Libro mayor

SAP Best Practices

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Objetivo, ventajas y etapas clave del proceso

Objetivo Este escenario proporciona una imagen exhaustiva de la contabilidad y las cuentas

externas.

Ventajas El registro de todas las operaciones empresariales garantiza que los datos de contabilidad

sean íntegros y exactos.

Flujos de proceso clave cubiertos Contabilización de documentos de cuenta de mayor Visualización del diario de documentos Visualización de los saldos de la cuenta de mayor (lista) Realización de contabilizaciones periódicas Actualización de la cuenta: Compensación manual y automática

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Aplicaciones y roles de usuario requeridos

Obligatorias Enhancement Package 5 for SAP ERP 6.0

Roles de la empresa implicados en los flujos de proceso Contable de libro mayor Director financiero

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Descripción detallada del proceso

Libro mayor La tarea central de la contabilidad principal es ofrecer una imagen global de las cuentas y contabilidad

externa. Al registrar todas las operaciones empresariales (contabilizaciones de referencia y liquidaciones de contabilidad interna) en un sistema de software completamente integrado con el resto de áreas operativas de la empresa, se garantiza que los datos de contabilidad son íntegros y exactos.

El libro mayor SAP FI tiene las siguientes características:– Libre elección del nivel: grupo de empresas o sociedad GL – Contabilización automática y simultánea de todas las posiciones del libro auxiliar en las cuentas de mayor adecuadas

(cuentas asociadas)– Actualización simultánea del libro mayor y las áreas de la contabilidad

de costes– Evaluación en tiempo real y gestión de informes de los datos de contabilidad actuales, en forma de visualización de

cuentas, balances contables con diferentes estructuras de balance/PyG, y análisis adicionales. Básicamente, el libro mayor cumple la función de registro exhaustivo de todas

las operaciones contables. Es la referencia central y actualizada para la presentación de cuentas. Las transacciones individuales reales se pueden verificar en cualquier momento durante el procesamiento en tiempo real visualizando los documentos originales, las partidas individuales y las cifras de movimiento en diversos niveles como:– La información sobre cuentas– Diarios– Totales/cifras de movimiento– Balance/Evaluación de pérdidas y ganancias

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Diagrama del flujo de procesosLibro mayor

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G/L = Libro mayor

Decisión del proces

o

Contabilización (FI) AnulaciónVisualización

Contabilización de

documentos de cuenta

mayor

Visualización y modificación de partidas

individuales

Visualización de

documentosVisualización del diario de documentos compacto

Visualización del diario de documentos

Visualización de saldos

Anulación de documentos

Procesamiento de

documentos periódicos

Lista de documentos periódicos originales

Realización de contabilizaciones periódicas

Compensación

Decisión del proces

o

Visualización de los saldos

de la cuenta de mayor (lista)

Visualización y

modificación

Decisión del proces

o

Actualización de cuentas: automática

Actualización de cuentas:

compensación manual

Anulación de documentos– Anulación en

masa

Anulación de documentos–

Anulación individual

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Leyenda

Símbolo Descripción Comentarios

Banda: identifica un rol de usuario, como comprador o gerente de ventas. También puede identificar una unidad o un grupo organizativo, más que un rol específico.

El resto de símbolos del flujo de procesos de esta tabla van en estas filas. Dispone de todas las filas necesarias para cubrir todos los roles del escenario.

La banda de roles contiene tareas comunes de ese rol.

Eventos externos: contiene eventos que comienzan o terminan el escenario, o que tienen una influencia en la sucesión de eventos del escenario.

Línea de flujo (sólida): indica la secuencia normal de etapas y la dirección del flujo en el escenario.Línea de flujo (punteada): indica el flujo de tareas utilizadas con poca frecuencia o condicionales en un escenario. Esta línea también puede llevar a documentos que forman parte del flujo de procesos.

Conecta dos tareas en un proceso de escenario o un evento sin etapas.

Actividad empresarial/Evento: identifica una acción que lleva hacia o fuera del escenario, o bien un proceso externo que tiene lugar durante el escenario.

No corresponde a una etapa de tarea del documento.

Proceso de unidades: identifica una tarea que se cubre por etapas en el escenario.

Corresponde a una etapa de tarea del documento.

Referencia de proceso: si el escenario hace referencia a otro escenario en su totalidad, escriba el número y nombre en este nivel.

Corresponde a una etapa de tarea del documento.

Referencia de subproceso: si el escenario hace referencia a otro escenario en parte, escriba el número y nombre del escenario, así como los números de etapas en este nivel.

Corresponde a una etapa de tarea del documento.

Decisión del proceso: identifica una decisión/punto de inflexión, que supone una elección que debe realizar el usuario. Las líneas representan varias opciones que surgen de distintas partes del diamante.

No suele cor-responder a la etapa de tarea del documento, sino que refleja una elección que debe tomarse tras la ejecución de una etapa.

Símbolo Descripción Comentarios de utilización

Al siguiente/Desde el último diagrama lleva a la página siguiente/anterior del diagrama.

El diagrama de flujo continúa hasta la página siguiente/anterior.

Impresión/Documento: identifica un documento, informe o formulario impreso.

No corresponde a la etapa de tarea en un documento, sino que se utiliza para reflejar un documento generado por una etapa de tarea; esta forma no tiene líneas de flujo hacia fuera.

Resultados financieros reales: indica un documento contable financiero.

No corresponde a la etapa de tarea en un documento, sino que se utiliza para reflejar un documento generado por una etapa de tarea; esta forma no tiene líneas de flujo hacia fuera.

Planificación de presupuesto: indica un documento de planificación de presupuesto.

No corresponde a la etapa de tarea en un documento, sino que se utiliza para reflejar un documento generado por una etapa de tarea; esta forma no tiene líneas de flujo hacia fuera.

Proceso manual: cubre una tarea realizada de forma manual.

No suele corresponder a una etapa de tarea de un documento, sino que se utiliza para representar una tarea realizada de forma manual, como la descarga de un camión en el almacén, que afecta al flujo del proceso.

Versión/Datos existentes: este bloque cubre datos facilitados desde un proceso externo.

No suele corresponder a una etapa de tarea en un documento, sino que esta forma representa datos que provienen de una fuente externa; este paso no tiene líneas de flujo entrantes.

Decisión de aprobado/no aprobado del sistema: este bloque cubre una decisión automática tomada por el software.

No suele corresponder a una etapa de tarea del documento, sino que se utiliza para representar una decisión automática realizada por el sistema y que se realiza tras la ejecución de una etapa.

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Actividad empresarial/

Evento

Proceso de unidades

Referencia de

proceso

Referencia de

subproceso

Decisión del

proceso

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diagrama

Impresión/Documento

Resultados financieros

reales

Planificación de presupuesto

Proceso manual

Versión/Datos

existentes

Decisión aprobado/no aprobado