigitalan bahan sepanjang 6 tahun dari 2009-2014 seperti Jadual 5.

Pencapaian pendigitalan bahan pada tahun 2015 menunjukkan peningkatan di mana 9,506 judul

berjaya dibuat proses pendigitalan berbanding 6,081 judul pada tahun 2014. Peningkatan sebanyak

36.01% disebabkan staf yang fokus dan semakin mahir menggunakan sistem DMS. Jumlah ini adalah

melebihi daripada sasaran KPI yang disasarkan sebanyak 6,000 judul bahan setahun.

Jadual 5 : Proses Pendigitalan : Perbandingan Tahun 2009 – 2015

TAHUN 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

Jumlah Pendigitalan bahan

8197 8323 9188 9979 7002 6081 9506

12

4.3.2 Statistik Mengikut Jenis Bahan

4.3.2.1 Tesis Pasca Ijazah (Sarjana dan PhD)

Bahan tesis proses pendigitalan adalah tesis yang telah dikatalog oleh Unit Koleksi Khas. Tesis

yang mempunyai lampiran cakera padat, dikatalog dan diserahkan kepada staf UPDD untuk

didigitalkan, manakala bahan yang tiada lampiran dalam bentuk cakera padat diimbas bagi

memastikan ke semua tesis digital disediakan sebelum dihantar ke Unit Sirkulasi di PSZ.

Sebanyak 1,668 tesis yang telah berjaya dideposit pada 2015 berbanding 1,302 pada 2014.

2014 2015 Peningkatan

1,302 1,668 366 judul @ 21.94%

4.3.2.2 Kertas Projek Sarjana Muda (PSM)

Sejumlah 1,523 judul Kertas Projek Sarjana Muda (PSM) telah didigitalkan dari proses

converting cakera padat PSM pada 2015 berbanding 1,956 pada 2014. Bagi bahan PSM yang

tidak disertakan dengan cakera padat, satu senarai berasingan disediakan untuk

memudahkan UPDD mendapatkan/mengesan semula bahan berkenaan untuk dibuat proses

imbasan.

2014 2015 Penurunan

1,956 1,523 433 judul @ 22.14%

4.3.2.3 Keratan Akhbar

Bermula daripada tahun 2012, UPDD hanya melaksanakan proses pendigitalan keratan

akhbar yang berkaitan dengan UTM sahaja. Sebanyak 1,505 keratan akhbar yang telah

berjaya dideposit pada 2015 berbanding 487 pada 2014.


487 1,505 1,018 judul @ 67.64%

13

4.3.2.4 Kertas Soalan Peperiksaan UTM

Sebanyak 2,624 Kertas Soalan Peperiksaan UTM yang telah berjaya dideposit pada 2015

berbanding 2,187 pada 2014.


2,187 2,624 437 judul @ 6.65%

4.3.2.5 Bahan Relia (Foto, Poster, Sijil)

UPDD telah membuat proses pendigitalan bahan relia bagi foto, poster dan sijil sebanyak 7

rekod bahan relia dan berjaya dideposit pada 2015 berbanding 149 pada 2014.

2014 2015 Penurunan

149 7 142 judul @ 95.30%

4.3.2.6 Pencapaian Pendigitalan Mengikut Jenis Bahan : Perbandingan Tahun 2013 - 2015

Pencapaian Pendigitalan Mengikut Jenis Bahan : Perbandingan 2013 - 2015

BIL JENIS BAHAN 2013 2014 2015 PENCAPAIAN

PERBANDINGAN 2014-2015

1 Keratan Akhbar 694 487 1505 Meningkat

1,018 rekod @ 67.64%

2 Kertas soalan Peperiksaan

698 2187 2624 Meningkat

437 rekod @ 16.65%

3 Tesis 2260 1302 1668 Meningkat

366 rekod @ 21.94%

4 PSM 3216 1956 1523 Menurun

433 rekod @ 22.17%

5 Relia (Foto,Poster, Sijil) 0 149 7 Menurun

142 rekod @ 95.30%

14

4.4 Proses Deposit Rekod ke Dalam Sistem Pengurusan Dokumen (DMS)

Pada tahun 2015, UPDD secara aktif mendeposit rekod bahan digital ke dalam sistem DMS bagi

bahan terkini dan retrospektif. Latihan dan bengkel turut diberikan kepada staf untuk memastikan

aktiviti pendepositan berjalan dengan lancar dan berkesan.

4.4.1 Jumlah Keseluruhan Rekod DMS Sehingga 31 Disember 2015

DMS terdiri dari empat (4) site iaitu Open Repository, Restricted Repository, ILL Repository dan

Preserved Repository. Jumlah keseluruhan rekod di dalam DMS sehingga 31 Disember 2015

berjumlah 82,574 rekod seperti di Jadual 6.

Jadual 6: Jumlah Keseluruhan Rekod DMS Sehingga 31 Disember 2015

Site Jumlah

Open Repository 500

Restricted Repository 81,558

ILL Repository 469

Preserved Repository 47

Jumlah Sehingga 2015 82,574

Secara keseluruhannya, terdapat 20 jenis rekod di dalam DMS. Jumlah keseluruhan rekod

mengikut jenis bahan seperti di Jadual 7.

15

Jadual 7: Jumlah Keseluruhan Rekod DMS - Mengikut Jenis Bahan Sehingga 31 Disember 2015

Jenis Bahan

SITE

JUMLAH Restricted Repository

Open Repository

ILL Repository

Preserved Repository

Article From UTM / Selected Journal (cyberdoc)

756

757

Book

2

2

Book Chapter 1 101

102

Conference Papers 1 6

7

Electronic Book 11

11

Exam Papers 10,380

10,380

Indexed Paper 2,355 19

2,374

Internal Electronic Report 10

10

Journal Article

3

3

News Paper Cuttings 56,393 2

56,416

Non-Index Paper 1,064 338

1,403

Other publications [sec c(f)]

Photograph (cyberdoc) 23

23

Photograph/Relia/Multimedia 6 16

42 64

Project Paper (cyberdoc) 2,895

2,895

Relia (cyberdoc) 4

4

Research Report (cyberdoc) 411 13

424

Thesis 7,241

5 7,246

Top Management Profile (cyberdoc)

7

7

Online Database & ILL

469

469

JUMLAH 81,558 500 469 47 82,574

Nota:

(cyberdoc) menunjukkan jumlah rekod yang dipindahkan dari DMS yang lama (Cyberdoc-

Hummingbird) bagi rekod yang wujud dari tahun 2001-April 2012 kepada DMS baru, Vital

yang dilaksanakan pada April 2012 oleh Bahagian Automasi

16

Jumlah Keseluruhan Rekod DMS - Mengikut Jenis Bahan Sehingga 31 Disember 2015

82,574

17

4.4.2 Jumlah Rekod Deposit Ke DMS Bagi Tahun 2015

Pada tahun 2015, jumlah keseluruhan rekod yang dideposit ke dalam DMS oleh Perpustakaan

adalah 9,506 rekod. Jadual 8 menunjukkan jumlah deposit mengikut kategori site masing-masing,

manakala Jadual 9 menunjukkan jumlah rekod yang dideposit ke DMS mengikut jenis bahan.

Jadual 8 : Jumlah Rekod Deposit ke DMS – Mengikut Site Januari - Disember 2015

Site Jumlah

Open Repository 56

Restricted Repository 9,251

ILL Repository 178

Preserved Repository 21

JUMLAH 9,506

Jadual 9: Jumlah Rekod Deposit Ke DMS - Mengikut Jenis Bahan

Januari - Disember 2015

Jenis Bahan Site

Jumlah Restricted Repository

Open Repository

ILL Repository

Preserved Repository

Book

1

1

Book Chapter

Conference Papers 1 5

6

Exam Papers 2,624

2,624

Indexed Paper 1,600 1

1,601

Journal Article

1

1

News Paper Cuttings 1,505 2

1,507

Non-Index Paper 330 39

369

Other publications [sec c(f)]

Photograph/Relia/Multimedia

7

16 23

Research Report

Thesis 3,191

5 3,196

Top Management Profile

Online Database & ILL

178

178

JUMLAH 9,251 56 178 21 9,506

18

Jumlah Rekod Deposit Ke DMS : mengikut jenis bahan

4.4.3 Kumulat Rekod DMS Dari Tahun 2013-2015

9,506 rekod

rekod

19

5.0 AKTIVITI UNIT PENGURUSAN UTM-IR

5.1 Mewujudkan ID Pendeposit

Sehingga tahun 2015 terdapat 663 ID yang terdiri dari tiga (3) kategori iaitu 499 (user), 161 (editor)

dan 3 (administrator).

5.2 Pendepositan Dalam UTM-IR

5.2.1 Pendepositan UTM-IR 2015

Sasaran mendeposit 6000 rekod setahun bagi keseluruhan bahan ke dalam UTM-IR telah berjaya

dicapai pada tahun 2015 dengan jumlah pendepositan sebanyak 6444 rekod yang mana melibatkan

penurunan 527 rekod (7.58%) berbanding pada tahun 2014 iaitu 6971 rekod (lampiran 5).

20

5.2.2 Pencapaian KPI Bagi Pendepositan Dalam UTM-IR

Pada tahun 2015, KPI Bahagian Repositori Metadata berjaya dicapai iaitu 107.4% dimana 6444 rekod

telah didepositkan dari yang disasarkan 6,000 setahun iaitu dari 38,982 rekod pada tahun 2014

kepada 45,426 rekod pada tahun 2015 (Lampiran 6).

Tahun KPI (Rekod) Sasaran Kumulat

Pencapaian Jumlah Rekod Deposit

Capaian Peratus Deposit (%)

2015 6,000 45426 6444 107.4

Nota: Kumulat rekod deposit 2014 = 38,982 (melebihi yang disasarkan 38,011)

Kumulat rekod deposit 2015 = 45,426 (melebihi yang disasarkan 44,683)

21

5.2.3 Pendepositan Oleh Perpustakaan UTM

Terdapat peningkatan pendepositan daripada tahun sebelumnya iaitu 6133 rekod telah didepositkan

oleh staf Perpustakaan UTM pada 2015 berbanding 6090 rekod pada tahun 2014 di mana jumlah

peningkatan ini adalah sebanyak 43 rekod (0.7 %).

Secara keseluruhannya, Perpustakaan UTM telah menyumbang sebanyak 95.17% daripada 6444

rekod yang telah didepositkan dalam UTM-IR pada 2015. 311 rekod adalah merupakan baki daripada

jumlah keseluruhan yang didepositkan oleh fakulti atau jabatan lain di UTM pada 2015 berbanding

881 rekod pada tahun 2014 yang mana menunjukkan penurunan pendepositan rekod.

22

Kategori bahan yang didepositkan ke dalam UTM-IR adalah seperti tesis, artikel jurnal, kertas

seminar, buku, dan bab dalam buku (Lampiran 7). Jumlah tertinggi adalah artikel jurnal (3,730

rekod), kertas seminar (1,210 rekod), tesis (1,002 rekod) dan bab dalam buku (191 rekod).

Semakan rekod (review) yang telah dijalankan pada tahun 2015 berjumlah 737 di mana proses ini

bertujuan untuk membolehkan rekod yang deposit boleh diakses dan dirujuk oleh pengguna, staf

akademik, penyelidik dan sebagainya. Selain itu, kemaskini rekod melibatkan rekod sediada (yang

telah dideposit) dan rekod kelompok dengan jumlah 1368 rekod bagi memastikan pengguna

mendapatkan metadata rekod tepat semasa melakukan capaian kepada rekod berkenaan. Proses

padam rekod turut dilakukan kerana terdapat duplikasi rekod berjumlah 390 rekod (Lampiran 8).

Aktiviti UTM-IR Tahun

2014 2015

Semakan rekod (review) 5056 737

Kemaskini rekod 1386 1368

Padam rekod 64 390

23

6.0 PENCAPAIAN UTM-IR DI PERINGKAT GLOBAL

6.1 Pencapaian UTM-IR dalam Ranking Web of Repositories

Merujuk rajah di bawah, penarafan UTM-IR bagi kategori Top Institutionals meningkat 2 mata

kepada tangga ke-80 pada Januari 2015. Pada Julai 2015 pula menyaksikan penurunan dan

menduduki di tangga ke-95. Bagi kedudukan repositori antara universiti tempatan di Malaysia, UTM-

IR masih mengekalkan tempat pertama dari tahun 2013 sehingga 2015 (Lampiran 9 & 10).

a. Top Institutionals - Januari 2015

Ranking Web of Repositories (World rank): 80

Ranking Web of Repositories (Malaysia rank): 1

b. Top Institutionals - Julai 2015



Kategori

Tahun

2013 2014 2015

Januari Julai Januari Julai Januari Julai

Top Institutionals

36 68 118 82 80 95

Malaysia Rank

1 1 1 1 1 1

Nota: Kedudukan ranking lebih baik jika nilai angka lebih kecil

6.2 Pencapaian Ranking IR di Universiti Awam (UA) Malaysia

Pada tahun 2015, ranking UTM-IR masih mengekalkan tempat pertama di antara repositori UA lain

di Malaysia pada Januari dan Julai 2015 dengan mengambil kira faktor-faktor penilaian yang utama

iaitu size (bilangan rekod dalam repositori), visibility (jumlah pautan yang disediakan untuk rujukan

lanjutan), rich files (jumlah kandungan bahan dalam format PDF) dan scholar (jumlah artikel ilmiah

bagi lima (5) tahun kebelakang tidak termasuk tahun semasa melalui carian oleh Google Scholar).

Perbandingan ranking antara UA: Januari 2015

University World Rank

Position

Size Visibility Rich Files

Scholar

UTM 92 510 131 125 102

UPM 206 504 384 279 119

USM 246 541 428 130 221

24

Perbandingan ranking antara UA: Julai 2015

University World Rank

Position

Size Visibility Rich Files

Scholar

UTM 111 642 225 129 41

UPM 199 617 394 144 106

USM 202 537 387 265 95

6.3 Pencapaian UTM-IR Dari Tahun 2009-2015

UTM-IR kekal antara 100 ranking yang terbaik di dunia dari tahun 2009-2015 dalam Ranking Web of

Repositories bagi kategori Top Institutionals kecuali pada Januari 2014 di tangga ke-118. Dalam

Ranking Malaysia, UTM-IR masih mengekalkan pencapaian repositori antara universiti awam di

tempat pertama dari tahun 2010 sehingga 2015 kecuali 2011 di tangga ke-2 selepas USM.

6.3.1 Ranking Web of Repositories: Top Institutionals (World Rank)/Malaysia Rank (2009-2015)

Tahun Top

Institutionals Malaysia

rank

Januari 2009 72

Julai 2009 48

Januari 2010 89 1

Julai 2010 77 1

Januari 2011 48 2

Julai 2011 37 2

Januari 2012 49 1

Julai 2012 55 1

Januari 2013 36 1

Julai 2013 68 1

Januari 2014 118 1

Julai 2014 82 1

Januari 2015 80 1

Julai 2015 95 1

25

Lebih rendah lebih baik

Ranking Web of Repositories - Top Institutionals (World Rank)/Malaysia Rank (2009-2015)

26

7.0 PENGUKURAN PENCAPAIAN PRESTASI BAHAGIAN REPOSITORI METADATA

7.1 Pencapaian Key Performance Indicatiors (KPI)

Berdasarkan Key Amal Indicators (KAI) Perpustakaan UTM 2015, Bahagian Repositori

Metadata telah mencapai sasaran yang ditetapkan bagi KPI seperti berikut (lampiran 11):

a. P1.4: Processing and catalog library materials according to Resource Descriptions and

Access (RDA) requirements.

Sebanyak 4,823 judul/4,827 naskhah (96.46%) bahan koleksi khas telah dikatalog oleh

UKK dari sasaran 5,000 judul setahun.

b. L2.1: Increase of library digital content

Sebanyak 6,000 rekod setahun telah disasarkan pada tahun 2015 oleh setiap unit. Unit

Pengurusan Dokumen Digital telah berjaya deposit rekod berjumlah 7143 (119%) dalam

DMS manakala 6,444 (107.4%) rekod berjaya dideposit dalam UTM-IR yang diselaraskan

oleh Unit Pengurusan UTM-IR.

c. P1.6: Increased ranking Web of Repositories (Top Institutionals)

Pencapaian UTM-IR antara 100 anak tangga teratas seperti yang disasarkan. Pencapaian

UTM-IR dalam Ranking Web of Repostories pada Januari 2015 di tangga ke-80 manakala

pada Julai 2015 menurun di tangga ke-95.

7.2 Pencapaian BS 11620:2008 - Unit Koleksi Khas

a. BS 1160:2008 bagi tahun 2015 menunjukkan median masa yang diambil bagi

mendapatkan bahan di rak tertutup (Bilik Koleksi Khas) (MTDR) adalah 8.6 minit dengan

jumlah keseluruhan masa pencarian 1324 minit bagi 154 jumlah permohonan bahan

yang diterima melalui Borang Permohonan Bahan/Pertanyaan Rujukan (Pada tahun

2014, jumlah masa yang diambil bagi 57 permohonan adalah 549 minit dengan MTDR

adalah 9.6 minit.

b. Permohonan bahan adalah seperti tesis, PSM, dokumen kontrak, buku terbitan UTM

dan lukisan terukur/teknik.

ITEM REFERENCE

PERFORMANCE INDICATOR

METHODS ACHEIVEMENT

2014 ACHIEVEMENT

2015

B.1 Resources, Access & Infrastructure

B.1.2.2 Median time of document retrieval from close stacks

MTDR = A/B MTDR = 549/57 MTDR = 1324/154

A = is the total number of hours to complete material search

= 9.6 minutes = 8.6 minutes

B = is the number of material retrieval

27

Bulan Jumlah

Penerimaan Borang Hijau

Jumlah masa yang diambil

(minit)

Januari 13 130

Februari 3 17

Mac 20 308

April 21 184

Mei 20 112

Jun 12 66

Julai 1 5

Ogos 13 110

September 9 92

Oktober 10 77

November 16 119

Disember 16 104

JUMLAH 154 1324

Statistik Pencapaian BS 11620:2008 Unit Koleksi Khas Bagi Tahun 2015

28

8.0 PROJEK PERPINDAHAN BAHAN KOLEKSI KHAS (LUKISAN TERUKUR, PETA MELAMPIRI TESIS

DAN FOTO BERBINGKAI DARI PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH (PSZJB) KE

PERPUSTAKAAN RAJA ZARITH SOFIAH (PRZS)

Koleksi lukisan terukur iaitu kajian sejarah warisan senibina Malaysia yang dihasilkan oleh

pelajar/staf di Jabatan Senibina, Fakulti Alam Bina, UTM dalam pelbagai kategori iaitu

bangunan awam, rumah kediaman, rumah ibadat, masjid, istana, institusi, bangunan

perdagangan dan wakaf. Turut dipindahkan adalah semua lukisan terukur dokumen

kontrak yang diterima oleh Perpustakaan UTM daripada Pejabat Harta Bina. Sebanyak 305

naskhah peta yang melampiri tesis dari Fakulti Kejuruteraan Awam juga dipindahkan ke

PRZS.

8.1 Tempoh Pelaksanaan Projek Perpindahan

Projek perpindahan lukisan terukur telah dilaksanakan mulai 12 Julai hingga 15 Oktober 2014

dan jadual di bawah menerangkan kronologi persediaan dan perpindahan koleksi berkenaan.

Fotograf semasa aktiviti projek dilaksanakan seperti di lampiran 12.

Aktiviti Tarikh

Perancangan dan persediaan pelabelan sementara

kabinet LTK di PRZS

12-14 Julai 2015

Persediaan perpindahan lukisan terukur/fotograf

berbingkai untuk perpindahan (di PSZJB)

26 Julai - 2 Ogos

2015

Perpindahan lukisan terukur/fotograf berbingkai

dari PSZ ke PRZS

10 Ogos 2015

Mengurus dan penyusunan koleksi lukisan terukur

/ peta melampiri tesis

11 - 20 Ogos 2015

Mengurus dan penyusunan koleksi fotograf

berbingkai

23 - 27 Ogos 2015

Penyusunan semula koleksi lukisan terukur

(pengasingan set lengakp setiap judul setiap satu)

6 - 8 Sept. 2015

Melaksanakan pemuliharaan setiap fotograf

berbingkai menggunakan kaedah bubble wrapper

(yang baru dan recycle untuk penjimatan)

9 Sept. 2015

Tempoh sebarang pembetulan dan semakan rekod

dan bahan sebelum penukaran kod dan status

akhir secara kelompok dilaksanakan

15 Sept. - 15 Okt.

2015

Penukaran kod lokasi dari PSZ_JB kepada PRZS dan

status rekod lukisan terukur secara berkelompok

dalam LMS bagi bahan yang ada barkod sahaja

Library Type Current Location

PRZS CLS_MIX ARCHIVE

27 Okt. 2015

29

8.2 Jumlah Koleksi Bahan Yang Dipindahkan

Kategori bahan Jumlah Jumlah keseluruhan

a. Lukisan terukur (lampiran dokumen kontrak / lukisan terukur FAB)

b. Peta melampiri tesis

c. Fotograf berbingkai

5478 keping 305 keping 237 unit

} 5783 keping 237 unit

8.3 Jumlah Koleksi Bahan Ada Barkod

Keseluruhan 2119 naskhah (36.6%) koleksi bahan telah ada barkod manakala 3364 (63.4%)

belum ada barkod. Jumlah bahan yang tiada barkod masih kekal lokasi sebagai PSZ_JB.

Item Jumlah naskhah

Bahan ada barkod

Bahan ada barkod

(%)

Bahan tiada

barkod

Bahan tiada

barkod (%)

Lukisan terukur 5478 2117

Peta melampiri tesis 305 2

Jumlah keseluruhan 5783 2119 36.6 % 3364 63.4%

9.0 PENAMBAHBAIKAN YANG TELAH DILAKSANAKAN

9.1.1 Lebihan naskhah tesis di Unit Koleksi Khas telah diproses akan diagihkan setelah dipastikan

naskhah pertama ada dalam koleksi UKK, PRZS manakala naskhah ke-2 dalam koleksi SPS.

Lebihan bagi naskhah ke-3 dan ke-4 tesis Master/Phd atau PSM akan diagihkan seperti

berikut:

a. Lebihan tesis Master/Phd naskhah ke-3 dihantar ke Perpustakaan Fakulti (PF) jika perlu.

b. Tesis/PSM naskhah ke-4 dan koleksi yang telah dilupuskan oleh PF ditempatkan di

koleksi rujukan di aras 4, PRZS.

9.1.2 Menggunakan slip kod warna penanda buku (laminate) dan digunasemula bagi penjimatan kos

dan memudahkan proses agihan bahan oleh UKK mengikut penempatan bahan samada PSZJB,

PSZKL atau ARKIB untuk koleksi di PRZS.

9.1.3 Proses Peminjaman Bahan Lukisan Terukur

a. Semua bahan yang dipinjam keluar oleh pengguna perlu ditampal barkod terlebih

dahulu dan dipastikan rekod dan status adalah betul oleh UKK Khas bagi mana-mana

bahan belum ada barkod.

b. Semua bahan yang dipinjam keluar dicatat dalam buku rekod peminjaman bahan UKK

dan dipinjam melalui sistem melalui Kaunter Sirkulasi.

30

9.1.4 Aktiviti Memproses Bahan Baru CP Tesis/PSM Rosak

a. CP yang telah dikenalpasti rosak tidak diinput ke dalam Modul Perolehan.

b. CP berkenaan diasingkan mengikut kategori bahan untuk keperluan pada masa akan

datang sebelum dilupuskan.

c. UKK akan dapatkan salinan pendua daripada PF sekiranya CP tersebut boleh dibaca.

d. Sekiranya kedua-dua salinan di PRZS dan PF rosak, rekod bibliografik CP akan dipadam

daripada sistem.

9.1.5 Kandungan digital CP tesis/PSM yang dikenalpasti tidak lengkap, tag 500 akan dimasukkan

nota iaitu Incomplete content.

Ph.D dan

SarjanaPSM JUMLAH

42 6 48

Jumlah Bahan Baru CP Tesis/PSM Rosak

Bagi Tahun 2015

31

10.0 PELAKSANAAN PROJEK 2015

10.1 Mengkatalog bahan tertunggak cakera padat PSM FKA tahun 2012

Dilaksanakan oleh pelajar praktikal UiTM dan melibatkan 248 judul yang dibawa semasa

perpindahan dari PSZ ke PRZS. PSM bercetak tidak dihantar kepada PSZ. Cakera padat

dikatalog dan ditukar format PDF dan dideposit dalam DMS bagi memudahkan pengguna

akses secara digital.

10.2 Projek Menyemak Bahan ‘Naskhah Lebihan’ Koleksi Khas

Projek menyemak bahan secara fizikal serta di LESTARI samada untuk diproses/terima sebagai

koleksi telah dilaksanakan pada Mac-April 2015 melibatkan 743 judul tesis/PSM yang dibawa

semasa projek perpindahan dari PSZ ke PRZS dimana:

a. Penghantaran satu naskhah ke PF SPS mana-mana tesis yang tiada dalam koleksi SPS.

b. Lebihan tesis Master/Phd naskhah ke-3 dihantar ke Perpustakaan Fakulti (PF).

c. Tesis/PSM naskhah ke-4 dan koleksi yang telah dilupuskan oleh PF ditempatkan di

Koleksi rujukan di aras 4, PRZS.

10.3 Projek Semakan Tesis (Master Dan Phd) Retrospektif Tahun 1970-1992

Dilaksanakan pada Februari-Jun bagi mengenalpasti koleksi tesis (master dan PhD)

retrospektif tahun 1970-1992 bermasalah dan mengemaskini semula rekod.

Kategori masalah Pelaksanaan projek

247 bahan ada barkod Kemaskini rekod dalam modul katalog dan holding yang dilaksanakan oleh pelajar praktikal UiTM. Kemaskini melibatkan tag 041, 050, 650 dan 998 dan input rekod bagi bahan yang tiada maklumat dalam LMS

322 bahan tiada barkod ditampal barkod dan dikemaskini rekod dalam modul katalog oleh staf UKK

569 naskhah

10.4 Projek Menampal Keratan Akhbar Retrospektif

Projek menampal keratan akhbar mengikut kategori saiz iaitu A2, A3 dan A4 yang dibawa dari

PSZ ke PRZS (bahan backlog), pengasingan dan penyusunan semula termasuk 300 keratan

akhbar tahun semasa dilaksanakan pada Mac, April dan Jun.

32

10.5 Projek Menyediakan Minit Keratan Akhbar Retrospektif

Dilaksanakan pada November-Disember melibatkan koleksi keratan dari tahun 1957-1992

berjumlah 410 minit keratan dan maklumat yang disediakan adalah judul dan sumber

penerbitan keratan akhbar berkenaan. Projek diteruskan pada tahun 2016.

10.6 Projek Semakan Semula Cakera Padat Tesis/ PSM Rosak

Projek dilaksanakan pada November bagi cakera padat rosak yang dipindahkan dari PSZ ke

PRZS melibatkan 768 naskhah dan 100% rekod bahan telah dikemaskini pada Modul Katalog

dan penukaran status bahan yang betul. Projek ini dapat mengurangkan beban imbasan bahan

berjumlah 33.46%.

Jumlah naskhah Kategori masalah selepas projek dilaksanakan/penambahbaikan

257 naskhah @ 33.46% Kandungan digital tiada masalah ; Proses pendigitalan diteruskan oleh UPDD

125 naskhah @ 16.28% Kandungan digital tidak lengkap ; Penambahan tag 500: Incomplete content sebagai pemakluman kepada pihak yang melaksanakan proses pendigitalan

386 naskhah @ 50.26% Bahan rosak ; Perancangan perolehan semula salinan digital dari perpustakaan fakulti

768 naskhah

10.7 Projek Bacaan Rak Bahan Koleksi Khas

Dilaksanakan selepas perpindahan koleksi dari PSZ ke PRZS dan projek bacaan rak bahan

koleksi khas dilaksanakan pada Julai 2015 dengan kerjasama staf Unit Sirkulasi, BPMPS. Projek

hanya melibatkan koleksi dokumen kontrak, buku, research monograf, tesis sulit/terhad dan

mesyuarat eksekutif berjumlah 3,114 naskhah.

Kategori bahan Jumlah naskhah

Dokumen kontrak 661

Buku 844

Research monograf (RMC) 871

Tesis sulit/terhad 152

Mesyuarat eksekutif 586

Jumlah keseluruhan 3114

33

11.0 PROJEK 2016

11.1 Imbas barkod semua tesis/PSM berstatus sulit/terhad dalam koleksi arkib di Bilik Koleksi Khas

dan semakan untuk memastikan keseragaman kod dan status bahan selepas projek

perpindahan dari PSZ ke PRZS dan mekanisma pemantauan terhadap koleksi sebenar

berkenaan yang dikenalpasti berjumlah 299 naskhah.

11.2 Projek menampal tag RFID bagi koleksi tesis master/PhD yang telah dikatalog berjumlah

30,000 naskhah bagi status THESIS (paparan pada LESTARI sebagai UTM Thesis Collection).

11.3 Sambungan projek menyediakan minit keratan akhbar retospektif mengikut kategori saiz (A2,

A3 dan A4) dari koleksi tahun 1992.

11.4 Mengemaskini rekod UTM-IR yang telah dideposit secara berkelompok.

Unit KoleksiKhas(UKK) Unit PengurusanDokumenDigital (UPDD)

Mohd Zulaihi Bin Zainudin SA22

Muhamad Idham Bin Sulong SA17

Muhammad `Atiff Bin Mahussain SA17

Siti Nor Hashidah Binti Zakaria (K) SA17

S48KetuaBahagianRepositoriMetadata (KRM)

KamariahBintiMohamed Jong

Unit PengurusanUTM‐IR (UPIR)

Ramli Bin Haron SA22

Mohd Fazli Bin Masari SA172

9

4

2

Noor Effendy Bin Hamzah SA41/44

Nor shaliza BintiBasarudin SA22 Abdul Hadi Bin Taib SA22

Rohayu BintiMohamad Hatim SA22

Salamiah Binti Hassan SA17

Nabilah Binti Jamil SA41/44

3

Haliza Binti Zainal SA41/44

2

1

1

1

CARTA BAHAGIAN REPOSITORI METADATA

Syafiza Binti Idrus NA17

Md Hafizan Bin Kamat NA11

1

JUMLAH BILANGAN STAF :17 ORANG

1 Sept 2015

Murad Bin Mokhtar SA22

Lampiran 1

Lampiran 2

J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N

Januari 120 120 104 104 4 16 4 16 2 8 0 0 0 0 1 3 0 0 0 0 0 3 0 0 3 9 83 83 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 321 362

Februari 305 305 304 304 1 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 9 0 0 36 36 0 0 0 0 0 0 0 0 655 659

Mac 33 33 33 33 8 40 1 3 0 0 1 1 3 3 0 0 0 0 0 0 5 6 0 0 4 12 18 18 0 0 20 20 0 0 0 0 0 0 0 0 126 169

April 318 318 318 318 10 10 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 2 0 0 3 3 34 34 0 0 22 22 0 0 0 0 0 0 0 0 707 708

Mei 40 40 40 40 5 5 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 15 0 0 6 6 30 30 0 0 0 0 0 0 0 0 127 137

Jun 46 46 46 46 5 25 2 6 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 6 0 0 0 0 43 43 0 0 0 0 0 0 0 0 145 173

Julai 2 2 2 2 8 40 4 15 0 0 0 0 2 2 1 3 0 0 0 0 1 1 0 0 11 33 0 0 0 0 24 24 0 0 0 0 0 0 0 0 55 122

Ogos 271 271 269 269 5 25 9 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 36 36 1 3 1 1 0 0 26 26 0 0 0 0 0 0 0 0 618 640

September 284 284 264 264 6 30 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 2 0 0 0 0 0 0 1 1 23 23 0 0 0 0 0 0 0 0 581 605

Oktober 345 345 344 344 1 3 17 21 0 0 4 16 0 0 4 12 0 0 0 0 2 2 0 0 0 0 0 0 0 0 53 53 3 86 0 0 0 0 0 0 773 882

November 5 5 4 4 18 90 4 9 1 1 3 3 0 0 0 0 0 0 0 0 8 8 1 2 0 0 0 0 0 0 23 23 28 28 0 0 0 0 0 0 95 173

Disember 702 702 699 699 12 60 1 3 2 8 0 0 0 0 9 27 0 0 0 0 1 4 1 1 0 0 1 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1428 1506

KUMULAT 2471 2471 2427 2427 83 349 44 84 5 17 9 21 6 6 15 45 0 0 0 0 20 28 38 39 29 81 146 147 7 7 300 300 31 114 0 0 0 0 0 0 5631 6136

BULANTESIS

CP Melampiri

TesisBuku UTM Buku Arkib

Buku

PanduanBuletin

Dokumen

KontrakCP Arkib

Makalah

RMC

Research

Monograf

Laporan

Tahunan

Seminar/Prosi

ding

Bahan

Pandang

Dengar

Kertas Soalan KUMULATSijilKeratan

AkhbarFotograf Mesyuarat

Lukisan

Teknik

Lukisan

Terukur

JUMLAH PENERIMAAN BAHAN KOLEKSI KHAS BAGI TAHUN 2015

Lampiran 3

J N J N J N NT J N NT J N J N J N J N J N J N J N J N J N NT

KERTAS PROJEK SARJANA

MUDA169 169 282 282 292 310 394 435 435 0 469 469 13 13 26 26 0 0 0 0 4 4 2 2 3 3 1695 1713 394

CP MELAMPIRI KERTAS

PROJEK SARJANA MUDA115 115 398 398 274 294 40 449 449 0 455 455 1 1 26 26 0 0 0 0 0 0 10 10 3 3 1731 1751 40

TESIS SARJANA 0 0 608 608 17 17 6 54 54 10 193 193 99 99 0 0 0 0 89 89 250 250 281 281 54 54 1645 1645 16

CP MELAMPIRI TESIS

SARJANA0 0 621 621 5 5 0 19 19 5 207 207 37 37 0 0 0 0 71 71 223 223 273 273 54 54 1510 1510 5

TESIS DOKTOR FALSAFAH 60 60 4 4 4 4 23 0 0 0 0 0 29 29 0 0 0 0 0 0 18 18 236 236 189 189 540 540 23

CP MELAMPIRI TESIS

DOKTOR FALSAFAH59 59 4 4 3 3 0 0 0 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6 6 227 227 185 185 484 484 4

BUKU (UTM) 0 0 1 5 0 0 0 0 0 0 0 0 44 128 157 439 20 56 27 49 0 0 0 0 0 0 249 677 0

SEMINAR/PROSIDING 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

LAPORAN TAHUNAN 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

CP/DVD (KK) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

DOKUMEN KONTRAK 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

MAKALAH 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

KERTAS KERJA 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

MONOGRAF 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

SIJIL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

FOTOGRAF 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

LAPORAN PENYELIDIKAN 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

JUMLAH 403 403 1918 1922 595 633 463 957 957 19 1324 1324 223 307 209 491 20 56 187 209 501 501 1029 1029 488 488 7854 8320 482

7854

FEB JUN JULAI OKT NOVBAHAN

PENERIMAAN JUMLAH

PENERIMAANJAN APRIL MEI

JUMLAH KESELURUHAN 8802

MAC SEPTOGOS DIS

JUMLAH AKTIVITI INPUT RINGKAS BAHAN KOLEKSI KHAS BAGI TAHUN 2015

Lampiran 4

JENIS BAHAN

J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N

Buku 1 5 1 5

Cakera padat (PhD) 21 21 37 37 2 2 60 60

Cakera padat (Master) 28 28 162 162 214 214 185 185 171 171 338 338 145 145 272 272 285 285 175 175 1975 1975

Cakera padat (PSM) 13 13 226 226 22 22 10 10 2 2 13 13 31 31 5 5 322 322

Tesis (PhD) 23 23 39 39 18 18 2 2 82 82

Tesis (Master) 29 29 169 169 215 215 188 188 172 172 340 340 154 154 279 279 311 311 176 176 2033 2033

PSM 47 47 122 122 41 41 34 34 25 25 27 27 13 13 32 32 9 9 350 350

Dokumen kontrak 0 0

Research monograph 0 0

Makalah 0 0

Laporan tahunan 0 0

Mesyuarat 0 0

Lukisan teknik 0 0

Lukisan terukur 0 0

Buletin 0 0

Fotograf 0 0

Bahan bersiri (cetak) 0 0

Pandang dengar 0 0

Lain-lain 0 0

JUMLAH 60 60 393 397 196 196 375 375 454 454 420 420 369 369 741 741 303 303 565 565 596 596 351 351 4823 4827

Nota: Melibatkan bahan asal dan CIP sahaja

JAN FEB MAC APR MEI JUN JUL OGOS SEPT OKT NOV DISJUMLAH

KESELURUHANJUMLAH JUMLAH JUMLAH JUMLAH JUMLAH JUMLAH JUMLAH JUMLAH JUMLAH JUMLAH JUMLAH JUMLAH

JUMLAH PENCAPAIAN KESELURUHAN AKTIVITI MENGKATALOG BAHAN KOLEKSI KHAS BAGI TAHUN 2015

Lampiran 5

Perangkaan Deposit Rekod Dalam UTM-IR

Januari - Disember 2015

Bulan Kumulat Jumlah Peningkatan

Deposit bulanan

Januari 39044 62

Februari 39309 265

Mac 39335 26

April 40118 783

Mei 40133 15

Jun 42507 2374

Julai 42589 82

Ogos 42595 6

September 42632 37

Oktober 43441 809

November 43547 106

Disember 45426 1879

Jumlah 6444

Lampiran 6 Pencapaian KPI bagi Pendepositan Rekod dalam UTM-IR

KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPI) : Bahagian Repositori Metadata L2.1: Increase of library digital content

2015

Lampiran 7

Perangkaan Deposit Rekod Dalam UTM-IR

(Unit Pengurusan UTM-IR)

(Januari – Disember 2015)

BULAN TESIS ARTIKEL KERTAS

BUKU BAB

LAIN-LAIN JUMLAH SEMINAR DALAM BUKU

Januari 22 8 80 0 0 0 110

Februari 530 0 68 0 0 0 598

Mac 14 0 56 0 0 0 70

April 1 640 0 0 116 0 757

Mei 1 0 0 0 0 0 1

Jun 2 1274 1006 0 75 0 2357

Julai 0 78 0 0 0 0 78

Ogos 0 0 0 0 0 0 0

September 22 0 0 0 0 0 22

Oktober 184 0 0 0 0 0 184

November 127 0 0 0 0 0 127

Disember 99 1730 0 0 0 0 1829

JUMLAH 1002 3730 1210 0 191 0 6133

Lampiran 8

Perangkaan Aktiviti UTM-IR (Unit Pengurusan UTM-IR) (Januari – Disember 2015)

BULAN JUMLAH DEPOSIT

KEMASKINI REKOD

SEMAKAN (REVIEW) PADAM

REKOD REKOD

Januari 110 163 60 0

Februari 598 185 79 390

Mac 70 159 79 0

April 757 53 27 0

Mei 1 101 15 0

Jun 2357 126 19 0

Julai 78 41 10 0

Ogos 0 2 0 0

September 22 113 0 0

Oktober 184 199 193 0

November 127 127 106 0

Disember 1829 99 149 0

JUMLAH 6133 1368 737 390

Lampiran 9

Ranking Web of Repositories: Pencapaian UTM-IR Januari 2015

Kategori: Top Institutionals


Ranking Web of Repositories: Pencapaian UTM-IR Januari 2015


Lampiran 10

Ranking Web of Repositories: Pencapaian UTM-IR

Julai 2015

Kategori: Top Institutionals

Ranking Web of Repositories (World Rank): 95

http://repositories.webometrics.info/en/top_Inst

July 2015

http://repositories.webometrics.info/en/top_Inst

Ranking Web of Repositories: Pencapaian UTM-IR Julai 2015

Ranking Web of Repositories (Malayia Ranking): 1

http://repositories.webometrics.info/en/Asia/Malaysia

July 2015

http://repositories.webometrics.info/en/Asia/Malaysia

Lampiran 11

2015

Jan Feb Mac April May June July Aug Sep Oct Nov Dec Total OWNER Catatan

LEARNING & GROWTH PERSPECTIVE

Code KPI (M)

1. Purchasing of e‐ journals, e‐books and e‐backfiles2. Increase number of in house library digital collections to support learning, teaching and research ‐ UPDD/UPIR/BPMP3. Ranking Web of Repositories (Top Institutionals : 100) ‐ UPIR

539 856 625 435 737 374 1133 181 564 931 600 168 7143 UPDD Target Deposit DMS = 6000

62 265 26 783 15 2374 82 6 37 809 106 1879 6444 UPIR Target Deposit UTM‐IR = 6000

601 1121 651 1218 752 2748 1215 187 601 1740 706 2047 13587 Target Deposit 2015 = 12000

Rumusan pencapaian :Pemantauan dan pelaksanaan deposit rekod sebanyak 13,587 telah berjaya dilaksanakan dalam DMS dan UTM‐IR dari sasaran yang ditetapkan 12,000 rekod setahun (113.22%)

KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPI) : Bahagian Repositori MetadataL2.1: Increase of library digital content

L2. Conducive working environment and well equipped facilities

L2.1 Increase of library digital content

Cumulative total by monthly

1

Lampiran 12 Fotograf Semasa Projek Perpindahan Lukisan Terukur Dilaksanakan

a. Proses Kenalpasti Bahan Mengikut Kategori Lukisan Terukur

b. Proses pembungkusan Lukisan Teknik

2

c. Aktiviti Penyusunan Semula Lukisan Terukur

laporan tahunan 2015 - utm library...

Documents