LE CONTRÔLE INTERNE DANS L'ENTREPRISE

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SOMMAIRE

SECTIONI : LES NOTIONS SUR LES PROCEDURES ET LE CONTROLE INTERNE.......................................................................................................................................................I.LES NOTIONS SUR LES PROCEDURES

II.LES NOTIONS SUR LE CONTROLE INTERNE

II.1.LES DEFINITIONS ET OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE

II.1.1.Définitions...........................................................................................................................

II.1.1.1.Définition de l'ordre des Experts Comptables et Comptables Agrées (OECCA).............

II.1.1.2.Définition de la compagnie nationale des commissaires aux comptes (CNCC)..............

II.1.1.3.Définition selon les “generally accepted auditing Standards”  (GAAS)..........................

II.2.LES COMPOSANTES DE BASE DU CONTROLE INTERNE..........................................

II.3.LES PRINCIPES GENERAUX DU CONTROLE INTERNE..............................................

II.3.1.Le principe d’organisation et de séparation des fonctions..................................................II.3.2.Le principe d’intégration ou d’auto- contrôle.....................................................................II.3.3.Le principe de permanence..................................................................................................II.3.4.Le principe d’universalité....................................................................................................II.3.5.Le principe d’indépendance................................................................................................II.3.7.Le principe d’harmonie

SECTION II : LA METHODOLOGIE D’EVALUATION DES PROCEDURES ET L’ELABORATION DU MODELE D’ANALYSE.......................................................................................................................................................I LA PRISE DE CONNAISSANCE DES PROCEDURES

I.1. LE PRINCIPE DE LA PRISE DE CONNAISSANCE DES PROCEDURESI.2.LES METHODES DE DESCRITION DES PROCEDURESI.3 LES TESTS DE CONFORMITE OU DE COMPREHENSION

II EVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE.......................................................................................................................................................II.1 EVALUATION PRELIMINAIRE DU CONTRÔLE INTERNEII.2 LES TESTS DE PROCEDURES SUR LES POINTS FORTSIII.3 L'EVALUATION DEFINITIVE

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SECTION I : LES NOTIONS SUR LES PROCEDURES ET LE CONTROLE INTERNE

I. LES NOTIONS SUR LES PROCEDURES

I.1. Définition

Selon Alain Henry et Monkam- Daverat1, « une procédure est un enchaînement

de tâches élémentaires standardisées en amont par l’expression d’un besoin

quelconque, limitées en aval par l’obtention d’un résultat attendu ».

Une procédure se présente donc comme une suite d’opérations mises en œuvre

dans une même séquence de temps, par un nombre limité d’acteurs appartenant

à un même sous ensemble.

La mise en place des procédures permet de décrire les tâches effectuées de

manière organisée par les différents acteurs. Elle détaille les actions qu’ils

réalisent ensemble, explicite les enchaînements des opérations et leur

synchronisation.

Elle consiste par ailleurs à mettre à plat les connaissances implicites incorporées

dans l’organisation.

Une fiche de procédure contient un ensemble d’instructions permettant de traiter

une situation, définie par un événement initial et un résultat final.

I.2. Les objectifs des procédures

1 Alain HENRY et Ignace MONKAM-DAVERA (2001). « Rédiger les procédures de l’entreprise ». 3ème

éd. Paris : Editions d’organisation

I.2.1.La mémoire de l’organisation

La première utilisation possible d’une fiche de procédure est celle d’un aide-

mémoire. En effet, l’erreur et l’oubli sont des faiblesses humaines. C’est

pourquoi l’existence des procédures écrites permettrait à chaque acteur de

s’autocontrôler. Cette utilisation des procédures est particulièrement utile chaque

fois qu’il faut procéder à des opérations techniques délicates ou exceptionnelles.

Cela favorise aussi l’assimilation rapide des techniques spécifiques de

l’entreprise pour le personnel nouvellement affecté à un poste de travail.

Les procédures bien écrites constituent un aide- mémoire efficace auquel il faut

se référer en cas d’oubli et d’erreur.

I.2.2.Un instrument de décentralisation

Les procédures peuvent être un facteur de décentralisation. Elles fixent les

méthodes qui sont admises au sein de l’entreprise. Les responsables

hiérarchiques faisant connaître de cette façon ce qu’ils attendent de leurs

collaborateurs, leur présence est rendue moins indispensable. Tout en

introduisant une cohérence des méthodes et des comportements entre les unités

d’un même groupe, les manuels facilitent l’éloignement des supérieurs

hiérarchiques. Lorsque la soumission à des règles techniques est bien acceptée

par les intéressés, la description rigoureuse et détaillée des tâches constitue une

garantie d’efficacité.

Elle permet de donner plus de responsabilité aux exécutants, qui eux, à leur

niveau, ont un sentiment de meilleure autonomie.

I.2.3. Un outil de formation du personnel

Théoriquement, la formation des agents relève de leurs supérieurs hiérarchiques.

Toutefois, on sait que sous la pression du quotidien, ceux-ci n’accordent guère

de temps à cette tâche. Ils n’ont d’ailleurs pas toujours les qualités requises, ni

forcément le goût de la pédagogie. L’absence de manuels constitue un obstacle

psychologique supplémentaire.

L’existence de manuels est un bon moyen de répondre à cette difficulté. Ils

divulguent une bonne partie des informations nécessaires. Munis de cette base,

les exécutants peuvent plus facilement se référer à leurs supérieurs pour les

interroger sur des points éventuellement obscurs.

Ainsi, les procédures permettent la diffusion du savoir- faire. Elles sont un

moyen de divulguer sous forme de documents accessibles à tous, les méthodes

préconisées dans l’entreprise, et de faire connaître les conséquences d’erreurs

éventuelles. Elles décrivent le fonctionnement de l’organisation.

I.2.4.Un cadre de conduite

Comparées au code de la route, les procédures définissent les comportements

applicables par tous les intervenants, pour des circonstances prévues à l’avance.

Elles indiquent ce qu’il faut faire, la voie à suivre.

Ce code de conduite, s’il est respecté et appliqué par les acteurs, permettrait de

limiter les risques.

II.LES NOTIONS SUR LE CONTROLE INTERNE

II.1. LES DEFINITIONS ET OBJECTIFS DU CONTROLE

INTERNE

II.1.1. Définitions

Les définitions du contrôle interne les plus utilisées sont celles qui ont été

formulées par les organisations professionnelles d’auditeurs et d’experts

comptables. Ainsi, les définitions fournies par l’Ordre des Experts Comptables

et Comptables Agréés, la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes,

l’Américan Institute of Certified Public Accountant (AICPA), ont été présentées

dans cette partie.

II.1.1.1. Définition de l’Ordre des Experts

Comptables et Comptables Agrées (OECCA)

« Le contrôle interne est constitué par l’ensemble des mesures de sécurités

contribuant à la maîtrise de l’entreprise.

Il a pour but, d’un côté, d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la

qualité de l’information, de l’autre, l’application des instructions de la direction

et de favoriser l’amélioration des performances.

Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et procédures de chacune des

activités de l’entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci. » (Ordre des

Experts Comptables et Comptables Agrées, 1977).

II.1.1.2. Définition de la compagnie nationale des

commissaires aux comptes (CNCC)

« Le contrôle interne est constitué par l’ensemble des mesures de contrôle

comptable et autres que la direction définit, applique et surveille sous sa

responsabilité, afin d’assurer :

- la protection du patrimoine,

- la régularité et la sincérité des enregistrements comptables et comptes

annuels qui en résultent,

- la conduite ordonnée des opérations de l’entreprise,

- la conformité des décisions avec la politique de la direction » (CNCC

1984).

II.1.1.3. Définition selon les “generally accepted

auditing Standards”  (GAAS)

Le SAS 55 (Statement of Auditing Standards) émis par l’American Institute of

Certified Public Accountants (l’ordre des experts-comptables américains) parle

de « la structure du contrôle interne…l’ensemble des politiques et procédures

mises en place afin de fournir une assurance raisonnable que l’entité puisse

atteindre des objectifs spécifiques ».

Cette phrase a fait l’objet d’un développement approfondi dans un guide d’audit

de l’AICPA « Considération of the Internal Control Structure in a Financial

Statement Audit »2 d’où on peut retenir la définition suivante :

« Le contrôle interne comprend le plan d’organisation et l’ensemble coordonné

des méthodes et des procédures adoptées à l’intérieur d’une entreprise pour

sauvegarder ses actifs, contrôler la précision et la fiabilité des informations

comptables, promouvoir l’efficience opérationnelle et le respect des politiques

définies par la direction » (AICPA 1984).

2 AICPA « Consideration of the Internal Control Structure in a Financial Statement Audit » Cité par Lionel C et Gérard V (1922)

II.1.2. Objectifs du contrôle interne

Ces différentes définitions permettent de faire ressortir les principaux objectifs

du contrôle interne. Ce sont :

- La protection du patrimoine de l’entreprise ;

- La fiabilité et qualité des informations comptables ;

- Le respect de la politique de la direction et contrôle de l’application de

ses instructions ;

- L’amélioration des performances et de l’efficacité opérationnelle.

D’une manière générale, le champ d’application du contrôle interne est vaste et

déborde largement des aspects financiers, puisqu’il a notamment pour objet

l’amélioration des performances. Il a en effet pour objectif, au-delà de la qualité

de l’information financière, le développement du chiffre d’affaires,

l’amélioration de la rentabilité, du climat social, etc.

II.2. LES COMPOSANTES DE BASE DU CONTROLE

INTERNE

Il existe des composantes de base d’un bon contrôle interne. Le contrôle interne

ne peut se développer dans un contexte anarchique. Il doit y avoir dans

l’entreprise une recherche de systématisation qui doit en particulier se traduire à

trois niveaux :

- la définition des tâches : elle doit être la plus précise possible. Chacun

doit savoir ce qu’il doit faire, et cela non seulement dans les

circonstances normales mais également dans celles qui sont moins

habituelles ;

- la définition des pouvoirs et des responsabilités : il s’agit là du

corollaire direct de la définition des tâches. La sécurité d’une

organisation nécessite en effet une hiérarchie dont l’autorité est

indiscutée ;

- la circulation des informations : les circuits de documents doivent être

suffisamment précis et élaborés pour exclure la négligence et la

fantaisie. Ce système recouvre :

o La production des informations : celles-ci doivent être

qualitativement et quantitativement suffisantes pour que la

direction (ou toute autre personne) y trouve une base

d’appréciation satisfaisante. Dans ce domaine, l’existence

d’instructions écrites, sous forme par exemple d’un manuel de

procédure, présente une sérieuse garantie ;

o La conservation de l’information : la « mémoire » d’une

organisation est un élément essentiel de son contrôle interne, qui

d’ailleurs conditionne tous les contrôles à postériori, en

particulier ceux qu’implique la mise en œuvre d’un audit.

Le système de contrôle interne doit permettre d’établir deux

catégories de preuves :

les éléments de preuve généraux : la qualité des

procédures entraîne un effet multiplicateur sur

l’ensemble des opérations auxquelles elle est

appliquée. La formalisation et l’application des

procédures constituent une preuve d’ordre général.

les éléments de preuve indirects : preuve de la

fiabilité du système comptable et de qualité des

documents financiers.

N.B : La compétence et l’intégrité du personnel sont évidemment essentielles,

particulièrement au niveau de la direction. S’agissant en effet des responsables,

les décisions qu’ils prennent sont généralement plus lourdes de conséquences :

leurs qualités tout comme leurs défauts se répercutent toujours sur les services

qu’ils dirigent.

C’est l’un des aspects fondamentaux du contrôle hiérarchique : les travaux

effectués par les exécutants doivent faire l’objet d’une vérification. Il est

essentiel que les travaux supervisés reçoivent une marque matérielle (tampon,

signature, etc.) qui permet d’identifier la nature et l’auteur du contrôle. La

supervision peut se réaliser de deux (2) façons :

o soit elle est la condition nécessaire à la réalisation complète

d’une opération ; dans ce cas elle est préventive ;

o soit elle permet au responsable de s’assurer que les personnes

qui sont sous ses ordres accomplissent bien leur travail et ne

laissent de côté aucune tâche dont ils ont la charge. La

supervision est alors effectuée à posteriori et n’est donc

réellement efficace que dans la mesure où elle est mise en œuvre

de façon suffisamment fréquente et régulière.

II.3. LES PRINCIPES GENERAUX DU CONTROLE

INTERNE

Le contrôle interne repose sur un certain nombre de règles de conduite ou de

préceptes dont le respect lui conférera une qualité satisfaisante.

Les principes sur lesquels s’appuie le contrôle interne ont été définis en France

par le congrès de l’OEC (Ordre des Experts Comptables) de 1977.

II.3.1. Le principe d’organisation et de séparation des

fonctions

Pour que le contrôle interne soit satisfaisant, il est nécessaire que l’organisation

de l’entreprise possède certaines caractéristiques. L’organisation doit être :

- préalable ;

- adaptée et adaptable ;

- formalisée ;

- et doit comporter une séparation convenable des fonctions.

L’organisation doit être établie sous la responsabilité du chef d’entreprise. Cette

responsabilité consiste à fixer les objectifs, définir les responsabilités des

hommes (organigramme), déterminer le choix et l’étendue des moyens à mettre

en œuvre.

La diffusion par écrit des instructions est indispensable dans une grande

entreprise. Elle est également préférable dans les entreprises de dimensions

modeste afin d’éviter les erreurs d’interprétation.

Par ailleurs, la règle de séparation des fonctions a pour objectif d’éviter que dans

l’exercice d’une activité de l’entreprise, un même agent cumule :

- les fonctions de décisions ;

- les fonctions de détention matérielle des valeurs et des biens ;

- les fonctions d’enregistrement (saisie et traitement de l’information) ;

- les fonctions de contrôle ;

ou même simplement deux d’entre elles.

Il est clair qu’un tel cumul favorise les erreurs, les négligences, les fraudes et

leur dissimulation.

II.3.2. Le principe d’intégration ou d’auto- contrôle

Les procédures mises en place doivent permettre le fonctionnement d’un

système d’autocontrôle mis en œuvre par des recoupements, des contrôles

réciproques ou des moyens techniques appropriés.

Les recoupements permettent de s’assurer de la fiabilité de la production ou du

suivi d’une information au moyen de renseignements émanant de sources

différentes ou d’éléments identiques traités par voies différentes (concordance

d’un compte collectif avec la somme des comptes individuels).

Les contrôles réciproques s’opèrent dans le traitement subséquent ou simultané

d’une information selon la même procédure, mais ils s’effectuent par un autre

agent afin de mieux vérifier l’identité des résultats obtenus (total des relevés de

chèques reçus et total des bordereaux de remise en banques par exemple).

Les moyens techniques recouvrent l’ensemble des procédures qui corrigent ou

réduisent, autant que faire ce peu, l’intervention humaine et par voie de

conséquence, les erreurs, les négligences et les fraudes (traitements

automatiques informatisés).

II.3.3. Le principe de permanence

La mise en place de l’organisation de l’entreprise et de son système de

régulation (le contrôle interne) suppose une certaine pérennité de ces systèmes.

Ce principe est fort logique, car toute organisation nécessite une stabilité de ses

structures de manière à ne pas perdre de temps à l’adaptation du personnel et des

machines aux nouvelles procédures mises en place. Il est évident que cette

pérennité repose nécessairement sur celle de l’exploitation.

II.3.4. Le principe d’universalité

Ce principe implique que les objectifs du contrôle interne concernent toutes les

personnes dans l’entreprise, en tout temps et en tout lieu. Autrement dit,

personne n’est exclu du contrôle par quelque considération que ce soit : il n’y a

ni privilège, ni domaine réservé, ni établissement mis en dehors du contrôle

interne.

II.3.5. Le principe d’indépendance

Ce principe implique que les objectifs du contrôle interne (sauvegarde du

patrimoine et amélioration des performances) sont à atteindre indépendamment

des méthodes, des procédés et moyens de l’entreprise.

II.3.6. Le principe de bonne information et de qualité du

personnel

L’information doit répondre à certains critères tels que la pertinence, l’utilité,

l’objectivité, la communicabilité et la vérifiabilité.

La qualité du personnel ne doit pas fragiliser les procédures, c’est-à-dire, la

bonne information. Tout système de contrôle interne est, sans un personnel de

qualité, voué à l’échec. La qualité du personnel comprend la compétence et

l’honnêteté ; cependant la fragilité du facteur humain rend toujours nécessaire de

bonnes procédures de contrôle interne.

II.3.7. Le principe d’harmonie

On entend par principe d’harmonie, l’adéquation du contrôle interne aux

caractéristiques de l’entreprise et de son environnement .C’est un simple

principe de bon sens qui exige que le contrôle interne soit bien adapté au

fonctionnement de l’entreprise.

En particulier, dans les petites entreprises, le contrôle interne connaît des limites

inhérentes à la dimension, notamment pour ce qui concerne la mise en œuvre

généralisée du principe de séparation des fonctions.

SECTION II : LA METHODOLOGIE D’EVALUATION DES PROCEDURES ET L’ELABORATION DU MODELE D’ANALYSE

I. LA PRISE DE CONNAISSANCE DES PROCEDURES

I.1. LE PRINCIPE DE LA PRISE DE CONNAISSANCE

DES PROCEDURES

La phase de prise de connaissance est une étape fondamentale dans l’évaluation

des procédures ; c’est au cours de cette étape que l’on identifie et comprend le

principal élément, l’objet de l’étude : la procédure.

Il faut cependant noter qu’une prise de connaissance de l’entreprise est préalable

à cette phase. En effet, aucun professionnel (interne comme externe à

l’entreprise), ne peut prétendre lancer une quelconque étude, sans avoir investi

du temps dans une étape d’information générale sur l’entreprise. Ces

informations concernent la nature de l’entreprise concernée, son activité, les

règles qui lui sont applicables, son organisation générale.

I.1.1.La prise de connaissance générale de l’entreprise

La phase de prise de connaissance de l’entreprise est l’occasion de collecter les

principales informations relatives au domaine d’activité de l’entreprise et à son

organisation d’ensemble.

Le but de cette phase est de pouvoir apprécier les éléments suivants :

- le plan d'organisation et son organigramme ;

- le système de pouvoir et d'autorisation des transactions ;

- le système d'information.

En effet, l'intérêt de l'étude de la structure de l'entreprise, est de permettre :

« d'avoir une définition claire sur les tâches qu'occupe chaque personne dans

l'entreprise; vérifier que les dépenses hiérarchiques sont clairement précisées ;

voir si la séparation des pouvoirs est mise en évidence par la répartition des

responsabilités »3.

Plusieurs techniques peuvent être utilisées en vue d’obtenir des informations sur

l’entreprise dans laquelle l’étude est effectuée.

Les techniques ci- après peuvent être citées entre autres :

- Entretiens avec les principaux responsables de l’entreprise : sur la

base d’un organigramme et à partir d’un premier rendez- vous avec la

Direction Générale, un rendez- vous avec les responsables des

départements concernés par l’étude pourra être obtenu. Ces entretiens ont

pour objectif l’obtention d’une première description du positionnement de

l’entreprise et de sa stratégie, de son organisation interne et de ses moyens

humains, matériels et informatiques.

- Visite des locaux : la visite des différents sites de production et

administratifs permet d’avoir une première vision de l’organisation

industrielle et administrative de l’entreprise, et d’appréhender la qualité

3 COLLINS & VALIN : 1992 ; 100 « Audit et contrôle interne Aspects financiers, opérationnels et stratégiques », cité par Soifia Ounswamdine « L’évaluation des procédures de contrôle interne du cycle achat fournisseur dans le cadre d’une mission d’audit légal ». Institut Africain de management- Bachelor in Business Administration.

apparente de l’organisation de ses services. La visite des locaux est

également un excellent indicateur de l’ambiance qui règne au sein de

l’entreprise.

- Examen des principaux documents juridiques : La prise de

connaissance générale de l’entreprise comprend l’examen des documents

régissant la vie juridique de celle-ci. Il s’agit à la fois de documents

contractuels liant l’entreprise à ses principaux clients, fournisseurs, de la

documentation liée à la vie juridique de l’entreprise (statuts, procès

verbaux des dernières années de conseil et d’assemblée générale…), des

documents régissant les relations avec son personnel (convention

collective applicable, accords particuliers de retraite…).

I.1.2.La prise de connaissance de la procédure

Après la prise de connaissance générale de l’entreprise, il s’agit dans cette étape

de s’intéresser particulièrement au contrôle interne de l’entreprise, plus

précisément à la procédure étudiée.

La prise de connaissance des procédures est réalisée au moyen :

- d’entretiens avec les principaux acteurs de ces procédures : notons sur

ce point que le choix des acteurs à interroger est primordial. Il faudrait,

en effet, avoir des sources d’information fiables.

- de l’examen du manuel de procédures 

- de la revue des principaux documents qui servent de support à ces

procédures.

En règle générale, la prise de connaissance doit être formalisée dans une

description permettant d’identifier :

- les acteurs de la procédure et leur rôle (services et /ou personnes

concernées) ;

- les flux physiques ;

- les flux d’informations ;

les points de contrôles.

L’objectif n’est pas en soit de décrire exhaustivement la procédure étudiée. Il

faut avoir une bonne compréhension du fonctionnement et surtout faire ressortir

les éléments clés qui permettront d’en faire l’évaluation.

Les éléments clés de procédure peuvent être définis comme ceux qui concourent

à la fiabilité du contrôle interne, ou sont au contraire constitutifs de points

faibles.

Ils comprennent des éléments relativement standards, que l’on retrouve dans la

majeure partie des entreprises, et des éléments qui sont la conséquence directe

des risques inhérents.

Les points clés des fonctions classiques de l’entreprise peuvent être déterminés

facilement, car ils se retrouvent dans tous les types d’organisation.

Par exemple, en matière de traitement des commandes clients, il faut s’assurer

qu’il existe bien une séparation nette des tâches de livraison, de facturation et

d’encaissement.

I.2. LES METHODES DE DESCRIPTION DES

PROCEDURES

Dans la mesure du possible, il faut utiliser les descriptions existantes (établies

par la société ou par d’autres professionnels) et les mettre à jour.

A défaut, ou si celles qui existent ne paraissent pas pertinentes, il faudra alors

procéder à la description. Les techniques usuelles sont :

le mémorandum descriptif ;

le diagramme de circulation (flow-chart).

I.2.1.Le mémorandum descriptif

Le mémorandum descriptif est la transcription d’un système ou d’une procédure,

sous forme d’enchaînement d’opérations distinctes, caractérisées par les

personnes concourant à leur réalisation, les décisions prises, les travaux ou

contrôles effectués, les documents créés ou utilisés. C’est une description

narrative.

Il permet de connaître un système ou une procédure dans son ensemble, et

favorise la détection des forces et faiblesses.

Le mémorandum a l’avantage d’apporter une certaine souplesse dans le

déroulement des conversations. Il s’agira d’un échange, au cours duquel celui

qui prend connaissance de la procédure est moins direct, écoute mieux son

interlocuteur, qui lui aussi se sentira valorisé, et sera plus coopératif.

Cependant, des propos souvent « embrouillés » de celui qui décrit, et ses

développements trop détaillés qui s’éloignent de l’intérêt de son interlocuteur,

sont des inconvénients de cette méthode. En effet, certains aspects importants

peuvent être omis.

Pour pallier cet inconvénient, un questionnaire dit « ouvert » pourra être utilisé.

Il s’agit d’un ensemble de questions auxquelles l’on ne peut répondre par « oui »

ou par « non ». Chaque question implique un développement, et nécessite donc

une compréhension du système. Ce questionnaire permet de conserver la

souplesse dans la conversation, tout en étant le canevas duquel l’on ne doit pas

sortir. C’est un excellent outil de préparation des interviews, parce qu’il permet

de s’assurer avant le rendez- vous, qu’aucun point important ne sera omis.

I.2.1.1. Le diagramme de circulation

Le diagramme de circulation est une schématisation de la description narrative.

Il permet de schématiser les cycles d’opérations par des symboles suivant

l’organisation administrative. Il affiche une suite d’opérations faisant apparaître

les différents documents, postes de travail, décisions, responsabilités et

opérations.

La présentation du diagramme peut varier d’un auteur à un autre, mais de toutes

ces présentations, l’on retiendra deux modèles : le diagramme vertical et le

diagramme horizontal.

Dans le diagramme vertical, le circuit des documents est présenté verticalement

et les services, séparés d’un trait horizontal, sont placés les uns au dessous des

autres. Le circuit de documents est fait selon l’ordre chronologique, c'est-à-dire,

depuis sa création jusqu’à son archivage ou sa destruction.

Le diagramme horizontal quant à lui, présente une circulation horizontale des

documents, entre les services qui sont juxtaposés, les uns à côté des autres.

Toutefois, les deux types de diagramme suivent le même principe.

Par ailleurs, celui qui souhaite décrire un système doit prendre les précautions

suivantes :

1° Il luit faut tout d’abord disposer d’interlocuteurs fiables, connaissant les

procédures étudiées. L’identification des bons interlocuteurs revêt une

importance cruciale.

2° Il doit éviter de réaliser une description trop détaillée et superflue au regard

de ses objectifs. Une telle description est consommatrice de temps. Elle peut

nuire à l’obtention d’une vision suffisamment synthétique. Néanmoins, une

description détaillée peut s’avérer nécessaire pour décrire une activité ou une

partie d’activité complexe.

I.3. LES TESTS DE CONFORMITE OU DE

COMPREHENSION

Les tests de conformité permettent de s’assurer que la compréhension des

procédures et des points clés mis en place est juste. Il ne s’agit pas ici de

rechercher des erreurs dans le fonctionnement du système, mais seulement de

vérifier que le système est bien en place, tel qu’il a été décrit.

Ces tests consistent :

à mettre en œuvre des tests de cheminement permettant de dérouler

une procédure complète à partir de quelques opérations sélectionnées ;

à réaliser des tests spécifiques sur des points de procédure

particuliers paraissant peu clairs ;

Dans ces deux premiers cas, les tests de cheminement sont effectués en

sélectionnant un nombre limité de transactions, qui seront suivies dans le circuit

en remontant jusqu’à l’origine et descendant jusqu’à leur dénouement. Il faudra

examiner si les contrôles prévus sont effectués, et exploiter les tests effectués

pour voir s’ils donnent une assurance quant à la description du système. Si cela

n’est pas le cas, la description devrait être corrigée.

à opérer aux acteurs intéressés la restitution de la description, en

vue de recueillir leurs commentaires : cette formule présente l’avantage

de la simplicité et implique davantage le personnel de l’entreprise aux

travaux. Elle permet de surcroît de garantir qu’aucun point important n’a

été oublié.

Au cours de cette étude, des tests de compréhension consistant à restituer la

description aux acteurs concernés en vue de recueillir leurs commentaires ont

été effectués.

II.L’EVALUATION DU CONTROLE INTERNE

II.1. L’évaluation préliminaire du contrôle interne

Sur la base de sa prise de connaissance des procédures et de l’identification des

points clés, il faudra recenser les points forts et les points faibles de la

procédure, c'est-à-dire :

o les verrous de contrôle interne, permettant le respect des assertions

d’audit4. Un point fort correspond donc à une procédure existante qui,

par sa présence, couvre complètement ou partiellement un risque

potentiel. Il contribue par son existence à le réduire de manière

significative.

o les défaillances de procédure qui laissent craindre que certaines

assertions d’audit ne soient pas respectées. Un point faible a pour

conséquence un risque possible, résultant de procédures insuffisantes

pour réduire le risque potentiel à un niveau acceptable.

L’objectif de cette étape est de vérifier la pertinence et la fiabilité du contrôle

interne. Il s’agit de déceler les points forts théoriques et les faiblesses dans la

conception du système.

Cette évaluation s’est faite à partir du respect des principes généraux du contrôle

interne. Notons qu’une procédure est dite « bonne », lorsqu’elle réduit jusqu’à

un niveau acceptable le risque pour lequel elle a été mise en place.

C’est sur cette base que nous avons effectué une première évaluation de la

procédure d’exécution de l’allocation chômage.

II.2. Les tests de procédure sur points forts

Cette phase concerne les points forts ; les faiblesses dans la conception du

système sont momentanément abandonnées à cette étape, mais seront examinées

ultérieurement lors de l’évaluation définitive.

Par définition, les tests de permanence ont pour objectif de valider l’existence

de points forts, et d’en mesurer l’impact réel sur la couverture des risques.

Cette étape permet d’obtenir des preuves, de s’assurer que les éléments

constituant des points forts du système qui ont été identifiés plus haut, font

4 Assertion d’audit : Critères dont le respect conditionne la régularité, la sincérité et l’image fidèle des comptes d’une entité.

l’objet d’une application effective et constante. Ces tests doivent revêtir une

ampleur suffisante pour donner la conviction que les procédures sont appliquées

d’une manière permanente et sans défaillance.

A ce niveau, éventuellement, l’utilisation de techniques statistiques peut être

envisagée.

II.3. L’évaluation définitive

C’est la dernière étape de l’évaluation de la procédure.

Elle est effectuée à partir des résultats issus des tests de permanence ; si le test

de procédure sur les points forts permet de conclure à la solidité et à la

permanence de fonctionnement du point fort, il peut être pris en compte dans

l’évaluation définitive du contrôle interne. Dans le cas contraire, le point fort

doit être pris en compte, mais au titre des faiblesses.

En effet, la force de conception du système décelée à partir de l’évaluation

préliminaire, n’a de valeur que si elle est effectivement appliquée, et de manière

permanente dans la mise en œuvre de la procédure.

En somme, les tests de permanence effectués permettent de déceler, en plus des

points faibles théoriques, d’autres points faibles provenant de la non application

des points forts théoriques.

Il s’agit en d’autres termes de vérifier la réalité des points forts identifiés en

s’assurant qu’ils sont correctement appliqués.

Ainsi, lors de l’évaluation définitive du contrôle interne, toutes les faiblesses

(faiblesses théoriques et faiblesses issues de la non application des points forts)

sont clairement identifiées, et vont servir de base pour la rédaction des

recommandations faites, à la direction de l’entreprise.

Ces recommandations sont faites dans le but de mettre les « verrous »

nécessaires pour fiabiliser la procédure, et réduire jusqu’à un niveau raisonnable

les risques pour lesquels la procédure a été mise en place.

SCHEMA RECAPITULATIF DE LA PROCEDURE

D’EVALUATION DES PROCEDURES

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

TEST DE CONFORMITE (Compréhension du système)

Evaluation préliminaire du système

ForcesFaiblesses

TEST DE PERMANENCE(Application des points forts)

Points fortsappliqués

Points fortsnon appliqués

Forces

Faiblesses

EVALUATION DEFINITIVE DE LA

PROCEDURE

RECOMMANDATIONS(Pour les faiblesses)