levende cijfers - academie voor cultuurmanagement...het lezen van het boek is een goede...
TRANSCRIPT
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
1
LEVENDE CIJFERS HET BEDRIJF ACHTER DE JAARREKENING
Ronald van Tol
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
2
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
3
In 1634 ontstond de tulpenrage. De prijs van één of twee tulpenbollen liep op tot een bedrag waarvoor
je in die tijd een heel grachtenpand kon kopen. Er ontstonden opties op de oogst: tulpen werden
gekocht voordat de oogst plaats vond. Op 3 februari 1637 kon door een handelaar aan een contract
niet meer worden voldaan en de handel stortte als een kaartenhuis in, mensen volledig berooid
achterlatend.
Foto: Edy van Tol
Versie 2.2
ISB 978-90-810709-2-8
NUR 800
Niets uit deze uitgave mag worden gekopieerd of op andere
wijze vermenigvuldigd zonder uitdrukkelijke toestemming
van de auteur.
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
4
1 Inhoudsopgave
1 Inhoudsopgave _______________________________________________________________ 4
2 Inleiding _____________________________________________________________________ 6
3 Blik op ondernemen ___________________________________________________________ 8
3.1 Conversie: De investeringscyclus _____________________________________________ 9
3.2 Balansen en winst- en verliesrekening ________________________________________ 11
3.3 Rapporteren over de investeringscyclus _______________________________________ 14
3.4 Transformatie ___________________________________________________________ 17
3.5 Primaire processen en waarde toevoegen _____________________________________ 19
3.6 Cijfers zijn een representatie van de werkelijkheid ______________________________ 21
3.7 Overeenkomsten: levering en betaling ________________________________________ 24
4 Starten, investeren en verdienen ________________________________________________ 25
4.1 De ZZP-er start ___________________________________________________________ 25
4.2 Investeren: Bezittingen kopen ______________________________________________ 28
4.3 Produceren en geld verdienen ______________________________________________ 31
4.4 Kosten maken en winst maken ______________________________________________ 35
4.5 Afschrijven ______________________________________________________________ 41
5 Investeren, financieren en aflossen ______________________________________________ 50
5.1 Rinus en de bank _________________________________________________________ 50
5.2 De koop van het pand _____________________________________________________ 52
5.3 Rinus en de inventaris _____________________________________________________ 54
5.4 De maand Maart van Rinus _________________________________________________ 56
5.4.1 Produceren _________________________________________________________ 56
5.4.2 Winst en cash _______________________________________________________ 58
5.4.3 Aflossen ____________________________________________________________ 60
6 Het risico van de vaste kosten ___________________________________________________ 63
6.1 Rinus adviseert in een pand ________________________________________________ 63
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
5
6.2 Vaste en variabele kosten __________________________________________________ 66
6.3 Break even ______________________________________________________________ 68
6.4 Het belang van break even _________________________________________________ 70
6.5 Vraagstukken met een break even karakter ____________________________________ 72
6.6 Het managen van het break even punt ________________________________________ 74
6.6.1 De vaste kosten veranderen ____________________________________________ 74
6.6.2 De brutomarge veranderen _____________________________________________ 76
6.6.3 Manoeuvreren met de kosten___________________________________________ 79
6.7 Het gaat natuurlijk wel om de winst. _________________________________________ 83
6.7.1 Break even en “cost volume profit” ______________________________________ 83
6.7.2 Terug naar Rinus _____________________________________________________ 83
6.7.3 De druk van een pand _________________________________________________ 86
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
6
2 Inleiding
Dit boek is bedoeld om u, de cursist van een training Levende Cijfers, in te leiden in begrippen die in
financieel management en boekhouden voorkomen. Als uitgangspunt is gekozen de werking van een
onderneming en niet de financiële vastlegging en rapportage. Dit laatste is meer algemeen het
uitgangspunt van teksten op dit gebied. De keuze voor een ander uitgangspunt is gemaakt omdat het
boek bedoeld is voor medewerkers in een onderneming, die zich vooral richten op de productie van
diensten en producten.
Een tweede uitgangspunt is dat er aansluiting is gezocht met de meest herkenbare situatie: die van de
ZZP-er. Cursisten zijn soms ZZP-er, maar wanneer iemand als medewerker verbonden is aan een
organisatie blijft de situatie die we hier schetsen nog steeds herkenbaar. Aan de andere kant de winst
en verliesrekening van een ZZP-er is wezenlijk niet anders dan die van een beursgenoteerd fonds.
Uiteraard in detail wel en de tot stand koming van cijfers is wel aanzienlijk complexer, maar in deze
context is dat niet of nauwelijks relevant.
Het boek richt zich erop dat begrip ontstaat van de financiële taal en daarmee niet alleen van de
gebruikte termen, de vocabulaire, maar juist ook van de basale verbanden, de grammatica. Hiermee
kunnen zinnen worden gemaakt: verschillende management termen en financiële termen kunnen
zodanig met elkaar in verband worden gebracht dat een beeld en betekenis ontstaat. Het niveau blijft
overigens beperkt tot de meest belangrijke beelden en de grote lijnen. Het gaat niet om finesses,
complexe financiële instrumenten en ingewikkelde constructies. Om in termen van taal te blijven: u
leert niet hoe een roman te schrijven, maar wel hoe u een brief kunt schrijven aan een kennis.
Het lezen van het boek is een goede voorbereiding op de training Levende Cijfers. Het scherpt de
kennis aan die u reeds heeft. Daarnaast geeft het de mogelijkheid uw vragen concreet te maken,
waardoor u in de training een beter antwoord kunt verwachten. Het boek is dus een onderdeel van de
training Levende Cijfers.
De training is zodanig opgezet dat deze voortbouwt op de stof die in deze boek wordt aangereikt. De
training is ervoor bedoeld u te laten oefenen met het verkrijgen van inzicht in de stof. De training is
ook zodanig toegankelijk dat er gelegenheid is tot het stellen van al uw vragen. Het resultaat moet zijn
dat u het door u gewenste, basale begrip van financieel management mee naar huis neemt.
Het boek is als volgt opgebouwd: in hoofdstuk 3 treft u uitgangspunten aan van financieel management
en ondernemen. We lichten toe wat deze zijn en hoe ze hun weg hebben gevonden in de financiële en
ondernemerspraktijk. Hier gebruiken we de term ondernemen. Deze is zo ruim bedoeld dat elke
organisatie die waarde toevoegt hieronder valt. De principes zijn van toepassing op zowel organisaties
die een winstoogmerk hebben als op organisaties die dit oogmerk niet hebben, de zogenaamde 'not
for profit' organisaties. Hoofdstuk 3 is in vergelijking met taal een hoofdstuk over grammatica met
enkele voorbeeldzinnen.
Hoofdstuk 4 is de toepassing van deze grammatica. Ik laat in dit hoofdstuk zien welke
bedrijfshandelingen van toepassing zijn en welke financiële regels dan worden gevolgd. Dit aan de
hand van een voorbeeld dat waarschijnlijk dicht bij de lezer ligt: een ZZP-er die zijn diensten levert en
geld verdient en zelfs investeert om zijn geld te kunnen verdienen. De ZZP-er is Rinus en Rinus is
organisatiekundige en adviseur. In hoofdstuk 4 laat ik zien hoe het operationele werk van Rinus in de
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
7
jaarrekening terecht komt en hoe je daarmee die jaarrekening kunt lezen. Je begint verbanden te zien
en dat is het eerste gewin.
In hoofdstuk 5 gaan we een stapje verder en laten we Rinus een pand kopen om vandaar uit te gaan
adviseren. Rinus heeft daar geen geld voor, maar wel het vermogen om dat in de toekomst te gaan
verdienen. Hij stapt naar de bank en die leent hem geld om zijn pand te financieren. In dit hoofdstuk
zie je effect daarvan op de jaarrekening en ook op de eisen die nu aan het werk van Rinus worden
gesteld. Een pand kopen is niet vrijblijvend.
In hoofdstuk 6 ga ik daar dieper op in door uitleg te geven over het idee van vaste en variabele kosten.
In veel boeken wordt dat technische uitgelegd en zo ook hier. Maar, wat ik er aan toevoeg is de notie
dat het idee van vaste kosten in zeer veel management beslissingen terug komt. Iedere keer dat je
besluit een impuls te geven in je onderneming speelt dit idee van vaste kosten en variabele kosten.
Belangrijker: Door je vaste kosten te veranderen verander je je eisen die worden gesteld aan de omzet.
Elke uitgave moet een doel hebben. Dat is het belang van de notie van vaste en variabele kosten.
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
8
3 Blik op ondernemen
Dit hoofdstuk behandelt een aantal uitgangspunten dat belangrijk is in een onderneming. Als je naar
een onderneming kijkt zie je voor elke onderneming hetzelfde patroon terug. Je investeert, produceert
en daarmee maak je producten die iemand wil hebben. Ook betreft het altijd de omwisseling van geld
naar goederen en dan weer terug naar geld. Die twee principes liggen ten grondslag aan een
onderneming en aan de boekhouding. De boekhouding volgt de stroom in de onderneming.
Conversie
Zo is daar het principe 'conversie', ook wel aangeduid als 'Geld-Goederen-Geld' of met de Duitse term
'Geld-Ware-Geld': het omzetten van geld in producten en diensten en via verkoop en betaling ervan
weer in geld. In hoofdstuk 3.1 is dit uitgewerkt naar deze cyclus: investeren in bijvoorbeeld machines,
waarmee productie kan worden gedraaid. Het geproduceerde wordt verkocht. Betaling ervan leidt tot
geld dat verdiend wordt. Na verloop van tijd is de machine verouderd en moet deze worden vervangen.
Dit leidt tot nieuwe investeringen en begint de cyclus opnieuw.
Transformeren
Een ander principe is 'transformeren': het toevoegen van waarde door een onderneming. Door
productie via machines of menskracht wordt een ingekocht goed veranderd (getransformeerd) in een
eindproduct. Het krijgt daarmee een andere waarde. Dit transformeren wordt met name verwoord in
de winst- en verliesrekening, ook wel resultatenrekening genoemd. Uit deze opstelling van cijfers valt
te lezen hoe er is geproduceerd, hoeveel dit heeft gekost en hoeveel winst dit heeft opgeleverd. In
hoofdstuk 3.3 wordt dit concept uitgelegd en in hoofdstuk 3.4 vindt u de detaillering. In 3.5 wordt het
verband gelegd tussen de winst en verliesrekening en de processen in een onderneming, de
activiteiten die uiteindelijk zorgen voor de producten en diensten die worden geleverd.
Transacties
Cijfers geven de werkelijkheid vanuit financieel perspectief weer. Gebeurtenissen zijn,
boekhoudkundig gezien, transacties die in de boekhouding worden geregistreerd. Door de
samenvatting van de boekhouding te lezen (de winst- en verliesrekening en de balans) lees je wat er
in de onderneming is gebeurd: de gebeurtenissen die tot prestaties hebben geleid en de geldstroom
in gang hebben gezet. U leest hierover in hoofdstuk 3.2
Hoofdstuk 3.6 is een uiteenzetting over de verhouding tussen een winst- en verliesrekening en een
balans. Ofwel hoe prestaties leiden tot een financiële positie. Deze basisafspraak, want dat is het, is
noodzakelijke kennis om een onderneming te begrijpen.
Na bestudering van hoofdstuk 3 heb je als lezer de basis voor het begrijpen van de werking van een
onderneming, de basis die wordt gebruikt voor de boekhouding en financiële analyse.
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
9
3.1 Conversie: De investeringscyclus
Cyclus
Met de investeringscyclus wordt het principe 'Geld-Goederen-Geld' bedoeld, ofwel het omzetten van
geld in productiegoederen (machines) waarmee producten of diensten worden gemaakt die worden
verkocht waardoor weer geld wordt ontvangen. Met dit geld kan weer worden geïnvesteerd, kunnen
weer productiegoederen worden aangeschaft. Hiermee is de cyclus rond. Dit abstracte en algemene
principe ligt ten grondslag aan de opzet van de structuur van de winst- en verliesrekening en de balans;
de overzichten van de jaarrekening en boekhouding
waarmee wij het als management moeten doen. Vanuit
financieel oogpunt dan.
Men gaat uit van het idee dat eerst wordt geïnvesteerd. Er
worden machines, panden, apparatuur en grondstoffen
aangeschaft. De machines e.d. worden geleverd tegen
betaling (Geld - Goederen). Met de gekochte apparatuur,
panden, machines en grondstoffen worden producten en
diensten gemaakt (Goederen - Goederen). Deze producten
en diensten worden verkocht aan klanten (Goederen - Geld).
Een aantal voorbeelden
De groenteboer schaft een winkelinventaris aan (toonbank, kassa, schappen, koelruimte) en fruit en
groente in bulk en ruime sortering. Hij betaalt de respectievelijke leveranciers (Geld - Goederen). De
winkel gaat open en er stromen klanten binnen. Hij verkoopt zijn fruit en groente volgens de door de
klanten gewenste soort en hoeveelheid en de klanten betalen voor hun groente en fruit (Goederen-
Geld).
Een drukkerij koopt een pand, een drukpers en computers. Verder koopt de drukker papier en inkt. De
drukker betaalt de diverse leveranciers (Geld-Goederen). Klanten leveren teksten voor bijvoorbeeld
een brochure aan. De drukker zet de drukpers aan en produceert de brochure (Goederen-Goederen).
Hij levert de brochures aan de klant en deze betaalt (Goederen-Geld).
Een arts heeft een praktijk in een wijk. Hij heeft een pand gehuurd en apparatuur aangeschaft. Hij
betaalt de leverancier van de apparatuur en betaalt iedere maand de huur voor het pand (Geld-
Goederen). Er komen patiënten met gezondheidsklachten, de arts stelt een diagnose, bijvoorbeeld een
te hoge bloeddruk met behulp van de bloeddrukmeter (Goederen-Goederen). Hij stuurt zijn declaratie
naar de zorgverzekeraar en die betaalt de arts voor zijn dienst (Goederen-Geld).
Een politieorganisatie schaft panden aan, auto’s, gevechtstenues, wapens en huurt mensen in om de
politieagenten en de mobiele eenheid op te leiden. Zij betaalt de leveranciers (Geld-Goederen). De
politie rukt uit en produceert rust in de wijk of bij het stadion. De politieorganisatie krijgt daarvoor van
Binnenlandse Zaken budget en de bijbehorende betaling (Goederen-Geld). Overigens krijgt
Binnenlandse Zaken dat budget via het Ministerie van Financiën, dat daartoe belasting heft bij de
burgers. Dus uiteindelijk is het de klant die betaalt.
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
10
Kennis?
Wat lastiger te begrijpen is de investering in kennis. Kennis is geen sinaasappel, brochure of diagnose,
het is geen fysiek goed, kennis is abstract. In de financiële wereld wordt dat een immaterieel goed
genoemd. Fysieke goederen worden materiële goederen genoemd. Stel, een adviesbureau laat zijn
adviseurs een financiële training volgen en betaalt de trainer (Geld - (immateriële) Goederen). Door
deze training kunnen de betreffende adviseurs een beter advies geven ((immateriële) Goederen -
Goederen). Het uurtarief voor deze adviseurs gaat dan ook omhoog. De klant krijgt het verbeterde
advies en betaalt daarvoor het hogere uurtarief (Goederen - Geld).
In de boekhouding willen we de route van Geld - Goederen - Geld kunnen volgen. Als we geld uitgeven
willen we weten of en hoe het terugkomt. Als er meer geld uitgaat dan er binnenkomt zal er al snel
een tekort zijn. Er zal dan niet meer ingekocht of geïnvesteerd kunnen worden waardoor er ook niet
meer geproduceerd kan worden.
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
11
3.2 Balansen en winst- en verliesrekening
De hiervoor beschreven cyclus wordt geregistreerd in de boekhouding en door middel van twee
rapporten gepresenteerd aan een geïnteresseerde lezer, bijvoorbeeld een manager. Deze rapporten
zijn enerzijds een balans en anderzijds een winst- en verliesrekening. Hieronder volgt in het kort een
typering van een balans en een winst- en verliesrekening.
Hoe rijk ben je?
Een balans en een winst- en verliesrekening hangen altijd met elkaar samen. Een balans vertelt je hoe
rijk je bent op een bepaald moment en een winst- en verliesrekening vertelt je of je in een bepaalde
periode wel of niet rijker bent geworden. Een periode ligt altijd tussen een begin en een einde. Het
begin wordt gemarkeerd met een beginpositie en die is weergegeven met een balans, de beginbalans.
Het eind van de periode wordt aangeduid met weer een positie, vermeld op de eindbalans.
Tussenliggend is er een periode, waarin geproduceerd wordt. Dat produceren wordt vermeld op de
winst en verliesrekening, die ook wel wordt aangeduid als de resultatenrekening. Het idee hierachter
is dat je je rijkdom (positie) inzet en hard werkt (periode) aan producten die klanten willen hebben om
rijker (positie) te worden.
In het schema is het verband tussen
balans en winst en verlies rekening
nog eens samengevat. De balans geeft
een positie weer: Hoe rijk ben ik? Een
balans vertelt je dat. In de periode
erna ontplooi je activiteiten (ga je aan
het werk) en word je door je werken
rijker, want mensen hebben daar geld
voor over. Wat ze er voor over hebben
en wat jij daar voor moet inkopen
staat op de winst en verlies rekening. De periode van werken eindigt wanneer je opnieuw de stand van
zaken opmaakt en een eindbalans maakt. Die balans vertelt he rijk je op dat tijdstip bent. Hoeveel rijker
geworden bent geworden is het verschil tussen de begin en de eindbalans en dat is hetzelfde als wat
je over gehouden hebt aan je harde werken.
Een balans vertelt je hoe rijk je bent. Rijkdom is in dit verband het verschil tussen wat je hebt aan geld
en spullen aan de ene kant. Aan de andere kant kun je spullen hebben waarvoor je geleend hebt. Je
rijkdo is het verschil daartussen. Ofwel de spullen die je van je eigen geld gekocht hebt en het geld dat
je nog niet hebt uit gegeven.
De balans heeft de volgende vorm:
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
12
Twee rijen opsommingen
De balans bestaat uit twee rijen opsommingen. De ene opsomming betreft de bezittingen, alles wat
we kunnen inzetten om te produceren. Dat noemen we ook wel de activa, dat betekent ‘dat wat
werkzaam is’. Deze opsomming zetten we aan de linkerzijde, die we de debetzijde noemen.
De andere opsomming betreft de financieringsbronnen (leningen), die noemen we ook wel de passiva.
Deze opsomming zetten we aan de rechterzijde, die we de creditzijde noemen. De
financieringsbronnen worden onderverdeeld in 'eigen vermogen', dat wat wij zelf hebben betaald, en
'vreemd vermogen', dat wat door anderen is gefinancierd.
Met het kennen van de financieringsbron weten wij welk deel van de bezittingen door onszelf is
gefinancierd en welk deel door anderen. Hoe groter het deel dat door onszelf is gefinancierd, hoe rijker
we zijn. Zie de verschillen hieronder:
De linker balans laat zien dat iemand een auto bezit, die van hemzelf is. De rechter balans laat zien dat
iemand een auto bezit en dat hij of zij daarvoor een lening heeft gekregen, in dit geval van vader. De
persoon van de linker balans is financieel rijker. Uiteraard komen gemengde vormen voor.
Bijvoorbeeld als een deel van de auto door hem of haar zelf is gefinancierd en een deel door een ander.
Aan de rechterzijde van de balans staan dan twee posten: eigen vermogen en de lening van Pa. De
officiële term voor de lening van Pa en voor elke lening is 'vreemd vermogen'.
Winst en verliesrekening
Naast de balans is er de winst- en verliesrekening, ook wel resultatenrekening genoemd. De
resultatenrekening heeft geen linker- of rechterkant. Het is een kolom met getallen. Bovenaan geven
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
13
we de opbrengsten weer en daaronder de kosten die we hebben gemaakt om te kunnen produceren.
De vorm van een resultatenrekening is als volgt:
De opbrengsten komen voort uit producten, die we hebben gemaakt en verkocht. De kosten betreffen
alle uitgaven die we hebben gedaan om de producten te kunnen maken. We hebben grondstoffen
gekocht en we hebben personeel om mee te werken bij de productie.
Stel iemand heeft aan het begin een balans die er zo uit ziet:
En een winst en verliesrekening die er zo uit ziet:
Dan ziet de balans na die periode er zo uit:
De winst die met het harde werken is gemaakt (winst en verliesrekening) wordt toegevoegd aan het eigen vermogen. Dat is gegroeid met € 600. Die winst is aanwezig in de vorm van geld op de bank. Om die reden is die post Bank € 600 verschenen. Voor deze periode van noeste arbeid was er geen saldo op de bank.
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
14
3.3 Rapporteren over de investeringscyclus
De investeringscyclus wordt weergegeven door gebruik te maken van balans en resultatenrekening.
Dat gebeurt als volgt.
Geld wordt goed
Laten we ervan uitgaan dat een ondernemer een flinke som geld heeft. Hij schaft voor € 1.000 een
productiemiddel aan: Geld wordt Goed. Een productiemiddel is een bezitting. Dus komt aan de
linkerzijde op de balans te staan dat dit productiemiddel is aangeschaft. We geven het specifieke
productiemiddel weer en de waarde ervan, de prijs die we ervoor hebben betaald. Dit is het gedeelte
'Goed'. Omdat we het productiemiddel hebben betaald is het saldo op onze bankrekening en dus onze
bezitting Bank met € 1.000 verminderd. Dit is het gedeelte 'Geld'. Geld is dus Goed geworden en op de
balans ziet dat er zo uit:
Het banksaldo wordt minder en er komt een bezitting op de balans bij.
De ondernemer heeft de machine aangezet, want het is de bedoeling dat het productiemiddel gaat
produceren (actief wordt). Hij koopt ook nog enkele grondstoffen en betaalt deze. Ook hier: Geld
wordt Goed. Met de grondstoffen en de machine worden eindproducten gemaakt. Deze
eindproducten zijn vervolgens verkocht en geleverd aan een klant. Deze activiteiten kunnen we als
volgt in de winst- en verliesrekening vinden:
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
15
Van grondstof tot eindproduct
Bovenaan staat wat de producten hebben opgeleverd en daar worden de kosten van afgetrokken die
zijn gemaakt om de producten te maken. Goederen (de kosten) worden andere Goederen (de
eindproducten die zijn verkocht). Hoe dit precies werkt wordt later in dit boek toegelicht. Belangrijk
nu is te weten dat er voor het produceren in een onderneming een apart overzicht is: de winst- en
verliesrekening of resultatenrekening.
Goederen worden geld
Tot zover hebben we dan alleen een overzicht van de kosten die we hebben gemaakt om te produceren
en wat dat produceren heeft opgebracht. De betaling ervan hebben we nog niet opgetekend. De
betaling van kosten en opbrengsten gaat via onze betaalrekening bij de bank. Ons banksaldo wordt
daardoor minder (betalen van kosten) of meer (ontvangen van opbrengsten). Dit banksaldo staat weer
op de balans. In onderstaand schema ziet dat er zo uit:
N.B. We laten hier alleen de veranderingen zien. De machine verandert niet en staat hier dus niet vermeld.
De ontvangen betalingen verhogen ons banksaldo en de gedane betalingen voor grondstoffen verlagen
het banksaldo. Voor veel mensen vergelijkbaar met het betaald krijgen van het salaris, wat het
banksaldo verhoogt en het uitgeven van geld aan bijvoorbeeld boodschappen, wat het banksaldo
(helaas) verlaagt. Bij ontvangsten gaan Goederen weer over in Geld. En er is maar één plaats waar
betalingen plaats vinden: op de balans, aan de debetzijde, activum Bank (of activum Kas bij winkels).
Op dit activum Bank staat precies wat er op je rekening bij de bank gebeurt. Het is er een spiegel van.
We zullen later zien hoe dat kan.
Populair
In wat meer populaire taal kun je dit proces als volgt lezen:
Op je rekeningafschrift van je rekening-courant zie je dat er een aanzienlijk bedrag op staat. Je bedenkt
een aardige business (manier om geld te verdienen) en je schaft met dat geld een machine aan. Je
betaalt de rekening van de leverancier. De machine wordt binnengereden in de schuur achter je huis
en geïnstalleerd. Geld is Goed geworden. De stekker wordt in het stopcontact gestoken en verder
gebeurt er (nog) niets. Dit is balans…
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
16
Maar dan: je zet de hoofdschakelaar aan en het controlelampje licht op. De machine is in werking. Hij
verbruikt stroom, er wordt olie toegevoegd, brandstof en… grondstoffen. Het apparaat staat aan en
WERKT! Dit is winst- en verliesrekening…
Voorlopig dan alleen kosten. Nu komt er een klant. Hij wil je producten hebben. Hij koopt, jij laat de
machine draaien en produceert de producten. De klant komt de producten ophalen en wil ze
afrekenen. De producten zijn bijna in zijn auto, de factuur heeft hij ingeklemd tussen hand en
producten. Dit is winst- en verliesrekening…
Vervolgens: de klant accepteert de producten en betaalt de factuur. Jij ontvangt het geld en zet de
doos met producten in de auto van de klant. De klant stapt in en rijdt weg. Er heeft overdracht
plaatsgevonden: bezittingen zijn van de één naar de ander gegaan. Van jou uit goederen naar de klant
en van de klant uit geld naar jou. Dit is balans… En Goederen zijn weer Geld geworden.
Dit is de conversiefunctie van een onderneming: Geld wordt aangewend en daarmee productief
gemaakt. Dit levert een ander product (eindproduct) op dat wordt verkocht, geleverd en betaald.
Daarmee is het weer geld. De conversiefunctie weerspiegelt zich in de balans en de winst- en
verliesrekening.
In bovenstaand overzicht: je hebt geld en zet dat om in een productiemiddel (1). Met dat
productiemiddel, een grondstof en wat arbeid maak je een ander product (2). Dat verkoop je, daarvoor
krijg je geld (3) en betaal je je eigen kosten (4). Geld - Goederen - Geld. Met het geld dat je overhoudt
kun je weer een productiemiddel kopen en dan zijn we weer bij (1). Deze cyclus is wat we in de
boekhouding willen vastleggen. Over deze cyclus willen managers worden gerapporteerd want deze
cyclus moeten ze aansturen, ‘managen’.
Deze cyclus is ook een grondvorm van begrip. Alle andere begrippen in de boekhouding en veel
begrippen in de bedrijfseconomie zijn hier van afgeleid. Kom je in een situatie waarin je zaken niet
begrijpt dan kun je terugvallen op dit begrip. Lost dat je vraagstuk niet op dan kun je nog terugvallen
op het begrip dat hierna aan de orde komt: transformeren of in gewoon Nederlands: iets maken.
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
17
3.4 Transformatie
Transformatie, product, missie
Een andere manier van kijken naar een onderneming is het beschouwen van de transformatiefunctie.
In de economie en op een hoog abstractieniveau wordt een onderneming beschouwd als een eenheid
(entiteit), waar producten en diensten worden ingevoerd en waar andere producten en diensten weer
uitkomen. Het verschil tussen inkomende en uitgaande goederen en diensten noemt de econoom de
transformatie. Zeg maar, de functie ofwel de missie van de onderneming. Zo koopt een aannemer
hout, stenen, beton en dergelijke in en levert hij een huis op. Een drukker koopt papier, inkt en lijm in
en levert boeken aan de uitgever. Een kok gaat ’s ochtends naar de markt en koopt ingrediënten; ’s
avonds serveert hij zijn gasten een driegangen menu. Een kunstschilder koopt een doek, verf en
penselen en levert een schilderij af. De huisschilder koopt schuurpapier, verf en kwasten en levert een
geschilderd kozijn.
In schema komt deze functie op het volgende neer:
Met het in werking zijn van de transformatie functie worden ingekochte producten en diensten dus
verbeterd en veranderd. Dit impliceert in elk geval arbeid en vaak ook het combineren van goederen
(assembleren). Het feit dat men combineert en verwerkt zorgt ervoor dat een bepaald ingekocht goed
meer waarde krijgt. Dit financiële perspectief ziet er zeer vergelijkbaar uit:
Daar waar je het in procesmatige zin hebt over input is dat in financieel opzicht inkoop. Zo staat
transformatie voor het toevoegen van waarde en output voor omzet, een andere term voor
opbrengsten.
Zelfs het product appelen dat de groenteboer in bulk inkoopt en alleen maar portioneert en per
individuele klant, bijvoorbeeld een huisman, verkoopt, is meer waard geworden door toedoen van de
groenteboer: hij zit om de hoek, geeft je de keuze uit verschillende soorten en in ‘behapbare’ porties.
Jij hoeft dus niet naar de verder gelegen veiling te rijden, waar je slechts één soort aan kan schaffen
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
18
en dan ook nog in veilinghoeveelheden. Waarvan de consequentie (waarde) zou zijn dat je de appelen
niet kwijt kunt, nog voor jaren appeljam, -moes, -azijn en -cider eet en drinkt en de rest ligt weg te
rotten.
Winst en verliesrekening
Dit transformatieproces wordt in de winst- en verliesrekening weergegeven. Zoals we al zagen is de
winst- en verliesrekening een lijst van opbrengsten en daaronder alle kosten. Die kosten worden
gemaakt om de opbrengsten te verkrijgen: de output te genereren. Je kunt dus zeggen dat de winst-
en verliesrekening een opstelling is waarin de output wordt verdeeld over de input, de grondstoffen
en de kosten die worden gemaakt om de input te transformeren naar de output. Vandaar dat in de
winst- en verliesrekening van de groenteboer eerst het verkochte fruit en de groente worden vermeld
(opbrengst/omzet of output). Daaronder staat het ingekochte fruit en de groente vermeld (inkoop of
input). Daarna weer zien we de kosten van personeel dat portioneert en inpakt, de energiekosten om
het fruit en de groente te koelen, de autokosten om het te halen en de huur van de ruimte waarin het
wordt verkocht (transformatie of toegevoegde waarde). Zie het schema.
Transformatiefuncties verschillen per organisatie. Elke organisatie heeft een andere winst- en
verliesrekening. De principes zijn hetzelfde, maar de uitwerking verschilt al naar gelang de wijze
waarop goederen worden geproduceerd (of grondstoffen getransformeerd). Aan de winst- en
verliesrekening is de organisatie dan ook herkenbaar.
Bij de groenteboer wordt een groot deel van de kosten bepaald door de inkoopkosten van groente
en fruit. Bij een bloemenzaak betreft zo'n 50% van de kosten de inkoop van bloemen. Dit soort
bedrijven zijn handelsbedrijven.
Bij productiebedrijven zoals bijvoorbeeld een staalfabriek of drukkerij zijn de inkoopkosten
aanzienlijk lager maar zijn de kosten van arbeid en/of machines weer relatief hoger.
En dan zijn er nog kennisintensieve bedrijven. De kosten van deze bedrijven zijn voornamelijk
kosten van ingekochte kennis, dus opleidingen en personeel. Grondstoffen zijn er nauwelijks, want
deze bedrijven leveren bijna alleen maar diensten.
Andersom geredeneerd: Aan de Winst en verliesrekening kun je het type bedrijf herkennen.
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
19
3.5 Primaire processen en waarde toevoegen
In paragraaf 3.4 hebben we gezien dat de transformatiefunctie gerepresenteerd wordt in de winst- en
verliesrekening via opbrengsten en via kosten. Ook hebben we geconstateerd dat de winst- en
verliesrekening specifiek is voor een organisatie, afhankelijk van de wijze waarop de transformatie (van
inkoop naar verkoop, van input naar output) wordt vormgegeven. De transformatie door een
organisatie loopt via processen. Door processen wordt input verwerkt tot output. Processen zijn door
mensen of bedrijfsmiddelen uitgevoerde activiteiten. Organiseren betreft het afstemmen van de
processen en het besturen van die afstemming.
Primaire en ondersteunende processen
Processen kunnen worden onderscheiden naar primaire en ondersteunende processen. In het
primaire proces worden activiteiten ontplooid die te maken hebben met inkoop grondstoffen,
productie van goederen en verkoop van eindproducten. Ondersteunende processen zijn alle andere
processen die dienstbaar zijn aan een primair proces. Voorbeelden hiervan zijn administratieve
processen, informatievoorziening, financiële processen (financiering van investeringen bijvoorbeeld)
en technische processen (bijvoorbeeld aanschaf en onderhoud van machines).
Vergelijk je nu het financiële perspectief met het proces perspectief, dan zie je dat vanuit het financiële
perspectief de nadruk ligt op in- en verkoop enerzijds en transformatie anderzijds. Dit perspectief
stamt nog uit de tijd dat er voornamelijk producten werden geproduceerd. De meeste bedrijven
kochten grondstoffen in en verkochten producten. In het bovenste gedeelte van de winst- en
verliesrekening is dan ook het verschil tussen inkoop en verkoop te zien. Het onderste gedeelte van de
winst- en verliesrekening representeert dan ook de kosten die de transformatie teweeg brengt. Het
totaal van processen dat de ingekochte goederen laat veranderen en de output vormt. In het
perspectief van processen worden de primaire productieprocessen en gedeeltelijk de ondersteunende
processen bij elkaar genomen. Het zou voor de analyse beter zijn om de primaire inkoop, verkoop en
productieprocessen onderling te scheiden en daarnaast ook te scheiden van de ondersteunende
processen. Je ziet daar gelukkig wel ontwikkeling in.
Verschillende bedrijven verschillende resultatenrekeningen
De transformatiefunctie is per organisatie verschillend en dus is de invulling van het bovenstaande
model verschillend per organisatie. Aangezien de transformatiefunctie terug te vinden is in de winst-
en verliesrekening is het procesmodel en de invulling er ook in terug te vinden. In de praktijk moet
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
20
daar wel wat moeite voor worden gedaan, maar door de cijfers heen kan men vaak toch het
procesmodel zien (zeker als men geoefend is). In ieder geval ligt de wijze van produceren ten grondslag
aan de winst- en verliesrekening. Hiermee is de relatie tussen financieel rapporteren en organiseren
van de onderneming duidelijk. Voor een manager of ondernemer zijn de (zwarte of rode) cijfers op die
manier dan bruikbaar. Zij laten hem in het kort zien waar het wel of niet goed loopt. In het
onderstaande schema zijn drie bedrijfstypen weergegeven in een winst- en verliesrekening. Alle drie
zijn anders georganiseerd.
Het verschil tussen het handelsbedrijf en het productiebedrijf is dat bij het handelsbedrijf het verschil
tussen in- en verkoop 20% (1000 gedeeld door 5000) is en bij het productiebedrijf 80% (4000 gedeeld
door 5000). Alhoewel het handelsbedrijf dus een waarde toevoegt van maar 20% en het
productiebedrijf een waarde toevoegt van 80%, is in beide gevallen de winst even hoog. Dit komt
omdat bij het productiebedrijf de inkoop wel lager is, maar de transformatiekosten in de vorm van
loonkosten veel hoger zijn.
Diensten
De derde variant is die van de dienstverlener, het bedrijfstype dat in de jaren negentig meer en meer
naar voren is gekomen. Dienstverleners hebben in hun primaire productieproces niet of nauwelijks
inkoopkosten. Hun productie bestaat voornamelijk uit menselijke arbeid en computer ondersteund
werk. Wat men bij deze ondernemingen veelal doet is het maken van een splitsing tussen de
loonkosten die de directe productie betreffen en de kosten van arbeid die ondersteunend daaraan is.
Bijvoorbeeld de kosten van de verpleegkundigen in een verzorgingstehuis en de kosten van de directie
van datzelfde verzorgingstehuis. De kosten van de accountants bij het accountantskantoor en de
kosten van de directiesecretaresse. Het idee hierachter is hetzelfde als bij de productiebedrijven. Een
groenteboer kan geen appels verkopen zonder appels in te kopen, net zoals een accountantskantoor
geen fee kan rekenen als haar accountants geen accountantswerk hebben kunnen doen. Een
verzorgingshuis dat geen 'handen aan het bed' heeft gehad kan de verzekering geen rekening sturen.
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
21
3.6 Cijfers zijn een representatie van de werkelijkheid
Een onderneming is een verzameling van processen en daarmee
gebeurtenissen. Deze levendige werkelijkheid vatten we samen
in cijfers en cijfermatige overzichten, zoals de
resultatenrekening en de balans. Om nu die cijfermatige
werkelijkheid een voldoende betrouwbare weergave te laten
zijn van de fysieke werkelijkheid moeten de werkelijke
gebeurtenissen worden vastgelegd en moeten we er zeker van
kunnen zijn dat dat gebeurt en gebeurd is. Ontbreekt een
bepaalde registratie of informatie, dan is het beeld al niet meer
betrouwbaar. En een onbetrouwbaar beeld beperkt de leidinggevende in het sturen van de
onderneming of stuurt hem zelfs de verkeerde kant op.
Dubbel boekhouden
Voor deze vastlegging is het systeem bedacht dat de naam 'Dubbel boekhouden' heeft meegekregen.
Dit systeem is in 1475 voor het eerst adequaat vastgelegd door de Italiaanse monnik Luca Pacioli, als
onderdeel in een boek over praktisch toepassen van reken- en wiskunde. Het Dubbel boekhouden
bestond al decennia en misschien wel eeuwen daarvoor.
Wat het systeem zo sterk maakt is dat elke gebeurtenis in ondernemingsverband waar waarde mee is
gemoeid, wordt gezien als een transactie. Een transactie is een ruil, waarbij waarde van de ene partij
wordt overgedaan aan een andere partij en waar een tegenprestatie tegenover staat. En bij elke ruil
wordt de waardeverandering bij beide partijen geregistreerd.
Een voorbeeld is de levering van een partij goederen
aan een onderneming door een leverancier. Bij de
ontvangst van de goederen ontstaat de verplichting
die goederen te betalen. Als de leverancier de
goederen aflevert wordt door de ontvangende
onderneming geregistreerd dat de voorraad in waarde
stijgt met de waarde van de levering. Ook wordt door
de onderneming geregistreerd dat aan de leverancier
dezelfde waarde als de waarde van de levering moet worden betaald.
Libro maestro
De registratie vindt plaats in wat we noemen het grootboek. Deze term stamt ook uit een ver verleden,
“hoofdboeken van den koopman” en in het Italiaans “libro maestro”. In het grootboek staan diverse
aparte overzichten, grootboekrekeningen genaamd. Van alles wat men maar belangrijk vindt wordt
zo'n grootboekrekening gemaakt. Zo is er in het voorbeeld een grootboekrekening Voorraden en een
grootboekrekening Crediteuren. Op de voorraad(grootboek)rekening wordt de ontvangst van de
voorraad bijgeschreven en op de (grootboek)rekening Crediteuren wordt de ontvangst van de factuur
bijgeschreven. Dat ziet er als volgt uit:
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
22
De rekening Voorraad wordt met de levering verhoogd. De voorraad was € 12.000 en wordt nu € 13.000. Tegelijkertijd wordt de factuur geboekt en wordt het saldo van de grootboekrekening met € 1.000 verhoogd. Deze was € 5.000 en wordt nu € 6.000. De stippellijn geeft aan dat de registratie tegelijk plaats vindt. Dit registreren noemt men in de boekhouding journaliseren en de boeking zelf een journaalpost. Alle grootboekrekeningen komen op de balans of de winst en verliesrekening te staan. Zouden we dat ten aanzien van het voorbeeld doen dan ziet dat er als volgt uit:
(Voor alle zekerheid: dit is maar een deel van de balans en daarom zijn de totaaltellingen niet gelijk.)
Te zien valt dat de standen van de grootboekrekeningen worden opgenomen op de balans van de onderneming. Je iet dat de balans een samenvatting betreft van de grootboekrekeningen. Deze zijn echter op detailniveau in de grootboekrekeningen verwerkt. Omdat beide rekeningen die betrokken zijn bij de levering tegelijkertijd (met één journaalpost} worden gewijzigd is altijd de werkelijke stand in de balans verwerkt. Stel dat je eerst alleen de levering zou registreren: de ontvangst van de goederen leidt dan tot een
verhoging van de voorraad. En stel dat je vergeet te registreren dat de schuld aan je leverancier is
toegenomen. Je denkt jezelf dan rijker dan je bent. Je rekent je rijk… uiteraard tot het moment dat de
deurwaarder voor je neus staat om je te herinneren aan je vergeetachtigheid. Met als gevolg dat je
deze tegenvaller financieel en emotioneel moet verwerken.
Met de systematiek van het Dubbel boekhouden worden alle gebeurtenissen die een
waardeverandering als gevolg hebben vastgelegd. Door consequent en gecontroleerd deze
systematiek te volgen is er een grootst mogelijke zekerheid over een betrouwbare vastlegging. Alleen
als we daar vanuit kunnen gaan, kunnen we de cijfers als een representatie van de werkelijkheid zien.
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
23
Alleen dan kunnen we uit de cijfers een relevant beeld van de werkelijkheid creëren. Een beeld waarop
we met enige objectiviteit en met enig overzicht kunnen sturen.
Dubbele boekhouding
Sommige mensen verwarren Dubbel boekhouden met het hebben van een dubbele boekhouding.
Waar het eerste gaat over het creëren van een betrouwbare vastlegging, daar heeft het tweede juist
te maken met het creëren van een tweede, onbetrouwbare vastlegging. Elke onderneming wordt
geacht slechts één boekhouding te hebben en daarin alle transacties te verwerken. Een tweede
boekhouding dient er meestal voor om bepaalde transacties buiten de eerste en officiële boekhouding
te houden om zo bepaalde activiteiten aan het zicht van bijvoorbeeld de fiscus te onttrekken, het
zogenaamde 'zwarte geld'. En soms is dat aantal transacties zo omvangrijk dat zonder registratie
daarvan het zicht op het zwarte geld verdwijnt. En dus wordt daar een tweede boekhouding voor
bijgehouden, overigens mogelijk op basis van Dubbel boekhouden.
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
24
3.7 Overeenkomsten: levering en betaling In financieel management is het begrip van de
overeenkomst belangrijk. Je sluit met een ander een
overeenkomst om vast te leggen dat je transacties met
elkaar gaat doen. Het principe van deze overeenkomst is
dat beide partijen aan elkaar een prestatie leveren. Meestal
gaat dit om de levering van een product tegenover de
levering van een hoeveelheid geld. Wanneer beide partijen
hebben geleverd, zijn beide partijen de overeenkomst
nagekomen.
Dit is in de boekhouding, het juridisch verkeer en het financieel management een zeer belangrijk
uitgangspunt. Zo belangrijk dat de balans in feite om dit principe heen is gebouwd. De balans is een
opstelling op een bepaald tijdstip (meestal datum) met aan de linkerzijde de bezittingen en aan de
rechterzijde de wijze waarop deze bezittingen zijn gefinancierd. Daarmee is uit de balans af te lezen of
de bezittingen zijn betaald en zo ja, door wie: door onszelf of door iemand anders.
Balans 28-02-15 Debetzijde Creditzijde
Pand € 300.000 Eigen vermogen € 175.000
Banklening € 200.000
Voorraden € 50.000 Leverancier, goederen € 50.000
Banksaldo € 75.000
Balanstotaal € 425.000 € 425.000
Uit bovenstaande balans kunnen we aflezen dat de overeenkomst met betrekking tot het pand is
nagekomen: het pand is aan ons geleverd en wij hebben de vorige eigenaar betaald. Aan de debetzijde
is het pand toegevoegd aan de bezittingen en aan de creditzijde wordt geen Leverancier vermeld die
nog moet worden betaald voor het pand. Verder staan aan de rechterzijde de vermeldingen Eigen
Vermogen en Banklening, tezamen goed voor € 375.000. Daaruit kunnen we concluderen dat het pand
deels door de bank en deels door onszelf is gefinancierd.
De overeenkomst met betrekking tot de levering van de goederen is nog niet geheel nagekomen. De
leverancier heeft geleverd maar wij hebben hem nog niet betaald. Aan de debetzijde zijn de goederen
als voorraad toegevoegd aan onze bezittingen en aan de creditzijde is de leverancier toegevoegd als
crediteur, want wij moeten zijn factuur van € 50.000 nog te betalen.
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
25
4 Starten, investeren en verdienen
Dit hoofdstuk gaat over investeren en verdienen. Investeren, produceren en daarmee winst maken is
de basis van elke onderneming, ook van non profit organisaties. Bij de laatste is het maken van winst
weliswaar niet het doel, maar is het wel zaak dat er geen verlies wordt gemaakt. (Not for loss
organisaties dus eigenlijk.) Het investeren, produceren en winst maken is een cyclus die door een
onderneming wordt doorlopen: je koopt een machine, je maakt er goederen of diensten mee en die
lever je aan je klanten. Deze betalen voor de goederen of diensten, daarmee verdien je een inkomen
en kun je je machine terugverdienen. Waarna je weer een nieuwe machine koopt en de cyclus van
voren af aan begint. Dit is de conversiefunctie die we in hoofdstuk 3 hebben besproken.
Deze cyclus zit ook in de boekhouding en in dit hoofdstuk gaan we zien hoe zo'n cyclus er
boekhoudkundig dan uitziet. Naast deze cyclus komt ook een aantal basisbegrippen uit de
boekhouding aan bod. We laten zien wat deze betekenen en hoe ze zich tot elkaar verhouden. Als je
dit hoofdstuk eenmaal begrijpt, dan begrijp je de basis van het lezen van een jaarrekening.
Daartoe maken we in dit hoofdstuk kennis met Rinus, organisatieadviseur die een start maakt met zijn
onderneming. We zien hoe hij opdrachten uitvoert, daarmee geld verdient, kosten maakt en een
aardige winst realiseert: de eerste productiecyclus. Ook zullen we zien dat hij eerst een aantal zaken
aanschaft (investeert), dat deze vervolgens verslijten en uiteindelijk afgeschreven moeten worden.
4.1 De ZZP-er start
Rinus heeft jaren voor een bedrijf gewerkt maar heeft besloten de stoute schoenen aan te trekken en
ZZP-er te worden. Een ZZP-er is een Zelfstandige Zonder Personeel, een freelancer. Rinus is
kenniswerker: hij adviseert ondernemingen. Rinus heeft de afgelopen jaren gelukkig flink gespaard van
zijn salaris want zonder eigen geld wordt het toch lastig om voor jezelf te beginnen. De start van de
onderneming vindt plaats op 1 januari, boekhoudkundig dan, want op 1 januari rust Rinus nog wat uit
van een heftig Oud en Nieuw met zijn vrienden.
Op 2 januari kijkt Rinus naar zijn balans. Vandaag gaat het beginnen. Gisteren heeft hij nog via
internetbankieren zijn banksaldo gecheckt en er stond € 45.000 op zijn spaarrekening. Een mooi
bedrag om te starten. Rinus maakt de balans op:
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
26
Aan dit overzicht kunnen Rinus en wij zien dat hij op 1 januari € 45.000 op de bank heeft staan en dat
die € 45.000,= van hem zijn. Van hem alleen en van niemand anders.
Nu laten we iets zien van de taal van de boekhouding, de ‘taal van finance’. We zien hierboven een
balans, en wel een balans per 1 januari. Een (financiële) positie op een bepaald tijdstip. Aan de
linkerkant van de balans staat een bedrag van € 45.000 met de omschrijving 'Bank inzake
spaarrekening'. Dit lezen we als het bezitten van een spaarrekening met een bedrag ter grootte van
€45.000. Waarom lezen we dat op die manier?
Alles wat links op de balans staat is een bezitting van de eigenaar van de onderneming.
Aan de linkerkant staan bezittingen; zaken waarover jij kunt beschikken. Als je dus links een
spaarrekening hebt staan, is dat een bezitting. Dit is niet anders dan een ooit gemaakte afspraak: links
staan de bezittingen. We noemen die linkerkant ook wel de debetzijde van de balans. De posten die
aan die kant staan noemen we dan weer activa. De spaarrekening is dus een activum (enkelvoud van
activa) dat op de debetzijde van de balans staat.
Waar een linkerzijde is, is een rechterzijde, ook in de boekhouding. In een balans staan aan de
rechterzijde, die ook wel de creditzijde wordt genoemd, de vermogens. Dit zijn posten, ook wel passiva
genoemd, die aangeven hoe de bezittingen aan de linkerkant zijn betaald, dus door wie en waarmee.
Alles wat rechts staat is vermogen; dit kan vermogen van jezelf zijn of vermogen van een ander.
Is vermogen van jezelf dan noem je het 'eigen vermogen'. Is het van een ander dan is het 'vreemd
vermogen'. Het kan dus voorkomen dat je bezittingen hebt waarover je kunt beschikken maar waar
een ander je een financiering (een lening) voor heeft gegeven. Je hebt van die ander bijvoorbeeld een
lening gekregen om de bezitting aan te schaffen. We komen hier later nog op terug. Onthoud:
Links staan de bezittingen, rechts staat door wie ze gefinancierd zijn (wie ze eigenlijk hebben
betaald).
Balans 1-jan
Eigen vermogen 45.000€
Bank inzake spaarrekening 45.000€
Balanstotaal 45.000€ Balanstotaal 45.000€
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
27
Op de balans van Rinus staat alleen eigen vermogen. Rinus heeft geld gespaard van zijn salaris, het
staat op zijn spaarrekening, deze bezitting staat links. Rechts staat van wie het geld is, in dit geval is
het van Rinus zelf en is het dus eigen vermogen.
Als een ander vermogen in jouw onderneming heeft, dan betekent dat dat jij een schuld aan die
persoon hebt. Vreemd vermogen wordt verschaft aan de onderneming; er zit altijd het oogmerk bij
dat dit vreemde vermogen te zijner tijd wordt terugbetaald aan de vermogensverschaffer. Iemand
leent jou geld in het vertrouwen dat het wordt terugbetaald. Credit is Latijn en betekent zoiets als 'hij
vertrouwt'.
Dan is er ook nog de term 'balanstotaal'. Zowel aan de linkerzijde (debet) als aan de rechterzijde
(credit) worden de posten opgeteld. Beide zijden van de balans, debet en credit, moeten eenzelfde
totaal geven, 'in balans zijn'. Dit houdt in dat alle bezittingen betaald of gefinancierd moeten zijn.
Zolang ze niet zijn betaald door jou, zijn ze gefinancierd door de leverancier. Deze wordt dan crediteur
genoemd (degene die gelooft of vertrouwt).
Alles wat is aangeschaft (een bezitting is), is gefinancierd, hetzij door jezelf, hetzij door een ander.
Dit maakt de balans tot een overzicht van bezittingen aan de debetzijde en de bronnen van financiering
van die bezittingen aan de creditzijde. Het is een opsomming van eigendommen en de betaling ervan.
Zou het oogmerk van de terugbetaling
niet aanwezig zijn, dan mag het
vreemde vermogen als geschonken
worden beschouwd en is het te zien als
eigen vermogen. Dit is bijvoorbeeld het
geval bij legaten aan bijvoorbeeld
goede doelen stichtingen.
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
28
4.2 Investeren: Bezittingen kopen
Rinus is dus als ZZP-er gestart met zijn onderneming, Rinus Advies. Hij is organisatieadviseur en zal
meestal naar klanten toe gaan, gesprekken voeren, stukken lezen, waarnemingen doen, bij voorkeur
slimme dingen bedenken en zijn ervaring delen met de opdrachtgevers. De belangrijkste zaken die hij
daarvoor nodig heeft zijn een auto, een laptop, een printer en een Smartphone.
Aangezien hij zijn leaseauto, laptop en mobiel vorige maand heeft moeten inleveren bij zijn voormalige
werkgever en een wat professionelere printer geen overbodige luxe is, moet Rinus deze zaken zelf
gaan aanschaffen. Stel je voor dat hij naar een klant toe moet en geen auto heeft. Of een presentatie
moet maken maar geen strakke sheets kan printen. Of nog erger: een factuur moet sturen maar geen
Word of e-mail programma heeft. Rinus stapt dus naar een aantal winkels, om te beginnen de
autodealer. Nadat hij zijn inkopen heeft gedaan, rijdt Rinus in een aardige auto, niet te opvallend,
netjes maar ook pittig, naar huis. In de kofferbak liggen zijn net aangeschafte laptop en laserprinter
met de benodigde software en in de carkit zit zijn nieuwe Smartphone. In het handschoenenvak liggen
de rekeningen (facturen), alles is betaald.
Rinus heeft met zichzelf afgesproken de zaken administratief goed bij te houden en thuisgekomen pakt
hij eerst alles uit en zet daarna zijn laptop aan. Hij wil zijn uitgaven registreren. Hoe ziet dat eruit? Hij
pakt de facturen erbij en zet de bedragen (de BTW wordt in dit voorbeeld buiten beschouwing gelaten)
op een rijtje:
Auto, 2e hands Volvo : € 25.000,=
Laptop, inclusief software : € 1.200,=
Printer, HP LaserJet : € 480,=
Smartphone : € 360,=, Via internetbankieren bekijkt hij zijn bankrekening en op zijn nieuwe laptop verschijnt het volgende overzicht:
Transactie overzichtBankrekening Datum Bij Af
Oud Saldo 1-jan 45.000€
Mutaties 2-jan
Dealer Karelsen 2-jan 25.000€
compushop 2-jan 1.680€
winkel de bel 2-jan 360€
Nieuw Saldo 2-jan 17.960€
totaal mutaties 27.040€
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
29
Rinus heeft behoorlijk moeten shoppen en is aardig door zijn centen heen geraakt. Gelukkig is het niet
elke dag feest, maar er moet in elk geval gewerkt gaan worden. De afgeschreven bedragen kloppen
met de facturen en Rinus maakt de balans op na zijn dagje winkelen. Hoe staat hij er, boekhoudkundig
gezien, nu voor?
In onderstaande balans is zijn dagje shoppen op 2 januari verwerkt en de balans is opgemaakt aan het
einde van deze intensieve dag, laten we zeggen om 17.00 uur. Deze ziet er als volgt uit ...
... en kan als volgt worden gelezen. Rinus heeft bezittingen aangeschaft. Omdat hij organisatieadviseur
is en deze bezittingen gebruikt voor zijn werk, worden ze productie- of bedrijfsmiddelen genoemd.
Deze middelen verschijnen op de debetzijde van de balans: de auto, de laptop, de printer en de
Smartphone. Verder kunnen we daar de volgende zaken bij opmerken:
1. De volgorde
Bovenaan staan de bedrijfsmiddelen met de langste levensduur en onderaan die met de kortste, of
wat je ook wel ziet: hoe vaster, hoe hoger op de balans. Bovenaan de auto, die steviger is en (hopelijk)
langer meegaat dan de laptop. Een bedrijfspand zou je helemaal bovenaan zetten en daarboven weer
grondbezit. Geld staat altijd helemaal onderaan, je kunt als je wilt dit geld vandaag nog besteden en
dan is het weg. De tweede dag uit het leven van Rinus als ZZP-er is daar een goed voorbeeld van.
Balansposten worden vermeld in de volgorde van levensduur
2. De waarden
Alle bedrijfsmiddelen die Rinus heeft aangeschaft, heeft hij op de balans gezet met daarachter het
bedrag dat hij ervoor heeft betaald. Bij aanschaf is dat de aanschafwaarde, ook wel de 'historische
kostprijs' genoemd. Later zullen we zien dat wanneer die zaken minder waard worden, dat ook wordt
geregistreerd op de balans.
Op de balans staat niet alleen het bedrijfsmiddel maar ook de waarde ervan
Balans 2-jan
Eigen vermogen 45.000€
Auto 25.000€
Laptop 1.200€
Printer 480€
Smartphone 360€
Bank 17.960€
Balanstotaal 45.000€ Balanstotaal 45.000€
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
30
3. De bankrekening
De spaarrekening van Rinus is aanzienlijk geslonken, het saldo bedraagt nog maar € 17.960. Dit saldo
is ontstaan doordat alle bedrijfsmiddelen geheel door Rinus zijn betaald, zoals we ook konden zien aan
het transactieoverzicht. Toen Rinus de Volvo aanschafte voor € 25.000,= kreeg hij een auto van die
waarde en betaalde hij die waarde aan dealer Karelsen. Dit is het principe van de overeenkomst zoals
vermeld in hoofdstuk 3: de één levert en de ander ontvangt, de één betaalt en de ander ontvangt.
Rinus heeft er voor € 27.040 aan spullenboel bij gekregen en in geld is dit bedrag eraf gegaan.
Geld is Goed geworden
4. Het Balanstotaal
Het balanstotaal is door de aanschaf van goederen en de betaling ervan niet groter of kleiner
geworden. Het totale vermogen is niet meer of minder geworden. Het totaal van de bezittingen is niet
gegroeid of afgenomen. Slechts de samenstelling van de bezittingen is veranderd.
Door iets aan te schaffen word je niet meer of minder vermogend
Je wordt wel minder vermogend als de spullen minder waard worden, bijvoorbeeld doordat je je
bedrijfsmiddelen gebruikt of omdat ze kapot gaan. Bijvoorbeeld als je met je nieuwe Volvo zonder
problemen het bedrijfsterrein van de dealer verlaat maar daarna in een rechte lijn een flinke boom
probeert omver te rijden en deze boom daar een andere mening over heeft. Je nieuwe Volvo is total
loss en van de verzekeringsmaatschappij krijg je nog een fooi. Het verschil tussen wat je net hebt
betaald voor je auto en die fooi is een verlies. Aan de creditzijde van de balans wordt dit verlies in
mindering gebracht op je Eigen vermogen, aan de debetzijde wordt de post Auto verminderd tot nul
en de post Bank vermeerderd met het bedrag van de fooi van de verzekeringsmaatschappij. Je
balanstotaal wordt dus ook minder.
Goederen worden minder waard door gebruik
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
31
4.3 Produceren en geld verdienen
Rinus heeft zijn inkopen gedaan en de aangeschafte spullen (investeringen) geïnstalleerd. De telefoon
doet het, de laptop en de printer ook. En met de auto is hij thuisgekomen, dus die doet het ook.
Rinus had voordat hij voor zichzelf begon al wat potentiële klanten gesproken. Een aantal van deze
klanten had hem aangegeven van zijn diensten gebruik te willen maken. Rinus kan dan ook
onmiddellijk met twee opdrachten starten.
Opdracht 1 is voor Van den Boom Schoonmaakdiensten.
Opdracht 2 is voor het regionale ziekenhuis Lievensberg.
Een opdracht is een overeenkomst tussen twee of meer partijen. Er wordt afgesproken dat één partij
een dienst levert aan de andere partij en dat die andere partij het geld levert: de betaling. Hoe de
dienst wordt vergoed staat in principe vrij. De prijs kan bijvoorbeeld vastgesteld zijn aan het begin van
het adviestraject, maar kan ook per uur worden berekend.
Met beide opdrachtgevers is afgesproken dat Rinus zijn uren declareert. Met Van den Boom heeft hij
een tarief afgesproken van € 80,= per uur. Het ziekenhuis betaalt ook € 80,= per uur. Verder heeft hij
bij beide bedrijven afgesproken dat zijn declaratie op de laatste dag van de maand wordt betaald.
Rinus is die maand druk in de weer met zijn beide klanten. Voor het ziekenhuis maakt hij 40 uur en
voor Van den Boom 60 uur. Aan het einde van de maand ziet Rinus in zijn agenda dat hij vijf keer naar
Lievensberg is geweest en dat hij zes keer bij Van den Boom is geweest. Steeds voor een halve dag,
dus 4 uur per keer.
Rinus maakt ook kosten. Voor een bezoek aan Van den Boom rijdt hij 25 km heen en 25 km terug en
voor een bezoek aan Lievensberg rijdt hij 50 km heen en 50 km terug. Aan het begin van de maand
heeft Rinus getankt en na het laatste bezoek van die maand nog een keer. Hij heeft de auto niet voor
andere doeleinden gebruikt. Verder heeft hij twee pakken papier verbruikt om rapporten te maken,
een bureau ingehuurd voor de vormgeving ervan en een keer geluncht met de heren Van den Boom
en Spijker van respectievelijk Van den Boom Schoonmaakdiensten en ziekenhuis Lievensberg.
Hoe werkt dit nu in de boekhouding?
Eerst het verdienen van het geld: Rinus heeft een aantal uren diensten geleverd aan Van den Boom en
ziekenhuis Lievensberg. Die diensten bestonden uit probleembeschrijving, zaken structureren, nieuwe
dingen bedenken en dit geheel samenvatten in een overzichtelijk rapport. Dat is in een notendop het
werk van een organisatieadviseur, het werk dat Rinus heeft geleverd.
Boekhoudkundig is het volgende gebeurd.
1. Om te beginnen heeft Rinus een overzicht gemaakt van de uren die hij de afgelopen maand
specifiek heeft geleverd aan zijn twee klanten. Dit is een samenvatting van zijn activiteiten en dus
een post die thuishoort op de winst- en verliesrekening.
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
32
2. Het totaalbedrag neemt hij over op de facturen die hij maakt.
Met een factuur herinner je je klant eraan dat hij zijn deel van de overeenkomst nu dient na te komen.
Vanaf het moment van levering heeft Rinus dus geld te goed van zijn klant. Geld is een bezitting en dat
staat op de balans. Geld dat je te goed hebt noem je een vordering, Het is een recht op een bezitting.
Degene van wie je vordert noem je een debiteur.
De balans ziet er dan zo uit:
Winst- en Verliesrekening Rinus' advies
aantal uren uurprijs totaal
Klant Lievensberg 60 80 4.800€
Klant Van den Boom 40 80 3.200€
totaal omzet 8.000€
Balans 31-jan
Eigen vermogen 45.000€
Auto 25.000€ Winst 8.000€
Laptop 1.200€ Nieuw eigen vermogen 53.000€
Printers 480€
Smartphone 360€
Debiteuren 8.000€
Bank 17.960€
Balanstotaal 53.000€ Balanstotaal 53.000€
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
33
Iets wat niet zo opvalt maar zeker aanwezig is, is het Dubbel boekhouden. In de regels van de
boekhouding is afgesproken dat het principe van Dubbel boekhouden wordt toegepast. Dit betekent
dat elke transactie zowel debet als credit wordt geboekt, zie paragraaf 3.6. Hier betekent het dat omzet
en debiteuren altijd tegelijkertijd worden geboekt. Omzet aan de creditzijde en debiteuren aan de
debetzijde van de balans. Dit is een vaste verhouding, die ons iets kan leren over de dynamiek van een
onderneming in (zwarte en rode) cijfers. Als de omzet toeneemt, neemt de post debiteuren toe.
Geld
Nu dan het geld, want daar gaat het ook om. Er is geleverd en er is een factuur aan de klanten
(debiteuren) gegeven. En zoals we veronderstelden gaan de klanten onmiddellijk betalen. Beiden
ontvangen de factuur en geven via internetbankieren opdracht tot betaling ervan. Als de bank een
beetje meewerkt staan de bedragen dezelfde dag nog op de rekening van Rinus.
Rinus rijdt ’s avonds naar huis, start internetbankieren op en checkt zijn bankrekening. Deze geeft het
volgende plaatje:
Hij ziet aan het transactieoverzicht dat beide klanten hebben betaald en dat zijn banksaldo met het
bedrag van de ontvangsten toegenomen. Deze financiële transactie moet worden verantwoord in zijn
boekhouding. Aard van de transactie: de vordering is betaald. Hij heeft geen vordering meer, maar
geld, in de vorm van een hoger banksaldo. Zijn balans komt er nu als volgt uit te zien:
Transactie overzichtDatum Bij Af
Oud Saldo 2-jan 17.960
Lievensberg 31-jan 4.800€
Van den Boom 31-jan 3.200€
Nieuw saldo 31-jan 25.960
totaal mutaties 8000
Balans 31-jan
Eigen vermogen 45.000€
Auto 25.000€ Winst 8.000€
Laptop 1.200€ Nieuw eigen vermogen 53.000€
Printers 480€
Smartphone 360€
Debiteuren -€
Bank 25.960€
Balanstotaal 53.000€ Balanstotaal 53.000€
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
34
Door de betaling door beide debiteuren zijn de vorderingen omgezet in een rekening-courant tegoed
bij de bank, geld dus. Door de betaling van de facturen is de post Bank toegenomen met het bedrag
van de betalingen en is de post Debiteuren met datzelfde bedrag afgenomen.
De laatste transactie was dus de ontvangst van het geld en daarmee is de cyclus 'Geld – Goederen –
Geld' voltooid. Deze cyclus zag er als volgt uit: Rinus had geld gespaard, is daarmee gaan winkelen en
heeft een auto en nog wat andere zaken aangeschaft. Vervolgens is hij gaan produceren en heeft hij
daarvoor facturen kunnen sturen. Deze facturen zijn betaald en dus heeft Rinus geld ontvangen. In
principe is de cyclus daarmee rond, behalve dan dat Rinus nog wat kosten heeft gemaakt. Hoe daar
boekhoudkundig mee wordt omgegaan zien we in paragraaf 4.4.
Door werken neemt je eigen vermogen toe.
Een ander opvallend punt is de toename van het Eigen vermogen. Aan het vermogen wordt de winst
toegevoegd. De winst is in dit geval even groot als de omzet en als Rinus inderdaad geen kosten heeft
klopt dat. Winst is het verschil tussen omzet en kosten.
Je ziet dus aan het voorbeeld van Rinus dat door diensten te leveren aan klanten zijn eigen vermogen
wordt versterkt. De levering van de dienst en het versturen van de factuur is daarvoor voldoende. Het
is niet zo dat het vermogen wordt versterkt wanneer er betaald is. Dat is een afspraak in het
boekhouden. Men noemt dat boekhouden volgens het factuurstelsel. Prestaties zijn omzet wanneer
een factuur gestuurd is. Men vertrouwt erop dat in het normale handelsverkeer facturen worden
betaald.
Naast het factuurstelsel heb je het kasstelsel. Dat wordt gebruikt bij overheden en in de detailhandel.
In winkels is het doorgaans contante handel en wordt er doorgaans niet op rekening verkocht. Levering
en betaling vinden vak op hetzelfde moment plaats. Bij de overheid wordt het kasstelsel gehanteerd
omdat budgetten jaarlijks worden toegekend. In werkelijkheid zie je ook langere perioden van
budgettoekenning, maar het kasstelsel wordt vooralsnog gehandhaafd1.
1 Naast het kasstelsel kennen sommige overheidsorganen toch het verplichtingenstelsel en het baten-lasten
stelsel.
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
35
4.4 Kosten maken en winst maken
Kosten maken om te produceren
Rinus heeft niet alleen geïnvesteerd, gepresteerd, gefactureerd en geïncasseerd, hij heeft ook nog wat
kosten gemaakt om te kunnen produceren. Zo reed hij wat brandstof op, joeg hij er twee pakken papier
doorheen en heeft hij besprenkeld geluncht met zijn opdrachtgevers. Daarnaast heeft hij nog wat werk
uitbesteed met betrekking tot de vormgeving van zijn presentaties. Deze kosten zijn in onderstaand
overzicht geregistreerd.
Winst en verliesrekening
Laten we veronderstellen dat Rinus alle facturen voor deze kosten voor het einde van de maand heeft
gekregen. Hij schuift achter zijn laptop, zoekt in zijn e-mail de facturen erbij, zet de facturen op een
rijtje en voegt de bedragen toe aan de winst- en verliesrekening:
Op dit moment is de winst- en verliesrekening van het bedrijf van Rinus voor de eerste maand
compleet. Bovenaan staat de verantwoording van de omzet, daaronder volgt de verantwoording van
de kosten. Beide opsommingen zijn getotaliseerd, waarna het totaal van de kosten wordt afgetrokken
van het totaal van de omzet. Het verschil is de winst die is gemaakt in de eerste maand.
Kostenoverzicht januari
Uitbesteding 540€
Brandstofkosten 25€
Kosten van papier 10€
Lunchkosten 125€
Totaal 700€
Winst- en Verliesrekening Rinus' advies
aantal uren uurprijs totaal
Klant Lievensberg 60 80 4.800€
Klant Van den Boom 40 80 3.200€
totaal omzet 8.000€
Uitbesteding 540
Brandstofkosten 25
Kosten van papier 10
Lunchkosten 125
Totaal kosten 700
Winst 7.300€
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
36
Je kunt het ook zo lezen: Rinus heeft prestaties geleverd (omzet) en om dat te kunnen heeft hij gebruik
gemaakt van bedrijfsmiddelen en derden (kosten). Zo heeft hij de vormgeving door iemand anders
laten doen, de lunch door iemand anders laten maken, een paar liter brandstof gekocht om zijn auto
te laten rijden en een paar pakken papier opgemaakt.
Dit was naast zijn eigen arbeid, intelligentie en andere talenten nodig om de prestaties aan Van den
Boom en de Lievensberg te kunnen leveren. De winst die overblijft kan worden gezien als een beloning
voor het vermogen van Rinus tot adviseren, dat hij heeft ingezet voor deze klanten.
Crediteuren en kosten
Met facturen is er nog iets anders aan de hand. Zoals je hiervoor kon zien informeert de factuur je over
kosten en de hoogte ervan. Aan de andere kant informeert de factuur de ontvanger dat hij of zij deze
kosten moet betalen. Hij herinnert aan het tweede gedeelte van de transactie: de betaling. Omdat het
de presentaties zijn geleverd, gaat de verplichting van Rinus in om te betalen. De factuur is een formeel
moment waarop de ontvanger verplicht wordt tot betalen. Die verplichting is in feite een schuld en
deze moet duidelijk worden uit de balans.
Als Rinus dus voor € 700,= facturen ontvangt ziet hij dus aan de ene kant kosten van € 700,= en aan de
andere kant ziet hij een schuld ontstaan: € 700,= rekeningen die hij nog moet betalen. Dus zie je, zoals
hiervoor de kosten toenemen in de W&V rekening en zie je een post te betalen facturen ontstaan in
de balans. En in mooi boekhoudkundig Nederlands heten te betalen facturen: Crediteuren.
De balans ziet er nu als volgt uit:
Nu zie je in deze balans een totaal aan Crediteuren staan. Deze totaalpost is opgebouwd uit de
verschillende facturen. De specificatie van de post Crediteuren ziet er als volgt uit:
Balans 31-jan
Eigen vermogen 45.000€
Auto 25.000€ Winst 7.300€
Laptop 1.200€ Totaal Eigen vermogen 52.300€
Printers 480€
Smartphone 360€
Debiteuren -€ Crediteuren 700
Bank 25.960€
Balanstotaal 53.000€ Balanstotaal 53.000€
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
37
Op dezelfde wijze als bij het debiteurenoverzicht worden de individuele facturen gerubriceerd naar
leverancier, in de praktijk meestal ook met vermelding van het factuurnummer. En ook hier een
vervaldatum, het vertrouwen van de leverancier heb je tenslotte maar voor een bepaalde periode ()!
De kosten die in de winst- en verliesrekening staan, staan hier dus ook onder de post crediteuren. Dit
is weer ten gevolge van het dubbel boekhouden. Als je een factuur ontvangt, boek je deze als kosten
en tegelijk als een verplichting tot betalen. Op de winst- en verliesrekening wordt dit automatisch dan
een vermindering van de omzet, zie het voorbeeld.
Betalen en crediteuren
Zolang de facturen niet zijn betaald blijft de post Crediteuren er staan. Maar de crediteuren hebben
een factuur gestuurd met de bedoeling dat deze wordt betaald. Pas wanneer een factuur is betaald is
de transactie tussen klant en leverancier afgerond. Beide partijen hebben dan aan hun verplichtingen
voldaan. Rinus gaat dus over tot betalen.
Rinus start internetbankieren op, pakt het stapeltje facturen en maakt de diverse bedragen over:
Crediteuren te betalen voor
De vormgever,
presentatie Lievensberg 300 31-jan
presentatie van den Boom 240
Benzinestation A2, De volle bak 24 ltr 25 31-jan
Papiercentrum 2 pakken 10 31-jan
Bruin cafe lunch 50 7-feb
Restaurant Napoli lunch 75 7-feb
Totaal crediteuren 700
Transactie overzichtrek nr Datum Bij Af
Oud Saldo 31-jan 25.960
De vormgever, 30… 31-jan 540
Benzinestation A2, De volle bak23…. 31-jan 25
Papiercentrum 24… 31-jan 10
Bruin cafe 10… 31-jan 50
Restaurant Napoli 45… 31-jan 75
Nieuw saldo 31-jan 25.260
totaal mutaties 700
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
38
Omdat Rinus betaald heeft is zijn positie veranderd en past Rinus nu zijn balans weer aan, hetgeen
resulteert in het volgende overzicht:
Het saldo van de bankrekening is op het transactieoverzicht hetzelfde als op de balans van de
onderneming. De crediteuren zijn door Rinus betaald en dus staat deze post op 0 (nul). Een paar zaken
waar we even bij stilstaan:
De winst- en verliesrekening en het transactieoverzicht van de bank komen met elkaar overeen, er
staan dezelfde posten op. Enerzijds zien we de ontvangsten van Van den Boom en Lievensberg,
anderzijds zien we de kosten die zijn betaald.
Als iedereen onmiddellijk betaalt, dus zijn verplichting uit hoofde van de overeenkomst nakomt, is
de winst- en verliesrekening gelijk aan de mutaties op de bankrekening.
Het saldo van de bankrekening neemt dan toe met de winst die is gemaakt. Nadat Rinus zijn
investeringen had gedaan (auto, laptop enz.) had hij een saldo op zijn bankrekening van € 17.960,=.
Vervolgens is hij gaan ondernemen, maakte een winst van € 7.300,= en eindigde de maand met een
banksaldo van € 25.260,=. Dit bedrag is de som van het beginsaldo en de gemaakte winst.
Winst wordt bepaald door de eigen prestaties (de omzet, hier € 8.000,=) te verminderen met de
prestaties van anderen (de kosten, hier € 700,=). In de overeenkomst worden deze prestaties
leveringen genoemd. Als de andere kant van de overeenkomst, namelijk de betaling, ook is
nagekomen, dan is de overeenkomst afgewikkeld. Er is geleverd en er is betaald, en het verschil tussen
de leveringen (de prestaties, omzet en kosten) is dan gelijk aan het verschil tussen de gedane en
ontvangen betalingen. De winst is gelijk aan de toename van het saldo op de bankrekening.
Het bovenstaande is belangrijk omdat hier het essentiële verband wordt aangegeven tussen het
leveren van prestaties, het toenemen van het vermogen en het toenemen van de geldhoeveelheid
binnen een onderneming.
Eigen vermogen
Zoals we aan het einde van het vorige hoofdstuk al zagen wordt de winst toegevoegd aan het Eigen
vermogen. In het vorige hoofdstuk hadden we nog geen rekening gehouden met de kosten en hebben
we de omzet toegevoegd (Winst = Omzet minus kosten). Nu de kosten bekend zijn moeten we die van
Balans 31-jan
Eigen vermogen 45.000€
Auto 25.000€ Winst 7.300€
Laptop 1.200€ Nieuw Eigen vermogen 52.300€
Printers 480€
Smartphone 360€
Debiteuren -€ Crediteuren 0
Bank 25.260€
Balanstotaal 52.300€ Balanstotaal 52.300€
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
39
de omzet aftrekken. De winst is dus niet € 8.000 maar € 7.300 en voegen we dus niet € 8.000 toe maar
€ 7.300.
Balans 31-jan
Eigen vermogen 45.000€
Auto 25.000€ Winst 7.300€
Laptop 1.200€ Nieuw Eigen vermogen 52.300€
Printers 480€
Smartphone 360€
Debiteuren -€ Crediteuren 0
Bank 25.260€
Balanstotaal 52.300€ Balanstotaal 52.300€
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
40
De kracht van de onderneming
Dat een onderneming sterker wordt doordat er winst wordt overgehouden merk je dus in de rekening
courant. Daarvan wordt het saldo dus hoger met het bedrag van de winst. Met dat bedrag op de
rekening courant van de bank kun je dan weer investeren in nieuwe machines. Dat is groeien.
Wanneer een onderneming verlies maakt, dus wanneer de omzet kleiner is dan de kosten die worden
gemaakt, wordt dit verlies in mindering gebracht op het eigen vermogen. Het eigen vermogen wordt
dan kleiner. Dat is dan tegelijkertijd te merken aan het banksaldo: dat wordt ook kleiner. Er is minder
geld beschikbaar: immers we hebben meer kosten betaald dan dat we inkomsten hebben gehad.
Het eigen vermogen is aldus een buffer die je in goede tijden aanvult voor eventuele slechte tijden,
wanneer je wat moet interen op je eigen vermogen. Dit geldt voor alle organisaties, ook organisaties
die niet met een winstoogmerk werken.
Eigen vermogen is een buffer en de winst versterkt deze buffer, net zoals verlies de buffer verzwakt.
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
41
4.5 Afschrijven
Apparaten die langer mee gaan
Dit is nog niet alles wat we moeten weten over het ontstaan van
een balans en een winst- en verliesrekening. Tot nu toe hebben
we de productiecyclus bekeken. Hiervan hebben we alle
opbrengsten en kosten die direct samenhangen met het
productieproces in de winst- en verliesrekening opgenomen.
Daaruit is de winst naar voren gekomen.
De kosten die we hebben opgevoerd hadden allen betrekking
op de gerealiseerde productie van advies-uren. Zonder het maken van deze kosten was productie niet
mogelijk geweest. Het papier bijvoorbeeld was nodig om het rapport te maken en de lunch om de
laatste details met de opdrachtgever te bespreken. De kosten hoorden bij deze productiecyclus. De
kosten hoorden bij de omzet.
Er zijn ook kosten die niet in bij één productiecyclus horen maar die je maakt voor verschillende
productiecycli. Zoals bijvoorbeeld het gebruik van de auto, de printer, de laptop en de smartphone. Je
kunt ze gebruiken voor verschillende adviesopdrachten of zelfs voor andere vormen van
dienstverlening, bijvoorbeeld het geven van trainingen.
Verdelen van de investeringen
De auto, de printer, de laptop en de smartphone zijn door Rinus eerder aangeschaft. Wij hebben ze
investeringen genoemd en als bezitting op de balans gezet. Die investeringen zijn bedrijfsmiddelen die
je voor verschillende productiecycli kunt gebruiken. En elke keer dat je ze gebruikt slijten die
bedrijfsmiddelen iets. Die slijtage moet je verantwoorden als kosten.
Neem bijvoorbeeld een auto. Elke keer wanneer je ermee rijdt slijt deze iets. Na bijvoorbeeld 300.000
km gereden te hebben is de slijtage zo veel geworden, dat de auto het niet meer doet. De auto is op
en niets meer waard. Zo kun je een auto zien als een voorraad kilometers die je voor de productie ter
beschikking hebt. In het geval van Rinus dus kilometers die hij naar zijn klanten moet rijden om een
advies te produceren. Elke keer dat hij rijdt maakt hij een paar kilometers op. De kosten van die
kilometers zijn in feite de aanschafprijs gedeeld door het aantal kilometers dat zo’n auto meegaat. Een
auto van € 25.000,= kost wanneer je 300.000 kilometer ermee kunt rijden € 25.000 gedeeld door
300.000 en dat is 8,3 cent.
Als Rinus bijvoorbeeld 50 kilometer moet rijden naar Van den Boom is hij voor die ene rit 8,3 cent X 50
= € 4,15 aan slijtage aan de auto kwijt. En als hij terug rijdt is hij nog eens dat bedrag kwijt. In totaal
dus € 8,30 aan slijtage. Dat zijn de werkelijke kosten van de auto die bij de productie van het advies
horen en die kosten nemen we ook op in de winst en verliesrekening. Wij noemen die kosten
Afschrijvingskosten.
Elk investeringsgoed wordt dus verdeeld over de productiecycli als afschrijvingskosten al naar gelang
dat investeringsgoed wordt gebruikt voor die productie.
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
42
Dalen in waarde
Er gebeurt echter nog iets. Wanneer de auto wordt gebruikt, worden er kilometers verbruikt. Dat
betekent ook dat er minder kilometers over zijn om nog te gebruiken. Als Rinus heen en weer rijdt
naar Van den Boom heeft hij 100 kilometer gereden. Met diezelfde auto kan hij daarna niet meer
300.000 kilometer rijden, maar nog slechts 299.900 kilometer. De potentie van de auto is afgenomen.
Daarmee is de waarde van de auto gedaald. Iemand die nu de auto wil kopen geeft niet meer €
25.000,=, maar net iets minder. En dat net iets is die € 8,30. Die waardedaling van de auto moet ook
worden getoond in de cijfers van de onderneming. En wel op de balans. De auto is een bezitting, maar
wel één met een lagere waarde. De waardedaling noemen we in de boekhouding de Afschrijving.
Afschrijvingskosten zijn dus de kosten van het gebruik van een bezitting.
Afschrijvingen zijn de waardedaling van een bezitting.
In de boekhouding worden de Afschrijvingskosten en de Afschrijving in één journaalpost geboekt.
Tegelijkertijd dus en dus is ook het bedrag van de Afschrijvingskosten even hoog als het bedrag van de
Afschrijving.
De Afschrijving is de waardedaling van een bedrijfsmiddel in dit geval de auto. De auto die aangeschaft
werd voor € 25.000,= wordt verminderd met de Afschrijving, diezelfde € 8,30. Op de balans staat dat
als volgt vermeld:
Auto: € 25.000,=
Afschrijving: € 8,30
Boekwaarde van de auto: € 24.991,70
De auto staat op de balans tegen boekwaarde: de resterende waarde van de auto. Die resterende
waarde is het verschil tussen oorspronkelijke prijs en het verbruikte gedeelte. Met de term
boekwaarde bedoelen we dan de waarde waartegen de bezitting (de auto) in de boeken staat. De
boekhouding is zo ingericht dat de bezittingen altijd tegen de boekwaarde worden weergegeven. Op
de balans zie je dus niet wat de bezittingen hebben gekost, maar welke potentie zij nog hebben voor
productie.
Er is meestal wel een toelichting op de balans die de oorspronkelijke waarde en de afschrijvingen wel
laat zien. Deze kan er als volgt uit zien.
Toelichting op vaste activa
Activa Aanschafprijs Afschrijvingen Boekwaarde
t.m. vorig jaar dit jaar
Auto 25.000 10.000 2500 12.500
Computers 1500 500 250 750
Totaal activa
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
43
Merk op dat onder het hoofdje Afschrijvingen die van voorgaande jaren en dit jaar zijn opgenomen.
Van de aanschafwaarde worden dus alle afschrijvingen meegenomen. Dat worden cumulatieve
afschrijvingen genoemd. De boekwaarde is dus samengesteld uit de waarde bij aanschaf verminderd
met de cumulatieve afschrijvingen.
De praktijk van het afschrijven
In de praktijk is het niet zo dat na elke productiecyclus wordt gemeten hoeveel een apparaat is
gesleten, dat daarna de waarde wordt ingeschat en het verschil als kosten wordt genoteerd. Het zou
misschien accuraat zijn, maar wel heel arbeidsintensief. Wat je meestal doet is het volgende:
uitgangspunt is de beginwaarde van een apparaat, de prijs die je voor het apparaat hebt betaald. Deze
prijs wordt ook wel historische kostprijs of aanschafwaarde genoemd. Vervolgens schat je in hoeveel
jaar het apparaat, de investering meegaat en tenslotte ga je er vanuit dat het betreffende apparaat elk
jaar even hard slijt. Daarmee breng je elke maand of elk jaar een vast bedrag als Afschrijving in
mindering op de aanschafwaarde (Afschrijving). Dat doe je ook met het opnemen van het verbruik op
de Winst en verliesrekening, als Afschrijvingskosten.
Het is om economische redenen van het vele werk dat een bezitting op een geschatte levensduur
wordt afgeschreven en niet op het werkelijke verbruik. Dat stamt uit de tijd dat de administratie vooral
een papieren aangelegenheid was en klerken de administratie bijhielden. Met een sterke ontwikkeling
in ICT en geautomatiseerde vastlegging van verbruik mag verwacht worden dat in de toekomst de
Afschrijvingen en Afschrijvingskosten meer worden gebaseerd op het werkelijk verbruik zoals hier is
weergegeven.
Voor deze auto die wij als voorbeeld hebben gebruikt, zou je kunnen aannemen dat deze auto 5 jaar
meegaat. Als dan na 5 jaar de auto niets meer waard is zijn de totale Afschrijvingskosten en is de totale
Afschrijving dus € 25.000,= geweest. Elk jaar € 5.000,= en elke maand € 416,67 (5.000 gedeeld door
12). De regel is dus:
Afschrijvingskosten per jaar = aanschafprijs / levensduur in jaren
Afschrijving per jaar = aanschafprijs / levensduur in jaren
Het kan natuurlijk voorkomen dat de auto na vijf jaar bijvoorbeeld nog € 5.000,= opbrengt als je hem
zou verkopen. In principe is dat een meevaller in dat vijfde jaar en laat je dat zien als een buitengewone
opbrengst. Die waarde wordt de restwaarde genoemd.
Boekhoudkundige waarde en reële waarde
De boekhoudkundige waarde van een bezitting volgt een rechte lijn. Elke maand wordt hetzelfde
bedrag afgeschreven. Verondersteld wordt dat de auto elke maand evenveel in waarde daalt. Zie de
rode lijn in de grafiek, die keurig daalt naar 0. De werkelijke waarde van de auto volgt een andere lijn,
bijvoorbeeld de blauwe lijn. Op het moment dat je de garage van de dealer met je nieuwe auto ter
waarde van € 25.000,= verlaat, daalt de waarde van je auto (want hij is ineens een tweedehandsje
geworden) met bijvoorbeeld 40% tot € 15.000,= en daarna neemt de waarde nog maar langzaam af.
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
44
Vergelijk de blauwe en de rode lijn in de grafiek. De rode lijn is de lineaire afschrijving, elk jaar een
vijfde. Na vijf jaar is de boekhoudkundige waarde nul. De blauwe lijn laat de werkelijke waarde van de
auto zien, bijvoorbeeld op basis van de waarde opgegeven door de ANWB. Het verloop van die waarde
is dus grilliger. Na vijf jaar staat de waarde dan ook niet op nul maar op de dan geldende waarde. Net
aangeschafte auto's zijn boekhoudkundig vaak meer waard dan in werkelijkheid. Aan het einde van de
looptijd geldt het omgekeerde.
Hij is wel afgeschreven, maar doet het nog best?
Er is nog iets opmerkelijks aan afschrijvingen: het verschil tussen economisch en technisch afschrijven.
Bij technisch afschrijven ga je uit van de levensduur van een apparaat. Van nieuw tot kapot en niet
meer te repareren zeg maar. Dat is wat we zojuist hebben laten zien. Economisch afschrijven is
gebaseerd op de inschatting wanneer er een nieuw en beter apparaat op de markt komt. Het idee bij
dit laatste is dat je een nieuw apparaat moet kopen als dat beter rendement oplevert. Doe je dit niet
en zou je concurrent wel een nieuw apparaat kopen, dan zou hij goedkoper produceren en daardoor
een beter aanbod op de markt hebben. Beide manieren van afschrijven worden toegepast, uiteraard
afhankelijk van:
de concurrentie op de markt,
de mate waarin in het productieproces van machines gebruik wordt gemaakt,
de snelheid van innovaties en introducties en
vooral ook of je hoge afschrijvingen kunt opbrengen.
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
45
Een typisch gevolg van economisch afschrijven is dat je apparaten die het
beslist nog goed doen verkoopt of naar de sloop brengt en nieuwe
neerzet. Economisch afschrijven leidt tot meer afval en is minder
duurzaam. Aan de andere kant innovatie zorgt weer voor betere
producten als het goed is.
Een mooi voorbeeld is de introductie van Windows 10 terwijl Windows 8
nog prima functioneert. Windows 8 is misschien nog niet afgeschreven
(3 jaar voor software), maar je kiest voor Windows 10 omdat het
effectiever is. Windows 8 is dan technisch niet afgeschreven, maar
economisch wel.
Een ander voorbeeld is het meubilair van een theater. Technisch gezien kan het meubilair bijvoorbeeld
10 jaar mee. Echter na 5 jaar kan het meubilair uit de mode zijn en neemt de aantrekkingskracht van
de foyers af. Het publiek gaat het drankje drinken in de kroeg aan de overkant. De economische
levensduur is dan 5 jaar. Om te kunnen concurreren moet je dan dus in 5 jaar het meubilair hebben
afgeschreven.
Overigens, voor de berekening van de jaarlijkse afschrijving doe je hetzelfde voor de economische als
voor de technische variant. Alleen de noemer, de geschatte levensduur is anders en bij economische
afschrijving meestal dus minder. Hierdoor worden bij de economische variant de afschrijvingskosten
per jaar hoger: Er zijn minder jaren om af te schrijven. In die zelfde opvatting loont het om zuinig te
doen: een jaartje langer een apparaat gebruiken zorgt voor lagere afschrijvingskosten per jaar en
bovendien kun je een nieuwe investering een jaartje uitstellen.
Bij Rinus
Laten we even terugkeren naar de situatie van Rinus. Hij heeft gedurende een maand geproduceerd.
In die maand heeft hij zijn auto, computer en zijn Smartphone gebruikt. Je zou het niet zeggen maar
deze zijn gesleten. De auto is de drempel van de garage van de dealer gepasseerd en heeft al een klein
beetje steenslag, de computer kent al wat krassen hier en daar en er laat al wat folie los. De printer
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
46
ziet er nog wel als nieuw uit en met de Smartphone is gebeld. Kortom slijtage. Maar zoals we al zagen
is afschrijven in de boekhouding los te zien van de slijtage in de echte wereld. Over de gehele
levensduur van een apparaat moet het wel ongeveer kloppen. Je kunt een computer niet over twintig
jaar afschrijven. En een huis niet in één jaar.
Nu besluit Rinus tot het volgende: Zijn auto schrijft hij af in vijf jaar, hij verwacht dat het ding dan nog
€ 4.000,= opbrengt. Zo loopt hij al zijn investeringen af en komt tot de volgende lijst:
In de eerste kolom de investering. Kunnen we zien waar we het over hebben. In de tweede kolom zie
je de waarde bij aanschaf, het bedrag van de investering. In de derde kolom Rinus’ inschatting van
hoelang de betreffende apparaten meegaan. Hij heeft daar verschillende overwegingen bij: Hij wil
gewoon over vijf jaar een nieuwe auto; hij moet betrouwbaar vervoer hebben en een zekere mate van
representativiteit (!). De laptop is de traag over drie jaar, al is de processor nog zo snel, Windows
achterhaalt haar wel. De Smartphone is verouderd na 3 jaar, dus daar kun je je niet meer mee
vertonen. Alleen printers houden het doorgaans vier jaar vol en deze moeten betrouwbaar zijn. Je ziet
een mengeling van economische afschrijving (de Smartphone, de auto) en technische afschrijving (de
laptop, de auto deels en de printer).
De vierde kolom is de restwaarde, een ander woord voor waarde bij verkoop. Hij schat dit deels in, op
gevoel. De waarde van de auto haalt hij van marktplaats.nl. De afschrijvingskosten berekent hij door
de formule toe te passen. Voor de auto betekent dat: de aanschafwaarde van € 25.000,= minus de
restwaarde van € 4.000,= gedeeld door de levensduur van vijf jaar. Hiermee kom je op een afschrijving
van € 4.200,= per jaar (€ 21.000,= gedeeld door 5). Per maand is dat € 350,=. Met andere woorden,
zo’n auto kost je dus elke maand € 350,= en dan heb je er nog geen meter mee gereden.
Winst en verliesrekening
Nu we dus weten wat de afschrijvingskosten zijn kunnen we deze in de winst- en verliesrekening en de
balans kwijt en komen deze er als volgt uit te zien:
Activum aanschafwaarde afschrijvingsperioderestwaardeafschrijvingskosten boekwaarde
p.j. p.m.
Auto 25000 5 jaar 4000 4200 350,0 24650,0
Laptop 1200 3 jaar 300 300 25,0 1175,0
Printers 480 4 jaar 0 120 10,0 470,0
Smartphone 360 3 jaar 0 120 10,0 350,0
Totaal 27040 4740 395 26645
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
47
De afschrijvingskosten zijn nu toegevoegd en daarmee is de winst minder geworden dan in het
voorgaande voorbeeld. De winst was toen € 7.300,=, is nu € 395 lager, dus € 6.905,=. In de balans heeft
dit ook een aantal effecten:
In de eerste plaats zijn de bezittingen (vaste activa) in waarde gedaald. Je ziet in de kolommen aan de
linkerzijde respectievelijk de aanschafwaarde, het bedrag van de afschrijving en de nieuwe waarde: de
boekwaarde.
De aanschafwaarde minus de afschrijving resulteert in de boekwaarde.
Aan de rechterzijde zien we bij de winst een ander bedrag naar voren komen. Niet € 7.300,= maar
€6.905,=. Minder winst dus, weer die € 395,= ten gevolge van de afschrijvingen.
Winst- en Verliesrekening Rinus' advies
aantal uren uurprijs totaal
Klant Lievensberg 60 80 4.800€
Klant Van den Boom 40 80 3.200€
totaal omzet 8.000€
Uitbesteding 540€
Brandstofkosten 25€
Kosten van papier 10€
Lunchkosten 125€
Afschrijvingskosten 395€
Totaal kosten 1.095€
Winst 6.905€
Balans 31-jan
credit of - Eigen vermogen 45.000€
Auto 25.000€ 350 24.650€ Winst 6.905€
Laptop 1.200€ 25 1.175€ Nieuw Eigen vermogen 51.905€
Printers 480€ 10 470€
Smartphone 360€ 10 350€
Totaal 26.645€
Crediteuren -€
Debiteuren -€
Bank 25.260€
Balanstotaal 51.905€ Balanstotaal 51.905€
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
48
Geen verschil met de bank
Er is echter nog een, meer bijzonder verschil, want wat valt er verder op in vergelijking met het boeken
van andere kosten?
Er is geen verandering opgetreden in de bankpositie! Er zijn ook geen rekeningen ontvangen, de post
crediteuren is op nul gebleven. Afschrijvingen zijn dus kosten die geen betaling verlangen op het
moment dat die kosten worden gemaakt. Logisch natuurlijk want als je een maand met je auto rond
rijdt en er wat steenslag op komt, hoef je geen geld uit het raam te gooien. Het is een
waardevermindering en die voel je niet direct in je portemonnee, die kost je op dat moment geen geld.
Het enige moment dat er geld uitgaat is het moment van aanschaf van het apparaat, wanneer we
investeren. Daarna kost het ding dus geen geld meer, het wordt alleen minder waard door het gebruik.
Je kunt het ook anders zien. Met de aanschaf van bijvoorbeeld een laptop koop je geen apparaat, maar
de capaciteit om te produceren: mailen, tekstverwerken etc. Stel nu dat je apparaten hebt die slechts
voor één opdracht voldoende capaciteit leveren. In dat geval moet je het apparaat weggooien na de
opdracht en vallen levensduur en productiecyclus, uitgaven en kosten samen. Een laptop gaat echter
doorgaans langer mee dan één opdracht. Je moet hem wel eerst kopen maar daarna ga je de
aanschafkosten verdelen over de verschillende productiecycli. Dat laatste noem je het afschrijven van
activa, in dit geval dus de laptop.
Een vergelijkbaar alternatief: Stel dat je voor beide opdrachten met enige regelmaat een beamer nodig
hebt. Je weet echter niet of je de beamer daarna nog nodig zult hebben. Een beetje beamer is een hele
uitgave voor je en dus maak je met de beamer leverancier de deal dat je de beamer kunt huren. In dat
geval beschik je over capaciteit voor de beide opdrachten en daarna, wanneer je het ding terugbrengt,
niet meer. Uitgaven en kosten vallen nu samen. In dit geval spreek je niet van afschrijvingskosten maar
van verbruikskosten. Je verbruikt de gehuurde capaciteit.
Nu wil men in een winst- en verliesrekening rekening graag zien hoeveel geld er in de onderneming is
gebleven ten gevolge van het produceren. Je wilt dit weten omdat je met dat geld kunt werken. Je
kunt ermee investeren, je kunt ermee aflossen en je kunt het op een spaarrekening zetten. Hoeveel is
afhankelijk van wat er in het bedrijf is gebleven. Hoeveel aan werkelijk geld het bedrijf is ingestroomd,
zoals men dat zegt. Hoe groot de kasstroom is geweest. In het Engels noemt men dat de CASH INFLOW
of de CASHFLOW, de kasstroom. In het geval van Rinus is dat bedrag zo groot als de winst en de
afschrijvingskosten bij elkaar opgeteld: € 7.300,=. Populair gezegd:
Cashflow = winst + afschrijvingen
Cashflow is ook: de omzet verminderd met alle kosten behalve de afschrijvingskosten. Het is in principe
hetzelfde, maar dan gezien vanaf de bovenkant van de winst- en verliesrekening. Alle omzet is cash
inflow en alle kosten (behalve afschrijvingen) zijn cash outflow. “Kas in” verminderd met “Kas uit” is
wat er binnen is gebleven. In schema ziet dat er als volgt uit:
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
49
Er is hier dus een winst gerealiseerd van € 6.905,=. En tegelijkertijd is er aan instroom van geld € 7.300,= gerealiseerd. Als het goed is moeten we dat bedrag terug kunnen vinden op de balans. Onze rekening courant bij de bank moet met dit bedrag van € 7.300,= zijn toegenomen. En dat is natuurlijk ook zo. Was aan het begin van de periode, net na het winkelen op 2 januari, het saldo bij de bank € 17.960, aan het einde van januari was het saldo gegroeid naar € 25.260,=. Het verschil bedraagt € 7.300,=. Juist, het bedrag van de cashflow.
Winst- en Verliesrekening Rinus' advies met cashflow
aantal uren uurprijs totaal
Klant Lievensberg 60 80 4.800€
Klant Van den Boom 40 80 3.200€
totaal omzet 8.000€
Uitbesteding 540€
Brandstofkosten 25€
Kosten van papier 10€
Lunchkosten 125€
Totaal operationele kosten 700€
CASHFLOW 7.300€
Afschrijvingskosten 395€
Winst 6.905€
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
50
5 Investeren, financieren en aflossen Investeren heeft consequenties. Zagen we in het vorige hoofdstuk de boekhoudkundige verwerking van een investering, in dit hoofdstuk kijken we naar economische en bedrijfskundige gevolgen van investeren. We gaan uit van een situatie, waarin er onvoldoende vermogen is om de investering te doen en er geleend wordt. Dat maakt de risico’s groter, maar dus ook de mogelijkheden: je kunt iets aanschaffen, waarvoor (nog) geen geld is. Wederom aan de hand van de ervaringen van Rinus vertellen we het verhaal van de investering en de financiering. In het eerste hoofdstuk laten we zien welke consequenties een financiering heeft. Daarna volgt het hoofdstuk over de aanschaf van het pand door Rinus. In hoofdstuk 3 kun je dan weer zien welke consequenties dit voor het bedrijf van Rinus heeft. Tenslotte behandelen we het fenomeen van de vaste kosten. In de case van Rinus is dat duidelijk aanwezig. Het belang van een goed begrip van vaste kosten is dat veel beslissingen betrekking hebben op investeringen met een verhoging van de vaste kosten en waarbij meer productie wordt vereist. Dat maakt deze beslissingen risicovol en daar gaan we in het laatste hoofdstuk op in. We laten daarin ook zien wat break even is: het aantal bezoekers of producten, waarbij voldoende wordt verdiend om de vaste kosten te dekken.
5.1 Rinus en de bank Rinus’ droom is een adviesbureau en dan werkend vanuit een echt kantoor. Bij voorkeur vanuit een wat statig pand. Dat vindt hij een belangrijk onderdeel van zijn succes. Hij had al veel eerder een mooi pand zien staan aan de Lairessesingel. Alleen de naam al! Dit pand staat nu te koop en Rinus wil dat pand hebben. Maar… de vraagprijs is € 350.000,= en dat heeft Rinus niet. Bovendien moet er nog wat worden geïnvesteerd in de inrichting, hij schat in zo’n € 100.000,=. Rinus besluit naar de bank te gaan om een lening aan te vragen. Rinus dient zijn plannen in bij de bank en na een week of wat doet de bank offerte. Rinus tekent de offerte en alles wordt in gang gezet om de lening te verstrekken. Het moment voor Rinus om aan de verkoper te laten weten dat hij het pand wil kopen. Hij is bereid de vraagprijs te betalen. Boekhoudkundig gaat nu het volgende gebeuren: Ten eerste wordt de lening verstrekt en dat ziet er als volgt uit: Stel dat aan het begin van de maand maart de balans van Rinus’ advies er uitziet als hieronder:
Balans 7-mrt
credit of - Eigen vermogen 51.905€
Auto 25.000€ 700€ 24.300€ Winst 7.490€
I pad met scherm1.200€ 50€ 1.150€ Nieuw Eigen vermogen 59.395€
Printers 480€ 20€ 460€
I phone 360€ 20€ 340€
Totaal 26.250€
Debiteuren -€ Crediteuren -€
Bank 33.145€
Balanstotaal 59.395€ Balanstotaal 59.395€
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
51
Rinus heeft in februari nog omzet en winst gemaakt en hij heeft nu een eigen vermogen van € 59.395,=. Dat vermogen zit enerzijds in zijn spullenboel: € 26.250,= en anderzijds staat er nog aan geld € 33.145,= op de bank. Als hij nu van de bank de lening krijgt ziet direct na die verkrijging zijn balans er als volgt uit:
Een groot verschil. Wat is er gebeurd? Rinus heeft de offerte getekend en daarna twee aparte leningsovereenkomsten met de bank. Dat wordt in de balans getoond door de posten ‘bank lening’ Een banklening van €350.000,= en een van € 100.000,=. Betekent dat hij twee leningen heeft gesloten, die van elkaar verschillen. En dat klopt ook, want de ene lening moet hij in bijna 25 jaar terug betalen en de andere lening in 10 jaar. Zo’n overeenkomst tot een geldlening houdt in dat het geld terug betaald moet worden en daarom staat deze als een schuld op de balans. Aan de andere kant is de afspraak ook met de bank dat de lening beschikbaar is voor de looptijd van de lening . De bank mag morgen niet zeggen dat de lening maar moet worden terugbetaald, omdat het de bank beter uitkomt. Rinus kan rekenen op de financiering voor een lange periode. De leningen staan daarom onder de vaste passiva. Wanneer de bank de lening verstrekt maakt zij vervolgens de bedragen over op de betaalrekening. In dit geval neemt het saldo dan toe van € 33.145,= tot € 483.145. Dit is het geld dat beschikbaar is voor de aankopen die Rinus wil doen. Op dit moment heb je dus een balans die laat zien dat er geld is en dat dat geld voor een groot deel door een buitenstaander is voorzien. Het is dus vreemd vermogen. Rinus heeft nu dus wel meer ter beschikking, maar het is niet allemaal meer van hem, het is ook door een ander gefinancierd.
Balans 10-mrt
credit of - Eigen vermogen 51.905€
Winst 7.490€
Nieuw Eigen vermogen 59.395€
Auto 25.000€ 700€ 24.300€
I pad met scherm1.200€ 50€ 1.150€ bank lening 350.000
Printers 480€ 20€ 460€ bank lening 100.000
I phone 360€ 20€ 340€
Totaal 26.250€
Debiteuren -€ Crediteuren -€
Bank 483.145€
Balanstotaal 509.395€ Balanstotaal 509.395€
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
52
5.2 De koop van het pand Nu Rinus over het geld beschikt kan de transactie om het huis te kopen doorgaan. Hij en de verkoper maken een afspraak bij de notaris, omdat de verkooptransactie van panden via de notaris gaan. De koop is niet meer dan het registreren van het eigendom in het kadaster. De notaris is daarvoor aangesteld. De notaris verzzoekt Rinus het geld over te maken op de rekening van de notaris. Rinus en de verkoper gaan naar de notaris en daar zetten beiden de handtekening onder het contract, de koopovereenkomst. Op dat moment wisselt het pand van eigenaar, symbolisch en praktisch nog kenbaar door de overhandiging van alle sleutels van het pand. Als Rinus nu na het bezoek aan de notaris de balans opmaakt ziet deze er zo uit:
Het verschil met de vorige balans is dat zijn banksaldo is afgenomen met € 350.000,=. Dat komt door de betaling aan de notaris. En het tweede verschil is dat hij het pand op de balans heeft gezet. Hij heeft de eigendom verworven. Het pand is zijn bezitting geworden. Hij kan nu een groot aantal jaren gebruik maken van de m3 die dit pand hem biedt. Kubieke meters waarin hij kan werken, klanten ontvangen, advies kan geven en workshops houden. Hier gebeurt dus in principe hetzelfde als bij de aanschaf van de auto. Geld wordt omgezet in een investeringsgoed. Het verschil zit hem er in dat dit geleend geld is, niet eigen vermogen, maar vreemd vermogen. Je kunt ook zien dat het lenen van het geld los staat van de transactie van het kopen van het huis. Het lenen van het geld is een transactie tussen Rinus en de bank. Het kopen is de transactie tussen koper en verkoper. Hierin levert de koper het geld en de verkoper het pand. Opgemerkt moet worden dat het voorbeeld wel de essentie van de praktijk is, maar dat de praktijk een iets ander beeld geeft. In de praktijk wordt de lening door de bank verstrekt via de notaris en zie je het geld niet op je eigen rekening. De leningovereenkomst wordt vaak ook bij de notaris getekend en daarbij wordt een hypotheekakte getekend. In die akte geeft de eigenaar het recht van hypotheek aan de geldverstrekker (de bank). Het recht van hypotheek is het recht om bij verkoop van het pand als eerste te worden afgelost boven alle andere partijen die geld krijgen. Een hypotheek is een soort zekerheid van betaling. Een term als “Ik moet mijn hypotheek betalen.” is niet correct. Bedoeld wordt dat de aflossing van de lening, die met het recht van hypotheek is gedekt, nog moet worden betaald.
Balans 11-mrt
credit of - Eigen vermogen 51.905€
pand lairessesingel 350.000 Winst 7.490€
Nieuw Eigen vermogen 59.395€
Auto 25.000€ 700€ 24.300€
I pad met scherm1.200€ 50€ 1.150€ bank lening 350.000
Printers 480€ 20€ 460€ bank lening 100.000
I phone 360€ 20€ 340€
Totaal 26.250€
Debiteuren -€ Crediteuren -€
Bank 133.145€
Balanstotaal 509.395€ Balanstotaal 509.395€
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
53
Ook de betaling gaat via de notaris. De bank maakt het geld over naar de notaris en die maakt het weer over naar de verkoper. De notaris heeft daar een aparte rekening voor. Op die rekening ontvangt hij het geld van de bank, dat aan de koper is geleend. Hij bewaart dat geld zolang tot dat betaald wordt aan de verkoper.
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
54
5.3 Rinus en de inventaris Met de inventaris gaat het vergelijkbaar als met een pand. Echter een pand gaat via de notaris, maar een inventaris niet. Dat is het verschil tussen onroerende en roerende zaken. Onroerende zaken zijn registergoederen en de verkoop ervan vindt plaats via de notaris. Een registergoed is een goed waarvan de eigendom is vastgelegd in een officieel register: De Basisregistratie kadaster. Voorbeelden van registergoederen zijn panden, maar ook schepen en vliegtuigen. Inventaris is dus geen registergoed en daarmee een roerende zaak. Roerende zaken kun je gewoon kopen, al dan niet voorzien van een koopcontract. Een brood of een netwerk van computers met onderhoudsservice, bijvoorbeeld. In het geval van Rinus gaat het echter om een nieuwe inrichting waarmee het pand wordt ingericht. Dit is inclusief het meubilair. Rinus spreekt met de leverancier af dat op 11 maart wordt opgeleverd. Op 10 maart trekken de mannen in het pand en gaan aan de slag. Op de 11e worden de meubels geleverd en inderdaad op 11 maart is alles klaar. Hij ontvangt nog een envelop van de leverancier. Rinus is blij en opgelucht. Hoe vreemd het op dat moment ook klinkt: Rinus gaat een balans maken. Deze ziet er als volgt uit:
Je ziet deels hetzelfde gebeuren als bij de aankoop van het pand en de aanschaf van de auto: De
bezittingen nemen in waarde toe. In dit geval echter neemt het banksaldo niet af. In de envelop zat de
factuur van de leverancier. Rinus voert die factuur op onder het hoofdje crediteuren ofwel de bedrijven
die nog betaald moeten worden. Hier staat het geld nog op de bank (gefinancierd door de lening van
de bank) en de inventaris staat op de balans en is tot de rekening wordt betaald gefinancierd door de
leverancier.
Als Rinus twee dagen later besluit de rekening te betalen van de leverancier daalt het banksaldo en
komen we op het volgende plaatje:
Balans 11-mrt
credit of - Eigen vermogen 51.905€
Pand lairessesingel 350.000 Winst 7.490€
Inventaris 100.000 Nieuw Eigen vermogen 59.395€
Auto 25.000€ 700€ 24.300€
I pad met scherm1.200€ 50€ 1.150€ bank lening 350.000
Printers 480€ 20€ 460€ bank lening 100.000
I phone 360€ 20€ 340€
Totaal 26.250€
Debiteuren -€ Crediteuren 100.000€
Bank 133.145€
Balanstotaal 609.395€ Balanstotaal 609.395€
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
55
Het banksaldo is gedaald en de post crediteuren is gedaald. De inventaris wordt nu gefinancierd door
de lening die van de bank is verkregen. Merk op dat in het geval van roerende zaken het geld door de
bank wordt overgemaakt aan de investeerder en niet aan een derde partij. Dat laatste werkt alleen zo
bij registergoederen.
Je leest nu in deze balans dat Rinus voor € 509.395,= aan bezittingen heeft en dat deze voor € 59.395,=
uit eigen vermogen is gefinancierd en voor de rest door anderen (de bank). Populair gezegd: de
bezittingen van Rinus zijn voor 12% door hem zelf betaald. En ze zijn wel geheel van hem zelf: Hij is de
eigenaar.
Balans 13-mrt
credit of - Eigen vermogen 51.905€
Pand lairessesingel 350.000 Winst 7.490€
Inventaris 100.000 Nieuw Eigen vermogen 59.395€
Auto 25.000€ 700€ 24.300€
I pad met scherm1.200€ 50€ 1.150€ bank lening 350.000
Printers 480€ 20€ 460€ bank lening 100.000
I phone 360€ 20€ 340€
Totaal 26.250€
Debiteuren -€ Crediteuren -€
Bank 33.145€
Balanstotaal 509.395€ Balanstotaal 509.395€
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
56
5.4 De maand Maart van Rinus
De aanschaf van een productiemiddel (bedrijfsmiddel, investeringsgoed) als een pand met inventaris
heeft gevolgen voor de winst en verliesrekening van Rinus’ advies. Over dat onderwerp gaan we het
nu hebben.
5.4.1 Produceren
Ondanks de aankoop, de verhuizing en inrichting van het nieuwe pand heeft Rinus in de maand maart
gewoon nog productie gedraaid. Immers de klanten vragen om het advies en “tijdens de verbouwing
gaat de verkoop gewoon door”. Rinus heeft in maart gewerkt voor Van den Boom en Lievensberg. Zijn
winst en verliesrekening ziet er als volgt uit:
Het is het bekende patroon uit de maanden ervoor: een omzet van € 8.800,= en kosten ter hoogte van
€ 915,=. Kosten die in dezelfde periode gemaakt worden en nodig zijn om de adviezen te kunnen
leveren. Dit resulteert in een operationeel resultaat van € 7.885,=. De variabele kosten, dat zijn de
kosten die direct samenhangen met de omzet blijven gelijk.
Maar nu de afschrijvingen. Rinus heeft bezittingen aangeschaft en die bezittingen heeft hij gebruikt
om het advies te leveren. Hij heeft gewerkt vanuit het pand, er heeft zelfs een adviesgesprek plaats
gehad met Van den Boom. Zijn afschrijvingsstaat krijgt nu het volgende beeld:
Winst- en Verliesrekening Rinus' advies maand 3
aantal uren uurprijs totaal
Klant Lievensberg 50 80 4.000€
Klant Van den Boom 60 80 4.800€
totaal omzet 8.800€
Uitbesteding 540€
Brandstofkosten 25€
Ingewonnen advies ABC 350€
Totaal operationele kosten 915€
Operationeel resultaat 7.885€
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
57
Het pand wil Rinus afschrijven in ongeveer 25 jaar (24,3 is gebruikt voor een beetje nette getallen). Hij
verwacht dus met dit pand 25 jaar te kunnen doen. Met de inventaris verwacht hij 8 jaar voort te
kunnen. Dat betekent dus dat hij het idee heeft dat hij elk jaar 1/25 deel verbruikt van het pand en van
de inventaris 1/8. Per maand is dat nog eens 1/12 ervan. Je ziet dat in de kolommen. Op het pand
schrijft hij dus per maand € 1.200,= af en op de inventaris € 1.000,=. Je ziet dat de inventaris relatief
duur is omdat deze minder lang meegaat ofschoon deze minder geld kost.
Al met al zijn de afschrijvingskosten aanzienlijk omhoog gegaan en dat vind je terug in de winst en
verliesrekening. De afschrijvingskosten zijn gestegen van € 395,= naar € 2.595,=.
Dit is echter nog niet alles, want Rinus heeft moeten lenen voor de investering in het pand. De bank
doet dat niet voor niets en vraagt rente aan de lener. Aan Rinus vraagt de bank 5% rente over het
bedrag dat hij heeft geleend. In de eerste maand is dat dus: 5% over € 450.000,=: € 1.875,=. Die kosten
moet Rinus ook betalen en komen dus op zijn winst- en verliesrekening. Deze ziet er nu als volgt uit:
Afschrijvingenstermijnen
Activum aanschafwaarde afschrijvingsperiode restwaarde afschrijvingskosten
per jaar per maand
Pand 350.000 24,3 jaar 0 14.400 1.200
Inventaris 100.000 8,3 jaar 0 12.000 1.000
Auto 25.000 5 jaar 4.000 4.200 350
I pad met scherm 1.200 3 jaar 300 300 25
Printers 480 4 jaar - 120 10
I phone 360 3 jaar - 120 10
Totaal 27040 31.140 2.595
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
58
En dat is even schrikken, want zijn kosten zijn toegenomen met meer dan € 4.000,=. In plaats van een
winst van ongeveer € 7.000,= heeft Rinus nu niet meer dan een winst van € 3.415,=, een halvering van
de winst een maand ervoor. Ten gevolge van de aanschaf van het pand zijn de kosten van Rinus’ bedrijf
toegenomen. Het kost dus meer om een advies te produceren!
5.4.2 Winst en cash
Rinus heeft ten gevolge van zijn investering in het pand dus een lagere winst behaald. Deels omdat zijn
afschrijvingen zijn toegenomen en deels omdat hij rente heeft betaald. Zoals we al eerder zagen zijn
afschrijvingen wel kosten maar geen uitgaven. De uitgave is er geweest bij de aanschaf van het
bedrijfsmiddelen. Als deze kosten geen uitgaven zijn moet het bedrag van de afschrijvingen ook te
vinden zijn in de positie van de bank. Die positie van de bank moet dan verbeterd zijn met het bedrag
van de winst en dat van de afschrijvingen. Dat kun je zien als je positie van de bank vergelijkt net voor
de productie. In dit geval is dit precies nadat de gehele investering is afgewikkeld. De balans ziet er dan
als volgt uit:
Winst- en Verliesrekening Rinus' advies maand maart
aantal uren uurprijs totaal
Klant Lievensberg 50 80 4.000€
Klant Van den Boom 60 80 4.800€
totaal omzet 8.800€
Uitbesteding 540€
Brandstofkosten 25€
Ingewonnen advies ABC 350€
Totaal operationele kosten 915€
Operationeel resultaat 7.885€
Financiële kosten 450.000 5% 1.875€
Cashflow 6.010€
Afschrijvingskosten 2.595€
Winst 3.415€
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
59
Je ziet dan het pand en de inventaris staan, die net zijn aangeschaft. Het bank saldo bedraagt op dat
moment € 33.145,=. Als we dit nu vergelijken met het banksaldo net nadat Rinus’ rekeningen zijn
betaald en hij de door hem ontvangen rekeningen heeft betaald is het saldo op de bank gegroeid tot
€ 39.155,= een verschil van € 6.010,=.
En dat laat zich verklaren door de ontvangst van de betalingen van Van den Boom en Lievensberg ten
bedrage van € 8.800,= en de betaling van de rekeningen die Rinus heeft gekregen: € 915,= en de rente
die Rinus betaald heeft aan de bank € 1.875,=. Kijk maar naar de winst en verliesrekening. Het
bankafschrift van Rinus ziet er dan ook als volgt uit:
Balans 13-mrt
credit of - Eigen vermogen 51.905€
Pand lairessesingel 350.000 Winst 7.490€
Inventaris 100.000 Nieuw Eigen vermogen 59.395€
Auto 25.000€ 700€ 24.300€
I pad met scherm1.200€ 50€ 1.150€ bank lening 350.000
Printers 480€ 20€ 460€ bank lening 100.000
I phone 360€ 20€ 340€
Totaal 26.250€
Debiteuren -€ Crediteuren -€
Bank 33.145€
Balanstotaal 509.395€ Balanstotaal 509.395€
Balans 31-mrt
credit of - Eigen vermogen 59.395€
Pand lairessesingel350.000 1.200 348.800€ Winst 3.415€
Inventaris 100.000 1000 99.000€ Nieuw Eigen vermogen 62.810€
Auto 25.000€ 1.050€ 23.950€
I pad met scherm1.200€ 75€ 1.125€ bank lening 350.000
Printers 480€ 30€ 450€ bank lening 100.000
I phone 360€ 30€ 330€
Totaal 473.655€
Debiteuren Crediteuren -€
Bank 39.155€
Balanstotaal 512.810€ Balanstotaal 512.810€
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
60
Het bedrag van € 6.010,= is het bedrag dat overblijft wanneer alle omzet is ontvangen en alle kosten
(behalve de afschrijvingskosten) zijn betaald. Dat bedrag noemen we de cashflow ofwel de kasstroom.
Het bedrag dat ten gevolge van de productie en verkoop ons bedrijf binnenstroomt. Kasstroom is een
oude term, die stamt uit de tijd dat er nog weinig giraal werd betaald en al helemaal niet via internet.
De meeste bedrijven hadden een geldkas. Nu wordt zelfs het kleinste bedrag via Internet of PIN
automaat betaald. Je zou de kasstroom beter bankstroom of bankflow kunnen noemen.
Het bedrag van de cashflow is niet alleen het verschil tussen de omzet en de kosten, maar kan ook
worden berekend als de som van de winst en de afschrijvingen. Als je van de omzet de kosten aftrekt
houd je winst over. Als je daar de kosten bij optelt die je niet hebt uitgegeven, de afschrijvingskosten
dus, heb je het bedrag dat in de onderneming is gebleven. In dit geval is dat een winst van € 3.415,=
en de afschrijvingskosten ten bedrage van € 2.595,=. Opgeteld een bedrag van € 6.010,=.
5.4.3 Aflossen
Zoals we zagen is het banksaldo met meer toegenomen dan de winst, namelijk met de cashflow. Een
bedrag gelijk aan de som van winst en afschrijvingen. Rinus kan een deel van dit bedrag nu gebruiken
om zijn leningen terug te betalen. Om af te lossen.
Een gouden regel is dat het bedrag van de afschrijvingen gebruikt mogen worden om de aflossingen
te betalen.
Hier zit de volgende redenatie achter. Als we een investering doen schaffen we een machine of een
pand of iets anders aan dat een aantal jaren meegaat. Daarom schrijven we zo’n bedrijfsmiddel af en
zijn er de afschrijvingskosten. Als we het bedrijfsmiddel niet zelf kunnen betalen gaan we naar een
bank en lenen daar het geld dat we nodig hebben. Op het moment dat het bedrijfsmiddel volledig is
afgeschreven hebben we weer een nieuw bedrijfsmiddel nodig. En dan gaan we weer naar de bank
voor een lening. Als de oude lening dan is afgelost is onze financiering even hoog als bij de eerste
aanschaf. Onze financiering is dan niet zwaarder geworden.
De looptijd van een lening is om die reden heel vaak gelijk aan de afschrijvingstermijn van het
bedrijfsmiddel dat er mee gefinancierd wordt.
Transactie overzichtrek nr Datum Bij Af
Oud Saldo 13-mrt 33.145
De vormgever, 30… 29-mrt 540€
Benzinestation A2, De volle bak23…. 28-mrt 25€
Advies ABC 24… 28-mrt 350€
Rente bank 31-mrt 1.875€
Lievensberg 31-mrt 4.000€
Van den Boom 31-mrt 4.800€
Nieuw saldo 31-mrt 39.155
totaal mutaties 8.800€ 2.790€
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
61
Een auto die 5 jaar mee gaat wordt gefinancierd met een lening van 5 jaar. De hoogte van de aflossing
is dan gelijk aan de hoogte van de afschrijving. Sneller aflossen dan afschrijven mag, maar andersom
is niet verstandig. Als je langzamer aflost dan afschrijft kom je in een situatie, waarin het bedrijfsmiddel
al moet worden vervangen, maar de lening nog moet worden afgelost. De totale financiering neemt
dan toe en daar wordt, in elk geval door een bank niet positief naar gekeken.
In het voorbeeld van Rinus is er sprake van het volgende aflossingsschema:
De lening die verstrekt is voor het pand kent een aflossing van 500 per maand. Dat is een totale periode
van 25 jaar. De lening behoeft te worden afgelost tot een restant schuld van € 200.000,=.
De lening voor de inventaris en de inrichting van € 100.000,= loopt 8 jaar en 4 maanden en is dan tot
€ 0,= afgelost. De termijn is € 1.000,= per maand.
De lening voor de inventaris wordt afgelost tot € 0,=. De inventaris is na 10 jaar niets meer waard en
op deze manier is de lening tegen de tijd van vervanging ook volledig afgelost. In dit geval wordt de
lening sneller afgelost dan de afschrijvingstermijn. Het kan heel goed dat de geldverstrekker een ander
inzicht heeft in de snelheid van afschrijven dan de bezitter van het bedrijfsmiddel. (Hier is ook een
termijn gekozen, waardoor we met ronde getallen gewerkt kan worden. Aflossingstermijn zijn in de
praktijk meestal op hele jaren bepaald, soms
Het pand is een ander verhaal: Hier is een gedeelte aflossingsvrij gehouden. Bij panden komt dat vaker
voor. In tegenstelling tot inventaris, auto’s, computers enzovoorts houden onroerende zaken hun
waarde. Het is dan niet nodig om een lening geheel af te lossen, omdat uit de verkoop van het pand
afgelost kan worden. Door dat je een gedeelte niet aflost is de aflossingstermijn maandelijks lager. Dat
heeft het voordeel dat er meer geld in het bedrijf blijft, waarmee je andere uitgaven kunt bekostigen.
Rinus moet dus rekening houden met een aflossing van respectievelijk € 500,= en € 1.000,=, in totaal
€ 1.500,= per maand. Deze € 1.500,= betaalt Rinus van zijn rekening courant aan de bank. In de balans
ziet dat er als volgt uit:
hoofdsom aflossing
lening 350000 500 aflossen tot 200000
lening 100000 1000 aflossen tot 0
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
62
Je ziet dat de bankpositie met € 1.500,= naar beneden gaat, van € 39.155,= naar € 37.655,=. Tegelijk
worden de leningen met € 500,= en € 1.000,= verlaagd. Door de aflossing is er minder verschuldigd aan
de bank.
Het komt geregeld voor dat mensen aflossingen en rente als één en hetzelfde zien. Je ziet in het
voorbeeld het duidelijke verschil. De rente is de vergoeding voor het lenen van het geld. Dat zijn voor
de geldlener kosten. De aflossing is een terugbetaling van geld dat eerder geleend is door de geldgever.
Kosten komen op de resultatenrekening, de terugbetaling van een lening komt alleen op de balans
voor. Geld van een lening beïnvloedt het resultaat van een onderneming niet, alleen de vergoeding
voor die lening, de rente.
Balans 31-mrt
credit of - Eigen vermogen 59.395€
Pand lairessesingel 350.000 1.200 348.800 Winst 3.415€
Inventaris 100.000 1.000 99.000 Nieuw Eigen vermogen 62.810€
Auto 25.000 1.050 23.950
I pad met scherm 1.200 75 1.125 bank lening 349.500
Printers 480 30 450 bank lening 99.000
I phone 360 30 330
Totaal 473.655€
Debiteuren Crediteuren -€
Bank 37.655€
Balanstotaal 511.310€ Balanstotaal 511.310€
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
63
6 Het risico van de vaste kosten
In het voorbeeld van Rinus zien we dat de kosten stijgen ten gevolge van het pand en de inventaris
die hij aanschaft. Om het advies te leveren gebruikt hij nu meer bedrijfsmiddelen. Het is echter niet
alleen de hoogte van deze kosten, die van belang is, maar het is ook het karakter dat bepaalt: deze
kosten zijn vast. Ongeacht hoeveel uren hij levert, hij betaalt deze kosten. Dat brengt een
verplichting met zich mee. In dit hoofdstuk onderzoeken we dit idee van de vaste kosten
diepgaander. Dit idee is belangrijk, omdat het een bepalend onderdeel is van veel beslissingen die wij
als manager nemen. In vaste kosten zit een element van vertrouwen en dat maakt het interessant.
6.1 Rinus adviseert in een pand
In het vorige hoofdstuk hebben we gezien dat de kosten toenemen ten gevolge van de aanschaf en
de financiering van het pand en inventaris. Als we de maanden met elkaar vergelijken dan zien we
het volgende beeld:
In de tweede maand is er een stijging van de winst met name ten gevolge van de stijging van de
omzet. In maart daalt die winst, hoewel de omzet op hetzelfde niveau blijft. Zoals besproken liggen
daar hogere afschrijvingen en rente aan ten grondslag. Zou Rinus echter op hetzelfde winstniveau
willen uitkomen als hij realiseerde in februari dan moet hij meer omzet maken. Het pand moet dus
bijdragen aan het realiseren van meer omzet, anders zou Rinus beter af zijn zonder pand. Grofweg
zou Rinus ruim € 4.000,= meer omzet moeten maken. Daarmee komt hij dan weer op een
winstniveau van € 7.500,=. (We zullen later zien hoe je dat precies berekent.)
Waar het bij investeren om gaat.
En hier zie je precies waar het bij investeren om gaat: Je schaft iets aan om er meer omzet mee te
maken. Als een investering niet leidt tot meer omzet of tot een kostenbesparing is het een
onverstandige investering, misschien zelfs wel een luxe uitgave als vermaak en uitspatting voor het
Winst- en Verliesrekening Rinus' advies maand
januari februari maart
Klant Lievensberg 4.800 4.000€ 4.000
Klant Van den Boom 3.200 4.800€ 4.800
totaal omzet 8.000 8.800 8.800
Uitbesteding 540 540€ 540
Brandstofkosten 25 25€ 25
Ingewonnen advies ABC 10 350€ 350
Lunchkosten 125
Totaal operationele kosten 700 915 915
Operationeel resultaat 7.300 7.885 7.885
Financiële kosten 1.875
Cashflow 7.300 7.885 6.010
Afschrijvingskosten 395 395€ 2.595
Winst 6.905 7.490 3.415
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
64
management en de eigenaren. En voorbeelden te over: Dirk Scheringa met zijn museum en
sportclubs, Hubert Möllenkamp, die bij woningbouwvereniging Rochdale met een Maserati
rondreed, de feestjes van de Centrale Ondernemingsraad van de Nationale Politie tot en met de
bonussen van de bankiers, die om daar aan te komen grote risico’s namen.
Het criterium voor een investering is of deze bijdraagt aan een verhoging van de productie of
voorkomt dat de productie daalt, omdat klanten naar een concurrent lopen. Het tweede criterium is
of de kosten dalen door de investering. In het geval van Rinus zou de investering in het pand in de
plaats kunnen komen van het betalen van huur voor het bedrijfspand. (Dat is hier niet het geval.)
Dit is exact de reden waarom er om een businessplan gevraagd wordt wanneer er geïnvesteerd
wordt, of dat nu de bank is, een andere financier of jijzelf als directeur van de onderneming. De
centrale vraag is: Investeren OK, maar hoe verdien je de investering terug?” De vraag dus naar de
conversiefunctie: Zie hoofdstuk 3.1.
Is dit voor Rinus een verstandige investering?
Is er in het geval van Rinus nu sprake van een goede
investering? Het is duidelijk dat zijn winst daalt dus is de
investering niet verstandig, zonder dat er zicht is op
extra inkomsten, een omzetverhoging. Door het
adviseren vanuit een pand moet er dus meer omzet
kunnen komen. Dat betekent dat Rinus dus meer moet
kunnen vragen voor zijn diensten omdat deze in een
pand geleverd worden. Je ziet dat wel bij
ondernemingen die zich op de Herengracht in
Amsterdam vestigen of op de Zuid-as. Met name bij
advocaten heeft dat effect, omdat het daar om
imponeren gaat. Bij Rinus zou het goed kunnen omdat hij de gelegenheid biedt tot rust en distantie
van het dagelijkse werk.
Een andere reden kan zijn dat Rinus andere diensten gaat leveren: Bijvoorbeeld als Rinus met grote
regelmaat trainingen en workshops gaat organiseren. Of wanneer hij dagen ‘op de hei’ (in zijn pand)
gaat aanbieden. Op deze manieren is het hebben van een pand nuttig en draagt het bij tot de
‘business’. Voor Rinus geldt dat hij € 4.000,= per maand extra inkomsten moet hebben omdat hij
vanuit zijn pand adviseert, anders is de investering niet rendabel. Of slechts een luxe die Rinus zich
wil permitteren.
Voorbeelden uit de praktijk
Villa Mondriaan is een museum dat specifiek ten toon stelt over De Stijl kunstschilders en daarbij het
huis laat zien waar Piet Mondriaan geleefd heeft. De villa is dus een onderdeel van het aanbod.
Inclusief een bepaalde mate van soberheid gezien de levensstandaard van Mondriaan dan
voorstelbaar.
Het Van Goghmuseum is dat maar gedeeltelijk, omdat het niets met Van Gogh of impressioisten
heeft. Aan de andere kant heeft het museum een bewaar en tentoonstellingsfunctie, waarmee een
pand noodzakelijk is. Dat het pand een bepaalde uitstraling en elan heeft, die hoort bij de allure en
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
65
bekendheid van kunstschlder van Gogh is noodzakelijk. Zijn gebouw en kunstenaar niet in evenwicht
dan doet dat afbreuk aan de aantrekkelijkheid en dus de omzet.
Een ander voorbeeld is de SS Rotterdam, dat voor meer dan € 250 miljoen is verbouwd door
Woningbouwcorporatie Woonbron en daarna nog maar aan de man gebracht moest worden en een
winstgevende exploitatie gerealiseerd moest worden. Iets wat nooit gelukt is. Het voormalis
stoomschip biedt hotel en zalen accommodatie, die ook in een pand op het vasteland kan worden
geboden. De hotelfunctie te water is iets anders en spectaculair en daardoor trekt het gasten, maar
in relatie tot de verbouwkosten is die aantrekkelijkheid te duur. Er wordt te weinig omzet mee
gemaakt.
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
66
6.2 Vaste en variabele kosten Als je nu naar de kosten kijkt zie je dat kosten als uitbesteding, brandstof en ook ingewonnen advies
ongeveer hetzelfde blijven of iets stijgen. Deze kosten hebben direct met de productie te maken en
worden variabele kosten genoemd. Er is een directe relatie tussen het maken van omzet en het
maken van deze kosten. Ofwel: zou er geen advies moeten worden geleverd dan heb je deze kosten
niet. Rinus hoeft dan geen presentaties te maken, hij hoeft niet naar de klant te rijden, noch hoeft hij
een collega om advies te vragen. Variabele kosten bewegen dus mee met de omzet, variëren met de
omzet.
Nog duidelijker: de groenteboer moet elke appel, die hij verkoopt ook hebben ingekocht, anders
verkoopt hij lucht. Hoe meer appels hij verkoopt, des te meer appels hij moet inkopen. De
inkoopkosten van appels zijn dus variabele kosten. De kosten van de toonbank waarover hij de
appels verkoopt zijn vaste kosten. Het maakt niet uit hoeveel appels er over die toonbank gaan, de
kosten blijven gelijk.
Wat zijn vaste kosten?
Bekijken we de kosten van de financiering en de afschrijving dan zijn dit kosten die doorlopen,
ongeacht het uitbrengen van een advies of niet. Elke maand wil de bank de rente hebben over het
uitstaande bedrag. De bank zegt niet: “O u heeft deze maand geen omzet gemaakt, dan heeft u ook
geen financiering nodig en bent u geen rente verschuldigd.” De bank levert zijn dienst en heeft het
geld aan Rinus uitgeleend en wil daar de vergoeding voor hebben, ongeacht of Rinus omzet heeft
gemaakt of niet.
Met afschrijvingskosten gaat het precies zo. Een inventaris bijvoorbeeld is ongeacht het gebruik
ervan na een jaar of 10 wel versleten en uit de mode. Om een modern kantoor te blijven moet je dat
dan vervangen, of er nu veel of weinig advies in is geleverd. Bij een pand neemt de waarde niet af
maar schrijf je toch af en een auto gaat achteruit ook al rijd je er niet in. Het effect is dan niet dat de
voorraad kilometers wordt opgereden, maar wel dat je er minder kilometers nog mee kunt rijden.
Het karakter van de afschrijvingskosten is daarmee vast. De kosten nemen niet toe of af al naar
gelang er meer of minder omzet wordt gemaakt. Hierop zijn wel uitzonderingen te bedenken,
bijvoorbeeld een computer die alleen wordt gebruikt voor een bepaald project en daarna om
veiligheidsredenen moet worden vernietigd.
Maar goed: de vaste kosten zijn in de maand maart aanzienlijk gestegen ten gevolge van
afschrijvingen en rentekosten. Elke maand komen deze kosten terug en daarmee zijn deze kosten
dan ook een verplichting. Rinus moet elke maand zoveel omzet maken om de vaste kosten te kunnen
betalen: de vaste kosten te kunnen dekken. Met de investering laat hij een verplichting op zich een
bepaalde omzet te maken. Als hij daar niet aan voldoet komt hij te kort en zal uiteindelijk verlies
gaan lijden. Hoeveel die omzet is kan worden uitgerekend volgens een formule. Deze formule is
gebaseerd op het idee dat de vaste kosten moeten worden gedekt uit de omzet. Voor het maken van
die omzet moeten echter bepaalde kosten worden gemaakt, de variabele kosten. In het voorbeeld
hiervoor zijn dat de inkoopkosten van appels en bij Rinus is dat ingewonnen advies, benzine en
presentaties. Zonder die kosten kan hij geen advies produceren.
Even naar de groenteboer.
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
67
Dat wat Rinus overhoudt nadat hij de variabele kosten heeft gemaakt voor het produceren van zijn
advies is beschikbaar voor het betalen van de vaste kosten. Dat wat hij overhoudt noem je de
brutomarge. Bij de groenteboer is dat het verschil tussen de omzet van appelen en de kosten van de
ingekochte appelen. Kijk maar naar het schema:
De groenteboer koopt appelen in voor een prijs van € 1,30 en verkoopt deze appelen voor € 2,80. Dit
betreffen zakken van 1 kilogram. Zijn brutomarge per zak is € 1,50, het verschil tussen de inkoop en
verkoopprijs. Hij rekent de klanten € 2,80 af en betaalt aan zijn leverancier € 1,30. Als hij 1.500
zakken verkoopt krijgt hij van zijn klanten € 4.200,= en betaalt aan zijn leverancier, de appelboer €
1.950,= en houdt hij € 2.250,= over. Dat zijn 1.500 zakken tegen een brutomarge van € 1,50. Deze €
2.250 heeft hij beschikbaar om zijn vaste kosten te betalen.
Stel nu dat zijn vaste kosten € 1.750,= zijn, bijvoorbeeld de afschrijvingskosten van de toonbank, de
huur van zijn winkel dan houdt hij € 500,= over als winst. (€ 2.250,= - € 1.750,=).
Stel nu het tweede geval: de groenteboer verkoopt de week erop 2000 zakken. Zowel de verkoop als
de inkoopprijs blijven hetzelfde. Dan wordt zijn resultatenrekening anders:
Je ziet dat de variabele kosten inderdaad variëren. De prijs per eenheid blijft hetzelfde, maar het
aantal eenheden is gestegen. De vaste kosten blijven hetzelfde want deze zijn niet aan de omzet
gerelateerd. De winst van de groenteboer wordt dan € 3.000,= - € 1.750,= is gelijk aan € 1.250,=.
Groenteboer
prijs aantal totaal
Omzet (appelen) 2,80€ 1500 4.200€
Inkoopkosten 1,30€ 1500 1.950€
Brutomarge 1,50€ 2.250€
Groenteboer
prijs aantal totaal
Omzet (appelen) 2,80€ 2000 5.600€
Inkoopkosten 1,30€ 2000 2.600€
Brutomarge 1,50€ 3.000€
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
68
6.3 Break even Stel dat de groenteboer nu niet 2000 kilo verkoopt maar slechts 1160 kilo appelen, dan komt zijn
resultaat er als volgt uit te zien:
Zijn brutomarge is dan € 1.740,= en dat is zo goed als voldoende om zijn vaste kosten te dekken. Zijn
winst is dan echter € 0,=. Dat is een bijzondere situatie: je maakt zo veel omzet dat èn je variabele
kosten èn je vaste kosten gedekt zijn. Net genoeg omzet om je totale kosten te dekken. Dat
bijzondere punt noem je het break even punt, de omzet de break even omzet.
Om die break even omzet te berekenen gebruik je de volgende formule:
Het verschil van de verkoopprijs en de inkoopprijs is het verschil dat ik per eenheid die ik verkoop
overhoud. In het geval van de groenteboer is dat € 1,50. Die brutomarge gebruik ik om mijn vaste
kosten te dekken. De vraag is dan hoeveel eenheden ik nodig heb om al die vaste kosten te dekken.
Als ik dan de vaste kosten deel door de marge krijg ik het aantal dat ik nodig heb.
Ik kan er ook anders naar kijken: De kosten bestaan uit variabele kosten en vaste kosten. Als de som
van variabele en vaste kosten even hoog is als de omzet is de winst 0. Dat is de break even situatie.
Dat betekent ook dat de omzet minus de variabele kosten gelijk moet zijn aan de vaste kosten.
Omzet minus variabele kosten is hetzelfde als de brutomarge. De brutomarge is weer gelijk aan het
verschil tussen verkoopprijs en inkoopprijs vermenigvuldigd met het aantal verkochte eenheden. Als
ik dan de vaste kosten deel door het verschil tussen verkoopprijs en inkoopprijs krijg ik het aantal
waarbij de winst 0 is. Het break even aantal.
In formules:
Groenteboer
prijs aantal totaal
Omzet (appelen) 2,80€ 1160 3.248€
Inkoopkosten 1,30€ 1160 1.508€
Brutomarge 1,50€ 1.740€
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
69
En in het voorbeeld van de groenteboer
Het break even aantal is dus 1167 eenheden (kilo’s) appelen die door de groenteboer moeten
worden verkocht. De groenteboer doet dat tegen een prijs van € 2,80 en maakt dan een (break even)
omzet van € 3.266,67.
Vaste kosten 1.750€
Verkoopprijs - inkoopprijs 1,50€
Vaste kosten gedeeld door brutomarge 1750/1,50= 1166,67
Aantal eenheden break even
Break even omzet 3.266,67€
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
70
6.4 Het belang van break even Break even is een belangrijk begrip omdat hierin de relatie ligt tussen investeren en weer terug
verdienen. Je maakt eerst kosten, opdat er mensen zijn die je product willen kopen. Met het
verkopen van je producten verdien je die gemaakte kosten terug. Als je nu kunt uitrekenen hoeveel
producten je moet verkopen om de kosten die je maakt te dekken kun je inschatten of de te maken
kosten niet te hoog zijn (of juist laag). Dat maakt het beslissen gemakkelijker. Hoe dat werkt wordt
hierna in detail uitgelegd.
Weer terug naar de groenteboer
Elk product dat verkocht wordt levert een klein gedeelte om de vaste kosten te dekken. Dan moet je
dus voldoende verkopen om met al die kleine bijdragen die kosten goed te maken. Voldoende is dan
het break even aantal. Volgen wij de groenteboer dan ziet dat er als volgt uit.
De groenteboer is elke maand € 1.750,= kwijt aan kosten voor zijn winkel, de afschrijving van de
toonbank, de kassa en de huur. Die kosten zijn in de grafiek met rood weergegeven en worden in dit
geval op dag 1 van de maand betaald. We gaan er ook van uit dat deze groenteboer alleen appelen
verkoopt. Het is meer een appelman dan een groenteman. Op dag 2 verkoopt de groenteboer 170
kilo appelen en realiseert daarmee een marge van 170 keer € 2,80 (omzet) - € 1,30 (inkoop) = € 1,50.
Dat is € 255,=, in de grafiek blauw gekleurd. Die € 255,= heeft hij dus om een deel van die € 1.750,=
goed te maken. Het verschil van die vaste kosten en de brutomarge zie aan de oranjekolommen. Elke
dg dat er iets verdiend wordt, wordt de kolom iets korter. De volgende dag hetzelfde verhaal, maar
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
71
nu verkoopt hij 270 kilo en realiseert een
brutomarge van € 405,=, ook weer met blauw
aangegeven. De oranje kolom wordt korter. Dit
gaat zo door tot dag 15, als hij (op € 3,= na) de
vaste kosten heeft goedgemaakt. Zie ook de tabel,
die ten grondslag ligt aan de grafiek. De oranje
kolom is dan nagenoeg nul. Op dag 15 wordt dus
het break even point gehaald: 1167 kilo appelen.
In de dagen hierna wordt de brutomarge niet
meer gebruikt om de vaste kosten te dekken. De
brutomarge kan nu worden beschouwd als winst.
Met elke kilo appelen die wordt verkocht wordt er
een stukje van de winst gerealiseerd. Op dag 16 is
dat € 12,=, op dag 17 is dat € 313,= en aan het
einde van deze maand, op dag 30 wordt € 1235,=
aan winst gerealiseerd. De oranjekolom is dan
sterk gegroeid op grond van de blauw gekleurde
kolommen: de brutomarge die met de verkochte
kilo’s appelen wordt gerealiseerd.
Sturen op break even
Het belang van het maken van een onderscheid
tussen variabele en vaste kosten en het kennen van het break even aantal is weten wanneer je gaat
verdienen en wanneer je nog vaste kosten moet goed maken. En hoeveel tijd je daarvoor nog hebt.
In dit geval is het break even punt halverwege de maand gehaald, maar als de groenteboer de
volgende maand ziet dat op dag 20 nog geen 1167 kilo is verkocht kan hij een verkoopactie op touw
zetten. Dan heeft hij nog 10 dagen om die 1167 kilo wel te maken. Dat is een stuk beter dan aan het
einde van de maand erachter komen dat er minder dan 1167 kilo is verkocht. Het kennen en
bijhouden van je break even aantallen geeft je dus meer mogelijkheden bij te sturen, te managen.
dagen vaste kostenaantallen omzet brutomargeterugverdiende vaste kosten
vaste kosten
1 -1750 -1.750
2 170 476,00€ 255,00€ -1.495
3 270 756,00€ 405,00€ -1.090
4 30 84,00€ 45,00€ -1.045
5 30 84,00€ 45,00€ -1.000
6 40 112,00€ 60,00€ -940
7 300 840,00€ 450,00€ -490
8 0 -€ -€ -490
9 0 -€ -€ -490
10 70 196,00€ 105,00€ -385
11 30 84,00€ 45,00€ -340
12 170 476,00€ 255,00€ -85
13 30 84,00€ 45,00€ -40
14 25 70,00€ 37,50€ -3
15 10 28,00€ 15,00€ 12
16 0 -€ -€ 12
17 200 560,00€ 300,00€ 313
18 120 336,00€ 180,00€ 493
19 0 -€ -€ 493
20 300 840,00€ 450,00€ 943
21 20 56,00€ 30,00€ 973
22 20 56,00€ 30,00€ 1.003
23 0 -€ -€ 1.003
24 20 56,00€ 30,00€ 1.033
25 10 28,00€ 15,00€ 1.048
26 40 112,00€ 60,00€ 1.108
27 45 126,00€ 67,50€ 1.175
28 0 -€ -€ 1.175
29 0 -€ -€ 1.175
30 40 112,00€ 60,00€ 1.235
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
72
6.5 Vraagstukken met een break even karakter Het vraagstuk van het break even karakter zou ik hier niet zo uitgebreid behandelen als het niet in
veel situaties zou terug komen. Het proces waarin je eerst geld uitgeeft om dat daarna terug te
verdienen komt veel voor. Een oud Hollands gezegde: “De kosten gaan voor de baat uit.” komt hier
vandaan. Ik noem een aantal typische situaties:
Investeringen in bedrijfsmiddelen
Dit is de meest voor hand liggende en hebben we al behandeld. De auto van Rinus, zijn pand en
inventaris. Ook Rinus zal zich moeten afvragen hoeveel uur hij moet maken om de vaste kosten te
dekken. We komen daar later nog op terug in een voorbeeld waar we uitrekenen wat Rinus moet
verdienen.
Wat voor Rinus geldt, geldt voor veel bedrijven. Een medisch moet bij de verbouw of bouw van een
ziekenhuis zich afvragen hoeveel patiënten er per dag, per maand en per jaar behandeld moeten
worden om de kosten te kunnen dekken. Bij een grafisch bedrijf gaat het om het aantal boeken per
drukpers, die wordt aangeschaft. Google moet weten hoeveel advertenties geplaats moeten worden
om de vaste bedrijfskosten te dekken. En zo moet een manege het aantal lessen en aantal ruiters
kennen om te weten of ze de paarden en het hooi van de paarden kunnen betalen. Een boorplatform
moet voldoende olie of gas naar boven kunnen halen om de kosten te kunnen dekken.
Het aangaan van een lening
Wanneer een investering te groot is om uit eigen middelen te financieren kan een lening worden
aangegaan. We zagen dit al bij Rinus en de aanschaf van zijn pand met inventaris. Hij leende hiervoor
geld bij de bank. Hiervoor moet Rinus rente betalen en die rentelasten moeten worden betaald
ongeacht of iemand bij hem advies afneemt of niet. Rinus zal uit zijn adviesuren die kosten moeten
goedmaken. De lening verhoogt de vaste kosten. Als je investeert en de investering laat financieren
moet je dus meer produceren om uit de kosten te komen dan wanneer je eigen geld hebt.
Het organiseren van een evenement
Een evenementenbureau organiseert een concert bijvoorbeeld Pinkpop. De vaste kosten van een
concert zijn de kosten van het inrichten van het terrein,
de reclame en de artiesten. Deze verplichtingen worden van te voren aangegaan, waarna de verkoop
start. Het is niet andersom: men maakt reclame voor een concert onder het mom van: “Als jullie met
zijn allen intekenen gaan wij de beste artiesten zoeken. Zij maken reclame met de topartiesten en als
desondanks minder toeschouwers komen heb je gewoon pech als organisatie. Dat gebeurt
bijvoorbeeld wel als een openluchtconcert nu net in de week wordt georganiseerd, wanneer het flink
regent. Voor de eerste dag heeft men de kaarten nog wel, maar de tweede dag is beduidend minder
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
73
druk. En als je dat jaar dan net de Rolling Stones hebt of Katy Perry, die nogal duur zijn, heb je een
flinke tegenvaller.
Vergelijkbaar met een popevenement zijn toneelstukken, concerten, sportwedstrijden
Het organiseren van een sales evenement
Een sales evenement wordt bijvoorbeeld wel georganiseerd bij autoverkoop, wanneer een nieuw
model wordt geïntroduceerd. Op zo’n evenement zijn artiesten en wellicht een formule 1 coureur.
De bedoeling is om de verkoop van de auto’s te stimuleren, maar daarvoor moeten wel eerst kosten
worden gemaakt voor het evenement. Om nu te beslissen of zo’n evenement een goed instrument is
om de auto’s te verkopen bereken je het aantal auto’s dat verkocht moet worden op het evenement
of net erna. Als dat aantal een reële verwachting is laat je het evenement doorgaan. Als dat niet het
geval is moet het evenement soberder worden uitgevoerd of kies je voor een andere vorm van
promotie. Als blijkt dat tijdens het evenement de verkopen tegen vallen kun je nog ingrijpen door
een extra salesactie of een andere maatregel. Ook hier gaat het weer om bestuurbaarheid.
Vergelijkbaar met sales evenementen zijn commerciële advertenties, reclame op verschillende
media,
Het aannemen van personeel
Hoe vreemd het misschien ook klinkt maar hier speelt hetzelfde soort probleem, dat van de vaste
kosten en break even. Wanneer je personeel aanneemt neem je dat voor een bepaalde periode aan.
Wanneer het arbeidscontract is getekend is het aan de afdeling verkoop er voor te zorgen dat er
voldoende producten gemaakt moeten worden en diensten geleverd om die personeelskosten te
kunnen betalen. Om die reden zijn er flexibele contracten en wordt er ingehuurd via uitzendbureaus.
Men wil het risico van de vaste kosten van personeel niet aan.
Echter er komt een moment dat je niet meer alleen met flexibel personeel kunt werken en moet je
mensen aannemen. Bijvoorbeeld omdat je bepaalde expertise in huis wilt houden. Op dat moment
worden de personeelskosten vaste kosten, personeel wordt ‘vast’ personeel. Dan ontstaat er een
relatie met de omzet en de verplichting voldoende brutomarge te maken.
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
74
6.6 Het managen van het break even punt Het voordeel van het kennen van het break even punt is het kunnen ingrijpen en maatregelen nemen
voordat je voor een voldongen feit staat. Maar dan moet je wel weten wat je kunt doen. In dit
hoofdstuk besteed ik daar aandacht aan. We behandelen achtereenvolgens: het beïnvloeden van de
brutomarge en het beïnvloeden van de vaste kosten.
De formule nogmaals en algemeen
De formule voor het berekenen van het break even point is zoals we deze bij de groenteboer gaven:
We veronderstelden bij de groenteboer dat alleen de inkoopkosten variabel waren. In zijn
algemeenheid geldt echter dat het om alle variabele kosten gaat. De formule beter gesteld luidt dan
als volgt:
Uit de formule lees je dat het break even punt bepaald wordt door de hoogte van de vaste kosten en
die van de bruto marge, het verschil tussen de verkoopprijs en de variabele kostprijs van de
producten en diensten die verkocht worden. Dit zijn dus ook de factoren die je kunt beïnvloeden. We
bespreken ze één voor één.
6.6.1 De vaste kosten veranderen
Vast is niet hetzelfde als constant
Vast wil zeggen dat de kosten niet variëren met de omzet, maar het wil niet zeggen dat deze kosten
constant zijn, noch kunnen veranderen. Als de vaste kosten wel gepland zijn, maar er nog geen
verplichting is ontstaan, omdat een dienst of product nog niet is besteld, hoeven deze kosten niet te
worden uitgegeven. Als je dus merkt dat de verkoop tegen valt is een oplossing om bepaalde kosten
niet te maken. Bijvoorbeeld: bij een hoofdact van een concert, die je lang van te voren moet boeken
komt een voorprogramma, waarvan je één of twee artiesten later boekt of niet. Als Rinus merkt dat
zijn omzet terugloopt en de inventaris nog niet is besteld, kan hij ook een goedkopere winkel
uitzoeken voor zijn meubels en het openingsfeestje laten vervallen. De manege kan het aantal
paarden beperken en meer ruiters per paard incalculeren.
Het verlagen van de vaste kosten
Dit gegeven is bijzonder interessant niet alleen als je kosten bespaart, maar als je kosten verlegd. Als
de vaste kosten vooral gericht zijn op het maken van het product, de kwaliteit van het product, kun
je ervoor kiezen aan de kwaliteit minder uit te geven en juist meer aan de verkoop. Als je per saldo
kosten bespaart komt het break even punt lager te liggen en tegelijk stimuleer je de omzet en
daarmee de stijging van de brutomarge.
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
75
In de grafiek is het effect van verlagen van de vaste kosten weer gegeven. In dit geval hebben we de
vaste kosten verlaagd met € 500,= naar € 1.250,=. Het effect is bij dezelfde brutomarge van € 1,50
dat het break even punt al is bereikt na 7 dagen, wanneer 833 kilo appelen is verkocht.
Het break even punt kun je als volgt berekenen: vaste kosten gedeeld door de brutomarge. Dus €
1.250,=/1,50 = 833. En dat is op dag 7, een week eerder dan bij vaste kosten van € 1.750,=.
Vaste kosten variabel maken
Het kan ook nog anders: in plaats van het verlagen van de vaste kosten kun je ook vaste kosten
vervangen door variabele kosten. Daarmee vermijd je het probleem je vast te leggen op bepaalde
kosten, maar je laat de besteding van die kosten afhangen van de hoeveelheid publiek dat komt. Een
bekend voorbeeld daarvan is vast personeel te vervangen door flexibel personeel. In tijden van
schaarste op de arbeidsmarkt is dat minder goed te doen dan bij overschot, maar het is een middel.
Je doet dat ook door bij de inhuur van artiesten hen een deel van de omzet te betalen in plaats van
een vast bedrag vooraf af te spreken.
De koningen van deze manier van werken zijn Airbnb en Über. Een hotel is een pand, waarbij het bij
voortduring de taak is een goede bezetting (brutomarge) te realiseren. Wat Airbnb doet is
overnachtingen aanbieden, waarbij het eigendom van het ‘hotel’ niet van hen is. Zij hebben geen
kosten, noch vaste, noch variabele. De verhuurders, particulieren, hebben wel kosten, maar dat zijn
hun gewone woonlasten. Voor die woning krijgen zij nu een fee, een brutomarge met als variabele
kosten, de kosten die zij moeten betalen voor hun alternatieve verblijf.
Als de groenteboer dit zou doen door bijvoorbeeld alleen te huren op de dagen dat hij verkoopt
(bijvoorbeeld een situatie waarin hij niet uit een winkel verkoopt maar op de markt op bepaalde
dagen). Stel dat hij daarmee ook € 500,= aan vaste kosten bespaart, maar wel hogere variabele
kosten heeft, bijvoorbeeld € 1,60, dan heeft hij een brutomarge van € 1,20. Zijn break even ligt dan
bij € 1.250 / 1,20 en dat is 1042 kilo appelen. En die heeft hij bereikt op dag 12. In de grafiek is deze
situatie weergegeven.
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
76
Je ziet weer de vaste kosten die nu € 1.250,- bedragen en een lagere brutomarge. De aantallen kilo’s
per dag zijn hetzelfde gebleven, maar de brutomarge is lager. Hierdoor heb je wel lagere vaste
kosten om met de marge terug te verdienen, maar je loopt iets minder snel in dan in de
beginsituatie, waarin de vaste kosten € 1.750,= waren en de brutomarge € 1,50. Het bedrag aan het
einde van de maand is ook iets lager. Je ziet daarmee een lager risico op vaste kosten, maar ook een
wat mindere mogelijkheid iets terug te verdienen.
6.6.2 De brutomarge veranderen
Als je het voorgaande hoofdstuk hebt gelezen, vraag je je misschien af waarom dan dit hoofdstuk.
Daar hebben we het toch net over gehad? Dat is gedeeltelijk waar. In het voorgaande hoofdstuk ging
het over het intern verhogen van de variabele kostprijs ten gunste van lagere vaste kosten. In dit
hoofdstuk hebben we het vooral over de markt. Het veranderen van de verkoopprijs en het
beïnvloeden van de prijs die we aan leveranciers betalen. Het verschil tussen die twee prijzen is de
brutomarge en zoals we al zagen is dat van invloed op het terugverdienen van onze vaste kosten en
dus het break even punt.
6.6.2.1 De verkoopprijs
Wanneer de groenteboer de prijs verandert, bijvoorbeeld verhoogt dan komt het break even punt bij
een lager aantal te liggen. Door de verhoging neemt de brutomarge toe en als de marge per kilo
appelen stijgt hoef je minder appelen te verkopen om voldoende te hebben om je vaste kosten te
dekken. In onderstaande grafiek is die situatie weergegeven, waarin een kilo appelen nu € 3,= kost.
Bij een inkoopprijs van € 1,30 is dat een brutomarge van € 1,70.
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
77
Het break even punt wordt nu al bereikt op dag 12, terwijl dat in de vergelijkbare situatie met €
1.750 vaste kosten en een brutomarge van € 1,50 pas op dag 15 wordt behaald. In die situatie lag het
break even punt bij de verkoop van 1166 kilo appelen en nu is het break even aantal 1129. Namelijk
€ 1.750 / € 1,70.
In dit geval is de verkoopprijs verhoogd, maar je kunt de prijs natuurlijk ook verlagen. Je hebt dan
meer verkopen nodig om je break even te halen. Zouden we de verkoopprijs laten dalen met € 0,20
naar € 2,60 en dus de brutomarge naar € 1,30, dan komt de grafiek er als volgt uit te zien:
Het break even punt wordt nu behaald op dag 17 en bij de verkoop van 1346 kilo appelen ( € 1.750 /
€ 1,30). Niet alleen het break even punt komt naar rechts te liggen, maar ook is de stijging van de
winst minder nadat voldoende is verdiend voor de dekking van de vaste kosten. De totale winst is
dus lager geworden.
Dit inzicht is van belang omdat vaak wordt beweerd dat wanneer de prijs verlaagd wordt de
hoeveelheid verkocht product moet stijgen. Hier zie je dat het effect daarvan beperkt is. Omdat je de
prijs verlaagt moet je ook meer verkopen om hetzelfde resultaat te behalen. In dit geval is 1166 kilo
(= break even bij een verkoopprijs van € 2,80) niet voldoende maar moet er 1346 kilo verkocht
worden. Dat is 15% meer terwijl de verkoopprijsverlaging 7% is. Prijzen verlagen is niet zonder risico
en dan kun je maar beter zorgen voor een gelijkblijvende marge. Je hebt dan wel de ‘hulp’ van de
leverancier nodig.
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
78
Er is overigens nog een reden om met prijsverlagingen voorzichtig te zijn. Dat ligt in de
veronderstelling: “Als de prijs daalt wordt er meer gekocht.” Dat is niet zonder meer waar. Dat geldt
alleen voor niet-luxe goederen als de dagelijkse boodschappen en goederen die goed vergelijkbaar
zijn. Een bekend voorbeeld is de bloemenveiling. Bloemen waarvan kwaliteiten vergelijkbaar zijn
worden aangeboden aan kopers, die vervolgens tegen elkaar bieden. Voor luxe goederen en
goederen en diensten die niet of moeilijk vergelijkbaar zijn geldt dat er geen invloed is op de
verkochte aantallen of dat juist de verkoop stijgt wanneer de prijs omhoog gaat. Bij bijvoorbeeld een
galavoorstelling voor een benefietavond is een prijsverhoging een reden om te gaan. Zo ook een
toneelvoorstelling of het menu in topklasse restaurants. In sommige hotels als Okura en de Grand in
Amsterdam betaal je meer dan € 40,= voor een ontbijt. Je koopt daarvoor privacy en een uitgelezen
ontbijt. Je zou niet minder willen betalen.
Dat laatste is niet voor iedereen weggelegd en is een service en product voor mensen die het geld
ervoor hebben. Je maakt met de prijs het onderscheid, maar je richt je dan ook op een bepaalde
doelgroep. Verlaag je in zo’n situatie de prijs dan zoek je in feite een andere doelgroep. Je hebt dan
grote kans dat je bestaande doelgroep naar een concurrent gaat. Dan heeft de prijsverlaging alleen
gewerkt om andere klanten te krijgen en niet om meer klanten te krijgen. Er zijn tal van producten
waarbij er sprake is van luxe goederen en prijsdalingen niet of nauwelijks meer aantallen en meer
klanten tot gevolg hebben. Bijvoorbeeld: parfumerie, de merk(zonne)brillen, advocatuur,
theatervoorstellingen, kleding van bepaalde merken en melk als deze schaars wordt. Als
ondernemingen dan een andere doelgroep willen bereiken ( bijvoorbeeld lager inkomen)
introduceren ze een B-merk tegen een lagere prijs. In de automobielindustrie doet men dat zelfs op
verschillende niveaus. Je hebt verschillende typen van Volkswagen, al naar gelang prijsklasse. Maar
als je echt veel geld kan uitgeven heeft Volkswagen een Audi in de aanbieding.
Het is overigens niet zo dat luxe goederen zoals hier gedefinieerd precies die goederen zijn die alleen
vanwege de luxe worden aangeschaft. In economische zin wordt een goed luxe genoemd wanneer
een prijsstijging niet tot een daling van de afname leidt of zelfs een stijging kan worden gerealiseerd.
Bij adviseurs en interim managers is dat lange tijd zo geweest totdat de markt er mee vol kwam te
zitten en inhuren voor bepaalde tijd gewoon werd. Van een luxe dienst werd de adviseur een
‘commodity’. Belangrijk voor Rinus om te weten.
6.6.2.2 De inkoopprijs
Net zo goed als je de verkoopprijs kunt veranderen kun je de inkooprijs verhogen of verlagen. Of
word je geconfronteerd met een verhoging of een verlaging van de inkoopprijs. Het initiatief kan
goed vanuit de leverancier komen. Ook hier geldt dat de verandering van de prijs invloed heeft op de
brutomarge.
Stel dat de groenteboer in staat is om op de veiling dezelfde appelen te bemachtigen maar voor een
lagere prijs, bijvoorbeeld € 0,90 per kilo. Zijn brutomarge wordt dan € 2,80 - € 0,90 = € 1,90, een stuk
hoger. Zijn break even punt komt dan meer naar links te liggen, bij 922 kilo appelen (€ 1.750/€1,90).
Per kilo appelen is de dekking van de vaste kosten hoger en dus behoeft hij minder appelen te
verkopen om uit de vaste kosten te zijn. In de grafiek ziet dat er als volgt uit:
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
79
Stel nu dat de groenteboer pech heeft op de veiling, het aanbod aan appelen is dramatisch
afgenomen, terwijl de vraag hetzelfde is gebleven dan stijgt de prijs van de appelen op de veiling. Stel
ook dat de consumenten geen prijsverhoging accepteren, dan ziet zijn situatie er als volgt uit: Op de
veiling betaalt hij € € 1,90 en zijn brutomarge wordt dan € 0,90, het verschil tussen € 2,80 en € 1,90.
Met een marge van € 0,90 moet de groenteboer 1.945 kilo verkopen om de vaste kosten goed te
maken. In grafiek:
Pas op dag 27 lukt het hem nu om de vaste kosten terugverdiend te hebben. Met een zo lage marge
is hij dus bijna de gehele maand bezig om de vaste kosten terug te verdienen. De oranje kolommen
blijven grotendeels onder de nullijn.
Het verschil tussen de prijzen kan aanzienlijk zijn en bij gevolg het aantal producten dat je moet
verkopen om een dekking te krijgen van de vaste kosten. Wanneer een leverancier zijn prijzen
verhoogt en het voor jou nog maar de vraag is of je jouw prijzen kan verhogen is de consequentie dat
je meer moet verkopen om dekking van de vaste kosten te realiseren. Het zonder meer akkoord gaan
met prijsverhogingen is niet zonder gevolgen en kan een reden zijn om met andere leveranciers om
tafel te gaan.
6.6.3 Manoeuvreren met de kosten
In het vorige hoofdstuk is een aantal opties getoond om met de kosten om te gaan. In dit hoofdstuk
zetten we de opties in één overzicht om het speelveld te laten zien, waar je op staat als je je bezig
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
80
houdt met je prijzen en je investeringen. Ook maak ik in dit hoofdstuk duidelijk waar de ondergrens
ligt, wanneer je moet stoppen met verkopen en hoe lang je door kunt gaan.
6.6.3.1 Variëren met de brutomarge
Het centrale thema is het terug verdienen van de vaste kosten. Deze vaste kosten zijn de kosten die
je maakt, ongeacht of je verkoopt of niet. Je hebt verschillende middelen waarmee je het
terugverdienen van de vaste kosten kunt beïnvloeden. Deze zijn hiervoor in detail uitgewerkt en in
dit hoofdstuk zetten we ze in verband met elkaar. Je zou het het speelveld van de strategische opties
kunnen noemen. In onderstaande grafiek zijn de optie een brutomarge van € 0,90 en € 1,90 tegen
elkaar afgezet. De vaste kosten bedragen € 1.750,=. De blauwe lijn geeft het aantal verkochte
eenheden per dag weer. De
groene lijn geeft het
terugverdiende bedrag weer,
net zoals in de voorgaande
grafieken, uitgaande van een
brutomarge van € 1,90. De
bruine lijn doet hetzelfde als de
groene maar dan voor een
brutomarge van € 0,90 per kilo
appelen. De vaste kosten zijn
terugverdiend wanneer de
lijnen de x-as snijden. Het
verschil is te zien als de groene
lijn de x-as snijdt bij 11 dagen en de bruine lijn doet dat bij 27 dagen. Hoe beter de brutomarge des
te minder dagen heb je nodig om ‘safe’ te zijn. En die dagen zijn belangrijk, omdat die nu juist voor
de druk zorgen, die aan de ene kant spannend is, maar aan de andere kant ook onprettig. Maar voor
een grote brutomarge heb je èn een lage kostprijs nodig èn een hoge verkoopprijs en dat is vaak de
moeilijkste opgave. Bij een lage marge kan er druk zijn op de verkoopprijzen en kan ook de inkoop
hoger zijn. Dat is relatief gemakkelijk. Hier zie je nu het speelveld, waarop de manager zijn
beslissingen moet nemen (zie oranje pijl).
6.6.3.2 Variëren met vaste kosten
Aan de andere kant heeft een manager de gelegenheid met zijn vaste kosten te variëren. Bedenk dat
de vaste kosten geen constante kosten zijn. Met andere woorden ze zijn niet altijd even hoog. Het
kenmerk van vaste kosten is dat ze geen direct verband hebben met de omzet, niet dat ze altijd
dezelfde hoogte hebben!. De vaste kosten
kunnen wel beïnvloed worden,
bijvoorbeeld door een lagere huur overeen
te komen, onderhoud uit te stellen en
meer personeel op afroep basis in te huren
in plaats van vast personeel. Verhogend
werken extra investeringen, uitloop van
projecten. In de onderstaande grafiek zie
je een verlaging van de vaste kosten en de
brutomarge lijn, zodat je het effect kunt
zien. In de grafiek zie je een lijn van de situatie waarin de vaste kosten € 1.750,= zijn en deze worden
terugverdiend met de brutomarge op de appelen (de rode lijn). Een zelfde lijn (oranje) is de lijn
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
81
waarin de vaste kosten € 1.250,= bedragen. De oranje lijn snijdt de x-as bij 8 dagen, de rode lijn bij 16
dagen. Door hogere vaste kosten is de tijd om terug te verdienen langer. Je moet meer (aantallen)
kilo’s verkopen om met dezelfde brutomarge meer kosten goed te maken.
Zowel het managen van de vaste kosten als het variëren in de brutomarge is waar de moeilijkheid
van de conversiefunctie zit: investeren leidt tot vaste kosten en die moeten worden terugverdiend
op de markt, bij doelgroepen. Als de doelgroepen, de klanten je producten en diensten kopen maak
je omzet en houd je een brutomarge over ter dekking van de vaste kosten. Hoe hoger je marge, hoe
groter het verschil tussen verkoop en inkoop, des te hoger de dekking van de vaste kosten. Des te
sneller heb je die terugverdiend, des te eerder ben je gerust. Evenzo: hoe lager je vaste kosten, des
te minder producten en diensten moet je verkopen om de kosten te dekken. Je doet er dan korter
over en des te eerder ben je stressvrij.
6.6.3.3 Stop loss ?
We hebben ons geconcentreerd op de break even situatie. Het punt waarin alle vaste kosten worden
terugverdiend. Maar wat gebeurt er nu als je niet alle vaste kosten terugverdiend? Moet je er dan de
brui aan geven en maar stoppen met de business? Om te laten zien wat er dan aan de hand is gaan
we nog even terug naar de
situatie, waarin de inkoopprijs
sterk was gestegen. De
groenteboer had nog maar een
marge van € 0,90 per kilo appelen.
In de grafiek ziet het er als volgt
uit.
Je ziet dat de break even situatie
wordt bereikt op dag 27. Er
resteert nog een paar dagen
waarin nog wat winst wordt
gemaakt.
Stel nu dat die brutomarge nog iets slechter is, € 0,80 per kilo appelen. De grafiek wordt dan ook iets
dramatischer, zoals hiernaast is te
zien. Hier zie je dat de vaste kosten
niet geheel worden terugverdiend.
Het is echter wel zo dat de vaste
kosten voor een deel worden
terugverdiend. Als de brutomarge
groter is dan nul worden de vaste
kosten in elk geval voor een deel
terugverdiend.
Uiteraard is op lange termijn deze
brutomarge niet houdbaar omdat
de vaste kosten op lange termijn
wel moeten worden gedekt. Als deze situatie het gehele jaar blijft bestaan zal het jaar worden
afgesloten met een verlies. Vooralsnog kan de verkoop doorgang vinden, maar zullen de vaste kosten
omlaag moeten worden gebracht of de marge verbeterd. Onmiddellijk stoppen is wel aan de orde
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
82
wanneer de inkoopkosten hoger worden dan de verkoopkosten. Op dat moment gaat er meer geld
uit dan er binnenkomt en is de brutomarge negatief. Elke kilo die je levert kost dan geld en dan is
stoppen in feite de enige optie.
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
83
6.7 Het gaat natuurlijk wel om de winst. We hebben in het voorgaande uitgebreid stil gestaan bij de vaste en variabele kosten. We zoomden
in op de break even situatie, het punt waarbij alle kosten, variabele en vaste kosten worden gedekt.
Als alle kosten worden gedekt is de winst gelijk aan nul. Maar wat ons ook interesseert is niet alleen
de situatie waarin alle kosten worden gedekt, maar de situatie waarin we winst maken. Hoeveel
moeten we dan verkopen. We keren terug naar Rinus en analyseren zijn situatie. Wanneer gaat hij
winst maken? En wat moet hij doen om meer winst te maken?
6.7.1 Break even en “cost volume profit”
In hoofdstuk 6.3 hebben we gezien dat we de break even situatie berekenen met de formule:
Hierbij staat het verschil tussen verkoopprijs en variabele kostprijs gelijk aan de brutomarge. Nu
geldt ook in deze situatie dat de omzet gelijk is aan de som van de vaste en variabele kosten. Als je
alle kosten van de omzet afhaalt is de winst gelijk aan nul. In een winstsituatie is de omzet echter
gelijk aan de som van de variabele en de vaste kosten plus de winst. Vullen we dat nu in de formule
in die we bij break even gebruikten dan krijgen we de volgende:
In deze formule staat dat als je de som van vaste kosten en winst deelt door de brutomarge je het
aantal producten berekent dat je nodig hebt om een bepaalde winst te maken. Bij break even is die
bepaalde winst 0. Deze formule is de algemene formule, waar in break even een bijzondere situatie
is. Met deze formule hier kun je het te verkopen aantal producten uitrekenen bij welke winst die je
maar voor ogen hebt. Dit noem je de cost volume profit formule.
In het geval van de groenteboer: Stel dat deze een winst wil maken van € 1.000,=, dan kan het
benodigde volume aan appelen als volgt worden berekend:
Vaste kosten: € 1.750
Winst: € 1.000
Totaal: € 2.750
Bij een brutomarge van € 1,50 moet je daarvoor dan € 2.750 / 1,50 = 1.833 kilo appelen verkopen.
Als je dan een maand hebt zoals in het voorbeeld hiervoor heb je dat moment op dag 22 bereikt.
6.7.2 Terug naar Rinus
We verlieten Rinus net nadat hij een maand gedraaid had in zijn nieuwe pand. Hij had toen van die
maand een winst en verliesrekening gemaakt. Evenwel bedacht hij dat hij ook in zijn
levensonderhoud moest voorzien. Om die reden heeft hij zich een privé onttrekking gepermitteerd.
Deze bedraagt € 3.400,=, waarmee zijn winst en verliesrekening uit is gekomen op onderstaand
overzicht.
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
84
Rinus komt hiermee uit op een winst van € 0,= en zijn omzet is dus ook zijn break even omzet. Rinus behaalt dus een break even omzet bij een productie van 50 plus 60 uur tegen een tarief van € 80,= per uur. Dat is 110 uur en een omzet van € 8.800,=. Dit betekent dat hij dus elke maand 110 adviesuren moet maken om uit alle kosten te komen. Nu lezen we dat hier zo uit de winst en verliesrekening, juist ook omdat hij op een winst van € 0,= uitkomt. Volgens de formule zou het echter ook moeten werken. Daarvoor stellen we eerst vast wat de variabele kosten van Rinus zijn, de kosten die zijn gerelateerd aan het maken van omzet. Dit zijn de kosten die Rinus heeft uitgegeven aan het produceren van zijn adviezen: Uitbesteding van het maken van de presentatie, de brandstofkosten om naar de klanten te rijden en de kosten van het advies dat hij moest inwinnen, totaal € 930,=. Daarmee is zijn brutomarge € 8.800.= minus € 930,=: € 7870,=. Per adviesuur is dat € 7.870,= gedeeld door 110 uur: € 71,50 (afgerond). We vullen nu de formule in:
Winst- en Verliesrekening Rinus' advies maand maart
aantal uren uurprijs totaal
Klant Lievensberg 50 80 4.000€
Klant Van den Boom 60 80 4.800€
totaal omzet 8.800€
Uitbesteding 540€
Brandstofkosten 40€
Ingewonnen advies ABC 350€
totaal variabele kosten 10,6% 930€
Priveonttrekking Rinus 3.400€
Totaal operationele kosten 4.330€
Operationeel resultaat 4.470€
Financiële kosten 450.000 5% 1.875€
Cashflow 2.595€
Afschrijvingskosten 2.595€
Winst -€
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
85
Ook volgens de formule moet Rinus dus 110 adviesuren in de maand maart maken om alle kosten te
kunnen dekken.
In het overzicht in aangegeven hoe het behalen van de break even omzet en het terugverdienen van de vaste kosten in zijn werk is gegaan. De productie van Rinus is verdeeld over de verschillende weken dat hij aan het werk is geweest. De eerste week (1 maart tot en met 7 maart) heeft hij geen uren gemaakt, maar in week 2, 3 en 4 van de maand Maart wel. De uren zijn onderaan de tabel gespecificeerd. Rinus moet die maand alle vaste kosten goed maken en daarmee start hij met een stand van - € 7.870,=, gelijk aan het totaal van de vaste kosten. Na de tweede week heeft hij 40 uur gemaakt, 25 voor Lievensberg en 15 voor Van den Boom. Om dat werk te kunnen doen heeft hij nog variabele kosten gemaakt. In dit overzicht gaan we ervan uit dat dat een derde is dan alle variabele kosten van die maand: € 310,=. Daarmee heeft hij een brutomarge van €2.890,=. Een brutomarge die hij gebruikt om zijn vaste kosten in te lopen. Op dat moment hoeft Rinus nog maar € 4.980,= aan vaste kosten goed te maken.
De derde week maakt Rinus weer 40 uur en dan geldt dezelfde redenering. Aan het einde van die
week heeft hij weer € 2.890,= aan brutomarge verdiend en op dat moment kan hij € 5.780 van zijn
vaste kosten betalen en hoeft hij nog maar € 2.090,= aan brutomarge te maken. Dat lukt hem in de
de maand Maart van Rinus totaal
Weken 1-7 8-14 15-21 22-28
Klant Lievensberg 2000 2000 4000
Klant Van den Boom 1200 1200 2400 4800
Omzet 3200 3200 2400 8800
variabele kosten 310 310 310 930
Brutomarge 2890 2890 2090 7870
privéonttrekkingen -3.400€
rente -1.875€
afschrijvingen -2.595€
Vaste kosten -7.870€
nog terug te verdienen -4.980€ -2.090€ -€
-7.870€
In uren
Klant Lievensberg 25 25 50
Klant Van den Boom 15 15 30 60
Totaal 40 40 30 110
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
86
vierde week. In die week komt hij op
break even, zijn winst is dan € 0,=. Wat
hier gebeurt is nog eens in schema gezet.
Dit is een vergelijkbaar schema met dat
van de groenteboer uit het vorige
hoofdstuk.
De vaste kosten worden als verplichting
gezien aan het begin van de maand
(rood). Door het verdienen van de
brutomarge (blauw) wordt die
verplichting teruggebracht. Het resultaat zie je dan in de grafiek terug door een steeds korter
wordende gele kolom, totdat deze is terug gebracht tot € 0,=. De groene kolommen aan de
onderzijde geven de productie in adviesuren aan (deze schaal staat op de rechter-as).
Opgemerkt moet worden dat geen rekening is gehouden met wanneer de kosten daadwerkelijk
moeten worden betaald. Het gaat er hier alleen om de verplichting van de vaste kosten en het
terugverdienen van die kosten. Het kan heel goed zijn dat de kosten ver vooruit moeten worden
betaald of dat een leverancier een maand op zijn geld wil wachten. Dat heeft echter niets te maken
met het idee van vaste kosten en break even punten.
6.7.3 De druk van een pand
In de maand maart met rentelasten en hogere afschrijvingen is de winst van Rinus € 0,=. Hij is op het
break even punt. In de maanden ervoor maakte Rinus echter winst. We vergelijken die maanden
eens.
In januari en februari zijn ook de privéonttrekkingen toegevoegd en daarmee zijn de maanden
vergelijkbaar gemaakt. De winst in januari komt daarmee uit op een bedrag van € 3.505,= en in
februari is die winst toegenomen tot € 4.090,=. En zoals we eerder zagen is de winst in maart op € 0,=
uitgekomen.
Winst- en Verliesrekening Rinus' advies Januari Februari Maart
omzet uurprijs uren uren uren
Klant Lievensberg 80 60 4.800€ 50 4.000€ 50 4.000€
Klant Van den Boom 80 40 3.200€ 60 4.800€ 60 4.800€
totaal omzet 8.000€ 8.800€ 8.800€
Uitbesteding
Brandstofkosten
Kosten van papier
Lunchkosten
Totaal variabele kosten 700€ 915€ 930€
Brutomarge 7.300€ 7.885€ 7.870€
Privéonttrekkingen 3.400€
Afschrijvingskosten 395€
Totaal vaste kosten 3.795€ 3.795€ 7.870€
Winst 3.505€ 4.090€ -€
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
87
Als we nu voor de verschillende maanden de break even punten uitrekenen dan krijgen we het
volgende beeld:
De brutomarge per uur wordt berekend door van de omzet de variabele kosten af te trekken en dit
verschil te delen door het aantal uren dat is gepresteerd. In januari is dat € 8.000,= min € 700,=
gedeeld door 100 uur. Elk uur dat in januari in rekening gebracht wordt levert zo een dekking van €
73,= van de vaste kosten op. Als je nu de break even uren per maand vergelijkt zie je dat het aantal
uren is gestegen naar 110. Dat hebben we ook al in het vorige hoofdstuk gezien. De druk van het
pand is dus uit te drukken in het aantal uren productie dat geleverd moet worden. Omdat Rinus vindt
dat hij voor zijn adviesbureau een pand nodig heeft moet hij dus meer dan twee maal zoveel uren
maken dan zonder pand. 110 in plaats van 52.
Als we nu kijken naar het winstniveau dat Rinus maakte in januari en in februari, zo rond € 4.000,=
dan moet Rinus nog meer uren maken. Dit laat zich weer volgens de formule berekenen:
De vaste lasten die inmiddels € 7.870,= geworden zijn met daarbij € 4.000,= levert een bedrag van €
11.870,= per maand. Delen we dit bedrag door een brutomarge per uur van € 72,= dan moet Rinus
elke maand 165 uur maken. Met een 40-urige werkweek is dat bijna full time, zijn maximale
capaciteit. In die zin had Rinus dus ook geen duurder pand kunnen kopen, omdat hij dan minder
winst zou gaan maken dan zonder pand.
Belangrijker echter is dat Rinus door de aanschaf van het pand en het aangaan van meerjarige
verplichtingen geen keuze meer heeft meer of minder te werken. Hij moet nu meer en bijna voor de
volle 100% gaan werken. Lukt dat niet dan maakt hij minder winst dan zonder pand. Hij komt er niet
door in de problemen zolang hij zijn vaste kosten kan dekken. Echter, als je vergelijkt naar het
perspectief van het maken van winst is de keuze voor het pand het inleveren van vrijheid. Er moet
dus een economische reden zijn waarom het pand wordt aangeschaft. Zijn tarief zou per uur
bijvoorbeeld omhoog moeten kunnen, omdat hij adviseert vanuit een pand. Klanten moeten die
meerwaarde dan wel ervaren, anders kan die prijs niet omhoog. Het doel van de investering moet
om die reden altijd een voordeel hebben voor de klant.
Vaste kosten 3.795€ 3.795€ 7.870€
Brutomarge per uur 73,00 71,68 71,55
Break even aantal uren 52 53 110
© 2018 Levende Cijfers™, Ronald van Tol, versie 2.2
88