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WhitepaperDocument Imaging Solutions Nuance Power PDF

L’uso di moduli PDF a fini aziendaliProcessi efficienti anziché discontinuità dei supporti ed errori di trascrizione.

Organizzare i processi aziendali senza moduli è praticamente impossibile. Il formato cartaceo continua a prevalere nonostante l’acquisizione delle informazioni in forma analogica, nonostante la scrittura manuale presenti molti svantaggi. Le aziende lungimiranti stanno già valutando delle alternative, come i file PDF o le schermate d’immissione con un database sottostante, ma la maggior parte non sfrutta appieno il potenziale di questi metodi. Il presente whitepaper spiega come organizzare e automatizzare i flussi di lavoro in modo semplice e rapido usando moduli PDF, con la conseguente sensibile riduzione di tempi e costi.

Sommario

2

3 Introduzione

3 I moduli nell’economia aziendale

4 I moduli cartacei: un rischio che costa caro

5 Il modulo PDF: un metodo alternativo con potenzialità inesplorate

6 Se i supporti sono discontinui le attività aziendali procedono alla cieca

6 I file PDF assicurano la protezione legale

7 I moduli HTML costituiscono un’opzione alternativa?

7 Scenari applicativi: analisi dettagliata dei vantaggi offerti dai moduli PDF compilabili – Strutture sanitarie – Studi legali – Servizi finanziari – Pubblica Amministrazione – Uffici commerciali

10 Sei buoni motivi per usare Nuance Power PDF

11 Ottimizzazione della creazione e dell’uso dei moduli grazie a Nuance Power PDF – Conversione di un modulo da non compilabile a compilabile – Eliminazione, esportazione e importazione di dati dei moduli – Esportazione di dati da più file


3 WhitepaperDocument Imaging Solutions Nuance Power PDF

IntroduzioneI moduli giocano un ruolo importante in tutti i processi aziendali.Molte aziende continuano a fare affidamento su modelli stampati da compilare a mano, con tutti gli svantaggi che ne conseguono. La procedura è lenta e rischiosa, comporta grandi perdite di tempo e costi elevati. Ogni modulo cartaceo che create, dalla progettazione all’archiviazione, è dispendioso. I dipendenti perdono molto tempo solo per modificare i documenti cartacei. Tuttavia, tra l’acquisizione dei dati e la loro elaborazione, il tempo necessario per compilare i moduli cartacei è ancora elevato e spesso richiede giorni, se non settimane. Le aziende che fanno ancora affidamento sui moduli cartacei non sono pertanto in grado di reagire rapidamente all’evoluzione e vengono presto superate dalla concorrenza.I moduli cartacei comportano anche rischi di carattere legale. Circa un quarto di tutti i documenti cartacei viene collocato fuori posto o va perso. In caso di verifiche, ispezioni o azioni legali, le conseguenze possono essere molto serie. Nel presente whitepaper spieghiamo come usare i moduli PDF per acquisire ed elaborare i dati in modo rapido, efficace e corretto, e come renderli inconfutabili dal punto di vista legale. Vi illustreremo come massimizzare il potenziale del modulo PDF e scoprirete com’è facile crearlo ed elaborarlo.

I moduli nell’economia aziendale“Moduli, moduli e ancora moduli: non facciamo che compilare moduli dal momento in cui nasciamo fino alla tomba”. È un ritornello che si sente spesso, eppure se questo è vero per i privati cittadini lo è ancor di più per i flussi di lavoro aziendali. La maggior parte dei processi aziendali inizia con un modulo.Ogni reparto, che si tratti delle Vendite, dell’Ufficio acquisti o del Personale, acquisisce le informazioni e le scambia mediante moduli, siano essi offerte e contratti, inventari, elenchi di parti di ricambio, candidature o richieste di ferie.Nei settori in cui gli obblighi di registrazione sono particolarmente vasti, come nel legale, nel finanziario o nel sanitario, gli operatori ricevono dalle autorità di regolamentazione enormi quantità di moduli obbligatori, che comportano costi elevati. I moduli cartacei devono essere stampati, inseriti nella busta, affrancati e spediti, quindi accettati, valutati, archiviati e smaltiti. I costi sono immensi, non solo in termini di materiali, ma anche di ore lavoro del personale.

È evidente che per le aziende l’acquisizione e l’elaborazione dei dati mediante moduli rappresenta una spesa importante. Il primo passo nella creazione di un modulo cartaceo è la progettazione, che deve soddisfare sia i requisiti legali che l’identità aziendale interna o le linea guida sull’uso dei marchi.Poi ci sono le istruzioni per la compilazione: occorre spiegare agli utenti le operazioni che devono svolgere, il livello di dettaglio e quali campi sono obbligatori o opzionali. Chiunque si sia trovato davanti un modulo senza sapere come compilarlo sa che spesso non è facile come sembra. I difetti di progettazione possono comportare massicce perdite o enormi perdite di tempo, alienare i clienti, rendere inutilizzabili i dati acquisiti o scatenare una sfilza di domande.

I moduli cartacei: un rischio che costa caroDopo aver progettato correttamente i moduli, occorre realizzarli, distribuirli, elaborarli e archiviarli con il loro contenuto. Molte aziende continuano a basarsi sul cartaceo, per motivi essenzialmente pratici. I moduli cartacei possono essere firmati e, nel caso di un’azione legale, un originale firmato a mano è un’ottima prova. Inoltre i moduli cartacei non richiedono infrastrutture informatiche: sono indipendenti da hardware e software e possono essere semplicemente distribuiti, resi liberamente disponibili internamente all’azienda o negli uffici pubblici oppure spediti per posta o via fax.

Tuttavia questi vantaggi apparenti vengono annullati da notevoli svantaggi.In primo luogo i moduli cartacei sono statici: dopo averli stampati, non è possibile modificarli. Se occorre modificare un elemento, anche solo l’anno o un refuso, tutte le copie esistenti devono essere distrutte. I soli costi della carta e della stampa ammontano facilmente a migliaia di euro, che nelle grandi società possono rapidamente salire a milioni. Ad esempio, se l’azienda cambia ragione sociale, occorre cestinare e ricreare tutti i moduli prestampati.I costi in termini di risorse umane sono addirittura maggiori: l’operazione di stampa e distribuzione dei nuovi moduli e di raccolta di quelli obsoleti richiede l’impiego di personale. Per ogni Euro speso per la stampa e la carta, si stima che ce ne vogliano sei per la gestione dei documenti da parte del personale1.

Tuttavia la staticità dei moduli cartacei è solo uno dei rischi. Un costo maggiore è insito nell’estrema difficoltà di elaborazione dei dati raccolti in questo modo. La discontinuità dei supporti è inevitabile durante il passaggio ai sistemi elettronici: i dati devono essere immessi manualmente dal personale, con un enorme dispendio di tempo, oppure letti mediante un software OCR (riconoscimento ottico dei caratteri), che può generare risultati molto insoddisfacenti, in particolare in caso di testi scritti a mano. Indipendentemente dal modo in cui è concepito, il processo di acquisizione è soggetto ad errori, che si ripercuotono sulla qualità dei dati. Non sorprende quindi che in un sondaggio svolto da The Data Warehousing Institute (TDWI) ed emagixx, solo il 36% delle 108 società tedesche intervistate si sia dichiarata soddisfatta della qualità dei propri dati2.

Anche se un’azienda non ritiene necessario elaborare ulteriormente i dati e desidera semplicemente archiviarli, i moduli cartacei possono causare numerosi problemi. In primo luogo occupano enormi quantità di spazio.I costi per archiviare grandi volumi di moduli per almeno 30 anni possono facilmente ammontare a milioni di euro. La vostra azienda potrebbe risparmiarne la metà grazie ai moduli elettronici3?

In caso di azioni legale o richieste delle autorità, è un impegno gravoso trovare rapidamente un modulo specifico, sempre che non sia andato smarrito. Secondo Deloitte & Touche4, circa il 25% della documentazione aziendale viene irrimediabilmente perso, con gravi conseguenze, come testimoniato da un sondaggio svolto da IDC tra oltre 1.500 responsabili informatici5: per oltre il 75% degli intervistati, negli ultimi cinque anni le scadenti procedure di gestione dei documenti si sono tradotte in seri rischi commerciali o problemi di conformità. L’Association for Information and Image Management (AIIM) stima che il costo di archiviazione di un documento cartaceo ammonti a circa € 20 e il tempo necessario per ritrovarlo a € 120 in media; il costo per ritrovare un documento perso o per ricrearlo sarebbe pari a € 220.


1 “The Cost of Managing Paper: A Great Incentive to Go Paperless!” (Il costo di gestione del cartaceo: un ottimo incentivo per passare al digitale!), K. J. McCory, 2009

2 “Die Bedeutung von Datenqualität” (L’importanza della qualità dei dati), TDWI ed emagixx, 2013

3 “The Paper Free Office - dream or reality?” (L’ufficio senza carta: sogno o realtà?), AIIM, 2012

4 “Document Management” (La gestione dei documenti), Deloitte & Touche, 2006

Per oltre il 75% degli intervistati, negli ultimi cinque anni le scadenti procedure di gestione dei documenti si sono tradotte in seri rischi commerciali o problemi di conformità.

75%

Il modulo PDF: un metodo alternativo con potenzialità inesplorateConsiderati tutti gli svantaggi, non meraviglia che da molto tempo le aziende abbiano iniziato a cercare e trovare alternative. Un primo passo nella giusta direzione consiste nello stampare i moduli solo se necessario anziché conservare pile di carta o, meglio ancora, nel distribuirli elettronicamente su richiesta. Tutto quel che occorre per creare moduli è un programma di elaborazione testi. Tuttavia è sconsigliabile distribuire i moduli così creati come formati aperti, ad esempio .doc o .odt.: in primo luogo perché gli utenti potrebbero modificare un modulo non protetto per adattarlo alle proprie esigenze, cosa che deve essere assolutamente evitata; secondo perché i sistemi operativi e i programmi di elaborazione testi possono cambiare il layout dei moduli in formato aperto rendendoli, in casi estremi, illeggibili o inutilizzabili. Nei formati aperti la separazione logica tra il testo predefinito e i dati effettivamente immessi nel modulo non è affatto semplice, salvo qualora si definiscano campi e macro per evitare problemi. La soluzione migliore consiste nel salvare i moduli in PDF, un formato che viene visualizzato correttamente in tutti i sistemi operativi maggiormente diffusi: per leggerli e stamparli è sufficiente un lettore gratuito di file PDF. Inoltre è possibile aprirli nei browser maggiormente diffusi, come Chrome e Firefox.

Un modulo PDF non compilabile è un passo nella giusta direzione, ma non è in grado di sfruttare il vero potenziale di questo formato: l’utente deve infatti stamparlo, completarlo a mano, quindi inviarlo o faxarlo. Successivamente, un dipendente dell’azienda dovrà convertire il documento compilato e ricevuto nel formato elettronico, un’operazione che comporta gli stessi problemi e costi dei moduli cartacei. Per questo è decisamente preferibile progettare moduli PDF che gli utenti possano compilare direttamente a schermo. Con gli strumenti adeguati, i file PDF statici e non compilabili o i modelli di modulo digitalizzati possono essere facilmente convertiti in versioni compilabili. La funzione di digitazione modulo “Form Typer” di Nuance Power PDF riconosce i campi nei documenti PDF statici convertendoli automaticamente.

I PDF compilabili costituiscono un grande passo avanti. Purtroppo però molte aziende continuano a percorrere la vecchia strada: anziché elaborare i moduli in forma completamente elettronica, continuano a chiedere agli utenti di stamparli e restituirli alla sede competente per posta o via fax. Spesso la funzione “Salva” non è disponibile, pertanto chi compila il modulo può solo stamparne una seconda copia per scopi personali o, nel caso di un fax, conservare l’originale inviato.

Anche se un modulo così compilato sul computer genera dati più leggibili di quelli scritti manualmente, comporta ben due tipi di discontinuità dei supporti, che si traducono in lavoro, costi e ritardi. Ecco un esempio: supponiamo che un dipendente impieghi 5 minuti per compilare un modulo di richiesta di ferie. Gliene servono almeno altri 10 per stamparlo, firmarlo e faxarlo al reparto competente. Se poi deve recarsi fino a una stampante comune per prelevare il modulo stampato, firmarlo, metterlo in una busta, apporvi l’indirizzo, depositarlo nel vassoio della posta in uscita o addirittura imbucarlo, l’intera procedura potrebbe richiedere anche mezz’ora. Altrettanto tempo verrà probabilmente perso dal reparto che dovrà elaborare questo modulo.Nel caso di un’azienda con 1.000 dipendenti, significa 125 giornate/persona per una sola richiesta di ferie a testa! Secondo uno studio condotto dalla società di ricerche di mercato IDC5, i tempi assorbiti da questi e analoghi processi ammontano a circa un terzo delle ore di lavoro6.


5 “Es ist kritischer, als Sie glauben: Mangelhafte Dokumentenprozesse verursachen erheblichen Risiken” (La scarsa qualità delle procedure di elaborazione dei documenti costituisce un rischio più serio di quanto si immagini”), IDC 2012

Se i supporti sono discontinui le attività aziendali procedono alla cieca Il ritardo che si crea tra l’acquisizione dei dati e la loro elaborazione peggiora ulteriormente le cose. Gli attuali sistemi CRM, ERP e HR sono concepiti per poter prendere decisioni automaticamente in base a dati in tempo reale.Carenze di personale, richieste di materiale o una flessione delle vendite possono essere previste prima che sorgano problemi ed evitate con contromisure automatizzate. Tuttavia a cosa serve un’analisi complessa se poi occorrono giorni interi prima che i moduli vengano recapitati all’azienda via posta e i rispettivi dati vengano elaborati?

Queste lacune hanno effetti particolarmente negativi sulle relazioni con i clienti. Informazioni quali la disponibilità, lo stato della consegna, l’aggiornamento dei prezzi non arriveranno mai al cliente in tempo, o forse non arriveranno affatto, se la discontinuità dei supporti intralcia l’elaborazione diretta dei dati. La soddisfazione dei clienti viene messa a repentaglio, ripercuotendosi poi sulle vendite e sui ricavi.

L’acquisizione diretta, senza discontinuità dei supporti, consente di superare facilmente questi problemi. Anziché stampare il modulo PDF e faxarlo o spedirlo al reparto competente, gli utenti possono trasmettere direttamente la versione compilata. Programmi professionali per PDF, come Nuance Power PDF, possono estrarre i dati da tali moduli rendendoli disponibili per ulteriori elaborazioni e analisi in formati universali, come XML o CSV. Ne conseguono ulteriori vantaggi positivi, oltre alla succitata riduzione dei tempi. Ad esempio i sistemi di pianificazione del personale possono automaticamente usare i dati delle candidature basate su file PDF per creare un fascicolo personale per l’assunzione di un candidato. I sistemi ERP possono usare le informazioni di un ordine per generare ricevute di consegna e allocare risorse, in modo completamente automatico. Secondo IDC5 si registrerebbe un aumento dei ricavi del 36% e una riduzione dei costi del 30%. Gli analisti stimano che il rischio commerciale e di incorrere in sanzioni legali si riduce di un terzo quando i moduli vengono elaborati elettronicamente dall’inizio alla fine.

I file PDF assicurano la protezione legaleI moduli cartacei o quelli PDF stampati possono inoltre causare problemi di natura legale. Abbiamo già accennato a quanto possa essere difficile presentare rapidamente i documenti pertinenti in caso di verifiche, azioni legali o richieste da parte delle autorità. I moduli cartacei e le stampe costituiscono un problema anche in termini di protezione dei dati personali.Senza i file PDF è impossibile specificare il gruppo di utenti autorizzato ad intervenire su un documento. Chiunque abbia fisicamente accesso ai documenti, intenzionalmente e non, o chiunque si trovi casualmente vicino alla stampante o all’apparecchio fax durante la stampa o l’invio del modulo, può accedere a dati riservati. I documenti cartacei potrebbero essere facilmente rubati, o “prelevati”, senza lasciare tracce.

Al contrario, i moduli PDF generati e distribuiti elettronicamente sono notevol-mente più sicuri. Nuance Power PDF, ad esempio, consente di proteggere i documenti con una crittografia a 128 o 256 bit, che ne impedisce la lettura al personale non autorizzato. Grazie alla gestione degli accessi potete specificare chi è in grado di vedere, stampare o modificare i file PDF. Una firma digitale identifica in modo inequivocabile il mittente o il revisore. Inoltre i dipendenti possono controllare automaticamente i dati riservati e oscurarli o rimuoverli. Riducendo un documento a un singolo livello, inclusa la firma e i dati del modulo, create una versione sicura dal punto di vista legale e che non può essere modificata.

6

di aumento dei ricavi

reduction in costs di riduzione dei costi

36%

30%


5 “Es ist kritischer, als Sie glauben: Mangelhafte Dokumentenprozesse verursachen erheblichen Risiken” (La scarsa qualità delle procedure di elaborazione dei documenti costituisce un rischio più serio di quanto si immagini”), IDC 2012

6 “Addressing the Document Disconnect: Hidden Opportunity, Big Payoff” (La risoluzione della discontinuità dei supporti: un’opportunità nascosta per aumentare gli utili), IDC 2015

Le aziende che usano moduli PDF si trovano inoltre nella posizione migliore quando devono fornire una prova dell’avvenuta comunicazione. Ad esempio, l’applicazione di Nuance memorizza tutti i messaggi inviati e i relativi allegati nella cartella Posta inviata del mittente. Così, in caso di necessità, potete provare legalmente quale documento è stato inviato e a quale indirizzo.

I moduli HTML costituiscono un’opzione alternativa?L’acquisizione dei dati mediante database è ampiamente usata nelle intranet e nei negozi online. Normalmente, gli utenti forniscono le informazioni necessarie inserendo i dati in un modulo HTML, che finisce in un database (di solito relazionale). Questa modalità comporta tuttavia notevoli svantaggi in termini di sicurezza legale e obblighi di conservazione dei dati. Dal momento che vengono salvati solo i dati effettivamente immessi, è difficile dimostrare ad esempio quale formulazione delle condizioni è stata accettata da un utente. Questo aspetto diventa particolarmente problematico se le etichette di diversi campi cambiano denominazione nel corso del tempo, sia per motivi legali, che per semplificare la compilazione del modulo o per tener conto di mutamenti aziendali. Anche se il nome del campo del database rimane invariato, agli utenti possono applicarsi requisiti d’immissione diversi nel tempo. A meno che le modifiche non vengano documentate con precisione e non siano riconducibili inequivocabilmente a una specifica voce con un timestamp, i problemi di natura legale saranno inevitabilmente impliciti nella programmazione. Al contrario, i moduli PDF possono essere archiviati come unità e controllati in qualsiasi momento in caso di controversie tra le parti che hanno compilato ed elaborato il modulo.

Un altro motivo a sfavore dell’elaborazione tramite database dei dati forniti con i moduli è che spesso l’acquisizione proprietaria comporta sistemi diversi. Lo scambio dei dati tra questi silos informativi richiede la programmazione e l’adattamento di connettori, compilatori o API. Spesso è necessario l’intervento manuale. Anche questa operazione comporta spreco di tempo e si presta ad errori.

Scenari applicativi: analisi dettagliata dei vantaggi offerti dai moduli PDF compilabiliQuasi tutti i settori e tutti gli utenti finali possono beneficiare dei flussi di lavoro per moduli PDF. Ecco alcuni esempi.

Strutture sanitarieCome rilevato da uno studio di HIMSS Europe (Healthcare Information and Management Systems Society) finanziato da Nuance Healthcare7, in media i medici dedicano quattro ore al giorno alla gestione della documentazione sanitaria. Gli obblighi documentali rappresentano oltre il 20% del costo di medici e infermieri. La digitalizzazione dei documenti guadagna terreno, ma esiste un ampio spazio di miglioramento. Semplici flussi di lavoro con moduli PDF ridurrebbero sensibilmente il carico di lavoro di tutte le parti in causa.Se è vero che ora le informazioni sui pazienti sono generalmente acquisite per via elettronica, in seguito vengono stampate e usate sotto forma di documenti cartacei, per poi essere scambiate, per posta o corriere interno, tra i reparti, dove vengono ridigitalizzate o copiate manualmente in altri sistemi. Spesso si perdono o non arrivano in tempo per un esame, causando potenzialmente perdite di tempo, duplicati o diagnosi errate. Il ricorso a moduli PDF compilabili elimina molte fasi intermedie. Semplicemente premendo un tasto è possibile esportare e formattare un modulo nei sistemi sanitari; il medico può accedervi, sempre e ovunque, assicurando il continuo aggiornamento dei dati.


Il 20% del costo di medici e personale sanitario è rappresentato da obblighi documentali.

20%

7 “Auf den Spuren der Zeitdiebe im Krankenhaus” (Le cause del tempo perso negli ospedali), HIMSS Europe, 2015

Studi legaliGli avvocati e i tribunali generano un costante flusso di documenti cartacei.Prove, dichiarazioni, atti, pareri di consulenti e documenti legali devono essere trattati e archiviati nella massima sicurezza. I moduli PDF consentono di ridurre sensibilmente questo carico di lavoro, soprattutto perché il PDF è diventato il formato di file prescelto per la condivisione e l’archiviazione della documentazione giuridica. Anziché scambiare continuamente i documenti cartacei o i PDF per la stampa, il cliente compila un modulo PDF. Lo studio legale può esportare i dati del modulo e reimportarli in altri documenti come asserzioni, pareri di esperti, commenti o dichiarazioni. Vengono così evitate numerose fasi intermedie, come le spedizioni postali e la discontinuità dei supporti: in questo modo si assicura una comunicazione celere tra il cliente e l’avvocato nonché la riduzione della probabilità di errore, aspetti che costituiscono un enorme vantaggio soprattutto per gli studi legali, per i quali le scadenze sono spesso inamovibili.

Servizi finanziariIl settore finanziario, altamente regolamentato, affronta sfide specifiche.Deve sostituire processi lenti e costosi basati sul cartaceo con soluzioni automatizzate rapide e digitalizzate senza compromettere la protezione dei dati personali, la sicurezza e la conformità normativa. I moduli PDF consentono di ridurre il numero di documenti cartacei, o persino di renderli superflui, contribuire alla conformità normativa e migliorare la sicurezza. Sotto questo punto di vista il settore dei servizi finanziari è molto più avanti di molti altri.Praticamente tutte le banche mettono a disposizione moduli PDF compilabili, ma in genere l’utente deve stamparli, firmarli e restituirli. Anche in questo caso un flusso di lavoro PDF completo può consentire di ridurre giornate di lavoro in ore e ore in minuti, in un settore in cui, è il caso di dirlo, il tempo è denaro.

Pubblica AmministrazioneNella Pubblica Amministrazione (PA) le montagne di carta sono all’ordine del giorno. Ogni pratica comporta quantità massicce di incartamenti: dalla gestione delle gare d’appalto e dei contratti alle richieste di sussidi o contributi sociali, fino alla gestione dei pagamenti. Produrre, elaborare ed archiviare questi documenti cartacei è costoso e implica rischi per la sicurezza. Oltre a questo, la legge tedesca sull’e-government (entrata in vigore nel 2013) obbliga la PA a ricorrere all’archiviazione elettronica. La pressione del governo sulla digitalizzazione della PA è ulteriormente aumentata con l’“Agenda digitale 2014-2017” e il programma “Amministrazione digitale 2020”. I moduli PDF svolgono un ruolo importante nella digitalizzazione della PA. Non solo possono essere integrati in modo ottimale nelle procedure amministrative, ma sono molto più convenienti e sicuri degli equivalenti cartacei. Per fare un esempio, esistono opzioni per oscurare i passaggi riservati, crittografare, archiviare in assoluta sicurezza, autenticare gli utenti e registrare l’accesso ai documenti e le modifiche apportate. Per le autorità tutto ciò si traduce in una maggiore protezione dei documenti.

Sfortunatamente l’associazione tedesca degli operatori del settore digitale BITKOM8 ha avuto motivo di lamentarsi della mancanza di progressi compiuti dalle autorità in materia. Una delle cause di questo ritardo è da ricercarsi nei costi: la PA è infatti soggetta a vincoli di bilancio tali da non permettersi l’acquisto di software a prezzo elevato. Modelli ragionevoli di concessione delle licenze, come quello di Nuance Power PDF, consentono alla PA di dotare tutti i dipendenti di potenti strumenti intuitivi per la creazione e l’elaborazione di moduli elettronici, accelerando così il passaggio all’amministrazione digitale (e-government).


di risparmio sul costo complessivo del personale.

21%

8 “Verwaltungsmodernisierung bleibt hinter Möglichkeiten zurück” (Il potenziale non adeguatamente sfruttato dalla modernizzazione dell’amministrazione), Bitkom, 2014

Uffici commercialiIndipendentemente dal settore in cui opera un’azienda, le vendite in par-ticolare sono un segmento in cui i dipendenti traggono grande vantaggio dall’uso di una soluzione di acquisizione ed elaborazione dei dati basata su PDF. Benché in molti casi il personale commerciale utilizzi i sistemi elettronici quotidianamente, la mancanza di coerenza è all’ordine del giorno.Un primo addetto gestisce i contatti e le riunioni in Outlook, un secondo redige i verbali in Word e un terzo usa Excel per organizzare le attività di vendita. Un flusso di lavoro uniforme basato su moduli PDF riduce sensibil-mente tempi e costi e migliora la trasparenza del processo di vendita.Secondo IDC, si potrebbe così ridurre di un terzo il tempo che il personale commerciale perde attualmente nell’amministrazione. I risparmi stimati si aggirano sul 21% dei costi complessivi del personale. Analizzando la sola procedura di redazione dei preventivi, i vantaggi sono incontrovertibili: molte aziende fanno già ricorso ai documenti PDF, salvo poi inviarli ai clienti per fax, posta elettronica o persino cartacea. Il cliente li stampa o li copia, apporta alcune modifiche, ad esempio alle quantità, o rimuove alcune voci o articoli, ridigitalizza o copia il cartaceo e lo restituisce all’addetto commerciale, che deve inserire i nuovi dati in un sistema elettronico. Un file PDF concepito come un modulo compilabile evita tutte queste fasi intermedie: il cliente riceve il file PDF per posta elettronica, apporta le modifiche necessarie nei campi modificabili, quindi lo rispedisce all’addetto commerciale, che può trasferire i dati direttamente in Nuance Power PDF mediante la funzione “Esporta campo di modulo” e continua la procedura. Non è nemmeno necessario elaborare un modulo alla volta: Power PDF è in grado di gestire centinaia se non migliaia di moduli contemporaneamente.


Sei buoni motivi per usare Nuance Power PDFNonostante esistano numerose soluzioni PDF professionali che includono la funzione di creazione di moduli, solo Nuance Power PDF offre i seguenti vantaggi:

1. Flessibilità a basso costo. La modifica dei moduli cartacei comporta molto lavoro sia in termini di eliminazione di quelli esistenti che di stampa della versione aggiornata; i file PDF invece possono essere editati in modo facile e immediato. La nuova versione è immediatamente disponibile a tutti gli interessati.

2. Conversione semplice e rapida di PDF statici in moduli compilabili. Premendo solo un tasto, Power PDF vi consente di modificare i documenti PDF esistenti (ad esempio basati su un modello cartaceo) in moduli compilabili con campi attivi. Power PDF comprende automaticamente se inserire un campo di testo o caselle di controllo.

3. Modello di concessione delle licenze semplice e trasparente. Power PDF non richiede alcun tipo di abbonamento e non comporta ulteriori costi per i singoli moduli. Nuance offre il servizio di manutenzione e supporto a un costo pari solo al 15% della licenza*.

4. Le licenze per singoli utenti sono disponibili a prezzi ragionevoli con funzioni professionali incluse nel programma, che vi permettono di fornire a tutti i dipendenti gli strumenti per creare moduli PDF. In questo modo distribuite il carico di lavoro in modo ancora più uniforme ed evitate le strozzature che si verificherebbero se solo alcuni dipendenti fossero abilitati a creare o elaborare moduli PDF. E con le risorse risparmiate potrete finalmente realizzare quegli investimenti essenziali per il settore informatico che erano da tempo in lista d’attesa.

5. Facile da avviare, semplice da usare. La user experience di Power PDF è simile a quella delle familiari applicazioni Microsoft Office. Questo potente programma dispone di un’interfaccia utente intuitiva e di tutte le funzioni necessarie per creare, modificare, elaborare e archiviare i file PDF. Power PDF consente agli utenti di lavorare nel modo in cui sono abituati.

6. Conversione rapida. Anziché ribattere o ricreare faticosamente i documenti, gli utenti possono, in modo semplice e rapido, convertire i file PDF in formati come Microsoft Word, Excel e PowerPoint o Corel WordPerfect. I layout complessi con colonne, tabelle e immagini vengono riprodotti fedelmente.


* A giugno 2015

11

Ottimizzazione della creazione e dell’uso dei moduli grazie a Nuance Power PDFCon Power PDF potete creare e compilare moduli, rendere interattivi i moduli statici in pochi semplici passaggi, estrarre dati e salvarli per elaborarli in un secondo tempo.

Conversione di un modulo da non compilabile a compilabileSe usate un modulo PDF non compilabile basato su un modello cartaceo digitalizzato o un documento Word, la funzione di digitazione moduli “Form Typer” di Nuance Power PDF ne semplifica la conversione in un modulo compilabile. La procedura è la seguente:

In Power PDF aprite un modulo PDF contenente campi non compilabili:



Passate alla scheda “Moduli”, quindi selezionate “Form Typer” dalla barra multifunzione.

Power PDF elabora il file PDF statico convertendolo in un modulo dinamico.

Viene visualizzato il documento risultante e un messaggio indica che sono stati rilevati dei campi di modulo interattivi. Per vedere la loro posizione, fate clic su “Evidenzia campi”.


Come si può vedere, i campi appaiono evidenziati e i pulsanti di opzione e le caselle di controllo sono interattivi.

Abbiamo così creato un modulo PDF standard riutilizzabile che può essere compilato con Power PDF o con altre applicazioni per file PDF.

Power PDF consente di esercitare un ulteriore controllo sui campi d’immissione del modulo. Ad esempio, è possibile definire un campo come pulsante, testo o casella di controllo facendo clic sul relativo comando nella scheda “Modulo”:


Per riutilizzare il nuovo modulo interattivo il numero di volte desiderato, è sufficiente salvarlo come modello: fate clic sulla scheda “File”, quindi selezionate “Salva con nome”.

Nella finestra “Salva con nome” immettete il nuovo nome da assegnare al documento.

Infine fate clic su “Salva”.

Eliminazione, esportazione e importazione di dati dei moduli

Per rimuovere da un modulo le informazioni immesse, è sufficiente un semplice clic per tornare al modulo vuoto. Con il modulo compilato, scegliete la scheda “Moduli”, quindi fate clic su “Reimposta campi del modulo”:

I dati immessi in un modulo possono essere estratti e salvati separatamente in un file FDF, XFDF, XML o TXT. I dati salvati possono quindi essere usati ad esempio per compilare altri moduli. Questa procedura accelera la compilazione dei moduli se, per ipotesi, dati identici devono essere immessi in numerosi moduli.


Per esportare i dati da un singolo modulo compilato aperto, scegliete la scheda “Moduli”, selezionate “Importa/Esporta dati”, quindi fate clic su “Esporta dati modulo” nel menu:

Nella finestra di dialogo “Esporta dati modulo con nome”, specificate il nome (ad es. “demo”) e selezionate il tipo di file (ad es. “FDF”).

Fate clic su “Salva”. I dati vengono salvati nel percorso nel tipo di file definito.I dati salvati del modulo possono essere importati in un modulo vuoto.

Iniziamo aprendo un modulo vuoto. Aprite la scheda “Moduli”, fate clic sull’icona “Importa/Esporta dati” della barra degli strumenti, quindi su “Importa dati di modulo” nel menu:


Nella finestra di dialogo “Selezionare file contenente dati di modulo” scegliete un tipo di file nel menu a tendina. Nel nostro esempio useremo il file .FDF appena salvato.

Aprite il file con un doppio clic, oppure fate clic sul file quindi scegliete “Apri”.Le informazioni salvate nel file di dati sono ora disponibili nel modulo.

Se il file scelto contiene descrizioni di comando e dati di modulo idonei e che corrispondono al modulo attuale, i dati vengono inseriti nei rispettivi campi.

Esportazione di dati da più fileI dati possono essere esportati da più moduli con le stesse serie di campi di dati, nei tipi di file XML e CSV (valori separati da virgola).

Questi tipi di file possono essere aperti con Excel o simili programmi per fogli di calcolo; ogni modulo è rappresentato da una riga e ogni campo di modulo da una colonna.

Le etichette dei campi nei moduli diventano i testi della riga di intestazione per le colonne del foglio di calcolo. Possono essere gestiti tutti i tipi di campo di modulo, tranne i campi di firma. Questa esportazione è disponibile, anche se non è caricato alcun file PDF; saranno esclusi tutti i file aperti.

Per garantire un’esportazione efficiente, verificate che tutti i moduli abbiano la stessa serie di nomi di campo. È possibile elaborare moduli a più pagine.Si consiglia un file PDF per modulo, ma è accettabile anche un singolo PDF contenente una serie di moduli assemblati, purché le serie di campi del modulo siano identiche.

Se esistono differenze relative ai campi tra i moduli, tutti i nomi di campo non identici genereranno colonne nel file di output.


Per esportare i dati, fate clic sul pulsante “Importa/Esporta dati” della scheda “Moduli”.Nel menu selezionate “Esporta dati da più moduli”.

Fate clic sul pulsante nella finestra aperta per aggiungere i file, quindi selezionate quelli desiderati (PDF o FDF). Nell’esempio si tratta dei moduli compilati 1, 2 e 3:

Per aprire più file contemporaneamente, tenete premuto il tasto Ctrl, quindi fate clic sui file da aprire, tenete premuto il tasto Maiusc e fate clic sul primo e sull’ultimo file di un elenco per selezionarli tutti. Fate clic su “Apri” per caricare i file selezionati, che vengono visualizzati nella finestra “Esporta dati da più moduli”:


Per aggiungere più file o rimuovere file dall’elenco, fate rispettivamente clic sui pulsanti “Aggiungi file” o “Rimuovi file”.

Per selezionare tutti i moduli dell’ultima sessione di esportazione, evidenziate l’opzione “Includi tutti i moduli dell’ultima esportazione”.

Dopo aver aggiunto tutti i file che contengono i dati da esportare, fate clic su “Esporta”.Viene visualizzata la finestra di dialogo “Esportazione”:

Selezionate la cartella, il nome file e il tipo di file (CSV o XML). Infine fate clic su “Salva”.

Viene creato il file di esportazione e visualizzata la finestra “Stato di avanzamento dell’esportazione”.


Informazioni su Nuance Communications, Inc.Nuance Communications sta concependo in modo diverso il rapporto tra la tecnologia e i suoi utenti. Grazie alla sua offerta di prodotti vocali e linguistici, rende più umana l’interazione con i numerosi sistemi, dispositivi, apparecchi elettronici, applicazioni e servizi che ci circondano. Ogni giorno, milioni di utenti e migliaia di aziende usano soluzioni Nuance mediante sistemi intelligenti capaci di ascoltare, comprendere, apprendere e adattarsi alla vostra vita e al vostro lavoro. Ulteriori informazioni sono disponibili in italy.nuance.com.

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Fate clic su “Mostra file ora” per vedere il risultato nel programma di foglio di calcolo.

Tutti i campi nella tabella risultante hanno un tipo di cella generico che accetta qualsiasi input: usate il programma di foglio di calcolo per impostare altri tipi di celle, quali la data, la valuta, solo i numeri ecc.

È possibile rinominare le intestazioni di colonna, operazione che potrebbe essere necessaria ad esempio per i campi che corrispondono a caselle di controllo o pulsanti di opzione.

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