THL/OPER 1

Yksityinen terveydenhuolto potilastiedon arkistoon

Liittymisen vaiheet ja tehtävät

31.3.2015Päivi Achté

31.3.2015

Yksityinen terveydenhuolto/liittymisvelvollisuus ja liittyjät

• Velvollisuus liittyä Potilastiedon arkiston käyttäjäksi, jos arkistoi asiakirjat sähköisesti – Sähköinen arkistointi, jos käytössä potilastietojärjestelmä– Jos paperikortisto, word-kirjaaminen tms, käytössä, arkistointi hoidettava

lainsäädännön mukaisesti huomioiden arkistointi toiminnan päättyessä

• Liittymisvelvoite koskee terveydenhuollon palvelunantajia– Palvelun tuottajat (l. yksityisestä terveydenhuollosta) sekä– Työterveyshuollon omana toimintana järjestävät yritykset

(Asiakastietolaki)– Ammatinharjoittajat

• Terveydenhuollon palvelunantajan potilasrekisterit (ei sosiaalihuollon rekisteriin kuuluvia potilastietoja)

31.3.2015 2THL / OPER

Liittymisen aikataulut• Asiakastietolain mukainen liittymisen takaraja 1.9.2015

mennessä

• Kaikki liittymiset eivät toteudu aikarajaan mennessä – Käyttöönottojen turvallisuus ja tietojärjestelmien yhteentoimivuus

varmistetaan järjestelmätestauksella (toteutuu 2015 aikana)– Keskeistä, että

• 1) suunnitellaan liittymisten ajoitukset yhteistyössä (liittyjä, järjestelmätoimittaja, Kela, THL)

• 2) aloitetaan liittymisen valmisteluja suunnitellusti• 3) toteutetaan liittymisiä niin pian kuin mahdollista

• Poikkeukset: suun terveydenhuolto 1.9.2016 mennessä. Ensihoito: valmisteilla kansallinen ensihoidon tietojärjestelmä ja ensihoitokertomuksen määrittelyt liittyminen myöhemmässä vaiheessa

. 31.3.2015 THL / OPER 3

LiittymismallitSuora liittyminen ns. perusmalli

• Palveluntuottajat, joiden henkilöstö työsuhteessa

• Ammatinharjoittajat

Yhteisliittyminen

• Lääkäriasemat ja vastaavat toimijat, joissa yksi päävastuullinen toimija ja jonka tiloissa toimii muita yrityksiä ja ammatinharjoittajia (pääliittyjä-vuokralainen)

– Päävastuullinen vastaa käytettävästä potilastietojärjestelmästä

• Pääliittyjä tekee liittymishakemuksen, muut liittyvät sen mukana

• Keskinäiset sopimukset pääliittyjän ja mukana liittyvien vuokralaisten välillä vastuista ja velvollisuuksista oltava kunnossa –sopimusmalli valmistelussa ja tulee tukimateriaaleihin

• Mm. tietosuojavastaava, arkistonhoitaja

• Kela ohjeistaa hallinnollisen liittymisen prosessin: liittymishakemus, käyttöönottokoe

31.3.20154THL / OPER

Yhteisliittymismalli

THL / OPER 531.3.2015

Potilastiedon arkiston käyttöönotto1. Potilastietojärjestelmien hyväksyminen Kanta-

kelpoisiksi- Yhteentoimivuuden todennus Kansaneläkelaitoksen

koordinoimassa yhteistestauksessa - Tietoturvasertifiointi (ent. ulkoinen auditointi)

2. Terveydenhuollon toimintayksikön valmistautuminen Potilastiedon arkiston käyttöönottoon

- Mm. Omavalvontasuunnitelman kokoaminen -tietoturva-asiat, kansallisten toimintamallien omaksuminen: koulutukset, viestintä, liittymishakemukset

3. Kansallinen tuki, seuranta ja liittymisten ohjeistus- Liittymismallit, kansalliset toimintamallikoulutukset,

tukikokoukset, Kanta.fi-sivut, käyttöönoton käsikirja, viestintä yhteistyökokoukset

31.3.20156THL / OPER

Rekisterinpitäjyys yksityisessä terveydenhuollossa

• Toimitaan nykyisen lainsäädännön puitteissa, eli jokainen ammatinharjoittaja ja muu terveydenhuollon palvelun antaja vastaa omasta potilasrekisteristään– Esim. lääkäriaseman tai vastaavan yrityksen yhteydessä toimivat

ammatinharjoittajat rekisterinpitäjiä– Huom! Ostopalvelutilanteissa tilaaja/järjestäjä on rekisterinpitäjä

arkistointi Kantaan järjestäjän rekisteriin– (Kelan kilpailuttamat palvelut -> tuottaja on rekisterinpitäjä)

• Luovutuskiellot kohdistetaan vain palvelutapahtumiin (käynteihin, osastojaksoihin), (ei palvelunantajiin/rekisterinpitäjiin tai rekistereihin kuten julkisessa terveydenhuollossa)

• Potilasasiakirjat (ja palvelutapahtumat) tallennetaan kunkin rekisterinpitäjän rekisteriin– Jos samaan käyntiin/osastojaksoon osallistuu useita ammatinharjoittajia/yritysten

työntekijöitä, asiakirjat kootaan päävastuullisen toimijan rekisteriin jotta kertomus ei pirstoudu-> tätä linjausta työstetään vielä

31.3.2015 7THL / OPER

Liittymisvalmistelut

Liittymisprojektin vaiheet yrityksessä

• Päätös liittymisestä• Vastuuhenkilön valinta• Perehtyminen

kansallisiin vaatimuksiin

• Liittymismallin valinta• Yhteistyö

järjestelmätoimittajan ja IT-tuen kanssa

• Kokonaisaikataulun suunnittelu

• Liittymisen projektointi ja projekti-suunnitelma

• Nykytila-analyysi• Sertifioidun version

käyttöönotto-suunnitelma

• Koulutus- ja viestintäsuunni-telma

• Ammattikortit ja varmenteet/VRK

• SOTE-rekisterin/IAH-koodiston tarkistaminen

• Kansallisten vaatimusten toteuttaminen -> Omavalvontasuun-nitelman päivittäminen

• Toimintamallikoulu-tukset ja muut koulutukset

• Arkistonhallinta

• Katsotunnistus (Kanta-extranet)

• Liittymishakemus Kelaan• Käyttöönottokoe• Käyttäjätuen

suunnittelu• Yhteiset

toimintamallit käytössä

• Tarvittavat lisäkoulutukset

• Omavalvonta

• Seuranta ja ylläpito

• Toimintahäiriötilan-teissa

• Muutosten hallinta

• Tarvittavat lisäkoulutukset

Käynnistys ja perehtyminen

Suunnittelu Liittymisen toimenpiteet

Liittyminen ja Käyttöönotto

Ylläpito ja seuranta

9THL / OPER31.3.2015

Käynnistys ja perehtyminen - tehtävät

Suunnittelu Liittymisen toimenpiteet

Liittyminen ja Käyttöönotto

Ylläpito ja seuranta

1THL / OPER26.3.2015

Käynnistys ja perehtyminen

Käynnistys ja perehtyminen

Suunnittelu - tehtävät

Liittymisen toimenpiteet

Liittyminen ja Käyttöönotto

Ylläpito ja seuranta

1THL / OPER26.3.2015

Suunnittelu

Liittymisen toimenpiteet - tehtävät

Käynnistys ja perehtyminen

Suunnittelu Liittyminen ja Käyttöönotto

Ylläpito ja seuranta

1THL / OPER26.3.2015

Liittymisen toimenpiteet

Liittyminen ja käyttöönotto - tehtävät

Käynnistys ja perehtyminen

Suunnittelu Liittymisen toimenpiteet

Ylläpito ja seuranta

1THL / OPER26.3.2015

Liittyminen ja Käyttöönotto

Ylläpito ja seuranta - tehtävät

Käynnistys ja perehtyminen

Suunnittelu Liittymisen toimenpiteet

Liittyminen ja Käyttöönotto

1THL / OPER26.3.2015

Ylläpito ja seuranta

15.04.2023 Esityksen nimi / Tekijä 10

Liittymisprojektin kulku tiivistetysti:1. Varmista, että käytössä on ajantasainen ja dokumentoitu Omavalvontasuunnitelma ja päivitä se

hyvissä ajoin ennen liittymistä, jotta voidaan osoittaa vaatimusten täyttyminen liittymisvaiheessa

2. Selvitä ja varmista tietojärjestelmän valmiudet, valmiuden aikataulu sekä vaatimustenmukaisuus

3. Varmista, että tietoliikenne, välittäjäpalvelut ja muu laitteisto, joita tarvitaan potilastietojen välittämiseen Potilastiedon arkistoon, ovat vaatimusten mukaisia ja liittymisaikataulun mukaisesti käytettävissä

4. Tee hallinnollinen liittymispäätös ja nimeä vastuuhenkilö

5. Varmista, että järjestelmätoimittaja ja välittäjä ovat omalta osaltaan toimittaneet selvityksen kansallisten sertifiointivaatimusten täyttymisestä

6. Tee ajoissa hakemukset erilaisista varmenteista VRK:lle (varmennekortit sekä palvelin- ja järjestelmäallekirjoitusvarmenteet)

7. Varmista, että SOTE -rekisteritiedot ovat oikein ja riittävät (IAH –koodisto)

8. Kouluttaudu kansallisin toimintamalleihin ja varmista tietoturva ja tietosuojaosaamisen taso

9. Tiedota muutoksista henkilöstölle, asiakkaille/potilaille ja sidosryhmille

10. Varmista Katso-tunnisteet Kanta Extranettiin

11. Varmista liittyminen Potilastiedon arkistoon (allekirjoitusoikeuden omaava edustaja allekirjoittaa liittymishakemuksen ja sitoumuksen Kelaan)

12. Valmistaudu tekniseen käyttöönottovaiheeseen, tee käyttöönottokoe ja ota käyttöön Arkistonhoitajan käyttöliittymä (Kela vahvistaa läpimenon ja tuotannon aloituksen)

13. Varmista tuotannon aikainen toiminta (tietoturva- ja tietosuojatasoa ylläpidetään ja seurataan aktiivisesti kansallisten vaatimusten mukaisesti)

11THL / OPER26.3.2015

Omavalvontasuunnitelma käytännössä

Tellervo AlanäräErikoissuunnittelija, THL / Tieto-osasto / OPER

PPSHPTietoturvapäivä 18.2.2015

OmavalvontasuunnitelmaKeiden on laadittava

• Sähköistä asiakas- ja potilastietojen käsittelyyn tarkoitettua tietojärjestelmää käyttävien– Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelun antajien,– apteekkien – itsenäisten ammatinharjoittajien

• Kansaneläkelaitoksen

• Kanta-välityspalveluiden tuottajien

Miksi

• Suunnitelmassa selvitettyjen toimenpiteiden avulla ylläpidetään ja kehitetään organisaation tietoturvaa ja tietosuojaa -> sovitetaan yrityksen kokoon ja toimintaan

Milloin

• 31.3.2015 mennessä

• Linkki THL:n määräykseen:

• https://www.thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/tiedon-ja-vaatimusten-yhdenmukaistaminen

31.3.2015 THL / OPER

Yrityksen vastuu tietosuojasta ja tietoturvasta • Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajille lainsäädännöllinen velvoite varmistaa

tietojen luotettava ja turvallinen käsittely kaikissa olosuhteissa

• Tietosuojan ja tietoturvan toteutumista seurataan omavalvonnalla

• Omavalvonnasta on oltava suunnitelma, jonka laadinnan ja noudattamisen vastuu on terveydenhuollon toimintayksikön vastaavalla johtajalla

• Toimintayksikkö vastaa: henkilökunnan ohjeistuksesta ja osaamisesta asiakas- ja potilastietojen käsittelyssä tietoturvapolitiikan laatimisesta ja noudattamisesta tietosuojavastaavan nimeämisestä ja toimenkuvasta Asiakas- ja potilastietojen käsittelyn seurannasta ja valvonnasta väärinkäytösten selvittämisestä ja seuraamuksista ja näiden tiedottamisesta

henkilöstölle Sertifioidun tietojärjestelmän hankinnasta, ennen valtakunnalliseen

tietojärjestelmäpalveluun liittämistä toimintayksikön asiakas- ja potilastietojärjestelmien käyttäjä- ja

käyttöoikeushallinnasta

• Valvontaviranomaisella (kuten Valvira) on oikeus ja velvollisuus tehdä tarkastuksia

1431.3.2015

THL/OPER

Minimivaatimukset ja selvitykset Varmistetaan, että kaikki asiakas- ja potilastietojen käsittelyyn osallistuvat

palvelun antajat ja muut tahot huolehtivat käytössä olevien tietojärjestelmiä käytettävyydestä vastaamalla

1. Henkilöstön riittävästä koulutuksesta ja kokemuksesta

2. Asianmukaisten käyttöohjeiden saatavuudesta

3. Asianmukaisesta käytöstä valmistajan ohjeitten mukaan

4. Menettelytavoista virhe- ja ongelmatilanteissa

5. Toimintamallista asennus-, ylläpito- ja päivitystilanteissa

6. Käyttöympäristön vaatimustenmukaisuudesta

7. Tietojärjestelmien vaatimustenmukaisuudesta

8. Liittymisestä valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin

9. Riittävästä käytön seuranta- ja valvontatoimenpiteistä

31.3.2015OPER-yksikkö

Päivi Achte 16

Liittymisen kansallinen tuki yksityiselle terveydenhuollolle

• Kanta.fi – sivutOma kokonaisuus yksityiselle th:lle liittymisvalmistelujen tueksi: (tehtävätaulukko liittymisen seurantaa varten, mallilomakkeita, sopimusmalli tulossa, usein kysytyt kysymykset) Uutiskirje

• Valtionapuhanke: THL on myöntänyt valtionapua järjestöjen (TPL, LPY) koordinoimalle eArkkihankkeelle, jolla tuetaan yrityksiä liittymisvalmisteluissa, pilottien, koulutuksen, viestinnän ja help-desk-palvelun avulla. Lisätietoa: http://earkki.net/

• Kansalliset koulutukset kaikille Paasitornissa kuukausittain kevät 2015 –Potilastiedon arkiston toimintamallit

• Tukikokoukset 6 kk (THL) 3 kk, 1kk ( Kela)

• 6kk Valmistelukokoukset järjestelmätoimittajittain asiakkaiden kanssa (THL)

• YTY -yhteistyöryhmässä seurataan käyttöönottojen edistymistä ja tiedotetaan ajankohtaisista asioista

31.3.2015

Viestintä ja tukimateriaalit

Ammattilaisviestinnästä vastaa THL/OPER: Hyödynnä Kanta.fi –sivut ammattilaisille

http://kanta.fi/fi/web/ammattilaisille/terveydenhuollolle

– Potilastiedon arkiston toimintamallit

- Potilastiedon arkiston verkkokoulu

- Potilastiedon arkiston esittelyvideo

Hankkeiden tuottama materiaali Kanta.fi-sivuilla: mm. eLappihanke tuottanut hyvää mallimateriaalia: http://www.kanta.fi/fi/web/ammattilaisille/hankkeiden-tuottama-materiaali

Potilasasiakirjojen laatiminen ja käsittely STM 2012:4 http://www.stm.fi/c/document_library/get_file?folderId=5197397&name=DLFE-21316.pdf

Terveydenhuollon rakenteisen kirjaamisen opas 1 https://www.julkari.fi/bitstream/handle/10024/110913/URN_ISBN_978-952-302-108-2.pdf?sequence=1

Kansalaisviestinnästä vastaa KELA:

Potilastiedon arkiston materiaalien tilaukset (esitteet, julisteet, rollupit): http://www.kanta.fi/materiaalin-tilausohjeet

31.3.2015Päivi Achte 17

Kaikille suunnatut koulutukset kevät 2015

• Aihe: Potilastiedon arkiston kansalliset toimintamallit• Tavoite: Koulutuksen tavoitteena on perehtyä potilastiedon arkiston kansallisiin

toimintamalleihin ja muutosten vaikutuksiin ammattilaisten käytännön työhön. • Paikka: Paasitorni, Paasivuorenkatu 5 A, Helsinki• Ajankohdat:

ti 21.04.2015 klo 09:00 - 14:00 Paasitorni ti 19.5.2015 klo 09:00 - 14:00 Paasitorni

• Koulutuksiin on mahdollista osallistua webcast –yhteyden kautta (ei edellytä videolaitteistoa)

• Kutsut + ilmoittautumislomakkeet julkaistaan THL:n tapahtumakalenterissa https://tapahtumakalenteri.thl.fi/web/thl/ (hae kalenterista päivämäärällä)

31.3.2015 Päivi Achte 18

31.3.2015THL / OPER 19

Kiitos!etunimi.sukunimi@thl.fi