ขอมลจากการประชม Value Stream Mapping : รศ. นพ. กตต ลมอภชาต

Lean Concept : Application & Simulation In Healthcare 3 – 4 ตลาคม 2554

คณะกรรมการ LEAN โรงพยาบาลสงขลานครนทร

แพทยหญง พชรจรา เจยรณชานนท

http://opsmgt.edublogs.org/2012/10/23/is-lean-government-the-solution-to-economic-problems/

แนวทางในการน าแนวคดลนมาปรบใช • นโยบายจากผบรหารระดบสง หวหนาหนวยงาน

• Sensei (Guru) ผร ผเชยวชาญ

• ถายทอด เรยนร ท าความเขาใจ เกยวกบแนวคด Lean จากการฟงบรรยาย

อบรมเชงปฏบตการ (work shop , game simulation)

• Lean Facilitator

• หวหนาหนวยงาน เหนปญหา เหนดวยกบแนวคดลนและตองปรบปรง

กระบวนการท างาน

• ด าเนนการ Lean project – Project owner , Team

• ตดตามความกาวหนา ปรบปรงเปนระยะ ๆ (Kaizen) อยางสม าเสมอ

• น าโครงการ รวมกน ชนชม พจารณาปรบปรง

• Continuous Improvement PDCA

เลอกกระบวนการท างานชนดใดท า Lean project ? • Core process งานหลก

• Queue/Bottle neck: ข นตอนทคอยนาน งานทตองรอ หรอท าไมทน ควตาง ๆ

เชน ควการอนมตโครงการ ควในการประเมนผลงานทางวชาการ ควในการให

ใบอนญาตประกอบการตางๆ คว admit ควตรวจพเศษ ควรอหองพเศษ ควผาตด

• Problem ข นตอนหรอการท างาน ทมปญหาเกดขน เชน ลาชา ผลงานผดพลาด

ตองแกไขบอย ๆ

• Central process, inter-department , inter-unit job งานทตองประสานงาน

รวมกนหลายหนวย

กระบวนการท : ใชเวลานาน / ใชคนหลายคน

มข นตอนมาก / ยงยาก (complex) / ใชคาใชจายมาก สนเปลอง

งานทคางเสมอ ๆ (work in process-WIP)

งานทตองน ากลบไปท าตอทบาน

Go See , Ask Why , Respect People Gamba Walking (Genchi Genbusu)

• Go See เพอด / ศกษากระบวนการท างานทเกดขนจรงสอดคลอง

กบผลลพธท ตองการหรอไม สภาพการท างาน คนท างาน

เปนอยางไร (Seeing is believing)

• Ask Why มปญหาอะไร ถามท าไม ควรแกไขอยางไร ในการท างาน

ม Waste หรอไม

• Respect People ไวใจและเชอม นในบคลากร พฒนาและทาทาย

ใหมงสเปาหมายทสงข น

(Rely on people Develop People Challenge People)

นอกจากลดเวลารอคอย ลด Waste หรอลด Cycle time หรอระยะทางการเดน

ยงอาจหมายถง

• ลดพนทท างาน / เพมพนทใชสอย

• ลดคาใชจาย

• ลดอปกรณ ลดเครองมอ

• ลดคนท างาน

• ลดความผดพลาด เพมความปลอดภย ลดความเสยง

ของผปวย / ผใชบรการ คนท างาน

กระบวนการตอไปน ไมใชแนวทางของ Lean • การปรบกระบวนการเพยงข นตอนเดยว หรอการ ปรบเพยงสวนนอย เรยกวา Keizen

• การลดข นตอนหรองานของหนวยงานตนเอง แตโอน/เปลยนใหหนวยงานอนรบผดชอบหรอ ท าแทน

• การก าหนดใหผอ นปรบการท างานใหดข น ถกตองสมบรณ กอนสงงานให

• การลดหรอตดข นตอนทงแตท าใหเกดความเสยงตอความผดพลาดหรอ

ความปลอดภยของผปวยเพมข น

• การลดหรอยกเลกข นตอนทขดตอระเบยบ ขอตกลง กฎหมาย

• Lean ตองใชทรพยากรลดลง ไมใชเพมข น ถาใชทรพยากรเพมข น เชน เพมคน เพมเครองมอ หรอครภณฑเพอใหงานรวดเรวขน ตองมความจ าเปนจรง ๆ และไดประสทธภาพคมคากวาเดมชดเจน

• บคลากรตองท างานนอยลงแตประสทธภาพดข น

• ไมเพมความเครยด ขวญก าลงใจมากขน

LEAN

Problem in Lean implementation

ปญหา และอปสรรค

ในการน าลนมาใชในองคกร

ผใชบรการแตละคนตองการ บรการตาง ๆ กน

ตองการขอมล ผลงาน ชนงาน ค าแนะน า และ

การตดตาม ทไมเหมอนกน

ไมสามารถควบคมความแตกตางได

ไมเหมอนการผลตสนคา หรอบรการประเภทอน ๆ

ไมสามารถควบคมจ านวนผใชบรการ

ในหลาย ๆ กรณ

ไมสามารถท านายผลการบรการ ไดแนนอน

ผใชบรการของ กทม. ไมใช รถยนต

หนวยงาน กทม. ไมใช โรงงาน

Lean ไมไดเปลยนหนวยงานของกทม.ใหเปน

โรงงาน

หนวยงานกทม. ยงเปน หนวยงาน กทม.เชนเดม แตเปน Lean Government หรอเปน Lean Organization

เรยนรจากการท า lean government ของอเมรกา

1. สงส าคญทท าให lean government ในอเมรกาอาจไมประสบความส าเรจคอ

“การไมยอมรบในการเปลยนแปลง”

• Key factors ทจะท าใหการท าลน ส าเรจคอ การท า ใหบคลากรไดรบการเรยนรในเรองภาวะผน าอยาง เหมาะสม (properly oriented leadership) โดยเฉพาะในกลม - ทดอและยดมนกบแนวทางปฏบตแบบเดมๆ - คนทไมมภาวะผน าของการเปลยนแปลง (changing leadership)

2. รฐบาลของอเมรกามหนวยงานแยกกระจายอยางมากมาย ท าให - ยากตอการน า lean ลงสการปฏบตไดอยางพรอมเพรยง

- ยงคงตองอาศยการทแตละหนวยยอยเหนความส าคญ - และผลกดนใหเกดการท า lean ในเฉพาะสวนกอน แลว ขยาย ออกไป

- ตองอาศยผทมหนาทรบผดชอบในระดบกลาง วางแผนการ น าสการปฏบตทชดเจน

3. หนวยงานของรฐบาลทสามารถท าลนไดส าเรจ อาศย - การวางเปาหมายทสามารถท าได โดยอาศยเครองมอลน ตางๆอยางจรงจง

- ตดตามผลการท างาน, feed back รวบรวม impact ทส าคญ

เรยนรจากการท า lean government ของอเมรกา

Lean เปลยนคณคา Value ของการใหบรการ

จากมมมองของ ผใชบรการ

ไมใชจาก ขาราชการ / เจาหนาท

Lean เปนการเปลยนแนวคด ปรชญาขององคกร

ของคนท างาน เปลยนวฒนธรรมการท างาน

Lean ใหหรอก าหนดคณคา (Value)โดยยดดวามตองการ ความคาดหวง ของ

ลกคาเปนสงส าคญ แตลกคาไมมความสามารถจะบอกความตองการ ไมมความร

พอทจะเลอก หรอใหความเหนตอการลกษณะการใหบรการได จะก าหนดคณคาโดย

ลกคา หรอ ประชาชนทมาใชบรการไดอยางไร

สงทผใชบรการตองการจากการหนวยงาน กทม. ตองการไดรบขอมล บรการ อยางรวดเรว ถกตอง

ดวยวธการทไดผลดทสด ไดมาตรฐาน

ใหบรการตรงตามความตองการ เฉพาะปญหาทเกดขน เฉพาะตนอยางถกตอง อยาง

รวดเรว เหมาะสม โดยไมมการรอนานเกนไป มก าหนดระยะเวลาทชดเจน

มประสทธภาพ ไมมความสญเสย (Waste) ไมมความผดพลาด ประหยดท าใหเกด

ความปลอดภยตอตน ท งชวต และทรพยสน

ไดรบการดแลอยางเสมอภาค

ปจจยแหงความส าเรจ

วฒนธรรมองคกร

ความมงมนของผน าระดบสง นโยบาย

การถายทอดใหบคลากรมความร ความเขาใจเกยวกบแนวคดลน

ความรวมมอของบคลากร (Engagement , Empowerment)

การสอสารภายในองคกร

การสนบสนนจากผบรหาร – เวลา สถานท อปกรณ การอบรม

การตดตามจากผบรหาร การชนชม รางวลความส าเรจ

Toyota Culture 4P Model of the Toyota Way- Liker & Hoseus 2008

การแกไขปญหา ปรบปรงใหดข น และเรยนร

Problem Solving (Continuous improvement and Learning)

ค านงถงผเกยวของ (ศรทธา+เชอมน ทาทาย พฒนา)

People and Partners (Respect, Challenge and Grow

them)

กระบวนการ / ขนตอนการท างาน – ก าจดความสญเปลา

Process (Eliminate waste)

ปรชญาการท างาน Philosophy (Long – term Thinking)

Problem Solving

(Continuous improvement and

Learning)

People and Partners

(Respect, Challenge and Grow them)

Process

Eliminate waste

Philosophy

(Long – term Thinking)

ลกษณะของผบรหารของ Toyota Harvard Business Review, June 2008

พรอมทจะเรยนรและรบฟงจากผอน (Willingness to listen and learn from

others

กระตอรอรนในการท าใหเกดการเปลยนแปลงทดข นอยเสมอ (Enthusiasm

for constantly making improvements)

พรอมและเตมใจในการรวมทมท างาน (Comfort with working in teams)

for constantly making improvements)

มความสามารถและกลาตดสนใจในการแกไขปญหาอยางรวดเรว (Ability

to take action quickly to solve a problem)

สนใจทจะใหค าปรกษาแกผรวมงาน (interest in coaching other employees)

สภาพ ออนนอม (Modesty)

รและเหนปญหา – การแกไขปญหา • ผงกางปลา : Fish Bone Diagram • วเคราะหหาสาเหตราก : Root Cause Analysis –RCA • การวเคราะหความลมเหลวและผลกระทบ : Failure Mode Effect Analysis – FMEA • ท าไม 5 ครง : 5 Why • วางแผน-ท า-ตรวจสอบ-แกไข : Plan – Do – Check – Act (PDCA)

เหนประโยชนของเพอนมนษยเปนกจทหนง

ท าอยางไร บคลากรในกทม. หรอพวกเราทกคนทท างานจง

1. มองเหน Muda (Waste) ในกระบวนการท างานอยางแจมชด

2. ตระหนกในความสญเปลาและ

3. เกดความตองการอยางลกซง ในการพยายามลดหรอก าจด

Muda ดวยวธการตาง ๆ ทกวธ อยางเอาจรงเอาจงทก ๆ วน

ตลอดเวลา

เพอใหตนเองท ำงำนอยำงมคณคำ ภำคภมใจ มควำมสข สนกกบกำรท ำงำน และเพอประโยชนของผรบบรกำรทกคน

ปจจยความส าเรจของคณะแพทย มอ. สอดคลองกบโครงการพฒนาเดม เรองลดคน ลดงาน

ลดขนตอน ลดคาใชจาย

โครงการพฒนางาน คณะแพทยศาสตร (เรมครงแรก

สงหาคม 2535 คดโครงการ และน าเสนอโครงการ)

วตถประสงค เพอพฒนาขดความสามารถของหนวยงาน

เปนการเพมภาระงานจากงานปกต เชน การประสานงาน

การเพมผลผลต ประหยด หรอลดคาใชจายในการใช

ทรพยากร

LEAN

MANAGEMENT

Policy

Education Lean concept

and application in healthcare

VSM

Workshop

Implement

Lean Project through-middle managers heads

project Brainstorm

(senior leader , facilitator , project team) sharing and

learning , improvement

&modification of VSM , support

resources

Deployment VSM in unit

work

Learning (Lean clinic) multi session

follow – ups of each VSM result

and modification

Recognition & reward

Sharing

LEAN

CLINIC

LEAN1

LEAN2

LEAN3

LEAN4

ป ระบบผปวย

นอก

ระบบผปวยใน

งานสนบสนนทางการแพทย

งานสนบสนนท วไป

รวม

2552 42 36 40 59 177

2553 44 34 28 91 197

2554 23 16 20 40 99

รวม 109 86 88 190 473

จ านวนโครงการ Lean แบงตามลกษณะ การบรการของโรงพยาบาล

ท าอยางไรแนวคดลน จงจะเกดความยงยนหรอตอเนองในการพฒนาองคกร

ความไมตอเนองของ 5 ส & Lean

ผน าทกระดบ โดยเฉพาะผน าระดบสง

VSM จะเกยวของกบคนหลายคน หลายหนวยงาน ความรวมมอ

การสอสาร จงเปนปจจยส าคญยงทจะท าให Lean project ไดผล

ความส าเรจของลน ไมไดอยทรจก Lean Tools แตอยท

ทศนคต ความสามารถ ความอดทน พยายาม และความมงมนใน

การปรบใชใหไดจรงในงาน

Just in Time และ Jidoka ปรบใชไดอยางไรในองคกร / หนวยงานตางๆ

Jidoka (build in quality)

“make problems Visible”

• Automatic stops • Andon • Person – machine separation • Error proofing • In – station Quality control • Solve root cause of problems (5 Why?)

•Selection •Common Goals

•Ringi decision making •Cross - trained

People & Teamwork

Continuous Improvement

Waste Reduction

•Genchi Genbutsu •5 Why ‘s

•Eyes for Waste •Problem Solving

Just – In Time “Right part, right amount , Right time”

•Takt time planning •Continuous flow •Pull system •Quick changeover •Integrated logistics

Leveled Production (heijunka)

Stable and Standardized Processes

Visual Management

Toyota Way Philosophy

Ringi =collective decision making by circular document Genchi Genbutsu = go and see for yourself

Best Quality – Lowest Cost – Shortest Lead Time– Best Safety – High Morale Through Shortening the production flow by eliminating waste

The Toyota Production System

ความคดย งยนของแนวคดลนในองคกร

• ความสมดลระหวาง Customer Value , Worker

Value, Professional value , Organization Value

• จะ Motivate , inspire บคลากรอยางไร ?

• ท าอยางไรใหแนวคดลน เปนวถชวต (วฒนธรรม) ของการท างานในองคกร

Ju

st –

in

- T

ime

TOYOTA

•Single Piece Flow

•Pull Production

•Takt Time Production

•Aotonomation

•Built – In Quality

•Stopping at

Abnormalities

•Level Loading

•Sequencing

•Stability

TOYOTA Production System

People People People

Jid

ok

a

Heijunka

END