leiding geven aan projecten commercie en subsidie
TRANSCRIPT
Leiding geven aan projecten
Commercie en subsidie
Wat gaan we doen
Les 3• Plannen van het project– Tijd en geld
• Voortgang monitoren– Earned Vallue– Slipchart
• Escalaties– Tijd, geld, meerwaarde, resultaat, kwaliteit, risico
Les 3
Start
Even terugkijken
• Het project, wat is het en wat doet het?• Projecten betekenen veelal ook investeringen• Projecten leveren meer risico’s• Projecten dienen kwaliteit op te leveren
Plannen maken
• Wat is het doel van een plan?- Beheersing van het project- Communicatie
• Door vast te leggen:- Wat- Hoe- Door wie- Wanneer (geschat)- Voor hoeveel (geschat) het product wordt geleverd
Wat is dus een plan?
Plan definitie:Een plan is een beschrijving hoe, wanneer en door wie een specifiek doel of set van doelen wordt behaald.
Deze doelen (targets) zijn:– De producten uit het project– Tijdslijnen– Kosten– Kwaliteit– Benefits
Stappen in een plan
Plan ontwerpenPlan ontwerpen
Producten definiërenen analyseren
Producten definiërenen analyseren
Activiteiten en afhankelijk-heden identificeren
Activiteiten en afhankelijk-heden identificeren
SchattenSchatten
Tijdschema makenTijdschema maken
Plan documenterenPlan documenteren
Risi
co’s
anal
yser
enRi
sico
’s an
alys
eren
Strategie van het plan
Product gericht plannen, met Product Breakdown Structure en Product Flow Diagram
Work Breakdown Structure
Delphi, Monte Carlo, Pert analyse
Gantt, Precedence Chart, Theory of constrains
Work Breakdown Structure
Pert Analyse
Elke taak in een PERT is gebaseerd op drie soorten inschattingen:– O = Optimistische inschatting– W = Waarschijnlijke inschatting– P = Pessimistische inschatting– De inschatting volgt uit de berekening: (O + 4W +
P)/6
Pert Analyse
PERT netwerk voor een project van zeven maanden met vijf mijlpalen (10–50) en zes activiteiten (A–F)
Schema maken
Begin A Eind
B C
Bepaal de afhankelijkheden van de uit te voeren activiteiten en plaats deze in een netwerk
PFD
WBS
Als X klaar dan start Y (finish-start)Als X start dan start Y ook (start-start)Als X klaar dan stop Y (finish-finish)Als X start stopt Y (start-finish)
VS VEDuur
LS LESpeling
VS Vroegst mogelijke startVE Vroegst mogelijke eindeLS Laatst mogelijke startLE Laatst mogelijke einde
Bepaal het Kritiek Pad in twee stappen
Voorwaartse gangVE-B = VS-B+Duur-BVS-C = CE-BVE-C = VS-C+Duur-CDoe dit van begin tot eind
Achterwaartse gangLE-C = LS-B van eindeLS-C = LE-C – Duur - C
LE-B = LS-CSpeling = VS - LS
Werk terug van eind tot begin
Kritieke pad = die activiteiten die geen speling hebben
Naam
Netwerk planning (precedence)
1. Bereken de totale doorlooptijd van het project.2. Welke activiteiten liggen op het kritieke pad?3. In welke week kan activiteit C op zijn vroegst starten?
Gantt chart
Theory of Constrains
Voortgang van je plan
• Tijdens uitvoeren van het project dient een projectmanager grip te houden op voortgang
• Kernvragen:– Waar sta ik nu– Hoeveel tijd en geld is er al ingezet– Hoeveel tijd en geld heb ik nog nodig– Klopt dit met mijn plan
Earned Vallue Analyse
• Earned Value Analyse – BCWP: Budgetted Cost Work Performend (=EV - Earned Value) – BCWS: Budgetted Cost Work Scheduled (PV)– ACWP: Actual Cost Work Performed (AC)– SV=BCWP-BCWS, variatie op het tijdschema – CV=BCWP-ACWP, variatie op het budget – ECAC= Totaal Budget * ACWP/BCWP, prognose eindbesteding
• SLIP Chart – Grafische weergave van de voortgang/prestatie t.o.v. de baseline
SlipchartEarned Vallue
Rekenen met Earned Vallue
1. Bereken het percentage afgerond werk van deelproject A bij een earned value van 72.
2. Bereken het percentage afgerond werk van het gehele project afgerond op één decimaal
EVA uitwerking• Deelproject Budget Gepland periode % Besteed EV • • A 120 80 60 (vr 1) 45 72 • • B 40 20 50 30 20 • • C 50 25 0 0 0 • • D 60 30 40 18 24 • • E 130 65 60 76 78 • • Totaal 400 220 48,5 (vr 2) 169 194
• Route: overal eerst de EV uitrekenen, deze is nodig om de rest te beantwoorden
• PC = EV / BAC * 100%
• 60 = (X / 120)*100%• 0,6 = X/120• 120 * 0,6 = X (=EV)
• oftewel, de EV = budget / 100 * percentage gereed
Einde planning en voortgang
• Plan stippelt de route uit• Verschillende plantechnieken• Voortgang ten opzichte van plan• Verschillende voortgang technieken
Wat als het niet gaat zoals gepland
• Identificeren van het probleem (issue)• Analyse van de gevolgen voor het project• Zoeken naar een passende oplossing, of
meerdere oplossingen• Naar hoger besluitniveau om de keuze te laten
maken (escalatie)
3 uitgangspunten
Wat ons overkomt– De afwijkingen die ons overkomen noemen we
een off-specification(kosten leverancier)
Wat we bewust aan willen passen– Dit zijn wijzigingsverzoeken
(kosten klant)
Algemene vraag of uiting van zorg
Issue- en wijzigingsprocedure
• Stel Issuetypevast
• Stel ernst enprioriteit vast
• Leg vast inregister
Leg vastLeg vast
• Onderzoekimpact opprojectdoelen,BusinessCase, Risico-profiel
• Check ernsten prioriteit
OnderzoekOnderzoek
• IdentificeerOpties
• EvalueerOpties
• Beveel Optiesaan
Beveel aanBeveel aan
• Escaleer bijoverschrijdenautoriteit
• Keur goed,wijs afof volgaanbevolenoptie
BeslisBeslis
• Voercorrigerendemaatregel uit
• Updateplannen enregisters
Voer uitVoer uit
Dagelijks logboek of Issue register / Issue rapport
Stuurgroep of Wijzigingsautoriteit
Issue- en wijzigingsprocedure
Minder kosten,
tijd, risico
Meer benefits
Etc.
Kosten, tijdsduur
van de optie
Risico(‘s)
van de optie
Behaald voordeel Impact van deimplementatie
Hoe strakker het plan
• Hoe lastiger sturen is• Hoe meer escalaties• Hoe beperkter de mogelijkheden van de PM
Hoe ga je hier mee om?
Toleranties op stuurassen
• Benefits (meerwaarde)• Risico’s• Scope (bereik)• Kwaliteit• Tijd• Geld
Einde Issue en wijzigingen
• 3 soorten issues• Zo snel als mogelijk actie• Grondige analyse en opties bieden• Besluit laten nemen door bevoegde persoon
Sturen van projecten
• Werkpakketten (delegeren, beheersen)– Werk uitgeven– Voortgang bewaken– Gereed werkpakket terugontvangen
• Voortgang bewaking (analyse, rapporteren)• Toleranties op stuurassen
Einde les 3
Voor de volgende les leren:• Boek:
Einde les 3