Ledelsespakke 5

TemaKlar til Cura

IndholdTema

• Klar til Cura- sidste ledelsespakken inden 13. maj- snart i mål med undervisning- markering af dagen

Aktuelt• Læringspakke 7• Før lukkeperiode • I lukkeperioden• Opgaver i Cura efter start den 13. maj• Udvidet Support frem til uge 27• CuraPlan• Auditering

Fakta• Find tidsplanen og de vigtigste datoer

og fakta.

Din rolle på vej mod Cura• Et bud på, hvad du lige nu bør have

fokus på som leder.

Klar til Cura – sidste ledelsespakke inden den 13. maj

Det er en stor glæde at sende dig Ledelsespakke 5 – den sidste ledelsespakke, inden vi den 13. maj byder velkommen til vores alles nye kollega, Cura.Nu her på falderebet får du nogle vigtige informationer om især lukkeperioden og tiden kort efter den 13. maj. Det er blandt andet informationer om support i begge perioder, men også om hvem, der håndterer hvilke opgaver. Vi er meget opmærksomme på de mange udfordringer de næste uger bringer for jer ledere og jeres medarbejdere og vi har især skærpet opmærksomhed på patientsikkerheden i lukkeperioden. Vi appellerer til jer, om at passe ekstra godt på jeres medarbejdere – også arbejdsmiljømæssigt – så vi alle kommer igennem lukkeperioden og opstartsfasen i god behold og med en nogenlunde ro i maven. Selve dagen den 13. maj giver vi jer ro til at få styr på jeres borgere og jeres dokumentation. Den 13. maj er nemlig en milepæl og ikke en målstreg. Derfor er det heller ikke her, vi lader champagnepropperne poppe eller klipper røde bånd. I stedet drysser vi lidt Cura-støv ud over jer og opfordrer jer egentlig til at markere dagen på en måde, som passer ind i jeres hverdag.

Vi er stadig klar i Cura projektorganisationen og ved cura-post til at hjælpe og besvare spørgsmål – også efter den 13. maj.

I uge 25 vil vi sende jer endnu en ledelsespakke med opsamling på hvordan det gik i ugerne før og efter den 13. maj.

Held og lykke med Cura Annette HedbergProjektchef

Tem

a

v

Tem

a Klar til Cura – snart i mål med undervisningCuraundervisningen er ved at være ved vejs ende. Godt 275 kurser er der blevet afviklet og mere 4000 medarbejdere har nu hilst på Cura.

Undervisningen er gået planmæssigt –dog med enkelte tekniskeudfordringer, men underviserne harmødt engagerede kursister ogmodtaget relevante spørgsmål tilsystem og arbejdsgange og ønsker tilCura fremadrettet.

- Tiden har været knap og der harværet meget, der skal læres på korttid, men det har været sjovt ogspændende at undervise i FællesSprog 3 og Cura.

Medarbejderne kan godt se, at mådenCura er opbygget på, giver mening iforhold til arbejdsgangene ude hosborgeren, fortæller Kai ThornvigNielsen, som er Cura-instruktør i FritValg.

Der har selvfølgelig også været ennaturlig skepsis og undren i forhold tildet, som ikke er muligt i Cura, mensom man kan i dag i Care, men efter athave haft Cura mellem hænderne inoget tid, opdager de fleste, at de vikan i Cura fremover måske er endnubedre.

Der er meget stor forskel på holdene– alle er jo forskellige og harforskellige tilgange, viden og måder atlære på, så hver undervisning har budtpå nye oplevelser og udfordringer.Det betyder jo også, at vi hver ganghar skullet tilpasse voresundervisning, så vi kunne bruge tid pådet, hvert enkelt hold havde størstbrug for.

Men ens for alle har været den glædeog stolthed man føler, når man kan se,at der pludselig går et lys op formedarbejderne – når de pludseligfanger, hvordan det hele hængersammen i FS3 og Cura – at det faktiskbliver meget lettere at arbejde i.

Et af mine mål for undervisningen harværet, at få medarbejderne til at tageja-hatten på; at have tillid til systemetog egne evner og være overbevist om,at de nok skal få det lært hen ad vejen,netop fordi det giver så god mening.Og det mener jeg helt sikkert, at vi erlykkedes med.

Ekstrakurser

Der har naturligvis været frafald pga. sygdom undervejs, så derfor er der oprettet ekstrakurser til disse medarbejdere samt til nyansatte og ferieafløsere.

Kurserne ligger i uge 19, 23 og 26 og I tilmelder blot jeres medarbejdere her i Cura kursuskataloget på KLIK.

v

Tem

a Klar til Cura – markering af dagenNu er det snart ved at være den 13. maj - en dag vi er mange, der har set frem til, så det skal vi selvfølgelig markere sammen!

De næste par uger, drysser vi derfor lidt Curastøv ud over forvaltningen. Alle arbejdspladser vil modtage Curagodteposer med Curameller, et par Curavand, en konCurance samt en bestillingsseddel, som I kan bruge, hvis I vil have mere vand.

Sæt ord på CuraIgennem de sidste mange måneder har vi hørt mange sjove CuraOrd og derfor har vi lavet konCurancen ”Sæt ord på Cura”. Så kom frisk Der er lækre Curakurve at vinde.

ForpremiereEn af dagene bliver Curafilmen sendt ud til alle som en kickstart på Cura. Filmen er direktør Jan Nielsens bidrag, når han sender Cura ”hjemmefra”. I over et år har vi bygget, puslet og gjort Cura klar til alle jer, der skal arbejde sammen med Cura i hverdagen. Vi kalder Cura for ”en god kollega”. Se hvorfor i filmen…

Akt

uelt

Øvelse gør mester

Derfor er det vigtigt at vi hjælper medarbejderne med at holde deres viden ved lige til den 13. maj.

Når medarbejderne er uddannede skal de sørge for at holde deres viden ved lige til den 13. maj.

Find ud af, hvordan I bedst kan holde gryden i kog hos jer – enten på fællesmøder, i grupper eller hver for sig.

• Brug materialet fra de andre læringspakker - både Cura og FSIII.Find gerne de gamle Kahoots, spil, øvelser, videoer mm. frem.

• Bliv ved med at øve og lege i Cura sandkasseI kan fortsætte med at lege og øve jer i Cura sandkasse - også efter den 13. maj.

Læringspakke

Læringspakke 7 udsendes torsdag i uge 18

I Læringspakke 7 samler vi op på de erfaringer, vi har gjort os i undervisningen og en masse praktiske ting, som bl.a.:

• opsætning af filtre i Cura• og brevskabeloner• Support, når vi går i luften med Cura. • CuraPlan• Hjælpemidler • og meget mere

7

Akt

uelt

Beredskabsplaner

Beredskabsplanerne, som udsendes ad flere omgange iløbet af de kommende dage, forklarer, hvordan vi kommerigennem den forestående lukkeperiode og hvordan voreskommunikation med de interne såvel som de eksternesamarbejdspartnere skal foregå.

Beredskabsplanerne indeholder de ændrede arbejdsgange for medicinhåndtering og de forskellige faggruppers skriftlige dokumentation i lukkeperioden.

Du vil modtage:

• Mail med beredskabsplaner fra Annette Hedberg tirsdag den 30. april

• Særskilt mail tirsdag den 30. april om procedurer for medicinhåndtering fra Kvalitets- og Innovationsenheden

• Særskilt mail om korrekt håndtering af papirjournal torsdag den 2. maj fra Annette Hedberg

• Mail med information om support under lukkeperioden torsdag den 2. maj fra Annette Hedberg.

Samtlige informationer vil være tilgængelige på Uddannelse Aalborg under mappen ‘Beredskabsplan under lukkeperioden’

Frozen Zone

For at sikre at alle nuværende medarbejderes rettigheder iCARE overføres korrekt til CURA, er der pr. 14. april lukketfor bestillinger af rettigheder til Care. Bestillingsskemaetpå KLIK vil snarligt blive erstattet af et bestillingsskema tilCURA.

Skemaet herunder viser den enkelte funktions opgaverinden lukkeperioden.

Skriv gerne til cura-post@aalborg.dk , hvis I har spørgsmåleller kommentarer til beredskabsplanen.

Før lukkeperioden starter den 3. maj kl. 8.00

Akt

uelt I lukkeperioden

Der er derfor gennemført en analyse og udarbejdet enrisikovurdering ud fra de tre risikopunkter;

• hvor sandsynligheden for, at der sker en fejl, er stor,• alvorligheden af en fejl er betragtelig og• muligheden for at opdage fejlen er lille.

De tre områder med højest risiko er, at:

• En praktiserende læge ikke ringer ind om en ændring –men alene opdaterer FMK.

• Der sker fejl ved brug af FMK online.• Der sker fejl ved håndtering af medicinændringer på papir.

På baggrund heraf er der derfor udarbejdet tydelige og enklearbejdsgange samt instrukser og tjeklister til brug i lukke-perioden. Dem finder I på Instrukser.dk og ligeledes underBeredskabsplan under lukkeperioden på Uddannelse Aalborg.

Support i lukkeperiode

Der oprettes et særligt hotline-nummer i lukkeperioden, hvor medarbejdere - når ikke superbrugere, ledere, gassere, IRP’ere eller Sygeplejen kan hjælpe - kan søge hjælp til:

• Spørgsmål om korrekt håndtering af sundhedsfaglig dokumentation på papir i lukkeperioden.

• Spørgsmål til korrekt håndtering af medicin på papir i lukkeperioden.

• Uforudsete situationer om håndtering af papirjournal, som ikke kan håndteres lokalt.

Nummeret er: 2068 7602 og det er kun aktivt i lukkeperioden fra fredag d. 3. maj til søndag d. 12. maj - begge dage inklusive.

Hotline er åben fra kl. 08.00-16.00.

Vi er meget opmærksomme på, at der under den forestående lukkeperiode er en forhøjet risiko for fejl i arbejdsgange – og det i særdeleshed i forbindelse med håndtering af medicinændringer frem til den 20. maj.

Akt

uelt Opgaver i Cura efter den 13. maj

Når vi starter Cura på vores PC’er og iPad den 13.maj er:

• Alle borgere og medarbejdere tilgængelige iCURA.

• Vitale data fra Care delvist overflyttet til CURA.Alle Care data vil være tilgængelige fra CURA viaArkivopslag på borger stamdata.

Det vi så skal i gang med er, at håndtere alle deinformationer om borgeren, som er noteret på papiri lukkeperioden.

Al journalføring, der er lavet på papir i perioden 3.-13. maj, scannes ind og vedhæftes på borgers CPR-nummer som en fil med navnet: Journal frautilgængelig periode. Det skal være klaret i løbet af5 hverdage fra Cura startdato – altså senest den 20.maj.

I dette skema kan du se, hvilke funktioner ogafdelinger, som er ansvarlige for hvad i periodenefter den 13. maj.

Akt

uelt Udvidet Support frem til uge 27

Når vi går i luften med Cura den 13. maj bliver det med et stærkthold klar ved telefonerne og tasterne til at hjælpe og yde supporttil dig og dine medarbejdere.

Alle hverdage fra 06.30 til 16.00 er der et hold af instruktører,IT-konsulenter, GASSERE og koordinatorer parat til at hjælpe alleigennem de første mange uger med Cura.

De håndterer de sager, der bliver oprettet i TopDesk og tagerimod de opkald, der kommer på IT-Supporten 9931 7979. Til athjælpe dem, er også en medarbejder fra Systematic, allemedarbejdere fra Cura projektorganisationen samt instruktørerog IRP’ere klar til at hjælpe ved spørgsmål omkring FS3-metoden,medicinhåndtering og meget andet.

Hjælp til selvhjælpMen før du ringer eller opretter sager på TopDesk er der flereting du selv kan gøre. Til at hjælpe har vi udarbejdet nogle ActionCards, som guider jer igennem, når der opstår problemer. Dissevil blive sendt ud til jer i ugerne op til den 13. maj. Derudoverkommer der en udførlig guide i den kommende Læringspakke tilhvad medarbejderne skal gøre, når de opretter en sag påTopDesk.

Support uden for telefon-tidenOrganisationen har ikke fremsat ønske om support udenfortelefontiden på hverdage mellem 06.30 og 16.00. Udenfortelefontiden planlægger funktionerne og afdelingerne selvsupport – det varetages af IRP’erne.

Akt

uelt CuraPlan

1. Sid sammen så vidt muligt i dageneomkring den 13. maj. På den måde kan Ihjælpe hinanden og sørge for at alle er med.

2. Vær opmærksom på, at det ofte tagerlængere tid end forventet at lægge detkonverterede data ind i grundplanen. Sørgfor at sætte nok tid af til det – at få opretteten optimal grundplan fra starten, sparer jerfor meget tid fremover.

3. Cura Plan Introvideoen og de øvrige E-læringsvideoer om CuraPlan kan med fordelses lige omkring den 13. maj. På den mådefår I hurtigt genopfrisket arbejdsgangen iCuraPlan. Alle videoer bliver tilgængelige påUddannelse Aalborg.

4. Planlæg evt. regelmæssige møder, hvor Idiskuterer udfordringer og deler viden medhinanden i den første tid efter den 13. maj.Hav evt. en parkeringsplads til spørgsmål på

hvert kontor og snak om dem til møderne.5. Brug din CuraPlan-superbruger og din IRP’er

til sparring og hvis du har spørgsmål elleroplever problemer. En oversigt over beggegrupper udsendes med den kommendelæringspakke og vil ligeledes væretilgængelig på Uddannelse Aalborg.

6. Print evt. ”Oversigten over funktioner” og”navigationssedler” ud og hæng dem op påopslagstavlen

Akt

uelt Auditering

Redskab til læring, udvikling og forbedring

Som en del af implementeringen af FS3 og Curagennemføres der audits (Pilottest) for at sættefokus på læring og udvikling af kvaliteten.

Det centrale i auditering er, at det er medarbejderneog lederne, som selv kigger ind i egen praksis meden nysgerrig og positiv tilgang samt enanerkendende og forbedringsorienteret tone. Auditsfaciliteres af sundhedsfaglige udviklingskonsulenterog Cura-instruktører, som sammen med Curaprojektorganisationen har udarbejdet en procesplan.

Fokuspunkter i disse audits:• Dokumenterer og arbejder medarbejderne efter

Fælles sprog III procesmodellen (Generiskprocesmodel)

• Opdaterer medarbejderne borgernes data vedhjælp af strukturerede og klassificerede data ellervia fritekst

• Dokumenterer medarbejderne korrekt i forhold tilden nye dokumentationsstandard – herunderopgaveoverdragelse og medicin.

Instruktørerne klædes på til at varetage Audits d. 21/5.

Der udføres audits fra d. 3/6 til 17/6 - en pr. område (Sygeplejen, Plejebolig, Frit Valg, Myndighed, Træning og de private leverandører)

Fakt

a

2017Systematic blev valgt som leverandør.

Foråret 2018Instruktører og lokale implementeringsteams blev udvalgt og klædt på til at undervise deres kolleger.

Efterår/vinter 2018Vi udvikler Cura Omsorg sammen med Systematic. Vi har fokus på at opbygge Cura efter vores arbejdsgangsbeskrivelser.Januar 2019 – marts 2019Vi udvikler uddannelsen til alle medarbejdere på baggrund af arbejdsgangsbeskrivelser og uddanner instruktører i Aalborg-modellen.

Tidsplan

13. maj 2019Vi tager Cura Omsorg i brug.

1

2

3

4

5

6

Marts 2019 – maj 2019Vi underviser alle medarbejdere, der skal bruge Cura Omsorg i ugerne 12 – 20 og flytter data.

Tjek

liste Din rolle som leder på vej mod Cura

Dit eget engagement smitter af på dine medarbejdere, og du hjælper dem godt igennem, når du:

Planlægger tid til at hver enkelt medarbejder får mulighed for at forberede sig grundigt til slutbrugerundervisningen med materialet fra læringspakke 5.

Skaber optimale rammer for læring og implementering.

Sikrer at IRP’erne har den fornødne tid til deres opgaver med Cura.

Skaber balance for dine medarbejdere mellem arbejdet med kerneopgaven og implementeringen af FSIII/CURA

Følger op på implementeringen og læringen hos den enkelte medarbejder.