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MANUAL DE

LOGISTICA y

ALMACEN

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INDICE

INDICE PRESENTACION I. UN BREVE PASEO POR LOGISTICA

1.1 INGRESANDO AL MODULO DE LOGISTICA 1.2 DESCRIPCION DE LA VENTANA DE SISTEMA DE LOGISTICA – SIADSOFT

1.2.1 COMPONENTES DE LA VENTANA II. EMISION Y CONTROL DEL CUADRO DE NECESIDADES

2.1 COMO INGRESAR AL CUADRO DE NECESIDADES? 2.2 CUADRO DE NECESIDADES

2.2.1 PRINCIPALES FUNCIONES DEL CUADRO DE NECESIDADES 2.3 CREANDO UN NUEVO CUADRO DE NECESIDAD

2.3.1 COMO LLENAR LA VENTANA DE MANTENIMIENTO DE ITEMS? III. ELABORACION SOLICITUD DE COTIZACION

3.1 COMO INGRESAR ALA SOLICITUD DE COTIZACIÓN 3.2 SOLICITUDES DE COTIZACIÓN

IV. CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES

4.1 COMO INGRESAR AL CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES 4.2 CUADRO DE COTIZACIÓN

V. ORDENES DE COMPRA

5.1 COMO INGRESAR A ORDEN DE COMPRA 5.2 ORDENES DE COMPRA

5.2.1 IMPORTAR DESDE EL CUADRO COMPARATIVO: 5.2.2 IMPORTAR DESDE EL CUADRO DE NECESIDADES

VI. ORDEN DE SERVICIO

6.1 COMO INGRESAR A ORDEN DE SERVICIO 6.2 ORDENES DE SERVICIO 6.2.1 IMPORTAR DESDE EL CUADRO COMPARATIVO 6.2.2 IMPORTAR DESDE EL CUADRO DE NECESIDADES

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I. UN BREVE PASEO POR LOGISTICA 1.3 INGRESANDO AL MODULO DE LOGISTICA Para ingresar al modulo de logística nos ubicaremos en el escritorio, luego nos posicionaremos sobre el icono de logística, haciendo doble click como se puede apreciar en la siguiente grafica:

Una vez procedido con la opción ejecutar aparecerá el siguiente cuadro de dialogo, que es ya inicio el modulo de Logística.

En el cuadro de dialogo se requiere poner en los espacios indicados el nombre de usuario y la clave o contraseña del usuario, y a continuación hacer click en aceptar, esto para que solamente el personal autorizado tenga acceso a la información que se maneja en este rubro.

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1.4 DESCRIPCION DE LA VENTANA DE SISTEMA DE LOGISTI CA – SIADSOFT La ventana de sistema de logística SiadSoft, elaborada dinámicamente contribuye a la facilidad de su manejo como a la agilización del proceso en las tareas programadas. 1.4.1 COMPONENTES DE LA VENTANA Barra de título : Sistema de logística SiadSoft Barra de menú : compuesta de la siguiente manera:

• Archivo • Catálogos • Adquisiciones • Almacén

• Reportes • Utilerías • Ayuda

Cuadro de Accesos Directos : ubicada en el margen izquierdo de la ventana y contiene las principales actividades y/o tareas de la logística de abastecimiento, a cual hemos denominado Procesos del sistema en el cual se detalla:

• Cuadro de Necesidades • Solicitudes de Cotización • Cuadro Comparativo de Cotizaciones • Órdenes de Compra • Ordenes de Servicio

Por otro lado se presenta opciones, en el margen centro izquierdo de la ventana, en las que se puede cambiar de usuario y también salir del sistema.

II. EMISION Y CONTROL DEL CUADRO DE NECESIDADES

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En el momento de la emisión del cuadro de necesidades el sistema deberá permitir evaluar el avance de los requerimientos en función al requerimiento anual presentado para efectos del PIA institucional, entre los principales resultados que podemos obtener gracias a la utilización del sistema SiadSoft, podemos citar:

• Relación de cuadros de necesidades a nivel de resumen y detallado

clasificado o agrupado a nivel de Función, programa, sub programa, proyecto y/o actividad, componente, meta, centro de costo.

• Control y estadística de Cuadros de necesidades atendidos, sustentados con los documentos de adquisición.

• Record de Requerimiento en base a bienes y servicios, solicitante, centro de costo, etc.

• Información y notificación a los proveedores de los requerimientos.

2.4 COMO INGRESAR AL CUADRO DE NECESIDADES?

Para ingresar un cuadro de necesidades en la ventana de sistema de logística de SiadSoft nos ubicaremos en la barra de menú, específicamente en el menú adquisiciones luego nos deslizaremos hasta el cuadro de necesidades y haciendo clic sobre el nos aparecerá un cuadro de dialogo. En el cuadro de dialogo aparecerá el cuadro de necesidades del usuario, es decir, solo el trabajador autorizado tendrá acceso a los cuadros de necesidades que él ha requerido mas no tendrá acceso a todos los cuadros de los demás trabajadores. En todo caso lo más probable es que solo el personal del área de logística tenga acceso a los cuadros de necesidades de todo el personal. Es importante recalcar que cuando el trabajador ingrese al sistema de logística solamente tendrá acceso a realizar el cuadro de necesidades, esto debido a que el sistema por defecto bloqueara las demás funciones de la ventana del sistema de logística

VENTANA DE LOGISTICA

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En la ventana de usuario, que es la imagen o figura siguiente, se puede apreciar el cuadro de dialogo que resulta una vez hecho clic en el submenú cuadro de adquisiciones. Este cuadro muestra tres subdivisiones importantes:

� Trabajadores con esa identificación: que muestra esencialmente apellidos y nombre del usuario.

� Unidades orgánicas: que muestra información del área o la unidad en que se desenvuelve, dentro de la municipalidad, el trabajador.

� Nemónicos o centro de costo: que muestra la actividad o función que realiza dentro del municipio el usuario.

Para nuestros fines nos ubicaremos en recuadro de unidades orgánicas dándole clic, luego saltaremos al recuadro de nemónicos haciendo clic o presionando la tecla enter y finalmente clic en aceptar

VENTANA DEL USUARIO

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2.5 CUADRO DE NECESIDADES Ahora sí, podemos apreciar el cuadro de necesidades elaborados por el usuario, este cuadro consta de los principales indicadores, ubicados en la parte semi-superior, y son los siguientes:

� Año : indica el año de elaboración. � Numero: indica el número del cuadro de necesidades hecho por el usuario o

trabajador. � Numero interno: es la ubicación al interior del municipio entre todos los cuadros de

necesidades. � Fecha: como lo indica su nombre, señala la fecha de elaboración del cuadro de

necesidad. � Nomónico: indica el código de la actividad � Nombre nemónico: Indica el nombre de la actividad � Solicitante: indica quien solicita el requerimiento � Aprobado: indica quien aprueba el requerimiento. � Sector: indica el sector que por lo general es el mismo municipio

Por otro lado dentro de los ítems del cuadro de necesidades se puede apreciar ítems de color azul y otros de color negrita, esta distinción indica las de color azul las denominamos como pre afectadas (que ya tienen el visto bueno de aprobación), las de color negrita indica que recién se ha iniciado el trámite o que aun no tiene el visto bueno. 2.5.1 PRINCIPALES FUNCIONES DEL CUADRO DE NECESIDAD ES

La ventana del cuadro necesidades nos muestra iconos en la parte inferior derecha, los cuales son:

• Actualizar • Buscar

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• Nuevo • Editar • Eliminar

• Imprimir • Salir

Para cada una de las funciones es primordial seleccionar un ítem para poder editarlo otras ves, eliminarlo o en su defecto poder imprimir. Algo muy importante es que solo se puede imprimir los ítems pre afectados (los ítems de color azul). Y la opción nuevo te permite crear un nuevo requerimiento lo cual detallaremos en la siguiente sección.

VENTANA DE CUADRO DE NECESIDADES

2.6 CREANDO UN NUEVO CUADRO DE NECESIDAD Para crear un nuevo requerimiento o solicitar un bien o servicio en la ventana del cuadro necesidades basta con hacer clic en nuevo, al realizar esta acción deberá aparecer una ventana titulada mantenimiento de cuadro de necesidades La ventana de mantenimiento de cuadro de necesidades está compuesta principalmente por dos partes, alas que denominamos la cabecera y la otra el detalle. La cabecera está integrada apropiadamente por los siguientes puntos:

� Año (llenado por defecto del sistema) � Numero (llenado por defecto del sistema) � Num. Interno (llenado por defecto del sistema) � Sector (nombre del municipio) � Fecha (llenado por defecto del sistema) � Nemónico (llenado por defecto del sistema) � Unidad orgánica (llenado por defecto del sistema) � Operación ( por lo general se coloca acciones permanentes) � Solicitante (llenado por defecto del sistema)

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� Aprueba (quien va a aprobar o quien va dirigido el requerimiento) � Glosa (especificaciones y/o razones del requerimiento)

En la parte del detalle se citan los ítems, es decir se muestra todos los ítems de requerimientos que se hagan, pero como hacer ahora un nuevo ítem?, para ello haremos uso de la tecla F2 . En la parte inferior izquierda se muestra las diferentes opciones del producto si se desea ingresar un nuevo producto pulsaremos F2, si se desea modificar el producto pulsaremos F4, y si deseamos eliminar algún ítem pulsaremos la tecla DEL o suprimir. Cuando hablamos de ítems de requerimientos nos referimos ala necesidad o al bien o servicio que se va a requerir o pedir. En la parte inferior derecha se muestra los iconos imprimir grabar y salir, sus especificaciones de uso las explicaremos más adelante.

Ventana Mantenimiento De Cuadro Necesidades

Nuestro propósito es crear in ítem de requerimiento para lo cual pulsamos F2, que como ya lo explicamos anteriormente nos permitirá ingresar un nuevo producto en la ventana mantenimiento de cuadro de necesidades, una vez realizada esta acción nos enlazaremos a la ventana titulada mantenimiento de ítems

2.6.1 COMO LLENAR LA VENTANA DE MANTENIMIENTO DE IT EMS?

La ventana de mantenimiento es la que se puede apreciar a continuación, en el cual el sistema SiadSoft pensando en UD. Le permite pulsar F3 para ayudarlo a ubicar de manera rápida el bien o servicio requerido La ventana de ventana de mantenimiento de ítems le indica al detalle los siguientes puntos: bien o servicio, la unidad de medida del bien (eje: millar), el código, el mes, la cantidad que se requiere, el valor referencial del bien, valor total, especificación del gasto, observaciones al bien. Así mismo presenta en la parte inferior derecha la opción grabar y salir.

VENTANA MANTENIMIENTO DE ITEMS

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Una vez que pulsamos F3 saldrá en pantalla un cuadro de dialogo titulado buscador de bienes y servicios, tiene un buscador sensible dependiendo de la palabra que busca le filtrara solo los registros que tengan esa semejanza. En este cuadro de dialogo ubicaremos el cursor sobre el espacio en blanco de parámetros de búsqueda y a continuación daremos clic sobre buscar. En las siguientes imágenes podemos apreciar claramente este proceso , la parte A nos muestra el cuadro de dialogo de buscador de bienes y servicios antes de iniciar la búsqueda mientras que el panel B nos muestra los resultados después de pulsar sobre el icono de buscar.

PANEL A PANEL B

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Como podemos recordar estábamos en la ventana de mantenimiento de ítems luego pulsamos F3, ahora que ya hemos seleccionado el bien que requerimos, el sistema nos regresa a la ventana de mantenimiento de ítems En la siguiente imagen podemos apreciar que el sistema ya lleno los casilleros principales por defecto solo resta llenar o especificar las celdas de cantidad, valor referencial, valor total, la especificación del gasto (que es la clasificación presupuestal de gastos) y si hay observaciones anotarlas en la casilla de observaciones

En el casillero presionamos F3 para activar el buscador; y así poder seleccionar el tipo de operación que se desea para el bien o servicio seleccionado.

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Muchas veces se presentan problemas al momento de especificar el gasto sobre todo al colocar la cuenta partidaria presupuestal de gastos, por lo tanto SiadSoft pensando en UD. también le ayuda. Como le ayuda? Posiciónese en la celda en blanco que está a un costado de “Esp. Gasto” y pulse F3 (Resaltado de color Azul) , y a continuación le saldrá ventana buscador puede buscar la cuenta partidaria, o en su defecto seleccionar de la lista la cuenta apropiada y dar doble click y automáticamente saldrá la cuenta partidaria correcta

Finalmente podemos apreciar la ventana de mantenimiento de ítems llenada y elaborada correctamente, por ultimo lo que hay que hacer es presionar F9 para grabar o colocar el cursor sobre el icono grabar y hacer clic.

VENTANA DE MANTENIMIENTO DE ITEMS DEBIDAMENTE LLENO

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Ahora que hemos hecho todo el procedimiento para agregar un nuevo producto o ítem de requerimiento el sistema nos regresa a la ventana Mantenimiento cuadro de necesidades y en ella podemos apreciar que hay un ítem nuevo (ver parte de cuerpo del detalle) y ahora si queremos hacer algunos cambios incluso eliminarla basta con seleccionar el ítem y presionar F4 (modifica el producto) o F6 (permite eliminar el ítem). Es necesario mencionar que una ventana de mantenimiento de cuadro de necesidades es diferente de la ventana de mantenimiento de ítems. El primero se ocupa de de realizar y englobar todas las peticiones o requerimientos, en tanto que el segundo se ocupa de hacer la solicitud de un solo pedido.

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VENTANA MANTENIMIENTO CUADRO DE NECESIDADES LLENO

Para concluir con el cuadro de necesidades, ah pero antes si se desea seguir agregando mas ítems de requerimiento de algún bien o servicio volvemos a presionar F2 y repetimos el procedimiento anteriormente explicado.

III. ELABORACION SOLICITUD DE COTIZACION

3.1 COMO INGRESAR ALA SOLICITUD DE COTIZACIÓN Para ingresar a solicitudes de cotización, en la ventana de sistema de logística de SiadSoft nos ubicaremos en la barra de menú, específicamente en el menú Adquisiciones luego nos deslizaremos hasta el submenú solicitudes de cotización, a continuación haremos click.

Una vez realizada esta acción aparecerá en pantalla la ventana de solicitudes de cotización.

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3.2 SOLICITUDES DE COTIZACIÓN La ventana de solicitudes de cotización muestra todas las solicitudes de cotización realizadas durante el año y principalmente el año de su ejecución, número, sector, fecha, referencia y si fue o no anulado. Así mismo esta ventana contiene en la parte inferior derecha 6 iconos de ayuda que facilitan la labor del trabajador de logística, tales funciones de los iconos se detallan a continuación:

• Buscar • Nuevo • Editar

• Eliminar • Imprimir • Salir

VENTANA: SOLICITUDES DE COTIZACION

Para nuestros propósitos haremos click en la opción nuevo, el cual nos permite ingresar a una ventana, titulada ingreso de solicitudes de cotización. La ventana de solicitudes de cotización: Es el lugar donde el trabajador del área de logística va a realizar la cotización del cuadro de necesidades o de varios cuadros de necesidades, especificando los bienes o servicios que desea cotizar. En la necesidad de poder explicar bien esta ventana, que es como, se llena y para qué sirve, mas adelante presentamos dos imágenes de la misma, en la parte A muestra las partes de la ventana y sus principales características (aun sin llenar) y en la parte B indicamos como trabajar con ella (es decir, la ventana ya está llena con los datos requeridos).

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La ventana de solicitudes de cotización presenta en la parte superior los siguientes puntos: Sector, numero fecha y año , que son llenados automáticamente por el sistema es por eso que aparece sombreado. Seguidamente presenta los siguientes puntos, que si deben ser llenados por el trabajador, y que son: Referencia: indicando la acción y/o actividad Glosa: indicaciones para la cotización y/o algunas especificaciones También presenta dos hojas de trabajo, la primera en el margen izquierdo muestra todos los cuadros de necesidades, en tanto que la segunda hoja de trabajo muestra todos los cuadros de necesidades (previamente seleccionados) que se van a cotizar. En el espacio que dista a las dos hojas de trabajo encontramos dos iconos en representación de flecha. La flecha superior (en dirección hacia la derecha) permite colocar un ítem o cuadro de necesidad seleccionado en la hoja de cotización (segunda hoja de trabajo), la flecha inferior (en dirección izquierda) permite colocar o regresar un ítem de la segunda hoja a la primera hoja.

VENTANA DE SOLICITUDES DE COTIZACION (A)

Una vez llenado la ventana, el cual se puede apreciar en la siguiente imagen (B), un dato importante es que en la parte superior de la primera hoja encontramos la opción buscar, en la celda o casillero en blanco que está en el margen izquierdo de dicha opción de búsqueda podemos colocar el número de cuadro de necesidad que deseamos cotizar. También es importante recalcar que podemos trabajar con varios cuadros de necesidad repitiendo la opción de búsqueda. Una vez realizada la labor del trabajador de logística solo queda grabar, para lo cual podemos hacer click en la opción grabar o simplemente pulsar F9.

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VENTANA DE SOLICITUDES DE COTIZACION (B)

Vista previa de muestro modelo de solicitud de cotización.

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IV. CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES

4.3 COMO INGRESAR AL CUADRO COMPARATIVO DE COTIZAC IONES Para ingresar al cuadro comparativo de cotizaciones, en la ventana de sistema de logística de SiadSoft nos ubicaremos en la barra de menú, específicamente en el menú Adquisiciones luego nos deslizaremos hasta el submenú cuadro comparativo de cotizaciones, a continuación haremos click.

Inmediatamente saldrá una ventana titulada cuadro de cotización, la misma que mostramos en la siguiente imagen. 4.4 CUADRO DE COTIZACIÓN La ventana de cuadro de cotización presenta todas las cotizaciones indicando como referencia los siguientes puntos:

• Año • Numero de cuadro • Sector • Numero de solicitud de cotización • Fecha de solicitud • Y si está o no anulado

Por otro lado es necesario indicar que en la parte inferior derecha de la ventana del cuadro de cotización se presenta las siguientes opciones:

• Buscar: Busca determinada cotización • Nuevo: podemos ingresar una nueva cotización • Editar: Nos permite editar de nuevo alguna cotización ya elaborada • Eliminar: Nos permite eliminar alguna cotización. • Imprimir: Nos permite imprimir la cotización seleccionada. • Salir: Nos permite salir de la ventana cuadro de cotización.

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VENTANA: CUADRO COMPARATIVO SOLICITUD DE COTIZACION

Para realizar o ingresar una nueva cotización haremos click sobre la opción nuevo de la ventana cuadro de cotización, y enseguida el sistema nos mostrara un cuadro de dialogo titulado cuadro comparativo de cotizaciones. Este cuadro presenta los siguientes puntos: Año, fecha y sector (llenados automáticamente por el sistema), el detalle importante es llenar la casilla en blanco de numero de solicitud de cotización (Nro. S/C) también se requiere llenar la glosa que puede ser algunas especificaciones de la cotización. El cuadro de dialogo, cuadro comparativo de cotizaciones, también presenta dos hojas de trabajo una hoja superior denominada proveedores ofertantes y una hoja inferior denominada productos. También se puede notar en la parte inferior derecha cinco opciones, las cuales detallamos a continuación:

• Grabar Prov .: nos permite grabar solo proveedores • Buena pro : Nos permite dar la buena pro a cualquiera de los proveedores • Imprimir : Nos permite imprimir • Grabar : Nos permite guardar el cuadro comparativo de cotizaciones • Salir : Nos permite salir del cuadro de dialogo.

Es importante recalcar que hasta el momento solo está habilitada la opción grabar proveedores y salir esto debido a que todavía no se ha seleccionado ningún proveedor. Para seleccionar un proveedor debemos presionar F2.

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CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES

En el momento de pulsar F2 aparecerá una ventana titulada proveedores que nos muestra dos hojas de datos: la del costado izquierdo muestra los rubros, en tanto que la segunda hoja muestra los proveedores que tiene registrado el sistema para el rubro seleccionado. Una vez seleccionado el proveedor adecuado, se tiene que indicar o completar las casillas en blanco de la parte inferior de la ventana como IGV, forma de pago, valides de la oferta y fecha, luego finalmente hacemos click sobre la opción grabar o en su defecto pulsar F9.

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VENTANA PROVEEDORES

A continuación regresaremos al cuadro de dialogo, cuadro comparativo de cotizaciones, y en el cual podemos encontrar ya los proveedores seleccionados anteriormente ahora el siguiente paso a dar es ubicarnos en la opción Grabar Proveedores, esto para que se habilite la opción importar bienes de solicitud de cotización (que se encuentra en el intermedio de las dos hojas de trabajo). Para ello primero seleccionaremos el proveedor luego click sobre la opción importar bienes de solicitud de cotización y podremos ver en la hoja inferior, de productos, todos los bienes que podemos cotizar al proveedor. En resumen podemos simplificar los pasos señalados apreciando la imagen de abajo que muestra cuatro pasos primordiales para llenar correctamente el cuadro comparativo de cotizaciones.

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CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES

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Ahora una vez concretado el cuadro de dialogo, cuadro comparativo de cotizaciones, solo resta hacer click sobre la opción guardar o simplemente pulsar F9. También es necesario anotar que una vez guardado, el botón Imprimir se habilitaran automáticamente.

V. ORDENES DE COMPRA

5.3 COMO INGRESAR A ORDEN DE COMPRA Para ingresar a orden de compra, nos ubicaremos en la barra de menú de la ventana de sistema de logística de SiadSoft, específicamente en el menú Adquisiciones luego nos deslizaremos hasta el submenú ordenes de compra, a continuación haremos click.

5.4 ORDENES DE COMPRA Entonces nos enlazaremos a una ventana titulada Órdenes de Compra en el cual podemos ver todas las órdenes de compra elaboradas en el transcurso del año. También se puede apreciar entre otros, los siguientes puntos:

• Numero • Siaf • Fecha • Almacén • RUC • Proveedor

• Afectado • Validado • Importe • Y si fue o no anulado

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También se puede apreciar en la parte inferior derecha las siguientes opciones:

• Buscar: Busca determinada orden de compra. • Nuevo: Podemos ingresar una nueva orden de compra. • Editar: Nos permite editar de nuevo alguna orden de compra ya elaborada. • Eliminar: N os permite eliminar alguna orden de compra. • Imprimir: Nos permite imprimir una orden de compra seleccionada. • Salir: Nos permite salir de la ventana Órdenes de compra.

VENTANA: ORDENES DE COMPRA

Para ingresar una nueva orden de compra hacemos click en la opción Nuevo, inmediatamente el sistema nos presentara un cuadro de dialogo denominado Ingreso de Órdenes de Compra. Este cuadro de dialogo presenta las siguientes características, en la parte superior, es decir, en la cabecera se indica los siguientes puntos:

• Año • Nº de orden de compra • Fecha • Fuente de financiamiento • Sector

• Almacén • Proveedor • Referencia • Tipo de gasto • Glosa

También presenta cuatro opciones en la parte inferior derecha: imprimir, importar (permite enlazarnos a otra ventana para seleccionar los cuadros de necesidades de los cuales se va a efectuar su orden de compra) grabar y salir.

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INGRESO DE ÓRDENES DE COMPRA

Al dar click en la opción importar entraremos a otra ventana titulada Seleccionar modo de importación. Esta ventana tiene dos opciones importantes ubicadas en la parte superior, las cuales son:

� Importar desde el cuadro comparativo: referido a importar información desde el cuadro comparativo de cotizaciones.

� Importar desde el cuadro de necesidades: referido a importar información desde el cuadro de necesidades.

Para poder entender mejor como trabajar con las opciones antes descritas presentaremos a continuación su explicación individualmente de cada de ellos, pero no olvidar que nuestra intención es importar los bienes o servicios para los cuales se va a efectuar la orden de compra, y que una vez hecho esto, regresaremos automáticamente al cuadro de dialogo ingreso de órdenes de compra. 5.2.1 IMPORTAR DESDE EL CUADRO COMPARATIVO: Si es que vamos a importar información desde el cuadro comparativo, el siguiente paso es dar click sobre la opción cargar los cuadros comparativos pendientes y enseguida aparecerá en la hoja superior izquierda la lista de cuadros de cotización, seguidamente deslizamos el cursor sobre el cuadro de cotización que deseamos ordenar comprar, al realizar esta acción, saldrá la información adicional en las hojas tanto superior derecha(información proveedor) e inferior(información del bien o servicio). Para finalizar hacer click sobre la opción Importar la lista de los productos con buena pro, esto siempre y cuando el requerimiento haya tenido certificación y/o afectación presupuestal mientras tanto no le mostrara los ítems del requeriemiento.

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5.2.2 IMPORTAR DESDE EL CUADRO DE NECESIDADES Si es que vamos a importar información desde el cuadro de necesidades, el siguiente paso es dar click sobre la opción cargar los cuadros de necesidades pendientes y enseguida aparecerá en la hoja superior la lista de cuadros de necesidad, seguidamente deslizamos el cursor sobre los diferentes cuadros de necesidad que deseamos ordenar comprar, al realizar esta acción, saldrá la información adicional en la hoja inferior, seguidamente seleccionamos los ítems requeridos, de la hoja inferior, para seleccionarlos nos deslizamos hasta la columna Imp.(importar) damos click y listo. Luego procedemos a hacer click sobre la opción Importar productos y/o servicios.

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Una vez que hemos seleccionado los bienes para los cuales se va a efectuar la orden de compra. En la siguiente imagen podemos ver ya el cuadro de dialogo Ingreso de órdenes de Compra completo. Después del proceso ya explicado llenamos los espacios en blanco de la cabecera como por ejemplo proveedor, almacén, tipo de gasto para lo cual ubicaremos el cursor sobre cada una de ellas y pulsaremos F3 y enseguida seleccionaremos el tipo de proveedor o en su defecto el tipo de almacén o tipo de gasto. Finalmente haremos click sobre la opción Grabar.

Después de haber grabado la orden de compra podremos apreciar que se habilita la opción imprimir y aparecerá en pantalla el siguiente cuadro de dialogo otra vez daremos click sobre la opción imprimir.

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Y ahora si podemos tener una vista previa de la orden de compra elaborada con el sistema SiadSoft, la cual podemos apreciar en la imagen de abajo.

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VI. ORDEN DE SERVICIO

6.1 COMO INGRESAR A ORDEN DE SERVICIO Para ingresar a orden de servicio, nos ubicaremos en la barra de menú de la ventana de sistema de logística de SiadSoft, específicamente en el menú Adquisiciones luego nos deslizaremos hasta el submenú ordenes de servicio, a continuación haremos click.

ORDENES DE SERVCIO Entonces nos enlazaremos a una ventana titulada Órdenes de Servicio en el cual podemos ver todas las órdenes de servicio elaboradas en el transcurso del año. También se puede apreciar entre otros, los siguientes puntos:

� Numero � Siaf � Fecha � Almacén � RUC � Proveedor

� Afectado � Validado � Ingreso almacén � Importe � Y si fue o no anulado

También se puede apreciar en la parte inferior derecha, las siguientes opciones:

• Buscar: Busca determinada orden de servicio. • Nuevo: Podemos ingresar una nueva orden de servicio. • Editar: Nos permite editar de nuevo alguna orden de servicio ya elaborada. • Eliminar: N os permite eliminar alguna orden de servicio. • Imprimir: Nos permite imprimir una orden de servicio seleccionada. • Salir: Nos permite salir de la ventana Órdenes de Servicio.

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VENTANA ÓRDENES DE SERVICIO

Para ingresar una nueva orden de servicio hacemos click en la opción Nuevo, inmediatamente el sistema nos presentara un cuadro de dialogo denominado Ingreso de Ordenes de Servicio. Este cuadro de dialogo presenta las siguientes características, en la parte superior, es decir, en la cabecera se indica los siguientes puntos:

� Año � Nº de orden de servicio � Fecha � Fuente de financiamiento � Sector

� Reg. Siaf � Proveedor � Referencia � Tipo de gasto � Glosa

VENTANA INGRESO DE ÓRDENES DE SERVICIO

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También presenta cuatro opciones en la parte inferior derecha como son: imprimir (todavía no habilitado), importar, grabar y salir. Como se podrá dar cuenta hay una gran similitud con la ventana de ingreso de órdenes de compra, en si ambas son órdenes de compra de algún bien o servicio, sin embargo la ventana de ingreso de ordenes de servicio no presenta la casilla de almacén, claro está porque los servicios no se almacenan. Para proceder a llenar cuadro de dialogo ingreso de órdenes de servicio haremos click sobre la opción Importar, enseguida saldrá una ventana titulada seleccionar modo de importación, que presenta dos funciones importantes:

� Importar desde el cuadro comparativo: Referido a importación de información de servicios requeridos desde el cuadro comparativo de cotizaciones.

� Importar desde el cuadro de necesidades: R eferido de importación de información desde el cuadro de necesidades.

6.2.1 IMPORTAR DESDE EL CUADRO COMPARATIVO: Si es que vamos a importar información desde el cuadro comparativo, el siguiente paso es dar click sobre la opción cargar los cuadros comparativos pendientes y enseguida aparecerá en la hoja superior izquierda la lista de cuadros de cotización, seguidamente deslizamos el cursor sobre el cuadro de cotización que deseamos ordenar comprar, al realizar esta acción, saldrá la información adicional en las hojas tanto superior derecha(información proveedor) e inferior(información del bien o servicio). Para finalizar hacer click sobre la opción Importar la lista de servicios con buena pro.

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6.2.2 IMPORTAR DESDE EL CUADRO DE NECESIDADES Si es que vamos a importar información sobre los requerimientos de servicios, desde el cuadro de necesidades, el siguiente paso es dar click sobre la opción cargar los cuadros de necesidades pendientes y enseguida aparecerá en la hoja superior la lista de cuadros de necesidad, seguidamente deslizamos el cursor sobre los diferentes cuadros de necesidad de servicios que deseamos ordenar comprar, al realizar esta acción, saldrá la información adicional en la hoja inferior, seguidamente seleccionamos los ítems o bies requeridos, de la hoja inferior, para seleccionarlos nos deslizamos hasta la columna Imp.(importar) damos click y listo. Luego procedemos a hacer click sobre la opción Importar productos y/o servicios.

UNA vez realizado el procedimiento antes explicado el sistema por defecto nos regresa al cuadro de dialogo Ingreso de ordenes de servicio y cómo podemos apreciar en la imagen de abajo ya está debidamente lleno ahora lo que resta es colocarnos en la casilla de proveedor y tipo de gasto y pulsar F3 para llenarlos de la manera adecuada. También ubicaremos el cursor en la hoja del detalle específicamente en la columna debe y pulsar otra vez F3 para llenar adecuadamente la celda. Finalmente damos click sobre la opción grabar o en su defecto presionar F9.

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Una vez que hemos guardado, recién se habilitara la opción imprimir pero para comprobar que se efectuó la orden de servicio regresamos a la ventana ordenes de servicio y podemos apreciar que el ultimo ítem de la hoja es precisamente la orden de servicio recién elaborada. Con el cursor nos posicionamos sobre ella y damos click en editar si queremos modificar o imprimir para tener una vista previa del documento de la orden de servicio.

En la imagen de abajo podemos apreciar ya el documento de orden de servicio elaborado por el sistema SiadSoft

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INTERNAMIENTO AUTOMATICO DE ALMACEN El internamiento automático de almacén te permite girar la orden de internamiento a almacén directamente desde las órdenes de compra pendientes o que aun no están en almacén. COMO INGRESAR A INTERNAMIENTO AUTOMATICO DE BIENES DESDE ORDEN DE COMPRA Para ingresar Internamiento automático de bienes desde orden de compra , nos ubicaremos en la barra de menú de la ventana de sistema de logística de SiadSoft, específicamente en el menú Almacén luego nos deslizaremos hasta el submenú internamiento automático de bienes desde O/C , a continuación haremos click.

Enseguida ingresaremos a la ventana ingreso de órdenes a almacén, la cual podemos apreciar en la siguiente imagen. La ventana de ingreso de órdenes a almacén presenta tres hojas de trabajo las cuales detallaremos a continuación:

• Órdenes de compra pendientes de ingreso en la fecha de internamiento (ubicada en la parte superior izquierda), muestra también el numero de la orden de compra, fecha, RUC del proveedor, nombre del proveedor, representante legal del proveedor, si fue o no anulado dicha orden de compra y así mismo presenta una columna (I) que sirve para seleccionar cualquier orden de compra pero que no esté anulada.

• Selección a ingresar (ubicada en la parte superior derecha) muestra el código, año y número de orden de compra, solamente de las órdenes de compra que han sido seleccionadas para ingresar a almacén.

• Detalle de la orden (ubicada en la parte inferior) muestra la lista de productos o bienes, de cada orden de compra, que ingresaran a almacén, indicando su código, unidad de medida, cantidad, precio unitario, precio total, gasto, debe, haber, código del nemónico.

La lógica de trabajo de esta ventana es de la siguiente manera seleccionar la orden de compra que se desea ingresar a almacén, para lo cual seleccionamos haciendo click en la columna (I), específicamente en las casillas en blanco, recuérdese que no deben estar anuladas. Notara UD. Que en la segunda hoja que dice selección a ingresar, aparecerá la orden de compra que UD. ya selecciono antes, por otro lado en la tercera hoja (inferior) aparecerá los productos o bienes de la orden de compra seleccionada, especificada al detalle. Si está conforme con ingresar a almacén, todas las ordenes de compras seleccionadas, solo resta hacer click en la opción importar orden de compra (ubicado en la parte inferior derecha). Nótese además que el total de ingreso generado por cada orden de compra se muestra en la casilla ubicada por encima de la opción importar orden de compra.

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VENTANA INGRESO DE ÓRDENES A ALMACEN

Sin más que anotar, ubicamos el cursor sobre la opción importar O/C, en seguida saldrá en pantalla el siguiente cuadro de dialogo y hacemos click en la opción Si

Seguidamente ingresamos al siguiente cuadro de dialogo y hacemos click sobre aceptar y listo la orden de ingreso a almacén ya está hecha.

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INTERNAMIENTO MANUAL DE ALMACÉN El internamiento manual de almacén te permite gira una orden de internamiento a almacén manualmente, es decir el trabajador de logística puede crear una orden de internamiento a almacén de los productos o bienes requeridos o el que el crea conveniente ingresar. COMO INGRESAR A INTERNAMIENTO DE BIENES – ENTRADAS Para ingresar Internamiento manual de bienes – entrada, nos ubicaremos en la barra de menú de la ventana de sistema de logística de SiadSoft, específicamente en el menú Almacén luego nos deslizaremos hasta el submenú Internamiento manual de bienes – entrada, a continuación haremos click.

Seguidamente ingresaremos a la ventana Entrada de Bienes a Almacén. Esta ventana nos muestra el número asignado a la orden de internamiento de ingreso a almacén, el documento, el tipo de gasto, el gestor, el almacén, y fecha. También es importante hacer notar las opciones ubicadas en la parte inferior derecha y las cuales son:

• Buscar: Permite buscar la orden de ingreso almacén que se requiera. • Nuevo: Permite crear una nueva orden de ingreso a almacén. • Editar : Permite editar otra vez la orden de ingreso a almacén. • Eliminar: Permite eliminar cualquier orden de ingreso a almacén seleccionado. • Imprimir: Permite imprimir y tener una vista previa. • Salir: Permite salir de la ventana.

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VENTANA: ENTRADA DE BIENES A ALMACEN

Si queremos crear la orden de entrada de bienes a almacén simplemente hacemos click sobre la opción Nuevo de la ventana Entrada de Bienes a Almacén. Si hacemos esto ingresaremos al cuadro de dialogo denominado Mantenimiento – Ingresos, el cual nos detalla los siguientes puntos:

• Numero de documento, año de ejecución y fecha • Gestor: referido al proveedor • Tipo de gasto: Especifica el tipo de gasto (gasto corriente/inversiones) • Documento: Especifica el documento de internamiento. • Glosa: Algunas especificaciones o motivos de la orden de internamiento.

Para poder completar las casillas vacías adecuadamente, el sistema te permite pulsar F3 para la ayuda en cada casilla en blanco. En la parte del detalle se especifica los productos o bienes que van a ser internados en almacén especificando su código, la descripción del producto, la unidad de medida, cantidad, el valor unitario, el valor total, el debe y el haber. También se puede notar unas indicaciones por debajo de la parte del detalle. Por ejemplo para ingresar un nuevo producto pulsamos la tecla F2, para modificar alguno de los productos de la lista del detalle solo basta con pulsar F4, y si deseamos eliminar algún ítem de la lista solo lo seleccionamos y presionamos la tecla DEL o suprimir. El cuadro de dialogo presenta en la parte inferior derecha tres opciones: imprimir, grabar y salir. La opción imprimir te permite tener una vista previa del documento, la opción grabar te permite guardar y la opción salir te permite salir de la ventana. Finalmente hacemos clic sobre la opción grabar o en su defecto pulsamos F9, esta acción la podemos apreciar en la imagen, una vez que guardamos el sistema por defecto nos arrojara de nuevo a la ventana Entrada de bienes a Almacén, si nos fijamos bien podemos ver que el ultimo ítem de la lista, es precisamente el que acabamos de elaborar

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Una vez pulsado F2 se muestra la siguiente ventana en la que Ud. Podrá ingresar de manera manual el bien. Finalmente click en Grabar ó F9 para culminar la operación y volver a la pantalla inicial.

Luego de estar conforme con los datos ingresados, nuevamente click en Grabar ó F9 y así finalmente se habrá podido ingresar correctamente el bien.

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