m-files online · 4.2.8. miksi varastossa on kohteita, joilla on sama id? ... luettelo tässä...

M-Files OnlineKäyttöopas

M-Files | Sisällys | ii

Sisällys

1. Johdanto...................................................................................................51.1. Tietoa tästä käyttöoppaasta.........................................................................................................61.2. M-Files-terminologia..................................................................................................................... 71.3. M-Filesin aloitusopas..................................................................................................................11

1.3.1. M-Files Desktopin avaaminen ja varaston käyttäminen...............................................131.3.2. Tutustuminen M-Files-käyttöliittymään......................................................................... 151.3.3. Dokumenttien etsiminen............................................................................................... 171.3.4. Tutustuminen metatietojen käyttöön............................................................................ 181.3.5. Dokumentteihin ja muihin kohdetyyppeihin tutustuminen.............................................191.3.6. Uusien kohteiden luominen ja dokumenttien tallentaminen M-Filesiin......................... 201.3.7. Dokumenttipohjien käyttö............................................................................................. 241.3.8. Sähköpostien tallentaminen Microsoft Outlookista M-Filesiin...................................... 291.3.9. Tutustuminen näkymiin.................................................................................................311.3.10. Offline-tilassa työskentely...........................................................................................31

2. Päivittäinen käyttö.................................................................................332.1. Tutustuminen käyttöliittymään....................................................................................................34

2.1.1. Kirjautuminen sisään dokumenttivarastoon ja sieltä ulos.............................................352.1.2. M-Files Desktop -käyttöliittymä.................................................................................... 362.1.3. M-Filesin käyttäminen M-Files Web -sovelluksella.......................................................512.1.4. M-Filesin käyttäminen M-Files Mobile -sovelluksilla.....................................................522.1.5. M-Files Desktopin näppäinkomennot........................................................................... 54

2.2. Sisällön hallinta.......................................................................................................................... 542.2.1. Uuden sisällön lisääminen dokumenttivarastoon......................................................... 552.2.2. Sisällön poisto ja arkistointi..........................................................................................952.2.3. Sisällön muokkaaminen................................................................................................962.2.4. Kohteiden suhteet.......................................................................................................1112.2.5. Dokumenttikokoelmat................................................................................................. 1132.2.6. Offline-käyttö...............................................................................................................115

2.3. Sisällön jakaminen................................................................................................................... 1182.3.1. Linkkien ja pikakomentojen jakaminen.......................................................................1182.3.2. Julkisten linkkien jakaminen....................................................................................... 1232.3.3. Jakaminen, sähköposti ja PDF...................................................................................124

2.4. Sisällön löytäminen.................................................................................................................. 1252.4.1. Haku........................................................................................................................... 1262.4.2. Näkymien käyttö.........................................................................................................155

2.5. Käyttäjäasetukset..................................................................................................................... 1712.5.1. M-Files Desktop -asetukset........................................................................................1712.5.2. Ilmoitusasetusten muokkaaminen M-Files Desktopissa.............................................1822.5.3. Dokumenttivarastosovellusten hallinta M-Files Desktopissa...................................... 1902.5.4. Sijaiset........................................................................................................................ 1912.5.5. Ohjelmiston ja varaston kielen vaihtaminen...............................................................1922.5.6. M-Files-salasanan vaihtaminen..................................................................................1932.5.7. Dokumenttivaraston paikallisen välimuistin tyhjentäminen.........................................1932.5.8. Näytä tilatietoja...........................................................................................................1952.5.9. Ulkoisten kohteiden päivittäminen..............................................................................1962.5.10. M-Filesin päivittäminen.............................................................................................196

M-Files | Sisällys | iii

3. Järjestelmän hallinta...........................................................................1983.1. M-Filesin asentaminen ja ylläpitäminen................................................................................... 199

3.1.1. Järjestelmän yleiskatsaus...........................................................................................2003.1.2. M-Filesin asentaminen ja päivittäminen..................................................................... 2083.1.3. M-Files Admin.............................................................................................................2243.1.4. Palvelinyhteydet..........................................................................................................2273.1.5. Dokumenttivarastojen hallitseminen........................................................................... 247

3.2. M-Filesin määrittäminen........................................................................................................... 3443.2.1. Varaston metatietorakenteen muokkaaminen............................................................ 3443.2.2. Käyttäjien ja käyttäjäryhmien hallinta......................................................................... 4173.2.3. Työnkulkujen määrittäminen.......................................................................................4333.2.4. Nimetyt käyttöoikeusluettelot......................................................................................4613.2.5. Dokumenttivarastosovellusten asennus ja hallinta.....................................................4673.2.6. Määrityseditorin käyttäminen......................................................................................4693.2.7. Ilmoitusasetusten muokkaaminen M-Files Adminissa................................................4763.2.8. Web- ja Mobile Access -pääsyn määrittäminen M-Filesiin.........................................4833.2.9. Raportointi ja tietojen vienti........................................................................................4943.2.10. Tapahtumakäsittelijät ja komentosarjat.................................................................... 5033.2.11. Älykerros...................................................................................................................5383.2.12. M-Files Serverin rekisteriasetukset ja nimetyt arvoasetukset...................................551

4. Usein kysytyt kysymykset..................................................................5644.1. M-Filesin päivittäinen käyttö.....................................................................................................566

4.1.1. Voinko tehdä M-Files Mobilella samat asiat kuin M-Files Desktopilla?...................... 5664.1.2. Miten lisään uuden arvon arvolistaan?...................................................................... 5714.1.3. Miten lisään luokkaan uuden ominaisuuden?............................................................ 5714.1.4. Kuinka luon dokumentin, joka näkyy vain minulle?....................................................5714.1.5. Miten luon uuden näkymän, jossa kohteet näkyvät asiakkaittain?.............................5714.1.6. Miten löydän dokumentit, jotka olen itse luonut?....................................................... 5724.1.7. Miten vaihdan tietokoneeni nimen sotkematta M-Filesin toimintaa?.......................... 5724.1.8. Miksi en voi muokata varattua dokumenttia?.............................................................572

4.2. M-Filesin hallinta...................................................................................................................... 5724.2.1. Miten lisään uuden arvon arvolistaan?...................................................................... 5734.2.2. Miten lisään uuden käyttäjän dokumenttivarastoon?................................................. 5734.2.3. Miten lisään luokkaan uuden ominaisuuden?............................................................ 5744.2.4. Miten käyttäjän käyttäjätili vaihdetaan?......................................................................5754.2.5. Miten päiväyksen esitysmuoto vaihdetaan M-Filesissa?............................................5754.2.6. Miten tuodaan sähköpostiviestit tietystä IMAP-kansiosta?.........................................5764.2.7. Miten käyttäjä ja käyttäjätili eroavat toisistaan?......................................................... 5764.2.8. Miksi varastossa on kohteita, joilla on sama ID?....................................................... 577

4.3. M-Filesin ylläpito...................................................................................................................... 5784.3.1. Miten M-Files -palvelinkonetta ylläpidetään?............................................................. 5784.3.2. Miksi M-Filesini toimii hitaammin kuin ennen?...........................................................5824.3.3. Miten siirrän dokumenttivarastoni uudelle palvelimelle?............................................ 5864.3.4. Miten automaattiset päivitykset toimivat?...................................................................5884.3.5. Kuinka paljon levytilaa tiedostodatan salaaminen ja varmuuskopiointi vaativat?....... 5884.3.6. Kuinka usein varmuuskopiointi kannattaa tehdä?...................................................... 5884.3.7. Mitä ei sisällytetä varmuuskopioihin?.........................................................................5894.3.8. Minkälaisia toimintoja voin ajoittaa suoritettavaksi tietyin aikavälein M-Filesissa?.....590

4.4. Yleisiä dokumenttivaraston käyttäjien ongelmia...................................................................... 5914.4.1. Miksi en pääse sisään dokumenttivarastoon?........................................................... 5914.4.2. Miksi en voi muuntaa dokumenttia PDF-muotoon?................................................... 5914.4.3. Miksi en löydä Minulla muokattavana -näkymää?................................................... 592

4.4.4. Miksi en voi tallentaa sähköpostiviestiä Outlook-viestinä M-Filesiin?.........................5924.4.5. Miksi tiedosto, jonka kuvake näkyy harmaana, tuli näkyviin M-Files-asemalle

tallentaessani uuden dokumentin Microsoft Wordissa?.................................................. 5934.4.6. Miksi dokumentin aikaleimoissa on väärä aika?........................................................ 593

4.5. Yleisiä kysymyksiä................................................................................................................... 5934.5.1. Mistä saan lisätietoja aina tarvittaessa?.................................................................... 5934.5.2. Laitteistovaatimukset ja -suositukset..........................................................................5944.5.3. Mitä uutta on M-Filesin tässä versiossa?...................................................................5944.5.4. Miten automaattiset päivitykset toimivat?...................................................................5944.5.5. Voinko käyttää M-Filesia ohjelmallisesti?...................................................................5944.5.6. Miten kirjoitan VBScript-koodin M-Filesia varten?......................................................5944.5.7. Miten nimetty käyttöoikeusluettelo (NACL, Named Access Control List) ja

käyttäjäryhmä eroavat toisistaan?................................................................................... 600

5. Yhteydenotto tukeen........................................................................... 602

Indeksi........................................................................................................................... 605

M-Files | 1. Johdanto | 5

1. Johdanto

Tässä osiossa esitellään yleistä M-Files-terminologiaa. Lisäksi osio sisältää uusille käyttäjille tarkoitetunaloitusoppaan ja tietoa tästä käyttöoppaasta.

M-Files® -ohjelmisto on tarkoitettu älykkääseen tiedonhallintaan helpottamaan kaikenlaisten dokumenttien

ja tietojen tallennusta, järjestämistä ja käyttöä. Ohjelmisto järjestää aineistoa sisällön ja siihen liittyvienasioiden eikä tallennuspaikan perusteella.

Kuva 1. M-Files poistaa perinteisten kansioiden tarpeen, joten kaikki sisältö on heti käytettävissä haun tai dynaamisten näkymienkautta. Järjestelmä on kätevä, dynaaminen ja joustava. M-Files kattaa monenlaisen sisällön hallinnan ja varmistaa vaatimustennoudattamisen.

M-Files on saatavana konesali-, pilvi- tai hybridiratkaisuna. Katso lisätietoja kohdasta Järjestelmänyleiskatsaus (sivu 200).

Käyttöoppaan käyttäminen

Pääset tähän ohjedokumentaatioon koska tahansa M-Filesin ollessa käytössä painamalla F1-näppäintä.Avattuasi ohjeen F1-näppäimellä voit siirtyä suoraan aiheeseen, joka liittyy M-Filesissa tekemääsi asiaan.

Voit avata dokumentaation myös Windowsin ilmaisinalueella olevasta M-Files-kuvakkeesta sekä M-Filesinkäyttöliittymässä olevista ohjepainikkeista.

Käyttöohje on saatavilla myös PDF-tiedostona. Voit ladata sen napsauttamalla PDF-kuvaketta WWW-ohjedokumentaation oikeassa yläkulmassa.

Tässä käyttöoppaassa noudatetaan muutamia typografisia ja kirjoituskäytäntöjä sekä käytetään visuaalisiaelementtejä, jotka auttavat ymmärtämään tietoja ja suorittamaan tehtäviä paremmin. Jos haluat kattavanlistan näistä käytännöistä, katso Tietoa tästä käyttöoppaasta (sivu 6).


Lisädokumentaatio

Jos haluat lisätietoja, tutustu seuraaviin lähteisiin:

• M-Files-tietokanta• M-Files Community

Jos olet kehittäjä tai M-Files -järjestelmänvalvoja, saatat olla kiinnostunut seuraavastadokumentaatiostamme:

• M-Files API• M-Files Web Service• M-Files UI Extensibility Framework

Täysi luettelo M-Files-dokumentaatiosta on osoitteessa m-files.com.

Tässä kappaleessa

• Tietoa tästä käyttöoppaasta (sivu 6)• M-Files-terminologia (sivu 7)• M-Filesin aloitusopas (sivu 11)

1.1. Tietoa tästä käyttöoppaasta

Tässä käyttöoppaassa noudatetaan muutamia typografisia ja kirjoituskäytäntöjä sekä käytetään visuaalisiaelementtejä, jotka auttavat ymmärtämään tietoja ja suorittamaan tehtäviä paremmin.

Termit ja kirjoituskäytännöt

Tässä käyttöoppaassa noudatetaan seuraavia kirjoituskäytäntöjä:

Kirjoituskäytäntö Kuvaus

<versio> Ilmoittaa, että sinun on vaihdettava kulmasulkeissa oleva tekstiasennukseesi tai ympäristöösi liittyviin tietoihin. Esimerkiksirekisteripolussa HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Client vaihtaisit sanan <versio> tilalle omanM-Files-asennuksesi versionumeron.

Tiedosto > Tallenna >-symboli ilmaisee valikosta valittavaa kohtaa. EsimerkiksiAsetukset > Sovellukset tarkoittaa, että sinun on avattavavalikkopalkki ja valittava Sovellukset-kohta Asetukset-valikosta.

Valinnainen Tarkoittaa, että jokin tehtävän vaihe on valinnainen ja käyttäjä voi itsepäättää, suorittaako sen.

Tiedot Ilmaisee, että tiettyyn tehtävän vaiheeseen liittyy tärkeää tietoa.Nämä tiedot kerrotaan aina niihin liittyvän vaiheen kohdalla.

Esimerkki Esimerkki siitä, miten tietty vaihe pitäisi suorittaa. Nämä tiedotkerrotaan aina niihin liittyvän vaiheen kohdalla.

Tulos Kertoo, mitä tuloksia on odotettavissa, kun tehtävän vaihe onsuoritettu onnistuneesti.

https://kb.cloudvault.m-files.com/

https://community.m-files.com/

https://www.m-files.com/api/documentation/latest

https://www.m-files.com/mfws

https://www.m-files.com/UI_Extensibility_Framework/

https://www.m-files.com


Luettelo tässä käyttöoppaassa yleisesti käytetyistä termeistä on kohdassa M-Files-terminologia (sivu7).

Typografiset käytännöt

Tässä käyttöoppaassa noudatetaan seuraavia typografisia käytäntöjä:

Typografinen käytäntö Kuvaus

Lihavointi Tehtävän vaiheissa lihavoitu teksti viittaa käyttöliittymänelementteihin, joiden kanssa käyttäjä voi olla vuorovaikutuksessa,kuten painikkeet ja valikkokohdat.

Esimerkiksi: Napsauta OK jatkaaksesi.

Kursivointi Tehtävän vaiheissa kursivoinnilla viitataankäyttöliittymäelementteihin, jotka eivät ole suoraan interaktiivisia,kuten ikkunoiden nimet, leimat ja ikkunoiden osioiden otsikot.

Esimerkiksi: Esimerkiksi:Kohdetyypin ominaisuudet -ikkunaavautuu.

Sininen teksti (sivu 6) Sininen, alleviivattu teksti on hyperlinkki. Tässä käyttöoppaassa onpääasiassa kolmenlaisia hyperlinkkejä:

• Linkit, jotka johtavat käyttöoppaan muihin osiin• Linkit, jotka johtavat M-Files-tietokannan artikkeleihin• Linkit, jotka johtavat ulkoisille sivuille

PääotsikkoYksittäisen aiheen pääotsikko.

Osion otsikkoNämä otsikot jakavat pääotsikon pienempiin osioihin.

1.2. M-Files-terminologia

Seuraavassa taulukossa kuvataan päivittäiset M-Files-termit.

Termi Kuvaus

M-Files-ohjelmisto

M-Files-dokumenttienhallintaohjelmisto koostuu seuraavista ohjelmisto-osista: M-Files Desktop, M-Files Admin, M-Files Desktop -asetukset, Näytä tilatietoja ja M-FilesServer. Lisäksi M-Filesia voi käyttää www-selaimen (katso M-Filesin käyttäminen M-Files Web -sovelluksella (sivu 51)) tai mobiililaitteen (katso M-Filesin käyttäminenM-Files Mobile -sovelluksilla (sivu 52)) kautta.


Termi Kuvaus

Tiedosto jadokumentti

Tiedosto on esimerkiksi Microsoft Word -ohjelmalla tehty muistio, joka on tallennettuC:- asemalle. Tiedostosta tulee dokumentti vasta, kun siihen liitetään metatietoja.Kun M-Files otetaan käyttöön ja vanhoja tiedostoja ryhdytään siirtämään M-Filesiin,silloin tiedostoille lisätään metatietoja ja niistä tulee dokumentteja.

Dokumenttien lisäksi M-Files-varastoon voidaan tallentaa myös muuntyyppisiäkohteita, kuten asiakkaita, tehtävänantoja tai projektitietoja.

Monitiedostoinendokumentti

Monitiedostoinen dokumentti on M-Filesin erityinen dokumenttityyppi, joka voi sisältääuseita tiedostoja. Tiedostoilla on vain yhdet metatiedot.

Tavanomaisia käyttötapoja ovat sähköisen dokumentin yhdistäminen senallekirjoitettuun ja skannattuun vastineeseen tai sähköpostiin ja kaikkiin sen liitteisiintai tapaukset, joissa tiedostoja on yhdistettävä toisiinsa ja käsiteltävä yhtenäyksikkönä.

Metatiedot Metatieto on dokumenttiin liittyvää ominaisuustietoa, kuten esimerkiksi sopimuksenosapuolet tai kirjeen vastaanottaja. Metatietojen avulla dokumentteja voidaanesimerkiksi hakea ja organisoida.

Dokumentin jakohteen suojaus

Jokaiseen dokumenttiin voidaan suojauksella määritellä, mitkä oikeudet käyttäjällä taikäyttäjäryhmällä siihen on. Oikeudet voidaan erikseen joko sallia tai kieltää.

Tietyllä käyttäjällä voi olla sallittuja tai kiellettyjä oikeuksia kahdella eri tavalla:käyttäjälle on määritelty oikeudet suoraan tai käyttäjä kuuluu sellaiseenkäyttäjäryhmään, jolle on määritelty oikeudet. Mikäli käyttäjälle ei ole määriteltyoikeuksia mihinkään, hän ei voi myöskään tarkastella dokumenttia tai tehdä sillemitään. Jos taas tietyt oikeudet on sallittu, voi käyttäjä tehdä näiden määrittelemiätoimenpiteitä.

Varasto Dokumenttivarasto on keskitetty dokumenttien ja muiden kohteiden tallennuspaikka.Fyysisesti se sijaitsee M-Files Server -palvelinta suorittavalla palvelinkoneella.Fyysisestä sijainnista riippumatta kaikki käyttäjät näkevät dokumenttivarastonpaikallisen tietokoneensa hakemistona M-Files-asemalla. Dokumenttivarastonkäyttäminen on siis samanlaista kuin paikallisen kiintolevyaseman käyttö.

Näkymä Näkymät ovat paikkoja, joihin dokumentit ja muut kohteet on listattu niiden sisältämänmetatiedon mukaan.

Näennäinenkansio

Näkymien sisältämät kohteet voidaan jakaa näennäisiin kansioihin(ominaisuuskansioihin). Näennäiset kansiot ovat keino jaotella näkymään kuuluvatkohteet omiin kategorioihinsa.


Termi Kuvaus

Perinteinenkansio

Voit luoda perinteisiä kansioita M-Filesissa. Perinteisissä kansioissa ei olenäkymien tuomia lisäominaisuuksia. Perinteisiä kansioita voidaan verrataesimerkiksiC:- asemasi kansioihin, ja niitä voidaan käyttää tiedostojen tuomiseksiM-Filesiin. Perinteisillä kansioilla voit säilyttää tuotujen tiedostojen alkuperäisenkansiorakenteen.

Asiakas Asiakaskone on M-Filesin peruskäyttäjän tietokone tai mobiililaite ohjelmistoineen.Peruskäyttäjän toimiin kuuluu esimerkiksi dokumenttien luontia ja dokumenttivarastonselaamista.

Kohdetyyppi M-Filesiin voi määritellä erilaisia kohdetyyppejä, joiden perusteelladokumenttivarastoon voi luoda erilaisia kohteita. Dokumentti on yksi tällainenkohdetyyppi, ja se löytyy jokaisesta dokumenttivarastosta. Tämän lisäksi M-Filesinjärjestelmänvalvoja voi luoda dokumenttivarastoon muita kohdetyyppejä, kutenasiakas, yhteyshenkilö ja projekti. Näin M-Filesilla voidaan tallentaa esimerkiksiyrityksen asiakas- ja projektirekisterit.

Kohde Kohde-nimitystä käytetään eri kohdetyyppien ilmentymistä eli kohdetyypeistäluoduista yksittäisistä kohteista. Kohde on esimerkiksi yksittäinen yhteyshenkilödokumenttivarastossa.

Lähes kaikki toiminnot ovat samanlaisia dokumenteille ja muille kohteille. Tässäkäyttöoppaassa toiminnot on usein kuvattu tehtyinä dokumenteille, mutta samattoiminnot ovat käytettävissä myös esimerkiksi dokumenttikokoelmille ja muillekohteille. Yksittäinen dokumentti voidaan siis myös mieltää kohteena.

Dokumentti-kokoelma

Dokumenttikokoelma koostuu erillisistä dokumenteista, jotka sijaitsevatdokumenttivarastossa. Jokaisella kokoelman dokumentilla on omat metatietonsa.Lisäksi dokumenttikokoelmalla on omat jäsendokumenteista riippumattomatmetatiedot (vrt. monitiedostoinen dokumentti).

Jokainen kokoelman dokumentti on löydettävissä edelleen erillisenä dokumenttina,mutta myös dokumenttikokoelman kautta.

Suhteet Kohteiden välille voi myös määritellä suhteita. Suhteiden avulla voidaan linkittääesimerkiksi kaksi dokumenttia liittymään toisiinsa. Suhteiden avulla on helppo seuratakaikkia asiaan liittyviä dokumentteja.

Pohja Voit käyttää uuden kohteen pohjana toista kohdetta. Kun valitset listasta halutunpohjan, metatietokortti mukautuu pohjana käytettävän kohteen määrittelyihin.

Määrittele kohde pohjaksi lisäämällä siihen ominaisuus On pohja ja antamalla sillearvoksi Kyllä.


Termi Kuvaus

Työnkulku Työnkulkuominaisuuden avulla M-Filesissa voidaan mallintaa kohteen elinkaartareaalimaailman prosessia vastaavasti. Työnkulku jaetaan erilaisiin tiloihin,jotka kuvaavat dokumentin tai muun kohteen tiettyjä työvaiheita. M-Filesinjärjestelmänvalvoja voi määritellä organisaation tarpeisiin sopivia työnkulkuja helposti.Katso lisää työnkulkujen määrittelemisestä kohdasta Työnkulkujen määrittäminen(sivu 433).

Palvelin M-Files Server toimii palvelintietokoneella. Asiakaskoneilta otetaan yhteyttäpalvelinkoneelle ja haetaan tietoja niin, että dokumenttivaraston sisältöä voidaannäyttää asiakaskoneilla. Palvelinkone on dokumenttivaraston varsinainensijaintipaikka.

Käyttäjätili Käyttäjätilit ovat palvelintason (tai joissain tapauksissa varastotason) tilejä, joitakäytetään M-Files Serverin käyttäjien tunnistuksessa. Käyttäjätiliin voidaan liittääuseita käyttäjiä, mutta vain yksi käyttäjä varastoa kohti. Vertaa: käyttäjät (sivu 10).

Käyttäjä Käyttäjät ovat varastotason kohteita, joiden käyttäjäkohtaiset asetukset ja historiatallennetaan ja joilla on oikeus suorittaa tiettyjä toimintoja varastossa. Kukin käyttäjäon linkitetty vain yhteen tiliin. Vertaa: käyttäjätilit (sivu 10).

Älykerros Älykerros, lyhenne IML, on tietovarastoneutraali lähestymistapa älykkääseentiedonhallintaan. Se yhdistää koko yrityksen tiedot kontekstin perusteella, eisen järjestelmän tai kansion, jonne tiedot on tallennettu. Lisäksi IML luokitteleedokumentit, kirjaa ne automaattisesti ja antaa metatietoehdotuksia keinoälyn avulla.

Lisätietoja saat kohdasta Älykerros (sivu 538).

Hallittu kohde Hallittu kohde on joko sisäinen, dokumenttivarastoon tallennettu M-Files-kohde taimuutettu ulkoinen tietovarastokohde. Hallituilla kohteilla on metatietoja M-Filesissa,ja niitä voidaan hallita käyttämällä erilaisia M-Filesin toimintoja, kuten versiohistoriaatai työnkulkuja. Hallittu ulkoisen tietovaraston kohde voidaan muuntaa ei-hallituksikohteeksi poistamalla sen metatiedot.

Vertaa: ei-hallittu kohde (sivu 10).

Ei-hallittu kohde Ei-hallittu kohde M-Filesissa edustaa ulkoisessa tietovarastossa olevaa tiedostoa.Ei-hallitulla kohteella ei ole M-Files-metatietoja, eikä sitä voida hallita M-Filesinversiohistorian tai työnkulkujen kautta. Ei-hallittu kohde voidaan muuttaa hallituksikohteeksi lisäämällä siihen metatietoja.

Vertaa: hallittu kohde (sivu 10).


Termi Kuvaus

Tietovarasto Tietovarasto on mikä tahansa paikka, jonne voidaan saada pääsy ja jonne tietoavoidaan tallentaa ja jossa sitä voidaan tarkastella, kuten M-Files-dokumenttivarastotai ulkoinen sijainti, kuten verkkokansio tai SharePoint-sivusto.

Vertaa: ulkoinen tietovarasto (sivu 11).

Ulkoinentietovarasto

Tietovarasto, joka on jokin muu kuin M-Files-tietovarasto ja jonka tiedot näytetään jaovat muokattavissa M-Files-käyttöliittymien kautta.

Vertaa: tietovarasto (sivu 11).

Konnektori Tietovarastosovellus, jonka avulla ulkoinen tietovarasto voidaan näyttää ja sitävoidaan käyttää M-Files-käyttöliittymien kautta.

Lisätietoja saat kohdasta Konnektorit (sivu 542).

Älypalvelu Älypalvelu on tietovarastosovellus, joka yrittää ymmärtää tietovaraston sisältöäsamalla tavalla kuin ihmiset. Älypalveluita voidaan käyttää esimerkiksi tiedostonsisällön ja nykyisten metatietojen analysointiin ja sisällön automaattiseen luokitteluuntai metatietoehdotusten tarjoamiseen loppukäyttäjille.

Lisätietoja saat kohdasta Älypalvelut (sivu 540).

Tietovarasto-sovellus

Tietovarastosovellukset ovat ohjelmistonkappaleita, jotka asennetaandokumenttivarastoon varaston toimintojen laajentamiseksi. Lisätietoja saat kohdastaDokumenttivarastosovellusten asennus ja hallinta (sivu 467).

Aloitusnäyttö Näyttö, joka näkyy ensiksi M-Files-varaston avaamisen yhteydessä tainapsautettaessa M-Files-logoa käyttöliittymän vasemmassa yläkulmassa.

Katso lisätietoja kohdasta Aloitusnäyttö (sivu 36).

Pikanäkymäalue Alue aloitusnäytön vasemmalla laidalla. Sisältää useita pikanäkymiä, kuten Äskettäinkäyttämäni, Minulla tehtävänä ja Minulla muokattavana.

1.3. M-Filesin aloitusopas

Tämän osion avulla pääset vauhtiin M-Filesin käytössä. Jos olet uusi M-Filesin käyttäjä, sinun kannattaalukea koko osio ennen M-Filesin käytön aloittamista.

Tämä osio edellyttää, että M-Files on asennettu ja käyttövalmis. Katso ohjeita M-Filesin asennukseenkohdasta M-Filesin asentaminen ja päivittäminen (sivu 208).

M-Filesia voi käyttää kolmella tavalla:


• M-Files Desktop on Microsoft Windows -käyttöjärjestelmälle tarkoitettu työpöytäsovellus.• M-Files Web on verkkosovellus, joka toimii natiivisti useimmissa verkkoselaimissa.• M-Files Mobile on mobiilisovellus iOS-, Android- ja Windows Mobile -laitteille.

M-Files Desktop

M-Files-työpöytäsovellus on ensisijainen väline M-Filesin käyttämiseksi. Se sisältää kaikki M-Files-ekosysteemissä käytettävissä olevat ominaisuudet ja toiminnot, joten se on paras vaihtoehtotehokäyttäjille, joiden päivittäisiin M-Files-toimiin kuuluu dokumenttien luomista ja muokkausta.

M-Files Desktop on natiivi Microsoft Windows -sovellus, joka toimii kaikilla uusilla Windows-versioilla.Katso yhteensopivien Microsoft Windows -versioiden lista kohdasta Järjestelmävaatimukset (sivu 209).

Pääset alkuun M-Files Desktopin käytössä tutustumalla seuraaviin pikaohjeisiin:

1. M-Files Desktopin avaaminen ja varaston käyttäminen (sivu 13)2. Tutustuminen M-Files-käyttöliittymään (sivu 15)3. Dokumenttien etsiminen (sivu 17)4. Tutustuminen metatietojen käyttöön (sivu 18)5. Dokumentteihin ja muihin kohdetyyppeihin tutustuminen (sivu 19)6. Uusien kohteiden luominen ja dokumenttien tallentaminen M-Filesiin (sivu 20)7. Dokumenttipohjien käyttö (sivu 24)8. Sähköpostien tallentaminen Microsoft Outlookista M-Filesiin (sivu 29)9. Tutustuminen näkymiin (sivu 31)10.Offline-tilassa työskentely (sivu 31)

M-Files Web

M-Filesia voidaan käyttää myös verkkoselaimella. M-Files Web on toteutettu hyödyntämällä nykyaikaisiaverkkoteknologioita ja standardeja, mukaan lukien HTML5, JavaScript ja Ajax. Tavoitteena on tarjota M-Files Desktopin kaltainen käyttäjäkokemus, ja sellaisenaan se tarjoaa useimmat samat ominaisuudet kuintyöpöytäsovellus. Katso lisätietoja kohdasta M-Filesin käyttäminen M-Files Web -sovelluksella (sivu 51).

M-Files Mobile

M-Files-mobiilisovellusten avulla M-Filesia ja dokumenttivarastoja voidaan käyttää mobiililaitteella. MonetM-Files Desktopin ominaisuuksista ovat käytettävissä myös mobiilisovelluksilla. Voit vertailla M-FilesMobilen ja M-Files Desktopin toimintoja kohdassa Voinko tehdä M-Files Mobilella samat asiat kuin M-FilesDesktopilla? (sivu 566).


Lisätietoja

Saat lisää esittelytietoja verkkosivustossamme olevasta M-Filesin ohjatusta esittelystä. TutustuttuasiM-Filesin perustietoihin ja halutessasi tietää lisää tämä käyttöopas on hyödyllinen tietolähde M-Files-ohjelmiston ominaisuuksista ja hyödyistä.

Tässä kappaleessa

• M-Files Desktopin avaaminen ja varaston käyttäminen (sivu 13)• Tutustuminen M-Files-käyttöliittymään (sivu 15)• Dokumenttien etsiminen (sivu 17)• Tutustuminen metatietojen käyttöön (sivu 18)• Dokumentteihin ja muihin kohdetyyppeihin tutustuminen (sivu 19)• Uusien kohteiden luominen ja dokumenttien tallentaminen M-Filesiin (sivu 20)• Dokumenttipohjien käyttö (sivu 24)• Sähköpostien tallentaminen Microsoft Outlookista M-Filesiin (sivu 29)• Tutustuminen näkymiin (sivu 31)• Offline-tilassa työskentely (sivu 31)

1.3.1. M-Files Desktopin avaaminen ja varaston käyttäminen

Voit avata M-Files Desktopin Microsoft Windowsin työpöydällä olevasta pikakuvakkeesta, M-Files-kuvakkeesta Microsoft Windows-ilmoitusalueella tai siirtymällä M-Files-asemalle Resurssienhallinta-ikkunan kautta.

Avaa M-Files Desktop seuraavasti:

1. Joko:

a. Kaksoisnapsauta pikakuvaketta Microsoft Windows -työpöydällä:

tai

b. Kaksoisnapsauta M-Files-kuvaketta Microsoft Windowsin ilmoitusalueella:

tai

c. Avaa Resurssienhallinta ja kaksoisnapsauta M-Files-asemaa:

http://www.m-files.com/guidedtour


2. Valinnainen Kaksoisnapsauta käytettävää dokumenttivarastoa. Jos sinulla on vain yksidokumenttivarastoyhteys, siirryt automaattisesti varaston sisäänkirjautumiskehotteeseen taialoitusnäyttöön.

3. Valinnainen Varastoyhteydestäsi riippuen sinun on ehkä kirjauduttava sisään M-Files-tunnuksillasi.Anna käyttäjänimesi ja salasanasi ja jatka napsauttamalla OK:

Näet varaston aloitusnäytön. Aloitusnäytöstä pääset nopeasti varaston eri alueille. Katso lisätietojakohdasta Aloitusnäyttö (sivu 36).


Avattuasi M-Files Desktopin ja siirryttyäsi varastoon seuraava looginen vaihe on tutustua M-Files-käyttöliittymään. Siirry kohtaan Tutustuminen M-Files-käyttöliittymään (sivu 15).

1.3.2. Tutustuminen M-Files-käyttöliittymään

M-Files Desktop -käyttöliittymä muistuttaa läheisesti Microsoft Windowsin Resurssienhallintaa. KokeneilleMicrosoft Windows -käyttäjille M-Filesin käyttö on helppoa.

M-Files Desktop -käyttöliittymä koostuu neljästä pääasiallisesta osasta:

• Vasemmalla oleva tehtäväalue (A) sisältää usein käytettyjä komentoja ja pikakuvakkeita.• Oikeassa sivupaneelissa (B) ovat Metatiedot-, Esikatselu-, Suodattimet- ja Kiinnitetyt-välilehdet.• Ylhäällä oleva pikahaku (C) on kätevä tapa etsiä dokumentteja ja muita kohteita M-Filesista.• Keskellä olevalla listausalueella (D) listataan näkymät, kohteet ja hakutulokset.


Tehtäväalue

Vasemmalla sijaitseva tehtäväalue sisältää usein käytettyjä komentoja ja pikakuvakkeita jaettuna erillisiinosioihin. Voit esimerkiksi luoda uuden dokumentin tai muun kohteen napsauttamalla asianmukaistakomentoa tehtäväaluen Luo-osiossa. Voit mukauttaa tehtäväaluetta paremmin tarpeisiisi sopivaksi.

Katso lisätietoja kohdasta Tehtäväalue (sivu 50).

Vihje: Jos tehtäväalue ei ole näkyvissä, saat sen näkyviin napsauttamalla harmaatapystysuuntaista välilehteä käyttöliittymän vasemmasta reunasta.

Oikea sivupaneeli

Oikeassa sivupaneelissa voit vaihdella Metatiedot-, Esikatselu-, Suodattimet- ja Kiinnitetyt-välilehtienvälillä.

Metatiedot-välilehdellä on valittuna olevan kohteen metatietokortti. Kaikkiin M-Filesin kohteisiin on liitettymetatietoja, joissa olevien dokumenttia tai muuta kohdetta kuvaavien aihe-ehtojen avulla kohteet voidaanjärjestää ja paikantaa. Metatietokortti on kohteen metatietojen katselussa ja muokkauksessa käytettäväväline. Katso lisätietoja kohdasta Metatietokortti (sivu 41).

Esikatselu-välilehden avulla voit esikatsella valittuna olevan dokumentin sisältöä. Katso lisätietojakohdasta Esikatselu (sivu 44).

Suodattimet-välilehdellä on asetuksia haun supistamiseksi tai laajentamiseksi. Välilehti avautuuautomaattisesti, kun aktivoit hakupalkin. Katso lisätietoja kohdasta Suodattimet-välilehti (sivu 135).

Kiinnitetyt-välilehdelle voit koota yhteen paikkaan usein käyttämäsi asiat. Kiinnitetyt-välilehti onvisuaalinen oikopolkujen kokoelma, joka tarjoaa nopean pääsyn resursseihin, kuten varaston kohteisiin.Katso lisätietoja kohdasta Kiinnitetyt-välilehti (sivu 48).


Pikahaku

Käyttöliittymän yläosassa oleva pikahaku on kätevä tapa etsiä dokumentteja ja muita kohteita ista.Katso M-Filesin hakutoimintojen pikaohje kohdasta Dokumenttien etsiminen (sivu 17). Katso erihakutoimintojen tarkempi kuvaus kohdasta Haku (sivu 126).

Listausalue

Listausalueella on normaalisti näkymiä ja kohteita. Alue toimii paljolti samalla tavalla kuin vastaavaResurssienhallinta-alue Microsoft Windowsissa. M-Files Desktopissa voidaan kuitenkin laajentaa jatiivistää kohteita, jotta esimerkiksi monitiedostoisen dokumentin sisältö saadaan näkyviin ja piilotettua.Katso lisätietoja kohdasta Listausalue (sivu 37).

Saat lisätietoja M-Files Desktop -käyttöliittymästä kohdasta M-Files Desktop -käyttöliittymä (sivu 36).

Tutustuttuasi M-Files Desktop -käyttöliittymään voit siirtyä kohtaan Dokumenttien etsiminen (sivu 17),jossa on M-Filesin hakutoimintojen käyttöohjeet.

1.3.3. Dokumenttien etsiminen

Käyttöliittymän yläosassa oleva pikahaku on kätevä tapa etsiä dokumentteja ja muita kohteita M-Filesista.Voit rajoittaa hakutuloksia käyttämällä haussa useita hakusanoja: sanalla tarjous hakemisen sijasta voitkokeilla hakea sanalla tarjous ja kirjoittamalla perään asiakkaan nimen:

Voit supistaa ja laajentaa hakua käyttämällä hakuasetuksia ja Suodattimet-välilehteä yhdessä pikahaun

kanssa. Voit tuoda esiin hakuasetukset napsauttamalla Hakuasetukset-painiketta ( ) ja hakusuodattimetnapsauttamalla Suodattimet-välilehteä. Anna sopivat hakuasetukset ja napsauta sitten hakupainiketta

( ) tai tarkenna hakua oikean sivupaneelin hakusuodattimilla.


M-Filesin hakuehdoista on lisätietoja kohdassa Haku (sivu 126).

Tutustuttuasi M-Filesin hakutoimintoihin siirry kohtaan Tutustuminen metatietojen käyttöön (sivu 18),jotta voit tutustua metatietojen käyttöön M-Filesissa.

1.3.4. Tutustuminen metatietojen käyttöön

Metatietojen avulla kuvataan M-Filesissa olevia dokumentteja ja kohteita. Tyypillisiä metatieto-ominaisuuksia ovat muun muassa Luokka, Asiakas ja Projekti. Metatieto-ominaisuuksilla puolestaanon omat ominaisuusarvonsa. Esimerkiksi Luokka-ominaisuuden arvo voi olla Ehdotus tai Työsopimus.Kaikilla M-Filesin kohteilla on metatietokortti, jota voidaan käyttää kohteen metatietojen katseluun jamuokkaukseen.


Huomaa, että M-Filesin metatieto-ominaisuudet ovat luokkakohtaisia. Jotkin ominaisuudet ovat pakollisiaja jotkin valinnaisia. Järjestelmänvalvoja voi määrittää M-Filesin dokumenttivaraston metatietorakenteen M-Files Admin -työkalun avulla.

Kaikki M-Filesin dokumentit varustetaan metatiedoilla. Metatiedot helpottavat haluttujen tietojen löytämistävarastosta. Huolimatta siitä, miten dokumentit on tallennettu M-Filesiin, metatietokortti on aina täytettäväennen dokumentin tallentamista.

Jos sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet, voit muokata metatietokortin ominaisuusarvoja napsauttamallahaluttua ominaisuusarvokenttää. Tehtyäsi tarvittavat muutokset tallenna muutokset napsauttamallaTallenna metatietokortissa.

Saat lisätietoja metatietokortin käyttämisestä kohdasta Metatietokortti (sivu 41). Lisäksi kohdassaMetatietokortin tehokas käyttö (sivu 47) selitetään, kuinka tarvittaviin metatietoihin voidaan siirtyänopeasti ja helposti näppäimistön pikanäppäimillä.

Tutustuttuasi M-Filesin metatietojen käyttöön voit siirtyä kohtaan Dokumentteihin ja muihinkohdetyyppeihin tutustuminen (sivu 19), jossa on pikaohjeet M-Filesin eri kohdetyypeistä.

1.3.5. Dokumentteihin ja muihin kohdetyyppeihin tutustuminen

Dokumentti-kohdetyyppi on mahdollisesti M-Filesin yleisin kohdetyyppi. M-Filesissa olevat dokumentitkoostuvat tiedostoista ja metatiedoista.

Dokumentit ja tiedostot

M-Filesissa oleva dokumentti on kohdetyyppi, jossa on nolla tiedostoa tai useampia tiedostoja.Yksitiedostoinen dokumentti sisältää yhden tiedoston ja tiedostoon liittyviä metatietoja.

Monitiedostoiset dokumentit voivat sisältää useita tiedostoja, mutta kaikki tiedostot jakavat samatmetatiedot.

Monitiedostoisen dokumentin tiedostoja voidaan laajentaa napsauttamalla monitiedostoisen dokumentinvasemmalla puolella olevaa nuolikuvaketta listausalueella.

Muut kohdetyypitM-Filesissa voidaan hallita dokumenttien lisäksi kaikenlaisia muitakin tietokohteita. Tyypillisiäkohdetyyppejä ovat esimerkiksi asiakkaat ja projektit. Dokumentit liittyvät usein asiakkaisiin ja projekteihin.Näihin kohteisiin liittyviä lisätietoja, kuten asiakkaiden osoitetietoja ja projektien määräpäiviä, voidaanhallita.

Katso lisätietoja kohdetyypeistä kohdasta Kohdetyypit (sivu 346).

Tutustuttuasi M-Filesin eri kohdetyyppeihin voit siirtyä kohtaan Uusien kohteiden luominen jadokumenttien tallentaminen M-Filesiin (sivu 20), jossa on pikaohjeet uusien dokumenttien luomiseksi jatallentamiseksi M-Filesissa.


1.3.6. Uusien kohteiden luominen ja dokumenttien tallentaminen M-Filesiin

Uusien dokumenttien tai muiden kohteiden luominen M-Filesiin tai dokumenttien tallentaminen muistasovelluksista M-Filesiin on todella helppoa. Seuraavassa annetaan pikaohje toimenpidettä varten.

Uusien kohteiden luominen M-Filesissa

Voit luoda uusia kohteita napsauttamalla Luo-painiketta tai haluamaasi painiketta Luo-osiossa tehtäväalue-tehtäväalueella:

1. Joko:

a. Napsauta Luo-painiketta ja valitse haluamasi kohdetyyppi pikavalikosta.

tai

b. Napsauta haluamaasi kohdetyyppiä tehtäväalue -tehtäväalueen Luo-osiossa.

Jos valitsit uuden dokumentin luomisen, Uusi dokumentti -ikkuna avautuu. Muussatapauksessa uuden kohteen metatietokortti avautuu.

2. Valinnainen Jos olet luomassa uutta dokumenttia, valitse luokka ja pohja ja napsauta Seuraava.

3. Täytä tarvittavat metatiedot ja napsauta Luo.


Kohde lisätään varastoon antamillasi metatiedoilla.


Dokumenttien tallentaminen M-Filesiin muista sovelluksista

M-Files tukee kaikkia tiedostotyyppejä, ja dokumentteja voidaan tallentaa mistä tahansa sovelluksestaM-Filesiin. Dokumentit tallennetaan dokumenttivarastoon, ja niitä kuvataan metatiedoilla. Dokumenttejaei tarvitse tallentaa tiettyyn kansioon tai sijaintipaikkaan, koska M-Files järjestää sisällön automaattisestiasianmukaisiksi näkymiksi dokumenttien metatietojen perusteella.

Tietyissä sovelluksissa, kuten AutoCAD, Microsoft Word Microsoft Excel ja Microsoft PowerPoint, on M-Files-valintanauha, jonka avulla uusia dokumentteja on helppo tallentaa M-Filesiin. Jos käyttämässäsisovelluksessa ei ole valintanauhaa, voit käyttää sovelluksen Tallenna nimellä... -toimintoa tallentaaksesidokumentin M-Filesiin.

Tallenna dokumentti M-Filesiin muusta sovelluksesta seuraavasti:

1. Joko:

a. Käyttäessäsi sovellusta, jossa on M-Files-valintanauha, avaa se ja napsauta Tallenna M-Filesiin.Jos käytössäsi on enemmän kuin yksi varastoyhteys, valitse sopiva varasto pikavalikosta.

tai

b. Jos sovelluksessa ei ole Tallenna M-Filesiin -ominaisuutta, valitse Tiedosto > Tallenna nimellä...valikkoriviltä, valitse M-Files sijainniksi ja valitse tarvittaessa asianmukainen varasto. Napsautalopuksi Tallenna.


Uuden dokumentin metatietokortti avautuu.


2. Täytä tarvittavat metatiedot ja napsauta Luo.

Valittu dokumentti tallennetaan varastoon antamillasi metatiedoilla.

Jos haluat lisätietoa kohteiden luomisesta ja dokumenttien tallentamisesta M-Filesiin, katso Uuden sisällönlisääminen dokumenttivarastoon (sivu 55).

Tutustuttuasi siihen, kuinka dokumentteja luodaan ja tallennetaan M-Filesiin, siirry kohtaanDokumenttipohjien käyttö (sivu 24), jossa on ohjeet dokumenttipohjien hyödyntämiseksi uusiendokumenttien luomisessa.

1.3.7. Dokumenttipohjien käyttö

Uusi dokumentti voidaan luoda dokumenttipohjan avulla seuraavasti:


1.

Napsauta Luo-painiketta ( ) ja valitse pikavalikosta Dokumentti....

Uusi dokumentti -ikkuna avautuu.

2. Valitse sopiva luokka pudotusvalikosta.

Valitulle luokalle käytettävissä olevat pohjat ovat näkyvissä.

3. Valitse sopiva pohja ja napsauta Seuraava.

Uuden dokumentin metatietokortti avautuu, ja jotkin ominaisuudet saatetaan täyttää valmiiksivalitun luokan ja pohjan mukaan.


4. Täytä tarvittavat jäljellä olevat ominaisuudet ja napsauta Luo.

Uusi dokumentti avautuu tiedostotyyppiin liitetyssä editorissa, ja dokumentin sisältö on täytettyvalmiiksi määriteltyjen metatietojen perusteella.


5. Kun olet muokannut dokumentin valmiiksi, tee toinen seuraavista:

a. Avaa M-Files-välilehti ja napsauta Palauta muokkauksesta.

tai

b. Jos M-Files-välilehti ei ole käytettävissä, sulje dokumentti ja saadessasi kehotteen dokumentinpalauttamiseksi muokkauksesta napsauta Kyllä.

6. Jos sinua kehotetaan tallentamaan muutokset, napsauta Kyllä.

Uusi dokumenttisi tallennetaan varastoon käyttämällä ennalta määritettyä dokumenttipohjaa.

Uuden dokumenttipohjan luonti

Mikä tahansa M-Files-dokumenttivaraston dokumentti voidaan muuntaa dokumenttipohjaksi, jota voidaankäyttää vakiodokumenttien luomiseksi tiettyyn tarkoitukseen.

M-Filesissa oleva dokumentti voidaan muuntaa dokumenttipohjaksi seuraavasti:

1. Paikanna ja valitse pohjana käytettävä dokumentti.

2. Napsauta metatietokortissa Lisää ominaisuus.

Metatietokorttiin lisätään uusi ominaisuuskenttä:


3. Valitse pudotusvalikosta ominaisuus On pohja.

4. Merkitse On pohja -valintaruutu.

5. Tallenna muutoksesi napsauttamalla Tallenna.

Valittu dokumentti on nyt dokumenttipohja varastossa. Voit muokata pohjaa koska tahansa napsauttamalladokumenttia hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla pikavalikosta Avaa.

Automaattisesti täytettävien kenttien lisääminen pohjaan

Voit lisätä dokumenttipohjaan kenttiä, jotka täytetään automaattisesti luodessasi pohjaan perustuvanuuden dokumentin. Kentät täytetään ennalta määritettyjen ominaisuuksien arvoilla, jotka on määritettyuuden dokumentin metatiedoissa.

Lisää automaattisesti täytettävä kenttä dokumenttipohjaan suorittamalla seuraavat toimet:

1. Napsauta dokumenttipohjaa hiiren oikealla painikkeella ja valitse pikavalikosta Avaa.

2. Jos sinua kehotetaan varaamaan dokumentti muokattavaksi, napsauta Varaa muokattavaksi.


3. Napsauta pohjasta kohtaa, johon haluat automaattisesti täytettävän kentän tulevan.

4. Avaa M-Files-välilehti ja napsauta Lisää ominaisuus.

Lisää M-Files ominaisuus -ikkuna avautuu.

5. Valitse kenttään täytettävä metatieto-ominaisuus ja napsauta OK.

Luodessasi uuden dokumentin pohjan perusteella dokumentin ennalta määritetty kenttä täyttyyominaisuusarvolla, jonka olet määrittänyt uuden dokumentin metatiedoissa.

Tutustuttuasi dokumenttipohjiin siirry kohtaan Sähköpostien tallentaminen Microsoft Outlookista M-Filesiin(sivu 29) ja katso, kuinka voit tallentaa sähköpostiviestejä helposti Microsoft Outlook -sovelluksesta M-Files -sovellukseen.

1.3.8. Sähköpostien tallentaminen Microsoft Outlookista M-Filesiin

M-Files on integroitu Microsoft Outlookiin, ja se luo kansion Microsoft Outlookiin jokaistadokumenttivarastoa kohti. Voit tallentaa sähköpostiviestejä liitetiedostoin tai ilman vetämällä viestejähaluamaasi varastokansioon Microsoft Outlookissa.

Vihje: Voit myös vetää ja pudottaa sähköpostiviestin suoraan M-Files-käyttöliittymään jaesimerkiksi lisätä viestitiedoston olemassa olevaan monitiedostoiseen dokumenttiin pudottamallasen dokumenttikohteen päälle listausalueella.


Kun viesti lisätään M-Filesiin, siihen merkitään automaattisesti oikea asiakas ja yhteyshenkilö M-Filesissalähettäjän sähköpostiosoitteen toimialueen perusteella.

Esimerkki: jos dokumenttivarastossa on M-Files Oy -asiakaskohde ja asiakkaan sähköpostiosoitteeksion asetettu [email protected] asiakaskohteen metatiedoissa, kaikki m-files.com-toimialueelta tulevatsähköpostit liitetään automaattisesti asiakkaaseen, kun viestit lisätään M-Filesiin.

Tallenna Microsoft Outlookissa oleva sähköpostiviesti M-Filesiin seuraavasti:

1. Vedä ja pudota viesti Microsoft Outlookissa M-Files-osion alla olevaan varastokansioon.

Uuden dokumentin metatietokortti avautuu.

2. Valitse viestille sopiva luokka Luokka-pudotusvalikosta.

3. Täytä haluamasi muut metatieto-ominaisuudet ja napsauta Luo.

Sähköpostiviesti tallennetaan valittuun varastoon antamillasi metatiedoilla.


Lisätietoa M-Files-toiminnoista Microsoft Outlookissa on kohdassa Toiminnot Microsoft Outlookissa (sivu86).

Tutustuttuasi siihen, kuinka sähköpostiviestejä tallennetaan M-Filesiin, siirry kohtaan Tutustuminennäkymiin (sivu 31), jossa on ohjeet näkymien käytöstä M-Filesissa.

1.3.9. Tutustuminen näkymiin

Näkymät ovat paikkoja, joissa kohteet on listattu metatietojensa perusteella. M-Filesin hakutoimintojenlisäksi hyvin määritetyt näkymät nopeuttavat ja helpottavat tarvittavien tietojen löytämistä.

M-Files kerää näkymän sisällön käyttämällä 1) näkymäsuodatinta, joka määrittää ehdot kohteennäkymiseksi, ja 2) ryhmittelytason asetuksia, jotka määrittävät kohteiden ryhmittelyluokat näkymässä.Näkymät perustuvat erilaisiin metatietokohtaisiin ehtoihin, joten kohteet voivat näkyä useissa näkymissäsamalla kertaa.

Hyvin yksinkertainen esimerkki on näkymä Dokumentit luokittain. Tässä näkymässä suodatin ilmaisee,että kohdetyypin täytyy olla Dokumentti. Tuloksena kaikki varastossa olevat dokumentit listataan tässänäkymässä huolimatta niiden luokasta tai mahdollisista muista ominaisuuksista. Mutta kuten näkymännimestäkin voidaan päätellä, sen asetukset määrittävät myös ryhmittelytason, joka luokittelee dokumentiterilaisiin virtuaalisiin kansioihin niiden Luokka-ominaisuuden arvon perusteella. Sillä tavalla päädytäänseuraavan kuvan kaltaiseen näkymään.

Kuva 2. Näkymä, jossa dokumentit on jäsennelty luokittain.

Kuten kuvasta nähdään, näkymät voidaan tarvittaessa jakaa edelleen alanäkymiin. Virtuaalisetkansiot voidaan haluttaessa myös muuntaa näkymiksi. Katso lisätietoja kohdasta Näennäisen kansionmuuntaminen näkymäksi (sivu 165).

Katso uuden näkymän luominen ja asetusten määrittäminen kohdasta Näkymän luonti (sivu 156).

Tutustuttuasi näkymiin voit siirtyä kohtaan Offline-tilassa työskentely (sivu 31), jossa on ohjeet M-Filesinoffline-käyttöä varten.

1.3.10. Offline-tilassa työskentely

Voit käyttää ja muokata M-Files-varastoon tallennettuja dokumentteja ilman verkkoyhteyttä – kunhan ne onmerkitty saataville offline-tilassa. Tämä voidaan tehdä kahdella tavalla: voit 1) erityisesti merkitä yksittäisiädokumentteja saataville offline-tilassa tai 2) luoda offline-suodattimia varmistaaksesi, että määritetyilläominaisuuksilla varustetut dokumentit ovat aina käytettävissä verkkoyhteydestä riippumatta.


Merkintä saataville offline-tilassa

Voit merkitä yksittäisen dokumentin saataville offline-tilassa napsauttamalla sitä hiiren oikealla painikkeellaja valitsemalla pikavalikosta Offline-saatavuus > Merkitse saataville offline-tilassa.

Offline-suodattimet

Offline-suodattimilla voit merkitä dokumentit saataville offline-tilassa tiettyjen ehtojen mukaisesti. Voitesimerkiksi valita kaikki dokumentit, joita olet lukenut tai muokannut viimeisten kahden viikon aikana,tai kaikki tiettyyn asiakkaaseen liittyvät dokumentit saataville verkkoyhteydestä riippumatta. Tämä ondynaaminen tapa määrittää dokumenttien offline-saatavuus: M-Files tarkistaa säännöllisesti, onkosaatavilla uusia, suodattimesi ehdot täyttäviä dokumentteja, ja varmistaa sitten, että ne kaikki ovathyödynnettävissä, kun verkkoyhteyttä ei ole käytettävissä.

Voit luoda uuden offline-suodattimen napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella olemassa olevaa näkymäävarastossa ja valitsemalla pikavalikosta Merkitse saataville offline-tilassa tai luomalla uuden offline-suodattimen. Ohjeet toimenpidettä varten ovat kohdassa Offline-suodattimet (sivu 115).

Kuva 3. Olemassa olevan näkymän merkitseminen saataville offline-tilassa.

Dokumenttien käyttäminen ja muokkaaminen offline-tilassa

Voit siirtyä offline-tilaan napsauttamalla käyttäjänimeäsi käyttöliittymän oikeassa yläkulmassa javalitsemalla pikavalikosta Siirry offline-tilaan.

M-Files | 2. Päivittäinen käyttö | 33

Kuva 4. Siirry offline-tilaan -komento.

Offline-tilassa voit etsiä saatavilla olevia dokumentteja sisäänrakennetussa Offline-näkymässä. Voitlukea ja muokata dokumentteja samalla tavalla kuin olisit verkossa. Ainoa ero on se, että ollessasi offline-tilassa et voi palauttaa muokkauksesta kohteita, jotka olet varannut muokkaukseen. Voit palauttaa nemuokkauksesta heti ollessasi taas verkossa.

Komento löytyy listausalueen yläpuolelta ja samasta valikosta, jonka kautta aktivoitoffline-tilan.

2. Päivittäinen käyttö

Tässä osiossa selitetään M-Filesin päivittäistä käyttöä varaston käyttäjille.

Tässä osiossa selitetään M-Filesin päivittäistä käyttöä varaston käyttäjille. Osio sisältää muun muassakäyttöliittymän esittelyn sekä ohjeet perustoimintojen suorittamiseksi ja M-Filesin hakutoimintojenhyödyntämiseksi parhaalla mahdollisella tavalla.

1. Käyttöliittymä (sivu 34)2. Sisällön hallinta (sivu 54)


3. Sisällön jakaminen (sivu 118)4. Sisällön löytäminen (sivu 125)5. Käyttäjäasetukset (sivu 171)

Tässä kappaleessa

• Tutustuminen käyttöliittymään (sivu 34)• Sisällön hallinta (sivu 54)• Sisällön jakaminen (sivu 118)• Sisällön löytäminen (sivu 125)• Käyttäjäasetukset (sivu 171)

2.1. Tutustuminen käyttöliittymään

Tämän osion tarkoituksena on antaa M-Files Desktopin käyttöliittymän yleiskatsaus.

Huomaa: Tässä vaiheessa on pitänyt tapahtua seuraavaa:

• M-Files Server on asennettu organisaatioosi.• Organisaatiosi M-Filesin järjestelmänvalvoja on luonut dokumenttivaraston (sivu 248),

käyttäjätunnukset (sivu 234) ja käyttäjät (sivu 418).• Dokumenttivarasto on otettu käyttöön tietokoneellesi M-Files Desktop -asetuksilla (sivu 172).

Pystyt nyt käyttämään M-Filesin dokumenttivarastoa napsauttamalla työpöydälläsi olevaa kuvaketta,Microsoft Windowsin Käynnistä-valikon kautta tai virtuaalisen M-Files-aseman kautta (ks. jäljempää). SelaaM-Filesia voidaan myös avata M-Files-kuvakkeella Microsoft Windowsin ilmoitusalueelta.

Huomaa: Näennäinen M-Files-asema ei itse asiassa vie yhtään tilaa todelliselta kiintolevyltäsi.Microsoft Windows edellyttää, että levyasemat ilmoittavat kapasiteettinsa ja käytettävissä olevanvapaan tilan Resurssienhallintaissa. M-Files-aseman oletuksena ilmoittama koko on 1 teratavu, jailmoitetun vapaan tilan määrä on 90 prosenttia.


Kuva 5. Virtuaalinen M-Files-asema Resurssienhallintaissa.

Tässä kappaleessa

• Kirjautuminen sisään dokumenttivarastoon ja sieltä ulos (sivu 35)• M-Files Desktop -käyttöliittymä (sivu 36)• M-Filesin käyttäminen M-Files Web -sovelluksella (sivu 51)• M-Filesin käyttäminen M-Files Mobile -sovelluksilla (sivu 52)• M-Files Desktopin näppäinkomennot (sivu 54)

2.1.1. Kirjautuminen sisään dokumenttivarastoon ja sieltä ulos

Kun M-Files Desktop on asennettu ja varastoyhteydet on määritetty vaiheen M-Files Desktop -asetukset(sivu 171) avulla, näet kaikki M-Files-asemasi varastoyhteydet (esimerkiksi Resurssienhallintain kautta).

Sisäänkirjautuminen

Voit kirjautua sisään kaksoisnapsauttamalla varastoa. Jos haluat kirjautua sisään eri käyttäjänä kuinoletuskäyttäjänä, napsauta varastoa hiiren oikeanpuoleisella painikkeella ja valitse pikavalikosta Kirjaudusisään käyttäjänä.... Jos et ole kirjautunut sisään Windows-kirjautumisen yhteydessä, järjestelmäkehottaa antamaan kirjautumistunnukset varastoa avattaessa.

Huomaa: M-Files voidaan määrittää käyttämään kertakirjautumista (SSO) erilaisia keskitetyntunnistautumisen ratkaisuja käyttäen. SSO edistää tuottavuutta, sillä se vähentää salasanojenmuistamiseen liittyvää rasitusta ja käyttäjätunnusten syöttämiseen kuluvaa aikaa. Katso lisätietojakohdasta Keskitetyn tunnistamisen käyttäminen M-Filesissa.

https://kb.cloudvault.m-files.com/Default.aspx?#3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC/object/0/20126/latest


Uloskirjautuminen

Kun olet kirjautunut sisään varastoon, voit kirjautua sieltä ulos napsauttamalla käyttäjänimeäsikäyttöliittymän oikeassa yläkulmassa ja valitsemalla sitten pikavalikosta Kirjaudu ulos. Voit myös painaaAlt-näppäintä ja valita valikkoriviltä Toiminnot > Kirjaudu ulos.

2.1.2. M-Files Desktop -käyttöliittymä

Tässä osiossa kuvataan, kuinka M-Files Desktop -käyttöliittymä toimii.

Aloitusnäyttö

Kun kirjaudut dokumenttivarastoon, näet ensiksi varaston aloitusnäytön. Aloitusnäytössä onpikanäkymäalue vasemmalla ja Kiinnitetyt-välilehti oikealla.

Kuva 6. M-Files-aloitusnäyttö

Pikanäkymäalue sisältää neljä erillistä pikanäkymää, jotka antavat hyvän yleiskatsauksen varastostaja sinulle tärkeistä kohteista. Pikanäkymillä voit selata varaston sisältöä tai avata dokumentteja, joitaolet viime aikoina käsitellyt, tai tarkastella sinulle annettuja tehtäviä. Voit laajentaa pikanäkymännapsauttamalla pikanäkymän otsikkoriviä.

Kiinnitetyt-välilehdelle voit koota yhteen paikkaan usein käyttämäsi asiat. Välilehdellä voi olla oikopolkujavalikon kohteisiin, ulkoisiin tietovarastoihin, näkymiin tai muihin resursseihin. Lisätietoja välilehdenhyödyntämisestä on kohdassa Kiinnitetyt-välilehti (sivu 48).

Voit palata aloitusnäyttöön milloin tahansa napsauttamalla M-Files-logoa käyttöliittymän vasemmassayläkulmassa tai napsauttamalla Aloitusnäkymä tehtäväalueella.

Käyttöliittymän komponentit

M-Files Desktop -käyttöliittymä koostuu neljästä pääasiallisesta komponentista:

• Listausalue (sivu 37)


• Oikea sivupaneeli (sivu 37)• Tehtäväalue (sivu 37)• Etsi (sivu 37)

Listausalue

Keskellä sijaitseva listausalue näyttää valitun näkymän sisältämät kohteet tai alinäkymät taikka tekemäsihaun tulokset. Katso lisätietoja kohdasta Listausalue (sivu 39).

Oikea sivupaneeli

Kun kohde on valittuna listausalueella, voit napsauttaa Metatiedot-välilehteä oikeassa sivupaneelissakohteen metatietokortin tarkastelemiseksi (katso Metatietokortti (sivu 41)) tai voit napsauttaaEsikatselu-välilehteä, jos haluat esikatsella kohteen sisältöä.

Lisäksi oikeanpuoleisessa sivupaneelissa on Suodattimet-välilehti, joka sisältää vaihtoehtoja hakusitarkentamiseen. Suodattimet-välilehti avautuu myös aina, kun aktivoit pikahakukentän. Jos haluatlisätietoja hakuehdoista, katso kohdasta Haku (sivu 126).

Lopulta voit siirtyä Kiinnitetyt-välilehdelle myös oikeasta sivupaneelista. Voit kerätä välilehdelleoikopolkuja valikon kohteisiin, ulkoisiin tietovarastoihin, näkymiin tai muihin resursseihin. Katso lisätietojakohdasta Kiinnitetyt-välilehti (sivu 48).

Voit piilottaa oikean sivupaneelin kokonaan napsauttamalla oikean sivupaneelin vasemman laidanpystysuuntaista välilehteä.

Oikea sivupaneeli voi sisältää myös mukautettua sisältöä, ja sitä voi muokata yksilöllisten tarpeidenmukaan.

Tehtäväalue

tehtäväalue sijaitsee ikkunan vasemmassa reunassa. Se voidaan piilottaa tai tuoda näkyviinnapsauttamalla pystysuuntaista välilehteä tehtäväalueen oikeassa laidassa. Oletuksena se sisältää uusienkohteiden luomisessa käytettävät asetukset (Luo) sekä Siirry kohteeseen -alueen, jonka avulla voidaannopeasti navigoida hyödyllisiin näkymiin, kuten Suosikit ja Äskettäin käyttämäni. Katso lisätietoja kohdastaTehtäväalue (sivu 50).

Etsi

Hakukenttä sijaitsee käyttöliittymän yläosassa. Hakutoiminnoista on lisätietoa kohdassa Haku (sivu 126).

Hakusanakentän yläpuolella on jäljityspolku, josta näet varaston ja sillä hetkellä käyttämäsi näkymän.Jäljityspolku voi olla vaikkapa Esimerkkivarasto > Dokumentit > Asiakkaittain > A&A Consulting.

Käyttäjä-valikko

Käyttöliittymän oikeassa yläkulmassa on varastoon kirjautuneen käyttäjän nimi. Käyttäjänimeänapsautettaessa avautuu pikavalikko, jossa on seuraavat vaihtoehdot:

• Tietoja M-Filesista• Ilmoitusten asetukset (sivu 182)• Sijaiset (sivu 191)• Jakamani kohteet (sivu 124)• Vaihda kieli... (sivu 192)


• Siirry offline-tilaan (sivu 117)• Kirjaudu ulos (sivu 35)• Ulkoiset tietovarastot (sivu 548)

Kustomointi

M-Files Desktopin käyttöliittymää voidaan mukauttaa erilaisiin tarpeisiin sopivaksi. Käyttäjät voivatesimerkiksi muuttaa metatietokortin paikkaa käyttöliittymässä.

Kuva 7. Yleiskuva M-Filesin käyttöliittymästä, jossa metatiedot ovat näkymän alaosassa ja esikatselu näkymän oikeassa reunassa.

Yhteyden tila

Yhteyden tilan kuvake ( ) sijaitsee oikeassa yläkulmassa käyttäjänimen vasemmalla puolella. Se näyttäädokumenttivarastoyhteytesi tilan mittaamalla kiertoajan varastoa hallitsevalle palvelimelle. Kuvakkeennäyttämät viisi tilaa ovat seuraavat:

• Kiertoaika palvelimelle on alle 50 millisekuntia.• Kiertoaika palvelimelle on 50–149 millisekuntia.• Kiertoaika palvelimelle on 150–299 millisekuntia.• Kiertoaika palvelimelle on 300 millisekuntia tai enemmän.• Ei yhteyttä palvelimeen.

Jos haluat nähdä lisätietoja yhteydestäsi, napsauta yhteyden tilan kuvaketta ( ). Yhteyden tila -ikkunaavautuu:


Ikkunassa näkyy jokin seuraavista viesteistä:

• Verkkoyhteytesi toimii oikein.• Verkkoyhteytesi on hidas.• Ei yhteyttä palvelimelle tai palvelin ei ole käytettävissä.

Jos yhteytesi on hidas tai sinulla ei ole yhteyttä palvelimeen ollenkaan, ota yhteyttä M-Filesinjärjestelmänvalvojaan. Voit päivittää yhteytesi tilaa koskevat tiedot napsauttamalla Päivitä. NapsauttamallaAnalysoi yhteys näet yhteytesi tilaa koskevia lisätietoja.

Näyttötilan asetukset

Voit vaihtaa useita näyttötilan asetuksia Näyttötila-asetusten avulla. Voit katsella asetuksia jokonapsauttamalla hiiren oikealla painikkeella tyhjää kohtaa listausalueella ja valitsemalla Näyttötila taipainamalla Alt-näppäintä ja valitsemalla valikkoriviltä Näkymä > Näyttötila.

Näyttötila-asetuksilla voit tehdä seuraavaa:

• Valita, haluatko näyttää kohteet kuvakkeina vai tietoluettelona.• Siirtää metatietokortin käyttöliittymän oikeasta reunasta alalaitaan ja toisinpäin.• Ottaa Windowsin resurssienhallinnan navigointipaneelin käyttöön ja pois päältä.• Vaihtaa oikean paneelin ja alapaneelin näytön pienennettyyn tilaan tai poistaa ne käytöstä kokonaan.• Valita, näytetäänkö M-Files-merkinnät vai ei.• Ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä kohteiden ryhmittelyyn perustuvan kohdetyypin sekä kansioiden

ryhmittelyn.• Valita käyttöliittymän tavallisen ja kompaktin asettelun välillä.

Tässä kappaleessa

• Listausalue (sivu 39)• Metatietokortti (sivu 41)• Kiinnitetyt-välilehti (sivu 48)• Tehtäväalue (sivu 50)

Listausalue

M-Files Desktopin listausalueella on normaalisti näkymiä ja kohteita. Alue toimii paljolti samalla tavalla kuinvastaava alue Resurssienhallintaissa. M-Files Desktopissa voidaan kuitenkin laajentaa ja tiivistää kohteita,jotta esimerkiksi M-Filesin monitiedostoisen dokumentin sisältö saadaan näkyviin ja piilotettua.

Jos listauksessa olevien kohteiden määrä ylittää yhdessä listauksessa näytettävän määrän,ryhmittelyotsikossa näkyy Näytä lisää tuloksia. Tätä kohtaa napsauttamalla voit siirtyä sivutettuunnäkymään (sivu 40).


Vihje: Voit selata listauksen kohteita nopeasti näppäimistösi avulla. Valitset vain haluamasivälilehden oikeasta sivupaneelista (esim. Esikatselu-välilehden) ja selaat ylös- ja alas-nuolinäppäimillä.

Huomaa: Jotkin listausnäkymän kohdat saattavat näkyä harmaana. Tämä tarkoittaa sitä, ettäkohdan täydellinen polku on liian pitkä Windowsille (yli 259 merkkiä) ja että joitakin sen osia onnimettävä uudelleen, jotta sisältö toimisi oikein.

Huomaa: Kohteen Koko-sarake voi joissain tapauksissa olla tyhjä. Tämä tarkoittaa, että kohteenkoko on tilapäisesti tuntematon. Kun kohde avataan, kohteen koko päivittyy Koko-sarakkeeseen.

Näkymien ryhmittely päätasolla

Päätason näkymät on ryhmitelty omiin, yhteisiin, ulkoisiin ja muihin näkymiin. Lisäksi perinteisetkansiot ovat omassa ryhmässään. Näin käyttäjän on helpompi erottaa nämä erityyppiset näkymättoisistaan ja navigointi omiin näkymiin on nopeaa. Peruskäyttäjällä ei myöskään usein ole oikeuttamuokata yhteisiä näkymiä, joten yhteisten näkymien ryhmittely omakseen selkeyttää myös eroa yhteistenja omien näkymien välillä.

Listausnäkymän alaosassa on mahdollista näyttää myös ennalta määritettyjä näkymiä, kuten Suosikit,Minulla tehtävänä tai Äskettäin käyttämäni.

Suhteessa olevat kohteet listattuna pääkohteen alapuolella

Kohteeseen suhteessa olevia kohteita on helppo selata suoraan näkymästä tai hakutuloksestalaajennuksen/tiivistyksen nuolipainikkeita käyttämällä. M-Files näyttää kaikki aiheeseen liittyvätkohteet pääkohteen alapuolella. Näin voit helposti selata esimerkiksi projektiin liittyviä dokumentteja jayhteyshenkilöitä suoraan listausnäkymästä.

Ryhmittelyotsikot

Suhteessa olevat kohteet on ryhmitelty automaattisesti kohdetyypeittäin tai ominaisuusmäärittelyn mukaan.Näin löydät helposti ja nopeasti haluamasi dokumentin tai muun kohteen. Jos esimerkiksi etsit projektiinliittyviä yhteyshenkilöitä, löydät ne helposti Yhteyshenkilöt-ryhmittelyotsikon alta.

Järjestely sarakkeittain

Voit vaihtaa kohteiden lajittelujärjestystä listausalueella napsauttamalla tiettyä sarakkeen otsikkoalistausalueella. Kohteet voidaan lajitella esimerkiksi aakkosjärjestyksessä, relevanssin tai päivän mukaan.Jos napsautat sarakkeen otsikkoa uudestaan, lajittelujärjestys vaihtuu laskevasta nousevaan tai toisinpäin.Pitämällä Ctrl-näppäintä painettuna ja napsauttamalla toista sarakkeen otsikkoa voit valita toiseksija kolmanneksi tärkeimmät lajittelujärjestykset ja niin edelleen. Voit lisätä sarakkeita listausalueellenapsauttamalla hiiren oikeaa painiketta sarakkeen otsikkoalueella ja valitsemalla pikavalikosta Valitsesarakkeet....

Listauksen sivutus

Jos listauksessa olevien kohteiden kokonaismäärä ylittää yhdessä listauksessa näytettäväksi sallitunmäärän, ryhmittelyotsikossa näkyy Näytä lisää tuloksia. Tätä kohtaa napsauttamalla voit siirtyäsivutettuun näkymään.

Sivutetussa listauksessa näytetään näkymän kohteiden kokonaismäärät sekä komennot Edellinen jaSeuraava, joiden avulla voit siirtyä näkymän edellisille ja seuraaville sivuille.

Voit muuttaa sivulla näytettyjen tulosten lukumäärää noudattamalla seuraavia ohjeita:


1. Avaa valikkopalkki painamalla näppäimistösi Alt-näppäintä.2. Valitse valikkoriviltä Näytä > Näyttötila > Kohteita ryhmässä.3. Valitse mikä tahansa valikon vaihtoehdoista.

Metatietokortti

Metatietokortti ja esikatselualue ovat oletusarvoisesti käyttöliittymän oikeassa reunassa. Oikeanpuoleisensivupaneelin kokoa voidaan säätää käyttäjien tarpeiden ja mieltymysten mukaan.

Kuva 8. Metatietokortti käyttöliittymän oikeassa reunassa.

Metatietokortti koostuu seuraavista elementeistä (ylhäältä alas):

• Otsikkoalue• Valintanauha• Ominaisuusluettelo• Suojausasetukset ja työnkulkuvalinnat

Otsikkoalueella kerrotaan kohteen nimi, tyyppi, ID ja M-Files-versio sekä luonti- ja muokkauspäivät.

Valintanauha sisältää useita valittuna olevaan kohteeseen ja metatietokorttiin liittyviä vaihtoehtoja. Katsolisätietoja kohdasta Metatietokortin valintanauha (sivu 42).

Ominaisuusluetteloalueella näkyvät kohteen ominaisuudet, ominaisuusryhmät sekä vaihtoehto uusienominaisuuksien lisäämiseksi. Katso ohjeet ominaisuuksien lisäämiseksi ja muokkaamiseksi kohdastaKohteen metatiedot (sivu 62).

Huomaa: M-Files voidaan määrittää käyttämään dynaamisia ominaisuuksia sekäominaisuusryhmittelyitä. Dynaamiset ominaisuudet mahdollistavat sen, että järjestelmänvalvojatvoivat aktivoida ominaisuuksia, jotka muodostavat metatietokorttiin lisäominaisuuksiaautomaattisesti. Ominaisuuksien ryhmittelyillä voidaan ryhmitellä ominaisuudet yhteenmetatietokorttiin, jolloin suuren määrän ominaisuuksia sisältävien kohteiden metatietokortit pysyvätparemmin järjestyksessä. Lisätietoja saat kohdasta Metatietokortin määritys (sivu 475).


Ominaisuusalueen alapuolella olevan nauhan avulla voit muokata kohteen suojausasetuksia sekä määrätäja muuttaa työnkulkuja ja työnkulun tiloja. Katso lisätietoja kohdista Kohteen suojausasetukset (sivu 76)ja Työnkulkujen käyttäminen (sivu 103).

Metatietokortin valintanauha

Kohteen otsikon alapuolella olevassa nauhassa on viisi kuvaketta:

• lippu• nasta• tähti• hammaspyörä• nuolenkärki

Lippu-kuvakkeella ( ) voit merkitä kohteen seuratuksi tai ei-seuratuksi. Jos kohteelle annetaan merkintäseurattu, saat sähköposti-ilmoituksen, kun kohdetta muokataan.

Nasta-kuvaketta ( ) napsauttamalla valittu kohde kiinnitetään Kiinnitetyt-välilehdelle (sivu 48) (taikiinnitys poistetaan).

Tähti-kuvakkeen ( ) napsauttaminen lisää kohteen Suosikit-näkymään (tai poistaa sen sieltä).

Hammaspyörä-kuvakkeella ( ) avataan asetusluettelo, jossa voidaan muun muassa muuttaametatietokortin sijaintia ja liittää metatietokortti uuteen ikkunaan.

Nuolenkärki-kuvakkeella ( ) voit piilottaa tai näyttää metatietokortin otsikkoalueen.


Kuva 9. Metatietokortin valintanauha.

Seuraa tätä kohdetta

Kun vaihtoehto Seuraa tätä kohdetta tai Seuraa tätä dokumenttia on käytössä, M-Files lähettää sinullesähköposti-ilmoituksen, kun kohdetta tai dokumenttia muokataan.

Nämä muokkaukset voivat olla seuraavantyyppisiä:

• Seuratun kohteen metatietoja tai tiedoston sisältöä muokataan.• Seurattu kohde poistetaan tai tuhotaan.• Seurattuun kohteeseen liittyviä metatietoja, tiedoston sisältöä tai dokumenttia muutetaan. Esimerkiksi

projektiin liittyvää dokumenttia muokataan.• Seurattuun kohteeseen liittyvä dokumentti tai kohde luodaan, poistetaan tai tuhotaan.

Huomaa: Kohdetta muokannut henkilö ei saa ilmoitusta.

Metatietokortin sijoittaminen

Työskenneltäessä esimerkiksi näkymissä, joiden listauksissa näkyy useita sarakkeita, tai pienellänäytöllä, metatietokortti kannattaa näyttää alapaneelissa. Voit siirtää metatietokortin alapaneeliinavaamalla pikavalikon alueella listausnäkymä (sivu 39) ja valitsemalla Näyttötila > Näytä metatiedot


alapaneelissa. Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa Asetukset-kuvaketta metatietokortista (hammaspyörä)ja valita Vaihda metatietokortin sijainti pikavalikosta. Voit myös piilottaa oikean sivupaneelin kokonaannapsauttamalla oikean sivupaneelin vasemman laidan pystysuuntaista välilehteä.

Kommentit-näkymä

Kommentit-näkymään päästään valitsemalla Kommentit-kuvake (. ) metatietokortista. Näkymässäesitetään kaikki kohteeseen lisätyt kommentit aikajärjestyksessä, ja siinä voidaan lisätä uusiakommentteja.

Huomaa: Kommentit säilyttävät suojausasetuksensa. Ne siis näkyvät ainoastaan käyttäjille, jotkaon määritelty kommentin lisäysaikaan käytössä olleissa suojausasetuksissa.

Kun kommenttinäkymässä valitaan Ominaisuudet-kuvake ( ), päästään takaisin ominaisuuksiennäkymään.

Esikatselu

Voit avata dokumentin esikatselun napsauttamalla oikean sivupaneelin Esikatselu-välilehteä. Jossivupaneeli ei ole käytössä, voit näyttää sen napsauttamalla listausalueen tyhjää tilaa oikeanpuoleisellapainikkeella ja valitsemalla pikavalikosta Näyttötila > Oikea sivupaneeli > Normaali.

Voit myös avata metatietokortin erillisessä ikkunassa napsauttamalla Asetukset-kuvaketta ( ) javalitsemalla valikosta Avaa metatietokortti ikkunassa. Tämän toiminnon ansiosta voit katsella ja muokatauseita metatietokortteja rinnakkain ja myös tarkastella dokumentin metatietoja ja esikatseluikkunaavierekkäin.

Kun metatietokortti on irrotettu oletussijainnistaan, sitä voidaan käyttää tavanomaisen ikkunan tavoinkäyttöliittymässä.


Kuva 10. Metatietokortti irrotettuna dokumentin esikatselussa.

Esikatselutilassa voit selata ja kopioida dokumentin sisältöä helposti. Voit esikatsella esimerkiksi MicrosoftWord-, Microsoft Excel-, Microsoft PowerPoint-, PDF- ja AutoCAD-tiedostoja. Esikatselu on mahdollista,mikäli tietokoneelle on asennettu kyseistä tiedostomuotoa tukeva ohjelmisto. Esimerkiksi Microsoft Office-dokumenttien esikatselu edellyttää Microsoft Office -versiota 2007 tai uudempaa ja PDF-tiedostojenesikatselu Adobe Acrobat Reader -versiota 8 tai uudempaa.

Vihje: Siirtäessäsi tiedostoja M-Filesiin esikatselu helpottaa metatietojen täyttämistä.

Seuraavien tiedostotyyppien sisältöä voidaan tarkastella Esikatselu-välilehdessä:

• Sähköpostitiedostot (eml, emlx, msg)• HTML- ja webarchive-tiedostot (htm, html, mht, mhtml)• Kuvatiedostot (tif, tiff, jpg, jpeg, bmp, gif, png)• Microsoft Excel -tiedostot (xlsx, xlsm, xltx, xltm, xlsb, xls, xlt)• Microsoft PowerPoint -tiedostot (pptx, pptm, ppsx, ppsm, potx, potm, ppt, pps, pot)• Microsoft Word -tiedostot (docx, docm, dotx, dotm, doc, dot)• OpenDocument-tiedostot (odt, ott, ods, odp)• PDF-tiedostot• RTF-tiedostot• Tekstitiedostot (txt)• Visio-piirustukset (vsd, vdx, vss, vsx, vst, vtx, vdw)

M-Files Webissä voit helposti selata dokumenttia Esikatselu-välilehdellä esikatselukuvanäkymässä

napsauttamalla ensin Näytä tai piilota sivupaneeli - painiketta ja napsauttamalla sitten

Esikatselukuvat- painiketta. Voit myös käyttää esikatselun hakutoimintoa napsauttamalla Haku-painiketta Esikatselu-välilehdellä.


Kuva 11. Esikatselu-välilehti M-Files Webissä.

Metatietoehdotukset

Huomaa:

Tämän toiminnon edellytyksenä on, että Älykerros -lisenssi on asennettu ja että soveltuvatälypalvelut on asennettu ja määritetty oikein.

Katso lisätietoja aiheesta Älykerros kohdasta Älykerros (sivu 538).

Kun lisäät aikaisemmin luodun dokumentin M-Filesiin, sinun on ensin täytettävä dokumenttia kuvaavatmetatiedot. Kun Älykerros ja älypalvelut ovat käytössä, uuden dokumentin metatietokortissa tarjotaandokumentin sisältöön perustuvia metatietoehdotuksia:


Ehdotusta napsauttamalla voit lisätä sen arvoksi ehdotuksen yläpuolelle olevalle ominaisuudelle.Plusmerkki (+) ennen ehdotettua arvoa tarkoittaa, että arvo lisätään uudeksi kohteeksi tai arvolistan osaksi.Ominaisuuden tyypin mukaan voit lisätä yhden tai useamman ehdotetuista arvoista.

Huomaa: Metatietoehdotukset eivät ole käytettävissä, jos metatietokortti on asetettu alapaneeliin.

Tässä kappaleessa

• Metatietokortin tehokas käyttö (sivu 47)

Metatietokortin tehokas käyttö

Voit käyttää metatietokorttia kokonaan hiirellä (arvojen kirjoittamista lukuun ottamatta), mutta näppäimistöäkäyttämällä voit tehdä metatietokortin täyttöprosessista monin tavoin sujuvampaa. Tässä luvussa annetaantietoa metatietokortin käytöstä. Metatietokortti on yksi M-Files-käyttöliittymän tärkeimmistä komponenteista.

Voit siirtyä nykyisestä ominaisuuskentästä seuraavaan Sarkain ↹ -näppäimellä. Voit myös palataaikaisempaan kenttään painamalla ⇧ Vaihto + Sarkain ↹.


Voit lisätä ja poistaa kenttiä aktiivisen kentän yläpuolella näkyvästä työkalupalkista hiirellä, muttanäppäimistön pikakomentojen käyttö voi olla nopeampaa: lisää uusi kenttä Ctrl + I-komennolla, poistavalittu kenttä Ctrl + D -komennolla tai lisää uusi arvo arvolistaan Ctrl + N -komennolla.

Tässä vielä yhteenvetona metatietokortissa käytettävissä olevat pikakomennot:

Sarkain ↹ Siirry seuraavaan ominaisuuskenttään.

⇧ Vaihto + Sarkain↹

Siirry edelliseen ominaisuuskenttään.

Ctrl + I Lisää uusi arvokenttä ominaisuudelle.

Ctrl + D Poista valittu ominaisuuskenttä.

Ctrl + N Lisää uusi arvo arvolistaan ja aseta se ominaisuusarvoksi.

↑ / ↓ Siirtyminen käytettävissä olevasta ominaisuusarvon vaihtoehdosta toiseen.

Ctrl + S Tallenna metatiedot.

Useiden kohteiden valitseminen arvolistasta

Voit valita useita kohteita arvolistasta avaamalla arvolistan pudotusvalikon metatietokortista ja suorittamallasitten jommankumman seuraavista toiminnoista:

• Jos haluat valita kohdealueen, pidä Ctrl-näppäintä alhaalla ja valitse ensimmäinen kohdekohdealueesta, jonka haluat lisätä, ja pidä sitten ⇧ Vaihto -näppäintä alhaalla ja valitse viimeinen kohtakohdealueesta, jonka haluat lisätä.

videos/value_list_select_range.mp4• Jos haluat valita useita yksittäisiä kohteita, pidä Ctrl-näppäintä alhaalla samalla, kun valitset yksittäisiä

kohtia arvolistasta.

videos/value_list_select_individual_items.mp4

Tallenna lopuksi muutokset napsauttamalla metatietokortin Tallenna-painiketta.

Kiinnitetyt-välilehti

Kiinnitetyt-välilehdelle voit koota yhteen paikkaan usein käyttämäsi asiat. Kiinnitetyt-välilehti onvisuaalinen oikopolkujen kokoelma, joka tarjoaa nopean pääsyn resursseihin, kuten varaston kohteisiintai ulkoisiin tietovarastoihin. Voit tarkastella kiinnitettyjä kohteitasi napsauttamalla oikean sivupaneelinKiinnitetyt-välilehteä.

videos/value_list_select_range.mp4

videos/value_list_select_individual_items.mp4


Tarkastele kohdetta listausalueella napsauttamalla sitä Kiinnitetyt-välilehdellä tai suorita kohteenoletustoiminto kaksoisnapsauttamalla sitä. Muokattavan dokumentin kaksoisnapsauttaminen esimerkiksiavaisi dokumentin Varaa muokattavaksi -kehotteen. Voit järjestellä välilehden kohteet uudelleen vetämälläja pudottamalla niitä.

Jos haluat kiinnittää kohteen Kiinnitetyt-välilehdelle, toimi seuraavasti:

1. Etsi ja valitse M-Files Desktopissa kiinnitettävä kohde joko haun tai näkymien avulla.

2. Joko:

a. Vedä ja pudota listausalueen kohde Kiinnitetyt-välilehteen.


tai

b. Napsauta kohdetta hiiren oikealla painikkeella ja valitse Kiinnitä pikavalikosta.

tai

c.Napsauta Kiinnitä-kuvaketta ( ) metatietokortin valintanauhassa.

Valittu kohde kiinnitetään Kiinnitetyt-välilehdelle. Jos haluat poistaa jonkin kohteen kiinnityksen, napsautasitä oikeanpuoleisella painikkeella Kiinnitetyt-välilehdellä ja valitse pikavalikosta Irrota.

Tehtäväalue

Käyttöliittymän vasemmassa reunassa sijaitsevan tehtäväalueen voi laajentaa tai tiivistää napsauttamallaharmaata pystyvälilehteä. tehtäväalueSe sisältää joitakin kontekstiriippuvaisia pikakuvakkeita:

Luo-otsikon alta löydät pikalinkit uusien kohteiden luomiselle kohdetyypeittäin.

Näytä ja muokkaa -osiosta voit valita kohdekohtaisia toimintoja, kuten Varaa muokattavaksi ja Palautamuokkauksesta tai Tee kopio. Voit lisätä luetteloon uusia pikakuvakkeita napsauttamalla tyhjää kohtaatehtäväalueella hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla pikakuvakkeen Komennot-valikosta.

Siirry kohteeseen -osiossa luetellaan ennalta määritetyt linkit useimmin käytettyihin näkymiin, kutenSuosikit ja Minulla muokattavana.

Siirry kohteeseen -otsikon alle voit myös itse lisätä uusia pikakuvakkeita. Voit lisätä pikakuvakkeenvalitsemaasi näkymään tai näennäiseen kansioon napsauttamalla sitä hiiren oikealla painikkeella javalitsemalla pikavalikosta Lisää pikakuvake tehtäväalueelle. Voit lisätä kohteen luetteloon valitsemallakohteen, avaamalla valikkorivin näppäimistön Alt-näppäimellä ja valitsemalla sitten Toiminnot > Lisääpikakuvake tehtäväalueelle.

Voit nimetä uudelleen, poistaa ja järjestää tehtäväalueen pikakuvakkeita napsauttamalla pikakuvakettahiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla sopivan komennon pikavalikosta.

Voit myös määrittää yhteisiä tehtäväalueen asetuksia, jolloin sinulla tulee olla vähintään Yhteistennäkymien ja ilmoitussääntöjen hallintaoikeus varastoon. Voit myös samalla poistaa käyttäjienmukautetut tehtäväalue, jolloin yhteiset asetukset tulevat välittömästi voimaan. Muuten yhteiset asetuksettulevat voimaan, kun käyttäjä palauttaa yhteiset oletusasetukset. Käyttäjä voi myös palauttaa M-Files-ohjelmiston oletusasetukset.

Voit avata ja sulkea otsikon alla olevia pikalinkkejä nuolenpäitä napsauttamalla.

Huomaa:

Oletusarvoisesti tehtäväalue on tiivistettynä käyttöliittymän vasemmassa reunassa, ja käyttäjävoi laajentaa sen. Joissakin tapauksissa voi olla hyvä ajatus pitää tehtäväalue näkyvissäoletusarvoisesti.

Määritä, onko tehtäväalue oletusarvoisesti näkyvissä vai piilotettuna, lisäämällä seuraavarekisteriavain asiakastietokoneelle:

Avain HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Client\MFShell\<vault name>

Arvon nimi TaskPaneInitialState


Avain HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Client\MFShell\<vault name>

Arvon tyyppi REG_DWORD

KuvausMäärittää, onko tehtäväalue piilotettu, näkyvissä vai kokonaan käytöstäpoistettuna.

Oletusarvoisesti tehtäväalue on piilotettu, ja käyttäjät voivat valita sennäkyviin M-Files-asiakastietokoneen kautta. Voit muuttaa käyttäytymistä tätärekisteriavainta käyttämällä.

Oletusarvo 1 Tässä tilassa tehtäväalue on piilotettu.

0 Tässä tilassa tehtäväalue on otettu pois käytöstä, eikä käyttäjä voi avatasitä.

1 Tässä tilassa tehtäväalue on piilotettu oletusarvoisesti, mutta käyttäjä voilaajentaa sen.

Hyväksyttävätarvot

2 Tässä tilassa tehtäväalue on näkyvissä oletusarvoisesti, mutta käyttäjä voipiilottaa sen.

Suosikit

Omat näkymät -valinnan ja tehtäväalueen pikakuvakkeiden lisäksi voit lisätä dokumentteja ja muitakohteita suosikkeihin. Suosikit ovat käyttäjäkohtaisia.

Voit lisätä kohteita suosikkeihin ja poistaa niitä sieltä Toiminnot-valikon, pikavalikon tai kohteenmetatietokortin kautta.

Huomaa: Et pysty poistamaan suosikkeja Poista-komennolla.

Pääset kätevästi suosikkeihin käyttämällä tehtäväalueella olevaa pikalinkkiä.

Työnkulun tilan vaihtaminen

Voit muuttaa suoraan työnkulun tilaa tehtäväalueen kautta. Eri työnkulut tilat ovat valittavissa Muuta tilaan-komennolla. Voit siirtää kohteen haluamaasi tilaan valitsemalla tilan Tilasiirtymä-pudotusvalikosta. Voittässä vaiheessa vielä lisätä kommentin tilanvaihdolle halutessasi.

Huomaa: Muuta tilaa -komento näytetään tehtäväalueella vain, jos kohteeseen on liitettytyönkulku, jonka tilamuutoksiin käyttäjällä on oikeudet.

Voit myös vaihtaa tilaa napsauttamalla työnkulun nimeä tai tilan säädintä metatietokortista.

2.1.3. M-Filesin käyttäminen M-Files Web -sovelluksella

Voit käyttää M-Files-varastoja myös M-Files Web -selainkäyttöliittymällä. Sen avulla voit käyttää kaikkia M-Filesin perustoimintoja.

Käyttöliittymä on paljolti samanlainen kuin M-Files Desktop -ohjelmistossa. Lisätietoja käyttöliittymänohjelmisto-osista saat kohdasta M-Files Desktop -käyttöliittymä (sivu 36).


Kuva 12. M-Files Web -käyttöliittymä.

Organisaatiosi M-Files Webin osoitteen saat järjestelmänvalvojaltasi. Jos tarvitset ohjeet M-Files Web -käyttöyhteyden muodostamiseksi organisaatiossasi, katso Web- ja Mobile Access -pääsyn määrittäminenM-Filesiin (sivu 483).

Huomaa: M-Files Web on oletuksena asennettu ja määritetty toimimaan samalla tietokoneellakuin M-Files Server mahdollistaen palvelimella olevien dokumenttivarastojen käytön. Jos sinun onasetettava M-Files Web käyttämään toisella tietokoneella olevaa M-Files Server -palvelinta, katsodokumentti How to Configure M-Files Web Access on a Separate Server Computer.

Sisäänkirjautuminen M-Files Web -sovellukseen

1. Siirry www-selaimessasi järjestelmänvalvojan tai M-Files-konsultin antamaan M-Files Web -osoitteeseen.

Varastosi nimi voi olla esimerkiksi Sales Tracker. Siinä tapauksessa osoite voi olla esimerkiksihttps://sales-tracker.cloudvault.m-files.com pilvipohjaisessa käytössä tai http://sales-tracker.mydomain.com konesalikäytössä. Yrityksesi verkossa yhteysprotokolla saattaa ollaHTTP eikä HTTPS.

2. Syötä käyttäjätunnuksesi tai valitse Kirjaudu sisään Windows-tunnistetiedoillasi.

3. Jos sinulla on pääsy useisiin varastoihin, valitse varasto, johon haluat muodostaa yhteyden.

Jos sinulla on pääsy vain yhteen varastoon, yhteys muodostetaan automaattisesti.

Olet nyt kirjautunut sisään ja näet M-Filesin aloitusnäytön.

2.1.4. M-Filesin käyttäminen M-Files Mobile -sovelluksilla

M-Files on saatavana myös mobiilisovelluksena iOS-, Android- ja Windows Phone -laitteille.Mobiilisovellusten avulla voit esimerkiksi käyttää kaikkea varastosisältöä, merkitä tehtävänannotsuoritetuiksi liikkeellä ollessasi sekä luoda ja jakaa uusia kohteita.

https://kb.cloudvault.m-files.com/Default.aspx?#3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC/object/D6C62F33-9E31-4D15-87D1-FC12FEC24D2C/latest


Voit ladata mobiilisovelluksen uusimman version sovelluskaupasta:

• M-Files iOS:lle (iPhone ja iPad)• M-Files Androidille (puhelimet ja tabletit)• M-Files Windows Phonelle

Kuvaukset mobiilisovellusten välisistä toiminnallisista eroista ovat tietokanta-artikkelissa M-Files MobileApps Feature Comparison.

Jos tarvitset ohjeita M-Filesin asettamisesta mobiilikäyttöön, katso Web- ja Mobile Access -pääsynmäärittäminen M-Filesiin (sivu 483).

Kuva 13. M-Files-mobiilisovellukset.

Sovelluksen kieli

M-Files-mobiilisovellukset määrittävät käyttöliittymän kielen laitteesi kieliasetusten avulla.

Sisäänkirjautuminen M-Files Mobile -sovellukseen

1. Kysy dokumenttivaraston kirjautumistietoja varaston järjestelmänvalvojalta tai M-Files-konsultilta.

2. Avaa M-Files-mobiilisovellus laitteellasi.

3. Syötä kirjautumisikkunassa palvelimen osoite sekä käyttäjätunnuksesi ja salasanasi.

Varastosi nimi voi olla esimerkiksi Sales Tracker. Siinä tapauksessa osoite voi olla esimerkiksihttps://sales-tracker.cloudvault.m-files.com pilvipohjaisessa käytössä tai http://sales-tracker.mydomain.com konesalikäytössä. Yrityksesi verkossa yhteysprotokolla saattaa ollaHTTP eikä HTTPS.

M-Filesin hallinnoimassa pilvessä olevien pilvivarastojen osalta M-Files tunnistaapalvelinosoitteen, vaikka syötät vain sales-tracker-osan. On kuitenkin aina suositeltavaa käyttääpalvelimen koko osoitetta, jotta varmistetaan oikean protokollan ja osoitteen käyttäminen.

4. Napauta Kirjaudu sisään.

5. Jos sinulla on pääsy useisiin varastoihin, valitse varasto, johon haluat muodostaa yhteyden.

Jos sinulla on pääsy vain yhteen varastoon, yhteys muodostetaan automaattisesti.

Olet nyt kirjautunut sisään ja näet M-Filesin aloitusnäytön.

https://itunes.apple.com/us/app/m-files/id767340656?mt=8

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.mfiles.mobile

http://www.windowsphone.com/en-us/store/app/m-files/cf164915-f914-400e-8e3c-0eb080d64193

https://kb.cloudvault.m-files.com/Default.aspx#3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC/object/BACFBDD2-5C6E-49ED-AE8E-9F7DE4405FFD/latest



2.1.5. M-Files Desktopin näppäinkomennot

Näitä näppäimistökomentoja voidaan käyttää, kun listausalue on aktiivinen:

Pikahaku Ctrl + F Katso Pikahaku (sivu 130).

Uusi dokumentti Ctrl + N Katso Dokumentin luonti (sivu65).

Nämä komennot ovat käytettävissä, kun kohde on valittu listausalueella:

Varaa muokattavaksi Ctrl + O Katso Dokumentin varaaminenmuokattavaksi (sivu 96).

Palauta muokkauksesta Ctrl + I Katso Dokumentin palauttaminenmuokkauksesta (sivu 99).

Palauta muokkauksestakommentoiden

Ctrl + ⇧ Vaihto + I Katso Dokumentin palauttaminenmuokkauksesta (sivu 99).

Suhteet Ctrl + L Katso Kohteiden suhteet (sivu111).

Kokoelman jäsenet Ctrl +⇧ Vaihto + L Katso Kokoelman jäsenet -ikkunan käyttäminen. (sivu 114).

Kommentit Ctrl + M Katso Kohteen kommentit (sivu103).

Alikohteet Ctrl + J Katso Alikohteet (sivu 113).

Historia Ctrl + H Katso Versiohistoria (sivu 104).

Tässä vielä yhteenvetona metatietokortissa käytettävissä olevat pikakuvakkeet:

Sarkain ↹ Siirry seuraavaan ominaisuuskenttään.

⇧ Vaihto + Sarkain↹

Siirry edelliseen ominaisuuskenttään.

Ctrl + I Lisää uusi arvokenttä ominaisuudelle.

Ctrl + D Poista valittu ominaisuuskenttä.

Ctrl + N Lisää uusi arvo arvolistaan ja aseta se ominaisuusarvoksi.

↑ / ↓ Siirtyminen käytettävissä olevasta ominaisuusarvon vaihtoehdosta toiseen.

Ctrl + S Tallenna metatiedot.

2.2. Sisällön hallinta

Tässä osiossa annetaan ohjeita M-Files Desktopin sisällönhallintaan liittyvistä perustoiminnoistakäsittelemällä sellaisia aiheita kuin sisällön lisääminen, poistaminen, arkistointi ja muokkaaminen,kohdesuhteiden katseleminen ja muokkaaminen, dokumenttikokoelmien käyttö ja käyttö offline-tilassa.


1. Lisää (sivu 55)2. Poista ja arkistoi (sivu 95)3. Muokkaus (sivu 96)4. Suhteet (sivu 111)5. Dokumenttikokoelmat (sivu 113)6. Offline-käyttö (sivu 115)

Tässä kappaleessa

• Uuden sisällön lisääminen dokumenttivarastoon (sivu 55)• Sisällön poisto ja arkistointi (sivu 95)• Sisällön muokkaaminen (sivu 96)• Kohteiden suhteet (sivu 111)• Dokumenttikokoelmat (sivu 113)• Offline-käyttö (sivu 115)

2.2.1. Uuden sisällön lisääminen dokumenttivarastoon

Tässä osiossa kuvataan eri tapoja lisätä uutta tai olemassa olevaa sisältöä M-Filesin dokumenttivarastoon.

Tässä kappaleessa

• Tallentaminen M-Filesissa (sivu 55)• Tiedostojen siirtäminen M-Filesiin (sivu 57)• Dokumentin ja muiden kohteiden luominen (sivu 61)• Tehtävänantojen luominen ja suorittaminen (sivu 82)• Olemassa olevan kohteen kopioiminen (sivu 86)• Toiminnot Microsoft Outlookissa (sivu 86)

Tallentaminen M-Filesissa

Käyttäessäsi M-Filesia et enää tallenna dokumentteja yhteen tiettyyn kansioon vaan M-Files-asemalle,joka löytyy kiintolevyaseman tapaan tietokoneeltasi. Dokumenttivaraston lisäksi muita paikkoja ei tarvitsemääritellä, sillä M-Files sijoittaa dokumentit metatietokortissa määrittelemiesi metatietojen mukaan oikeisiinnäkymiin.

Voit tallentaa dokumentit suoraan käyttämistäsi ohjelmistoista M-Filesiin. Tallennuksen uusi osoite on siisdokumenttivarasto.


Kuva 14. Dokumentin tallentaminen dokumenttivarastoon.

Vihje: Tallennusikkunan vasemmassa reunassa on yleensä pikalinkki M-Filesiin.

Kohdista Esimerkiksi: Microsoft PowerPoint -esityksen tallentaminen M-Filesiin (sivu 56) ja Esimerkiksi:Microsoft PowerPoint -esityksen tallentaminen M-Filesiin M-Files-välilehden avulla (sivu 57) näetesimerkkejä siitä, kuinka voit tallentaa työsi suoraan sovelluksesta M-Filesiin. Ensimmäinen esimerkkikoskee käytännössä kaikkia tietokoneelta käytettäviä (desktop) sovelluksia. Toinen esimerkki koskeeOffice-tuotteita (Office 2007 ja uudemmat).

Esimerkiksi: Microsoft PowerPoint -esityksen tallentaminen M-Filesiin

1. Avaa Microsoft PowerPoint ja luo uusi esitys tai avaa olemassa oleva esitys.

2. Kun esityksesi on valmis, valitse Tiedosto > Tallenna nimellä > Tietokone > Selaa.

Tallenna nimellä -ikkuna avautuu.

3. Tallenna nimellä -ikkunan vasemmassa paneelissa:

a. Napsauta Tietokone-sijaintia ja kaksoisnapsauta oikeassa sivupaneelissa kohtaa M-Files.

tai

b. Napsauta nuolta Tietokone-kohdan vieressä, jolloin sijainti laajenee, ja napsauta M-Files.


4. Kaksoisnapsauta varastoa, johon esitys tallennetaan.

5. Anna esitykselle nimi Tiedostonimi-kentässä.

6. Napsauta Tallenna.


7. Valitse esitykselle sopiva luokka Luokka-pudotusvalikosta.

8. Valinnainen Anna muita valinnaisia ominaisuusarvoja.

Lisää muita ominaisuuksia napsauttamalla Lisää ominaisuus.

9. Napsauta Luo.

Esitys tallennetaan M-Filesiin.Esimerkiksi: Microsoft PowerPoint -esityksen tallentaminen M-Filesiin M-Files-välilehden avulla

1. Avaa Microsoft PowerPoint ja luo uusi esitys tai avaa olemassa oleva esitys.

2. Kun esitys on valmis, valitse M-Files-välilehti Microsoft PowerPoint -nauhasta.

3. Napsauta Tallenna M-Filesiin.

4. Napsauta avautuvasta pudotusvalikosta varastoa, johon esitys tallennetaan.


5. Valitse esitykselle sopiva luokka Luokka-pudotusvalikosta.

6. Valinnainen Anna muita valinnaisia ominaisuusarvoja.


7. Napsauta Luo.

Esitys tallennetaan M-Filesiin.

Tiedostojen siirtäminen M-Filesiin

Tiedostojen siirtäminen M-Filesiin on erittäin helppoa. Siirtäminen onnistuu vetämällä ja pudottamalla taikopioimalla tiedostoja tai kansioita M-Filesin dokumenttivarastoon.

Yksittäisen tiedoston tapauksessa M-Files pyytää metatietokorttia täytettäväksi, jonka myötä tiedostostatulee dokumentti. Tiedoston ja dokumentin välisen eron ymmärtäminen on erittäin tärkeää. M-Files-dokumentti koostuu nollasta tai useammasta dokumenttitiedostosta sekä metatiedoista.

Jos siirrät kerralla esimerkiksi kansion alikansioineen tai useita tiedostoja, M-Files voi halutessasisäilyttää vanhan kansiorakenteen. Jos haluat säilyttää kansiorakenteen, M-Files luo dokumenttivarastoonperinteisiä kansioita, joihin siirrettävä sisältö sijoitetaan. Voit täyttää dokumenttien ominaisuustiedot siirronyhteydessä tai jälkeenpäin. Katso lisätietoja luvusta Kansioiden siirtäminen M-Filesiin käyttämällä Tuotiedostoja ja kansioita -ikkunaa (sivu 60).

Voit myös käyttää vanhoja tiedostoja suoraan niiden alkuperäisestä sijainnistaan. Tällöin M-Filesin tuomatlisäominaisuudet (kuten versionhallinta) ovat käytettävissä myös vanhoille tiedostoille, vaikka niitä voidaanedelleen käyttää myös M-Filesin ulkopuolelta. Voit tarvittaessa täydentää dokumenttien metatietoja käytönedetessä. Katso lisätietoja luvusta Ulkoiset tiedostolähteet (sivu 285).


Myös erilaisten tietokantojen käyttäminen ja siirtäminen M-Filesiin on mahdollista. Esimerkiksiasiakasrekisterin tiedot voidaan liittää osaksi M-Filesin metatietorakennetta. Tällöin tietoja ei tarvitsekopioida paikasta toiseen. Katso lisää eri mahdollisuuksista kohdista Kohdetyypit (sivu 346) ja Arvolistat(sivu 369).

Kun lisäät M-Filesiin tuoduille dokumenteille metatietoja, nämä dokumentit näkyvät sekä perinteisissäkansioissa että M-Filesin dynaamisissa näkymissä.

Vihje: Jos siirrät useita yksittäisiä tiedostoja, joihin liittyy samaa metatietoa, kuten esimerkiksisama asiakas, muista metatietokorttia täyttäessäsi varmistaa, että ensimmäisellä kerrallamäärittelemäsi metatiedot tulevat oletusarvoisesti seuraaviinkin tiedostoihin. Voit varmistaa senvalitsemalla Käytä näitä arvoja oletuksina seuraavalle dokumentille -kohdan metatietokorttiatäyttäessäsi (katso kuva jäljempänä).


Kuva 15. Uusi dokumentti -ikkuna monen tiedoston siirrossa.

Vihje: Ohita tämä -painikkeella voit jättää jonkin tiedoston siirtämättä. Tämä on hyödyllinentoiminto, jos olet siirtämässä suurta joukkoa tiedostoja ja huomaat, että joukkoon on tullut sellainentiedosto, jota et haluakaan siirtää.

Väliaikaisen paikallisen tiedoston muuntaminen dokumentiksi

Muunna dokumentiksi -toiminto on käytettävissä dokumentteihin, jotka tuodaan M-Filesiin jollainpoikkeuksellisella tavalla, esimerkiksi komentokehotteen kautta. M-Files näyttää nuo ns. väliaikaisetpaikalliset tiedostot himmennetyllä kuvakkeella. Jos haluat muuttaa väliaikaisen paikallisen tiedoston


normaaliksi M-Files-dokumentiksi, valitse väliaikainen paikallinen tiedosto napsauttamalla sitä hiirenoikealla painikkeella ja valitse pikavalikosta Muunna dokumentiksi.

Tässä kappaleessa

• Tiedostojen siirtäminen M-Filesiin vetämällä ja pudottamalla (sivu 60)• Tiedostojen siirtäminen M-Filesiin kopioimalla ja liittämällä (sivu 60)• Kansioiden siirtäminen M-Filesiin käyttämällä Tuo tiedostoja ja kansioita -ikkunaa (sivu 60)

Tiedostojen siirtäminen M-Filesiin vetämällä ja pudottamalla

1. Etsi siirrettävä tiedosto Resurssienhallinta-ikkunasta.

2. Valitse tiedosto ja vedä ja pudota se M-Filesin listausalueella olevaan tyhjään kohtaan.


3. Valitse tiedostolle sopiva luokka Luokka-pudotusvalikosta.

4. Anna muita valinnaisia ominaisuusarvoja.


5. Napsauta Luo.

Tiedostojen siirtäminen M-Filesiin kopioimalla ja liittämällä

1. Etsi siirrettävä tiedosto Resurssienhallinta-ikkunasta.

2. Napsauta tiedostoa hiiren oikealla painikkeella ja valitse Kopioi.

3. Siirry M-Filesin ikkunaan, napsauta listausalueelta tyhjää kohtaa hiiren oikealla painikkeella ja valitseLiitä.


4. Valitse tiedostolle sopiva luokka Luokka-pudotusvalikosta.



6. Napsauta Luo.

Kansioiden siirtäminen M-Filesiin käyttämällä Tuo tiedostoja ja kansioita -ikkunaa

1. Avaa M-Files Desktopissa valikkorivi painamalla Alt-näppäintä.

2. Valitse valikkoriviltä Uusi > Tuo tiedostoja ja kansioita....


3. Valitse tuotava kansio napsauttamalla ....

4. Valitse:

a. Älä säilytä vanhaa kansiorakennetta, jos haluat hävittää tuotavan kansion kansiorakenteen.

tai

b. Säilytä vanha kansiorakenne, jos haluat säilyttää tuotavan kansion kansiorakenteen. Valitse M-Filesista kansio tuotavaa sisältöä varten. Voit luoda uuden kansion napsauttamalla Uusi kansio.

5. Valinnainen Poista merkintä Kysy metatietoja -ruudusta, jos et halua lisätä metatietoja tuotavallesisällölle.

6. Napsauta OK.

Jos merkitsit Kysy metatietoja -ruudun, tee vaiheet 7–9 kaikille tuotaville tiedostoille.

7. Valitse Uusi dokumentti -ikkunasta tiedostolle sopiva luokka Luokka-pudotusvalikosta.



9. Napsauta Luo.

Kansio tuodaan M-Filesiin. Jos valitsit Säilytä vanha kansiorakenne -vaihtoehdon, tuotu kansio näkyyuutena perinteisenä kansiona M-Filesissa.

Dokumentin ja muiden kohteiden luominen

Tässä osiossa kuvataan, miten voit luoda erilaisia uusia kohdetyyppejä varastoon. Jos haluat lisätietoadokumenttien ja muiden kohdetyyppien välisistä eroista, katso kohteen (sivu 9) määrittely kohdasta M-Files-terminologia (sivu 7).


Tässä kappaleessa

• Kohteen metatiedot (sivu 62)• Dokumentin luonti (sivu 65)• Muiden kohteiden kuin dokumenttien luominen (sivu 71)• Sisällön lisääminen skannerin kautta (sivu 72)• Dokumenttitiedoston sisällön korvaaminen (sivu 75)• Kohteen suojausasetukset (sivu 76)

Kohteen metatiedot

Metatiedot ovat oleellinen osa mitä tahansa M-Files-kohdetta. Aina luodessasi uutta kohdetta M-Filesissasinun on syötettävä ainakin jonkin verran metatietoja, jotta määrität, mikä kohde on ja mihin se liittyy. Onkokyseessä esimerkiksi projektisuunnitelma, uusi asiakas vai myyntilasku?

Voit muokata metatietoja suoraan muokkaamalla ominaisuusarvoja metatietokortissa (sivu 41).Sen lisäksi, että voit suoraan muokata ominaisuusarvoja, voit lisätä tai poistaa ominaisuuksia, muuttaatyönkulkuun liittyviä tietoja ja muokata valittujen kohtien suojausasetuksia.

Vihje: Voit käyttää näppäimistön pikakomentoja muokatessasi metatietoja. Katso Metatietokortintehokas käyttö (sivu 47).

Voit helposti lisätä metatietokenttiä metatietokorttiin napsauttamalla Lisää ominaisuus -leimaaominaisuusluettelon lopussa. Jos haluat luoda uusia ominaisuuksia, avaa M-Files Admin (sivu 224) jakatso Ominaisuusmäärittelyt (sivu 390).

Ominaisuuden napsauttaminen metatietokortissa aktivoi muokkaustilan, joka näyttää Tallenna- ja Hylkää-vaihtoehdot sivun alaosassa. Tallenna-painikkeen painaminen tallentaa muutokset, luo kohteesta uudenversion ja palauttaa metatietokortin tarkastelutilaan. Hylkää-painikkeella metatietokortti palautetaantarkastelutilaan tallentamatta muutoksia.

M-Files antaa Luotu- ja Lisääjä-kentille arvot automaattisesti nykyisen M-Files-käyttäjän tietojen jaaikaleimatietojen perusteella. M-Files voi myös täyttää muita kenttiä sen mukaan, mihin tallennatdokumentin. Nimi tai otsikko -ominaisuus on pakollinen täytettävä, koska otsikko muodostaa listauksissanäkyvän nimen. Ominaisuuden vieressä oleva merkki * kertoo, että kyseiseen kenttään on annettava arvo,jotta kohteen luominen on mahdollista.

Metatietokorttityökalurivin käyttäminen

Työkalurivi näytetään niiden ominaisuuksien osalta, joilla voi olla lisätoimintoja. Näkyviin tulee ainoastaantoiminnot, jotka ovat käytettävissä valitussa ominaisuudessa.

Kuva 16. Työkalurivin viisi toimintoa: Lisää kenttä, Poista kenttä, Päivitä, Lisää arvo ja Muokkaa.

Voit myös käyttää kuvakkeita + ja -, joiden avulla voit lisätä ja poistaa monivalinta-tyyppisen ominaisuudenkenttiä. Näin voit linkittää dokumentin useisiin ominaisuuksiin, kuten erilaisiin projekteihin.


Päivitä-kuvakkeella voidaan päivittää arvolistaan perustuvan ominaisuuden arvot. Lisäksi ominaisuudellevoidaan luoda lisää arvoja valitsemalla Lisää arvo -kuvake. Muokkaa-kuvakkeella voidaan avata ikkunavalitun arvon muokkausta varten.

Useiden kohteiden ominaisuuksien muokkaaminen

Voit valita useita kohteita M-Filesissa seuraavilla tavoilla:

• Pidä ⇧ Vaihto -näppäin painettuna ja valitse listausalueelta joukko peräkkäisiä kohteita.• Pidä Ctrl-näppäin painettuna ja valitse listausalueelta useita yksittäisiä kohteita.• Napsauta ja vedä hiirellä suorakulmio listausalueelta valittaviksi haluamiesi kohteiden ympärille.

Kun olet valinnut useita kohteita, näytössä pitäisi näkyä metatietokortilta valitsemiesi useiden kohteidenmetatiedot kootusti:


Kaikki valittujen kohteiden ominaisuudet näkyvät metatietokortilla. Jos jokin kohteiden ominaisuuden arvoon kaikilla sama, kyseinen arvo näytetään ominaisuuskentässä. Jos jokin kohteiden ominaisuuden arvo eiole kaikilla sama, ominaisuus on merkitty jollakin seuraavista tavoista:

Ominaisuus Selitys

Valittujen kohteiden tämän ominaisuuden arvot vaihtelevat.


Ominaisuus Selitys

Valituille kohteille on valittu erilaisia arvoja tälleominaisuudelle:

• Jos valintaruutu on tyhjä, kyseistä arvoa ei ole valittumillekään valituista kohteista.

• Jos valintaruutu on merkitty, kyseinen arvo on valittukaikille valituille kohteille.

• Jos puolet valintaruudusta on täytetty harmaalla, kyseinenarvo on valittu joillekin valituista kohteista.

Valituille kohteille on valittu erilaisia arvoja tälleominaisuudelle:

• Jos valintanappi on tyhjä, kyseistä arvoa ei ole valittumillekään valituista kohteista.

• Jos valintanappi on merkitty, kyseinen arvo on valittukaikille valituille kohteille.

• Jos puolet valintanapista on täytetty harmaalla, kyseinenarvo on valittu joillekin valituista kohteista.

Kun nyt muokkaat ominaisuuden arvoa, arvo muutetaan kaikille valituille kohteille yhteisesti. Jossyötät uuden arvon (useita)-arvon tilalle, kyseinen ominaisuuden arvo määritetään kaikille valituillekohteille. Jos merkitset valintaruudun tai -napin tai poistat siitä merkinnän, kyseisen arvon lisääminen taipoistaminen koskee kaikkia valittuja kohteita.

Dokumentin luonti

Voit luoda dokumentteja entiseen tapaan ja tallentaa ne suoraan M-Files-asemalle (sivu 55). Voit luodamyös muunlaisia kohteita, kuten asiakkaita tai tehtävänantoja. Katso lisätietoja kohdista Muiden kohteidenkuin dokumenttien luominen (sivu 71) ja Tehtävänantojen luominen ja suorittaminen (sivu 82).

Aloita uuden dokumentin luominen napsauttamalla ensin Luo-painiketta ja valitsemalla pikavalikostaDokumentti... tai painamalla M-Filesin käyttöliittymässä Ctrl + N). Uuden dokumentin luonti-ikkuna auttaavalitsemaan oikean pohjan ja luokan uudelle dokumentille. Pohjia voidaan hakea myös kirjoittamallahakusana. Haku palauttaa kaikki hakuehtoja vastaavat pohjat ja tiedostomuodot ja korostaa tulokset.


Kuva 17. Uuden dokumentin luontitoiminto.

Valittaessa Kaikki näkyviin tulee kaikki pohjat ja tiedostomuodot, jotka ovat määritettyinä ko. varastolle.Äskettäin käytetyt -vaihtoehto näyttää kaikki pohjat, joita olet äskettäin käyttänyt. Äskettäin käytetyt pohjatnäkyvät oletusarvoisesti myös silloin, kun avaat pohjanvalintaohjelman. Tyhjä-vaihtoehto näyttää kaikkitiedostomuodot, jotka voidaan valita uudelle dokumentille.

Näiden valmiiksi määriteltyjen vaihtoehtojen jälkeen näytetään luokkalista, jota voidaan myös käyttääpohjan valinnassa. Luokan valinnalla näytetään pohjat, jotka ovat käytettävissä kyseiselle luokalle.

Kun olet valinnut pohjan tai tyhjän dokumentin, uuden dokumentin metatietokortti avautuu ja voit aloittaaominaisuuksien muokkaamisen. Asteriskilla (*) merkityt ominaisuudet ovat pakollisia.

Vihje: Voit käyttää näppäimistön pikakomentoja muokatessasi metatietoja. Katso Metatietokortintehokas käyttö (sivu 47).


Kuva 18. Uuden dokumentin metatietokortti.

Napsauttamalla Luo dokumentti tallennetaan ja kohde lisätään varastoon. Valittaessa Avaamuokattavaksi varmistetaan se, että dokumentti on varattuna muokattavaksi sinulle, kunnes palautat senmuokkauksesta manuaalisesti, ja että uusi tiedosto avataan sopivassa sovelluksessa muokkausta varten.Jos olet valinnut Palauta välittömästi, dokumentti on muiden käytettävissä heti. Napsauttamalla Peruutakaikki muutokset hylätään ja ikkuna suljetaan.

Luodessasi dokumentin jonkin sovelluksen kautta täytät metatietokortin vasta, kun tallennat dokumenttiadokumenttivarastoon M-Files-asemalle.

Vihje: Metatietokorttia täyttäessäsi voit määritellä dokumentille käyttöoikeudet (sivu 76)Suojausasetukset-kohdassa. Näin voit esimerkiksi valita, kenelle kaikille dokumentti on näkyvissä,katsottavissa tai muokattavissa.

Tässä kappaleessa

• Esimerkiksi: Uuden dokumentin luonti (sivu 68)• Dokumenttipohjien käyttö (sivu 68)• Yksitiedostoiset ja monitiedostoiset dokumentit (sivu 69)


Esimerkiksi: Uuden dokumentin luonti

1. Avaa M-Files Desktop ja siirry varastoon.

2. Napsauta Luo-painiketta ja valitse pikavalikosta Asiakirja....


3. Joko:

a. Syötä hakusana hakukenttään ja valitse pohja hakutulosten perusteella.

tai

b. Valitse luokka Valitse luokka -pudotusvalikosta ja sitten valittuun luokkaan kuuluva pohja.

tai

c. Valitse pohja Äskettäin käytetyt-, Kaikki- tai Tyhjä-pikaluetteloista.

4. Napsauta Seuraava.

5. Kirjoita dokumentin nimi Nimi tai otsikko -kenttään.

6. Syötä arvot vähintään pakollisiin metatietokenttiin (merkitty asteriskilla).

Voit lisätä metatietokenttiä napsauttamalla Lisää ominaisuus -toimintoa listan viimeisenmetatieto-ominaisuuden alta.

7. Valinnainen Määritä dokumentille suojausasetukset napsauttamalla suojausasetuksia ikkunanalaosasta.

Katso lisätietoja dokumentin suojausasetusten asettamisesta kohdasta Kohteensuojausasetukset (sivu 76).

8. Valinnainen Valitse dokumentille työnkulku ja työnkulun tila napsauttamalla työnkulkuasetuksia.

Katso lisää työnkulkujen määrittelemisestä kohdasta Työnkulkujen määrittäminen (sivu 433).

9. Joko:

a. Jos haluat muokata sisältöä ennen kuin palautat dokumentin muokkauksesta, valitse Avaamuokattavaksi.

tai

b. Valitse Palauta muokkauksesta välittömästi, jos aiot tai joku muu aikoo lisätä sisältöämyöhemmin.

10.Napsauta Luo.

Äskettäin luomasi dokumentti on lisätty varastoon.Dokumenttipohjien käyttö

Voit käyttää uuden dokumentin pohjana ennalta määriteltyä dokumenttipohjaa. Kun valitset pohjan uudendokumentin luontiohjelmassa, metatietokortti täytetään pohjan sisältämillä tiedoilla. Voit myös muuttaa jatäydentää metatietoja. Uuden dokumentin sisällöksi tulee pohjan sisältö.

Hyödyllisiä pohjia ovat esimerkiksi Tarjouspohja, Tilauspohja ja PowerPoint-esityspohja.


Dokumentti tai muu kohde määritellään pohjaksi lisäämällä siihen ominaisuus On pohja ja antamalla sillearvoksi Kyllä. Pohjat ovat luokkakohtaisia, mutta voit määrittää pohjan vaikuttamaan useisiin luokkiinlisäämällä kohteelle Muut luokat -ominaisuuden.

Huomaa: Kun haluat tallentaa dokumentin M-Filesissa käytettäväksi dokumenttipohjaksi, tallennadokumentti Microsoft Office -dokumentiksi tiedostomuotoon .doc(x), .ppt(x), .xls(x) jne. Älä käytäMicrosoft Office -sovellusten tarjoamia mallitiedostomuotoja (esim. Word Template .dotx).

Lisätietoja saat kohdasta Uusi luokka (sivu 413). Lisätietoja pohjadokumenttien käytöstä automaattistenarvojen yhteydessä saat kohdasta Automaattiset arvot (sivu 395).

Yksitiedostoiset ja monitiedostoiset dokumentit

M-Filesissa voit luoda monitiedostoisia tai yksitiedostoisia dokumentteja.

Monitiedostoinen dokumentti sisältää yleensä useita tiedostoja eli tiedostoja, jotka muodostavat yhdessämetatietojen kanssa yhden monitiedostoisen dokumentin. Kaksoisnapsauttaessasi monitiedostoistadokumenttia näet, mitä se sisältää. Monitiedostoinen dokumentti on siis kiinteä kokonaisuus, jokasisältää useita dokumenttitiedostoja. Esimerkiksi tarjous ja sen liite kannattaa yleensä sisällyttää samaanmonitiedostoiseen dokumenttiin.

Voit myöhemmin muuntaa yksitiedostoisen dokumentin monitiedostoiseksi dokumentiksi ja päinvastoin.

Kuva 19. Monitiedostoinen dokumentti ja yksitiedostoiset Microsoft Word -dokumentit listausalueella.

Monitiedostoisen dokumentin muuntaminen yksitiedostoiseksi dokumentiksi

Kun monitiedostoinen dokumentti sisältää vain yhden tiedoston, voit muuntaa sen tavalliseksiyksitiedostoiseksi dokumentiksi napsauttamalla sitä hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla sittenMuunna yksitiedostoiseksi dokumentiksi.

Yksitiedostoisen dokumentin muuntaminen monitiedostoiseksi dokumentiksi

Voit muuntaa yksitiedostoisen dokumentin monitiedostoiseksi napsauttamalla yksitiedostoista dokumenttiahiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla pikavalikosta Muunna monitiedostoiseksi dokumentiksi.

Tässä kappaleessa

• Uusien tiedostojen lisääminen monitiedostoisiin dokumentteihin (sivu 70)


Uusien tiedostojen lisääminen monitiedostoisiin dokumentteihin

Lisää tiedosto -toiminnolla voidaan luoda uusia dokumenttitiedostoja monitiedostoiseen dokumenttiin.

Huomaa kuitenkin, että M-Filesin monitiedostoinen dokumentti ei ole samanlainen asia kuin kansioWindowsissa. Monitiedostoinen dokumentti on yksi dokumentti, jossa on nolla dokumenttitiedostoatai useampia dokumenttitiedostoja sekä yhdet yhteiset metatiedot. Dokumenttitiedosto on kiinteä osamonitiedostoista dokumenttia. Esimerkiksi paperilta skannattu sopimus voi olla käsitteellisesti yksimonitiedostoinen dokumentti ja sopimuksen sivut sen dokumenttitiedostoja.

Huomaa: Voit lisätä olemassa olevan tiedoston monitiedostoiseen dokumenttiin Tuo tiedosto... -toiminnolla. Vaihtoehtoisesti voi vetää ja pudottaa tiedoston monitiedostoisen dokumentin päälle.

Lisää uusi tiedosto monitiedostoiseen dokumenttiin suorittamalla seuraavat vaiheet:

1. Napsauta hiiren oikealla painikkeella valitsemaasi monitiedostoista dokumenttia.

2. Näytä luettelo tiedostotyypeistä valitsemalla Lisää tiedosto.

3. Valitse uuden tiedoston tyyppi.

Dokumentti varataan muokattavaksi sinulle ja valintaasi vastaava uusi tiedosto lisätäänmonitiedostoiseen dokumenttiin.

4. Anna juuri lisätylle uudelle tiedostolle sopiva nimi.

Valitsemasi niminen ja tyyppinen uusi tiedosto lisätään monitiedostoiseen dokumenttiin.


Muiden kohteiden kuin dokumenttien luominen

Dokumenttien lisäksi voit luoda M-Filesiin myös muita kohteita, kuten asiakkaita ja projekteja. Voit siishallita M-Filesin avulla esimerkiksi asiakasrekisteriä lisäämällä dokumenttivarastoon asiakaskohteita jamuokkaamalla niitä siellä. Dokumenttien tavoin asiakkailla, projekteilla ja muilla kohteilla on metatietokortti,mutta ne voivat olla myös ilman tiedostoja. Niitä myös poistetaan ja muokataan samalla tavalla kuindokumentteja.

Kun aloitat uuden kohteen luomisen, näyttöön tulee ensin metatietokortti.

Kuva 20. Uuden asiakkaan metatietokortti.

Kun olet antanut arvot pakollisiin kenttiin (merkitty tähtimerkillä), kohde voidaan tallentaa napsauttamallaLuo. Jos napsautat Peruuta, äskettäin luotu kohde poistetaan.

Palauta välittömästi -vaihtoehto on valittuna oletusarvoisesti, jotta uusi kohde tallennetaan tietovarastoonheti sen jälkeen, kun olet napsauttanut Luo. Voit jättää kohteen itsellesi muokattavaksi varatuksi, jossuunnittelet lisääväsi siihen metatietoja ennen tietojen tallentamista varastoon.

Kohdetyypit määritellään M-Files Adminilla. Katso lisätietoja kohdasta Kohdetyypit (sivu 346).


Esimerkiksi: Uuden asiakkaan luominen

1. Napsauta Luo-painiketta ja valitse pikavalikosta Asiakas....

Uusi asiakas -ikkuna avautuu.

2. Kirjoita asiakkaan nimi Asiakkaan nimi -kenttään.

3. Valinnainen Kirjoita asiakkaan muut tiedot käytettävissä oleviin kenttiin.

Lisää muita asiakkaan ominaisuuksia napsauttamalla Lisää ominaisuus.

4. Kun olet valmis, valitse Luo.

Uusi asiakaskohde lisätään varastoon.Sisällön lisääminen skannerin kautta

Tämä osio sisältää ohjeita uusien tiedostojen lisäämisestä dokumenttivarastoon – tai dokumenttivarastonolemassa olevan sisällön korvaamisesta – skanneria käyttämällä.

Tässä kappaleessa

• Dokumenttien lisääminen skannerilta (sivu 72)• Dokumenttien lisääminen skannerista monitiedostoiseen dokumenttiin (sivu 73)• Dokumentin korvaaminen skannerilta tulevalla dokumentilla (sivu 73)• Skannaus ja tekstintunnistus (sivu 74)

Dokumenttien lisääminen skannerilta

1. Tuo M-Filesissa valikkorivi näkyviin painamalla Alt ja valitse Toiminnot > Skannaus jatekstintunnistus (OCR) > Lisää dokumentti skannerilta....

Voit myös napsauttaa hiiren oikeaa painiketta tyhjässä kohdassa listausalueella ja valitaSkannaus ja tekstintunnistus (OCR) > Lisää dokumentti skannerilta... pikavalikosta.

2. Valinnainen Jos Valitse lähde -ikkuna tulee esiin, valitse skannerisi listalta ja napsauta Valitse.

3. Skannaa asiakirjasi skannerisovelluksella.

Kun skannaus on valmis Skannaustyö-ikkuna avautuu.

4. Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:

Valitse seuraava vaihtoehto: Jos...

Skannaus tehty et halua skannata enää muita dokumentteja.

Skannaa lisää sivuja tämänhetkiseendokumenttiin

haluat skannata toisen dokumentin ja yhdistääsen aiemmin skannattuun dokumenttiin.

Skannaa toinen dokumentti haluat skannata toisen dokumentin, mutta et haluayhdistää sitä aiemmin skannattuun dokumenttiin.

5. Valinnainen Jos näkyviin tulee Muunnos hakukelpoiseksi PDF:ksi -valintaikkuna, valitse Muunna,jos haluat muuntaa skannatun dokumentin hakukelpoiseksi PDF-tiedostoksi. Napsauta muussatapauksessa Ohita muunnos.

Lisätietoa skannattujen dokumenttien muuntamisesta hakukelpoisiksi PDF-tiedostoiksi, katsoSkannaus ja tekstintunnistus (sivu 74).


6. Kun Uusi dokumentti -valintaikkuna avautuu, täytä metatiedot ja napsauta Luo, kun olet valmis.

Skannattu dokumentti tai dokumentit lisätään M-Filesiin.Dokumenttien lisääminen skannerista monitiedostoiseen dokumenttiin

Lisää dokumentteja skannerista monitiedostoiseen dokumenttiin suorittamalla seuraavat vaiheet. Jostarvitset ohjeita yksitiedostoisten dokumenttien muuntamisesta monitiedostoisiksi dokumenteiksi, katsoYksitiedostoiset ja monitiedostoiset dokumentit (sivu 69).

1. Etsi M-Filesissa monitiedostoinen dokumentti, johon haluat lisätä tiedoston skannerista.

2. Napsauta monitiedostoista dokumenttia hiiren oikealla painikkeella ja valitse Lisää tiedosto > Lisäätiedosto skannerilta... pikavalikosta.












Skannattu dokumentti tai dokumentit lisätään monitiedostoiseen dokumenttiin.

Huomaa: Monitiedostoisella dokumentilla on vain yhdet metatiedot. Monitiedostoiseendokumenttiin kuuluvilla erillisillä tiedostoilla ei ole erillisiä metatietoja.

Dokumentin korvaaminen skannerilta tulevalla dokumentilla

1. Etsi ja korosta M-Filesissa dokumentti, jonka haluat korvata skannerilta tulevalla dokumentilla.

Yksitiedostoiset dokumentit ja monitiedostoisen dokumentin dokumentit voidaan korvataskannerilta tulevalla dokumentilla.

2. Tuo valikkorivi näyttöön painamalla Alt ja valitse valikkoriviltä Toiminnot > Skannaus jatekstintunnistus (OCR) > Korvaa skannerilta tulevalla tiedostolla....

Voit myös napsauttaa dokumenttia hiiren oikeanpuoleisella painikkeella ja valita pikavalikostaSkannaus ja tekstintunnistus (OCR) > Korvaa skannerilta tulevalla tiedostolla....













Aikaisempi M-Filesissa oleva dokumentti korvataan skannerilta tulevalla dokumentilla.Skannaus ja tekstintunnistus

M-Filesiin voidaan lisätä paperidokumentteja joko käyttämällä verkkoskannausta tai paikallista skanneria.Katso lisää verkkoskannauksesta kohdasta Skannerilähteet (sivu 302) . Paikallista skannaustakäytettäessä skannerin tulee olla kytkettynä suoraan siihen tietokoneeseen, jolla skannattava tiedostolisätään M-Filesiin. Skannaustoimintoja voi käyttää painamalla Alt-näppäintä ja avaamalla sittenToiminnot-valikon.

Huomaa: Skanneri-integraatio M-Files Desktopissa käyttää TWAIN-teknologiaa ja WIA-teknologiaa. Skannaus voidaan tehdä skannereilla, joille on saatavilla joko TWAIN-ajuri tai WIA-ajuri.

Mikäli käytössäsi on M-Files OCR (optinen tekstintunnistus) -moduuli, M-Files ehdottaa skannauksenlopussa, että skannattu tiedosto voidaan muuttaa hakukelpoiseksi PDF:ksi tekemällä sille tekstintunnistus.Voit aktivoida tekstintunnistuksen tai ohittaa sen. Voit myös määrittää lisäasetuksia tekstintunnistukselle.

Huomaa: Optinen tekstintunnistus edellyttää M-Files OCR -moduulia, joka on maksullinen lisäosaM-Filesiin. Se voidaan ottaa käyttöön lisenssikoodin avulla. Sinun on tarvinnut myös asentaatarvittavat tiedostot OCR-moduulille. Katso lisätietoja kohdasta Enabling the M-Files OCR Module.

Voit muuttaa myös kuvatiedoston hakukelpoiseksi PDF:ksi. Silloin kuvatiedostolle tehdään optinentekstintunnistus, joka mahdollistaa haun sisällön mukaan koko tiedostossa. Muunnoksen jälkeen voit etsiäesimerkiksi kuvasta muunnetun sopimusdokumentin suorittamalla haun sopimusosapuolten nimillä taimuulla alkuperäisen kuvatiedoston sisältämällä tekstillä.

M-Files ehdottaa myös automaattisesti tekstintunnistusta, mikäli raahaat hiirellä kuvatiedostomuodossaolevan tiedoston M-Filesiin, jos käytössäsi on M-Files OCR -moduuli.

Seuraaville tiedostomuodoille voidaan tehdä optinen tekstintunnistus:

• TIF• TIFF• JPG• JPEG• BMP

https://kb.cloudvault.m-files.com/Default.aspx#3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC/object/0/20065/latest


• PNG• PDF

Alfakanavaa ja JPEG-pakkausta käyttäviä TIFF-tiedostoja ei tueta.

Huomaa: Mikäli tekstintunnistus tehdään kuvatiedostolle, jota ei ole tallennettu ja palautettu M-Filesiin, tiedosto tallennetaan ainoastaan PDF-muodossa. Muussa tapauksessa alkuperäinenkuvatiedosto löytyy dokumentin versiohistoriasta.

Kuvatiedoston tuonti ja muuttaminen hakukelpoiseksi PDF:ksi

1. Vedä ja pudota kuvatiedosto M-Filesiin.

2. Kun Muunnos hakukelpoiseksi PDF:ksi -ikkuna avautuu, napsauta Muunna.

Napsauttamalla Lisäasetukset Muunnos hakukelpoiseksi PDF:ksi -ikkunassa voit parantaatekstintunnistuksen laatua valitsemalla ensisijaiset ja toissijaiset kielivaihtoehdot kuvassakäytetyn kielen mukaan.

3. Kun muunnos on tehty, Uusi dokumentti -ikkuna avautuu. Lopeta kuvan tuonti täyttämällä metatiedotja napsauttamalla Luo.

Olemassa olevan kuvatiedoston muuntaminen hakukelpoiseksi PDF:ksi M-Filesissa

1. Etsi ja korosta M-Filesissa kuvatiedosto, jonka haluat muuntaa hakukelpoiseksi PDF:ksi.

2. Napsauta tiedostoa hiiren oikealla painikkeella ja valitse Skannaus ja tekstintunnistus (OCR) >Muunna hakukelpoiseksi PDF:ksi... pikavalikosta.

Voit myös tuoda esiin valikkorivin painamalla Alt-näppäintä ja valita Toiminnot > Skannaus jatekstintunnistus (OCR) > Muunna hakukelpoiseksi PDF:ksi....

3. Kun Muunnos hakukelpoiseksi PDF:ksi -ikkuna avautuu, muunna kuvatiedosto napsauttamallaMuunna.

Kuvatiedosto muunnetaan hakukelpoiseksi PDF:ksi ja kuvan mahdollinen tekstisisältö löytyy M-Filesinhakutoiminnoilla.Dokumenttitiedoston sisällön korvaaminen

Korvaa tiedostolla -komennolla voit valita jonkin toisen dokumentin tai tiedoston, jonka sisällön (elitiedostotiedon) on tarkoitus korvata valitun dokumentin sisältö.

Korvatusta dokumenttitiedostosta on silti tallessa ensimmäinen versio, sillä kun dokumentti varattiinmuokattavaksi, M-Files teki siitä uuden version. Metatiedot pysyvät ennallaan, eli toiminto koskee vaintiedoston sisältöä. Voit tarkastella versiohistoriaa avaamalla Historia-ikkunan (katso Versiohistoria (sivu104)).

Korvaa dokumentin sisältö toisen dokumentin sisällöllä:

1. Napsauta hiiren oikealla painikkeella sitä dokumenttitiedostoa, jonka sisällön haluat korvata.

2. Paina Alt-näppäintä ja valitse valikkoriviltä Toiminnot > Korvaa tiedostolla....

3. Paikallista ja valitse se tiedosto, jota haluat käyttää alkuperäisen tiedostosisällön korvaamiseen.

4. Napsauta OK.


Alkuperäisen tiedoston sisältö korvataan valitsemasi tiedoston sisällöllä. Tämä ei vaikuta dokumentinmetatietoihin.Kohteen suojausasetukset

Voit avata M-Files-kohteen suojausasetusten ikkunan napsauttamalla metatietokortin alaosassa olevaasuojausasetusten aluetta.

Kuva 21. Suojausasetusten alue näkyy metatietokortin alaosassa.

Voit nopeasti valita dokumentin suojausasetukset alasvetovalikosta Suojausasetukset-ikkunassa. Näitäennalta määritettyjä suojausasetuksia tai nimettyjä käyttöoikeusluetteloita (sivu 461) voi muokata M-Files Adminilla. Käyttöoikeusluetteloon on koottu eri käyttäjäryhmiä tai käyttäjiä sekä määritelty näillekäyttöoikeudet.

Muokkausoikeudet

Voit muokata suojausasetuksia napsauttamalla ensin Suojausasetukset-aluetta metatietokortista ja sittenMuokkaa...-painiketta Suojausasetukset-ikkunassa.

Kun haluat muokata käyttöoikeuksia, poista merkintä Käytä nimettyä käyttöoikeusluetteloa -valintaruudusta. Napsauttamalla Lisää...-painiketta saat näkyviin kaikki M-Filesiin rekisteröidytkäyttäjät, käyttäjäryhmät ja pseudokäyttäjät (sivu 81), ja voit yksilöllisesti muokata näidensuojausasetuksia. Poista-painikkeella voit vastaavasti poistaa käyttäjiä, käyttäjäryhmiä ja pseudokäyttäjiäkäyttöoikeusluettelosta. Jos haluat muokata tätä käyttäjälistaa, avaa M-Files Admin ja katso Käyttäjien jakäyttäjäryhmien hallinta (sivu 417).

Eritasoiset käyttöoikeudet

Voit tarkastella ja muokata kohteen suojausasetuksia metatietokortin alaosassa olevalla suojausasetustenalueella. Valittavana ovat vaihtoehdot Kaikki, Muuta suojausasetuksia, Poista, Muokkaa ja Luku. Salli-valinnalla sallit oikeuden ja Estä-valinnalla estät sen.

Käyttäjä, jolla on Luku-oikeudet, saa luvan avata kohteen sisältämät tiedostot sekä tarkastella senominaisuuksia. Käyttäjä ei voi varata dokumenttia muokkaukseen eikä siten pysty tekemään siihenmuutoksia. Mikäli käyttäjällä ei ole Luku -oikeutta dokumenttiin, ei hän näe sitä myöskään näkymissä taihakutuloksissa.


Muokkaa-suojausasetus antaa käyttäjän muokata dokumenttia vapaasti. Näihin suojausasetuksiin kuuluvatautomaattisesti Luku- ja Muokkaus-oikeudet. Muokkausoikeus ei sisällä poisto-oikeuksia.

Poista-suojausasetuksella käyttäjät voivat poistaa dokumentin mutta eivät tuhota (sivu 268) sitälopullisesti. Poisto-oikeuksiin ei sisälly mitään muita oikeuksia.

Suojauksen muutosoikeudella määritellään, saako käyttäjä muuttaa kyseisen dokumentin oikeuksia. Tämäoikeus ei sisällä mitään muuta oikeutta, ja sitä voidaan käyttää riippumatta muista oikeuksista.

Huomaa: Käyttäjät, joilla on oikeus muuttaa suojausasetuksia, voivat määrittää minkä tahansamuun luvan itselleen.

Esimerkki

Kielto menee aina sallimisen edelle. Se tarkoittaa esimerkiksi seuraavaa: Käyttäjä A kuuluukäyttäjäryhmään B. Käyttäjäryhmällä B on Muokkaus-oikeudet dokumenttiin C. Käyttäjällä A ei toisaaltaole Muokkaus-oikeutta dokumenttiin C. Vaikka käyttäjällä A on Muokkaus-oikeudet dokumenttiin Ckäyttäjäryhmässä B, käyttäjä A ei voi muokata dokumenttia, koska se on kielletty erikseen käyttäjältä A.

Valitut suojausasetukset

Jos useat lähteet vaikuttavat kohteen voimassa oleviin oikeuksiin (sivu 79), eli että sen omiensuojausasetusten lisäksi sen käyttöoikeuksiin vaikuttavat automaattiset suojausasetukset (sivu 375), niinSuojausasetukset-ikkunassa näytetään Valitut suojausasetukset -osio.


Kuva 22. Suojausasetukset-ikkunan Valitut suojausasetukset -osio.

Suojausasetukset-ikkunassa voit valita kohteen lopulliset suojausasetukset. Jotta tietty oikeussallitaan tietylle käyttäjälle, kuten kohteen luku- tai muokkausoikeus, tulee kaikkien suojausasetustensamanaikaisesti sallia se.

Valitut suojausasetukset -osio sisältää alla kuvatut sarakkeet.

Lähde

Lähde-sarake ilmaisee lähteen, josta kohde on saanut kyseisen suojausasetuksen. Aiemminyllä kuvatussa esimerkkikuvassa kohteella on projektin IT-koulutus kautta tulleet automaattisetsuojausasetukset sekä kohteen omat suojausasetukset (Tämä kohde). Nämä molemmat rajaavat kohteenlopullisia oikeuksia.

Kuvaus


Kuvaus-sarakkeessa on suojausasetusta kuvaava teksti. Mikäli olet luonut arvoon, arvolistaan taikohdetyyppiin perustuvan automaattisen suojausasetussäännön ja nimennyt sen, nimi näkyy tässäsarakkeessa.

Aktiivinen

Mikäli arvon, arvolistan tai kohdetyypin automaattisia suojausasetuksia määriteltäessä on sallittumahdollisuus ohittaa automaattiset suojausasetukset, voi kyseisen arvon kautta tulevat automaattisetsuojausasetukset ottaa pois käytöstä ottamalla valintaruudun merkinnän pois kyseisen suojausasetuksenkohdalta. Tällöin kyseinen suojausasetus ei enää ole aktiivinen eikä se siten vaikuta kohteen lopullisiinsuojausasetuksiin.

Tässä kappaleessa

• Voimassa olevat oikeudet (sivu 79)• Pseudokäyttäjät (sivu 81)

Voimassa olevat oikeudet

Kohteella voi olla erilaisia omia suojausasetuksia sekä automaattisia suojausasetuksia (sivu 375). Kaikkinämä suojausasetukset rajaavat kohteen käyttöä, kun laajennetut automaattiset suojausasetukset onotettu käyttöön. Jotta tietty käyttöoikeus, kuten kohteen luku- tai muokkausoikeus, voidaan sallia tietyllekäyttäjälle, kaikkien asetusten on sallittava se samanaikaisesti. Kaikkien aktiivisten suojausasetusten tuleesiis myöntää tietty käyttöoikeus, jotta se tulee voimaan.

Esimerkki:Automaattiset suojausasetukset kohteille minkä tahansa projektin kautta

Vaikka itse kohteelle on määritelty oikeudet niin, että kaikilla käyttäjillä on tähän dokumenttiin kaikkioikeudet, projektin kautta tulleet automaattiset suojausasetukset voivat rajata dokumentin käyttöä niin, ettäainoastaan projektipäälliköillä on kaikki oikeudet ja muilla vain luku -oikeudet.


Kuva 23. Automaattiset suojausasetukset projektin kautta voivat rajata kohteen käyttöoikeuksia.

Vihje: Suojausasetukset-ikkunasta näet nopeasti voimassa olevat suojausasetukset käyttäjittäintai oikeuksittain.

Esimerkki:suojausasetusten keskinäinen rajaavuus

• Kohteen suojausasetukset sallivat täyden hallintaoikeuden kaikille käyttäjille.• Luokan kautta kohteelle on annettu suojausasetukset, joiden mukaan johdolla on kaikki oikeudet ja

kaikilla muilla vain luku -oikeus.• Turvallisuusluokitusominaisuuden kautta kohteelle ovat lisäksi tulleet voimaan suojausasetukset, joiden

mukaan johdolla on kaikki oikeudet ja henkilöstöosastolla muokkausoikeus.

Koska kaikkien asetusten tulee sallia tietty oikeus, rajaavat edellä mainitut asetukset toisiaan niin, ettälopulliseen leikkauspisteeseen jäävät voimaan seuraavat oikeudet:


• Täysi hallintaoikeus johdolla.• Henkilöstöosastolla lukuoikeudet.• Ei mitään oikeuksia muilla käyttäjillä.

Lopulliset rajoitukset määräytyvät aina tiukimpien asetusten mukaan. Kuten edellä kerrottiin, kaikkienasetusten on sallittava suojaukset samanaikaisesti, jotta ne ovat voimassa.

Miten dokumentin tai muun kohteen lopullisia oikeuksia voi muuttaa

Koska kaikki suojausasetukset vaikuttavat kohteiden käyttöön rajaavasti, muutoksia lopullisiin oikeuksiinvoidaan tehdä eri tavoin. Asiakasohjelmiston puolella voit muuttaa oikeuksia seuraavin tavoin:

Voit muuttaa kohteen omia suojausasetuksia Suojaus-ikkunassa. Jos kohteelle on annettusuojausasetukset ominaisuuksien kautta, Tiedot-painike näkyy Suojausasetukset-välilehdellä.Painikkeella voidaan muuttaa kohteen omia suojausasetuksia (aktivoi ensin Tämä kohde).

Jos automaattisten suojausasetusten aktivoinnin poistaminen on sallittu, voit ottaa automaattisetsuojausasetukset pois päältä ominaisuuksittain.

Voit muuttaa kohteen ominaisuuksia, joiden kautta on tullut automaattisia suojausasetuksia (jos se onsallittu).

Mikäli et pysty muuttamaan kohteen omia suojausasetuksia tai kohteen ominaisuuksia ja niiden kauttatulleita automaattisia suojausasetuksia, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan oikeusmuutosten osalta.

Pseudokäyttäjät

Sen sijaan, että lisäisit kohteen suojausasetuksiin vain käyttäjiä tai käyttäjäryhmiä, voit lisätä niihin myösnk. pseudokäyttäjiä eli käyttäjiä metatiedoista.

Voit määrittää pseudokäyttäjiä suoraan kohteelle ja käyttää heitä automaattisissa suojausasetuksissasekä nimetyissä käyttöoikeusluetteloissa. Ominaisuuksien kautta määriteltäviä pseudokäyttäjiä voi käyttäämyös työnkuluissa, kun halutaan määritellä henkilöille tehtäviä, lähettää ilmoituksia käyttäjille tai määritelläsuojausasetuksia eri tiloille.

Voit määrittää pseudokäyttäjiä ainoastaan Käyttäjät- tai Käyttäjäryhmät-arvolistaan perustuvienominaisuuksien kautta.

Esimerkki:

Voit määrittää, että tietyn projektin projektipäälliköllä on aina jonkin kohteen käyttöoikeus, jos projektion ilmoitettu kohteen metatiedoissa. Sen jälkeen projektipäällikön tiedot siirtyvät automaattisestiprojektissa käytettävälle kohteelle. Lisäksi käyttäjälle annetaan kohteeseen projektipäällikön käyttöoikeudetautomaattisiin suojausasetuksiin perustuen. Mikäli projektipäällikkö vaihtuu, projektipäällikön tiedoton helppo vaihtaa projektissa. Nämä tiedot siirretään dokumenteille tai muille kohteille, joten niidenprojektipäällikköä koskevia tietoja ei tarvitse erikseen päivittää.

Voit myös suorittaa monitasoisia käyttäjämäärityksiä ominaisuuksien kautta. Voit määritellä esimerkiksiprojektipäällikön siihen liittyvän projektin ominaisuuden kautta (katso jäljempänä oleva kuva). Näinprojektipäällikön tiedot pysyvät aina ajan tasalla, koska tiedot on liitetty projektiin eikä jokaiseen erilliseendokumenttiin. Voit määrittää käyttöoikeudet näille pseudokäyttäjille kohteen mukaan tai hyödyntää heitäautomaattisia suojausasetuksia määriteltäessä.


Kuva 24. Valitse ”Käyttäjä metatiedoista”, kun haluat määritellä pseudokäyttäjiä.

Voit määritellä automaattisia suojausasetuksia ja hyödyntää pseudokäyttäjien määrityksiä esimerkiksiTyösopimus-luokassa, jolla voidaan antaa tietyt oikeudet automaattisesti esimerkiksi työntekijänesimiehelle. Siinä tapauksessa esimies löytyy automaattisesti työntekijän tiedoilla ja esimies saaasianmukaiset oikeudet. Jos työntekijän esimies muuttuu, nämä oikeudet annetaan automaattisesti uudelleesimiehelle.

Jos haluat lisätietoja automaattisista suojausasetuksista, katso Automaattiset suojausasetukset arvolistanarvoille (sivu 375).

Tehtävänantojen luominen ja suorittaminen

Tehtävänantojen avulla tieto ja vastuu työn suorittamisesta siirretään oikealle henkilölle. Tehtävänantojenavulla voit esimerkiksi pyytää työtoveria tarkastamaan tarjouksen ennen sen lähettämistä asiakkaalle.

Tehtävänannot voivat sisältyä työnkulkuihin tai ne voivat olla riippumattomia. Katso lisää työnkulkuihinmääriteltävistä automaattisista tehtävänannoista kohdasta Anna tehtäväksi käyttäjälle (sivu 444).

Kun haluat antaa uuden tehtävän suoritettavaksi, luo uusi Tehtävänanto-kohde. Koska tehtävänannotovat kohteita, voit määrittää saman tehtävänannon usealle eri kohteelle. Voit vastakohtaisesti lisätä useitaeri kohteita samalle tehtävänannolle. Voit esimerkiksi laittaa useita työvedoksia tarkistettavaksi toisellehenkilölle samalla tehtävänannolla.

Koska tehtävänannot ovat erillisiä kohteita, niillä on oma versiohistoria ja omat suojausasetukset. Tästäsyystä dokumentilla ja siihen liittyvällä tehtävänannolla voi olla eri suojausasetukset, ja sen vuoksi vainkäyttäjä, jolla on dokumentin lukuoikeudet, voi merkitä tehtävänannon suoritetuksi. Käyttäjällä ei tarvitseolla dokumentin muokkausoikeuksia, eli myös käyttäjät, joilla on M-Filesin Vain luku -lisenssi, voivatmerkitä tehtävänannon suoritetuksi.

Tehtävänanto voidaan luoda kolmella tavalla:

• Luo tehtävänanto ja lisää siihen kohteita vetämällä ja pudottamalla tai käyttämällä Lisää tiedosto -toimintoa pikavalikosta.

• Korosta yksi tai useampi dokumentti ja valitse Tehtävänanto-kohta Uusi-valikosta.


• Luo tehtävänanto lisäämättä kohdetta siihen ja määritä koko tehtävä tehtävänannon kuvauskentässä.

Kuva 25. Uuden tehtävänannon metatietokortti.

Tehtävänannon kuvaus

Lisää vapaamuotoinen kuvaus tehtävästä. Kuvaus välitetään tehtävänannon suorittajalle sähköposti-ilmoituksessa.

Tehtävän suorittajat

Määrittele ne käyttäjät, joille haluat tehtävän antaa. Voit lisätä käyttäjiä napsauttamalla pluspainiketta (+)työkalurivillä. Aina kun tehtävänanto on oma kohteensa, tulee kaikkien tehtävänannon suorittajien merkitätehtävänanto suoritetuksi ennen kuin tehtävänanto muuttuu suoritetuksi.

Määräpäivä

Valitse halutessasi määräpäivä tehtävänannolle. Käyttäjä saa automaattisesti muistutuksen, jos hän ei olemerkinnyt tehtävänantoa suoritetuksi ja määräpäivä on lähestymässä. Tämä muistutus lähetetään yhteisenilmoitussäännön avulla, jonka järjestelmänvalvoja voi poistaa.


Määräpäivää voidaan hyödyntää myös näkymien muodostamisessa: järjestelmänvalvoja tai käyttäjä voimääritellä näkymän, jossa näkyvät kohteet, joiden määräpäivä on lähellä. Katso lisää näkymistä kohdastaNäkymän luonti (sivu 156).

Seuraaja

Seuraaja-kentässä voit määritellä ne käyttäjät, joiden haluat saavan ilmoituksen joka kerta, kuntehtävä merkitään suoritetuksi. Tehtävänannon suorittava henkilö määritellään tehtävän seuraajaksiautomaattisesti, kun kohde tallennetaan ensimmäistä kertaa. Kun ominaisuus on lisätty metatietokorttiinautomaattisesti tai manuaalisesti, voit muuttaa tai lisätä seuraajia napsauttamalla työkalurivin plus-painiketta (+).

Suoritetuksi merkitsemisen kuvake

Voit merkitä tehtävänannon suoritetuksi napsauttamalla Tehtävän suorittajat -kentän vieressä olevaakuvaketta.

Uuden tehtävänannon luonti olemassa olevalle dokumentille

1. Etsi M-Filesissa dokumentti, jolle haluat luoda uuden tehtävänannon.

2. Napsauta dokumenttia hiiren oikealla painikkeella ja valitse Uusi > Tehtävänanto... pikavalikosta.

3. Kirjoita kuvaava otsikko tehtävänannolle Nimi tai otsikko -kenttään.

4. Anna tarkka kuvaus tehtävänannosta Tehtävänannon kuvaus -kenttään sen varmistamiseksi, ettätehtävän saaja tuntee tehtävänannon yksityiskohdat.

5. Valitse Tehtävän suorittajat -pudotusvalikosta henkilö, jolle tämä tehtävänanto annetaan.

6. Valinnainen Valitse Määräpäivä-kenttään päivämäärä, johon mennessä tehtävänannon on oltavasuoritettu.

7. Valinnainen Valitse työnkulun asetuksista Uusi tehtävänanto -ikkunan alalaidasta työnkulkutehtävänannolle.

8. Luo tehtävänanto napsauttamalla Luo.

Uusi tehtävänanto tulee näkyviin tehtävän saajan Minulla tehtävänä -näkymään, ja hän saa sähköpostiauudesta tehtävänannosta.Uuden tehtävänannon luonti uudelle dokumentille

1. Napsauta M-Files Desktopissa Luo-painiketta ja valitse pikavalikosta Tehtävänanto....

2. Kirjoita kuvaava otsikko tehtävänannolle Nimi tai otsikko -kenttään.

3. Anna tarkka kuvaus tehtävänannosta Tehtävänannon kuvaus -kenttään sen varmistamiseksi, ettätehtävän saaja tuntee tehtävänannon yksityiskohdat.

4. Valitse Tehtävän suorittajat -pudotusvalikosta henkilö, jolle tämä tehtävänanto annetaan.

5. Valinnainen Valitse Määräpäivä-kenttään päivämäärä, johon mennessä tehtävänannon on oltavasuoritettu.

6. Valinnainen Valitse työnkulun asetuksista Uusi tehtävänanto -ikkunan alalaidasta työnkulkutehtävänannolle.

7. Luo tehtävänanto napsauttamalla Luo.


8. Kun uusi tehtävänanto on luotu, napsauta tehtävänantoa listausalueella hiiren oikealla painikkeella,valitse Lisää tiedosto ja valitse sopiva tiedostomuoto uudelle tiedostolle.

9. Nimeä uusi tiedosto vastaavasti.

10.Valinnainen Kaksoisnapsauta lisäämääsi tiedostoa sen muokkaamista varten.

Uusi tehtävänanto tulee näkyviin tehtävän saajan Minulla tehtävänä -näkymään, ja hän saa sähköpostiauudesta tehtävänannosta.Tehtävänannon suorittaminen

Kun olet saanut tehtävänannon, sinun on suoritettava tehtävänantoon liittyvät tehtävät ja merkittävätehtävänanto valmiiksi sen merkiksi, että sinä, tehtävänannon saaja, olet suorittanut saamasitehtävänannon.

1. Etsi ja korosta saamasi tehtävänanto M-Filesissa.

Kaikki tehtäväksi saamasi tehtävänannot ovat nähtävissä Minulla tehtävänä -näkymässä.

2. Suorita kaikki tehtävänannon edellyttämät tehtävät.

3. Merkitse tehtävänanto valmiiksi tekemällä jokin seuraavista:

a. Napsauta metatietokortissa nimesi vieressä olevaa ✓ (Merkitse suoritetuksi) -kuvaketta Tehtävänsuorittajat -kentässä.

tai

b. Valitse tehtäväalueella Näytä ja muokkaa > Merkitse suoritetuksi.

tai

c. Napsauta tehtävänantoa hiiren oikealla painikkeella ja valitse Työnkulku > Merkitse suoritetuksi.

4. Valinnainen Tehtävänannon työnkulkuasetuksista riippuen sinun on ehkä vielä lisättävä sähköinenallekirjoitus tehtävänannon valmistumisen vahvistamiseksi.

Tehtävänanto on suoritettu, ja se poistuu Minulla tehtävänä -näkymästä.Arvioitavan tehtävänannon suorittaminen

Kun olet saanut arvioitavan tehtävänannon, sinun on suoritettava tehtävänantoon liittyvät tehtävät jamerkittävä tehtävänanto joko hyväksytyksi tai hylätyksi sen merkiksi, että sinä, tehtävänannon saaja, jokohyväksyt tai hylkäät tehtävänannon kohteen. Voit merkitä tehtävänannon hylätyksi esimerkiksi silloin, joskohdedokumenttia ei mielestäsi voida julkaista.

1. Etsi ja korosta saamasi tehtävänanto M-Filesissa.

Kaikki tehtäväksi saamasi tehtävänannot ovat nähtävissä Minulla tehtävänä -näkymässä.

2. Suorita kaikki tehtävänannon edellyttämät tehtävät.

3. Merkitse tehtävänanto joko hyväksytyksi tai hylätyksi tekemällä jokin seuraavista:

a. Napsauta metatietokortissa nimesi vieressä joko ✓- tai X-kuvaketta Tehtävän suorittajat -kentässä.

tai

b. Valitse tehtäväalueella Näytä ja muokkaa > Merkitse hyväksytyksi / Merkitse hylätyksi.


tai

c. Napsauta tehtävänantoa hiiren oikealla painikkeella ja valitse Työnkulku > Merkitsehyväksytyksi / Merkitse hylätyksi.

4. Valinnainen Tehtävänannon työnkulkuasetuksista riippuen sinun on ehkä vielä lisättävä sähköinenallekirjoitus toimenpiteen vahvistamiseksi.

Tehtävänanto on suoritettu, ja se poistuu Minulla tehtävänä -näkymästä. Ominaisuudessa Seuraajamääritetty käyttäjä saa sähköposti-ilmoituksen hyväksynnästä tai hylkäyksestä.

Olemassa olevan kohteen kopioiminen

Kopioi olemassa oleva kohde varastossa napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella valitsemaasi kohdettaja valitsemalla pikavalikosta Tee kopio. Kohteesta luodaan komennon avulla kokonaan uusi kohdekäyttäen lähteen metatietoja ja sisältöä. Versiohistoria ei kopioidu uuteen kohteeseen.

Toiminnot Microsoft Outlookissa

M-Files tarjoaa useita ominaisuuksia ja etuja sähköpostiviestien päivittäiseen käsittelyyn jahyödyntämiseen asiakassuhteissa. Voit esimerkiksi automatisoida viestien tallentamisen M-Filesiinhyödyntämällä Microsoft Outlookin sääntöjä ja M-Filesin ominaisuuksia. Kattava integrointi MicrosoftOutlookiin tarjoaa esimerkiksi seuraavat ominaisuudet:

• Sähköpostiviestejä ja liitetiedostoja voidaan tallentaa eri tiedostomuodoissa (sivu 88) M-Filesiin.• Voit lähettää sähköpostiviestin ja samalla tallentaa sen valitsemaasi M-Files-varastoon käyttämällä

Microsoft Outlook -sovelluksen M-Files-välilehdellä olevaa Lähetä ja tallenna M-Filesiin -painiketta.• Sähköpostiviestit voidaan tallentaa myös automaattisesti metatietoineen Outlookin sääntöjä (sivu 89)

ja M-Filesin ominaisuuksia käyttäen.• Yhteyshenkilöt ja asiakkaat voidaan yhdistää sähköpostiviesteihin automaattisesti.• M-Files-kategoriamerkintä ilmaisee viestit, jotka on tallennettu M-Filesiin.• Tiettyyn viestiin liittyvät viestit kytketään toisiinsa M-Filesissa. Sen ansiosta koko viestiketju on helposti

käytettävissä ja luettavissa M-Filesissa.• Näytä M-Filesissa -toiminnon avulla voit avata ja tallentaa viestin M-Filesin käyttöliittymässä.• Kun sähköpostiviesti tallennetaan M-Filesiin Microsoft Outlookin avulla, dokumentin päiväys on

automaattisesti sama kuin sähköpostin päiväys huolimatta siitä, milloin viesti tallennetaan M-Filesiin.

Huomaa:

Jos haluat poistaa Lähetä ja tallenna M-Filesiin -painikkeen käytöstä Microsoft Outlookissa,määritä seuraava rekisteriasetus asiakastietokoneelle:

Avain HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Client\Common\<vault name>\MSOutlookRibbon

Arvon nimi ShowSendAndSaveInMFilesTab

Arvontyyppi

REG_DWORD

Kuvaus Kun Lähetä ja tallenna M-Filesiin -painike on käytössä, se näkyy M-Files-valintanauhassa.

Oletusarvo 1 Käytössä

Arvo 0 Ei käytössä



1 Enabled

Jos haluat lisätä Lähetä ja tallenna M-Filesiin -painikkeen Microsoft Outlookin oletusarvoiseenlaadintaikkunaan, määritä seuraava rekisteriasetus asiakastietokoneelle:


Arvon nimi ShowSendAndSaveInBuiltInTab

Arvontyyppi

REG_DWORD

Kuvaus Kun Lähetä ja tallenna M-Filesiin -painike on käytössä, se näkyy MicrosoftOutlookin oletusarvoisessa laadintaikkunassa.

Oletusarvo 0 Ei käytössä

0 Ei käytössäArvo

1 Enabled

M-Files-järjestelmänvalvoja voi myös jakaa nämä asetukset usealle asiakastietokoneelle. Katsolisätietoja kohdasta ”Lähetä ja tallenna M-Filesiin” -painikkeen määritysasetukset (sivu 554).

Tässä kappaleessa

• Microsoft Outlook -sähköpostiviestin tallentaminen M-Filesiin (sivu 87)• Tallennusmuodot (sivu 88)• Microsoft Outlook -säännön luonti M-Filesiin (sivu 89)• Viestien tallennus M-Files-kansioihin (sivu 90)• Viestien liittäminen yhteyshenkilöihin (sivu 94)• M-Files-kategoriamerkintä (sivu 95)

Microsoft Outlook -sähköpostiviestin tallentaminen M-Filesiin

1. Suorita Microsoft Outlookissa jokin seuraavista toiminnoista:

a. Valitse M-Filesiin tallennettava sähköpostiviesti, napsauta hiiren oikealla painikkeella Tallenna M-Filesiin ja valitse sitten varasto, jonne haluat tallentaa valitun sähköpostiviestin.

tai

b. Valitse M-Filesiin tallennettava sähköpostiviesti, vedä ja pudota viesti haluamaasi M-Files-kansioonMicrosoft Outlook -navigointialueella.

tai

c. Laadi ensin uusi sähköpostiviesti ja avaa sitten Viesti-ikkunassa M-Files-välilehti ja napsautaLähetä ja tallenna M-Filesiin, ja valitse lopuksi sopiva varasto pudotusvalikosta.


2. Valitse Tallennusmuoto-pudotusvalikosta muoto, jossa sähköpostiviesti tallennetaan.


Lisätietoa sähköpostiviestin tallennusmuodoista on kohdassa Tallennusmuodot (sivu 88).

3. Täytä metatiedot sähköpostiviestille ja napsauta Luo, kun olet valmis.

Huomaa, että jotkin ominaisuudet saatetaan täyttää automaattisesti. Katso lisätietoja kohdastaAutomaattisesti täyttyvät metatiedot (sivu 91).

Valittu sähköpostiviesti lisätään valittuun varastoon M-Filesissa. Myös M-Files-lippu lisätään viestiinMicrosoft Outlookissa merkiksi siitä, että viesti on tallennettu M-Filesiin.Tallennusmuodot

Voit helposti tallentaa sähköpostiviestit liitetiedostoineen Microsoft Outlookista suoraan M-Filesiin.Seuraavat M-Files-toiminnot ovat käytettävissä Microsoft Outlookin versioissa 2007, 2010, 2013 ja 2016.

Microsoft Outlook tarjoaa Tallenna M-Filesiin -toimintoon seuraavat tallennusvaihtoehdot:

Kuva 26. Sähköpostiviestit voidaan tallentaa eri muodoissa M-Filesiin.

Microsoft Outlook -viesti (*.msg)

Sähköpostiviesti mahdollisine liitteineen tallennetaan M-Filesiin msg-tiedostomuodossa. Tallennettutiedosto avautuu liitteineen viestinä Microsoft Outlookiin.

Microsoft Outlook -viesti; erilliset liitteet (*.msg; *.*)

Sähköpostiviesti tallennetaan monitiedostoiseksi dokumentiksi: sähköpostin tekstiosuus tallennetaan msg-muodossa ja liitteet omissa tiedostomuodoissaan. Tallennettu msg-tiedosto avautuu viestinä MicrosoftOutlookiin. Tallennetut tiedostot avautuvat ko. tiedostomuotojen mukaisiin sovelluksiin.

Vain teksti; ei liitteitä (*.txt)


Sähköpostiviesti tallennetaan tekstitiedostomuodossa. Tallennettu tiedosto avautuu esimerkiksi Notepadiin.Liitteitä ei tallenneta.

Vain teksti; erilliset liitteet (*.txt; *.*)

Sähköpostiviesti tallennetaan monitiedostoiseksi dokumentiksi: sähköpostin tekstiosuus tallennetaantekstitiedostomuodossa ja liitteet omissa tiedostomuodoissaan. Tallennetut tiedostot avautuvat ko.tiedostomuotojen mukaisiin sovelluksiin.

MHTML-dokumentti; ei liitteitä (*.mht)

Sähköpostiviesti tallennetaan mht-tiedostomuodossa M-Filesiin. Tallennettu tiedosto avautuu mht-tiedostojen lukemiseen tarkoitettuun ohjelmaan, kuten esimerkiksi Internet Explorer -selaimeen.

MHTML-dokumentti; erilliset liitteet (*.mht; *.*)

Sähköpostiviesti tallennetaan monitiedostoiseksi dokumentiksi: sähköpostin sisältö tallennetaan mht-muodossa ja liitteet omissa tiedostomuodoissaan. Tallennetut tiedostot avautuvat ko. tiedostomuotojenmukaisiin sovelluksiin.

Tallenna liitteet M-Filesiin

Tallenna liitteet M-Filesiin -toiminto tallentaa vain sähköpostin liitteet. Liitteet tallennetaan omissatiedostomuodoissaan. Useita liitetiedostoja sisältävän viestin tiedostot tallennetaan monitiedostoisenadokumenttina. Yhden liitetiedoston sisältävän viestin tiedosto tallennetaan yksitiedostoisena dokumenttina.Tallennetut tiedostot avautuvat ko. tiedostomuotojen mukaisiin sovelluksiin.

Huomaa: Jos haluat tallentaa useita liitetiedostoja erillisinä dokumentteina etkä yhtenämonitiedostoisena dokumenttina, kysy lisätietoja M-Files-konsultiltasi.

Microsoft Outlook -säännön luonti M-Filesiin

Microsoft Outlook -sääntöjä hyödyntämällä voit helposti automatisoida tietynlaisten sähköpostiviestientallentamisen M-Filesiin esimerkiksi viestin lähettäjän, aiheen tai vastaanottajan perusteella. Voitesimerkiksi määrittää kaikki lähettämäsi tarjousviestit tallentumaan M-Filesiin sen mukaan, että otsikossaon sana tarjous.

Huomaa: Nämä ohjeet koskevat Microsoft Outlook 2013 -versiota. Jos käytät toista MicrosoftOutlook -versiota, sääntöjen luomistavassa voi olla pieniä eroja.

Luo Microsoft Outlook -sääntö M-Filesiin seuraavasti:

1. Avaa Microsoft Outlook ja valitse sähköpostiviesti, joka vastaa tyypiltään luotavaksi haluamaasisääntöä.

Voit valita viestin ja luoda säännön esimerkiksi viestin lähettäjän, Aihe-kentässä olevan tekstintai viestin vastaanottajan mukaan.

2. Napsauta Aloitus-välilehden Siirrä-kohdassa Säännöt ja valitse Luo sääntö... valikosta.

Luo sääntö -ikkuna avautuu.

3. Napsauta Lisäasetukset...-painiketta.

Ohjattu sääntöjen luominen -ikkuna avautuu.

4. Valitse ehto tai ehdot, jotka sähköpostiviestin on täytettävä säännön soveltamiseksi.


Jos haluat luoda säännön, joka koskee valitun lähettäjän lähettämiä viestejä, merkitse lähettäjä<nimi> -valintaruutu.

5. Valinnainen Napsauta alleviivattua arvoa säännön kuvaus -kentässä, jos säännön ehtoa onmuokattava.


7. Merkitse siirrä kopio tiettyyn kansioon -valintaruutu.

Voit myös siirtää itse viestit suoraan M-Filesiin niin, että ne poistetaan siirtämisen jälkeenMicrosoft Outlookista, mutta yleensä on parasta siirtää kopio viestistä M-Filesiin. Tällöinvarsinainen viesti jää alkuperäiseen kansioon, kuten Saapuneet- tai Lähtevät-kansioon.

8. Napsauta säännön kuvaus -kentässä määritetty.

Säännöt ja hälytykset -ikkuna avautuu.

9. Laajenna M-Files-solmu ja valitse sitten varasto, johon haluat siirtää kopiot tätä sääntöä vastaavistaviesteistä.

10.Sulje Säännöt ja hälytykset -ikkuna napsauttamalla OK ja napsauta sitten Seuraava.

11.Valinnainen Jos sinun on tehtävä poikkeus tähän sääntöön, merkitse sovellettaviksi haluamiesipoikkeuksien valintaruudut ja muokkaa poikkeusta tarvittaessa säännön kuvaus -kentässä.

12.Napsauta Seuraava.

13.Anna säännölle kuvaava nimi tekstikenttään.

14.Merkitse Suorita tämä sääntö viesteihin, jotka ovat jo kansiossa...- ja Ota tämä sääntö käyttöön -valintaruudut ja lopeta säännön luonti napsauttamalla Valmis.

Microsoft Outlookissa juuri määrittämääsi sääntöä vastaavat sähköpostiviestit siirretään automaattisestivalittuun kansioon M-Filesissa.

Huomaa: Jos Microsoft Outlook ei ole auki saadessasi tätä sääntöä vastaavan viestin ja viestitallennettaisiin siksi automaattisesti M-Filesiin, M-Files näyttää ehdotuksen Tallenna odottavatviestit nyt, kun Microsoft Outlook avataan seuraavan kerran.

Viestien tallennus M-Files-kansioihin

Tallenna M-Filesiin -toiminnon lisäksi voit tallentaa viestejä M-Filesiin M-Files-kansioita käyttämällä. Tämätarjoaa useita lisätoimintoja viestien tallennukseen:

• Voit tallentaa viestit helposti ja nopeasti vetämällä ne M-Files-kansioihin Microsoft Outlookissa.• M-Files-kansiot ovat automaattisesti käytössäsi Microsoft Outlookissa, jos koneellesi on asennettu

M-Files. Automaattisesti käyttöön tulevat M-Files-kansiot vastaavat niitä M-Files-varastoja, joihin oletlisännyt dokumenttivarastoyhteyden.

• Viestit kopioidaan aina niiden alkuperäisestä sijaintikansiosta Microsoft Outlookissa: viestejä ei poistetaniiden alkuperäisestä Microsoft Outlook -kansiosta, kun ne siirretään M-Files-kansioon.

• Voit määritellä automaattisesti täyttyviä metatietoja M-Files-kansioittain.

Edellä esitellyt toiminnot ovat käytettävissä Microsoft Outlookin versioissa 2007, 2010, 2013 ja 2016.


Tässä kappaleessa

• Automaattisesti täyttyvät metatiedot (sivu 91)

Automaattisesti täyttyvät metatiedot

Voit määritellä automaattisesti täyttyviä ominaisuuksia, jotka lisätään sähköpostiviesteille aina M-Filesiintallennettaessa. Määrittely tehdään vetämällä ominaisuuksia M-Files-kansioihin Microsoft Outlookissa.Asetukset ovat kansiokohtaisia, ja ne mahdollistavat useiden alikansioiden käytön eri tarkoituksiin.Toiminto on käytettävissä Microsoft Outlook -versioissa 2007, 2010, 2013 ja 2016.

Huomaa: Kansiot on lisättävä automaattisesti luotujen M-Files-kansioiden (jotka edustavatM-Files-varastoyhteyksiäsi) alikansioiksi. Jos luot kansion suoraan päätasolle, luot normaalinMicrosoft Outlook -kansion, jolle et voi määrittää M-Files-ominaisuuksia.

Määrittele M-Files-ominaisuudet -toiminto löytyy Microsoft Outlookista napsauttamalla hiiren oikeallapainikkeella M-Files-kansiota.


Kuva 27. Ominaisuudet-ikkuna automaattisesti täyttyville kansiokohtaisille metatiedoille.

Voit määritellä uuden ominaisuuden napsauttamalla Lisää...-painiketta.

Voit esimerkiksi antaa Projekti-ominaisuudelle kiinteän arvon Taloprojekti Taivas. Silloin kyseiseenkansioon vedetyt viestit liitetään automaattisesti Taloprojekti Taivaaseen. Tai jos haluat tallentaa kaikkityöpaikkahakemukset luokkaan Työpaikkahakemus, valitse kansion ominaisuudeksi Luokka ja sille arvoTyöpaikkahakemus.

Voit myös määritellä varsinaisesta sähköpostiviestistä luettavia ominaisuuksiaM-Files-kansiolle. Valitsesiinä tapauksessa Lisää... ja sitten Lue sähköpostiviestistä. Valitse sitten sopiva kohta pudotusvalikosta.

Salli käyttäjien säilyttää ominaisuusarvo tämän kansion asetuksissa

Tämä asetus näkyy ainoastaan käyttäjille, joilla on vähintään oikeus hallita yleisiä näkymiä, ja se lisääSäilytä-sarakkeen kansion ominaisuusikkunaan. Säilytä-valinta on kaikkien käyttäjien käytettävissä,ja jokainen yksittäinen käyttäjä voi valvoa sitä. Kun ominaisuuden Säilytä-valinta aktivoidaan, M-


Files muistaa käyttäjän antaman uusimman arvon ja jättää huomiotta järjestelmänvalvojan asettamanalkuperäisen kiinteän arvon.

Jos organisaatiolla on esimerkiksi kaksi samaan asiakkaaseen liittyvää projektia, oletusprojektiksion asetettu Alpha. Beta-projektin projektipäällikkö haluaa todennäköisesti ottaa Säilytä-valinnankäyttöön, koska sillä tavalla ominaisuutta tarvitsee muuttaa vain kerran. Sen jälkeen M-Files muistaa,että projektipäällikkö haluaa liittää sähköpostiviestinsä Beta-projektiin eikä Alpha-projektiin, vaikkaoletusprojektina oli Alpha.

Permissions

Suojausasetukset-valinnalla voit määrittää tähän M-Files-kansioon tallennettujen viestien käyttöoikeudet.Tätä ei pidä sekoittaa yhteisten kansioiden näkymien suojausasetuksiin (katso jäljempää).

Kysy metatietoja

Voit määritellä, näytetäänkö metatietokorttia vedettäessä viestejä M-Files-kansioon. Metatietokortti on hyvänäyttää, jos haluat tarkistaa tai muuttaa automaattisesti täyttyviä metatietoja tallennusvaiheessa tai jos etole määritellyt kansiokohtaisia ominaisuuksia.

Määrittele yhteisiä M-Files-kansioita

Voit myös määritellä, että luomasi M-Files-alikansio on kaikille yhteinen, jolloin kansio näkyy kaikkienkäyttäjien Microsoft Outlookissa. Yhteisen M-Files-alikansion voi luoda ja määritellä käyttäjä, jolla onvähintään yhteisten näkymien hallintaoikeus. Kun käyttäjä vetää viestin tällaiseen yhteiseen kansioon, saaviesti ne automaattiset metatiedot (ominaisuudet), jotka yhteiseen kansioon on määritelty.

Yhteisen kansion asetukset otetaan käyttöön, kun käyttäjä käynnistää Microsoft Outlookin ollessaankirjautuneena varastoon.

Yhteisen kansion näkymän suojausasetukset

Heti kun Yhteinen kaikille käyttäjille -asetus on valittu, Metatiedot-välilehden viereen ilmestyySuojausasetukset-välilehti. Näin voit valita yhteisen kansion näkymän suojausasetukset. Tätä ei saasekoittaa Metatiedot-välilehden Suojausasetukset-valintaan (ks. ed.).

Automaattisesti täyttyvien metatietojen määritys

1. Valitse Microsoft Outlookissa olemassa oleva M-Files-kansio tai luo uusi M-Files-kansio:

Tavoite: Toimenpiteet:

Automaattisesti täyttyvien metatietojenmäärittäminen olemassa olevalle M-Files-kansiolle

Napsauta hiiren oikealla painikkeella olemassaolevaa M-Files-kansiota navigointialueellaja valitse pikavalikosta Määrittele M-Files-ominaisuudet.

Automaattisesti täyttyvien metatietojenmäärittäminen uudelle M-Files-kansiolle

Napsauta hiiren oikeaa painikettanavigointipaneelin varaston kohdalla, valitsepikavalikosta Uusi kansio..., nimeä kansio japaina Enter-näppäintä.

Ominaisuudet-ikkuna avautuu.

2. Määrittele uusi ominaisuus napsauttamalla Lisää....

Määrittele ominaisuus -ikkuna avautuu.


3. Valitse Ominaisuus-pudotusvalikosta M-Files-ominaisuus, jonka haluat täyttyvän automaattisesti, javalitse sitten haluamasi vaihtoehto:

a. Käytä kiinteää arvoa ja syötä tai valitse arvo jäljempänä olevaan kenttään, jos haluat täyttääominaisuuden arvon kiinteällä arvolla.

tai

b. Lue sähköpostiviestistä ja valitse sähköpostin otsikkokenttä, josta tiedot luetaan, käyttäen Kenttä-pudotusvalikkoa, jos haluat täyttää ominaisuuden arvon tuodusta sähköpostiviestistä luetuillatiedoilla.

4. Napsauta OK, kun haluat sulkea Määrittele ominaisuus -valintaikkunan.

Automaattisesti täyttyvä ominaisuus lisätään Ominaisuudet-listaan Ominaisuudet-ikkunassa.

5. Valinnainen Merkitse Ominaisuudet-listassa Ominaisuudet-ikkunassa automaattisesti täyttyvänominaisuuden Säilytä-valintaruutu, jos haluat M-Filesin muistavan aina kenen tahansa käyttäjän tälleominaisuudelle viimeksi asettaman arvon ja ohittavan tässä ikkunassa asetetun alkuperäisen arvon.

6. Määrittele Suojausasetukset-pudotusvalikossa tämän kansion kautta luotujen dokumenttiensuojausasetukset.

7. Valinnainen Valitse Kysy metatietoja -valintaruutu, jos haluat näyttää metatietokortin ja kysyä lisäämetatietoja aina, kun sähköpostiviesti vedetään ja pudotetaan tähän kansioon.

8. Valitse Tallennusmuoto-pudotusvalikosta sähköpostiviestimuoto tähän kansioon tallennetuilleviesteille.

9. Valinnainen Merkitse Yhteinen kaikille käyttäjille -valintaruutu, jos haluat näyttää tämän kansionkaikille varaston käyttäjille Microsoft Outlookissa.

Jos Yhteinen kaikille käyttäjille -vaihtoehto on käytössä, voit määrittää tämän kansion näkevätkäyttäjät Suojausasetukset-välilehdellä.

Kun sähköpostiviesti vedetään ja pudotetaan Microsoft Outlook -kansioon, jolle olet juuri asettanutautomaattisesti täyttyvät metatietojen määrittelyt, viesti tallennetaan M-Filesiin automaattisesti täyttyvillämetatiedoilla.Viestien liittäminen yhteyshenkilöihin

M-Files Adminissa voit määritellä, että viesti liitetään automaattisesti M-Filesiin tallennettuihinyhteyshenkilöihin ja asiakkaisiin viestin lähettäjä- ja vastaanottajatietojen mukaan. Tällöin esim. lähettäjältä[email protected] tullut viesti voidaan liittää automaattisesti yhteyshenkilöön Matti Paija ja asiakkaaseenESTT Oy.

Kun käyttäjä on tallentamassa sähköpostiviestiä M-Filesiin Microsoft Outlookissa, M-Files hakeevastaavuutta viestissä olevien sähköpostiosoitteiden ja M-Files Adminissa määriteltyjen ominaisuuksienvälillä. Vastaavuuden ja järjestelmänvalvojan tekemien määritysten mukaan M-Files liittää viestinautomaattisesti asiakkaisiin tai yhteyshenkilöihin, kun viesti tallennetaan M-Files-kansioon MicrosoftOutlookissa.

Huomaa: Yhdistäminen voidaan tehdä vain, jos viesti tallennetaan Microsoft Outlook -versiossa2007, 2010, 2013 tai 2016.

Tämä automatisointi tehdään varastokohtaisesti (varastokohtainen M-Files-kansio Microsoft Outlookissa),jolloin se on voimassa myös kaikissa kyseisen M-Files-kansion alikansioissa.


M-Files-kategoriamerkintä

Microsoft Outlookin viestilistauksessa näkyvä M-Files-kategoriamerkintä ilmaisee, että olet jo tallentanutviestin M-Filesiin.

Mikäli joku toinen käyttäjä (esim. viestin toinen vastaanottaja) on jo tallentanut saman viestin M-Filesiin, M-Files varmistaa, haluatko tallentaa saman viestin uudelleen. Vaikka et tallentaisi viestiä uudelleen, M-Files-kategoriamerkintä näytetään myös Microsoft Outlookissa kyseisen viestin kohdalla.

Viestin pikavalikon Päivitä M-Files-tila -toiminnolla voit helposti näyttää kaikki M-Files-kategoriamerkinnät.Tällöin myös viestit, jotka joku muu käyttäjä on jo tallentanut M-Filesiin, saavat M-Files-kategoriamerkinnänMicrosoft Outlookissa.

2.2.2. Sisällön poisto ja arkistointi

Tässä osiossa käsitellään tapoja, joilla voit poistaa kohteita varastostasi sekä arkistoida varaston sisältöä.

Tässä kappaleessa

• Kohteiden poistaminen ja poiston kumoaminen (sivu 95)• Arkistointi (sivu 95)

Kohteiden poistaminen ja poiston kumoaminen

Kohteiden poistaminen

Jos haluat poistaa kohteen, napsauta sitä hiiren oikealla painikkeella ja valitse pikavalikosta Poista. Kohdeei katoa pysyvästi, vaan se poistetaan ja se löytyy yhä suodatetulla haulla (katso Poistettu kohdasta Tilaanperustuvat ehdot (sivu 139)).

Huomaa kuitenkin, että voit katsoa poistettuja kohteita vain, jos sinulla on asianmukaiset käyttöoikeudet.Jos sinulla on järjestelmänvalvojan oikeus Täysi dokumenttivaraston hallintaoikeus tai Näkee kaikkikohteet ja voi lukea kaikkia kohteita (sis. poistetut), voit käyttää näkymää, jossa näkyvät kaikki poistetutkohteet (katso Näkymän luonti (sivu 156)).

Kohteiden poiston kumoaminen

Poistetut kohteet voidaan palauttaa Kumoa poisto -vaihtoehdolla. Etsi ensin poistettu kohdePoistettu-näkymällä tai laajennetuilla hakuvaihtoehdoilla ja napsauta sitten poistettua kohdetta hiirenoikeanpuoleisella painikkeella ja valitse pikavalikosta Kumoa poisto.

Kohteiden tuhoaminen

Jos haluat poistaa kohteen pysyvästi, napsauta poistettua kohdetta hiiren oikealla painikkeella ja valitseTuhoa. Kun olet poistamassa kohdetta, voit myös merkitä Tuhoa lopullisesti -valintaruudun.

Arkistointi

Kun dokumentteja ei enää aktiivisesti tarvita dokumenttivarastossa, ne voidaan arkistoida. Esimerkiksijärjestelmänvalvoja voi tallentaa kaikki käyttäjien arkistoitaviksi merkitsemät dokumentit erilliseenarkistotiedostoon, josta ne voidaan myös palauttaa aktiiviseen käyttöön.


Merkitse arkistoitavaksi

Voit valita kohteita arkistoitavaksi valitsemalla ne listausalueelta, napsauttamalla jotain niistä hiiren oikeallapainikkeella ja valitsemalla sitten pikavalikosta Arkistointi > Merkitse arkistoitavaksi. M-Files Admininkautta suoritettu arkistointi siirtää merkityt kohteet dokumenttivarastosta erilliseen arkistotiedostoon. Katsolisätietoja kohdasta Vanhojen versioiden arkistointi (sivu 333).

Poista arkistointimerkintä

Voit poistaa valitun kohteen arkistointimerkinnän napsauttamalla sitä hiiren oikealla painikkeella javalitsemalla pikavalikosta Arkistointi > Poista arkistointimerkintä.

2.2.3. Sisällön muokkaaminen

Tässä osiossa kerrotaan, kuinka dokumentteja muokataan M-Filesissa varaamalla ne ensin muokattavaksitai yhteismuokattavaksi ja palauttamalla ne sitten muokkauksesta takaisin varastoon, kun muutokset ontehty. Tässä osiossa kuvataan myös, kuinka Muokkausmerkinnät ja punakynäys (sivu 100) -toimintootetaan käyttöön ja kuinka sitä käytetään.

Tässä kappaleessa

• Dokumentin varaaminen muokattavaksi (sivu 96)• Dokumentin varaaminen yhteismuokkaukseen (sivu 97)• Dokumentin palauttaminen muokkauksesta (sivu 99)• Muokkausmerkinnät ja punakynäys (sivu 100)• Kohteen kommentit (sivu 103)• Työnkulkujen käyttäminen (sivu 103)• Versiohistoria (sivu 104)• Toiminnot Microsoft Wordissa, Microsoft Excelissä ja Microsoft PowerPointissa (sivu 106)• Toiminnot AutoCADissa sekä AutoCAD LT:ssä (sivu 110)

Dokumentin varaaminen muokattavaksi

Dokumentin varaaminen muokattavaksi on M-Files-toiminto, joka estää yhtäaikaisen muokkaamisen. Muutkäyttäjät voivat silti avata muokattavaksi varatun dokumentin katseltavaksi lukutilassa.

Kun avaat dokumenttia, jota ei ole vielä varattu muokattavaksi, näkyviin tulee seuraava viesti:

Kuva 28. Viesti muokkaukseen varaamisesta.

Kun varaat dokumentin muokattavaksi, dokumentin kuvakkeeseen ilmestyy pieni väkänen sen merkiksi,että dokumentti on varattu muokattavaksi sinulle. Punainen merkki tarkoittaa, että dokumentti on varattumuokkaukseen jollekulle toiselle, jolloin voit avata dokumentin ainoastaan lukutilassa.


Kuva 29. Jollekulle muulle ja sinulle muokattavaksi varattu kohde.

Huomaa: Kun varaat dokumentin muokattavaksi M-Files Desktopissa, M-Files Web -käyttöliittymäilmoittaa, että sama dokumentti on varattu muokattavaksi toiselle käyttäjälle, vaikka käytät samaakäyttäjätiliä molemmilla asiakaskoneilla. Sama pätee myös toisinpäin. Kun varaat dokumentinmuokattavaksi M-Files Web -käyttöliittymässä ja avaat sen M-Files Desktopissa, dokumenttinäkyy varattuna muokattavaksi toiselle käyttäjälle. Tämä johtuu siitä, että näissä kahdessaasiakaskoneessa käytetään eri välimuisteja. Voit kuitenkin käyttää Peru muokkaus -komentoa.

Toiminnot ilman muokkausvarausta

Voit lisätä ja poistaa tiedostoja monitiedostoisesta dokumentista ilman, että se tulee varata muokattavaksi.Voit myös nimetä tiedostoja uudelleen ja korvata tiedostoja ilman muokkaukseen varausta.

Palauta muokkauksesta -pyynnön lähettäminen

Jos sinun tarvitsee muokata dokumenttia, jonka joku muu käyttäjä on varannut muokattavaksi samaanaikaan, voit lähettää käyttäjälle pyynnön palauttaa dokumentti muokkauksesta napsauttamalla dokumenttiahiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla pikavalikosta Lähetä palauta muokkauksesta -pyyntö.Käyttäjä saa tämän jälkeen sähköpostiviestin, jossa kerrotaan sinun pyytävän palauttamaan dokumentinmuokkauksesta. Viestissä on myös linkki kyseiseen dokumenttiin. Pyyntö palauttaa dokumenttimuokkauksesta lähetetään käyttäjän käyttäjätiliin liitettyyn sähköpostiosoitteeseen.

Dokumentin muokkausvarauksen peruminen

Peru muokkaus -toiminnolla voit perua dokumentin muokattavaksi varaamisen ilman, että muutoksettallennetaan palvelimelle. Silloin menetät kaikki muutokset, jotka olet tehnyt dokumenttiin varattuasi senmuokattavaksi. Tämä on käytännöllinen toiminto silloin, kun olet varannut dokumentin muokattavaksi sekätehnyt ja tallentanut dokumenttiin muutoksia, joita et haluakaan voimaan. Toisin sanoen haluat palauttaadokumentin sellaiseksi kuin se oli ennen kuin varasit sen muokattavaksi.

Jos dokumenttia ei ole palautettu muokkauksesta, se häviää Peru muokkaus -toiminnolla.

Dokumentin varaaminen yhteismuokkaukseen

M-Files sallii myös useiden käyttäjien muokata samaa dokumenttia yhtä aikaa. Yhteismuokkaukseenvoi osallistua myös henkilö, jolla ei ole M-Files-tiliä. Tällainen yhteismuokkaus on mahdollista MicrosoftOneDrive -palvelussa.

Yhteismuokkaus voidaan valita käyttöön myös SharePointissa Windows-rekisteriasetuksen avulla. Siinätapauksessa jakaminen tapahtuu SharePointissa eikä OneDrivessa.

Office-dokumentin muokkaus yhteismuokkaustilassa

Office-dokumenttien yhteismuokkaukseen tarvitaan Microsoft-tili. Jos sinulla ei ole tiliä, voit luoda senvaratessasi kohteen yhteismuokkaukseen ensimmäisen kerran.

1. Etsi kohde, jonka haluat yhteismuokattavaksi M-Filesissa.

https://onedrive.live.com/about/



2. Joko:

a. Napsauta kohdetta hiiren oikealla painikkeella ja valitse Varaa yhteismuokattavaksi pikavalikosta.

tai

b. Napsauta kohdetta hiiren oikealla painikkeella ja valitse Aloita yhteismuokkaus pikavalikosta, jostiedosto on osa monitiedostoista dokumenttia tai jos se on jo varattu muokattavaksi sinulle.

Huomaa: Oletusarvoisesti yhteismuokkaus on käytettävissä vain DOCX-, XLSX- jaPPTX-tiedostoissa.

Suojausvaroitus-ikkuna avautuu.

3. Napsauta Aloita yhteismuokkaus Suojausvaroitus-ikkunassa.

4. Valinnainen Jos et ole vielä kirjautunut OneDriveen, anna Microsoft-tilisi kirjautumistunnuksetsisäänkirjautumisikkunassa ja napsauta Kirjaudu sisään. Kun M-Files pyytää lupaa siirtyä tietoihisisekä lupaa siirtyä OneDrive-tiliisi ja muokata sitä, valitse Kyllä.

5. Napsauta Yhteismuokkaus-ikkunassa Lähetä linkki, jotta sähköpostiohjelmasi lähettää jaetunkohteen linkin yhteismuokkauksen osanottajille.

Voit myös napsauttaa yhteismuokkaukseen varaamaasi kohdetta hiiren oikealla painikkeella javalita Lähetä yhteismuokkauslinkki... aina, kun haluat jakaa yhteismuokkauslinkin jollekulle.

Huomaa, että kaikki linkin saaneet voivat tarkastella ja muokata tiedostoa.

6. Yhteismuokkaus aloitetaan kaksoisnapsauttamalla kohdetta listausalueella.

Dokumentti avautuu www-selaimeen Office Onlinessa.

7. Muokkaus yhteismuokkaustilassa aloitetaan napsauttamalla oikeassa yläkulmassa Muokkaaselaimessa.

M-Filesin toiminnot (esim. metatietojen lisääminen sisältöön) eivät ole käytössäyhteismuokkauksessa.

8. Valinnainen Napsauta Avaa Wordissa (tai Avaa Excelissä tai Avaa PowerPointissa) Office-nauhanyläpuolella, jotta voit aloittaa yhteismuokkauksen tietokoneella olevalla sovelluksella.

9. Tallenna muutokset, jos käytät tietokoneella olevaa sovellusta.

Office Online tallentaa dokumentin automaattisesti, kun siihen tehdään muutoksia.

10.Sulje dokumentti.

11.Napsauta kohdetta hiiren oikealla painikkeella M-Filesissa ja valitse pikavalikosta Lopetayhteismuokkaus.


12.Napsauta lopuksi kohdetta uudelleen hiiren oikealla painikkeella ja vie muutokset valitsemalla Palauta.

Käyttäjän, joka varaa dokumentin yhteysmuokkaukseen, on oltava sama, joka myös palauttaasen muokkauksesta. Tämä M-Files-käyttäjä vastaa dokumenttiin tehdyistä muutoksista.Yhteismuokkauksessa tehdyt muutokset liitetään M-Files-käyttäjään, joka varasi dokumentinyhteismuokkaukseen ja palautti uuden version.

Voit hylätä yhteismuokkauksessa tehdyt muutokset napsauttamalla kohdetta hiiren oikeallapainikkeella ja valitsemalla kohdan Peru muokkaus pikavalikosta.

Niin sinun kuin muiden yhteismuokkauksessa tekemät muutokset tallennetaan M-Filesiin. Kun dokumenttion palautettu muokkauksesta, se ei ole enää saatavilla OneDrivessa. Jos haluat jakaa tiedostonyhteismuokkaukseen uudestaan, varaa tiedosto yhteismuokkaukseen ja lähetä uusi linkki tiedostoonOneDrivessa.Osallistuminen yhteismuokkaukseen

Kun dokumentti on varattu yhteismuokkaukseen, dokumentin yhteismuokkaukseen voidaan osallistuakahdella tavalla.

1. Joko:

a. Jos saat linkin yhteismuokattavaan dokumenttiin, avaa dokumentti yhteismuokkaustilassanapsauttamalla linkkiä.

tai

b. Etsi yhteismuokattava dokumentti M-Filesissa ja avaa dokumentti yhteismuokkaustilassakaksoisnapsauttamalla sitä (yhteismuokattavan dokumentin kuvakkeen päällä on punainen pilvi) janapsauta Muokkaa (yhteismuokkaus) Yhteismuokkaus-ikkunassa.

2. Muokkaus yhteismuokkaustilassa aloitetaan napsauttamalla oikeassa yläkulmassa Muokkaaselaimessa.

3. Valinnainen Napsauta Avaa Wordissa (tai Avaa Excelissä tai Avaa PowerPointissa) Office-nauhanyläpuolella, jotta voit aloittaa yhteismuokkauksen tietokoneella olevalla sovelluksella.

4. Tallenna muutokset, jos käytät tietokoneella olevaa sovellusta.

Office Online tallentaa dokumentin automaattisesti, kun siihen tehdään muutoksia.

5. Sulje dokumentti.

Dokumenttiin tekemäsi muutokset tallennetaan M-Filesiin, kun yhteismuokkauksen aloittanut käyttäjä onlopettanut yhteismuokkauksen ja palauttanut dokumentin muokkauksesta.

Dokumentin palauttaminen muokkauksesta

Kun olet muokannut ja tallentanut dokumentin etkä enää käytä sitä, muutokset tallennetaan palvelimellenapsauttamalla kohdetta hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla pikavalikosta Palauta muokkauksesta.Vaihtoehtoisesti voit valita kohteen ja painaa Alt-näppäintä ja valita sitten valikkoriviltä Toiminnot >Palauta muokkauksesta. Sen jälkeen muut käyttäjät pystyvät varaamaan dokumentin muokkaukseen jamuokkaamaan sitä.

Vihje: Voit palauttaa kaikki varaamasi dokumentit muokkauksesta kerralla Minulla muokattavana-näkymästä. Pikatoiminto dokumentin palauttamiselle muokkauksesta on Ctrl + I.


Muokkauksesta palauttaminen kommentoiden

Voit helposti kommentoida tekemiäsi muutoksia palauttaessasi dokumentin muokkauksestanapsauttamalla sitä hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla pikavalikosta Palauta muokkauksestakommentoiden.... Vaihtoehtoisesti voit valita kohteen ja painaa Alt-näppäintä ja valita sitten valikkoriviltäToiminnot > Palauta muokkauksesta kommentoiden.... Palauta muokkauksesta -ikkunassa voitkirjoittaa vapaamuotoisen kuvauksen tekemistäsi muutoksista. Kommentit näkyvät kohteen Kommentit(sivu 44)-näkymässä.


Muokkausmerkinnät ja punakynäys

Voit lisätä kommentteja ja leimoja sekä piirtää nuolia, laatikoita ja muita muotoja dokumentteihin. Toimintotukee yleisiä tiedostotyyppejä, mukaan lukien Microsoft Word-, Microsoft Excel-, Microsoft PowerPoint- jaVisio-dokumentit, sähköpostitiedostot, RTF-tiedostot, HTML- ja webarchive-tiedostot sekä OpenDocument-tiedostot ja PDF-dokumentit.

Huomaa: Muokkauksia ei lisätä itse dokumentteihin, vaan ikään kuin irrotettaviin kerroksiin, jotkavoidaan myös piilottaa tarvittaessa.

Huomaa: M-Files-järjestelmänvalvojan on ensin otettava Muokkausmerkinnät ja punakynäys-ominaisuus käyttöön, ennen kuin dokumentteja voidaan merkitä. Katso lisätietoja kohdastaMuokkausmerkinnät ja punakynäys (sivu 251).

Merkintöjen käyttöönotto käyttöliittymässä

Varmista, että merkinnät on otettu käyttöön käyttöliittymässä:

1. Avaa M-Files Desktop ja mene varastoosi.2. Paina Alt-näppäintä.3. Avaa Näkymä-valikko.4. Merkitse Näytä merkinnät -valintaruutu.

Merkintäkohteet

Merkintäsi tallennetaan erillisinä Merkintä-kohteina päädokumentin alle. M-Files luo automaattisesti nämäkohteet aina, kun aloitat uusien merkintöjen luomisen. Merkintäkohteet sisältävät XFDF-tiedoston (XMLForms Data Format), joka kertoo M-Filesille merkintöjen tyypin, muodon ja sijainnin.

Merkintöjen luonti ja muokkaus

Katso ohjeet merkintöjen luomiseksi ja muokkaamiseksi kohdasta Merkintöjen käyttö (sivu 101).

Tuetut tiedostomuodot

Tämä ominaisuus tukee seuraavia tiedostomuotoja:

• Sähköpostitiedostot (eml, emlx, msg)• HTML- ja webarchive-tiedostot (htm, html, mht, mhtml)• Kuvatiedostot (tif, tiff, jpg, jpeg, bmp, gif, png)• Microsoft Excel -tiedostot (xlsx, xlsm, xltx, xltm, xlsb, xls, xlt)• Microsoft PowerPoint -tiedostot (pptx, pptm, ppsx, ppsm, potx, potm, ppt, pps, pot)


• Microsoft Word -tiedostot (docx, docm, dotx, dotm, doc, dot)• OpenDocument-tiedostot (odt, ott, ods, odp)• PDF-tiedostot• RTF-tiedostot• Tekstitiedostot (txt)• Visio-piirustukset (vsd, vdx, vss, vsx, vst, vtx, vdw)

Tässä kappaleessa

• Merkintöjen käyttö (sivu 101)

Merkintöjen käyttö

Merkintäasetukset näkyvät Alt-valikossa ja tehtäväalueella M-Files Desktopin käyttöliittymän vasemmassareunassa.

Uuden merkintäkohteen luonti

Uusien merkintöjen luominen dokumenttiin:

1. Valitse sopivassa muodossa oleva dokumentti (esim. DOC tai PDF).2. Varmista, että oikeanpuoleisessa sivupaneelissa on valittu Esikatselu-välilehti (eikä esimerkiksi

Metatiedot-välilehti).3. Valitse Lisää merkintöjä -komento käyttöliittymän vasemmanpuoleisella tehtäväalueella.

Toiminto luo uuden Merkintä-kohteen dokumentin alle ja avaa merkintätyökalurivin esikatseluikkunaan.

Huomaa: tehtäväalueella näkyy Lisää merkintöjä -asetus vain niiden dokumenttien osalta, joillaei ole vielä merkintöjä. Jos haluat luoda uuden merkintäkohteen, paina Alt-näppäintä ja valitsevalikosta Uusi > Merkintä.... Kullekin dokumentille on kuitenkin suositeltavaa luoda ainoastaan yksimerkintäkohde.

Merkintöjen lisääminen

Merkintätyökalurivin avulla dokumenttien osia voidaan korostaa monilla tavoilla.


Kuva 30. Merkintätyökalurivi esikatseluikkunassa.

Voit lisätä kommentteja sekä tekstipainotuksia korostamalla, yliviivaamalla ja alleviivaamalla tekstiä. Voitmyös lisätä nuolia, viivoja, suorakulmioita ja muita muotoja, kuten tekstilaatikoita, painotustarkoituksessa.Näiden elementtien lisäksi käytettävissä on kynätyökalu, johon on virheen varalta yhdistetty myöspyyhekumi. Voit myös lisätä monenlaisia leimoja, kuten ”Luonnos”, ”Hyväksytty” tai ”Lopullinen”.

Merkittyjen dokumenttien tallennus ja tulostus

Työkalurivillä on myös kuvakkeet tulostusta ja tallennusta varten. Voit käyttää näitä toimintojamerkityn dokumentin tulostamiseen tai kopion tallentamiseen henkilöille, joilla ole dokumenttivarastosikäyttöoikeuksia. Kopion tallentaminen on myös käytännöllinen tapa sisällyttää kaikki merkinnät yhteenPDF-tiedostoon.

Merkintöjen tallennus

Kun olet lopettanut merkintöjen tekemisen, voit tallentaa muutokset valitsemalla Tallenna merkinnät -asetuksen tehtäväalueella. Vaihtoehtoisesti voit valita toisen dokumentin, jolloin M-Files kysyy, haluatkopalauttaa merkityn dokumentin muokkauksesta. Muokkaukset tallennetaan, kun dokumentti on palautettumuokkauksesta.

Merkintöjen muokkaus

Aiemmin lisättyjen merkintäkohteiden muokkaus:

1. Valitse merkitty dokumentti tai merkintäkohde.2. Varmista, että Esikatselu-välilehti on käytössä.3. Valitse Muokkaa merkintöjä tehtäväalueella.

Toiminto avaa merkintätyökalurivin esikatseluikkunassa.

Merkintöjen näyttäminen ja piilottaminen

Kun olet valinnut merkityn dokumentin, tehtäväalueella on asetukset merkintöjen näyttämiseksi taipiilottamiseksi.


Merkinnät piilotetaan valitsemalla Piilota merkinnät tehtäväalueella. Jos merkinnät eivät ole näkyvissä, nesaadaan näkyviin valitsemalla Näytä merkinnät.

Kohteen kommentit

Dokumenttivaraston kohteisiin voi lisätä vapaamuotoisia kommentteja Kommentit-toiminnolla. Tallennetutkommentit tallennetaan ja näytetään kommenttihistoriassa.


Huomaa: Voit lisätä kommentteja vain kohteille, joihin sinulla on muokkausoikeudet (sivu 76),ja vain silloin, kun et käytä vain luku -lisenssiä (sivu 236). Poikkeuksena on, että voit lisätäkommentin kohteelle silloin, kun olet muuttamassa kohteen työnkulun tilaa, napsauttamallakohdetta hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla komennon Työnkulku-valikosta taitehtäväalueen (sivu 50) työnkulkukomennoista.

Kommentit saa näkyviin napsauttamalla kohdetta hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla Kommentitpikavalikosta tai metatietokortista.

Katso myös Muokkauksesta palauttaminen kommentoiden (sivu 100).

Työnkulkujen käyttäminen

Jokaisella dokumentilla on elinkaari, jonka aikana sitä käsitellään ja muokataan. Elinkaaren aikanatyöpanoksen antaja saattaa vaihtua ja erilaisista päätöksistä vastaavat eri henkilöt. Jokaisen prosessiinosallistuvan henkilön on kuitenkin tärkeää tietää omat vastuualueensa ja työn vaihe.

M-Filesin työnkulkujen avulla voidaan mallintaa dokumentin elinkaarta reaalimaailman prosessejavastaavasti. Työnkulut ryhmitellään erilaisiin tiloihin, jotka kuvaavat dokumentin tai muun kohteen tiettyjätyövaiheita.

Kuva 31. Työnkulut helpottavat organisaation rutiinitehtäviä, kuten ostolaskujen käsittelyä.

Työnkulkuja luovat ja muokkaavat M-Files Adminissa M-Files-järjestelmänvalvojat. Lisätietoa työnkulkujenluomisesta ja muokkaamisesta on kohdassa Työnkulkujen määrittäminen (sivu 433).

Työnkulut ja työnkulun tilasiirtymät voidaan valita M-Files Desktopissa metatietokortin työnkulun asetustenkautta.

Työnkulun tilan vaihtaminen

Voit vaihtaa työnkulun tilan monella eri tavalla:

• Valitse kohde listausalueelta, napsauta sitten työnkulun tilan kenttää metatietokortin alaosassa, valitseuusi tila ja napsauta lopuksi Tallenna.


• Napsauta kohdetta hiiren oikealla painikkeella ja valitse pikavalikosta Työnkulku > Muuta tilaa....Näin avaat Muuta tilaa -ikkunan, jossa voit siirtää kohteen uuteen työnkulun tilaan. Voit myös lisätäkommentteja kohteelle, kun siirrät tilaa.

• Valitse kohde, paina sitten Alt-näppäintä ja valitse valikkoriviltä Toiminnot > Työnkulku > Muutatilaa.... Tällä toiminnolla avautuu myös Muuta tilaa -valintaikkuna.

Sähköinen allekirjoitus

Mikäli tilasiirtymälle on määritelty sähköinen allekirjoitus, tulee sinun antaa tunnistetietosi (käyttäjätunnusja salasana) sekä kirjautua sisään, jotta voit tehdä tilasiirtymän. Tilan muuttamiseksi kohteen on oltavapalautettu muokkauksesta. Allekirjoitusta edellyttävät muutokset voidaan tehdä vain yhdelle kohteellekerrallaan.

Sähköinen allekirjoitus ei siis tarkoita sähköistä "sormenjälkeä", vaan se vaatii aina käyttäjätunnustenantamisen sekä kirjautumisen sisään. Katso lisätietoja kohdasta Sähköiset allekirjoitukset (sivu 451).

Versiohistoria

M-Filesin yksi monista eduista on dokumenttien aikaisempien versioiden säilyminen. Voit palata kohteenhistoriassa taaksepäin sen mukaan, miten kohde on varattu muokkaukseen ja palautettu muokkauksesta.

Kun luot dokumentin ja palautat sen muokkauksesta, dokumentin ensimmäinen versio tallennetaanpalvelimelle. Kun myöhemmin varaat ja avaat saman dokumentin, teet siihen muutoksia, tallennat sen japalautat sen muokkauksesta, dokumentin toinen versio tallentuu palvelimelle. Voit myöhemmin palata (sivu105) kumpaan versioon tahansa.


Kuva 32. Historia-ikkuna.

Lisää leima tähän versioon

Voit antaa dokumentin versiolle leiman. Leima näkyy Versioleima-sarakkeessa Historia-ikkunassa.

Voit lisätä leiman valittuun dokumentin versioon napsauttamalla Lisää leima tähän versioon... javalitsemalla sitten leiman pudotusvalikosta. Voit lisätä uuden versioleiman luetteloon napsauttamallapudotusvalikon vieressä olevaa pientä nuolta ja valitsemalla pikavalikosta Uusi arvo (Versioleima)....Oletusarvoisesti millekään versiolle ei ole annettu leimaa.

Poista tämä versioleima kohteen muista versioista

Jos palvelintason roolisi on Järjestelmänvalvoja tai sinulla on varaston Täysi dokumenttivarastonhallintaoikeus -käyttöoikeudet ja haluat, että valittu leima poistetaan muista versioista, valitse ruutuPoista tämä versioleima kohteen muista versioista. Tämä on käytännöllistä, kun haluat, että vain yksiversio sopimuksesta on leimattu hyväksytyksi.

Muokkaa version tietoja

Muokkaa version tietoja -toiminnon avulla voit lisätä yhden tai useamman versioleimandokumenttiversioon tai lisätä vapaamuotoisen kommentin, joka näkyy dokumentin Historia-tiedoissa.Nämä kommentit näkyvät myös kohteen metatietokortin kommenttinäkymässä sekä Kommentit-toiminnonkommenttihistoriassa (katso Kohteen kommentit (sivu 103)).

Palauta takaisin

Kohteiden eri versiot on listattu oletusarvoisesti vanhimmasta uusimpaan luontiajan mukaan. Voit palauttaadokumenttien vanhoja versioita Palauta takaisin -vaihtoehdon avulla.


Vaihtoehto luo dokumentista uuden version, jossa on vanhan version sisältö, ja säilyttää välissä olevatversiot. Tämä on käytännöllinen toiminto silloin, kun olet tehnyt ja tallentanut dokumenttiin muutoksia,joita et haluakaan voimaan. Voit käyttää Palauta takaisin -toimintoa vain, kun dokumentti ei ole varattunamuokattavaksi.

Huomaa: Sinulla on oltava asianmukaiset kohteen käyttöoikeudet, jotta voit palauttaa siitäaikaisemman version. Jos esimerkiksi olet palauttamassa aikaisempaa versiota ja suojausasetuksetsekä kohteen metatiedot ovat muuttuneet, sinulla on oltava Muuta suojausasetuksia- ja Muokkaus-oikeudet kohteeseen. Jos taas vain metatiedot tai kohteen sisältö ovat muuttuneet, sinulla on oltavavähintään Muokkaus-oikeudet kohteeseen.

Versiohistoria ja suojausasetukset

Päästäkseen käsiksi kohteen aikaisempaan versioon käyttäjällä on oltava käyttöoikeudet kyseiseenversioon sekä viimeisimpään muokkauksesta palautettuun versioon.

Toiminnot Microsoft Wordissa, Microsoft Excelissä ja Microsoft PowerPointissa

Dokumenttien käsittely on helppoa suoraan Microsoft Wordissa, Microsoft Excelissä ja MicrosoftPowerPointissa olevien M-Files-toimintojen kautta. Toimintoja voit käyttää Tiedosto-, Office- tai M-Files-valikoiden kautta. Nämä valikot näkyvät hieman eri tavoin riippuen ohjelmistoversioista.

Kuva 33. M-Files-valikon kautta voit hyödyntää kaikkia M-Files-toimintoja.

Alla esitellyt M-Files-toiminnot ovat käytettävissä Microsoft Word-, Microsoft Excel- ja Microsoft PowerPoint-versioissa 2007, 2010, 2013 ja 2016.

Avaa M-Filesista

Voit avata dokumentin luettavaksi tai muokattavaksi suoraan dokumenttivarastosta. Jos käytössäsi onuseita dokumenttivarastoja, valitse Avaa M-Filesista -toiminnon kautta haluamasi dokumenttivarasto.Tämä toiminto löytyy myös Tiedosto- tai Office-pudotusvalikosta.

Tallenna M-Filesiin

Tallenna-toiminnon kautta tallennat kätevimmin uuden tai muokatun dokumentin M-Filesiin.Tallennettaessa suoraan M-Filesiin ohjelma tarjoaa metatietokortin muokattavaksi samaan tapaan kuinluotaessa uutta dokumenttia M-Files Desktopin kautta. Katso lisätietoja kohdasta Dokumentin luonti(sivu 65). Jos käytössäsi on useita dokumenttivarastoja, valitse Tallenna -toiminnon kautta haluamasidokumenttivarasto. Tämä toiminto löytyy myös Tiedosto- tai Office-pudotusvalikosta.

Selaa M-Filesia

Voit avata M-Filesin käyttöliittymän samanaikaisesti. Jos avoinna oleva tiedosto on M-Filesissa, SelaaM-Filesia -toiminto näyttää ko. tiedoston M-Filesissa, jolloin muiden M-Files-toimintojen suorittaminentiedostolle on helpompaa (esim. kopion ottaminen tai linkin lähettäminen sähköpostitse).


Varaa muokattavaksi

Varaa muokattavaksi -toiminnon avulla voit varata muokattavaksi dokumentin, joka on ensin avattu vainluku -tilaan. Tämä toiminto muuntaa vain luku -tilassa olevan dokumentin muokattavaksi dokumentiksi.

Huomaa: Jos Varaa muokattavaksi -toiminto tehdään vain luku -tilassa olevalle dokumentille,johon on jo tehty muutoksia, menetetään tehdyt muutokset.

Palauta muokkauksesta

Kun lopetat dokumentin muokkauksen, palauta dokumentti dokumenttivarastoon Palauta muokkauksesta-toiminnolla. Palauta muokkauksesta -toiminto tallentaa muokatun dokumentin varastoon, minkä jälkeendokumentti suljetaan Microsoft Wordissa.

Palauta muutokset

Palauta muutokset -toiminnolla voit viedä tekemäsi muutokset varastoon ja jatkaa samalla dokumentinmuokkausta. Kyseisen toiminnon ansiosta muut varaston käyttäjät näkevät tekemäsi muutoksetvarastossa, vaikka jatkat edelleen dokumentin muokkausta. Jos sinun ei enää tarvitse muokatadokumenttia, käytä Palauta muokkauksesta (sivu 107) -toimintoa.

Peru muokkaus

Peru muokkaus -toiminto sulkee nykyisen dokumentin ja peruu sen muokkausvarauksen tallentamattamuutoksia. Jos Peru muokkaus -toiminto tehdään muokatulle dokumentille, menetetään kaikki Varaamuokattavaksi -toiminnon jälkeen tehdyt muutokset.

Huomaa: Peru muokkaus -toimintoa ei voi tehdä monitiedostoisen dokumentin yksittäiselletiedostolle. Tällöin myöskään ko. toiminto ei ole valittavissa M-Files-valikosta.

Vertaa

Vertaa -toiminnolla voit verrata nykyisen dokumentin sisältöä haluamaasi saman dokumentin vanhempaanversioon. Vertaa-toiminto avaa dokumentin historianäkymän, ja tätä kautta voit valita vanhemman version,johon haluat verrata nykyistä versiota. Tällä tavoin saat tuotettua myös vertailun tuloksen, jossa muutoksetovat näkyvillä.

Huomaa: Vertaa on käytettävissä vain Microsoft Wordissa.

Lisää ominaisuus

Katso lisätietoja kohdasta Lisää M-Files-ominaisuus (sivu 108).

Ominaisuudet

Näet M-Filesissa määritetyt dokumentin ominaisuudet Ominaisuudet-toiminnolla. Kun napsautatOminaisuudet-painiketta, avautuva metatietokortti on sama kuin M-Filesin metatietokortti.

Voit myös muokata ja tallentaa dokumentin ominaisuuksia samaan tapaan kuin M-Filesissa. Katso lisääkohdasta Dokumentin ominaisuudet (sivu 62).

Tässä kappaleessa

• Lisää M-Files-ominaisuus (sivu 108)


Lisää M-Files-ominaisuus

Voit sisällyttää M-Filesiin tallennettuja dokumentin ominaisuuksia (metatietoja) osaksi dokumentintekstisisältöä Lisää ominaisuus -toiminnolla.

Kuva 34. Lista ominaisuuksista, jotka voidaan lisätä dokumenttiin.

Voit määrittää Microsoft Word-, Microsoft Excel- ja Microsoft PowerPoint -dokumentteihin tekstikenttiätai soluja, joihin valitut M-Files-ominaisuudet täytetään automaattisesti. Voit esimerkiksi valita asiakkaannimen ja osoitetiedot dokumentin ominaisuuksista ja lisätä ne tarjouskirjeen sisältöön vastaanottajanyhteystiedoiksi.

Voit lisätä muita M-Files-ominaisuuksia samaan tapaan: esim. voit valita tarjousdokumentin nimentarjouskirjeen otsikoksi tai lisätä tuotteen tiedot osaksi tarjouskirjettä.

Kuva 35. Lisää ominaisuus -toiminto täyttää valitsemasi dokumentin ominaisuudet automaattisesti dokumentin sisältöön.

Voit myös lisätä sähköisen allekirjoituksen Microsoft Word -dokumenttiin Lisää ominaisuus -toiminnolla.Katso lisätietoja kohdasta Sähköiset allekirjoitukset (sivu 451).


Voit myös muokata dokumentin metatietoja Ominaisuudet-toiminnolla käsiteltäessä dokumenttia MicrosoftWordissa, Microsoft Excelissä tai Microsoft PowerPointissa. Katso lisätietoja kohdasta Ominaisuudet (sivu107).

Huomaa: Lisää ominaisuus -toiminto on saatavilla Microsoft PowerPointissa ainoastaanversioissa 2007, 2010, 2013 ja 2016.

Huomaa:

Tarvittaessa voit rajoittaa Microsoft Word -dokumentteihin syötettyä merkkimäärää Lisääominaisuus -toiminnolla lisäämällä asiakastietokoneelle seuraavan Microsoft Windows -rekisteriasetuksen:

Avain HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Client\MFOfficeAddin

Arvon nimi LongValueInMultilineTextPropertyInWordAllowed


Kuvaus Määrittää, saavatko käyttäjät lisätä pitkiä ominaisuusarvoja (eli yli 255 merkinpituisia arvoja) Microsoft Word -dokumentteihin M-Filesin Lisää ominaisuus -toiminnolla.

Oletusarvo 1 Pitkien arvojen lisääminen on sallittu.

0 Pitkän ominaisuusarvon lisääminen Microsoft Word -dokumenttiin näyttäävain ensimmäiset 255 merkkiä.


1 Pitkien arvojen lisääminen on sallittu. Lisätty merkkimäärä ei ole rajoitettu255 merkkiin.

Huomaa: Jos haluat ottaa tämän ominaisuuden käyttöön M-Files Webissä ja M-Files Mobilessa,katso ohjeita kohdasta Metatietokenttien päivityksen ottaminen käyttöön M-Files Webissä ja M-FilesMobilessa (sivu 558).

Lisää ominaisuus -toiminnon hyödyntäminen dokumenttipohjissa

Lisää ominaisuus -toiminnolla voidaan kätevästi luoda erilaisia dokumenttipohjia. Tällöin pohjaanmääritellään tekstikenttiä tai soluja, joihin valitut ominaisuudet täyttyvät automaattisesti uutta dokumenttialuotaessa. Esimerkiksi tarjouspohjaan voidaan määritellä kentät ominaisuuksille Asiakas, Yhteyshenkilö,Osoite ja Maa. Kun tällä pohjalla luodaan uusi tarjouskirje, täyttyvät em. tekstikentät automaattisestimetatietoihin määritellyn asiakkaan tietojen mukaisesti. Tällöin osoitetietoja ei tarvitse erikseen käydäkopioimassa asiakastiedoista.

Olemassa oleva dokumentti voidaan määritellä dokumenttipohjaksi M-Filesissa valitsemalla On pohja -asetus (sivu 68). M-Files Adminin ominaisuusmäärittelyn suojausasetuksissa (sivu 410) määritetään,ketkä käyttäjät voivat asettaa dokumentteja pohjiksi.

Pohjaan määritellyt tekstikentät tai solut voivat jäädä myös tyhjiksi dokumenttipohjissa, mikäli ko.ominaisuudelle ei ole määritetty arvoa. Kun käyttäjä luo uuden dokumentin dokumenttipohjaa käyttäen,nämä tekstikentät tai solut täyttyvät automaattisesti ominaisuuksien nykyisten arvojen mukaisesti.

Microsoft Word -dokumenttiin sisällytetty M-Files-ominaisuus näkyy hiirellä napsautettaessaoletusarvoisesti harmaana tekstikenttänä. Vastaavasti M-Files-ominaisuudet näkyvät Microsoft Excel -dokumenteissa solun kaavana ja Microsoft PowerPoint -dokumenteissa tekstialueena.


Metatietojen automaattinen sisällyttäminen dokumenttiin ei sinänsä vaadi kuitenkaan On pohja -määrittelyädokumentilta.

Esimerkiksi: M-Files-ominaisuuksien lisääminen Microsoft Wordiin

1. Etsi M-Filesista haluamasi Microsoft Word -dokumentti, kaksoisnapsauta sitä ja napsauta sitten Varaamuokattavaksi -painiketta.

Valittu asiakirja avautuu Microsoft Wordissa.

2. Aseta Microsoft Wordissa kohdistin kohtaan, jossa haluat M-Files-ominaisuuden näkyvändokumentissa.

3. Avaa M-Files-nauha ja napsauta Lisää ominaisuus.

Lisää M-Files-ominaisuus -ikkuna avautuu.

4. Nykyisen dokumentin ominaisuudet ja ominaisuuksien arvot on lueteltu M-Files-ominaisuudet -listassa. Valitse ominaisuus napsauttamalla ominaisuuden nimeä.

5. Sulje Lisää M-Files-ominaisuus -ikkuna napsauttamalla OK.

Valitun ominaisuuden arvo lisätään valittuun kohtaan Microsoft Word -dokumentissa.

Toiminnot AutoCADissa sekä AutoCAD LT:ssä

CAD-piirustusten käsittely on helppoa AutoCADissa ja AutoCAD LT:ssä olevien M-Files-toimintojen kautta.Toimintoja voit käyttää Tiedosto-valikon tai M-Files-valikon kautta. Nämä valikot näkyvät hieman eri tavoinriippuen AutoCAD- tai AutoCAD LT -ohjelmistoversioista.

Seuraavat M-Files-toiminnot löytyvät Autodesk AutoCAD -ohjelmistojen versioista 2015–2019 ja AutoCADLT -ohjelmistojen versioista 2015–2018. Toiminnot löytyvät myös näihin AutoCAD-versioihin perustuvistatoimialakohtaisista tuotteista, joita ovat mm. AutoCAD Architecture, AutoCAD Civil 3D, AutoCAD Map 3D jaAutoCAD MEP.

M-Files-toimintoja AutoCADissa sekä AutoCAD LT:ssä ovat seuraavat:

• Avaa M-Filesista• Tallenna M-Filesiin• Varaa muokattavaksi• Palauta muokkauksesta• Peru muokkaus

Näistä toiminnoista voit katsoa lisätietoja kohdasta Toiminnot Microsoft Wordissa, Microsoft Excelissä jaMicrosoft PowerPointissa (sivu 106).

Ominaisuudet

Tästä toiminnosta voit katsoa lisätietoja kohdasta Ominaisuudet (sivu 107).

Lisää kenttä

Lisää kenttä -vaihtoehdolla voidaan AutoCADin peruskenttien lisäksi lisätä piirustukseen M-Filesinmetatietoja. M-Filesin metatietoihin perustuvat kentät löytyvät AutoCADin Field-valintaikkunasta M-Files-nimisestä kenttäkategoriasta (Field category).


Katso lisätietoja kohdasta Lisää M-Files-ominaisuus (sivu 108).

2.2.4. Kohteiden suhteet

Voit määrittää suhteita kohteiden välille toisiinsa yhteydessä olevien dokumenttien linkittämiseksi.Esimerkiksi tarjousdokumenttiin voi liittyä tuotteen hinnasto ja yrityksen esite. Jokaista kohdetta voidaanpäivittää erikseen ja niiden versiohistoria on itsenäinen. Kohteista ei myöskään tarvitse ottaa turhiakopioita.

Pääset siirtymään Suhteet-ikkunaan joko kohteen pikavalikosta tai valitsemalla kohteen, painamalla sittenAlt-näppäintä ja valitsemalla Toiminnot > Suhteet.

Huomaa: Kohteen on oltava varattu muokattavaksi, jotta voit tehdä muutoksia sen suhteisiin.

Kuva 36. Suhteet-ikkuna.

Lisäksi suhteiden avulla voit muodostaa metatietoyhteyksiä kohteiden välille aivan kutenmetatietokortissakin. Voit esimerkiksi linkittää asiakkaan kohteeseen. Tällöin asiakas tulee näkyville myöskohteen metatietoihin. Samoin Suhteet-ikkunassa näkyvät myös metatietokortin kautta syötetyt suhteet.

Valintaikkunassa on kolme välilehteä, jotka edustavat suhteita kohteesta, suhteita kohteeseen sekä kaikkiasuhteita.

Vihje: Voit käyttää suhteessa olevan kohteen ominaisuuksia hyödyksi, kun luot epäsuoria näkymiäja hakuja tai kun määrittelet suodatinasetuksia (katso Epäsuorat haut kohdassa Suodattimet-välilehti (sivu 135)).


Suhteiden lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen

Voit lisätä, muokata ja poistaa suhteita valintaikkunan alalaidasta löytyvien painikkeiden avulla. Jos haluatlisätä useita kohteita kerralla, voit kätevästi myös raahata ja pudottaa kohteita valintaikkunaan toisestaikkunasta.

Uusimmat versiot ja tietyt versiot

Lisätessäsi suhteen M-Files varmistaa vielä halutun, lisättyä kohdetta koskevan versiokäyttäytymisen. Voitvalita suhteen osoittamaan aina kohteen uusimpaan versioon tai nykyiseen versioon.

Tässä kappaleessa

• Suhteen lisääminen kahden kohteen välille (sivu 112)• Eri varastoissa olevien kohteiden väliset suhteet (sivu 112)• Alikohteet (sivu 113)

Suhteen lisääminen kahden kohteen välille

1. Etsi ja korosta M-Filesissa kohde, jolle haluat lisätä suhteen toiseen kohteeseen.

2. Joko:

a. Tuo valikkorivi näkyviin painamalla Alt ja valitse Toiminnot > Suhteet.

tai

b. Napsauta kohdetta hiiren oikealla painikkeella ja valitse Suhteet.

3. Napsauta joko Suhteet tästä kohteesta- tai Kaikki suhteet -välilehdessä Lisää suhde... -painiketta.

4. Etsi Valitse kohde -ikkunasta kohde, jolle haluat lisätä suhteen tästä kohteesta, ja napsauta Avaa.

5. Valitse joko:

a. Uusin versio, jos haluat suhteen osoittavan aina kohteen uusimpaan versioon.

tai

b. Tietty versio, jos haluat lisätä suhteen kohteen nykyiseen versioon siten, että jos kohdettapäivitetään, suhde viittaa yhä kohteen siihen versioon, joka oli uusin versio suhteen luontihetkellä.

6. Luo suhde napsauttamalla OK.

Niillä kohteilla, joiden välille olet lisännyt suhteen, pitäisi olla nyt suhdelinkit toisiinsa. Kun laajennatjommankumman luetteloalueen kohteista, viitatun kohteen tyyppiä edustavan solmun alla pitäisi näkyälinkitetty kohde, esimerkiksi Dokumentit tai Asiakkaat.

Eri varastoissa olevien kohteiden väliset suhteet

Suhteita voidaan luoda myös eri varastoissa sijaitsevien kohteiden välillä. Kohteita ei viedä varastostatoiseen, vaan suhde luodaan viittaamalla toisessa varastossa sijaitsevaan kohteeseen, eli alkuperäiseenkohteeseen luodaan linkki.

Voit luoda suhteen vetämällä kohteen varastosta toiseen tai käyttämällä Suhteet-toimintoa samalla tavallakuin lisättäessä suhdetta samassa varastossa olevalle kohteelle.


Lisäksi voit korvata tiedoston toisessa varastossa olevalla tiedostolla ikään kuin molemmat tiedostotolisivat samassa varastossa.

Pikakomennot

Suhteessa oleva toisen varaston kohde näkyy pikakuvakkeena kohdevarastossa. Kun kaksoisnapsautatkohdetta, M-Files näyttää kohteen alkuperäisessä varastossa samalla tavalla kuin M-Files-pikakuvakkeitakäytettäessä.

Kohdevarastossa näet suhteessa olevan kohteen (pikakuvakkeen) perusominaisuudet sekä tietoaalkuperäisestä varastosta, mutta varsinaiset muutokset tehdään ja kohde avataan alkuperäisessävarastossa. Sinulla on oltava alkuperäisen varaston ja alkuperäisen kohteen käyttöoikeudet, jos haluattarkastella ja muokata suhteessa olevaa kohdetta alkuperäisessä varastossa.

Voit halutessasi nimetä kohdevarastossa olevan pikakuvakkeen uudelleen. Tällöin lähdevarastossa olevanalkuperäisen kohteen nimi ei muutu eikä varastojen välille muodostu ristiriitoja.

Pikakuvakkeen suojausasetukset

Pikakuvakkeilla on omat suojausasetukset. Oletusasetus on kohdevaraston uusien kohteidenoletussuojausasetus, joka määräytyy kohdetyypin mukaan.

Synkronoinnilla luodut pikakuvakkeet

Synkronoitaessa tietoja varastojen välillä esimerkiksi arkistointia tai julkaisua varten joissakin tapauksissaluodaan pikakuvakkeita tuotujen kohteiden metatietojen avulla. Jos esimerkiksi tiettyyn projektiin liittyvädokumentti tuodaan kohdevarastoon, mutta projektia ei tuoda, M-Files luo projektille pikakuvakkeenkohdevarastoon. Pikakuvake on linkki toisessa varastossa olevaan kohteeseen. Tähän vaaditaan se,että Projekti-ominaisuusmäärittelyn on oltava yhdistettävissä lähde- ja kohdevarastojen välillä. Itsemetatietomäärittelyiden on aina oltava yhdistettävissä, jotta niihin suhteessa olevat kohteet ja arvotvoidaan näyttää tai tuoda pikakuvakkeina.

Vaatimukset

M-Files luo automaattisesti suhteen kohteisiin, joilla on sisäänrakennettu kohdetyyppi (esimerkiksiDokumentti tai Dokumenttikokoelma). Jos käyttäjä luo kohteen kohdetyypin (Asiakas, Projekti jne.), sinunon varmistettava, että kohdetyyppien metatietomäärittelyt voidaan täsmätä varastojen kesken.

Alikohteet

Kohteilla voi olla myös alikohteita. Esimerkiksi asiakas-kohteen alikohde voi olla yhteyshenkilö.Järjestelmänvalvoja voi määritellä kohdetyyppejä ja niiden välisiä suhteita M-Files Adminissa.

Pikavalinnalla Ctrl + J näet kohteeseen liittyvät alikohteet ja voit tarvittaessa myös muokata ja poistaaniitä. Toiminnon avulla voit esimerkiksi lisätä asiakkaalle uuden yhteyshenkilön suoraan etsimällä halutunasiakkaan dokumenttivarastosta ja luomalla Alikohteet-vaihtoehdon avulla uuden yhteyshenkilön.

2.2.5. Dokumenttikokoelmat

Dokumenttikokoelma on kokoelma toisiinsa yhteydessä olevia dokumentteja. Ero monitiedostoiseendokumenttiin on siinä, että dokumenttikokoelman jokainen jäsen on itsenäinen dokumentti, jollaon omat metatiedot. Lisäksi dokumenttikokoelmalla on omat jäsendokumenteista riippumattomatmetatiedot. Monitiedostoisessa dokumentissa sen sijaan kaikki dokumenttitiedostot jakavat dokumentinominaisuustiedot.


Voit luoda dokumenttikokoelman M-Filesiin napsauttamalla Luo-painiketta ja valitsemalla luettelostaDokumenttikokoelma.... Valitse sitten luokka ja täytä kokoelman yhteiset metatiedot.

Esimerkki:

Yritys valmistelee uuden tuotteen myyntilupahakemusta viranomaisille. Myyntilupahakemus koostuuseuraavista erillisistä dokumenteista: saatekirje, yleiskuvaus tuotteesta, tuotteen tekninen spesifikaatio,lausunto turvallisuusviranomaiselta ja yrityksen tilinpäätös. Myyntilupahakemus kannattaa laatiadokumenttikokoelmana, koska sen jäsendokumentteja halutaan hyödyntää myös muissa vastaavissadokumenttikokoelmissa sekä itsenäisinä dokumentteina.

Kokoelman jäsenet -ikkunan käyttäminen.

Kun olet luonut dokumenttikokoelman, voit hallita sen sisältöä avaamalla Kokoelman jäsenet -valintaikkunan. Avaa valintaikkuna napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella dokumenttikokoelmaa javalitsemalla pikavalikosta Kokoelman jäsenet.

Kuva 37. Kokoelman jäsenet -valintaikkuna.

Kokoelman jäsenten lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen

Voit lisätä, muokata ja poistaa kokoelman jäsenyyksiä valintaikkunan alalaidasta löytyvien painikkeidenavulla. Jos haluat lisätä useita kohteita kerralla, voit kätevästi myös raahata ja pudottaa kohteitakokoelman jäseniksi listausnäkymästä.


Huomaa: Voit muokata ja poistaa dokumentteja vain varaamalla dokumenttikokoelman ensinmuokattavaksi.

Uusimmat versiot ja tietyt versiot

Lisätessäsi suhteen M-Files varmistaa vielä halutun, lisättyä dokumenttia koskevan versiokäyttäytymisen.Voit valita suhteen osoittamaan aina kohteen uusimpaan versioon tai nykyiseen versioon. Jälkimmäisessätapauksessa dokumentin jatkomuokkaus ei vaikuta dokumenttikokoelmassa olevaan dokumenttiin.

2.2.6. Offline-käyttö

Tässä osiossa kuvataan, miten sisältöä voi merkitä saataville offline-tilassa, miten dokumenttejamuokataan offline-tilassa ja mitä tapahtuu, kun siirrytään takaisin online-tilaan.

Tässä kappaleessa

• Offline-saatavuus (sivu 115)• Offline-tilaan siirtyminen (sivu 117)• Online-tilaan siirtyminen (sivu 117)

Offline-saatavuus

Voit merkitä kohteita saataville offline-tilassa yksittäin tai käyttää Offline-suodattimet (sivu 115) -ominaisuutta.

Merkitse saataville offline-tilassa

Voit valita valikkoriviltä Toiminnot > Offline-saatavuus > Merkitse saataville offline-tilassa, jos haluatmäärittää dokumentit ja muut kohteet saataville offline-tilassa silloin, kun sinulla ei ole verkkoyhteyttä.Merkitsemäsi dokumentit näkyvät Offline-näkymässä.

Voit valita offline-tilaan saataville yksittäisiä kohteita, joukon kohteita tai kokonaisia näkymiä tai näennäisiäkansioita. Jos merkitset näkymän tai näennäisen kansion saataville offline-tilassa, M-Files luo uudenoffline-suodattimen kyseistä näkymää vastaten. Tällöin kaikki suodattimen mukaiset uudet kohteet tulevatautomaattisesti saataville myös offline-tilassa suodatinmäärityksen mukaisesti. Voit myös muuttaa luotuaoffline-suodatinta. Katso lisää offline-suodattimista kohdasta Offline-suodattimet (sivu 115).

Voit siirtyä offline-tilaan valitsemalla valikkoriviltä Toiminnot > Siirry offline-tilaan ja vastaavasti siirtyätakaisin online-tilaan valitsemalla valikkoriviltä Toiminnot > Siirry online-tilaan. Katso lisätietoja kohdastaOffline-tilaan siirtyminen (sivu 117) ja Online-tilaan siirtyminen (sivu 117).

Poista offline-tilan merkintä

Voit poistaa valitun kohteen offline-saatavuuden valitsemalla valikkoriviltä Toiminnot > Offline-saatavuus > Poista offline-tilan merkintä.

Tässä kappaleessa

• Offline-suodattimet (sivu 115)

Offline-suodattimet

Siirry Offline-näkymään (aloitusnäytön Muut näkymät -kohdan kautta). Tässä näkymässä voit määrittääsuodattimet sen varmistamiseksi, että kaikki tärkeät kohteet ovat käytettävissä myös ilman verkkoyhteyttä.


Voit poistaa offline-suodattimen valitsemalla Poista suodattimen pikavalikosta. Toiminto poistaa vainoffline-suodattimen, ei itse näkymää.

Esimerkiksi: offline-suodattimen luominen projektille

1. Siirry M-Filesin aloitusnäkymässä kohtaan Muut näkymät > Offline.

2. Avaa valikkorivi painamalla Alt.

3. Valitse Uusi > Offline-suodatin.

Offline-suodattimen ominaisuudet -ikkuna avautuu.

4. Kirjoita offline-suodattimelle nimi Nimi-kenttään.

Nimi näkyy listausalueella kohdassa Muut näkymät > Offline.

5. Napsauta Määrittele suodatin... määritelläksesi ehdot, jotka kohteiden on täytettävä näkyäkseen tässänäkymässä.

Määrittele suodatin -ikkuna avautuu.

6. Napsauta Ominaisuudet-välilehdellä Lisää hakuehto ja lisää seuraava ehto:

a) Valitse Ominaisuus-pudotusvalikosta Projekti.b) Valitse = Operaattori-pudotusvalikosta.c) Valitse Arvo-pudotusvalikosta haluamasi projekti.

7. Sulje Määrittele suodatin -ikkuna ja palaa Offline-suodattimen ominaisuudet -ikkunaan painamallaOK.

8. Jos Näytä dokumentit ja muut kohteet -valintaruutua ei ole valittu, valitse se.

9. Lopeta offline-suodattimen luonti napsauttamalla OK.

Juuri luomasi offline-suodatin näkyy kohdassa Muut näkymät > Offline. Kaikki tässä näkymässä olevatdokumentit ja kohteet ovat käytettävissä myös silloin, kun yhteyttä M-Files Server -palvelimeen ei olesaatavilla.


Offline-tilaan siirtyminen

M-Filesia voi käyttää myös verkkoyhteydettömässä tilassa.

Voit aloittaa M-Filesin käytön ilman verkkoyhteyttä painamalla Alt-näppäintä ja valitsemalla valikkopalkistaToiminnot > Siirry offline-tilaan tai napsauttamalla käyttäjänimeäsi käyttöliittymän oikeassa yläkulmassaja valitsemalla pikavalikosta Siirry offline-tilaan. Tällöin käytössäsi on Offline-näkymä, jossa näkyvätkaikki offline-tilassa saataville merkityt kohteet. Tässä näkymässä näkyvät dokumentit ja kohteet ovatkäytettävissä siis myös silloin, kun verkkoyhteyttä M-Files Server -palvelimeen ei ole saatavilla.

Komento Siirry offline-tilaan valmistelee M-Filesin käytettäväksi myös verkkoyhteydettömässä tilassa.Samat valmistelutoimenpiteet tehdään normaalin uloskirjautumisen ja Windowsin sammutuksenyhteydessä.

Esimerkki: Myyntimies on lähdössä toimistolta pitämään esittelyä asiakkaalle. Hän merkitsee esittelyssätarvittavan PowerPoint-esityksen saataville offline-tilassa. Asiakkaan luota ei ole pääsyä myyntimiehentoimiston verkkoon, mutta tarvittava PowerPoint-dokumentti on saatavilla M-Filesin kautta Offline-näkymästä.

Voit määritellä haluamasi dokumentit ja muut kohteet saataville offline-tilassa komennolla Merkitsesaataville offline-tilassa. Katso lisätietoja kohdasta Offline-saatavuus (sivu 115). Myös kokoelmienjäsenet, suhteiden kohteet ja alikohteet ovat automaattisesti saatavilla offline-tilassa, mikäli niitä liittyyoffline-tilaan saataville merkittyihin kohteisiin.

Käyttäessäsi offline-tilaa voit myös luoda uusia kohteita sekä muokata offline-tilassa saatavilla oleviakohteita.

Online-tilaan siirtyminen

Voit siirtyä takaisin online-tilaan offline-tilasta painamalla Alt-näppäintä ja valitsemalla valikkopalkistaToiminnot > Siirry online-tilaan tai napsauttamalla käyttäjänimeäsi käyttöliittymän oikeassa yläkulmassaja valitsemalla pikavalikosta Siirry online-tilaan. Kun olet online-tilassa, M-Files palauttaa muutkinnäkymät näkyviin, ja voit taas selailla dokumenttivarastoa normaalisti. Voit myös esimerkiksi palauttaaOffline-näkymässä olevia dokumentteja muokkauksesta, jolloin muutokset tallentuvat palvelimelle.

Online-tilaan siirtyessään M-Files huomaa, mikäli offline-tilassa tehtyjä muutoksia ei voida suoraanpalauttaa palvelimelle. Esimerkiksi joku voi olla muokannut dokumenttia palvelimella sillä aikaa, kun oletmuokannut samaa dokumenttia offline-tilassa. Jos uusin palvelimelle palautettu versio vastaa sitä versiota,mistä muokkaus offline-tilassa on alkanut, voidaan offline-tilassa muokattu versio tallentaa dokumentinuudeksi versioksi. Tällöin siis mitään muutoksia ei ole offline-tilan aikana kyseiselle kohteelle tehty. Jostaas offline-tilan aikana palvelimelle on muodostunut uusia versioita kohteesta, M-Files ilmoittaa tästä jakäyttäjä voi valita seuraavista toimenpiteistä haluamansa:

• Tallenna offline-tilassa muokattu versio uutena dokumenttina (tämä valinta säilyttää palvelimella olevandokumentin muuttumattomana)

• Hylkää tehdyt muutokset (tämä valinta hyväksyy palvelimella olevan uuden version ja hylkää offline-tilan aikana tehdyt muutokset)

• Peruuta online-tilaan siirtyminen.

Vihje: Jos dokumentin varaa online-tilassa muokattavaksi, epäselviä tilanteita offline-tilan aikanamuokkaamisen suhteen ei synny. Käyttäjä voi normaalisti muokata dokumenttia offline-tilan ajan jamuut käyttäjät näkevät dokumentin olevan varattu kyseiselle käyttäjälle.


2.3. Sisällön jakaminen

Tässä osiossa kuvataan, kuinka voit jakaa varaston sisältöä sekä käyttäjille, joilla on oikeudet samaanvarastoon kuin sinulla, että organisaatiosi ulkopuolisille käyttäjille.

Kuva 38. Voit jakaa varaston sisältöä usealla eri tavalla, niin varaston käyttöoikeudet omaaville käyttäjille kuin ihmisille, jotka eivätkäytä M-Filesia.

Tässä kappaleessa

• Linkkien ja pikakomentojen jakaminen (sivu 118)• Julkisten linkkien jakaminen (sivu 123)• Jakaminen, sähköposti ja PDF (sivu 124)

2.3.1. Linkkien ja pikakomentojen jakaminen

M-Files-käyttäjillä voi olla erinimisiä dokumenttivarastoyhteyksiä, ja jokaisella käyttäjällä voi olla erilaisianäkymiä. M-Filesissa on toiminto, jolla voi luoda pikakomentoja, joihin nämä tekijät eivät vaikuta. Tällaisialinkkejä voi käyttää esimerkiksi sähköposteissa, joissa viitataan organisaatioiden dokumentteihin.

Luo linkki -valintaikkuna

Voit luoda linkkejä tai pikakuvakkeita dokumenttiin napsauttamalla dokumenttia hiiren oikealla painikkeellaja valitsemalla pikavalikosta Luo linkki.... Valintaikkuna tarjoaa neljä eri tapaa jakaa linkki.


Kuva 39. Luo linkki -valintaikkuna.

Huomaa: Jos haluat lisätietoja linkkien luomisesta kohteisiin, tiedostoihin ja näkymiin M-FilesWebin avulla, katso Creating M-Files Web URLs.

Windows- tai M-Files-pikakuvakkeen luominen

Näillä toiminnoilla voit luoda pikakuvakkeen Windowsin työpöydälle. Windowsin pikakuvaketta käytettäessädokumentti avautuu kyseisen dokumenttityypin oletussovelluksessa. M-Filesin pikakuvake avaadokumentin tai kohteen M-Files Desktopissa.

M-Files-pikakuvakkeen lähettäminen sähköpostitse

Tämä toiminto luo ja avaa automaattisesti uuden sähköpostiviestin, jossa pikakuvake on valmiiksi liitteenä.Lähetä linkki sähköpostitse -toiminto pikavalikon kohdassa Jakaminen, sähköposti ja PDF luo samaantapaan uuden sähköpostiviestin pikakuvakkeineen.

Linkin kopioiminen leikepöydälle

Tällä toiminnolla voit kopioida kohteen hyperlinkin leikepöydälle. Kun käytät tätä valintaa, varmistat,että linkki säilyy käyttökelpoisena, vaikka dokumentti nimettäisiin uudelleen. Voit liittää linkinsähköpostiviesteihin HTML-muodossa tai avata dokumentin suoraan M-Filesissa syöttämällä linkkipolunWindowsin Suorita-toiminnolla.

Jos tarvitset linkin – tai esimerkiksi vain M-Files Desktop -linkin – ainoastaan tekstimuodossa, voit kopioidaURL-osoitteen tekstikentästä leikepöydälle ja napsauttaa sitten Peruuta tai sulkea ikkunan X-painikkeella.

Vihje:

Tekstimuotoisessa URL-osoitteessa olevaa komentoa voidaan myös muuttaa manuaalisesti, joslinkin halutaan tekevän muutakin kuin avaavan kohteen tai tiedoston. Käytettävissä ovat seuraavatkomennot: show, showmetadata, open, view ja edit. Alla olevassa taulukossa kuvataan näidenkomentojen toimintaa.

Komento Toiminta

show Näyttää kohteen M-Files Desktopissa.

showmetadata Näyttää kohteen metatietokortin.

https://kb.cloudvault.m-files.com/Default.aspx#3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC/object/A20AFDD6-9F0E-42FB-AA30-D2347142B51C/latest


Komento Toiminta

open Näyttää muokattavaksi varaamisen ikkunan ja avaa dokumentinoletussovelluksessa.

view Avaa dokumentin oletussovelluksessa vain luku -tilassa eikä kehota käyttäjäävaraamaan sitä muokkaukseen.

edit Varaa kohteen muokkaukseen ja avaa sen muokattavaksi oletussovelluksessa.

Komento m-files://edit/<varaston GUID>/<kohteen nimi>-<id> esimerkiksi varaa dokumentinmuokkaukseen ja avaa sen muokattavaksi tiedostoon liitetyssä oletusohjelmassa.

Jos haluat lisätietoja M-Filesin URL-ominaisuuksista, katso tämä tietokanta-artikkeli.

Lisäasetukset

Lisäasetuksissa voit määritellä, haluatko linkin osoittamaan aina dokumentin uusimpaan versioon (Uusinversio) vai valittuna olevaan versioon (Tämä versio).

Linkkien ulkonäön muokkaaminen

Voit myös muuttaa tapaa, jolla linkit näytetään. Lisätietoja saat kohdasta Linkkien ulkonäön muokkaaminen(sivu 121).

Julkiset WWW-linkit

Myös WWW-linkkejä voidaan käyttää M-Filesissa olevien dokumenttien julkiseen jakamiseen. Se voitapahtua kahdella tavalla:

• M-Files Webista voidaan muodostaa julkaisujärjestelmä, jonka avulla dokumentit voidaan jakaasidosryhmille. Katso lisätietoja kohdasta Dokumenttikohtainen julkaisu www-linkin avulla (sivu 490).

• M-Filesin dokumentit voidaan jakaa julkisesti luomalla tilapäisiä julkisia linkkejä tiettyihindokumentteihin, jolloin ne ovat kenen tahansa linkin saaneen ulottuvilla. Katso lisätietoja kohdastaJulkisten linkkien jakaminen (sivu 123).

Tässä kappaleessa

• Pikakuvakkeiden luominen (sivu 120)• Pikakuvakkeiden lähettäminen (sivu 121)• Linkkien kopiointi (sivu 121)• Linkkien ulkonäön muokkaaminen (sivu 121)

Pikakuvakkeiden luominen

1. Napsauta M-Filesissa hiiren oikealla painikkeella kohdetta, jolle haluat luoda linkin, ja valitsepikavalikosta Luo linkki....

Luo linkki -ikkuna avautuu.

2. Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista ja napsauta OK:

Valitse... Jos...

Luo Windowsin pikakuvake (.lnk) haluat luoda pikakuvakkeen, joka avaa valitunkohteen tiedostotyypin oletussovelluksessa.

https://kb.cloudvault.m-files.com/Default.aspx?#3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC/object/BE2AA2E4-8B75-43DF-8E31-C045A31938B0/latest


Valitse... Jos...

Luo M-Files-pikakuvake (.mflink) haluat luoda pikakuvakkeen, joka näyttää valitunkohteen M-Files Desktopissa.

3. Napsauta Kyllä, jos sinua kehotetaan asettamaan pikakuvake tietokoneen työpöydälle.

Luomasi pikakuvake sijoitetaan työpöydälle. Pikakuvakkeen tyypin mukaan sen kaksoisnapsauttaminenjoko avaa kohteen tiedostotyypin oletussovelluksella tai näyttää kohteen M-Files Desktopissa.

Pikakuvakkeiden lähettäminen



2. Valitse Lähetä M-Files-pikakuvake (.mflink) sähköpostitse -vaihtoehto.

Sähköpostiohjelmassasi avautuu uusi sähköpostiviesti, jossa on M-Files-pikakuvake liitetiedostona.

Linkkien kopiointi



2. Valitse vaihtoehto Kopioi linkki leikepöydälle.

3. Joko:

a. Jos haluat linkin HTML-muodossa, napsauta OK, jolloin linkki kopioidaan leikepöydälle.

tai

b. Jos haluat linkin tekstimuodossa, valitse ja kopioi tekstikentässä oleva teksti ja napsauta Peruuta.

Nyt olet kopioinut valitun kohteen linkin leikepöydällesi. Jos valitsit HTML-muodon ja liität linkin esimerkiksiuuteen Outlook-viestiin, linkki liitetään viestiin seuraavassa HTML-muodossa, jos sinulla on HTML-muotoilukäytössä Outlookissa:

Jos kopioit linkin tekstimuodossa tai jos liität linkin HTML-muodossa muokkausohjelmaan taisähköpostiohjelmaan, joka ei tue HTML-muotoilua, linkki liitetään tekstimuodossa.

Linkkien ulkonäön muokkaaminen

M-Files-linkkien ulkonäköä voidaan muokata muutamalla rekisteriasetuksella. Rekisteriasetuksetvoidaan lisätä asiakaskohtaisia asetuksia varten avaimeen HKEY_LOCAL_MACHINE tai käyttäjä- javarastokohtaisia asetuksia varten avaimeen HKEY_CURRENT_USER tai molempiin. Jos molempiakäytetään, HKEY_CURRENT_USER on ensisijainen.

HKEY_LOCAL_MACHINE-kohdassa avaimen nimi on HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Common\Settings\Hyperlinks.


HKEY_CURRENT_USER-kohdassa avaimen nimi on HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Client\MFShell\<vault>\Hyperlinks.

Molempien avainten varsinaiset asetukset on kuvattu seuraavissa taulukoissa.

Arvon nimi: FriendlyNameModeForHTML

Arvontyyppi

REG_DWORD

Kuvaus Määrittää, toimiiko kohteen otsikko linkkinä hyperlinkin HTML-versiossa. Arvot 1–3 myösmäärittävät linkin tyypin.

Arvon tiedot• 0: Ei hyperlinkkiä• 1: Tietokoneen hyperlinkki (oletus)• 2: Verkkohyperlinkki• 3: Mobiilihyperlinkki

Vihje: M-Files lisää linkin myös leikepöydälle XML-laskentataulukossa, jotta linkkivoidaan liittää esimerkiksi Microsoft Excelin soluun. Linkin tyypin määrittää asetuksenFriendlyNameModeForHTML arvo. Jos sen arvoksi on asetettu joko 0 tai sitä ei ole määritettyollenkaan, linkki avaa kohteen M-Files Desktopissa.

Arvon nimi: CanShowSpecificLinks

Arvontyyppi

REG_DWORD

Kuvaus Määrittää, voiko hyperlinkin HTML-versio sisältää asiakaskohtaisia linkkejä kohteen otsikonjälkeen.

Arvon tiedot• 0: Ei asiakaskohtaisia linkkejä liitettynä.• 1: Asiakaskohtaiset linkit liitetään ”SpecificLinksMode”-arvon määrittämällä tavalla

(katso jäljempänä).

Arvon nimi: SpecificLinksMode

Arvontyyppi

REG_DWORD

Kuvaus Jos CanShowSpecificLinks asetuksen arvo on ”1”, se määrittää, mitkäasiakaskohtaisista linkeistä liitetään hyperlinkin HTML-versioon kohteen otsikon perään.

Arvon tiedot• 0: Ei mitään• 1: Tietokone• 2: Verkko• 3: Tietokone ja verkko• 4: Mobiili• 5: Tietokone ja mobiili• 6: Verkko ja mobiili• 7: Tietokone, verkko ja mobiili


Arvon nimi: PlainTextModeForClipboard

Arvontyyppi

REG_DWORD

Kuvaus Ohjaa leikepöydälle kopioidun tekstimuotoisen hyperlinkin pelkän tekstiversion sisältöä.

Arvon tiedot• 0: Kaikki hyperlinkit• 1: Vain tietokoneen hyperlinkki• 2: Vain verkkohyperlinkki• 3: Vain mobiilihyperlinkki

2.3.2. Julkisten linkkien jakaminen

M-Filesin dokumentit voidaan jakaa julkisesti luomalla tilapäisiä julkisia linkkejä valittuihin dokumentteihin,jolloin ne ovat kenen tahansa linkin saaneen ulottuvilla.

Tarkista ennen aloittamista, että M-Files Web on käynnissä (lisätietoja on kohdassa Web- ja MobileAccess -pääsyn määrittäminen M-Filesiin (sivu 483)) ja että M-Files Web -aloitussivu on määritettyDokumenttivaraston ominaisuudet -ikkunassa (lisätietoja on kohdassa M-Files Web (sivu 251)).

Huomaa: Katso julkisten linkkien määritysasetukset kohdasta Julkisten linkkien määritysasetukset (sivu 551).

Luo julkinen linkki seuraavasti:

1. Etsi M-Filesissa haulla tai näkymillä kohde, jonka haluat jakaa.

2. Valinnainen Jos haluat jakaa aiemman version kohteesta, napsauta kohdetta hiiren oikealla painikkeellaja valitse Historia.

3. Napsauta hiiren oikeaa painiketta kohteen (tai kohdeversion) kohdalla ja valitse pikavalikosta Julkisenlinkin jakaminen.

Jaa julkinen linkki -ikkuna avautuu.

4. Valitse Vanhenemispäivä (paikallinen aika) -valitsimella viimeinen päivä, jonka jälkeen julkinen linkkiei ole enää aktiivinen.

5. Valinnainen Syötä Kuvaus-kenttään Kuvaus-sarakkeessa Jakamani kohteet -ikkunassa näytettäväkuvaus.

6. Napsauta Luo julkinen linkki.

Julkinen linkki luodaan Julkinen linkki -kenttään.

7. Kopioi julkinen linkki leikepöydälle napsauttamalla Kopioi.

8. Sulje Jaa julkinen linkki -ikkuna napsauttamalla Sulje.

Nyt voit jakaa julkisen linkin kaikille kiinnostuneille. Linkki poistuu käytöstä määritetyn eräpäivän jälkeen.Jos haluat tarkastella tai poistaa jakamiasi julkisia linkkejä, katso Jaettujen julkisten linkkien hallitseminenja poistaminen (sivu 124).


Jaettujen julkisten linkkien hallitseminen ja poistaminen

Voit tarkastella ja poistaa jakamiasi julkisia linkkejä Jakamani kohteet -ikkunassa. Käyttäjät, joilla onjärjestelmänvalvojan oikeudet Täysi dokumenttivaraston hallintaoikeus tai Lukuoikeus kaikkeen varastonsisältöön, voivat tarkastella ja hallita kaikkien varaston käyttäjien jakamia julkisia linkkejä.

1. Napsauta käyttäjänimeäsi M-Filesin oikeassa yläkulmassa ja valitse Jakamani kohteet pikavalikosta.

Jakamani kohteet -ikkuna avautuu näyttäen kaikki jakamasi julkiset linkit.

2. Jos haluat kopioida jaetun julkisen linkin leikepöydälle, etsi haluamasi linkki listasta ja napsauta Kopioilinkki.

3. Jos haluat poistaa jaetun julkisen linkin, etsi haluamasi linkki listasta ja napsauta Lopeta jakaminen.

Vahvistusikkuna avautuu.

4. Vahvista julkisen linkin poisto napsauttamalla Kyllä.

Juuri poistamasi linkki ei ole enää aktiivinen, eikä sitä kautta pääse käsiksi aikaisemmin julkisenaolleeseen kohteeseen.

2.3.3. Jakaminen, sähköposti ja PDF

Jakaminen, sähköposti ja PDF -valikossa on seuraavat jakamisasetukset:

• Jaa OneDriven kautta (sivu 124)• Lähetä linkki sähköpostitse (sivu 125)• Lähetä kopio sähköpostitse ja lähetä PDF:nä sähköpostitse (sivu 125)• Tallenna PDF:ksi (sivu 125)• Muunna PDF:ksi (sivu 125)

Jaa OneDriven kautta

Sähköpostin liitetiedostojen sijasta voit jakaa yksittäisiä tiedostoja lukemista ja muokkausta vartenMicrosoft OneDrivessa myös henkilöille, joilla ei ole M-Files-käyttäjätiliä. Tällöin muokkaajalla tai lukijalla eitarvitse olla myöskään Windows Live ID -tunnusta.

Voit jakaa tiedoston valitsemalla valikkoriviltä Toiminnot > Jakaminen, sähköposti ja PDF > JaaOneDriven kautta tai Jaa OneDriven kautta PDF:nä. Tiedostot voidaan jakaa alkuperäisessämuodossaan (esimerkiksi .docx) tai PDF-tiedostoina.

Linkki voidaan lähettää täyspitkässä tai lyhennetyssä muodossa. Lyhennetty muoto on miellyttävämpikäyttää, mutta luottamuksellisten tiedostojen kanssa kannattaa käyttää täyspitkää muotoa. Kaikki, joillaon pääsy linkkiin, voivat lukea ja muokata tiedostoa. Voit myös kopioida linkin valintaikkunasta muuhunkäyttöön.

Huomaa: Jos tiedostoon tehdään muutoksia M-Filesissa, jaettu tiedosto ei päivity automaattisestiOneDrivessa. Jos haluat M-Filesissa tehtyjen muutosten näkyvän OneDrive-versiossa, sinun onjaettava tiedosto uudelleen ja lähetettävä uusi linkki vastaanottajille.

Voit hallita jaettuja tiedostoja OneDrive-tilisi kautta (https://onedrive.live.com/). Aiemmin jaetut tiedostot janykyiset kahdennetut tiedostot kannattaa poistaa aika ajoin.

Jos haluat jakaa esim. esitteitä ja hinnastoja siten, että jaetut versiot päivittyvät automaattisesti, tällaiseenjulkaisuun kannattaa käyttää yhteistoimintaa eri varastojen välillä (sivu 338).


https://onedrive.live.com


Lähetä linkki sähköpostitse

Tätä toimintoa käyttämällä M-Files luo uuden sähköpostiviestin, jossa on linkki tiedostoon. Vastaanottajallaon oltava dokumenttivaraston ja tiedoston käyttöoikeus.

Lähetä kopio sähköpostitse ja lähetä PDF:nä sähköpostitse

Voit lähettää tiedoston suoraan PDF-muodossa valitsemalla valikkoriviltä Toiminnot > Jakaminen,sähköposti ja PDF > Lähetä PDF:nä sähköpostitse, jolloin tiedosto muunnetaan PDF-muotoonennen lähettämistä. Kun PDF on valmis, M-Files luo uuden sähköpostiviestin PDF-tiedoston kera.Voit myös lähettää tiedoston alkuperäisessä muodossaan valitsemalla valikkoriviltä Toiminnot >Jakaminen, sähköposti ja PDF > Lähetä kopio sähköpostitse. Molemmissa tapauksissa tiedostoliitetään sähköpostin liitetiedostoksi ilman linkitystä M-Filesiin.

Tallenna PDF:ksi

Voit tallentaa tiedoston suoraan PDF-tiedostona valitsemalla valikkoriviltä Toiminnot > Jakaminen,sähköposti ja PDF > Tallenna PDF:ksi.... Tällöin tiedostoa ei tarvitse erikseen avata, vaan voit tehdätallennuksen M-Filesissa.

Mikäli olet tallentamassa yksitiedostoisesta dokumentista PDF:ää, M-Files luo uuden PDF-muodossaolevan dokumentin. Mikäli tallennat monitiedostoisessa dokumentissa olevasta tiedostosta PDF:n, M-Filestarjoaa oletuksena tallennusta samaan monitiedostoiseen dokumenttiin.

Muunna PDF:ksi

Voit myös muuntaa tiedoston PDF:ksi. Tällöin alkuperäinen tiedosto (esimerkiksi Word-tiedosto) korvataanvastaavalla PDF-tiedostolla.

Voit valita valikkoriviltä Toiminnot > Jakaminen, sähköposti ja PDF > Muunna PDF:ksi (lisää erillisentiedoston), jos haluat säilyttää valitun dokumentin alkuperäisen version ja saada PDF-version erikseen.Jos yksitiedostoinen dokumentti muunnetaan tällä toiminnolla, M-Files muuntaa sen monitiedostoiseksidokumentiksi PDF-muuntamisen yhteydessä.

2.4. Sisällön löytäminen

Tässä osiossa kuvataan, kuinka voit löytää hakemasi sisällön käyttämällä M-Filesin hakutoimintoja ja -näkymiä.


Kuva 40. Jos etsit esimerkiksi työhakemuksia, M-Files etsii hakuehtoasi dokumenttien otsikoista, metatiedoista ja sisällöstä sekämuista varaston kohteista. Haku pystyy etsimään myös hakusanasi eri taivutusmuotoja.

Tässä kappaleessa

• Haku (sivu 126)• Näkymien käyttö (sivu 155)

2.4.1. Haku

Dokumenttien ja muiden kohteiden löytäminen on tehokkainta M-Filesin hakutoimintojen avulla. Tämäon erityisen käytännöllistä esimerkiksi silloin, kun muistat dokumentista tai kohteesta vain jonkin tietynyksittäisen asian, kuten luontipäivämäärän tai dokumentin luoneen käyttäjän.

Pikahaku

Pikahakutoiminnoilla (sivu 130) voit hakea kohteeseen liittyviä sanoja.

Hakuasetukset ja suodattimet

Hakuasetuksilla (sivu 130) ja suodattimilla (sivu 135) voit määritellä lisää hakuehtoja, jotka liittyväthakemiesi kohteiden ominaisuuksiin ja sijaintiin. Voit laajentaa pikahaun hakuasetuksia napsauttamalla

Hakuasetukset-painiketta ( ) pikahakukentän oikealla puolella. Hakusuodattimet voidaan avatanapsauttamalla Suodattimet-välilehteä oikeassa sivupaneelissa.


Jos haluat esimerkiksi tuoda näkyviin tietyn käyttäjän muokattavaksi varaamat dokumentit kuukaudenajalta, se on käytännöllisempää tehdä määrittämällä hakuehtoja hakuasetuksissa kuin luomalla uusinäkymä.

Hakutulosten lajittelu

Hakutulosten listausjärjestys perustuu ensisijaisesti käyttöön. Päätarkoitus on korostaa asioita, jotka ovattärkeitä käyttäjän kannalta. Seuraavilla tiedoilla on ensisijainen painoarvo hakutuloksia annettaessa:

• Koska dokumentti tai muu kohde on luotu?• Koska ja kuinka monta kertaa dokumenttia tai muuta kohdetta on muokattu?• Koska ja kuinka monta kertaa dokumenttia tai muuta kohdetta on käsitelty?

Näiden tietojen avulla löydät relevanttia tietoa organisaation uusimmista ja yleisimmin käytetyistäkohteista. Mikäli dokumentti on luotu monta vuotta sitten eikä sitä ole päivitetty vähään aikaan, eiko. dokumentti ole luultavimmin käyttäjän kannalta enää kovin relevantti, ja tästä syystä se ei oleensimmäisten hakutulosten joukossa.

Edellä mainittujen kohteen käsittelyyn liittyvien tietojen lisäksi hakumerkkijonon esiintyminen metatiedoissatai tiedoston sisällössä vaikuttaa hakutulosten järjestykseen. Hakutuloksen sijaintiin vaikuttaa, joshakumerkkijono esiintyy seuraavissa:

1. Dokumentin tai muun kohteen nimessä tai otsikossa2. Dokumentin tai muun kohteen muissa metatiedoissa kuin nimessä tai otsikossa3. Tiedoston sisällössä

Erityistä painoarvoa on juuri nimellä, koska usein dokumentti tai kohde on nimetty niin, että itse nimessäon oleellista tietoa sisällöstä. M-Files jättää myös huomiotta tiettyjä metatietoja, jotka heikentäväthakutuloksen osuvuutta. Tiedostojen sisällöstä haettaessa vaikuttaa mm. tiedoston pituus, jolloin samansanan osumamäärä lyhyessä dokumentissa saa enemmän painoarvoa kuin pitkässä dokumentissa.Hakutulosten järjestys määräytyy joka tapauksessa aina enemmän metatiedoista kuin tiedoston sisällöstä.

Osuvuuden perusteella tehtävän lajittelun poistaminen käytöstä

M-Files-järjestelmänvalvoja voi asettaa tulosten lajittelun käyttäjän asetusten mukaan oletusarvoistenosuvuusasetusten sijaan. Katso lisätietoja kohdasta Hakutulosten osuvuuden perusteella tehdyn lajittelunpoistaminen käytöstä (sivu 556).

Hakusanan painottaminen tuloksissa

Kun teet haun, hakusanat korostetaan keltaisella hakutuloslistauksessa, metatietokortissa ja tiedostonsisällössä (esikatselu). Myös esikatselua käytettäessä hakusanat korostetaan keltaisella tiedostonsisällössä yleisiä tiedostomuotoja käytettäessä (Word, Excel, PowerPoint ja Outlook).


Kuva 41. Pikahaun tulokset käyttöliittymässä.

Seuraavien tiedostotyyppien sisältö voidaan korostaa Esikatselu-välilehdessä:

• Sähköpostitiedostot (eml, emlx, msg)• HTML- ja webarchive-tiedostot (htm, html, mht, mhtml)• Microsoft Excel -tiedostot (xlsx, xlsm, xltx, xltm, xlsb, xls, xlt)• Microsoft PowerPoint -tiedostot (pptx, pptm, ppsx, ppsm, potx, potm, ppt, pps, pot)• Microsoft Word -tiedostot (docx, docm, dotx, dotm, doc, dot)• OpenDocument-tiedostot (odt, ott, ods, odp)• PDF-tiedostot• RTF-tiedostot• Tekstitiedostot (txt)• Visio-piirustukset (vsd, vdx, vss, vsx, vst, vtx, vdw)

Huomaa: Jos haet tarkalla vastaavuudella käyttämällä haussa lainausmerkkejä (esimerkiksi "datsports"), kaikki osittaiset vastaavuudet (esimerkiksi sports) korostetaan dokumentin sisällössätarkkojen vastaavuuksien lisäksi.

Hakutulokset muissa varastoissa

Kun teet haun M-Filesissa, Hakutulokset muissa varastoissa -paneeli tulosluettelon alla näyttäähakutulosten lukumäärän muista varastoista, joihin olet yhteydessä. Jos varaston kuvake varaston nimenvieressä on sininen, varastossa on hakuasi vastaavia kohteita. Jos varaston kuvake on sen sijaan harmaa,haun tulokset eivät ole vielä käytettävissä tai varastossa ei ole hakuasi vastaavia kohteita.

Huomaa, että muiden varastojen hakutuloksia ei päivitetä, jos käytät hakusi suodattamiseen laajennettujahakuehtoja tai haun tarkennuksia.

Vihje:


Haun tulokset haetaan vain niistä varastoista, joihin olet kyseisellä hetkellä sisäänkirjautuneena.Napsauttamalla Näytä kaikki näytetään myös ne varastot, joihin et ole kyseisellä hetkelläsisäänkirjautuneena.

Voit määrittää käyttäjätilillesi automaattisen sisäänkirjautumisen varastoon Windowsinkäynnistyessä. Katso ohjeet kohdasta Automaattinen sisäänkirjautuminen Windowsinkäynnistyessä (sivu 175).

Kun napsautat jotain varastoa tässä paneelissa, siirryt kyseiseen varastoon ja näet kyselysi hakutulokset.

Hakutulokset muissa varastoissa -paneelin voi piilottaa tai näyttää napsauttamalla hiiren oikeallapainikkeella tyhjässä kohdassa listausalueella ja valitsemalla Näyttötila > Näytä hakutulokset muissavarastoissa pikavalikosta.

Voit myös näyttää Hakutulokset muissa varastoissa -paneelin oletusarvoisesti pienennettynä.Tällöin vain paneelin otsikko näytetään, kunnes laajennat paneelin. Jos haluat, että paneeli näkyyoletusarvoisesti pienennettynä, napsauta hiiren oikealla painikkeella tyhjässä kohdassa listausalueella javalitse Näyttötila > Alapaneeli > Pienennetty pikavalikosta. Huomaa, että tämä asetus vaikuttaa kaikkiinlistausalueen alla näytettäviin paneeleihin.

Huomaa:

Jos haluat, että Hakutulokset muissa varastoissa -paneeli on oletusarvoisesti poissa käytöstä,voit asettaa seuraavan rekisteriasetuksen asiakastietokoneelle:

Avain HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Client\MFShell\<vault>

Arvon nimi MultiVaultSearchEnabled


Kuvaus Ottaa Hakutulokset muissa varastoissa -paneelin käyttöön tai poistaa senkäytöstä.

Oletusarvo 1 Hakutulokset muissa varastoissa -paneeli on käytössä.

0 Hakutulokset muissa varastoissa -paneeli on poissa käytössä.Hyväksyttävätarvot

1 Hakutulokset muissa varastoissa -paneeli on käytössä.

Tässä kappaleessa

• Pikahaku (sivu 130)• Suodattimet-välilehti (sivu 135)• Haun tarkennus (sivu 137)• Laajennetut hakuehdot (sivu 138)• Hakutulosten ryhmittelyt (sivu 154)


Pikahaku

Pikahaku on kätevä tapa etsiä dokumentteja ja muita kohteita dokumenttivarastosta. Pikahaulla etsitäänkohteita niiden metatiedoissa tai tiedostojen sisällössä esiintyvien sanojen perusteella. Voit valita,koskeeko haku metatietoja, tiedostojen sisältöä vai molempia, valitsemalla Suodattimet-välilehdessävaihtoehdon Metatiedot, Tiedostosisältö tai Molemmat. Oletusasetuksena on haku metatiedoista jatiedostojen sisällöstä. Asetus on voimassa kaikissa seuraavissa hauissa. Katso kohdasta Suodattimet-välilehti (sivu 135) lisää ohjeita haun tarkentamiseen.

Kirjoita hakukenttään jokin kohteeseen liittyvä hakusana, esimerkiksi otsikko, muokkaajan käyttäjätili taidokumenttiin liittyvä asiakas, ja napsauta hakupainiketta. Hakusanan ei tarvitse olla kokonainen sana,sillä voit katkaista sanan lisäämällä sen loppuun tähden. Esimerkiksi kun etsit sanalla määritte* tietojaEsimerkkidokumenttivarastosta, löydät muun muassa Tekninen määrittely -dokumentin, jonka nimi sisältäähaetun sanan.

Jos haluat hakea sanan tarkalla taivutusmuodolla, poista valinta Etsi pikahaussa sanan eritaivutusmuodoissa (sivu 138) Laajennetut hakuehdot (sivu 138) -ikkunassa. Tämä vaihtoehto onoletusarvoisesti käytössä. Tällöin saat esim. auto-sanahaulla vain ne tulokset, joissa sana ”auto” esiintyyjuuri tässä muodossa: haun tuloksiin ei tule muodot autot, auton, autossa jne.

Haetut sanat ja fraasit tallentuvat haun pudotusvalikkoon, jonka avulla voit helposti toistaa viimeaikaisenhaun uudelleen.

Kuva 42. Pikahakuun tarvitsee syöttää vain etsittävä sana.

Pikahaun hakuasetukset

Voit laajentaa pikahaun hakuasetuksia napsauttamalla Hakuasetukset-painiketta ( ) pikahakukentänoikealla puolella. Kun napsautat painiketta, seuraavat hakuasetukset tulevat näkyviin:

• Hakutyyppi (sivu 130)• Ominaisuusehto (sivu 131)• Laajennetut hakuehdot (sivu 138)

Hakutyyppi

Valitsemalla jonkin seuraavista vaihtoehdoista voit määrittää, miten hakupyyntöösi etsitään vastaavuuksia:

Kaikki sanat Tässä hakutyypissä kaikkien määriteltyjen sanojen tulee löytyä kohteesta.

Mikä tahansasanoista

Kohde tulee haun tuloksiin, jos siinä on yksikin annetuista sanoista.

Boolen haku Haun avulla voit tehdä tarkempia hakulausekkeita ja käyttää erilaisia operaattoreita


Ominaisuusehto

Jokaisella kohteella on ominaisuusarvoja, joita voi käyttää hakuehtoina. Ominaisuuden Projekti arvona voiolla esimerkiksi Pirkanmaan sairaalan lisärakennus. Jos haet näillä arvoilla, saat hakutulokseksi kaikki nedokumentit, joiden Projekti-ominaisuus sisältää arvon Pirkanmaan sairaalan lisärakennus.

Voit määrittää ominaisuusehdon valitsemalla ominaisuuden, ehdon ja ominaisuusarvon hakuasetusosion

pudotusvalikoista. Voit määritellä lisää ominaisuusehtoja napsauttamalla plusmerkkiä ( ).

Hakuehtojen alisteisuus

Voit helposti määrittää hakuehtoja hyödyntämällä hakuehtojen alisteisuutta, jolloin listoissa näkyvätvaihtoehdot suodatetaan muiden listavalintojen perusteella. Esimerkiksi jos olet valinnut hakuehdoksitietyn työnkulun, tilavaihtoehdot suodatetaan sen jälkeen niin, että vain valitsemaasi työnkulkuun liittyvättilat ovat näkyvissä ja valittavissa. Vastaava suodatus tehdään automaattisesti myös muillekin toisistaanriippuvaisille arvolistoille. Esimerkiksi yhteyshenkilöt suodatetaan asiakkaan mukaan, mikäli näilläarvolistoilla on hierarkkinen suhde.

Alisteiset hakuehdot ovat käytettävissä operaattorin ”on” kanssa. Lisäksi Laajennetut hakuehdot -valintaikkunassa voi käyttää operaattoria ”yksi joukosta”.

Epäsuorat haut

Voit määrittää hakuehtoja myös suhteiden kautta muodostuneiden ominaisuuksien avulla, jolloin kohteellaitsellään ei tarvitse olla kyseistä ominaisuutta. Sen sijaan hakuehtoon valittu ominaisuus on tässätapauksessa suhteessa olevan kohteen ominaisuus.

Epäsuoraa hakua käyttämällä voit esimerkiksi hakea tiettyyn maahaan liittyvät sopimukset, vaikka itsesopimukseen ei olisi määritelty Maa-ominaisuutta, jos se kuitenkin löytyy sopimukseen liittyvän asiakkaankautta. Tällöin hakuehdoksi määritellään Asiakas.Maa.

Voit määritellä näitä epäsuoria hakuominaisuuksia napsauttamalla listassa näkyvää pluspainiketta, jolloinvoit valita suhteessa olevan kohteen ominaisuuden, jota haluat käyttää hakuehtona. Esimerkkitapauksessalistalta on ensi valittu Asiakas ja sen jälkeen asiakkaan Maa-ominaisuus, jonka jälkeen hakukenttään ontullut hakuehdoksi pisteellinen muoto ”Asiakas.Maa”.

Laajennettuja hakuehtoja käyttämällä voit luoda kolmitasoisia epäsuoria hakuehtoja.


Vihje: Vastaavasti voit määrittää epäsuoria näkymiä suhteessa olevien kohteiden ominaisuuksiakäyttämällä. Voit myös hyödyntää epäsuoruutta suodatinasetusten ominaisuuksia määritellessä.Katso lisätietoja näkymien luomisesta kohdasta Näkymän luonti (sivu 156).

Operaattorit ja erikoismerkit

Voit myös käyttää erilaisia operaattoreita ja erikoismerkkejä haussasi, jotta löydät dokumentit ja kohteet,jotka vastaavat täysin hakuehtojasi. Lisätietoja saat kohdasta Operaattorit ja erikoismerkit (sivu 133).

Tässä kappaleessa

• Operaattorit ja erikoismerkit (sivu 133)


Operaattorit ja erikoismerkit

Voit myös käyttää erilaisia operaattoreita ja erikoismerkkejä haussasi, jotta löydät dokumentit ja kohteet,jotka vastaavat täysin hakuehtojasi. Seuraavassa taulukossa listataan operaattorit ja erikoismerkit, joillavoit laajentaa tai rajata hakuasi.

Hakutyyppi Operaattori taierikoismerkki

Kuvaus

Tarkka vastaavuus Lainausmerkit:"fraasi"

Lainausmerkeissä annettujen sanojen tulee esiintyäkohteessa peräkkäin.

Esimerkkihaku: "toiminnallinen määrittely"

Mikä tahansayksittäinen merkki

Kysymysmerkki:pain?

Merkki ? vastaa mitä tahansa yhtä sen kohdalla olevaamerkkiä.

Esimerkkihaku: pain?-haulla löytyvät sekä "paino" että"paine".

Huomaa: Tätä merkkiä ei voi käyttää hakuehdonensimmäisenä merkkinä.

Mikä tahansayksinumeroinenluku

Ristikkomerkki:201#

Merkki # vastaa mitä tahansa yhtä sen kohdalla olevaanumeroa.

Esimerkkihaku: 201# vastaa esim. lukuja "2017" ja "2018".


Mikä tahansamäärä merkkejä

Asteriski:markkin*

Merkki * vastaa mitä tahansa määrää sen kohdalla oleviamerkkejä.

Esimerkkihaku: markkin*-haulla löytyvät "markkinat","markkinointi" jne.


Kaikkienhakuehtojen pitäälöytyä

AND (vain Boole-haussa)

AND-operaattori yhdistää kaksi erillistä hakutermiä.Molempien hakutermien tulee löytyä.

Esimerkkihaku: toiminnallinen AND määrittely

Yhden hakuehdonpitää löytyä

OR (vain Boole-haussa)

OR-operaattori hakee kaikki dokumentit, jotka sisältävätvähintään toisen annetuista hakutermeistä.

Esimerkkihaku: pöytäkirja OR asialista



Kuvaus

Jätä pois hakuehto NOT (vain Boole-haussa)

NOT-operaattori jättää hakuehdon pois hakutuloksista.Sitä voidaan käyttää yksittäisenä operaattorina tai yhdessäoperaattorin AND, OR tai W/N kanssa.

Esimerkkihaku: pöytäkirja AND NOT asialista

Vaadittu hakuehtoja valinnainenhakuehto

AndAny (vainBoole-haussa)

AndAny-operaattori yhdistää vaaditut hakuehdot valinnaisiin.Ennen AndAny-operaattoria annetut hakuehdot ovat pakollisiaja operaattorin jälkeen annetut hakuehdot ovat valinnaisia.Eli AndAny-operaattorin jälkeisiä hakuehtoja pidetään hakuavastaavina vain, jos myös ennen operaattoria annetuthakuehdot löytyvät dokumentista.

Esimerkkihaku: pöytäkirja AndAny asialista

Kohdistettu kysely ( ) (vain Boole-haussa)

Sulkumerkkien avulla voit ryhmitellä hakutermejä.

Esimerkkihaku: (pöytäkirja OR asialista) ANDmarkkinointi*

Haun tuloksena ovat kohteet, joista löytyy joko sana pöytäkirjatai asialista ja näiden lisäksi myös markkinointi-alkuinen sana.

Lähialuehaku W/N (vain Boole-haussa)

W/N-operaattori palauttaa kohteita, jotka sisältävät kaksisanaa tai fraasia tietyn matkan päässä toisistaan. N-arvoilmaisee, kuinka monta sanaa hakusanojen tai -fraasien välilläon oltava.

Esimerkkihaku: pöytäkirja W/4 2015

Sumea haku Pystyviiva: ha|ku Pystyviivoja voidaan käyttää haettaessa hakuehdon erikirjoitusmuotoja. Käytettyjen |-merkkien määrä ilmaisee,kuinka monta merkkiä hakuehdosta ohitetaan. Ensimmäisenpystyviivan vasemmalla puolella olevilla merkeillä on oltavatäysi vastaavuus hakutuloksissa.

Esimerkkihaku: julkaisua||ikataulu

Huomaa: Sumea haku on oletusarvoisestipoissa käytöstä, ja sen käyttöönotto on M-Filesinjärjestelmänvalvojan tehtävä. Lisätietoja saat kohdastaÄänteellisten ja sumeiden hakujen käyttöönotto (sivu558).



Kuvaus

Äänteellinen haku Gravisaksentti ( ` ):`haku

Voit käyttää gravisaksenttia ( ` ) hakeaksesi sanoja, jotkakuulostavat hakusi sanalta ja alkavat samalla kirjaimella. Lisää`-merkki hakusanan eteen, kun haluat hakea sitä äänteellisestivastaavia sanoja.

Esimerkki hausta: `Matti Meikäläinen

Huomaa: Äänteellinen haku on oletusarvoisestipoissa käytöstä, ja sen käyttöönotto on M-Filesinjärjestelmänvalvojan tehtävä. Lisätietoja saat kohdastaÄänteellisten ja sumeiden hakujen käyttöönotto (sivu558).

Huomaa: Äänteelliset haut ovat luonnostaaninklusiivisia, ja siksi niistä saattaa toisinaan tulla liikaahakutuloksia tai haun tarkkuus saattaa olla heikko.

SynonyymihakuHakutuloksiin voidaan listata myös dokumentit, jotka sisältävätsynonyymeja jostakin haussasi olevasta sanasta.

Jos esimerkiksi haet sanaa julkistus, hakutuloksissavoidaan näyttää myös dokumentit, jotka sisältävät sanojenilmoitus, tiedote, julkaisu tai lausunto kaltaisiajulkistus-sanan synonyymeja.

Huomaa: Synonyymihaku on oletusarvoisestipoissa käytöstä, ja sen käyttöönotto on M-Filesinjärjestelmänvalvojan tehtävä. Lisätietoja saat kohdastaSynonyymihaun määritteleminen (sivu 559).

Suodattimet-välilehti

Suodattimet-välilehden laajennetuilla hakutoiminnoilla voit määritellä tarkempia hakukriteerejä etsimällesidokumentille tai muulle kohteelle. Mitä enemmän täytät hakukriteereitä laajennetussa haussa, sitätarkemmin löydät juuri haluamasi. Näin estät esimerkiksi liian laajat hakutulokset.

Laajennetut hakutoiminnot avataan napsauttamalla Suodattimet-välilehteä oikeassa sivupaneelissa.Suodattimet-välilehti avautuu myös aina kun aktivoit pikahakukentän.


Hakutulokset päivittyvät reaaliaikaisesti valittujen suodattimien mukaan.

Suodattimet-välilehti sisältää seuraavat hakuasetukset:

• Laajuus (sivu 137)• Näkymä (sivu 137)• Sijainti (sivu 137)• Kohdetyyppi (sivu 137)• Haun tarkennukset (sivu 137)


Laajuus

Voit valita, tehdäänkö haku metatiedoista, tiedostojen sisällöstä vai molemmista. Oletusasetuksena onhaku metatiedoista ja tiedostojen sisällöstä.

Näkymä

Kun avoinna on tietty näkymä, voit kohdentaa haun pelkästään siihen. Huomaa, että tämä vaihtoehto onkäytettävissä vain, jos listausalueella on avoinna jokin näkymä.

Sijainti

Voit laajentaa tai tarkentaa hakua valitsemalla hakuun sisällytettävät tietovarastot. Valitse sisällytettävättietovarastot merkitsemällä niiden valintaruudut.

KohdetyyppiVoit rajata hakua valitsemalla yhden tai useamman kohdetyypin luettelosta.

Haun tarkennukset

Huomaa: Tämä toiminto on käytettävissä vain, jos dokumenttivarastosi käyttää IDOL-hakukonetta.

Voit tarkentaa hakutuloksia valitsemalla yhden tai useamman käytettävissä olevista ehdoista tässäkohdassa. Katso lisätietoja kohdasta Haun tarkennus (sivu 137).

Haun tarkennus

Huomaa: Tämä toiminto on käytettävissä vain, jos dokumenttivarastosi käyttää Micro Focus IDOL-hakukonetta. Jos tarvitset lisätietoja, ota yhteyttä osoitteeseen [email protected].

Voit tarkentaa hakutuloksia Suodattimet-välilehdellä valitsemalla yhden tai useamman käytettävissäolevista ehdoista alla olevan osion asetuksista Haun laajuus, Kohdetyyppi ja Sijainti. Voit esimerkiksihakea vain kohteita, jotka on luotu vuonna 2017, joita on muokattu viime viikolla ja jotka viittaavat tiettyynvarastokäyttäjään.

Voit näyttää enemmän tietyn luokan ehtoja napsauttamalla Näytä lisää -toimintoa.

mailto:[email protected]


Huomaa: Tarkemmat hakuehdot koskevat vain kohteita, joissa on M-Files-metatiedot. Toisinsanoen jos kohteissa ei ole M-Filesissa metatietoja (kuten niin sanotuissa ei-hallituissa (sivu 10)ulkoisen tietovaraston kohteissa), ne piilotetaan hakutuloksista silloin, kun tarkemmat hakuehdotovat valittuina.

Kun hakutulokset on tarkennettu vastaamaan hakuasi sekä valitsemiasi ehtoja, voit tarkentaa hakuaedelleen valitsemalla lisäehtoja. Huomaa, että kun olet tarkentanut hakuasi, ehdot, joille ei enää löydyvastaavuuksia, näkyvät harmaina.

Laajennetut hakuehdot

Laajennetut hakuehdot -valintaikkuna avataan napsauttamalla ensin hakuasetusten painiketta ( )ja napsauttamalla sitten Laajennetut hakuehdot -painiketta. Sovellettuasi laajennettuja hakuehtoja jasuljettuasi ikkunan aktiivisten hakuehtojen määrä näkyy sulkeissa Laajennetut hakuehdot -painikkeessa.


Etsi pikahaussa sanan eri taivutusmuodoissa

Jos haluat tehdä sanan tarkan taivutusmuodon mukaisen haun, poista Etsi pikahaussa sanan eritaivutusmuodoissa -valinta Laajennetut hakuehdot -ikkunassa. Tällöin saat esim. auto-sanahaulla vainne tulokset, joissa sana ”auto” esiintyy juuri tässä muodossa. Haun tuloksiin eivät tule muodot autot, autonjne.

Huomaa: Taivutusmuotojen mukainen haku on valittuna oletusarvoisesti. Tarvittaessa M-Filesinjärjestelmänvalvoja voi poistaa tämän valinnan kaikilta dokumenttivaraston käyttäjiltä. Katsolisätietoja kohdasta Taivutusmuotojen mukaisen haun poistaminen käytöstä (sivu 555).

Etsi kaikkien versioiden metatiedoista

Kun valitset Etsi kaikkien versioiden metatiedoista -vaihtoehdon, hakutoiminto etsii tuloksia kaikkienkohdeversioiden metatiedoista, ei vain viimeisimpien.

Huomaa: Tämä vaihtoehto ei ole käytettävissä pikahauissa.

Näytä viimeisin versio

Valitessasi Etsi kaikkien versioiden metatiedoista haku kohdistetaan jokaisen kohteen kaikkiinversioihin. Jos asetus Näytä viimeisin versio on valittu, M-Files näyttää kunkin palautetun kohteenuusimman version eikä vanhempaa versiota, vaikka se olisi vastannut hakuehtoja.

Hakuehtojen vienti

Voit tallentaa hakuehdot Vie hakuehdot -toiminnolla. Pääset tähän hakuun liittyvään toimintoon painamallaAlt-näppäintä näppäimistössäsi ja valitsemalla Tiedosto > Vie hakuehdot....

Luotu tekstitiedosto sisältää hakuehdot merkkijonona, jota voidaan käyttää M-Files API -metodin M-Fileskanssa. Tarkemmat tiedot metodista löydät M-Files APIn dokumentaatiosta.

Tässä kappaleessa

• Tilaan perustuvat ehdot (sivu 139)• Ominaisuuksiin perustuvat ehdot (sivu 141)• Tiedostotietoon perustuvat ehdot (sivu 149)• Suojausasetuksiin perustuvat ehdot (sivu 152)

Tilaan perustuvat ehdot

Kohteen tilaan liittyvät hakuehdot määritellään tällä Tila-välilehdellä.

Kohdetyyppi

Määrittele kohdetyyppi, jonka kohteita haetaan. Jos määrittely ei ole käytössä, haku koskee kaikkiakohteita.

Kohteen ID

Jokaisella kohteella on oma yksilöllinen tunnus, ID, jonka M-Files Server luo automaattisesti jokaiselleuudelle kohteelle juoksevan numeroinnin mukaan. ID-hakukriteerillä löydät kohteet tehokkaasti ID-lukujen mukaan. Voit tarkentaa ID:n mukaan hakua operaattoreiden avulla. Katso lisätietoja luvustaOminaisuuksiin perustuvat ehdot (sivu 141).



Varattu muokattavaksi

Jos määrittelet hakukriteeriksi, että dokumentti on varattu muokattavaksi, saat hakutulokseksi kaikki nedokumentit, jotka on varattu muokattavaksi, kun valitset alasvetovalikosta kyllä. Tämä on käytännöllinenhakukriteeri, jos esimerkiksi haluat nähdä kerralla kaikki ne dokumenttivaraston dokumentit, jotka onvarattu muokattavaksi kenelle käyttäjälle tahansa.

Varattu muokattavaksi käyttäjälle

Voit myös etsiä muokattavaksi varattuja dokumentteja dokumenttivaraston käyttäjien mukaan.Jos esimerkiksi haluat etsiä Esimerkkidokumenttivarastosta kaikki ne dokumentit, jotka on varattumuokattavaksi käyttäjälle AnttiN, valitse operaattoriksi = ja käyttäjälistasta AnttiN. Päinvastoin voit valita!=,jolloin näet kaikki ne muokattavaksi varatut dokumentit, joita ei ole varannut AnttiN. Minulla muokattavana-näkymässä näkyvät kaikki ne dokumentit, jotka dokumenttivarastoon kirjautuneella käyttäjällä onmuokattavana.

Varattu muokattavaksi aikavälillä

Kun dokumentti varataan muokattavaksi, se pysyy varattuna, kunnes se palautetaan muokkauksesta.Siten voit myös hakea dokumentteja, jotka on varattu muokattavaksi aiemmin, mutta joita ei ole vieläpalautettu muokkauksesta. Jos haluat esimerkiksi löytää kaikki dokumentit, jotka varattiin muokattavaksi16.–17.2.2013, valitse aloituspäiväksi 2/16/2013 ja lopetuspäiväksi 2/17/2013.

Kohteen liput

Yhteistoiminta eri varastojen välillä on tuonut M-Filesiin erityisiä kohteita, joilla käsitellään tietoja erivarastojen välillä. Näitä ovat ns. ristiriidat ja pikakuvakkeet. Ristiriidat ovat eri varastojen välisten versioidenaiheuttamia ristiriitoja. Pikakuvakkeet ovat viittauksia kohteisiin, jotka sijaitsevat eri varastossa.

Suodatinta käytettäessä nämä erityiset kohteet voidaan määritellä mukaan hakuun tai jättää haunulkopuolelle.

Poistettu

Jos määrittelet hakuehdoksi, että dokumentti on poistettu, näet kaikki poistetut dokumentit. M-Files säästääkaikki poistetut dokumentit. Tämän haun käyttämiseen tarvitset käyttöoikeudet, joilla voit nähdä poistettujadokumentteja.

Esimerkiksi: vain poistettujen projektien haku

Sinulla on oltava oikeudet tarkastella poistettuja kohteita.

1.Napsauta Laajennetun haun asetukset -painiketta ( ) pikahakukentän oikealla puolella.

2. Napsauta Laajennetut hakuehdot -painiketta.

Laajennetut hakuehdot -ikkuna avautuu.


3. Merkitse Kohdetyyppi-valintaruutu, valitse = ensimmäisestä pudotusvalikosta ja valitse lopultaProjektit oikeanpuoleisimmasta pudotusvalikosta.

4. Merkitse Poistettu-valintaruutu ja valitse Kyllä pudotusvalikosta.

5. Sulje Laajennetut hakuehdot -ikkuna napsauttamalla OK.

6. Kirjoita hakusana Pikahaku-kenttään tai jätä se tyhjäksi, jos et halua suodattaa hakuasi enempää.

7. Aloita haku painamalla Enter tai napsauttamalla nuolipainiketta Pikahaku-kentän vieressä.

Hakutuloksissa on hakusanoja vastaavat poistetut projektit tai kaikki poistetut projektit, jos hakusanoja eiannettu.Ominaisuuksiin perustuvat ehdot

Jokaisella kohteella on ominaisuusarvoja, jotka sille määritellään metatietokortissa. Näidenominaisuusarvojen avulla voidaan dokumentteja löytää täsmällisesti. Dokumentin ominaisuutena voiolla esimerkiksi Projekti, ja tämän ominaisuuden arvona Pirkanmaan sairaalan lisärakennus. Jos teetnäillä määrittelyillä laajennetun haun, saat hakutulokseksi kaikki ne dokumentit, joille on määriteltyProjekti-ominaisuudessa arvoksi Pirkanmaan sairaalan lisärakennus.

Ominaisuudet

Ominaisuus-sarakkeessa määritetyt ehdot voivat viitata joko 1) tietyn yksittäisen ominaisuuden arvoon tai2) arvoon, joka on kaikilla ominaisuuksilla, jotka on määritetty näyttämään arvoja tietystä arvolistasta (katsoesimerkki alla).

Mitä mikä tahansa ominaisuus tarkoittaa ominaisuuden nimessä?

Monissa ominaisuuksissa on mukana ilmaus mikä tahansa ominaisuus. Jos käytät tämäntyyppistäominaisuutta hakuehtona, se tarkoittaa, että hakutulokset sisältävät kaikki kohteet, joissa ominaisuusarvo


vastaa hakutermiäsi, siitä huolimatta, mikä ominaisuuden nimi on, kunhan se on määritetty näyttämäänarvot määritetystä listasta. Tämä on ehkä paras selittää esimerkin avulla:

Esimerkki: Jos olet asentanut M-Filesin koekäyttöön, esimerkkivaraston ominaisuudet Esimies jaProjektipäällikkö näyttävät molemmat arvoja listasta Työntekijät. Jos nyt valitset hakuehdoksi Työntekijä(mikä tahansa ominaisuus), saat hakutulokseksi kaikki kohteet, joissa ominaisuuksien Esimies taiProjektipäällikkö arvona on haettu arvo. Jos taas käytät hakukriteerinä Esimies-ominaisuutta, saathakutulokseksi vain kohteet, joiden sisältämällä Esimies-ominaisuudella on määritetty arvo.

Kuva 43. Lisähakuehdot-ikkunan Ominaisuudet-välilehti.

Operaattorit

Operaattori-kentällä voit määrittää muitakin kriteereitä kuin yhtäsuuruuden. Seuraavassa taulukossaesitellään käytettävissä olevat operaattorit.

Operaattori Kuvaus

=Yhtäsuuri

!=Erisuuri


Operaattori Kuvaus

>Suurempi kuin

Tämä operaattori on käytännöllinen, jos valittavana on jokin numeroita sisältäväarvo. Löydät helposti kaikki arvot, jotka ovat suurempia kuin määrittelemäsi raja-arvo. Esimerkiksi jos dokumenttivarastossasi on Osasto-ominaisuuden tietotyyppinumeroina, hakukriteerillä > 10 löydät ne dokumentit, joiden Osasto-ominaisuudenarvo on suurempi kuin 10.

>=Suurempi tai yhtä suuri kuin

<Pienempi kuin

<=Pienempi tai yhtä suuri kuin

Yksi joukostaVoit valita hakua varten joitakin ominaisuuden arvoja, eli esimerkiksi vain joitakinprojekteja, mutta ei kaikkia. Tällöin saat hakutulokseksi vain ne dokumentit,joiden Projekti-ominaisuudella on yksi niistä arvoista, jotka valitsit Yksi joukosta-operaattorin avulla. Esimerkiksi Ikkunakaavio E12.dwg -dokumentin Projekti-ominaisuutena on Pirkanmaan sairaalan lisärakennus.

Ei yksi joukostaPäinvastainen hakutoiminto edelliselle

SisältääKun haluat hakea dokumentteja kirjainyhdistelmien, esim. sanan,mukaan, voit käyttää Sisältää-operaattoria. Jos esimerkiksi haluat etsiäEsimerkkidokumenttivarastosta kaikki ne dokumentit, joiden Projekti-ominaisuudenarvossa esiintyy kirjainyhdistelmä maa, saat hakutulokseksi muun muassaIkkunakaavio E12.dwg -dokumentin, jonka Projekti-ominaisuutena on Pirkanmaansairaalan lisärakennus. Sanassa Pirkanmaa on hakukriteeriksi määriteltykirjainyhdistelmä kan.

Ei sisälläPäinvastainen hakutoiminto edelliselle

AlkaaAlkaa-toiminto toimii lähes samalla tavalla kuin Sisältää-toiminto. Tässä sanan tuleealkaa annetulla arvolla.

Ei alaPäinvastainen hakutoiminto edelliselle


Operaattori Kuvaus

Vastaajokerimerkkijonoa Vastaa jokerimerkkijonoa -toimintoa voit käyttää jokerimerkkien ? ja * avulla.

?-merkin tilalle voidaan kuvitella mikä tahansa yksittäinen merkki ja *-merkintilalle mitä tahansa merkkejä kuinka monta tahansa. Jos haluat esimerkiksilöytää dokumentteja, joiden Projekti-ominaisuusarvo alkaa merkkijonollaWWW-sivuston, jota seuraa mikä tahansa määrä mitä tahansa merkkejä ja jokapäättyy merkkijonoon ESTT:lle, valitsisit Projekti-ominaisuuden ja määrittelisithakumerkkijonoksi WWW-sivuston * estt:lle vastaa jokerimerkkijonoa -operaattorille. Tulosjoukon dokumenttien Projekti-ominaisuuden arvona voisi tällöinolla esimerkiksi WWW-sivuston grafiikka ESTT:lle tai WWW-sivuston suunnitteluESTT:lle.

Huomaa: Jokerimerkkejä ei voi käyttää hakuehdon ensimmäisenämerkkinä.

Ei vastaajokerimerkkijonoa Päinvastainen hakutoiminto edelliselle

On tyhjäJoskus dokumentin ominaisuuksilla ei ole mitään arvoa. Näin tapahtuu, josmetatietokorttia täytettäessä kyseiselle ominaisuudelle ei määritellä mitäänarvoa, esimerkiksi Projekti-ominaisuudelle ei ole syötetty mitään arvoa. Ontyhjä -operaattorissa on kyse tämän puuttumisen hyödyntämisestä haussa. Voitesimerkiksi kätevästi hakea kaikki ne dokumentit, joiden Projekti-ominaisuudelle eiole määritelty arvoa.

Ei ole tyhjäPäinvastainen hakutoiminto edelliselle

Arvot

Valitse Arvo-sarakkeessa valitun ominaisuuden arvo, jota käytetään hakuehtona. Voit suodattaakäytettävissä olevien arvojen luetteloa valitsemalla Suodatin-vaihtoehdon ja antamalla sopivansuodatinsanan Aseta listaan suodatin -ikkunaan.

Huomaa: Huomaa, että voit valita useita ominaisuuksia pitämällä Ctrl-näppäintä painettuna janapsauttamalla arvoja.


Kuva 44. Ominaisuuksien valitseminen hakusuodattimelle.

Haettaessa Projekteista Vastaa jokerimerkkijonoa -operaattorilla (*kehittämi????)Esimerkkidokumenttivarastosta tulosjoukon yhtenä dokumenttina on Järjestelmätestausraportti.doc, jonkaProjekti-ominaisuudella on arvo Varastonhallintaohjelman kehittäminen. Ominaisuusarvon alku on siis mikätahansa merkkijono, jota seuraa merkkijono kehittämi, jonka jälkeen on kolme mitä tahansa merkkiä.

Kuva 45. Vastaa jokerimerkkijonoa -operaattorin käyttäminen.


Mikäli hakuehdoksi määritellään hierarkkiseen arvolistaan perustuva ominaisuusmäärittely, voidaan myösvalita sisällytetäänkö määritellyn arvon ali- ja pääarvoja mukaan hakuun.

Valinnat

Jos hakuehtosi sisältävät ominaisuuden, jossa on aikaleima, voit tarkentaa hakuasi valitsemallavaihtoehdon Valinnat-sarakkeesta, valitsemalla operaattorin ja syöttämällä sopivan arvon Arvo-kenttään.Voit esimerkiksi hakea kaikki dokumentit, jotka on luotu lähiaikoina. Aseta hakukriteeriksi Luotu < 7” javalitse vaihtoehto PäiviäKulunut(). Haun tuloksena näytetään kaikki viikon aikana luodut dokumentit.Seuraavassa taulukossa on esitetty saatavana olevat vaihtoehdot aikaleiman ominaisuuksille ja niidenkuvaukset.

Valinta Esimerkki Kuvaus

Päiväys() Luotu = 18.12.2015 Palauttaa kohteet, joidenaikaleimaominaisuus sisältääannetun päivän.

PäiviäKulunut() Luotu < 7 Palauttaa kohteet, joidenaikaleimaominaisuus sisältääpäivämäärän annetun päivienlukumäärän sisällä ennennykyistä päivämäärää.

PäiviäJäljellä() Voimassaoloaika < 10 Palauttaa kohteet, joidenaikaleimaominaisuus sisältääpäivämäärän annetun päivienlukumäärän sisällä nykyisenpäivämäärän jälkeen.

Kuukausi() Luotu = 05 Palauttaa kohteet, joidenaikaleimaominaisuus sisältääpäivän annettuna kuukautena.Käytä muotoa KK.

Vuosi() Dokumentin päiväys = 2015 Palauttaa kohteet, joidenaikaleimaominaisuus sisältääpäivän annetulta vuodelta. Käytämuotoa VVVV.

VuosiJaKuukausi() Luotu = 2015-12 Palauttaa kohteet, joidenaikaleimaominaisuus sisältääpäivän annettuna vuotena jakuukautena. Käytä muotoaVVVV-KK.


Kuva 46. Aikaleiman päiväystyypin ominaisuuksien vaihtoehtojen käyttö

Tutustu myös hakuehtojen alisteisuuteen sekä epäsuoriin hakuihin kohdassa Suodattimet-välilehti(sivu 135). Epäsuoruutta voit hyödyntää aina, kun määrittelet ominaisuuksia suodatinasetuksissa.

Esimerkiksi: yhdysvaltalaisille asiakkaille kesken olevien projektien haku





3. Siirry Ominaisuudet-välilehdelle ja lisää ominaisuuden ehto napsauttamalla Lisää hakuehto.

4. Valitse ylimmästä Ominaisuus-pudotusvalikosta Käynnissä.

5. Valitse ylimmästä Operaattori-pudotusvalikosta vaihtoehto =.

6. Valitse ylimmästä Arvo-pudotusvalikosta vaihtoehto Kyllä.

7. Lisää muu ominaisuusehto napsauttamalla Lisää hakuehto.

8. Etsi Asiakas seuraavasta Ominaisuus-pudotusvalikosta ja napsauta plus-merkkiä kohdan Asiakasvierellä niin, että sen ominaisuudet laajenevat. Valitse sitten Maa-asiakasominaisuus.

Tämä luo epäsuoran ominaisuusassosiaation, joka määrittää projektille maan asiakaskohteenMaa-ominaisuuden avulla. Koska projektikohde ei tässä tapauksessa sisällä maatietoja, nevoidaan tuottaa epäsuorasti asiakaskohteen avulla.

9. Valitse Operaattori-pudotusvalikosta vaihtoehto =.

10.Valitse Arvo-pudotusvalikosta USA.

Laajennetut hakuehdot -ikkuna näyttää nyt tältä:


11.Sulje Laajennetut hakuehdot -ikkuna napsauttamalla OK.

12.Kirjoita hakusana Pikahaku-kenttään tai jätä se tyhjäksi, jos et halua suodattaa hakuasi enempää.

13.Aloita haku painamalla Enter tai napsauttamalla nuolipainiketta Pikahaku-kentän vieressä.

Hakutuloksissa on projektit (hakusanoja vastaavat tai kaikki projektit, jos hakusanoja ei annettu), jotka ovatkäynnissä yhdysvaltalaisille asiakkaille.Tiedostotietoon perustuvat ehdot

M-Files-dokumentti koostuu metatiedoista ja tiedostoista, joita on nolla tai useampi. Tiedostot-välilehdenavulla määritetään tiedostoihin liittyviä hakuehtoja, eli ei metatietoja, jotka määritetään Ominaisuudet- jaTila-välilehdillä.


Kuva 47. Tiedostot-välilehdellä voit määritellä dokumenttitiedostojen hakuehtoja.

Tiedoston nimi

Jos muistat tiedoston nimen tai osia siitä, on Tiedostonimi tehokas hakukriteeri. Jos muistat nimentarkasti, valitse yhtäsuuruus-merkki ja kirjoita seuraavaan kenttään tiedoston nimi. Jos et muista nimeätarkasti, voit käyttää muita operaattorimäärityksiä kuin yhtäsuuruus-merkkiä. Katso lisätietoja käytettävissäolevista operaattoreista kohdasta Ominaisuuksiin perustuvat ehdot (sivu 141).

Tiedoston koko (kt)

Jos haluat valikoida hakutulokseksi tiedostot niiden koon mukaan, voit määritellä tässä kohdassa ala- jaylärajan tiedoston koolle.

Tiedosto luotu, Tiedosto muuttunut

Tiedostojen aikaleimojen eli luontipäivämäärän ja muokkauspäivämäärän perusteella voidaan myös tehdähakuja. Päivämäärien käyttö hakukriteerinä toimii samalla periaatteella joka paikassa. Katso lisätietoapäivämäärien käytöstä hakuehtoina kohdasta Tilaan perustuvat ehdot (sivu 139).

Linkitetty ulkoiseen sijaintiin

Voit käyttää hakukriteerinä myös tiedostojen linkitystä ulkoiseen sijaintiin. Voit kohdentaa haun tiettyynulkoiseen sijaintiin linkitettyihin tiedostoihin tai yleisesti kaikkiin M-Filesin ulkopuolella oleviin linkitettyihintiedostoihin. Katso lisätietoa tiedostojen linkityksestä kohdasta Ulkoiset tiedostolähteet (sivu 285).

Esimerkiksi: PNG-kuvien haku





3. Siirry Tiedostot-välilehdelle, merkitse Sisältää tiedostoja -valintaruutu ja valitse Kyllä viereisestäpudotusvalikosta.

4. Merkitse Tiedostonimi-valintaruutu ja valitse vastaa jokerimerkkijonoa vieressä olevastapudotusvalikosta.

5. Syötä *.png tekstikenttään pudotusvalikon viereen.

Tiedostot-välilehden pitäisi nyt näyttää tältä:





Hakutuloksissa on hakusanoja vastaavat PNG-kuvat tai varaston kaikki PNG-kuvat, jos hakusanoja eiannettu.Suojausasetuksiin perustuvat ehdot

Jokaisella kohteella on suojausasetukset, jotka sille määritellään metatietokortin kohdassaSuojausasetukset. Kohteita voidaan hakea myös näiden asetusten mukaisesti. Voit esimerkiksi muodostaahaun, jossa listataan sellaiset kohteet jotka ovat näkyvillä vain yrityksen johtoryhmälle. Näin voit myöstarvittaessa muuttaa tarvittavien kohteiden oikeusasetuksia.


Kuva 48. Voit hakea myös tiettyjen suojausasetusten mukaisia kohteita.

Esimerkiksi: henkilöstöosastolle näkyvien kohteiden haku

Varastollasi on oltava Henkilöstöosasto-käyttäjäryhmä ja sinun on oltava kyseisen ryhmän jäsen.





3. Siirry Suojausasetukset-välilehdelle ja merkitse Näkyy käyttäjälle/ryhmälle -valintaruutu.

4. Valitse Operaattori-pudotusvalikosta vaihtoehto sisältää.

5. Valitse Arvo-pudotusvalikosta Henkilöstöosasto.




Hakutuloksissa on hakusanoja vastaavat kohteet. Ne näkyvät vain henkilöstöosastolle.

Hakutulosten ryhmittelyt

M-Files ryhmittelee automaattisesti hakutulokset kohdetyypeittäin. Tämän ansiosta löydät helposti janopeasti etsimäsi kohteen, etsitpä sitten esimerkiksi dokumenttia tai projektia.

Jos hakutuloksia yhden kohdetyypin osalta on paljon, kaikkia tuloksia ei näytetä kerralla. Näytä lisäätuloksia -toiminnolla saat lisää hakutuloksia näkyviin.


Kuva 49. M-Files ryhmittelee hakutulokset kohdetyypin mukaan.

2.4.2. Näkymien käyttö

M-Filesin päivittäiseen käyttöösi sisältyy pääasiassa siirtymistä näkymissä, joihin dokumentit ja muutkohteet on ryhmitelty kohteen metatietojen, kuten projekti- tai asiakastietojen perusteella.

Esimerkiksi kaikki kohteet, joille on määritelty metatieto Projekti, voidaan ryhmitellä projekteittain. Katsolisätietoa näkymien ja ryhmittelytasojen määrittelystä kohdasta Näkymän luonti (sivu 156).


Kuva 50. Näkymissä järjestetään varaston kohteet niiden metatieto-ominaisuuksien perusteella. Näkymät voivat perustua muunmuassa kohdetyyppeihin, kuten Asiakas tai projekti, ja niitä voidaan jakaa edelleen osiin lueteltujen kohteiden ominaisuuksienmukaan, kuten Maa tai Asiakas.

Tässä kappaleessa

• Näkymän luonti (sivu 156)• Perinteiset kansiot (sivu 169)• Näkymäkohtaiset toiminnot (sivu 170)

Näkymän luonti

M-Filesissa dokumentteja ja muita kohteita voidaan luokitella eri näkymiin niiden sisältämän metatiedonavulla. Näkymien luonti perustuu pitkälti niiden metatietojen määrittelyyn, joiden avulla dokumenttejahaetaan ja luokitellaan.

Näkymien avulla voit tallentaa useasti käyttämiäsi hakuja ja määritellä ryhmittelytasoja. Katsohakumäärittelyistä kohdasta Haku (sivu 126).

Näkymä määritellään kaksiosaisesti:

1. Määritä suodatin (sivu 158), jotta näkymään tulee vain haluamasi kohteet. Suodattimien määrittely onvastaavaa kuin hakuehtojen määrittely.

2. Määritä kohteiden kansiorakenne (sivu 159). Tämä on käytännöllistä, kun kohteita on paljon jalöydetyt kohteet halutaan ryhmitellä eri tasoille erilaisten ominaisuuksien mukaan.


Kuva 51. Määrittele näkymä -ikkuna.

Yllä olevan kuvan esimerkissä dokumenttien täytyy olla varattu muokattavaksi käyttäjälle Antti Naskali,dokumentit eivät saa olla poistettuja, ja niiden on oltava tyypiltään Piirustus. Näyttöhierarkiaan ei ole lisättytässä ikkunassa yhtään ominaisuutta, eli kaikki ehdot täyttävät dokumentit näytetään samassa luettelossa.

Nimi

Aloita antamalla nimi näkymälle. Nimen kannattaa kuvata näkymän sisältöä mahdollisimman hyvin, jottakäyttäjät voivat päätellä näkymän nimestä, millaisia kohteita se sisältää.

Yleinen kaikille käyttäjille

Näkymät luodaan yleensä vain henkilökohtaiseen käyttöön. Voit kuitenkin halutessasi määrittää näkymänjonkin käyttäjäryhmän yhteiseksi näkymäksi. Näkymän määrittely yhteiseksi vaatii dokumenttivarastoonoikeuden hallita yhteisen dokumenttivaraston yhteisiä näkymiä.

Harkitse huolellisesti, mitä näkymiä kaikki M-Filesin käyttäjät tarvitsevat. Esimerkiksi Dokumentit projektinmukaan -näkymä on usein tarpeen. Asiakasohjelmiston käyttäjät voivat piilottaa tarpeettomat näkymätomilta tietokoneiltaan. Järjestelmänvalvoja voi rajoittaa näkymien näkyvyyttä sopivilla suojausasetuksilla.Näkymät voidaan myös koota ryhmiin (näkymänippuihin), joista esimerkiksi myyntihenkilöstön on helppolöytää haluamansa näkymät.

Suodattimen määrittäminen

Katso Suodattimen määrittäminen näkymälle (sivu 158).


Näytä dokumentit ja muut kohteet

Oletuksena näkymässä on dokumentit ja kohteet suodatinasetusten ja kansiorakenteen mukaisesti.Asetuksen valinta voidaan poistaa, jos esimerkiksi nykyiseen näkymään luodaan uusia näkymiä. Huom!Kun nykyisen näkymän sisällä luodaan uusi näkymä, ylänäkymän ehdot pysyvät samalla voimassa. Toisinsanoen alanäkymän tulokset sisältävät vain kohteita, jotka täyttävät myös ylänäkymän ehdot.

Etsi kaikista versioista

Jos jätät Etsi kaikista versioista -ruudun merkitsemättä, näkymässä listataan ainoastaan kohteet, joidenviimeisin versio täyttää määritetyt kriteerit.

Jos merkitset ruudun, suodatettu haku kohdistetaan jokaisen dokumentin kaikkiin versioihin. Ainoastaanuusin kriteerit täyttävä versio tulee näkyviin. Jos esimerkiksi TiinaS on muokannut dokumentin versioita1 ja 2 ja AnttiN on päivittänyt dokumentin versioon 3, hakukriteeri Viimeksi muokannut = TiinaS palauttaadokumentin version 2.

Näytä viimeisin versio

Jos asetus Näytä viimeisin versio on valittu, M-Files näyttää kunkin palautetun kohteen uusimman versioneikä vanhempaa versiota, vaikka se olisi vastannut hakuehtoja.

Kansiorakenne

Katso Ryhmittelytasot (sivu 159).

Tässä kappaleessa

• Suodattimen määrittäminen näkymälle (sivu 158)• Ryhmittelytasot (sivu 159)• Lisäasetusten ja suojausasetusten näyttäminen (sivu 164)• Näkymän luonti näennäisen kansion sisälle (sivu 165)• Näennäisen kansion muuntaminen näkymäksi (sivu 165)• Esimerkiksi: uuden näkymän luominen ranskalaisille asiakkaille (sivu 165)• Esimerkiksi: Yhteisen näkymän luonti kaikista tämänhetkisen käyttäjän luomista dokumenteista (sivu

168)

Suodattimen määrittäminen näkymälle

Kun määrität näkymälle suodatinta, määrität ehdot kohteiden listaamiseksi näkymään. Voit määrittäänäkymälle ehdot välilehdillä Tila, Ominaisuudet, Tiedostot ja Suojausasetukset.


Kuva 52. Määrittele suodatin -ikkuna.

Katso lisää käytettävissä olevista suodattimista kohdasta Tilaan perustuvat ehdot (sivu 139),Ominaisuuksiin perustuvat ehdot (sivu 141), Tiedostotietoon perustuvat ehdot (sivu 149) jaSuojausasetuksiin perustuvat ehdot (sivu 152).

Ryhmittelytasot

Kun luot dokumentteja tai muita kohteita sisältävän näkymän, voit ryhmitellä tarkemmin näkymän kohteitaominaisuuksien avulla. Voit esimerkiksi luoda näkymän, joka näyttää dokumentit ryhmiteltyinä kansioihinasiakkaiden mukaan.

Määritä näkymän ryhmittelytaso seuraavasti:

1. Tee M-Files Desktopissa jokin seuraavista:

a. Siirry näkymään, jonka ryhmittelytason haluat määrittää, napsauta hiiren oikealla painikkeellalistausalueen tyhjää kohtaa ja valitse sitten pikavalikosta Ominaisuudet.

tai

b. Jos haluat määritellä uuden näkymän, siirry sijaintiin, johon haluat luoda uuden näkymän, napsautahiiren oikealla painikkeella listausalueen tyhjää kohtaa ja valitse sitten pikavalikosta Uusi näkymä....Katso uuden näkymän määrittelemistä koskevat ohjeet kohdasta Näkymän luonti (sivu 156).

2. Tee näkymän Ominaisuudet-valintaikkunan Kansiorakenne-osiossa jokin seuraavista:

a. Valitse sopiva ryhmittelytaso Ryhmittelytasot-luettelosta ja luo uusi ryhmittelytaso napsauttamallaLisää...-painiketta.

tai

b. Valitse olemassa oleva ryhmittelytaso ja muokkaa sitä napsauttamalla Muokkaa....

Määrittele ryhmittelytaso -ikkuna avautuu.


3. Valitse Ryhmittely-pudotusvalikosta kohdetyyppi, arvolista tai toiminto, jonka perusteella haluatryhmitellä kohteita valitulla tasolla.

4. Valinnainen Jos valitsit valitun tason ryhmittelyperusteeksi kohdetyypin, voit määrittää ehdot kansioidenliittämiseksi ryhmittelytasolle napsauttamalla Määrittele suodatin.... Lisätietoja ehtojen määrittämisestäsaat kohdasta Tilaan perustuvat ehdot (sivu 139), Ominaisuuksiin perustuvat ehdot (sivu 141),Tiedostotietoon perustuvat ehdot (sivu 149) ja Suojausasetuksiin perustuvat ehdot (sivu 152).

5. Valitse Ominaisuus-pudotusvalikosta ominaisuus, jota Ryhmittely-pudotusvalikossa valittu kohdekäyttää. Tällä valinnalla määritetään ominaisuus, jonka mukaan haluat ryhmitellä tällä ryhmittelytasolla.

6. Valinnainen Jos valitsit Ryhmittely -pudotusvalikossa Kokonaislukusegmentti-kohdan jaOminaisuus-pudotusvalikossa Numero (kokonaisluku)- tai Numero (reaaliluku) -tietotyypinominaisuuden, määritä Segmentin koko -kentässä segmentin koko, jolla haluat ryhmitellä kohteitavalitulla ryhmittelytasolla.

Jos asetat segmentin kooksi esimerkiksi 10, kohteet ryhmitellään näennäisiin kansioihinsegmenteissä 0–9, 10–19, 20–29 ja niin edelleen. Jos asetat segmentin kooksi esimerkiksi 100,kohteet ryhmitellään segmenteissä 0–99, 100–199, 200–299 ja niin edelleen.


7. Valinnainen Merkitse Näytä tyhjät kansiot -valintaruutu, jos haluat liittää tähän ryhmittelytasoon tyhjiänäennäisiä kansioita. Ne ovat kansioita, jotka eivät sisällä kohteita, koska kansion perustana olevaankohteeseen ei viitata muissa kohteissa tai kohde ei viittaa näkymän muihin kohteisiin.

8. Valinnainen Merkitse Näytä kohteet, joilla tämän ominaisuuden arvo on tyhjä -valintaruutu, joshaluat liittää ryhmittelytasoon kohteita, joilla ei ole arvoa ryhmittelyominaisuudeksi Ominaisuus-pudotusvalikossa valitulle ominaisuudelle. Valitse sitten jokin seuraavista:

a. Näytä kohteet tällä tasolla: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat listata ryhmittelytasolla yksittäisetkohteet, joilla ei ole arvoa valitulle ryhmittelyominaisuudelle.

tai

b. Näytä kohteet erillisessä kansiossa: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat listata ryhmittelytasonerillisessä kansiossa kohteet, joilla ei ole arvoa valitulle ryhmittelyominaisuudelle. Syötä Kansionnimi -kentässä sen kansion nimi, jossa kyseiset kohteet listataan.

9. Valinnainen Avaa Lisäasetukset-välilehti ja muokkaa suorituskykyasetuksia tämän ryhmittelytasonnäennäisten kansioiden tarkastelua ja käyttöä varten. Asetusten muokkaamisesta voi olla hyötyä, josnäkymät tai näennäiset kansiot sisältävät paljon kansioita. Katso lisätietoja kohdasta Ryhmittelytasonlisäasetukset (sivu 161).

10.Lopeta ryhmittelytason luonti napsauttamalla OK.

Valitun näkymän kohteet on nyt ryhmitelty ryhmittelytasolla, jonka olet juuri määrittänyt.

Tässä kappaleessa

• Ryhmittelytason lisäasetukset (sivu 161)• Valintojen ryhmittelyvaihtoehdot M-Files Desktop -käyttöliittymässä (sivu 163)

Ryhmittelytason lisäasetukset

Ryhmittelytason asetusten Lisäasetukset-välilehti sisältää näennäisten kansioiden näyttämistä ja käyttöäkoskevia suorituskykyasetuksia. Asetusten muokkaamisesta voi olla hyötyä, jos näkymät tai näennäisetkansiot sisältävät paljon kansioita.


Kuva 53. Ryhmittelytason lisäasetukset.

Näytä ainoastaan alikansiot, jotka käyttäjä on valinnut äskettäin

Ryhmittelytason lisäasetuksissa voit määrittää, näytetäänkö käyttäjälle kaikki tasolle kuuluvat näennäisetkansiot vai voiko käyttäjä itse valita käytettävät kansiot. Kansioiden valitseminen on hyödyllistä silloin, kunnäkymässä tai näennäisessä kansiossa on suuri määrä alikansioita (yli 500). Kansioiden valinnan avullakäyttäjän on helppo valita muokattavat kansiot. Kansion valinnan käyttäminen on merkittävästi nopeampaakuin esimerkiksi ryhmittely alkukirjaimen mukaan, kun kohteita on suuri määrä (yli 10 000).

Esimerkki: jos näkymä on määritetty Asiakkaittain tai Projekteittain ja yrityksellä on tuhansittain asiakkaitatai projekteja, käyttäjäkohtaisen kansion valinnan avulla käyttäjien on helpompi suorittaa päivittäisettehtävänsä tarvittavan asiakkaan tai projektin kansioissa. Siinä tapauksessa käyttäjä valitsee vainkäytettävät kansiot Valitse kansio -toiminnolla.

Tärkeät huomautukset

• Kansioiden rajoitusta voidaan käyttää, jos ryhmittelytaso on määritelty arvolistaa käyttävänominaisuuden perusteella.


• Yhteisille näkymille kansioiden rajoituksen voi määrittää käyttäjä, jolla on vähintään yhteisten näkymienhallintaoikeus.

• Asetus on ryhmittelytasokohtainen.

Muut suorituskykyasetukset

Jos alikansioiden listauksen noutaminen on hidasta, kokeile jokaista algoritmia määrittääksesi, mikä onnopein tälle näkymätyypille.

Aktivoi Älä tarkista kohteiden käyttöoikeuksia alikansioiden piilottamiseksi -asetus selauksensuorituskyvyn parantamiseksi. Se voi kuitenkin aiheuttaa tyhjien kansioiden näkymisen listauksessa.

Valintojen ryhmittelyvaihtoehdot M-Files Desktop -käyttöliittymässä

Voit lisätä, vaihtaa tai poistaa ryhmittelytasoja suoraan M-Files Desktop -käyttöliittymässä toimimallaseuraavasti:

1. Avaa M-Files Desktop ja mikä tahansa dokumenttivarastoyhteys.

2. Avaa haluamasi näkymä.

3. Napsauta hiiren oikealla painikkeella tyhjää kohtaa listausalueella.

4. Suorita jokin seuraavista toiminnoista:

Tavoite: Toimi seuraavasti:

Lisää ryhmittelytaso näkymään, jossa ei vieläole mitään ryhmittelyä määritettynä a. Avaa Ryhmittelyperuste-valikko.

b. Valitse ryhmittelytaso vaihtoehtojen luettelostatai määritä omasi valitsemalla Määritä....

Lisää toinen ryhmittelytaso näkymääna. Avaa Lisää ryhmittelytaso -valikko.b. Valitse ryhmittelytaso vaihtoehtojen luettelosta

tai määritä omasi valitsemalla Määritä....

Vaihda nykyinen ryhmittelytasoa. Avaa Nykyinen ryhmittelytaso -valikko.b. Korvaa nykyinen ryhmittelytaso valitsemalla

uusi ryhmittelytaso tai luo uusi ryhmittelytasovalitsemalla Määritä....

Poista nykyinen ryhmittelytasoa. Valitse Poista nykyinen ryhmittelytaso.

5. Valinnainen Jos haluat luokitella kohteet tai näennäiset kansiot aakkosjärjestykseen, napsauta hiirenoikealla painikkeella tyhjää kohtaa listausalueella ja valitse Ryhmittele alkukirjainten mukaan taiRyhmittele kansiot alkukirjainten mukaan.

Jotta Ryhmittele alkukirjainten mukaan -komento toimisi, on valittava Salli tämänominaisuuden käyttö näkymän ryhmittelytasona (sivu 394) -vaihtoehto käyttöön Nimi taiotsikko -ominaisuudessa.


Lisäasetusten ja suojausasetusten näyttäminen

Voit luoda alanäkymän tietyn näkymän näennäiseen kansioon (katso Näkymän luonti näennäisen kansionsisälle (sivu 165)). Lisäasetukset-välilehden Määrittele näkymä -ikkunassa voit määrittää, näytetäänkönäkymä myös saman tason muissa kansioissa.

Huomaa: Mikäli samalla tasolla on näkymiä ja kansioita, kansioiden sisälle luotuja näkymiä eiluoda samalla tasolla olevien näkymien sisälle. Tämä valinta koskee ainoastaan samalla tasollaolevia kansioita.

Kuva 54. M-Files-näkymän lisäasetukset.

Mikäli haluat näkymäsi näkyvän myös kaikkien muiden samalla tasolla olevien kansioiden sisällä, valitseasetus Kaikissa tämän tason kansioissa. Edellä olevassa esimerkissä uusi näkymä olisi näkyvissäkaikissa näkymän Asiakkaittain ja luokittain näennäisissä kansioissa.

Näkymän indeksointi

Näkymän indeksoinnilla voidaan nopeuttaa tiettyjen tärkeimpien näkymien toimintaa suuressadokumenttivarastossa, jos näkymän suodatinehdot rajaavat kohdejoukkoa riittävästi. Näkymän indeksointion suositeltavaa ainoastaan, jos näkymä ei sisällä paljoa kohteita (esim. 10 000 kohdetta varastossa, jossa


on yhteensä 1 000 000 kohdetta) ja jos kyseessä on käyttäjien päivittäin käyttämä näkymä, joka toimiihitaasti.

Näkymien indeksointia on syytä käyttää säästeliäästi ja vain niihin näkymiin, joissa siitä on merkittäväähyötyä, koska jokainen indeksoitu näkymä varastossa hidastaa dokumenttien ja muiden kohteiden luonti-ja muokkausoperaatioita hieman.

Näkymäkohtaisen indeksoinnin voi aktivoida käyttäjä, jolla on vähintään yhteisten näkymien hallintaoikeus.

Suojausasetukset-välilehti

Suojausasetukset-välilehdellä Määrittele näkymä -ikkunassa voit määrittää käyttäjät, jotka saavat nähdänäkymän. Tämä välilehti on näkyvissä vain määritellessäsi yhteisiä näkymiä.

Näkymän luonti näennäisen kansion sisälle

Myös näennäisten kansioiden sisälle voidaan luoda uusia näkymiä. Avaa näennäinen kansio, jonkasisään haluat luoda uuden näkymän. Valitse Luo > Näkymä... ja määritä sen asetukset, kuten ohjeistettukohdassa Näkymän luonti (sivu 156). Voit esimerkiksi luoda Tarjous-kansion sisään Tällä viikollaumpeutuvat tarjoukset -näkymän.

Huomaa: Luotaessa uutta näkymää kansion sisään myös isäntänäkymän ja kansion ehdotovat voimassa samaan aikaan. Tämä tarkoittaa sitä, että uuteen näkymään saadaan ainoastaankohteet, jotka täyttävät myös isäntänäkymän ja kansion ehdot.

Näennäisen kansion muuntaminen näkymäksi

Näennäiset kansiot voidaan myös muuntaa näkymiksi näennäisen kansion Mukauta-välilehdenOminaisuudet-ikkunassa tai napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella näennäistä kansiota javalitsemalla Mukauta kansioasetuksia.

Mukautuksen jälkeen voit muokata uuden näkymän näyttöasetuksia ja luoda ryhmittelytasoja samallatavalla kuin muissa näkymissä. Voit esimerkiksi ryhmitellä dokumentteja kokoustyyppien mukaan Muistio-näkymässä, joka on luotu näennäisen Muistio-kansion perusteella.

Huomaa: Koska näkymiä voidaan luoda kansioissa ja kansioita voidaan muuntaa näkymiksi,näkymät ja näennäiset kansiot voivat olla käytettävissä rinnakkain listausalueella. Sen vuoksinäkymät voivat sisältää sekä kansioita että näkymiä ja kansiot voivat sisältää sekä näkymiä ettäkansioita.

Näkymäksi muunnettu kansio voidaan palauttaa kansioksi napsauttamalla sitä hiiren oikealla painikkeellaja valitsemalla pikavalikosta Poista mukautetut kansioasetukset.

Esimerkiksi: uuden näkymän luominen ranskalaisille asiakkaille

1. Avaa M-Filesissa dokumenttivarasto, jolle haluat luoda näkymän.


3. Valitse Uusi > Näkymä....

Määrittele näkymä -ikkuna avautuu.


4. Kirjoita Nimi-kenttään nimi Ranskalaiset asiakkaat.

Nimi näkyy listausalueella kohdassa Omat näkymät.

5. Valinnainen Merkitse Yhteinen kaikille käyttäjille -valintaruutu, jos haluat määritellä tämän näkymänyhteiseksi näkymäksi.

6. Napsauta Määrittele suodatin... määritelläksesi ehdot, jotka kohteiden on täytettävä näkyäkseen tässänäkymässä.



7. Merkitse Tila-välilehdellä oleva Kohdetyyppi-valintaruutu, valitse operaattoriksi yhtäsuuruusmerkki (=)viereisestä pudotusvalikosta ja valitse Asiakas oikeassa reunassa olevasta pudotusvalikosta.

8. Siirry Ominaisuudet-välilehdelle.

Ominaisuudet-välilehti avautuu.

9. Napsauta Lisää hakuehto ja lisää seuraava ehto:

a) Valitse Ominaisuus-pudotusvalikosta Maa-ominaisuus.b) Valitse Operaattori-pudotusvalikosta operaattoriksi yhtäsuuruusmerkki (=).c) Valitse Arvo-pudotusvalikosta maaksi Ranska.

10.Paina OK. Määrittele suodatin -ikkuna sulkeutuu ja palaat Määrittele näkymä -ikkunaan.

11.Merkitse Näytä dokumentit ja muut kohteet -valintaruutu.

12.Lopeta näkymän luonti napsauttamalla OK.

Määrittelemäsi näkymä näkyy listausalueella kohdan Omat näkymät alla. Se sisältää kaikki kohteet jadokumentit, jotka täyttävät näkymän suodatinasetuksissa määrittämäsi ehdot.


Esimerkiksi: Yhteisen näkymän luonti kaikista tämänhetkisen käyttäjän luomista dokumenteista

Voidaksesi määrittää yhteisen näkymän sinun on oltava varaston järjestelmänvalvoja taijärjestelmänvalvoja.

1. Avaa M-Filesissa dokumenttivarasto, jolle haluat luoda näkymän.


3. Valitse Uusi > Näkymä....


4. Anna näkymälle kuvaava nimi Nimi-kenttään.

Näkymän nimi voi olla esimerkiksi Minun luomani dokumentit.

5. Merkitse Yhteinen kaikille käyttäjille -valintaruutu.

6. Napsauta Määrittele suodatin... -painiketta.



7. Siirry Ominaisuudet-välilehdelle.

Ominaisuudet-välilehti avautuu.

8. Napsauta Lisää hakuehto ja lisää seuraava ehto:

a) Valitse Ominaisuus-pudotusvalikosta Luonut-ominaisuus.b) Valitse Operaattori-pudotusvalikosta operaattoriksi yhtäsuuruusmerkki (=).c) Valitse Arvo-pudotusvalikosta vaihtoehto (tämänhetkinen käyttäjä).

9. Napsauta OK, kun haluat sulkea Määrittele suodatin -valintaikkunan.

10.Sulje Määrittele näkymä -ikkuna ja lopeta näkymän luonti napsauttamalla OK.

Kaikilla varaston käyttäjillä pitäisi nyt olla uusi näkymä kohdassa Yhteiset näkymät. He voivat käyttäänäkymää nähdäkseen luettelon kaikista varastoon luomistaan dokumenteista.

Perinteiset kansiot

Voit luoda perinteisiä kansioita M-Filesissa. Perinteisissä kansioissa ei ole näkymien tuomialisäominaisuuksia. Perinteisiä kansioita voidaan verrata esimerkiksiC:- asemasi kansioihin, ja niitä


voidaan käyttää tiedostojen tuomiseksi M-Filesiin. Perinteisillä kansioilla voit säilyttää tuotujen tiedostojenalkuperäisen kansiorakenteen. Katso myös kohta Kansioiden siirtäminen M-Filesiin käyttämällä Tuotiedostoja ja kansioita -ikkunaa (sivu 60).

Uuden perinteisen kansion luominen

1. Tuo valikkopalkki näkyviin painamalla M-Files Desktopissa Alt ja valitse valikosta Uusi > Perinteinenkansio.

2. Valinnainen Napsauta hiiren oikealla painikkeella juuri luomaasi perinteistä kansiota ja nimeä kansiouudelleen napsauttamalla Nimeä uudelleen.

Uusi perinteinen kansio luodaan ja lisätään Perinteiset kansiot -näkymään. Voit käyttää kansiotatiedostojen ja kansioiden tuomiseen M-Filesiin.

Näkymäkohtaiset toiminnot

Tähän aiheeseen on koottu erilaisten näkymäkohtaisten komentojen ja ominaisuuksien luettelo.

Puhdista näkymä-, Piilota näkymä- ja Palauta näkymiä näkyviin -komentojen käyttäminen

Puhdista näkymä... on komento, jonka dokumenttivarastoon kirjautunut käyttäjä voi suorittaa milletahansa näkymälle. Sitä käytetään poistamaan väliaikaiset paikalliset tiedostot ja kaikki tyhjät kansiotautomaattisesti. Teet tämän painamalla Alt-näppäintä ja valitsemalla valikosta Näkymä > Puhdistanäkymä....

Joitakin M-Files-esimerkkidokumenttivaraston näkymiä ei voi poistaa, mutta ne voi piilottaa. Tavallinenkäyttäjä ei voi poistaa M-Files Adminissa luotuja näkymiä. Tällaisissa tapauksissa voit napsauttaanäkymää listausalueella hiiren oikealla painikkeella ja valita sitten pikavalikosta Piilota näkymä.

Voit palauttaa näkymät näkyviin painamalla Alt-näppäintä ja valitsemalla valikosta Näytä > Palautanäkymiä näkyviin....

Vihje: Saat poistetut kohteet näkyviin vain, jos sinulla on jokin seuraavista oikeuksista: täydetoikeudet dokumenttivarastoon, oikeus nähdä kaikki kohteet tai oikeus nähdä poistetut kohteet. Luonäkymä suodattimella Poistettu = Kyllä (katso Tilaan perustuvat ehdot (sivu 139)).

Näkymän näyttöasetusten tallentaminen yhteisinä näyttöasetuksina

M-Filesissa voit tallentaa toiminnon näyttöasetukset yhteisinä näyttöasetuksina. Tämän toiminnonkäyttämiseksi tarvitset järjestelmänvalvojan oikeudet kyseiseen dokumenttivarastoon. Toiminto tallentaanäyttöasetukset yhteisiksi käyttäjille näkymäkohtaisesti. Voit valita, sovelletaanko toimintoa kaikkiinkäyttäjiin vai ainoastaan niihin, jotka eivät ole vielä muokanneet omia näyttöasetuksiaan. Toiminnolla voitesimerkiksi määrittää tietyt sarakkeet näkymään kaikille käyttäjille.

Tee se painamalla Alt-näppäintä ja valitsemalla valikosta Näkymä > Tallenna yhteisiksinäyttöasetuksiksi....

Näyttöasetusten palauttaminen oletusarvoihinsa

Tällä toiminnolla voit palauttaa muokatut näyttöasetukset järjestelmänvalvojan asettamiin oletuksiin.Vaihtoehtoisesti voit palauttaa näyttöasetukset M-Files-ohjelmiston oletusarvoihin.

Tee se painamalla Alt-näppäintä ja valitsemalla valikosta Näkymä > Palauta näyttöasetuksetoletuksiksi....


Raportin sitominen näkymään

Voit sitoa raportin näkymään, esimerkiksi näkymään Myynti asiakkaittain tai Tarjoukset myyjittäin.Valikkorivin kohdassa Näytä > Raportit olevien vaihtoehtojen avulla voit liittää raportin näkymään jamäärittää sen sijainnin. Mikäli haluat, että tämä asetus tulee kaikille käyttäjille voimaan, muista valitanäkymän asetuksissa valinta Yhteinen kaikille käyttäjille. Näkymän määrittely yhteiseksi vaatii kuitenkinoikeudet hallita dokumenttivaraston yhteisiä näkymiä.

Katso lisätietoja raporteista kohdasta Raportointi ja tietojen vienti (sivu 494).

Näkymien tai hakujen tulosten vieminen

Voit viedä näkymien tai hakujen tulokset painamalla Alt-näppäintä ja valitsemalla valikosta Tiedosto >Vie... tai napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella näkymän tyhjää kohtaa ja valitsemalla pikavalikostaVie.... Komennon avulla voit tallentaa näkymien tai hakujen tuloksia CSV-muotoon (pilkulla erotetut arvot).

Tällä komennolla voit viedä metatietoja ja halutessasi myös kohteiden tiedostoja M-Filesista. Kun oletvienyt metatiedot, voit tarkastella CSV-tiedostoja esimerkiksi Microsoft Excel- tai Apache OpenOffice Calc -ohjelmalla.

Huomaa: Vietävien tulosten määrää voidaan muokata rekisteriasetuksen avulla. Kysy lisätietojaM-Filesin konsultointipalveluista, jos vietävien hakutulosten määrää on pienennettävä taisuurennettava.

2.5. Käyttäjäasetukset

Tässä osiossa käsitellään yksityiskohtaisemmin M-Files Desktopissa tarjolla olevia monia asetuksia jakäyttäjätoimintoja.

Tässä kappaleessa

• M-Files Desktop -asetukset (sivu 171)• Ilmoitusasetusten muokkaaminen M-Files Desktopissa (sivu 182)• Dokumenttivarastosovellusten hallinta M-Files Desktopissa (sivu 190)• Sijaiset (sivu 191)• Ohjelmiston ja varaston kielen vaihtaminen (sivu 192)• M-Files-salasanan vaihtaminen (sivu 193)• Dokumenttivaraston paikallisen välimuistin tyhjentäminen (sivu 193)• Näytä tilatietoja (sivu 195)• Ulkoisten kohteiden päivittäminen (sivu 196)• M-Filesin päivittäminen (sivu 196)

2.5.1. M-Files Desktop -asetukset

M-Files Desktop -asetusten avulla voit lisätä, muokata, poistaa ja testata varastoyhteyksiäsi.Asetukset-välilehdellä voit myös muuntaa erilaisia asiakasohjelmiston käyttäjä- ja tietokonekohtaiseenkäyttäytymiseen liittyviä vaihtoehtoja, mukaan lukien automaattisen muokkauksen palautuskehotteenkäytöstä poistaminen tai M-Files-levykirjaimen vaihtaminen.


Kuva 55. M-Files Desktop -asetusten pääikkuna.

Kun avaat M-Files Desktop -asetukset, näet ensin Dokumenttivarastoyhteydet-välilehden. Jos haluat lisätäuuden dokumenttivarastoyhteyden, napsauta Lisää...-painiketta ja noudata kohteessa Varastoyhteydenlisääminen (sivu 172) annettuja ohjeita.

Huomaa: Ennen kuin ryhdyt määrittämään dokumenttivarastoyhteytesi asetuksia, varmista M-Filesin järjestelmänvalvojalta, että M-Files Server ja dokumenttivarasto on asennettu.

Tässä kappaleessa

• Varastoyhteyden lisääminen (sivu 172)• Käyttäjäkohtaiset asetukset (sivu 175)• Tietokonekohtaiset asema- ja välimuistiasetukset (sivu 177)• Muut tietokonekohtaiset asetukset (sivu 178)• Dokumenttivarastoyhteyksien ja -asetusten vieminen (sivu 181)

Varastoyhteyden lisääminen

Voit aloittaa uuden varastoyhteyden lisäämisen napsauttamalla Lisää... M-Files Desktopin asetustenpääikkunassa.


Kuva 56. Lisää dokumenttivarastoyhteys -valintaikkuna.

Yhteyden muodostamiseksi on ensin määritettävä joitakin ominaisuuksia.

Nimi

Anna ensin nimi dokumenttivarastoyhteydelle. Nimi voi olla mikä vain, mutta sen kannattaa kuvatadokumenttivarastoa. Nimi näkyy M:\-asemalla kansiona, joka sisältää dokumenttivaraston sisällön.

Palvelin / Nimi

Anna sen palvelinkoneen verkkonimi tai IP-osoite, jolle M-Files Server on asennettuna ja jolladokumenttivarasto sijaitsee.

Palvelin / Porttinumero

Määritä palvelimen portti, johon muodostetaan yhteys. Oletusarvoinen TCP/IP-portti kohteelle M-Files on2266.

Palvelin / Protokolla

Määrittele, mitä protokollaa verkkoyhteys käyttää. Protokollaksi voidaan valita joko TCP/IP, SPX, LocalProcedure Call (LPC) tai HTTPS. Muodostettaessa yhteys eri koneella olevaan dokumenttivarastoonkäytetään yleensä TCP/IP-protokollaa.

Salattu yhteys

Valitsemalla tämän asetuksen suojaat tiedonsiirron M-Files Desktop -asiakaskoneen ja M-Files Server -palvelimen välillä. RPC-salaus ei vaadi IIS-ominaisuutta tai muita komponentteja ja on usein helpoin tapasalata M-Files Desktop -asiakaskoneen ja M-Files Server -palvelimen välinen verkkoliikenne organisaationsisäisessä verkossa.


Ominaisuus on käytettävissä ainoastaan TCP/IP-protokollassa. Jos käytössä on HTTPS-protokolla, yhteyssalataan aina HTTPS-protokollatasolla. Organisaation sisäisen verkon ulkopuolelta tulevissa yhteyksissätulee yhä käyttää HTTPS- tai VPN-protokollaa, koska palomuuri usein estää RPC-tiedonsiirron TCP-oletusporttiin 2266.

Huomaa: Jotta RPC-salaus toimisi, palvelinkoneen on pystyttävä todentamaan käyttäjä jatietokone. Käytännössä tämä vaatii sen, että asiakaskone kuuluu Windows-toimialueeseen ja ettäkäyttäjä on toimialueen käyttäjä.

Jos haluat lisätietoja salatuista yhteyksistä ja ohjeet, kuinka palvelin määritetään vaatimaan salattujayhteyksiä, katso Protecting Data in Transit with Encryption in M-Files.

Voidaan myös käyttää esijaettuja avaimia (sivu 206) yhdessä HTTPS-protokollan kanssa suojaamaankäyttö ilman VPN-yhteyttä organisaation yksityisen verkon ulkopuolelta.

Palvelin / Kokeile yhteyttä

Tällä painikkeella voit tarkistaa, että palvelinyhteys toimii oikein.

Tunnistus

Määrittele, miten dokumenttivarasto tunnistaa käyttäjän. Voit valita tunnistustavaksi joko tämänhetkisenWindows-käyttäjän, tietyn Windows-käyttäjän tai M-Files-käyttäjän.

Käyttäjä tunnistetaan aina M-Files Server -palvelimella, kun kirjaudutaan esimerkiksi dokumenttivarastoon.M-Files Server pystyy tarkistamaan kaikkien M-Files-käyttäjien käyttäjätilit ja salasanat. Tämä on M-Files-tunnistustapa. Windows-tunnistuksen ollessa käytössä M-Files Server tarkistuttaa salasanat toimialueenpalvelimella.

Windows-tunnistuksella dokumenttivarastoon kirjaudutaan samoilla tiedoilla kuin kirjaudutaan paikalliselletietokoneelle tai organisaation toimialueelle. Jos organisaatiolla on käytössä toimialue, on sen tunnustenkäyttäminen nopein ja helpoin tunnistustapa. Tällöin ei tarvita uusia salasanoja eikä tunnuksia, mikä onvarsin käyttäjäystävällinen tapa toimia.

Eri tunnistustapojen välisiä eroja

TämänhetkinenWindows-käyttäjä

Kun olet kirjautunut paikalliselle tietokoneelle, voit kirjautua samoilla tiedoilla myösM-Files Server -palvelimelle. Tällöin tunnistustapana on Tämänhetkinen Windows-käyttäjä.

Tietty Windows-käyttäjä

Tietyltä Windows-käyttäjältä kysytään aina erikseen tunnus, toimialue ja salasana, elisilloin käyttäjä ei välttämättä kirjaudu M-Files Server -palvelimelle samoilla tiedoillakuin hän kirjautui paikalliselle tietokoneelle.

M-Files-käyttäjä M-Files-tunnistustavalla käyttäjä pääsee kirjautumaan vain M-Filesiin. Josorganisaatiolla ei ole Windows-toimialuetta tai käyttäjää ei haluta tähän liittää,dokumenttivarastossa kannattaa käyttää M-Files-tunnistusta.



Dokumenttivarasto

Kun palvelimella on useita dokumenttivarastoja, voit tässä kohdassa määritellä, mihin dokumenttivarastoonyhteys muodostetaan.

Automaattinen sisäänkirjautuminen Windowsin käynnistyessä

Voit määritellä yhteyden dokumenttivarastoon muodostettavaksi heti, kun Windows käynnistyy. Tämätoiminto kannattaa olla päällä, jos käytät dokumenttivarastoa päivittäin. Katso lisää kohdasta Käyttäjätilit(sivu 233).

Näkyy kaikille käyttäjille tällä tietokoneella

Windows-käyttöjärjestelmässä voi olla useita käyttäjiä, joilla jokaisella on omat käyttäjäkohtaiset asetukset.M-Files-dokumenttivarastoja voidaan määritellä näytettäväksi käyttäjäkohtaisesti. Jos haluat, ettädokumenttivarasto näkyy tämän tietokoneen kaikille käyttäjille, jotka käyttöjärjestelmään on määritelty, laitarasti tähän kohtaan.

Kokeile yhteyttä dokumenttivarastoon

Kun olet määritellyt edellä läpikäydyt kentät, voit kokeilla, saatko yhteyden dokumenttivarastoon. Yhteydentoimiminen on merkki siitä, että palvelin on vastannut yhteyskokeiluun.

Analysoi yhteys

Kun olet luonut dokumenttivarastoyhteyden ja avannut Dokumenttivarastoyhteyden tiedot -ikkunankaksoisnapsauttamalla dokumenttivarastoyhteyttä M-Files Desktopin Asetukset-ikkunassa, voit katsoalisätietoja yhteydestä napsauttamalla Analysoi yhteys -painiketta. Analyysissa mitataan kierron viivettäasiakkaan ja palvelimen välillä sekä lataus- ja lähetysnopeuksia.

Käyttäjäkohtaiset asetukset

Näiden asetusten avulla voit muuttaa M-Files Desktopin toimintaa tietyiltä osin oman Windows-käyttäjätilinmukaisesti. Käyttäjäkohtaiset asetukset -ikkunan avaaminen:

1. Avaa M-Files Desktop Asetukset.2. Avaa Asetukset-välilehti.3. Napsauta Käyttäjäkohtaiset asetukset.


Kuva 57. Käyttäjäkohtaiset asetukset ovat Windows-käyttäjäkohtaisia asetuksia kyseisellä työasemalla.

Valintaikkunat ja kehotteet

Voit määrittää, että käyttäjältä pyydetään aina kommentteja jokaisen muokkauksesta palautuksenyhteydessä. Jos tiedoston sulkemiselle on määritetty asetus Palauta välittömästi, kommentteja ei kysytä.

Oletusasetuksena on, että käyttäjälle näytetään aina varoitus käyttäjän kirjautuessa ulos, mikäli käyttäjälläon kohteita varattuna muokattavaksi. Samoin em. valintaikkunoille on oletusasetuksena, että valintaikkunasuljetaan aikakatkaisulla.

Käyttäytyminen tiedostoa avattaessa

Voit määrittää tiedostopäätekohtaisesti, avataanko ko. tiedostomuotoa oleva tiedosto aina tilaan Varaamuokattavaksi vai tilaan Avaa vain luettavaksi. Voit myös valita tiedostopäätekohtaisesti, että ohjelmistokysyy joka kerta tiedostoa avattaessa, mihin tilaan käyttäjä haluaa tiedoston avata.

Käyttäytyminen tiedostoa suljettaessa

Voit määrittää, mitä tiedostolle tehdään sulkemisen yhteydessä. Tämä määritys koskee kaikkiatiedostomuotoja. Oletusasetuksena on, että käyttäjältä kysytään, mitä hän haluaa tehdä tiedostollesulkemisen yhteydessä. Mikäli käyttäjä ei muuta oletuskäyttäytymistä (Älä palauta muokkauksesta),suljetaan valintaikkuna automaattisesti määräajan kuluttua ja dokumentti jää käyttäjälle muokattavaksi.


Tietokonekohtaiset asema- ja välimuistiasetukset

Näiden työasemakohtaisten asetusten avulla voit muuttaa M-Files-aseman kirjainta ja hallita paikallistentietojen välimuistiin liittyviä toimintoja. Kun haluat avata nämä asetukset:

1. Avaa M-Files Desktop Asetukset.2. Avaa Asetukset-välilehti.3. Napsauta Tietokonekohtaiset asetukset.

Kuva 58. M-Files Desktopin asema- ja välimuistivalinnat.

Asema

Valitse, mitä levykirjainta haluat käytettävän M-Files-asemana. Oletusarvoisesti asema on M:\.

Paikallinen välimuisti

M-Filesia käytettäessä dokumentit noudetaan palvelimelta paikalliselle kiintolevylle. Paikallinen välimuistinopeuttaa M-Filesin käyttöä huomattavasti hitailla verkkoyhteyksillä.

Dokumenttivarastokohtainen välimuistin maksimimäärä keskusmuistissa

Tässä voit määritellä, paljonko dokumenttivälimuisti saa käyttää tietokoneen keskusmuistia.

Dokumenttivarastokohtainen välimuistin maksimimäärä levyllä

Tässä voit määritellä, paljonko dokumenttivälimuisti saa käyttää tietokoneen levytilaa.


Tuhoa paikalliset tiedostot

M-Files tallentaa paikallisesti tietokoneen välimuistiin tietoja varaston sisällöstä. Tiedot ovat tallessapalvelimella, mutta välimuisti nopeuttaa M-Filesin käyttöä. Paikalliset tiedostot vievät tilaa tietokoneenkiintolevyasemalta, ja siksi joskus voi olla tarpeellista tuhota paikallisia tiedostoja. Tällä toiminnolla voittuhota paikallisen välimuistin tietoja käyttäjittäin ja dokumenttivarastoittain.

Huomaa, että Tuhoa paikalliset tiedostot -toiminto saattaa poistaa tietoja, joita ei voida palauttaa M-Files-palvelimelta, mukaan lukien parhaillaan muokkausta varten varattuna olevat tiedostot tietokoneellasi,offline-sisältö ja väliaikaiset paikalliset tiedostot. Siksi on tärkeätä varmistaa, että olet tallentanut japalauttanut muokkauksesta kaikki dokumentit, jotka tarvitset, ennen kuin tuhoat paikalliset tiedostot.

Kuva 59. Paikalliset dokumenttivarasto-käyttäjäyhdistelmät ovat listattuna Tuhoa paikalliset tiedostot -ikkunaan.

Huomaa:

Jos haluat vain poistaa väliaikaiset paikalliset tiedostot ja tyhjentää metatietojen välimuistin, katsoohjeita kohdasta Dokumenttivaraston paikallisen välimuistin tyhjentäminen (sivu 193).

Alla olevassa taulukossa vertaillaan paikallisen välimuistin elementtejä, jotka joko poistetaan taisäilytetään, kun suoritetaan Tyhjennä paikallinen välimuisti tai Tuhoa paikalliset tiedostot.

Välimuistin sisältö Tyhjennä paikallinenvälimuisti


Väliaikaiset paikalliset tiedostot Valinnainen Poista

Metatiedot Poista Poista

Muokattavaksi varatutdokumentit

Säilytä Poista

Dokumentin esikatselutiedot Säilytä Poista

Offline-sisältö Säilytä Poista

Muut tietokonekohtaiset asetukset

Näiden työasemakohtaisten asetusten avulla voit muuttaa M-Files Desktopin käyttäytymistävalintaikkunoiden ja kehotteiden, varaston suojauksen, tiedostojen tallennuksen ja offline-tilan osalta. Kunhaluat avata nämä asetukset:


1. Avaa M-Files Desktop Asetukset.2. Avaa Asetukset-välilehti.3. Napsauta Tietokonekohtaiset asetukset.4. Avaa Muut-välilehti.

Kuva 60. Muut-välilehdelle on koottuna erilaisia tietokonekohtaisia asetuksia.

Valintaikkunat, kehotteet ja suojaus

Oletusasetukset ovat:

• Näytä varoitus, jos M-Files Desktop on yhteydessä vanhempaan M-Files-palvelimeen.• Salli tämän M-Files-asiakasohjelmiston käyttää sovelluksia, jotka on asennettu dokumenttivarastoon.

Tallennus M-Filesiin

Voit mukauttaa sovelluskohtaisia sääntöjä, jotka koskevat tiedostojen tallentamista M-Filesiin.Sovelluskohtaisia sääntöjä voidaan käyttää, kun esimerkiksi väliaikaisia tai muita ei-toivottuja tiedostojaei haluta tallentaa dokumenttivarastoon. Sääntöjen avulla voidaan myös mahdollistaa toimivuussovelluksissa, joissa käytetään erikoisia tallennusmenetelmiä. Säännöillä voidaan taata esimerkiksimetatietokortin näyttäminen uusille tiedostoille, jos automaattinen tunnistus ei toimi.


Kuva 61. Lisää ja muokkaa prosessikohtaisia tallennuskäyttäytymisiä.

Lisää uusi käyttäytyminen napsauttamalla ensin Mukauta... ja napsauta sitten Lisää...-painiketta.

Prosessikohtainen tallennuskäyttäytyminen / Yleiset-välilehti

Yleisissä asetuksissa voit poistaa oletusasetuksen Havaitse tiedoston tallennustoiminnot standardeistatiedoston valintaikkunoista .

Voit myös määrittää prosessikohtaisesti tiedostomuotoja, jotka hyväksytään aina tai joita ei hyväksytäkoskaan M-Filesiin tallennettavaksi. Käyttämällä tähtimerkkiä (*) voidaan määritellä, että prosessikohtainenasetus on voimassa kaikille tiedostomuodoille.

Kuva 62. Yleiset prosessikohtaiset asetukset.


Prosessikohtainen tallennuskäyttäytyminen / Lisäasetukset-välilehti

Lisäasetuksissa voit ottaa oletusasetuksen Havaitse tiedoston tallennus ja ota käyttöön käyttäjäkohtainenpalauta muokkauksesta -käyttäytyminen pois päältä.

Voit myös määrittää prosessikohtaisesti tiedostomuotoja, jotka palautetaan välittömästi muokkauksesta,kun kyseisen tiedostopäätteen mukainen uusi tiedosto on tallennettu ja metatietokortti on täytetty.

Kuva 63. Prosessikohtaiset lisäasetukset.

Offline-tila

Oletusasetus on, että dokumentit pidetään valmistautuneena offline-tilaan. Jos kyseessä on työasema, jotaei koskaan käytetä offline-tilassa, ei dokumentteja ole tarvetta pitää valmistautuneena offline-tilaan. Valintavoidaan poistaa myös, jos offline-tilaa käytetään harvoin tai se tuntuu aiheuttavan ylimääräistä kuormitustakoneelle.

Dokumenttivarastoyhteyksien ja -asetusten vieminen

Dokumenttivarastoyhteydet ja -asetukset voidaan viedä Windowsin rekisteritiedostoon. Kun suoritat viedynrekisteritiedoston muilla tietokoneilla, voit käyttää samoja M-Files-asetustietoja usealla tietokoneella.

Dokumenttivarastoyhteyksien ja -asetusten vieminen:

1. Avaa M-Files Desktop Asetukset.

2. Avaa Asetukset-välilehti.

3. Valitse Vie-osiossa komponentit, jotka haluat viedä, merkitsemällä asiaankuuluvat valintaruudut.

4. Napsauta Vie...-painiketta.



5. Määritä REG-tiedoston kohdesijainti ja tiedostonimi.

6. Napsauta Tallenna.

Valitsemiesi komponenttien asetukset tallennetaan REG-tiedostoon ja se tallennetaan Tallenna nimellä -ikkunassa määrittämääsi sijaintiin.

2.5.2. Ilmoitusasetusten muokkaaminen M-Files Desktopissa

Voit määrittää M-Filesin ilmoittamaan esimerkiksi kohteisiin tehdyistä muutoksista sähköpostitse. Tämä onkäytännöllistä, jos haluat esim. tiedon tietyn dokumentin muokkaamisesta.

Huomaa: Ominaisuuden käyttäminen vaatii tapahtumakirjanpidon ja ilmoitusten käyttöönottamistaM-Files Server -palvelimella. Katso lisää palvelimen asetuksista kohdasta Ilmoitusasetustenmuokkaaminen M-Files Adminissa (sivu 476).

Voit avata Ilmoitusten asetukset-ikkunan M-Files Desktopissa painamalla Alt-näppäintä ja valitsemallasitten Asetukset > Ilmoitusten asetukset valikkoriviltä.

Kuva 64. M-Files voi ilmoittaa kohteiden muutoksista sähköpostitse.

Uuden ilmoitussäännön luonti

Avaa Uusi ilmoitussääntö -ikkuna napsauttamalla Lisää...-painiketta Ilmoitusten asetukset -ikkunassa.

Anna ilmoitussäännölle nimi ja määrittele suodatin. Suodatin määrää kohdejoukon, jota ilmoitussääntökoskee. Katso lisää suodattimista kohdasta Suodattimen määrittäminen näkymälle (sivu 158). Valitselopuksi tapahtumat, joista haluat ilmoituksen sähköpostitse.


Kuva 65. Uusi ilmoitussääntö -ikkuna.

Viestin lähetys

Valitse jokin alla kuvatuista viestinlähetysvaihtoehdoista.

Valinta Kuvaus

Ilmoitusviestit poissa käytöstä Saat ilmoitusviestit pois käytöstä tämän valinnan avulla.

Erillinen viesti jokaisestatapahtumasta

Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat erillisen viestin jokaisesta säännöntoteuttaneesta tapahtumasta. Viesti lähetetään heti aina, kunilmoitussäännön ehto täyttyy.

Huomaa: Jos Dokumentti tai muu kohde vastaasuodattimen ehtoja on käytössä tämän vaihtoehdon kanssa,ilmoitusviesti toimitetaan kerran päivässä samaan aikaankoosteviestin kanssa.


Valinta Kuvaus

Koosteviesti kerran päivässä Voit myös valita koosteviestin, jolloin tapahtumista lähetetäänkoostettu viesti kerran päivässä.

Järjestelmänvalvoja määrittelee koosteviestin lähetysajan M-Files Adminissa. Katso lisätietoja kohdasta Ilmoitusasetustenmuokkaaminen M-Files Adminissa (sivu 476).

Yksityiset ja yhteiset säännöt

Valitse Yksityinen sääntö, mikäli haluat ilmoituksen tapahtumasta vain itsellesi. Jos haluat ilmoitusviestinlähetettävän useille valituille vastaanottajille, valitse Yhteinen sääntö. M-Files Adminia käytetäänsuojausasetusten määrittelyyn yhteisen säännön luonnissa. Jos haluat lisätietoja, katso tämä taulukko.

Vastaanottajat

Määrittele käyttäjät tai käyttäjäryhmät, joille ilmoituksia lähetetään tämän säännön perusteella.

Tapahtumien tilaukset

Merkitse Tapahtumien tilaukset -osiossa valintaruutu kaikkien niiden tapahtumien osalta, joiden haluataktivoivan ilmoitusviestin lähettämisen.

Jätä pois tämänhetkisen käyttäjän aiheuttamien tapahtumien ilmoitukset

Valitse tämä vaihtoehto, mikäli et halua ilmoituksia itse aiheuttamistasi tapahtumista, kuten siitä, että oletitse muokannut jotain kohdetta.

Huomaa: Tällä asetuksella ei ole vaikutusta, jos Dokumentti tai muu kohde vastaa suodattimenehtoja -vaihtoehto on käytössä.

Push-ilmoitusten ottaminen käyttöön M-Files-mobiilisovelluksissa

Voit ottaa push-ilmoitukset käyttöön M-Files Mobilessa seuraamalla ohjeita kohdassa Push-ilmoitustenmäärittäminen M-Files Mobile -sovelluksille (sivu 480).

Tässä kappaleessa

• Esimerkiksi: Päivittäiset ilmoitukset uusille tilauksille (sivu 184)• Esimerkiksi: Muistutusviestit tehtävänannoista (sivu 187)

Esimerkiksi: Päivittäiset ilmoitukset uusille tilauksille

Tässä esimerkissä näytetään, miten voit luoda yksityisen ilmoitussäännön, jonka perusteella saatpäivittäisen koosteviestin kaikista varaston uusista tilauskohteista.


1. Avaa M-Files Desktop.


2. Paina Alt-näppäintä.

3. Valitse valikkoriviltä Asetukset > Ilmoitusten asetukset.

Ilmoitusasetukset-ikkuna avautuu.

4. Napsauta Lisää...-painiketta.

Ikkuna uuden ilmoitussäännön luomista varten avautuu.


5. Anna Nimi-kenttään säännön nimi, kuten Uudet tilaukset.

6. Vaihda Viestin lähetys -asetukseksi Koosteviesti kerran päivässä.




8. Avaa Ominaisuudet-välilehti.

9. Napsauta Lisää hakuehto.

10.Valitse juuri lisätylle ominaisuusehdolle ominaisuudeksi Luokka, operaattoriksi = ja arvoksi Tilaus.

11.Napsauta OK, kun haluat sulkea Määrittele suodatin -valintaikkunan.

Ominaisuusehdon 'Luokka' = 'Tilaus' pitäisi nyt näkyä Suodatin-kentässä Ilmoitussääntöjenominaisuudet -ikkunassa.

12.Ota käyttöön ilmoitukset tapahtumalle Uusi dokumentti tai muu kohde.

13.Valinnainen Jos et halua saada ilmoituksia itse luomistasi tilauskohteista, ota käyttöön vaihtoehto Jätäpois tämänhetkisen käyttäjän aiheuttamien tapahtumien ilmoitukset.

14.Kun olet valmis, tallenna sääntö ja sulje valintaikkuna napsauttamalla OK.

Uusi ilmoitussääntö lisätään Ilmoitusasetukset-ikkunan luetteloon.

Esimerkiksi: Muistutusviestit tehtävänannoista

Tässä esimerkissä näytetään, miten voit luoda yhteisen ilmoitussäännön tehtävänannoille, joidenmääräpäivä on kahden päivän kuluttua.


1. Avaa M-Files Desktop.

2. Paina Alt-näppäintä.

3. Valitse valikkoriviltä Asetukset > Ilmoitusten asetukset.




Ikkuna uuden ilmoitussäännön luomista varten avautuu.


5. Anna Nimi-kenttään säännön nimi, kuten Tehtävänantomuistutus.




7. Avaa Ominaisuudet-välilehti.

8. Napsauta Lisää hakuehto -painiketta kahdesti.

9. Valitse ensimmäiselle ehdolle ominaisuudeksi Tehtävän suorittajat, operaattoriksi = ja arvoksi(tämänhetkinen käyttäjä ja käyttäjät, joille tämänhetkinen käyttäjä on sijainen).

10.Valitse toiselle ehdolle ominaisuudeksi Määräpäivä, operaattoriksi <=, arvoksi 2 ja valinnaksiPäiviäJäljellä().

11.Napsauta OK, kun haluat sulkea Määrittele suodatin -valintaikkunan.

Ominaisuusehdon 'Tehtävän suorittajat' = '(tämänhetkinen käyttäjä ja käyttäjät, joilletämänhetkinen käyttäjä on sijainen)' JA PäiviäJäljellä( 'Määräpäivä' ) <= 2 pitäisi nyt näkyäSuodatin-kentässä Ilmoitussääntöjen ominaisuudet -ikkunassa.

12.Ota käyttöön ilmoitukset tapahtumalle Dokumentti tai muu kohde vastaa suodattimen ehtoja.

13.Valinnainen Jos et halua saada ilmoituksia itse luomistasi tilauskohteista, ota käyttöön vaihtoehto Jätäpois tämänhetkisen käyttäjän aiheuttamien tapahtumien ilmoitukset.

14.Kun olet valmis, tallenna sääntö ja sulje valintaikkuna napsauttamalla OK.

Uusi ilmoitussääntö lisätään Ilmoitusasetukset-ikkunan luetteloon.

2.5.3. Dokumenttivarastosovellusten hallinta M-Files Desktopissa

Erilaisilla kolmannen osapuolen sovelluksilla voidaan muokata ja laajentaa M-Files Desktopia ja M-Files Server -käyttäytymistä. Jos haluat lisätietoja sovellusten hallinnasta ja asennuksesta, katsoDokumenttivarastosovellusten asennus ja hallinta (sivu 467).

Dokumenttivarastosovellusten hallinta

Kun varastokohtainen asiakasohjelmisto on asennettu M-Files Adminin kautta, se on M-Files Desktopinkäyttäjien käytettävissä. Dokumenttivarastoon kirjauduttaessa M-Files kehottaa ottamaan uudensovelluksen käyttöön. Jos palvelimenhallinta vaatii, että sovellus otetaan käyttöön, et voi kirjautuakäyttämään varastoa, ennen kuin olet hyväksynyt sovelluksen käytön.


Voit hallita tietokonekohtaisia asiakassovelluksia painamalla Alt-näppäintä ja valitsemalla valikkoriviltäAsetukset > Sovellukset.

Tietokonekohtaiset asetukset

Huomaa, että tietokonekohtaiset asetukset vaikuttavat myös sovellusten käyttöön. Oletusasetuksenaon, että käyttäjä on sallinut M-Filesin käyttää tietokonekohtaisesti sovelluksia, jotka on asennettudokumenttivarastoon. Mikäli tämä asetus on pois päältä, ei valinnaiset eikä pakolliset varastokohtaisetsovellukset ole käytössä.

Asetuksen käyttöönotto tai käytöstäpoisto:

1. Avaa M-Files Desktop Asetukset.2. Valitse Asetukset-välilehti.3. Napsauta Tietokonekohtaiset asetukset.4. Valitse Muut-välilehti.5. Ota sovelluksen asetus (sivu 179) käyttöön tai poista se käytöstä Suojaus-otsikon alla.

2.5.4. Sijaiset

Voit määrittää itsellesi sijaisia poissaolojen ajaksi. Määrittelemilläsi sijaisilla on oikeudet suorittaa sinulleannettuja tehtävänantoja. Jos haluat vaiheittaiset ohjeet siihen, kuinka määrität itsellesi sijaisen, katsoSijaisen nimeäminen (sivu 191).

Tehtävänannot ja käyttäjän suojausasetukset

Tehtävänannot ja dokumentin suojausasetukset voivat vaihdella. Jos tehtävänanto edellyttää, että tehtävänsaaja muokkaa dokumenttia, tehtävän saajan sijaisella on oltava

• dokumentin muokkausoikeudet• nimetyn käyttäjän lisenssi tai yhtäaikaisen käyttäjän lisenssi (katso Lisenssityyppi (sivu 236))

Katso lisätietoja tehtävänannoista kohdasta Tehtävänantojen luominen ja suorittaminen (sivu 82).

Tehtävänantoilmoitukset

Mikäli tehtävänanto luodaan sinä aikana, kun sijainen on määriteltynä, saa myös sijainen ilmoituksentehtävänannosta. Mikäli sijainen on määritelty sen jälkeen, kun tehtävänanto on luotu, sijainen ei saaerillistä ilmoitusta tehtävänannosta.

Tehtävänantojen näyttäminen

Voit tarkastella kaikkia sinulle tehtäväksi annettuja tehtäviä Minulla tehtävänä -näkymässä, jota pääsetkäyttämään avaamalla Tehtävänä-välilehden M-Files Desktopissa.

Tässä kappaleessa

• Sijaisen nimeäminen (sivu 191)

Sijaisen nimeäminen

1. Paina M-Files Desktopissa Alt-näppäintä, jotta saat näkyviin valikkorivin. Valitse valikosta Asetukset >Sijaiset.


Voit myös napsauttaa käyttäjänimeäsi oikeassa yläkulmassa ja valita pikavalikosta Sijaiset.

Sijaiset-ikkuna avautuu.

2. Valitse sijainen tai sijaiset napsauttamalla Lisää....

Valitse käyttäjät -ikkuna avautuu.

3. Korosta haluamasi käyttäjä tai käyttäjät ja valitse Lisää.

Jos haluat valita luettelosta useita yksittäisiä kohteita kerralla, pidä Ctrl-näppäintä painettunasamalla, kun valitset kohteita. Jos taas haluat valita useita vierekkäisiä kohteita, pidä ⇧ Vaihto -näppäintä painettuna, kun valitset kohteita.

Valitse käyttäjät -ikkuna sulkeutuu ja valittu käyttäjä tai käyttäjät lisätään Sijaiset-listaan.

4. Napsauttamalla OK voit sulkea Sijaiset-ikkunan.

Sijaisiksi nimeämäsi käyttäjät pystyvät suorittamaan sinulle annettuja tehtävänantoja ja saamaanilmoituksia näistä tehtävänannoista.

2.5.5. Ohjelmiston ja varaston kielen vaihtaminen

Voit vaihtaa sekä M-Files-ohjelmiston kieltä että varaston kieltä M-Files Desktopin kautta. Katso luettelotuetuista käyttöliittymän kielistä kohdasta M-Files-ohjelmiston kieliversiot (sivu 203). Katso lisätietojauusien varastolokalisointien luomisesta kohdasta Metatietorakenteen kääntäminen (sivu 278).

Vaihda ohjelmiston ja varaston kieli seuraavasti:

1. Paina M-Files Desktopissa Alt ja valitse valikkoriviltä Asetukset > Vaihda kieli....

Vaihda kieli -ikkuna avautuu.

2. Valitse Ohjelmiston kieli -pudotusvalikosta M-Filesin käyttöliittymän kieli.

3. Valitse Varaston kieli -pudotusvalikosta tämänhetkisen varaston kieli.

Tämä varaston kielten valikoima sisältää kaikki ne kielet, joille kyseinen dokumenttivarasto onkäännetty.

4. Vaihda kielet napsauttamalla OK. Vaihda kieli -ikkuna sulkeutuu.


2.5.6. M-Files-salasanan vaihtaminen

Jos käytät M-Files-tunnistusta, voit vaihtaa salasanasi noudattamalla seuraavia ohjeita.

Huomaa: Jos et näe tätä vaihtoehtoa, käyttäjätilisi ei käytä M-Files-tunnistusta eikä sinulla siksi oleerillistä M-Files-salasanaa valittuun varastoon.

M-Files-salasanan vaihtaminen:

1. Valitse varasto M-Files Desktopin kautta.

2. Joko:

a. Avaa käyttäjävalikko napsauttamalla käyttäjänimeäsi käyttöliittymän oikeassa yläkulmassa ja valitsepikavalikosta Vaihda salasana....

tai

b. Paina Alt-näppäintä ja valitse valikkoriviltä Asetukset > Vaihda salasana....

Vaihda M-Files-salasana -ikkuna avautuu.

3. Anna nykyinen salasanasi Vanha salasana -kenttään.

4. Anna uusi salasana Uusi salasana -kenttään.

5. Vahvista uusi salasanasi kirjoittamalla se uudestaan Vahvista uusi salasana -kenttään.

6. Tallenna muutokset napsauttamalla OK.

M-Files-salasanasi pitäisi nyt olla vaihtunut salasanaksi, jonka määritit Uusi salasana -kenttään.

2.5.7. Dokumenttivaraston paikallisen välimuistin tyhjentäminen

Dokumenttivaraston voi tyhjentää väliaikaisista paikallisista tiedostoista painamalla Alt-näppäintä M-Files Desktop -käyttöliittymässä ja valitsemalla sitten valikkoriviltä Asetukset > Tyhjennä paikallinenvälimuisti.....


Valitse väliaikaiset paikalliset tiedostot, jotka haluat poistaa, ja napsauta Poista, tai poista kaikkivaraston väliaikaiset paikalliset tiedostot napsauttamalla Poista kaikki. Kun napsautat Lopeta, varastonmetatietojen välimuisti tyhjennetään. Tällaisia paikalliseen välimuistiin tallennettavia tietoja ovat mm.ominaisuusarvot ja kohdeviittaukset.

Katso ohjeita väliaikaisten paikallisten tiedostojen muuntamisesta dokumenteiksi kohdasta Väliaikaisenpaikallisen tiedoston muuntaminen dokumentiksi (sivu 59).

Huomaa:

Jos haluat poistaa kaikki varaston paikallisen välimuistin tiedot, katso Tuhoa paikalliset tiedostot(sivu 178). Huomaa, että Tuhoa paikalliset tiedostot -toiminto saattaa poistaa tietoja, joita eivoida palauttaa M-Files-palvelimelta, mukaan lukien parhaillaan muokkausta varten varattunaolevat tiedostot tietokoneellasi, offline-sisältö ja väliaikaiset paikalliset tiedostot.

Alla olevassa taulukossa vertaillaan paikallisen välimuistin elementtejä, jotka joko poistetaan taisäilytetään, kun suoritetaan Tyhjennä paikallinen välimuisti tai Tuhoa paikalliset tiedostot.

Välimuistin sisältö Tyhjennä paikallinenvälimuisti


Väliaikaiset paikalliset tiedostot Valinnainen Poista

Metatiedot Poista Poista

Muokattavaksi varatutdokumentit

Säilytä Poista

Dokumentin esikatselutiedot Säilytä Poista

Offline-sisältö Säilytä Poista


2.5.8. Näytä tilatietoja

M-Filesissa kohteet säilytetään M-Files-palvelimella ja siirretään M-Files-käyttäjien tietokoneidenvälimuisteihin, jotta varmistetaan M-Files Desktopin mahdollisimman nopea käyttö.

Näytä tilatietoja -komponentilla voit valvoa tiedostonsiirtoja palvelimelta tietokoneellesi ja selvittää, kuinkakauan dokumentin lataaminen kestää. Työkalusta on hyötyä erityisesti käytettäessä M-Filesia hitaallayhteydellä. Säännöllisessä lähiverkkokäytössä dokumentit yleensä siirtyvät niin nopeasti, että tilatietoja eiole aikaa tai edes mitään syytä tarkistaa.

Voit avata Näytä tilatietoja -ikkunan joko Windowsin Käynnistä-valikon pikakuvakkeen kautta tainapsauttamalla hiiren oikealla painikkeella Windowsin ilmoitusalueen M-Files-kuvaketta ja valitsemallaNäytä tilatietoja.

Tiedostojen siirto -välilehti

Tiedostojen siirto -välilehden Tila-sarakkeessa näkyy, onko tiedosto siirretty vai siirtymässä. Tilailmoitetaan prosentteina. Voit pysäyttää siirron valitsemalla dokumentin ja napsauttamalla Pysäytä.

Kuva 66. Näytä tilatietoja -ohjelmisto-osan Tiedostojen siirto -välilehti.

Asetukset...-painikkeella pääset M-Files Desktop -asetuksiin. Katso lisätietoja luvusta M-Files Desktop -asetukset (sivu 171).

Dokumenttivarastoyhteydet

Dokumenttivarastoyhteydet-välilehdeltä näet, mitä dokumenttivarastoyhteyksiä sinulla on käytettävissä jaonko dokumenttivarasto online-tilassa.


Kuva 67. Näytä tilatietoja -ohjelmisto-osan Dokumenttivarastoyhteydet-välilehti.

Siirry online-tilaan, Siirry offline-tilaan

Voit siirtyä offline- ja online-tilan välillä näiden toimintojen avulla. Painikkeen toiminto vaihtelee kyseisentilan mukaan. Katso myös Offline-tilaan siirtyminen (sivu 117) ja Online-tilaan siirtyminen (sivu 117).

Kirjaudu ulos, Kirjaudu sisään

Jos olet kirjautunut sisään johonkin dokumenttivarastoon, Kirjaudu ulos -painikkeella kirjaudut ulos jalopetat M-Files Desktopin käyttämisen. Painikkeen toiminto vaihtelee kyseisen tilan mukaan.

2.5.9. Ulkoisten kohteiden päivittäminen

M-Files voi olla yhteydessä myös ulkoisiin tietokantoihin. Näin voidaan muodostaa kaksisuuntainen yhteysM-Filesin ja esimerkiksi asiakasrekisterin välillä. Asiakastietoja voidaan käsitellä M-Filesista ja ulkoisentietokannan käyttöliittymästä käsin. Muutokset saadaan päivittymään molempiin suuntiin automaattisesti.

Kun painat Alt-näppäintä M-Files Desktop -käyttöliittymässä ja valitset sitten valikkoriviltä Asetukset >Päivitä ulkoiset kohteet, voit varmistaa, että M-Files sisältää ajankohtaista tietoa ulkoisesta kohteesta.

Lisätietoja ulkoisista kohteista on kohdassa Kohdetyyppien yhteydet ulkoisiin tietokantoihin (sivu 361).

2.5.10. M-Filesin päivittäminen

Automaattiset päivitykset pitävät M-Files-ohjelmiston automaattisesti ajan tasalla. Jos saataville tuleeuudempi M-Files-versio, se ladataan ja asennetaan asiakaskoneille automaattisesti. Käyttäjät voivatviivästyttää automaattisia päivityksiä tietyn ajan verran, jos he työskentelevät juuri jonkin tärkeän asianparissa automaattisen päivityksen tullessa saataville.


Kuva 68. M-Files Desktopissa varaston käyttäjille ilmoitetaan, kun uusi M-Files-versio tulee saataville. Napsauttamalla Valinnatkäyttäjät voivat ajoittaa tai käynnistää M-Files-ohjelmistopäivityksen.

Kuva 69. Varaston käyttäjät voivat valita saman tien tai myöhemmin tehtävän M-Files-päivityksen välillä.

Automaattiset päivitykset hakevat tiedot uusista päivityksistä päivityspalvelimelta käyttäen HTTPS-protokollaa TCP-portissa 443. Tämän ansiosta yleensä ei tarvita mitään muutoksia palomuureihin.

Automaattisten päivitysten poistaminen käytöstä

Huomaa: On erittäin suositeltavaa pitää automaattiset päivitykset käytössä, jotta voit varmistaa,että M-Files-ohjelmistosi on aina ajan tasalla.

Voit avata automaattisten päivitysten ohjauspaneelin Windowsin Käynnistä-valikon kautta tainapsauttamalla hiiren oikealla painikkeella M-Files-kuvaketta Windowsin ilmoitusalueella ja valitsemallapikavalikosta Asetukset > Automaattiset päivitykset. Jos haluat poistaa automaattiset päivityksetkäytöstä, poista merkintä Tarkista päivitystarve automaattisesti -valintaruudusta Asetukset-välilehdellä.

Voit tarkistaa päivitystarpeen manuaalisesti napsauttamalla Tarkista nyt -painiketta Asennus-välilehdellä.

M-Files | 3. Järjestelmän hallinta | 198

Kuva 70. Automaattiset päivitykset -ikkuna.

Jos tarvitset lisätietoa päivitysten poistamisesta käytöstä, katso tietämyskanta-artikkeli Automatic M-FilesUpdates.

Tietoa M-Filesin manuaalisesta päivityksestä saat katsomalla kohtaa M-Filesin manuaalinen päivittäminen(sivu 221).

3. Järjestelmän hallinta

Tässä lähinnä M-Filesin järjestelmänvalvojille tarkoitetussa osiossa selitetään M-Files-järjestelmän hallinta,ylläpito ja määrittely.

Tässä lähinnä M-Filesin järjestelmänvalvojille suunnatussa osiossa selitetään M-Files-järjestelmän hallinta,ylläpito ja määrittely.

https://kb.cloudvault.m-files.com/Default.aspx#3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC/object/845196F4-A470-4749-A204-5B775A29F009/latest



Kuva 71. M-Files-asiakaskoneilla (vasemmalla) päästään M-Files Serverille (keskellä), jolla hallitaan dokumenttivarastoja (oikealla).

Ensimmäisessä alaosiossa, M-Filesin asentaminen ja ylläpitäminen (sivu 199), esitellään M-Files-järjestelmä, annetaan ohjeita järjestelmän asentamisesta ja päivittämisestä ja kerrotaan, kuinkapalvelinyhteyksiä ja dokumenttivarastoja hallitaan.

Toisessa alaosiossa, M-Filesin määrittäminen (sivu 344), käsitellään erilaisia tapoja määrittää ja muokatajärjestelmä itselle sopivaksi, jotta se vastaa sinun vaatimuksiasi ja prosessejasi. Osiossa käsitelläänesimerkiksi sellaisia aiheita kuin varaston metatietorakenteen muuttaminen, työnkulkujen määrittäminen,varastosovellusten käyttäminen sekä tapahtumakäsittelijöiden ja komentosarjojen hyödyntäminen.

Tässä kappaleessa

• M-Filesin asentaminen ja ylläpitäminen (sivu 199)• M-Filesin määrittäminen (sivu 344)

3.1. M-Filesin asentaminen ja ylläpitäminen

Tässä osiossa kuvataan, mistä M-Files-järjestelmä koostuu, miten se asennetaan ja miten voidaanvarmistaa, että kaikki toimii asianmukaisesti. Jos haluat ohjeita esimerkiksi siitä, miten voit muokatavaraston metatietorakennetta, kohteen työnkulkuja tai metatietokortin käyttäytymistä, tai siitä, kuinka voitasentaa ja käyttää varastosovelluksia, katso M-Filesin määrittäminen (sivu 344).

Tässä kappaleessa

• Järjestelmän yleiskatsaus (sivu 200)• M-Filesin asentaminen ja päivittäminen (sivu 208)• M-Files Admin (sivu 224)• Palvelinyhteydet (sivu 227)• Dokumenttivarastojen hallitseminen (sivu 247)


3.1.1. Järjestelmän yleiskatsaus

M-Files-järjestelmä sisältää seuraavat komponentit:

1. palvelintietokone (tai useampi palvelin), joka suorittaa M-Files Server -komponenttia ja sisältäädokumenttivaraston tai -varastot

2. M-Files-asiakastietokoneet, joilla näytetään ja muokataan varastoon tallennettua tietoa loppukäyttäjientietokoneiden tai mobiililaitteiden kautta

Voit käyttää dokumenttivarastoja seuraavilla tavoilla:

• asentamalla M-Files Desktop (sivu 36)in pöytätietokoneellesi tai kannettavalle tietokoneellesi• käyttämällä M-Files Web (sivu 51)iä jonkin verkkoselaimen kautta• M-Filesin mobiilisovelluksilla (sivu 52) iOS-, Android- ja Windows Phone -laitteille

Kuva 72. M-Files-asiakaskoneilla (vasemmalla) päästään M-Files Serverille (keskellä), jolla hallitaan dokumenttivarastoja (oikealla).

Yllä olevassa kuvassa on yleisluonteinen kuvaus M-Files-järjestelmästä: vasemmalla olevillaasiakaskoneilla (M-Files Desktop, M-Files Web tai kaikki M-Files-mobiilisovellukset) päästäänpalvelintietokoneelle (kuvan keskellä), jolla puolestaan hallitaan yhtä tai useampaa dokumenttivarastoa(oikealla). M-Files Server ja dokumenttivarastot voivat sijaita myös pilvipalvelimella (katso M-Files Server -palvelimen käyttövaihtoehdot (sivu 201)).

Voit muokata palvelimen asetuksia ja dokumenttivaraston rakennetta työkalulla M-Files Admin (sivu224). M-Files Desktop -asetuksissa (sivu 171) voit lisätä, poistaa ja muokata varastoyhteyksiä. Joshaluat lisätietoja M-Files Webistä ja mobiilisovelluksista, katso aiheet M-Filesin käyttäminen M-Files Web -sovelluksella (sivu 51) ja M-Filesin käyttäminen M-Files Mobile -sovelluksilla (sivu 52).

M-Files Server -palvelimen käyttövaihtoehdot

M-Files Server voi sijaita konesalissa tai pilvipalvelussa tai toimia näiden yhdistelmänä, joka tarjoaa sekäkonesalin että pilvipohjaisen järjestelmän edut. Katso lisätietoja kohdasta M-Files Server -palvelimenkäyttövaihtoehdot (sivu 201).


M-Files-ohjelmiston kielet

M-Files-käyttöliittymä on saatavana monella kielellä. Luettelo kaikista saatavana olevista M-Files-ohjelmiston kielistä on kohdassa M-Files-ohjelmiston kieliversiot (sivu 203). Jos tarvitset tietoa varastojenlokalisoinnista ja kaikkien käyttöliittymäkomponenttien näyttämisestä valitsemallasi kielellä, katso Kielet jakäännökset (sivu 275).

Tässä kappaleessa

• Järjestelmän komponentit (sivu 201)• M-Files Server -palvelimen käyttövaihtoehdot (sivu 201)• M-Files-ohjelmiston kieliversiot (sivu 203)• Suojaus ja tunnistus (sivu 204)• eSigning and Compliance (sivu 207)

Järjestelmän komponentit

M-Files-ohjelmisto koostuu seuraavista osista:

• M-Files-asetukset: Tämän osan avulla voit asentaa M-Filesin.• M-Files Desktop: Eniten käytetty osa, joka esittää sisällön erilaisissa näkymissä. Integroitu läheisesti

Windowsiin.• M-Files Desktop -asetukset: Tämän osan avulla voit liittää asiakaskoneesi M-Files Server -palvelimella

oleviin dokumenttivarastoihin ja muokata muita paikallisia asetuksia.• M-Files Server: Tämä osa hallitsee sisällön keskitettyä tallentamista ja jakamista.• M-Files Admin: Työkalu, jolla yrityksesi järjestelmänvalvoja määrittää M-Files Server -asetukset,

hallitsee dokumenttivarastoa ja muokkaa varaston rakennetta.• Näytä tilatietoja: Tällä osalla voit valvoa tiedostonsiirron tilaa. Osasta on hyötyä, jos käytät M-Filesia

hitaalla yhteydellä ja haluat tarkastella siirron edistymistä.• M-Files Web: M-Files Desktop -ohjelmiston käytön lisäksi voit käyttää M-Filesia www-selaimen avulla.• M-Files Mobile: Pääset käyttämään M-Filesia mobiililaitteesi kautta käyttämällä M-Filesin

mobiilisovelluksia (sivu 52) iOS-, Android- ja Windows Phone -laitteille.• Automaattiset päivitykset: Osa pitää M-Files-ohjelmiston automaattisesti ajan tasalla.

M-Files sisältää myös ActiveX/COM APIn sekä M-Files Web Service APIn, joka mahdollistaa M-Filesinohjelmallisen käytön REST-tyyppisen rajapinnan kautta. M-Files API ja sen dokumentaatio sisältyvät M-Files-ohjelmiston asennukseen. M-Files Web Service API on dokumentoitu osoitteessa www.m-files-com/mfws.

M-Files Server -palvelimen käyttövaihtoehdot

M-Files tarjoaa useita vaihtoehtoja palvelimen käyttämiseksi, jotta voit hyödyntää M-Files organisaatiosiliiketoiminnalle ja budjetille parhaiten sopivalla tavalla. Seuraavassa kuvataan lyhyesti kutakin palvelimenkäyttövaihtoehtoa. Ota yhteyttä M-Filesin myyntiin osoitteessa [email protected], jos tarvitset lisätietoja janeuvoja siitä, mikä ratkaisu sopii organisaatiollesi parhaiten.





Kuva 73. M-Files Desktop, M-Files Web ja M-Files Mobile avaavat pääsyn varastoihisi riippumatta siitä, minkä palvelimenkäyttöönottoratkaisun olet päättänyt valita organisaatiollesi.

Konesalipalvelin

Konesalissa oleva palvelin sopii parhaiten organisaatioille, jotka ovat jo investoineet palvelimiin jajärjestelmiin tai joiden on käytettävä konesaliratkaisua organisaation oman palomuurin takana vaatimustentäyttämiseksi.

Konesalipalvelimien käyttäminen M-Files-dokumenttivarastoille ei kuitenkaan tarkoita sitä, etteikö niitävoitaisi käyttää turvallisesti myös yrityksen verkon ulkopuolelta. Organisaation yksityisverkossa oleviavarastoja voidaan käyttää sovelluksella M-Files Web (sivu 51), M-Files-mobiilisovelluksilla (sivu52) tai M-Files Desktopilla (VPN-yhteydellä tai käyttämällä esijaettua avainta (sivu 206)) sijainnistariippumatta.

Pilvipalvelin

Pilvipohjaisella palvelimella tapahtuva älykäs tiedonhallinta tarjoaa SaaS-joustavuuden yhdistettynälisenssienhallintaan ja skaalautuvuuteen (kuten mahdollisuuteen laajentaa tallennustilaa helposti taimuokata käyttäjälisenssien määrää tarpeen mukaan) ilman merkittävää pääomainvestointia ja resurssienlisäämistä. Lisäksi pilvipohjaiset ratkaisut tarjoavat mahdollisuuden käyttää yrityksen dokumenttejaetämuotoisesti sekä joustavan kuukausilaskutuksen. Windows Azure -pilvialustalla toimiva M-Files CloudVault tarjoaa tehostetun kahdennuksen ja automaattisen kolmannen osapuolen varmuuskopioinnin, jokatarjoaa entistä paremman suojan tietojen häviämistä tai varastamista vastaan.

Huomaa, että pilvipohjaisen toiminnan ansiosta voit myös käyttää dokumenttivarastoyhteyksiin kaikkiaasiakasohjelmiston vaihtoehtoja.

Cloud Vault Subscription Management Portal

M-Files Cloud Vault Subscription Management Portalin avulla loppukäyttäjän järjestelmänvalvojat voivathallita palveluita verkossa.

Portaali mahdollistaa seuraavat toiminnot:

• Uusien lisenssien lisääminen ja olemassa olevien lisenssien poistaminen.

https://www.m-files.com/Content/documents/en/res/brochures/M-Files_Cloud_Vault_Subscription_Management_Portal_-_Guide_for_Admins.pdf


• Uusien käyttäjätilien lisääminen ja olemassa olevien käyttäjätilien poistaminen.• Käyttäjän tietojen ja lisenssityyppien muuttaminen.• M-Files-asennusohjelmien lataaminen.

Hybridipalvelin

M-Filesin hybridisovelluksen avulla organisaatiot voivat hyödyntää sekä olemassa olevaakonesaliteknologiaansa että palkittua älykkään tiedonhallinnan ratkaisua, joka toimii sekä yleisessä ettäyksityisessä pilvessä tarpeen mukaan.

Lisäksi M-Files Cloud Vault voidaan integroida saumattomasti olemassa oleviin ERP- tai CRM-konesalijärjestelmiin, kuten SAP-järjestelmään tai Microsoft Dynamics GP- ja AX-järjestelmään.Konesalisovelluksena toimiva M-Files on helppo integroida olemassa oleviin pilvipohjaisiinyrityssovelluksiin, kuten Salesforce-, Microsoft Dynamics Online- tai NetSuite-ratkaisuihin.

Samat asiakasohjelmistot (M-Files Desktop, M-Files Web ja kaikki M-Files-mobiilisovellukset) ovat myöshybridipalvelinratkaisua käyttävän organisaation saatavilla.

M-Files-ohjelmiston kieliversiot

M-Files-ohjelmisto on tällä hetkellä saatavana seuraavilla kielillä:

• albania• arabia• bulgaria• kiina (yksinkertaistettu/PRC)• kiina (perinteinen/Taiwan)• kroatia• tshekki• tanska• hollanti• englanti• viro• suomi• ranska• saksa• kreikka• heprea• unkari

• italia• japani• korea• norja• puola• portugali (Brasilia)• romania• venäjä• serbia (latinalainen)• slovakki• sloveeni• espanja• ruotsi• thai• turkki• vietnam

Voit vaihtaa ohjelmiston ja dokumenttivaraston (metatietorakenteen) kieltä ohjelmiston ollessa käynnissä.Jos tietokoneeseen on asennettu esimerkiksi M-Filesin suomenkielinen versio, voit helposti vaihtaaenglanninkieliseen versioon ilman, että ohjelmistoa tarvitsee asentaa uudelleen. Tästä on paljon hyötyäkäytettäessä jaettuja tietokoneita.

Huomaa: Vain silloin, jos 1) ohjelmiston asennuskieli, 2) varaston kieli ja 3) Windows-näyttökielion valittu samaksi, kaikki M-Filesin toiminnot ja dokumenttivaraston metatietorakenne näkyvätkäyttäjälle kyseisen kielen mukaisesti. Katso lisätietoja kohdasta Kielet ja käännökset (sivu 275).


Suojaus ja tunnistus

Tässä osiossa käsitellään useita järjestelmän suojausta koskevia aiheita sekä yhteyksiä M-Files Serveriinja M-Files-varastoihin.

Tässä kappaleessa

• M-Files ja virustorjunta (sivu 204)• M-Files-dokumenttivarastojen käyttö ilman VPN-yhteyttä (sivu 206)• HTTPS-yhteydet M-Files Serveriin (sivu 206)• M-Files ja keskitetty tunnistautuminen (sivu 207)

M-Files ja virustorjunta

M-Files on yhteensopiva kaikkien yleisesti käytettyjen virustorjuntatuotteiden kanssa.

On kuitenkin tärkeä varmistaa, että loppukäyttäjien tietokoneilla olevat virustorjuntaohjelmat eivät suoritaajoitettua tarkistusta virtuaalisella M-Files-asemalla (oletuksena asema M: ). M-Files-aseman ajoitettutarkistus lataisi kaiken sisällön M-Files-palvelimelta käyttäjän asiakaskoneelle ja rasittaisi tarpeettomastisekä verkkoa että palvelinta.

Lisäksi parhaan suorituskyvyn varmistamiseksi virtuaalisen M-Files-aseman (oletuksena M:) ja M-Files-asennuskansion (oletuksena C:\Program Files\M-Files\) reaaliaikainen tarkistus kannattaapoistaa käytöstä. Näiden kohteiden jättäminen reaaliaikaisen tarkistuksen ulkopuolelle auttaa estämäänjärjestelmän tarpeetonta kuormittumista ja mahdollisia ristiriitoja M-Filesin ja virustorjuntaohjelmiston välillä.

M-Files-aseman ja -asennuskansion jättäminen virustarkistuksen ulkopuolelle

Voit jättää M-Files-aseman ja asennuskansion virustarkistuksen ulkopuolelle lisäämällä niiden polutvirustorjuntaohjelmiston asianmukaiseen poissulkemis- tai poikkeuslistaan. Esimerkiksi Symantec EndpointProtection Manager (SEPM) -ohjelmalla tämä tehdään poikkeuskäytännöllä Symantecin tietokanta-artikkelissa Create Centralized Exceptions Policies in Endpoint Protection Manager 12.1 kuvatulla tavalla.Muut yleisesti käytetyt ohjelmistotuotteet voivat käyttää muuta terminologiaa, kuten ”poissuljettujenkohteiden lista”, ”poissulje kohteet” tai ”sulje pois tarkistuksesta”.

Ajoitetulle tarkistukselle ja reaaliaikaiselle tarkistukselle on yleensä erilliset poisjättölistat.

M-Files Client -prosessin jättäminen virustarkistuksen ulkopuolelle

Jos virustorjuntaohjelmistosi tukee prosessien jättämistä pois nimen perusteella, MFClient.exe-prosessikannattaa yleensä jättää pois asiakastietokoneiden reaaliaikaisista tarkistuksista. Reitti MFClient.exe-prosessiin on oletuksena C:\Program Files\M-Files\<version>\Bin\x64\MFClient.exe 64-bittisissä järjestelmissä ja C:\Program Files\M-Files\<version>\Bin\x86\MFClient.exe 32-bittisissä järjestelmissä. Esimerkiksi SEPM-ohjelmalla tämä voidaan tehdä noudattamalla Symantecintietokanta-artikkelissa How to create an application exception in the Symantec Endpoint ProtectionManager annettuja ohjeita.

Prosessin MFClient.exe jättäminen reaaliaikaisen tarkistuksen ulkopuolelle voi parantaa suorituskykyä,koska silloin virustorjuntaohjelma ei tarkista samoja tiedostoja kahdesti: kerran, kun sovellus avaatiedoston, ja toisen kerran, kun MFClient.exe- suorittaa sisäisen avaa-toiminnon samalle tiedostolle.

http://www.symantec.com/business/support/index?page=content&id=TECH183201

http://www.symantec.com/business/support/index?page=content&id=HOWTO61213

http://www.symantec.com/business/support/index?page=content&id=HOWTO61213


M-Files Server -prosessien ja varaston tietojen jättäminen M-Files-palvelinkoneenvirustarkastuksen ulkopuolelle

Varmista, että seuraavat prosessit on jätetty M-Files-palvelinkoneen reaaliaikaisten virustarkastustenulkopuolelle:

• MFServer.exe• MFServerAux.exe• MFIndexer.exe• MFIndexingManager.exe• MFDataExport.exe

64-bittisissä järjestelmissä näiden prosessien oletussijainti on C:\Program Files\M-Files\<versio>\Bin\x64\ ja 32-bittisissä järjestelmissä C:\Program Files\M-Files\<versio>\Bin\x86\, lukuun ottamatta MFServerAux.exe-prosessia, jonka sijainti on C:\Program Files\M-Files\<versio>\Bin\x86\ sekä 32-bittisissä että 64-bittisissä järjestelmissä.

Varmista myös, että seuraavat kansiot jätetään virustarkastuksen ulkopuolelle:

• M-Filesin asennuskansio, jonka oletussijainti on C:\Program Files\M-Files\• varaston tiedot -kansio, jonka oletussijainti on C:\Program Files\M-Files\Server Vaults\

Jos edellä mainittuja prosesseja ja kansioita ei jätetä M-Files-palvelinkoneen virustarkastuksenulkopuolelle, käyttäjät voivat kokea varaston suorituskyvyn heikkenemistä. Se saattaa myös aiheuttaavaraston tietojen virheellisiä varmuuskopioita.

Haittaohjelmien torjunnan tuki

M-Files Server tukee haittaohjelmien tarkastuksia Windows Server 2016- ja uudemmilla versioilla. Joskäytät Windows Antimalware Scan Interfacen (AMSI) kanssa yhteensopivaa virustorjuntaohjelmaa jajos reaaliaikainen valvonta on käytössä, M-Files Server -palvelimelle ladatut tiedostot voidaan tarkastaavirusten ja haittaohjelmien varalta ennen niiden tallennusta tietovarastoon.

Ota käyttöön haittaohjelmatarkastukset lisäämällä seuraavat arvot M-Files Server -tietokoneen Windows-rekisteriin:

Avain HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Server\MFServer

Arvon nimi EnableAntimalwareScanner

Arvontyyppi

REG_DWORD

Arvo 1

Kuvaus Ottaa haittaohjelmien etsinnän käyttöön Windows 10-, Windows Server 2016- ja sitäuudemmissa tietokoneissa.


Arvon nimi TreatAntimalwareScannerErrorsAsTransferBlockingErrors

Arvontyyppi

REG_DWORD



Kuvaus Määrittää, estetäänkö tiedostosiirrot M-Files Server -palvelimelle, mikäli haittaohjelmientorjuntaohjelmisto ei ole käytössä tai sitä ei ole määritetty oikein. Oletusarvo on 0.

0 Älä estä tiedostosiirtoja, jos haittaohjelmien torjuntaohjelmisto ei ole käytettävissätai jos se on määritetty väärin.

Arvo

1 Estä tiedostosiirrot, jos haittaohjelmien torjuntaohjelmisto ei ole käytettävissä tai josse on määritetty väärin.

M-Files-dokumenttivarastojen käyttö ilman VPN-yhteyttä

Organisaatiot ovat perinteisesti luottaneet Virtual Private Network- eli VPN-tekniikkaan varmistaessaanturvallista yhteyttä yrityksen resursseille (kuten M-Files-varastoille) organisaation oman verkonulkopuolelta. M-Files-versio 10.2 ja uudemmat varmistavat turvallisen yhteyden M-Files-järjestelmäänilman perinteisen VPN-pohjaisen ratkaisun huonoja puolia.

Järjestelmän turvallisuus perustuu siihen, että kaikki asiakaskoneiden ja palvelimen välinen verkkoliikennesuojataan HTTPS (SSL/TLS) -protokollalla ja esijaetulla avaimella. Se muodostaa tunnistukseenylimääräisen suojan, jonka myötä vain valtuutetuilta laitteilta voidaan muodostaa yhteys järjestelmään.

Huomaa: Pilvipohjaiset palvelimet, M-Files Web ja mobiilisovellukset käyttävät oletuksena HTTPS-protokollaa. Jotta esijaetut avaimet toimisivat pöytäasiakaskoneilla, joista muodostetaan yhteyskonesalin palvelimeen, palvelimen ja pöytäasiakaskoneiden välisessä tiedonsiirrossa on käytettävä”RPC over HTTP with SSL” -yhteyttä. Lisätietoja saat dokumentista Enabling RPC over HTTPSconnections to M-Files Server.

HTTPS-salaus ja tunnistuksen tukena käytettävä esijaettu avain muodostavat yhdessä samanlaisensuojauksen kuin VPN mutta ilman VPN-yhteyden monimutkaisuutta ja yhteensopivuusongelmia.Järjestelmä ei kuitenkaan ole turvallisuuden näkökulmasta identtinen VPN:n kanssa, joten jokaisenorganisaation on itse määritettävä, onko yhteyden luominen M-Files-dokumenttivarastoihin ilman VPN-yhteyttä tarkoituksenmukaista organisaation liiketoiminnan tarpeiden ja turvallisuusvaatimusten kannalta.

Jos haluat lisätietoja M-Files in käytön suojaamisesta esijaetuilla avaimilla, katso Securing Access to M-Files Vaults with a Pre-Shared Key.

HTTPS-yhteydet M-Files Serveriin

M-Files Server -palvelimen ja M-Files-asiakaskoneiden väliset yhteydet voidaan toteuttaa monia eriyhteysprotokollia käyttäen. Pilvipohjaiset palvelimet (sekä M-Files Web -asiakassovellus että M-Files-mobiilisovellukset) hyväksyvät ainoastaan HTTPS-protokollan avulla tapahtuvan viestinnän. Sen sijaanM-Files Desktop on yhteydessä konesalin M-Files-palvelimeen oletusarvoisesti RPC-protokollan (RemoteProcedure Call) avulla (TCP/IP, portti 2266). Koska tämä tiedonsiirtotapa ei vaadi muuta konfigurointia, sitäkannattaa yleensä käyttää organisaation sisäisessä verkossa tapahtuvaan viestintään.

Joissakin tapauksissa on kuitenkin parempi, että M-Files Desktop kommunikoi M-Files Server -palvelimenkanssa HTTPS-protokollalla RPC-protokollan sijasta. Tästä on hyötyä etenkin, jos asiakasohjelmistoillamuodostetaan yhteys yrityksen sisäisen verkon ulkopuolelta. HTTPS-yhteydet ovat aina salattuja, eikä niitäyleensä estetä hotelliverkoissa tai muissa julkisissa verkoissa.

Jos haluat ohjeet ”RPC over HTTP with SSL” -yhteyden käyttöönottamiseksi M-Files Desktopin ja M-FilesServer -palvelimen välille, katso dokumentti Enabling RPC over HTTPS connections to M-Files Server.Dokumentissa kuvatuilla määrityksillä kaikki M-Files Desktopista tuleva liikenne salataan ja tunneloidaanTCP-portin 443 kautta.

https://kb.cloudvault.m-files.com/link.ashx?Action=Download&vault=3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC&objectGUID=636F55B5-E08F-4931-B3C8-D1BF32C32085&fileGUID=FFBDDC1B-148A-4288-8C0C-D930A696C311&ObjectVersion=-1






Kun ”RPC over HTTP with SSL” -yhteydet on otettu käyttöön palvelimella, loppukäyttäjät pystyvätkäyttämään HTTPS-protokollaa lisätessään tai muokatessaan dokumenttivarastoyhteyttä (sivu 172) M-Files Desktop -asetuksissa.

M-Files ja keskitetty tunnistautuminen

Käyttäjän identiteetti on perinteisesti varmistettu käyttämällä ohjelmistokohtaisia kirjautumistunnuksiatai Windows-kirjautumistunnuksia. Keskitetyssä tunnistautumisessa (federated authentication)voidaan käyttää tunnistusjärjestelmää, joka on kokonaan M-Filesin ulkopuolella. Keskitettytunnistautuminen mahdollistaa M-Files-käyttäjien tunnistuksen hyödyntäen kolmannen osapuolenidentiteetintunnistuspalveluita, kuten Googlea tai Azure AD:tä. Keskitetty M-Files-järjestelmän ulkopuolinensäilytyspaikka kaikille M-Files-käyttäjien kirjautumistiedoille olla voi useissa tapauksissa olla erittäinhyödyllinen. Keskitetty identiteetinhallinta mahdollistaa myös kertasisäänkirjauksen (SSO) ja olemassaolevien kirjautumistunnusten käytön.

Kuva 74. Tunnistuksen kulku keskitetyssä tunnistautumisjärjestelmässä.

Kuva esittelee pääpiirteissään keskitetyn tunnistautumisprosessin kulun:

1. M-Files-käyttäjä yrittää kirjautua sisään varastoon, ja asiakas, oli se sitten M-Files Desktop tai jokin muuM-Files-asiakas, lähettää tunnistuspyynnön M-Files Serverille.

2. M-Files Server luo tunnistuspyynnön, jonka se lähettää identiteetintunnistuspalvelulle.3. Käyttäjä ohjataan uudelleen identiteetintunnistuspalvelun kirjautumissivulle, johon käyttäjä antaa

tunnistetietonsa.4. Kun identiteetintunnistuspalvelu on vahvistanut tunnistetiedot, se palauttaa vastauksen M-Files

Serverille tunnistustarkenteen muodossa, jossa on mukana varmistus, että käyttäjä on tunnistettu.5. M-Files Server vahvistaa tunnistustarkenteen ja myöntää käyttäjälle pääsyn varastoon.

M-Files Adminin määrityseditorilla voit ottaa varastossasi käyttöön keskitetyn tunnistautumisen. Katsolisätietoja kohdasta Määrityseditorin käyttäminen (sivu 469).

Lisätietoja keskitetystä tunnistautumisesta M-Filesilla on artikkelissa Keskitetyn tunnistautumisen käyttö M-Filesilla.

eSigning and Compliance

M-Filesin avulla yritykset voivat hallita dokumenttejaan sekä prosessejaan laadukkaasti ja tehokkaasti.M-Filesin toimintojen avulla voidaan noudattaa erilaisia määräyksiä, hyviä tuotantotapoja, yleisiätoimintamenettelyitä sekä standardien mukaista dokumentointia. Lisäksi M-Filesin avulla voidaan hallita jaseurata päivittäiseen liiketoimintaan liittyviä yleisiä dokumentteja.




M-Files vastaa myös erikoistarpeisiin, jotka koskevat tallenteita sekä erilaisten määräysten ja standardiennoudattamista. M-Files tukee esimerkiksi seuraavia standardeja ja ohjeistuksia: ISO 9001 -sarja, FDA21 CFR osa 11, EU GMP Annex 11, HIPAA ja Sarbanes-Oxley. M-Filesin avulla voidaan toteuttaa myösTLL 4 -yhteensopivia tietojärjestelmiä (TLL 4 on valtionhallinnossa ja Puolustusvoimissa käytössä olevatietoturvaluokitus).

M-Files tarjoaa tuen sähköisten tallenteiden ja allekirjoitusten hallinnalle, joilla täytetään FDA 21 CFR Part11 -vaatimukset. Tähän sisältyy niin dokumenteille tehtyjen toimenpiteiden yksityiskohtaisen jäljitysketjunylläpito, yksittäisten toimenpiteiden suojattu seuraaminen kuin myös käyttäjätunnuksella varmennettavatsähköiset allekirjoitukset.

Aktivointi

Electronic Signatures -moduuli sisältää edellä mainitut tapahtumakirjanpidon laajennukset sekä sähköisenallekirjoituksen. Moduuli on lisämaksullinen osio.

Jotta voit ottaa moduulin käyttöön, sinulla tulee olla käytön mahdollistava lisenssikoodi asennettuna.Lisenssin saat tilauksen yhteydessä. Asenna tai päivitä lisenssikoodi M-Files Adminissa (katso lisätietojakohdasta Palvelinlisenssien hallinta (sivu 229)). Tämän lisäksi jäljitysketjun ominaisuudet on aktivoitava(katso Dokumenttivaraston lisäominaisuudet (sivu 249)). Jos M-Files Compliance Kit -sovellusta ei oleasennettu, sinun on lisättävä myös sähköisen allekirjoituksen metatietorakenne varastoosi manuaalisesti(katso ohjeet kohdasta Sähköisen allekirjoituskohteen metatietomääritykset (sivu 455)).

Lisätietoja

Lisätietoja Electronic Signatures -moduuliin liittyvistä laajennuksista tapahtumakirjanpidolle sekäsähköisistä allekirjoituksista saat kohdista Varastotapahtumakirjanpito (sivu 335) ja Sähköisetallekirjoitukset (sivu 451).

M-Filesin avulla voidaan noudattaa myös muita standardeja, laatujärjestelmiä,vaatimustenmukaisuustarpeita, ohjeistuksia sekä eri alojen omia käytäntöjä ja prosesseja. Lokimerkinnät,kirjausketjut, versiohistoria sekä sähköiset allekirjoitukset ovat osa M-Filesin tarjoamia toiminnallisuuksia.Jos haluat lisätietoja siitä, kuinka M-Files voi tukea liiketoimintaasi noudattamalla soveltuvia standardeja jamääräyksiä, ota meihin yhteyttä osoitteella [email protected].

3.1.2. M-Filesin asentaminen ja päivittäminen

Tässä osiossa selostetaan vaiheet ja vaatimukset, jotka liittyvät M-Filesin asennukseen tai päivitykseen,sekä kuvataan, miten perustetaan varasto, lisätään siihen käyttäjiä ja muodostetaan varastoyhteys.

Tässä kappaleessa

• Järjestelmävaatimukset ja tekniset tiedot (sivu 208)• Ohjelmiston asentaminen (sivu 217)• M-Filesin päivittäminen (sivu 219)• M-Filesin manuaalinen päivittäminen (sivu 221)

Järjestelmävaatimukset ja tekniset tiedot

Tässä osiossa luetellaan järjestelmän vaatimukset lukuisille M-Files-komponenteille sekä teknisettiedot esimerkiksi M-Filesin käytöstä erityisissä ympäristöissä, tietojen turvaamisesta salauksella sekäkolmannen osapuolen sovellusten integroinnista M-Filesiin.



Tässä kappaleessa

• Järjestelmävaatimukset (sivu 209)• Tekniset tiedot (sivu 215)

Järjestelmävaatimukset

Tässä aiheessa luetellaan järjestelmävaatimukset M-Filesin eri komponenteille.

Käyttöjärjestelmävaatimukset

M-Files Desktop:

• Microsoft Windows 10• Microsoft Windows 8.1• Microsoft Windows 7 Service Pack 1• Microsoft Windows Server 2016• Microsoft Windows Server 2012 R2• Microsoft Windows Server 2008 R2 Service Pack 1

M-Files Server:

• Microsoft Windows Server 2016 (suositeltu)• Microsoft Windows Server 2012 R2 (suositeltu)• Microsoft Windows Server 2012 (suositeltu)• Microsoft Windows Server 2008 R2 Service Pack 1• Microsoft Windows 10• Microsoft Windows 8.1• Microsoft Windows 7 Service Pack 1

Huomaa: Tämä M-Files-versio ei tue Microsoft Windows 8:aa.

Käyttöjärjestelmäversio voi olla joko Workstation tai Server. M-Files Server voidaan asentaa joko fyysiselletai virtuaaliselle palvelimelle esimerkiksi Hyper-V:tä tai VMWare ESXiä käyttämällä.

M-Filesin suorittamista Windows Container- tai Nano Server -ympäristössä ei tällä hetkellä tueta.

Tietoturvasyistä emme suosittele M-Files Server -ohjelman asentamista tietokoneelle, jota käytetään myösMicrosoftin toimialueen ohjauskoneena. M-Files Server pystyy kuitenkin teknisesti toimimaan Microsoftintoimialueen ohjauspalvelimella.

Linux ja macOS

Linux- ja macOS-käyttäjät voivat käyttää M-Filesia M-Files Web (sivu 51)in kautta.

32-/64-bittinen tuki

M-Files on yhteensopiva sekä 32-bittisten että 64-bittisten Microsoft Windows -käyttöjärjestelmien kanssa.32-bittisille järjestelmille on eri asennusohjelmisto kuin 64-bittisille.

.NET Framework -vaatimukset

Sekä palvelinkoneessa että asiakaskoneissa on oltava Microsoft .NET Framework 4.0 tai uudempiasennettuna, jotta M-Filesin kaikki toiminnot toimivat oikein. M-Files Compliance Kit -asennus edellyttää,

https://docs.microsoft.com/en-us/virtualization/windowscontainers/about/

https://docs.microsoft.com/en-us/windows-server/get-started/getting-started-with-nano-server

https://www.microsoft.com/net/download/all


että palvelin- ja asiakaskoneissa on asennettuna Microsoft .NET Framework 4.5 tai uudempi. Älykerroksen(Intelligent Metadata Layer) (sivu 538) ominaisuuksia varten palvelinkoneessa täytyy olla asennettunaMicrosoft .NET Framework 4.5 tai uudempi.

Palvelimen vaatimukset

M-Files-järjestelmä voidaan asettaa toimimaan yhdellä palvelinkoneella (sivu 210) tai erikoistuneellatietokannalla, sovelluksella ja hakupalvelimilla (sivu 210).

Yhden palvelimen ympäristöt

Jäljempänä luetellut vähimmäisvaatimukset ja suositellut laitteistokokoonpanot ovat ympäristöille, joissa M-Files-palvelinkone käyttää sekä M-Files Server -sovellusta että tietokantapalvelinta (Firebird (sivu 252) taiMicrosoft SQL Server (sivu 253)).

Vähimmäisvaatimukset:

Suoritin 2 ydintä

Muisti 1 Gt

Tallennus 300 Mt:n levytila M-Files Serverille

Suositus enintään 50 000 kohteelle:

Suoritin 4 ydintä

Muisti 4 Gt

Tallennus RAID 1- tai RAID 5 -levyt ja tarpeeksi levytilaa tiedostoille, tietokannalleja varmuuskopioille

Suositus enintään 1 miljoonalle kohteelle:

Suoritin 8 ydintä

Muisti 16 Gt

Tallennus RAID 1- tai RAID 5 -levyt ja tarpeeksi levytilaa tiedostoille, tietokannantiedostoille ja varmuuskopioille. Tietokannan tiedostot, Microsoft SQLServerin tapahtumalokit ja hakuindeksitiedostot on tallennettava SSD-levyille parhaan mahdollisen suorituskyvyn takaamiseksi.

Käyttöjärjestelmä 64-bittinen käyttöjärjestelmä

Tietokannanhallintajärjestelmä

MS SQL Server 2017 tai uudempi, Standard tai Enterprise Edition

Monen palvelimen ympäristöt

Ympäristöille, joissa on useita kohteita ja käyttäjiä, suositellaan erillisiä erikoistuneita palvelinkoneita M-Files Server -sovellukselle, varastotietokannalle ja sisällön mukaan haun indeksille.

Seuraavassa esitetään suositellut esimerkkimääritykset kolmelle eri ympäristölle. Huomaa, ettäjärjestelmän suorituskyky riippuu myös samanaikaisen toiminnan määrästä (samanaikaisetkäyttäjäistunnot) sekä varastossa suoritettavien toimintojen tyypistä. Esimerkiksi tietueiden hallinta jaarkistointi vaatii yleensä vähemmän laitteistoresursseja kuin aktiivisen sisällön hallinta työnkuluilla.


Suositus enintään 5 miljoonalle kohdeversiolle ja 5 teratavulle tiedostoja:

Järjestelmänkomponentti

Tietokantapalvelin Sovelluspalvelin Indeksointi jahakupalvelin

Suoritin 16 ydintä 8 ydintä8 ydintä

Muisti 32 Gt 16–32 Gt16–32 Gt

Tallennus RAID 1- tai RAID 5 -levyt(SSD)

RAID 1- tai RAID 5 -levyt(HDD)

15 Tt:n HDDtiedostotiedoille javarmuuskopioille.Tiedostojen tallennustilavoidaan liittääsovelluspalvelimeen,tai sovelluspalvelinvoi muodostaayhteyden erilliseentiedostopalvelimeen.

Viisi RAID 1 -HDD- tai -SSD-levyä

Käyttöjärjestelmä Windows Server 2016 Windows Server 2016Windows Server 2016


MS SQL Server 2017 taiuudempi, Standard taiEnterprise Edition

M-Files Server -lisenssi Medium Server(laskutetaan erikseen)

Huomaa: Tämäntyyppisissä ympäristöissä ilman erillistä indeksointi- ja hakupalvelinta tapahtuvatmääritykset voivat myös olla riittäviä. Laitteistosuositukset riippuvat paljolti kunkin organisaationodottamasta suorituskyvystä.



Tietokantapalvelin Sovelluspalvelin Indeksointipalvelin Kaksihakupalvelinta

Suoritin 32 ydintä 16 ydintä 8 ydintä 16 ydintä palvelintakohden

Muisti 128 Gt 32 Gt 128 Gt 128 Gt palvelintakohden



Tietokantapalvelin Sovelluspalvelin Indeksointipalvelin Kaksihakupalvelinta

Tallennus 256 Gt:nSSD-asemakäyttöjärjestelmälle

Kaksi 512 Gt:nSSD-asemaatietokantatiedoille

Kaksi 128 Gt:nSSD-asemaatietokannantapahtumalokille

Kaikki osituksetRAID 1 taivastaava

256 Gt:nSSD-asemakäyttöjärjestelmälle

25 Tt:n HDDtiedostotiedoille javarmuuskopioille.Tiedostojentallennustilavoidaan liittääsovelluspalvelimeen,tai sovelluspalvelinvoi muodostaayhteyden erilliseentiedostopalvelimeen.


146 Gt:nositus IDOL-jakelukomponenteille

256 Gt:n SSD-ositus IDOL-moottorille

Kaikki osituksetRAID 1 -tasoa



Kymmenen 300Gt:n ositusta IDOL-moottoreille

Kaikkien ositustentulisi olla RAID 1 -tasoa

Jokaisessaosituksessatulisi olla omatSAS-asemat (taivastaavat)


MS SQL Server2017 tai uudempi,Standard taiEnterprise Edition

M-Files Server -lisenssi

Large Server(laskutetaanerikseen)



Tietokantapalvelin Sovelluspalvelin Indeksointipalvelin Viisihakupalvelinta

Suoritin 32 ydintä 16 ydintä 8 ydintä 16 ydintä palvelintakohden

Muisti 512 Gt 32 Gt 128 Gt 128 Gt palvelintakohden



Tietokantapalvelin Sovelluspalvelin Indeksointipalvelin Viisihakupalvelinta

Tallennus 256 Gt:nSSD-asemakäyttöjärjestelmälle

Kaksi 1 Tt:nSSD-asemaatietokantatiedoille

Kaksi 256 Gt:nSSD-asemaatietokannantapahtumalokeille

Kaikki osituksetRAID 1 taivastaava


30 Tt:n HDDtiedostotiedoille javarmuuskopioille.Tiedostojentallennustilavoidaan liittääsovelluspalvelimeen,tai sovelluspalvelinvoi muodostaayhteyden erilliseentiedostopalvelimeen.



256 Gt:n SSD-ositus IDOL-moottorille

Kaikki osituksetRAID 1 -tasoa



Kymmenen 300Gt:n ositusta IDOL-moottoreille

Kaikkien ositustentulisi olla RAID 1 -tasoa

Jokaisessaosituksessatulisi olla omatSAS-asemat (taivastaavat)


MS SQL Server2017 tai uudempi,Enterprise Edition

M-Files Server -lisenssi

Large Server(laskutetaanerikseen)

Tuetut käyttöjärjestelmät M-Files Mobile -sovelluksille

M-Files Mobile -sovellukset tukevat seuraavia mobiilikäyttöjärjestelmiä:

Sovelluksen nimi Vaadittu käyttöjärjestelmäversio

M-Files Universal App Windows 10

M-Files Mobile Windows Phonelle Windows Phone 8.0/8.1 tai uudempi

M-Files Mobile iOS:lle iOS 9 tai uudempi

M-Files Mobile Androidille Android 4.4 tai uudempi

Suositellut selaimet M-Files Webille

Parhaan käyttökokemuksen saat käyttämällä M-Files Web -sovellusta Google Chrome -selaimella sekä M-Files Web -selainlaajennusta, joka on saatavana Chrome Storesta.

M-Files Webin tuetut selainversiot:


Verkkoselain Suositeltu versio Käyttöjärjestelmä

Google Chrome (suositeltu) Uusin saatavilla oleva versio Microsoft Windows

Internet Explorer IE11 Microsoft Windows

Mozilla Firefox Uusin saatavilla oleva versio Microsoft Windows

Safari Uusin saatavilla oleva versio OS X

Microsoft Edge (rajoitettu) Uusin saatavilla oleva versio Microsoft Windows

Huomaa: Ellet voi käyttää Google Chrome -selainta ja sinun pitää muokata dokumenttejasäännöllisesti M-Files Webillä, suosittelemme ottamaan käyttöön Java-sovelman M-Files Webille.Katso ohjeet sovelman käyttöönottoon haluamaasi varastoon kohdasta Java-sovelman käyttöönottoM-Files Webille (sivu 215). Jos kuitenkin päivität M-Filesin, sitä ei tarvitse tehdä, sillä M-Filespoistaa sovelman käytöstä vain mahdollisille uusille M-Files-asennuksille.

Huomaa: M-Files Web ei tue Internet Explorer 8, 9 ja 10 -selaimia.

Vihje: Suosittelemme integroimaan M-Files Webin Microsoft Office 365 Online -sovellustenkanssa. Katso lisätietoja artikkelista Enabling Office Online Services for M-Files Web.

M-Files Serverin tilavaatimukset

Metatietojen tietokanta

• Paikallinen kiintolevy• 2–5 Gt levytilaa 100 000 kohteelle• 20–50 Gt levytilaa 1 000 000 kohteelle

Huomaa myös, että metatietojen tietokannan kiintolevytilavaatimukset riippuvat pitkältimetatietorakenteiden monimutkaisuudesta sekä kohdeversioiden lukumäärästä tietokannassa. Edelläannettu arvio koskee tyypillisiä asiakirjojen hallinnan käyttötilanteita.

Tiedostotiedot

• Paikallinen kiintolevy TAI verkkotiedostopalvelin• Riittävä levytila dokumenttitiedostojen, pienoiskuvien, esikatselutiedostojen ja sisällön mukaan haun

indeksin säilytykseen

M-Files prosessoi dokumenttitiedostojen vanhat versiot binäärisellä delta-algoritmilla. Se vähentäävanhojen tiedostoversioiden kuluttamaa levytilaa merkittävästi.

Järjestelmänvalvojat voivat vapauttaa levytilaa arkistoimalla (sivu 333) tai hävittämällä (sivu 95)vanhat versiot.

Microsoft SQL Server -vaatimukset

Varaston tietokantamoottorina voi olla Microsoft SQL Server 2008, 2008 R2, 2012, 2014, 2016, 2017 taiuudempi versio ja viimeisin Service Pack. Tämä koskee kaikkia Microsoft SQL Serverin julkaisuja, kutenExpress Edition, Standard Edition ja Enterprise Edition.

Seuraavat toiminnot on otettava käyttöön, jos haluat käyttää Microsoft SQL Server -palvelinta M-Files-tietokantamoottorina:

Instanssin ominaisuudet:

https://kb.cloudvault.m-files.com/Default.aspx?#3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC/object/FDE3CFEA-9322-41DB-B11E-719F74AD34D5/latest


• Tietokantamoottorin palvelut• Raportointipalvelut, natiivi tila (jos raportointia käytetään)

Jaetut toiminnot:

• Ylläpitotyökalut, perusversio• Ylläpitotyökalut, kokonainen (jos raportointi on käytössä)

Tässä kappaleessa

• Java-sovelman käyttöönotto M-Files Webille (sivu 215)

Java-sovelman käyttöönotto M-Files Webille

Ellet voi käyttää Google Chrome -selainta ja M-Files for Chrome -laajennusta ja sinun pitää muokatadokumentteja säännöllisesti M-Files Webillä, suosittelemme ottamaan käyttöön Java-sovelman M-FilesWebille. Java-sovelma M-Files Webille on oletuksena poissa käytöstä, ellet päivitä aiemmasta M-Files-versiosta.

Selaintuki

Java-sovelmaa voidaan käyttää Internet Explorer 11:llä ja uusimmalla Safariin versiolla. Java-sovelmantuki on päättynyt Mozilla Firefoxin versiossa 52 ja uudemmissa versioissa. Voit jatkaa Java-sovelmankäyttöä Firefoxilla elokuuhun 2018 asti, kun asennat ja otat käyttöön Firefox Extended Support Release -julkaisun (ESR 52).

Sovelman käyttöönotto

Näitä ohjeita noudattamalla voit ottaa käyttöön Java-sovelman M-Files Webille haluamassasi varastossa:

1. Avaa haluamasi verkkoselain.

2. Avaa osoite http(s)://<Sinun M-Files Web -toimialueesi>/configuration.aspx.

3. Kirjaudu sisään järjestelmänvalvojan tunnuksilla.

4. Valitse Varastokohtaiset asetukset -kohdassa mikä tahansa saatavilla olevista varastoista.

5. Aseta Java-sovelma-asetukseksi Ota käyttöön.

6. Valinnainen Toista toimenpiteet vaiheesta 4 (sivu 215) vaiheeseen 5 (sivu 215), jos haluat ottaakäyttöön Java-sovelman myös muille varastoille.

Java-sovelma on nyt otettu käyttöön valitsemallesi varastolle.Tekniset tiedot

Tietokantamoottori ja tietovarasto

M-Files Serverissä on Firebird Embedded, tehokas SQL-tietokantamoottori. Firebird on oletuksenaM-Filesin tietokantamoottori. Näin ollen muuta tietokantaohjelmistoa ei tarvitse hankkia. Kun käytätFirebirdiä M-Filesin tietokantamoottorina, dokumenttien ja muiden kohteiden metatiedot tallennetaan SQL-tietokantaan. Kohteiden datatiedostot tallennetaan tiedostojärjestelmään.

Lisäksi myös Microsoft SQL Server 2008, 2008 R2, 2012, 2014, 2016, 2017 tai uudempi versio ja viimeisinService Pack voi olla M-Filesin tietokantamoottori, jotta sen suorituskyky ja tuki olisi parempi suurempien

https://www.mozilla.org/en-US/firefox/organizations/all/#legacy


tietovarastojen käsittelyssä. M-Files tukee kaikkia versioita, kuten Express Edition-, Standard Edition- jaEnterprise Edition -versioita.

Vihje: Suosittelemme Microsoft SQL Server 2016 Service Pack 1 -versiota tai uudempaaparhaan suorituskyvyn varmistamiseksi, sillä ne tukevat päivitettäviä sarakesäilöindeksejä, mikämahdollistaa paremman suoriutumisen avattaessa näkymien alitasoja (kuten Dokumenttejaprojektin mukaan).

Kun käytät Microsoft SQL Server -järjestelmää M-Filesin tietokantamoottorina, dokumenttien ja muidenkohteiden metatiedot tallennetaan SQL-tietokantaan. Kohteiden tietotiedostot voidaan tallentaa joko MSSQL -tietokantaan tai muuhun tiedostojärjestelmään. MS SQL Server voidaan asentaa M-Files Server-tietokoneeseen, tai vaihtoehtoisesti M-Files Server -tietokone voi luoda yhteyden aikaisempaan SQLServer -klusteriin. Viimeksi mainitussa tapauksessa M-Files Serverin prosessori- ja RAM-vaatimuksetvoivat olla pienempiä kuin edellä mainitut.

M-Files käyttää Unicodea ja tukee siten tietojen tallennusta ja etsimistä myös itäaasialaisilla kielillä.Tiedostojärjestelmään tallennetut tiedot voidaan suojata AES-256-algoritmilla. Lisätietoja on kohdassaProtecting File Data at Rest with Encryption in M-Files.

Verkkoliikenne

M-Files Desktop viestii M-Files Serverin kanssa TCP/IP- tai HTTPS-protokollan avulla. M-Files Web ja M-Files Mobile -sovellukset viestivät M-Files Serverin kanssa HTTP- tai HTTPS-protokollan avulla.

Suojattuja yhteyksiä suositellaan käytettäväksi kaikissa asiakkaan ja palvelimen välisissä tietoyhteyksissä.Lisätietoja on kohdassa Protecting Data in Transit with Encryption in M-Files.

Erikoisympäristöt

M-Files on yhteensopiva seuraavien erikoisympäristöjen kanssa:

• Etäpöytäpalvelut (päätepalvelut)• Citrix XenApp

M-Files on Citrix-valmis Citrix XenApp 7.6:lle. Katso konfigurointitiedot kohdasta M-Files and CitrixXenApp.

• Linux-tiedostopalvelimet• Novell-verkostot

Käyttäjän tunnistus

M-Files tukee useita tunnistusmenetelmiä (voidaan yhdistää):

Windows-tunnistus Käyttäjät tunnistetaan Windows-tilien nimien ja salasanojenperusteella. Käyttäjätilit voidaan tuoda Active Directory (LDAP) -palvelusta.

Keskitetty tunnistautuminen Käyttäjien tunnistuksessa käytetään ulkoista tunnistusta (IdP), kutenAzure Active Directorya. Katso lisätietoja kohdasta Using FederatedAuthentication with M-Files.

M-Files-tunnistus Käyttäjät tunnistetaan M-Filesissa määritettyjen käyttäjänimien jasalasanojen perusteella.








M-Files tukee turvallisuutta lisäävää esijaettujen avainten käyttöä. Lisätietoja saat kohdasta SecuringAccess to M-Files Vaults with a Pre-Shared Key.

Tietokantayhteydet

M-Files Server voidaan integroida olemassa oleviin tietokantoihin, kuten CRM- ja ERP-tietokantoihin.Kaikkia tietokantoja, joissa on OLE DB- tai ODBC-ajuri, tuetaan (mukaan lukien SQL Server, Access,Oracle ja MySQL).

Integrointi kolmannen osapuolen sovelluksiin

Monia kolmannen osapuolen sovelluksia voidaan integroida M-Filesiin. Katso esimerkkejä osoitteistawww.m-files.com/integrations ja https://catalog.m-files.com.

Application Programming Interface (API)

M-Filesissa on ActiveX/COM API. Tuettuja kieliä ovat VB.NET, C#, Visual Basic, VBScript ja C++. M-Files sisältää myös M-Files Web Service APIn, joka mahdollistaa M-Filesin ohjelmallisen käytön REST-tyyppisen rajapinnan kautta.

M-Files API sisältyy M-Files-ohjelmiston asennukseen. API-dokumentaatio on saatavilla online-versiona jaMicrosoft HTML-ohjetiedostona, jonka voit ladata osoitteesta https://www.m-files.com/api.

M-Files Web Service API on dokumentoitu osoitteessa https://www.m-files.com/mfws.

M-Filesin laajennettava käyttöliittymä sallii ulkoiset apuohjelmat (M-Files-sovellukset), joita voidaan käyttääM-Files Desktopin toiminnan yksilöintiin. Näillä sovelluksilla M-Filesin käyttökokemusta voidaan muokataniin, että se soveltuu parhaiten tiettyihin liiketoiminta-alueisiin ja tarpeisiin. Lisätietoja UI ExtensibilityFramework -dokumentaatiossa.

Varmuuskopiot ja ylläpito

M-Files optimoi varaston tietokannan automaattisesti kerran viikossa. Muita säännöllisiä tietokannanylläpitotoimia ei tarvita.

M-Files tukee ajastettua täyttä ja muutosvarmuuskopiointia. Kun Firebirdiä käytetään tietokantamoottorina,dokumenttivarastot varmuuskopioidaan M-Files Admin -työkalulla.

Kun käytät Microsoft SQL Server -sovellusta tietokantamoottorina, dokumenttivarastoistatehdään varmuuskopiot Microsoft SQL Serverin ylläpitotyökaluilla ja tiedostojärjestelmätasonvarmuuskopiointityökaluilla. Mitä tahansa Microsoft SQL Serverin kanssa yhteensopivaavarmuuskopiointijärjestelmää voidaan käyttää.

Tekninen tuki

Jos tarvitset teknistä tukea, ota yhteys osoitteeseen [email protected].

Ohjelmiston asentaminen

M-Files voidaan asentaa yksittäisenä asennuksena tai hajautetusti ja kerralla usealle tietokoneelle. Nämäohjeet koskevat M-Filesin yksittäistä asennusta. Suoritettaessa vaativaa asennusta, kuten mukautettaessaasennuspaketti määrittämään asiakasohjelmisto- tai palvelinyhteydet automaattisesti, poistettaessaohjelmistopäivitysten automaattinen tarkistus käytöstä tai käytettäessä Active Directoryn ryhmäkäytäntöjäM-Filesin jakelussa, katso dokumentti M-Files Setup: Advanced User's Guide.

https://kb.cloudvault.m-files.com/Default.aspx?#3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC/object/1A27BE65-4C0B-4A78-9919-825A8E20635C/latest

https://kb.cloudvault.m-files.com/Default.aspx?#3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC/object/1A27BE65-4C0B-4A78-9919-825A8E20635C/latest

https://www.m-files.com/integrations

https://catalog.m-files.com

https://www.m-files.com/api/documentation/latest/index.html

https://www.m-files.com/api







Vihje: Kun M-Filesin asennus on käynnissä, saatat haluta tarkastella tietoja aiheesta M-Files javirustorjunta (sivu 204).

• Sekä palvelinkoneessa että asiakaskoneissa on oltava Microsoft .NET Framework 4.0 tai uudempiasennettuna, jotta M-Filesin kaikki toiminnot toimivat oikein. M-Files Compliance Kit -asennusedellyttää, että palvelin- ja asiakaskoneissa on asennettuna Microsoft .NET Framework 4.5 tai uudempi.Älykerroksen (Intelligent Metadata Layer) (sivu 538) ominaisuuksia varten palvelinkoneessa täytyyolla asennettuna Microsoft .NET Framework 4.5 tai uudempi.

• Olet saanut M-Files-asennustiedoston järjestelmänvalvojalta tai ladannut sen lataussivulta M-Files.

Noudata yksittäisessä M-Files-asennuksessa seuraavia ohjeita:

1. Sulje kaikki muut tietokoneellasi käynnissä olevat sovellukset ja kaksoisnapsauta M-Filesinasennustiedostoa.

Näkyviin tulee ohjatun asennuksen aloitusikkuna.


3. Lue ja hyväksy loppukäyttäjän käyttöoikeussopimus, jotta voit jatkaa.


5. Valitse asennettavat ohjelmistokomponentit.

Voit asentaa M-Filesin koekäyttöön tai suorittaa normaalin asennuksen.

Jos et ole organisaatiosi M-Files-järjestelmänvalvoja, sinun tarvitsee asentaa vain M-FilesDesktop. Siinä tapauksessa M-Files Server -sovellus on asennettu organisaatiosi lähiverkkoonja M-Files-järjestelmänvalvojalla on M-Files Server -työkalut (M-Files Admin) asennettuna.Normaalin asennuksen jälkeen voit muodostaa yhteyden dokumenttivarastoihin (sivu 172) M-Files-palvelimellasi käyttämällä M-Files Desktop -asetuksia.

Asennus koekäyttöön sisältää kaikki ohjelmistokomponentit sekä esimerkkivaraston, johon voittutustua heti asennuksen jälkeen.

6. Jatka asennusta napsauttamalla Seuraava.

7. Määritä asennussijainti ja napsauta Seuraava.

8. Jos et halua muuttaa mitään, aloita asennus napsauttamalla Seuraava.

9. Valitse, haluatko katsoa Ohjatun esittelyn, ja lopeta asennus napsauttamalla Lopeta.

M-Files-ohjelmisto on nyt asennettu tietokoneelle. Jos olet suorittanut koekäyttöön tarkoitetun asennuksen,voit jatkaa ohjelmistoon tutustumista avaamalla Windowsin Ohjelmat-valikosta Ohjattu esittely -toiminnon.

Tässä kappaleessa

• Esimerkiksi: M-Filesin asennus yhdelle tietokoneelle (sivu 218)

Esimerkiksi: M-Filesin asennus yhdelle tietokoneelle

Tässä esitetään lyhyt kuvaus M-Filesin perusasennuksesta yhdelle tietokoneelle, joka tässä tapauksessatoimii sekä palvelinkoneena että asiakastietokoneena. Tämän esimerkin tarkoituksena on neuvoa M-Files-järjestelmän peruskomponenttien asennuksen päävaiheet.


http://www.m-files.com/download-latest-version


Toimi seuraavasti:

1. Asenna M-Files-ohjelmisto, kuten ohjeistettu kohdassa Ohjelmiston asentaminen (sivu 217).

2. Luo dokumenttivarasto, kuten ohjeistettu kohdassa Uuden dokumenttivaraston luonti (sivu 248).

Huomaa, että jos valitsit kuitenkin asennuksen yhteydessä asennuksen koekäyttöön,käyttöön otetaan automaattisesti kaksi varastoa. Esimerkkivarasto sisältää viitteellisenmetatietorakenteen, näkymiä yleisistä tiedonhallintaprosesseista ja esimerkkitiedostoja, joidenavulla on helppo arvioida hakua. Oma varasto sisältää saman metatietorakenteen ja näkymätkuin Esimerkkivarasto, mutta ei esimerkkisisältöä. Voit käyttää Oman varaston rakennettapohjana omiin käyttötarkoituksiisi sen sijaan, että loisit kokonaan uuden varaston. Voit myöspalauttaa (sivu 266) esimerkkirakenteen M-Files Server - asennuskansiosta (oletusarvoisestiC:\Program Files\M-Files\<version>\Server\sample\My Vault.mfb).

3. Luo uusi käyttäjätili palvelimelle, kuten ohjeistettu kohdassa Käyttäjätilin luonti (sivu 238).

4. Luo dokumenttivarastoosi uusi käyttäjä (tai useita käyttäjiä), kuten ohjeistettu kohdassa Käyttäjän luonti(sivu 418).

Tässä vaiheessa seuraavien tehtävien tulisi olla suoritettu:

• M-Files Server, M-Files Admin ja M-Files Desktop on asennettu.• Palvelimella on dokumenttivarasto – joko yksi koekäyttöasennuksen mukana tulevista tai

varasto, jonka olet luonut itse.• Palvelimella on vähintään yksi käyttäjätili.• Varastollasi on vähintään yksi käyttäjä.

5. Avaa M-Files Desktop -asetukset ja luo yhteys varastoon, kuten ohjeistettu kohdassa Varastoyhteydenlisääminen (sivu 172).

M-Files-palvelimella pitäisi nyt olla varasto, jonka käyttäjän tunnistetiedoilla voit kirjautua sisään (sivu35) varastoon ja aloittaa sisällön selaamisen M-Files Desktop (sivu 36)illa.

M-Filesin päivittäminen

Automaattiset päivitykset pitävät M-Files-ohjelmiston automaattisesti ajan tasalla. Jos saataville tuleeuudempi M-Files-versio, se ladataan ja asennetaan asiakaskoneille automaattisesti. Käyttäjät voivatviivästyttää automaattisia päivityksiä tietyn ajan verran, jos he työskentelevät juuri jonkin tärkeän asianparissa automaattisen päivityksen tullessa saataville.

Kuva 75. M-Files Desktopissa varaston käyttäjille ilmoitetaan, kun uusi M-Files-versio tulee saataville. Napsauttamalla Valinnatkäyttäjät voivat ajoittaa tai käynnistää M-Files-ohjelmistopäivityksen.


Kuva 76. Varaston käyttäjät voivat valita saman tien tai myöhemmin tehtävän M-Files-päivityksen välillä.


Automaattisten päivitysten poistaminen käytöstä

Huomaa: On erittäin suositeltavaa pitää automaattiset päivitykset käytössä, jotta voit varmistaa,että M-Files-ohjelmistosi on aina ajan tasalla.

Voit avata automaattisten päivitysten ohjauspaneelin Windowsin Käynnistä-valikon kautta tainapsauttamalla hiiren oikealla painikkeella M-Files-kuvaketta Windowsin ilmoitusalueella ja valitsemallapikavalikosta Asetukset > Automaattiset päivitykset. Jos haluat poistaa automaattiset päivityksetkäytöstä, poista merkintä Tarkista päivitystarve automaattisesti -valintaruudusta Asetukset-välilehdellä.

Voit tarkistaa päivitystarpeen manuaalisesti napsauttamalla Tarkista nyt -painiketta Asennus-välilehdellä.


Kuva 77. Automaattiset päivitykset -ikkuna.

Jos tarvitset lisätietoa päivitysten poistamisesta käytöstä, katso tietämyskanta-artikkeli Automatic M-FilesUpdates.

Tietoa M-Filesin manuaalisesta päivityksestä saat katsomalla kohtaa M-Filesin manuaalinen päivittäminen(sivu 221).

M-Filesin manuaalinen päivittäminen

Huomaa: M-Files päivitetään oletusarvoisesti automaattisesti, eikä sitä tarvitse päivittäämanuaalisesti. Jos haluat lisätietoja automaattisista päivityksistä, katso M-Filesin päivittäminen(sivu 196).

M-Files-asennusohjelma tunnistaa automaattisesti ohjelmiston edelliset versiot ja voi siirtää asetuksetvanhasta versiosta uuteen versioon. Älä siis poista minkään edellisen M-Files-version asennusta ennenpäivittämistä.

Suorita seuraavat toimenpiteet päivittääksesi M-Filesin uudempaan versioon:

1. Suorita uuden version M-Files-asennusohjelma.2. Valitse Yksinkertainen päivitys.

Kun Yksinkertainen päivitys -vaihtoehto on valittu, asennusohjelma asentaa automaattisesti samatohjelmisto-osat, jotka koneelle oli vanhemmastakin M-Files-versiosta asennettu. Asennusohjelma asentaauuden version ja siirtää M-Filesin asetukset ja kaikki paikalliset tiedot vanhasta versiosta uuteen versioon.Lopuksi asennusohjelma poistaa vanhan version asennuksen.





• M-Files 2015.2 -version ja uudempien nopeuden ja suorituskyvyn paranemisesta voi aiheutua joidenkintyhjien näennäisten kansioiden näkyminen näkymissä, joissa tyhjien kansioiden pitäisi olla piilotettuja.Tämän vuoksi suosittelemme lukemaan dokumentin Security Aspects to Consider When Upgrading toM-Files 2015.2 ennen järjestelmän päivitystä.

• Päivitettäessä M-Files-versiosta, joka on vanhempi kuin versio 2015, kannattaa huomata, että uusiasennus sisältää merkittäviä parannuksia varaston tietokantarakenteeseen. Tämän vuoksi etenkinsuuria dokumenttivarastoja käytettäessä päivitys saattaa kestää tavallista huomattavasti pidempään.On myös suositeltavaa varmistaa, että palvelintietokoneella on vähintään kaksi kertaa metatietojentietokantatiedoston (FDB-tiedosto Firebird-tietokannalle ja MDF-tiedosto MS SQL Server -tietokannalle)vaatima vapaa tilamäärä. M-Files-asennusohjelma päivittää tietokantarakenteen automaattisesti.

• M-Files 10.2- ja M-Files 2015 -versioiden ominaisuusryhmä ja dynaaminen ominaisuuden määritys onkorvattu monipuolisemmilla määritysmahdollisuuksilla M-Files 2015.1 -ohjelmassa ja sitä uudemmissaversioissa. Katso lisätietoja dokumentista Configuring the Metadata Card (M-Files 2018).

• Jos päivität M-Files Serverin versiosta M-Files 2015.2 tai vanhemmasta versioon M-Files 2015.3 taiuudempaan ja molemmat seuraavista ovat tosia:

• Sinulla on dokumenttivarasto, joka sisältää kiinan-, japanin- tai koreankielisiä dokumentteja.• Varaston sisällön mukaan haun ominaisuuksissa on ensi- tai toissijaisena kielenä on jokin muu kuin

kiina, japani tai korea. Katso lisätietoja kohdasta Uuden dokumenttivaraston luonti (sivu 248).

Tällaisessa tapauksessa sinun tulee muodostaa varaston sisällön mukaan haun indeksi uudelleenpäivityksen jälkeen, jotta edellä mainitun kieliset dokumentit ovat yhä haettavissa sisältöhakua käyttäen.Katso ohjeet kohdasta Varaston ylläpito (sivu 273).

Asennuksen ennakkoehdot

• Kaikilla replikointimääritetyillä M-Files Server -instansseilla on oltava sama nelinumeroinenkoontiversionumero (esimerkiksi 11.2.4320.32 ja 11.2.4320.33).

• M-Files Adminilla ja M-Files Serverillä on oltava sama nelinumeroinen koontiversionumero (esimerkiksi11.2.4320.32 ja 11.2.4320.33).

Voit tarkistaa M-Files Serverin ja M-Files Desktopin yhteensopivuuden seuraavasta taulukosta:

M-Files Desktop (M-Files2015 ja 2015.x)

M-Files Desktop (M-Files2018)

M-Files Desktop (M-FilesOnline)

M-Files Server (M-Files2015 ja 2015.x)

Yhteensopiva Yhteensopiva Ei yhteensopiva

M-Files Server (M-Files2018)

Yhteensopiva Yhteensopiva Yhteensopiva

M-Files Server (M-FilesOnline)

Ei yhteensopiva Yhteensopiva Yhteensopiva

Voit varmistaa yhteensopivuuden M-Files APIn ja replikoinnin kanssa kohdasta M-Files versioncompatibility regarding API and Replication.

Huomaa: Joissakin tapauksissa saatat joutua asettamaan Windows-palvelut M-Files Serverille jaM-Files Server -apupalvelut, jotta voit kirjautua Paikalliselle System-käyttäjätilille, ja poistamaanvirustorjuntaohjelmiston käytöstä päivitysprosessin ajaksi.

https://kb.cloudvault.m-files.com/Default.aspx?#3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC/object/42A8FFE7-C2EE-4FF8-ACDD-7472FE553D75/latest

https://kb.cloudvault.m-files.com/Default.aspx?#3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC/object/42A8FFE7-C2EE-4FF8-ACDD-7472FE553D75/latest

https://kb.cloudvault.m-files.com/Default.aspx?#3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC/object/13782C11-3A00-4CA7-A033-7A2F3C8555A6/latest

https://kb.cloudvault.m-files.com/Default.aspx?#3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC/object/835E83AF-F868-4E72-8629-FB7DF642C5A2/latest

https://kb.cloudvault.m-files.com/Default.aspx?#3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC/object/835E83AF-F868-4E72-8629-FB7DF642C5A2/latest


Huomaa: Poikkeus yhteensopivuustaulukkoon on, että M-Files Desktop 2015 -versio ei saayhteyttä M-Files Server 2015.3 -versioon tai uudempaan, jos käytössä ovat varastokohtaisetkäyttäjätilit.

AsennusjärjestysVoit valita, päivitätkö ensin asiakaskoneet ja sitten palvelinkoneen vai ensin palvelinkoneen ja sittenasiakaskoneet. Jos et päivitä välittömästi seuraavaan M-Files-versioon, varmista, että uusi versio onyhteensopiva vanhan kanssa (katso aikaisempi yhteensopivuuskaavio). Näin vältät tarpeettomat ongelmat.Tällaisessa tapauksessa on lisäksi suositeltavaa päivittää ensin palvelin ja sitten asiakaskoneet.

Huomaa: Jotkin uuden M-Files-version uusista ominaisuuksista voivat olla käytettävissä vasta, kunsekä M-Files Desktop että M-Files Server on päivitetty uuteen versioon.

Offline-varastojen päivittäminen

Jos dokumenttivaraston tietokannan sisäinen rakenne muuttuu ohjelmistoversion päivityksen yhteydessä,myös dokumenttivarasto täytyy päivittää. Kaikki online-tilassa olevat varastot päivitetään automaattisestiohjelmistopäivityksen aikana, mutta jos jotkin varastoista ovat offline-tilassa, ne on päivitettävämanuaalisesti. Tämä tehdään avaamalla varaston pikavalikko M-Files Adminissa ja valitsemalla Päivitys.

Palvelimen päivityksen valmistelut

Ennen päivityksen asentamista M-Files Serverille on tarkistettava seuraavien ehtojen täyttyminen:

• Varmista, että palvelin täyttää uuden version laitteisto- ja ohjelmistovaatimukset (katsoJärjestelmävaatimukset (sivu 209)).

• Järjestelmänvalvojan on myös varmistettava, että dokumenttivarastojen viimeisimmät varmuuskopiotovat saatavilla ja käytettävissä. Varmuuskopioista voi olla hyötyä, mikäli palvelimen päivityksessäkohdataan jokin odottamaton vikatilanne.

• Järjestelmänvalvojan tulisi myös ottaa varmuuskopiot päätietokannasta ja kaikista muokatuistaviestipohjista.

• Varmuuskopiot tulisi mieluiten tallentaa erilliselle kiintolevylle.

Vikatilanteen sattuessa ota heti yhteys M-Filesin asiakaspalveluun. Älä yritä korjata vikaa itse, koskavikatilanteen korjaaminen on yleensä paljon helpompaa, kun mitään ylimääräisiä toimenpiteitä ei ole tehty.

Huoltopäivitykset

Huoltopäivityksillä tarkoitetaan M-Files-ohjelmiston pienempiä päivityksiä, joilla on sama pääversionumero,eli versionumeroiden kaksi ensimmäistä osaa (esim. ”11.0” M-Files 2015:ssä) ovat pysyneetmuuttumattomina, ja niiden perässä on huoltopäivityksen nelinumeroinen versiotunnus. Esimerkiksiversiot 11.0.4300.47 ja 11.0.4300.58 ovat M-Files 2015 (11.0.4300.27) -version huoltopäivityksiä.Huoltopäivitykset eivät yleensä sisällä uusia ominaisuuksia, mutta niitä julkaistaan, jos ohjelmistossa onhavaittuja korjaamista vaativia vikoja tai jos yhteensopivuus muiden ohjelmistojen uudempien versioidenkanssa edellyttää muutoksia M-Filesiin.

Huoltopäivitysversiot ovat täysin yhteensopivia toistensa kanssa, ja niitä voidaan asentaa missäjärjestyksessä tahansa. Ei siis ole väliä, asennetaanko huoltopäivitys ensin työasemille ja vasta sittenpalvelimelle vai päinvastoin.


M-Files OCR -moduulin päivittäminen M-Files 2015 -versioille ja uudemmille

M-Files 2015 -version ja uudempien M-Files Server -versiot eivät tue ennen M-Files 2015 -versiotajulkaistujen M-Files-versioiden OCR-moduulia, joten sinun on päivitettävä moduuli palvelinohjelmistonpäivittämisen jälkeen. Katso tarkemmat ohjeet kohdasta Instructions for enabling the M-Files OCR Module.

Keskitetty käyttöönotto Windows-ryhmäkäytännöllä

Voit jakaa M-Filesin automaattisesti asiakastietokoneille käyttämällä Windowsin Ryhmäkäytäntö-työkalua.Vaihtoehtoisesti voit käyttää mitä tahansa muuta sinulle tuttua keskitettyä käyttöönottomekanismia. Voitmyös mukauttaa M-Filesin asennusohjelman toimintaa. Jos haluat lisätietoja vaihtoehdoista, katso M-FilesSetup: Advanced User's Guide.

Vianmääritys

Ongelma: Asennusprosessi ei käynnisty puutteellisten käyttöoikeuksien takia.

Mahdollinen ratkaisu: Joissakin tapauksissa saatat joutua asettamaan Windows-palvelut M-FilesServerille ja M-Files Server -apupalvelut, jotta voit kirjautua Paikalliselle System-käyttäjätilille, japoistamaan virustorjuntaohjelmiston käytöstä päivitysprosessin ajaksi.

Palvelun kirjautumisasetusten muuttaminen:

1. Paina Win+R.2. Kun Suorita-ikkuna avautuu, kirjoita services.msc ja napsauta OK.3. Etsi palvelu luettelosta.4. Napsauta palvelua hiiren oikealla painikkeella ja valitse pikavalikosta Ominaisuudet.5. Avaa Kirjaudu-välilehti.

3.1.3. M-Files Admin

M-Files Admin on työkalu, jota käytetään M-Filesin dokumenttivarastojen ja M-Files Server -yhteyksienhallintaan ja ylläpitoon.

M-Files Server on M-Files-järjestelmän selkäranka. Se tallentaa kaikki kohteet (esimerkiksi dokumentit,työntekijät ja asiakkaat), valvoo käyttäjäoikeuksia, pitää kirjaa kohteiden muutoksista (versiohistoria) jaantaa järjestelmänvalvojalle mahdollisuuden määrittää yhteyksiä myös toisiin järjestelmiin (esimerkiksiasiakasrekisteriin). Käytännössä M-Files Server tallentaa ja valvoo kaikkea M-Files-järjestelmään liittyväätietoa.

Teknisesti M-Files Server, kuten myös M-Files Desktop, on palvelu. Tämä tarkoittaa sitä, että M-FilesServer käynnistyy automaattisesti palvelintietokoneen käynnistyessä. M-Files Server -ohjelmistoasuoritetaan, vaikka kukaan käyttäjä ei olisikaan kirjautuneena M-Files Server -palvelinta suorittavalletietokoneelle.

https://kb.cloudvault.m-files.com/Default.aspx?#3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC/object/AA4BD59F-EBDD-4D96-B5EF-446A3EA88AC8/latest




Kuva 78. M-Files Adminin pääikkuna, joka sisältää dokumenttivaraston eri tasot.

M-Files Admin -terminologia

Käyttäjätili M-Files Server -palvelimen käyttäjätili, jolla kirjaudutaan M-FilesServer -palvelimelle ja jonka pohjalta dokumenttivarastoon voidaanliittää uusi käyttäjä.

Metatiedot M-Files Adminissa voidaan muuttaa metatietojen (esim. arvolistat,ominaisuusmäärittelyt, dokumenttiluokat ja dokumenttiluokkaryhmät)rakenteita ja luoda uusia metatietoja, kun taas päivittäisessä M-Filesinkäytössä näille metatiedoille vain annetaan arvoja. Vertaa: M-Files-terminologia (sivu 7).

Kohdetyyppi M-Filesin avulla voidaan hallita dokumenttien lisäksi myös muitakohteita, esimerkiksi asiakkaita ja projekteja. Näitä erilaisiatietokokonaisuusmäärittelyjä kutsutaan kohdetyypeiksi. Myösdokumentti on yksi kohdetyyppi.

Ominaisuusmäärittely Ominaisuusmäärittelyillä määritellään ominaisuuksia, joita liitetäändokumenttiluokkiin. Ominaisuusmäärittelyssä määritelläänominaisuuden nimi (jonka kannattaa olla kuvaava) ja tietotyyppi, jokamäärää millaista syötettävä tieto on (ominaisuuteen liittyen).


Rooli Roolien kautta käyttäjille voidaan antaa lähinnä M-Files Server -palvelimen hallintaan vaikuttavia oikeuksia. Roolien kautta saadutoikeudet menevät aina dokumenttien ja muiden kohteiden oikeuksienedelle. Jos käyttäjällä on kaikki oikeudet dokumenttivarastoon,hänellä on pääsy mihin tahansa dokumenttiin, vaikka dokumentissaolisi juuri kohdekohtaisten oikeuksien kautta kielletty tämän käyttäjänpääsy dokumenttiin.

Järjestelmänvalvoja Järjestelmänvalvoja on käyttäjä, jolle on annettu järjestelmänvalvojanrooli. Järjestelmänvalvoja saa automaattisesti jokaiseendokumenttivarastoon kaikki oikeudet, eli käytännössä hän voi tehdäkaikkia mahdollisia toimintoja M-Filesissa. Järjestelmänvalvoja voilisätä mille tahansa toiselle käyttäjälle järjestelmänvalvojan roolin.Järjestelmänvalvoja ei voi kuitenkaan kirjautua dokumenttivarastoon,mikäli häntä ei ole lisätty kyseiseen dokumenttivarastoon käyttäjäksi.

Käyttäjä M-Filesin käyttäjä, joka voi palvelintasolla olla joko tavallinenkäyttäjä tai järjestelmänvalvoja. Käyttäjät voidaan liittää haluttuihindokumenttivarastoihin, ja käyttäjän oikeudet dokumenttivarastonhallintaan riippuvat käyttäjälle annetuista dokumenttivarastotasonrooleista. Rooleilla määritellään dokumenttivarastotasolla lähinnäkäyttäjän oikeudet hallinnoida dokumenttivarastoa. Perusoikeudettavalliselle käyttäjälle annetaan myös roolien kautta.

Käyttäjät voidaan myös jakaa ulkoisiin ja sisäisiin käyttäjiin. Ulkoisiksikäyttäjiksi voidaan määritellä esimerkiksi asiakkaita. Ulkoiset käyttäjätvoivat käyttää vain niitä dokumentteja ja kohteita, joihin heille onerikseen myönnetty oikeus. Oletusarvoisesti ulkoinen käyttäjä ei näemitään dokumentteja.

Käyttäjäryhmä M-Files-palvelimelle voidaan luoda käyttäjäryhmiä, joihin voidaanliittää yksittäisiä käyttäjiä. Jokainen käyttäjä kuuluu automaattisestiKaikki sisäiset ja ulkoiset käyttäjät -käyttäjäryhmään. Sisäisetkäyttäjät kuuluvat lisäksi automaattisesti käyttäjäryhmäänKaikki sisäiset käyttäjät. Käyttäjäryhmiä määritelläändokumenttivarastotasolla. Käyttäjäryhmien avulla voidaan kohteensuojauksessa määritellä valikoidusti, ketkä voivat kohdetta käyttää.

Arvolista Arvolista on lista, joka sisältää erilaisia arvoja, esimerkiksi kaikkiasiakkaiden nimet. Samaa arvolistaa voidaan hyödyntää useissa eriominaisuuksissa.

Varasto Dokumenttivarastoa hallitaan M-Files Adminilla. Esimerkiksidokumenttivaraston käyttäjiä lisätään, kohteiden metatietojenrakenteita muutetaan ja kaikille käyttäjille näkyviä näkymiämuokataan täällä. Katso myös M-Files-terminologia (sivu 7).


Työnkulku Työnkulku määrittää organisaation tavan hallita jokin tietty prosessi.Työnkuluksi voidaan määritellä esimerkiksi laskujen kierrätys.Työnkulkuun liittyy erilaisia tiloja ja määritelmiä työn suorittajista,suojauksesta ja tilasiirtymistä.

3.1.4. Palvelinyhteydet

Tässä osiossa annetaan tietoa M-Files Serveriin liittyvistä eri toiminnoista ja asetuksista.

Huomaa: On suositeltavaa käyttää Universal Naming Convention (UNC) -polkuja (kuten \\ServerName\), kun määrität yhteyttä verkkoasemaan, koska asemalle annettu levykirjain ei ehkänäy M-Files-palvelimelle. Lisäksi Windowsin levykirjainmääritykset ovat usein käyttäjäkohtaisia.Verkkoasema saattaa sisältää muun muassa arvolistan ulkoisen tietokannan.

Tässä kappaleessa

• Uuden palvelinyhteyden lisääminen (sivu 227)• Palvelinlisenssien hallinta (sivu 229)• Välimuistireplikavarastot (sivu 231)• Käyttäjätilit (sivu 233)• Ajoitetut työt (sivu 240)• Palvelintoimintojen valvonta (sivu 244)• Päätietokannan varmuuskopiointi ja palautus (sivu 247)

Uuden palvelinyhteyden lisääminen

Aloita uuden palvelinyhteyden määrittäminen M-Files Adminissa valitsemalla vasemman reunanpuunäkymässä Yhteydet M-Files-palvelimiin ja valitsemalla valikkoriviltä Toiminta > Uusi yhteys M-Files-palvelimeen....


Kuva 79. Palvelinyhteyden ominaisuudet.

Alias

Anna ensin nimi palvelinyhteydelle.

Yhteys / Palvelimen nimi

Anna sen palvelinkoneen verkkonimi tai IP-osoite, jolle M-Files Server on asennettuna ja jolladokumenttivarasto sijaitsee.

Yhteys/Porttinumero

Edellisessä kohdassa määriteltiin palvelin ja tässä kohdassa kyseisen palvelimen portti, johon ollaanyhteydessä. Määrittele nyt, mihin palvelimen porttinumeroon otetaan yhteyttä. M-Files käyttää oletuksenaporttinumeroa 2266.

Yhteys/Protokolla

Määrittele mitä protokollaa verkkoyhteys käyttää. Protokollaksi voidaan valita joko TCP/IP, SPX, LocalProcedure Call (LPC) tai HTTPS.

Salattu yhteys

Valitsemalla tämän asetuksen otat käyttöön RPC-salauksen M-Files Adminin ja M-Files Serverin välillä.

Ominaisuus on käytettävissä ainoastaan TCP/IP-protokollassa. Jos käytössä on HTTPS-protokolla, yhteyssalataan aina HTTPS-protokollatasolla. Organisaation sisäisen verkon ulkopuolelta tulevissa yhteyksissätulee yhä käyttää HTTPS- tai VPN-protokollaa, koska palomuuri usein estää RPC-tiedonsiirron TCP-oletusporttiin 2266.


Huomaa: Jotta RPC-salaus toimisi, palvelinkoneen on pystyttävä todentamaan käyttäjä jatietokone. Käytännössä tämä vaatii sen, että asiakaskone kuuluu Windows-toimialueeseen ja ettäkäyttäjä on toimialueen käyttäjä.

Jos haluat lisätietoja salatuista yhteyksistä ja ohjeet, kuinka palvelin määritetään vaatimaan salattujayhteyksiä, katso Protecting Data in Transit with Encryption in M-Files.

Yhteys / Kokeile yhteyttä

Voit kokeilla yhteyden toimivuutta palvelimeen Kokeile yhteyttä -painikkeella.

Tunnistus

Määrittele, miten M-Files Server tunnistaa käyttäjän. Valittavat tunnistustavat ovat TämänhetkinenWindows-käyttäjä, Tietty Windows-käyttäjä ja M-Files-käyttäjä.

Tässä kappaleessa

• Palvelinyhteyden muodostaminen ja katkaiseminen (sivu 229)

Palvelinyhteyden muodostaminen ja katkaiseminen

Voit katkaista verkkoyhteyden palvelimelle käyttämällä Katkaise yhteys -toimintoa. Voit muodostaayhteyden myöhemmin uudelleen määrittämättä palvelimen rekisteröintitietoja uudestaan.

Yhteyden katkaisu:

1. Avaa M-Files Admin.2. Valitse haluamasi palvelinyhteys.3. Avaa Toiminto-valikko.4. Valitse Katkaise yhteys.

Yhteyden luonti uudelleen:

1. Avaa M-Files Admin.2. Valitse haluamasi palvelinyhteys.3. Avaa Toiminto-valikko.4. Valitse Yhdistä.

Palvelinlisenssien hallinta

M-Files Adminin lisenssinhallinta-asetuksiin päästään napsauttamalla vasemman reunan puunäkymässäM-Files-palvelinta hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla pikavalikosta Lisenssinhallinta.



Kuva 80. M-Filesin lisenssinhallintaikkuna.

Lisenssin tilanne

Lisenssin tilanne näytetään tässä kohdassa. Käyttäjät saavat ilmoituksen ennen lisenssin vanhentumista.

Sarjanumero

Tästä näet M-Files-sarjanumerosi.

Lisenssin omistaja

Kohdasta näet lisenssin ostajan nimen. Tämän kohdan avulla voit varmistaa, että käytössä oleva lisenssion rekisteröity organisaatiollesi

Lisenssi umpeutuu

Lisenssin umpeutumisajankohta. Yleensä lisenssi ei umpeudu koskaan.


Päivityssopimus umpeutuu

Päivityssopimuksen umpeutumisajankohta. Päivityssopimuksen voimassaoloaikana sinulla on oikeussaada kaikki uudet M-Files-versiot käyttöösi veloituksetta. Tarvitset myös aktiivisen M-Files-tilauksen, jottasaat veloituksetonta asiakastukea.

Nimetyn käyttäjän lisenssien määrä / Käytössä

Asennettujen lisenssien määrä näkyy lisenssityyppikohtaisesti. Alla näytetään myös käytössä olevienlisenssien määrä. Nimetyn käyttäjän lisenssit ovat käyttäjätilikohtaisia. Katso lisää lisenssityypeistäkohdasta Lisenssityyppi (sivu 236).

Yhtäaikaisen käyttäjän lisenssien määrä / Käytössä

Käytössä olevien yhtäaikaisen käyttäjän lisenssien määrä lasketaan tätä lisenssityyppiä käyttäviensisäänkirjautuneiden käyttäjien määrän perusteella. Lisenssi on käytössä, kun tätä lisenssityyppiäkäyttävällä tunnuksella on kirjauduttu sisään M-Filesiin. Lisenssi vapautuu, kun käyttäjä kirjautuu ulos (sivu35) M-Filesista. Katso lisää lisenssityypeistä kohdasta Lisenssityyppi (sivu 236).

Vain luku -lisenssien määrä / Käytössä

Vain luku -lisenssi oikeuttaa käyttäjän vain lukuoperaatioihin. Tällaista lisenssiä käyttävälläkäyttäjätunnuksella ei voida luoda dokumentteja dokumenttivarastoon, eikä myöskään muokatadokumentteja. Katso lisää lisenssityypeistä kohdasta Lisenssityyppi (sivu 236).

Lisämoduulit

Tästä näet käytössäsi olevat lisämoduulit, esim. OCR-moduuli.

Päivitä

Päivitä-painikkeella päivitetään tiedot käytössä olevista lisensseistä.

Asenna lisenssi

Kun koekäyttöaika on kulunut umpeen, tarvitset lisenssin käyttääksesi M-Filesia. Asenna lisenssinapsauttamalla Asenna lisenssi... -painiketta. Syötä saamasi sarjanumero ja lisenssikoodi ja napsautaOK.

Välimuistireplikavarastot

Dokumenttivarastoja voidaan replikoida pääpalvelimelta maantieteellisesti eri paikassa sijaitsevillereplikapalvelimille. Kohteiden haku replikapalvelimelta nopeuttaa useasti käytettävien dokumenttienavaamista, koska haku pääpalvelimelta voi olla hidasta johtuen tietoliikenneyhteyksistä. Replikapalvelimenkäyttö siis nopeuttaa toistuvasti käytettävien dokumenttien hakua maantieteellisesti eri paikoissasijaitsevien toimipisteiden asiakaskoneilla.

Välimuistireplikavarastot tarvitsevat yhteyden pääpalvelimelle, kun taas täysreplikointia voidaan käyttää,vaikka yhteys pääpalvelimelle katkeaisi. Katso lisätietoja täysreplikoinnin toteuttamisesta kohdastaYhteistoiminta eri varastojen välillä (sivu 338).

Dokumenttivarasto replikoidaan pääpalvelimelta replikapalvelimelle (ns. välipalvelimelle).Replikapalvelimella sijaitsevasta dokumenttivarastosta käytetään nimitystä välimuistireplikavarasto.


Huomaa: Välimuistireplikapalvelimella olevia tiedostoja ei salata.

M-Files Desktop -asetuksissa dokumenttivarastoyhteys muodostetaan (sivu 172)välimuistireplikavarastoon samaan tapaan kuin muihin dokumenttivarastoihin. M-Files Desktop -käyttäjänäkee ainoastaan välimuistireplikavaraston nimen. Eli käyttäjä ei tiedä, onko varasto replikoitu vai ei.

Uuden välimuistireplikavaraston luonti

• Varmista, että sinulla on järjestelmänvalvojan oikeudet tietokoneeseen, joka toimii replikapalvelimena.• Asenna M-Files Server ja M-Files Admin samalla alaversiotasolla kuin pääpalvelin (esimerkiksi 12.0.x ja

12.0.x).• Varmista, että käyttämälläsi käyttäjän ID:llä on pääsy pääpalvelimen dokumenttivarastoon.

Huomaa: Järjestelmänvalvojan oikeuksia tarvitaan vain replikapalvelimelle pääsyyn.Pääpalvelimelle ei replikoinnin määrittämisen yhteydessä tarvita missään vaiheessajärjestelmänvalvojan oikeuksia.

Lisätietoja järjestelmänvalvojan oikeuksista on kohdassa Palvelintason roolit: Järjestelmänvalvoja (sivu236).

1. Avaa M-Files Admin tietokoneella, joka toimii replikapalvelimena.

2. Laajenna vasemman reunan puunäkymässä haluamasi M-Files Server -yhteys.

3. Valitse vasemman reunan puunäkymässä Välimuistireplikavarastot ja napsauta sitten Uusivälimuistireplikavarasto... tehtäväalueella.

Välimuistireplikavaraston ominaisuudet -ikkuna avautuu.


4. Anna Palvelimen nimi -kenttään sen palvelinkoneen verkkonimi tai IP-osoite, jolle M-Files Server onasennettuna ja jolla dokumenttivarasto sijaitsee.

5. Kirjoita Porttinumero-kenttään portin numero palvelimeen yhdistämistä varten. M-Files käyttääoletuksena porttia 2266.

6. Valitse Protokolla-pudotusvalikosta verkkoyhteydelle käytettävä protokolla. Voit valita joko TCP/IP-,SPX- tai HTTPS-protokollan.

7. Valitse replikoitava dokumenttivarasto Dokumenttivarasto-pudotusvalikosta.

Nimi-kenttään päivittyy lähdevaraston nimi, ja Yksilöllinen ID -kenttään päivittyy lähdevarastonyksilöllinen ID. Yksilöllinen ID -arvoa käytetään välimuistireplikavaraston tallennuksentunnistamiseen. M-Files Server erottelee dokumenttivarastot tunnisteiden perusteella, jolloin seosaa esimerkiksi estää sen, että samaa varastoa ei voida replikoida kahteen kertaan samallepalvelimelle.

8. Valinnainen Kohdasta Kokeile yhteyttä dokumenttivarastoon voit kokeilla, pystytkö luomaanyhteyden dokumenttivarastoon. Jos yhteystesti onnistui, jatka seuraavaan vaiheeseen. Jos testiepäonnistuu, tarkista yhteysominaisuudet ja yritä uudelleen.

9. Valinnainen Nimi-kentässä voit vaihtaa välimuistireplikavaraston nimeä. Välimuistireplikavaraston nimion automaattisesti sama kuin lähdevaraston.

Jos lähdevaraston nimeä muutetaan, voit napsauttamalla Päivitä päivittäävälimuistireplikavaraston nimeksi lähdevaraston päivitetyn nimen.

10.Napsauta ...-painiketta Välimuistin sijainti palvelimella -kentän vieressä ja määritä hakemisto, johonreplikavarasto on tallennettu palvelimelle.

Välimuistitiedostodatan sijainti -kenttään päivittyy replikoitujen tiedostojen sijainti välimuistinsijaintihakemiston alla.

11.Valinnainen Valitse käyttäjätili, jota käytetään yhteyden muodostamiseen välimuistinsijaintihakemistoon, napsauttamalla Valitse käyttäjätili.

M-Files Server käyttää tämän käyttäjätilin identiteettiä, kun se tallentaa tiedostoja välimuistinsijaintihakemistoon tai avaa tiedostoja sieltä. Käyttäjätili pitää olla määriteltynä silloin,kun palvelinvälimuisti sijaitsee esimerkiksi tiedostopalvelimella, joka vaatii todentamisen(autentikoinnin) yhteyden muodostamiseksi.

12.Lopeta välimuistireplikavarastojen luonti napsauttamalla OK.

Juuri luomasi välimuistireplikavarasto lisätään Välimuistireplikavarastot-listaan, ja se toimii määritetynlähdedokumenttivaraston välimuistireplikavarastona.

Käyttäjätilit

Dokumenttivarastolla on käyttäjiä, joiden on ensin tunnistauduttava M-Files Server -palvelimella.Ennen käyttäjien luomista sinun on luotava käyttäjätilit M-Files Serverille. Näitä käyttäjätilejä lisätäändokumenttivarastoille käyttäjiksi. Sama palvelimen käyttäjätili voidaan lisätä useille dokumenttivarastoille.


Kuva 81. Käyttäjätilejä käytetään M-Files-käyttäjien tunnistautumiseksi M-Files Serverillä. Ne voidaan tuoda toimialueelta M-FilesServerille. Käyttäjätilit liittyvät varastokohtaisiin käyttäjiin.

Tässä kappaleessa

• Käyttäjätilin ominaisuudet (sivu 234)• Käyttäjätilin luonti (sivu 238)• Käyttäjätilien tuonti (sivu 238)• Käyttäjän käyttäjätilin vaihtaminen (sivu 239)• Sisäänkirjautuneiden käyttäjien näyttäminen (sivu 240)

Käyttäjätilin ominaisuudet

Voit aloittaa uuden käyttäjätilin luomisen M-Files Adminissa napsauttamalla hiiren oikealla painikkeellavasemman reunan puunäkymässä Käyttäjätilit ja valitsemalla pikavalikossa Uusi käyttäjätili.... Jos haluatvaiheittaisia ohjeita, katso Käyttäjätilin luonti (sivu 238).

Vihje: Voit myös tuoda Windowsin käyttäjätilejä M-Filesiin. Katso lisätietoja luvusta Käyttäjätilientuonti (sivu 238).


Kuva 82. Uuden käyttäjätilin luonti-ikkuna.

Windows-tunnistus

M-Files Server -palvelimen tunnistuksessa voidaan käyttää Windows-tunnistusta, jolloindokumenttivarastoon kirjaudutaan samoilla tiedoilla kuin kirjaudutaan Windowsiin tai organisaationtoimialueelle.

Toimialueen tunnusten käyttäminen on nopein ja helpoin tunnistustapa. Tällöin ei tarvita uusia salasanojaeikä tunnuksia, mikä on varsin käyttäjäystävällinen tapa toimia. Katso lisää taulukosta Käyttäjäntunnistuksen välisiä eroja (sivu 172).

Huomaa: Jos organisaatiosi käyttää yhdistettyä identiteetinhallintaa, katso Using FederatedAuthentication with M-Files.

M-Files-tunnistus

M-Files-tunnistustavalla käyttäjä pääsee kirjautumaan vain M-Filesiin. Jos organisaatiolla ei ole Windows-toimialuetta tai käyttäjää ei haluta tähän liittää, dokumenttivarastossa kannattaa käyttää M-Files-tunnistusta.

Henkilötiedot

Syötä käyttäjätilillesi sähköpostiosoite ja koko nimi. Näitä tietoja käytetään ilmoituksissa. Katso lisääilmoituksista kohdasta Ilmoitusasetusten muokkaaminen M-Files Adminissa (sivu 476). Jos käytössäon Windows-tunnistus, voit hakea henkilötiedot toimialueelta valitsemalla toiminnon Päivitä tiedottoimialueelta.




Lisenssityyppi

Valitse käyttäjätilille lisenssityyppi. Alla on lueteltu erilaiset lisenssityypit.

Nimetyn käyttäjän lisenssi

Nimetyn käyttäjän lisenssit ovat käyttäjätilikohtaisia. Tällä käyttäjätilillä voidaan lisenssin puolesta ainakäyttää M-Filesia, riippumatta muista käyttäjistä.

Yhtäaikaisen käyttäjän lisenssi

Yksi yhtäaikaisen käyttäjän lisenssi varataan, kun tätä lisenssityyppiä käyttävällä käyttäjätilillä kirjaudutaansisään M-Filesiin. Kun käyttäjä kirjautuu ulos M-Filesista, kyseinen lisenssi vapautuu muiden tätälisenssityyppiä käyttävien käyttäjätilien käytettäväksi.

Vain luku -lisenssi

Vain luku -lisenssit osoitetaan tietyille käyttäjätileille. Tällaisella käyttäjätilillä voidaan lisenssin puolestaaina käyttää M-Filesia, riippumatta muista käyttäjistä. Lisenssi on rajoitettu, joten kaikki M-Filesin toiminnoteivät ole käytössä tätä lisenssityyppiä käyttävillä käyttäjätileillä. Käytännössä tällaisen lisenssin käyttöestää dokumenttien luomisen ja muokkaamisen, mutta lukuoikeudet säilyvät.

Ulkoisen yhteyden lisenssi

Ulkoisen yhteyden lisenssien avulla kolmannen osapuolen järjestelmät voivat lukea M-Files-tietokantaaanonyymisti. Tätä lisenssityyppiä tarvitaan esim. silloin, kun M-Files-dataa julkaistaan ohjelmallisestiintranet- tai extranet-ympäristössä rajoittamattomalle käyttäjämäärälle.

Käyttäjätili on poissa käytöstä

Tällä toiminnolla voit kätevästi määritellä, voiko käyttäjä kirjautua palvelimelle vai ei. Toimintoa kannattaakäyttää, jos tiliä ei haluta kokonaan poistaa, vaan sulkea se toistaiseksi pois käytöstä.

Palvelintason roolit: Järjestelmänvalvoja

Tämä rooli oikeuttaa käyttäjän tekemään kaikkia mahdollisia muutoksia palvelintasolla. Näitä ovatesimerkiksi muutokset palvelimen käyttäjätunnuksiin ja dokumenttivarastojen luonti sekä poisto.Järjestelmänvalvoja voi siis tehdä myös dokumenttivarastolle mitä vain.

Seuraavassa vertailutaulukossa esitetään järjestelmänvalvojan oikeudet ja sellaisen varastonjärjestelmänvalvojan oikeudet, jolla on varastoon täysi hallintaoikeus:

Toiminto Järjestelmänvalvoja Varastonjärjestelmänvalvoja

Varaston luonti Sallittu Ei sallittu

Varaston liittäminen Sallittu Ei sallittu

Varaston palautus Sallittu Ei sallittu

Varaston irrottaminen Sallittu Ei sallittu

Varaston varmuuskopiointi Sallittu Ei sallittu

Varaston kopiointi Sallittu Ei sallittu

Varaston tuhoaminen Sallittu Ei sallittu



Tietokannan optimointi Sallittu Ei sallittu

Päätietokannan varmuuskopiointi Sallittu Ei sallittu

Päätietokannan palautus Sallittu Ei sallittu

Varaston ottaminen pois käytöstä (offline) Sallittu Ei sallittu

Sisällön mukaan haun indeksinuudelleenmuodostus

Sallittu Sallittu

Varaston esikatselukuvien uudelleenmuodostus Sallittu Sallittu

Varaston tarkistus ja korjaus Sallittu Ei sallittu

Siirrä Microsoft SQL Serverille Sallittu Ei sallittu

Välimuistireplikavaraston luonti Sallittu Ei sallittu

Käyttäjätilin luonti tai tuonti Sallittu Ei sallittu

Ajoitetun työn luonti Sallittu Ei sallittu

M-Files Serverin ilmoitusasetusten vaihtaminen Sallittu Ei sallittu

M-Filesin lisenssien hallinta Sallittu Ei sallittu

Web- ja Mobile Access -asetukset Sallittu Ei sallittu

M-Files Serverin ohjelmiston sammutus Sallittu Ei sallittu

Sisäänkirjautuminen kaikkiin varastoihin Sallittu Ei sallittu

Käyttäjien luonti ja tuonti Sallittu Ei sallittu

Käyttäjäryhmien tuonti Sallittu Ei sallittu

Käyttäjäryhmien luonti Sallittu Sallittu

Lukuoikeus kaikkeen varaston sisältöön (myöspoistetut kohteet)

Sallittu Sallittu

Näkee poistetut kohteet ja voi kumota poiston Sallittu Sallittu

Kohteiden tuhoaminen Sallittu Sallittu

Pakotettu muokkauksen peruminen Sallittu Sallittu

Kaikkien kohteiden suojausasetustenmuuttaminen

Sallittu Sallittu

Metatietojen rakenteen muuttaminen Sallittu Sallittu

Työnkulkujen hallinta Sallittu Sallittu

Käyttäjätilien hallinta Sallittu Sallittu

Yhteisten näkymien ja ilmoitussääntöjenhallintaoikeus

Sallittu Sallittu

Varastosovellusten hallinta Sallittu Ei sallittu



Komentosarjojen muokkaus (esimerkiksitapahtumakäsittelijöihin, työnkulun tiloihinja automaattisiin ominaisuusarvoihin liittyvätkomentosarjat)

Sallittu Ei sallittu

Oikeus hallita yhteyksiä ulkoisiin lähteisiin Sallittu Ei sallittu

Varastotapahtumakirjanpidon ottaminen käyttööntai poistaminen käytöstä

Sallittu Ei sallittu

Ajoitettujen töiden lukuja hallintaoikeus Sallittu Ei sallittu

Käyttäjätilin luonti

1. Avaa M-Files Admin.


3. Korosta Käyttäjätilit vasemman reunan puunäkymässä.

4. Napsauta Uusi käyttäjätili... tehtäväalueella.

Uusi käyttäjätili -ikkuna avautuu.

5. Anna käyttäjänimi.

6. Valitse tunnistusmenetelmä napsauttamalla sopivaa valintapainiketta, ja syötä tunnistustiedot valituntunnistusmenetelmän alla oleviin kenttiin.

7. Syötä sähköpostiosoite ja koko nimi henkilötietokenttiin.

Windows-tunnistuksen ollessa käytössä voit noutaa henkilötiedot toimialueenhakemistopalvelusta napsauttamalla Päivitä tiedot toimialueelta.

8. Määritä käyttäjätilille asianmukainen lisenssi valitsemalla lisenssi Lisenssityyppi-pudotusvalikosta.

Katso lisätietoa lisenssityypeistä kohdasta Lisenssityyppi (sivu 236).

9. Valinnainen Merkitse Käyttäjätili on poissa käytöstä -valintaruutu, jos haluat poistaa käyttäjätilinkäytöstä toistaiseksi.

10.Valinnainen Merkitse Järjestelmänvalvoja-valintaruutu, jos haluat antaa käyttäjätilillejärjestelmänvalvojan roolin. Tämä rooli oikeuttaa käyttäjän tekemään kaikkia mahdollisia muutoksiapalvelintasolla, mukaan lukien palvelimen käyttäjätunnusten muuttaminen ja dokumenttivarastojenluominen ja poistaminen.

11.Kun olet valmis, valitse OK.

Sinulla on nyt uusi käyttäjätili, ja se näkyy Käyttäjätilit-listassa, kun korostat kohdan Käyttäjätilit M-FilesAdminin vasemman reunan puunäkymässä.Käyttäjätilien tuonti

Tuo käyttäjätilejä M-Files Serveriin seuraavasti:




3. Valitse vasemman reunan puunäkymässä Käyttäjätilit.

4. Napsauta Tuo käyttäjätilejä... tehtäväalueella.

Tuo käyttäjätilejä -ikkuna avautuu.

5. Valitse Toimialue-pudotusvalikosta toimialue, josta haluat tuoda käyttäjätilejä.

6. Valitse Organisaatioyksikkö-pudotusvalikosta organisaatioyksikkö toimialueelta, josta haluat tuodakäyttäjätilejä.

7. Valitse Käyttäjäryhmä-pudotusvalikosta käyttäjäryhmä organisaatioyksiköstä, josta haluat tuodakäyttäjätilejä.

Valitun käyttäjäryhmän jäsenet näytetään Valitse tuotavat käyttäjät -luetteloruudussa.

8. Valinnainen Merkitse Sisällytä sisäkkäisten ryhmien käyttäjät -vaihtoehto, jos haluat tuodakäyttäjätilejä myös mahdollisista valitun käyttäjäryhmän sisäkkäisistä käyttäjäryhmistä.

9. Valitse käyttäjätili(t) napsauttamalla käyttäjätiliä Valitse tuotavat käyttäjät -luetteloruudussa.


10.Valitse Lisenssityyppi uusille käyttäjätileille -pudotusvalikosta lisenssityyppi tuotaville käyttäjätileille.

Katso lisää lisenssityypeistä kohdasta Lisenssityyppi (sivu 236).

11.Tuo valitut käyttäjätilit napsauttamalla OK.

Valitut käyttäjätilit tuodaan M-Files Serveriin, ja niiden pitäisi nyt näkyä Käyttäjätilit-luettelossa, kunkorostat Käyttäjätilit vasemman reunan puunäkymässä M-Files Adminissa.Käyttäjän käyttäjätilin vaihtaminen

Joskus voi olla tarpeen vaihtaa käyttäjän käyttäjätili (sivu 233). Käyttäjän käyttäjätili voidaan joutuavaihtamaan esimerkiksi silloin, kun käyttäjä tarvitsee uuden käyttäjätilin sukunimen vaihtumisen vuoksi taikun käyttäjätilejä siirretään toimialueelta toiseen.

Kun käyttäjätili on vaihdettava, on tärkeätä säilyttää alkuperäiseen käyttäjätiliin liitetty varaston käyttäjä(sivu 417) ja liittää sama käyttäjä uuteen käyttäjätiliin. Näin varaston käyttäjän historia ja omat asetuksetsäilyvät.

Huomaa: On tärkeätä tehdä ero käyttäjätilien (sivu 233) ja käyttäjien (sivu 417) välillä:

• Käyttäjätilit ovat palvelintason (tai joissain tapauksissa varastotason) tilejä, joita käytetään M-Files Serverin käyttäjien tunnistuksessa. Käyttäjätiliin voidaan liittää useita käyttäjiä, mutta vainyksi käyttäjä varastoa kohti.

• Käyttäjät ovat varastotason kohteita, joiden käyttäjäkohtaiset asetukset ja historia tallennetaanja joilla on oikeus suorittaa tiettyjä toimintoja varastossa. Kukin käyttäjä on linkitetty vain yhteentiliin.

Seuraavia ohjeita noudattamalla vaihdat käyttäjän käyttäjätilin asianmukaisesti sen jälkeen, kun uudetkäyttäjätilit on luotu M-Filesissa:




3. Laajenna vasemman reunan puunäkymässä Dokumenttivarastot ja laajenna sitten haluamasidokumenttivarasto.

4. Valitse Käyttäjät vasemman reunan puunäkymässä.

Käyttäjät-luettelo avautuu oikeaan sivupaneeliin.

5. Napsauta hiiren oikealla painikkeella käyttäjää, jonka käyttäjätilin haluat vaihtaa, ja valitseOminaisuudet pikavalikosta.

Jos uudet käyttäjätilit synkronoidaan Active Directory -lähteestä, M-Files luo automaattisestiuudet käyttäjät uusille käyttäjätileille. Jotta uusi käyttäjätili voidaan yhdistää oikeaan olemassaolevaan käyttäjään, sinun on ensin poistettava uusi, automaattisesti luotu käyttäjä.

Käyttäjän ominaisuudet -ikkuna avautuu.

6. Valitse käyttäjälle uusi käyttäjätili Käyttäjätili-pudotusvalikosta.

7. Napsauta OK. Käyttäjän ominaisuudet -ikkuna sulkeutuu ja muutokset tallennetaan.

Uusi käyttäjätili on nyt asianmukaisesti yhdistetty olemassa olevaan käyttäjään. Kun käyttäjä nyt kirjautuuuusilla tunnistetiedoilla, hänen aikaisempi historiansa ja omat asetuksensa ovat käytettävissä varastossa.Sisäänkirjautuneiden käyttäjien näyttäminen

Voit palvelinkohtaisesti katsoa kyseisellä hetkellä sisäänkirjautuneet käyttäjät ja heidän lisenssityyppinsä.

Tarkastele tällä hetkellä palvelimelle sisäänkirjautuneita käyttäjiä seuraavasti:



3. Korosta Käyttäjätilit vasemman reunan puunäkymässä.

4. Napsauta Näytä sisäänkirjautuneet käyttäjät tehtäväalueella.

Tällä hetkellä sisäänkirjautuneet käyttäjät näytetään avautuvassa Sisäänkirjautuneet käyttäjät -ikkunassa. Voit päivittää näkymän napsauttamalla Päivitä.

Tarvittaessa voit myös pakottaa tietyt käyttäjät kirjautumaan ulos valitsemalla käyttäjän ja napsauttamallaPakota uloskirjautuminen. Se saattaa olla hyödyllistä esimerkiksi silloin, kun käytetään kilpailevialisenssejä: Toimenpiteellä voit pakottaa joutilaat käyttäjät kirjautumaan ulos ja vapauttaa lisenssin sellaisenhenkilön käyttöön, joka tarvitsee sitä sillä hetkellä. Aktiivisten käyttäjien pakottaminen kirjautumaan ulos eisen sijaan yleensä vaikuta heihin mitenkään. Aktiiviset käyttäjät saavat välittömästi lisenssin, jos lisenssejäon käytettävissä.

Huomaa: Sisäänkirjautuneiden käyttäjien näyttämiseen ja uloskirjautumisen pakottamiseentarvitaan pääkäyttäjän oikeuksia.

Ajoitetut työt

Varmuuskopioita voidaan tehdä automaattisesti valitsemalla Ajoitetut työt M-Files Adminin vasemmanreunan puunäkymän alaosassa. Varmuuskopioita voi tarvittaessa palauttaa myöhemmin (katso ohjeetkohdasta Dokumenttivaraston palautus (sivu 266)). Varmuuskopioiden tekemisen lisäksi ajoitettuja töitävoidaan käyttää muihin tehtäviin, kuten varaston tietokannan optimointiin.


Tässä kappaleessa

• Uuden ajoitetun työn luonti (sivu 241)• Ajoitetut varmuuskopiointityöt (sivu 243)

Uuden ajoitetun työn luonti

Huomaa: Jos tarvitset lisätietoa ajoitetuista vienti- ja tuontitöistä, katso Ajoitettu vienti ja tuonti(sivu 330).

Määritä uusi ajoitettu varmuuskopiointityö suorittamalla seuraavat vaiheet:



3. Napsauta vasemman reunan puunäkymässä Ajoitetut työt.

4. Napsauta Uusi ajoitettu varmuuskopiointityö... tehtäväalueella.

Ajoitetun työn ominaisuudet -ikkuna avautuu.

5. Kirjoita Kuvaus-kenttään uuden ajoitetun työn kuvaus.

6. Määritä aikataulu työlle napsauttamalla Ajoitus....

Määrittele ajoitus -ikkuna avautuu.

7. Määritä sopiva ajoitus käytettävissä olevilla vaihtoehdoilla ja napsauta sitten OK, jolloin Määritteleajoitus -ikkuna sulkeutuu.

Ajoitusasetusta Kun käyttämättömänä ei tueta M-Filesissa.

8. Avaa Varmuuskopiointi-välilehti napsauttamalla Varmuuskopiointi.


Varmuuskopiointi-välilehti aukeaa.

9. Valitse joko:

a. Päätietokanta: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat ajoittaa päätietokannan varmuuskopiointityön.

tai

b. Dokumenttivarasto: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat ajoittaa dokumenttivarastonvarmuuskopiointityön. Valitse varmuuskopioitava dokumenttivarasto käyttämälläDokumenttivarasto-pudotusvalikkoa ja valitse Kopiointitapa-pudotusvalikosta joko Täysivarmuuskopio- tai Muutosvarmuuskopio-kopiointitapa.

Huomaa: Täysi varmuuskopio on kaikkein kattavin kopio, jonka M-Filesilla saa. Se sisältääesimerkiksi kaikkien dokumenttien kaikki historiatiedot. Muutosvarmuuskopiota ei voi ottaa,jos ei ole ensin ottanut täyttä varmuuskopiota. Muutosvarmuuskopio sisältää kaikki edellisentäyden varmuuskopion jälkeen muuttuneet tiedot.

10.Valitse M-Files-varmuuskopiotiedoston (MFB) kohde napsauttamalla ...-painiketta.

11.Valinnainen Jos valitsemasi varmuuskopiosijainti edellyttää käyttöoikeuksia, joita paikallisella System-käyttäjätilillä ei ole, napsauta Valitse käyttäjätili... ja määritä toinen käyttäjätili varmuuskopiontallennusta varten.

a) Valitse Tietty käyttäjätili -vaihtoehto.b) Anna Tietty käyttäjätili -kenttään tähän tehtävään käytettävä käyttäjätili.c) Kirjoita Salasana- ja Vahvista salasana -kenttiin käyttäjätilin salasana.d) Sulje Määritä käyttäjätili -ikkuna napsauttamalla OK.


12.Valinnainen Merkitse Jaa useisiin tiedostoihin -valintaruutu ja määritä tiedoston kokorajoitus, joshaluat jakaa varaston varmuuskopion useisiin tiedostoihin.

Varmuuskopiotiedostojen nimiä ei tule muokata, sillä niitä ei välttämättä tunnisteta myöhemminvarmuuskopiotoiminnon aikana.

13.Valinnainen Merkitse Korvaa olemassa olevat tiedostot -valintaruutu, jos haluat uusienvarmuuskopiotiedostojesi korvaavan mahdollisesti olemassa olevat samannimiset tiedostot.

14.Lopeta ajoitetun varmuuskopiointityön luominen napsauttamalla OK.

Määrittämäsi ajoitettu varmuuskopiointityö lisätään Ajoitetut työt -luetteloon ja se suoritetaan määritetynaikataulun mukaisesti.Ajoitetut varmuuskopiointityöt

Ajoitetun työn ominaisuudet -ikkunan Varmuuskopiointi-välilehdellä voit määrittää varmuuskopioitavansisällön ja varmuuskopioinnin kohteen. Voit myös määrittää, jaetaanko varmuuskopio useisiin tiedostoihinja korvataanko olemassa olevat varmuuskopiotiedostot.

Katso vaiheittaiset varaston varmuuskopioinnin ohjeet kohdasta Dokumenttivaraston varmuuskopiointi(sivu 264).

Kuva 83. Ajoitetun työn ominaisuudet -ikkunan Varmuuskopiointi-välilehti.

Kopiointitavat

Dokumenttivarastoista voidaan tehdä kahdenlaisia varmuuskopioita: täysiä varmuuskopioita jamuutosvarmuuskopioita. Päätietokannasta voi ottaa vain täysiä varmuuskopioita.

Täysi varmuuskopio on kaikkein kattavin kopio, jonka M-Filesilla saa. Se sisältää esimerkiksi kaikkiendokumenttien kaikki historiatiedot. Muutosvarmuuskopiota ei voi ottaa, jos ei ole ensin ottanut täyttävarmuuskopiota.


Levytilan säästämiseksi täydet varmuuskopiot kannattaa ajoittaa toistumaan harvemmin, esimerkiksikerran viikossa, ja muutosvarmuuskopiot vaikkapa kerran päivässä. Muista myös asettaavarmuuskopioinnit erikseen sekä dokumenttivarastolle että päätietokannalle.

Muutosvarmuuskopio sisältää kaikki muuttuneet tiedot edellisen täyden varmuuskopion jälkeen.Palauttaessa tällaista muutosvarmuuskopiota tarvitset täyden varmuuskopion ja viimeisimmänmuutosvarmuuskopion tiedostot.

Palvelintoimintojen valvonta

M-Files Adminissa on Palvelintoimintojen valvonta -työkalu, jonka avulla tarkkaillaan varaston käyttäjien taiM-Files Serverin suorittamia tapahtumia, prosesseja ja tehtäviä. Työkalulla pystyt helposti havaitsemaanmahdolliset ongelmat, jotka liittyvät palvelimella tapahtuviin toimiin.

Huomaa: Toimintojen valvonta kirjaa rajallisen määrän tapahtumia. Näin ollen tietueen täyttyessäuusi tapahtuma kirjataan vanhimman tapahtuman tilalle.

Tässä aiheessa kuvataan valvontatyökalun eri näkymät, mutta katsotaan ensin, miten palvelintoimintojenvalvontaan siirrytään M-Files Adminissa.

Palvelintoimintojen valvontatyökalun avaaminen:

1. Avaa M-Files Admin.2. Laajenna vasemman reunan puunäkymässä haluamasi palvelinyhteyssolmu.3. Valitse vasemman reunan puunäkymässä Palvelintoimintojen valvonta.

Nyt toimintojen valvonnan pitäisi näkyä M-Files Adminin ikkunan oikeassa reunassa.

Huomaa: Näkymät eivät päivity reaaliaikaisesti. Voit päivittää ja nollata näkymät tehtäväpaneelinPäivitä- ja Tyhjennä-komennoilla. Toimintojen valvonta on aina käytössä, joten sitä ei tarvitseerikseen aktivoida.


Kuva 84. Palvelintoimintojen valvonta M-Files Adminissa.

Vihje: Voit lajitella tiedot minkä tahansa numeroidun sarakkeen mukaan missä tahansanäkymässä napsauttamalla haluamasi sarakkeen otsikkoa.

Vihje: Voit helposti kopioida minkä tahansa näytetyn palvelimen toimintolistauksen valitsemallaja kopioimalla listauksen ja liittämällä valinnan vaikkapa Microsoft Excel- tai Microsoft Word -ohjelmaan. Jos liität valinnan Microsoft Excel -laskentataulukkoon, kopioitu listaus jakautuu useisiinsoluihin säilyttäen alkuperäisen rivi- ja sarakemuotoilun.

Tehtäväalueen komennot

Tehtäväpaneelin komennoilla voit suorittaa useita toimintoja Palvelintoimintojen valvonnassa:

• Päivitä päivittää palvelimen toimintotiedot ajankohtaisilla tiedoilla.• Tyhjennä poistaa kaikki aiemmat palvelimen toimintatiedot ja käynnistää valvonnan alusta.• Näytä järjestelmän istunnot / Piilota järjestelmän istunnot näyttää tai piilottaa aktiiviset järjestelmän

istunnot ja toiminnat. Jos järjestelmän istunnot piilotetaan, vain käyttäjien toiminnot näkyvät.• Vie palvelintoimintoja... -asetuksella voit viedä nykyisen palvelimen toimintatiedot JSON-tiedostoon.• Tuo palvelintoimintoja... -asetuksella voit tuoda ja tarkastella aiemmin JSON-tiedostoon vietyjä

palvelimen toimintatietoja.

Aktiiviset istunnot palvelimella

Tässä näkymässä näytetään kaikki aktiiviset käyttäjien ja järjestelmän istunnot varastoyhteyksittäin. Josyhteyden kohdalla lukee (palvelin), yhteyttä ei ole luotu varastoon vaan itse palvelimeen.


Aktiivisimmat istunnot

Näkymässä luetellaan toimintojen kokonaismäärä (Lukumäärä) ja kesto (Kokonaiskesto) käyttäjänmukaan, toiminnon kuvaus (Operaatio), keskimääräinen kesto toimintoa kohden (Keskiarvo) sekävaraston yhteys (Varasto).

Yhteensä-rivillä näytetään toimintojen kokonaiskesto ja lukumäärä koko siltä ajalta, jonka palvelimentoimintaa on valvottu, sekä lukumäärä toimenpiteen yhteydenotoista, joita on tehty sekuntia kohdenvalvontakauden aikana.

Huomaa: Näkymä näyttää kerralla vain 30 toimintoa, kun taas Yhteensä-rivillä näkyy toimintojenkokonaismäärä ja kesto koko ajalta, jona palvelimen toimintaa on valvottu. Siksi näkymässä näkyvätoimintojen laskettu kokonaismäärä ja kesto eivät välttämättä vastaa Yhteensä-rivillä näytettyjälukuja.

Muokatut kohteet

Tämä näkymä näyttää kohdemuutosten lukumäärän käyttäjän ja varaston mukaan.

Tässä näkymässä luetellut muutostyypit ovat seuraavat:

• kohteen luonti• kohteen muokkaus• kohteen poisto.

Yhteensä-rivi näyttää kohteen muutosten kokonaismäärän valvontakaudelta sekä kohteiden muutostenlukumäärän sekunnissa keskimäärin.

Huomaa: Näkymä näyttää kerralla vain 30 toimintoa, kun taas Yhteensä-rivillä näkyy toimintojenkokonaismäärä koko ajalta, jona palvelimen toimintaa on valvottu. Siksi näkymässä näkyvätoimintojen laskettu kokonaismäärä ei välttämättä vastaa Yhteensä-rivillä näytettyjä lukuja.

Näkymät ja haut

Tässä osiossa luetellaan käyttäjän tarkastelemat näkymät ja käynnistämät haut. Siinä näytetäänkokonaiskesto, käyttökertojen lukumäärä sekä keskimääräinen kesto yhden näkymän käyttöä (kutenÄskettäin käyttämäni) tai hakua kohden. Jokaisella rivillä näytetään käyttäjä, joka tarkasteli näkymää taiteki haun, sekä varasto, jossa toiminto suoritettiin.

Yhteensä-rivillä näytetään sen ajan kokonaiskesto, joka on kulunut näkymien avaamiseen ja hakujentekemiseen valvontakaudella. Toiminto näyttää myös tehtyjen hakujen ja avattujen näkymienkokonaismäärän sekä näiden toimintojen lukumäärän keskimäärin sekuntia kohden.

Huomaa: Näkymä näyttää kerralla vain 30 toimintoa, kun taas Yhteensä-rivillä näkyy toimintojenkokonaismäärä ja kesto koko ajalta, jona palvelimen toimintaa on valvottu. Siksi näkymässä näkyvätoimintojen laskettu kokonaismäärä ja kesto eivät välttämättä vastaa Yhteensä-rivillä näytettyjälukuja.

Taustaprosessit

Taustaprosessit-näkymässä näytetään M-Files Serverin automaattisesti käynnistämät toiminnot, kutenajoitetut ylläpitotehtävät ja automaattisten tilasiirtymien käsittely. Prosessin nimen lisäksi näkymä näyttää,mitä varastoa toiminto koskee, sen keston, edellisen käynnistysajan sekä toistuville tapahtumille prosessinseuraavan käynnistysajan.


Päätietokannan varmuuskopiointi ja palautus

M-Filesin päätietokanta sisältää palvelimen käyttäjätunnukset ja ajoitetut varmuuskopiointityöt. Esimerkiksilaitteistovian sattuessa päätietokanta voidaan palauttaa varmuuskopiosta siten, että kirjautumistiedot japalvelinkohtaiset asetukset, kuten ajoitetut varmuuskopiointityöt, eivät katoa.

Huomaa: Verkossa M-Files-palvelimen oletusidentiteetti on se tietokone, joka suorittaa M-Files-palvelimen ohjelmistoa (DOMAIN\COMPUTER$). Jos haluat varmuuskopioida päätietokannanverkkoasemaan, palvelinta edustavalla DOMAIN\COMPUTER$ Windows -käyttäjällä on oltavakirjoitusoikeudet asemaan. Tietyissä toiminnoissa on myös mahdollista syöttää käytettävätkirjautumistiedot erikseen.

Avaa varmuuskopioinnin ikkuna käynnistämällä M-Files Admin, napsauttamalla valitsemaasipalvelinyhteyttä vasemmassa puunäkymässä ja valitsemalla pikavalikosta Varmuuskopioipäätietokanta....

Käynnistä päätietokannan varmuuskopiointi avaamalla M-Files Admin, napsauttamalla valitsemaasipalvelinyhteyttä vasemmassa puunäkymässä ja valitsemalla pikavalikosta Palauta päätietokanta....

3.1.5. Dokumenttivarastojen hallitseminen

Tässä osiossa kuvataan, miten voit luoda, käyttää ja ylläpitää dokumenttivarastoja, sekä käsitelläänlukuisia muita dokumenttivarastoihin liittyviä asioita, kuten sisällön replikoimista, varaston kieliä jayhteyksiä ulkoisiin tietokantoihin.

Tässä kappaleessa

• Varastotoiminnot (sivu 247)• Varaston ylläpito (sivu 273)• Kielet ja käännökset (sivu 275)• Yhteydet ulkoisiin lähteisiin (sivu 285)• Sähköpostiohjelman integraatioasetukset (sivu 308)• Varaston suorituskyvyn mittaaminen (sivu 310)• Sisällön replikointi ja arkistointi (sivu 311)• Varastotapahtumakirjanpito (sivu 335)• Yhteistoiminta eri varastojen välillä (sivu 338)

Varastotoiminnot

Tässä osiossa annetaan ohjeita dokumenttivaraston eri hallintatoimintoihin, kuten dokumenttivarastonluomiseen, kopioimiseen, varmuuskopiointiin tai palauttamiseen, sekä myös varaston ottamiseenpois käytöstä ja taas takaisin käyttöön – tämä toimenpide on suoritettava aika ajoin, jotta varastonmääritysmuutokset tulisivat voimaan.

Tässä kappaleessa

• Uuden dokumenttivaraston luonti (sivu 248)• Dokumenttivaraston kopiointi (sivu 258)• Dokumenttivaraston liittäminen (sivu 260)• Dokumenttivaraston irrottaminen (sivu 263)• Dokumenttivaraston varmuuskopiointi (sivu 264)• Dokumenttivaraston palautus (sivu 266)• Dokumenttivaraston tuhoaminen (sivu 268)• Dokumenttivaraston päivitys (sivu 269)


• Varastotietokannan siirtäminen Microsoft SQL Serverille (sivu 269)• Dokumenttivaraston vieminen offline-tilaan ja tuominen online-tilaan (sivu 271)• Kirjautuminen sisään dokumenttivarastoon ja sieltä ulos M-Files Adminissa (sivu 273)

Uuden dokumenttivaraston luonti

Jos haluat luoda uuden varaston, jonka kieli on eri kuin nykyinen ohjelmiston kieli, vaihda ohjelmistonkieli ja käynnistä M-Files Server -palvelu uudelleen Windows Tehtävienhallinnan kautta ennen varastonluomista. Katso ohjeet ohjelmiston kielen vaihtamiseksi kohdasta Ohjelmiston ja varaston kielen valinta(sivu 283).

Luo uusi dokumenttivarasto seuraavasti:



3. Valitse Dokumenttivarastot vasemman reunan puunäkymässä.

Dokumenttivarastot-luettelo avautuu oikeaan sivupaneeliin.

4. Napsauta Uusi dokumenttivarasto... tehtäväalueella.

Uuden varaston Dokumenttivaraston ominaisuudet -ikkuna avautuu.

5. Kirjoita uuden dokumenttivaraston nimi Nimi-kenttään.

6. Valitse sisällön mukaan tapahtuvan haun ensisijainen ja toissijainen kieli pudotusvalikoistaEnsisijainen kieli ja Toissijainen kieli.


Nämä valinnat vaikuttavat esimerkiksi epäsäännöllisesti taipuvien sanojen tai yhdyssanojenkäsittelyyn hauissa. Jos dokumenttivarastossa on sisältöä usealla kielellä, kannattaa valitauseimmin käytetty kieli ensisijaiseksi kieleksi ja jokin vähemmän käytetty kieli toissijaiseksi.

Kielen tai kielten valinnat vain lisäävät hakutulosten löytyvyyttä. Vaikka jotain kieltä ei ole valittuensi- tai toissijaiseksi kieleksi, sisällön mukaan haku tuottaa tuloksia, jos haussa käytetäänkyseisen kielen sanoja.

7. Valinnainen Jos käytät useita varastoja, voit vaihtaa varaston kuvakkeen helpottamaan oikean varastonlöytämistä napsauttamalla Tuonti....

a) Tee valinta Muuta kuvake -ikkunan luettelosta tai hae muita kuvakkeita napsauttamalla Selaa....b) Napsauta OK-painiketta kerran, kun olet valinnut uuden kuvakkeen.

Voit palata oletuskuvakkeeseen napsauttamalla Käytä oletusta.

8. Valinnainen Muuta lisäasetuksia (sivu 249) Lisäasetukset-välilehdellä.

9. Kun olet valmis, valitse OK.

Olet nyt luonut dokumenttivaraston, ja se näkyy M-Files Adminin vasemman reunan puunäkymässäkohdan Dokumenttivarastot alla.

Huomaa: Kun luot dokumenttivaraston, M-Files luo sille automaattisesti ID:n eli tunnisteen. Voitvaihtaa ID:n myöhemmin napsauttamalla varaston Dokumenttivaraston ominaisuudet -ikkunanMuuta yksilöllinen ID -painiketta.

Kun olet luonut varaston, varaston käyttäjien on lisättävä yhteys siihen M-Files Desktopin asetusten kautta.Katso ohjeet kohdasta Varastoyhteyden lisääminen (sivu 172).

Tässä kappaleessa

• Dokumenttivaraston lisäominaisuudet (sivu 249)• Dokumenttivaraston tunnistus (sivu 255)

Dokumenttivaraston lisäominaisuudet

Dokumenttivaraston lisäasetuksissa voit määrittää, käytätkö Firebirdiä vai Microsoft SQL Serveriädokumenttivaraston tietojen tallentamiseen.

Firebird on M-Filesiin sisältyvä sulautettu SQL-tietokantamoottori. Se toimii osana M-Files Server-palvelua, ja sitä on yksinkertaista käyttää, koska se ei vaadi mitään erillisasennuksia. Valitsetietokantamoottoriksi Firebird, ellei sinulla ole erityistä syytä valita Microsoft SQL Server -vaihtoehtoatai ellet osaa vielä tässä vaiheessa arvioida valinnan vaikutusta. Siirtyminen myöhemmin Firebird-tietokantamoottorin käytöstä Microsoft SQL Server -tietokantamoottorin käyttöön on helppoa. SiirtyminenMicrosoft SQL Server -tietokantamoottorin käytöstä Firebirdiin sen sijaan ei ole mahdollista.

Microsoft SQL Server on erikseen hankittava ja asennettava SQL-tietokantamoottori. Microsoft SQLServerin käyttö on suositeltavaa suurten dokumenttivarastojen kanssa, mutta se edellyttää, ettäjärjestelmänvalvoja osaa entuudestaan Microsoft SQL Serverin hallinnan.

Huomaa: Dokumenttivaraston tietokannan rakennetta tai sisältöä ei saa koskaan muokata suoraanesimerkiksi tietokantajärjestelmän hallintatyökaluilla. Vain M-Files Server -palvelu saa muokatatietokannan sisältöä. Muuta kautta tehdyt muutokset vaarantavat tietokannan loogisen eheyden jasaattavat johtaa ohjelmiston virheelliseen toimintaan ja tiedon häviämiseen. Dokumenttivaraston


rakennetta ja sisältöä saa siis muokata ainoastaan M-Files Desktopin, M-Files Adminin ja M-FilesAPIn kautta.

Kuva 85. Dokumenttivaraston ominaisuudet -valintaikkuna.

Käytä Firebirdiä

Katso Firebirdin käyttäminen tietokantamoottorina (sivu 252).

Käytä Microsoft SQL Serveriä

Katso Microsoft SQL Serverin käyttäminen tietokantamoottorina (sivu 253).

Jäljitysketjun ominaisuudet

M-Files tarjoaa tuen sähköisten tallenteiden ja allekirjoitusten hallinnalle, joilla täytetään FDA 21 CFR Part11 -vaatimukset. Sähköinen allekirjoitus edellyttää Electronic Signatures -moduulia, joka on lisämaksullinenosio. Moduuli sisältää tapahtumakirjanpidon laajennukset sekä sähköisen allekirjoituksen. Moduuli voidaanottaa käyttöön asianmukaisen lisenssikoodin avulla.


Tämän lisäksi jäljitysketjun varastokohtaiset ominaisuudet on aktivoitava. Avaa Ominaisuudet-ikkunasiitä varastosta, jolle haluat aktivoida nämä ominaisuudet, ja ota Lisäasetukset-välilehdellä käyttöönTapahtumalokin lisäominaisuudet kohdassa Jäljitysketjun ominaisuudet. Kun lisenssikoodi aktivoidaan,sähköiset allekirjoitukset otetaan käyttöön automaattisesti. Katso lisätietoja kohdasta eSigning andCompliance (sivu 207).

Turva-asetukset

Laajennetut metatieto-ohjatut suojausasetukset

8.0-versiossa (tai uudemmissa) luoduissa varastoissa laajennetut metatieto-ohjatut suojausasetukset ovatoletuksena käytössä. Muussa tapauksessa ne täytyy ottaa käyttöön manuaalisesti. Muista, että toimintoa eivoi perua.

Huomaa: Jos olet aiemmissa M-Files-versioissa määritellyt arvoille automaattisiasuojausasetuksia, on erittäin suositeltavaa tarkistaa, että suojausasetukset toimivat edelleenhalutulla tavalla.

Tutustu automaattisiin suojausasetuksiin kohdassa Automaattiset suojausasetukset arvolistan arvoille(sivu 375). Voit ottaa käyttöön automaattiset suojausasetukset arvo-, arvolista-, kohdetyyppi- tailuokkakohtaisesti. Jotta voit käyttää automaattisia suojausasetuksia tietyn ominaisuuden kautta, tuleesinun lisäksi sallia tämä ko. ominaisuusmäärittelyn ominaisuuksissa. Katso lisätietoja kohdasta Uusiominaisuusmäärittely (sivu 390).

Käytä salausta (data at rest)

Tällä asetuksella voit salata varaston tiedoston AES-256-algoritmilla (data at rest). Salaus on Yhdysvaltainliittovaltion hallinnon tietotekniikkastandardin (FIPS) julkaisun 140-2 mukainen.

Tämä asetus salaa ainoastaan tiedostot, jotka on tallennettu varastoon sen jälkeen, kun ominaisuus onotettu käyttöön. Olemassa olevat tiedostot salataan näin:

1. Valitse varasto M-Files Adminin vasemman reunan puunäkymästä.2. Valitse Toiminto > Ylläpito > Päivitä tiedostojen salaustila.

Loppukäyttäjälle tiedostojen salaus ei näy millään tavalla.

Huomaa: Etenkin salauksen ollessa käytössä järjestelmänvalvojan on tärkeä huolehtiaperusteellisesta ja säännöllisestä varmuuskopioinnista. Salattujen tiedostojen, kiintolevynrikkoutumisen ja puutteellisen varmuuskopioinnin yhdistelmä saattaa johtaa kaikkien tietojenhäviämiseen.

Muokkausmerkinnät ja punakynäys

Muokkausmerkinnät ja punakynäys -toiminnolla voidaan lisätä merkintöjä dokumenttivarastossaoleviin dokumentteihin. Voit valita muokkausmerkinnät ja punakynäyksen käyttöön merkitsemälläMuokkausmerkinnät ja punakynäys -vaihtoehdon Dokumenttivaraston ominaisuudet -valintaikkunassa. Jos haluat lisätietoja M-Filesissa tehtävistä merkinnöistä, katso kohdatMuokkausmerkinnät ja punakynäys (sivu 100) ja Merkintöjen käyttö (sivu 101).

M-Files Web

Tässä osiossa oleva tekstikenttä sisältää M-Files Web -kotisivusi URL-osoitteen. M-Files-linkkien luominenvarastoon tallennetuille dokumenteille ja kohteille vaatii sen, että M-Files Webin URL-osoitteet pystytäänlisäämään linkkeihin.


Varmista, että URL-osoitteiden alussa on joko http:// tai https://. Esimerkiksi: https://palvelimeni.toimialueeni.com.

Tässä kappaleessa

• Firebirdin käyttäminen tietokantamoottorina (sivu 252)• Microsoft SQL Serverin käyttäminen tietokantamoottorina (sivu 253)

Firebirdin käyttäminen tietokantamoottorina

Firebird on M-Filesiin sisältyvä sulautettu SQL-tietokantamoottori. Valitse tietokantamoottoriksi Firebird,ellei sinulla ole erityistä syytä valita Microsoft SQL Server -vaihtoehtoa.

Avaa Firebird-moottorin asetukset napsauttamalla Määritä... Dokumenttivaraston ominaisuudet -ikkunanLisäasetukset välilehdellä.

Kuva 86. Metatietojen ja tiedostodatan sijainnit Firebirdiä käytettäessä.

Tässä kohdassa määritettävään varaston kansioon palvelimella tallentuvat fyysisesti kaikkidokumenttivaraston tiedot.

Oletusarvoisesti tiedostot tallennetaan saman kansion alle kuin metatiedotkin. Voit kuitenkin määritellätiedostotyyppisen tiedon sijaitsemaan eri paikassa kuin metatiedot valitsemalla Erillinen sijaintitiedostodatalle -asetuksen Lisäasetukset...-välilehdellä. Näin voit määritellä tiedostojen sijainniksivaikkapa ison verkkolevyn tai tiedostopalvelimen tarjoaman tallennuspaikan. Suositus kuitenkin on, ettämetatiedot ja tiedostot sijaitsevat samassa paikassa.

Huomaa: Oletuksena M-Filesin tietokantamoottori on Firebird. Jos varasto kuitenkin sisältääuseita kymmeniä tuhansia kohteita, on suositeltavaa käyttää Microsoft SQL Serveriä varastontietokantamoottorina. Jos varasto on alun perin määritetty käyttämään Firebirdiä, muttavarastossa olevien kohteiden määrä ja metadatatiedoston koko ovat sen jälkeen kasvaneetmerkittävästi, voi olla parempi vaihtaa varaston tietokantamoottoriksi Microsoft SQL Server (katsoVarastotietokannan siirtäminen Microsoft SQL Serverille (sivu 269)).

Käytännössä Firebirdin käytettävyyttä voidaan laajentaa 2 Gt:hen per varasto rekisteriasetuksella(katso Firebirdin käytettävyyttä laajentava rekisteriasetus (sivu 563)), kun yksittäisen varastonmetadatatiedoston koko saavuttaa 1 Gt:n (katso metadatatiedoston koon tarkistusohjeetkohdasta Firebirdin metatietotiedoston koon tarkistaminen (sivu 585)). Microsoft SQL Serverinkäyttämiseen siirtymistä kannattaa silti myös harkita (katso Varastotietokannan siirtäminenMicrosoft SQL Serverille (sivu 269)). Firebirdiä voidaan käyttää, vaikka yksittäisen varastonmetadatatiedoston koko ylittäisi 2 Gt. Suorituskykysyistä suosittelemme silti siirtymistä MicrosoftSQL Serverin käyttämiseen.


Microsoft SQL Serverin käyttäminen tietokantamoottorina

Firebirdin lisäksi myös Microsoft SQL Server 2008, 2008 R2, 2012, 2014, 2016, 2017 tai uudempi versioja viimeisin Service Pack voi toimia tietokantajärjestelmänä. M-Files tukee kaikkia SQL Server -versioita(Express, Standard, Enterprise jne.). Suosittelemme käytettäväksi SQL Server 2016 Service Pack 1 -versiota tai uudempia parhaan suorituskyvyn varmistamiseksi.

Huomaa: Uusiin asennuksiin suosittelemme käyttämään Microsoft SQL Server Enterprise Edition2017 Service Pack 1 -versiota tai uudempaa. Jos käytät jo Microsoft SQL Serveriä yhden taiuseamman varaston tietokantamoottorina ja haluaisit päivittää uudempaan versioon suorituskyvynparantamiseksi, suosittelemme ottamaan yhteyttä asiakastukeemme [email protected] ennenpäivitystä.

Microsoft SQL Server Enterprise Editionin versiot 2008–2017 mahdollistavat taulukkotietojen jaindeksien pakkaamisen. Se vähentää kiintolevyn käyttötarvetta, mutta lisää suorittimen kuormitustanoin 10 prosentilla. Tyypillisesti tämä tarkoittaa tietokantojen koon pienentymistä.

Microsoft SQL Server 2016 Service Pack 1 ja uudemmat tukevat päivitettäviä sarakesäilöindeksejä(aiemmissa versioissa sarakesäilöindeksit olivat saatavana vain Enterprise Edition -versioon),mikä mahdollistaa paremman suorituskyvyn avattaessa näkymien alitasoja (kuten Dokumenttejaprojektin mukaan). Tästä on hyötyä varsinkin, kun tyhjät näennäiskansiot on määritettypiilotettaviksi.

SQL Serveriä käytettäessä tietokantapalvelimen muistia voidaan käyttää tehokkaammin ja myös suurtentietovarastojen varmuuskopiointi tehostuu. Esimerkiksi ongelma- tai virhetilanteissa voidaan viiveettä siirtyäkäyttämään peilattua tietokantapalvelinta.

Suosittelemmekin Microsoft SQL Serveriä käytettäväksi suurien dokumenttivarastojen kanssa,jotka sisältävät satojatuhansia tai tätä suurempia määriä dokumentteja tai muita kohteita. Isojendokumenttivarastojen kanssa Microsoft SQL Serverillä saavutetaan parempi kokonaissuorituskyky kuinFirebirdillä. Microsoft SQL Server -tietokantamoottorin käyttö kuitenkin edellyttää, että järjestelmänvalvojaosaa entuudestaan Microsoft SQL Serverin hallinnan.

Huomaa: Microsoft SQL Server -lisenssit eivät sisälly M-Filesin lisensseihin, eli ne on hankittavaerikseen.

Microsoft SQL Server voi sijaita samalla koneella kuin M-Files Server, tai se voi olla sijoitettuna eripalvelimelle. Mikäli SQL Server sijaitsee eri palvelimella, tulee M-Files Server -palvelimen ja SQL Serverinvälillä olla nopea verkkoyhteys. Ohjeita SQL Serverin tehokkaan toiminnan varmistamiseksi löytyyMicrosoft SQL Server -tuotteen dokumentaatiosta. Yleensä kannattaa ensimmäiseksi varmistaa, että SQLServer -koneella on paljon muistia. Luonnollisesti myös prosessorien ja kiintolevyjen määrä ja nopeusvaikuttavat tehokkuuteen merkittävästi.



Kuva 87. Microsoft SQL Serverin ominaisuusikkuna.

Huomaa: Jos SQL Server ei käytä samaa oletusporttia (1433), palvelimen nimi on annettavamuodossa <palvelimen nimi>,<portti>.

Kun dokumenttivaraston tietokantamoottorina käytetään Microsoft SQL Serveriä, M-Files Server varastoidokumenttivaraston tiedot kyseiseen tietokantaan. Tietokannan ulkopuolelle jäävät tietyt toissijaiset tiedot,joita ei tarvitse varmuuskopioida, kuten hakuindeksit.

Tiedostodatan sijainti

Tiedostodata voidaan tallentaa Microsoft SQL Serverin tietokantaan tai muuhun sijaintiin, esimerkiksiverkkolevylle.

Voit valita:

• Tallenna tiedostodata varaston tietokantaan• Tallenna tiedostodata tiedostojärjestelmäkansioon: Tällä vaihtoehdolla voit määrittää vapaasti

sijainnin, esim. tallentaa tiedostot verkkolevylle tai muuhun sijaintiin. Voit myös suojata tiedostodatanmäärittämällä tilin tiedostodatan käsittelyä varten.

Huomaa: Jos haluat tallentaa tiedostodatan verkkolevylle, tiedostodatan sijainti on määritettävämuodossa //<palvelin>/<polku>.

Huomaa:


M-Files-versioissa, jotka ovat vanhempia kuin 12.0.6661.0, varasto on offline-tilassa kokotiedostodatan sijainnin vaihdon ajan. Jos varastossa on suuria määriä tiedostodataa (esimerkiksiyli teratavun verran dataa), sijainnin vaihto voi kestää useita päiviä tai jopa yli viikon.

12.0.6661.0-versiossa ja uudemmissa versioissa varasto pysyy online-tilassa ja täysin toimivanasuurimman osan tiedostodatan sijainnin vaihtoon kuluvasta ajasta. Varasto on offline-tilassa vainuuden tiedostodatan sijainnin käyttöönoton ajan. Jos perut tiedostodatan sijainnin vaihdon, voitaina jatkaa sitä valitsemalla tiedostodatalle saman sijainnin kuin edellisellä kerralla.

Varmuuskopiointi

Järjestelmänvalvoja vastaa dokumenttivaraston tietokannan varmuuskopioinnista ja varmuuskopioinninajastamisesta. Varmuuskopiointi suoritetaan käyttäen SQL Serverin omia hallintatyökaluja tai kolmansienosapuolten tarjoamia varmuuskopiointiratkaisuja. Varmuuskopiota palautettaessa järjestelmänvalvojapalauttaa ensin dokumenttivaraston tietokannan SQL Serverille valitsemallaan metodilla ja liittää senjälkeen dokumenttivaraston uudelleen M-Filesiin Liitä dokumenttivarasto -toiminnolla.

Jos käytät Microsoft SQL Serveriä tietokantamoottorina ja tiedostodatasi tallennetaantiedostojärjestelmään muualle kuin tietokantaan, järjestelmänvalvojien on varmuuskopioitava erikseen sekäMS SQL -tietokanta että tiedostojärjestelmässä olevat tiedostot.

! Tärkeää: Varmuuskopioi aina ensin SQL-tietokanta ja sen jälkeen tiedostojärjestelmän tiedot. Näinvältetään viittaukset olemattomiin kohteiden tiedostoihin.

Toimi tässä tapauksessa seuraavasti:

1. Varmuuskopioi ensin MS SQL -tietokanta (metatiedot).2. Älä suorita M-Files Serverin optimointia tässä vaiheessa, sillä silloin vaiheen 1 suorittamisen jälkeen

mahdollisesti tuhottaviksi merkityt tiedostot poistetaan.3. Varmuuskopioi tiedostojärjestelmän tiedot (kohteiden tiedostot).

Jos haluat kattavat ohjeet varmuuskopiointiin, katso M-Filesin tietämyskanta-artikkeli M-FilesVarmuuskopiointikäytäntö.

Siirrä Microsoft SQL Serverille

Dokumenttivaraston tietokantamoottori voidaan myös vaihtaa Firebirdistä Microsoft SQL Serveriksi. Katsokohta Varastotietokannan siirtäminen Microsoft SQL Serverille (sivu 269).

Dokumenttivaraston tunnistus

Tunnistus-välilehti Dokumenttivaraston ominaisuudet -ikkunassa sisältää varaston käyttäjäntunnistukseen liittyviä asetuksia.

Huomaa: Tämä välilehti on saatavilla vain nykyisten varastojen Dokumenttivarastonominaisuudet -ikkunassa. Kun luot uutta varastoa, tätä välilehteä ei näytetä.




Azure AD -tunnistautuminen

Ota vaihtoehto Käytä Azure AD:tä käyttäjien todentamiseen käyttöön, jos haluat käyttää Azure AD:tävaraston käyttäjän tunnistukseen. Kun tämä vaihtoehto on käytössä, sovellus rekisteröidään Azure-portaaliin ja sitten sitä käytetään M-Files-käyttäjien tunnistukseen Azure AD:ssä.

Azure-portaalissa olevalle sovellukselle on annettava pääsy käyttäjätietoihin Azure AD:ssä. Voit valitalupien myöntämisessä kahdesta eri vaihtoehdosta:


• Käyttäjän suostumusta pyydetään varaston ensimmäisellä käyttökerralla: Valitse tämä vaihtoehto,jos haluat antaa jokaiselle varaston käyttäjälle mahdollisuuden päättää, haluavatko he antaasovellukselle luvan päästä käyttäjätietoihinsa Azure AD:ssä.

• Anna suostumus hakemiston kaikkien käyttäjien puolesta (vaatii Azure AD:njärjestelmänvalvojan oikeudet): Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat antaa sovellukselle pääsynkäyttäjätietoihin Azure AD:ssä kaikkien varaston käyttäjien puolesta yhteisesti. Huomaa, että sinulla onoltava yleisen Azure AD -järjestelmänvalvojan oikeudet, jotta voit antaa suostumuksen toisten käyttäjienpuolesta.

Jos valittuna on vaihtoehto Käyttäjän suostumusta pyydetään varaston ensimmäisellä käyttökerralla,Azure AD pyytää tarvittavia lupia, kun käyttäjä kirjautuu varastoon ensimmäistä kertaa.

Jos taas vaihtoehto Anna suostumus hakemiston kaikkien käyttäjien puolesta (vaatii Azure AD:njärjestelmänvalvojan oikeudet) on valittuna, kehote antaa asianmukaiset suojausasetukset näytetäänjärjestelmänvalvojalle heti, kun Azure AD -tunnistautuminen on otettu käyttöön.

Kun olet valinnut Azure AD -tunnistautumisen käyttöön ja napsauttanut OK tai Käytä Dokumenttivarastonominaisuudet -valintaikkunassa, näkyviin tulee sisäänkirjautumiskehote, jossa järjestelmänvalvojan tulisiantaa tunnistetiedot Azure AD -tiliin, jota käytetään kirjauduttaessa sisään M-Filesiin.

Huomaa: Ennen kuin otat toiminnon käyttöön, kirjaudu ulos mahdolliselta muulta Azure AD -tililtä,jota ei ole tarkoitus käyttää M-Filesiin sisäänkirjautumiseen.

Huomaa:

Jos haluat ottaa tämän toiminnon käyttöön konesaliympäristössäsi, sinun on luotava seuraavarekisteriasetus:

Avain HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Server\Common

Arvon nimi VaultDNSConfig

Arvontyyppi

Multi-String Value

Kuvaus Arvo määrittää kohdennukset tulevien yhteyksien ja dokumenttivarastojen välillä.

Arvohttps://<Varaston 1 DNS-nimi>={<Varaston 1 GUID>}

https://<Varaston 2 DNS-nimi>={<Varaston 2 GUID>}

Esim.

https://vault1.company.com={990827D8-8AF2-4A4E-B121-4C1A8AD8ECD0}

https://vault2.company.com={F565EDFE-939E-4507-B078-D06902888C98}

Voit syöttää yhden syötteen riviä kohden. Useita DNS-nimiä voidaan kohdentaa yhdelle varastolleantamalla jokainen yhteys erilliselle riville. Toisaalta samaa DNS-nimeä ei voi kohdentaa useaanvarastoon, joten vain luettelon ylin kohta on voimassa, jos luettelossa on sama DNS useita kertoja.

M-Files Web ja M-Files Mobile eivät toimi Azure AD -tunnistuksen kanssa, jos se on otettu käyttöönkonesaliympäristössä.


Salli käyttäjien ja käyttäjäryhmien synkronointi Azure AD:stä M-Filesiin

Ottamalla käyttöön Salli käyttäjien ja käyttäjäryhmien synkronointi Azure AD:sta M-Filesiin -vaihtoehdon voit asettaa M-Filesin sallimaan käyttäjien ja käyttäjäryhmien tuomisen Azure AD:stäM-Filesiin. Jos käyttäjiä tai käyttäjäryhmiä poistetaan tai muokataan Azure AD:ssä, niitä poistetaantai muokataan vastaavasti myös M-Filesissa. Voit valita Lisenssityyppi uusille käyttäjätileille -pudotusvalikosta lisenssityypin käyttäjätileille, jotka luodaan synkronoimalla.

Huomaa: Jos haluat ohjeita Azure AD:n käyttäjäsynkronoinnin käyttöönotosta, lue dokumenttiSynchronizing Users from Azure Active Directory to M-Files.

Huomaa: Jos haluat ottaa asetuksen käyttöön konesaliympäristössä, määritä ensinvarastokohtaiset käyttäjätilit. Saat ohjeet siihen ottamalla yhteyttä asiakastukeemme [email protected].

Dokumenttivaraston kopiointi

Kopioi dokumenttivarasto -toiminnolla voit luoda kopion dokumenttivarastosta. Voit kopioidadokumenttivaraston kokonaan tai valita tietyt komponentit kopioitaviksi.

Jos esimerkiksi haluat kopioida uuteen dokumenttivarastoon vanhan dokumenttivaraston hyvän rakenteenilman varsinaista sisältöä, voit tehdä sen kätevästi kopioimalla vain rakenteen. Voit hyödyntää tällä tavallaesimerkiksi M-Filesin asennuksen mukana tullutta esimerkkivarastoa.

Kopioi dokumenttivarasto seuraavasti:



3. Valitse vasemman reunan puunäkymässä haluamasi dokumenttivarasto.

4. Napsauta varastoa hiiren oikealla painikkeella ja valitse Toiminnot > Kopioi dokumenttivarasto...pikavalikosta.

Kopioi dokumenttivarasto -ikkuna avautuu.

https://kb.cloudvault.m-files.com/Default.aspx#3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC/object/7844C6AA-EA7F-4E08-84D9-05C9C16D2344/latest



5. Kirjoita dokumenttivaraston kopion nimi Nimi-kenttään.

6. Napsauta Määritä... ja määritä varaston tietojen sijainti palvelimella, johon haluat kopioidadokumenttivaraston.

Dokumenttivarasto-ikkuna avautuu.

7. Napsauta ...-painiketta ja selaa varaston tietojen sijaintiin.

8. Valinnainen Jos sinun on määritettävä erillinen sijainti tiedostodatalle, toimi seuraavasti:


a) Napsauta Lisäasetukset.

Lisäasetukset-ikkuna avautuu.

b) Merkitse Erillinen sijainti tiedostodatalle -valintaruutu.c) Napsauta ...-painiketta ja selaa tiedostodatan erilliseen sijaintiin.d) Jos sinun on määritettävä erillinen käyttäjätili tiedostodatan kopiointia varten, napsauta Aseta tili

tiedostodataa varten....e) Sulje Lisäasetukset-ikkuna napsauttamalla OK.

9. Kun olet määrittänyt sijainnin dokumenttivaraston kopiolle, sulje Dokumenttivarasto-ikkunanapsauttamalla OK.

10.Valitse Kopioitavat tiedot -kohdassa kopioitavaksi haluamasi varastotietokomponentit.

Voit valita kaikki komponentit napsauttamalla Kaikki tai vain varaston rakennekomponentitnapsauttamalla Vain rakenne.

Jos Dokumentit ja muut kohteet -valintaruutu on merkitty, voit sulkea pois tiedostodatanvarastokopiosta vianmääritystä varten napsauttamalla Lisäasetukset... ja merkitsemällä Äläsisällytä tiedostodataa varastokopioon -valintaruudun.

11.Kopioi varasto napsauttamalla OK.

Dokumenttivaraston valitut komponentit kopioidaan määrittämääsi sijaintiin.Dokumenttivaraston liittäminen

Dokumenttivarasto voi olla irrotettu M-Files Server -palvelimelta (katso Dokumenttivarastonirrottaminen (sivu 263)), jolloin kaikki dokumenttivaraston tiedot säilyvät tallessa valitussatiedostokansiossa kiintolevyasemalla, mutta dokumenttivarasto ei ole rekisteröitynä palvelimella. Jos tiedätdokumenttivaraston nimen ja haluat ottaa varaston uudelleen käyttöön, se voidaan liittää takaisin M-FilesServer -palvelimelle M-Files Admin -työkalulla.


Kuva 88. Kun dokumenttivarasto on irrotettu palvelimelta, se ei näy käytettävissä olevien dokumenttivarastojen luettelossa M-FilesAdminissa eivätkä käyttäjät voi avata sitä, mutta kaikki varastoon tallennettu tieto pysyy tallessa. Voit esimerkiksi siirtää irrotetunvaraston toiselle palvelinkoneelle ja ottaa sen takaisin käyttöön liittämällä sen uudelle palvelimelle.

Jos dokumenttivarasto on esimerkiksi tilanpuutteen vuoksi siirrettävä palvelimelta toiselle, toimenpidevoidaan tehdä Irrota- ja Liitä-toiminnoilla: irrota vain varasto palvelimelta A, kopioi varaston tiedotpalvelimelle B ja liitä varasto palvelimelle B.

Liitä dokumenttivarasto seuraavasti:



3. Valitse vasemman reunan puunäkymässä Dokumenttivarastot.

4. Napsauta Liitä dokumenttivarasto... tehtäväalueella.

Liitä dokumenttivarasto -ikkuna avautuu.


5. Kirjoita irrotetun dokumenttivaraston nimi Nimi-kenttään.

Voit katsoa irrotetun varaston nimen palvelinkoneen kansiosta C:\<M-Filesinasennushakemisto>\Server Vaults.

6. Valitse joko:

a. Liitä käyttäen alkuperäistä identiteettiä: Valitse tämä, jos haluat käyttää varaston nykyistä ID:tä.

tai

b. Lisää eri varastona (uusi identiteetti): Valitse tämä, jos haluat luoda varastolle uuden yksilöllisenID:n.

Varaston identiteettiä käytetään muodostettaessa dokumenttivarastoyhteyksiä palvelimelle.

7. Valinnainen Lisäasetukset-välilehdellä voit valita ja määrittää tietokantamoottorin dokumenttivarastontietojen tallentamista varten.

Katso lisätietoja kohdista Firebirdin käyttäminen tietokantamoottorina (sivu 252) ja MicrosoftSQL Serverin käyttäminen tietokantamoottorina (sivu 253).

8. Napsauta OK.

Näkyviin tulee seuraava käytöstä poistettavien ominaisuuksien hyväksyntäkehote:


9. Valitse joko:

a. Poista käytöstä: Valitse tämä, jos haluat poistaa seuraavat ominaisuudet käytöstä liitettävästädokumenttivarastosta:

• ulkoiset kohdetyypit ja arvolistat• yhteydet ulkoisiin lähteisiin• raportointi ja metatietojen viennin tietojoukot• ajoitetut vienti- ja tuontityöt• ulkoiset käyttäjäryhmät

Edellä mainittujen ominaisuuksien poistaminen käytöstä on suositeltavaa, sillä käytössä ollessaanne voivat aiheuttaa odottamattomia ongelmia, kun liität dokumenttivaraston.

tai

b. Jätä muuttumattomaksi: Valitse tämä, jos olet aivan varma, että edellä mainittujen ominaisuuksienjättäminen ennalleen ei aiheuta ongelmia.

Valittu dokumenttivarasto liitetään M-Files Serveriin, ja se on taas käytettävissä.

Dokumenttivaraston käyttäjien on lisättävä yhteys siihen M-Files Desktopin asetusten kautta. Katso ohjeetkohdasta Varastoyhteyden lisääminen (sivu 172).Dokumenttivaraston irrottaminen

Voit irrottaa dokumenttivaraston palvelinyhteydestä, jolloin varaston tietoja ei tuhota, vaan ne jäävättalteen palvelinkoneen kiintolevyasemalle. Irrotettu dokumenttivarasto voidaan liittää takaisin M-FilesServer-palvelimelle kiintolevyasemalta. Katso lisätietoja dokumenttivaraston liittämisestä kohdastaDokumenttivaraston liittäminen (sivu 260).


Kuva 89. Kun dokumenttivarasto on irrotettu palvelimelta, se ei näy käytettävissä olevien dokumenttivarastojen luettelossa M-FilesAdminissa eivätkä käyttäjät voi avata sitä, mutta kaikki varastoon tallennettu tieto pysyy tallessa. Voit esimerkiksi siirtää irrotetunvaraston toiselle palvelinkoneelle ja ottaa sen takaisin käyttöön liittämällä sen uudelle palvelimelle.

Irrota dokumenttivarasto seuraavasti:




4. Valitse irrotettavaksi haluamasi dokumenttivarasto ja napsauta Irrota tehtäväalueella.

5. Vahvista toimenpide napsauttamalla kehotteessa Kyllä.

Valittu dokumenttivarasto irrotetaan M-Files Serveristä.Dokumenttivaraston varmuuskopiointi

Varaston varmuuskopiointi -toimintoa voidaan käyttää dokumenttivaraston varmuuskopioimiseen taitoistuvan varaston varmuuskopiointityön ajastamiseen. Katso lisää ajoitetusta varmuuskopioinnistakohdasta Ajoitetut varmuuskopiointityöt (sivu 243).

Huomaa: Jos käytät varaston tietokantamoottorina Microsoft SQL Serveriä, katso varaston tietojenvarmuuskopiointiohjeet kohdasta Varmuuskopiointi (sivu 255).



3. Valitse haluamasi varasto vasemman reunan puunäkymästä.

4. Napsauta varastoa hiiren oikealla painikkeella ja valitse Toiminnot > Varmuuskopioi... pikavalikosta.

Varmuuskopioi dokumenttivarasto -ikkuna avautuu.


5. Valitse Kopiointitapa-pudotusvalikosta Täysi varmuuskopio tai Muutosvarmuuskopio.

Täysi varmuuskopio on kaikkein kattavin kopio, jonka M-Filesilla saa. Se sisältää esimerkiksikaikkien dokumenttien kaikki historiatiedot. Muutosvarmuuskopiota ei voi ottaa, jos ei oleensin ottanut täyttä varmuuskopiota. Muutosvarmuuskopio sisältää kaikki edellisen täydenvarmuuskopion jälkeen muuttuneet tiedot.

6. Valitse M-Files-varmuuskopiotiedoston (MFB) kohde napsauttamalla ...-painiketta.

7. Valinnainen Jos valitsemasi varmuuskopiosijainti edellyttää käyttöoikeuksia, joita paikallisella System-käyttäjätilillä ei ole, napsauta Valitse käyttäjätili... ja määritä toinen käyttäjätili varmuuskopiontallennusta varten.


8. Valinnainen Merkitse Jaa useisiin tiedostoihin -valintaruutu ja määritä tiedoston kokorajoitus, joshaluat jakaa varaston varmuuskopion useisiin tiedostoihin.

Varmuuskopiotiedostojen nimiä ei tule muokata, sillä niitä ei välttämättä tunnisteta myöhemminvarmuuskopiotoiminnon aikana.

9. Valinnainen Merkitse Korvaa olemassa olevat tiedostot -valintaruutu, jos haluat uusienvarmuuskopiotiedostojesi korvaavan mahdollisesti olemassa olevat samannimiset tiedostot.

10.Valitse joko:

a. Suorita heti, jos haluat käynnistää varmuuskopiotyön heti.


tai

b. Lisää ajoitettuihin töihin ja napsauta ...-painiketta, jos haluat ajastaa varmuuskopiotyön toistuvaksitehtäväksi.

Huomaa: Katso lisätietoja ajoitetuista töistä kohdasta Ajoitetut työt (sivu 240).

11.Käynnistä varmuuskopiointi tai lisää ajoitettu tehtävä Ajoitetut työt (sivu 240) -luetteloonnapsauttamalla OK.

Varaston varmuuskopioinnin pitäisi käynnistyä tai se lisätään Ajoitetut työt (sivu 240) -luetteloon Ajastus-otsikon alla tekemäsi valinnan mukaisesti.Dokumenttivaraston palautus

Vaikka dokumenttivarasto tuhoutuisi tai data vioittuisi jollakin tavalla, voit aina palauttaa moitteettomanvaraston varmuuskopiointiversiosta. Katso lisätietoja varmuuskopioiden luomisesta kohdistaDokumenttivaraston varmuuskopiointi (sivu 264) ja Ajoitetut varmuuskopiointityöt (sivu 243).

Kuva 90. Voit palauttaa dokumenttivaraston varmuuskopion M-Files Adminin avulla.

Palauta dokumenttivarasto varmuuskopiotiedostosta seuraavasti:




4. Napsauta Palauta dokumenttivarasto... tehtäväalueella.

Palauta dokumenttivarasto -ikkuna avautuu.


5. Määrittele Täysi varmuuskopio -kentässä varmuuskopiotiedoston sijainti palvelimella, josta täysivarmuuskopio palautetaan.

6. Valinnainen Määrittele Muutosvarmuuskopio (valinnainen) -kentässä muutosvarmuuskopiotiedostonsijainti, jos täyden varmuuskopion päälle palautetaan muutosvarmuuskopio.

7. Valitse joko:

a. Palauta käyttäen alkuperäistä identiteettiä: Valitse tämä, jos haluat käyttää dokumenttivarastonnykyistä ID:tä.

tai

b. Palauta uutena dokumenttivarastona (uusi identiteetti): Valitse tämä, jos haluat muodostaauuden yksilöllisen ID:n ja määritellä uuden nimen palautettavalle varastolle.

Identiteettiä käytetään muodostettaessa dokumenttivaraston yhteyksiä palvelimelle. Varastonnimeä voidaan vaihtaa palvelimella, ja dokumenttivaraston yhteydellä voi olla mikä tahansa nimiloppukäyttäjän asiakasohjelmistossa.

8. Määrittele Varaston tietojen sijainti palvelimella -kenttään sijainti, johon dokumenttivaraston tiedottallennetaan.

9. Valinnainen Napsauta Lisäasetukset..., jos haluat määrittää erillisen sijainnin tiedostodatalle.

10.Valinnainen Merkitse Korvaa olemassa olevat tiedostot -valintaruutu, jos haluat korvata olemassaolevat tiedostot valituissa metatietojen ja tiedostodatan sijainneissa.


11.Napsauta OK.

Näkyviin tulee seuraava käytöstä poistettavien ominaisuuksien hyväksyntäkehote:

12.Valitse joko:

a. Poista käytöstä: Valitse tämä, jos haluat poistaa seuraavat ominaisuudet käytöstä palautettavastadokumenttivarastosta:

• ulkoiset kohdetyypit ja arvolistat• yhteydet ulkoisiin lähteisiin• raportointi ja metatietojen viennin tietojoukot• ajoitetut vienti- ja tuontityöt• ulkoiset käyttäjäryhmät

Edellä mainittujen ominaisuuksien poistaminen käytöstä on suositeltavaa, sillä käytössä ollessaanne voivat aiheuttaa odottamattomia ongelmia, kun palautat dokumenttivaraston.

tai

b. Jätä muuttumattomaksi: Valitse tämä, jos olet aivan varma, että edellä mainittujen ominaisuuksienjättäminen ennalleen ei aiheuta ongelmia.

Dokumenttivarasto palautetaan valitusta varmuuskopiotiedostosta.

Dokumenttivaraston käyttäjien on lisättävä yhteys siihen M-Files Desktopin asetusten kautta. Katso ohjeetkohdasta Varastoyhteyden lisääminen (sivu 172).Dokumenttivaraston tuhoaminen

Tuhoa-toiminnolla dokumenttivarastosta tuhotaan kaikki tieto peruuttamattomasti.

! Varoitus: Kun tuhoat varaston, suoritetaan seuraavat toiminnot:

• Kaikki M-Files-palvelimella oleva varaston tiedostodata poistetaan lopullisesti.• Varaston tietokanta poistetaan lopullisesti.

Jos haluat tuhota varaston, toimi seuraavasti:




4. Napsauta tuhottavaksi haluamaasi dokumenttivarastoa hiiren oikealla painikkeella ja valitse sittenToiminnot > Tuhoa pikavalikosta.


Sinua kehotetaan vahvistamaan, että haluat tuhota valitun varaston.

5. Napsauta kehotteessa Kyllä.

Valittu dokumenttivarasto ja sen tiedostodata sekä tietokanta tuhotaan lopullisesti, eikä varasto ole enääkäyttäjien käytettävissä.

Huomaa: Tuhoa-toiminto ei tietenkään koske varmuuskopioita, jotka ovat kiintolevyasemalla.Sieltä dokumenttivarasto voidaan palauttaa, jos varmuuskopio on otettu.

Dokumenttivaraston päivitys

Jos dokumenttivaraston tietokannan sisäinen rakenne muuttuu, mitä tapahtuu yleensä ohjelmistoversionpäivityksen yhteydessä, dokumenttivarasto täytyy päivittää. Ohjelmiston päivittämisen aikana setehdään yleensä automaattisesti kaikille online-tilassa oleville varastoille. Jos varasto on offline-tilassaohjelmiston päivittämisen aikana, sitä voidaan käyttää vasta, kun se on päivitetty manuaalisesti. Teetämä napsauttamalla varastoa hiiren oikealla painikkeella M-Files Adminissa ja valitsemalla pikavalikostaToiminnot > Päivitä.

Huomaa: Dokumenttivaraston päivittämisen jälkeen se ei ole enää yhteensopiva vanhempien M-Files Server -versioiden kanssa.

Varastotietokannan siirtäminen Microsoft SQL Serverille

Oletuksena M-Filesin tietokantamoottori on Firebird. On kuitenkin suositeltavaa käyttää Microsoft SQLServeriä sellaisten varastojen tietokantamoottorina, jotka sisältävät useita satoja tuhansia kohteita. Josvarasto on alun perin määritetty käyttämään Firebirdiä, mutta kohteiden määrä varastossa on lisääntynytmerkittävästi, voi olla parempi vaihtaa varaston tietokantamoottoriksi Microsoft SQL Server. Voit siirtäävaraston tietokannan Firebirdiltä Microsoft SQL Serverille M-Files Adminin kautta.

Huomaa: Voit siirtää varaston tietokannan vain Firebirdiltä Microsoft SQL Serverille. SiirtymistäMicrosoft SQL Serveriltä Firebirdille ei tueta.

• Varastosi nykyisin käyttämänä tietokantamoottorina on oltava Firebird.• Sinulla on oltava Microsoft SQL Server -yhteys.

Varaston tietokannan siirtäminen Firebirdiltä Microsoft SQL Serverille.



3. Napsauta haluamaasi varastoa näytön vasemman reunan puunäkymässä hiiren oikealla painikkeella javalitse Toiminnot > Siirrä Microsoft SQL Serverille....

Dokumenttivarasto - Microsoft SQL Server -ikkuna avautuu.


4. Lisää Palvelimen nimi -kenttään Microsoft SQL Serverisi yhteysosoite, kutenmysqlserver.mydomain.local.

5. Lisää Tietokannan nimi -kenttään varastoa varten luotavan tietokannan nimi.

Kannattaa käyttää samaa nimeä kuin mikä varastolla on M-Files Serverillä.

6. Täytä tunnistetiedot (Järjestelmänvalvojan tunnistetiedot ja Peruskäyttäjän tunnistetiedot -kohdat)jommallakummalla seuraavista tavoista:

Valinta Vaiheet

Anna sellaisen käyttäjätilintunnistetiedot, joka onsysadmin-palvelinroolissaMicrosoft SQL Serverilläsi.Näin M-Files Server saaoikeudet tehdä siirtämisenedellyttämät toiminnot.

a. Lisää Järjestelmänvalvojan tunnistetiedot -kohtaan sellaisenkäyttäjätilin tunnistetiedot, joka on sysadmin-palvelinroolissaMicrosoft SQL Serverilläsi.

b. Valitse Peruskäyttäjän tunnistetiedot -kohdassa Käytäautomaattisesti muodostettuja kirjautumistietoja -vaihtoehto.

Luo Microsoft SQL Server-tietokanta ja käyttäjätilitmanuaalisesti (ilmansysadmin-palvelinroolia)ja käytä ei-sysadmin-tunnistetietoja M-FilesServerissä.

a. Luo tyhjä tietokanta varastoa varten Microsoft SQL ServerManagement Studiolla.

b. Luo edelleen Microsoft SQL Server Management Studiossa kaksikäyttäjätiliä ilman sysadmin-palvelinroolia, esimerkiksi Käyttäjä Aja Käyttäjä B.


Valinta Vaiheet

c. Palaa M-Files Adminin Dokumenttivarasto - MicrosoftSQL Server -ikkunaan ja anna Käyttäjä A:n tunnistetiedotJärjestelmänvalvojan tunnistetiedot -kohtaan.

d. Valitse Peruskäyttäjän tunnistetiedot -kohdassa Käytä olemassaolevia kirjautumistietoja -vaihtoehto ja anna sitten Käyttäjä B:ntunnistetiedot.

Helpoin tapa on käyttää ensimmäistä vaihtoehtoa ja antaa M-Files Serverin tehdä tarvittavatmuutokset Microsoft SQL Serveriisi. Joissakin tapauksissa järjestelmänvalvojien on ehkäjätettävä Microsoft SQL Serverin sysadmin-tunnistetiedot pois M-Files Serveristä. Tällöinvaraston tietokannan ja Microsoft SQL Serverin käyttäjätilit on luotava manuaalisesti (vaihtoehtokaksi).

M-Files Server käyttää peruskäyttäjän tunnistetietoja lähes kaikkiin varastotoimintoihin jajärjestelmänvalvojan tunnistetietoja – tietokannan ja käyttäjätilien luomisen lisäksi – joihinkinylläpitotoimiin.

7. Valinnainen Määritä varastosi tiedostodatan sijainti napsauttamalla Tiedostodatan sijainti....

Tiedostodatan sijainti -ikkunassa voit valita, tallennetaanko tiedostodata Microsoft SQLServerin tietokantaan (vaihtoehto yksi) vai jätetäänkö se nykyiseen tiedostojärjestelmäkansioon(vaihtoehto kaksi).

8. Valinnainen Kokeile yhteyttä Microsoft SQL Serveriisi napsauttamalla Kokeile yhteyttä.

9. Kun olet valmis, napsauta OK.

Näet varoitusikkunan, joka varoittaa, että toimintoa ei voi peruuttaa.

10.Sulje varoitusikkuna napsauttamalla Kyllä, jonka jälkeen siirtotoiminto alkaa.

Kun siirtotoiminto on suoritettu, M-Files-varastosi tietokanta sijaitsee määrittämälläsi Microsoft SQLServerillä.Dokumenttivaraston vieminen offline-tilaan ja tuominen online-tilaan

Kun otat dokumenttivaraston pois käytöstä, M-Files sulkee varaston. Se myös sulkee käyttäjillämahdollisesti olevat avoimet istunnot. Käytöstä pois otettuun dokumenttivarastoon ei voi kirjautua, ennenkuin otat dokumenttivaraston uudelleen käyttöön.


Kuva 91. Kun varasto otetaan pois käytöstä, kaikkien varaston käyttäjien yhteys katkeaa. Jos käyttäjä varaa dokumentinmuokattavaksi ja muuttaa sen sisältöä, minkä aikana varaston järjestelmänvalvoja ottaa varaston pois käytöstä, käyttäjä ei pystypalauttamaan dokumenttia muokkauksesta, ennen kuin varasto on jälleen otettu käyttöön. Siksi ei ole suositeltavaa suorittaaajoittamattomia toimintoja, jotka edellyttävät varaston ottamista pois käytöstä.

Varaston ottaminen pois käytöstä (offline)

Ota varasto pois käytöstä (offline):



3. Napsauta vasemman reunan puunäkymässä online-tilassa olevaa varastoa hiiren oikealla painikkeella.

4. Valitse Toiminnot > Ota pois käytöstä (offline).

Dokumenttivaraston tuominen online-tilaan

Tuo dokumenttivarasto online-tilaan:



3. Napsauta vasemmassa puunäkymässä offline-tilassa olevaa dokumenttivarastoa hiiren oikeallapainikkeella.


4. Valitse Toiminnot > Ota käyttöön (online).

Kirjautuminen sisään dokumenttivarastoon ja sieltä ulos M-Files Adminissa

Jos haluat kirjautua ulos varastosta palvelintasolla, valitse varasto vasemman reunan puunäkymästä M-Files Admin ja valitse sitten valikkoriviltä Toiminta > Kirjaudu ulos.

Kun olet kirjautunut ulos dokumenttivarastosta, tämän toiminnon nimeksi vaihtuu Kirjaudu sisään, jolloinvoit taas kirjautua takaisin sisään.

Varaston ylläpito

Säännöllinen varaston ylläpito varmistaa hyvän toiminnan, vaikka varasto sisältäisi paljon kohteita.Varaston Ylläpito-alivalikko M-Files Adminissa sisältää toiminnot sisäisen tietokantarakenteentarkistamiseksi ja optimoimiseksi sekä sisällön mukaan haun indeksin uudelleen muodostamiseksi javaraston esikatselukuvien uudelleen muodostamiseksi. Lisäksi on tärkeää tarkistaa varaston eheys japäätietokannan varmuuskopiot säännöllisesti.

Optimoi tietokanta

Optimoi tietokanta (läpikotainen) -toimenpide yrittää parantaa varastotietokannan toimintaa eheyttämälläindeksit, päivittämällä tietokannan tilastotiedot ja pakkaamalla sisällön mukaan haun indeksin.

M-Files suorittaa Optimoi tietokanta (läpikotainen) -toimenpiteen automaattisesti kerran viikossa, jotenet joudu yleensä tekemään sitä itse. Jos varasto vastaa kuitenkin hitaammin kuin yleensä, saatat halutakokeilla toimenpidettä. Näin voi tapahtua esimerkiksi silloin, kun varastoon on tuotu suuri määrä kohteita(jos esimerkiksi varaston Firebirdiä tietokantamoottorina käyttävien kohteiden määrä lisääntyy nopeasti0:sta 10 000 kohteeseen).

Toimenpide voidaan tehdä ensin nopeassa tilassa, mutta suosittelemme useimmissa tapauksissakäyttämään läpikotaista tilaa.

Seuraavat tehtävät tehdään, kun suoritat Optimoi tietokanta (läpikotainen) -ylläpitotoimenpiteen:

1. varaston ottaminen pois käytöstä2. metatietojen indeksien uudelleen rakentaminen3. kohteiden relevanssipisteiden laskeminen uudelleen4. käyttämättömien käyttöoikeusluetteloiden siivoaminen5. kohdetyyppien muutoslokien tyhjentäminen6. varaston tietokannan päivittäminen suorituskyvyn parantamiseksi7. metatietojen varmuuskopioiminen (vain varastot, jotka käyttävät Firebirdiä tietokantamoottorina)8. metatietojen palauttaminen (vain varastot, jotka käyttävät Firebirdiä tietokantamoottorina)9. tietokannan indeksien uudelleen muodostaminen10.tietokantakohteiden tilastojen päivittäminen11.sisällön mukaan haun indeksin pakkaaminen12.toiminnon viimeisteleminen

Seuraavat tehtävät tehdään, kun suoritat Optimoi tietokanta (nopea) -toimenpiteen:

1. metatietojen indeksien uudelleen rakentaminen2. kohteiden relevanssipisteiden laskeminen uudelleen3. kohdetyyppien muutoslokien tyhjentäminen4. tietokantakohteiden tilastojen päivittäminen


Päivitä tiedostojen salaustila

Asetuksen Käytä salausta (data at rest) mukaisesti, kohdassa Dokumenttivaraston lisäominaisuudet (sivu249), Päivitä tiedostojen salaustila tekee jonkin seuraavista:

• Jos Käytä salausta (data at rest) on valittu, kaikki varastossa olevat aiemmin salaamattomat tiedostotsalataan nyt.

• Jos Käytä salausta (data at rest) ei ole valittu, salaus poistetaan kaikista varastossa olevistatiedostoista.

Muodosta uudelleen sisällön mukaan haun indeksi

Tämä toimenpide muodostaa täysin uudelleen sisällön mukaan haun indeksin, mihin voi kuluahuomattavasti aikaa suurissa säilytyspaikoissa. Esimerkiksi kymmeniä gigatavuja sisältävissä varastoissatoiminnon suorittaminen voi kestää useita päiviä.

Suosittelemme suorittamaan tämän toimenpiteen, jos arvelet, että hakuindeksi on saattanut korruptoituatai jos hakutoimet ovat tavallista hitaampia. Suurille säilytysvarastoille suosittelemme tekemään tämäntoimenpiteen kahdesti vuodessa, etenkin jos kohteita muokataan paljon.

Huomaa: Normaalisti toiminto poistaa varaston hakutoiminnot käytöstä. Katso ohjeetuudelleenmuodostusprosessin suorittamisesta poistamatta hakutoimintoja käytöstä toiminnon ajaksitietokanta-artikkelista How to rebuild the full-text search index in a large repository.

Muodosta uudelleen esikatselukuvat

Voit nollata varaston esikatselukuvien välimuistin, jos käytät esikatselukuvien näkymää M-FilesDesktopissa ja jos kuvat eivät toimi kunnolla. Näin voi tapahtua esimerkiksi silloin, kun on asennettuohjelmisto, joka pystyy näyttämään esikatselukuvia, joita aikaisemmin ei voitu näyttää.

Tarkista ja korjaa

Tällä toimenpiteellä voidaan varmistaa, että tietokanta on ehjä ja että kaikki tiedot on tallennettu oikeinM-Filesiin. Läpikotainen-tila tarkistaa lisäksi, vastaavatko varaston tiedostodatan sijainnin fyysistentiedostojen tarkistussummat metatietokannan ilmoittamia.

Jos virheitä löytyy, M-Files voi korjata osan automaattisesti, mutta jotkin virheet saattavat edellyttääkäyttäjän toimia. Jos olet löytänyt virheitä, joita ei voi korjata automaattisesti ja joita et osaa korjata itse, otayhteys asiakaspalvelun osoitteeseen [email protected].

Suosittelemme suorittamaan Tarkista ja korjaa (läpikotainen) -toiminnon kahdesti vuodessa.

Seuraavat tehtävät tehdään, kun suoritat Tarkista ja korjaa -ylläpitotoimenpiteen:

1. varastotietojen tarkistaminen2. erityisien tietueiden tarkistaminen3. datatiedostotietueiden tarkistaminen4. fyysisten datatiedostojen tarkistaminen5. tiedostotietueiden tarkistaminen6. tiedostojen linkkitietueiden tarkistaminen7. kohdeversioiden tarkistaminen8. kohteiden ominaisuuksien tarkistaminen (yleiset yhteneväisyystarkistukset)9. kohteiden ominaisuuksien tarkistaminen (tarkat yhteneväisyystarkistukset)10.toiminnon viimeisteleminen

https://kb.cloudvault.m-files.com/Default.aspx#3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC/object/130BC78B-3E5F-4A39-B8E3-113F9C05C9C4/latest



Tarkista ja korjaa (läpikotainen)- ja Tarkista ja korjaa (nopea) -toimenpiteiden aikana suoritetut vaiheetovat samoja, mutta erona on se, että fyysisten datatiedostojen tarkistamisen aikana (vaihe 4 (sivu 274))Tarkista ja korjaa (läpikotainen) -toimenpiteessä tiedostojen tarkistussummat lasketaan ja niitä verrataanmetatietojen tietokantaan tallennettuihin tarkistussummiin.

Ylläpitosuositukset

Tässä on lyhyt kooste suositelluista ylläpitotoimista:

• Optimoi tietokanta -toimenpidettä ei tarvitse suorittaa säännöllisesti. M-Files huolehtii siitäautomaattisesti.

• Muodosta uudelleen sisällön mukaan haun indeksi -toimenpide pitäisi suorittaa kahdesti vuodessasuurille varastoille (joissa on satojatuhansia kohteita ja satoja gigatavuja tietoa).

• Muodosta uudelleen esikatselukuvat -toimenpidettä tarvitaan vain, jos esikatselukuvat eivät toimikunnolla.

• Tarkista ja korjaa (läpikotainen) -toimenpide olisi tehtävä kahdesti vuodessa kaikille säilytyspaikoille.• Varaston ja päätietokannan varmuuskopioiden eheys tulisi tarkistaa vähintään 2–4 kertaa vuodessa.

Jos käytetään upotettua Firebird SQL -tietokantaa, katso Dokumenttivaraston varmuuskopiointi (sivu264), Dokumenttivaraston palautus (sivu 266) ja Päätietokannan varmuuskopiointi ja palautus(sivu 247). Jos käytössä on Microsoft SQL Server, katso varmuuskopioiden luomiseen käyttämiesivarmuuskopiointityökalujen dokumentaatiota. Katso lisäksi varmuuskopioihin liittyviä lisäohjeita ja hyviäkäytänteitä kohdasta Varmuuskopiointikäytäntö.

Kielet ja käännökset

M-Files-käyttöliittymän kieleen vaikuttaa kolme seikkaa:

• M-Files-ohjelmiston kieli• varaston kieli• Windowsin näyttökieli

Voit vaihtaa helposti minkä tahansa ohjelmistokielien välillä asetuksella kieliasetus (sivu 275) jäljempänäkuvatulla tavalla. Ohjeet varaston metatietorakenteen kääntämiseen haluamallesi kielelle ovat osiossaMetatietorakenteen kääntäminen (sivu 276).

Windows-näyttökielen vaihtaminen riippuu Windows-versiosta. Esimerkiksi Windows 10:ssä voit vaihtaanäyttökieltä valitsemalla Ohjauspaneeli > Kieli.

Huomaa: M-Files Webillä on eri vaatimukset täysin lokalisoidulle käyttäjäkokemukselle. Katsolisätietoja tästä huomautuksesta (sivu 487).

Ohjelmiston kielen vaihtaminen

M-Files-ohjelmistoa voidaan käyttää usealla eri kielellä. Kielen vaihto on helppoa, ja kieli voidaanvaihtaa käytön aikana. Voit avata Vaihda kieli -ikkunan napsauttamalla M-Filesin kuvaketta Windowsinilmaisinalueella ja valitsemalla Asetukset > Vaihda kieli. M-Files-ohjelmisto tarjoaa nämä kieletautomaattisesti.

Tällöin esimerkiksi käyttäjä, joka on valinnut ohjelmiston kieleksi englannin, näkee seuraavat valinnatenglanniksi: Check Out, Check In ja Workflow. Jos valittuna on suomi, samat valinnat näkyvät suomeksi:Varaa muokattavaksi, Palauta muokkauksesta ja Työnkulku.

Mikäli ohjelmistosta halutaan uusia kieliversioita, joita ei vielä ole tarjolla, tulee tästä käännöstyöstä sopiaerikseen M-Filesin kanssa.

https://kb.cloudvault.m-files.com/Default.aspx#3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC/object/12DBD11C-9FF8-4839-9DE5-6F6277A48A1A/latest


Metatietorakenteen kääntäminen

Dokumenttivaraston metatietorakenne voidaan kääntää usealle eri kielelle. Dokumenttivarastonmetatietorakenteella tarkoitetaan mm. kohdetyyppejä, luokkia, ominaisuusmäärittelyitä, arvolistoja jatyönkulkuja. Esimerkiksi dokumenttiluokkien nimet, kuten Tarjous, Tilaus ja Sopimus, voidaan kääntäähalutuille kielille.

Yritys voi kääntää koko metatietorakenteen itse tai käännättää sen muualla. Käännösmateriaalinkäsittely on helppoa: järjestelmänvalvoja voi viedä käännösmateriaalin XML-tiedostomuodossa.Varsinaisen käännöksen voi tehdä joku muu henkilö yrityksessä, tai materiaali voidaan käännättääammattikääntäjällä tai käännöstoimistossa. Varsinainen käännöstyö ei siis ole sidoksissa M-Files Adminiintai sen käyttöoikeuksiin.

Metatietorakenteen kääntämisestä on erityistä etua silloin, kun yrityksellä on esimerkiksi toimintojakahdessa tai useammassa maassa. Tällöin käyttäjät voivat lisätä dokumentteja ja muita kohteitakäyttämällä oman äidinkielensä mukaista metatietorakennetta. Metatietorakenteen monikielisyydestä onhyötyä, jos yrityksessä on käytössä useampia yrityskieliä muusta kuin maantieteellisestä syystä.

Katso kohdasta Monikieliset metatietorakenteet (sivu 277) lisätietoa siitä, miten luodaan lokalisoitu versiovarastosi metatietorakenteesta.

Ohjelmistolla ja metatietorakenteella eri kieli

M-Filesin varsinaisten toimintojen lisäksi myös dokumenttivarastokohtaiset metatiedot ovat valittavissaja muokattavissa käyttäjän valitsemalla kielellä silloin, kun myös metatietorakenne on käännetty. Mikälimetatietorakennetta ei ole käännetty eri kielille, esimerkiksi suomesta englanniksi, käyttäjän on useinvaikea hahmottaa, miksi välillä jokin tieto näkyy suomeksi ja välillä englanniksi. Ainoastaan käyttäjät, joillaon järjestelmänvalvojan oikeudet, voivat nähdä ja muokata varsinaista metatietorakenteen sisältöä.

Esimerkiksi luokka Proposal, kohdetyyppi Customer sekä ominaisuusmäärittely Document date ovatosa metatietorakennetta. Mikäli käyttäjä on valinnut ohjelmiston kieleksi suomen, mutta varsinaistametatietorakennetta ei ole käännetty suomeksi, näkee käyttäjä nämä valinnat ainoastaan englanniksi,koska ne on metatietorakenteeseen lisätty ja nimetty englanniksi.

Tällöin esimerkiksi uutta dokumenttia luotaessa osa metatietokortin tiedoista näkyy suomeksi (Lisääominaisuus, Avaa muokattavaksi ja Luo) ja osa englanniksi (Proposal, Customer ja Project). Tämäjohtuu siitä, että esimerkiksi teksti Luo on osa M-Files-ohjelmistoa, joka on käännetty suomeksi, muttametatietorakenteeseen kuuluvaa Proposal-käsitettä ei ole vielä käännetty.


Kuva 92. Sekä suomea että englantia sisältävä metatietokortti.

Tässä kappaleessa

• Monikieliset metatietorakenteet (sivu 277)• Ohjelmiston ja varaston kielen valinta (sivu 283)

Monikieliset metatietorakenteet

Metatietorakenne on aina dokumenttivarastokohtainen, ja varastolla voi olla monikielinenmetatietorakenne. Esimerkiksi seuraavat metatietorakenteen elementit voidaan kääntää:

• luokkien ja luokkaryhmien nimet


• kohdetyyppien nimet• arvolistojen nimet ja arvot (esim. kokoustyypit)• ominaisuusmäärittelyiden nimet• käyttäjäryhmien ja nimettyjen käyttöoikeusluetteloiden nimet• työnkulkujen ja niiden tilojen nimet• näkymien nimet.

Huomaa: Varsinaisten dokumenttien tai muiden kohteiden nimet eivät ole käännettävissä.

Arvolistojen oletusasetuksena on, että arvolistan sisältöä ei käännetä. Jos haluat kääntää arvolistansisällön, eli itse arvot, suorita seuraavat vaiheet:




4. Laajenna vasemman reunan puunäkymässä kohta Metatietojen rakenne (tasainen näkymä) ja valitsesitten Arvolistat.

Arvolistat-luettelo avautuu oikeaan sivupaneeliin.

5. Kaksoisnapsauta arvolistaa, jota haluat muokata.

Arvolistan ominaisuudet -ikkuna avautuu.

6. Avaa Lisäasetukset-välilehti.

7. Ota käyttöön Tämän arvolistan sisällöt voidaan kääntää.

8. Napsauta OK, kun haluat sulkea Arvolistan ominaisuudet -valintaikkunan.

Valitun arvolistan sisällön voi nyt kääntää.

Tässä kappaleessa

• Metatietorakenteen kääntäminen (sivu 278)

Metatietorakenteen kääntäminen

Kielet ja käännökset -ikkunan avulla voit tuoda metatietorakenteen käännettävän sisällön ja kääntääviedyn rakenteen Excelissä, Wordissa tai ammattikäännösohjelmassa, kuten SDL Tradosissa tai SDLPassolossa.

Noudata seuraavia ohjeita, jotta voit kääntää varaston metatietorakenteen.

Sinun pitää avata ensin Kielet ja käännökset -valintaikkuna.



3. Valitse haluamasi varasto.

4. Avaa Toiminta-valikko ja valitse Kielet ja käännökset.


Valitun varaston Kielet ja käännökset -ikkuna avautuu.

Lisää seuraavaksi kielesi luetteloon ja vie lista termeistä XML- tai XLIFF-tiedostoon.


Kieli-ikkuna avautuu.

6. Kirjoita kielen nimi Nimi-kenttään.

7. Valinnainen Anna valitsemasi kielen koodi Koodi-kenttään.

Se voi olla esimerkiksi ISO 639-1 -koodi.

8. Sulje Kieli-ikkuna napsauttamalla OK.

9. Valitse juuri lisäämäsi kieli luettelosta.

10.Napsauta Vie...-painiketta.

Vie merkkijonot -valintaikkuna avautuu.

11.Määritä asetukset kielen viennille.

Katso lisätietoja kohdasta Kielten lisääminen ja vieminen (sivu 280).

12.Määritä vientitiedostosi sijainti ja napsauta Tallenna.

Vientitiedosto tallennetaan XML- tai XLIFF-tiedostona määrittämääsi sijaintiin.

Kun vienti on suoritettu, voit aloittaa varsinaisen kääntämisen.

13.Avaa viemäsi tiedosto valitsemallasi ohjelmalla ja lisää käännökset.

Lisätietoa prosessin suorittamisesta Microsoft Excel -ohjelmalla on kohdassa KääntäminenMicrosoft Excelissä (sivu 281).

Viimeisenä vaiheena valmis käännös tuodaan takaisin M-Filesiin.

14.Palaa M-Files Adminiin ja toista vaiheet 2–4, jotta voit avata Kielet ja käännökset -ikkunan.


15.Napsauta Tuonti...-painiketta.

16.Valitse kohdekieli ja napsauta Avaa.

17.Valitse, haluatko tuoda kaikki merkkijonot vai vain käännetyiksi merkityt.

Katso lisätietoja kohdasta Käännösten tuonti (sivu 283).

18.Napsauta OK.

19.Kun tuonti on valmis, sulje Kielet ja käännökset -ikkuna napsauttamalla Sulje.

Käännökset juuri lisätylle kielelle on tuotu M-Filesiin, ja voit valita varaston kielen (sivu 283) M-FilesDesktopissa.

Tässä kappaleessa

• Kielten lisääminen ja vieminen (sivu 280)• Kääntäminen Microsoft Excelissä (sivu 281)• Käännösten tuonti (sivu 283)

Kielten lisääminen ja vieminen

Kielet ja käännökset -valintaikkunan Vie-toiminnolla voit määrittää, mille kielelle käännös tehdään ja missämuodossa käännettävän materiaalin halutaan olevan:

Kuva 93. Vie merkkijonot -valintaikkuna.

Kielet

Valitse lähde- ja kohdekieli. Huomaa, että voit kääntää metatietorakenteen vain yksi kieli kerrallaan.


Jos työskentelet Excelissä, sekä lähdekieli että kohdekieli on vietävä. Tällöin lähdekielen merkkijonot, elikäännettävät sanat, ovat omassa sarakkeessaan ja vastaavasti kohdekielen käännökset lisätään omaansarakkeeseensa.

Voit myös viedä pelkän lähdekielen. Mikäli käytät käännöstoimistoa tai erillistä käännösohjelmistoakääntämiseen, selvitä missä muodossa käännösmateriaalin tulee olla.

Merkkijonot

Kun aloitat kääntämisen ensimmäistä kertaa, valitse Vie kaikki merkkijonot. Merkkijono tarkoittaa yhtäkäsitettä, nimettyä määritettä metatietorakenteessa, eli tavallisesti sanaa tai fraasia. Jokaisella kielellä onomat merkkijononsa, eli oma sanastonsa metatietorakennetta varten.

Voit myöhemmin viedä vain uudet tai muutetut merkkijonot käyttämällä asetusta Vie ainoastaanmerkkijonot, joita ei ole merkitty käännetyiksi.

Tiedostomuoto

Valittavat tiedostomuodot ovat yksinkertainen XML ja XLIFF.

Valitse yksinkertainen XML, jos haluat kääntää merkkijonot Microsoft Wordissa tai Excelissä. ValitseXLIFF, jos aiot käyttää ammattilaisen käännöstyökalua, kuten SDL Trados tai SDL Passolo.

Kääntäminen Microsoft Excelissä

Metatietorakenne on helppo kääntää kohdekielelle Excelissä. Valitse vain oletusasetukset XML-taulukkonaja Excel luo rakenteen XML-lähdetietojen perusteella.

Identifier on kyseisen käsitteen eli käännettävän sanan tai fraasin tunniste. Esimerkiksi PropertyDef-alkuinen tunniste kertoo, että kyseessä on ominaisuusmäärittelyn nimi. ObjectType on vastaavastikohdetyypin nimi ja UserGroup on käyttäjäryhmän nimi. M-Files luo nämä tunnisteet automaattisesti.Kääntäjän ei varsinaisesti tarvitse näistä tunnisteista välittää, mutta hän voi hyödyntää tunnistetietoasopivaa käännöstä valitessaan. Katso lisää tunnisteiden nimeämisestä kohdasta Tunnisteidennimeämiskäytäntö (sivu 282).

Source- sarakkeesta löytyy kaikki käännettävät käsitteet. Target-sarake on tyhjä. Kääntäjä kirjoittaakäännökset tähän sarakkeeseen.


Kuva 94. Viety XML-taulukko avattuna Excelissä kääntämistä varten.

Edellä olevassa esimerkissä on aloitettu käännös englannista kohdekielelle. Target-sarakkeeseen lisätäänjokaista lähdekielen merkkijonoa vastaava käännös. Kun käännös on lisätty, translated-sarakkeessa oleva0 tulee korvata 1:llä. Tämä kertoo M-Filesille, että merkkijono on käännetty.

Tunnisteiden nimeämiskäytäntö

Tunnisteet muodostetaan seuraavasti: TableID_ResourceID1_ResourceID2_StringID.

• Taulukon ID: Kyseisen metatietorakenteen elementin tunniste.

• PropertyDef• ObjectType• Item (viittaa käännettävissä olevaan arvolistan arvoon)• NamedACL• View• Language

• Tietueen ID 1: Kyseisen metatietoelementin ID-numero. Esimerkki: Dokumentti-kohdetyypin tunniste onObjectType_0_0_Name, jossa ObjectType on taulukon ID ja ensimmäinen 0 tietueen ID 1. TietueenID 2 on aina 0 muilla kuin Item-elementeillä.

• Tietueen ID 2: Kyseisen arvon ID-numero. Esimerkki: työnkululla Työhakemusten käsittely on M-Filesinesimerkkivarastossa tunniste Item_7_105_Name, jossa Item on taulukon ID, 7 tietueen ID 1 ja 105tietueen ID 2, minkä perusteella Työnkulut-arvolistan arvo tunnistetaan.

• Merkkijonon ID (Name tai NamePlural): Tämä tunnisteen osa määrittää, tuleeko käännöksen ollayksikkö- vai monikkomuodossa.


Käännösten tuonti

Kun käännös tehdään Microsoft Excelissä, merkkijono voidaan merkitä käännetyksi vaihtamalla translated-sarakkeen solun arvo 0:sta 1:een. Translated-sarakkeen arvolla ei kuitenkaan ole merkitystä ja kaikkimerkkijonot tuodaan M-Filesiin, jos käännöstä takaisin M-Filesiin tuotaessa valittuna on Tuo kaikkimerkkijonot -vaihtoehto.

Huomaa: Jos kohde-sarake jää tyhjäksi ja käännetty-sarakkeen arvo on 1, M-Files käyttääkäännöksenä lähdekielen merkkijonoa.

Jos haluat tuoda ainoastaan käännetyiksi merkityt merkkijonot, valitse Tuo ainoastaan merkkijonot,jotka on merkitty käännetyiksi. Tällöin M-Filesiin tuodaan ainoastaan ne merkkijonot, joilla on translated-sarakkeessa arvo 1. Esimerkiksi silloin, kun lähdekieleen on tullut muutama uusi käsite myöhemmässävaiheessa, tällä valinnalla voidaan tuoda pelkästään uusien käsitteiden käännökset M-Filesiin.

Mikäli lähdekieleen tehdään muutoksia, tämä versiotieto löytyy viedyn XML-tiedoston source-version-sarakkeesta: kun lähdekielen merkkijonoon on tehty muutoksia, ko. merkkijonon solun arvo kasvaa ainayhdellä. Tällöin kohdekielen käännös tulee tarkistaa ja muuttaa lähdekielen muutosta vastaavaksi.

Lisäksi mikäli translated-sarakkeeseen on muutettu käännettyjen merkkijonojen kohdalle aiemmin arvoksi1, ne palautuvat arvoon 0, mikäli ko. merkkijonoihin tehdään muutoksia lähdekielen osalta. Tämän takiaon hyvä ohjeistaa kääntäjä merkitsemään käännetyt ja hyväksytyt käännökset käännetyiksi, jolloin arvo 1kertoo, että kohdekielen käännökset ovat ajan tasalla.

Kun käännös halutaan tuoda takaisin M-Filesiin Microsoft Excelistä, tallennetaan käännetty XML-tiedosto Microsoft Excelissä valitsemalla tallennusmuoto XML Data. Tämän jälkeen tiedosto tuodaan M-Filesiin Kielet ja käännökset -ikkunan Tuo-toiminnolla. Tiedoston nimi voi olla tuontivaiheessa eri kuinvientivaiheessa.

Käännösten tuonti M-Filesiin on helppoa. Valitset vain sopivan kohdekielen ja sen, tuodaanko kaikkimerkkijonot vai ainoastaan käännetyksi merkityt merkkijonot.

Tuonnin jälkeen M-Files kysyy, haluatko muodostaa uudelleen sisällön mukaan haun indeksin metatietojenosalta. Muokattuja käännöksiä ei käytetä hauissa, ennen kuin haun indeksi on muodostettu uudelleen.Tämä voi kestää minuutteja tai jopa useita tunteja riippuen dokumenttivarastossa olevien kohteidenmäärästä.

Ohjelmiston ja varaston kielen valinta

Käyttäjät voivat vaihtaa sekä ohjelmiston kielen että varaston kielen M-Files Desktopin kautta. Ohjelmistonkielellä tarkoitetaan M-Filesin käyttöliittymässä näkyviä tekstejä ja leimoja, kuten painiketekstejä,ikkunoiden otsikoita, varoitusviestejä jne. Varaston kielellä tarkoitetaan metatietorakenteen kieltä, joka onaina dokumenttivarastokohtainen.

Vaihda ohjelmiston ja varaston kieli seuraavasti:

1. Paina M-Files Desktopissa Alt ja valitse valikkoriviltä Asetukset > Vaihda kieli....

Vaihda kieli -ikkuna avautuu.

2. Valitse Ohjelmiston kieli -pudotusvalikosta M-Filesin käyttöliittymän kieli.

3. Valitse Varaston kieli -pudotusvalikosta tämänhetkisen varaston kieli.

Tämä varaston kielten valikoima sisältää kaikki ne kielet, joille kyseinen dokumenttivarasto onkäännetty.


4. Vaihda kielet napsauttamalla OK. Vaihda kieli -ikkuna sulkeutuu.

M-Filesin käyttöliittymän kieli ja tämänhetkisen varaston kieli vaihtuvat muuttuvat määritetyn mukaisesti.

Mikäli 1) ohjelmiston asennuskieliversio, 2) varaston kieli ja 3) Windows-näyttökieli on valittu samaksi,kaikki M-Filesin toiminnot ja kyseisen dokumenttivaraston metatietorakenne näkyvät käyttäjälle ko. kielenmukaisesti.

Huomaa: Jos haluat luoda uuden varaston, jonka kieli on eri kuin nykyinen ohjelmiston kieli,vaihda ohjelmiston kieli ja käynnistä M-Files Server -palvelu uudelleen Windows Tehtävienhallinnankautta ennen varaston luomista.

Huomaa: Mikäli käyttäjä lisää uuden arvon arvolistaan, tämä uusi arvo (käsite) lisätäänalkuperäiseen metatietorakenteeseen eli lähdekielen sisältöön riippumatta siitä, mikä käyttäjänvaraston kieli on. Esimerkiksi käyttäjä, jolla on suomen kieli valittuna varaston kieleksi, voi lisätäuuden arvon LVI-piirustus arvolistaan Drawing Types/Piirustustyypit. Jos lähdekielenä on ollutenglanti, näkyy tämä uusi suomenkielinen arvo ” LVI-piirustus ” englanninkielisten arvojen seassa:" Architectural, LVI-piirustus, Mechanical, Services jne. Ko. arvon nimi voidaan vaihtaa Arvolistanominaisuuksissa lähdekielen mukaiseksi, jonka jälkeen se voidaan kääntää takaisin suomeksi.Yhteisten näkymien nimeäminen tapahtuu samalla tavalla käyttäjän lisäämän tekstin mukaisestiriippumatta lähdekielestä.

Huomaa: Mikäli metatietorakenne on käännetty usealle eri kielelle, käyttäjän valitsema ohjelmistontai varaston kieli ei vaikuta hakutuloksiin. Esimerkiksi jos käyttäjä on valinnut kieleksi suomen jalisännyt dokumentin luokkaan Hinnasto, tulee kyseinen dokumentti hakutuloksiin mukaan, kunkäytetään hakumäärittelyä Price List. Tällöin kuitenkin käsitteiden Price List ja Hinnasto tulee ollatoistensa käännöksiä eli saman käsitteen eri käännösversioita.

Käyttäjäkohtaisen varaston oletuskielen vaihtaminen

Järjestelmänvalvojat voivat myös vaihtaa varaston oletuskielen käyttäjäkohtaiseksi. Oletuskieleksi voidaanvalita mikä tahansa varaston kielistä. Jos käyttäjä tai järjestelmänvalvoja ei vaihda varaston kieltä, M-Fileskäyttää oletuksena varaston lähdekieltä.

Vaihda varaston oletuskieli käyttäjäkohtaiseksi seuraavasti:






5. Napsauta hiiren oikealla painikkeella käyttäjää, jonka varaston oletuskielen haluat vaihtaa, ja valitseOminaisuudet pikavalikosta.


6. Vaihda valitun käyttäjän varaston oletuskieli Varaston kieli -pudotusvalikon avulla.

7. Tallenna muutokset napsauttamalla OK. Käyttäjän ominaisuudet -ikkuna sulkeutuu.

Valitun varaston oletuskieli on vaihdettu valitulle käyttäjälle.


Yhteydet ulkoisiin lähteisiin

M-Files tarjoaa joustavia tapoja tiedon esittämiseen ja siirtämiseen myös ulkoisista tietolähteistä.Esimerkiksi tietokantojen osalta vaatimus on, että tietokanta tukee OLE DB- tai ODBC (Open DatabaseConnectivity) -yhteyksiä. Tietokantayhteys voi olla vain luku -tyyppinen tai kaksisuuntainen. Vain luku -tyyppisessä yhteydessä M-Files lukee tietoja ulkoisesta tietokannasta, esimerkiksi asiakastietokannasta,mutta uusien tietojen syöttäminen M-Filesin kautta ei ole sallittua. Kaksisuuntaisessa yhteydessä myös M-Filesissa tehdyt muutokset ja lisäykset tallentuvat ulkoiseen tietokantaan.

Hyvä esimerkki ulkoisesta tietokantayhteydestä on M-Filesin yhteistoiminta ulkoisen asiakastietokannankanssa. Monilla organisaatioilla on jo olemassa paljon asiakastietoa. Tietokanta koostuu tauluista, joihintiedot asiakkaista on täytetty. Kun käyttäjä luo uuden tarjousdokumentin M-Filesissa, on luontevaaliittää siihen jo olemassa oleva asiakastieto. M-Files voidaan asettaa tuomaan asiakastietoja ulkoisestatietokannasta. Tämän jälkeen tieto on käytettävissä suoraan esimerkiksi metatietokortissa uuttadokumenttia luotaessa.

Myös olemassa olevien tiedostojen tuonti ja linkitys ulkoisista kohteista on mahdollista. Tämäntoiminnallisuuden avulla M-Filesin käyttöönotto on helppoa ja nopeaa, koska kaikki olemassa olevattiedostot voidaan saavuttaa M-Filesista käsin ilman erillistä mittavaa siirtoprosessia. M-Filesin kauttatiedostoja käytettäessä niihin on myös luontevaa liittää metatiedot samalla. Myös esimerkiksi versiohistoriamuotoutuu M-Filesiin, yhtäaikaiset muokkaukset vältetään ja varmuuskopiointi on helppoa hallita M-Filesinajoitettujen töiden ansiosta. Metatietojen lisääminen myös mahdollistaa M-Filesin hakuominaisuuksienparemman hyödyntämisen.

Tässä kappaleessa

• Ulkoiset tiedostolähteet (sivu 285)• Skannerilähteet (sivu 302)• Sähköpostit (sivu 302)

Ulkoiset tiedostolähteet

Käyttämällä yhteyksiä ulkoisiin lähteisiin voit tuoda tai linkittää tiedostoja ulkoisista tiedostolähteistä M-Filesiin ja nopeuttaa merkittävästi M-Filesin käyttöönottoa. Toiminnon avulla voit esimerkiksi linkittääolemassa olevan verkkolevyn M-Filesiin, jolloin tiedostoja voidaan muokata M-Filesissa ja M-Filesinulkopuolella verkkolevyn kautta.

Voit myös tuoda tiedostoja ulkoisesta lähteestä. Tuomisen yhteydessä tiedostot kopioidaan M-Filesiin.Tällöin M-Filesiin tuotujen tiedostojen muuttaminen ei vaikuta alkuperäisiin tiedostoihin.

Yhteyksiä ulkoisiin lähteisiin voi käyttää hyväksi myös esimerkiksi luotaessa yhteyttä M-Filesin ja skannerinvälille. Voit asettaa M-Files-palvelimen hakemaan uusia tiedostoja lähdekansiosta, johon skannatutdokumentit tallentuvat. Katso lisätietoja luvusta Skannerilähteet (sivu 302).

Tässä kappaleessa

• Uuden yhteyden luonti ulkoiseen lähteeseen (sivu 285)• Metatietojen määrittäminen ulkoiselle tiedostolähteelle (sivu 288)• Hakukelpoinen PDF (sivu 299)

Uuden yhteyden luonti ulkoiseen lähteeseen

Määritä uusi yhteys ulkoiseen lähteeseen noudattamalla seuraavia ohjeita.

https://msdn.microsoft.com/library/windows/desktop/ms722784(v=vs.85).aspx

https://support.microsoft.com/kb/110093


Huomaa: Lue tämä huomautus (sivu 287) ennen kuin aloitat, jos aiot käyttää Linkitä tiedostot(sivu 287) -vaihtoehtoa ja säilyttää alkuperäistiedostot ulkoisessa sijainnissa.




4. Laajenna Yhteydet ulkoisiin lähteisiin vasemman reunan puunäkymässä ja valitse sitten Tiedostot.

5. Aloita uuden yhteyden luonti ulkoiseen lähteeseen napsauttamalla Uusi tiedostolähde...tehtäväalueella.

Yhteysominaisuudet-ikkuna avautuu.

6. Kirjoita Kuvaus-kenttään uuden yhteyden kuvaus. Voit esimerkiksi kuvailla ulkoisen lähteen, jota vartentämä yhteys muodostetaan.

7. Anna Polku palvelimelta -kenttään polku ulkoiseen sijaintiin, johon haluat muodostaa M-Files-yhteyden. Sijainti voi olla esimerkiksi skannerin verkkoasema.

Polku tulee määritellä M-Files-palvelimen näkökulmasta.

8. Valinnainen Merkitse Sisällytä alikansiot -valintaruutu, jos haluat sisällyttää yhteyteen määritetynpolun kansiorakenteen kokonaisuudessaan.


9. Napsauta Valitse käyttäjätili... määrittääksesi M-Files-käyttäjätilin ulkoisen sijainnin tiedostojenkäsittelemiseen.

Oletuksena M-Files käyttää käyttäjätilinä palvelinkoneen identiteettiä (Paikallinen System-käyttäjätili).

10.Valinnainen Määrittele käsiteltävät tiedostot napsauttamalla Suodattimet....

a) Anna Sisällytä mihin tahansa seuraavaan suodattimeen sopivat tiedostot -kenttään suodatin taisuodattimet tiedostoille, jotka on tarkoitus sisällyttää tämän yhteyden kautta.

b) Anna Jätä pois mihin tahansa seuraavaan suodattimeen sopivat tiedostot -kenttään suodatintai suodattimet tiedostoille, jotka on tarkoitus poissulkea tästä yhteydestä.

Oletuksena kaikki tiedostot sisällytetään, lukuun ottamatta BAK- ja TMP-tiedostoja.

Voit käyttää jokerimerkkejä suodattimen määrityksessä (esimerkiksi *.* tai *.docx).Suodattimet erotellaan toisistaan puolipisteellä (;).

11.Valitse joko:

a. Linkitä tiedostot: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat muokata ulkoisen lähteen tiedostoja sekä M-Filesissa että ulkoisesti. M-Filesissa tehdyt muutokset näkyvät myös ulkoisille käyttäjille, ja M-Filesinulkopuolella tehdyt muutokset näkyvät M-Filesissa. M-Files säilyttää linkitettyjen dokumenttienversiohistorian siten, että ainakin kaikki M-Filesilla muokatut dokumenttiversiot ovat tallessa, vaikkatiedostoa muokattaisiin myös M-Filesin ulkopuolelta.

! Tärkeää:

Jos M-Files käyttäjäryhmällä Kaikki sisäiset käyttäjät tai Kaikki sisäiset ja ulkoisetkäyttäjät ei ole linkitetyn dokumentin muokkausoikeuksia, dokumentti poistetaanulkoisesta tiedostolähteestä, kun se lisätään M-Filesiin. Jos näin käy, voit milloin tahansakopioida tiedoston takaisin ulkoiseen sijaintiin lisäämällä muokkausoikeudet jokokäyttäjäryhmälle Kaikki sisäiset käyttäjät tai Kaikki sisäiset ja ulkoiset käyttäjät (katsoKohteen suojausasetukset (sivu 76)).

Tämä käyttäytyminen voidaan estää rekisteriasetuksella. Katso ohjeet kohdasta Linkitettyjendokumenttien poiston estäminen (sivu 561).

tai

b. Tuo tiedostoja: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat, että ulkoisen lähteen tiedostot kopioidaan M-Filesiin. Tuotujen dokumenttien muokkaus M-Filesissa ei vaikuta alkuperäisiin tiedostoihin.

Voit merkitä myös Poista lähdetiedosto tuonnin jälkeen -vaihtoehdon valintaruudun, jos haluat,että lähdetiedostot poistetaan sen jälkeen, kun ne on tuotu M-Filesiin. Tästä asetuksesta voi ollahyötyä esimerkiksi tuotaessa skannattuja dokumentteja M-Filesiin.

12.Valinnainen Merkitse Säilytä kansiorakenne -valintaruutu ja anna Kohdekansio-kenttään ulkoistentiedostojen kohdekansio, jos haluat säilyttää ulkoisen lähteen alkuperäisen kansiorakenteen M-Filesissaperinteisiä kansioita käyttäen.

Voit päivittää perinteisten kansioiden luettelon tai lisätä uuden perinteisen kansion varastoonnapsauttamalla ► (oikealle osoittava kolmio).

13.Valinnainen Merkitse Päivitä väliajoin uudet ja poistuneet tiedostot -valintaruutu, jos haluat, ettäM-Files tarkistaa lähdekansiota määritellyin välein ja päivittää uudet ja poistuneet tiedostot ja kansiotM-Filesiin automaattisesti. Jos otat vaihtoehdon käyttöön, kaikki lähdekansioon tehtävät muutoksetnäkyvät automaattisesti myös M-Filesissa.


a) Anna Väliaika päivitysten välillä -kenttään sekunteina automaattisten lähdekansiotarkistustenaikaväli sen mukaan, kuinka usein haluat M-Filesin tarkistavan lähdekansioon tehdyt muutokset.

14.Valinnainen Voit muodostaa yhteyden ulkoiseen lähteeseen heti napsauttamalla Päivitä nyt.

Voit katsoa lisätietoja ulkoisen lähteen päivitysprosessista napsauttamalla Päivityksentilanne....

15.Valinnainen Määritä ulkoisiin kohteisiin lisättävät metatiedot Metatiedot-välilehdellä.

Katso lisätietoja kohdasta Metatietojen määrittäminen ulkoiselle tiedostolähteelle (sivu 288).

16.Valinnainen Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää uudelle yhteydelle aliaksen.

Katso lisätietoja kohdasta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 339).

17.Lopeta uuden yhteyden luonti napsauttamalla OK.

Uusi yhteys ulkoiseen lähteeseen on luotu ja lisätty Tiedostot-luetteloon. Tiedostot lisätään ulkoisestalähteestä M-Filesiin yhteydelle määrittämiesi asetusten mukaisesti.Metatietojen määrittäminen ulkoiselle tiedostolähteelle

Näitä ohjeita noudattamalla voit määrittää automaattisia metatietoja ulkoisen sijainnin kautta luoduilledokumenteille.





5. Kaksoisnapsauta Tiedostot-luettelosta tiedostoa, jota haluat muokata.



6. Napsauta Metatiedot-välilehteä.

Metatiedot-välilehti avautuu.


7. Valitse Kohdetyyppi-pudotusvalikosta kohdetyyppi, jonka ulkoiset kohteet saavat, kun ne tuodaan tailinkitetään M-Filesiin.

8. Määritä ulkoisista tiedostoista luoduille kohteille automaattisesti lisättävä uusi ominaisuus jaarvo napsauttamalla Lisää... tai valitse jokin olemassa olevista ominaisuuksista ja muokkaa sitänapsauttamalla Muokkaa....



9. Valitse Ominaisuus-pudotusvalikosta ominaisuus, jolle haluat määritellä arvon.

10.Valitse Määrittele ominaisuus -ikkunassa jokin seuraavista vaihtoehdoista:

a. Käytä kiinteää arvoa: Käytä tätä vaihtoehtoa, kun haluat määrittää kiinteän ominaisuuden arvon.

tai

b. Lue HP DSS -ohjelmiston tuottamasta XML-tiedostosta: Käytä tätä vaihtoehtoa, jos haluathankkia ominaisuusarvon käyttäjän toimittamista metatiedoista, kun dokumentti skannataan ja OCR-luetaan HP DSS -ohjelmistolla.

tai

c. Lue XML-tiedostosta: Käytä tätä vaihtoehtoa ominaisuusarvon lukemiseen XML-tiedostosta XPath-lausekkeen avulla.

Otetaan esimerkiksi seuraava XML-tiedosto:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <document> <name>Dokumentin nimi</name> <keywords>XML-tiedoston avainsanat</keywords> </document>

Jotta voisit käyttää XML-tiedostossa keywords-elementin sisällä olevaa tekstiä valitunominaisuuden arvona, sinun tulee kirjoittaa document/keywords kenttään Lue XML-tiedostosta.Näin ominaisuuden arvoksi tulee XML-tiedoston avainsanat. Merkkijono document/keywordson yksinkertainen XPath-lauseke. Se valitsee kaikki keywords-elementit, jotka ovat document-elementin alielementtejä.

XPath on W3C-standardisyntaksi XML-dokumentin kohtien määrittelyyn. Jos haluat tarkempia tietojaXPath-syntaksista, katso W3Schools XPath Tutorial.

https://www.w3schools.com/xml/xpath_syntax.asp


Huomaa: Jos XML-tiedostossa käytetään nimitiloja, sinun on otettava ne huomioonXPath-lausekkeessa. Voit käyttää lausekkeessa nimitilojen etuliitteitä. Huomaa, ettäoletusarvoisessa nimitilassa ei ole etuliitettä. On myös mahdollista valita oletusarvoisestanimitilasta esimerkiksi käyttämällä lausekkeessa XPath-toimintoa namespace-uri() tai local-name() taikka kumpaakin. Useita nimitiloja samassa etuliitteessä ei tueta.

Esim.

mynamespace:document/keywords

tai

//*[namespace-uri()='http://www.exampleuri.com' and local-name()='document']/[namespace-uri()='http://www.exampleuri.com' andlocal-name()='keywords']

tai

d. Käytä OCR-arvolähdettä: Napsauta Määritä... määrittääksesi skannatusta dokumentistavyöhykkeen ominaisuusarvon hakua varten. Lisätietoja on kohdassa OCR-arvolähteen määritys(sivu 293).

tai

e. Lue tuodun tiedoston ominaisuuksista: Käytä tätä vaihtoehtoa, kun haluat täyttääominaisuusarvoon Microsoft Windows -tiedoston ominaisuusarvon. Valitse Tiedoston ominaisuus-pudotusvalikosta sopiva ominaisuus. Tiedoston ominaisuuksien hyväksytyt tietotyypit ovatseuraavat:

• Nimi: Teksti, Teksti (monirivinen)• Hakemisto: Teksti, Teksti (monirivinen)• Tiedostotunniste: Teksti, Teksti (monirivinen), Valitse listasta• Luotu: Aikaleima• Viimeksi muokattu: Aikaleima• Viimeksi käytetty: Aikaleima• Vain luku: Totuusarvo (kyllä/ei)• Piilotettu: Totuusarvo (kyllä/ei)• Arkisto: Totuusarvo (kyllä/ei)

11.Jos valittu ominaisuus on Valitse listasta -tietotyyppiä ja valitsit Lue HP DSS -ohjelmistontuottamasta XML-tiedostosta, Lue XML-tiedostosta tai Käytä OCR-arvolähdettä edellisessävaiheessa, valitse Muunnos arvolistan arvoksi -kohdassa jompikumpi seuraavista:

a. Käytä luettua arvoa ID-arvona: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat käyttää haettua arvoa arvolistanarvon tunnisteena erikseen määritettävällä nimellä.

tai

b. Käytä luettua arvoa nimenä: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat käyttää haettua arvoa arvolistanarvon nimenä. Merkitse Lisää uusi arvo listaan, jos vastaavaa arvoa ei löydy -valintaruutu, joshaluat lisätä uuden arvon listaan aina, kun uusi arvo haetaan.

12.Napsauta OK, kun haluat sulkea Määrittele ominaisuus -valintaikkunan.

https://www.w3schools.com/xml/xml_namespaces.asp


13.Määritä Suojausasetukset-pudotusvalikossa suojausasetukset uusille ulkoisen lähteen kautta luoduilleobjekteille.

Voit tarkentaa suojausasetuksia napsauttamalla ...-painiketta.

14.Valinnainen Merkitse Lue arvoja XML-tiedostosta -valintaruutu, jos haluat, että ominaisuusarvotluetaan XML-tiedostosta. Merkitse myös Poista XML-tiedosto käytön jälkeen -valintaruutu, jos haluat,että XML-tiedosto poistetaan metatietojen lukemisen jälkeen.

XML-tiedoston nimen tulee olla sama kuin tuotavan tiedoston nimi. Tuetut XML-muodot:

• tavallinen XML-tiedostomuoto• HP Digital Sending Software (DSS) -ohjelmiston tuottama XML-tiedostomuoto.

15.Lopeta metatietojen määritys napsauttamalla OK.

Juuri määrittelemäsi metatiedot annetaan kaikille uusille kohteille, jotka luodaan tämän ulkoisen lähteenkautta.

Tässä kappaleessa

• OCR-arvolähteen määritys (sivu 293)

OCR-arvolähteen määritys

Voit tunnistaa tekstiä tai viivakoodeja skannatusta dokumentista käyttämällä optista tekstintunnistusta(OCR) ja käyttää niitä ulkoisesta lähteestä, tässä tapauksessa skannerista, tuotujen tiedostojenautomaattisina ominaisuusarvoina. OCR-arvolähde on skannattavalle sivulle määriteltävä alue. Katsolisätietoja erilaisten ominaisuuksien määrittämisestä ulkoisista tiedostolähteistä tuotaville objekteillekohdasta Metatietojen määrittäminen ulkoiselle tiedostolähteelle (sivu 288).


• TIF• TIFF• JPG• JPEG• BMP• PNG• PDF


OCR-arvolähteen käyttö on mahdollista ainoastaan ulkoista lähdettä käyttämällä. OCR-arvolähdettä eivoida määritellä M-Files Desktop -ohjelman puolella.

Huomaa: M-Files OCR -moduuli on M-Filesin maksullinen lisäosa. Se voidaan ottaa käyttöönlisenssikoodin avulla. OCR:n käytön mahdollistava lisenssikoodi tulee vaihtaa vanhanlisenssikoodin tilalle. Katso lisätietoja luvusta Palvelinlisenssien hallinta (sivu 229). OCR:nkäyttöönottamiseksi sinun on ladattava ja asennettava lisätiedostoja M-Files Server -palvelimelle(lisätietoja saat ottamalla yhteyttä asiakastukeemme). Tämän jälkeen OCR:ään liittyvät toiminnotovat käytettävissä M-Files Adminissa ja M-Files Desktopissa. M-Files käyttää I.R.I.S.-yrityksenvalmistamaa OCR-moottoria. Mikäli haluat ostaa M-Files OCR -moduulin, ota yhteyttä myyntiimmeosoitteella [email protected].




Huomaa: OCR-arvolähdettä voidaan käyttää ilmankin, että Hakukelpoinen PDF -välilehdellä onotettu käyttöön Käytä OCR:ää, jotta skannatuille dokumenteille voidaan tehdä hakuja sisällönmukaan -vaihtoehto.

Määritä OCR-arvolähde seuraavasti:










7. Määritä ulkoisista tiedostoista luoduille kohteille automaattisesti lisättävä uusi ominaisuus ja arvonapsauttamalla Lisää... tai valitse jokin olemassa olevista ominaisuuksista ja muokkaa ominaisuuttanapsauttamalla Muokkaa....



8. Valitse vaihtoehto Käytä OCR-arvolähdettä ja napsauta Määritä...-painiketta.

OCR-arvolähteen määrittely -ikkuna avautuu.

9. Valitse Alueen tyyppi kohdassa jompikumpi seuraavista:


a. Teksti: Valitse tämä vaihtoehto, jos OCR-alue sisältää tekstiä.

tai

b. Viivakoodi: Valitse tämä vaihtoehto, jos OCR-alue sisältää viivakoodin.

Huomaa: Jos haluat lisätietoa tuetuista viivakoodityypeistä, katso Tuetut viivakoodityypit(sivu 298).

10.Määritä Alueen sijainti -kohdassa alue, josta valitun ominaisuuden arvo tunnistetaan. Merkit voivat ollamitä tahansa kirjaimia, numeroita tai välimerkkejä. Esimerkiksi paperilla näkyvä laskun numero voidaanlisätä Laskun numero -ominaisuuden arvoksi skannattavalle dokumentille.

Esimerkki alueen määrityksestä:

Jos kohteena on viivakoodi ja sivulla on ainoastaan yksi tunnistettava viivakoodi, voit määritelläalueeksi koko sivun. Mikäli sivulla on useampia viivakoodeja, rajaa alue sisältämään ainoastaanhaluamasi viivakoodi. QR-koodeja käytettäessä on määritettävä suurempi alue kuin varsinaistaviivakoodia käytettäessä. Mikäli määritellyllä alueella on useampia viivakoodeja, luetaan nämäkaikki ominaisuuden arvoksi.

a) Anna Sivu-kenttään OCR-arvolähteenä käytettäväksi haluamasi skannatun dokumentin sivunumero.b) Valitse Yksikkö-vaihtoehdoilla alueen sijainnin määrittämiseen sopiva vaihtoehto.c) Anna Vasen-kenttään OCR-alueen vasemman kulman sijainti. Skannatun dokumentin vasen kulma

on ”0”-piste.d) Anna Oikea-kenttään OCR-alueen oikean kulman sijainti.e) Anna Ylä-kenttään OCR-alueen yläkulman sijainti. Skannatun dokumentin yläkulma on ”0”-piste.f) Anna Ala-kenttään OCR-alueen alakulman sijainti.

11.Valitse Ensisijainen kieli- ja Toissijainen kieli -pudotusvalikoista ensi- ja toissijaiset kielet ulkoisenyhteyden kautta skannatuille dokumenteille. Se parantaa tunnistustulosten laatua. Toissijaisten kieltenlista sisältää vain ne kielet, jotka on sallittu käytettäväksi valitsemasi ensisijaisen kielen kanssa.


Tekstintunnistus tunnistaa kaikkia länsimaisia kieliä sekä kyrillisiä merkistöjä, mutta käytettävienkielten valinta parantaa usein tunnistustulosten laatua. Esimerkiksi epäselvässä rajatapauksessatunnistuksen tulos voidaan tällöin ratkaista kieleen liittyvän sanaston perusteella (esim. Ä-kirjaimen tunnistus suomen kielessä). Toissijaisten kielten lista sisältää vain ne kielet, jotka onsallittu käytettäväksi valitsemasi ensisijaisen kielen kanssa.

12.Sulje OCR-arvolähteen määrittely -ikkuna napsauttamalla OK.

13.Valitse Määrittele ominaisuus -ikkunassa jompikumpi seuraavista:

a. Käytä luettua arvoa ID-arvona: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat käyttää haettua arvoa arvolistanarvon tunnisteena erikseen määritettävällä nimellä.

tai

b. Käytä luettua arvoa nimenä: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat käyttää haettua arvoa arvolistanarvon nimenä. Merkitse Lisää uusi arvo listaan, jos vastaavaa arvoa ei löydy -valintaruutu, joshaluat lisätä uuden arvon listaan aina, kun uusi arvo haetaan.


Juuri määrittämääsi aluetta käytetään tunnistamaan valitun ominaisuuden arvo automaattisestitekstintunnistuksen avulla aina, kun uusi kohde luodaan valitun ulkoisen tiedostolähteen kautta.

Skannaus kannattaa yleensä tehdä lasilevyltä syöttönä (asettelu käsin) eikä arkinsyöttölaitteesta, jottamääritelty alue osuu oikeaan kohtaan paperin skannausvaiheessa.

Joissakin tapauksissa tekstintunnistus saattaa tunnistaa tekstin virheellisesti: esimerkiksi fontin tyypin taikoon vuoksi numero 1 saatetaan tulkita kirjaimeksi I. Mikäli halutaan varmistaa, että merkit lisätään oikeindokumentin metatietoihin, voidaan ominaisuuksien arvojen tarkistus tehdä tapahtumakäsittelijöiden jaVBScriptin avulla. Tällöin VBScriptin avulla voidaan tarkistaa esimerkiksi, että kaikki lisätyt merkit ovatnumeroita. Katso lisätietoja kohdasta Tapahtumakäsittelijät (sivu 503).

Tuetut viivakoodityypit

M-Files OCR -moduuli tukee seuraavia viivakoodityyppejä:

• QR-koodi• EAN-13• EAN-8• EAN-5• EAN-2• MSI Plessley• MSI Pharma• UPC-A• UPC-E• Codabar• Interleaved 2 of 5• Discrete 2 of 5• Code 39• Code 39 Extended• Code 39 HIBC• Code 93• Code 128


• PDF 417• Postnet• Postnet 32• Postnet 52• Postnet 62• Patchcode• UCC-128• UPCE Extended• IATA 2 of 5• Datalogic 2 of 5• Reverse 2 of 5• Code 39 (out-of-spec)• Code 128 (out-of-spec)• Codabar (out-of-spec)

Hakukelpoinen PDF

M-Files voi muuntaa ulkoisista tiedostolähteistä tuodut kuvat hakukelpoisiksi PDF-tiedostoiksi optisellatekstintunnistuksella (OCR). Se mahdollistaa sisällön mukaan haun skannatuista tiedostoista. Muunnoksenjälkeen voit etsiä PDF-dokumenttia tekemällä haun dokumentin varsinaiseen sisältöön.


• TIF• TIFF• JPG• JPEG• BMP• PNG• PDF


Huomaa: Hakukelpoiseksi PDF:ksi muuntaminen ei vaikuta siihen, miltä skannattu asiakirjanäyttää sitä katseltaessa. Käyttäjät näkevät edelleen alkuperäisen skannatun kuvan. M-Filestallentaa automaattisen tekstintunnistuksen tulokset PDF-tiedostoon näkymättömänä tekstinä,jonka avulla tiedosto voidaan löytää hauilla. Mahdolliset epätarkkuudet tekstintunnistuksentuloksissa eivät siis vaikuta mitenkään siihen, miltä näin käsitelty skannattu asiakirja näyttää, kunsitä katsellaan kuvaruudulla tai kun se tulostetaan.

Huomaa: M-Files OCR -moduuli on M-Filesin maksullinen lisäosa. Se voidaan ottaa käyttöönlisenssikoodin avulla. M-Files OCR:n käytön mahdollistava lisenssikoodi tulee vaihtaa vanhanlisenssikoodin tilalle. Katso lisätietoja luvusta Palvelinlisenssien hallinta (sivu 229). Tämän jälkeenOCR:ään liittyvät toiminnot ovat käytettävissä M-Files Adminissa ja M-Files Desktopissa. M-Fileskäyttää I.R.I.S.-yrityksen valmistamaa OCR-moottoria. Mikäli haluat ostaa M-Files OCR -moduulin,ota yhteyttä myyntiimme osoitteella [email protected].

Muunna ulkoisen tiedostolähteen kuvat hakukelpoisiksi PDF-tiedostoiksi seuraavasti:









6. Napsauta Hakukelpoinen PDF -välilehteä.

Hakukelpoinen PDF -välilehti avautuu.


7. Merkitse Käytä OCR:ää, jotta skannatuille dokumenteille voidaan tehdä hakuja sisällön mukaan -valintaruutu.

8. Valitse Ensisijainen kieli- ja Toissijainen kieli -pudotusvalikoista ensi- ja toissijaiset kielet ulkoisenyhteyden kautta skannatuille dokumenteille. Se parantaa tunnistustulosten laatua. Toissijaisten kieltenlista sisältää vain ne kielet, jotka on sallittu käytettäväksi valitsemasi ensisijaisen kielen kanssa.

Tekstintunnistus tunnistaa kaikkia länsimaisia kieliä sekä kyrillisiä merkistöjä, mutta käytettävienkielten valinta parantaa usein tunnistustulosten laatua. Esimerkiksi epäselvässä rajatapauksessatunnistuksen tulos voidaan tällöin ratkaista kieleen liittyvän sanaston perusteella (esim. Ä-kirjaimen tunnistus suomen kielessä). Toissijaisten kielten lista sisältää vain ne kielet, jotka onsallittu käytettäväksi valitsemasi ensisijaisen kielen kanssa.

9. Valinnainen Merkitse Käytä hyper-compression-tekniikkaa PDF-tiedostokoon pienentämiseksi-valintaruutu, jos haluat pienentää tämän yhteyden kautta luotujen hakukelpoisten PDF-tiedostojenkokoa.

10.Valinnainen Merkitse Muunna PDF/A-1b-muotoon -valintaruutu, jos haluat, että muunnetut PDF-dokumentit täyttävät sähköisille dokumenteille asetetun pitkäaikaisen säilytyksen ISO 19005-1:2005 -standardin vaatimukset.

PDF/A-1b-muoto on ominaisuuksiltaan tavallisten PDF-tiedostojen muotoa rajoittuneempi,joten PDF/A-muotoon muunnettujen tiedostojen koko on usein suurempi kuin tavalliseen PDF-muotoon muunnettujen tiedostojen. Lisäksi PDF/A-muotoon muunnettaessa tietyt vaativammatgraafiset ulkoasuasetukset saattavat jäädä pois. PDF/A-muotoon muuntamista kannattaakin


käyttää vain, jos sen käyttö on nimenomaisesti tarpeen esimerkiksi pitkäaikaissäilytykseenliittyvistä vaatimuksista johtuen.

11.Napsauta OK, kun haluat sulkea Yhteysominaisuudet-valintaikkunan.

Tämän yhteyden kautta skannatut dokumentit muunnetaan hakukelpoisiksi PDF-tiedostoiksi, jos ne ovattiedostomuodoltaan tähän sopivia. Kun dokumentit on tuotu tai linkitetty M-Filesiin, ne löytyvät hakemallaniiden sisältöä.

Huomaa: Myös M-Files Desktopin puolella voidaan tehdä tekstintunnistus. Katso lisätietoja luvustaSkannaus ja tekstintunnistus (sivu 74). Mikäli tekstintunnistusta halutaan käyttää ainoastaanM-Files Adminin kautta ulkoisia lähteitä käyttämällä, tämä rajaus voidaan tehdä rekisteriasetuksiamuuttamalla. Rekisteriasetuksilla voidaan tehdä myös muita rajauksia. Jos haluat lisätietojarekisteriasetuksista, ota yhteys M-Filesin asiakastukeen osoitteella [email protected].

Skannerilähteet

Skanneriyhteyden myötä dokumenttivarastoon saadaan helposti tallennettua myös paperimuotoisetdokumentit. M-Filesin hakuominaisuudet saadaan näin koskemaan myös skannattuja paperimuotoisiadokumentteja.

Ulkoisia lähteitä käytettäessä M-Files ei kommunikoi suoraan skannereiden kanssa, vaan se lukeeulkoisen yhteyden avulla skannerin tuottaman tiedoston esimerkiksi skannerin omalta verkkolevyltä. Yhteysmääritellään M-Files Adminissa kohdassa Ulkoiset tiedostolähteet (sivu 285).

Tällaisia yhteyksiä voidaan muodostaa esimerkiksi Hewlett-Packardin MFP-sarjan laitteilla käyttäen HPDigital Sending Softwarea (DSS). Tällöin laite on suoraan kytkettynä lähiverkkoon ja käyttäjät skannaavatpaperimuotoiset dokumentit käyttäen laitetta.

Laitteen kosketusnäytöltä on myös mahdollista syöttää metatietoja. Skannattu tiedosto ja syötetytmetatiedot lähetetään DSS-ohjelmistolle, joka tekee tiedostolle tekstintunnistuksen (OCR). Skannattu kuvaja tunnistettu teksti yhdistetään yhdeksi PDF-tiedostoksi. PDF-tiedosto ja XML-muotoinen metatietotiedostotallennetaan kansioon, jota M-Files valvoo ulkoisen sijaintimäärittelyn avulla. Huomattuaan uusia tiedostojaM-Files siirtää tiedostot dokumenteiksi metatietoineen dokumenttivarastoon.

Katso ohjeet skannerin käyttämisestä ulkoisena lähteenä M-Filesissa kohdasta Uuden yhteyden luontiulkoiseen lähteeseen (sivu 285).

Huomaa: Tekstintunnistus voidaan tehdä myös M-Files OCR -moduulin avulla. Katso lisääeri mahdollisuuksista tästä huomautuksesta (sivu 74). Voit myös skannata käyttämälläpaikallista skanneria, joka on liitetty suoraan tietokoneeseesi. Katso lisätietoja luvusta Skannaus jatekstintunnistus (sivu 74).

Sähköpostit

M-Files tarjoaa mahdollisuuden tallentaa, hallita ja jakaa tärkeitä sähköpostiviestejä hallitulla tavalla. Viestitvoidaan siirtää sähköpostipalvelimelta suoraan ja automaattisesti varastoon.

Esimerkiksi organisaation yleiseen sähköpostilaatikkoon tulevat viestit liitetiedostoineen voidaan siirtääsuoraan dokumenttivarastoon. Tuodut viestit voidaan käsitellä hallitusti dokumenttivarastossa esimerkiksityönkulkuominaisuuksia käyttäen. Esimerkkikäyttötarkoitukset sisältävät keskitetyn ja hallitun tavankäsitellä tilauksia sekä järjestelmällisen tavan arkistoida lähetettyjä tarjouksia. Tärkeitä tietoja voidaan sitenhallita M-Filesin avulla ilman vaaraa tietojen katoamisesta tai unohtumisesta sähköpostilaatikoihin.

Organisaatio voi myös haluta tallentaa tärkeät lähetetyt sähköpostit M-Filesiin. Tällaisia tärkeitäsähköposteja ovat esimerkiksi tarjoukset ja tilausvahvistukset. Organisaatiossa voidaan käyttää erityistä



arkistosähköpostitiliä, johon M-Files yhdistetään. M-Files tuo kyseisestä laatikosta kaikki sähköpostitdokumenttivarastoon ja poistaa sitten viestit sähköpostipalvelimelta. Kun tärkeä viesti lähetetään, sevoidaan arkistoida M-Filesiin lähettämällä viesti arkistopostilaatikkoon käyttäen kopio- tai piilokopiokenttiä.Roskapostin välttämiseksi voidaan sähköpostitili hyväksyä vastaanottamaan sähköpostia vain sisäisiltäkäyttäjiltä.

Uuden yhteyden luonti sähköpostilähteeseen

Luo uusi yhteys sähköpostilähteeseen seuraavasti:




4. Laajenna Yhteydet ulkoisiin lähteisiin vasemman reunan puunäkymässä ja valitse sittenSähköpostit.

5. Napsauta Uusi sähköpostilähde... tehtäväalueella.



6. Kirjoita Kuvaus-kenttään uuden yhteyden kuvaus.

7. Valitse joko:

a. POP3: Käytä tätä vaihtoehtoa, jos sähköpostipalvelimen yhteysprotokolla on POP3.

tai

b. IMAP: Käytä tätä vaihtoehtoa, jos sähköpostipalvelimen yhteysprotokolla on IMAP.

8. Kirjoita Sähköpostipalvelin-kenttään sähköpostipalvelimen verkko-osoite (IP-osoite tai toimialue, kutenmail01.omayritys.fi).

9. Valinnainen Käytä salattua yhteyttä sähköpostipalvelimeen merkitsemällä Käytä salattua yhteyttä(SSL/TLS) -valintaruutu.

10.Kirjoita Porttinumero-kenttään sähköpostipalvelimen porttinumero.

11.Jos valitsit protokollaksi IMAP, anna Kansio-kenttään palvelimella oleva kansio, josta sähköpostiluetaan ja tuodaan.

12.Anna Käyttäjänimi-kenttään käyttäjänimi muodossa käyttäjä@toimialue ([email protected]) sähköpostipalvelinyhteyden muodostamista varten.

13.Anna Salasana-kenttään salasana sähköpostipalvelinyhteyden muodostamista varten.

14.Valinnainen Valitse Toiminta-kohdassa haluamasi asetukset:

Valitse seuraavavaihtoehto:

Tavoite:

Sisällytä liitteet Tuo liitteet sähköpostiviestien kanssa.

Tuo vain liitetiedostojasisältävät viestit

Tuo varastoon vain sähköpostiviestit, jotka sisältävät liitteitä. Viestejä,joissa ei ole liitteitä, ei tuoda.

Poista viestitpalvelimelta tuonninjälkeen

Poista viestit sähköpostipalvelimelta automaattisesti sen jälkeen, kun ne ontuotu M-Filesiin.

Poista liitteetpalvelimelta tuonninjälkeen

Poista liitteet sähköpostipalvelimelta sen jälkeen, kun sähköpostiviestiton tuotu M-Filesiin. Tämä vaihtoehto voidaan ottaa käyttöön vain, kunprotokollaksi on valittu IMAP ja vaihtoehto Sisällytä liitteet on käytössä.

Tallenna Outlook-viestimuodossa (*.msg)

Tallenna sähköpostiviestit M-Filesiin Outlook-viestimuodossa (MSG).Liitteet tallennetaan MSG-tiedoston sisään, ja viestit näkyvät M-Filesissayksitiedostoisina dokumentteina (katso Yksitiedostoiset ja monitiedostoisetdokumentit (sivu 69)).

Huomaa: Tämä toiminto edellyttää Microsoft Exchange Serverintai 32-bittisen MAPI-asiakasohjelman asentamista M-Files-palvelimelle.

Huomaa:

Jos haluat tallentaa sähköpostiviestit RFC 822 -yhteensopivinaEML-tiedostoina, määritä seuraava rekisteriasetus M-Files-palvelinkoneelle:



Tavoite:

Avain HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Server\MFServer\Vaults\<vault GUID>\ MailSources\<externalmail source name>

Arvon nimi StoreEmailInRawEmlFormat

Arvontyyppi

REG_DWORD

Kuvaus Kun asetus on valittuna, uudet sähköpostiviestittallennetaan EML-tiedostoina.

Oletusarvo 0 Ei käytössä

1 EnabledHyväksyttävätarvot

0 Ei käytössä

Tämä rekisteriasetus korvaa valitun tallennusmuotovaihtoehdon.

Erottele liitteet viestistä Tallenna liitteet erilleen viestin varsinaisesta sisältöosasta. Tämävaihtoehto voidaan ottaa käyttöön vain, kun vaihtoehto Tallenna Outlook-viestimuodossa (*.msg) on käytössä. Viesti ilman liitteitä tallennetaanMSG-tiedostoksi, ja mahdolliset liitteet tallennetaan MSG-tiedoston rinnallealkuperäisissä tiedostomuodoissaan. Jos viesti sisältää liitteitä, viestiliitteineen näkyy M-Filesissa monitiedostoisena dokumenttina.

15.Valinnainen Merkitse Päivitä väliajoin uudet ja poistuneet tiedostot -valintaruutu, jos haluat, että M-Files synkronoituu sähköpostipalvelimen kanssa määritellyin välein.

a) Anna synkronointiaikaväli Väliaika päivitysten välillä -kenttään sekunteina.

16.Valinnainen Napsauttamalla Päivitä nyt voit synkronoida M-Files-varastosi sähköpostipalvelimenkanssa heti.

Voit katsoa päivitysprosessin nykyisen tilan napsauttamalla Päivityksen tilanne....

17.Valinnainen Metatiedot-välilehdellä voit määrittää tämän yhteyden kautta luotujen kohteidenominaisuudet.

Katso lisätietoja kohdasta Automaattisten metatietojen määritys sähköpostilähteelle (sivu 305).

18.Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää tälle yhteydelle aliaksen.


19.Lopeta yhteyden luonti napsauttamalla OK.

Sähköpostiviestit tuodaan määritetystä sähköpostilähteestä M-Filesiin määritettyjen asetusten mukaisesti.Automaattisten metatietojen määritys sähköpostilähteelle

Voit määrittää automaattiset metatiedot ulkoisesta sähköpostilähteestä luoduille uusille kohteille. Voitkäyttää kiinteitä ominaisuusarvoja tai poimia ominaisuusarvot tuoduista sähköpostiviesteistä.

Määritä automaattiset metatiedot ulkoisesta sähköpostilähteestä luoduille kohteille seuraavasti:





4. Laajenna Yhteydet ulkoisiin lähteisiin vasemman reunan puunäkymässä ja valitse sittenSähköpostit.

5. Kaksoisnapsauta Sähköpostit-luettelosta tiedostoa, jota haluat muokata.





7. Valitse Kohdetyyppi-pudotusvalikosta kohdetyyppi tämän yhteyden kautta luoduille uusille kohteille.

8. Valitse Suojausasetukset-pudotusvalikosta suojausasetukset tämän yhteyden kautta luoduille uusillekohteille.

Voit tarkentaa suojausasetuksia napsauttamalla ...-painiketta.

9. Napsauta Ominaisuudet-kohdassa Lisää... lisätäksesi uuden automaattisen ominaisuudentämän yhteyden kautta luoduille kohteille tai valitse olemassa oleva ominaisuus ja muokkaa sitänapsauttamalla Muokkaa....



10.Valitse joko:

a. Käytä kiinteää arvoa: Käytä tätä asetusta, jos haluat lisätä kiinteän arvon valitulle ominaisuudelle.

tai

b. Lue sähköpostiviestistä: Käytä tätä vaihtoehtoa, jos haluat poimia valitulle ominaisuudelle jonkinarvon sähköpostiviestistä.

Huomaa: Jos valitset ominaisuuden arvon lähteeksi Päiväys-kentän, ominaisuudentietotyypin on oltava Aika. Ei ole suositeltavaa valita Aikaleima-tietotyypinominaisuutta Päiväys-kenttään, koska Aikaleima-arvot säädetään asiakaskoneidenaikavyöhykeasetusten mukaan.

11.Jos valittu arvo on Valitse listasta -tietotyyppiä, valitse Muunnos arvolistan arvoksi -kohdassajompikumpi seuraavista:

a. Käytä luettua arvoa ID-arvona: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat käyttää poimittua arvoaarvolistan arvon tunnisteena erikseen määritettävällä nimellä.

tai

b. Käytä luettua arvoa nimenä: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat käyttää poimittua arvoa arvolistanarvon nimenä. Merkitse Lisää uusi arvo listaan, jos vastaavaa arvoa ei löydy -valintaruutu, joshaluat lisätä uuden arvon listaan aina, kun uusi arvo poimitaan.


Tämän yhteyden kautta M-Filesiin tuoduille sähköpostiviesteille annetaan automaattiset ominaisuudetmäärittämiesi asetusten mukaisesti.

Sähköpostiohjelman integraatioasetukset

Sähköpostiohjelman integraatioasetusten kautta voit määritellä, että viestit liitetään automaattisesti M-Filesiin tallennettuihin yhteyshenkilöihin ja asiakkaisiin viestin lähettäjä- ja vastaanottajatietojen mukaansilloin, kun ne on tallennettu varastoosi Microsoft Outlookissa. Jos haluat lukea tämän ominaisuudenesittelyn, katso kohtaa Viestien liittäminen yhteyshenkilöihin (sivu 94).

Sähköpostiohjelman integraatioasetusten valintaikkunan avaaminen:



2. Valitse varasto vasemmasta puunäkymästä.3. Valitse Toiminto > Sähköpostiohjelman integraatioasetukset.

Yhteyshenkilöt

M-Files hakee täydellistä vastaavuutta yhteyshenkilön sähköpostiosoitteen kanssa: M-Files liittää viestinyhteyshenkilöön Matti Paija, jos Matti Paijan ominaisuuksista löytyy täysin sama sähköpostiosoite kuinviestissä on ([email protected]).

Asiakkaat

Mikäli sähköpostiohjelman integraatioasetuksissa on lisäksi määritelty asiakastiedot, niin

1. M-Files hakee lisäksi vastaavuutta yhteyshenkilön kautta asiakkaaseen (Asiakas-kohdetyypin tulee ollaYhteyshenkilö-kohdetyypin omistaja): M-Files liittää viestin asiakkaaseen ESTT Oy, jos Matti Paija onasiakkaan ESTT Oy yhteyshenkilö.

2. M-Files hakee vastaavuutta sähköpostiosoitteessa olevan Internet-toimialueen ja asiakkaanominaisuuksien välillä: M-Files liittää viestin asiakkaaseen ESTT Oy sähkö[email protected] ja [email protected] toimialueen perusteella, jos toimialue estt.fi löytyyasiakkaan ominaisuuksista. Viestiä ei tässä tapauksessa liitetä yhteenkään yhteyshenkilöön, mikäliyhteyshenkilötiedoilla ei löydetä täydellistä vastaavuutta.

Lisäasetukset

Sähköpostiohjelman integraatioasetukset -ikkunan Lisäasetukset-välilehdellä voit tehdä lisääyhdistämismäärityksiä sähköpostitietojen ja M-Files-metatietojen välillä. M-Files täyttää metatietokortinautomaattisesti näissä asetuksissa määritetyn yhdistämisen mukaan.

Ensin voit valita oletusluokan kaikille Microsoft Outlookin kautta M-Filesiin tallennetuillesähköpostiviesteille. Toiseksi voit asetusten avulla määritellä sopivan metatieto-ominaisuuden kaikillesähköpostin otsikkokentän arvoille.

Jos esimerkiksi haluat lisätä Lähettäjä-kentän sisältämät tiedot automaattisesti sähköpostikohteenmetatietokortin tietyksi ominaisuudeksi, valitse ominaisuus pudotusvalikosta.

Hyväksytyt tietotyypit

Kun sähköpostiohjelman integraatioasetusten lisäasetuksissa määritellään ominaisuuksia kohteidenmetatietoihin, näiden ominaisuuksien tietotyyppejä koskevat tietyt rajoitukset. Hyväksytyt tietotyypitluetellaan seuraavassa taulukossa. Lisäksi on sallittava ominaisuuksien käyttö Dokumentti-kohdetyyppienkanssa (tai kaikkien kohdetyyppien kanssa).

Sähköpostinotsikkokenttä


Vastaanottaja• Teksti (monirivinen)

Lähettäjä• Teksti• Teksti (monirivinen)

Kopio• Teksti (monirivinen)


Sähköpostinotsikkokenttä


Aihe• Teksti• Teksti (monirivinen)

Vastaanotettu• Aikaleima

Lähetetty• Aikaleima

Tärkeys• Teksti• Teksti (monirivinen)

Luottamuksellisuus• Teksti• Teksti (monirivinen)

Varaston suorituskyvyn mittaaminen

Voit mitata tietyn dokumenttivaraston suorituskyvyn M-Files Adminilla dokumenttivaraston ongelmientai pullonkaulojen havaitsemiseksi. Suorituskykytestit mittaavat verkon kiertoaikaa varastontietokantapalvelimelle sekä aikaa, joka kuluu 100 000 rivin syöttämiseen varaston tietokantaan.

Mittaa dokumenttivaraston suorituskyky seuraavasti:




4. Valitse Suorituskyky vasemman reunan puunäkymässä.

Suorituskyky-näkymä avautuu oikeaan sivupaneeliin.


5. Napsauta Aloita testaus tehtäväalueella.

Voit lopettaa testauksen milloin vain napsauttamalla Lopeta testaus tehtäväalueella.

Mitattavat suureet ovat verkon kiertoaika tietokantapalvelimelle ja tietokannan syöttönopeus.

Testin tulokset näytetään Kesto-sarakkeessa. Jos Huomiot-sarakkeessa ei ole huomioita, varastosi pitäisitoimia optimaalisesti.

Jos yksi tai useampi testi kesti odotettua pidempään, siitä huomautetaan Huomiot-sarakkeessa. Josverkon kiertoaika tietokantapalvelimelle kesti odotettua pidempään, syynä voi olla hidas verkkoyhteystai verkon suuri kuormitus. Jos tietokannan syöttönopeustesti kesti odotettua pidempään, syynä voi ollapalvelinlaitteiston puutteellisuus tai palvelimen suuri kuormitus.

Huomaa: Varaston suorituskykytesteillä on ennalta määritetyt kynnysajat. Verkon kiertoajantestin oletuskynnysaika on 1 500 mikrosekuntia, ja tietokannan syöttönopeustestin osalta aika on6 000 millisekuntia. Jos tarvitset ohjeita oletuskynnysarvojen muokkaamisesta, katso Varastonsuorituskyvyn mittauksen rekisteriasetukset (sivu 564).

Sisällön replikointi ja arkistointi

Sisällön replikointi ja arkistointi mahdollistavat kohteiden synkronoinnin varastojen välillä. Se auttaavarmistamaan, että tiedot ovat ajan tasalla varastojen välillä. Replikointiin ja arkistointiin voidaan käyttäävienti (sivu 313)- ja tuonti (sivu 321)-toimintoja, jotka ovat käytettävissä M-Files Adminissa.

Kuva 95. Replikointitoiminnot M-Files Adminissa.

Sisällön replikoinnin ja arkistoinnin hyödyntäminen

Sisällön replikoinnin ja arkistoinnin avulla voidaan esimerkiksi:

• replikoida dataa eri toimipisteiden välillä

• Esimerkiksi maailmanlaajuiset yritykset voivat replikoida dataa etäpalvelimille ja varmistaa näinnopean pääsyn tietoihin, vaikka verkkoyhteydet pääpalvelimelle olisivat hitaita tai katkeaisivat.

• arkistoida dataa aktiivikäytössä olevasta varastosta arkistovarastoon• arkistoida dataa pitkäaikaista säilytystä varten standardien mukaisesti XML- tai PDF/A-muotoon• kerätä dataa useista M-Files-varastoista yhteen keskitettyyn varastoon• käyttää eri varastoja yrityksen eri toimintoihin• julkaista tietyt dokumentit sidosryhmiä, kuten kumppaneita, asiakkaita tai alihankkijoita varten• varmuuskopioida• palauttaa järjestelmä virhetilanteesta luotettavasti.


Kuva 96. Voit esimerkiksi replikoida dokumentteja tuotantovarastosta julkaisuvarastoon dokumenttien tiettyjen määritettyjenominaisuusarvojen mukaan. Dokumentti voidaan replikoida julkaisuvarastoon esimerkiksi silloin, kun Julkaistu-ominaisuudenasetuksena on Kyllä.

Kuva 97. Toinen tapa hyödyntää replikointia on replikoida tietoja alkuperäisen varaston ja replikoidun varaston välillä niin, ettäkummassa tahansa varastossa tehdyt muutokset replikoituvat varastojen välillä.

Jos haluat kattavamman kuvauksen replikoinnista ja arkistoinnista, katso M-Filesin Replication andArchiving User's Guide.


• Jotta kohteita ja niiden metatietoja voidaan yhdistää ja synkronoida eri varastojen välillä, myösmetatietomäärittelyiden on oltava yhdistettävissä varastojen välillä. Katso lisätietoja luvustaMetatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 339).

• On suositeltavaa tarkistaa luottamuksellisten tuotujen kohteiden suojausasetukset kohdevarastossatuontitoimenpiteen jälkeen etenkin, jos kohde- ja lähdevarastoissa on eri käyttäjät tai käyttäjäryhmät.

• Mikäli M-Files asennetaan useille eri palvelimille, lisäpalvelimille on oltava asennettuna M-Files-lisäpalvelinlisenssi (M-Files Additional Server License).

• Kaksisuuntaista metatietorakenteen replikointia ei suositella, koska kohdevaraston rakenneylikirjoitetaan aina sisältöpaketin rakenteella siinäkin tapauksessa, että varaston metatietorakenne onuudempi kuin sisältöpaketin. Niinpä jos metatietorakenteen kaksisuuntainen replikointi on käytössä, sevoi ylikirjoittaa mihin tahansa replikoitavista varastoista tehdyt metatietorakenteen muutokset.

Poikkeuksena edellä olevaan suositukseen ovat arvolistan kohteet, sillä niillä on aikaleimatiedotsen merkiksi, milloin ne on luotu tai niitä on muokattu. Siten arvolistan kohteiden replikoinnilla ei olesamoja rajauksia kuin muiden metatietorakenteiden kohteiden replikoinnilla, sillä arvolistan aikaleimatvarmistavat, että uusimmat arvolistan kohteet säilyvät aina replikoinnin yhteydessä.

• Mikäli olet arkistoinut dokumentteja aiemmissa M-Files-versioissa kuin 9.0, huomioi, että et voipalauttaa .mfa-tiedostomuodossa olevaa arkistotiedostoa 9.0-versiota tai uudempaa käyttäväänvarastoon. Mikäli haluat palauttaa .mfa-tiedostomuodossa olevan arkistotiedoston, käytä varastoa,

https://kb.cloudvault.m-files.com/Default.aspx?#3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC/object/BE071D92-75EF-4043-8051-EA56EE2EA592/latest

https://kb.cloudvault.m-files.com/Default.aspx?#3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC/object/BE071D92-75EF-4043-8051-EA56EE2EA592/latest


jossa on asennettuna 8.0-versio tai vanhempi. Tämän jälkeen voit päivittää varaston ja tehdäarkistoinnin, joka on yhteensopiva 9.0-version ja uudempien versioiden kanssa.

• M-Files-sisältöpakettia ei suositella pakattavaksi ZIP-arkistomuotoon. ZIP-arkistot eivät määrittelearkistoon tallennettujen tiedostonimien merkkikoodausta, ja siksi ei välttämättä ole mahdollista tuodaZIP-paketteihin pakattuja sisältöpaketteja järjestelmiin, joissa käytetään erilaista järjestelmäkieltä jakoodisivuasetuksia kuin järjestelmässä, josta sisältöpaketti tuotiin. Jos haluat pakata sisältöpaketin, onsuositeltavaa käyttää formaattia, joka säilyttää tiedostonimien merkkikoodaustiedot (kuten esimerkiksi7Z).

Tässä kappaleessa

• Vie sisältöä (sivu 313)• Tuo sisältöä (sivu 321)• Ajoitettu vienti ja tuonti (sivu 330)• Vanhojen versioiden arkistointi (sivu 333)

Vie sisältöä

Voit käyttää sisällön vientiä sisällön pitkäaikaiseen arkistointiin, useiden varastojen väliseen tietojensynkronointiin tai levytilan vapauttamiseen palvelimella.

Vie sisältöä seuraavasti:




4. Valitse näytön vasemman reunan puunäkymästä Sisällön replikointi ja arkistointi.

Sisällön replikointija arkistointitoiminnot tulevat näkyviin oikean reunan paneeliin.

5. Napsauta Yksittäinen vienti... -painiketta.

Katso tietoja toistuvasta vientitoiminnosta kohdasta Ajoitetun viennin määrittäminen (sivu 330).

Vie sisältöä -valintaikkuna avautuu.


6. Määritä Paketin sijainti -välilehdellä sisältöpaketin sijainti.

a) Määritä tilapäinen paikallinen kansio sisältöpaketille napsauttamalla ...-painiketta.b) Valinnainen Määritä käyttäjätili, jota käytetään sisältöpaketin tallentamiseen valittuun paikalliseen

kansioon, napsauttamalla Valitse käyttäjätili....

Sinun on käytettävä käyttäjätiliä, jolla on oikeus kirjoittaa valittuun paikalliseen kansioon.

7. Valinnainen Jos haluat viedä pilvivarastosijaintiin, ota Paketin sijainti -välilehdellä käyttöön Käytäpilvivarastoreplikointia -vaihtoehto.

a) Kirjoita annettu yhteysmerkkijono Yhteysmerkkijono-kenttään yhteyden luomiseksi pilvivarastoon.

Ellei sinulla ole vielä yhteysmerkkijonoa, hanki se napsauttamalla Hae.... Silloin avautuuetukäteen muotoiltu sähköposti lähetettäväksi M-Filesin asiakastukeen.


b) Kirjoita Käyttäjän valitsema kansion nimi -kenttään kansion sijainti pilvivarastossa, jota käytetäänvientiin yhdestä varastosta ja tuontiin toiseen varastoon.

c) Kirjoita Käyttäjän valitsema salauksen salasana -kenttään valitsemasi salasana, jota käytetäänsisältöpakettien salaukseen. Samaa salasanaa on käytettävä samojen pakettien vientiin ja tuontiin.

8. Napsauta Kohteet ja tiedostot -välilehteä.

Kohteet ja tiedostot -välilehti avautuu.

9. Ota käyttöön Vie kohteita ja tiedostoja -vaihtoehto merkitsemällä valintaruutu, ja valitse Vie olemassaolevat kohteet -vaihtoehto.

Katso lisätietoja välilehden vaihtoehdoista kohdasta Vie kohteita ja tiedostoja (sivu 317).

Huomaa:

Jos Vie ainoastaan viimeisimmän ajon jälkeiset muutokset -vaihtoehto on käytössä,viedään vain sellaiset tiedostot ja kohteet, jotka ovat uusia tai jotka ovat muuttuneet tietynpäivämäärän ja kellonajan jälkeen. Jos olet viemässä metatietorakenteen elementtejäja tämä vaihtoehto on käytössä, elementtejä ei viedä, ellei tiedostoihin tai kohteisiin oletehty muutoksia.


Jos haluat viedä metatietorakenteen elementtejä riippumatta siitä, onko kohteita taitiedostoja muutettu, kannattaa käyttää jompaakumpaa seuraavista tavoista:

• Vie metatietorakenne erikseen.• Poista Vie ainoastaan viimeisimmän ajon jälkeiset muutokset -vaihtoehto

käytöstä, jos metatietorakenteen elementit on tarkoitus viedä kohteiden ja tiedostojenohessa. Huomaa, että jos et rajoita viennin laajuutta mitenkään, vientityönsuorittaminen voi kestää huomattavan kauan.

10.Valinnainen Määritä ehdot, jotka vietävien kohteiden on täytettävä, merkitsemällä Käytähakusuodatinta -valintaruutu ja napsauttamalla Määritä...-painiketta.

a) Määritä Määrittele suodatin -ikkunassa ehdot, jotka vietävien kohteiden on täytettävä, ja napsautaOK, kun olet määrittänyt kaikki tarvittavat ehdot.

11.Napsauta Rakenne-välilehteä.

Rakenne-välilehti avautuu.

12.Ota käyttöön Vie rakenne -vaihtoehto ja tee jompikumpi seuraavista:

a. Valitse Kaikki elementit -vaihtoehto, jotta voit viedä kaikki metatietorakenteiden elementit.

tai


b. Valitse yksittäiset metatietorakenteiden elementit listasta ja määritä vietävät elementit yksitellen.

Katso lisätietoja välilehden vaihtoehdoista kohdasta Vie rakenne (sivu 320).

13.Napsauta OK. Vie sisältöä -ikkuna sulkeutuu ja vienti käynnistyy.

Kun vientitoiminto on suoritettu, voit käyttää vientipakettia tuomalla viedyn sisällön toiseen varastoon.Katso Tuo sisältöä (sivu 321).

Tässä kappaleessa

• Vietävän paketin sijainti (sivu 317)• Vie kohteita ja tiedostoja (sivu 317)• Vie rakenne (sivu 320)

Vietävän paketin sijainti

Paketin sijainti -välilehdellä Vie sisältöä -ikkunassa voit muuttaa sisältöpaketin sijaintia. M-Files nimeäätiedostot automaattisesti varaston ID:n ja aikaleiman perusteella, joten löydät sisältöpaketin helpostimyöhemmin.

Voit myös muuttaa käytettävää käyttäjätiliä. Käyttäjällä on oltava oikeudet määritettyyn tallennussijaintiin,jotta vienti voidaan suorittaa onnistuneesti loppuun. Oletusvalinta on Paikallinen System-käyttäjätili.

Käytä pilvivarastoreplikointia

Voit käyttää replikointia myös pilvitallennuspaikan kautta. Viennin yhteydessä replikointipaketit salataanpaikallisesti AES-256-algoritmilla ja siirretään pilvitallennuspaikkaan. Tuonnin yhteydessä replikointipaketitladataan pilvitallennuspaikasta ja salaus poistetaan paikallisesti. Tämä toiminnallisuus voi olla hyödyllinen,kun replikoit tietoja eri sijaintien välillä ja haluat olla ehdottoman varma siitä, että ainoastaan asianmukaisethenkilöt pääsevät käsiksi tietoihin.

Yhteysmerkkijono

Hanki pilvitallennuspaikan yhteysmääritys Hae-painikkeella. Käytä ehdottomasti samaa määritystä sekäviennissä että tuonnissa.

Käyttäjän valitsema kansion nimi

Kansion nimi on yksilöllinen yhdelle vienti–tuonti-parille. Esimerkiksi päävarastosta apuvarastoontapahtuvalle replikoinnille voidaan antaa nimeksi ”MasterOut”, ja apuvarastosta päävarastoon tapahtuvallereplikoinnille voidaan antaa nimeksi ”MasterIn”.

Käyttäjän valitsema salauksen salasana

Replikointipakettien salauksessa käytetään replikoinnin salasanaa. Salasana voi olla mikä tahansa. Muistakäyttää samaa salasanaa sekä viennissä että tuonnissa.

Vie kohteita ja tiedostoja

Kohteet ja tiedostot -välilehdellä voidaan muuttaa kohteen ja tiedoston sisällön vientiasetuksia.


Kuva 98. Vie sisältöä -ikkunan Kohteet ja tiedostot -välilehti.

Vie olemassa olevat kohteet

Käytä hakusuodatinta

Voit määrittää suodatinta käyttäen, mitkä olemassa olevia kohteet haluat viedä. Voit esimerkiksi viedä tietytkohteet kohdetyypin tai ominaisuuden perusteella. Varsinkin julkaistaessa ainoastaan tiettyjä dokumenttejasidosryhmille, kuten esitteitä tai lehdistötiedotteita, hakusuodatinta käyttäen voit tehdä julkaisun esimerkiksitietyn luokan ja ominaisuuden täyttyessä.

Jos aiemmin viety kohde ei enää ole osa vientijoukkoa, merkitse se tuhottavaksi kohdevarastossa

Kun tämä asetus on otettu käyttöön, aiemmassa vientijoukossa olleet kohteet, joita ei ole nykyisessävientijoukossa, poistetaan kohdevarastosta tuonnin yhteydessä. Jos haluat poistaa esimerkiksi tiettyjähinnastoja kumppanin käyttöön tarkoitetusta varastosta, varmista, että tämä asetus on otettu käyttöön jaettä hinnastot eivät vastaa vientijoukon ehtoja.

Huomaa: Asetus on työkohtainen ja koskee vain ajastettua vientiä ja tuontia.

Huomaa: Tuontityön ominaisuuksien asetus Älä tuo kohteiden tuhoamisia korvaa tämänasetuksen.


Sisällytä viimeisimmät versiot ainoastaan

Voit valita vietäväksi ainoastaan viimeisimmät versiot valituista kohteista. Tällöin valittujen kohteidenvanhempia versioita ei arkistoida.

Tallenna tiedostot myös PDF/A-1b-muodossa

Voit valita, haluatko tallentaa tiedostot myös PDF/A-1b-muodossa arkistoinnin yhteydessä. PDF/A-1b-muoto on sähköisille dokumenteille asetetun pitkäaikaisen säilytyksen 19005-1:2005 -standardinvaatimuksen mukainen.

PDF/A-1b-tallennus voidaan tehdä Office-tiedostoille sekä standardeille PDF-tiedostoille. PDF/A-1b-muodossa olevia tiedostoja ei tuoda tuonnin yhteydessä. PDF/A-1b-tallennus hidastaa vientiä jonkinverran.

Poista arkistointimerkintä

Mikäli olet valinnut vietäväksi kohteet, joille on määritelty ominaisuus Merkitty arkistoitavaksi, voitmäärittää näille ko. ominaisuuden poiston sisällön viennin jälkeen. Kun tämä asetus on otettu käyttöön,vietyjä kohteita ei enää merkitä arkistoitavaksi.

Tuhoa viedyt kohteet viennin jälkeen

Voit määrittää, haluatko tuhota viedyt kohteet viennin jälkeen. Mikäli olet valinnut vietäväksi ainoastaanviimeisimmät versiot, et voi valita tätä asetusta.

Vie tietoja tuhotuista kohteista ja kohdeversioista

Olemassa olevien kohteiden sijaan voit valita, että viet tietoja ainoastaan tuhotuista kohteista ja tuhotuistakohdeversioista. Tämä toiminto on tarkoitettu lähinnä varaston siivoamiseen tuhottujen kohteiden osalta.

Vie ainoastaan viimeisimmän ajon jälkeiset muutokset

Voit valita vietäväksi ainoastaan viimeisimmän ajon jälkeiset muutokset. Oletuksena M-Files tarjoaaajankohtaa, jolloin vienti on viimeksi tehty (tai kun on viimeksi tuotu vietyjä kohteita lähdevarastoonedellistä vientiä vanhemmalla aikaleimalla).

Huomaa:

Jos Vie ainoastaan viimeisimmän ajon jälkeiset muutokset -vaihtoehto on käytössä, viedäänvain sellaiset tiedostot ja kohteet, jotka ovat uusia tai jotka ovat muuttuneet tietyn päivämääränja kellonajan jälkeen. Jos olet viemässä metatietorakenteen elementtejä ja tämä vaihtoehto onkäytössä, elementtejä ei viedä, ellei tiedostoihin tai kohteisiin ole tehty muutoksia.

Jos haluat viedä metatietorakenteen elementtejä riippumatta siitä, onko kohteita tai tiedostojamuutettu, kannattaa käyttää jompaakumpaa seuraavista tavoista:

• Vie metatietorakenne erikseen.• Poista Vie ainoastaan viimeisimmän ajon jälkeiset muutokset -vaihtoehto käytöstä, jos

metatietorakenteen elementit on tarkoitus viedä kohteiden ja tiedostojen ohessa. Huomaa,että jos et rajoita viennin laajuutta mitenkään, vientityön suorittaminen voi kestää huomattavankauan.


Esikatselu

Esikatselu-painikkeella voidaan katsoa viennin piiriin kuuluvien kohteiden määrä.

Vie rakenne

Rakenne-välilehdellä voit valita metatietorakenteesta vietävät osat.

Kuva 99. Vie sisältöä -ikkunan Rakenne-välilehti.

Vie rakenne

Voit valita varastosta vietävät metatietorakenteen elementit. Voit myös valita kaikki elementit aktivoimallaKaikki elementit.

Huomaa: Sisäänrakennetut elementit luodaan aina M-Filesissa oletusarvoisesti, ja ne sisältävätesimerkiksi ominaisuusmäärittelyt Nimi tai otsikko, Luonut, Viimeksi muokannut ja Avainsanat.Näiden elementtien lisäksi järjestelmänvalvojat voivat luoda uusia, käyttäjän määrittämiäelementtejä.

Huomaa: On suositeltavaa käyttää aliaksia tai GUID-tunnisteita tapahtumakäsittelijöiden jametatietokorttien määrityksissä, koska ne viedään sellaisenaan ja metatietoelementtien ID:t voivatolla erilaiset lähde- ja kohdevarastossa.


Huomaa: Jotta tuodut metatietokortin määritykset näkyvät kohdevarastossa, täytyy jokokäynnistää uudelleen M-Files Admin tai suorittaa määrityseditorin pakotettu päivitys (Ctrl + F5).

Vie valittujen arvolistojen sisältö

Merkitsemällä Vie valittujen arvolistojen sisältö -valintaruudun kaikki arvolistan sisältö viedään.

Huomaa: Kaikki poistetut arvot myös replikoidaan. Tällöin kohdevaraston arvot voidaan poistaametatietorakenteen tuonnilla. Arvoja ei poisteta kokonaan, mutta ne merkitään poistetuiksi.Tämän ansiosta kaikkia poistettuja arvoja voidaan hakea tai ottaa uudelleen käyttöön lähde- taikohdevarastossa M-Files Adminin avulla.

Valitsemalla OK luodaan vientipaketti valituista metatiedoista Paketin sijainti -välilehdellä määritettyynpaikkaan.

Vie käyttäjien omat näyttöasetukset valituille näkymille

Ottamalla käyttöön Vie käyttäjien omat näyttöasetukset valituille näkymille -valintaruudun voithalutessasi sisällyttää käyttäjien omat näyttöasetukset vientipakettiin.

Huomaa: Näkymän vienti sisältää aina näkymän yleiset näyttöasetukset.

Tuo sisältöä

Luotuasi vientipaketin (sivu 313) voit tuoda sen sisällön valitsemaasi varastoon. Voit käyttää Tuo sisältö-toimintoa, kun sinun on tuotava tietoja toiseen varastoon esimerkiksi replikointia, julkaisua, arkistointiatai varmuuskopiointia varten. Kohteet metatietoineen tuodaan ja synkronoidaan kohdevaraston tietojenkanssa. M-Files tuo aina versiot, jotka ovat uusia tai muokattuja kohdevaraston nykyisiin versioihinverrattuna.

Tuo sisältöpaketti seuraavasti:






5. Napsauta Yksittäinen tuonti... -painiketta.

Katso tietoja toistuvasta tuontitoiminnosta kohdasta Ajoitetun tuonnin määrittäminen (sivu332).

Tuo sisältöä -valintaikkuna avautuu.



a) Valinnainen Ota käyttöön Tuo useita sisältöpaketteja, jos haluat tuoda useita paketteja valitustasijainnista.

b) Määritä tuotavien sisältöpakettien sijainti napsauttamalla ...-painiketta.c) Valinnainen Määritä käyttäjätili, jota käytetään sisältöpaketin noutamiseen valitusta kansiosta,

napsauttamalla Valitse käyttäjätili....

Sinun on käytettävä käyttäjätiliä, jolla on lukuoikeudet valittuun kansioon.

7. Valinnainen Jos haluat tuoda pilvivarastosijainnista, ota Paketin sijainti -välilehdellä käyttöön Käytäpilvivarastoreplikointia -vaihtoehto.



b) Kirjoita Käyttäjän valitsema kansion nimi -kenttään kansion sijainti pilvivarastossa, jota käytetääntuontiin yhteen varastoon ja vientiin toisesta varastosta.


8. Merkitse Poista sisältöpaketti tuonnin jälkeen -valintaruutu, jos haluat, että sisältöpaketti poistetaanoperaation suorittamisen jälkeen.

9. Voit muokata kohteiden ja tiedostojen tuontiasetuksia Kohteet ja tiedostot -välilehdellä.


Katso lisätietoja kohdasta Tuo kohteita ja tiedostoja (sivu 325).

10.Voit muokata metatietorakenteen tuontiasetuksia Rakenne-välilehdellä.

Katso lisätietoja kohdasta Tuo rakenne (sivu 326).

11.Voit muuttaa tuotavien kohteiden suojausasetuksia Suojausasetukset-välilehdellä.

Katso lisätietoja kohdasta Suojausasetukset (sisältöä tuotaessa) (sivu 327).

12.Käynnistä tuontitoiminto napsauttamalla OK.

Näyttöön avautuu yhteenveto tuotavasta sisällöstä.

! Tärkeää: On tärkeätä ottaa huomioon, että sellaisten kohteiden vieminen ja tuominen,jotka ovat suhteessa muihin kohteisiin, voi joissakin tapauksissa aiheuttaa ristiriidan.Jos ristiriitaa ei voida ratkaista automaattisesti, joitakin valittuja kohteita ei välttämättäreplikoida. Tuonnin yhteenvetoraportti (sivu 329) tulee lukea huolellisesti, ennen kuintuontitoimintoa jatketaan.

Tässä kappaleessa

• Tuotavan paketin sijainti (sivu 323)• Tuo kohteita ja tiedostoja (sivu 325)• Tuo rakenne (sivu 326)• Suojausasetukset (sisältöä tuotaessa) (sivu 327)• Tuonnin yhteenvetoraportti (sivu 329)

Tuotavan paketin sijainti

Paketin sijainti -välilehdellä on asetuksia tuotavat kohteet, tiedostot ja metatietorakenteen sisältävällepaketille. Katso vastaavat asetukset kohdasta Vie sisältöä (sivu 313), kun olet tuomassa sisältöpaketinvalitsemaasi varastoon.

Sijainnin tulee olla sama kuin mihin sisältöpaketti on viety lähdevarastosta, eli M-Filesin tulee löytääviedyt tiedot, jotta tuonti voidaan tehdä. Sijainti voi myös olla eri, mutta tällöin sijaintien välillä pitää ollatoteutettuna erillinen datan siirto sijainnista toiseen.

Huomaa: Viety paketti voi sisältää erilaisia merkintätiedostoja. M-Files tuo ainoastaansisältöpaketteja, joissa on Ready-merkintätiedosto, mutta ei Imported-merkintätiedostoakohdevarastolle.


Kuva 100. Tuo sisältöä -ikkunan Paketin sijainti -välilehti

Voit myös tuoda useita paketteja samalla kertaa merkitsemällä Tuo useita sisältöpaketteja -valintaruudun. Näin voit valita kansion yksittäisen tiedoston sijasta.

Sisältöpaketti poistetaan automaattisesti tuonnin jälkeen, jos asetus Poista sisältöpaketti tuonninjälkeen on valittu.

Käytä pilvivarastoreplikointia

Voit käyttää replikointia myös pilvitallennuspaikan kautta. Viennin yhteydessä replikointipaketit salataanpaikallisesti AES-256-algoritmilla ja siirretään pilvitallennuspaikkaan. Tuonnin yhteydessä replikointipaketitladataan pilvitallennuspaikasta ja salaus poistetaan paikallisesti. Tämä toiminnallisuus voi olla hyödyllinen,kun replikoit tietoja eri sijaintien välillä ja haluat olla ehdottoman varma siitä, että ainoastaan asianmukaisethenkilöt pääsevät käsiksi tietoihin.

Yhteysmerkkijono

Yhteysmerkkijono sisältää tallennuspaikan tiedot. Käytä ehdottomasti samaa määritystä sekä viennissäettä tuonnissa (katso Vietävän paketin sijainti (sivu 317)).

Kansion nimi


Kansion nimi on yksilöllinen yhdelle vienti–tuonti-parille. Esimerkiksi päävarastosta apuvarastoontapahtuvalle replikoinnille voidaan antaa nimeksi MasterOut, ja apuvarastosta päävarastoon tapahtuvallereplikoinnille voidaan antaa nimeksi MasterIn.

Salauksen salasana

Replikointipakettien salauksessa käytetään replikoinnin salasanaa. Salasana voi olla mikä tahansa. Muistakäyttää samaa salasanaa sekä viennissä että tuonnissa.

Tuo kohteita ja tiedostoja

Kohteet ja tiedostot -välilehdellä voidaan muuttaa kohteen ja tiedoston sisällön tuontiasetuksia.

Kuva 101. Tuo sisältöä -ikkunan Kohteet ja tiedostot -välilehti.

Tuo kohteiden muokkausvaraustilat

Mikäli kohteet on varattu muokattavaksi toisessa varastossa, josta olet tekemässä vientiä, voit tuodamuokkausvaraustilat myös kohdevarastoon. Tällöin kohde varataan muokattavaksi myös kohdevarastossa,jolloin muut käyttäjät eivät sitä pääse muokkaamaan. Tämä vähentää mahdollisten ristiriitojen syntymistä,joita samanaikaiset muokkaukset eri varastoissa saattavat aiheuttaa.


Käytä tuodun elementin nimeä sen aliaksena, jos muita aliaksia ei ole saatavilla

Koska ainoastaan sisäänrakennetut sekä GUID- ja ”ID+nimi”-täsmäävät metatietomäärittelyt yhdistetäänautomaattisesti, muiden metatietomäärittelyiden osalta yhdistäminen on tehtävä aliaksia käyttäen.Lähdevarastossa ei kuitenkaan ole välttämättä tehty tarvittavia aliasten määrittelyitä. Tällöin tietojen vientiävoidaan helpottaa käyttämällä tätä asetusta. Kun tämä asetus on valittuna, alias on tarpeen määritelläainoastaan kohdevarastossa, kunhan se on linjassa elementin lähdevaraston nimen kanssa.

Haluat esimerkiksi tuoda Projekti-kohdetyyppiä olevat kohteet, mutta et ole määritellyt Projekti-kohdetyypille aliasta lähdevarastossa. Valitsemalla tämän asetuksen sekä lisäämällä kohdevarastossavastaavalle projektikohdetyypille lähdevaraston nimeä vastaavan aliaksen (tässä tapauksessa alias on”Projekti”) saat tarvittavat määritykset kuntoon tuonnin osalta.

Huomaa: Sinun tulee käyttää kohdevaraston metatietomääritysten aliaksina lähdevarastonoletuskielen mukaisia nimiä, jotta metatietomäärittelyiden yhdistäminen voidaan tehdä.

Huomaa: Tämä asetus toimii ainoastaan silloin, kun ko. metatietomäärityksellä (kohdetyyppi,ominaisuusmäärittely, arvolista tai muu vastaava) ei ole mitään aliasta määriteltynälähdevarastossa.

Älä tuo kohteiden tuhoamisia

Valitse tämä asetus, mikäli:

• Et halua tuhota kohteita kohdevarastosta, jotka olet tuhonnut lähdevarastossa. Valitse tämä asetusesimerkiksi siinä tapauksessa, että käytät kohdevarastoa tuhottujen kohteiden arkistointiin.

• Et halua tuhota kohteita, jotka eivät enää ole osa vientijoukkoa. Huomaa, että tämä asetus kumoaavientiasetuksen Jos aiemmin viety kohde ei enää ole osa vientijoukkoa, merkitse se tuhottavaksikohdevarastossa.

Tuo rakenne

Rakenne-välilehdellä voit poistaa käytöstä ulkoiset tietokantayhteydet kohdetyyppeihin, arvolistoihin jakäyttäjäryhmiin sekä aktiivisena olevien tapahtumakäsittelijöiden replikoinnin.


Kuva 102. Tuo sisältöä -ikkunan Rakenne-välilehti.

Valittaessa OK luodaan raportti, josta nähdään kaikki kohdevarastorakenteeseen tehdyt muutokset.

Suojausasetukset (sisältöä tuotaessa)

Tuonnin ikkunan Suojausasetukset-välilehdellä voit muuttaa tuotavan sisällön suojausasetuksia.

Muokkaa suojausasetuksia seuraavasti:






5. Joko:

a. Napsauta Yksittäinen tuonti..., jos haluat muokata yksittäisen tuontipaketin suojausasetuksia.

tai


b. Napsauta tehtäväalueella Uusi ajoitettu tuonti..., jos haluat muokata toistuvan tuontityönsuojausasetuksia.

Tuo sisältöä- tai Ajoitetun työn ominaisuudet -ikkuna avautuu valintasi mukaan.

6. Valitse Suojausasetukset-välilehti.

Suojausasetukset-välilehti avautuu Tuo sisältöä- tai Ajoitetun työn ominaisuudet -ikkunaan.

7. Valitse Tuotavien kohteiden suojausasetukset -kohdassa jokin seuraavista vaihtoehdoista:

Valinta Kuvaus

Käytä sisältöpaketin suojausasetuksia Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat, että tuoduillakohteilla on samat suojausasetukset kuinlähdevaraston kohteilla.

Käytä kohdetyyppien oletussuojausasetuksia Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat, että tuoduissakohteissa käytetään kunkin kohdetyypinominaisuusikkunassa määritettyjä (sivu 348)oletussuojausasetuksia.

Määritä suojausasetukset tuotaville versioille Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat määrittäämanuaalisesti suojausasetukset, joita sovelletaankaikkiin tuotaviin kohteisiin.


8. Valinnainen Valitse ruutu Aktivoi uusien tai muuttuneiden suojausasetusten määritykset tai poistavalinta siitä.

Jos sisältöpaketti sisältää uusia tai muuttuneita automaattisten suojausasetustenmäärityksiä ja sisältöpaketti tuodaan tämän asetuksen ollessa käytössä, kaikki tuotujenmääritysten laukaisemat automaattiset suojausasetukset otetaan käyttöön kohdevarastossa.Jos sisältöpaketti tuodaan tämän asetuksen ollessa poissa käytöstä, automaattistensuojausasetusten määritykset tuodaan kohdevarastoon, mutta uusia automaattisiasuojausasetuksia ei aktivoida.

9. Valinnainen Valitse ruutu Ohita tuotavien kohteiden automaattisten suojausasetusten määrityksettai poista valinta siitä.

Kun tämä asetus on valittuna, tuonnissa ohitetaan sisältöpaketin kaikkien tuotavien kohteidenautomaattisten suojausasetusten määritykset. Voit siis halutessasi säilyttää kohdevarastonkaikkien kohteiden automaattiset suojausasetukset jättämällä pois automaattistensuojausasetusten määritysten mahdolliset muutokset tuotavan sisältöpaketin kohteista.

10.Sulje ikkuna napsauttamalla OK.

Tuonnin yhteenvetoraportti

Ennen kohdevarastoon tehtävien muutosten hyväksymistä M-Files esittää yksityiskohtaisenkoosteen tuotavasta sisältöpaketista. On erittäin suositeltavaa, että sisällön tuonnin tulokset selittäväyhteenvetoraportti tarkastetaan huolellisesti.

Kuva 103. Tuotavan sisällön yhteenvetoraportti.

On hyvin tärkeää varmistaa, että rakenne-elementtien kopioita ei luoda tahattomasti ja että kaikkikohdevaraston metatietorakenteen muutokset ovat odotetun kaltaisia. Siinä tapauksessa, että ilmeneevirheellisiä kohdennuksia, prosessi on peruutettava ja lähde- ja/tai kohdevaraston elementtien nimiä taialiaksia on muutettava sen mukaisesti.


Huomaa: Tuodut metatietorakenteen elementit korvaavat niiden olemassa olevat vastineetkohdevarastossa. Ei ole suositeltavaa määrittää samanlaisia kohdetyyppirakenteita päävarastoon jareplikavarastoon, jos varastoilla on erilaiset yhteydet määritettyihin ulkoisiin tietokantoihin.

Ajoitettu vienti ja tuonti

Jotta eri varastot voidaan pitää ajan tasalla toisiinsa nähden ja yhteistoiminnassa, tulee varastoillemääritellä ajoitetut vienti- ja tuontityöt. Ajoitettujen vienti- ja tuontitöiden avulla synkronoidaan kohteet janiiden metatiedot eri varastojen välillä.

Huomaa: Ajoitusasetusta Kun käyttämättömänä ei tueta M-Filesissa.

Huomaa: Suositellaan, että tutustut osioon Yhteistoiminta eri varastojen välillä (sivu 338), ennenkuin määrität vienti- tai tuontitöitä.

Ajoitettu vienti

Määrittele ajoitettu vientityö lähdevarastossa, josta haluat ajastetusti tallentaa vietävän sisällön.Käytössäsi on vastaavat asetukset kuin yksittäisen viennin yhteydessä. Lisätietoja saat kohdasta Viesisältöä (sivu 313). Vietävä data voidaan tuoda toiseen varastoon julkaisua, replikointia, arkistointia taivarmuuskopiointia varten.

Ajoitettu tuonti

Kun haluat tuoda sisällön toiseen varastoon synkronointia tai muuta käyttöä varten, määrittelekohdevarastoon ajoitettu tuonti. Käytössäsi on vastaavat asetukset kuin yksittäisen tuonnin yhteydessä.Lisätietoja saat kohdasta Tuo sisältöä (sivu 321).

Vienti- tai tuontityön ajoitus toimii samalla tavalla kuin tehtävien ajoitus Windowsin ohjauspaneelissa.

Huomaa: Eri varastojen välistä yhteistoimintaa varten tulee sisällön viennin ja tuonnin lisäksipystyä yhdistämään metatietomäärittelyt, jotta synkronointi voidaan tehdä arkistoinnin avulla. Katsolisätietoja kohdasta Yhteistoiminta eri varastojen välillä (sivu 338).

Tässä kappaleessa

• Ajoitetun viennin määrittäminen (sivu 330)• Ajoitetun tuonnin määrittäminen (sivu 332)

Ajoitetun viennin määrittäminen






5. Napsauta Uusi ajoitettu vienti... tehtäväalueella.



6. Kirjoita ajoitetun vientityön nimi Kuvaus-kenttään.






a) Määritä tilapäinen paikallinen kansio sisältöpaketille napsauttamalla ...-painiketta.b) Valinnainen Määritä käyttäjätili, jota käytetään sisältöpaketin tallentamiseen valittuun paikalliseen

kansioon, napsauttamalla Valitse käyttäjätili....

Sinun on käytettävä käyttäjätiliä, jolla on oikeus kirjoittaa valittuun paikalliseen kansioon.

10.Valinnainen Jos haluat viedä pilvivarastosijaintiin, ota Paketin sijainti -välilehdellä käyttöön Käytäpilvivarastoreplikointia -vaihtoehto.



b) Kirjoita Käyttäjän valitsema kansion nimi -kenttään kansion sijainti pilvivarastossa, jota käytetäänvientiin yhdestä varastosta ja tuontiin toiseen varastoon.


11.Ota Kohteet ja tiedostot -välilehdellä käyttöön Vie kohteita ja tiedostoja -vaihtoehto merkitsemällävalintaruutu, ja valitse Vie olemassa olevat kohteet -vaihtoehto.

Katso lisätietoja välilehden vaihtoehdoista kohdasta Vie kohteita ja tiedostoja (sivu 317).

Huomaa:

Jos Vie ainoastaan viimeisimmän ajon jälkeiset muutokset -vaihtoehto on käytössä,viedään vain sellaiset tiedostot ja kohteet, jotka ovat uusia tai jotka ovat muuttuneet tietynpäivämäärän ja kellonajan jälkeen. Jos olet viemässä metatietorakenteen elementtejäja tämä vaihtoehto on käytössä, elementtejä ei viedä, ellei tiedostoihin tai kohteisiin oletehty muutoksia.

Jos haluat viedä metatietorakenteen elementtejä riippumatta siitä, onko kohteita taitiedostoja muutettu, kannattaa käyttää jompaakumpaa seuraavista tavoista:

• Vie metatietorakenne erikseen.• Poista Vie ainoastaan viimeisimmän ajon jälkeiset muutokset -vaihtoehto

käytöstä, jos metatietorakenteen elementit on tarkoitus viedä kohteiden ja tiedostojenohessa. Huomaa, että jos et rajoita viennin laajuutta mitenkään, vientityönsuorittaminen voi kestää huomattavan kauan.

12.Valinnainen Määritä ehdot, jotka vietävien kohteiden on täytettävä, merkitsemällä Käytähakusuodatinta -valintaruutu ja napsauttamalla Määritä...-painiketta.

a) Määritä Määrittele suodatin -ikkunassa ehdot, jotka vietävien kohteiden on täytettävä, ja napsautaOK, kun olet määrittänyt kaikki tarvittavat ehdot.


13.Ota käyttöön Rakenne-välilehdellä Vie rakenne -vaihtoehto ja tee jompikumpi seuraavista:

a. Valitse Kaikki elementit -vaihtoehto, jotta voit viedä kaikki metatietorakenteiden elementit.

tai

b. Valitse yksittäiset metatietorakenteiden elementit listasta ja määritä vietävät elementit yksitellen.

14.Tallenna ajoitettu vientityö ja sulje Ajoitetun työn ominaisuudet -ikkuna napsauttamalla OK.

Juuri määrittämäsi ajoitettu työ lisätään Ajoitetut vienti- ja tuontityöt -listaan ja suoritetaan määritetynaikataulun mukaan.Ajoitetun tuonnin määrittäminen






5. Napsauta Uusi ajoitettu tuonti... tehtäväalueella.


6. Kirjoita ajoitetun tuontityön nimi Kuvaus-kenttään.






a) Valinnainen Ota käyttöön Tuo useita sisältöpaketteja, jos haluat tuoda useita paketteja valitustasijainnista.

b) Määritä tuotavien sisältöpakettien sijainti napsauttamalla ...-painiketta.c) Valinnainen Määritä käyttäjätili, jota käytetään sisältöpaketin noutamiseen valitusta kansiosta,

napsauttamalla Valitse käyttäjätili....

Sinun on käytettävä käyttäjätiliä, jolla on lukuoikeudet valittuun kansioon.

10.Valinnainen Jos haluat tuoda pilvivarastosijainnista, ota Paketin sijainti -välilehdellä käyttöön Käytäpilvivarastoreplikointia -vaihtoehto.



b) Kirjoita Käyttäjän valitsema kansion nimi -kenttään kansion sijainti pilvivarastossa, jota käytetääntuontiin yhteen varastoon ja vientiin toisesta varastosta.



11.Voit muokata kohteiden ja tiedostojen tuontiasetuksia Kohteet ja tiedostot -välilehdellä.

Katso lisätietoja kohdasta Tuo kohteita ja tiedostoja (sivu 325).

12.Voit muokata metatietorakenteen tuontiasetuksia Rakenne-välilehdellä.

Katso lisätietoja kohdasta Tuo rakenne (sivu 326).

13.Voit muuttaa tuotavien kohteiden suojausasetuksia Suojausasetukset-välilehdellä.

Katso lisätietoja kohdasta Suojausasetukset (sisältöä tuotaessa) (sivu 327).

14.Tallenna ajoitettu tuontityö ja sulje Ajoitetun työn ominaisuudet -ikkuna napsauttamalla OK.

Ajoitettu tuontityö, jonka olet juuri määrittänyt, lisätään Ajoitetut vienti- ja tuontityöt -listaan ja suoritetaanmääritetyn aikataulun mukaan.Vanhojen versioiden arkistointi

Voit arkistoida vanhoja dokumenttiversioita, joita et enää tarvitse. Kun arkistoit vanhojadokumenttiversioita, valitut versiot siirtyvät dokumenttivarastosta arkistotiedostoon.

Arkistoi dokumenttien vanhat versiot seuraavasti:





5. Valitse Toiminta > Arkistoi vanhoja versioita... valikkoriviltä.

Voit myös napsauttaa hiiren oikeaa painiketta tyhjässä kohdassa Ajoitettu vienti ja tuonti -luettelossa ja valita Arkistoi vanhoja versioita... pikavalikosta.

Arkistoi vanhoja versioita -ikkuna avautuu.


6. Valitse joko:

a. Kaikki dokumentit: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat arkistoida kaikkien dokumenttien vanhatversiot.

tai

b. Merkitty arkistoitavaksi: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat arkistoida arkistoitaviksi merkitsemiesidokumenttien vanhat versiot.

Huomaa: Voit merkitä dokumentin arkistoitavaksi M-Files Desktopissa napsauttamalladokumenttia hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla Arkistointi > Merkitsearkistoitavaksi pikavalikosta. Katso lisätietoja kohdasta Arkistointi (sivu 95).

7. Valitse ehdot (voit valita kaikki soveltuvat), joiden mukaan arkistoitavien vanhojen versioidenlukumäärää rajoitetaan:

Voit katsoa arkistoitavien vanhojen versioiden lukumäärän valituilla asetuksilla napsauttamallaEsikatselu.

Valinta

Palautettu muokkauksesta ennen Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat arkistoidaennen annettua päivämäärää muokkauksestapalautetut vanhat versiot.


Valinta

Vähintään <lukumäärä> versiota vanhempikuin nykyinen versio

Valitse tämä vaihtoehto, jos haluatarkistoida vanhat versiot, jotka ovat annetunversiolukumäärän nykyistä versiota vanhempia.

Vähintään <lukumäärä> päivää vanhempi kuinnykyinen versio

Valitse tämä vaihtoehto, jos haluatarkistoida vanhat versiot, jotka ovat annetunpäivälukumäärän nykyistä versiota vanhempia.

Ei versionimeä Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat jättääarkistoinnista pois versiot, joilla on versioleima.

8. Valitse arkiston tallennussijainti napsauttamalla Sisältöpaketin sijainti -kohdassa ...-painiketta.

9. Valinnainen Jos valitsemasi arkistosijainti edellyttää käyttöoikeuksia, joita paikallisella System-käyttäjätilillä ei ole, napsauta Valitse käyttäjätili... ja määritä toinen käyttäjätili arkiston tallennustavarten.


10.Tallenna muutokset napsauttamalla OK. Arkistoi vanhoja versioita -ikkuna sulkeutuu.

Valitut dokumenttien vanhat versiot arkistoidaan määrittämääsi sijaintiin.

Arkistoidut dokumentit voidaan myöhemmin palauttaa dokumenttivarastoon käyttämällä Sisällön replikointija arkistointi (sivu 311) -toimintoa.

Huomaa: Mikäli olet arkistoinut dokumentteja aiemmissa M-Files-versioissa kuin 9.0, huomioi,että et voi palauttaa .MFA-tiedostomuodossa olevaa arkistotiedostoa 9.0-versiota tai uudempaakäyttävään varastoon. Mikäli haluat palauttaa .MFA-tiedostomuodossa olevan arkistotiedoston,käytä varastoa, jossa on asennettuna 8.0-versio tai vanhempi. Tämän jälkeen voit päivittäävaraston ja tehdä arkistoinnin, joka on yhteensopiva 9.0-version ja uudempien versioiden kanssa.

Varastotapahtumakirjanpito

Tapahtumakirjanpitoon kirjautuvat dokumenttivaraston tapahtumat, kuten uusien kohteiden luonnit jakäyttäjien sisäänkirjautumiset.

Tapahtumakirjanpito otetaan käyttöön valitsemalla tehtäväalueella toiminto Ota tapahtumakirjanpitokäyttöön. Voit katsella ja järjestää tapahtumia haluamaasi järjestykseen.

Tapahtumakirjanpito on edellytys ilmoitusten toimimiselle. Katso lisää ilmoituksista kohdastaIlmoitusasetusten muokkaaminen M-Files Adminissa (sivu 476).

Näytetään tapahtumat X–XXXX

Voit selata tapahtumia sivu kerrallaan nuolikuvakkeita käyttäen. Yhdellä sivulla näytetään maksimissaan10 000 tapahtumaa.

Määrittele suodatin

Voit määritellä kohdetyypin tai kohteen ID:n mukaan tapahtumat, jotka näytetään listalla.

Vie


Voit viedä ja arkistoida kaikki tai valitut tapahtumat XML-tiedostomuodossa.

Poista tapahtumat X–XXXX

Sen lisäksi, että voit poistaa kaikki tapahtumat, voit valita poistettavaksi ko. sivulla listattuna olevattapahtumat (ei koske suodatettuja listoja).

Yksittäisen tapahtuman yksityiskohtaiset tiedot

Tapahtuman tiedot antaa yksityiskohtaista tietoa tallennetuista muutoksista.

Huomaa: Jotta voit tutkia yksittäisen tapahtuman tietoja tarkemmin, sinulla on oltava ElectronicSignatures (sivu 338) -moduuli käytössä.

Kuva 104. Tapahtuman tiedot -ikkuna.

Tapahtuminen määrä ja tapahtumatyypit

Mikäli Electronic Signatures (sivu 207) -moduuli on käytössä ja Tapahtumalokin lisäominaisuudet (sivu250) on otettu käyttöön, tapahtumakirjanpito tallentaa kaikki tapahtumat ilman rajoituksia. Muussa


tapauksessa M-Files-palvelin poistaa vanhimmat tapahtumat automaattisesti, mikäli tapahtumien määrä onyli 10 000. Enimmäismäärää voidaan muuttaa rekisteriasetuksella (kysy lisää M-Filesin asiakastuesta).

M-Files tarjoaa monipuolisen tapahtumakirjanpidon, mutta Electronic Signatures -moduulin mukana tuleelisäksi lukuisia uusia tapahtumatyyppejä, jotka sisältyvät kirjanpitoon.

Seuraavat tapahtumatyypit tallennetaan M-Files Admin -tapahtumakirjanpitoon:

Osoituspyyntö Tapahtumankirjanpitotyhjennetty

Kohde poistettu Allekirjoitusasetuksetpoistettiin

Varmuuskopiointi valmis Tapahtumakirjanpitovietiin

Kohde tuhottu Allekirjoitusasetuksiamuokattiin

Varmuuskopiointialoitettu

Tapahtumien kirjauspoistettu käytöstä

Kohteen poisto kumottiin Tila muuttunut

Muokkauksesta palautus Tapahtumien kirjauskäytössä

Kohdeversio tuhottu Dokumentin tai muunkohteen tila muuttunut

Palauta muokkauksesta -pyyntö

Tiedosto ladattu Dokumentin tai muunkohteen yksi versiotuhottu

Käyttäjä luotiin

Muokkausvaraus Tiedosto ladattu julkisenlinkin kautta

Ominaisuusmäärittelypoistettiin

Käyttäjä poistettiin

Muokkauksen peruminen Vapaamuotoinen pyyntö Julkinen linkki avattu Käyttäjää muokattiin

Dokumentti tai muukohde muuttunut

Sisäänkirjautuminen Julkinen linkki luotu Käyttäjäryhmä luotiin

Dokumentti tai muukohde poistettu

Uloskirjautuminen Julkinen linkki poistettu Käyttäjäryhmä poistettiin

Dokumentti tai muukohde tuhottu

Uusi dokumentti tai muukohde

Palautusvarmuuskopiostaonnistui

Käyttäjäryhmäämuokattiin

Dokumenttivarasto luotiin Uusi kohde Palautus vanhaanversioon

Varaston muuttujaamuokattiin

Dokumenttivarasto luotiintoisen varaston kopiona

Kohde muuttunut Allekirjoitusasetuksetlisättiin

Electronic Signatures -moduuli lisää seuraavat tapahtumatyypit M-Files Admin -tapahtumakirjanpitoon.

Metatietojen rakenteenmuutokset:

Luokkaa muutettu Nimettykäyttöoikeusluettelopoistettu

Tilasiirtymää muutettu Arvolistan arvo poistettu

Luokka luotu Kohdetyyppiä muutettu Tilasiirtymä luotu Työnkulkua muutettu

Luokka poistettu Kohdetyyppi luotu Tilasiirtymä poistettu Työnkulku luotu

Yhteistä näkymäämuutettu

Kohdetyyppi poistettu Arvolistaa muutettu Työnkulku poistettu

Yhteinen näkymä luotu Ominaisuusmäärittelyluotu

Arvolista luotu


Yhteinen näkymäpoistettu

Ominaisuusmäärittelyämuutettu

Arvolista poistettu

Nimettyäkäyttöoikeusluetteloamuutettu

Tila luotu Arvolistan arvoamuutettu

Nimettykäyttöoikeusluettelo luotu

Tila poistettu Arvolistan arvo luotu

Varaston ominaisuuksien muutokset:

Tapahtumakäsittelijää muutettu

Tapahtumakäsittelijä luotu

Tapahtumakäsittelijä poistettu

Tapahtumakäsittelijän indeksiä muutettu

Muu:

Sovellus asennettu

Sovellus poistettu

Sisältöpaketti vietiin

Sisältöpaketin tuonti valmis

Electronic Signatures -moduuli

Electronic Signatures (sivu 207) -moduuli sisältää tapahtumakirjanpidon laajennukset sekä sähköisenallekirjoituksen. Moduuli on lisämaksullinen osio. Jotta voit ottaa Electronic Signatures -moduulin käyttöön,sinulla tulee olla käytön mahdollistava lisenssikoodi asennettuna. Lisenssin saat tilauksen yhteydessä.Asenna tai päivitä lisenssikoodi M-Files Adminissa (katso lisätietoja kohdasta Palvelinlisenssien hallinta(sivu 229)). Tämän lisäksi jäljitysketjun ominaisuudet on aktivoitava varastokohtaisesti. Katso lisätietojakohdasta Dokumenttivaraston lisäominaisuudet (sivu 249).

Yhteistoiminta eri varastojen välillä

M-Files mahdollistaa monentasoisen yhteistoiminnan eri dokumenttivarastojen välillä. Yhteistoiminnalla voitmm.

• replikoida dataa eri toimipisteiden välillä, mikä mahdollistaa työskentelyn eri toimipisteiden välillä aina,vaikka verkkoyhteydet olisivat hitaita tai katkeaisivat

• arkistoida dataa aktiivikäytössä olevasta varastosta arkistovarastoon• varmuuskopioida dataa omalle palvelimelle asennetusta varastosta pilvipalvelussa olevaan varastoon,

jolloin käyttäjät voivat ottaa yhteyden välittömästi pilvipalveluun, mikäli omalle palvelimelle asennetunvaraston kanssa on ongelmia

• keskittää dataa useista M-Files-varastoista yhteen varastoon• käyttää eri varastoja yrityksen eri toimintoihin, jolloin eri varastojen sisällöt, metatietorakenteet ja

suojausasetukset voidaan mukauttaa eri toimintoihin tai liiketoimintayksiköille sopiviksi• julkaista tietyt dokumentit erilliseen varastoon sidosryhmiä varten• luoda suhteita eri varastoissa olevien kohteiden välille, jolloin kohteet voivat sijaita eri varastoissa

yrityksen toimintojen mukaisesti.

Yhteistoiminnan avulla voit siis jakaa dokumentteja ja muita kohteita tehokkaasti eri varastojen välillä.Voit esimerkiksi määrittää tietyt dokumentit jaettaviksi yrityksen varastosta julkaisuvarastoon. Näin voit


helposti tarjota aina ajan tasalla olevat hinnastot, tuotekuvaukset, esitteet ja muut tiedot asiakkailletai yhteistyökumppaneille erillisessä julkaisuvarastossa ilman manuaalista kopiointia tai tietojenvanhentumista.

Huomaa: Mikäli M-Files asennetaan useille eri palvelimille, lisäpalvelimille on oltava asennettunaM-Files-lisäpalvelinlisenssi (M-Files Additional Server License). Esimerkiksi jos haluat replikoidatietoa eri palvelimilla sijaitsevien varastojen välillä, lisäpalvelimilla on oltava tämä lisenssiasennettuna.

Yhteistoiminnan vaatimat asetukset

Metatietomäärittelyiden yhdistäminen

Jotta voit yhdistää ja synkronoida metatietoja varastojen välillä, metatietomäärittelyiden on myös oltavayhdistettävissä varastojen välillä. Katso lisätietoja luvusta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu339).

Kohteiden ja arvojen synkronointi varastojen välillä

Metatietojen yhdistämisen lisäksi kohteet ja arvot on päivitettävä eli synkronoitava tietyin aikavälein,jotta eri varastoissa sijaitseva data olisi ajan tasalla. Eri varastojen välinen datan synkronointi tapahtuusisällön replikoinnin avulla. Tällöin lähdevarastosta viedään dataa, joka sitten vastaavasti tuodaan toiseenvarastoon.

Tämä sisällön synkronointi voidaan tehdä ajoitetuilla vienti- ja tuontitöillä. Sisältö voidaan synkronoidaesimerkiksi 15 minuutin välein. Näin kohdevarastossa on aina ajan tasalla olevaa dataa. Katso lisätietojaluvusta Sisällön replikointi ja arkistointi (sivu 311).

Synkronointi voi olla myös kahdensuuntaista eri varastojen välillä tai synkronointi voidaan tehdä useaneri varaston välille. Vientityötä määriteltäessä voit käyttää suodatinta, mikäli haluat viedä ja julkaistaainoastaan tietyt dokumentit tai muut kohteet kohdevarastoon.

Tässä kappaleessa

• Metatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 339)• Kohteiden ja niiden arvojen synkronointi varastojen välillä (sivu 342)

Metatietomäärittelyiden yhdistäminen

Jotta kohteita ja niiden metatietoja voidaan yhdistää ja synkronoida eri varastojen välillä,metatietomäärittelyiden on myös oltava yhdistettävissä varastojen välillä.

Metatietomäärittelyiden välinen yhdistäminen voidaan tehdä eri tavoin riippuen varastojen käytöstä. Tietytmetatietomäärittelyt yhdistetään aina automaattisesti. Osa yhdistetään automaattisesti varaston rakenteenmukaisesti, mutta joidenkin osalta metatietomäärittelyiden yhdistäminen on tehtävä manuaalisesti aliaksiakäyttäen.

Varastojen käyttötarkoitus ja metatietojen yhdistäminen

Metatietojen välinen yhdistäminen voidaan tehdä eri tavoin riippuen varastojen käyttötarkoituksesta.Kohdevarastoa voidaan käyttää arkistointiin, replikointiin, varmuuskopiointiin ja julkaisuun. Tämän takiaennen mahdollisen kohdevaraston luontia kannattaa käydä läpi, mikä on toteutukseltaan helpoin ja parastapa luoda haluttu kohdevarasto.


Mikäli yhdistäminen ja synkronointi tehdään kahden tai useamman olemassa olevan varaston välillä,tarkista metatietomäärittelyiden yhdistäminen ja määrittele ajoitetut vienti- ja tuontityöt varastojen välille.

Täydellinen kopio (esim. replikointi, arkistointi ja varmuuskopiointi)

Mikäli halutaan, että varastot ovat toistensa täydellisiä kopioita niin metatietojen kuin sisällön osalta,ensin kannattaa luoda kohdevarasto varmuuskopioinnin tai varaston kopioinnin kautta, jonka jälkeenvasta määritellään vienti- ja tuontityöt. Tällöin varsinkin metatietomäärittelyt saadaan automaattisestitäsmäämään niin nimien kuin ID:eiden osalta eikä erillistä aliasten määrittelyä tarvitse tehdämetatietomäärittely kerrallaan.

Huomaa: Varaston luonnin jälkeen luodut metatietomäärittelyt tulee kuitenkin manuaalisestiyhdistää eri varastojen välillä aliaksia käyttäen.

Osittain sama metatietorakenne ja osittain sama sisältö (esim. yrityksen sisällä eri käyttööntarkoitetut varastot)

Mikäli haluat, että metatiedot täsmäävät suurimmaksi osaksi eri varastojen välillä, kannattaa harkita,luodaanko kohdevaraston metatietorakenne metatietorakenteen viennin kautta (katso Vie rakenne (sivu320)), jonka jälkeen vasta määritellään vienti- ja tuontityöt. Tämän jälkeen kohdevarastossa on hyvätarkistaa, että metatietorakenne vastaa kohdevaraston käyttöä.

Huomaa: Varaston luonnin jälkeen luodut metatiedot tulee kuitenkin manuaalisesti yhdistää erivarastojen välillä aliaksia käyttäen.

Eri metatietorakenne, mutta osittain sama sisältö (esim. tiettyjen kohteiden julkaisu varastostatoiseen)

Mikäli vain tietyt kohteet ja tietyt metatiedot halutaan julkaista ns. julkaisuvarastoon, kannattaa yleensäjulkaisuvaraston metatietorakenne luoda erillään lähdevaraston metatietorakenteesta.

Tällöin kaikille muille kuin sisäänrakennetuille metatietomäärittelyille on määriteltävä aliakset, jottametatiedot voidaan yhdistää synkronoinnin yhteydessä.

Metatietojen yhdistäminen

M-Files yhdistää metatietoja oletusarvoisesti seuraavilla tavoilla (merkitysjärjestyksessä):

1. Sisäänrakennetut metatietomäärittelyt yhdistetään aina automaattisesti riippumatta siitä, mitenvarastojen metatietorakenteet on luotu tai miten yhdistäminen tehdään. Tällaisia metatietomäärittelyitäovat Nimi tai otsikko, Luonut, Viimeksi muokannut, Avainsanat jne. Julkaisukäytössä voidaan halutapiilottaa jotakin näistä; esimerkiksi dokumentin luojaa ei välttämättä haluta näyttää julkaisuvarastossa.Näitä sisäänrakennettuja metatietoja voidaan muokata julkaisukäyttöön sopivaksi rekisteriasetuksissa jaoikeusasetuksilla.

2. Kaikilla arvoilla on GUID-tunniste (globally unique identifier). Mikäli varastojen välillä GUID-tunnisteet täsmäävät, metatietomäärittelyt yhdistetään aina automaattisesti.

3. Mikäli varastojen välillä aliakset täsmäävät, tehdään aina metatietomäärittelyiden yhdistäminen. Aliason määritettävä manuaalisesti jokaisessa varastossa erikseen kyseiselle metatietomäärittelylle. Katsolisätietoja luvusta Aliakset eri varastojen väliselle metatietojen yhdistämiselle (sivu 341).

4. Mikäli sekä metatietomäärittelyn ID että nimi täsmäävät, tehdään metatietojen yhdistäminenautomaattisesti. Tätä oletusasetusta voidaan muuttaa rekisteriasetuksissa. Huomaa, ettäyhdistämisessä nimen mukaan käytetään varastojen oletuskielten mukaisia nimiä. Huomaa myös, ettämikäli metatietorakenteet on luotu erillisinä eri varastoissa, ID:t eivät tällöin ole samat ja yhdistäminenon tehtävä aliaksia käyttäen.


5. Voit myös käyttää tuodun metatietomäärittelyn nimeä sen aliaksena, jos muita aliaksia ei olekäytettävissä. Siinä tapauksessa sinun on määritettävä alias ainoastaan kohdevarastoon käyttämällälähdevaraston metatietomäärittelyn nimeä. Jos haluat lisätietoja, katso Käytä tuodun elementin nimeäsen aliaksena, jos muita aliaksia ei ole saatavilla kohdasta Tuo sisältöä (sivu 321).

6. Mikäli edellä mainittujen lisäksi halutaan tehdä yhdistäminen pelkän nimen mukaan, voidaan tämämääritys ottaa mukaan rekisteriasetuksissa. Tällöin metatietomäärittelyn nimen, esim. Puhelinnumero,on oltava sama eri varastoissa. Oletusasetuksia käytettäessä pelkkä nimi ei riitä yhdistämäänmetatietoja. Huomaa, että yhdistämisessä nimen mukaan käytetään varastojen oletuskielten mukaisianimiä.

Aliakset eri varastojen väliselle metatietojen yhdistämiselle

Koska ainoastaan sisäänrakennetut sekä GUID- ja ”ID+nimi”-täsmäävät metatietomäärittelyt yhdistetäänautomaattisesti, tulee muiden metatietomäärittelyiden osalta yhdistäminen tehdä aliaksia käyttäen.

Aliaksia käytetään tunnistamaan merkitykseltään vastaavat metatiedot. Esimerkiksi, kun tuodaan kohteitatoisesta varastosta, niiden Päiväys- ja Kuvaus-ominaisuudet voidaan yhdistää kohdevaraston vastaaviinominaisuuksiin perustuen aliaksiin, vaikka ominaisuuksien sisäiset ID:t ja/tai nimet olisivat erilaiset. Aliaksetviittaavat siis samaa tarkoittaviin metatietoihin eri varastoissa. Ts. alias on yhteinen tunniste samallemetatietomäärittelylle eri varastojen välillä.

Alias määritellään sekä lähde- että kohdevarastoon samannimisenä yhteisenä tunnisteena eri varastojenvälille.

Aliasta määriteltäessä voidaan hyödyntää erilaisia ulkoisia tietotyyppi- ja arkistostandardeja, joita ovatesimerkiksi SÄHKE2, MoReq2 ja Dublin Core.

Tarkista, että kaikille haluamillesi metatietomäärittelyille löytyvät riittävät määrittelyt yhdistämistä varten.Tarkista seuraavat: kohdetyypit, arvolistat, ominaisuusmäärittelyt, luokat ja luokkaryhmät, työnkulut jatyönkulun tilat, käyttäjäryhmät sekä nimetyt käyttöoikeusluettelot. Löydät näiden metatietomäärittelyidenominaisuuksista Lisäasetukset-välilehden, jossa voit määritellä aliaksen tai aliaksia metatietomäärittelylle.

Esimerkiksi lähdevarastossa on ominaisuusmäärittely Puhelinnumero, jonka varastokohtainen ID on 1001.Semanttisesti vastaava ominaisuusmäärittely on myös kohdevarastossa, mutta varastokohtainen ID on1005 (nimi voi olla sama Puhelinnumero tai eri, esim. Puhelin tai Phone number) oletuskielellä. Mikälinämä halutaan yhdistää, tulee molempiin varastoihin määrittää ko. ominaisuusmäärittelyille yhteinenalias. Alias voi olla mikä tahansa, esim. Puhelinnumero tai dc.PhoneNumber, kunhan se on molemmissavarastoissa sama.

Alias ei näy käyttäjille M-Files Desktop -ohjelmiston puolella, eli käyttäjät näkevät varastokohtaisenominaisuusmäärittelyn nimen kuten ennenkin.

Huomaa: Jos kohdevarastosta löytyy useita metatietomäärittelyitä samalla aliaksella, yhdistäminenohitetaan näiden osalta eikä tietoja tuoda kohdevarastoon.

Aliaksien antaminen metatietojen määritykseen




4. Laajenna vasemman reunan puunäkymässä Metatietojen rakenne (tasainen näkymä) ja valitsemetatietojen määrityksen tyyppi, kuten Ominaisuusmäärittelyt, jolle haluat nimetä aliaksen tai aliaksia.


Metatietojen määrityslista avautuu oikean puolen paneeliin.

5. Napsauta listassa hiiren oikeaa painiketta sen tiedon kohdalla, jolle haluat nimetä aliaksen, ja valitseOminaisuudet pikavalikosta.

Valitulle metatietojen määritykselle avautuu Ominaisuudet -ikkuna.

6. Siirry Lisäasetukset-välilehdelle.

7. Kirjoita Aliakset-kenttään valitun metatietojen määrityksen aliaksen nimi.

Käytä samoja aliaksia semanttisesti vastaaville metatiedoille sekä lähde- että kohdevarastossa.

8. Napsauta OK, kun haluat sulkea Ominaisuudet-ikkunan.

Alias tulee näkyviin metatietojen määritysten listauksen Aliakset-sarakkeeseen.Käyttäjätilit

Kohdevaraston käyttötarkoituksesta riippuen kohdevaraston käyttäjät voivat olla samoja tai täysin erikäyttäjiä kuin lähdevaraston käyttäjät. Mikäli haluat antaa tietyille käyttäjille oikeudet molempiin varastoihin,synkronoida metatiedot Käyttäjät-arvolistan osalta tai tehdä molemmat, luo käyttäjille samannimisetkäyttäjätilit molempiin varastoihin. Käyttäjätilejä ei siis automaattisesti synkronoida varastojen välillä.

Suhteessa olevat kohteet eri varastoissa

Yhteistoiminta eri varastojen välillä mahdollistaa myös suhteiden luonnin kohteiden välillä, jotka sijaitsevateri varastoissa. Kohteita ei viedä varastosta toiseen, vaan suhde luodaan viittaamalla toisessa varastossasijaitsevaan kohteeseen, eli alkuperäiseen kohteeseen luodaan linkki. Myös tällöin kohteiden kohdetyypitpitää olla yhdistettävissä, mutta kohteiden synkronointia (sisällön replikointia) ei tarvitse tehdä, koskakohteita ei siirretä varastosta toiseen. Katso lisätietoja kohdasta Eri varastoissa olevien kohteiden välisetsuhteet (sivu 112).

Kohteiden ja niiden arvojen synkronointi varastojen välillä

Tässä luvussa on kerrottu lisätietoja kohteiden ja niiden arvojen synkronointiin liittyen. Suosittelemmetutustumaan tähän osioon ennen synkronointitöiden määrittelyä. Synkronointi suoritetaan toiminnollaSisällön replikointi ja arkistointi (sivu 311).

Kohteiden synkronointi

Kun varastojen metatietorakenteet on määritelty tarpeiden mukaan ja tarvittavat metatietomäärittelytvoidaan yhdistää, tehdään varsinainen kohteiden ja arvojen synkronointi varastojen välillä. Eri varastojenvälinen datan synkronointi tapahtuu sisällön replikoinnin avulla. Lisätietoja on kohdissa Sisällön replikointija arkistointi (sivu 311) ja Replication and Archiving User's Guide.

Huomaa: Ainoastaan arvot, joille on sisäänrakennettu kohdetyyppi, synkronoidaan automaattisesti.Muiden kohdetyyppien osalta tulee joko aliaksen tai ”ID+nimi”-yhdistelmän täsmätä, jotta ko.kohdetyyppiä olevat kohteet tuodaan kohdevarastoon tuontityön yhteydessä. Tarkista siis, ettänämä määrittelyt ovat kunnossa. Katso lisätietoja kohdasta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen(sivu 339).

Ristiriidat ja niiden selvittäminen

Kun kohteita muokataan samaan aikaan eri varastoissa, saattaa aiheutua ristiriitatilanteita, kun tietojaollaan synkronoimassa esimerkiksi lähdevarastosta A kohdevarastoon B. Ristiriidan havaitessaan M-Filesluo kohteesta ns. ristiriitakohteen, joka voidaan selvittää lähde- tai kohdevaraston version hyväksi.

https://kb.cloudvault.m-files.com/Default.aspx#3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC/object/BE071D92-75EF-4043-8051-EA56EE2EA592/latest


Löydät tällaiset ristiriitakohteet suhteiden kautta: jos kohteella on ristiriitoja, löydät ne Ristiriidat-ryhmittelyotsikon alta. Lisäksi löydät kaikki ristiriitakohteet Ristiriidat-näkymää käyttäen (oletuksenapiilotettu).

Selvitä ristiriidat joko pitämällä kohdevaraston muutokset ( Pidä nämä muutokset ) tai hylkäämällä ne(Hylkää nämä muutokset). Jälkimmäisellä vaihtoehdolla lähdevaraston versio tulee käyttöön. Ristiriitaaselvitettäessä sinulla tulee olla muokkausoikeus varsinaiseen kohteeseen sekä ko. ristiriitakohteeseensamassa varastossa.

Mikäli synkronointi (sisällön replikointi) on kahdensuuntainen, selvitä ristiriita molemmissa varastoissa, jottaristiriitatilanne saadaan päättymään.

Varastosta valittujen kohteiden julkaisu toisessa varastossa

Mikäli haluat julkaista vain tietyt kohteet varastosta toista varastoa hyödyntämällä, voit tehdä senkäyttämällä hakusuodatinta sisällön vientityötä määriteltäessä. Tarkista lisäksi, että julkaistavien kohteidenkohdetyypit voidaan yhdistää joko automaattisesti tai aliasten avulla.

Metatietoarvojen synkronointi

Arvolistan arvot

Kun varastojen metatietorakenteet on määritelty tarpeiden mukaan ja tarvittavat metatietomäärittelytvoidaan yhdistää, tehdään varsinainen kohteiden ja niiden arvojen synkronointi varastojen välillä. Erivarastojen välinen datan synkronointi tapahtuu sisällön replikoinnin avulla.

Huomaa kuitenkin, että jos arvoa ei ole olemassa kohdevarastossa tai sitä ei pystytä luomaan normaalinaarvolistan arvona tuontityön yhteydessä (esim. sisäänrakennetut, kuten luokat, työnkulut ja käyttäjät),silloin arvon nimi näkyy metatiedoissa muodossa ”Arvon nimi XYZ (poistettu)”. Eli jos arvoa ei löydytuonnin jälkeen kohdevaraston metatietorakenteesta, se näkyy ”Arvon nimi XYZ (poistettu)” -arvona.

Huomaa: Tuotavien arvojen oletussuojausasetuksena käytetään kohdevaraston arvolistoittainasetettua oletussuojausta uusille arvoille. Tästä seuraa, että arvon nimi saattaa olla näkyvissäriippumatta sen suojausasetuksista lähdevarastossa. Esimerkiksi dokumentin luojan niminäkyy julkaistun dokumentin metatiedoissa ”Luonut: Käyttäjä XYZ (poistettu)” -arvona. Tarkistatarvittaessa suojausasetukset ja metatietomäärittelyiden yhdistäminen, mikäli et halua näitä tietojanäkyviin toisessa varastossa.

Suhteessa olevat kohteet

Kohteen metatiedot sisältävät tietoa suhteessa olevista toisista kohteista. Esimerkiksi dokumentti voi ollasuhteessa projektiin tai asiakkaaseen.

Kun kohteita viedään toiseen varastoon, ei niihin suhteessa olevia kohteita välttämättä kuitenkaan halutaviedä kohdevarastoon. Esimerkiksi kohdevarastoon voidaan viedä dokumentteja, mutta ei projektejatai asiakkaita (esimerkiksi julkaisukäytössä julkaistaan hinnastot ja esitteet, mutta ei asiakastietoja).Tällöin suhteessa oleva kohde näkyy kuitenkin kohteen metatiedoissa pikakuvakkeena (tai harvemmissatapauksissa "Arvon nimi XYZ(poistettu)" -arvona). Tällöin kohde viittaa lähdevarastoon eikä sitä ole tuotuaitona kohteena kohdevarastoon. Jos haluat lisätietoja, katso Suhteet eri varastoissa olevien kohteidenvälillä kohdassa Kohteiden suhteet (sivu 111).

Huomaa: Suhteessa olevan kohteen oletussuojausasetuksena käytetään tuonnin yhteydessäkohdevaraston kohdetyypeittäin asetettua oletussuojausta uusille kohteille. Tästä seuraa, ettäsuhteessa olevan kohteen nimi saattaa olla näkyvissä tuodun/julkaistun kohteen metatiedoissariippumatta sen suojausasetuksista lähdevarastossa. Esimerkiksi asiakkaan tai projektin nimi


saattaa näkyä julkaistun dokumentin metatiedoissa pikakuvakkeena tai ”Arvon nimi XYZ (poistettu)”-arvona. Tarkista tarvittaessa suojausasetukset ja metatietomäärittelyiden yhdistäminen, mikäli ethalua näitä tietoja näkyviin toisessa varastossa.

3.2. M-Filesin määrittäminen

Tässä osiossa annetaan neuvoja järjestelmän mukauttamiseksi, jotta se toimisi ja käyttäytyisiorganisaatiosi vaatimusten mukaisesti. Dokumenttivarastosi metatietorakenteen muuntamista koskevienohjeiden lisäksi tämän osion aiheissa käsitellään muun muassa työnkulkujen lisäämistä ja muokkaamista,varastosovellusten asennusta ja käyttöä, ilmoitusasetusten muokkaamista sekä tapahtumakäsittelijöiden jakomentosarjojen hyödyntämistä.

Tässä kappaleessa

• Varaston metatietorakenteen muokkaaminen (sivu 344)• Käyttäjien ja käyttäjäryhmien hallinta (sivu 417)• Työnkulkujen määrittäminen (sivu 433)• Nimetyt käyttöoikeusluettelot (sivu 461)• Dokumenttivarastosovellusten asennus ja hallinta (sivu 467)• Määrityseditorin käyttäminen (sivu 469)• Ilmoitusasetusten muokkaaminen M-Files Adminissa (sivu 476)• Web- ja Mobile Access -pääsyn määrittäminen M-Filesiin (sivu 483)• Raportointi ja tietojen vienti (sivu 494)• Tapahtumakäsittelijät ja komentosarjat (sivu 503)• Älykerros (sivu 538)• M-Files Serverin rekisteriasetukset ja nimetyt arvoasetukset (sivu 551)

3.2.1. Varaston metatietorakenteen muokkaaminen

M-Files Adminin avulla voit muokata varaston metatietoelementtejä, kuten kohdetyyppejä, arvolistoja,ominaisuusmäärittelyitä ja luokkia. Luokat voidaan myös luokitella edelleen luokkaryhmiksi. Dokumentin jakohteen metatietoja käytetään melkein kaikkialla M-Filesissa, kuten näkymissä ja hakutoiminnoissa, jotensiksi varaston metatietorakenne olisi suunniteltava huolellisesti.


Kuva 105. Varaston metatietorakenne koostuu kohdetyypeistä, luokkaryhmistä, luokista, ominaisuusmäärittelyistä ja arvolistoista. Ylläoleva esimerkki esittelee metatietorakenteen hierarkiaa, jossa rakenteeseen sisältyy Asiakas- ja Dokumentti-kohdetyypit ja näidenkahden kohdetyypin eri luokat.

Voit selata ja muokata varaston metatietorakennetta joko hierarkianäkymänä tai tasaisena näkymänä.

Selaa ja muokkaa varastosi metatietorakennetta suorittamalla seuraavat vaiheet:




4. Laajenna vasemman reunan puunäkymässä joko Metatietojen rakenne (hierarkkinen näkymä) taiMetatietojen rakenne (tasainen näkymä).

Metatietojen rakenne (hierarkkinen näkymä)- ja Metatietojen rakenne (tasainen näkymä) -osioissa voit luoda varaston metatietorakenteeseen uusia metatietoelementtejä, kuten kohdetyyppejä,


tai muokata olemassa olevia elementtejä. Katso tämän osion alaotsikoista lisätietoja erityyppisistämetatietoelementeistä ja siitä, miten niitä määritellään.

Tässä kappaleessa

• Kohdetyypit (sivu 346)• Arvolistat (sivu 369)• Ominaisuusmäärittelyt (sivu 390)• Luokat (sivu 411)• Luokkaryhmät (sivu 416)

Kohdetyypit

Tallennettavat kohteet määritellään M-Filesissa kohdetyyppeinä. Sisäänrakennettuja kohdetyyppejäovat dokumentit ja dokumenttikokoelmat, mutta organisaation tarpeiden mukaan voit määrittäädokumenttivarastossa myös muita kohdetyyppejä, kuten asiakas, yhteyshenkilö tai projekti. Tällöin näitäkohteita voidaan hallita M-Filesin kautta ja muutoshistoria tallentuu myös näiden kohteiden osalta.

Versioitumisen lisäksi M-Files tarjoaa kaikille kohteille lajittelun dynaamisissa näkymissä, suojanyhtäaikaista muokkausta vastaan, helppokäyttöiset suojausominaisuudet ja erittäin monipuolisethakuominaisuudet.

Metatietokortti on sekä dokumenteille että muille kohdetyypeille. Muut kohdetyypit poikkeavatdokumenteista siinä mielessä, että niiden ei tarvitse sisältää tiedostoja, kun taas dokumentit sisältävät ainavähintään yhden tiedoston (esim. Word-asiakirjan).

Tässä kappaleessa

• Uuden kohdetyypin luonti (sivu 346)• Lisäasetusten kohdetyypin ominaisuudet (sivu 348)• Kohdetyyppien suojausasetukset (sivu 360)• Kohdetyyppien yhteydet ulkoisiin tietokantoihin (sivu 361)

Uuden kohdetyypin luonti




4. Laajenna näytön vasemman reunan puunäkymässä kohta Metatietojen rakenne (tasainen näkymä)ja valitse sitten Kohdetyypit.

Kohdetyypit-luettelo avautuu oikeaan sivupaneeliin.

5. Napsauta Uusi kohdetyyppi... tehtäväalueella.

Esimerkiksi:Kohdetyypin ominaisuudet -ikkuna avautuu.


6. Kirjoita Nimi (yksikkö) -kenttään kohdetyypille sopiva nimi yksikkömuodossa.

7. Kirjoita Nimi (monikko) -kenttään sama nimi monikkomuodossa.

8. Valinnainen Napsauta Muuta kuvake..., jos haluat muuttaa kohdetyypin kuvaketta.

a) Valitse kuvake luettelosta tai selaa ja valitse muu kuvaketiedosto napsauttamalla Selaa....b) Vaihda kuvake napsauttamalla OK.

Jos haluat palauttaa oletuskuvakkeen, napsauta Käytä oletusta.

9. Valinnainen Jos haluat käyttäjien pystyvän luomaan tämäntyyppisiä kohteita M-Filesissa, merkitseKäyttäjät voivat luoda tähän kohdetyyppiin kuuluvia kohteita -valintaruutu.

a) Jos haluat lisätä tehtäväalueelle komennon uuden tämäntyyppisen kohteen luomiseksi, merkitseNäytä luontitoiminto tehtäväalueella -valintaruutu.

10.Valinnainen Jos haluat käyttäjien pystyvän yhdistämään tiedostoja tämäntyyppisiin kohteisiin, merkitseTämän tyyppiset kohteet voivat sisältää tiedostoja -valintaruutu.

11.Valinnainen Merkitse Kohdetyypit, joita käyttäjät voivat selata tämän kohdetyypin kohteille -listaankohdetyypit, joita haluat käyttäjien pystyvän selaamaan napsauttamalla tämän tyypin kohdetta hiirenoikealla painikkeella ja valitsemalla Selaa suhteita.

Tämä asetus ei vaikuta listausnäkymässä (hakutulokset tai näkymä) näytettäviin suhteessaoleviin kohteisiin pääkohteen alapuolella.


12.Valitse Oletussuojausasetukset uusille kohteille -pudotusvalikosta oletussuojausasetukset uusilletämän tyypin kohteille.

Voit muuttaa olemassa olevia suojausasetuksia napsauttamalla ...-painiketta.

13.Valinnainen Merkitse Salli tämän kohdetyypin käyttö näkymän ryhmittelytasona -valintaruutu, jottakohdetyyppiä voidaan käyttää ryhmittelytason määrittelyyn näkymän sisällä.

14.Valinnainen Jos sinun on määritettävä kohdetyypin hierarkia, automaattisia suojausasetuksia, erillinenmetatietojen hakuindeksi tai kohdetyypin aliaksia, avaa Lisäasetukset-välilehti.

Jos haluat lisätietoa Lisäasetukset-välilehden asetuksista, katso Lisäasetusten kohdetyypinominaisuudet (sivu 348).

15.Valinnainen Jos sinun on edelleen tarkennettava uuden kohdetyypin suojausasetuksia, määritäasetukset Suojausasetukset-välilehdellä.

Jos haluat lisätietoa kohdetyypin suojausasetusten määrittämisestä, katso Kohdetyyppiensuojausasetukset (sivu 360).

16.Valinnainen Jos haluat käyttää ulkoista tietokantaa uuden kohdetyypin kohteiden lähteenä, määritäulkoinen tietokantayhteys Yhteys ulkoiseen tietokantaan -välilehdellä.

Jos haluat lisäohjeita kohdetyypin ulkoisen tietokantayhteyden määrittämisestä, katsoKohdetyyppien yhteydet ulkoisiin tietokantoihin (sivu 361).

17.Luo uusi kohdetyyppi napsauttamalla OK.

Juuri luomasi kohdetyyppi lisätään Kohdetyypit-listaan. Nyt voit luoda tämän tyypin kohteita M-Filesissa.Lisäasetusten kohdetyypin ominaisuudet

Kohdetyypin ominaisuudet -ikkunan Lisäasetukset-välilehdellä voit suorittaa seuraavia tehtäviä valitullekohdetyypille:

• määrittää kohdetyypin hierarkian (sivu 349)• määrittää automaattisia suojausasetuksia (sivu 352)• ottaa käyttöön erillisen metatietojen hakuindeksin (sivu 356)• määrittää aliaksia (sivu 358)


Kuva 106. Kohdetyypin ominaisuudet -ikkunan Lisäasetukset-välilehti.

Kohdetyypin hierarkian määritteleminen

Kohdetyypeillä voi olla hierarkkisia suhteita. Esimerkiksi suhde asiakkaan ja asiakkaan yhteyshenkilönvälillä voidaan määritellä siten, että Asiakas-kohdetyypin alityypiksi määritellään Yhteyshenkilö-kohdetyyppi. Asiakas-kohdetyypin arvolistan sisältöä tarkasteltaessa nähdään tällöin myös yhteyshenkilötsuodatettuna asiakkaan mukaan.

Huomaa: Kohdetyypille ei voi määritellä sisäistä hierarkiaa.

Määritä kohdetyyppihierarkia suorittamalla seuraavat vaiheet:

1. Mene M-Files Adminissa Lisäasetukset-välilehdelle Kohdetyypin ominaisuudet -ikkunassamuokkaamaan haluamaasi kohdetyyppiä.

a) Avaa M-Files Admin.b) Laajenna vasemman reunan puunäkymässä haluamasi M-Files Server -yhteys.c) Laajenna vasemman reunan puunäkymässä haluamasi dokumenttivarasto.


d) Laajenna näytön vasemman reunan puunäkymässä kohta Metatietojen rakenne (tasainennäkymä) ja valitse sitten Kohdetyypit.


e) Kaksoisnapsauta kohdetyyppiä, jota haluat muokata.


f) Napsauta Lisäasetukset-välilehteä.

Lisäasetukset-välilehti avautuu.


2. Tee Lisäasetukset-välilehdellä jompikumpi seuraavista tai molemmat:

Tavoite Toimenpiteet

Alityyppien määrittely tälle kohdetyypille Napsauta Lisää...-painiketta ja valitse sitten tällekohdetyypille alityyppeinä lisättävät kohdetyypit janapsauta Lisää.

Huomaa: Jos haluat valita luettelostauseita yksittäisiä kohteita kerralla, pidäCtrl-näppäintä painettuna samalla, kunvalitset kohteita. Jos taas haluat valitauseita vierekkäisiä kohteita, pidä ⇧Vaihto -näppäintä painettuna, kun valitsetkohteita.

Huomaa: Voit poistaa alityypinnapsauttamalla Poista.



Tämän kohdetyypin määrittely toisenkohdetyypin alityypiksi

Merkitse Tämä kohdetyyppi on seuraavankohdetyypin alityyppi -valintaruutu ja valitsekohdetyyppi pudotusvalikosta.

3. Tallenna muutokset ja sulje Kohdetyypin ominaisuudet -ikkuna napsauttamalla OK.

Kohdetyypin hierarkia luodaan valittujen kohdetyyppien välille. Kun luot M-Filesissa uuden kohteen, jonkaolet määrittänyt toisen kohdetyypin alityypiksi, sinun on valittava sille omistajakohde. Silloin omistajan jaalikohteen välille luodaan suhde uuden kohteen luonnin yhteydessä.Automaattisten suojausasetusten määrittäminen kohdetyypille

Kohde saa automaattiset suojausasetukset, kun kohteen metatietoihin lisätään arvo, jolle on määriteltynäautomaattiset suojausasetukset. Voit määrittää automaattiset suojausasetukset kohdetyypille niin, ettäkun toisen kohteen metatiedoissa viitataan valituntyyppiseen kohteeseen, kohde perii viitatun kohteensuojausasetukset.

Huomaa: Arvolistan arvon mukaiset automaattiset suojausasetukset ovat aina etusijalla arvolista-ja kohdetyyppitasolla tehtyihin asetuksiin nähden. Jos haluat lisätietoja arvolistan arvojenautomaattisista suojausasetuksista, katso Automaattiset suojausasetukset arvolistan arvoille (sivu375).

Määritä automaattiset suojausasetukset kohdetyypille suorittamalla seuraavat vaiheet:


a) Avaa M-Files Admin.b) Laajenna vasemman reunan puunäkymässä haluamasi M-Files Server -yhteys.c) Laajenna vasemman reunan puunäkymässä haluamasi dokumenttivarasto.d) Laajenna näytön vasemman reunan puunäkymässä kohta Metatietojen rakenne (tasainen

näkymä) ja valitse sitten Kohdetyypit.





2. Napsauta Lisäasetukset-välilehdellä Määritä...-painiketta.

Automaattiset suojausasetukset -ikkuna avautuu.


3. Ota automaattiset suojausasetukset käyttöön valitulle kohdetyypille merkitsemällä Rajoitakäyttöoikeuksia kohteissa, jotka viittaavat tähän arvoon -valintaruutu.

4. Suorita jokin seuraavista tehtävistä:

Tavoite Suorita seuraava tehtävä

Metatietokortissa määritettyjen kohteensuojausasetusten käyttö automaattisinasuojausasetuksina

Merkitse Käytä kohteen omia suojausasetuksia-valintaruutu.

Ennalta määritellyn nimetynkäyttöoikeusluettelon käyttö automaattisinasuojausasetuksina

Merkitse Käytä nimettyä käyttöoikeusluetteloa-valintaruutu ja valitse sitten ennalta määriteltynimetty käyttöoikeusluettelo pudotusvalikosta.

Mukautettujen suojausasetusten käyttöautomaattisina suojausasetuksina

Napsauta Lisää...-painiketta, valitse sittenmukautettuihin suojausasetuksiin lisättävätkäyttäjät tai käyttäjäryhmät ja napsauta Lisää.


Tavoite Suorita seuraava tehtävä

Huomaa: Jos haluat valita luettelostauseita yksittäisiä kohteita kerralla, pidäCtrl-näppäintä painettuna samalla, kunvalitset kohteita. Jos taas haluat valitauseita vierekkäisiä kohteita, pidä ⇧Vaihto -näppäintä painettuna, kun valitsetkohteita.

Huomaa: Käyttäjän tai käyttäjäryhmänvoi poistaa asetuksista napsauttamallaPoista.

Valitse käyttäjä tai käyttäjäryhmä Käyttäjätja käyttäjäryhmät -luettelosta ja myönnäoikeuksia Suojausasetukset-luettelossamerkitsemällä suojausasetukselle joko Salli- taiEstä-valintaruutu.

5. Valinnainen Merkitse Salli käyttäjien poistaa aktivointi näiden rajoitusten osalta -valintaruutu,jos haluat, että dokumenttivaraston käyttäjät voivat poistaa käytöstä näiden asetusten määrittämätautomaattiset suojausasetukset.

6. Napsauta OK sulkeaksesi Automaattiset suojausasetukset -ikkunan.

7. Kohdetyypin ominaisuudet -ikkunassa tee jompikumpi seuraavista:

a. Tallenna automaattiset suojausasetuksesi napsauttamalla Käytä.

tai

b. Napsauta OK tallentaaksesi automaattiset suojausasetuksesi ja sulkeaksesi Kohdetyypinominaisuudet -ikkunan.

Valitulla kohdetyypillä on nyt automaattiset suojausasetukset. Jos toisen kohteen metatiedoissa viitataantämän kohdetyypin kohteeseen, viittaava kohde perii automaattiset suojausasetukset siltä kohteelta, jolleon määritetty automaattiset suojausasetukset.Erillisen metatietojen hakuindeksin käyttö kohdetyypille

Voi kannattaa ottaa käyttöön Use a separate metadata search index for this object type -vaihtoehtosellaisille tärkeille kohdetyypeille, joita käytetään usein ja joita on runsaasti varastossa.

Koska nämä tärkeät kohdetyypit vaihtelevat organisaatiokohtaisesti, toiminto on oletuksena poissakäytöstä. Dokumentinhallinnassa esimerkiksi Dokumentti-kohdetyyppi on luonnollisesti tärkeinkohdetyyppi. CRM-varastoissa tärkeimmät kohdetyypit ovat kuitenkin yleensä toisenlaisia, kuten Asiakas,Projekti tai Yhteyshenkilö.

Tämän toiminnon käyttöönotto saa M-Filesin käyttämään erillistä hakurakennetta valitun kohdetyypinkohteille. Se parantaa sekä valitun kohdetyypin kohteiden että muiden kohteiden hakunopeutta etenkinsiinä tapauksessa, että varasto sisältää runsaasti tätä tärkeää kohdetyyppiä edustavia kohteita.

Huomaa: Tämän toiminnon käyttöönotossa voi kestää kauan, muutamasta minuutista muutamaantuntiin. Varasto on myös offline-tilassa tämän toiminnon ajan, jolloin käyttäjät eivät pääse käsiksivarastoon.


Ota käyttöön erillinen metatietojen hakuindeksi kohdetyypille suorittamalla seuraavat vaiheet:










2. Merkitse Käytä erillistä metatietojen hakuindeksiä tälle kohdetyypille -valintaruutu.

3. Napsauta OK, kun haluat sulkea Kohdetyypin ominaisuudet -valintaikkunan.

M-Files käyttää nyt erillistä metatietojen hakuindeksiä valitun kohdetyypin kohteille.Kohdetyypin aliasten määrittäminen

Aliaksia käytetään tunnistamaan merkitykseltään vastaavat metatiedot. Esimerkiksi, kun tuodaan kohteitatoisesta varastosta, niiden Päiväys- ja Kuvaus-ominaisuudet voidaan yhdistää kohdevaraston vastaaviinominaisuuksiin perustuen aliaksiin, vaikka ominaisuuksien sisäiset ID:t ja/tai nimet olisivat erilaiset. Aliaksetviittaavat siis samaa tarkoittaviin metatietoihin eri varastoissa, eli alias on yhteinen tunniste samallemetatietomäärittelylle eri varastojen välillä.

Alias määritellään sekä lähde- että kohdevarastoon samannimisenä yhteisenä tunnisteena eri varastojenvälille.

Aliasta määriteltäessä voidaan hyödyntää erilaisia ulkoisia tietotyyppi- ja arkistostandardeja, joita ovatesimerkiksi SÄHKE2, MoReq2 ja Dublin Core.



Määritä kohdetyypille aliaksia suorittamalla seuraavat vaiheet:










2. Syötä Aliakset-kentässä aliakset valitulle kohdetyypille.

Jos on määritettävä useampi kuin yksi alias, erottele aliakset puolipisteillä (;).

ObjectType.Customers; OT.Customers

3. Napsauta OK, kun haluat sulkea Kohdetyypin ominaisuudet -valintaikkunan.

Kohdetyyppien suojausasetukset

Suojaus-välilehdellä voit määritellä, kenellä on oikeus nähdä tämä kohdetyyppi ja kuka saa luodakohdetyyppiin kuuluvia kohteita.

Mikäli käyttäjällä ei ole oikeuksia nähdä ko. kohdetyypin nimeä, kohdetyyppi ei näy valintana M-FilesDesktop -ohjelmiston puolella (esim. luotaessa uutta kohdetta tai hakukriteerinä). Vaikka kohdetyypin nimiolisi piilotettu, näkee käyttäjä silti kaikki tämän kohdetyypin kohteet esim. näkymissä tai haun tuloksena.

Jos et näe kohdetyypin nimeä, et myöskään voi luoda kohteita tähän kohdetyyppiin. Käyttäjällä voi ollakuitenkin oikeus nähdä kohdetyypin nimi, mutta ei silti oikeutta luoda kohteita.


Suojausasetusten määrittäminen




4. Korosta sopiva varaston solmu tai alasolmu vasemmassa puunäkymässä ja valitse haluamasi kohtaoikealla olevasta listasta.

5. Napsauta kohtaa hiiren oikealla painikkeella ja valitse Ominaisuudet pikavalikosta.

6. Siirry Suojausasetukset-välilehdelle.

7. Valitse Käyttäjät ja käyttäjäryhmät -listasta käyttäjä tai käyttäjäryhmä, jonka suojausasetuksia haluatmäärittää.

Jos käyttäjä tai käyttäjäryhmä ei ole listassa, lisää käyttäjä tai käyttäjäryhmä listaannapsauttamalla Lisää....

8. Joko:

a. Merkitse Salli-valintaruutu, jotta valittu käyttäjä näkee tämän kohdan.

tai

b. Merkitse Estä-valintaruutu, jotta valittu käyttäjä ei näe tätä kohtaa.

9. Valinnainen Jos haluat määrittää muita suojausasetuksia, toista vaiheet 7 ja 8.


Olet määrittänyt valitun kohdan katsomista koskevat suojausasetukset valituille käyttäjille.Kohdetyyppien yhteydet ulkoisiin tietokantoihin

Voit määrittää M-Filesin päivittämään minkä tahansa kohdetyypin tai arvolistan ulkoiseen tietokantaan /ulkoisesta tietokannasta.

Seuraavassa esimerkissä kuvataan, miten määritetään kohdetyyppi käyttämään ulkoista yhteyttä SQLServer -tietokantaan. Arvolistan yhteys ulkoiseen tietokantaan määritetään pitkälti samoja vaiheitanoudattaen.





4. Laajenna vasemmassa puunäkymässä Metatietojen rakenne (tasainen näkymä) ja valitsesitten Kohdetyypit (tai Arvolistat, jos olet määrittämässä arvolistaa ulkoisen tietokantayhteydenkäyttämiseksi).

Kohdetyyppien (tai arvolistojen) listaus avautuu oikeaan sivupaneeliin.

5. Napsauta oikean sivupaneelin listauksessa haluamaasi kohdetyppiä (tai arvolistaa) hiiren oikeallapainikkeella ja valitse Ominaisuudet pikavalikosta.

6. Valitse Yhteys ulkoiseen tietokantaan -välilehti.

Yhteys ulkoiseen tietokantaan -välilehti avautuu.

7. Valitse vaihtoehto Käytä yhteyttä ulkoiseen tietokantaan tuodaksesi ja muokataksesi kohteita,jotka ovat ulkoisessa tietokannassa.

8. Napsauta Määritä...-painiketta OLE DB -yhteysmääritys (palvelimelta) -kentän vieressä.

Yhteysmäärityksen syntaksi riippuu OLE DB (Object Linking and Embedding Database) -tarjoajasta, jota käytetään muodostettaessa yhteys ulkoiseen tietokantaan. Jos tietovarastoon



saadaan yhteys vain ODBC:n avulla, niin tällöin tietovarastoa pitää käyttää OLE DB:n jaODBC:n kautta. Katso luettelo suositelluista palveluntarjoajista kohdasta Suositellut ulkoistentietokantayhteyksien tarjoajat (sivu 369).

Huomaa: M-Files Admin näyttää vain ne OLE DB -tarjoajat, jotka ovat saatavilla M-Files Adminia suorittavalla tietokoneella. Jos M-Files Serverisi sijaitsee eri tietokoneella,varmista, että valittu OLE DB -yhteysmääritys toimii myös M-Files Serveriä tarjoavallatietokoneella.

Tietolinkin ominaisuudet -ikkuna avautuu.

9. Valitse Tarjoaja-välilehdellä Microsoft OLE DB Provider for SQL Server luettelosta ja napsautaSeuraava >>.

Muiden tarjoajien Yhteys- ja Lisäasetukset-välilehtien vaihtoehdot voivat poiketa hieman tästä.Kaikki-välilehti sisältää kaikki käytettävissä olevat yhteysominaisuudet nimi–arvo-taulukkona.

Tietolinkin ominaisuudet -ikkunan Yhteys-välilehti avautuu.



10.Anna Valitse palvelimen nimi luettelosta tai kirjoita se -kenttään SQL Serverisi nimi.

11.Määritä tiedot palvelimelle kirjautumista varten -kohdassa valitse jompikumpi seuraavista:

a. Käytä Windows NT:n integroitua suojausta: Valitse tämä vaihtoehto käyttäessäsi MicrosoftWindows -tiliä sisäänkirjautumiseen. Tässä tapauksessa yhteys käyttää tunnistetietoja, joitahyödynnetään M-Files Server -palvelun suorittamisessa.

tai

b. Käytä tiettyä käyttäjänimeä ja salasanaa: Valitse tämä vaihtoehto, kun haluat käyttää SQL Server-sisäänkirjautumista. Anna tunnistetietosi Käyttäjänimi- ja Salasana-kenttiin ja merkitse Sallisalasanan tallentaminen -valintaruutu.

Huomaa: Et voi määrittää Microsoft Windows -tilin tunnistetietoja Käytä tiettyäkäyttäjänimeä ja salasanaa -valinnalle.

12.Valitse palvelimen tietokanta -kohdassa on kaksi vaihtoehtoa:

a. Valitse pudotusvalikosta tietokanta edellä määrittämältäsi palvelimelta.

tai

b. Anna tietokannan nimi Liitä tietokantatiedosto tietokannan nimenä -kenttään ja valitse MicrosoftSQL Serverin tietokannan (MDF) tiedosto ...-painikkeen avulla.

13.Valinnainen Varmista tietokantayhteyden toiminta napsauttamalla Kokeile yhteyttä.

14.Valinnainen Määritä tietokantayhteyden aikakatkaisu Lisäasetukset-välilehdellä.

15.Napsauta OK, kun haluat sulkea Tietolinkin ominaisuudet -valintaikkunan.


Ikkuna sulkeutuu, Yhteys ulkoiseen tietokantaan -välilehti on aktiivisena Kohdetyypinominaisuudet -valintaikkunassa, ja juuri lisäämäsi yhteysmääritys lisätään OLE DB -yhteysmääritys (palvelimelta) -kenttään.

16.Anna Yhteys ulkoiseen tietokantaan -välilehdellä SELECT-tietokantalause ominaisuuksienlukemiseksi tietokannasta SELECT-lauseke-kenttään.

Esimerkkejä SELECT-tietokantalauseesta:

SELECT CustomerNumber, CustomerName FROM Customer

SELECT ID, Name + ' ' + Department FROM Company

SELECT ID, Name, CustomerID FROM Contacts

SELECT * FROM Customer

17.Napsauta Päivitä sarakkeet -painiketta noutaaksesi SELECT-tietokantalauseessa määrittämäsi tiedotSarakkeet-listaukseen.


Sarakkeet-listauksessa näkyvät vastaavuudet ulkoisesta tietokannasta (Lähdesarake)haettujen sarakkeiden ja dokumenttivaraston ominaisuusmäärittelyjen (Kohdeominaisuus)välillä.

18.Määritä Lähdesarake-ominaisuudet M-Files-varastosi ominaisuuksiin (määritetty Kohdeominaisuus-sarakkeessa).

19.Merkitse Päivitä- ja Lisää-sarakkeiden valintaruudut ja määritä neljä tietokantalausetta Sarakkeet-määritysten alle seuraavan taulukon mukaisesti:


Salli vain luku -käyttö Älä merkitse mitään valintaruutua ja jätä tietokantalauseet tyhjiksi.

Salli käyttäjien päivittäätietoja, mutta ei luoda taipoistaa niitä

a. Merkitse valintaruudut haluamiesi ominaisuuksien Päivitä-sarakkeessa.

b. Napsauta Oletus-painiketta UPDATE-tietokantalausekentänvieressä – tai anna omat tietokantalauseesi kenttään.

Salli käyttäjien päivittää, luodaja poistaa tietoja a. Merkitse valintaruudut haluamiesi ominaisuuksien Päivitä- ja

Lisää-sarakkeissa.b. Napsauta Oletus-painiketta tietokantalausekenttien UPDATE,

INSERT INTO, SELECT ja DELETE vieressä – tai anna omattietokantalauseesi näihin neljään kenttään.

Seuraavassa taulukossa selitetään edellä mainittujen neljän tietokantalauseen käyttö.

Lause Kuvaus Esimerkit

UPDATE Kun muokkaat kohdetta M-Filesissa, M-Files Server käyttääUPDATE-tietokantalausettamuokatakseen vastaavaa tietuettaulkoisessa tietokannassa. Merkitsekysymysmerkillä (?) kaikkienpäivitettävien sarakkeiden arvot.

UPDATE Customers SETCustomerName = ? WHERECustomerID = ?

UPDATE Contact SET Name= ?, CustomerID = ? WHEREContactID = ?



INSERT INTO Luodessasi uutta kohdetta M-FilesiinM-Files Server käyttää INSERTINTO -tietokantalausetta lisätäkseenvastaavan uuden tietueen ulkoiseentietokantaan. Käytä kysymysmerkkiä(?) osoittamaan jokaisen sarakkeenarvoa.

Huomaa: M-Filesiinsyötettävässä INSERT INTO -lauseessa ei määritellä arvoaID-sarakkeelle. Tietokannantulee toimia siten, että setuottaa uudelle tietueelleID-arvon automaattisesti.Tämä onnistuu esimerkiksiSQL Server -tietokannassamäärittelemällä ID-sarakeidentity-tyyppiseksi ja Access-tietokannassa käyttämälläAutoNumber-tyyppistä ID-saraketta. Excelin kanssaINSERT INTO -lausetta eivoi käyttää, koska uuden ID-arvon tuottaminen ei Excelilläonnistu.

INSERT INTOCustomers( CustomerName )VALUES( ? )

INSERT INTOContactPersons( Name,CustomerID )VALUES( ?, ? )

SELECT Kun uusi tietue on luotu INSERTINTO -lauseella, M-Files Serverhakee juuri luodun tietueen ID-arvontällä SELECT-lauseella.

SELECT MAX( CustomerID )FROM Customer

DELETE Kun poistat kohteen M-Filesista,M-Files Server käyttää DELETE-tietokantalausetta poistaakseenvastaavan tietueen ulkoisestatietokannasta. Merkitsekysymysmerkillä (?) poistettavankohteen ID.

DELETE FROM CustomersWHERE CustomerID = ?

DELETE FROM ContactsWHERE ContactID = ?

20.Valinnainen Merkitse Ei käytössä -valintaruutu, jos haluat poistaa ulkoisen tietokantayhteyden käytöstäväliaikaisesti.

Jos yhteys on poistettu käytöstä, mitään tietoja ei synkronoida varaston ja ulkoisen tietokannanvälillä. Synkronoinnin voi ottaa uudelleen käyttöön koska tahansa poistamalla merkinnän tästävalintaruudusta.

21.Kun olet valmis, sulje valintaikkuna napsauttamalla OK.

Arvolistat tai kohdetyyppiä olevat kohteet päivitetään nyt ulkoiseen tietokantaan / ulkoisesta tietokannastayhteysmääritysten mukaan.


Tässä kappaleessa

• Ulkoisten arvolistojen ja kohdetyyppien päivittäminen (sivu 368)• Suositellut ulkoisten tietokantayhteyksien tarjoajat (sivu 369)

Ulkoisten arvolistojen ja kohdetyyppien päivittäminen

Ulkoiset arvolistat ja kohdetyypit voidaan päivittää kahdella tavalla, jotka ovat täysi päivitys ja nopeapäivitys.

Täysi päivitys -toiminto tunnistaa uudet kohteet, vertaa ja päivittää nykyiset kohteet ja poistaa kohteet,jotka ovat poistuneet ulkoisesta tietokannasta.

Nopeassa päivityksessä käydään oletusarvoisesti läpi vain ulkoisen tietokannan uudet kohteet. Siinä eivertailla nykyisiä kohteita. Siinä ei myöskään poisteta kohteita, koska poiston kumoaminen vaatii täyttäpäivitystä.

Nopea päivitys -toiminto on huomattavasti nopeampi kuin täysi päivitys. Esimerkiksi 120 000 kohteen täysipäivitys kestää noin kaksi minuuttia, kun taas nopea päivitys on valmis noin seitsemässä sekunnissa.

Yksinkertaisissa arvolistoissa jopa suurten tietomäärien päivitys on nopeaa, minkä vuoksi tehdään ainatäysi päivitys. Näin taataan tietojen ajantasaisuus.

Ulkoisten kohdetyyppien ja arvolistojen päivittäminen manuaalisesti

Ulkoiset kohdetyypit voidaan päivittää M-Files Desktopissa painamalla Alt-näppäintä ja valitsemallaAsetukset > Päivitä ulkoiset kohteet ja valitsemalla sitten sopiva ulkoinen kohdetyyppi alivalikosta. Voitvalita joko Nopea päivitys- tai Täysi päivitys -toiminnon.

Ulkoiset arvolistat voidaan päivittää manuaalisesti metatietokortilla valitsemalla ominaisuus, joka käyttääulkoista arvolistaa, ja napsauttamalla Päivitä-kuvaketta M-Files Desktopissa ja M-Files Webissa.

Jos M-Files Server on päivittämässä ulkoista kohdetyyppiä tai arvolistaa, käyttäjän aloittama päivityskäynnistyy vasta, kun meneillään oleva työ on päättynyt.

Ulkoisten kohdetyyppien ja arvolistojen päivittäminen M-Files Admin -työkalulla

Järjestelmänvalvojat voivat aloittaa ulkoisten arvolistojen ja kohdetyyppien täyden päivityksen M-FilesAdmin -työkalulla napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella arvolistaa tai kohdetyyppiä metatietojenrakenteessa (tasainen näkymä) ja valitsemalla pikavalikosta Päivitä nyt. Järjestelmänvalvojat voivatmyös pysäyttää päivityksen M-Files Admin -työkalulla.

Täysi päivitys -toiminto aktivoituu myös silloin, kun järjestelmänvalvoja muokkaa kohdetyypin määrittelyjäM-Files Admin -työkalulla. Tästä seuraavat kohdetyypin määrittelyn päivitykset pysäyttävät mahdollisenaiemmin käynnissä olleen päivityksen.

Automaattinen päivitys ja määritysasetukset

Nopea päivitys -toiminto käynnistyy automaattisesti, jos asiakassovellus pyytää ulkoista kohdetyyppiä taiarvolistaa (jos esimerkiksi tarkastellaan metatietokorttia, joka sisältää ulkoista arvolistaa tai kohdetyyppiäkäyttävän ominaisuuden) ja jos edellinen päivitys on tehty yli 15 minuuttia sitten.

Kaikkien ulkoisten kohdetyyppien täysi päivitys alkaa joka yö 4.30 palvelimen aikaa. Toiminto suoritetaanosana yöllistä ylläpitoa.


Täysi päivitys käynnistyy automaattisesti nopean päivityksen sijaan, jos asiakassovellus pyytää ulkoistakohdetyyppiä tai arvolistaa ja jos täyttä päivitystä ei ole suoritettu viimeisen 25 tunnin aikana.

Ulkoisten arvolistojen ja kohdetyyppien automaattiseen päivitykseen liittyvistä määritysasetuksista on tietoadokumentissa Ulkoisten arvolistojen ja kohdetyyppien oletusarvoinen päivityslogiikka ja määritysasetukset.

Suositellut ulkoisten tietokantayhteyksien tarjoajat

Seuraavassa taulukossa listataan suositellut OLE DB -tarjoajat, joita voidaan käyttää ulkoisentietokantayhteyden muodostamiseen (katso Kohdetyyppien yhteydet ulkoisiin tietokantoihin (sivu 361) taiArvolistojen yhteydet ulkoisiin tietokantoihin (sivu 382)).

Tietokanta Tarjoaja

MS SQLServer

Microsoft OLE DB Provider for SQL Server.

Access Microsoft JET OLE DB Provider.

ExcelMicrosoft JET OLE DB Provider. Lisäksi tulee määritellä Extended Properties -kohdallearvoksi ”Excel 8.0;”.

Excel-taulukkoon tulee määritellä data-alue Määritä nimi -toiminnolla. Tällainen nimettydata-alue Excelissä vastaa tietokannan taulua. Taulun sarakkeiden niminä käytetään data-alueen ensimmäisen rivin arvoja.

MySQLMicrosoft OLE DB Provider for ODBC Drivers (MySQL Connector/ODBC).

• Muodosta uusi järjestelmätietolähde valvontatyökaluista löytyvän Tietolähteet (ODBC) -työkalun avulla.

• Valitse ODBC-ajuriksi MySQL Connector/ODBC.• Määrittele tietolähde.• Laita ajurin ominaisuuksista päälle kohta Disable Transactions.

Valitse yhteysmäärityksessä tarjoajaksi Microsoft OLE DB Provider for ODBC Drivers jatietolähteeksi määrittelemäsi järjestelmätietolähde. Yhteysmäärityksen alkuperäinen luettelojätetään tyhjäksi. Tietokanta määritellään siis vain ajurin määrittelyssä.

MySQL:n kanssa voi myös käyttää MySql.OLEDB Provider -nimistä tarjoajaa

Huomaa: Microsoft OLE DB Provider for Jet- ja Jet ODBC -ajuri ovat saatavana vain 32-bittisinäversioina. Jos sinun on käytettävä niistä jompaakumpaa 64-bittisessä ympäristössä ulkoiseenExcel- tai Access-resurssiin yhdistämistä varten, suosittelemme asentamaan 64-bittisen versionMicrosoft Access Database Engine 2010:n edelleen jaettavasta paketista tai käyttämään M-FilesServer -työkalua 32-bittisessä tilassa.

Arvolistat

Arvolista on lista, joka sisältää erilaisia arvoja, esimerkiksi kaupunkien nimiä. Samaa arvolistaa voidaanhyödyntää useissa eri ominaisuuksissa.

Arvolista on yksi M-Filesin tietotyypeistä (sivu 391). Arvolistojen luominen ja käyttö nopeuttaahuomattavasti metatietojen antamista dokumentille. Monissa tapauksissa on järkevämpää valita arvo

https://kb.cloudvault.m-files.com/Default.aspx#3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC/object/3AEC36EE-946C-4B0C-9DE2-8BF82DED3078/latest


https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=13255


listasta kuin kirjoittaa se joka kerta erikseen. Toisaalta kaikkia arvoja ei ole järkevää valita listasta.Tällainen arvo on esimerkiksi kohteen otsikko.

Kuva 107. Arvolistoja voi käyttää metatieto-ominaisuuksien ennalta määritettyjen arvojen tallentamiseen ja valitsemiseen. Samaaarvolistaa voidaan hyödyntää useiden eri ominaisuuksien pohjana.

Tarkastele varastosi arvolistoja suorittamalla alla luetellut vaiheet:





Nyt sinun pitäisi pysytä näkemään käytettävissä olevat arvolistat oikean reunan listausnäkymässä. Voitmyös tuoda näkyviin yhdysrakenteiset arvolistat napsauttamalla Näytä kaikki arvolistat tehtäväalueella.

Tässä kappaleessa

• Uusi arvolista (sivu 371)• Arvolistan sisältö (yksittäiset arvot) (sivu 372)• Lisäasetusten arvolistan ominaisuudet (sivu 378)• Arvolistan suojausasetukset (sivu 381)• Arvolistojen yhteydet ulkoisiin tietokantoihin (sivu 382)


Uusi arvolista

Arvolistan tyyppi voi olla joko sisäinen tai ulkoinen.

Sisäisen arvolistan sisältö on tallennettuna dokumenttivaraston tietokantaan, eli sitä käytetään vaindokumenttivaraston sisällä. Sen sijaan ulkoinen arvolista voi päivittyä jonkin ulkoisen tietokannan mukaan.Tällöin joudut määrittelemään, miten palvelin hakee arvolistan sisällön toisesta tietokannasta. Esimerkiksierillisellä tietokantapalvelimella sijaitsevan työntekijätietokannan voi yhdistää M-Filesin arvolistoihinmäärittelemällä yhteyden tietokantaan. Katso Arvolistojen yhteydet ulkoisiin tietokantoihin (sivu 382).

Uuden arvolistan luonti





5. Napsauta Uusi arvolista... tehtäväalueella.


6. Anna Nimi (yksikkö)- ja Nimi (monikko) -kenttiin uuden arvolistan nimi yksikkö (esimerkiksi Asiakas)-ja monikkomuodossa (esimerkiksi Asiakkaat).


7. Valinnainen Merkitse Salli käyttäjien lisätä uusia arvoja tähän listaan, jos haluat käyttäjien voivanlisätä uusia arvoja arvolistaan.

8. Valitse Oletussuojausasetukset uusille arvoille -pudotusvalikosta oletussuojausasetukset tämänarvolistan uusille arvoille.

9. Valinnainen Merkitse Salli tämän arvolistan käyttö näkymän ryhmittelytasona -valintaruutu, jottaarvolistaa voidaan käyttää ryhmittelytason määrittelyyn näkymän sisällä.

10.Valinnainen Määritä Lisäasetukset-välilehdellä arvolistan hierarkkiset suhteet.

Lisätietoja saat kohdasta Lisäasetusten arvolistan ominaisuudet (sivu 378).

11.Valinnainen Suojausasetukset-välilehdellä voit määritellä käyttäjät, jotka saavat nähdä tämänarvolistan tai liittää siihen uusia arvoja.

Lisätietoja saat kohdasta Arvolistan suojausasetukset (sivu 381).

12.Valinnainen Määritä Yhteys ulkoiseen tietokantaan -kohdassa yhteys ulkoiseen tietokantaanarvolistan sisällön tuomiseksi ulkoisesta tietokantalähteestä.

Katso lisäohjeita kohdasta Arvolistojen yhteydet ulkoisiin tietokantoihin (sivu 382).

13.Lopeta arvolistan luonti napsauttamalla OK.

Uusi arvolista lisätään Arvolistat-luetteloon.Arvolistan muuntaminen kohdetyypiksi





5. Valitse ja korosta Arvolistat-listasta arvolista, jonka haluat muuntaa kohdetyypiksi.

6. Napsauta Muunna kohdetyypiksi tehtäväalueella.

Muunna kohdetyypiksi -ikkuna avautuu.

7. Sinua kehotetaan vahvistamaan, että haluat muuntaa valitun arvolistan kohdetyypiksi. Napsauta Kyllä.

Kun olet napsauttanut Kyllä, et voi enää perua muunnosta.

Valittu arvolista muunnetaan kohdetyypiksi, poistetaan Arvolistat-listasta ja lisätään Kohdetyypit-listaan.Arvolistan sisältö (yksittäiset arvot)

Arvolistan sisällössä voit luoda uusia arvoja sekä sisäisesti hierarkkisille arvoille uusia aliarvoja.Voit myös määritellä arvolistojen arvojen välisiä hierarkiasuhteita (katso Arvolistojen välisenhierarkiasuhteen määritteleminen (sivu 380)). Lisäksi voit määritellä arvokohtaiset suojausasetukset sekäoletussuojausasetukset arvoa käyttäville kohteille.


Kuva 108. Asiakkaat-arvolistan alilistana käytettävä Yhteyshenkilöt-arvolista.

Permissions

Voit määritellä käyttäjät, jotka saavat nähdä arvolistan arvon, valitsemalla tämän arvolistan arvon janapsauttamalla Suojausasetukset...-painiketta. Tällöin voit sallia arvolistan arvon näkymisen vain tietyllekohderyhmälle.

Automaattiset suojausasetukset

Kohde saa automaattiset suojausasetukset, kun kohteen metatietoihin lisätään arvo, jolle on määriteltynäautomaattiset suojausasetukset.

Voit aktivoida automaattiset suojausasetukset arvo-, arvolista-, kohdetyyppi- tai luokkakohtaisestinapsauttamalla Suojausasetukset... Arvolistan sisältö -ikkunassa ja valitsemalla sitten Automaattisetsuojausasetukset -välilehden. Katso lisätietoja kohdasta Automaattiset suojausasetukset arvolistanarvoille (sivu 375).


Tässä kappaleessa

• Arvojen lisääminen arvolistaan (sivu 374)• Automaattiset suojausasetukset arvolistan arvoille (sivu 375)

Arvojen lisääminen arvolistaan






5. Napsauta hiiren oikealla painikkeella arvolistaa, johon haluat lisätä yksittäisiä arvoja, ja valitse Sisältö...pikavalikosta.

Arvolistan sisältö -valintaikkuna avautuu.

6. Napsauta Uusi arvo -painiketta.

Uusi arvo nimeltä Uusi arvo lisätään valittuun arvoluetteloon.

7. Kirjoita sopiva nimi uudelle arvolle.

Voit nimetä valitut arvot uudelleen valitsemalla arvon listasta ja napsauttamalla Nimeäuudelleen -painiketta.

8. Valinnainen Napsauttamalla Suojausasetukset... voit määritellä käyttäjät, jotka saavat nähdä tämänarvolistan arvon.

Lisätietoja on kohdissa Arvolistan suojausasetukset (sivu 381) ja Automaattisetsuojausasetukset arvolistan arvoille (sivu 375).

9. Valinnainen Napsauta Muuta kuvake..., jos haluat muuttaa arvolistan arvon kuvaketta.

Sen lisäksi, että voit lisätä kohdetyypeille kuvakkeita, voit myös lisätä, muuttaa japoistaa kuvakkeita arvolistan arvoille. Näin voit tehdä M-Files-käyttöliittymästä entistähavainnollisemman. Esimerkiksi työnkulun tiloille ja kokoustyypeille voidaan määrittää omatkuvakkeensa. Koska työnkulun tilan vaihto voidaan tehdä suoraan tehtäväalueen pikatoimintojatai metatietokorttia käyttämällä, kuvakkeilla voidaan erottaa tilat toisistaan visuaalisemmin.Lisätietoja on kohdassa Kuvakkeen arvon muuttaminen arvolistassa (sivu 374).

10.Valinnainen Jos haluat lisätä toisen arvon, toista vaiheet 6–9.

11.Kun olet valmis, valitse Sulje.

Uudet arvot lisätään valittuun arvolistaan.Kuvakkeen arvon muuttaminen arvolistassa

Sen lisäksi, että voit lisätä kohdetyypeille kuvakkeita, voit myös lisätä, muuttaa ja poistaa kuvakkeitaarvolistan arvoille. Näin voit tehdä M-Files-käyttöliittymästä entistä havainnollisemman.


Esimerkiksi työnkulun tiloille ja kokoustyypeille voidaan määrittää omat kuvakkeensa. Koska työnkulun tilanvaihto voidaan tehdä suoraan tehtäväalueen pikatoimintoja tai metatietokorttia käyttämällä, kuvakkeillavoidaan erottaa tilat toisistaan visuaalisemmin.






5. Napsauta hiiren oikealla painikkeella arvolistaa, jota haluat muokata, ja valitse Sisältö... pikavalikosta.


6. Valitse arvo listasta ja napsauta Muuta kuvake... -painiketta.

Muuta kuvake -ikkuna avautuu.

7. Joko:

a. Valitse kuvake kuvakkeiden luettelosta.

tai

b. Selaa toinen kuvaketiedosto napsauttamalla Selaa... ja valitse sitten kuvake kuvakkeiden luettelosta.

8. Vaihda kuvake napsauttamalla OK ja sulje Muuta kuvake -ikkuna.

9. Toista vaiheet 6–8 ja vaihda kuvake toiseen arvoon.

10.Napsauta Sulje, kun olet valmis, ja sulje Arvolistan sisältö -ikkuna.

Automaattiset suojausasetukset arvolistan arvoille

Voit käyttää automaattisia suojausasetuksia suojausasetusten siirtämiseen kohteelle, kun kohteellaon ominaisuusarvo, kohdetyyppi tai luokka, joka käyttää automaattisia suojausasetuksia. Kohdesaa automaattiset suojausasetukset, kun kohteen metatietoihin lisätään arvo, jolle on määriteltynäautomaattiset suojausasetukset.


Kuva 109. Automaattiset suojausasetukset -valintaikkuna arvolistan arvolle.

Edellä olevassa esimerkissä automaattiset suojausasetukset on otettu käyttöön. Kaikille käyttäjille onsallittu lukuoikeudet ja projektipäälliköille on määritelty erilliset oikeudet.

Rajoita käyttöoikeuksia kohteissa, jotka viittaavat tähän arvoon

Aktivoi toiminto Rajoita käyttöoikeuksia kohteissa, jotka viittaavat tähän arvoon, kun haluat ottaa käyttöönautomaattiset suojausasetukset.

Käytä arvon omia suojausasetuksia

Voit myös käyttää arvon tai kohteen, esimerkiksi projektin, omia suojausasetuksia automaattisinasuojausasetuksina.

Tällaisessa tapauksessa esimerkiksi projektisuunnitelma perii suojausasetukset projektilta, joka lisätäänarvona projektisuunnitelman metatietoihin. Käyttäjä on esimerkiksi määrittänyt projektille TaloprojektiTaivas suojausasetukset, jotka antavat vain projektipäällikölle ja projektiryhmälle oikeudet tähänprojektiin. Kun tämä projekti liitetään projektisuunnitelman metatietoihin, suunnitelma saa vastaavatsuojausasetukset.

Huomaa: Automaattiset suojausasetukset eivät periydy epäsuorasti. Otetaan esimerkiksi kohde”Jussi Virtanen”, joka perii automaattiset suojausasetukset ”Look Up Company” -ominaisuudesta.Nämä suojausasetukset eivät enää periydy ”CRM-sovelluksen kehitys” -kohteeseen, jonka yksiominaisuusarvo on Jussi Virtanen.


Nimi

Nimeä määrittelemäsi automaattiset suojausasetukset mahdollisimman kuvaavasti, koska tämä tieto näkyyasiakasohjelmiston puolella.

Määrittele suojausasetukset

Tämän jälkeen voit määrittää automaattiset suojausasetukset, jotka otetaan aina käyttöön automaattisestikohteelle silloin, kun automaattisia suojausasetuksia käyttävä arvo, kohde tai luokka lisätään kohteenmetatietoihin.

Katso lisätietoja käyttöoikeuksista kohdasta Kohteen suojausasetukset (sivu 76). Tutustu myöspseudokäyttäjien määrittelyyn kohdassa Pseudokäyttäjät (sivu 81).

Huomaa: Mikäli et salli mitään oikeuksia, tällaisen arvon tai kohteen käyttö rajaa kaikki oikeudetlopulliseen kohteeseen.

Salli käyttäjien poistaa aktivointi näiden rajoitusten osalta

Lisäksi voit määrittää, sallitaanko käyttäjien poistaa tämän arvon kautta tulevien automaattistensuojausasetusten rajoitusten aktivointi, jolloin käyttäjät voivat halutessaan poistaa ennalta määritetytautomaattiset suojausasetukset.

Huomattavaa automaattisista suojausasetuksista

Automaattiset suojausasetukset määrittävä arvo tulee olla valittuna juuri sille ominaisuusmäärittelynmetatietokortille, jolle olet ottanut käyttöön automaattiset suojausasetukset. Katso Sen varmistaminen,millä ominaisuuksilla on käytössä automaattiset suojausasetukset (sivu 378).

Huomaa: Arvokohtaiset asetukset ovat aina etusijalla arvolista- ja kohdetyyppikohtaisiin asetuksiinnähden.

Automaattisten suojausasetusten käyttöönotto arvolistan arvolle






5. Napsauta hiiren oikealla painikkeella arvolistaa, jota haluat muokata, ja valitse Sisältö... pikavalikosta.


6. Valitse arvolista, jota haluat muokata, ja napsauta Suojausasetukset...-painiketta.

Suojausasetukset-ikkuna avautuu.

7. Merkitse Automaattiset suojausasetukset -välilehdellä Rajoita käyttöoikeuksia kohteissa, jotkaviittaavat tähän arvoon -valintaruutu.


8. Tee jokin seuraavista:


Arvon nykyisten oikeuksien käyttöautomaattisina suojausasetuksina

Merkitse Käytä arvon omia suojausasetuksia -vaihtoehdon valintaruutu.

Olemassa olevan käyttöoikeusluettelon käyttöautomaattisina suojausasetuksina

Merkitse Käytä nimettyä käyttöoikeusluetteloa-vaihtoehdon ruutu ja valitse nimettykäyttöoikeusluettelo pudotusvalikosta.

Uusien suojausasetusten määrittelykäytettäviksi automaattisinasuojausasetuksina

Kirjoita suojausasetusten nimi Nimi-kenttään, napsauta Lisää... lisätäksesinäihin suojausasetuksiin liittyviä käyttäjiä taikäyttäjäryhmiä, ja merkitse soveltuvat Salli- taiEstä-valintaruudut Suojausasetukset-listassa.

9. Valinnainen Merkitse Salli käyttäjien poistaa aktivointi näiden rajoitusten osalta -valintaruutu, joshaluat antaa käyttäjille mahdollisuuden poistaa käytöstä automaattisesti määritetyt suojausasetukset jaottaa niiden sijasta käyttöön käyttäjän määrittämät suojausasetukset.

10.Napsauta OK sulkeaksesi Suojausasetukset-ikkunan.

11.Napsauta Sulje sulkeaksesi Arvolistan sisältö -ikkunan.

Valitulle arvolle on nyt määritetty automaattiset suojausasetukset. Kun tämä arvo lisätään kohteenmetatietoihin, kohde saa arvolle määritetyt automaattiset suojausasetukset.

Sen varmistaminen, millä ominaisuuksilla on käytössä automaattiset suojausasetukset




4. Laajenna puunäkymässä kohta Metatietojen rakenne (tasainen näkymä).

5. Valitse Ominaisuusmäärittelyt-solmu.

Listausalueen Automaattiset suojausasetukset -sarakkeesta voit nähdä, millä ominaisuuksilla onautomaattiset suojausasetukset käytössä.Lisäasetusten arvolistan ominaisuudetArvolistan hierarkia

Arvolistoilla voi olla hierarkkisia suhteita kahdella tapaa:

• Sisäiset hierarkiat yksittäisten arvolistojen sisällä (sivu 379)• Erillisten arvolistojen väliset hierarkiat (sivu 380)


Kuva 110. Lisäasetuksissa voit määritellä erilaisia hierarkiasuhteita.

Sisäisen hierarkian määrittäminen arvolistalle

Arvolista voi olla sisäisesti hierarkkinen, jolloin lista voi sisältää pää- ja aliarvoja. Pääarvo kokoaaalleen siihen liittyvät aliarvot. Tämän avulla voidaan luoda esimerkiksi arvolista, joka kattaa jaotellustipiirustustyypit. Pääarvona voi olla esimerkiksi pohjapiirustus ja sen aliarvoina eri mittakaavoissa esitettävätpohjapiirustukset. On tärkeää, että sisäisesti hierarkkisen arvolistan kaikki arvot ilmentävät keskinäisestähierarkiastaan huolimatta samaa käsitettä (esim. pääarvo Pohjapiirustus ja sen aliarvot Pohjapiirustus1:100 ja Pohjapiirustus 1:50).

Määritä arvolistan sisäinen hierarkia seuraavasti:






5. Kaksoisnapsauta arvolistaa, jota haluat muokata.



6. Avaa Lisäasetukset-välilehti ja merkitse Tämä arvolista on seuraavan arvolistan alilista -valintaruutu.

7. Valitse pudotusvalikosta Sama lista (määrittelee sisäisesti hierarkkisen arvolistan) -vaihtoehto.

8. Napsauta Sisältö...-painiketta.


9. Valitse listalta arvo, jolle haluat luoda aliarvon, ja napsauta Uusi aliarvo.

10.Kirjoita sopiva nimi uudelle arvolle.

Voit myös nimetä arvon myöhemmin uudestaan valitsemalla arvon listasta ja napsauttamallaNimeä uudelleen.

11.Valinnainen Jos haluat luoda lisää aliarvoja, toista vaiheet 9 (sivu 380) ja 10 (sivu 380).

12.Kun olet valmis, valitse Sulje.

Juuri luomasi arvolistan arvot lisätään aliarvoiksi valitun omistaja-arvolistan arvoille. Kun liität arvon edellämainitun arvolistan ominaisuuteen, voit valita aliarvon napsauttamalla alaspäin osoittavaa nuolta aliarvonvieressä niin, että sen aliarvot laajenevat.

Arvolistojen välisen hierarkiasuhteen määritteleminen

Jos ylätason kohta ja alatasojen kohdat edustavat eri käsitteitä, kuten maita ja kaupunkeja, niille onluotava erilliset arvolistat, ja arvolistat on määritettävä kahtena hierarkkisesti toisiinsa liittyvinä arvolistoina.Tällaisessa tapauksessa Maat-arvolistan kohta (maan nimi) on Kaupungit-arvolistan kohtien omistaja-arvo.Maat-arvolista on tällöin pääarvolista, ja Kaupungit-arvolista on alilista.

Määritä hierarkkinen suhde kahden arvolistan välille seuraavien ohjeiden mukaan:






5. Kaksoisnapsauta arvolistaa, jonka haluat määrittää ylätason listan alilistaksi.

Varmista, että tätä arvolistaa käyttävä ominaisuusmäärittely käyttää automaattista suodatusta.Katso lisätietoja kohdasta Ominaisuusmäärittelyt (sivu 390).


6. Avaa Lisäasetukset-välilehti ja merkitse Tämä arvolista on seuraavan arvolistan alilista -valintaruutu.

7. Valitse pudotusvalikosta arvolista, jonka haluat asettaa tämän arvolistan omistajaksi.

8. Tallenna muutokset ja sulje Arvolistan ominaisuudet -ikkuna napsauttamalla OK.


9. Etsi Arvolistat-listasta arvolista, jonka olet juuri asettanut edellisen arvolistan omistajaksi, napsauta sitähiiren oikealla painikkeella ja valitse pikavalikosta Sisältö....


10.Valitse ylemmästä listasta omistaja-arvo, jolle haluat lisätä aliarvon.

11.Napsauta alemman listan vieressä Uusi arvo.

Uusi arvolistan arvo lisätään alempaan listaan.

12.Kirjoita sopiva nimi uudelle aliarvolle.

Voit myös nimetä arvon myöhemmin uudestaan valitsemalla arvon listasta ja napsauttamallaNimeä uudelleen.

13.Valinnainen Jos haluat luoda lisää aliarvoja, toista toimenpiteet vaiheesta 10 (sivu 381) vaiheeseen12 (sivu 381).

14.Napsauta Sulje, kun olet valmis tallentamaan muutoksesi, ja sulje Arvolistan sisältö -ikkuna.

Valittu arvolista määritetään valitun omistaja-arvolistan alilistaksi. Kun määrität arvon ominaisuudelleomistaja-arvolistalta M-Filesissa, voit myös halutessasi määrittää siihen liittyviä aliarvoja alilistasta.Oletus automaattisille suojausasetuksille

Voit ottaa käyttöön automaattiset suojausasetukset arvo-, arvolista-, kohdetyyppi- tai luokkakohtaisesti.Voit määrittää arvolistakohtaisesti automaattiset suojausasetukset samaan tapaan kuin arvokohtaisesti.Kohteeseen liitetään automaattiset suojausasetukset, kun sille lisätään arvo, jolla on automaattisetsuojausasetukset.

Huomaa: Arvokohtaiset asetukset ovat aina etusijalla arvolista- ja kohdetyyppikohtaisiin asetuksiinnähden.

Tämän arvolistan sisällöt voidaan kääntää

Ota tämä toiminto käyttöön, jotta valitun arvolistan sisältö voidaan kääntää eri kielille. Katso lisätietojakohdasta Kielet ja käännökset (sivu 275).

Arvolistan aliakset

Aliakset-kentässä voit määrittää ko. arvolistalle aliaksen. Katso lisätietoja kohdastaMetatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 339).

Arvolistan suojausasetukset

Suojaus-välilehdellä voit määritellä, kenellä on oikeus nähdä tämä arvolista ja kuka saa lisätä tähänarvolistaan kuuluvia arvoja.

Mikäli käyttäjällä ei ole oikeuksia nähdä arvolistan nimeä, arvolista ei näy valintana M-Filesissa (esim.ehtona muodostettaessa uutta hakua).

Jos käyttäjällä ei ole oikeuksia nähdä arvolistaa, hän ei myöskään voi lisätä arvoja siihen. Käyttäjällä voiolla kuitenkin oikeus nähdä arvolista, mutta ei silti oikeutta lisätä arvoja.











8. Joko:


tai




Olet määrittänyt valitun kohdan katsomista koskevat suojausasetukset valituille käyttäjille.Arvolistojen yhteydet ulkoisiin tietokantoihin

Voit määrittää M-Filesin päivittämään minkä tahansa kohdetyypin tai arvolistan ulkoiseen tietokantaan /ulkoisesta tietokannasta.

Seuraavassa esimerkissä kuvataan, miten määritetään kohdetyyppi käyttämään ulkoista yhteyttä SQLServer -tietokantaan. Arvolistan yhteys ulkoiseen tietokantaan määritetään pitkälti samoja vaiheitanoudattaen.





4. Laajenna vasemmassa puunäkymässä Metatietojen rakenne (tasainen näkymä) ja valitsesitten Kohdetyypit (tai Arvolistat, jos olet määrittämässä arvolistaa ulkoisen tietokantayhteydenkäyttämiseksi).

Kohdetyyppien (tai arvolistojen) listaus avautuu oikeaan sivupaneeliin.

5. Napsauta oikean sivupaneelin listauksessa haluamaasi kohdetyppiä (tai arvolistaa) hiiren oikeallapainikkeella ja valitse Ominaisuudet pikavalikosta.

6. Valitse Yhteys ulkoiseen tietokantaan -välilehti.

Yhteys ulkoiseen tietokantaan -välilehti avautuu.

7. Valitse vaihtoehto Käytä yhteyttä ulkoiseen tietokantaan tuodaksesi ja muokataksesi kohteita,jotka ovat ulkoisessa tietokannassa.

8. Napsauta Määritä...-painiketta OLE DB -yhteysmääritys (palvelimelta) -kentän vieressä.

Yhteysmäärityksen syntaksi riippuu OLE DB (Object Linking and Embedding Database) -tarjoajasta, jota käytetään muodostettaessa yhteys ulkoiseen tietokantaan. Jos tietovarastoonsaadaan yhteys vain ODBC:n avulla, niin tällöin tietovarastoa pitää käyttää OLE DB:n jaODBC:n kautta. Katso luettelo suositelluista palveluntarjoajista kohdasta Suositellut ulkoistentietokantayhteyksien tarjoajat (sivu 369).




Huomaa: M-Files Admin näyttää vain ne OLE DB -tarjoajat, jotka ovat saatavilla M-Files Adminia suorittavalla tietokoneella. Jos M-Files Serverisi sijaitsee eri tietokoneella,varmista, että valittu OLE DB -yhteysmääritys toimii myös M-Files Serveriä tarjoavallatietokoneella.

Tietolinkin ominaisuudet -ikkuna avautuu.

9. Valitse Tarjoaja-välilehdellä Microsoft OLE DB Provider for SQL Server luettelosta ja napsautaSeuraava >>.

Muiden tarjoajien Yhteys- ja Lisäasetukset-välilehtien vaihtoehdot voivat poiketa hieman tästä.Kaikki-välilehti sisältää kaikki käytettävissä olevat yhteysominaisuudet nimi–arvo-taulukkona.

Tietolinkin ominaisuudet -ikkunan Yhteys-välilehti avautuu.


10.Anna Valitse palvelimen nimi luettelosta tai kirjoita se -kenttään SQL Serverisi nimi.

11.Määritä tiedot palvelimelle kirjautumista varten -kohdassa valitse jompikumpi seuraavista:

a. Käytä Windows NT:n integroitua suojausta: Valitse tämä vaihtoehto käyttäessäsi MicrosoftWindows -tiliä sisäänkirjautumiseen. Tässä tapauksessa yhteys käyttää tunnistetietoja, joitahyödynnetään M-Files Server -palvelun suorittamisessa.

tai

b. Käytä tiettyä käyttäjänimeä ja salasanaa: Valitse tämä vaihtoehto, kun haluat käyttää SQL Server-sisäänkirjautumista. Anna tunnistetietosi Käyttäjänimi- ja Salasana-kenttiin ja merkitse Sallisalasanan tallentaminen -valintaruutu.

Huomaa: Et voi määrittää Microsoft Windows -tilin tunnistetietoja Käytä tiettyäkäyttäjänimeä ja salasanaa -valinnalle.

12.Valitse palvelimen tietokanta -kohdassa on kaksi vaihtoehtoa:

a. Valitse pudotusvalikosta tietokanta edellä määrittämältäsi palvelimelta.

tai

b. Anna tietokannan nimi Liitä tietokantatiedosto tietokannan nimenä -kenttään ja valitse MicrosoftSQL Serverin tietokannan (MDF) tiedosto ...-painikkeen avulla.

13.Valinnainen Varmista tietokantayhteyden toiminta napsauttamalla Kokeile yhteyttä.

14.Valinnainen Määritä tietokantayhteyden aikakatkaisu Lisäasetukset-välilehdellä.

15.Napsauta OK, kun haluat sulkea Tietolinkin ominaisuudet -valintaikkunan.


Ikkuna sulkeutuu, Yhteys ulkoiseen tietokantaan -välilehti on aktiivisena Kohdetyypinominaisuudet -valintaikkunassa, ja juuri lisäämäsi yhteysmääritys lisätään OLE DB -yhteysmääritys (palvelimelta) -kenttään.

16.Anna Yhteys ulkoiseen tietokantaan -välilehdellä SELECT-tietokantalause ominaisuuksienlukemiseksi tietokannasta SELECT-lauseke-kenttään.

Esimerkkejä SELECT-tietokantalauseesta:

SELECT CustomerNumber, CustomerName FROM Customer

SELECT ID, Name + ' ' + Department FROM Company

SELECT ID, Name, CustomerID FROM Contacts

SELECT * FROM Customer

17.Napsauta Päivitä sarakkeet -painiketta noutaaksesi SELECT-tietokantalauseessa määrittämäsi tiedotSarakkeet-listaukseen.


Sarakkeet-listauksessa näkyvät vastaavuudet ulkoisesta tietokannasta (Lähdesarake)haettujen sarakkeiden ja dokumenttivaraston ominaisuusmäärittelyjen (Kohdeominaisuus)välillä.

18.Määritä Lähdesarake-ominaisuudet M-Files-varastosi ominaisuuksiin (määritetty Kohdeominaisuus-sarakkeessa).

19.Merkitse Päivitä- ja Lisää-sarakkeiden valintaruudut ja määritä neljä tietokantalausetta Sarakkeet-määritysten alle seuraavan taulukon mukaisesti:


Salli vain luku -käyttö Älä merkitse mitään valintaruutua ja jätä tietokantalauseet tyhjiksi.

Salli käyttäjien päivittäätietoja, mutta ei luoda taipoistaa niitä

a. Merkitse valintaruudut haluamiesi ominaisuuksien Päivitä-sarakkeessa.

b. Napsauta Oletus-painiketta UPDATE-tietokantalausekentänvieressä – tai anna omat tietokantalauseesi kenttään.

Salli käyttäjien päivittää, luodaja poistaa tietoja a. Merkitse valintaruudut haluamiesi ominaisuuksien Päivitä- ja

Lisää-sarakkeissa.b. Napsauta Oletus-painiketta tietokantalausekenttien UPDATE,

INSERT INTO, SELECT ja DELETE vieressä – tai anna omattietokantalauseesi näihin neljään kenttään.

Seuraavassa taulukossa selitetään edellä mainittujen neljän tietokantalauseen käyttö.


UPDATE Kun muokkaat kohdetta M-Filesissa, M-Files Server käyttääUPDATE-tietokantalausettamuokatakseen vastaavaa tietuettaulkoisessa tietokannassa. Merkitsekysymysmerkillä (?) kaikkienpäivitettävien sarakkeiden arvot.

UPDATE Customers SETCustomerName = ? WHERECustomerID = ?

UPDATE Contact SET Name= ?, CustomerID = ? WHEREContactID = ?



INSERT INTO Luodessasi uutta kohdetta M-FilesiinM-Files Server käyttää INSERTINTO -tietokantalausetta lisätäkseenvastaavan uuden tietueen ulkoiseentietokantaan. Käytä kysymysmerkkiä(?) osoittamaan jokaisen sarakkeenarvoa.

Huomaa: M-Filesiinsyötettävässä INSERT INTO -lauseessa ei määritellä arvoaID-sarakkeelle. Tietokannantulee toimia siten, että setuottaa uudelle tietueelleID-arvon automaattisesti.Tämä onnistuu esimerkiksiSQL Server -tietokannassamäärittelemällä ID-sarakeidentity-tyyppiseksi ja Access-tietokannassa käyttämälläAutoNumber-tyyppistä ID-saraketta. Excelin kanssaINSERT INTO -lausetta eivoi käyttää, koska uuden ID-arvon tuottaminen ei Excelilläonnistu.

INSERT INTOCustomers( CustomerName )VALUES( ? )

INSERT INTOContactPersons( Name,CustomerID )VALUES( ?, ? )

SELECT Kun uusi tietue on luotu INSERTINTO -lauseella, M-Files Serverhakee juuri luodun tietueen ID-arvontällä SELECT-lauseella.

SELECT MAX( CustomerID )FROM Customer

DELETE Kun poistat kohteen M-Filesista,M-Files Server käyttää DELETE-tietokantalausetta poistaakseenvastaavan tietueen ulkoisestatietokannasta. Merkitsekysymysmerkillä (?) poistettavankohteen ID.

DELETE FROM CustomersWHERE CustomerID = ?

DELETE FROM ContactsWHERE ContactID = ?

20.Valinnainen Merkitse Ei käytössä -valintaruutu, jos haluat poistaa ulkoisen tietokantayhteyden käytöstäväliaikaisesti.

Jos yhteys on poistettu käytöstä, mitään tietoja ei synkronoida varaston ja ulkoisen tietokannanvälillä. Synkronoinnin voi ottaa uudelleen käyttöön koska tahansa poistamalla merkinnän tästävalintaruudusta.

21.Kun olet valmis, sulje valintaikkuna napsauttamalla OK.

Arvolistat tai kohdetyyppiä olevat kohteet päivitetään nyt ulkoiseen tietokantaan / ulkoisesta tietokannastayhteysmääritysten mukaan.


Tässä kappaleessa

• Ulkoisten arvolistojen ja kohdetyyppien päivittäminen (sivu 368)

Ulkoisten arvolistojen ja kohdetyyppien päivittäminen

Ulkoiset arvolistat ja kohdetyypit voidaan päivittää kahdella tavalla, jotka ovat täysi päivitys ja nopeapäivitys.

Täysi päivitys -toiminto tunnistaa uudet kohteet, vertaa ja päivittää nykyiset kohteet ja poistaa kohteet,jotka ovat poistuneet ulkoisesta tietokannasta.

Nopeassa päivityksessä käydään oletusarvoisesti läpi vain ulkoisen tietokannan uudet kohteet. Siinä eivertailla nykyisiä kohteita. Siinä ei myöskään poisteta kohteita, koska poiston kumoaminen vaatii täyttäpäivitystä.

Nopea päivitys -toiminto on huomattavasti nopeampi kuin täysi päivitys. Esimerkiksi 120 000 kohteen täysipäivitys kestää noin kaksi minuuttia, kun taas nopea päivitys on valmis noin seitsemässä sekunnissa.

Yksinkertaisissa arvolistoissa jopa suurten tietomäärien päivitys on nopeaa, minkä vuoksi tehdään ainatäysi päivitys. Näin taataan tietojen ajantasaisuus.

Ulkoisten kohdetyyppien ja arvolistojen päivittäminen manuaalisesti

Ulkoiset kohdetyypit voidaan päivittää M-Files Desktopissa painamalla Alt-näppäintä ja valitsemallaAsetukset > Päivitä ulkoiset kohteet ja valitsemalla sitten sopiva ulkoinen kohdetyyppi alivalikosta. Voitvalita joko Nopea päivitys- tai Täysi päivitys -toiminnon.

Ulkoiset arvolistat voidaan päivittää manuaalisesti metatietokortilla valitsemalla ominaisuus, joka käyttääulkoista arvolistaa, ja napsauttamalla Päivitä-kuvaketta M-Files Desktopissa ja M-Files Webissa.

Jos M-Files Server on päivittämässä ulkoista kohdetyyppiä tai arvolistaa, käyttäjän aloittama päivityskäynnistyy vasta, kun meneillään oleva työ on päättynyt.

Ulkoisten kohdetyyppien ja arvolistojen päivittäminen M-Files Admin -työkalulla

Järjestelmänvalvojat voivat aloittaa ulkoisten arvolistojen ja kohdetyyppien täyden päivityksen M-FilesAdmin -työkalulla napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella arvolistaa tai kohdetyyppiä metatietojenrakenteessa (tasainen näkymä) ja valitsemalla pikavalikosta Päivitä nyt. Järjestelmänvalvojat voivatmyös pysäyttää päivityksen M-Files Admin -työkalulla.

Täysi päivitys -toiminto aktivoituu myös silloin, kun järjestelmänvalvoja muokkaa kohdetyypin määrittelyjäM-Files Admin -työkalulla. Tästä seuraavat kohdetyypin määrittelyn päivitykset pysäyttävät mahdollisenaiemmin käynnissä olleen päivityksen.

Automaattinen päivitys ja määritysasetukset

Nopea päivitys -toiminto käynnistyy automaattisesti, jos asiakassovellus pyytää ulkoista kohdetyyppiä taiarvolistaa (jos esimerkiksi tarkastellaan metatietokorttia, joka sisältää ulkoista arvolistaa tai kohdetyyppiäkäyttävän ominaisuuden) ja jos edellinen päivitys on tehty yli 15 minuuttia sitten.

Kaikkien ulkoisten kohdetyyppien täysi päivitys alkaa joka yö 4.30 palvelimen aikaa. Toiminto suoritetaanosana yöllistä ylläpitoa.


Täysi päivitys käynnistyy automaattisesti nopean päivityksen sijaan, jos asiakassovellus pyytää ulkoistakohdetyyppiä tai arvolistaa ja jos täyttä päivitystä ei ole suoritettu viimeisen 25 tunnin aikana.

Ulkoisten arvolistojen ja kohdetyyppien automaattiseen päivitykseen liittyvistä määritysasetuksista on tietoadokumentissa Ulkoisten arvolistojen ja kohdetyyppien oletusarvoinen päivityslogiikka ja määritysasetukset.

Ominaisuusmäärittelyt

Ominaisuusmäärittelyillä määritellään ominaisuuksia, joita liitetään luokkiin. Ominaisuusmäärittelyssämääritellään ominaisuuden nimi (jonka kannattaa olla mahdollisimman kuvaava) ja tietotyyppi, jokamäärää, millaista syötettävä tieto on (ominaisuuteen liittyen).

Erilaisten ominaisuuksien yhdistelmistä voidaan muodostaa luokkia (katso kohta Luokat (sivu 411)).Esimerkiksi Työsopimus on luokka, johon on liitetty ominaisuudet Otsikko, Dokumentin päiväys, Työntekijä,Avainsanat ja Kuvaus.

Ominaisuusmäärittelyillä määritellään metatietokortin metatiedot. Dokumenttiluokkaan liitetyt ominaisuudetnäkyvät metatietokortissa luokan valitsemisen jälkeen.

Tässä kappaleessa

• Uusi ominaisuusmäärittely (sivu 390)• Ominaisuusmäärittelyn automaattiset arvot (sivu 395)• Ominaisuuksien arvojen automaattinen tarkistus (sivu 404)• Sisäänrakennetut ominaisuusmäärittelyt (sivu 407)• Ominaisuusmäärittelyn suojausasetukset (sivu 410)

Uusi ominaisuusmäärittely

Uudessa ominaisuusmäärittelyssä pitää ominaisuuden nimeämisen jälkeen määritellä tietotyyppi.Esimerkiksi jos luot Dokumentin päiväys -nimisen ominaisuuden, sille on loogista määritellä tietotyypiksiPäiväys.



Kuva 111. Uusi ominaisuusmäärittely -ikkuna.

Ominaisuusmäärittelyn tietotyypit

Teksti Mikä vain kirjoitettu teksti, esimerkiksi otsikko.

Yksirivisen tekstikentän arvo on rajoitettu 100 merkkiin.

Teksti (monirivinen) Mikä vain kirjoitettu teksti. Teksti voi jatkua useammalle riville.

Monirivisen tekstikentän arvo on rajoitettu enintään 10 000 merkkiin.

Valitse listasta Voit valita yhden arvon arvolistan vaihtoehdoista.

Valitse listasta (monivalinta) Voit valita useita arvoja arvolistan vaihtoehdoista.

Päiväys Voit valita päivämäärän. M-Files ehdottaa oletusarvoisesti meneilläänolevaa päivämäärää.

Aika Voit valita kellonajan.


Aikaleima Tätä tietotyyppiä voidaan käyttää aikaleiman luontiin komentosarjalla.

Huomaa: Aikaleima on määritettävä laskettuna arvona.Siirry Ominaisuusmäärittelyn ominaisuudet -ikkunanAutomaattiset arvot -välilehdelle ja valitse Laskettu arvo(VBScript) -vaihtoehto ja napsauta Muokkaa koodia...,jolloin VBScript-koodi lisätään aikaleiman luontiin.

Numero (kokonaisluku) Voit kirjoittaa halutun kokonaisluvun.

Arvo voi olla mitä tahansa väliltä -2 147 483 648 ja 2 147 483 647.

Numero (reaaliluku) Voit kirjoittaa halutun reaaliluvun.

Arvo voi olla mitä tahansa väliltä -1,79 x 10308 ja 1,79 x 10308. Voitsyöttää arvon muodossa XEY, missä X on kerrottava numero, Eedustaa pohjalukua 10 ja Y on eksponentti. Esimerkiksi syöttämällä-12E3 saat tulokseksi arvon -12,000.

Huomaa: Tämä tietotyyppi voi edustaa laajempaanumeroaluetta kuin Numero (kokonaisluku), muttatarkkuuden kustannuksella. Sen vuoksi Numero (reaaliluku)ei tulisi olla käytössä, jos numeroarvon on oltava ehdottomantarkka, kuten rahaa edustavien arvojen kohdalla. Tällaisissatapauksissa suositellaan käyttämään tietotyyppinä valintaaNumero (kokonaisluku).

Totuusarvo (kyllä/ei) Voit määrittää totuusarvon kyllä tai ei halutulle muuttujalle.

Tietotyyppi kuvastaa, minkälaisesta ominaisuudesta on kyse. Jos esimerkiksi luot uuden ominaisuudennimeltä Luottamuksellinen ja annat sille tietotyypiksi Totuusarvo (kyllä/ei), täyttäessäsi metatietokortinLuottamuksellinen-kohtaa sinun pitää valita joko kyllä tai ei. Näin tapahtuu vain, jos Luottamuksellinen-ominaisuus on liitetty siihen dokumenttiluokkaan (esimerkiksi Raportti, Muistio, Pöytäkirja), johon luomasidokumentti kuuluu.

Kun olet luonut tämän ominaisuuden, voit luoda uuden näkymän, johon on listattu dokumentit sen mukaan,ovatko ne luottamuksellisia vai eivät. Voit ryhmitellä dokumentit näkymähierarkian avulla Kyllä- ja Ei-ominaisuuskansioihin.

Arvolistat ovat tehokkaasti hyödynnettävissä ominaisuusmäärittelyissä. Esimerkiksi Asiakkaat-arvolistaahyödynnetään lukuisissa M-Files-esimerkkivaraston ominaisuusmäärittelyissä.

Kun määritellään vaikkapa Laatijaorganisaatiota, haetaan vaihtoehdot arvolistasta Asiakkaat, johon onhelppo lisätä uusia arvoja (asiakkaita). Näin samoja yritysten nimiä ei tarvitse kirjoittaa uudestaan, vaansen sijaan hyödynnetään jo olemassa olevaa listaa. Listavalinnat vähentävät syötevirheitä ja tehostavattoimintaa.


Esisuodatus ominaisuuksille

Voit määritellä esisuodatuksen ominaisuusmäärittelylle, joka näyttää kohteita. Tällä tavoin voidaan rajatalistaa näytettävistä kohteista tietyillä kriteereillä, jolloin käyttäjä löytää nopeammin etsimänsä kohteen,esimerkiksi lisätessään haluamansa asiakkaan metatietokorttiin.

Esisuodatuksella voidaan esimerkiksi jakaa:

• asiakkaat prospekteihin ja varsinaisiin asiakkaisiin• asiakkaat tilaajiin ja toimittajiin• asiakkaat henkilöasiakkaisiin ja yrityksiin• projektit sisäisiin ja ulkoisiin• projektit voimassa oleviin ja päättyneisiin.

Asiakkaan luokkaa voidaan käyttää myös esisuodattimena asiakaslistaukselle. Vastaavasti esimerkiksiprojektin luokkaa voidaan käyttää esisuodattimena projektilistaukselle.

Suodata lista käyttäen seuraavan ominaisuuden arvoa

Suodatettua arvolistaa käyttävä ominaisuusmäärittely kannattaa määritellä suodattuvaksi siihen liittyvänpääarvolistaa käyttävän ominaisuusmäärittelyn mukaisesti. Kyseessä on tällöin ns. dynaaminen suodatussen mukaan, mitä käyttäjä valitsee metatietokortissa.

Esimerkiksi: Ominaisuudet Tilaaja ja Tilaajan yhteyshenkilö täytetään metatietokorttiin. Oikean Tilaajanvalitseminen suodattaa tällöin Tilaajan yhteyshenkilö -arvolistaan ainoastaan tämän asiakkaanyhteyshenkilöt. Tilaaja-ominaisuusarvo voi käyttää pohjanaan Asiakkaat-arvolistaa ja Tilaajanyhteyshenkilö voi käyttää pohjanaan Yhteyshenkilö-arvolistaa. Yhteyshenkilöt-arvolista suodattuuasiakkaiden mukaisesti.

Lisäksi Tilaajan yhteyshenkilö -ominaisuus on määritelty suodattumaan Tilaaja-ominaisuuden mukaisesti.Katso lisää arvolistojen ja kohdetyyppien välisistä hierarkiasuhteista kohdista Arvolistat (sivu 369) jaKohdetyypit (sivu 346).

Voit myös valita automaattisen suodatuksen, jolloin M-Files etsii parhaimman mahdollisensuodatusvalinnan metatietokortissa kyseisen ominaisuuden suodattamiseen. Tällöin esimerkiksiarvolistojen kaksisuuntainen suodatus postinumeroiden ja kaupunkien välillä toimii käyttäjäystävällisesti:voit valita metatietokortissa ensin postinumeron, jolloin M-Files valitsee automaattisesti sopivan kaupunginlistasta. Jos valitset ensin kaupungin, M-Files suodattaa valittavissa olevat postinumerot automaattisestikaupungin mukaan.

Lajittele luettelon arvot seuraavaan järjestykseen

Voit määrittää, onko ominaisuusmäärittelyssä käytettävä arvolista kasvava vai laskeva.

Salli tämän ominaisuuden käyttäminen tietyn kohdetyypin kanssa

Tarvittaessa voit myös rajoittaa ominaisuuden käytön vain tiettyyn kohdetyyppiin.

Ota käyttöön automaattiset suojausasetukset tämän ominaisuuden kautta

Jotta voit käyttää automaattisia suojausasetuksia tietyn ominaisuuden kautta, tulee sinun sallia tämä ko.ominaisuusmäärittelyn ominaisuuksissa. Luokka-ominaisuusmäärittelylle automaattiset suojausasetukseton oletuksena käytössä, joten sille niitä ei erikseen tarvitse sallia.


Kun olet lisännyt jollekin arvolle, arvolistalle tai kohdetyypille automaattisia suojausasetuksia, M-Filesilmoittaa vielä, missä ominaisuusmäärittelyissä automaattiset suojausasetukset on otettu käyttöön jamissä ei. Tarkista, että haluamassasi ominaisuusmäärittelyssä on automaattiset suojausasetukset otettukäyttöön.

Huomioi, että määrittelemäsi arvo tulee olla valittuna juuri sille ominaisuusmäärittelylle, jolle olet ottanutkäyttöön automaattiset suojausasetukset.

Salli tämän ominaisuuden käyttö näkymän ryhmittelytasona

Ota tämä toiminto käyttöön, jotta ominaisuutta voidaan käyttää ryhmittelytason määrittelyyn näkymänsisällä. On suositeltavaa poistaa vaihtoehto käytöstä ominaisuuksilla, jotka saattavat sisältääluottamuksellista tietoa.

Salli kohteiden etsiminen tämän ominaisuuden perusteella

Jos poistat tämän toiminnon käytöstä, valitun ominaisuuden arvoihin perustuvat haut eivät tuota tuloksia.Huomaa kuitenkin, että ominaisuus saattaa silti näkyä laajennettujen ominaisuusehtojen (sivu 141)luettelossa. Vaihtoehtoisesti voit ottaa asetuksen käyttöön ja käyttää Älä etsi kohteiden vanhojaversioita -alitoimintoa, jolloin käyttäjät voivat etsiä vain kohteiden uusimpia versioita tämän ominaisuudenarvojen perusteella.

Jos ominaisuus on mielestäsi relevantti hakuehto, tämän toiminnon tulee olla käytössä. Muussatapauksessa se kannattaa pitää poissa käytöstä, jotta haku toimisi optimaalisesti.

Aliakset (Lisäasetukset-välilehti)

Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää ko. ominaisuusmäärittelylle aliaksen. Katso lisätietoja kohdastaMetatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 339).

Uuden ominaisuusmäärittelyn luonti




4. Laajenna näytön vasemman reunan puunäkymässä kohta Metatietojen rakenne (tasainen näkymä)ja valitse sitten Ominaisuusmäärittely.

Ominaisuusmäärittely-lista avautuu oikeanpuoleiseen paneeliin.

5. Napsauta Uusi ominaisuusmäärittely... tehtäväalueella.

Ominaisuusmäärittelyn ominaisuudet -ikkuna avautuu.

6. Kirjoita uuden ominaisuusmäärittelyn nimi Nimi-kenttään.

Nimi näytetään metatietokortissa, kun lisäät tämän ominaisuuden metatietokorttiin.

7. Valitse uuden ominaisuusmäärittelyn tietotyyppi Tietotyyppi-pudotusvalikosta.

Katso lisätietoja tietotyypeistä kohdasta Ominaisuusmäärittelyn tietotyypit (sivu 391).


8. Valinnainen Jos valitsit tietotyypiksi Teksti tai Teksti (monirivinen), valitse tekstitietotyypinsisältötyyppi Sisältö-pudotusvalikosta.

9. Valinnainen Jos valitsit tietotyypiksi Valitse listasta tai Valitse listasta (monivalinta), suorita vaiheet9.a (sivu 395) – 9.d (sivu 395):

a) Valitse Näytä arvot seuraavasta listasta -pudotusvalikosta arvolista, josta arvo on määrä valitaominaisuudelle.

Voit myös suodattaa arvolistan arvot napsauttamalla Suodatin... ja määrittämällä ehdot,joiden on täytyttävä, jotta arvolistan arvo voi olla valittava arvo ominaisuudelle.

b) Valitse Suodata lista käyttäen seuraavan ominaisuuden arvoa -pudotusvalikosta ominaisuus,jonka mukaan käytettävissä olevat arvot suodatetaan. Jos et halua suodattaa arvoja, valitse (eisuodatusta).

Katso lisätietoja kohdasta Suodata lista käyttäen seuraavan ominaisuuden arvoa (sivu393).

c) Valitse Lajittele luettelon arvot seuraavaan järjestykseen -pudotusvalikosta arvojenlajittelujärjestys.

d) Merkitse Ota käyttöön automaattiset suojausasetukset tämän ominaisuuden kautta -vaihtoehto, jos haluat sallia automaattiset suojausasetukset tälle ominaisuudelle.

Katso lisätietoja kohdasta Automaattiset suojausasetukset arvolistan arvoille (sivu 375).

10.Valitse Salli tämän ominaisuuden käyttäminen seuraavan kohdetyypin kanssa -pudotusvalikostakohdetyyppi, jonka kanssa tätä ominaisuutta käytetään, tai valitse Kaikki kohdetyypit -vaihtoehto, joset halua rajata ominaisuuden käyttöä tiettyyn kohdetyyppiin.

11.Valinnainen Merkitse Salli tämän ominaisuuden käyttö näkymän ryhmittelytasona -valintaruutu,jotta ominaisuutta voidaan käyttää ryhmittelytason määrittelyyn näkymän sisällä.

On suositeltavaa poistaa vaihtoehto käytöstä ominaisuuksilla, jotka saattavat sisältääluottamuksellista tietoa.

12.Valinnainen Merkitse Salli kohteiden etsiminen tämän ominaisuuden perusteella -valintaruutu, joshaluat, että tämän ominaisuuden arvoja voidaan käyttää ehtoina etsittäessä kohteita ja kohdeversioita.

a) Valinnainen Merkitse Älä etsi kohteiden vanhoja versioita -valintaruutu, jos haluat, että tämänominaisuuden arvoja voidaan käyttää ehtoina vain etsittäessä kohteiden uusimpia versioita.

Juuri tekemäsi uusi ominaisuusmäärittely lisätään Ominaisuusmäärittelyt-listaan, ja ominaisuus voidaanlisätä kohteiden metatietoihin M-Filesissa.Ominaisuusmäärittelyn automaattiset arvot

Ominaisuudelle voidaan määrittää myös automaattinen arvo. Tällöin esim. laskuille voidaan määrittääyrityksen käytännön mukaisesti juokseva numerointi. Automaattinen arvo voi olla myös tekstiä sisältävä,jolloin se koostetaan muista ominaisuuksista: esimerkiksi jos tarjouksen otsikoiden halutaan olevan ainasamaa muotoa (kuten Luokka/Tuote/Asiakas), ne voidaan määritellä aina muodostuvaksi automaattisestinäiden ominaisuuksien mukaan (Tarjous/Mach20A/ESTT Oy).

Automaattisia arvoja käyttämällä dokumenttien ja muiden kohteiden metatiedot ovat entistä enemmänhyödynnettävissä tietoa tallennettaessa ja etsittäessä. Automaattisten arvojen käyttäminen lisäksiyhtenäistää dokumenttien ja muiden kohteiden nimeämistä sekä vähentää tiedon uudelleensyöttämistä.

Ominaisuuden automaattisia arvoja voidaan hyödyntää erityisesti kohteen nimeämisessä (katso lisätietojakohdasta Uusi luokka (sivu 413)) sekä metatietojen automaattisessa sisällyttämisessä dokumenttiin(katso lisätietoja kohdasta Lisää M-Files-ominaisuus (sivu 108)).


Automaattinen numero ja arvo

Ominaisuudelle voidaan laskea automaattinen numero tai automaattinen arvo.

Automaattinen numero lasketaan kerran, ja se pysyy muuttumattomana. Automaattista numerointiavoidaan hyödyntää esimerkiksi yrityksen erilaisissa sisäisissä käytännöissä ja kirjauksissa.

Automaattinen arvo voi myös koostua muista ominaisuuksista, jotka tavallisesti kytkevät toisiinsavähintään kaksi ominaisuutta. Tällöin esim. dokumentin nimeksi (automaattiseksi arvoksi) voidaanmääritellä Luokka (Asiakas), joka antaa arvoksi esim. Tarjous (ESTT). Automaattinen arvo muuttuu, kunkohdetta muokataan. Jos automaattinen arvo luodaan käyttämällä luokkaa ja asiakkaan nimeä (Tarjous(Asiakas A)), automaattinen arvo muuttuu, kun toinen asiakas valitaan (Tarjous (Asiakas B)).

Kuva 112. Ominaisuusmäärittely automaattisella numeroinnilla.

Edellä olevassa esimerkissä kuvatulle ominaisuudelle on määritelty juokseva numerointi, joka kasvaa ainayhdellä (lisäys: 1). Viimeiseksi käytettäväksi arvoksi on asetettu 1000. Niinpä seuraavalle tätä ominaisuuttakäyttävälle kohteelle annetaan numero 1001. Laskujärjestysarvo on 100 (katso Laskujärjestys jäljempää).

Juokseva numerointi

Luo juoksevan numeron. Lisäys-kentässä voit määrittää, millä arvolla juokseva numerointi kasvaa.Oletusarvo on yksi (1).

Mukautettu automaattinen numerointi (VBScript)

Luo automaattisen numeron, joka voi sisältää kirjaimia tai numeroita tai molempia. Mukautetunautomaattisen numeron muodostaminen määritellään yksityiskohtaisemmin M-Files APIa ja VBScriptinyleisiä ominaisuuksia käyttämällä.


Tässä komentosarjassa ovat käytettävissä seuraavat M-Files-muuttujat: PropertyDef, Output,LastUsed, ObjVer, DisplayID, Vault, CurrentUserID, CurrentUserSessionInfo,PropertyValues, VaultSharedVariables, SavepointVariables, TransactionCache,MFScriptCancel, GetExtensionObject, MasterTransactionID, CurrentTransactionID,ParentTransactionID. Katso lisätietoja muuttujista kohdasta Käytettävissä olevat VBScript-muuttujat(sivu 530).

Output-muuttujalle annetaan haluttu mukautettu arvo, esimerkiksi Output = "Automaattinenarvo". Katso lisätietoja mukautetun automaattisen numeroinnin määrittämisestä kohdasta Automaattisenominaisuusarvon määritys VBScriptin avulla (sivu 400).

Ominaisuuksien liittäminen yhteen

Liittää yhteen valitut ominaisuudet (esim. Tarjous/Laite/Asiakas). Kun määrittelet arvoa, voit kirjoittaavalittujen ominaisuuksien väliin mitä tahansa merkkejä tai tekstiä. Esim. Tarjous: Asiakas (Projekti) taiTarjous, Asiakas, Projekti.

Saatavana olevien paikkamerkkien lista voidaan avata määritettäessä ominaisuuden automaattista arvoa.Lisää paikkamerkki… -painikkeella avataan ominaisuusmäärittelyiden ja muiden käytettävissä olevienpaikkamerkkien lista.

Voit lisätä paikkamerkit kenttään myös manuaalisesti. Niitä käytetään lisäämällä %-merkki molemmillepuolille. Esimerkiksi %PROPERTY_23% (%PROPERTY_21%) voi olla ”Jouni Seppä (25.9.2016 12.39)”olettaen, että 23 on Viimeksi muokannut -ominaisuuden ID ja 21 on Viimeksi muokattu -aikaleimanominaisuuden ID.

Epäsuorat paikkamerkit

Epäsuoria paikkamerkkejä ovat epäsuoraan kohteeseen liittyvät metatiedot. Jos esimerkiksi asiakas-kohteeseen liittyy sopimus, asiakkaan maa on dokumentin epäsuoraa metatietoa.

Jos määritetään asiakkaan maa epäsuorana paikkamerkkinä, käytetään syntaksia%PROPERTY_1079.PROPERTY_1090%, jossa 1079 on ominaisuusmäärittelyn tunnus asiakkaalle ja 1090ominaisuusmäärittelyn tunnus maalle.

Laskettu arvo (VBScript)

Automaattisen arvon muodostaminen voidaan määritellä yksityiskohtaisemmin M-Files APIa ja VBScriptinyleisiä ominaisuuksia käyttämällä.

Tässä komentosarjassa ovat käytettävissä seuraavat M-Files-muuttujat: PropertyDef,Output, ObjVer, DisplayID, Vault, CurrentUserID, CurrentUserSessionInfo,PropertyValues, VaultSharedVariables, SavepointVariables, TransactionCache,MFScriptCancel, GetExtensionObject, MasterTransactionID, CurrentTransactionID,ParentTransactionID. Katso lisätietoja muuttujista kohdasta Käytettävissä olevat VBScript-muuttujat(sivu 530).

Output-muuttujalle annetaan haluttu mukautettu arvo, esimerkiksi Output = "Automaattinenarvo". Katso lisätietoja laskettujen arvojen määrittämisestä kohdasta Automaattisen ominaisuusarvonmääritys VBScriptin avulla (sivu 400).

Viimeksi käytetty arvo

Ilmoittaa arvon, josta juoksevan numeron/arvon laskeminen aloitetaan. Oletuksena on nolla (0). Voit myösmuuttaa arvon, esim. jos juokseva numerointi halutaan aloittaa 3000:sta


Laskujärjestys

Laskujärjestys ilmaisee automaattisen arvon laskujärjestyksen (järjestys pienimmästä suurimpaan). Tälläon merkitystä silloin, kun käytetään useita automaattisia arvoja ja näiden yhdistelmiä muodostamaan uusiaautomaattisia arvoja.

Laskujärjestyksellä on merkitystä esimerkiksi silloin, jos kohteen nimeksi halutaan ominaisuudenautomaattinen arvo, joka muodostuu kahdesta muusta automaattisesta arvosta. Tällöin lasketaan ensinnäille kahdelle oma automaattinen arvonsa ja tämän jälkeen vasta viimeisenä yhteisarvo.

Itse arvoilla ei ole muuta merkitystä kuin että laskujärjestys on pienimmästä suurimpaan. Eriominaisuuksien laskujärjestysarvot voivat olla esimerkiksi 10, 12, 17 ja 20. Laskujärjestysnumerolla 10numeroitu ominaisuus siis lasketaan ensin, jonka jälkeen lasketaan laskujärjestysnumerolla 12 numeroituominaisuus ja niin edelleen.

Laske uudelleen

Laske uudelleen... -toiminto on käytettävissä M-Files Adminin tehtäväalueella (tai napsauttamallaominaisuutta hiiren oikealla painikkeella Ominaisuusmäärittelyt-listasta ja valitsemalla Laskeuudelleen... pikavalikosta), kun valittuna on ominaisuus, jolle on määriteltynä automaattinen arvo. Voitvalita tyhjien arvojen tai kaikkien arvojen uudelleenlaskennan.

Laske uudelleen tyhjät arvot

Laskee automaattisen arvon ominaisuuksille, joilla sitä ei vielä ole laskettu. Tämä on oletuksenaautomaattisia arvoja laskettaessa. Asetusten muutokset koskevat ainoastaan uusia arvoja. Jos esimerkiksimuokkaat Viimeksi käytetty arvo -kenttää, vain uudet kohteet saavat uuden arvon. Vanhat arvot säilyvätentisellään; toisin sanoen kertaalleen annetut arvot säilyvät.

Laske uudelleen kaikki arvot

Laskee kaikille ominaisuuksille uuden automaattisen arvon. Laske uudelleen kaikki arvot -toiminto muuttaasiis myös aiempia automaattisia arvoja. Jos on esimerkiksi käytetty juoksevaa numerointia ja Viimeksikäytettyä arvoa muutetaan, tämä toiminto muuttaa kaikkien kohteiden juoksevan numeroinnin uudenasetuksen mukaisesti.

Pohjadokumentin nimeäminen ilman automaattista arvoa

Pohjaksi määritellyt dokumentit toimivat eri tavoin ominaisuuksien automaattisia arvoja käytettäessä:Pohjadokumentin metatiedossa kaikki ominaisuusmääritellyt toimivat ilman automaattisen arvonlaskemista. Pohjille siis automaattiset ominaisuusmäärittelyt toimivat kuin ne eivät olisi automaattisia: niillevoidaan syöttää normaalin tapaan arvo eikä palvelin laske ominaisuudelle automaattista arvoa.

Esimerkiksi Tarjous-luokan kohteiden nimenä voi olla ominaisuuden automaattinen arvo (esim. Tarjous<nro> - <asiakkaan nimi>). Tarjous-luokan pohjille halutaan silti antaa pohjan nimi, koska automaattiseenominaisuuteen perustuva nimi on mielekäs vain varsinaisille tarjouksille, ei pohjille. Tällöin pohjalle voidaanantaa nimeksi esim. Tarjouspohja, ja kuitenkin pohjasta luodut varsinaiset tarjousdokumentit saavatominaisuuden automaattisen arvon perusteella muodostuvan nimen Tarjous 35 - ESTT Oy.

Katso lisää eri mahdollisuuksista kohdista Dokumenttipohjien käyttö (sivu 68) ja Uusi luokka (sivu413).

Tässä kappaleessa

• Automaattisen arvon määrittäminen ominaisuudelle (sivu 399)


• Automaattisen ominaisuusarvon määritys VBScriptin avulla (sivu 400)

Automaattisen arvon määrittäminen ominaisuudelle






5. Kaksoisnapsauta ominaisuusmäärittelyä, jota haluat muokata.


6. Siirry Automaattiset arvot -välilehdelle ja valitse jokin seuraavista:


Automaattisen kasvavan numeroinninmääritys ominaisuudelle.

Valitse Juokseva numerointi -vaihtoehto jamääritä jokaisen uuden arvon lisäyksen määräLisäys-kenttään.

Muokatun automaattisen numeroinninmääritys ominaisuudelle käyttämällä toimintoaVBScript.

Valitse Mukautettu automaattinen numerointi(VBScript) -vaihtoehto ja napsauta Muokkaakoodia..., jotta voit lisätä koodin automaattisellenumeroinnille.



Huomaa: Katso lisätietoja kohdastaAutomaattisen ominaisuusarvon määritysVBScriptin avulla (sivu 400).

Tekstin ja ominaisuuden paikkamerkkienyhdistelmän määritys automaattiseksiominaisuuden arvoksi.

Valitse vaihtoehto Ominaisuuksien liittäminenyhteen ja anna tekstin ja ominaisuudenpaikkamerkkien yhdistelmä tekstikenttään.Voit lisätä ominaisuuden paikkamerkkejänapsauttamalla Lisää paikkamerkki... -painiketta.

Huomaa: Katso lisätietojapaikkamerkeistä kohdastaOminaisuuksien liittäminen yhteen (sivu397).

Ominaisuuden määritys automaattisestilasketulle arvolle toiminnolla VBScript.

Valitse Laskettu arvo (VBScript) -vaihtoehto janapsauta Muokkaa koodia... lisätäksesi koodinominaisuuden arvon laskemista varten.

Huomaa: Katso lisätietoja kohdastaAutomaattisen ominaisuusarvon määritysVBScriptin avulla (sivu 400).

7. Valinnainen Anna Viimeksi käytetty arvo -kenttään automaattisen numeroinnin alkuarvo, jos haluatkäyttää jotakin muuta arvoa kuin oletuksena olevaa nollaa (0).

8. Anna Laskujärjestys-kenttään numero, joka määrittää sen järjestyksen, jossa tämä automaattinen arvolasketaan suhteessa toisiin automaattisiin arvoihin. Mitä pienempi numero on, sitä aikaisempi on senlaskujärjestys.

Katso lisätietoja kohdasta Laskujärjestys (sivu 398).

9. Tallenna muutokset ja sulje Ominaisuusmäärittelyn ominaisuudet -ikkuna napsauttamalla OK.

Valitulla ominaisuudella on nyt automaattinen arvo. Kun lisäät tämän ominaisuuden metatietokorttiin, arvolasketaan ja luodaan automaattisesti.Automaattisen ominaisuusarvon määritys VBScriptin avulla

Mukautettujen automaattisten arvojen ja laskettujen arvojen muodostaminen voidaan määritelläyksityiskohtaisemmin M-Files APIa ja VBScriptin (”Microsoft Visual Basic Scripting Edition”) yleisiäominaisuuksia käyttämällä. Seuraavassa on kerrottu ohjeita VBScriptin käytöstä automaattisten arvojenyhteydessä.

Huomaa: Lisätietoja VBScript-käyttöoppaasta ja kieliohjeet saat VBScript MSDN -artikkelista.

Lasketun arvon VBScript-koodi suoritetaan aina, kun ominaisuusarvoa muokataan. VBScript-koodiakäytetään automaattisen arvon laskemiseen, minkä jälkeen laskennan tulos on asetettava Output-nimiseenmuuttujaan. Tämä arvo tallentuu ominaisuuden arvoksi kohteen metatietoihin.

Yksinkertaisimmillaan automaattisen arvon muodostava VBScript-koodi voisi siksi olla esimerkiksiseuraava:

https://msdn.microsoft.com/en-us/library/t0aew7h6(v=vs.84).aspx


Output = "Automaattinen arvo"

Yleensä automaattinen arvo halutaan muodostaa kohteen muiden ominaisuuksien perusteella, esimerkiksiyhdistelemällä ominaisuuksia. VBScript-koodissa voidaankin hyödyntää saman tai jonkin muun kohteenominaisuuksien arvoja ja perustietoja seuraavien VBScript-koodin muuttujien avulla:

• CurrentUserID• DisplayID• LastUsed• MFScriptCancel

• ObjVer• Output• PropertyDef

• PropertyValues• Vault• VaultSharedVariables

Katso muuttujien kuvaukset kohdasta Käytettävissä olevat VBScript-muuttujat (sivu 530).

Kun haluat käyttää VBScriptiä automaattisen arvon laskemiseen ominaisuudelle, toimi seuraavasti:






5. Kaksoisnapsauta ominaisuusmäärittelyä, jota haluat muokata.



6. Siirry Automaattiset arvot -välilehdelle.

Automaattiset arvot -välilehti avautuu.


7. Valitse joko:

a. Mukautettu automaattinen numerointi (VBScript): Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat määrittääautomaattisen numeroinnin VBScriptillä.

tai

b. Laskettu arvo (VBScript): Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat määrittää jonkin muuntyyppisenautomaattisen arvon VBScriptillä.

8. Napsauta Muokkaa koodia... -painiketta.

Muokkaa VBScript-koodia -ikkuna avautuu.

9. Määritä VBScript-koodi automaattisen arvon laskemista varten.

Seuraava koodi muodostaa ominaisuusmäärittelylle ”Tarjouksen otsikko” automaattisenarvon hyödyntämällä kohteen metatiedoissa olevia tietoja tarjousnumerosta ja asiakkaasta.Tarjousnumero-ominaisuusmäärittelyn ID on tässä esimerkissä 1156 ja Asiakas-ominaisuusmäärittelyn ID on 1288. Jos dokumentin tarjousnumero on 5577 ja asiakas ESTT-yhtiöt, alla oleva koodi muodostaa tarjouksen otsikoksi tekstin "Proposal #5577 / ESTT".

Option Explicit

' Get proposal number.

Dim szNumberszNumber = PropertyValues.SearchForProperty( 1156 ).TypedValue.DisplayValue

' Get customer.

Dim szCustomer


szCustomer = PropertyValues.SearchForProperty( 1288 ).TypedValue.DisplayValue

' Create proposal title.

Dim szNameszName = "Proposal #" & szNumber & " / " & szCustomer

' Set result.

Output = szName

10.Sulje Muokkaa VBScript-koodia -ikkuna, kun olet valmis.

11.Kun olet taas Ominaisuusmäärittelyn ominaisuudet -ikkunassa, napsauta OK. Tekemäsi muutoksettallennetaan ja Ominaisuusmäärittelyn ominaisuudet -ikkuna sulkeutuu.

Valitulla ominaisuudella on nyt automaattinen arvo, joka lasketaan juuri määrittämälläsi VBScript-koodilla.Ominaisuuksien arvojen automaattinen tarkistus

Tarkistus-välilehden Ominaisuusmäärittelyn ominaisuudet -ikkunassa voit määrittää ehdot, jotkatietyn ominaisuuden arvojen tulee täyttää. Tarkistuksella voit esimerkiksi varmistaa, että ominaisuudenarvo sisältää vaaditun määrän merkkejä. Näin voidaan varmistaa, että asiakkaan puhelinnumero tailaskunumero lisätään metatietokorttiin oikein. Lisäksi voidaan esimerkiksi tarkistaa, voidaanko arvohyväksyä muut ominaisuudet huomioon ottaen tai että arvo ei saa olla tyhjä.

Tarkistus määritellään muuttujia, VBScriptin yleisiä ominaisuuksia ja M-Files APIa käyttämällä.Ominaisuuksien arvojen tarkistukseen voidaan käyttää seuraavia M-Files-muuttujia: PropertyDef,PropertyValue, ObjVer, DisplayID, Vault, CurrentUserID, CurrentUserSessionInfo,VaultSharedVariables, SavepointVariables, TransactionCache, MFScriptCancel,GetExtensionObject, MasterTransactionID, CurrentTransactionID jaParentTransactionID. Katso lisätietoja muuttujista kohdasta Käytettävissä olevat VBScript-muuttujat(sivu 530).

Oletusarvoisesti tarkistuksen oletetaan onnistuvan. Näin ollen virheelliset arvot tunnistetaan ehtolauseidenavulla. Jos jokin tarkistuksen määritellyistä ehdoista täyttyy, tulisi muodostaa virhe ja kehottaa käyttäjääkorjaamaan virheellinen arvo (esimerkiksi Err.Raise MFScriptCancel, "Ominaisuuden arvossaon oltava vähintään 10 merkkiä.").

Lisää ominaisuudelle arvon tarkistus seuraavasti:




4. Laajenna näytön vasemman reunan puunäkymässä kohta Metatietojen rakenne (tasainen näkymä)ja valitse sitten Ominaisuusmäärittelyt.

5. Joko:

a. Napsauta Ominaisuusmäärittelyt-listassa hiiren oikealla painikkeella ominaisuutta, jonka arvothaluat tarkistaa automaattisesti, ja valitse Ominaisuudet pikavalikosta.

tai


b. Luo uusi ominaisuusmäärittely automaattisella arvotarkistuksella napsauttamalla Uusiominaisuusmäärittely... tehtäväalueella.


6. Siirry Tarkistus-välilehdelle.

Tarkistus-välilehti avautuu.


7. Valitse Tarkistus VBScriptillä -vaihtoehto ja napsauta Muokkaa koodia... -painiketta.



8. Kirjoita Muokkaa VBScript-koodia -ikkunaan VBScript-koodia tämän ominaisuuden arvojen tarkistustavarten.

Jos tämän ominaisuuden arvossa on oltava vähintään 10 merkkiä, voisit käyttää seuraavaakoodia:

Option Explicit Dim propertyName, value propertyName = PropertyDef.Name value = PropertyValue.GetValueAsUnlocalizedText If Len(value) < 10 Then Err.Raise MFScriptCancel, "Ominaisuuden """ & propertyName & """ arvossa on oltava vähintään 10 merkkiä." End If

Huomaa: M-Files APIn dokumentaatio on osoitteessa www.m-files.com/api/documentation/latest. Jos haluat lisätietoja VBScriptin käyttämisestä M-Filesissa, katsoMiten kirjoitan VBScript-koodin M-Filesia varten? (sivu 594).

9. Sulje Muokkaa VBScript-koodia -ikkuna ja napsauta sitten Käytä Ominaisuusmäärittelynominaisuudet -ikkunassa, jotta muutoksesi tallentuvat.

Valitun ominaisuuden arvot tarkistetaan nyt automaattisesti. Kun ominaisuudelle annetaanarvo metatietokorttiin, se tarkistetaan. Jos määritetyt ehdot eivät täyty, suoritetaan tarkistuksenkomentosarjassa määritetty toiminto (esim. näytetään virheilmoitus).Sisäänrakennetut ominaisuusmäärittelyt

Seuraavassa taulukossa luetellaan ne sisäänrakennettujen ominaisuusmäärittelyjen määrittelyt, jotkasisältyvät jokaisen dokumenttivaraston käyttöönoton metatietorakenteeseen. Nämä ominaisuusmäärittelytovat olennainen osa jokaista varaston metatietorakennetta, ja siksi näiden määrittelyjen muokkausta onrajoitettu.

Sisäänrakennettuominaisuusmäärittely

Tietotyyppi Kuvaus

Käytössäni viimeksi Aikaleima Ajankohta, jolloin tämänhetkinenkäyttäjä käytti kohdetta viimeksi.

Muut luokat Valitse listasta”Luokat” (monivalinta)

Lista muista luokista kohteelle.

Tehtävän suorittajat Valitse listasta”Käyttäjät” (monivalinta)

Lista käyttäjistä, joilletehtävänanto on annettu.

Tehtävänanto Valitse listasta”Tehtävänannot” (monivalinta)

Valittuun kohteeseen liittyvätehtävänanto.

Tehtävänannon kuvaus Teksti (monirivinen) Tehtävänannon kuvaustehtävänannolle.

Luokka Valitse listasta ”Luokat” Kohteen luokka.

Luokkaryhmät Valitse listasta”Luokkaryhmät” (monivalinta)

Kohteen luokkaryhmä.

Kokoelman jäsenet(dokumenttikokoelmat)

Valitse listasta”Dokumenttikokoelmat” (monivalinta)

Lista dokumenttikokoelmaankuuluvistadokumenttikokoelmista.

Kokoelman jäsenet (dokumentit) Valitse listasta”Dokumentit” (monivalinta)

Lista dokumenttikokoelmaankuuluvista dokumenteista.

http://www.m-files.com/api/documentation/latest




Tietotyyppi Kuvaus

Kommentti Teksti (monirivinen) Kommenttiteksti kohteelle.

Valmis Totuusarvo (kyllä/ei) Määrittää, onko tehtävänantosuoritettu.

Ristiriita selvitetty Aikaleima Päivä ja aika, jolloin ristiriita onviimeksi selvitetty valitun kohteenhyväksi.

Luotu Aikaleima Kohteen luontipäivä ja -aika.

Luonut Valitse listasta ”Käyttäjät” Ilmaisee käyttäjän, joka loikohteen M-Filesissa tai toikohteen M-Filesiin.

Luotu ulkoisesta lähteestä Valitse listasta ”Ulkoiset lähteet” Ulkoinen lähde, josta kohdetuotiin.

Määräpäivä Päiväys Nykyisen tehtävänannonmääräpäivä.

Poistettu Aikaleima Kohteen poistopäivä ja -aika.

Poistanut Valitse listasta ”Käyttäjät” Ilmaisee käyttäjän, joka poistikohteen.

Poistotila muuttunut Aikaleima Päivä ja aika, jolloin kohdeviimeksi poistettiin tai senpoistaminen peruttiin.

Dokumentti Valitse listasta”Dokumentit” (monivalinta)

Valittuun kohteeseen liittyvädokumentti.

Dokumenttikokoelma Valitse listasta”Dokumenttikokoelmat” (monivalinta)

Valittuun kohteeseen liittyvädokumenttikokoelma.

Suosikkinäkymä Numero (kokonaisluku) Sen Suosikit-näkymän tunnus,jossa kohde näytetään.

On pohja Totuusarvo (kyllä/ei) Totuusarvo, joka määrittää, onkokohde pohja.

Viimeksi muokattu Aikaleima Kohteen edellisen muokkauksenpäivämäärä ja aika.

Viimeksi muokannut Valitse listasta ”Käyttäjät” Ilmaisee käyttäjän, joka viimeksimuokkasi kohdetta.

Merkitty valmiiksi Valitse listasta”Käyttäjät” (monivalinta)

Lista käyttäjistä, jotka ovatsuorittaneet tämänhetkisentehtävänannon.

Hylännyt Valitse listasta”Käyttäjät” (monivalinta)

Lista käyttäjistä, jotka ovathylänneet tämänhetkisentehtävänannon.

Merkitty arkistoitavaksi Totuusarvo (kyllä/ei) Totuusarvo, joka määrittää, onkokohde merkitty arkistoitavaksi.

Viestin ID Teksti Internet-otsikosta saadunsähköpostin viestin ID:n arvo.



Tietotyyppi Kuvaus

Seuraaja Valitse listasta”Käyttäjät” (monivalinta)

Lista käyttäjistä, jotka seuraavattämänhetkistä tehtävänantoa.

Siirretty tämänhetkiseen tilaan Aikaleima Päivämäärä ja aika, jolloin kohdesiirrettiin sen tämänhetkiseentilaan.

Nimi tai otsikko Teksti Nykyisen kohteen nimi tai otsikko.

Kohde muuttunut Aikaleima Kohteeseen viimeksi tehdynmuutoksen päivämäärä ja aika.

Alkuperäinen polku (1/3) Teksti Sijainti, josta kohde tuotiin M-Filesiin.

Alkuperäinen polku (2/3) Teksti Sijainti, josta kohde tuotiin M-Filesiin (jatkuu).

Alkuperäinen polku (3/3) Teksti Sijainti, josta kohde tuotiin M-Filesiin (jatkuu).

Omistaja (Tehtävänanto) Valitse listasta ”Tehtävänannot” Valitun kohteen omistaja-arvo.

Omistaja (Luokkaryhmä) Valitse listasta ”Luokkaryhmät” Valitun kohteen omistaja-arvo.

Omistaja (Luokka) Valitse listasta ”Luokat” Valitun kohteen omistaja-arvo.

Omistaja (Dokumenttikokoelma) Valitse listasta”Dokumenttikokoelmat”

Valitun kohteen omistaja-arvo.

Omistaja (Dokumentti) Valitse listasta ”Dokumentit” Valitun kohteen omistaja-arvo.

Omistaja (Ulkoinen lähde) Valitse listasta ”Ulkoiset lähteet” Valitun kohteen omistaja-arvo.

Omistaja (Raportti) Valitse listasta ”Raportit” Valitun kohteen omistaja-arvo.

Omistaja (Tilasiirtymä) Valitse listasta ”Tilasiirtymät” Valitun kohteen omistaja-arvo.

Omistaja (Tila) Valitse listasta ”Tilat” Valitun kohteen omistaja-arvo.

Omistaja (Perinteinen kansio) Valitse listasta ”Perinteisetkansiot”

Valitun kohteen omistaja-arvo.

Omistaja (Käyttäjäryhmä) Valitse listasta ”Käyttäjäryhmät” Valitun kohteen omistaja-arvo.

Omistaja (Käyttäjä) Valitse listasta ”Käyttäjät” Valitun kohteen omistaja-arvo.

Omistaja (Versioleima) Valitse listasta ”Versioleimat” Valitun kohteen omistaja-arvo.

Omistaja (Työnkulku) Valitse listasta ”Työnkulut” Valitun kohteen omistaja-arvo.

Suojausasetuksia muutettu Aikaleima Päivämäärä ja aika, jolloinkohteen suojausasetuksiamuutettiin viimeksi.

Viittaus Valitse listasta”Dokumentit” (monivalinta)

Viitattujen asiakirjojen lista.

Poista varaston GUID Teksti

Vastaus Valitse listasta”Dokumentit” (monivalinta)



Tietotyyppi Kuvaus

Vastaus (ID) Teksti

Raportti Valitse listasta”Raportit” (monivalinta)

Valittuun kohteeseen liittyväraportti.

Raportin sijainti Numero (kokonaisluku) Määrittää valitun raportinsijainnin.

Raportin URL Teksti Määrittää valitun raportin URL-osoitteen.

Jaetut tiedostot Teksti (monirivinen) Valitun kohteen jaettujentiedostojen jaetut sijaintipolut.

Allekirjoituksen sisältö Teksti (monirivinen) Valitun tehtävänannon sähköisenallekirjoituksen sisältö.

Yksi tiedosto Totuusarvo (kyllä/ei) Totuusarvo, joka määrittää, onkokohde yksitiedostoinen.

Koko palvelimella (kaikki versiot) Numero (kokonaisluku) Valitun kohteen kaikkienversioiden kokonaiskoko.

Koko palvelimella (tämä versio) Numero (kokonaisluku) Valitun kohdeversion koko.

Tila Valitse listasta ”Tilat” Kohteen työnkulun tila.

Tilasiirtymä Valitse listasta ”Tilasiirtymät” Kohteen työnkulun tilasiirtymä.

Tila muuttunut Aikaleima Kohteeseen viimeksi tehdyntilamuutoksen päivämäärä jaaika.

Perinteinen kansio Valitse listasta ”Perinteisetkansiot” (monivalinta)

Perinteinen kansio, jossa onvalittu kohdeversio.

Versiokommentti muuttunut Aikaleima Kohdeversion kommentinviimeisen muutoksen päivämääräja aika.

Versioleima Valitse listasta”Versioleimat” (monivalinta)

Kohteen versioleima.

Versioleima muuttunut Aikaleima Kohdeversion versioleimanviimeisen muutoksen päivämääräja aika.

Työnkulku Valitse listasta ”Työnkulut” Valitun kohteen työnkulku.

Työnkulun tehtävänanto Valitse listasta”Tehtävänannot” (monivalinta)

Ominaisuus, joka ilmaiseekohteen työnkulkuun liittyväntehtävänannon.

Ominaisuusmäärittelyn suojausasetukset

Suojaus-välilehdellä voit määritellä, kenellä on oikeus nähdä tämä ominaisuus ja kuka saa muokataominaisuutta kohteiden metatiedoissa.

Mikäli käyttäjällä ei ole oikeuksia nähdä ko. ominaisuutta, ominaisuus ei näy valintana M-Filesissa (esim.kun luodaan uutta hakua tai kun valittuna on Lisää ominaisuuksia).


Jos käyttäjällä ei ole oikeuksia nähdä ominaisuutta, ei hän myöskään voi muokata sitä. Käyttäjällä voi ollakuitenkin oikeus nähdä ominaisuus, mutta ei kuitenkaan oikeutta muokata sitä. Muokkausoikeus tarkoittaatässä tapauksessa sitä, että käyttäjä pystyy muokkaamaan ominaisuutta kohteiden metatiedoissa kaikillatavoilla: muokkaamaan ominaisuuden arvoa, lisäämään ominaisuuden tai poistamaan ominaisuuden.










8. Joko:


tai




Olet määrittänyt valitun kohdan katsomista koskevat suojausasetukset valituille käyttäjille.

Luokat

Dokumentin luokka on kohdetyyppi, johon on yhdistelty erilaisia ominaisuuksia (katsoOminaisuusmäärittelyt (sivu 390)). Luokat on suunniteltu helpottamaan kohteiden luokittelua,parantamaan yhdenmukaisuutta ja nopeuttamaan kohteen metatietojen täyttämistä.


M-Files Adminin kautta voidaan luoda uusia luokkia ja määritellä kunkin luokan ominaisuudet. Kun luokkavalitaan M-Files Desktopissa, metatietokorttiin tulevat ne ominaisuudet, jotka järjestelmänvalvoja onmääritellyt kuuluvaksi tähän luokkaan. M-Files-käyttäjät antavat ominaisuuksille arvot luodessaan uuttakohdetta.

Kuva 113. Uuden dokumentin metatietokortissa näkyvät luokat.

Tässä kappaleessa

• Uusi luokka (sivu 413)• Suojaus ja automaattiset suojausasetukset (sivu 415)


Uusi luokka

Voit aloittaa uuden luokan luomisen korostamalla Luokka-otsikon M-Files Adminin vasemman reunanpuunäkymässä ja napsauttamalla Uusi luokka... -linkkiä tehtäväalueella.

Kuva 114. Uuden Ostolasku-luokan ominaisuusikkuna.

Yllä olevan kuvan esimerkissä ollaan luomassa uutta luokkaa. Voit lisätä uusia ominaisuuksianapsauttamalla Lisää...-painiketta. Jos ominaisuuden Vaadittu-valintaruutu on merkittynä, käyttäjien onannettava ominaisuudelle arvo luodessaan kyseiseen luokkaan uutta kohdetta. Muussa tapauksessakohdetta ei voi luoda. Luotaessa Ostolasku-luokkaa yllä olevassa kuvassa Nimi tai otsikko- ja Dokumentinpäiväys -ominaisuudet on täytettävä, jotta Ostolasku-kohde voidaan luoda.

Aseta nimeksi

Mikä tahansa luokan ominaisuus voidaan määrittää kohteen nimeksi, eli ominaisuus valitaan luokannimiominaisuudeksi. Tällöin kohteen nimeä ei tarvitse erikseen kirjoittaa, vaan tietty ominaisuus voidaanaina määrittää ko. luokkaan kuuluvaksi kohteen nimeksi, ”otsikoksi”. Tämä määrittely yhdenmukaistaakohteiden nimeämistä luokan sisällä.

Tämä ominaisuus on hyödyllinen etenkin automaattisten arvojen yhteydessä (katso Ominaisuusmäärittelynautomaattiset arvot (sivu 395)). Tällöin ominaisuuden automaattinen arvo voi samalla ollatarjousdokumentin nimi (”Tarjous/ESTT Oy”).

Huomaa: Pohjadokumenttien nimeäminen toimii ilman automaattista arvoa.


Päivitä nimet -toiminnolla (M-Files Adminissa luokan tehtäväalueella) voidaan myös päivittää kaikkienluokassa jo olemassa olevien kohteiden nimet uuden asetuksen mukaisiksi.

Oletustyönkulku uusille kohteille

Voit määritellä oletuksena käytettävän työnkulun tähän luokkaan kuuluville uusille kohteille. Esimerkiksikaikki laskut voidaan määritellä käymään läpi työnkulku laskujen kierrätys.

Pakota tämä työnkulku uusille kohteille

Mikäli tietty työnkulku pakotetaan ko. luokkaan kuuluville uusille kohteille, ei tätä työnkulkua voida poistaatai vaihtaa. Esimerkiksi Ostolasku-luokkaan luotavalle uudelle dokumentille voidaan määrittää pakolliseksityönkuluksi aina Ostolaskujen hyväksyntä -työnkulku.

Pohjat

Voit määritellä pohjia käytettäväksi tämän luokan uusien kohteiden pohjana. Dokumentti tai muu kohdemääritellään pohjaksi lisäämällä siihen ominaisuus On pohja ja antamalla sille arvoksi Kyllä. Pohjatovat luokkakohtaisia. Voit määritellä pohjan kuuluvaksi useampaan luokkaan määrittelemällä pohjanakäytettävälle kohteelle useita luokkia Muut luokat -ominaisuuden avulla.

Aliakset (Lisäasetukset-välilehti)

Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää luokalle aliaksen. Katso lisätietoja kohdastaMetatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 339).

Uuden luokan luominen

Luo uusi luokka M-Files-varastoosi noudattamalla seuraavia ohjeita.




4. Laajenna vasemman reunan puunäkymässä kohta Metatietojen rakenne (tasainen näkymä) ja valitsesitten Luokat.

5. Napsauta Uusi luokka... tehtäväalueella.

Uuden luokan Luokan ominaisuudet -ikkuna avautuu.

6. Kirjoita kuvaava nimi uudelle luokalle Nimi-kenttään.

7. Valitse Kohdetyyppi-pudotusvalikosta kohdetyyppi, johon luokka on tarkoitus liittää.

Luokka voidaan valita vain tämäntyyppisille kohteille.

8. Valinnainen Määritä Ominaisuudet-taulukolla, mitkä ominaisuudet on määrä lisätä automaattisestimetatietokorttiin, kun tämä luokka valitaan.

Katso lisätietoja kohdasta Uusi luokka (sivu 413).


9. Valinnainen Määritä luokkaan liitettävä oletustyönkulku Oletustyönkulku uusille kohteille -pudotusvalikosta.

Ota käyttöön Pakota tämä työnkulku uusille kohteille -asetus, jolloin valittu työnkulku vaaditaankäytettäväksi kaikkien tämän luokan uusien kohteiden kanssa.

10.Valinnainen Suojausasetukset-välilehdellä voit määritellä käyttäjät, jotka saavat nähdä tämän luokantai liittää siihen kohteita.

Katso lisätietoja kohdasta Suojaus ja automaattiset suojausasetukset (sivu 415).

11.Valinnainen Automaattiset suojausasetukset -välilehdellä voit määrittää, saavatko tämän luokankohteet automaattiset suojausasetukset.

Katso lisätietoja kohdasta Suojaus ja automaattiset suojausasetukset (sivu 415).

12.Valinnainen Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää luokalle aliakset Aliakset-kentällä.

Katso lisätietoja kohdasta Aliakset eri varastojen väliselle metatietojen yhdistämiselle (sivu341).

13.Luo uusi luokka napsauttamalla OK.

Uusi luokka lisätään M-Files Adminin luokkien listaan, ja se voidaan valita kohteille M-Files Desktopissa.Tehtävänannon luokka

Kun luot uuden luokan kohdetyypillä Tehtävänanto, uusi välilehti ilmestyy Luokan ominaisuudet -ikkunaan, Tehtävänannon yksityiskohdat -välilehdelle. Sen avulla voit valita tehtävänannon tyypin sekätiettyjä ehtoja, jotka liittyvät tehtävänannon suorittamiseen tai hyväksymiseen.

Tehtävänannon tyypit

Tehtävänantoja on kahdentyyppisiä: tehtäviä ja hyväksyntöjä. Tehtävään liittyvän tehtävänannon saaneetmerkitsevät tehtävänannon suoritetuksi, kun he ovat suorittaneet tehtävän onnistuneesti. Hyväksyntäänliittyvän tehtävänannon saaneilla on enemmän vastuuta varsinaisessa hyväksyntäprosessissa: he voivattehtävänannolla hyväksyä tai hylätä kohteen.

Voit molemmissa tapauksissa määrittää tehtävänannon siten, että sen suorittaminen vaatii toimenpiteitäjokaiselta tai joltakin tehtävänannon saaneista. Edellytyksenä voi olla myös Sähköiset allekirjoitukset (sivu451).

Suojaus ja automaattiset suojausasetukset

Suojausasetukset

Suojaus-välilehdellä voit määritellä käyttäjät, jotka saavat nähdä tämän luokan.

Automaattiset suojausasetukset

Automaattiset suojausasetukset tarkoittavat niitä asetuksia, jotka kohde saa, kun kohteen metatietoihinlisätään luokka, jolle on määriteltynä automaattiset suojausasetukset.

Voit ottaa käyttöön automaattiset suojausasetukset arvo-, arvolista-, kohdetyyppi- tai luokkakohtaisesti.Voit määrittää luokkakohtaisesti automaattiset suojausasetukset samaan tapaan kuin arvokohtaisesti.Katso lisätietoja kohdasta Automaattisten suojausasetusten käyttöönotto arvolistan arvolle (sivu 377).











8. Joko:


tai





Luokkaryhmät

Luokkaryhmiin voit ryhmitellä erilaisia luokkia. Tämä auttaa luokan valitsemisessa luodessasi uuttakohdetta dokumenttivarastoon.

Voit luoda uuden luokkaryhmän M-Files Adminissa siirtymällä ensin kohtaan Dokumenttivarastot ><valitsemasi varasto> > Metatietojen rakenne (hierarkkinen näkymä) ja napsauttamalla sitten hiirenoikealla painikkeella Dokumentti ja valitsemalla pikavalikosta Uusi luokkaryhmä....


Uusi luokkaryhmä

Alla olevassa kuvassa esitetään ominaisuusikkuna luokkaryhmän Kokoukset luomiseksi. Jäsenet-kentässä listataan tähän ryhmään kuuluvat luokat. Metatietokorttia täytettäessä luokat näkyvätjärjestyksessä valikossa. Voit kätevästi muuttaa listan järjestystä numeroinnilla.

Kuva 115. Luokkaryhmän ominaisuudet -ikkuna ja uuden dokumentin luonti-ikkuna, josta nähdään eri luokkaryhmät.

Permissions

Luokkaryhmän ominaisuudet -valintaikkunan Suojausasetukset-välilehdellä voit määritellä käyttäjät,jotka voivat nähdä tämän luokkaryhmän.

3.2.2. Käyttäjien ja käyttäjäryhmien hallinta

Tässä osiossa käsitellään varaston käyttäjien ja käyttäjäryhmien hallintaa M-Files Admin -työkalulla.

Tässä kappaleessa

• Käyttäjät (sivu 417)• Käyttäjäryhmät (sivu 423)• Ulkoisen tietovaraston käyttäjät (sivu 429)• Ulkoisen tietovaraston käyttäjäryhmät (sivu 431)

Käyttäjät

Käyttäjät-kohdassa M-Files Adminin dokumenttivarastossa voit liittää dokumenttivarastoon käyttäjiä, elikäyttäjälle annetaan nimi ja määritellään käyttöoikeudet. Jokainen käyttäjäkohde perustuu palvelimenkäyttäjätiliin (katso Käyttäjätilit (sivu 233)).


M-Files antaa jokaiselle käyttäjälle oman tunnisteen, joka löytyy käyttäjän ominaisuuksista M-FilesAdminissa.

Käyttäjien poistaminen

Käyttäjiä ei yleensä kannata poistaa varastosta, koska niihin sisältyy paljon tietoa, jota saatetaantarvita myöhemmin. Käyttäjäkohteet sisältävät muun muassa käyttöliittymäasetuksia, tietoa käyttäjänsuosikkikohteista ja käyttäjään liittyvistä ilmoituksista. M-Files Adminissa poistoa ei voi perua, joten poistonsaa suorittaa vain, jos olet täysin varma, ettei käyttäjätietoja enää tarvita. Voit sen sijaan harkita käyttäjänpoistamista käytöstä (sivu ).

Tässä kappaleessa

• Käyttäjän luonti (sivu 418)• Käyttäjien tuonti (sivu 422)• Varaston käyttäjän suojausasetukset (sivu 422)

Käyttäjän luonti

Luo uusi käyttäjä valittuun dokumenttivarastoon seuraavasti:




4. Korosta Käyttäjät vasemman reunan puunäkymässä.

5. Valitse Uusi käyttäjä... tehtäväalueella.

Uusi käyttäjä -ikkuna avautuu.


6. Valitse Käyttäjätili-pudotusvalikosta käyttäjälle käyttäjätili tai luo käyttäjälle uusi käyttäjätili valitsemallaUusi käyttäjätili... samasta pudotusvalikosta.

Jos haluat lisätietoja uuden käyttäjätilin luomisesta, katso Käyttäjätilin luonti (sivu 238).

Koko nimi -kenttään päivittyvät valitun käyttäjätilin täydet nimitiedot.

7. Valitse Varaston kieli -pudotusvalikosta käyttäjälle varaston oletuskieli luettelossa käytettävissäolevista varaston kielistä.

Katso ohjeet uuden varaston kielen lisäämiseksi kohdasta Kielet ja käännökset (sivu 275).

8. Määritä uudelle käyttäjälle ominaisuudet ja järjestelmänvalvojan oikeudet valittuun varastoonmerkitsemällä asianmukaiset valintaruudut tai poistamalla niistä merkintä:

Valinta Kuvaus

Käyttäjätili on poissakäytöstä Kun tili on poissa käytöstä, käyttäjä ei voi käyttää dokumenttivarastoa.

Tällöin sisäänkirjautuminen dokumenttivarastoon on estetty, muttakäyttäjän tiedot säilyvät. Tarvittaessa käyttäjätili voidaan ottaa uudelleenkäyttöön helposti poistamalla merkintä tästä valintaruudusta. Esimerkiksiloman ajaksi työntekijän käyttäjätili voidaan haluta tietoturvasyistä poistaakäytöstä.


Valinta Kuvaus

Käyttäjä ei voi luodadokumentteja tai muitakohteita

Käyttäjä ei voi luoda dokumenttivarastoon dokumentteja tai muitakohteita, mutta voi esimerkiksi lukea niitä, jos hänellä on siihen oikeudet.

Käyttäjä ei voi luodatai muokata perinteisiäkansioita

Käyttäjä ei voi luoda dokumenttivarastoon perinteisiä kansioita eikämuokata olemassa olevia perinteisiä kansioita.

Ulkoinen käyttäjäKäyttäjät voidaan myös jakaa ulkoisiin ja sisäisiin käyttäjiin. Käyttäjävoidaan määritellä ulkoiseksi käyttäjäksi ottamalla käyttöön Ulkoinenkäyttäjä -vaihtoehto. Ulkoiset käyttäjät voivat käyttää vain niitädokumentteja, joihin heille on erikseen myönnetty oikeus. Oletusarvoisestiulkoinen käyttäjä ei näe mitään dokumentteja. Tällainen käyttäjävoisi olla esimerkiksi asiakas, joka halutaan päästää tarkastelemaanyrityksen dokumenttivarastossa olevia kyseiseen asiakkaaseen liittyviädokumentteja.

Ulkoinen käyttäjä ei siis oletusarvoisesti näe mitään dokumentteja.Dokumentit, jotka halutaan jakaa ulkoisen käyttäjän kanssa, tuleeerikseen määritellä dokumenttikohtaisten suojausasetusten kautta.

Täysidokumenttivarastonhallintaoikeus

Tämän ominaisuuden myötä käyttäjä saa käyttöönsä kaikkidokumenttivaraston hallintaoikeudet.

Lukuoikeus kaikkeenvaraston sisältöön(myös poistetut kohteet)

Riippumatta dokumentille tai kohteelle määritellystä suojauksesta tämänoikeuden haltija näkee ja voi lukea kaikkia kohteita – poistetuksi merkitytmukaan lukien.

Näkee poistetut kohteetja voi kumota poiston Käyttäjällä on oikeus nähdä ja palauttaa poistetuiksi merkittyjä

dokumentteja sekä muita kohteita.

Kohteiden tuhoaminenKäyttäjällä on oikeus tuhota dokumentteja ja muita kohteita lopullisesti.

Pakotettu muokkauksenperuminen Tämän oikeuden käyttäjä voi perua toisen käyttäjän muokkausvarauksen.

Jos käyttäjä on esimerkiksi unohtanut palauttaa muokkauksestadokumentin, jota muiden pitäisi päästä muokkaamaan, voidaantällä oikeudella ottaa tuo varattu dokumentti käyttöön. Tällöinmuokkausvarauksen aikana dokumenttiin tehdyt muutokset eivät tallennupalvelimelle.

Kaikkien kohteidensuojausasetustenmuuttaminen

Käyttäjällä on oikeus muuttaa niiden kohteiden suojausasetuksia, jotkahänellä on oikeus nähdä. Voit muokata kohteen käyttöoikeuksia eliesimerkiksi poistaa muilta käyttäjiltä kirjoitusoikeuden dokumenttiin.

Huomaa: Tämä oikeus sallii käyttäjän hankkiamuokkausoikeudet dokumentteihin, joita hän normaalisti pystyisivain lukemaan.


Valinta Kuvaus

Metatietojen rakenteenmuuttaminen Käyttäjällä on oikeus muokata dokumenttivaraston metatietoja, kuten

lisätä uusia dokumenttiluokkia tai arvolistoja. Jos esimerkiksi haluatmuuttaa Lasku-dokumenttiluokkaa siten, että jokaiseen laskuun täytyytäyttää myös Projekti-ominaisuuden kenttä, voit tehdä muutoksen tälläoikeudella. Tämän oikeuden puuttuminen ei estä käyttäjää lisäämästäyksittäisiin kohteisiin uusia metatietokenttiä metatietokortin avulla.

Huomaa: Tämän oikeuden avulla käyttäjät voivat saada luvantarkastella metatietorakenteen arvoja ja muita varaston tietoja,joita heillä ei muuten olisi oikeutta tarkastella, kuten arvolistoja,kohdetyyppejä ja nimettyjä käyttöoikeusluetteloita.

Työnkulkujen hallintaTällä oikeudella käyttäjä voi luoda, muokata ja poistaa työnkulkuja M-FilesAdminissa.

Käyttäjätilien hallintaKäyttäjällä on oikeus hallita käyttäjätilejä valitussa dokumenttivarastossa.Tällä oikeudella voit esimerkiksi lisätä tai poistaa käyttäjiädokumenttivarastosta.

Yhteisten näkymienja ilmoitussääntöjenhallintaoikeus

Käyttäjällä on oikeus hallita dokumenttivaraston yhteisiä näkymiä jailmoitussääntöjä. Tällä oikeudella voit luoda näkymän, joka näkyykaikille käyttäjille dokumenttivarastossa. Voit myös määrittää yhteisiäilmoitussääntöjä. Yhteiset näkymät ja ilmoitukset luodaan M-FilesDesktopin kautta.

Huomaa: Katso lisätietoja yhteisistä näkymistä kohdastaNäkymien käyttö (sivu 155). Katso lisätietoja yhteisistäilmoitussäännöistä kohdasta Ilmoitusasetusten muokkaaminen M-Files Desktopissa (sivu 182).

9. Valinnainen Suojausasetukset-välilehdellä voit määritellä käyttäjät tai käyttäjäryhmät, jotka saavatnähdä tämän käyttäjän.

Järjestelmänvalvoja ja käyttäjät, joilla on täysi hallintaoikeus kyseiseen dokumenttivarastoon,näkevät aina kaikki käyttäjät.

a) Korosta Käyttäjät ja käyttäjäryhmät -listasta käyttäjä tai käyttäjäryhmä, jolle haluat määrittääoikeudet nähdä tämän käyttäjän.

Jos haluttu käyttäjä tai käyttäjäryhmä ei ole listassa, lisää käyttäjä tai käyttäjäryhmäKäyttäjät ja käyttäjäryhmät -listaan napsauttamalla Lisää...

b) Muokkaa valitun käyttäjän suojausasetuksia merkitsemällä joko Salli- tai Estä-valintaruutu.


Uusi käyttäjä on luotu, ja se näkyy Käyttäjät-listassa. Uusi käyttäjä voi nyt käyttää valittuadokumenttivarastoa määrittämilläsi oikeuksilla.

Huomaa: Voit myös tuoda toimialueen käyttäjiä M-Filesiin. Katso ohjeet kohdasta Käyttäjien tuonti(sivu 422).


Käyttäjien tuonti




4. Valitse näytön vasemman reunan puunäkymässä Käyttäjät ja napsauta sitten Tuo yksittäisiäkäyttäjiä... tehtäväalueella.

Tuo yksittäisiä käyttäjiä -ikkuna avautuu.

5. Valitse Toimialue-pudotusvalikosta toimialue, josta haluat tuoda käyttäjiä.

6. Valitse Organisaatioyksikkö-pudotusvalikosta organisaatioyksikkö, josta haluat tuoda käyttäjiä.

7. Valitse Käyttäjäryhmä-pudotusvalikosta käyttäjäryhmä, josta haluat tuoda käyttäjiä.

Valitse tuotavat käyttäjät -lista täytetään valitun käyttäjäryhmän jäsenillä.

8. Valinnainen Merkitse Sisällytä sisäkkäisten ryhmien käyttäjät -vaihtoehto, jos haluat tuoda käyttäjiämyös mahdollisista valitun käyttäjäryhmän sisäkkäisistä käyttäjäryhmistä.

Valitse tuotavat käyttäjät -lista täyttyy valitun käyttäjäryhmän jäsenillä ja mahdollisilla valitunkäyttäjäryhmän sisäisen käyttäjäryhmän jäsenillä.

9. Valitse tuotava käyttäjä napsauttamalla listalla olevaa käyttäjänimeä.


10.Valitse Lisenssityyppi uusille käyttäjätileille -pudotusvalikosta lisenssityyppi käyttäjätileille, jotkaluodaan tuotaville käyttäjille.


11.Tuo valitut käyttäjät napsauttamalla OK.

Käyttäjät tuodaan valittuun varastoon ja lisätään Käyttäjät-listaan.Varaston käyttäjän suojausasetukset

Suojausasetukset-välilehdellä voit määritellä, ketkä saavat nähdä tämän käyttäjän.

Huomaa: Järjestelmänvalvoja ja käyttäjät, joilla on täysi hallintaoikeus kyseiseendokumenttivarastoon, näkevät aina kaikki käyttäjät.











8. Joko:


tai





Käyttäjäryhmät

Voit luoda, muokata, poistaa ja tuoda käyttäjäryhmiä varastoon. Käyttäjäryhmien luominen helpottaasuojausasetusten määrittämistä dokumenteille. Voit yhdistää yksittäisiä käyttäjiä käyttäjäryhmiksi jollainyhteisellä ominaisuudella, kuten heidän asemallaan yrityksessä (hallinto, tutkimus ja kehitys ja niinedelleen).


Kuva 116. Käyttäjäryhmät yksinkertaistavat käyttöoikeuksien hallintaa.

Voit hallita varastosi käyttäjäryhmiä suorittamalla seuraavat vaiheet:




4. Valitse vasemman reunan puunäkymässä Käyttäjäryhmät.

Tässä kappaleessa

• Käyttäjäryhmän luonti (sivu 424)• Käyttäjäryhmien tuonti (sivu 425)• Käyttäjäryhmien suojausasetukset (sivu 428)

Käyttäjäryhmän luonti




4. Korosta näytön vasemman reunan puunäkymässä Käyttäjäryhmät ja napsauta sitten Uusikäyttäjäryhmä... tehtäväpaneelissa.


Käyttäjäryhmän ominaisuudet -ikkuna avautuu.

5. Kirjoita uuden käyttäjäryhmän nimi Nimi-kenttään.

6. Lisää käyttäjiä tähän ryhmään napsauttamalla Lisää....

Valitse käyttäjiä tai käyttäjäryhmiä -ikkuna avautuu.

7. Valitse käyttäjäryhmään lisättävät käyttäjät ja napsauta Lisää.


8. Valinnainen Ota käyttöön Käyttäjäryhmän jäsenet tuodaan toimialueelta -asetus ja napsautaMääritä..., jos haluat hakea käyttäjät toimialueelta.

Katso lisätietoja kohdasta Käyttäjäryhmien tuonti (sivu 425).

9. Valinnainen Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää käyttäjäryhmälle aliaksen.


10.Lopeta käyttäjäryhmän luonti napsauttamalla OK.

Juuri luomasi käyttäjäryhmä lisätään Käyttäjäryhmät-listaan.Käyttäjäryhmien tuonti

Voit tuoda käyttäjäryhmiä toimialueittain ja organisaatioyksiköittäin. Tämä tekee käyttäjäryhmien tuonnistaM-Filesiin nopeampaa ja helpompaa. M-Files voi tarkistaa käyttäjäryhmät säännöllisesti uusien japoistettujen jäsenten varalta.


Kuva 117. Käyttäjäryhmiä voi tuoda toimialueelta varastoon, jolloin toimialueen olemassa olevia käyttäjäryhmiä voidaan käyttääsuojausasetusten määrittämiseen varaston sisältöön.

Tuo käyttäjäryhmiä suorittamalla seuraavat vaiheet:




4. Korosta näytön vasemman reunan puunäkymässä Käyttäjäryhmät ja napsauta sitten Tuokäyttäjäryhmä... tehtäväalueella.

Tuo käyttäjäryhmä -ikkuna avautuu.

5. Valitse Toimialue-pudotusvalikosta toimialue, josta haluat tuoda käyttäjäryhmiä.

6. Valitse Käyttäjäryhmä-pudotusvalikosta käyttäjäryhmä, jonka haluat tuoda.

Tuo käyttäjäryhmä -ikkuna täyttyy valitun käyttäjäryhmän jäsenillä.

7. Valinnainen Merkitse Sisällytä sisäkkäisten ryhmien käyttäjät -vaihtoehto, jos haluat tuoda käyttäjiämyös mahdollisista sisäkkäisistä käyttäjäryhmistä.

8. Valitse Lisenssityyppi uusille käyttäjätileille -pudotusvalikosta lisenssityyppi tuotavien käyttäjienkäyttäjätileille.


9. Valinnainen Merkitse Tarkista uudet ja poistuneet käyttäjät 15 minuutin välein -vaihtoehto, joshaluat pitää käyttäjäryhmän ajan tasalla ja tuoda uusia käyttäjiä automaattisesti, kun heitä lisätäänryhmään.


10.Tuo valittu käyttäjäryhmä napsauttamalla OK.

Valittu käyttäjäryhmä tuodaan valittuun varastoon, ja se lisätään Käyttäjäryhmät-listaan. Lisäksi luodaanuusia käyttäjätilejä uusille käyttäjille.Olemassa olevien käyttäjäryhmien tuontiasetusten määritteleminen, muokkaaminen tai poistaminenkäytöstä

Voit myös tuoda käyttäjiä olemassa oleviin käyttäjäryhmiin M-Filesissa.

Voit myös muokata aiemmin tuotujen käyttäjäryhmien synkronointiasetuksia. Jos toimialueenkäyttäjäryhmä vaihtuu (esim. nimi muuttuu tai ryhmissä tehdään muutoksia), aiemmin tuotu M-Files-käyttäjäryhmä voidaan yhdistää uuden toimialueen käyttäjäryhmän kanssa. Tällöin M-Files-käyttäjäryhmän identiteetti säilyy samana toimialueen ryhmässä tapahtuneista muutoksista huolimatta,eikä käyttäjäryhmään viittaavien dokumenttien suojausasetuksia tarvitse muuttaa.

Jos et halua enää tuoda käyttäjiä tiettyyn käyttäjäryhmään, voit myös poistaa käyttäjäryhmiensynkronoinnin kokonaan.




4. Korosta näytön vasemman reunan puunäkymässä Käyttäjäryhmät ja kaksoisnapsauta muokattavaakäyttäjäryhmää Käyttäjäryhmät-listassa.


5. Joko:


Olemassa olevan käyttäjäryhmän tuontikäyttäjille

Merkitse Käyttäjäryhmän jäsenet tuodaantoimialueelta -valintaruutu, napsauta Määritä...-painiketta ja määritä sitten tuontiasetuksetavautuvaan ikkunaan. Katso lisätietojatuontiasetuksista kohdasta Käyttäjäryhmien tuonti(sivu 425). Kun olet valmis, napsauta OK.

Aiemmin tuodun käyttäjäryhmäntuontiasetusten muokkaaminen

Napsauta Määritä... ja muokkaa asetuksiaavautuvassa ikkunassa. Katso lisätietojatuontiasetuksista kohdasta Käyttäjäryhmien tuonti(sivu 425). Kun olet valmis, napsauta OK.

Käyttäjäryhmän synkronoinnin poistaminenkäyttäjäryhmältä

Poista merkintä Käyttäjäryhmän jäsenettuodaan toimialueelta -ruudusta.

6. Tallenna muutokset ja sulje Käyttäjäryhmän ominaisuudet -ikkuna napsauttamalla OK.

Käyttäjät synkronoiduissa Active Directory -ryhmissä

Kun uusia käyttäjiä lisätään Active Directory (AD) -ryhmiin, jotka synkronoidaan M-Filesiin:

• Käyttäjät lisätään varaston käyttäjinä siihen varastoon, jossa käyttäjäryhmä sijaitsee.• Jos lisätyillä käyttäjillä ei ole vielä M-Files-käyttäjätilejä, käyttäjille luodaan automaattisesti uudet

käyttäjätilit ja synkronointiasetuksissa määritetty lisenssi annetaan uusille käyttäjätileille.


• Mitään muutoksia ei tehdä aikaisemmille M-Files-käyttäjätileille. Jos käyttäjille on annettu kilpailevatlisenssit ja heidät lisätään ryhmään, jolle nimetyt lisenssit on määritetty, käyttäjät eivät menetäkilpailevia lisenssejään.

Kun käyttäjiä poistetaan AD-ryhmistä, jotka on synkronoitu M-Filesiin:

• Käyttäjät poistetaan käyttäjäryhmästä M-Filesissa ja he menettävät kaikki käyttöoikeudet, jotka he olivatsaaneet ryhmän jäsenyyden kautta.

• Muita muutoksia ei tehdä. Käyttäjillä pysyy pääsy dokumenttivarastoon, käyttäjätilit pysyvät aktiivisina,ja heille nimetyt lisenssit pysyvät voimassa.

Käyttäjäryhmien suojausasetukset

Suojausasetukset-välilehdellä voit määritellä, ketkä saavat nähdä tämän käyttäjäryhmän.

Huomaa: Järjestelmänvalvoja ja käyttäjät, joilla on täysi hallintaoikeus kyseiseendokumenttivarastoon, näkevät aina kaikki käyttäjäryhmät.










8. Joko:


tai






Ulkoisen tietovaraston käyttäjät

Kun dokumenttivarasto yhdistetään ulkoiseen tietovarastoon Älykerros-teknologian avulla, ulkoisentietovaraston käyttäjät viedään M-Files Serveriin.

M-Files Adminin näkymässä Ulkoisen tietovaraston käyttäjät voit hallita ja tarkentaa M-Files-käyttäjien jaulkoisen tietovarastojen käyttäjien välisiä yhteyksiä. Kun yhdistät M-Files-käyttäjän ulkoisen tietovarastonkäyttäjään, M-Files-käyttäjä saa ulkoisen tietovaraston käyttäjän käyttöoikeudet. Näin pystyt tarkentamaanM-Files-käyttäjän käyttöoikeudet ulkoisen tietovaraston sisältöön.

Kuva 118. Voit tarkentaa oikeuksia ulkoisen tietovaraston sisältöön, kuten verkkokansioyhteyden kautta saatuihin tiedostoihin jakansioihin, yhdistämällä ulkoisen tietovaraston käyttäjät ja M-Files-käyttäjät M-Files Admininissa.

Konnektorin asetuksista riippuen M-Files-käyttäjien ja ulkoisen tietovaraston käyttäjien välille voidaan luodaautomaattisia ulkoisia tietovarastoja koskevia yhteyksiä. Katso lisätietoja kohdasta Automatic Association(sivu 546).


Huomaa: Ulkoisen tietovaraston käyttäjät on näkyvissä vain silloin, kun valitussa varastossa onvähintään yksi aktiivinen yhteys ulkoiseen tietovarastoon.

Voit yhdistää M-Files-käyttäjän ulkoisen tietovaraston käyttäjään toimimalla seuraavasti:





4. Valitse Ulkoisen tietovaraston käyttäjät vasemman reunan puunäkymässä.

5. Kaksoisnapsauta haluttua ulkoisen tietovaraston käyttäjää tai valitse ulkoisen tietovaraston käyttäjä janapsauta sitten Ominaisuudet näkymässä tehtäväalue.


6. Yhdistä M-Files-käyttäjä valittuun ulkoisen tietovaraston käyttäjään napsauttamalla Lisää...-painiketta.

Valitse käyttäjät -ikkuna avautuu.

7. Valitse M-Files-käyttäjä tai -käyttäjät, jotka haluat yhdistää valittuun ulkoisen tietovaraston käyttäjään, janapsauta sitten Lisää.



8. Sulje Käyttäjän ominaisuudet -ikkuna napsauttamalla OK.

Valittu M-Files-käyttäjä on nyt yhdistetty valittuun ulkoisen tietovaraston käyttäjään. M-Files-käyttäjällä onsamat käyttöoikeudet ulkoisen tietovaraston sisältöön kuin ulkoisen tietovaraston käyttäjällä, kun M-Files-käyttäjä käyttää ulkoista tietovarastoa M-Filesin kautta.

Ulkoisen tietovaraston käyttäjäryhmät

Kun dokumenttivarasto yhdistetään ulkoiseen tietovarastoon Älykerros-teknologian avulla, kaikki ulkoisentietovaraston käyttäjäryhmät tai osa niistä viedään M-Files Serveriin konnektorin asetusten mukaan.

M-Files Adminin näkymässä Ulkoisen tietovaraston käyttäjäryhmät voit hallita ja tarkentaa M-Files-käyttäjien tai M-Files-käyttäjäryhmien ja ulkoisen tietovaraston käyttäjien tai käyttäjäryhmien välisiäyhteyksiä. Kun yhdistät M-Files-käyttäjän tai -käyttäjäryhmän ulkoisen tietovaraston käyttäjäryhmään, M-Files-käyttäjä tai -käyttäjäryhmä saa ulkoisen tietovaraston käyttäjäryhmän käyttöoikeudet. Näin pystyttarkentamaan M-Files-käyttäjän käyttöoikeudet ulkoisen tietovaraston sisältöön.

Kuva 119. Voit tarkentaa oikeuksia ulkoisen tietovaraston sisältöön, kuten verkkokansioyhteyden kautta saatuihin tiedostoihin jakansioihin, yhdistämällä ulkoisen tietovaraston käyttäjäryhmät ja M-Files-käyttäjät ja -käyttäjäryhmät M-Files Adminissa.

Konnektorin asetuksista riippuen M-Files-käyttäjien tai M-Files-käyttäjäryhmien ja ulkoisen tietovarastonkäyttäjien tai käyttäjäryhmien välillä voidaan luoda automaattisia ulkoisia tietovarastoja koskevia yhteyksiä.Katso lisätietoja kohdasta Automatic Association (sivu 546).


Huomaa: Ulkoisen tietovaraston käyttäjäryhmät on näkyvissä vain silloin, kun valitussavarastossa on vähintään yksi aktiivinen yhteys ulkoiseen tietovarastoon.

Voit yhdistää M-Files-käyttäjän tai -käyttäjäryhmän ulkoisen tietovaraston käyttäjäryhmään toimimallaseuraavasti:





4. Valitse Ulkoisen tietovaraston käyttäjäryhmät vasemman reunan puunäkymässä.

5. Kaksoisnapsauta haluttua ulkoisen tietovaraston käyttäjäryhmää tai valitse ulkoisen tietovarastonkäyttäjäryhmä ja napsauta sitten Ominaisuudet tehtäväalueella.


6. Yhdistä M-Files-käyttäjä tai -käyttäjäryhmä valittuun ulkoisen tietovaraston käyttäjäryhmäännapsauttamalla Lisää...-painiketta.


7. Valitse M-Files-käyttäjä tai -käyttäjäryhmä, jonka haluat yhdistää valittuun ulkoisen tietovarastonkäyttäjäryhmään, ja napsauta sitten Lisää.



8. Sulje Käyttäjäryhmän ominaisuudet -ikkuna napsauttamalla OK.

Valittu M-Files-käyttäjä tai -käyttäjäryhmä on nyt yhdistetty valittuun ulkoisen tietovarastonkäyttäjäryhmään. M-Files-käyttäjällä tai -käyttäjäryhmällä on samat käyttöoikeudet ulkoisen tietovarastonsisältöön kuin ulkoisen tietovaraston käyttäjäryhmällä, kun yhdistetty M-Files-käyttäjä käyttää ulkoistatietovarastoa M-Filesin kautta.

3.2.3. Työnkulkujen määrittäminen

M-Files sulautuu kiinteäksi osaksi organisaation tapaa hallita ja toteuttaa tarvittavat työt. Työn määrittelyja seuraaminen on kätevä tehdä siellä missä työhön liittyvät dokumentitkin sijaitsevat. Työnkulkujen avullavoidaan automatisoida laajasti organisaation rutiineja ja määrittää tehtävänannot oikeille ihmisille oikeaanaikaan. Käyttäjät saavat ilmoitukset sähköpostitse tarvitsemistaan työhön liittyvistä asioista, ja esimiehetvoivat seurata työn edistymistä ja hyväksyä suoritettuja asioita.

Työnkulkuja voidaan käyttää monien muiden prosessien ohella ostolaskujen kierrättämiseen. Tällöintyönkulun tilat voisivat olla esimerkiksi seuraavat:

• Odottaa hyväksymistä• Hyväksytty• Hylätty• Maksettu

Voit määrittää, ketkä saavat siirtää kohteen tilasta toiseen ja keiden vastuulla on hoitaa työnkulussaseuraavana oleva työtehtävä. Esimerkiksi laskut voisi hyväksyä maksettavaksi vain johtoryhmään kuuluvahenkilö.

Kun lasku on merkitty Hyväksytty-tilaan, ilmoitetaan työnkulun määrittelyn mukaan automaattisestirahaliikenteestä vastaavalle osastolle uudesta maksettavasta laskusta. Kun maksu on suoritettu, laskusiirretään Maksettu-tilaan.

Kuva 120. Työnkulut helpottavat organisaation rutiinitehtäviä, kuten ostolaskujen käsittelyä.

Graafinen työnkulun suunnitteluohjelma

M-Filesssa on graafinen käyttöliittymä työnkulkujen hallintaan. Lisätietoja saat kohdasta Graafinentyönkulun suunnitteluohjelma (sivu 434).

Tässä kappaleessa

• Graafinen työnkulun suunnitteluohjelma (sivu 434)• Työnkulkujen luonti ja muokkaus (sivu 436)


Graafinen työnkulun suunnitteluohjelma

Voit käyttää graafista työnkulun suunnitteluohjelmaa M-Files Admin -työkalussa työnkulkujen luomiseenja muokkaamiseen. Avaa suunnitteluohjelma M-Files Adminissa valitsemalla ensin varastoyhteys ja sittenvarasto vasemmanpuoleisesta puunäkymästä ja siirtymällä sitten kohtaan Työnkulut.

Huomaa: Ohjelmaa varten tietokoneella on oltava asennettuna Internet Explorer 9 tai uudempi.

Työtila

Työnkulut-ikkunassa on kaksi osaa:

• Yläosassa on listattu käytettävissä olevat työnkulut ja tehtäväalueen komennot Uusi työnkulku..., Teekopio..., Poista ja Ominaisuudet.

• Alaosassa on graafinen työnkulun suunnitteluohjelma. Suunnitteluohjelmaan liittyvät tehtäväalueenkomennot on selitetty kohdissa Suunnitteluohjelman käyttäminen (sivu 434) ja Tehtäväalueenkomennot (sivu 435).

Kuva 121. Graafinen työnkulun suunnitteluohjelma M-Files Adminissa.

Tallenna- ja Hylkää-komennot sijaitsevat työtilan oikeassa yläkulmassa valitun työnkulun otsikkorivillä.Tallenna-komento tallentaa kaikki työkulkuun tehdyt muokkaukset, mukaan lukien graafisen esityksenrakenne.

Voit muokata työtilan mittasuhteita vetämällä työnkulun otsikkoriviä ylös- tai alaspäin.

Suunnitteluohjelman käyttäminen

Suunnitteluohjelma on laadittu helppokäyttöiseksi. Voit käyttää tehtäväaluetta ja/tai käsitellä graafistasuunnitteluohjelmaa ja pikavalikoita.

Uusien tilojen luominen

Voit luoda uusia tiloja joko tehtäväalueen kautta tai kaksoisnapsauttamalla tyhjää tilaa kanvaasilla. Silloinavautuu uuden työnkulun tilan valintaikkuna.

Tilojen muokkaaminen

Voit avata olemassa olevan tilan ominaisuusikkunan kaksoisnapsauttamalla tilaa, valitsemalla sen janapsauttamalla Muokkaa tilaa tehtäväalueella tai tilan pikavalikossa.


Tilojen poistaminen

Tiloja voidaan poistaa tehtäväalueen komennolla Poista, tilan pikavalikon kautta tai valitsemalla tila japainamalla näppäimistön Delete-näppäintä.

Asettelun muokkaaminen

Työnkulkutiloja voidaan vapaasti siirrellä kanvaasilla vetämällä ja pudottamalla.

Yhteydet (tilasiirtymät)

Voit lisätä nuoliyhteyksiä tilojen välille siirtämällä kohdistimen tilan suorakulmion reunan päälle jakäyttämällä vedä ja pudota -toimintoa. Tilan suorakulmiossa on vihreät reunat ja kohdistin muuttuu plus-merkiksi (+), kun yhteys voidaan vetää. Yhteydet edustavat työnkulun tilasiirtymiä.

Kuva 122. Tilasiirtymän vetäminen ”Testauksessa”-tilasta ”Julkaistu”-tilaan.

Toisinaan yhteydet saattavat mennä päällekkäin toistensa tai tilan suorakulmioiden kanssa. Yhteyksiävoidaan myös muokata, jotta asettelu on paremmin luettavissa. Valitse yhteys ja muotoile yhteyttä kahdenkahvan avulla.

Yhteyden pikavalikon avulla voit muokata tai poistaa kyseisen tilasiirtymän sekä suoristaa yhteyden.Kaksoisnapsauttamalla yhteyttä avataan tilasiirtymän ominaisuusikkuna.

Kanvaasin zoomaaminen ja vetäminen

Voit loitontaa ja lähentää vierittämällä sekä vetää kanvaasia eri paikkoihin. Zoomaustaso voidaan palauttaakanvaasin tyhjän tilan pikavalikosta.

Tehtäväalueen komennot

Kontekstikohtaisten tehtäväalueen komentojen, kuten Muokkaa tilaa tai Suorista, lisäksi käytettävissä onmyös toimintoja, jotka vaikuttavat suunnitteluohjelmaan tai työnkulkuun kokonaisuutena.

Asettele uudelleen

Asettele uudelleen -komennolla voit ”puhdistaa” kanvaasin. Silloin M-Files ehdottaa oletussijaintiatyönkulun komponenteille.

Näytä ruudukko ja Piilota ruudukko

Näytä ruudukko- ja Piilota ruudukko -komennot kytkevät taustalla olevan ruudukon näkyviin ja poisnäkyvistä.

Tulosta

Voit luoda työnkulusta paperikopion käyttämällä en tehtäväalue-komentoa.

Huomaa: Tulostustoiminto käyttää sivun ylä- ja alaviitteessä Internet Explorerin Sivun asetukset -asetuksia. Voit määrittää ylä- ja alaviitteen asetukset tyhjäksi, jos haluat jättää ne pois tulosteesta.Esimerkiksi Internet Explorer 10:ssä voit avata Sivun asetukset -ikkunan napsauttamallatyökalupainiketta selaimen oikeassa yläkulmassa ja valitsemalla Tulosta > Sivun asetukset.


Vie kuvatiedostoon

Tulosteen luomisen lisäksi voit viedä työnkulun PNG-tiedostona. Napsautettaessa Vie kuvana -komentoaWindows avaa kuvatiedoston yleisen tallennusikkunan.

Työkaluvihjeet

Kun kohdistin viedään tilan suorakulmion tai yhteyden päälle, näkyviin saattaa tulla työkaluvihje.

Elementin otsikon lisäksi työkaluvihjeet voivat sisältää kuvauksen ja tietoja tilasiirtymän ehdoista sekätilasiirtymään tai työnkulun tilaan liittyvistä erityistoimenpiteistä.

Työnkulkujen luonti ja muokkaus

Työnkulku-ominaisuuden avulla voidaan automatisoida yrityksen rutiineja. Voit aloittaa uuden työnkulunluomisen korostamalla Työnkulut M-Files Adminin vasemman reunan puunäkymässä ja valitsemalla Uusityönkulku... tehtäväalueella.

Kuva 123. Työnkulun ominaisuusikkuna.

Nimi

Anna työnkululle kuvaava nimi.

Kuvaus

Työnkulun vapaamuotoinen kuvaus.


Tilat

Tilojen järjestystä listassa voi muuttaa valintaikkunan oikealta reunalta löytyvillä nuolipainikkeilla. Voithallita työnkulun tiloja painikkeilla Lisää..., Muokkaa... ja Poista.

Huomaa: Jos olet luomassa työnkulkua, joka pakotetaan tietyn luokan uusille kohteille (katsolisätietoja kohdasta Uusi luokka (sivu 413)), varmista, että ensimmäinen tila (ei tilaa) -tilan jälkeengraafisessa työnkulun suunnitteluohjelmassa on ylimmäisenä tilana Tilat-luettelossa.

Salli käyttää tätä työnkulkua seuraavan luokan kanssa

Voit sallia, että tätä työnkulkua voidaan käyttää kaikkien luokkien kanssa tai voit sallia tämän työnkulunkäytön vain jollekin luokalle. Esimerkiksi voit määrittää, että ainoastaan Ostolasku-luokkaan kuuluvilledokumenteille voidaan valita Ostolaskujen hyväksyntä -työnkulku. Tällöin kyseinen työnkulku ei olevalittavissa muihin luokkiin kuuluville dokumenteille.

Suojausasetukset-välilehti.

Suojaus-välilehdellä voit määritellä, kenellä on oikeus nähdä tämä työnkulku. Jos käyttäjällä ei tätäoikeutta ole, myöskään työnkulun eri tilat eivät ole näkyvissä.

Lisäasetukset-välilehti

Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää työnkululle aliaksen. Katso lisätietoja kohdastaMetatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 339).

Tässä kappaleessa

• Uuden työnkulun luominen (sivu 437)• Työnkulun tilat (sivu 438)• Työnkulun tilasiirtymät (sivu 447)

Uuden työnkulun luominen




4. Valitse Työnkulut vasemman reunan puunäkymässä.

5. Napsauta Uusi työnkulku... tehtäväalueella, jotta voit aloittaa uuden työnkulun luonnin.

Työnkulun ominaisuudet -ikkuna avautuu.

6. Kirjoita työnkulun nimi Nimi-kenttään, ja kirjoita työnkulun valinnainen kuvaus Kuvaus-kenttään.

7. Valinnainen Lisää tiloja työnkulkuun napsauttamalla Lisää....

Tiloja voi myös lisätä myöhemmin graafisessa työnkulun suunnitteluohjelmassa valitsemallatyönkulun ja napsauttamalla Uusi tila Työkalut-paneelissa.

8. Lopeta työnkulun luonti napsauttamalla OK.


Juuri luomasi työnkulku lisätään Työnkulut-listaan. Voit lisätä työnkulun tiloja ja tilasiirtymiä valitsemallatyönkulun listasta ja käyttämällä Työkalut-paneelin työkaluja.

• Lisätietoja työnkulun tilojen lisäämisestä työnkulkuun on kohdassa Tilojen lisääminen työnkulkuun (sivu438).

• Jos haluat ohjeet tilasiirtymien lisäämisestä työnkulun tilojen väliin, katso Tilasiirtymien lisääminentyönkulkuun (sivu 447).

Työnkulun tilat

Työnkulun tiloja käytetään jakamaan työnkulut pienempiin vaiheisiin. Voit luoda uuden työnkulun tilankaksoisnapsauttamalla kanvaasia ohjelmassa Graafinen työnkulun suunnitteluohjelma (sivu 434)tai napsauttamalla Lisää...-painiketta Työnkulun ominaisuudet -ikkunan Yleiset-välilehdellä (katsoTyönkulkujen luonti ja muokkaus (sivu 436)).

Yksittäiset tilat mahdollistavat monenlaisia asetuksia. Yleiset-välilehdellä on tilan nimi ja kuvaus.Työnkulun tilan ominaisuusikkunassa on myös välilehdet Ehdot (sivu 439), Toiminnot (sivu 440)ja Lisäasetukset. Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää tilalle aliaksen. Katso lisätietoa aliaksistakohdasta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 339).

Huomaa: Versiossa 2015 ja aikaisemmissa versioissa Tilan ominaisuudet -ikkuna sisältääTilasiirtymä-välilehden. Se voidaan ottaa käyttöön M-Filesin versiossa 2015.1 ja sitä uudemmissaversioissa Windowsin rekisteriasetuksella. Kysy M-Files-konsultiltasi lisätietoja tai ota yhteysasiakaspalvelun osoitteeseen [email protected].

Tässä kappaleessa

• Tilojen lisääminen työnkulkuun (sivu 438)• Työnkulun tilan ehdot (sivu 439)• Työnkulun tilan toiminnot (sivu 440)

Tilojen lisääminen työnkulkuun





5. Valitse työnkulku Työnkulut-luettelosta ja napsauta Uusi tila Työkalut-paneelista.

Tilan ominaisuudet -ikkuna avautuu.

6. Kirjoita työnkulun tilan nimi Nimi-kenttään, ja kirjoita tilan valinnainen kuvaus Kuvaus-kenttään.

7. Valinnainen Määritä Ehdot-välilehdellä esiehdot ja jälkiehdot, joiden pitää täyttyä, ennen kuin kohdevoidaan siirtää tähän tilaan tai pois siitä.

Lisätietoja työnkulun tilan ehdoista saat kohdasta Työnkulun tilan ehdot (sivu 439).

8. Valinnainen Määritä Toiminnot-välilehdellä toiminnot, jotka voidaan suorittaa, kun kohde siirretääntähän tilaan.

Lisätietoja työnkulun tilan toiminnoista saat kohdasta Työnkulun tilan toiminnot (sivu 440).



9. Napsauta OK, kun haluat sulkea Tilan ominaisuudet -valintaikkunan.

10.Tallenna muutoksesi napsauttamalla Tallenna.

Juuri määrittämäsi uusi tila lisätään työnkulkuun. Tila on näkyvillä graafisessa työnkulunsuunnitteluohjelmassa.

• Jos haluat ohjeet tilasiirtymien lisäämisestä työnkulun tilojen väliin, katso Tilasiirtymien lisääminentyönkulkuun (sivu 447).

• Jos haluat lisätietoja uuden työnkulun luomisesta, katso Uuden työnkulun luominen (sivu 437).

Työnkulun tilan ehdot

Ehdot-välilehdellä voidaan määritellä erilaisia esi- ja jälkiehtoja tilasiirtymille. Esimerkiksi dokumentillevoidaan määritellä tietyt ominaisuudet tai niiden arvot ennen kuin se voidaan siirtää tähän tilaan.Ehdoilla voidaan myös määritellä, että esimerkiksi projektiin liittyvien perusdokumenttien (esim.määrittelydokumentti, ohjeet käyttöönotolle ja projektiaikataulu) on oltava tietyllä tasolla, ennen kuinseuraavaan tilaan voidaan siirtyä.

Ehtoja voidaan määritellä laajemmin ja yksityiskohtaisemmin muuttujia, VBScriptin yleisiä ominaisuuksiaja M-Files APIa käyttämällä. Tässä komentosarjassa ovat käytettävissä seuraavat lisäasetukset:VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer,PropertyValues, StateID, PropertyDef, SavepointVariables, TransactionCache jaGetExtensionObject. Katso lisätietoja muuttujista kohdasta Käytettävissä olevat VBScript-muuttujat(sivu 530).

Huomaa: M-Files APIn dokumentaatio on osoitteessa www.m-files.com/api/documentation/latest.Jos haluat lisätietoja VBScriptin käyttämisestä M-Filesissa, katso Miten kirjoitan VBScript-koodin M-Filesia varten? (sivu 594).



Kuva 124. Työnkulun tilan ominaisuuksien Ehdot-välilehti.

Esiehdot

Tilan esiehdoissa määritellään ne ominaisuudet, jotka kohteella tulee olla, jotta se voi siirtyä tähän tilaan.

Voidaan esimerkiksi määrittää, että ominaisuus Hyväksyjän nimi pitää olla täytettynä, jotta dokumenttivoidaan siirtää tilaan Hyväksytty.

Jälkiehdot

Tilan jälkiehdoissa määritellään ne ominaisuudet, jotka kohteella tulee olla, jotta se voi siirtyä pois tästätilasta.

Voidaan esimerkiksi määrittää, että ostolaskun Kustannuspaikka pitää olla täytettynä, jotta dokumenttivoidaan siirtää tilasta Odottaa kustannuspaikan määrittämistä.

Työnkulun tilan toiminnot

Toiminnot-välilehdellä asetetaan suoritettavat toiminnot, kun kohde siirtyy tiettyyn tilaan.


1. Aseta suojausasetukset, poista ja merkitse arkistoitavaksi (sivu 442)2. Lähetä ilmoitus ja Aseta ominaisuudet (sivu 442)3. Muunna PDF-muotoon (sivu 443)4. Suorita komentosarja (sivu 443)5. Anna tehtäväksi käyttäjälle (sivu 444)6. Luo erillisiä tehtävänantoja (sivu 444)

Toiminnot suoritetaan seuraavassa järjestyksessä:

1. Merkitse arkistoitavaksi (sivu 442)2. Anna tehtäväksi käyttäjälle (sivu 444)3. Luo erillisiä tehtävänantoja (sivu 444)4. Lähetä ilmoitus (sivu 442)5. Aseta ominaisuudet (sivu 443)6. Muunna PDF-muotoon (sivu 443)7. Aseta suojausasetukset (sivu 442)8. Suorita komentosarja (sivu 443)9. Poista (sivu 442)


Tässä kappaleessa

• Aseta suojausasetukset, poista ja merkitse arkistoitavaksi (sivu 442)• Lähetä ilmoitus ja Aseta ominaisuudet (sivu 442)• Muunna PDF-muotoon (sivu 443)• Suorita komentosarja (sivu 443)• Anna tehtäväksi käyttäjälle (sivu 444)• Luo erillisiä tehtävänantoja (sivu 444)

Aseta suojausasetukset, poista ja merkitse arkistoitavaksi

Tilasiirtymän tuloksena voit määrittää uusia suojausasetuksia, poistettavia kohteita ja/tai arkistointia. Voitvalita useita Toiminnot-välilehden vaihtoehtoja samalla kertaa.

Älä käytä automaattisia suojausasetuksia

Tämän tilasiirtymän tuloksena kohde ohittaa automaattiset suojausasetukset, jotka kohteelle tavallisestiannettaisiin. Kohdeversion olemassa olevat suojausasetukset määritetään Aseta suojausasetukset -toiminnolla. Jos käyttäjä kuitenkin muokkaa kohdetta, automaattiset suojausasetukset annetaan kohteelleuudelleen.

Ohita viimeksi muokkauksesta palautetun version suojausasetukset tälle versiolle

Kohteiden suojausasetukset ovat M-Filesissa versiokohtaisia. Kohteen uusimman version käyttämiseksikyseiseen versioon on oltava ainakin lukuoikeus. Edellisten versioiden käyttämiseksi kyseiseen versioonja uusimpaan versioon on oltava ainakin lukuoikeus. Kun tämä valintaruutu merkitään, uusimmanmuokkauksesta palautetun version suojausasetukset ohitetaan ja käyttäjä pääsee kohteen edellisiinversioihin, joihin hänellä on vähintään lukuoikeus – huolimatta uusimman version suojausasetuksista.

Esimerkki: Käytössä on vakioidut toimintaohjeet ja niihin liittyvä työnkulku, jossa on tilat Luonnos, Odottaahyväksyntää ja Hyväksytty. Kaikilla kolmella tilalla on eri suojausasetukset: luonnos näkyy ainoastaankäyttäjälle, joka loi dokumentin, ja hyväksytty dokumentti näkyy kaikille käyttäjille.

Dokumentista on nyt menossa 3. versio, joka on Hyväksytty-tilassa (ja kaikkien käyttäjien nähtävissä jakäytettävissä). Siihen on tehtävä muutoksia, joten se siirretään takaisin Luonnos-tilaan ja suojausasetuksiamuutetaan siten, että vain dokumentin luoja näkee sen. Jos valintaruutu Ohita viimeksi muokkauksestapalautetun version suojausasetukset tälle versiolle olisi merkittynä uutta versiota luotaessa, kaikkikäyttäjät voisivat silti käyttää dokumentin versiota 3, mutta eivät uusinta versiota. Jos valintaruutu ei olisimerkittynä, ainoastaan dokumentin luoja pystyisi näkemään dokumentin version 3.

Huomaa: Vaikka Ohita viimeksi muokkauksesta palautetun version suojausasetukset tälleversiolle -asetus olisi käytössä, dokumentti ei silti näkyisi hauissa ja näkymissä, ellei niissä olekäytössä vaihtoehtoa Etsi kaikkien versioiden metatiedoista (sivu 139).

Lähetä ilmoitus ja Aseta ominaisuudet

Lähetä ilmoitus

Ilmoituksen lähettämisessä määrittele ensin halutut käyttäjät ja käyttäjäryhmät vastaanottajiksi. Tämänjälkeen kirjoita viestin otsikko ja viesti. Voit määrittää käyttäjän myös metatiedoista tai tilasiirtymistä.

Lisää paikkamerkki... -painikkeilla voidaan lisätä arvoja kohteen metatiedoista aiheriville tai viestinsisältöön (katso myös paikkamerkkien kuvaukset kohdassa Ilmoitusviestien mukautus (sivu 478)).


Aseta ominaisuudet

Voit asettaa kohteelle erilaisia ominaisuuksia ja niiden arvoja, kun kohteen tilaa muutetaan. Voitesimerkiksi määrittää piirustukselle versioleiman Julkaistu, kun piirustus siirtyy tilaan Hyväksytty.

Muunna PDF-muotoon

Kohteen tiedostot voidaan muuttaa automaattisesti PDF-muotoon palvelimella, kun kohteen tilaamuutetaan. Palvelimella tapahtuva PDF-muotoon muuntaminen toimii mm. Microsoft Word-, MicrosoftExcel-, Microsoft PowerPoint-, Microsoft Outlook- ja Visio-tiedostoille sekä RTF- ja OpenOffice-tiedostoille.

PDF-muotoon muuntamisen yhteydessä M-Files päivittää mahdolliset M-Files-ominaisuuskentät MicrosoftWord- ja Microsoft Excel -dokumenteissa käyttäen kohteen sen hetkisiä metatietoja.

Muunnosasetukset

Kun aktivoit Muunna PDF:ksi -toiminnon Toiminnot-välilehdellä, M-Files muuntaa yksitiedostoisen taimonitiedostoisen dokumentin tiedostot PDF-muotoon automaattisesti, kun kohde siirtyy tähän tilaan. Voitmääritellä lisäasetuksia muunnokselle.

Varastoi jokainen PDF-tiedosto erillisenä tiedostona alkuperäisen tiedoston rinnalle: Mikäli haluatsäilyttää myös alkuperäisen tiedostomuodon, valitse PDF-tiedoston tallennus alkuperäisen tiedostonrinnalle. Tällöin alkuperäistä tiedostoa ei korvata PDF-tiedostolla. PDF luodaan samannimisenä kuinalkuperäinen tiedosto on. Mikäli tämä toiminto koskee yksitiedostoista dokumenttia, M-Files muuttaa senmonitiedostoiseksi PDF:n luonnin yhteydessä.

Korvaa olemassa olevat PDF-tiedostot: Mikäli monitiedostoisessa dokumentissa on jo olemassasamannimisiä PDF-tiedostoja, valitse tämä, mikäli haluat, että olemassa olevat samannimiset PDF-tiedostot korvataan tämän toiminnon kautta syntyvillä versioilla. Jos tätä asetusta ei ole valittu jamonitiedostoisessa dokumentissa on jo samanniminen PDF-tiedosto, M-Files ilmoittaa virheestä eikäPDF:ää luoda.

Muunna PDF/A-1b-muotoon: Valitse PDF/A-1b-muotoon tallennus, kun haluat täyttää sähköisilledokumenteille asetetun pitkäaikaisen säilytyksen ISO 19005-1:2005 -standardin vaatimukset. PDF/A-1b-muoto on ominaisuuksiltaan normaalia PDF-muotoa rajoittuneempi, joten PDF/A-muotoon muunnetuttiedostot ovat usein suurikokoisempia kuin normaaliin PDF-muotoon muunnetut tiedostot. Lisäksi PDF/A-muotoon muunnettaessa tietyt vaativammat graafiset ulkoasuasetukset saattavat jäädä pois. PDF/A-muotoon muuntamista kannattaakin käyttää vain, jos sen käyttö on nimenomaisesti tarpeen esimerkiksipitkäaikaissäilytykseen liittyvistä vaatimuksista johtuen.

Estä tilasiirtymä, jos kohde sisältää tiedostoja, joiden tiedostomuotoa ei tueta: Valitse tämä,mikäli haluat, että tilasiirtymä estetään, jos PDF-muunnoksen aikana kohdataan tiedostoja, joita eitiedostomuodostaan johtuen voida muuntaa PDF-muotoon (esim. ZIP-tiedostoja). Tällöin käyttäjällenäytetään virheilmoitus, ja koko tilasiirtymä estyy.

Suorita komentosarja

Toimintoja voidaan määritellä yksityiskohtaisemmin muuttujia, VBScriptin yleisiä ominaisuuksia jaM-Files APIa käyttämällä. Voit esimerkiksi määrittää juoksevan numeroinnin eri julkaisuversioille tailähetyspäivämäärän lisäyksen dokumentille, kun se siirtyy tilaan Lähetetty.

Tässä komentosarjassa ovat käytettävissä seuraavat muuttujat: VaultSharedVariables,MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer, PropertyValues, StateID,SavepointVariables, TransactionCache, PropertyDef ja GetExtensionObject. Katsolisätietoja muuttujista kohdasta Käytettävissä olevat VBScript-muuttujat (sivu 530).



Anna tehtäväksi käyttäjälle

Tehtävänannot ovat tärkeä osa työnkulkuja. Näiden avulla tieto ja vastuu työn suorittamisesta siirretäänautomaattisesti oikealle henkilölle tilasiirtymän yhteydessä. M-Files tarjoaa kahdentyyppisiä tehtävänantojakäytettäväksi työnkulkujen kanssa.

Anna tehtäväksi käyttäjälle -valinnalla voit luoda tehtävänannon, josta ei synny erillistä kohdetta.Tällä valinnalla luotu tehtävänanto muuttuu suoritetuksi, kun yksi suorittajista muuttaa dokumentin tilaatyönkulussa (yleensä siirtämällä kohteen seuraavaan tilaan).

Kuva 125. Määrittele suoritettava tehtävä Tehtävänanto-valintaikkunassa.

Kohteen ominaisuuksista voit nähdä tehtävänannon suorittajat, jos kohde on tilassa, johon liittyytehtävänanto. Tehtävänannon suorittaja voi tehdä tilan siirron tehtäväalueen, metatietokortin tai pikavalikontoiminnoilla.

Luo erillisiä tehtävänantoja

Erillisiä tehtävänantoja voidaan luoda, kun kohteen työnkulku on siirretty tiettyyn tilaan. Jos haluat luodatällaisia tehtävänantoja, ota käyttöön asetus Luo erillinen tehtävänanto ja napsauta Lisää... Toiminnot-välilehdellä Tilan ominaisuudet -ikkunassa.

Jos haluat työnkulun tilan muuttuvan automaattisesti, kun erilliset tehtävänannot on suoritettu, tämä onmääritettävä tilasiirtymän Aktivointi (sivu 459)-asetuksissa.



Käyttäjien lisääminen ja poistaminen

Voit hallita tehtävän suorittamisesta vastaavia henkilöitä painikkeilla Lisää... ja Poista sekä Annatehtäväksi käyttäjälle -ikkunassa että Luo erillinen tehtävänanto -ikkunassa. Sen lisäksi, ettälisäät käyttäjiä Käyttäjät tai käyttäjäryhmät -luettelon kautta, voit lisätä käyttäjiä metatietojen taitilasiirtymän avulla. Tällöin esimerkiksi henkilö, joka on määritelty kohteen metatiedoissa Hyväksyjäksi,voidaan määritellä automaattisesti esimerkiksi tehtävänannon suorittajaksi. Jos haluat lisätietoja, katsoSuojausasetukset kohdissa Työnkulun tilasiirtymän suojausasetukset (sivu 449) ja Pseudokäyttäjät (sivu81).

Kuva 126. Käyttäjän valitseminen aiemman tilasiirtymän perusteella.

Seuranta

Seuranta-osiossa (Toiminnot > Luo erillinen tehtävänanto > Seuranta) voit määritellä ne käyttäjät,joiden haluat saavan ilmoituksen joka kerta, kun tehtävä merkitään suoritetuksi. Tehtävänannon antajamääritellään tehtävän seuraajaksi automaattisesti.

Suorittamattomalle ja suoritetulle tehtävänantokohteelle on määritelty erilliset kuvakkeet, jolloinsuorittamattomat tehtävänannot on helppo erottaa suoritetuista.

Tehtävänantoluokka

Tehtävänantoluokka määrittää tehtävänannon tyypin ja tehtävänannon suorittamisen ehdot. Lisätietojasaat kohdasta Tehtävänannon luokka (sivu 415).

Tehtävänannon kuvaus

Lisää vapaamuotoinen kuvaus tehtävästä. Kuvaus välitetään tehtävänannon suorittajalle sähköposti-ilmoituksessa. Voit liittää kuvaukseen myös M-Filesin tukemia viestipohjia. Lue lisää viestipohjista japaikkamerkeistä kohdasta Ilmoitusasetusten muokkaaminen M-Files Adminissa (sivu 476).


Määräpäivä

Määritä halutessasi määräpäivä tehtävänannolle. Automaattinen muistutus lähetetään, jos tehtävänantoaei ole merkitty suoritetuksi ja määräpäivä on lähestymässä. Tämä muistutus lähetetään yhteisenilmoitussäännön avulla, jonka järjestelmänvalvoja voi poistaa.

Vihje: Määräpäivää voidaan hyödyntää myös näkymien muodostamisessa: Voit luoda näkymäntehtävänannoista, joiden määräpäivä on lähellä. Katso lisää näkymistä kohdasta Näkymän luonti(sivu 156).

Työnkulun tilan ja erillisen tehtävänannon luominen





5. Valitse Työnkulut-listasta työnkulku, jota haluat muokata.

Työnkulku avautuu graafisessa työnkulun suunnitteluohjelmassa.

6. Napsauta graafisessa työnkulun suunnitteluohjelmassa hiiren oikeaa painiketta sen työnkulun tilankohdalla, jolle haluat lisätä erillisen tehtävänannon, ja valitse Muokkaa.


7. Merkitse Toiminnot-välilehdellä Luo erillisiä tehtävänantoja -valintaruutu ja napsauta Lisää...-painiketta.

Luo erillinen tehtävänanto -ikkuna avautuu.

8. Lisää käyttäjä tai käyttäjät, joille erillinen tehtävänanto on annettu, napsauttamalla Lisää....

9. Valinnainen Lisää napsauttamalla Seuranta... käyttäjä tai käyttäjät, jotka saavat ilmoituksen, kun tämätehtävänanto on merkitty valmiiksi, hyväksytyksi tai hylätyksi.

10.Valitse erillisen tehtävänannon tehtävänantoluokka Valitse tehtävänannon luokka -pudotusvalikosta.

11.Kirjoita tehtävänannon otsikko Otsikko-kenttään ja kirjoita valinnainen kuvaus toimeksiannostaTehtävänannon kuvaus -kenttään.

Napsauttamalla Lisää paikkamerkki... -painiketta voit asettaa paikkamerkit metatieto-ominaisuuksille Otsikko- ja Tehtävänannon kuvaus -kentissä.

12.Valinnainen Määritä erillisen tehtävänannon määräpäivä merkitsemällä Määräpäivä-valintaruutu javalitsemalla päivien lukumäärä.

13.Sulje Luo erillinen tehtävänanto -ikkuna napsauttamalla OK.

14.Napsauta OK, kun haluat sulkea Tilan ominaisuudet -valintaikkunan.



Erillinen tehtävänanto lisätään työnkulun tilaan. Kun edellä mainitun työnkulun tehtävänanto siirretäänedellä mainittuun tilaan, luodaan erillinen tehtävänanto ja se lisätään linkitettynä tehtävänantonaensisijaisen tehtävänannon alle.Työnkulun tilasiirtymät

Työnkulun tilasiirtymiä käytetään siirtymiseen yhdestä työnkulun tilasta toiseen. Käyttäjät voivat käynnistäämuutokset manuaalisesti, tai M-Files Server voi aktivoida (sivu 459) ne automaattisesti. Niihin saatetaanmyös tarvita Sähköiset allekirjoitukset (sivu 451).

Yleiset-välilehti

Yleiset-välilehdellä on tilasiirtymän nimi ja tilasiirtymän valinnainen kuvaus.

Sähköinen allekirjoitus -välilehti

Sähköinen allekirjoitus -välilehdellä voit ottaa eSigning-toiminnon käyttöön tilasiirtymälle. Jos se on otettukäyttöön, käyttäjän on lisättävä sähköinen allekirjoitus, ennen kuin tilasiirtymä suoritetaan. Lisätietoja saatkohdasta Sähköiset allekirjoitukset (sivu 451).

Aktivointi-välilehti

Aktivointi-välilehdellä voit määrittää automaattisten tilasiirtymien ehdot. Lisätietoja saat kohdasta Aktivointi(sivu 459).

Lisäasetukset-välilehti

Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää tilasiirtymälle aliaksen. Katso aliasten käytöstä kohdastaMetatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 339).

Tässä kappaleessa

• Tilasiirtymien lisääminen työnkulkuun (sivu 447)• Rinnakkaiset tilasiirtymät (sivu 448)• Työnkulun tilasiirtymän suojausasetukset (sivu 449)• Sähköiset allekirjoitukset (sivu 451)• Aktivointi (sivu 459)

Tilasiirtymien lisääminen työnkulkuun





5. Valitse Työnkulut-listasta työnkulku, jota haluat muokata.

Työnkulku avautuu graafisessa työnkulun suunnitteluohjelmassa.

6. Aseta graafisessa työnkulun suunnitteluohjelmassa kohdistimesi sen tilan rajalle, jolle haluat luodatilasiirtymän, siten että kohdistimesi muuttuu hiusristikoksi.


7. Pidä hiiren vasenta painiketta painettuna ja piirrä tilasiirtymä vetämällä hiiren kohdistin valitusta tilastatoiseen.

8. Napsauta hiiren oikealla painikkeella juuri luomasi tilasiirtymän nuolta ja valitse pikavalikosta Muokkaa.

Tilasiirtymä-valintaikkuna avautuu.

9. Kirjoita tilasiirtymän nimi Nimi-kenttään, ja kirjoita siirtymän valinnainen kuvaus Kuvaus-kenttään.

10.Valinnainen Sähköinen allekirjoitus -välilehdelle voit määrittää sähköisen allekirjoituksen, joka onannettava ennen tämän tilasiirtymän suorittamista.

Lisätietoa sähköisistä allekirjoituksista on kohdassa Sähköiset allekirjoitukset (sivu 451).

11.Valinnainen Aktivointi-välilehdellä voit määrittää ehdon, joka laukaisee tämän tilasiirtymän, kun ehtotäyttyy.

Lisätietoja aktivoinneista on kohdassa Aktivointi (sivu 459).

12.Napsauta OK, kun haluat sulkea Tilasiirtymä-valintaikkunan.


Tilasiirtymä lisätään työnkulkuun valittujen työnkulun tilojen väliin. Sen merkkinä on nuoli tilojen välillägraafisessa työnkulun suunnitteluohjelmassa.

• Jos haluat lisätietoja tilojen lisäämisestä työnkulkuun, katso Tilojen lisääminen työnkulkuun (sivu 438).• Jos haluat lisätietoja uuden työnkulun luomisesta, katso Uuden työnkulun luominen (sivu 437).

Rinnakkaiset tilasiirtymät

Voit määrittää kahden tilan välille useita työnkulun tilasiirtymiä. Tämä on hyödyllistä esimerkiksi silloin, kunsinun on määritettävä useita eri kriteereihin perustuvia automaattisia tilasiirtymiä. Lisätietoja rinnakkaisistatilasiirtymistä on kohdassa Tilasiirtymien lisääminen työnkulkuun (sivu 447).

Esimerkiksi: Työnkulun luominen rinnakkaisella tilasiirtymällä

Tämän esimerkin tarkoituksena on muokata jotain olemassa olevaa esimerkkivaraston työnkulkua, kutenTarkistettavat piirustukset, siirtymään automaattisesti Hylätty-tilaan, jos kukaan ei siirrä sitä Hyväksytty-tilaan (tai Hylätty-tilaan) 10 päivän kuluessa siirrosta Listattu hyväksyttäväksi -tilaan.

Kuva 127. Työnkulku siirtyy Hylätty-tilaan automaattisesti, jos kukaan ei siirrä sitä Hyväksytty-tilaan.

Muunna työnkulkua suorittamalla seuraavat vaiheet:






5. Valitse Työnkulut-listasta jokin olemassa olevista työnkuluista, kuten Tarkistettavat piirustukset.

Työnkulku näkyy työnkulkukaaviona graafisen työnkulun suunnitteluohjelmassa Työnkulut-listan alla.

6. Napsauta Uusi tila Työkalut-paneelissa, kun haluat luoda uuden tilan työnkululle.

Jos työnkulussasi on jo tila Hylätty, voit ohittaa tämän ja seuraavan vaiheen ja siirtyä vaiheeseen8.


7. Anna nimi Hylätty Nimi-kenttään ja napsauta OK, jolloin Tilan ominaisuudet -ikkuna sulkeutuu.

8. Aseta kohdistin graafisen työnkulun suunnitteluohjelmassa Listattu hyväksyttäväksi -tilan (tai muunvälitilan, jos työnkulussa ei ole Listattu hyväksyttäväksi -tilaa) reunan päälle, jotta kohdistin muuttuuhiusristikoksi.

9. Luo tilasiirtymä Listattu hyväksyttäväksi- ja Hylätty-tilojen välille pitämällä hiiren vasenta painikettaalhaalla ja vetämällä hiusristikko Hylätty-tilaan.

10.Toista vaihe 8, jos haluat luoda toisen tilasiirtymän Listattu hyväksyttäväksi- ja Hylätty-tilojen välille.

11.Napsauta hiiren oikealla painikkeella jotain tilasiirtymän yhdistinnuolta ja valitse Muokkaa.

Jos näet vain yhden yhdistinnuolen tilojen välillä, yhdistimet ovat todennäköisesti päällekkäin.Valitse päällimmäinen yhdistin napsauttamalla sitä ja muuta yhdistimen muotoa kahvoistavetämällä.

12.Siirry Aktivointi-välilehdelle, valitse Aktivoi tilasiirtymä, kun on kulunut -vaihtoehto ja kirjoita luku 10päivää-kenttään.

13.Napsauta OK, kun haluat sulkea Tilan ominaisuudet -ikkunan.

14.Tallenna työnkulkuun tekemäsi muutokset napsauttamalla Tallenna graafisen työnkulunsuunnitteluohjelman oikeassa yläkulmassa.

Nyt sinulla pitäisi olla työnkulku, jossa on kaksi rinnakkaista tilasiirtymää Listattu hyväksyttäväksi -tilastaHylätty-tilaan: toisen aktivoivat käyttäjät, ja toinen aktivoituu automaattisesti 10 päivän kuluttua, joskäyttäjät eivät aktivoi sitä 10 päivässä.Työnkulun tilasiirtymän suojausasetukset

Voit siirtyä tilasiirtymän suojausasetuksiin lisäämällä ja valitsemalla tilasiirtymän, napsauttamalla Muokkaatilasiirtymää... -painiketta ja valitsemalla Suojausasetukset-välilehden.

Suojausasetukset

Suojausasetukset-välilehdellä voit määrittää, ketkä käyttäjät saavat tehdä tilasiirtymän.


Kuva 128. Määrittele suojausasetukset tilan muuttamiselle tilasiirtymäkohtaisesti.

Valitse käyttäjiä tai käyttäjäryhmiä -ikkuna (avataan Lisää...-painikkeella) sisältää myös valinnatKäyttäjä metatiedoista ja Käyttäjä tilasiirtymästä.

Käyttäjä metatiedoista

Voit hyödyntää pseudokäyttäjiä myös tilasiirtymissä. Voit esimerkiksi määrittää, että laskun voi hyväksyävain laskuun liitetyn projektin projektipäällikkö. Voit siis määrittää käyttäjiä kohteen metatietojen kautta.Tällöin tilasiirtymän suorittamisoikeus ei ole sidoksissa tiettyyn nimettyyn henkilöön, vaan se päätelläändynaamisesti kohteen metatietojen perusteella.


Käyttäjä tilasiirtymästä

Voit valita käyttäjät myös aiempien tilasiirtymien perusteella. Voit esimerkiksi määrittää, että asiakirjansaa siirtää Hyväksytty-tilasta Hyväksyntä peruttu -tilaan vain se käyttäjä, joka alun perin siirsi kyseisenasiakirjan Hyväksytty-tilaan.

Sähköiset allekirjoitukset

Electronic Signatures -moduulin tarjoama sähköinen allekirjoitus laajentaa M-Filesin monipuolisiatyönkulkuja: tilasiirtymä voidaan varmentaa käyttäjätunnistuksella. Tällä toiminnallisuudella voidaanhelposti varmentaa esimerkiksi dokumenttien hyväksyntä.

Kuva 129. Voit vaatia käyttäjiltä sähköisen allekirjoituksen, ennen kuin he voivat tehdä tietyn tilasiirtymän työnkulussa.

Electronic Signatures -moduuli on lisämaksullinen osio. Moduuli sisältää tapahtumakirjanpidonlaajennukset sekä sähköisen allekirjoituksen. Katso lisätietoja kohdasta eSigning and Compliance (sivu207).

Sähköinen allekirjoitus työnkulun tilasiirtymille

Sähköisen allekirjoituksen sisällyttäminen työnkulun tilasiirtymään:

1. Valitse siirtymä kohdasta Graafinen työnkulun suunnitteluohjelma (sivu 434).2. Napsauta Muokkaa tilasiirtymää näytön vasemman reunan tehtäväpaneelissa.3. Siirry Sähköinen allekirjoitus -välilehdelle.

Tilasiirtymän Sähköinen allekirjoitus -välilehti on nyt esillä.


Kuva 130. Tilasiirtymän Sähköinen allekirjoitus -välilehti.

Valitse vaihtoehto Vaadi sähköinen allekirjoitus tälle toiminnolle, jotta voit muokata asetuksia.

Allekirjoituksen merkitys

Allekirjoituksen merkitys -asetuksilla voit valita joko ennalta määritetyn syy-merkitys-parin tai määrittääuseita merkityksiä, joista allekirjoittaja voi valita. Allekirjoituksen syy on lyhyt otsikkotason kuvausallekirjoitukselle, esim. Ohjedokumentin hyväksyminen tai Laskun hyväksyminen. Allekirjoituksen merkityson kuvaus, jonka avulla allekirjoittaja ymmärtää, mitä on hyväksymässä. Merkkien maksimimäärä on


500, ja paikkamerkkejä voi käyttää. Käytettävissä olevat paikkamerkit on listattu kohdassa PaikkamerkitAllekirjoituksen merkitys- ja Lisätiedot-kentille (sivu 455).

Kuva 131. Allekirjoituksen syy ja merkitys näkyvissä sähköisen allekirjoituksen kehotteessa.

Allekirjoituksen metatiedot

Sähköinen allekirjoitus voidaan määrittää siten, että allekirjoittajan on lisättävä arvo valitulle metatieto-ominaisuudelle, kuten Kommentille. Teksti tallennetaan joko erilliseksi allekirjoituskohteeksi (ks.jäljempää) tai työnkulkua käyttäväksi kohteeksi. Voit myös kirjoittaa lisätietoja Lisätiedot-tekstilaatikkoon.Käytettävissä olevat paikkamerkit on listattu kohdassa Paikkamerkit Allekirjoituksen merkitys- ja Lisätiedot-kentille (sivu 455).

Luo erillinen allekirjoituskohde

Valitse tämä, mikäli haluat, että allekirjoituksesta luodaan uusi kohde. Allekirjoituskohde on tällöinautomaattisesti suhteessa kohteeseen, jota tilamuutos koskee.

Huomaa: Jotta M-Files voisi luoda allekirjoituskohteita, tiettyjä metatietomäärittelyitä on tehtävä.Lisätietoja saat kohdasta Sähköisen allekirjoituskohteen metatietomääritykset (sivu 455).

Tunniste

Tunniste on vapaamuotoinen. Voit laittaa tunnisteeksi esimerkiksi Ostolaskun hyväksyminen. Kunallekirjoituskohde luodaan, tunnisteesta tulee osa kohteen metatietoja. Tunniste-ominaisuutta voit käyttäähyödyksi esimerkiksi tilasiirtymien toimintojen komentosarjoissa tai hauissa yksilöimään tietyntyyppinenallekirjoitus.


Kuva 132. Allekirjoituskohde, josta nähdään allekirjoituksen tekijä, allekirjoituspäivämäärä, allekirjoituksen merkitys ja muita tietoja.

Tallenna allekirjoituksen sisältö tekstinä ominaisuudelle

Valitse, mihin ominaisuuteen allekirjoitus liitetään. Tällöin määrittelemäsi allekirjoituksen sisältönäytetään kohteen metatiedoissa ko. ominaisuuden arvona. Oletusominaisuus on Allekirjoituksen sisältö.Allekirjoitusominaisuuden tekstisisältö muodostuu allekirjoituksen syystä, merkityksestä ja lisätiedoista.

Huomaa: Jos käytät ko. työnkulun kaikkien tilasiirtymien allekirjoituksen ominaisuutena samaaominaisuutta, esim. oletusominaisuutta Allekirjoituksen sisältö, silloin näet kohteen viimeisimmänversion metatiedoista ainoastaan viimeisimmän allekirjoituksen sisällön (manifestaation). Muutallekirjoitukset sisältöineen (manifestaatioineen) löydät kohteen versiohistorian kautta.


Voit luoda myös erillisen oman ominaisuusmäärittelyn jokaiselle ko. työnkulun tilasiirtymänallekirjoitukselle. Tällöin näet kohteen viimeisimmän version metatiedoista kaikki luodut ominaisuudetallekirjoitussisältöineen (manifestaatioineen).

Huomaa: Jos luot ominaisuuden ensin Ominaisuusmäärittelyissä, aseta sille oikeudet niin,että käyttäjät vain näkevät ko. allekirjoituksissa käytettävän ominaisuuden, mutta eivät pääsemuokkaamaan sitä.

Sähköinen allekirjoittaminen tilasiirtymän yhteydessä

Mikäli tilasiirtymälle on määritelty sähköinen allekirjoitus, tämä vaaditaan automaattisesti aina käyttäjältäko. tilan muutosta tehtäessä. Kohde tulee olla palautettuna muokkauksesta, jotta tilaa voidaan vaihtaa,ja tilan muutos allekirjoituksen kera voidaan tehdä ainoastaan kohde kerrallaan. Ainoastaan Windows-tunnistusta käyttävät käyttäjät voivat tehdä tilan muutoksia, jotka vaativat sähköisen allekirjoituksen.Käyttäjä lisää sähköisen allekirjoituksen tilasiirtymälle kirjoittamalla tunnistetietonsa ja kirjautumallasen jälkeen sisään. Sähköinen allekirjoitus ei siis tarkoita sähköistä "sormenjälkeä", vaan se vaatii ainakäyttäjätunnusten antamisen sekä kirjautumisen sisään.

Paikkamerkit Allekirjoituksen merkitys- ja Lisätiedot-kentille

Allekirjoituksen merkitys- ja Lisätiedot-kentissä käytettävissä olevat paikkamerkit on listattu seuraavassataulukossa.

Paikkamerkki Kuvaus

%SIGNED_AT_UTC% UTC-aika allekirjoitushetkellä.

%SIGNED_AT_LOCAL% Aika asiakaskoneella allekirjoitushetkellä.

%SIGNED_AT% Aika palvelinkoneella allekirjoitushetkellä.

%SIGNED_BY% Allekirjoittajan nimi.

%SIGNED_FROM_STATE% Lähdetila.

%SIGNED_TO_STATE% Kohdetila.

%SIGNED_FOR_STATETRANSITION% Sen tilasiirtymän otsikko, jolle sähköinen allekirjoitustarvitaan.

%SIGNED_BY_WITH_PROXY% Näyttää allekirjoittajan nimen ja sen käyttäjän nimen, jonkapuolesta tehtävänanto on sähköisesti allekirjoitettu. Esim."Pekka Paikallaolija, Jukka Poissaolijan puolesta".

Tässä kappaleessa

• Sähköisen allekirjoituskohteen metatietomääritykset (sivu 455)• Allekirjoitusominaisuuden lisääminen Microsoft Office -dokumentteihin (sivu 458)

Sähköisen allekirjoituskohteen metatietomääritykset

Jotta automaattisia allekirjoituskohteita voidaan luoda M-Filesiin, uudelle kohdetyypille ja tarvittavilleominaisuusmäärittelyille on luotava aliakset. Aliaksia käytetään kohteiden luomiseen allekirjoittamisenyhteydessä. Mikäli käytät M-Files Compliance Kit -sovellusta, näiden määritysten pitäisi olla valmiinakäytössäsi. Muussa tapauksessa luo alla olevat metatietomääritykset, jotta voit ottaa käyttöön erillisetallekirjoituskohteet.


Kohdetyyppi

Luo uusi kohdetyyppi ja nimeä se esimerkiksi Allekirjoitus-kohdetyypiksi. Määrittele kohdetyypin aliakseksilisäasetuksissa:

M-Files.QMS.Signature.ObjectType

Allekirjoituskohteen pakolliset ominaisuusmäärittelyt

Kun olet luonut uuden kohdetyypin, M-Files luo automaattisesti vastaavan ominaisuusmäärittelyn. Valitseominaisuusmäärittelyistä tämä ominaisuusmäärittely ja lisää aliakseksi:

M-Files.QMS.Signatures

Lisää tämän lisäksi jäljempänä listatut aliakset:

Tunniste

Alias M-Files.QMS.Signature.Identifier

Tietotyyppi Teksti

Kuvaus Tunniste-ominaisuus lisätään sähköiseen allekirjoitukseen, kun allekirjoituskohde luodaan.Tunniste-ominaisuuden arvo määritetään M-Files Adminin sähköisen allekirjoituksenasetuksissa.

Allekirjoituksen syy

Alias M-Files.QMS.Signature.Reason

Tietotyyppi Teksti

Kuvaus Lyhyt otsikkotason kuvaus allekirjoitukselle.

Allekirjoituksen merkitys

Alias M-Files.QMS.Signature.Meaning

Tietotyyppi Teksti (monirivinen)

Kuvaus Kuvaus, jonka avulla allekirjoittaja ymmärtää, mitä on hyväksymässä.

Allekirjoittaja

Alias M-Files.QMS.Signature.Signer

Tietotyyppi Valitse listasta (valitse Käyttäjät-arvolista)

Kuvaus Tilasiirtymän sähköisesti allekirjoittava varaston käyttäjä.

Käyttäjä

Alias M-Files.QMS.Signature.User

Tietotyyppi Valitse listasta (valitse Käyttäjät-arvolista)

Kuvaus Varaston käyttäjä, jonka identiteettiin allekirjoitus on sidottu, kun allekirjoitusta käytetäänsiirtämään tehtävänanto lopulliseen tilaan, kuten Valmis, Hyväksytty tai Hylätty.


Voit nimetä edellä mainitut pakolliset ominaisuusmäärittelyt vapaasti, mutta nimeämisessä kannattaakäyttää mahdollisimman kuvaavia nimiä, koska edellä olevat tiedot näkyvät allekirjoituskohteenmetatiedoissa.

Allekirjoituskohteen valinnaiset ominaisuusmäärittelyt

Lisäksi voit määrittää erilaisia valinnaisia ominaisuusmäärittelyitä allekirjoituskohteelle. Voit esimerkiksiluoda uuden ominaisuusmäärittelyn allekirjoituksen lisätiedoille tietotyypillä Teksti (monirivinen) ja lisätäseuraavan aliaksen:

M-Files.QMS.Signature.AdditionalInfo

Muut valinnaiset ominaisuudet on listattu jäljempänä:

M-Files.QMS.Signature.Signer.Name

Tietotyyppi Teksti

Kuvaus Sisältää allekirjoittajan koko nimen.

M-Files.QMS.Signature.Signer.Account

Tietotyyppi Teksti

Kuvaus Sisältää allekirjoittajan M-Files-tilin nimen.

M-Files.QMS.Signature.LocalTimestampText

Tietotyyppi Teksti

Kuvaus Allekirjoituksen paikallinen aika, mukaan lukien aikavyöhyketiedot.

M-Files.QMS.Signature.UTCTimestampText

Tietotyyppi Teksti

Kuvaus Allekirjoituksen UTC-aika, mukaan lukien aikavyöhyketiedot.

M-Files.QMS.Signature.UTCTimestamp

Tietotyyppi Aikaleima

Kuvaus Allekirjoituksen UTC-aikaleima.

M-Files.QMS.Signature.Date

Tietotyyppi Päiväys

Kuvaus Allekirjoituksen päivämäärä paikallisessa (palvelimen) ajassa.

M-Files.QMS.Signature.FromState

Tietotyyppi Valitse listasta (valitse Tilat-arvolista)

Kuvaus Työnkulun tila ennen tilasiirtymää. Käytettävissä vain allekirjoitettaessa tilasiirtymiä.


M-Files.QMS.Signature.ToState

Tietotyyppi Valitse listasta (valitse Tilat-arvolista)

Kuvaus Työnkulun tila tilasiirtymän jälkeen. Käytettävissä vain allekirjoitettaessa tilasiirtymiä.

M-Files.QMS.Signature.StateTransition

Tietotyyppi Valitse listasta (valitse Tilasiirtymät-arvolista)

Kuvaus Työnkulun tilasiirtymä, joka on suoritettu. Käytettävissä vain allekirjoitettaessa tilasiirtymiä.

Suoritetut, tyhjät ja mitätöidyt allekirjoituskohteet ja niiden hyödyntäminen

Voit luoda myös ns. tyhjiä allekirjoituskohteita, joiden avulla voit seurata, mitkä allekirjoitukset odottavatvielä allekirjoittamista ja mitkä allekirjoitukset on jo tehty. Voit hyödyntää näitä tyhjiä, suoritettuja jamitätöityjä allekirjoituskohteita luomalla allekirjoituskohdetyypille eri luokkia.

Kun nämä aliakset on määritetty Allekirjoitus-kohdetyypin luokille, M-Files käyttää niitä sähköisenallekirjoittamisen eri vaiheissa:

M-Files.QMS.Signature.Class.Empty

M-Files.QMS.Signature.Class.Executed

M-Files.QMS.Signature.Class.Invalidated

Suojausasetukset

Automaattista allekirjoituskohdetta varten luodut metatietomäärittelyt (kohdetyyppi jaominaisuusmäärittelyt) on hyvä suojata niin, että allekirjoituskohteita ei pysty manuaalisesti luomaaneikä sen metatietoja pysty muuttamaan. Myös ominaisuusmäärittely, jolla allekirjoitettu kohde sidotaanallekirjoitukseen, tulee suojata vastaavasti. Mikäli käytät M-Files Compliance Kit -sovellusta, nämämääritykset ovat valmiina käytössäsi.

Erillinen allekirjoituskohde

Kun olet tehnyt tarvittavat määrittelyt ja valinnut, että allekirjoituksesta luodaan erillinen kohde, luodaankohde automaattisesti allekirjoittamisen jälkeen.

Allekirjoituskohteen nimi muodostuu automaattisesti allekirjoituksen syystä, allekirjoittajasta sekäaikaleimasta.

Muut metatiedot luodaan allekirjoituskohteelle automaattisesti allekirjoituksen määritysten mukaisesti.

Allekirjoitusominaisuuden lisääminen Microsoft Office -dokumentteihin

Allekirjoitusominaisuuden tekstisisältö voidaan lisätä Microsoft Word-, Microsoft Excel- tai MicrosoftPowerPoint -dokumenttiin samaan tapaan kuin muutkin M-Files-ominaisuudet voidaan lisätä.

Kun käyttäjä valitsee lisättävän ominaisuuden listalta, näkyy hänelle ominaisuuden nimi, esim.sisäänrakennetun ominaisuuden nimi ”Allekirjoituksen sisältö”. Tämän takia ominaisuuden nimi kannattaamäärittää mahdollisimman yksiselitteisesti.

Kun ominaisuus on valittu, M-Files lisää automaattisesti tekstisisällön dokumenttiin. Tämä kannattaa myöshuomioida allekirjoituksen syytä ja merkitystä määriteltäessä.


Kuva 133. Allekirjoituksen sisältö (manifestaatio) voidaan lisätä Microsoft Office -dokumentteihin Lisää ominaisuus -toiminnolla.

Huomaa: Mikäli allekirjoitus on sisällytetty Microsoft Office -dokumenttiin ja tilasiirtymä halutaanperuuttaa, peruminen on tehtävä manuaalisesti poistamalla ominaisuuden arvo (allekirjoituksensisältö) tai ominaisuus itsessään, jotta peruminen tulee voimaan dokumenttiin asti. Useimmissatapauksissa tällaisen tilasiirtymän palauttaminen edelliseen tilaan tai alkuperäiseen tilaan vaatiijärjestelmänvalvojan oikeudet.

Aktivointi

Voit määrittää laukaisimen, joka aktivoi tilasiirtymän automaattisesti tiettyjen ehtojen täyttyessä.Tilasiirtymä voidaan määritellä tapahtumaan esimerkiksi silloin, kun kaikki nykyisen työnkulun tilantehtävänannot on suoritettu tai hyväksytty.

Kuva 134. Kohteelle voidaan aktivoida automaattinen tilasiirtymä esimerkiksi kohteen ominaisuusarvojen perusteella.

Palvelin suorittaa automaattisen tilasiirtymän suojausasetuksista riippumatta. Käyttäjiä voidaan siissuojausasetusten avulla estää käynnistämästä tilasiirtymää, eli M-Files Server suorittaa sen lopulta, kunkaikki tehtävänannon saaneet ovat suorittaneet tehtävän.


Kuva 135. Aktivointia voidaan käyttää automatisoimaan työnkulun vaiheita.

Eri kriteerien käyttäminen automaattiselle tilasiirtymälle

Voit määritellä, että automaattinen tilasiirtymä tapahtuu, kun kohde täyttää tietyt ehdot. Voit esimerkiksimääritellä, että kohde siirretään seuraavaan tilaan, kun sille asetetaan tietty ominaisuus tai tiettyominaisuuden arvo. Esimerkiksi viestien käsittelyyn liittyvässä työnkulussa voitaisiin määritellä, että kundokumentille täytetään Lähetetty-kenttään päivämäärä, dokumentti siirretään sen jälkeen automaattisestityönkulun tilaan Lähetetty.


Voit myös määrittää tilan siirtymään sen jälkeen, kun kaikki erilliset tehtävänannot on suoritettu,hyväksytty tai hylätty. Vaihtoehtoisesti voit määrittää mukautetut ehdot tilasiirtymälle. Katso lisätietojasuodatinasetuksista kohdasta Tilaan perustuvat ehdot (sivu 139), Ominaisuuksiin perustuvat ehdot (sivu141), Tiedostotietoon perustuvat ehdot (sivu 149) ja Suojausasetuksiin perustuvat ehdot (sivu 152).

Käyttäjän määrittämän komentosarjan käyttäminen automaattiselle tilasiirtymälle

Tilasiirtymä voidaan aktivoida myös käyttäjän määrittämän komentosarjan avulla. Sen avulla voit määrittäätilasiirtymän ehtoja yksityiskohtaisemmin käyttämällä muuttujia, VBScriptin yleisiä ominaisuuksia ja M-FilesAPIa. Voit esimerkiksi määrittää samalla kertaa useita ominaisuuksiin ja ominaisuuksien arvoihin liittyviätilasiirtymiä.

Tässä komentosarjassa ovat käytettävissä seuraavat M-Files-muuttujat: StateID, StateTransitionID,AllowStateTransition, NextStateID, ObjVer, DisplayID, Vault, CurrentUserID,CurrentUserSessionInfo, PropertyValues, VaultSharedVariables, SavepointVariables,TransactionCache, MFScriptCancel, GetExtensionObject, MasterTransactionID,CurrentTransactionID, ParentTransactionID. Katso lisätietoja muuttujista kohdasta Käytettävissäolevat VBScript-muuttujat (sivu 530).


Arviointiprioriteetti

Arviointiprioriteetin avulla voit määrittää tärkeysjärjestyksen, jolla M-Files Server arvioi rinnakkaisiatilasiirtymiä. Tärkeysjärjestys eritellään pienimmästä suurimpaan numeroon nollan (0) ollessatärkeysjärjestyksessä ylimpänä.

3.2.4. Nimetyt käyttöoikeusluettelot

Nimetty käyttöoikeusluettelo on luettelo suojausasetuksista, joita kohteeseen voidaan liittää. Luettelokoostuu yhdestä tai useammasta toimijasta (käyttäjät, käyttäjäryhmät tai pseudokäyttäjät (sivu 81)) jatoiminnoista (poista, muokkaa, luo tai muuta suojausasetuksia), jotka joko sallitaan kyseisille toimijoilletai kielletään niiltä. Nimetyt käyttöoikeusluettelot nopeuttavat ja helpottavat suojausasetusten hallintaa M-Filesissa merkittävästi.

Vihje:

Paras käytäntö määrittää nimettyjen käyttöoikeusluetteloiden käyttöoikeudet on käyttäjäryhmienkautta, ei yksittäisten käyttäjien kautta.

Suurissa varastoissa muutosten tekeminen nimettyihin käyttöoikeusluetteloihin voi olla hyvinhidasta ja voi siksi aiheuttaa lukkoristiriitoja. Siksi suositellaan, että muutokset nimettyihinkäyttöoikeusluetteloihin ja kohteen suojausasetuksiin tehtäisiin rauhallisempaan aikaan päivästä,jolloin käyttäjien varaston käyttö on vähäisempää.

Tässä kappaleessa

• Uuden nimetyn käyttöoikeusluettelon luonti (sivu 462)• Nimettyjen käyttöoikeusluetteloiden muokkaaminen (sivu 464)• Nimetyn käyttöoikeusluettelon suojausasetukset (sivu 466)



Uuden nimetyn käyttöoikeusluettelon luonti




4. Valitse vasemman reunan puunäkymässä Nimetyt käyttöoikeusluettelot -solmu.

5. Napsauta Uusi nimetty käyttöoikeusluettelo... tehtäväalueella.

Nimetyn käyttöoikeusluettelon ominaisuudet -ikkuna avautuu.

6. Anna nimetylle käyttöoikeusluettelolle kuvaava nimi Nimi-kenttään.

Nimetty käyttöoikeusluettelo kannattaa nimetä luettelon jäsenten ja heille annettujenkäyttöoikeuksien mukaan, esimerkiksi Näkyvillä vain yrityksen johtoryhmälle tai Täydet oikeudetkaikille sisäisille käyttäjille.

7. Lisää käyttäjiä tai käyttäjäryhmiä tähän nimettyyn käyttöoikeusluetteloon napsauttamalla Lisää....



8. Valitse joko:

a. Käyttäjät tai käyttäjäryhmät -vaihtoehto ja valitse käyttäjät tai käyttäjäryhmät, jotka haluat lisätätähän nimettyyn käyttöoikeusluetteloon.

Vihje:

Paras käytäntö määrittää nimettyjen käyttöoikeusluetteloiden käyttöoikeudet onkäyttäjäryhmien kautta, ei yksittäisten käyttäjien kautta.

Suurissa varastoissa muutosten tekeminen nimettyihin käyttöoikeusluetteloihin voi olla hyvinhidasta ja voi siksi aiheuttaa lukkoristiriitoja. Siksi suositellaan, että muutokset nimettyihinkäyttöoikeusluetteloihin ja kohteen suojausasetuksiin tehtäisiin rauhallisempaan aikaanpäivästä, jolloin käyttäjien varaston käyttö on vähäisempää.

Vihje: Jos haluat valita luettelosta useita yksittäisiä kohteita kerralla, pidä Ctrl-näppäintäpainettuna samalla, kun valitset kohteita. Jos taas haluat valita useita vierekkäisiä kohteita,pidä ⇧ Vaihto -näppäintä painettuna, kun valitset kohteita.

tai

b. Käyttäjä metatiedoista -vaihtoehto ja valitse pudotusvalikosta ominaisuus, jonka perusteellakäyttäjille tai käyttäjäryhmille myönnetään käyttöoikeudet. Katso lisätietoja kohdasta Pseudokäyttäjät(sivu 81).

9. Napsauta Lisää, niin käyttäjät lisätään nimettyyn käyttöoikeusluetteloon ja Valitse käyttäjiä taikäyttäjäryhmiä -ikkuna sulkeutuu.

10.Valitse Nimetyn käyttöoikeusluettelon ominaisuudet -ikkunan Käyttäjät ja käyttäjäryhmät -listastakäyttäjä tai käyttäjäryhmä, jonka suojausasetuksia haluat määrittää.


11.Valitse määritettävä suojausasetus ja merkitse jompikumpi seuraavista:

a. Salli-valintaruutu, jos haluat sallia valitut oikeudet käyttäjälle tai käyttäjäryhmälle.

tai

b. Estä-valintaruutu, jos haluat estää valitut oikeudet käyttäjältä tai käyttäjäryhmältä.

Vihje: Jotta suurten varastojen suorituskyky olisi optimaalinen, nimettyjäkäyttöoikeusluetteloita tulisi käyttää vain käyttöoikeuksien sallimiseen, ei niiden kieltämiseen.

12.Jos haluat määrittää muita suojausasetuksia, toista vaiheet 10 (sivu 463) ja 11 (sivu 464).

13.Valinnainen Suojausasetukset-välilehdellä voidaan määritellä käyttäjät, joille tämä nimettykäyttöoikeusluettelo näytetään.

14.Valinnainen Lisäasetukset-välilehdellä voidaan määritellä alias nimetylle käyttöoikeusluettelolle. Katsolisätietoja kohdasta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 339).

15.Lopeta nimetyn käyttöoikeusluettelon luonti napsauttamalla OK.

Suojausasetukset sisältävä uusi nimetty käyttöoikeusluettelo voidaan nyt liittää kohteeseen käyttämällämetatietokortin suojausasetuksia.

Nimettyjen käyttöoikeusluetteloiden muokkaaminen

Kun muokkaat nimettyä käyttöoikeusluetteloa, muokattuja suojausasetuksia sovelletaan valintasi mukaanjoko uusiin ja olemassa oleviin kohteisiin, joihin nimetty käyttöoikeusluettelo on jo yhdistetty, tai vain uusiinkohteisiin.





4. Korosta vasemman reunan puunäkymässä Nimetyt käyttöoikeusluettelot.

Luettelo valitun varaston nimetyistä käyttöoikeusluetteloista avautuu oikean reunansivupaneeliin.

5. Napsauta oikealla painikkeella Nimetyt käyttöoikeusluettelot -luettelon muokattavaa kohtaa ja valitseOminaisuudet pikavalikosta.


6. Valinnainen Napsauta Yleiset-välilehdellä Lisää..., jos haluat lisätä uuden käyttäjän tai käyttäjäryhmäntähän nimettyyn käyttöoikeusluetteloon.

a) Valitse käyttäjä tai käyttäjäryhmä, jonka haluat lisätä nimettyyn käyttöoikeusluetteloon.

Vihje:

Paras käytäntö määrittää nimettyjen käyttöoikeusluetteloiden käyttöoikeudet onkäyttäjäryhmien kautta, ei yksittäisten käyttäjien kautta.

Suurissa varastoissa muutosten tekeminen nimettyihin käyttöoikeusluetteloihinvoi olla hyvin hidasta ja voi siksi aiheuttaa lukkoristiriitoja. Siksi suositellaan, ettämuutokset nimettyihin käyttöoikeusluetteloihin ja kohteen suojausasetuksiin tehtäisiinrauhallisempaan aikaan päivästä, jolloin käyttäjien varaston käyttö on vähäisempää.

Vihje: Jos haluat valita luettelosta useita yksittäisiä kohteita kerralla, pidä Ctrl-näppäintä painettuna samalla, kun valitset kohteita. Jos taas haluat valita useitavierekkäisiä kohteita, pidä ⇧ Vaihto -näppäintä painettuna, kun valitset kohteita.

a) Valinnainen Valitse Käyttäjä metatiedoista -valinta, jos haluat lisätä käyttäjiä nimettyynkäyttöoikeusluetteloon metatieto-ominaisuuksien perusteella. Valitse pudotusvalikosta haluamasiominaisuus. Katso lisätietoja kohdasta Pseudokäyttäjät (sivu 81).

b) Lisää käyttäjiä tai käyttäjäryhmiä tähän nimettyyn käyttöoikeusluetteloon napsauttamalla Lisää.

7. Valitse Käyttäjät ja käyttäjäryhmät -listasta käyttäjä tai käyttäjäryhmä, jonka suojausasetuksia haluatmuokata.

8. Valitse valintasi mukaan joko Salli- tai Estä-vaihtoehto halutuille toimenpiteille.

9. Napsauta OK, kun olet valmis, jolloin Nimetyn käyttöoikeusluettelon ominaisuudet -ikkunasulkeutuu.

10.Valinnainen Jos valittu nimetty käyttöoikeus on jo käytössä yhden tai useamman kohteensuojausasetuksissa, Vahvista päivitys -ikkuna avautuu.

a. Napsauta Muuta kohteiden suojausasetukset, jos haluat ottaa käyttöön olemassaolevien kohteiden suojausasetusten muutokset, joihin valitun nimetyn käyttöoikeusluettelonsuojausasetukset vaikuttavat.

tai

b. Napsauta Säilytä kohteiden suojausasetukset, jos et halua ottaa käyttöön olemassaolevien kohteiden suojausasetusten muutoksia, joihin valitun nimetyn käyttöoikeusluettelonsuojausasetukset vaikuttavat.


Tekemäsi muutokset tallennetaan ja ne tulevat voimaan valintasi mukaan: sekä uusille että olemassaoleville, valittua nimettyä käyttöoikeusluetteloa käyttäville kohteille tai vain uusille kohteille.

Nimetyn käyttöoikeusluettelon suojausasetukset

Suojaus-välilehdellä voit määritellä, kenellä on oikeus nähdä kyseinen nimetty käyttöoikeusluettelo.Nimetty käyttöoikeusluettelo voidaan tällä tavoin tehdä näkymättömäksi tietyille käyttäjille.

Huomaa: Järjestelmänvalvoja ja käyttäjät, joilla on täysi hallintaoikeus kyseiseendokumenttivarastoon, näkevät aina kaikki nimetyt käyttöoikeusluettelot.










8. Joko:


tai






3.2.5. Dokumenttivarastosovellusten asennus ja hallinta

Voit hallita varastokohtaisia asiakasohjelmistoja ja palvelinsovelluksia M-Files Adminin kautta. Näidensovellusten avulla voit muokata ja laajentaa M-Files Desktop- ja M-Files Server -sovelluksen toimintaa.Tällä tavalla voit asettaa etusijalle toiminnot, jotka ovat tärkeimpiä organisaatiosi tehokkuuden kannalta.

Sovellus voi olla asiakasohjelmisto tai palvelinsovellus:

• Asiakasohjelmistot toimivat M-Files-asiakaskoneilla, ja ne voivat vaikuttaa M-Files Desktopintoimintaan.

• Palvelinsovellukset toimivat M-Files-palvelinkoneilla, ja ne voivat vaikuttaa M-Files-palvelinkoneentoimintaan.

Huomaa: Sovellusten luominen vaatii edistyneitä ohjelmointitaitoja. Ohjelmointiin liittyväneuvonta ei kuulu M-Filesin teknisen tuen piiriin, vaan siitä veloitetaan erikseen. Jos haluat lisäädokumentaatiota ja esimerkkisovelluksia, tutustu oppaaseen M-Files UI Extensibility Framework.

Hallitse valitun dokumenttivaraston sovelluksia seuraavasti:



3. Napsauta haluttua varastoa hiiren oikealla painikkeella vasemman reunan puunäkymässä ja valitseSovellukset pikavalikosta.

Sovellukset-ikkuna avautuu.

4. Suorita haluamasi toiminto tai toiminnot tarpeen mukaan:


Asenna uusi sovellusa. Napsauta Asenna...-painiketta.b. Etsi sovelluspaketti selaamalla ja napsauta

Avaa.

https://www.m-files.com/UI_Extensibility_Framework



c. Käynnistä dokumenttivarasto uudelleennapsauttamalla Kyllä.

Poista sovelluksen asennusa. Valitse sovelluslistauksesta sovellus, jonka

asennuksen haluat poistaa.b. Napsauta Poista asennus.c. Vahvista sovelluksen asennuksen poistaminen

napsauttamalla Kyllä.d. Käynnistä dokumenttivarasto uudelleen

napsauttamalla Kyllä.

Vie sovellusa. Valitse sovelluslistauksesta sovellus, jonka

haluat viedä.b. Napsauta Vie...-painiketta.c. Valitse vietävälle paketille sijainti ja

tiedostonimi ja napsauta Tallenna.

Poista sovellus käytöstä ja poista sen asennuskaikilta käyttäjiltä a. Valitse sovelluslistauksesta sovellus, jonka

haluat poistaa käytöstä.b. Napsauta Poista käytöstä.c. Vahvista sovelluksen asennuksen poistaminen

napsauttamalla Kyllä.d. Käynnistä dokumenttivarasto uudelleen


Ota käyttöön käytöstä poistettu sovellusa. Valitse käytöstä poistettu sovellus

sovelluslistauksesta.b. Napsauta Ota käyttöön.c. Käynnistä dokumenttivarasto uudelleen


Tarkista lisenssin tilanne tai asennasovelluksen lisenssi tai muuta sitä a. Valitse haluamasi sovellus

sovelluslistauksesta.b. Avaa Sovelluksen lisenssinhallinta -ikkuna

napsauttamalla Lisenssi-painiketta, ja tarkistavalitun sovelluksen tilanne ja tiedot.

c. Napsauta tarvittaessa Asenna lisenssi... -painiketta, etsi lisenssitiedosto selaamalla janapsauta sitten Avaa.

5. Kun olet valmis, valitse Sulje.

Valittuun dokumenttivarastoon tekemäsi muutosten pitäisi nyt olla voimassa.

Jos haluat tietoja sovellusten ottamisesta käyttöön M-Files Desktopissa, katsoDokumenttivarastosovellusten hallinta M-Files Desktopissa (sivu 190).


3.2.6. Määrityseditorin käyttäminen

M-Files Adminin määrityseditorissa voit tehdä määritykset varaston seuraaville ominaisuuksille:

• metatietokortti (sivu 475)• keskitetty tunnistautuminen (sivu 207)• älypalvelut (sivu 540)• konnektorit (sivu 542)• varastosovellukset (sivu 467)

Huomaa: Määrityseditori on käytettävissä vain englanniksi. Editori vaatii, että asennettuna onInternet Explorer 9 tai uudempi.

Huomaa: Käyttääksesi määrityseditoria sinulla on oltava Täysi dokumenttivarastonhallintaoikeus- järjestelmänvalvojan oikeudet. Katso lisätietoja kohdasta Käyttäjät (sivu 417).

Muokkaussovelluksen määritykset ovat hierarkkisia. Voit valita määrityksen aliosioita harmaallanavigointialueella, ja määrityksen laajuus Configuration- tai Advanced-välilehdellä muuttuu senmukaisesti.


Määritykset tehdään Configuration-välilehdellä. Ne voivat koostua määritysryhmistä ja -aliryhmistä,määritysavaimista ja aliavaimista. Ryhmän tai avaimen alikohteet voidaan laajentaa tai supistaa

napsauttamalla nuolikuvaketta ( tai ) määritysavaimen vierestä.

Info-välilehdellä on tietoa valittuna olevan määritysavaimen käytöstä ja tarkoituksesta:

Voit myös siirtää hiiren kohdistimen tietokuvakkeen päälle ( ) määritysavaimen viereen, jolloin näetsamat tiedot.

Voit kommentoida asetusta valitsemalla asetuksen ja kirjoittamalla kommenttisi Comment-välilehdelleMääritykset-paneelin alaosaan:

Asetuksen kommentointi voi olla hyödyllistä, jos haluat vaikka kertoa muille pääkäyttäjille, miksi tiettyäasetusta on käytetty.

Jos määrityksissäsi on virheitä, ne näytetään Local- tai Server -välilehdellä Määritykset-paneelinalaosassa.

Dashboard-välilehti esittelee tiedot valitusta määritysluokasta. Siinä saattaa myös olla valitun luokansenhetkisten määritystesi yleiskatsaus ja tila.

Määritykset tallennetaan JSON-muodossa. Voit tarkastaa, muokata, kopioida ja liittää määritykset JSON-muodossa Advanced-välilehdellä.

Tässä kappaleessa

• Määritysten lisäys tai muokkaus (sivu 470)• Käännösten lisääminen määritysarvoihin (sivu 472)• Määritysten vienti (sivu 473)• Määritysten tuonti (sivu 474)• Metatietokortin määritys (sivu 475)

Määritysten lisäys tai muokkaus

Lisää valittuun varastoon asetuksia tai muuta niitä toimimalla seuraavasti:





4. Valitse Määritykset vasemman reunan puunäkymässä.

5. Laajenna haluamasi määrityskategoria harmaalla navigointialueella:

6. Valitse muokattava määritysavain harmaalla navigointialueella laajentamalla määrityspuu ja etsimällämääritysavain siitä:

7. Tee oikeassa sivupaneelissa jompikumpi seuraavista:

a. Muokkaa nykyistä arvoa.

tai

b. Lisää uusi määritysarvo tai -aliarvo napsauttamalla sen kohdasta Add-painiketta.

tai

c. Lisää uusi määritys avaamalla Dashboard-välilehti ja napsauttamalla sopivaa Add-painiketta.

Punaisella korostetuissa määrityskentissä on pakko olla jokin arvo.

Jos määritysarvossa pitää olla viittaus johonkin varaston metatietorakenteen arvoon, voitkirjoittaa määrityskenttään arvon nimen ensimmäiset kirjaimet, jolloin editori ehdottaasopivia arvoja. Kun valitset arvon käytettävissä olevista vaihtoehdoista, editori selvittääviittauksen automaattisesti arvon aliaksen tai ID:n perusteella. Voit muuttaa viittauksen


tyyppiä napsauttamalla yhtäsuuruusmerkin oikealla puolella olevaa arvoa ja painamallanuolinäppäimellä alaspäin:

8. Kun olet valmis, napsauta Save-painiketta.

Asetukset on tallennettu, ja ne ovat käytössä.

Käännösten lisääminen määritysarvoihin

Joihinkin määritysarvoihin voi lisätä käännöksiä.

Jos olet esimerkiksi määrittämässä kohdetyypin metatietokortin kuvausta, voit lisätä erikielisiä käännöksiäkuvaustekstistä, jotta varaston käyttäjä näkee metatietokortin kuvauksen kieliasetusten mukaisella kielellä.

Voit lisätä määritysarvoon käännöksiä seuraavasti:





5. Laajenna muokattava määrityskategoria harmaalla navigointialueella ja etsi määritysavain, johon haluatlisätä käännöksiä.

Avaimet, joihin voi lisätä käännöksiä, tunnistaa hammaspyöräkuvakkeesta ( ), joka näkyyarvokentässä.

6. Napsauta hammaspyöräkuvaketta ( ) määritysarvokentän oikealla puolella.

Translate Content -valintaikkuna avautuu.


7. Valitse oletuskieli Default language -pudotusvalikosta.

Jos haluttua kieltä ei ole käytettävissä, käytetään oletusarvoisen kielen mukaista käännöstä.

8. Valitse arvon kieli Language-pudotusvalikosta.

9. Kirjoita arvo valitun arvon tekstikenttään.

10.Lisää käännös napsauttamalla Add translation.

11.Toista vaiheet 8 (sivu 473) ja 9 (sivu 473).


13.Tallenna muutokset napsauttamalla määrityseditorissa Save.

Määritysten vienti

Voit viedä varastokohtaisia määrityksiä tiedostoon tai tuoda määrityksiä vientitiedostosta esimerkiksitoiseen palvelinkoneeseen.


Vie määrityksiä seuraavasti:





5. Laajenna vietävät määritykset harmaalla navigointialueella:

6. Napsauta harmaalla navigointialueella asetuskohtaa hiiren oikealla painikkeella ja valitse pikavalikostaExport to File....


7. Määritä sijainti ja tiedoston nimi ja napsauta Tallenna.

Vahvistusikkuna avautuu, kun vienti on valmis.

8. Napsauta OK.

Määritykset viedään valittuun sijaintiin.

Määritysten tuonti

Voit tuoda varastokohtaisia määrityksiä määritysten vientitiedostosta. Näin voit esimerkiksi tuodamäärityksiä yhdeltä M-Files-palvelintietokoneelta toiselle.

Tuo määritykset konfiguroinnin vientitiedostosta seuraavasti:





5. Napsauta harmaalla navigointialueella oikeanpuoleista painiketta määritysluokan kohdalla ja valitsepikavalikosta Import from File....

Avaa-ikkuna avautuu.

6. Etsi ja valitse määritysten vientitiedosto ja napsauta sitten Avaa.

Vahvistusikkuna avautuu, kun tuonti on valmis.

7. Napsauta OK.

8. Tallenna tuodut määritykset napsauttamalla kategoriaa oikeanpuoleisella painikkeella ja valitsemallapikavalikosta Save All.

Valitut määritykset tuodaan palvelintietokoneelle.


Metatietokortin määritys

Voit käyttää määrityseditoria M-Files Adminissa, jos haluat muokata metatietokortin toimintaa ja ulkonäköä.Lisätietoja määrityseditorin käytöstä on kohdassa Määrityseditorin käyttäminen (sivu 469).

Metadatakortin määrityksellä voit esimerkiksi tehdä seuraavia:

• lisätä ylimääräisen otsikon, mukaan lukien teksti ja kuva, tietylle kohdetyypille tai luokalle• lisätä työkaluvihjeitä ja kuvauskenttiä yksittäisille ominaisuuksille• luoda supistettavia ominaisuusryhmiä• säätää järjestystä, jossa ominaisuudet ja ryhmät näkyvät metatietokortissa• asettaa ominaisuuksille oletusarvoja• hallita automaattisesti lisättyjä (pakollisia ja valinnaisia) ominaisuuksia, jotka perustuvat esimerkiksi

kohdetyyppiin ja luokkaan• piilottaa ominaisuuksia metatietokortista.

Metatietokortin määrityksissä ei kuitenkaan ole mahdollista tehdä todellisia metatietojen muuttamistakoskevia rajoituksia, koska määritykset ovat voimassa vain käyttöliittymän tasolla. Voit esimerkiksimuuttaa kohteen työnkulun tilaa Muuta tilaa (sivu 103) -komennolla syöttämättä metatietokortinmäärityssäännössä vaadittua ominaisuusarvoa. Tässä tapauksessa käytä työnkulun tilan esiehtoja taijälkiehtoja (sivu 439) varmistaaksesi, että tietyt ominaisuusarvot täytetään ennen tilasiirtymiä.

Kuva 136. Metatietokortin määritykset määrityseditorissa.


Metatietokortin määritykset ovat määrityseditorin Metadata Card -osiossa.

Voit lisätä ja poistaa sääntöjä napsauttamalla Add Rule -painiketta Rules-osiossa. Säännöt ovathierarkkisia, eli pääsäännöille voidaan lisätä niitä määritteleviä alisääntöjä (tai mitä tahansa alisääntöjä)Sub-Rules-osiossa.

Name-kenttään annetaan sääntöä kuvaava nimi. Nimi näkyy vain säännön muokkaussovelluksessa.

Filter-osiossa määritetään säännön laajuus. Saatat haluta esimerkiksi käyttää metatietokortin vain tietynluokan kohteiden määrityksiä.

Behavior-osiossa määritetään, mitä tapahtuu, kun edellä mainittu ehto täyttyy. Esimerkki: kunkohdeluokka on Asiakas, metatietokorttiin voidaan haluta lisätä ominaisuusryhmät Yhteystiedot,Palvelusopimus ja Vastaava työntekijä.

Hierarkkinen sääntöluettelo arvioidaan ylhäältä alas. Mitä ylempänä listassa sääntö on, sitä aiemmin searvioidaan. Voit muuttaa arviointijärjestystä napsauttamalla sääntöä oikeanpuoleisella painikkeella javalitsemalla jonkin seuraavista vaihtoehdoista:

• Move Up, jos haluat siirtää sääntöä listalla ylöspäin• Move to Top, jos haluat siirtää säännön listan ensimmäiseksi• Move Down, jos haluat siirtää sääntöä listalla alaspäin• Move to Bottom, jos haluat siirtää säännön listan alimmaiseksi

Huomaa: Kun sääntö tulee voimaan, se korvaa aina mahdolliset päällekkäiset sääntöjenkäyttäytymiset, jotka on otettu käyttöön aiemmin. Toisin sanoen sääntö korvaa aina mahdollisetpäällekkäiset hierarkiasääntölistalla ylempänä olevien muiden sääntöjen käyttäytymiset.

Lisätietoja sääntöjen ehtojen ja käyttäytymisen määrittelystä on artikkelissa Configuring the Metadata Card(M-Files 2018).

3.2.7. Ilmoitusasetusten muokkaaminen M-Files Adminissa

M-Filesia voidaan pyytää lähettämään loppukäyttäjille sähköposti-ilmoitukset kohteeseen liittyvistä toimista.Käyttäjät voivat luoda uudet ilmoitussäännöt M-Files Desktopissa (katso Ilmoitusasetusten muokkaaminenM-Files Desktopissa (sivu 182) ja ”Seuraa tätä kohdetta” -toiminto (sivu 43)).

Huomaa: Sen lisäksi, että ilmoitukset otetaan käyttöön M-Files Adminin kautta,tapahtumakirjanpito (sivu 335) ja M-Files Desktop -ilmoitukset (sivu 182) on otettava käyttöön,jotta loppukäyttäjät saavat sähköposti-ilmoitukset.

Ota sähköposti-ilmoitukset käyttöön M-Files Server -tietokoneella seuraavasti:


2. Napsauta haluttua M-Files Server -yhteyttä hiiren oikealla painikkeella ja valitse Ilmoitusasetuksetpikavalikosta.





3. Merkitse Ota ilmoitukset käyttöön -valintaruutu.

4. Anna SMTP-palvelin-kenttään SMTP-palvelimen osoite, jota käytetään ilmoitusviestien lähettämiseensähköpostitse.

mail.company.com. Kysy organisaatiossasi käytettävää sähköpostipalvelimen nimeä verkonjärjestelmänvalvojalta.

5. Valinnainen Jos SMTP-palvelinyhteys on salattu, merkitse Käytä salattua yhteyttä (SSL/TLS) -valintaruutu.

6. Anna SMTP-palvelinportti-kenttään SMTP-palvelimen käyttämä porttinumero.

Oletusportteja ovat 25 (SSL-salauksen kanssa) ja 587 (ilman SSL-salausta). Yleisimminkäytettyjä portteja ovat 25, 465 ja 587.

7. Valinnainen Merkitse SMTP-palvelin vaatii tunnistuksen -valintaruutu, jos SMTP-palvelin vaatiilähettäjän tunnistusta.

a) Kirjoita Käyttäjänimi-kenttään lähettäjän sähköpostitilin käyttäjänimi.b) Kirjoita Salasana-kenttään lähettäjän sähköpostitilin salasana.

8. Kirjoita Lähettäjän sähköpostiosoite -kenttään lähettäjän sähköpostiosoite.

[email protected].

9. Kirjoita Lähettäjän nimi näytössä -kenttään ilmoituksen lähettäjälle nimi, joka näytetäänilmoitusviestien Lähettäjä-kentässä.

Ilmoitukset.


10.Määritä Koosteviesti-kenttään aika, jolloin päivittäiset koosteviestit lähetetään.

M-Filesin käyttäjät voivat tilata ilmoitusviestit erillisinä viesteinä tai päivittäisenä koosteena.Katso lisätietoja kohdasta Ilmoitusasetusten muokkaaminen M-Files Desktopissa (sivu 182).

11.Tallenna muutokset napsauttamalla OK. Ilmoitusasetukset-ikkuna sulkeutuu.

Ilmoitukset ovat nyt käytössä M-Files-palvelimella.

• Voidakseen vastaanottaa ilmoituksia käyttäjien on otettava ilmoitukset käyttöön M-Files Desktopissa.Katso ohjeet kohdasta Ilmoitusasetusten muokkaaminen M-Files Desktopissa (sivu 182).

• Järjestelmänvalvoja ja käyttäjät voivat myös luoda ilmoitussääntöjä, joiden perusteella ilmoitusviestitlähetetään. Lisätietoja saat kohdasta Ilmoitusasetusten muokkaaminen M-Files Desktopissa (sivu182).

• Voit mukauttaa ilmoitusviestisi. Katso ohjeet kohdasta Ilmoitusviestien mukautus (sivu 478).

Tässä kappaleessa

• Ilmoitusviestien mukautus (sivu 478)• Push-ilmoitusten määrittäminen M-Files Mobile -sovelluksille (sivu 480)

Ilmoitusviestien mukautus

M-Files käyttää sähköposti-ilmoituksiin mukautettavia pohjia. Ilmoituspohjia voidaan muokata niin, että nesoveltuvat organisaatiosi vaatimuksiin.

M-Filesin asennushakemistossa on palvelintason mallipohjatiedosto sekä erilaisia varastokohtaisiamallipohjatiedostoja.

Huomaa: Muunnokset palvelintason ilmoituspohjiin nollautuvat, kun M-Files Server päivittyy.Muunnokset varastokohtaisin pohjiin säilytetään siirryttäessä uuteen M-Files-versioon, mutta koskaniitä ei tallenneta varaston tietokantaan, pohjat eivät sisälly varaston varmuuskopioon (sivu 264)tai varaston kopioon (sivu 258).

Mukauta ilmoitusviestejä seuraavasti:

1. Joko:

a. Jos haluat muokata palvelintason pohjaa, siirry C:\Program Files\M-Files\ <version>\Server -hakemistoon M-Files-palvelintietokoneella ja avaa tiedostoNotifications_template.txt haluamassasi tekstieditorissa.

tai

b. Jos haluat muokata varastokohtaista pohjaa, siirry C:\Program Files\M-Files\<version>\Server\Data\Notifications\<vault GUID> -hakemistoon M-Files-palvelintietokoneella ja avaa tiedosto Notifications_template.txt haluamassasitekstieditorissa.

tai

c. Jos haluat luoda ilmoitussäännön pohjan ja muokata sitä, merkitse ilmoitussäännön ID muistiin,luo C:\Program Files\M-Files\<version>\Server\Data\Notifications\<vaultGUID>\<notification rule ID> -kansio M-Files-palvelintietokoneelle ja avaa tiedostoNotifications_template.txt haluamassasi tekstieditorissa.


Huomaa: Jos tiedostoa Notifications_template.txt ei ole annetussa hakemistossa,voit kopioida sen kansiosta C:\Program Files\M-Files\<version>\Server. Saatatmyös joutua luomaan alikansiot ilmoitussäännöille manuaalisesti.

Huomaa: M-Files-asennushakemistosi voi poiketa esimerkissä annetusta.

Huomaa: Voit tarkastella ilmoitussäännön ID:tä M-Files Desktop Ilmoitusten asetukset(sivu 182) -ikkunassa, ja varaston GUID -tietoa nykyisen varaston nimen alla kohdassaDokumenttivaraston ominaisuudet (sivu 248) -ikkunassa.

2. Mukauta ilmoitusviestien sisältöä muokkaamalla kaksoispisteillä (:) alkavia rivejä. Varmista, ettämuokkaamiesi rivien edessä säilyy kaksoispiste.

Katso lisäohjeita mallipohjatiedostoista. Pohjien muokkaamiseen vaaditaan perustiedotHTML:stä ja CSS:stä.

Ilmoitusviesteissä voidaan käyttää paikkamerkkejä. Voit esimerkiksi sisällyttää kohteen ID:nviestiin lisäämällä merkkijonon %OBJID% sopivaan paikkaan pohjassa. Käytettävissä olevatpaikkamerkit on kuvattu seuraavassa taulukossa.

Paikkamerkki Kuvaus

CAUSEDBY Tapahtuman aiheuttaneen käyttäjän nimi.

CAUSEDBYACCOUNT Tapahtuman aiheuttaneen käyttäjänkäyttäjätilin nimi.

FILENAME Tiedoston nimi.

HYPERLINKFRAGMENTHTML HTML-muotoiltu linkki, joka sisältää kohteenURL-osoitteet M-Files Desktopille, M-FilesWebille ja M-Files Mobilelle.

HYPERLINKFRAGMENTPLAIN Tekstimuotoinen tekstifragmentti, joka sisältääkohteen URL-osoitteet M-Files Desktopille, M-Files Webille ja M-Files Mobilelle.

INTERNALID Kohteen (sisäinen) ID-tunniste. Yksittäiseenkohdetyyppiin ja yksittäiseen varastoonliittyvän kohteen sisäinen tunniste on ainaainutlaatuinen (katso myös OBJID).

MFILESURL M-Filesin URL-osoite, joka ilmaisee kyseisenkohteen viimeisimmän version.

MFILESURLTOVERSION M-Filesin URL-osoite, joka ilmaisee kyseisenkohteen tarkan version.

MOBILEURL M-Files Mobilen URL-osoite, joka ilmaiseekyseisen kohteen viimeisimmän version.

MOBILEURLTOVERSION M-Files Mobilen URL-osoite, joka ilmaiseekyseisen kohteen tarkan version.

NOTIFICATIONRULENAME Tapahtuman aiheuttaneen ilmoitussäännönnimi. Käytettävissä viestipohjille.

OBJID Kohteen (ulkoinen) ID (katso myösINTERNALID).

OBJTITLE Kohteen nimi tai otsikko.


Paikkamerkki Kuvaus

OBJTYPE Kohdetyyppi.

OBJVER Kohteen versio.

ROLLEDBACKTOVERSION Versio, johon kohde palautettiin.

TIMESTAMP Tapahtuman aika.

USERCAUSEDWORKFLOWSTATE_Z Käyttäjä, joka siirsi kohteen tiettyyn tilaan. Zon työnkulun tilan tunnus.

VAULTNAME Dokumenttivaraston nimi.

VAULTGUID Varaston yksilöllinen tunnus (GUID).

WEBURL M-Files Webin URL-osoite, joka ilmaiseekyseisen kohteen viimeisimmän version.

WEBURLTOVERSION M-Files Webin URL-osoite, joka ilmaiseekyseisen kohteen tarkan version.

PROPERTY_<ID> Kohteen määritetyn ominaisuuden arvo.(Vaihda paikkamerkin määrityksen <ID>-tunnuksen tilalle ominaisuusmäärityksentunnus.)

OLDPROPERTY_<ID> Kohteen määritetyn ominaisuuden vanhaarvo. (Vaihda paikkamerkin määrityksen <ID>-tunnuksen tilalle ominaisuusmäärityksentunnus.)

OBJTYPE_<ID> Kaikkien niiden ominaisuuksien arvot, jotkavoivat viitata määritettyyn kohdetyyppiin.(Vaihda paikkamerkin määrityksen <ID>-tunnuksen tilalle kohdetyypin tunnus.)

3. Tallenna mallipohjatiedostoon tekemäsi muutokset.

4. Käynnistä MFServer-palvelu uudelleen Windowsin Tehtävienhallinnan kautta:

a) Napsauta tehtäväpalkkia hiiren oikealla painikkeella ja valitse Tehtävienhallinta pikavalikosta.

Tehtävienhallinta-ikkuna avautuu.

b) Avaa Palvelut-välilehti.c) Napsauta MFServer-palvelua hiiren oikealla painikkeella ja valitse Käynnistä uudelleen

pikavalikosta.

Ilmoituksesi on nyt mukautettu.

Push-ilmoitusten määrittäminen M-Files Mobile -sovelluksille

Push-ilmoitusten avulla voidaan lähettää ilmoituksia M-Files Serveriltä iOS- ja Android-laitteisiin,joihin on asennettu M-Files-mobiilisovellus. Push-ilmoituksia lähetetään samoista tapahtumista kuinsähköposti-ilmoituksiakin, mutta sillä erolla, että koosteviestien lähettämistä push-ilmoituksina ei tueta.Ilmoituksia lähetetään esimerkiksi silloin, kun käyttäjälle on luotu uusi tehtävänanto. Käyttäjät voivatluoda henkilökohtaisia ilmoitussääntöjä manuaalisesti M-Files Desktopin avulla (katso Ilmoitusasetustenmuokkaaminen M-Files Desktopissa (sivu 182)).


Edellytykset

Varmista, että käyttöympäristösi vastaa näitä vaatimuksia, ennen kuin etenet.

M-Files-tuote Vaadittu versio

M-Files Desktop M-Files Online tai M-Files 2018, versio 18.10.6895.0 taiuudempi

M-Files Server M-Files Online tai M-Files 2018, versio 18.10.6895.0 taiuudempi

M-Files Mobile iOS- tai Android-käyttöjärjestelmälle

Versio 3.4.0 tai uudempi

Sinulla on myös oltava voimassa oleva Microsoft Azure -tilaus, ja ilmoitusten on oltava käytössä M-Files-palvelimella (katso Ilmoitusasetusten muokkaaminen M-Files Adminissa (sivu 476)).

Huomaa: Jos käytössäsi on M-Files Cloud Vault, pyydä asiakaspalveluamme osoitteessa [email protected] aktivoimaan varastosi push-ilmoitukset.

Voit ottaa push-ilmoitukset käyttöön konesaliympäristössä tai omassa pilviympäristössäsi noudattamallaosioissa Ilmoituskeskuksen luominen Azuressa (sivu 481), Azure-ilmoituskeskuksen asettaminen push-ilmoituksille (sivu 482) ja M-Files-varastojen määrittäminen push-ilmoituksia varten (sivu 482) annettujaohjeita.

Ilmoituskeskuksen luominen Azuressa

M-Filesin push-ilmoitusten lähettämisessä hyödynnetään Azure-ilmoituskeskuspalvelua (katso MicrosoftAzure Notification Hubs). Siksi sinulla on oltava voimassa oleva Microsoft Azure -tilaus, ennen kuin voitedetä näiden asetusten tekemisessä. Jos sinulla ei vielä ole tilausta, luo sellainen siirtymällä osoitteeseenhttps://azure.microsoft.com.

Luo uusi ilmoituskeskus Azureen seuraavasti:

1. Kirjaudu sisään Azure-portaaliin.

2. Valitse Create a resource > Mobile > Notification Hub.



https://azure.microsoft.com/en-us/services/notification-hubs/

https://azure.microsoft.com/en-us/services/notification-hubs/

https://azure.microsoft.com

https://portal.azure.com/


3. Anna yksilöllinen nimi Notification Hub -kenttään.

4. Syötä uusi nimitilan nimi Create a new namespace -kenttään.

Jos sinulla ei vielä ole palveluväylän nimitilaa, voit käyttää oletusarvoista versiota. Se luodaanautomaattisesti keskuksen nimen perusteella, jos nimitilan nimi on vapaana.

Jos sinulla on jo nimitila, johon haluat luoda keskuksen, napsauta Select existing -linkkiä javalitse sitten Create.

5. Valitse Location, Resource Group (jos sinulla jo on sellainen) ja sitten Subscription.

6. Valitse sopiva hintataso (katso tarkempia tietoja kohdasta Notification Hubs pricing).

Azure-ilmoituskeskuksen asettaminen push-ilmoituksille

Kun olet luonut Azure-ilmoituskeskuksen (sivu 481), sen asetukset on määritettävä eri mobiilialustojavarten. Löydät saatavana olevien ilmoituspalveluiden asetukset suorittamalla nämä vaiheet:


2. Valitse All services.

3. Kohdassa Mobile valitse Notification Hubs.

4. Valitse ilmoituskeskusten luettelosta se, joka luotiin ohjeiden mukaan kohdassa Ilmoituskeskuksenluominen Azuressa (sivu 481).

5. Kohdassa Notification Settings voit suorittaa jommankumman tai molemmat seuraavista:

a. Syötä iOS-määritys kohtaan Apple (APNS). Voit pyytää määritysasetukset asiakastuestammeosoitteesta [email protected].

tai

b. Syötä Android-määritys kohtaan Google (GCM). Voit pyytää määritysasetukset asiakastuestammeosoitteesta [email protected].

M-Files-varastojen määrittäminen push-ilmoituksia varten

Kun olet luonut ilmoituskeskuksen (sivu 481) ja asettanut sen push-ilmoituksia varten (sivu 482), sinunon asetettava myös jokainen M-Files-varasto, jossa haluat käyttää push-ilmoituksia. Määrityksen avullaM-Files Server voi luoda yhteyden varaston ja Azure-ilmoituskeskuksen (Azure notification hub) välille.Määritys on asetettu varaston nimettyjen arvojen säilöön M-Files Named Value Managerin avulla. Jostarvitset ohjeita työkalun käyttöön, katso artikkelia Distributing Vault-Specific Registry Settings from M-FilesServer.

Varaston asettaminen käyttämään push-ilmoituksia:

1. Avaa M-Files Named Value Manager.

2. Valitse Server-pudotusvalikosta M-Files-palvelin ja sitten Vault-pudotusvalikosta dokumenttivarasto.

3. Valitse Storage Type -pudotusvalikosta MFSystemAdminConfiguration-varasto.

4. Syötä Namespace-kenttään seuraava arvo: M-Files.Core.PushNotification.Configuration

5. Luo uusi avain napsauttamalla Add....

https://azure.microsoft.com/pricing/details/notification-hubs/

https://portal.azure.com



https://kb.cloudvault.m-files.com/Default.aspx#3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC/object/0A8D789B-4E2B-4649-B1A1-AF0755B0C444/latest

https://kb.cloudvault.m-files.com/Default.aspx#3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC/object/29C587B5-09E9-4EAE-B25C-827BAEEFFF5D/latest



6. Kaksoisnapsauta vasemmanpuoleisella alueella kohtaa New Named Value Key antaaksesivastalisätylle avaimelle nimen ConfigurationString.

7. Napsauta uudelleen Add... ja anna toiselle avaimelle nimi NotificationHubName.

Seuraavaksi on annettava arvot NotificationHubName- ja ConfigurationString- avaimille. Saatarvot suorittamalla seuraavat vaiheet:


9. Valitse All services.

10.Kohdassa Mobile valitse Notification Hubs.

11.Valitse ilmoituskeskusten luettelosta se, joka luotiin ohjeiden mukaan kohdassa Ilmoituskeskuksenluominen Azuressa (sivu 481).

12.Saat arvon ConfigurationString-avaimelle valitsemalla Access Policies ja syöttämällä kohdanDefaultFullSharedAccessSignature arvon määrityksellesi.

13.Saat arvon NotificationHubName-avaimelle valitsemalla Properties ja syöttämällä Name-arvonmäärityksellesi.

14.Tallenna muutoksesi napsauttamalla Save ja sulje M-Files Named Value Manager.

Varastosi on nyt asetettu lähettämään push-ilmoituksia varaston käyttäjille. Toista toimenpiteet kaikilletarvitsemillesi varastoille.

3.2.8. Web- ja Mobile Access -pääsyn määrittäminen M-Filesiin

M-Files Web mahdollistaa pääsyn dokumenttivarastoihin verkkoselaimen tai mobiililaitteen avulla.

M-Files Web

M-Files Web on toteutettu käyttäen tavanomaisia kieliä, kuten HTML, DHTML, JavaScript ja CSS. Näin M-Filesia voidaan käyttää eri selaimilla, kuten Chromella, Internet Explorerilla, Mozilla Firefoxilla, Operalla jaSafarilla. Lisätietoja on kohdassa Järjestelmävaatimukset ja tekniset tiedot (sivu 208).

M-Files Web -liittymää hallitaan M-Files-palvelintietokoneella. Normaalissa käyttöönotossa M-FilesWeb asetetaan kuuntelemaan HTTP-protokollaa TCP-portissa 80, mutta muitakin mahdollisuuksia on.Lisätietoja saat M-Filesin asiakastuesta.

M-Files Mobile

Jotta käyttäjät voivat käyttää organisaatiosi konesalin varastoja mobiililaitteella, M-Files Webin on oltavakäytössä ja konfiguroitu. M-Files Web toimii yhteyspisteenä mobiilisovelluksille tarjoamalla M-Files WebService REST API -palvelut. Pilvipohjaisessa käytössä voit aina käyttää mobiilisovelluksia ilman erityisiämäärityksiä.

Vihje: Järjestelmänvalvojat voivat luoda linkkejä helpottaakseen loppukäyttäjien varastoyhteydenmuodostamista mobiililaitteisiin. Loppukäyttäjän tarvitsee vain avata linkki mobiililaitteellaan jasyöttää käyttäjänimi ja salasana. Kun yhteys on muodostettu onnistuneesti, varastoyhteystiedottallennetaan laitteelle. Jos haluat lisätietoja ja esimerkkejä, katso dokumenttia M-Filesin URL-ominaisuudet.

https://portal.azure.com




Push-ilmoitusten ottaminen käyttöön M-Files-mobiilisovelluksissa

Voit ottaa push-ilmoitukset käyttöön M-Files Mobilessa seuraamalla ohjeita kohdassa Push-ilmoitustenmäärittäminen M-Files Mobile -sovelluksille (sivu 480).

Keskitetty tunnistautuminen ja esijaetut avaimet

Lisäsuojan saamiseksi M-Files voidaan määrittää vaatimaan esijaettu avain käyttäjätunnuksen jasalasanan lisäksi. Tämä tarjoaa entistäkin paremman suojauksen ilman, että käyttäjän tarvitsee avataVPN-yhteyttä M-Filesin käyttämiseksi. Katso lisätietoja kohdasta M-Files-dokumenttivarastojen käyttöilman VPN-yhteyttä (sivu 206). Jos organisaatiosi käyttää yhdistettyä identiteetinhallintaa, katsoKeskitetyn tunnistamisen käyttäminen M-Filesissa.

Tässä kappaleessa

• Tarvittavien Internet Information Services (IIS) -komponenttien käyttöönotto (sivu 484)• Web- ja Mobile Accessin käyttö (sivu 485)• M-Files Web -julkaisuasetukset (sivu 486)• Dokumenttikohtainen julkaisu www-linkin avulla (sivu 490)

Tarvittavien Internet Information Services (IIS) -komponenttien käyttöönotto

Seuraavat IIS-komponentit (Internet Information Services) on otettava käyttöön M-Files Server -tietokoneella ennen kuin verkko- ja mobiilikäyttö voidaan ottaa käyttöön:

• ASP.NET-toiminnot• Dynaaminen sisällön pakkaus• Windows-tunnistus• IIS-metakanta ja IIS 6 -määritysten yhteensopivuus• Staattinen sisältö

1. Avaa Microsoft Windowsissa Ohjauspaneeli ja avaa sitten Ohjelmat ja toiminnot.

Ohjelmat ja toiminnot -ikkuna avautuu.

2. Napsauta näytön vasemman reunan tehtäväpaneelissa Ota Windowsin ominaisuuksia käyttöön taipoista niitä käytöstä.

Windows-ominaisuudet-ikkuna avautuu.

3. Siirry kohtaan IIS-palvelut > World Wide Web -palvelut ja ota käyttöön Yleiset HTTP-ominaisuudet -toiminto.

4. Siirry kohtaan IIS-palvelut > World Wide Web -palvelut > Sovelluskehitysominaisuudet ja otakäyttöön ASP.NET-toiminnot.

5. Siirry kohtaan IIS-palvelut > World Wide Web -palvelut > Suorituskykyominaisuudet ja ota käyttöönDynaaminen sisällön pakkaaminen -toiminto.

6. Siirry kohtaan IIS-palvelut > World Wide Web -palvelut > Suojaus ja ota käyttöön Windows-tunnistus-toiminto.

7. Siirry kohtaan IIS-palvelut > Verkkohallintatyökalut > IIS 6 -palveluiden hallinnan yhteensopivuusja ota käyttöön IIS-metakanta ja IIS 6 -määritysten yhteensopivuus -toiminto.



8. Siirry kohtaan ISS-palvelut > World Wide Web -palvelut > Yleiset HTTP-ominaisuudet ja otakäyttöön Staattinen sisältö -toiminto.

9. Sulje Windows-ominaisuudet-ikkuna napsauttamalla OK.

Nyt sinulla pitäisi olla kaikki tarvittavat komponentit asennettuina ja olet valmis ottamaan käyttöön verkko-ja mobiilikäytön valitulla palvelintietokoneella.

Web- ja Mobile Accessin käyttö

M-Files Web hyödyntää Microsoftin IIS-palvelinohjelmistoa ja .NET-kehyksen versiota 4.0 (tai uudempaa).Näiden sovellusten tulee olla asennettuna M-Files Server -palvelinta suorittavassa tietokoneessa, ennenkuin M-Files Web voidaan ottaa käyttöön. Jos tarvitset ohjeita Microsoft Internet Information Services -palvelun käyttöönottoon, katso kohtaa Tarvittavien Internet Information Services (IIS) -komponenttienkäyttöönotto (sivu 484).

Huomaa: Jos haluat ottaa käyttöön verkko- ja mobiilikäytön ilman VPN-yhteyttä organisaatiosioman verkon ulkopuolisiin yhteyksiin, katso lisäohjeita kohdasta M-Files-dokumenttivarastojenkäyttö ilman VPN-yhteyttä (sivu 206).

Ota verkko- ja mobiiliyhteys käyttöön suorittamalla seuraavat vaiheet:

1. Avaa M-Files Admin sillä palvelinkoneella, jota aiot käyttää isäntänä verkko- ja mobiilikäytölle.


3. Napsauta näytön vasemman reunan puunäkymässä hiiren oikeaa painiketta yhteyden kohdalla javalitse Tee Web- ja Mobile Access -asetukset... pikavalikosta.

Tee Web- ja Mobile Access -asetukset -valintaikkuna avautuu.



Tavoite:

Muokkaa olemassaolevaa WWW-sivustoa

Muokkaa olemassa olevaa M-Files Web -sivustoa. Valitse olemassa olevasivusto WWW-sivusto-pudotusvalikosta.



Tavoite:

Luo uusi WWW-sivusto

Luo uusi M-Files Web -sivusto IIS-ohjelmistossa. Anna sivuston nimiNimi-kenttään ja anna TCP TCP-portti-kenttään yhteyden luomiseksisivustoon. TCP-portti on oletuksena 80, sillä se on verkkopalvelintenyleisimmin käyttämä TCP-portti. Jos käytät mitä tahansa muuta porttia,sinun on kerrottava portti URL-osoitteessa (http://<toimialueennimi>:<portti>), jotta pääset siirtymään sivulle.

Luo uusinäennäiskansio

Luo uusi M-Files Web -sivusto näennäiskansiolle olemassa olevallaverkkosivulla. Valitse WWW-sivusto-pudotusvalikosta haluamasiolemassa oleva verkkosivu ja kirjoita Nimi-kenttään näennäisen kansionnimi. Sivustoon siirtymisen URL on siis http://<toimialueennimi>/<näennäisen kansion nimi>.

5. Sulje Tee Web- ja Mobile Access -asetukset -valintaikkuna napsauttamalla OK.

Nyt sinulla pitäisi olla verkko- ja mobiilipääsy varastoihin valitulla yhteydellä. Voit testata, onko sivustosiverkossa, kirjoittamalla sivustosi URL-osoitteen verkkoselaimeesi.

M-Files Web -julkaisuasetukset

Kun dokumentit julkaistaan verkossa asiakkaille tai muille sidosryhmille, joitakin kohteen ominaisuuksiakannattaa yleensä piilottaa. Esimerkiksi jos käyttäjillä on ainoastaan lukuoikeudet, ei muokkaukseenliittyviä toimintoja ole tarvetta näyttää ollenkaan. Käyttäjille voidaan julkaisuasetusten avulla tarjotajuuri sopivat ja riittävät toiminnallisuudet, ja helpottaa ja yksinkertaistaa julkaistujen tietojen lukemista jakäsittelyä.

Huomaa: Voit käyttää toimintoa Muodosta hyperlinkki, joka löytyy tehtäväalueelta, kun haluatlähettää linkin dokumenttiin M-Files Web -käyttöliittymästä.

Julkaisuasetusten määrittelysivusto (sivustoja varastokohtainen)

Voit määritellä erilaisia sivustoja varastokohtaisia julkaisuasetuksia erillisellä määrittelysivustolla.

Kirjaudu määrittelysivulle käyttäen yrityksesi M-Files Web -URL-osoitetta (esim. http://www.julkaisut.yritys.com) ja lisää osoitteen perään /configuration.aspx. Osoite onkokonaisuudessaan siis esimerkiksi "http://www.publications.company.com/configuration.aspx". Mikäli oletjo kirjautuneena M-Files Webiin selaimessa, M-Files ei pyydä sinua kirjautumaan uudelleen.

Huomaa: Sinulla on oltava järjestelmänvalvojan oikeudet, jotta pääset muokkaamaanjulkaisuasetuksia.

Sivustokohtaiset asetukset

Sivustokohtaisissa asetuksissa voit tehdä määrityksiä, jotka koskevat itse määrittelysivustoa sekä kaikkiako. sivuston varastoja.


Kuva 137. Julkaisuasetusten määrittelysivusto.

Rajoita pääsyä määrittelysivuille

Voit rajata pääsyn määrittelysivustolta vain tietylle IP-osoitealueelle. Pääsy määrittelysivustolle on yleensäsallittu ainoastaan yrityksen sisältä tuleville yhteyksille.

Näyttöasetukset

Sivun otsikko: Voit vapaasti nimetä tarjoamasi www-sivuston otsikon. Oletuksena sivun otsikkona on M-Files Web.

Kieli: Oletusarvoisesti M-Filesin kielivalintana on Automaattinen. Tällöin M-Files Webin kielenä käytetäänkäyttäjän selainasetusten mukaista kieltä. Mikäli selainasetusten mukainen kieli on jokin muu kuin M-Filesin tukema kieliversio, käytetään M-Files-palvelimelle asennettua kieliversiota.

Voit määrittää in kieleksi myös jonkin tietyn kielenM-Files Web. Esimerkiksi jos yrityksenne ohjeissaviitataan englanninkielisiin toimintoihin tai käyttäjät ovat erikielisiä, voit määrittää M-Files Webin kieleksienglannin. Valittavanasi ovat kaikki M-Filesin tukemat kieliversiot.

Huomaa:

Tämä koskee vain käyttöliittymän kieltä. Jotta koko M-Files Web -kokemuksesta voitaisiin nauttiatietyn käyttäjän määrittämällä kielellä, neljän ehdon on täytyttävä:

• Varasto on oltava lokalisoitu kohdekielelle (sivu 277).• Varaston kieli on määritetty varaston käyttäjälle (sivu 419).• Kieliasetukseksi on asetettu Automaattinen edellä kuvatulla tavalla.• Käyttäjän selaimen kieliasetukset on määritetty halutulle kielelle. Jos haluat lisätietoja, katso

tämä W3C-artikkeli.

Windows SSO

http://www.w3.org/International/questions/qa-lang-priorities.en.php


Kun Windows-tunnistus on käytössä, M-Files Webkäyttää automaattisesti käyttäjän Windows-tunnuksia sisäänkirjautumisessa. Järjestelmänvalvoja voi määrittää SSO-asetuksen sellaiseksi, ettäkirjautumistunnuksia ei enää vaadita käyttäjien navigoidessa M-Files Webiin.

Automaattinen tunnistus on oletusarvoisesti poissa käytöstä, mutta se voidaan ottaa käyttöön asettamallakertasisäänkirjauksen arvoksi Käytä automaattisesti. Kertasisäänkirjauksen käyttämisen valinta voidaannäyttää myös kirjautumissivulla valitsemalla Näytä sisäänkirjautumissivulla.

Pakota kirjautuminen M-Files-käyttäjänä

Mikäli haluat, että käyttäjille ei näytetä Windows-kirjautumisvaihtoehtoa, valitse tämä. Tällöin käyttäjän eitarvitse miettiä, kumpaa kirjautumista tulisi käyttää, vaan M-Files ohjaa kirjautumaan M-Files-käyttäjänä.Tietoturvasyistä voi olla hyvä joissakin tilanteissa poistaa Windows-kirjautuminen käytöstä.

Huomaa: Tämä ei estä kirjautumista määrittelysivustolle Windows-tunnuksilla.

Automaattinen kirjautuminen

Valitse Automaattinen kirjautuminen ja anna tunnistustiedot, jos et halua edellyttää käyttäjiltäkäyttäjätietojen syöttämistä M-Files Webille. Tällöin kuka tahansa käyttäjä pääsee niihin sivustonvarastoihin, joihin kyseiselle tunnukselle on annettu käyttöoikeudet.

Tunnistus (käyttäjänimi, salasana ja toimialue): Jos automaattinen sisäänkirjautuminen on käytössä, M-Files käyttää näitä tunnistustietoja automaattiseen sisäänkirjautumiseen. Mikäli haluat, että M-Files tarjoaaoletuksena tietyt tunnukset, jolloin käyttäjä voi käyttää näitä oletustunnuksia, tallenna tunnistustietoihinoletustunnukset ja poista automaattinen kirjautuminen käytöstä. Käyttäjä pystyy yhä käyttämään muitatunnuksia, joilla mahdollisesti saa laajemman verkkopohjaisen pääsyn.

Varasto: Lisäksi voit määrittää varaston, johon käyttäjä saa yhteyden. Ellei varastoa ole määritetty,käyttäjät näkevät kaikki käytettävissä olevat varastot tunnistetiedoilla.

Varastokohtaiset asetukset

Varastokohtaisissa asetuksissa voit esimerkiksi määrittää

• sen, onko varasto käytössä M-Files Webin puolella• varastokohtaisen oletusnäkymän• varaston käyttöliittymän asettelun.

Salli pääsy tähän varastoon

Valitse, otetaanko varasto käyttöön M-Files Webin puolella.

Huomaa: Käyttäjällä on aina oltava oikeudet varastoon, jotta hän voi käyttää varastoa.

Oletusnäkymä

Voit määrittää, mikä näkymä avataan oletuksena. Aloitusnäkymä avataan oletuksena.

Asettelu

Voit valita varaston asetteluelementit näytettäviksi tai piilotettaviksi. Voit esimerkiksi piilottaa tehtäväalueentai näyttää vain listausalueen.

Java-sovelma


Ellet voi käyttää Google Chrome -selainta ja M-Files for Chrome -laajennusta ja sinun pitää muokatadokumentteja säännöllisesti M-Files Webillä, suosittelemme ottamaan käyttöön Java-sovelman M-FilesWebille. Java-sovelmaa voidaan käyttää Internet Explorer 11:llä ja uusimmilla Mozilla Firefoxin ja Safarinversioilla..

Office Online -editori

Ota tämä valinta käyttöön, kun muokkaat dokumentteja M-Files Webissä käyttäen Microsoft Office Online -sovelluksia. Lisäohjeita dokumentissa Enabling Office Online Services for M-Files Web.

Estä navigointi oletusnäkymän ulkopuolella

Voit lisäksi estää navigoinnin oletusnäkymän ulkopuolella valitsemalla Estä navigointi oletusnäkymänulkopuolella. Tällöin edes jäljityspolkua käyttämällä ei pysty tekemään navigointia.

Oletushakuehdot ja -asetukset

Voit valita, säilytetäänkö käyttäjien viimeisimmät valinnat hakuehtojen ja -asetusten osalta vai haluatkoottaa käyttöön jonkin tietyn ehdon ja asetuksen. Käytössäsi ovat vastaavat valinnat kuin M-Files Desktop -ohjelmistossa on valittavissa.

Navigointi varaston sisällä

Voit näyttää tai piilottaa ylävalikon (Uusi, Toiminnot ja Asetukset) tai/ja jäljityspolun.

Huomaa: Kun M-Files Web näkyy ”Ainoastaan listausalue” -tilassa, kohteen metatiedot jahakutoiminnot on piilotettu käyttäjiltä. Tämän vuoksi käyttäjät voivat lukea ja muokata ainoastaanlistausalueella näytettäviä kohteita suojausasetusten mukaisesti.

Varaston asetukset

Näillä asetuksilla voit määrittää, mitkä toiminnot ovat saatavilla varaston käyttäjille.

• Tallenna näkymäasetukset. Mikäli useampi käyttäjä käyttää samaa käyttäjätunnusta (esim.automaattisen kirjautumisen yhteydessä), on suositeltua estää sarakeasetusten tallentaminen.

• Työnkulun pikakuvakkeet ominaisuusalueella.• Varaa muokattavaksi -kehote. Mikäli M-Files Web -käyttäjille on annettu vain luku -oikeudet, jolloin

heillä ei ole oikeutta muokata kohteita, ei heille kannata näyttää Varaa muokattavaksi -valintaikkunaa.

• Piilotetut ominaisuudet. Ulkoisilta käyttäjiltä on saatettu piilottaa joitakin ominaisuuksia. Tällöinominaisuusalueella tai metatietokortissa näkyy ominaisuuden kohdalla tieto (piilotettu). Myös nämä(piilotettu)-tiedot kannattaa piilottaa.

• Tilasiirtymäkehote.

• Tallenna hakuehdot.• Pikavalikko.• Laajennettu haku.• Haku oikeassa sivupaneelissa. Kun tämä asetus on käytössä, hakutoiminnot voidaan sijoittaa oikeaan

sivupaneeliin.

Tehtäväalueen toiminnot

Tehtäväalueen asetuksilla voit päättää, mitä linkkejä näytetään tehtäväpaneelissa.

https://kb.cloudvault.m-files.com/Default.aspx#3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC/object/FDE3CFEA-9322-41DB-B11E-719F74AD34D5/latest


Huomaa: Jos piilotat Uusi-komennot, käyttäjät eivät voi luoda uusia kohteita. Lisäksi, jos Näytä jamuokkaa -komennot ovat piilossa, niihin ei pääse käsiksi myöskään pikavalikosta.

Esimerkiksi: M-Files Webin ulkonäön muokkaaminen

1. Avaa M-Files Webin konfigurointisivu kirjoittamalla URL http://<Sinun M-Files Web -toimialueesi>/configuration.aspx verkkoselaimeesi ja anna tunnistetietosi, ellet ole vielä kirjautunut sisään.

Jos olet jo kirjautunut sisään, sinut ohjataan suoraan konfigurointisivulle. Muussa tapauksessakonfigurointisivu avautuu sisäänkirjautumisnäytön jälkeen.

2. Laajenna näytön vasemman reunan puunäkymässä Varastokohtaiset asetukset -kohdassamuokattavan varaston lisäasetukset napsauttamalla varaston kuvakkeen vieressä olevaa nuolta.

3. Valitse luokka, jota haluat muokata, napsauttamalla valitun varaston alla olevaa kansiota näytönvasemman reunan puunäkymässä:

a. Valitse Asetukset-kansio, jos haluat näyttää tai piilottaa erilaiset M-Files Webin käyttöliittymänasetukset.

tai

b. Valitse Tehtäväalue-kansio, jos haluat näyttää tai piilottaa eri elementtejä M-Files Webintehtäväalueella.

4. Valitse Näytä-tai Salli-valintanappi elementeille, jotka haluat ottaa käyttöön.

Jos haluat näyttää Kirjaudu ulos -painikkeen tehtäväalueella, siirry Tehtäväalue-asetuksiin javalitse Näytä-vaihtoehto Kirjaudu ulos -asetukseen.

5. Valitse Piilota- tai Älä salli -valintanappi elementeille, jotka haluat poistaa käytöstä.

Dokumenttikohtainen julkaisu www-linkin avulla

M-Filesin avulla voit jakaa dokumentteja sidosryhmille suorien www-linkkien avulla. Tämän ominaisuudenansiosta yritys voi esimerkiksi laittaa www-sivuilleen suoraan linkin M-Filesissa olevaan hinnastoon.Linkki voidaan asettaa osoittamaan aina dokumentin uusimpaan versioon, jolloin kuluttajat saavat ainaajantasaista tietoa. Linkki toimii kuten tavallinen www-linkki (URL).

Normaalikäytössä M-Files Web vaatii aina käyttäjätunnuksen ja salasanan. Julkaisutoiminnassa onkuitenkin monesti tarve antaa käyttäjien nähdä halutut dokumentit ilman tunnistetietojen syöttämistä. M-Filesin voi asettaa käyttämään tiettyä esimääriteltyä käyttäjätiliä, ja tälle tilille voidaan sallia esimerkiksilukuoikeus tiettyihin dokumentteihin.

WWW-linkin avulla tehtävän dokumenttikohtaisen julkaisun salliminen

Seuraavat vaiheet on suoritettava, jotta voidaan sallia dokumenttikohtainen julkaisu www-linkin kautta:

1. Luo palvelimelle käyttäjätili, kuten Julkaisu. Valitse käyttäjän tunnistustavaksi M-Files-tunnistus jaaseta salasana ja muut tarvittavat tiedot.

Katso ohjeet kohdasta Käyttäjätilin luonti julkaisua varten (sivu 491).2. Määritä käyttäjä haluamallesi dokumenttivarastolle ja määritä käyttäjä ulkoiseksi käyttäjäksi.

Katso ohjeet kohdasta Käyttäjätilin nimeäminen halutulle varastolle (sivu 491).3. Anna käyttäjälle lukuoikeus julkaistaviin dokumentteihin.


Katso ohjeet kohdasta Anna käyttäjälle lukuoikeus julkaistaviin dokumentteihin. (sivu 492).4. Salli automaattinen sisäänkirjautuminen käyttäjätilille.

Katso ohjeet kohdasta Automaattisen sisäänkirjautumisen salliminen käyttäjätilille (sivu 493).5. Sen jälkeen voit luoda suorat www-linkit varastoon.

Katso ohjeet kohdasta Suorien www-linkkien luominen (sivu 494).

Käyttäjätilin luonti julkaisua varten

Jotta voidaan antaa käyttäjien tarkastella dokumentteja antamatta tunnistetietoja, on ensin luotavakäyttäjätili, jota käytetään automaattiseen kirjautumiseen tiettyyn varastoon.

1. Avaa M-Files Admin M-Files Server -tietokoneella, jota on käytetty sisällön julkaisuun.


3. Valitse vasemman reunan puunäkymässä Käyttäjätilit ja napsauta sitten Uusi käyttäjätili...tehtäväalueella.

Käyttäjätilin ominaisuudet -ikkuna avautuu.

4. Kirjoita Käyttäjänimi-kenttään käyttäjätilille sopiva käyttäjänimi, kuten Julkaisu.

5. Valitse käyttäjän tunnistustavaksi M-Files-tunnistus ja aseta haluamasi salasana Salasana- jaVahvista salasana -kenttiin.

6. Valinnainen Kirjoita käyttäjätilin henkilötiedot Koko nimi- ja Sähköposti-kenttiin.

7. Valitse Lisenssityyppi-pudotusvalikosta käyttäjätilin lisenssityyppi.

8. Lopeta käyttäjätilin luonti napsauttamalla OK.

Luomasi käyttäjätili lisätään Käyttäjätilit-luetteloon.Käyttäjätilin nimeäminen halutulle varastolle

Seuraavaksi käyttäjätili on määritettävä varastolle, joka sisältää julkaistut dokumentit.



3. Laajenna vasemman reunan puunäkymän Dokumenttivarastot, laajenna haluamasi varasto ja valitsesitten Käyttäjät.



5. Käytä Käyttäjätili-pudotusvalikkoa ja valitse aikaisemmin luomasi käyttäjätili.

6. Merkitse Ulkoinen käyttäjä -valintaruutu.

7. Valinnainen Merkitse Käyttäjä ei voi luoda dokumentteja tai muita kohteita -valintaruutu, jos haluatestää käyttäjiä luomasta dokumentteja tai muita kohteita tällä käyttäjätilillä.

8. Valinnainen Merkitse Käyttäjä ei voi luoda tai muokata -valintaruutu, jos haluat estää käyttäjiäluomasta tai muokkaamasta perinteisiä kansioita tällä käyttäjätilillä.


9. Lopeta käyttäjän luonti napsauttamalla OK.

Käyttäjä lisätään Käyttäjät-listaan.Anna käyttäjälle lukuoikeus julkaistaviin dokumentteihin.

Käyttäjällä on oltava asianmukaiset luvat, jotta hän pääsee käsiksi julkaistuihin dokumentteihin.




4. Valitse vasemman reunan puunäkymässä Nimetyt käyttöoikeusluettelot valitusta varastosta.

5. Joko:

a. Napsauta Uusi nimetty käyttöoikeusluettelo... ja määritä uusi nimetty käyttöoikeusluettelo, jokasisältää lukuoikeudet juuri luodulle käyttäjätilille.

tai

b. Kaksoisnapsauta olemassa olevaa käyttöoikeusluetteloa Nimetyt käyttöoikeusluettelot -listassa jamääritä lukuoikeudet juuri luodulle käyttäjätilille.


6. Jos luot uutta nimettyä käyttöoikeusluetteloa, anna sille sopiva nimi Nimi-kenttään.

7. Napsauta Lisää... ja lisää juuri luomasi käyttäjä Käyttäjät ja käyttäjäryhmät -listaan.


8. Valitse juuri luomasi käyttäjä Käyttäjät tai käyttäjäryhmät -listasta ja napsauta Lisää, jolloin lisäätkäyttäjän nimettyyn käyttöoikeusluetteloon ja Valitse käyttäjiä tai käyttäjäryhmiä -ikkuna sulkeutuu.

9. Kun olet taas Nimetyn käyttöoikeusluettelon ominaisuudet -ikkunassa, korosta juuri lisäämäsikäyttäjä ja anna käyttäjälle seuraavat luvat ikkunan alapuolella olevilla valintaruuduilla:

Suojausasetus Salli/estä

Oikeus muuttaa suojausasetuksia Estä

Poista Estä

Muokkaus Estä

Luku Salli

10.Valinnainen Jos nimetyllä käyttöoikeusluettelollasi on jo kaikilla suojausasetuksilla Salli-asetus Kaikkisisäiset käyttäjät -käyttäjäryhmälle, voit jättää nämä vaiheet väliin. Tee seuraavat vaiheet, jotta voitantaa kaikki luvat Kaikki sisäiset käyttäjät -ryhmälle:

a) Napsauta Lisää... lisätäksesi Kaikki sisäiset käyttäjät -käyttäjäryhmän Käyttäjät jakäyttäjäryhmät -listaan.


b) Valitse Kaikki sisäiset käyttäjät Käyttäjät tai käyttäjäryhmät -listasta ja napsauta Lisää.c) Korosta Kaikki sisäiset käyttäjät Käyttäjät ja käyttäjäryhmät -kohdassa ja merkitse Salli-

valintaruutu kohdan Kaikki vieressä Suojausasetukset-listalla.


11.Napsauta OK, jolloin Nimetyn käyttöoikeusluettelon ominaisuudet -ikkuna sulkeutuu.

12.Määritä juuri luomasi tai muokkaamasi nimetty käyttöoikeusluettelosi kaikille julkisille dokumenteille,joita on määrä voida käyttää ilman tunnistetietoja.

Jos olet luonut uuden nimetyn käyttöoikeusluettelon, se lisätään Nimetyt käyttöoikeusluettelot -listaan. Muussa tapauksessa muutoksesi tallennetaan aiemmin luotuun käyttöoikeusluetteloon, jota oletmuokannut.Automaattisen sisäänkirjautumisen salliminen käyttäjätilille

Jotta julkaisutoimintaa voidaan käyttää ilman sisäänkirjautumista, M-Files pitää asettaa tilaan, jossasisäänkirjautuminen M-Files Webin kautta tapahtuu automaattisesti. Näin käyttäjän ei tarvitse syöttäätunnusta ja salasanaa katsoakseen julkaistua dokumenttia.

Ennen kuin aloitat, varmista, että M-Files Web on konfiguroitu oikein. Katso lisätietoja luvusta Web- jaMobile Access -pääsyn määrittäminen M-Filesiin (sivu 483). Käyttöoikeuden takaamiseksi vaaditaanulkoisen yhteyden lisenssi (sivu 236).

1. Luo M-Files Server -koneen Rekisterin muokkaussovellusilla alla kuvattu rekisteriavain, jossa<versio> viittaa M-Filesin versionumeroon (esimerkiksi 11.1.4310.92) ja <sivuston tunniste> onIIS:n antama yksikäsitteinen tunniste (ID) M-Files Web -sivustolle:

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Server\MFWA\Sites\<web site ID>\

• Jos sivustoja on vain yksi, sivuston tunniste on tavallisesti 1.• Jos M-Files Web -sivustoa suoritetaan sivuston virtuaalihakemistossa, sivuston tunnisteen

jälkeen lisätään kaksoispiste ja virtuaalihakemiston nimi. Jos esimerkiksi sovellus onmääritelty ainoastaan tämän sivuston alla olevaan M-Files Web -virtuaalihakemistoon, tällöinsivuston tunniste on 1:MFWA.

• Windows 2003 -version IIS-palvelinohjelmisto näyttää tunnisteen (ID) yhtenä sarakkeena.

2. Määrittele avaimen alle arvot, joita automaattinen sisäänkirjautuminen käyttää. Alla on lueteltumahdolliset arvot.

Arvo Tyyppi Kuvaus

Domain REG_SZ Määrittele toimialue tässäarvossa, mikäli käytössä onWindows-tunnistus.

Password REG_SZ Tunnuksen salasana.

UserName REG_SZ Käyttäjätili, esimerkiksi”julkaisu”.

Vault REG_SZ Dokumenttivaraston tunniste.Arvo voi olla esimerkiksi{A8DCB561-913F-4318-A276-E7E171EAFBE6}.Näet arvon in M-Files Admin -ikkunassa.

WindowsUser REG_DWORD Kertoo käytettäväntunnistuksen. False tarkoittaaM-Files-tunnistusta jaTrue tarkoittaa Windows-tunnistusta.


3. Sulje Rekisterin muokkaussovellus.

Valittua käyttäjätiliä voidaan nyt käyttää automaattiseen sisäänkirjautumiseen M-Files Web -palveluun, jatiliä voidaan käyttää julkaistujen dokumenttien tarkasteluun ilman käyttäjätunnusta ja salasanaa.Suorien www-linkkien luominen

Kun automaattinen sisäänkirjautuminen on käytössä, voit muodostaa www-linkkejä dokumenttientiedostoihin suoraan esimerkiksi yrityksen sivustolta. Avaussivu on nimeltään openfile.aspx. Tällesivulle voi antaa seuraavassa taulukossa olevia parametreja.

Parametri Kuvaus

objtype Kohteen kohdetyypin ID, johon avattava tiedosto kuuluu. Tämä parametrion pakollinen. Voit katsoa luettelon kohdetyyppien ID:istä suorittamallaensimmäiset neljä vaihetta tehtävästä Uuden kohdetyypin luonti (sivu 346).

docid Dokumentin ID, johon avattava tiedosto kuuluu. Tämä parametri on pakollinen.

docver Dokumentin versio, johon avattava tiedosto kuuluu. Tämä parametri ei olepakollinen. Mikäli tätä parametria ei anneta, linkki osoittaa aina dokumentinuusimpaan versioon.

fileid Sen tiedoston ID, joka halutaan avata. Tämä parametri ei ole pakollinen, mikälidokumentti, johon tämä tiedosto kuuluu, on yksitiedostoinen dokumentti.

filever Tiedoston versio.

showopendialog Tämän parametrin avulla voidaan määritellä, näyttääkö www-selain käyttäjälleavausikkunan vai ei. Jos arvo on 0, valintaikkunaa ei näytetä.

Voit siis määritellä sivuille linkin, jossa viitataan suoraan dokumenttiin. Alla on esimerkkejä tällaisista www-linkeistä. Kirjoita <palvelin>-kohtaan oman palvelimesi verkko-osoite.

http://<palvelin>/openfile.aspx?objtype=0&docid=71

http://<palvelin>/openfile.aspx?objtype=0&docid=71&docver=7

http://<palvelin>/openfile.aspx?objtype=0&docid=71&docver=7&fileid=71

http://<palvelin>/openfile.aspx?objtype=0&docid=71&showopendialog=0

Dokumenttien jakaminen OneDriven kautta

Lisäksi voit käyttää Jaa OneDriven kautta (sivu 124) -linkkejä yksittäisten dokumenttien versiokohtaiseenjulkaisuun.

3.2.9. Raportointi ja tietojen vienti

Tiedon tallentaminen ja turvaaminen on tärkeää, mutta sen lisäksi tallennettu tieto tulee ollahyödynnettävissä analysoitavaksi. Sen lisäksi, että M-Filesiin voidaan tallentaa monenlaisia tietoja, tietojenavulla voidaan luoda erilaisia raportteja.

Raporttien avulla saadaan koottua tietoa esimerkiksi myyntiprosesseista, toteutuneista projekteista,tarjouskannan koosta, tilausten määristä, koulutusosallistumisista tai vaikka henkilökohtaisista myynneistäasiakkaittain. Visuaalisten raporttien avulla tiedon analysointi on helppoa ja nopeaa. Käytännössäraportteja voidaan luoda mihin tahansa metatietoihin perustuen.


Lisenssikoodin päivittäminen raportointia varten

Raportointimoduuli on M-Filesin maksullinen lisätuote. Se voidaan ottaa käyttöön mukana toimitettavanlisenssikoodin avulla. Raportointimoduuli mahdollistaa tietojen viennin M-Filesista raporttien luontia vartensekä raporttien näyttämisen M-Filesin käyttöliittymässä.

Jotta voit ottaa raportointimoduulin käyttöön, sinulla tulee olla käytön mahdollistava lisenssikoodiasennettuna. Lisenssin saat tilauksen yhteydessä. Asenna tai päivitä lisenssikoodi M-Files Adminissa(katso lisätietoja kohdasta Palvelinlisenssien hallinta (sivu 229)).

Jos haluat lisätietoja, kuinka M-Files voi tukea liiketoimintaasi M-Files-raporttien avulla, ota yhteyttäsähköpostiosoitteeseen [email protected].

Raportti-kohdetyyppi ja –luokka

Jotta raportteja voidaan näyttää, M-Filesissa on sisäänrakennettuna kohdetyyppi ja luokka raporteille.Raportti-kohdetyyppi on oletuksena piilotettu käyttäjiltä. Anna raportti-kohdetyypille tarvittavat oikeudet,jotta varsinaisia raportteja voidaan luoda asiakasohjelmiston puolella.

Tässä kappaleessa

• Uuden tietojoukon luonti (sivu 496)• Raportin käyttöidentiteetin määrittely (sivu 499)• Raporttien luonti ja tarvittavat ohjelmistot (sivu 500)



• Raportti-kohteen luonti raportille (sivu 501)• Raportin vienti (sivu 502)

Uuden tietojoukon luonti

M-Filesin raportointitietopalvelut mahdollistavat tietojen viennin M-Filesista ulkopuolisiin tietokantoihin(SQL Server). Järjestelmänvalvoja voi manuaalisesti määritellä vietävät tiedot tai viedä tiedot ajastetustiM-Filesista raportointikäyttöön tai muuhun käyttöön. M-Filesin raportointitietopalvelut -toiminto asentuusamalla, kun asennat M-Files Serverin. Kun olet vienyt tietojoukon, voit muodostaa siitä raportin.

Aloita määrittämällä tietojoukko, jonka haluat viedä raportointia varten. Luo uusi tietojoukko seuraavasti:




4. Valitse näytön vasemman reunan puunäkymässä Raportointi ja tietojen vienti ja napsauta sitten Uusitietojoukko... tehtäväalueella.

Tietojoukon ominaisuudet -ikkuna avautuu.

5. Kirjoita uuden tietojoukon nimi Nimi-kenttään.


6. Valitse vietävät kohteet napsauttamalla Vietävät tiedot -kohdassa Lisää kohteet....

Lisää kohteet tietojoukkoon -ikkuna avautuu.

7. Valitse vietävät kohteet Vietävät kohteet -pudotusvalikosta kohdetyypin mukaan.

Napsauttamalla Suodata kohteet... voit tarkentaa valittuja kohteita määrittämälläominaisuusehtoja, jotka vietävien kohteiden on täytettävä. Katso lisätietoja kohteidensuodattamisesta ominaisuuksien mukaan kohdasta Ominaisuuksiin perustuvat ehdot (sivu141).

8. Valinnainen Valitse juuri lisäämäsi kohde Vietävät tiedot -kohdassa ja lisää valitulle kohdetyypillevietäväksi haluamasi ominaisuus napsauttamalla Lisää ominaisuus....

a) Valitse vietävä ominaisuus Vietävä ominaisuus -pudotusvalikosta.b) Siirry Historia ja vanhat arvot -välilehdelle.

Historia ja vanhat arvot -välilehdellä voit määrittää, haluatko viedä valitun ominaisuudenmuutoshistorian ja aiemmat arvot.

Historia ja vanhat arvot -välilehti avautuu.

c) Merkitse Vie tämän ominaisuuden muutoshistoria -valintaruutu, jos haluat viedä valitunominaisuuden muutoshistorian.

Muutoshistoria lisää tiedon ominaisuuden jokaisesta arvon muutoksesta tietojoukkoon.Tämä mahdollistaa vastaamisen sellaisiin kysymyksiin kuin ”Mikä oli elokuussa saatujenkauppojen kokonaisarvo?”. Se tehdään viemällä ominaisuuden arvon Suljettu muutoshistoriaja määrittämällä kohteet, joilla kyseisen ominaisuuden arvo Ei muuttui arvoksi Kyllä elokuunaikana.

d) Merkitse Vie tämän ominaisuuden vanhat arvot käyttäen näytteenottoa -valintaruutu, jos haluatviedä valitun ominaisuuden aiemmat arvot, ja määritä näytteenottotaajuus (päivittäin, viikoittain,kuukausittain tai vuosittain) Ota näyte -pudotusvalikosta.

e) Määritä valitun ominaisuuden muutoshistorian ja vanhojen arvojen historian pituus valitsemallaKoko historia, Kiinteämittainen aikaväli tai Alkaen päivämäärästä.


Jos näytteenottoväli on tiheä (esim. päivittäin), kannattaa historian pituutta rajoittaa, jollavältetään tarpeettoman suureksi paisuva tietokanta ja nopeutetaan vientitoimintoa.

f) Napsauta OK, kun haluat sulkea Vietävä ominaisuus -valintaikkunan.

9. Anna OLE DB -yhteysmääritys -kenttään yhteysmerkkijono kohdetietokantayhteyden muodostamistavarten tai määritä yhteysmerkkijono napsauttamalla Määritä....

Jos käytät Microsoft SQL Serveriä kohdetietokantana, on suositeltavaa käyttää tietopalvelunaSQL Server Native Clientiä (esimerkiksi SQL Server Native Client 11.0) ja valitakohdetietokannan palautusmallin asetukseksi joko yksinkertainen tai joukkokirjattu. Tämäparantaa huomattavasti tietojoukkojen viennin nopeutta ja suorituskykyä.

Katso lisätietoja tietokannan yhteysmerkkijonosta kohdasta Kohdetyyppien yhteydet ulkoisiintietokantoihin (sivu 361).

10.Siirry Lisäasetukset-välilehdelle.


11.Valitse Käytä seuraavan käyttäjän identiteettiä, kun luet tietoja -pudotusvalikosta käyttäjä, jonkaidentiteettiä haluat käyttää tietojen siirtämiseen M-Filesista raportointipalveluihin.

Käyttäjäksi kannattaa valita ns. peruskäyttäjä, jolla ei ole laajennettuja oikeuksia. Mikälikäytät esimerkiksi omaa käyttäjäidentiteettiäsi, jolla on järjestelmänvalvojan rooli, voi


asiakasohjelmiston puolella näytettäviin raportteihin päätyä sellaista tietoa, mitä ei haluta näyttääkaikille käyttäjille.

12.Valinnainen Merkitse Vie tiedot ajastuksen perusteella -valintaruutu ja napsauta Ajasta..., jos haluatviedä tämän tietojoukon ajoitetusti.

Tietojen vienti suositellaan ajastettavaksi kerran päivässä, viikossa tai kuukaudessatapahtuvaksi. Raportit päivitetään samalla. Mikäli et valitse ajastusta, ei tietoja päivitetä senjälkeen, kun olet ne kerran vienyt. Lisäksi voit luoda raportointipalveluissa erillisen päivityslinkin,jolla käyttäjä voi päivittää raportin asiakasohjelmiston puolella aina halutessaan ajan tasalle.Lisätietoja saat M-Filesin asiakastuesta osoitteesta [email protected].

13.Valinnainen Vie tietojoukko heti napsauttamalla Vie nyt.

Voit tarkastella käynnissä olevan vientiprosessin tilaa napsauttamalla Viennin tilanne....

14.Lopeta uuden tietojoukon luonti napsauttamalla OK.

Juuri määrittämäsi tietojoukko on lisätty Raportointi ja tietojen vienti -luetteloon. Tietojoukko viedäänjoko automaattisesti ajoituksen mukaan tai manuaalisesti valitsemiesi asetusten mukaisesti.

Nyt kun olet luonut tietojoukon, voit luoda sen avulla raportin (katso Raporttien luonti ja tarvittavatohjelmistot (sivu 500)) ja sitten raporttikohteen M-Filesissa raportin lukemista varten (katso Raportti-kohteen luonti raportille (sivu 501)).

Raportin käyttöidentiteetin määrittely

Raportin käyttöidentiteetti tarkoittaa sitä identiteettiä, jota käytetään raporttien siirtämiseenraportointipalveluista M-Files Desktopiin sekä niiden lukemiseen.

Määritä raportin käyttöidentiteetti seuraavasti:




4. Valitse näytön vasemman reunan puunäkymässä Raportointi ja tietojen vienti ja napsauta sittenMäärittele raportin käyttöidentiteetti tehtäväalueella.

Määrittele raportin käyttöidentiteetti -ikkuna avautuu.



5. Valitse joko:

a. Windows-käyttäjän identiteetti: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat käyttää raportteja Windows-käyttäjätilin kautta. Tämä on suositeltu vaihtoehto Windows-toimialueympäristössä.

tai

b. Tietty identiteetti: Jos haluat määrittää tietyn identiteetin raporttien käyttämistä varten, valitsetämä vaihtoehto ja anna identiteetin käyttäjänimi ja salasana Käyttäjänimi- ja Salasana-kenttiin.Identiteetti voi olla paikallinen Windows-käyttäjätili, toimialueen käyttäjätili tai joku muu käyttäjätili,jonka raportointipalvelu tunnistaa. Määritettävällä raportointikäyttäjätilillä tulee olla vain rajoitetutkäyttöoikeudet raportointipalveluihin. Merkitse Määritetty tili on ulkoinen tili (esim. MicrosoftAzure SQL Reporting) -valintaruutu, jos määritetty käyttäjätili on ulkoinen käyttäjätili.

6. Sulje Määrittele raportin käyttöidentiteetti -ikkuna napsauttamalla OK.

Määrittämääsi raportin käyttöidentiteettiä käytetään nyt raporttien siirtämiseen raportointipalveluista M-FilesDesktopiin sekä niiden lukemiseen.

Raporttien luonti ja tarvittavat ohjelmistot

Raportit M-Filesista ulkoiseen tietokantaan luodaan käyttämällä Microsoft SQL Server Reporting Services -infrastruktuuria, joka on otettava käyttöön ja määriteltävä oikein.

Kun raportit on luotu ja niitä halutaan käyttää M-Filesissa, SQL Server Reporting Services ottaa yhteydentietokantaan, johon M-Filesin tiedot on viety, ja muodostaa raportin, kun M-Files Desktop sen pyytää.

Microsoftin SQL Server Reporting Servicesin infrastruktuuri voidaan asentaa käyttämällä SQL Server -asennuspakettia (Microsoft SQL server 2008 tai uudempi).

Lisäksi raportointiin voidaan käyttää SQL Server Express -versioita. Jos aiot käyttää SQL Server Express-versiota, tarvitset SQL Server Express with Advanced Services -version, jossa on mukana tarvittavaraportointipalvelumoduuli. Voit ladata sen Microsoftin www-sivuilta osoitteessa https://www.microsoft.com/en-us/sql-server/sql-server-editions-express.

https://www.microsoft.com/en-us/sql-server/sql-server-editions-express

https://www.microsoft.com/en-us/sql-server/sql-server-editions-express


Lisätietoja saat osoitteessa http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms159106.aspx (SQL Server BooksOnline).

Raporttien suunnitteluun tarvitset lisäksi Business Intelligence Development Studion taiyksinkertaisemman Report Builderin. Raporttien suunnittelijalla tulee olla kokemusta ja osaamistaraporttien luonnista. Ota yhteyttä konsultointipalveluihimme, niin autamme sinua raporttien suunnittelussa([email protected]).

Lisätietoja Microsoftin raportointipalveluiden asentamisesta saat Microsoftin www-sivuilta sekä M-Filesinasiakastuesta ([email protected]).

Huomaa: Raporttien suunnitteluun ja luontiin sekä kolmannen osapuolen ohjelmistojen käyttöönliittyvää neuvontaa on saatavana M-Filesin konsultointipalveluista erillistä maksua vastaan.

Raportti-kohteen luonti raportille

Kun raportti on luotu (katso lisätietoja kohdasta Raporttien luonti ja tarvittavat ohjelmistot (sivu 500)), sevoidaan hakea M-Files Desktopin käyttäjien käyttöön.

Jotta raportteja voidaan näyttää M-Filesissa, .NET Framework 3.5 Service Pack 1:n tai .NET Framework4.0:n on oltava asennettuna raporttia tarkastelevan käyttäjän tietokoneelle. Myös .NET Framework ClientProfile on sopiva vaihtoehto. Tarvittaessa M-Files ehdottaa asennusta, jos käyttäjällä on mahdollisuussuorittaa asennus.

Luo raporttikohde seuraavasti:

1. Napsauta M-Filesissa hiiren oikealla painikkeella listausalueella ja valitse Uusi > Raportti...pikavalikosta.

Uusi raportti -ikkuna avautuu.

2. Anna raportille kuvaava nimi Nimi tai otsikko -kenttään.

Jos raporttia käytetään vuosittaisen liikevaihdon laskemiseen, raporttikohteen otsikko voisi ollaVuosiliikevaihto.

3. Anna Raportin URL -kenttään URL, jolla raportti haetaan raportointipalveluista M-Filesiin. URL-osoitteen on oltava muotoa http://palvelimennimi/instanssi?/raportin_polku.

Saman URL-osoitteen avulla voidaan hakea raportti selaimeen. Huomaa, että osoite eikuitenkaan jää selaimen osoitekenttään raportin avaamisen jälkeen. Lisätietoja saat M-Filesinasiakastuesta osoitteesta [email protected].

4. Valinnainen Määritä raportin sijainti M-Filesin käyttöliittymässä napsauttamalla Lisää ominaisuus,valitsemalla pudotusvalikosta Raportin sijainti ja valitsemalla sitten sopiva Raportin sijainti -arvopudotusvalikon avulla.

5. Luo raporttikohde napsauttamalla Luo.

Luomasi raporttikohde lisätään varastoon. Voit tarkastella raporttia valitsemalla kohteen M-Filesissa.

Voit liittää raporttikohteen tiettyyn näkymään. Katso ohjeet kohdasta Raportti-kohteen liittäminennäkymään (sivu 501).Raportti-kohteen liittäminen näkymään

Voit liittää raporttikohteen tiettyyn näkymään, kuten Myynti asiakkaittain tai Tarjoukset myyjittäin. Liitäraporttikohde näkymään seuraavasti:

http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms159106.aspx





1. Siirry M-Filesissa näkymään, johon haluat liittää raporttikohteen.

2. Valinnainen Jos haluat soveltaa asetuksia kaikkiin käyttäjiin, napsauta hiiren oikealla painikkeella tyhjääaluetta näkymästä ja valitse Ominaisuudet pikavalikosta.

a) Merkitse Ominaisuudet-ikkunasta Yhteinen kaikille käyttäjille -valintaruutu, jos se ei jo olemerkittynä.

b) Napsauta OK, kun haluat sulkea Ominaisuudet-ikkunan.

3. Paina Alt ja valitse pikavalikosta jokin seuraavista vaihtoehdoista:

a. Näkymä > Raportit > Liitä raportti tähän näkymään (koko näkymä)...: Valitse tämä vaihtoehto,jos haluat, että raportti näytetään koko näkymä -tilassa, joka kattaa listausalueen ja oikeansivupaneelin.

tai

b. Näkymä > Raportit > Liitä raportti tähän näkymään (oikea)...: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat,että raportti näytetään oikeassa sivupaneelissa.

tai

c. Näkymä > Raportit > Liitä raportti tähän näkymään (alaosa)...: Valitse tämä vaihtoehto, joshaluat, että raportti näytetään listausalueen alaosassa.

Valitse raportti -ikkuna avautuu.

4. Valitse raporttikohde, jonka haluat liittää valittuun näkymään, ja napsauta Avaa.

Valittu raportti on liitetty valittuun näkymään. Kun siirryt näkymään, raportti näytetään automaattisesti.Raportti-kohteen liittäminen muihin kohteisiin

Voit liittää Raportti-kohteen muihin kohteisiin, esimerkiksi Asiakkaisiin. Voit näyttää raporttitiedotasiakkaittain valitsemalla asiakkaan listalta, jos määrittelet asianmukaiset asetukset raportointipalveluissa(katso Raporttien luonti ja tarvittavat ohjelmistot (sivu 500)). Tällöin M-Files näyttää raportissa ainoastaanko. asiakkaan tiedot, esim. myynnin kuukausittain. Kun valitset toisen asiakkaan, raportti päivittyy tämäntoisen asiakkaan tietojen mukaan.

Raportin ajantasaisuus ja päivittäminen

Raportin tiedot perustuvat uusimpiin tietoihin, jotka on viety M-Filesista raportointipalveluun. Tiedot voidaanviedä manuaalisesti tai ajoitetusti. Mikäli raportointipalveluissa luodaan erillinen päivityslinkki raporttiavarten, käyttäjä voi päivittää raportin ajan tasalle aina halutessaan M-Files Desktopin kautta. Lisätietojasaat M-Filesin asiakastuesta osoitteesta [email protected].

Raportin vienti

Kun raportti on luettavissa M-Filesissa, se voidaan myös viedä eri tiedostomuodoissa. Tuetuttiedostomuodot ovat seuraavat:

• Raporttitiedot sisältävä XML-tiedosto• CSV (luetteloerotin)• PDF• MHTML (WWW-arkisto)• Excel-laskentataulukko• TIFF-tiedosto• Word-asiakirja.



Huomaa: Viety raportti on staattinen, eikä sitä pääse muokkaamaan muissa sovelluksissa.

Vie raportti seuraavasti:

1. Etsi M-Filesissa raportti, jonka haluat viedä, käyttämällä hakua tai näkymiä.

2. Napsauta näytettyä raporttia hiiren oikealla painikkeella ja valitse Vie. Valitse sitten sopivatiedostomuoto pikavalikosta.


3. Valitse sopiva hakemisto, anna sopiva tiedoston nimi Tiedostonimi-kentässä ja napsauta sittenTallenna.

Raportti viedään valitussa tiedostomuodossa.

3.2.10. Tapahtumakäsittelijät ja komentosarjat

Tässä osiossa kuvataan uusien tapahtumakäsittelijöiden luominen ja komentosarjojen käyttö M-Filesissa.Saatat myös haluta tutustua UKK-artikkeliin Miten kirjoitan VBScript-koodin M-Filesia varten? (sivu 594).

Tässä kappaleessa

• Tapahtumakäsittelijät (sivu 503)• Käytettävissä olevat VBScript-muuttujat (sivu 530)• Komentosarjojen suoritusjärjestys (sivu 536)

Tapahtumakäsittelijät

Tapahtumakäsittelijöiden avulla voit määrittää erilaisia toimintoja, jotka suoritetaan tiettyjen tapahtumientapahtuessa, kuten kohteen muokkauksen jälkeen tai ennen uuden arvolistan arvon luomista. Toiminnotmääritellään muuttujia, VBScriptin yleisiä ominaisuuksia ja M-Files APIa käyttämällä.

Esimerkkejä tapahtumakäsittelijöiden hyödyntämisestä:

• Voidaan määrittää, että kun kohteen ominaisuuksia muutetaan, myös kohteen suojausasetuksetmuuttuvat automaattisesti.

• Tiettyjä perusdokumentteja voidaan lisätä kuhunkin uuteen projektiin ennalta määritetyn projektimallinkautta.

• Määritetyt Word-tiedostot voidaan tallentaa aina PDF-muodossa niin, että kun Word-tiedostopalautetaan muokkauksesta, se tallennetaan palvelimelle myös PDF-muodossa.

• Valokuvaan liittyvät tiedot, kuten päivämäärä ja kuvan koko, voidaan automaattisesti lisätävalokuvadokumentin metatietoihin.

• Mikäli käyttäjä lisää uuden arvon arvolistaan, voidaan tapahtumakäsittelijän avulla tarkistaa, ettälisättävä arvo on syötetty oikein.

• Sisäänkirjautumiset M-Filesiin voidaan estää työajan ulkopuolella, esimerkiksi yöllä ja viikonloppuisin.• Tiettyjen tiedostojen lataamista voidaan seurata, suurien tiedostomäärien lataaminen voidaan estää tai

epäilyttävistä lataamisista voidaan lähettää hälytys järjestelmänvalvojalle.


Luo uusi tapahtumakäsittelijä seuraavasti:





3. Napsauta haluttua varastoa hiiren oikealla painikkeella vasemman reunan puunäkymässä ja valitseTapahtumakäsittelijät pikavalikosta.

Tapahtumakäsittelijät-ikkuna avautuu.

4. Napsauta Lisää tapahtumakäsittelijä... -painiketta.

Lisää tapahtumakäsittelijä -ikkuna avautuu.

5. Valitse Valitse tapahtuma -pudotusvalikosta tapahtuma, jolle haluat luoda tapahtumakäsittelijän.

Jos haluat luoda tapahtumakäsittelijän, joka suoritetaan aina uutta kohdetta luotaessa, valitseBeforeCreateNewObjectFinalize-tapahtuma.

Katso luettelo käytettävissä olevista tapahtumista ja niiden kuvaukset kohdasta Käytettävissäolevat tapahtumakäsittelijät (sivu 506).

6. Anna uudelle tapahtumakäsittelijälle kuvaava nimi Nimi-kenttään ja napsauta OK. Lisäätapahtumakäsittelijä -ikkuna sulkeutuu.

Tarkista kaksoiskappaleotsikoiden varalta.


Jos samantyyppisiä tapahtumakäsittelijöitä on useampi kuin yksi, voit vaihtaa niidensuoritusjärjestyksen valitsemalla tapahtumakäsittelijän Tapahtumakäsittelijät-ikkunassa janapsauttamalla ikkunan oikean reunan ylös- tai alas-nuolipainiketta.

7. Kun olet taas Tapahtumakäsittelijä-ikkunassa, napsauta Muokkaa koodia.


8. Anna tapahtumakäsittelijän suoritettaessa suoritettava koodi ja sulje sitten Muokkaa VBScript-koodia -ikkuna.

Seuraavaa BeforeCreateNewObjectFinalize-tapahtuman koodia voidaan käyttäävirheilmoituksen näyttämiseen käyttäjälle, kun hän on luomassa uutta kohdetta (elimetatietokorttiin on täytetty tarvittavat tiedot ja käyttäjä napsauttaa Luo-painiketta) jadokumenttivarastossa on jo kohde, jolla on sama otsikko:

' The ID of the title property.

Dim titlePropertytitleProperty = MFBuiltInPropertyDefNameOrTitle

' Find the title property of the current object.

Dim currentTitlePropcurrentTitleProp = PropertyValues.SearchForProperty(titleProperty)

' Get the title of the object.

Dim currentTitlecurrentTitle = currentTitleProp.Value

' Search for objects on the basis of title.


Dim titleSearchSet titleSearch = CreateObject("MFilesAPI.SearchCondition")Dim titleExpressionSet titleExpression = CreateObject("MFilesAPI.Expression")titleExpression.SetPropertyValueExpression titleProperty, MFParentChildBehaviorNone, NothingDim titleTypedValueSet titleTypedValue = CreateObject("MFilesAPI.TypedValue")titleTypedValue.SetValue MFDatatypeText, currentTitletitleSearch.Set titleExpression, MFConditionTypeEqual, titleTypedValueDim SearchResultsSet SearchResults = Vault.ObjectSearchOperations.SearchForObjectsByCondition(titleSearch, false)

' If an existing object with the same title was found, raise an error.

If SearchResults.Count > 1 Then

Err.Raise MFScriptCancel, _ "The document vault already contains an object with the same title. Please choose another title."

End if

9. Kun olet taas Tapahtumakäsittelijät-ikkunassa, napsauta OK. Tekemäsi muutokset tallennetaan jaTapahtumakäsittelijät-ikkuna sulkeutuu.

Uusi tapahtumakäsittelijä lisätään valittuun dokumenttivarastoon ja määrittämäsi koodi suoritetaan aina,kun tapahtumakäsittelijä suoritetaan.

Tässä kappaleessa

• Käytettävissä olevat tapahtumakäsittelijät (sivu 506)

Käytettävissä olevat tapahtumakäsittelijät

Alta löydät käytettävissä olevat tapahtumakäsittelijät muuttujineen sekä selityksineen. Katso lisätietojamuuttujista kohdasta Käytettävissä olevat VBScript-muuttujat (sivu 530).

Dokumenttivaraston tapahtumakäsittelijät (sivu 507)

Palvelimen tapahtumakäsittelijät (sivu 528)


Dokumenttivaraston tapahtumakäsittelijät

Tapahtumakäsittelijä Muuttujat Suoritus

BeforeSetProperties

AfterSetProperties

• ObjVer (sivu 534)• DisplayID (sivu 531)• Vault (sivu 536)• CurrentUserID (sivu 531)• CurrentUserSessionInfo (sivu

531)• PropertyValues (sivu 535)• VaultSharedVariables (sivu

536)• SavepointVariables (sivu

535)• TransactionCache (sivu 535)• MFScriptCancel (sivu 533)• GetExtensionObject (sivu

532)• MasterTransactionID (sivu

533)• CurrentTransactionID (sivu

531)• ParentTransactionID (sivu

534)

Tapahtumakäsittelijät suoritetaan,kun dokumenttivarastoontallennetun kohteenominaisuusarvot asetetaanuudelleen. Ominaisuudet voidaantarkastaa BeforeSetProperties-tapahtuman aikana, ennen kuinne on asetettu. Ominaisuuksienmuokkaamista ei kuitenkaansuositella BeforeSetProperties-tapahtuman aikana, sillä niidenpäälle saatetaan kirjoittaa, kuntapahtumakäsittelijä on suoritettu.Toisaalta ominaisuuksia voidaanmuokata AfterSetProperties-tapahtuman aikana.

BeforeCreateNewObjectFinalize

AfterCreateNewObjectFinalize


531)• PropertyValues (sivu 535)• VaultSharedVariables (sivu






534)

Tapahtumakäsittelijätsuoritetaan, kun uusi kohdeluodaan dokumenttivarastoon,olipa uusi kohde palautettumuokkauksesta tai ei. KunAfterCreateNewObjectFinalize-tapahtumakäsittelijääsuoritetaan, kohde on jo voitupalauttaa muokkauksesta.Tästä syystä metatietojatai tiedostoja ei voi enäämuokata tapahtumakäsittelijäntoiminnan aikana. Tämän vuoksitapahtumakäsittelijä soveltuuainoastaan muutosten validointiin.



BeforeCancelCreateObject

AfterCancelCreateObject


531)• VaultSharedVariables (sivu






534)

Tapahtumakäsittelijät suoritetaan,kun dokumenttivarastostapoistetaan sellainen kohde, jotaei ole kertaakaan palautettumuokkauksesta. Suoritustapahtuu esimerkiksi silloin,kun käyttäjä suorittaa tällaisellekohteelle ”Peru muokkaus” -toiminnon tai poistaa kohteendokumenttivarastosta.



BeforeCheckInChanges

AfterCheckInChanges








534)

Tapahtumakäsittelijät suoritetaan,kun käyttäjä palauttaakohteen muokkauksesta.Tapahtumakäsittelijöitä eisuoriteta, ellei kohdetta olemuokattu. Siinä tapauksessasuoritetaan tapahtumakäsittelijätBeforeCancelCheckOutja AfterCancelCheckOut.Kohdetta voi yhä muokataBeforeCheckInChanges-tapahtuman aikana. Nämätapahtumakäsittelijät suoritetaan,kun käyttäjä luo uudenkohteen valitsematta Palautamuokkauksesta heti -vaihtoehtoa ja palauttaa kohteenmuokkauksesta tekemättätiedostoon mitään muutoksia.Näitä tapahtumakäsittelijöitä eisuoriteta, kun uusi kohde luodaanPalauta muokkauksestaheti -toiminto valittuna.Kun tapahtumakäsittelijääAfterCheckInChangessuoritetaan, kohteeseen eienää voi tehdä muutoksia,koska kohde on palautettumuokkauksesta. Tämän vuoksitapahtumakäsittelijä soveltuuainoastaan muutosten validointiin.



BeforeCancelCheckOut

AfterCancelCheckOut








534)

Tapahtumakäsittelijät suoritetaan,kun muokattavaksi varattuunkohteeseen tehdyt muutoksetperutaan esimerkiksi Perumuokkaus -toiminnolla.Tapahtumakäsittelijät suoritetaanmyös, jos kohde palautetaanmuokkauksesta ilman, ettäkohteeseen on tehty mitäänmuutoksia. Tapahtumakäsittelijänsuorituksen aikana kohteeseenei enää voi tehdä muutoksia,koska kohde ei ole enää varattumuokattavaksi.

AfterCancelCheckoutFinalize • ObjVer (sivu 534)• DisplayID (sivu 531)• Vault (sivu 536)• CurrentUserID (sivu 531)• CurrentUserSessionInfo (sivu







534)

Tapahtuma, joka on aktivoitumuokkauksen perumistoiminnonsuorittamisen jälkeen, jolloinkohdetta ei ole enää varattumuokattavaksi. Komentosarjaavoidaan käyttää muokkaukseenvarauksen suorittamiseensekä muiden kohdetoimintojensuorittamiseen muokattavaksivaratulla kohdeversiolla.



BeforeCheckOut

AfterCheckOut








534)

The event handlers are executedwhen a document vault object ischecked out. During executionof the BeforeCheckOut eventhandler, the object has not beenchecked out, so the object cannotbe modified.

BeforeDeleteObject

AfterDeleteObject








534)

Tapahtumakäsittelijät suoritetaan,kun kohde merkitään poistetuksi.



BeforeDestroyObject

AfterDestroyObject








534)

Tapahtumakäsittelijätsuoritetaan, kun kohde tuhotaandokumenttivarastosta.

BeforeDestroyObjectVersion

AfterDestroyObjectVersion








534)

Tapahtumakäsittelijät suoritetaan,kun kohteen yksittäinen versiotuhotaan dokumenttivarastosta.



BeforeSetObjectPermissions

AfterSetObjectPermissions








534)

• ObjectAccessControlList (sivu533)

Tapahtumakäsittelijät suoritetaan,kun kohteen suojausasetuksetmuuttuvat.

BeforeFileUpload • Vault (sivu 536)• CurrentUserID (sivu 531)• CurrentUserSessionInfo (sivu







534)

• FileTransferSessionID (sivu531)

Tapahtumakäsittelijäsuoritetaan, kun käyttäjä aloittaatiedostonsiirron M-Files Server -palvelimelle.



AfterFileUpload • ObjVer (sivu 534)• DisplayID (sivu 531)• Vault (sivu 536)• CurrentUserID (sivu 531)• CurrentUserSessionInfo (sivu







534)


• FileVer (sivu 531)

Tapahtumakäsittelijä suoritetaan,kun tiedostonsiirto palvelimelle onvalmistunut.

BeforeFileDownload

AfterFileDownload

• Vault (sivu 536)• CurrentUserID (sivu 531)• CurrentUserSessionInfo (sivu







534)


• ObjID (sivu 534)• FileVer (sivu 531)

Tapahtumakäsittelijätsuoritetaan, kun käyttäjä lataatiedoston M-Files Server -palvelimelta asiakaskoneenpaikalliseen välimuistiin. Näidentapahtumakäsittelijöiden avullavoidaan tarvittaessa estääjoidenkin tiedostojen siirtokäyttäjien koneille.



BeforeCreateNewValueListItem

AfterCreateNewValueListItem








534)

• ValueListItem (sivu 535)

Tapahtumakäsittelijät suoritetaan,kun dokumenttivaraston johonkinarvolistaan lisätään uusia arvoja.Näiden tapahtumakäsittelijöidenavulla voidaan esimerkiksivarmistaa, että kaikki arvolistaansyötettävät arvot ovat halutullatavalla määrämuotoisia.

BeforeLoginToVault • Vault (sivu 536)• VaultSharedVariables (sivu






534)

• LoginAccount (sivu 533)

Tapahtumakäsittelijä suoritetaanjuuri ennen kuin käyttäjä kirjataansisään dokumenttivarastoon.Tässä vaiheessa käyttäjäon jo tunnistettu M-FilesServer-palvelinta vasten,joten tapahtumakäsittelijää eisuoriteta esimerkiksi silloin, joskirjautumista yrittävällä käyttäjälläei ole käyttäjätiliä palvelimella.



AfterLoginToVault • Vault (sivu 536)• CurrentUserID (sivu 531)• CurrentUserSessionInfo (sivu







534)


Tapahtumakäsittelijäsuoritetaan, kun käyttäjä onkirjautunut onnistuneesti sisäändokumenttivarastoon.

BeforeLogoutFromVault • Vault (sivu 536)• CurrentUserID (sivu 531)• CurrentUserSessionInfo (sivu



535)• TransactionCache (sivu 535)• GetExtensionObject (sivu




534)

Tapahtumakäsittelijä suoritetaanjuuri ennen kuin käyttäjä kirjataanulos dokumenttivarastosta.Uloskirjautumista eivoi keskeyttää tämäntapahtumakäsittelijänaikana. Asiakasohjelmistoei myöskään reagoi tästätapahtumakäsittelijästä peräisinoleviin virheilmoituksiin.



AfterLogoutFromVault • Vault (sivu 536)• VaultSharedVariables (sivu






534)

• LoggedOutUserID (sivu 533)

Tapahtumakäsittelijä suoritetaan,kun käyttäjä on kirjattuulos dokumenttivarastosta.Uloskirjautumista eivoi keskeyttää tämäntapahtumakäsittelijänaikana. Asiakasohjelmistoei myöskään reagoi tästätapahtumakäsittelijästä peräisinoleviin virheilmoituksiin.

Replikointi: AfterCheckInChanges• Vault (sivu 536)• VaultSharedVariables (sivu






534)

• RestoredVersions (sivu 535)• ObjVer (sivu 534)

Tapahtumakäsittelijät suoritetaan,kun sisältöpaketista tuodaanolemassa olevalle kohteelleuusia versioita tai ristiriitaratkaistaan kahden kohteenvälillä lähdevaraston versionhyväksi. Kun tapahtumakäsittelijäAfterCheckInChangessuoritetaan, kohde on jopalautettu muokkauksesta.Tästä syystä metatietoja taitiedostoja ei voi enää muokatatapahtumakäsittelijän toiminnanaikana.



Replikointi:AfterCreateNewObjectFinalize • Vault (sivu 536)

• VaultSharedVariables (sivu536)

• SavepointVariables (sivu535)

• TransactionCache (sivu 535)• MFScriptCancel (sivu 533)• GetExtensionObject (sivu




534)

• RestoredVersions (sivu 535)• ObjVer (sivu 534)

Tapahtumakäsittelijä suoritetaan,kun sisältöpaketista tuodaanuusi kohde dokumenttivarastoon.Kun tapahtumakäsittelijääAfterCreateNewObjectFinalizesuoritetaan, kohde on jopalautettu muokkauksesta.Tästä syystä metatietoja taitiedostoja ei voi enää muokatatapahtumakäsittelijän toiminnanaikana.

VaultExtensionMethod • Vault (sivu 536)• CurrentUserID (sivu 531)• CurrentUserSessionInfo (sivu







534)

• Input (sivu 532)• Output (sivu 534)

Tapahtumakäsittelijä kutsutaanerillisellä pyynnöllä (niin kutsuttuvarastonlaajennusmetodi).



BeforeCreateLoginAccount

AfterCreateLoginAccount








534)


BeforeCreateLoginAccount::tapahtuma, joka aktivoituukaikille käyttöön otetuilleonline-varastoille, ennen kuinkäyttäjätili on luotu palvelimelle.Tapahtumassa oleva poikkeus eiestä toiminnon suorittamista.

AfterCreateLoginAccount::tapahtuma, joka aktivoituukaikille käyttöön otetuille online-varastoille sen jälkeen, kunkäyttäjätili on luotu palvelimelle.

BeforeModifyLoginAccount

AfterModifyLoginAccount








534)


BeforeModifyLoginAccount::tapahtuma, joka aktivoituukaikille käyttöön otetuilleonline-varastoille, ennenkuin käyttäjätiliä on muokattupalvelimella. Tapahtumassaoleva poikkeus ei estä toiminnonsuorittamista.

AfterModifyLoginAccount::tapahtuma, joka aktivoituukaikille käyttöön otetuilleonline-varastoille sen jälkeen,kun käyttäjätiliä on muokattupalvelimella.



BeforeRemoveLoginAccount

AfterRemoveLoginAccount








534)


BeforeRemoveLoginAccount::tapahtuma, joka aktivoituukaikille käyttöön otetuille online-varastoille, ennen kuin käyttäjätilion poistettu palvelimelta.Tapahtumassa oleva poikkeus eiestä toiminnon suorittamista.

AfterRemoveLoginAccount::tapahtuma, joka aktivoituukaikille käyttöön otetuilleonline-varastoille sen jälkeen,kun käyttäjätili on poistettupalvelimelta.

BeforeCreateUserAccount

AfterCreateUserAccount








534)

• UserAccount (sivu 535)

BeforeCreateUserAccount::tapahtuma aktivoituu kaikillekäyttöön otetuille online-varastoille, ennen kuin käyttäjätilion luotu palvelimelle.

AfterCreateUserAccount::tapahtuma suoritetaan kaikillekäyttöön otetuille online-varastoille sen jälkeen, kunkäyttäjätili on luotu.



BeforeModifyUserAccount

AfterModifyUserAccount








534)


BeforeModifyUserAccount::tapahtuma aktivoituu kaikillekäyttöön otetuille online-varastoille, ennen kuinkäyttäjätiliä on muokattupalvelimella.

AfterModifyUserAccount::tapahtuma suoritetaan kaikillekäyttöön otetuille online-varastoille muokkaamisenjälkeen.

BeforeRemoveUserAccount

AfterRemoveUserAccount








534)


BeforeRemoveUserAccount::tapahtuma aktivoituu kaikillekäyttöön otetuille online-varastoille, ennen kuin käyttäjätilion poistettu palvelimelta.

AfterRemoveUserAccount::tapahtuma suoritetaan kaikillekäyttöön otetuille online-varastoille poiston jälkeen.



BeforeCreateUserGroup

AfterCreateUserGroup








534)

• UserGroupAdmin (sivu 535)

BeforeCreateUserGroup::tapahtuma aktivoituu kaikillekäyttöön otetuille online-varastoille, ennen kuinkäyttäjäryhmä on luotupalvelimelle.

AfterCreateUserGroup::tapahtuma suoritetaan kaikillekäyttöön otetuille online-varastoille sen jälkeen, kunkäyttäjäryhmä on luotu.

BeforeModifyUserGroup

AfterModifyUserGroup








534)


BeforeModifyUserGroup::tapahtuma aktivoituu kaikillekäyttöön otetuille online-varastoille, ennen kuinkäyttäjäryhmää on muokattupalvelimella.

AfterModifyUserGroup::tapahtuma suoritetaan kaikillekäyttöön otetuille online-varastoille muokkaamisenjälkeen.



BeforeRemoveUserGroup

AfterRemoveUserGroup








534)


BeforeRemoveUserGroup::tapahtuma aktivoituu kaikillekäyttöön otetuille online-varastoille, ennen kuinkäyttäjäryhmä on poistettupalvelimelta.

AfterModifyUserGroup::tapahtuma suoritetaan kaikillekäyttöön otetuille online-varastoille poiston jälkeen.

AfterBringOnline

BeforeTakeOffline








534)

AfterBringOnline:: tapahtumaaktivoituu sen jälkeen, kunvarasto on otettu käyttöön(online).

BeforeTakeOffline:: tapahtumasuoritetaan, ennen kuinvarasto otetaan pois käytöstä(offline). Kummassakaantapahtumakäsittelijässä olevapoikkeus ei estä käyttöönottamista / käytöstä poisottamista.



AfterCheckInChangesFinalize • ObjVer (sivu 534)• DisplayID (sivu 531)• Vault (sivu 536)• CurrentUserID (sivu 531)• CurrentUserSessionInfo (sivu







534)

Tapahtuma aktivoituu, kunkohde on kokonaan palautettumuokkauksesta (tai kun kohdepalautetaan muokkauksesta hetisen luomisen jälkeen) ja kaikkimuokkauksesta palautuksenjälkeen tapahtuvat toiminnot,kuten automaattiset tilasiirtymät,on suoritettu.

BeforeCreateView

AfterCreateView








534)

• Näkymä (sivu 536)

BeforeCreateView:: tapahtumaaktivoituu ennen uudenvarastonäkymän luomista.

AfterCreateView:: tapahtumaaktivoituu uuden varastonäkymänluomisen jälkeen.



BeforeModifyView

AfterModifyView








534)


BeforeModifyView: tapahtumaaktivoituu ennen näkymääntehtyjen muutosten voimaantuloa.

AfterModifyView:: tapahtumaaktivoituu näkymään tehtyjenmuutosten voimaantulon jälkeen.

BeforeDeleteView

AfterDeleteView








534)


BeforeDeleteView:: tapahtumaaktivoituu ennen poistettavaksimääritetyn näkymän varsinaistapoistamista.

AfterDeleteView:: tapahtumaaktivoituu näkymän poistamisenjälkeen.



BeforeReturnView • Vault (sivu 536)• CurrentUserID (sivu 531)• CurrentUserSessionInfo (sivu







534)


Tämä tapahtumakäsittelijäaktivoituu, kun näkymä on haettuvarastosta, mutta ennen senpalauttamista asiakkaalle. Senavulla voit muokata näkymääesimerkiksi suodattamallasitä dynaamisilla, esimerkiksinykyiseen käyttäjään perustuvillahakuehdoilla.

BeforeUndeleteObject

AfterUndeleteObject








534)

BeforeUndeleteObject::tapahtumakäsittelijä aktivoituu,ennen kuin kohteen poistoperutaan.

AfterUndeleteObject::tapahtumakäsittelijä aktivoituusen jälkeen, kun kohteen poistoon peruttu. Komentosarjaavoidaan käyttää muokkaukseenvarauksen suorittamiseensekä muiden kohdetoimintojensuorittamiseen muokattavaksivaratulla kohdeversiolla.



AfterUndeleteObjectFinalize • ObjVer (sivu 534)• DisplayID (sivu 531)• Vault (sivu 536)• CurrentUserID (sivu 531)• CurrentUserSessionInfo (sivu







534)

Tämä tapahtuma aktivoituu senjälkeen, kun kohteen poistonkumoaminen on suoritettu japystyt työskentelemään kohteella,jonka poisto on peruttu.

BeforeModifyMFilesCredentials

AfterModifyMFilesCredentials








534)

• ActivityID (sivu 531)

BeforeModifyMFilesCredentials::tapahtumakäsittelijä aktivoituu,ennen kuin M-Files-käyttäjätilinsalasanaa muutetaan.

AfterModifyMFilesCredentials::tapahtumakäsittelijä aktivoituuM-Files-käyttäjätilin salasananmuuttamisen jälkeen.



BeforeCheckinChangesFinalize • ObjVer (sivu 534)• DisplayID (sivu 531)• Vault (sivu 536)• CurrentUserID (sivu 531)• CurrentUserSessionInfo (sivu







534)

TapahtumakäsittelijäBeforeCheckinChangesFinalizeaktivoituu ennen kohteenpalauttamista muokkauksesta,mutta vasta sen jälkeen, kuntilasiirtymät ja allekirjoitukset onviimeistelty. Työnkulun muutokseteivät ole sallittuja.

Palvelimen tapahtumakäsittelijät


BeforeRunScheduledJob

AfterRunScheduledJob

• CurrentUserID (sivu 531)• CurrentUserSessionInfo (sivu

531)• GetExtensionObject (sivu

532)

• MFScriptCancel (sivu 533)• ScheduledJob (sivu 535)• ScheduledJobOutputInfo (sivu

535)

Tapahtumakäsittelijä suoritetaan,kun jokin palvelimen ajastetuistatöistä suoritetaan. Näidentapahtumakäsittelijöiden avullaon mahdollista esimerkiksi valvoaautomaattisesti ajastettujentöiden suoritusta. Virhetilanteessatapahtumakäsittelijävoi esimerkiksi lähettääjärjestelmänvalvojalleautomaattisesti sähköpostiviestin,jolloin ongelmatilanteeseenvoidaan helposti puuttua.



BeforeCreateLoginAccount

AfterCreateLoginAccount

• LoginAccount (sivu 533)• CurrentUserID (sivu 531)• CurrentUserSessionInfo (sivu







534)

BeforeCreateLoginAccount::tapahtuma, joka aktivoituu,ennen kuin käyttäjätili on luotupalvelimelle.

AfterCreateLoginAccount::tapahtuma, joka aktivoituu senjälkeen, kun käyttäjätili on luotupalvelimelle.

BeforeModifyLoginAccount

AfterModifyLoginAccount








534)

BeforeModifyLoginAccount::tapahtuma, joka aktivoituu, ennenkuin käyttäjätiliä on muokattupalvelimella.

AfterModifyLoginAccount::tapahtuma, joka aktivoituu senjälkeen, kun käyttäjätiliä onmuokattu palvelimella.



BeforeRemoveLoginAccount

AfterRemoveLoginAccount








534)

BeforeRemoveLoginAccount::tapahtuma, joka aktivoituu, ennenkuin käyttäjätili on poistettupalvelimelta.

AfterRemoveLoginAccount::tapahtuma, joka aktivoituusen jälkeen, kun käyttäjätili onpoistettu palvelimelta.

BeforeModifyMFilesCredentials

AfterModifyMFilesCredentials

• CurrentUserID (sivu 531)• CurrentUserSessionInfo (sivu

531)• GetExtensionObject (sivu

532)

BeforeModifyMFilesCredentials::tapahtumakäsittelijä aktivoituu,ennen kuin M-Files-käyttäjätilinsalasanaa muutetaan.

AfterModifyMFilesCredentials::tapahtumakäsittelijä aktivoituuM-Files-käyttäjätilin salasananmuuttamisen jälkeen.

Käytettävissä olevat VBScript-muuttujat

VBScript-koodia muokataan Muokkaa VBScript-koodia -ikkunassa, joka voidaan avata seuraaviltavälilehdiltä:

• Ominaisuusmäärittelyn automaattiset arvot (sivu 395)• Ominaisuuksien arvojen automaattinen tarkistus (sivu 404)• Aktivointi (sivu 459)• Työnkulun tilan toiminnot (sivu 440)• Työnkulun tilan ehdot (sivu 439)• Tapahtumakäsittelijät (sivu 503)

Käytettävissä olevat muuttujat on kuvattu seuraavassa taulukossa.




Muuttuja Tietotyyppi Tila Käyttö

ActivityID MFilesAPI.TypedValue SisäänSuoritettavan toiminnon yksilöllinentunniste. Voidaan käyttää tunnistamaan,mitä tapahtumia tietty palvelintoimintoaiheuttaa.

AllowStateTransition Boolean Ulos Voidaan käyttää sallimaan tai estämäänautomaattinen tilasiirtymä suoritettaessaautomaattisen tilasiirtymän komentosarja.

CurrentTransactionID MFilesAPI.TypedValue SisäänTapahtuman ID-tunniste. Jostapahtumakäsittelijät suoritetaanrekursiivisesti (yhden suorittaminenaiheuttaa toisen suorittamisen), ID muuttuujokaisella rekursiotasolla.

CurrentUserID MFilesAPI.Number SisäänSisältää sen käyttäjän ID:n, jonka tekemäntoiminnon seurauksena komentosarjaasuoritetaan.

CurrentUserSessionInfo MFilesAPI.SessionInfo SisäänSisältää tietoa toiminnon aiheuttaneenkäyttäjän kirjautumisistunnosta.

DisplayID MFilesAPI.TypedValue SisäänSisältää kohteen yksilöllisen ID-tunnisteen.Tämä ID näkyy käyttäjille M-Files Desktopinominaisuusalueella, kun kohde on valittunalistauksessa. DisplayID voi sisältäänumeroiden lisäksi myös kirjaimia. UseinDisplayID on sama kuin kohteen ns.sisäinen ID, jonka arvo on saatavillaObjVer-muuttujan kautta. Kohteensisäinen ID on kuitenkin aina numero.DisplayID eroaa kohteen sisäisestäID:stä yleensä silloin, kun kohde on tuotuulkoisesta tietokannasta.

FileTransferSessionID MFilesAPI.Number SisäänSisältää käyttäjäkohtaisentiedonsiirtotunnisteen. Tiedonsiirtotunnistemuodostetaan, kun tiedonsiirtoa ollaankäynnistämässä palvelimella ja samassayhteydessä tämä sama tiedonsiirtotunnisteannetaan BeforeFileUploadja BeforeFileDownload-tapahtumakäsittelijöille. Myöhemmin, kuntiedonsiirto on päättynyt, annetaan samatiedonsiirtotunniste AfterFileUploadja AfterFileDownload-tapahtumakäsittelijöille.Tiedonsiirtotunnisteen avulla on siismahdollista liittää Before-tyyppisettapahtumakäsittelijät yhteen After-tyyppisten tapahtumakäsittelijöiden kanssa.

FileVer MFilesAPI.FileVer SisäänSisältää kohdetiedoston täydellisenyksikäsitteisen tunnisteen, jokakoostuu tiedoston ID:stä ja tiedostonversionumerosta.



GetExtensionObject (metodi) Eikäytettävissä

Metodi varastosovelluksella määritetynlaajennuksen hakemiseen.

Käyttö:GetExtensionObject( <kohteennimi> [, sovelluksen GUID]),jossa osa [, sovelluksen GUID] onvalinnainen.

Esim. Set CK =GetExtensionObject("M-Files.ComplianceKit","{0CAC5452-631F-4646-AC95-4A06BFB8147E}")

Jos sovelluksen GUID-tunnistetta ei olemääritetty, laajennusta haetaan varastonkaikista sovelluksista.

Input MFilesAPI.TypedValue SisäänAsiakkaan määrittämäVaultExtensionMethod-tapahtumakäsittelijän parametri.

IsCancellable MFilesAPI.BooleanValue SisäänNormaalisti komentosarjat voivat peruuttaapalvelintoiminnon ja palauttaa siihenliittyvän tapahtuman tuottamalla virheenkomentosarjassa. IsCancellable-muuttuja määrittää, milloin komentosarjasaa tehdä näin.

Jos muuttujan arvo on false, M-FilesServer ohittaa kaikki komentosarjassatuotetut virheet. Jos komentosarjakuitenkin tuottaa virheen arvonmuuttujan ollessa false, virhe kirjataanWindowsin tapahtumakirjanpitoon jakaikki komentosarjan tekemät muutoksetperuutetaan. Palvelintoiminto siirtyy sittensuoritukseen.



LastUsed MFilesAPI.TypedValue SisäänKäytettävissä vain, jos ominaisuudelle onlaskettavana mukautettu automaattinennumerointi. Automaattisen numeroinninarvo määräytyy yleensä edellisenlaskennan mukaan. Esimerkiksitavallisessa juoksevassa numeroinnissaautomaattinen arvo kasvaa joka kertayhdellä. Mukautettua automaattistanumerointia muodostettaessa edellisenlaskentakerran tulos on käytettävissäLastUsed-muuttujan kautta.

Esimerkiksi yksinkertainen joka kertayhdellä kasvava automaattinen numerointivoitaisiin toteuttaa seuraavalla VBScript-koodilla: Output = LastUsed + 1

LoggedOutUserID MFilesAPI.Number SisäänSisältää uloskirjautumisen jälkeenuloskirjautuneen käyttäjän ID:n.

LoginAccount MFilesAPI.LoginAccount SisäänSisältää kirjautumistilanteessa käyttäjänkäyttäjätilin tiedot.

MasterTransactionID MFilesAPI.TypedValue SisäänTapahtuman ID-tunniste. Jostapahtumakäsittelijät suoritetaanrekursiivisesti (yhden suorittaminenaiheuttaa toisen suorittamisen),tapahtuman ID on ensimmäisentapahtuman ID.

MFScriptCancel MFilesAPI.Number SisäänSisältää virhekoodin, jota komentosarjatkäyttävät näyttääkseen virheilmoituksiakäyttäjille. M-Files lisää useinyksityiskohtaista tietoa virheilmoituksiin,mikä voidaan estää MFScriptCancel-muuttujan virhekoodilla.

Esimerkiksi: Err.RaiseMFScriptCancel, "This is theerror message shown to theuser."

NextStateID MFilesAPI.Number Ulos Automaattisen tilasiirtymän aikanaNextStateID-niminen muuttuja sisältääautomaattista tilasiirtymää suoritettaessasen tilan tunnisteen, johon automaattinentilasiirtymä suoritetaan. Muuttamalla tämänmuuttujan arvoa voidaan automaattisentilasiirtymän komentosarjassa määrittääseuraava tila. Oletuksena kohdetila onsama kuin käyttöliittymässä asetettuSeuraava tila.

ObjectAccessControlList MFilesAPI.ObjectAccessControlList

SisäänSisältää tarkasteltavana olevan kohteennykyiset suojausasetukset.



ObjID MFilesAPI.ObjID SisäänKäsiteltävänä olevan kohteen ID-tunniste.

ObjVer MFilesAPI.ObjVer SisäänSisältää kohdeversion täydellisenyksikäsitteisen tunnisteen, joka koostuukohdetyypin ID:stä, kohteen sisäisestäID:stä ja kohteen versionumerosta.

Output MFilesAPI.TypedValue Ulos Käytettävissä vain, jos ominaisuudelle onlaskettavana mukautettu automaattinennumerointi. VBScript-koodin suorituksenalussa Output-muuttuja sisältäälaskettavan ominaisuusarvontämänhetkisen arvon (ei kuitenkaanautomaattisessa numeroinnissa).

VBScript-koodin pääasiallinen tarkoituson yleensä luoda uusi arvo ja nimetäse Output-muuttujalle, joka sittentallennetaan kohteen metatietoihin. ElleiVBScript-koodi määritä Output-muuttujanarvoa, metatietojen ominaisuusarvo pysyysamana.

Output-muuttujan arvon voi yksinkertaisissatapauksissa asettaa suorallasijoituslauseella, esimerkiksi seuraavasti:Output = 123

Jos laskettavan arvon tietotyyppi onesimerkiksi Valitse listasta, SetValue-metodia suositellaan muuttujanOutput arvon määrittämiseen(katso M-Files API), esimerkiksiseuraavasti: Output.SetValueMFDatatypeLookup, 101

ParentTransactionID MFilesAPI.TypedValue SisäänTapahtuman ID-tunniste. Jostapahtumakäsittelijät suoritetaanrekursiivisesti (yhden suorittaminenaiheuttaa toisen suorittamisen), tämäntapahtuman ID on edellisen (kutsuvan)tapahtuman ID.

PropertyDef MFilesAPI.PropertyDef SisäänSisältää laskettavana olevanominaisuusmäärittelyn tiedot, kutenominaisuusmäärittelyn ID:n, nimen jatietotyypin.

PropertyValue MFilesAPI.PropertyValue SisäänSisältää ominaisuusarvon. Jokainenominaisuusarvo, joka on tallennettumuuttujaan PropertyValues tyypinPropertyValue muuttujana. Tietynominaisuusarvon voi etsiä kokoelmastakäyttäen SearchForProperty-metodia.



PropertyValues MFilesAPI.PropertyValues SisäänSisältää kaikki kohdeversionominaisuusarvot, jotka koskivat nykyistätoimintaa. Jokainen ominaisuusarvo,joka on tallennettu muuttujaanPropertyValues tyypin PropertyValuemuuttujana. Tietyn ominaisuusarvonvoi etsiä kokoelmasta käyttäenSearchForProperty-metodia.

RestoredVersions MFilesAPI.IDs SisäänSisältää viedyn kohteen kohdeversiot, jotkatuotiin sisältöpaketista.

SavepointVariables MFilesAPI.NamedValues Sisään/Ulos

Säilö valinnaisille nimi-arvopareille, jotkaon tallennettu yhden tapahtuman kestonajaksi. Säilö palauttaa automaattisestisäilön sisäiset, epäonnistuneidenoperaatioiden aiheuttamat muutokset.

ScheduledJob MFilesAPI.ScheduledJob SisäänSisältää suorituksessa olevan ajastetuntyön kuvauksen.

ScheduledJobOutputInfo MFilesAPI.ScheduledJobOutputInfo

SisäänSisältää ajastetun työn suorittamisenjälkeen tietoa ajastetun työnlopputuloksesta.

StateID MFilesAPI.Number SisäänSisältää työnkulun tilan tunnisteen,jonka avulla työnkulkuihin liittyvissäkomentosarjoissa voidaan yksikäsitteisestitunnistaa käsiteltävä tila.

StateTransitionID MFilesAPI.Number SisäänTilasiirtymän ID-tunniste.

TransactionCache MFilesAPI.NamedValues Sisään/Ulos

Säilö valinnaisille nimi-arvopareille, jotkaon tallennettu yhden tapahtuman kestonajaksi. Säilö säilyttää kaikki muutokset,vaikka ne olisivat myöhemmin virheenvuoksi peruutetun toiminnon aiheuttamia.

UserAccount MFilesAPI.UserAccount SisäänVaraston käyttäjän tiedot.

UserGroupAdmin MFilesAPI.UserGroupAdmin

SisäänVaraston käyttäjäryhmän tiedot.

ValueListItem MFilesAPI.ValueListItem SisäänSisältää arvolistan arvon, jotatapahtumakäsittelijässä ollaankäsittelemässä.



Vault MFilesAPI.Vault SisäänEdustaa dokumenttivarastoa, jonkapuitteissa komentosarjaa ollaansuorittamassa. Muuttujan kauttakomentosarja pystyy käsittelemäändokumenttivaraston sisältöä samalla tavallakuin on mahdollista M-Files API -rajapinnanavulla. Virhetilanteessa kaikki Vault-olion kautta dokumenttivarastolle tehdytmuutokset perutaan.

Olion Vault käyttöön komentosarjoissaliittyy myös joitakin rajoituksia.Komentosarjat eivät pysty Vault-olionkautta muuttamaan sen objektin tilaa,jolle komentosarjaa ollaan suorittamassa.Tilan muuttamiseksi lasketaan kohteenvaraaminen muokattavaksi, kohteenpalauttaminen muokkauksesta,muokkausvarauksen peruminen sekäkohteen poistaminen ja tuhoaminen. Lisäksikaikki komentosarjassa muokattavaksivaratut muut kohteet pitää samankomentosarjansuorituksen aikana myöspalauttaa muokkauksesta.

VaultSharedVariables MFilesAPI.NamedValues Sisään/Ulos

Kokoelma nimettyjä arvoja, jotkatallennetaan dokumenttivarastontietokantaan. Muuttujan avullakomentosarjat voivat tallentaaomia arvojaan tietokantaan siten,että ne ovat kaikkien muidenkinkomentosarjojen käytettävissä. Sallittujatietotyyppejä nimetyille arvoille ovatkokonaislukumuuttujat, totuusarvot jamerkkijonot.

Seuraava esimerkki tallentaa arvon 123nimetyksi arvoksi ja asettaa sen jälkeennumeroperustaisen lasketun arvon arvoksi.

VaultSharedVariables( "Message" )= 123

Output =VaultSharedVariables( "Message" )

View MFilesAPI.View SisäänSisältää tapahtumakäsittelijänprosessoiman näkymän.

Komentosarjojen suoritusjärjestys

Käyttäjän M-Filesissa valitsemat komentosarjat suoritetaan tietyssä järjestyksessä. Suoritushetki riippuutapahtumasta, jota varten komentosarja on kirjoitettu. Katso seuraavista luetteloista, missä järjestyksessätapahtumat oletusarvoisesti suoritetaan, kun käyttäjä tekee tietyn toiminnon varastossa. Huomaa, että


tiettyjen käyttäjän toimien jälkeen aktivoituvien tapahtumien tarkka järjestys ja määrä riippuvat varastonrakenteesta ja varastossa käytettävien komentosarjojen tyypistä.

Käyttäjä luo kohteen ja palauttaa sen välittömästi muokkauksesta:

1. Ominaisuusarvon tarkistus2. Automaattisten ominaisuusarvojen laskenta3. BeforeCreateNewObjectFinalize-tapahtuma4. Työnkulun tilan esiehdot5. Työnkulun tilan toiminnot6. AfterCreateNewObjectFinalize-tapahtuma7. AfterCheckInChangesFinalize-tapahtuma

Käyttäjä luo kohteen, muokkaa sen ominaisuusarvoja ja palauttaa sitten kohteen muokkauksesta:

1. Ominaisuusarvon tarkistus2. Automaattisten ominaisuusarvojen laskenta3. BeforeCreateNewObjectFinalize-tapahtuma4. AfterCreateNewObjectFinalize-tapahtuma5. BeforeSetProperties-tapahtuma6. Ominaisuusarvon tarkistus7. Automaattisten ominaisuusarvojen laskenta8. AfterSetProperties-tapahtuma9. BeforeFileUpload-tapahtuma10.AfterFileUpload-tapahtuma11.BeforeSetProperties-tapahtuma12.Automaattisten ominaisuusarvojen laskenta13.AfterSetProperties-tapahtuma14.BeforeCheckInChanges-tapahtuma15.Työnkulun tilan esiehdot16.Työnkulun tilan toiminnot17.BeforeCheckinChangesFinalize-tapahtuma18.AfterCheckInChanges-tapahtuma19.AfterCheckInChangesFinalize-tapahtuma

Käyttäjä muokkaa ominaisuusarvoja ja muuttaa kohteen työnkulun tilaa:

1. BeforeCheckOut-tapahtuma2. AfterCheckOut-tapahtuma3. BeforeSetProperties-tapahtuma4. Ominaisuusarvon tarkistus5. Automaattisten ominaisuusarvojen laskenta6. AfterSetProperties-tapahtuma7. BeforeCheckInChanges-tapahtuma8. Edelliset työnkulun tilan jälkiehdot9. Uudet työnkulun tilan esiehdot10.Työnkulun tilan toiminnot11.BeforeCheckinChangesFinalize-tapahtuma12.AfterCheckInChanges-tapahtuma13.AfterCheckInChangesFinalize-tapahtuma14.BeforeReturnView-tapahtuma


Jos samantyyppisiä tapahtumakäsittelijöitä on useampi kuin yksi, voit vaihtaa niiden suoritusjärjestyksenvalitsemalla tapahtumakäsittelijän Tapahtumakäsittelijät-ikkunassa ja napsauttamalla ikkunan oikeanreunan ylös- tai alas-nuolipainiketta.

3.2.11. Älykerros

Älykerros eli IML on tietovarastoneutraali lähestymistapa älykkääseen tiedonhallintaan. Se yhdistää erilähteistä saadut tiedot kontekstin perusteella, ei sen järjestelmän tai kansion, jonne tiedot on tallennettu.

IML:n avulla M-Files-käyttäjä voi luoda yhteyden useisiin erilaisiin ulkoisiin tietovarastoihin perinteistenM-Files-dokumenttivarastojen lisäksi. Konnektoreiksi kutsuttujen erityisten tietovarastosovellusten avullakäyttäjä voi selata ja muokata ulkoisissa lähteissä olevia tietoja M-Files-käyttöliittymässä.

IML tarjoaa dokumenttien automaattisen luokittelun ja metatiedot niin sanottujen älypalvelujen avulla, jotkalisäävät keinoälytason M-Filesiin. Älypalvelut ovat tietovarastosovelluksia, jotka luokittelevat dokumentitkäyttäjän puolesta määrittämällä dokumentin luokan ja ehdottamalla metatietoja tiedoston sisällönsemanttisen ja visuaalisen analyysin perusteella.

Kattavamman yleiskatsauksen IML:stä saat dokumentista Älykerros.

Huomaa: IML-ominaisuuksien käyttöä varten tarvitset sopivan Älykerros -lisenssin, ja M-Files-palvelimeen täytyy olla asennettu Microsoft .NET Framework 4.5 tai uudempi versio.

Huomaa: Jotkin M-Files-sovellukset, jotka julkaistiin ennen M-Files 2018 -versiota, eivät ehkäole yhteensopivia ulkoisen tietovaraston sisällön kanssa. Ennen kuin IML otetaan käyttöön,varmista, että kaikki liiketoiminnan kannalta kriittiset M-Files-sovellukset ovat yhteensopivia ulkoisiintietovarastoihin tallennetun sisällön kanssa.

IML-arkkitehtuuri

IML:n arkkitehtuuri voidaan jakaa kolmeen eri kerrokseen: ylinnä on yhtenäinen käyttäjäkokemustaso,keskellä on älykäs metatietotaso, ja alimmaisena on useasta tietovarastosta koostuva backend-kerros.

https://kb.cloudvault.m-files.com/Default.aspx?#3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC/object/E6B44414-E58A-4F59-BA6F-3225D01D1904/latest



Ylin taso, yhtenäinen käyttäjäkokemuksen kerros, toimii yhtenäisenä käyttäjäkokemuksena käytetystätietovarastosta riippumatta. Sen avulla tietoa voidaan tarkastella ja muokata tutuissa M-Files Desktop-, M-Files Web- ja M-Files Mobile -käyttöliittymissä riippumatta siitä, missä tieto sijaitsee.

Keskikerros, niin sanottu älykerros (Intelligent Metadata Layer), on IML-arkkitehtuurin olennainen osa.Se sisältää kaikki olennaiset yrityksen sisällönhallinnan ominaisuudet, kuten monipuolisen hakuliittymän,työnkulut, versiohistorian, dokumenttien varaamisen muokattavaksi sekä useasta tietovarastostatehtävän haun. M-Files-lähestymistapa dokumenttien luokitteluun metatiedoilla ja sisällön luokittelumetatietopohjaisiin näkymiin mahdollistavat dokumenttien löytymisen niiden aiheen eikä sijainninperusteella. Monen tietovaraston haku on M-Filesin versio yrityshausta, ja se mahdollistaa dokumenttienhaun tietovarastojen välillä.

Keskitaso lisää M-Files-järjestelmään myös keinoälyn. Niin sanotut älypalvelut tarjoavat keinonautomaattisten metatietoehdotusten tekoon ja dokumenttien luokitteluun tekemällä M-Filesiinlisättävään sisältöön teksti- ja kuva-analyyseja ja käyttämällä koneoppimista tietovaraston käyttäjänkäyttäytymismalleihin. Älypalvelut ovat tietovaraston sovelluksia. Kun nämä palvelut on asennettu, nevoivat ottaa hoitaakseen metatietojen määrityksen ja dokumenttien luokittelun. Lisäksi IML-sovelluksenohjelmointiliitännän avulla kolmannet osapuolet voivat kehittää älypalveluita niin, että ne voidaan räätälöidätiettyihin tarpeisiin ja eri organisaatio- ja yritysympäristöihin.

Lisätietoja älypalveluista on kohdassa Älypalvelut (sivu 540).

Alin kerros, usean tietovaraston backend-puoli, toimii liittymänä M-Filesin ja ulkoisten tietovarastojenvälillä. Konnektoreiksi kutsuttujen tietovarastosovellusten avulla M-Files-käyttäjät pystyvät tarkastelemaanja muokkaamaan ulkoisten tietoyhteyksien sisältöä käyttämällä M-Filesin käyttöliittymää. Konnektoritmuodostavat yhteyksiä M-Filesin ja ulkoisten tietovarastojen välille, ja käyttäjä voi tarkastella ja muokatasisältöä useista ulkoisista lähteistä ikään kuin käyttäjä toimisi yhdestä dokumenttivarastosta käsin.

Katso lisätietoja konnektoreista kohdasta Konnektorit (sivu 542).


Tässä kappaleessa

• Älypalvelut (sivu 540)• Konnektorit (sivu 542)

Älypalvelut

Älypalvelut ovat varastosovelluksia, joiden tarkoitus on analysoida ja luokitella dokumentteja ja tarjotametatietoehdotuksia tiedostojen sisällön, nykyisten metatietojen ja jopa käyttäjän käyttäytymisenperusteella. Älypalvelut hyödyntävät tekstianalyysia ja koneoppimista ja määrittävät ja ylläpitävät niidenperusteella dokumenttien metatietoja käyttäjälle.

Älypalvelut voivat toimia monilla tavoin, ja niistä voi olla hyötyä eri tilanteissa. Ne voidaan räätälöidä M-Filesille, ne voivat hyödyntää kolmannen osapuolen komponenttia tai APIa tai luoda yhteyden kolmannenosapuolen palveluun suorittaakseen sisältöanalyysin M-Filesille.

Älypalvelut toimivat taustalla esimerkiksi silloin, kun käyttäjä vetää ja pudottaa uuden dokumentin M-Filesiin tai muokkaa metatietokortin tiettyä ominaisuusarvoa. Tällaisissa tilanteissa älypalvelut analysoivatuusien dokumenttien ja metatietomuutosten sisältöä ja tarjoavat metatietoehdotuksia suorittamiensaanalyysien pohjalta.

Jos lisäät esimerkiksi sopimuksen M-Filesiin, älypalvelu voi automaattisesti ehdottaa sopimustakäytettäväksi dokumenttiluokkana ja ehdottaa arvoja asiakkaan ja yhteyshenkilön tietoihin, muidenmetatietokenttien lisäksi, päättelemällä tiedot tiedoston sisällöstä. Käyttäjät voivat sitten lisätä ehdotetutarvot niin halutessaan. Tällainen automatisointi voi nopeuttaa metatietojen lisäämisprosessia M-Files-kohteille huomattavasti.

Kuva 138. Älypalvelut avustavat sinua metatietojen liittämisessä dokumentteihin.

Toisena esimerkkinä lisättäessä kuvaa M-Filesiin älypalvelu voi analysoida uuden kuvan visuaalisestiennen kuin käyttäjä täyttää metatiedot. Analyysi tunnistaa yksittäiset kohteet, konseptit ja ihmisten kasvotsekä kasvonpiirteet kuvasta, luo tekstikuvauksen ja aihekentät kuvan sisällöstä. Kuvauksia ja leimojapuolestaan tarjotaan metatietoehdotuksiksi metatietokortin kuvaus- ja avainsanakenttiin. Käyttäjä voi sittenlisätä mahdollisia sopiviksi katsomiaan ehdotuksia metatietoarvoiksi tai vaihtoehtoisesti muokata lisättyjäarvoja halutessaan täsmentää metatietoja.

Huomaa: Metatietoehdotuksia ei näytetä käyttäjille, joilla on vain luku -lisenssi (sivu 236).


Tässä kappaleessa

• Älypalveluiden lisääminen (sivu 541)• Älypalveluiden määrittäminen (sivu 541)

Älypalveluiden lisääminen

Lisää älypalveluita M-Files Server-tietokoneella olevaan varastoon toimimalla seuraavasti:



3. Laajenna Dokumenttivarastot vasemman reunan puunäkymässä.

4. Napsauta haluamaasi varastoa hiiren oikealla painikkeella vasemman reunan puunäkymässä ja valitsepikavalikosta Sovellukset.


5. Napsauta Asenna...-painiketta.

6. Etsi tietokoneelle tallennettu sovelluspaketti ja napsauta Avaa.

Sinua kehotetaan käynnistämään dokumenttivarasto uudelleen.


8. Jos valitussa varastossa on avoimia istuntoja, sinua kehotetaan sulkemaan ne. Napsauta Kyllä.

Valitut älypalvelut asennetaan, ja niiden pitäisi näkyä Sovellukset-ikkunassa. Kun olet asentanutälypalvelut, sinun pitää määrittää niiden asennukset. Katso ohjeet älypalveluiden asetustenmäärittämiseksi kohdasta Älypalveluiden määrittäminen (sivu 541).Älypalveluiden määrittäminen

Älypalvelut määritetään M-Files Admin-määrityseditorissa. Lisätietoja editorin käytöstä on kohdassaMäärityseditorin käyttäminen (sivu 469).


Määritä älypalvelut toimimalla seuraavasti:





5. Laajenna Älypalvelut harmaalla navigointialueella ja valitse määritettävät älypalvelut.

6. Avaa Configuration-välilehti, laajenna General Settings -osa ja muuta asetuksia tarpeen mukaan:

Asetus Kuvaus

Enabled Määrittää, ovatko älypalvelut käytössä vaieivät.

Suggestions Näitä asetuksia käytetäänmetatietoehdotusten kohdentamiseen M-Files-asetuksilla.

Maximum Processing Time in Seconds Maksimiaika sekunteina, jonka älypalvelutodottavat ehdotusten käsittelyä ja luontia,ennen kuin toiminto perutaan.

7. Laajenna Service-Specific Settings -kohta ja muuta asetuksia tarpeen mukaan.

Service-Specific Settings -kohdan asetukset vaihtelevat älypalveluittain. Katso lisätietojakunkin palvelun omista ohjeista.

8. Tallenna asetukset napsauttamalla Tallenna.

9. Siirrä varasto offline-tilaan ja tuo se takaisin online-tilaan:

a) Napsauta varastoa oikealla painikkeella vasemmanpuoleisessa puunäkymässä ja valitsepikavalikosta Toiminnot > Ota pois käytöstä (offline).

Jos varastossa on aktiivisia käyttäjäyhteyksiä, napsauta kehotteessa Kyllä.

b) Napsauta vasemmanpuoleisessa puunäkymässä varastoa oikeanpuoleisella painikkeella ja valitsepikavalikosta Toiminnot > Ota käyttöön (online).

Nyt asetusten pitäisi olla käytössä ja älypalveluiden pitäisi olla valmiita käyttöön.

Konnektorit

Konnektoreilla muodostetaan yhteys M-Filesin ja ulkoisten tietovarastojen välille. Niillä tuodaan ulkoisiatietoja M-Files-käyttöliittymään, jolloin niitä voi katsella ja muokata samalla tavalla kuin tietoja tavallisestikäsitellään M-Filesissa.


Toisin sanoen ulkoisessa tietovarastossa, kuten vaikkapa verkkokansiossa, säilytettävät tiedostot näkyvätM-Filesissa samalla tavalla kuin kaikki muutkin M-Files-kohteet. Niitä voi myös muokata ja varustaametatiedoilla samalla tavalla kuin kaikkia muita M-Files-dokumenttivaraston tietoja.

Ulkoisten tietovarastojen kohteet ovat oletusarvoisesti ei-hallittuja. Se tarkoittaa, ettei niihin ole yhdistettyM-Files-metatietoja, mutta ne voi helposti muuttaa hallituiksi kohteiksi lisäämällä niihin metatietoja. Katsolisätietoja kohdasta Ei-hallittujen kohteiden muuttaminen (sivu 548).

Kuva 139. Konnektorien avulla voit integroida M-Filesin ulkoisten tietovarastojen kanssa niin, että voit näyttää ja muokata ulkoistentietovarastojen sisältöä M-Filesin kautta. Lisäämällä metatietoja voit muuttaa ulkoisten tietovarastojen tiedostoja ja kansioita M-Files-kohteiksi niin, että ne voidaan järjestää esimerkiksi metatieto-ohjatuiksi näkymiksi.

Tässä kappaleessa

• Konnektorin lisääminen (sivu 543)• Konnektorin määrittäminen (sivu 544)• Ei-hallittujen kohteiden muuttaminen (sivu 548)

Konnektorin lisääminen

Lisää konnektori M-Files Server tietokoneella olevaan varastoon toimimalla seuraavasti:




4. Napsauta haluamaasi varastoa hiiren oikealla painikkeella vasemman reunan puunäkymässä ja valitsepikavalikosta Sovellukset.



5. Napsauta Asenna...-painiketta.

6. Etsi tietokoneelle tallennettu sovelluspaketti ja napsauta Avaa.

Sinua kehotetaan käynnistämään dokumenttivarasto uudelleen.


8. Jos valitussa varastossa on avoimia istuntoja, sinua kehotetaan sulkemaan ne. Napsauta Kyllä.

Valittu konnektori asennetaan, ja sen pitäisi näkyä Sovellukset-ikkunassa. Kun olet asentanutkonnektorin, sen asetukset täytyy määrittää. Katso ohjeet konnektorin asetusten määrittämiseksi kohdastaKonnektorin määrittäminen (sivu 544).Konnektorin määrittäminen

Konnektorit määritetään M-Files Admin-määrityseditorissa. Lisätietoja editorin käytöstä on kohdassaMäärityseditorin käyttäminen (sivu 469).

Määritä konnektori toimimalla seuraavasti:





5. Laajenna Ulkoiset tietovarastot harmaalla navigointialueella ja valitse määritettävä konnektori.


6. Valitse Dashboard-välilehdellä jompikumpi seuraavista:

a. Lisää uusi yhteys napsauttamalla Add Connection.

tai

b. Valitse olemassa oleva yhteys ja napsauta Configure.

7. Laajenna General Settings ja muuta asetuksia tarpeen mukaan:

Asetus Kuvaus

EnabledMäärittää, onko yhteys käytössä vai ei.

Display NameYhteyden näyttönimi, joka näkyy Ulkoiset näkymät -kohdanlistausalueella (sivu 39).

AuthenticationMäärittää tunnistustyypin, jota tarvitaan yhdistettäessä ulkoiseentietovarastoon. Käytettävissä olevat asetukset:

• Personal• Common• Anonymous

Katso lisätietoja kohdasta Ulkoisen tietovaraston tunnistus (sivu547).

PermissionsNäillä asetuksilla voit käyttää ulkoisen tietovaraston kohteisiinoletusarvoista nimettyä M-Files-käyttöoikeusluetteloa.


Asetus Kuvaus

Automatic AssociationNäillä asetuksilla voit yhdistää M-Files-käyttäjiä automaattisestiulkoisiin käyttäjiin ja käyttäjäryhmiin. Tämä kohta sisältää seuraavatasetukset:

• Association Methods: Voit määrittää yhdistämismenetelmiä,jos käytössä on yhteinen tunnistus. Tuetut arvot:

• username: Yhdistetään, jos ulkoinen käyttäjänimi vastaa M-Files-käyttäjänimeä.

• User Association during Login: M-Files-käyttäjäyhdistetään ulkoisen tietovaraston käyttäjään, kun hän kirjautuutietovarastoon M-Filesin kautta. Asetusta voi käyttää, jos käytössäon käyttäjäkohtainen tunnistus.

• User Association with User Groups during Login:Ulkoisen tietovaraston ryhmäjäsenyydet voidaan synkronisoida M-Filesissa, kun käyttäjä kirjautuu tietovarastoon henkilökohtaistatunnistusta käyttäen.

• Replicate All User Groups: Jos asetus on käytössä, kaikkikäytettävissä olevat käyttäjäryhmät ja ulkoisen tietovarastonryhmähierarkia replikoidaan kohteeseen M-Files.

MappingNäillä asetuksilla kohdennetaan ulkoisen tietovaraston tiedostoja M-Files-kohdetyyppeihin ja ulkoisia metatietoja M-Files-ominaisuuksiin.

Voit käyttää samaa kohdetyyppiä kaikissa tämän yhteyden kauttakäytettävissä olevissa ulkoisissa tiedostoissa antamalla arvon *kohdetyyppikohdistuksen External Type -kenttään.

HakuindeksointiNämä asetukset vaikuttavat siihen, miten ulkoisen tietovaraston sisältöindeksoidaan hakua varten.

8. Laajenna Connector-Specific Settings -kohta ja muuta asetuksia tarpeen mukaan.

Connector-Specific Settings -kohdan asetukset vaihtelevat yhteyksittäin. Katso lisätietojakunkin yhteyden ohjeista.

9. Valinnainen Napsauta yhteyttä hiiren oikealla painikkeella harmaalla navigointialueella ja lisää yhteisenkäyttäjän tunnistetiedot tietovaraston käyttöä varten valitsemalla pikavalikosta Authenticate CommonUser.

10.Valinnainen Napsauta yhteyttä hiiren oikealla painikkeella harmaalla navigointialueella ja lisäätietovaraston sisällön indeksointiin käytettävät tunnistetiedot valitsemalla pikavalikosta AuthenticateIndexer User.

11.Napsauta yhteyttä hiiren oikealla painikkeella harmaalla navigointialueella ja lisää tunnistetiedotulkoisen tietovaraston kohteen suojausoikeuksien noutoa varten valitsemalla pikavalikostaAuthenticate Permissions Retriever (tunnista suojausasetusten noutaja).

Valinta näkyy konnektorin pikavalikossa vain, jos konnektori edellyttää suojausasetustennoutajan määrittämistä. Muussa tapauksessa valikossa näytetään vain yhteisen käyttäjän jaindeksoijakäyttäjän tunnistamista koskevat valinnat.


12.Tallenna asetukset napsauttamalla Tallenna.

13.Siirrä varasto offline-tilaan ja tuo se takaisin online-tilaan:




Nyt asetusten pitäisi olla käytössä. Näet ulkoisen tietovarastoyhteyden tilan Dashboard-välilehdeltä.

Tässä kappaleessa

• Ulkoisen tietovaraston tunnistus (sivu 547)

Ulkoisen tietovaraston tunnistus

Järjestelmänvalvojien pitää määrittää tunnistustyyppi, jota kuhunkin ulkoiseen tietovarastoon sovelletaanM-Files Adminin kautta. Tunnistus-asetuksella määritetään tunnistetiedot, joilla ulkoista tietovarastoapääsee käyttämään. Järjestelmänvalvojat voivat päättää, onko tunnistustyyppi Yhteinen, Henkilökohtainenvai Anonymous.

Katso myös kohdat Ulkoisen tietovaraston käyttäjät (sivu 429) ja Ulkoisen tietovaraston käyttäjäryhmät(sivu 431), joissa kerrotaan, miten ulkoisen tietovarastojen käyttäjät ja käyttäjäryhmät yhdistetään M-Files-käyttäjiin ja -käyttäjäryhmiin.

Anonyymi tunnistus

Tunnistus-asetukseksi pitää asettaa Anonymous, kun tietovaraston ei tarvitse tunnistaa käyttäjiäollenkaan.

Yhteinen tunnistus

Järjestelmänvalvoja määrittää tunnistetiedot, jotka tallennetaan M-Files-varaston tietokantaan salatussamuodossa. Tunnistetietoja käytetään aina, kun M-Files-käyttäjä käyttää ulkoista tietovarastoa M-Filesinkautta.

Yhteinen on suositeltava tunnistustyyppi kahdessa tilanteessa:

• Ulkoinen tietovarasto sisältää tietoja, joita voivat käyttää kaikki M-Files-varaston käyttäjät tai tiettyvaraston käyttäjien alajoukko. Kun tämä tunnistustyyppi on käytössä, käyttäjien ei tarvitse kirjautuatietovarastoon manuaalisesti.

• Ulkoisen tietovaraston pitää olla sellaisten käyttäjien käytettävissä, joilla ei ole ulkoiseen tietovarastoontunnistetietoja. Tätä vaihtoehtoa tarvitaan esimerkiksi silloin, kun organisaatio haluaa antaa M-Filesinkautta ulkoisille alihankkijoille käyttöoikeuden verkkokansioon, jota nämä muuten eivät voisi käyttää.

Henkilökohtainen tunnistus

Kun tunnistustyypiksi on valittu Henkilökohtainen, käyttäjää kehotetaan antamaan tunnistetietonsa M-Files-asiakasohjelmistoon käyttäessään ulkoista tietovarastoa:


Kirjautuminen ulos ulkoisesta tietovarastosta tai kirjautuminen sinne sisään

Kirjaudu ulos käyttäjäkohtaista tunnistusta käyttävästä ulkoisesta tietovarastosta tai takaisin sinnesuorittamalla seuraavat vaiheet:

1. Napsauta M-Files Desktopissa käyttäjänimeä käyttöliittymän oikeassa yläkulmassa.

2. Valitse pikavalikosta Ulkoiset tietovarastot.

Ulkoiset tietovarastot -ikkuna avautuu.

3. Valitse ulkoinen tietovarasto ja tee jokin seuraavista:

a. Napsauta Kirjaudu sisään, jos haluat kirjautua tietovarastoon, johon et ole enää kirjautuneena.

tai

b. Napsauta Kirjaudu ulos, jos haluat kirjautua ulos tietovarastosta, johon olet juuri kirjautuneena.

4. Napsauta Sulje sulkeaksesi Ulkoiset tietovarastot -ikkunan.

Ei-hallittujen kohteiden muuttaminen

Ulkoiset tiedostot, joihin ei ole liitetty M-Files-metatietoja, luokitellaan M-Filesissa ei-hallituiksi tiedostoiksi.Niitä voi katsella ja muokata M-Filesissa, mutta muutokset tallennetaan vain ulkoiseen tietovarastoon eikäM-Files Server säilytä tällaisten tiedostojen versiohistoriaa.

Kun käyttäjä lisää ulkoiseen tiedostoon M-Files-metatietoja, tiedosto muuttuu M-Filesissa hallituksiulkoiseksi kohteeksi. Hallittuja kohdetiedostoja voi muokata ulkoisen järjestelmän tai M-Filesin kautta,mutta M-Files säilyttää versiohistorian vain M-Files-järjestelmän kautta tehdyistä muutoksista. Koskaulkoinen tietovarasto ei välttämättä tue versiohistoriaa, M-Files Server tallentaa tiedostojen vanhat versiotM-Files-järjestelmään ja vain tiedoston uusin versio säilytetään ulkoisessa järjestelmässä.


Huomaa: Ei-hallittuja kohteita, jotka on varattu muokattaviksi, ei voi muuttaa. Ennen kuin muutatei-hallittua kohdetta, varmista, että kohdetta ei ole varattu muokattavaksi sinulle tai kenellekäänmuulle. Katso lisätietoja näistä ohjeista (sivu 549).

Metatietokortin avulla ei-hallitun kohteen muuntaminen hallituksi on yhtä helppoa kuin kohteen luokanmuuttaminen:

1. Etsi ja valitse M-Files Desktopissa ei-hallittu kohde joko hakutoiminnolla tai Ulkoisten näkymien avulla.

Ei-hallitun kohteen metatietokortti näyttää suunnilleen tältä:

2. Varmista, ettei kohdetta ole varattu muokattavaksi.

a. Jos kohde on varattu muokattavaksi sinulle, voit napsauttaa kohdetta hiiren oikealla painikkeella javalita pikavalikosta Palauta muokkauksesta tai Peru muokkaus.

tai

b. Jos kohde on varattu muokkaukseen jollekin muulle käyttäjälle, tunnista kohteen muokattavaksivarannut käyttäjä katsomalla kohteen metatietokorttia ja pyydä sitten tätä käyttäjää palauttamaankohde muokkauksesta.

3. Vaihda kohteen luokka Luokka-pudotusvalikosta.


4. Kun olet vaihtanut luokan, voit lisätä kohteeseen haluamasi metatiedot. Valitsemasi luokka määrittääkohteen oletusarvoiset metatieto-ominaisuudet.

5. Tallenna muutoksesi napsauttamalla Tallenna.

Ulkoisesta tietovarastosta valittu kohde on nyt muutettu hallituksi kohteeksi.


3.2.12. M-Files Serverin rekisteriasetukset ja nimetyt arvoasetukset

Tähän osioon on koottu Microsoft Windowsin rekisteriasetukset ja M-Filesin nimetyt arvoasetukset, joitavoit käyttää M-Files-palvelinkoneessa M-Files Serverin käyttäytymisen muokkaamiseen.

Huomaa: Nimettyjen arvoasetusten jakamista varten tarvitaan M-Files Named Value Manager.Katso sovelluksen lataaminen ja sen käyttöohjeet dokumentista Distributing Vault-Specific RegistrySettings from M-Files Server.

Tässä kappaleessa

• Julkisten linkkien määritysasetukset (sivu 551)• ”Lähetä ja tallenna M-Filesiin” -painikkeen määritysasetukset (sivu 554)• Taivutusmuotojen mukaisen haun poistaminen käytöstä (sivu 555)• Hakutulosten osuvuuden perusteella tehdyn lajittelun poistaminen käytöstä (sivu 556)• Metatietokenttien päivityksen ottaminen käyttöön M-Files Webissä ja M-Files Mobilessa (sivu 558)• Äänteellisten ja sumeiden hakujen käyttöönotto (sivu 558)• Synonyymihaun määritteleminen (sivu 559)• Eri varastojen aluekohtaisten asetusten määrittäminen palvelinpuolen PDF-muunnoksille (sivu 560)• Linkitettyjen dokumenttien poiston estäminen (sivu 561)• Käyttäjien metatietokortin sijainnin vaihdon estäminen (sivu 562)• Firebirdin käytettävyyttä laajentava rekisteriasetus (sivu 563)• Varaston suorituskyvyn mittauksen rekisteriasetukset (sivu 564)

Julkisten linkkien määritysasetukset

Tässä listatuilla rekisteriasetuksilla voidaan ottaa Jaa julkinen linkki -ominaisuus käyttöön tai poistaa sekäytöstä sekä ottaa erityiset julkisten linkkien jakamisasetukset käyttöön tai poistaa ne käytöstä.

Määritä Jaa julkinen linkki -toiminto suorittamalla seuraavat vaiheet:

1. Lisää seuraava rekisteriasetus tai muokkaa sitä M-Files Server -tietokoneella:


Arvon nimi EnableSharedPublicLinks


KuvausOttaa Jaa julkinen linkki -toiminnon käyttöön tai poistaa sen käytöstäpalvelimella. Kun toiminto on poissa käytöstä, julkisia linkkejä ei voi luodaasiakassovellusten tai APIen kautta. Myös aiemmin jaetut julkiset linkitlakkaavat toimimasta, jos toiminto poistetaan käytöstä.

Poistaessasi toiminnon käytöstä varmista, että käytät vastaavia asetuksia myösM-Files Desktopissa ja M-Files Web -käyttöliittymässä (katso vaiheet 7 (sivu552)–9 (sivu 552)).

Oletusarvo1





Hyväksyttävätarvot 1

0

Jaa julkinen linkki -asetus on käytössä.

Jaa julkinen linkki -asetus on poissa käytöstä.





pikavalikosta.

Kun olet määrittänyt Jaa julkinen linkki -toiminnon M-Files Serverillä, määritä M-Files Named ValueManager -työkalulla julkiset linkit M-Files Desktopissa ja M-Files Web -käyttöliittymässä.



5. Valitse Storage Type -pudotusvalikosta MFConfigurationValue-varasto.

6. Syötä Namespace-kentässä seuraava arvo: M-Files.Core.Sharing.PublicLinks.Settings

Ota Jaa julkinen linkki -toiminto käyttöön tai poista se käytöstä suorittamalla vaiheet 7 (sivu 552)–9(sivu 552):

7. Lisää uusi avain napsauttamalla Add....

8. Kaksoisnapsauta vasemmassa sivupaneelissa New Named Value Key ja syötä seuraava arvo:Enabled

9. Suorita jompikumpi seuraavista vaiheista:

a. Jos haluat poistaa Jaa julkinen linkki -toiminnon käytöstä, valitse juuri lisätty avain ja lisääseuraava arvo oikeaan sivupaneeliin:

epätosi

Huomaa: Poistaessasi Jaa julkinen linkki -toiminnon käytöstä varmista, että käytätvastaavaa rekisteriasetusta myös M-Files Serverillä (katso vaiheet 1 (sivu 551)–2 (sivu552)).

tai

b. Jos haluat ottaa Jaa julkinen linkki -toiminnon käyttöön, valitse juuri lisätty avain ja lisää seuraavaarvo oikeaan sivupaneeliin:

tosi

Huomaa: Jaa julkinen linkki -toiminto on oletusarvoisesti päällä, joten tavallisesti toimintoaei tarvitse erikseen ottaa käyttöön.


Määritä, osoittaako julkinen linkki jaetun tiedoston uusimpaan versioon vai ainoastaan käyttäjän jakamaantiettyyn versioon, suorittamalla vaiheet 10 (sivu 553)–12 (sivu 553):

10.Lisää uusi avain napsauttamalla Add....

11.Kaksoisnapsauta vasemmassa sivupaneelissa New Named Value Key ja syötä seuraava arvo:AllowSharingLatestVersion

12.Suorita jompikumpi seuraavista vaiheista:

a. Jos haluat, että julkiset linkit osoittavat aina jaetun tiedoston uusimpaan versioon, valitse juuri lisättyavain ja lisää seuraava arvo oikeaan sivupaneeliin:

tosi

tai

b. Jos haluat, että julkiset linkit osoittavat aina käyttäjän jakamaan tiettyyn versioon, valitse juuri lisättyavain ja lisää seuraava arvo oikeaan sivupaneeliin:

epätosi

Huomaa: Julkiset linkit osoittavat oletusarvoisesti käyttäjän jakamaan tiettyyn versioon, jotentavallisesti arvoa AllowSharingLatestVersion ei tarvitse merkitä epätodeksi.

Suorita vaiheet 13 (sivu 553)–15 (sivu 553), jos haluat määrittää julkisten linkkien oletusarvoisenvanhenemisajan:

13.Lisää uusi avain napsauttamalla Add....

14.Kaksoisnapsauta vasemmassa sivupaneelissa New Named Value Key ja syötä seuraava arvo:DefaultExpireInDays

15.Valitse juuri lisätty avain ja lisää vanhenemisaika päivinä (kokonaislukuna) oikeaan sivupaneeliin,esimerkiksi:

10

Edellä olevassa esimerkissä julkisten linkkien oletusarvoinen vanhenemisaika on 10 päivää.Käyttäjä voi aina vaihtaa vanhenemispäivää Jaa julkinen linkki -valintaikkunassa.

Kun olet määrittänyt Jaa julkinen linkki -toiminnon, varasto on siirrettävä offline-tilaan ja tuotava sittentakaisin online-tilaan, jotta muutokset tulevat voimaan.

16.Siirrä varasto offline-tilaan ja tuo se takaisin online-tilaan:




Jaa julkinen linkki -toiminto on nyt määritetty antamiesi määritysasetusten mukaisesti.


”Lähetä ja tallenna M-Filesiin” -painikkeen määritysasetukset

M-Files Named Value Managerin avulla voit lisätä Lähetä ja tallenna M-Filesiin -painikkeen MicrosoftOutlook -laadintaikkunaan kaikille asiakastietokoneille tai poistaa Lähetä ja tallenna M-Filesiin -painikkeen käytöstä kokonaan. Voit katsoa lisätietoja Lähetä ja tallenna M-Filesiin -toiminnosta kohdastaToiminnot Microsoft Outlookissa (sivu 86).

Huomaa: Asetusten jakamista varten tarvitaan M-Files Named Value Manager. Katso työkalunlataaminen ja sen käyttöohjeet dokumentista Distributing Vault-Specific Registry Settings from M-Files Server.

Määritä Lähetä ja tallenna M-Filesiin -painike kaikille asiakastietokoneille suorittamalla seuraavat vaiheet:


2. Valitse Server-pudotusvalikosta M-Files-palvelin ja sitten dokumenttivarasto Vault-pudotusvalikosta.

3. Valitse Storage Type-pudotusvalikosta MFConfigurationValue-varasto.

4. Syötä Namespace-kentässä seuraava arvo: M-Files.Core.Client.Settings


6. Kaksoisnapsauta vasemmanpuoleisessa paneelissa New Named Value Key ja syötä seuraava arvo:MSOutlookRibbon

7. Valitse juuri lisätty avain ja sitten jompikumpi seuraavista:

a. Jos haluat näyttää Lähetä ja tallenna M-Filesiin -painikkeen Microsoft Outlook -laadintaikkunassakaikilla asiakastietokoneilla, lisää oikeanpuoleiseen paneeliin seuraava arvo:

{ "Common": { "MSOutlookRibbon": { "ShowSendAndSaveInBuiltInTab": 1 } }}

tai

b. Jos haluat poistaa Lähetä ja tallenna M-Filesiin -painikkeen käytöstä kaikilla asiakastietokoneilla,lisää oikeanpuoleiseen paneeliin seuraava arvo:

{ "Common": { "MSOutlookRibbon": { "ShowSendAndSaveInMFilesTab": 0 } }}

8. Napsauta Save ja sulje sitten M-Files Named Value Manager, jos et enää käytä sitä.

Valitsemasi Lähetä ja tallenna M-Filesiin -painikkeen asetukset vaikuttavat kaikkiin valitun varastonkäyttäjiin.




Taivutusmuotojen mukaisen haun poistaminen käytöstä

M-Files etsii oletusarvoisesti hakusanasi taivutusmuotoja (katso lisätietoja kohdasta Pikahaku (sivu 130)). Tämän ominaisuuden voi poistaa käytöstä poistamalla Etsi pikahaussa sanan eri taivutusmuodoissa-valinnan Laajennetut hakuehdot -ikkunassa. Jos haluat, että tämä ominaisuus on oletusarvoisesti poiskäytöstä kaikilla varaston käyttäjillä, suorita seuraavat vaiheet M-Files-palvelintietokoneella.

Huomaa: Näiden asetusten jakamista varten tarvitaan M-Files Named Value Manager. Katsosovelluksen lataaminen ja sen käyttöohjeet dokumentista Distributing Vault-Specific RegistrySettings from M-Files Server.






6. Kaksoisnapsauta vasemmanpuoleisessa paneelissa New Named Value Key ja syötä seuraava arvo:SearchBar

7. Valitse juuri lisätty avain ja syötä oikeanpuoleiseen paneeliin seuraava arvo:

{ "MFShell": { "SearchBar": { "DefaultStemmingEnabled": false } } }

M-Files Named Value Managerin kokoonpanosi tulisi näyttää alla olevan esimerkin kaltaiselta.





Taivutusmuotojen haku on nyt pois käytöstä oletusarvoisesti kaikilla valitun varaston käyttäjillä.

Hakutulosten osuvuuden perusteella tehdyn lajittelun poistaminen käytöstä

Oletusarvoisesti M-Files lajittelee hakutulokset niiden osuvuuden mukaan. Katso lisätietoja siitä, kuinkadokumentin osuvuus suhteessa hakutermiin määritetään, kohdasta Hakutulosten lajittelu (sivu 127).

Huomaa: Joidenkin asetusten jakamista varten tarvitaan M-Files Named Value Manager. Katsosovelluksen lataaminen ja sen käyttöohjeet dokumentista Distributing Vault-Specific RegistrySettings from M-Files Server.

Tämä käyttäytyminen voidaan estää, jotta hakutulokset lajitellaan sen sijaan käyttäjän asetusten mukaan.Tee seuraavat muutokset M-Files Server -tietokoneella, jotta estät hakutulosten automaattisen lajittelunniiden osuvuuden perusteella:




4. Syötä Namespace-kentässä seuraava arvo: M-Files.Core.Listing.SearchResults


6. Kaksoisnapsauta vasemmanpuoleisessa paneelissa New Named Value Key ja syötä seuraava arvo:RememberSearchResultsSortingCriteria

7. Valitse juuri lisätty avain ja syötä oikeanpuoleiseen paneeliin seuraava arvo: true






9. Valinnainen Jos käytössä on M-Files Web, tee seuraava rekisteriasetusmuutos M-Files-palvelinkoneella:

Avain HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Server\MFWA\Sites\1\Vaults\<vault GUID>\Configurations

Arvon nimi DefaultSearchSortPropertyID

Arvontyyppi

REG_SZ

Kuvaus Hakutulosten lajittelun perusteena olevan ominaisuuden ID.

Arvo <ei arvoa> Poista arvo, jotta poistat hakutulosten osuvuuden perusteellatehdyn lajittelun käytöstä M-Files Webissä.

10.Käynnistä MFServer-palvelu uudelleen Windowsin Tehtävienhallinnan kautta:




pikavalikosta.

M-Files ei enää pakota hakutuloksia lajiteltavaksi osuvuuden perusteella, ja siksi käyttäjät voivat vaihtaasaraketta, jonka mukaan hakutulokset lajitellaan. Käyttäjän valinta säilytetään myös seuraavien hakujenosalta.


Metatietokenttien päivityksen ottaminen käyttöön M-Files Webissä ja M-Files Mobilessa

Voit lisätä metatieto-ominaisuuksia Microsoft Word-, Microsoft Excel- ja Microsoft PowerPoint -dokumentteihin käyttäen M-Files for Microsoft Office -laajennusta, joka asennetaan M-Files Desktopinkanssa.

Voit määrittää Microsoft Word-, Microsoft Excel- ja Microsoft PowerPoint -dokumentteihin kenttiä,joihin valitut M-Files-ominaisuudet täytetään automaattisesti. Voit esimerkiksi valita asiakkaan nimen jaosoitetiedot dokumentin ominaisuuksista ja lisätä ne tarjouskirjeen sisältöön vastaanottajan yhteystiedoiksi.Tätä ominaisuutta käytetään usein mallipohjista luotujen dokumenttien kanssa, jotta voidaan nopeuttaapaljon toisteista tietoa sisältävien dokumenttien täyttämistä.

Katso lisätietoja tästä ominaisuudesta kohdasta Lisää M-Files-ominaisuus (sivu 108).

Jos haluat ottaa tämän ominaisuuden käyttöön M-Files Webissä ja M-Files Mobilessa niin, ettädokumenttien metatietokentät täytetään ja päivitetään luotaessa uusia dokumentteja tai muokattaessaolemassa olevia dokumentteja joko M-Files Webissä tai M-Files Mobilessa, määritä seuraavarekisteriasetus M-Files-palvelintietokoneella:

Avain HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Server\MFServer\VaultOptions\{<vault GUID>}

Arvon nimi UpdateMetadataInFileOnCheckInSupportedExtensions

Arvon tyyppi REG_SZ

Kuvaus Tiedostopäätteet, joihin asetusta sovelletaan. Jos määrität useita tiedostotyyppejä,erota arvot pilkulla, mutta älä lisää välilyöntejä pilkkujen jälkeen. Esimerkiksi:doc,docx,xls.

Oletusarvo Arvo on tyhjä oletusarvoisesti.

doc Microsoft Word (97-2003) -dokumentti

docx Microsoft Word -dokumentti

xls Microsoft Excel (97-2003) -dokumentti


xlsx Microsoft Excel -dokumentti

Huomioi, että tämän ominaisuuden käyttöönotolla M-Files Webissä ja M-Files Mobilessa voi olla kielteinenvaikutus suorituskykyyn joissakin ympäristöissä.

Äänteellisten ja sumeiden hakujen käyttöönotto

Äänteelliset ja sumeat haut ovat poissa käytöstä oletuksena, ja ne voidaan ottaa käyttöön määrittelemällärekisteriavain M-Files-palvelinkoneella.

Ota äänteellinen tai sumea haku tai molemmat käyttöön seuraavasti:

1. Joko:

a. Ota käyttöön sumeat tai äänteelliset haut palvelintasolla lisäämällä seuraava rekisteriavain:HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Server\MFServer\FullTextSearch\

tai


b. Ota käyttöön sumeat tai äänteelliset haut varastotasolla lisäämällä seuraava rekisteriavain:HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Server\MFServer\Vaults\<vault GUID>\FullTextSearch\

2. Lisää jompikumpi tai molemmat seuraavista arvoista vaiheessa 1 (sivu 558) määritetyn avaimenalapuolelle:

Arvon nimi Hyväksyttävät arvot Tyyppi Kuvaus

Äänteellinen 1

0 (oletus)

REG_DWORD 1 ottaa käyttöönäänteellisen haun.

0 poistaa äänteellisenhaun käytöstä.

Sumea haku 1

0 (oletus)

REG_DWORD 1 ottaa käyttöönsumean haun.

0 poistaa sumeanhaun käytöstä.





pikavalikosta.

Synonyymihaun määritteleminen

Ennen kuin varaston käyttäjät voivat hakea dokumentteja synonyymihaulla, on otettava käyttöönsynonyymihakutoiminto M-Files-palvelinkoneella ja muodostettava mukautettu synonyymisanasto.

Huomaa: Sinun on käytettävä dtSearch-moottoria voidaksesi käyttää tätä toimintoa.Synonyymihaun käyttöönottaminen voi heikentää hakutoiminnon suorituskykyä varsinkin, jossynonyymisanasto on suuri.

Ota käyttöön ja määrittele synonyymihaku seuraavasti:

1. Tee seuraava rekisteriasetusmuutos M-Files-palvelinkoneella:

Avain HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Server\MFServer\FullTextSearch

Arvon nimi Thesaurus

Arvontyyppi

REG_SZ

Kuvaus Synonyymisanastotiedoston tiedostonimi.

Arvo thesaur.xml


2. Luo oma mukautettu synonyymisanastosi tekstieditorilla seuraavasti:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" ?><dtSearchUserThesaurus> <Item> <Name>Synonyms for announcement</Name> <Synonyms>announcement notice bulletin statement publication</Synonyms> </Item> <Item> <Name>Synonyms for contract</Name> <Synonyms>contract agreement deal arrangement</Synonyms> </Item></dtSearchUserThesaurus>

Kukin Item -elementti sisältää synonyymiryhmän.

Käytä Nimi -elementtiä synonyymiryhmän nimeämiseen. Nimeä käytetään vain ryhmäntunnistamiseen. Se ei vaikuta hakuun.

Käytä Synonyms -elementtiä yksittäiseen synonyymiryhmään kuuluvien sanojen listaamiseen.Eli tee lista sanoista, jotka ovat synonyymeja keskenään. Erota sanat välilyönnillä.

3. Tallenna synonyymisanastotiedosto nimellä thesaur.xml seuraavaan sijaintiin:

C:\Program Files\M-Files\<version>\Server\<language code of the searchlanguage>\





pikavalikosta.

Kun käyttäjät nyt hakevat sanaa julkistus, hakutuloksissa näkyvät dokumentit, jotka sisältävätsanat julkistus, ilmoitus, tiedote, lausunto tai julkaisu. Synonyymit tunnistetaan sekädokumenttien sisällöstä että metatiedoista.

Eri varastojen aluekohtaisten asetusten määrittäminen palvelinpuolen PDF-muunnoksille

Kun muunnat dynaamisia metatietokenttiä sisältäviä Microsoft Word -dokumentteja (katso Lisää M-Files-ominaisuus (sivu 108)) PDF-tiedostoiksi käyttäen palvelinpuolen PDF-muunnosominaisuutta, M-Filespäivittää metatietokentät, ennen kuin PDF-muunnos suoritetaan. Päiväysarvot muotoillaan päivityksenyhteydessä M-Files-palvelintietokoneen aluekohtaisten asetusten mukaan. Jos sinun on vaihdettavapäiväysten aluekohtaista asetusta, mutta et voi muuttaa palvelimen aluekohtaista asetusta, voit määrittää,että varaston aluekohtainen asetus ohittaa palvelimen aluekohtaisen asetuksen.

Voit määrittää varaston aluekohtaisen asetuksen suorittamalla seuraavat vaiheet:



3. Valitse Storage Type -pudotusvalikosta MFConfigurationValue-varasto.


4. Syötä Namespace-kentässä seuraava arvo: M-Files.Core.Server.Settings


6. Kaksoisnapsauta vasemman reunan paneelissa New Named Value Key ja syötä seuraava arvo:LocaleName

7. Valitse juuri lisätty avain ja syötä oikean reunan paneeliin kielikulttuurin nimi, kuten fi-FI, en-US taisv-SE.



PDF-muunnosten päiväysmetatietokentät on nyt muotoiltu määrittämäsi aluekohtaisen asetuksen mukaan.

Linkitettyjen dokumenttien poiston estäminen

Jos käyttäjäryhmillä Kaikki sisäiset käyttäjät tai Kaikki sisäiset ja ulkoiset käyttäjät ei ole ulkoisestatiedostolähteestä linkitetyn dokumentin muokkausoikeuksia, dokumentti poistetaan ulkoisestatiedostolähteestä, kun se lisätään M-Filesiin.

Tämä käyttäytyminen voidaan estää tekemällä seuraavat muutokset M-Files Server -tietokoneessa:

1. Lisää seuraava rekisteriavain ja -arvo:


Arvon nimi IgnoreACLsForExternalLinks



Arvontyyppi

REG_DWORD

Kuvaus Estää linkitettyjen dokumenttien poistamisen ulkoisesta tiedostolähteestä, josdokumenttivaraston käyttäjillä ei ole muokkausoikeuksia niihin.

Arvo 1





pikavalikosta.

Linkitettyjä dokumentteja ei nyt poisteta ulkoisista lähteistä siinäkään tapauksessa, ettädokumenttivaraston käyttäjillä ei ole muokkausoikeuksia linkitettyihin dokumentteihin.

Oletuskäyttäytyminen voidaan palauttaa asettamalla IgnoreACLsForExternalLinks-arvoksi 0 jakäynnistämällä sitten palvelu M-Files Server Windowsin tehtävienhallinnasta.

Käyttäjien metatietokortin sijainnin vaihdon estäminen

Voit estää käyttäjiä vaihtamasta metatietokortin sijaintia oikean paneelin ja alapaneelin välillä poistamallakäytöstä Näytä metatiedot alapaneelissa -asetuksen Näkymä > Näyttötila -valikosta.

Huomaa: Voit myös piilottaa Vaihda metatietokortin sijaintia -komennon metatietokortinvalintanauhasta määrittämällä metatietokortin mukautussäännön, joka asettaa Is Hidden -asetukseksi Yes Location Button -määrityksessä. Jos tarvitset lisätietoa metatietokortinmukautussäännöistä, katso Metatietokortin määritys (sivu 475).

Voit ottaa Näytä metatiedot alapaneelissa -asetuksen pois käytöstä Näkymä > Näyttötila -valikossasuorittamalla seuraavat vaiheet:






6. Kaksoisnapsauta vasemman reunan paneelissa New Named Value Key ja syötä seuraava arvo:MetaDataPositionOverride

7. Valitse juuri lisätty avain ja syötä oikean reunan paneeliin seuraava arvo:

{ "MFShell": { "MetaDataPositionOverride": { "DoNotShowMetadataInBottomPane": 1 }


} }

Kokoonpanosi M-Files Named Value Managerissa tulisi näyttää alla olevan esimerkin kaltaiselta.


Näytä metatiedot alapaneelissa -asetus Näkymä > Näyttötila -valikossa on nyt pois käytöstä ja se näkyyharmaana valitussa varastossa.

Firebirdin käytettävyyttä laajentava rekisteriasetus

Voit laajentaa Firebirdin käytettävyyttä 64-bittisessä asennuksessa tekemällä seuraavat muutokset M-Files-palvelinkoneella:

1. Lisää seuraava rekisteriarvo:

Avain HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Server\MFServer\Vaults\<vault GUID>

Arvon nimi DBPageSize

Arvontyyppi

REG_DWORD

Kuvaus Muuttaa Firebird-varaston käytettävää muistia.

Arvo 00004000 Asettaa sivutustiedoston kooksi 16 384 tavua, mikä on maksimiFirebirdissä. Tämä lisää tietokannan muistinvarauksen ja käytönkahteen gigatavuun.


M-Files | 4. Usein kysytyt kysymykset | 564




pikavalikosta.

3. Suorita varastolle Optimoi tietokanta (läpikotainen) -toiminto (katso lisätietoja kohdasta Varastonylläpito (sivu 273)).

Varaston suorituskyvyn mittauksen rekisteriasetukset

Varaston suorituskykytesteillä (katso lisätietoa kohdasta Varaston suorituskyvyn mittaaminen (sivu 310))on ennalta määritetyt kynnysajat. Testitulokset ilmaisevat, jos testi kestää kauemmin kuin kynnysarvonmäärittämä aika. Katso alta ohjeita varaston suorituskykytestien kynnysarvojen muuttamisesta.

Verkon kiertoaikatestiVerkon kiertoaikatestin oletuskynnysarvo on 1 500 mikrosekuntia. Voit muuttaa kynnysaikaa määrittämälläseuraavan rekisteriasetuksen M-Files-palvelintietokoneelle:


Arvon nimi ServerPerformanceMeasurementThreshold1InMicrosec


Kuvaus Määrittää verkon kiertoaikatestin kynnysarvon mikrosekunteina.

Oletusarvo 1500 Oletuskynnysarvo on 1 500 mikrosekuntia.

Arvo <Mikä tahansakokonaisluku>

Kynnysaika mikrosekunteina.

Tietokannan syöttönopeustesti

Tietokannan syöttönopeustestin oletuskynnysaika on 6 000 millisekuntia. Voit muuttaa kynnysaikaamäärittämällä seuraavan rekisteriasetuksen M-Files-palvelintietokoneelle:


Arvon nimi ServerPerformanceMeasurementThreshold2InMillisec


Kuvaus Määrittää tietokannan syöttönopeustestin kynnysajan millisekunteina.

Oletusarvo 6000 Oletuskynnysarvo on 6 000 millisekuntia.

Arvo <Mikä tahansakokonaisluku>

Kynnysaika millisekunteina.

4. Usein kysytyt kysymykset

Tässä luvussa käsitellään M-Filesin käyttöön liittyviä yleisimpiä kysymyksiä.


Tässä luvussa käsitellään M-Filesin käyttöön liittyviä yleisimpiä kysymyksiä. Kysymykset on jaettuseuraavassa esitettäviin luokkiin.

M-Filesin päivittäinen käyttö

• Voinko tehdä M-Files Mobilella samat asiat kuin M-Files Desktopilla? (sivu 566)• Miten lisään uuden arvon arvolistaan? (sivu 571)• Miten lisään luokkaan uuden ominaisuuden? (sivu 571)• Kuinka luon dokumentin, joka näkyy vain minulle? (sivu 571)• Miten luon uuden näkymän, jossa kohteet näkyvät asiakkaittain? (sivu 571)• Miten löydän dokumentit, jotka olen itse luonut? (sivu 572)• Miten vaihdan tietokoneeni nimen sotkematta M-Filesin toimintaa? (sivu 572)• Miksi en voi muokata varattua dokumenttia? (sivu 572)

M-Filesin hallinta

• Miten lisään uuden arvon arvolistaan? (sivu 571)• Miten lisään uuden käyttäjän dokumenttivarastoon? (sivu 573)• Miten lisään luokkaan uuden ominaisuuden? (sivu 571)• Miten käyttäjän käyttäjätili vaihdetaan? (sivu 575)• Miten päiväyksen esitysmuoto vaihdetaan M-Filesissa? (sivu 575)• Miten tuodaan sähköpostiviestit tietystä IMAP-kansiosta? (sivu 576)• Miksi varastossa on kohteita, joilla on sama ID? (sivu 577)• Miten käyttäjä ja käyttäjätili eroavat toisistaan? (sivu 576)

M-Filesin ylläpito

• Miten M-Files -palvelinkonetta ylläpidetään? (sivu 578)• Miksi M-Filesini toimii hitaammin kuin ennen? (sivu 582)• Miten siirrän dokumenttivarastoni uudelle palvelimelle? (sivu 586)• Miten automaattiset päivitykset toimivat? (sivu 588)• Kuinka paljon levytilaa tiedostodatan salaaminen ja varmuuskopiointi vaativat? (sivu 588)• Kuinka usein varmuuskopiointi kannattaa tehdä? (sivu 588)• Mitä ei sisällytetä varmuuskopioihin? (sivu 589)• Minkälaisia toimintoja voin ajoittaa suoritettavaksi tietyin aikavälein M-Filesissa? (sivu 590)

Yleisiä dokumenttivaraston käyttäjien ongelmia

• Miksi en pääse sisään dokumenttivarastoon? (sivu 591)• Miksi en voi muuntaa dokumenttia PDF-muotoon? (sivu 591)• Miksi en löydä Minulla muokattavana -näkymää? (sivu 592)• Miksi en voi tallentaa sähköpostiviestiä Outlook-viestinä M-Filesiin? (sivu 592)• Miksi tiedosto, jonka kuvake näkyy harmaana, tuli näkyviin M-Files-asemalle tallentaessani uuden

dokumentin Microsoft Wordissa? (sivu 593)• Miksi dokumentin aikaleimoissa on väärä aika? (sivu 593)

Yleisiä kysymyksiä

• Mistä saan lisätietoja aina tarvittaessa? (sivu 593)• Laitteistovaatimukset ja -suositukset (sivu 594)• Mitä uutta on M-Filesin tässä versiossa? (sivu 594)


• Miten automaattiset päivitykset toimivat? (sivu 588)• Voinko käyttää M-Filesia ohjelmallisesti? (sivu 594)• Miten kirjoitan VBScript-koodin M-Filesia varten? (sivu 594)• Miten nimetty käyttöoikeusluettelo (NACL, Named Access Control List) ja käyttäjäryhmä eroavat

toisistaan? (sivu 600)

Tässä kappaleessa

• M-Filesin päivittäinen käyttö (sivu 566)• M-Filesin hallinta (sivu 572)• M-Filesin ylläpito (sivu 578)• Yleisiä dokumenttivaraston käyttäjien ongelmia (sivu 591)• Yleisiä kysymyksiä (sivu 593)

4.1. M-Filesin päivittäinen käyttö

Tässä osiossa käsitellään M-Filesin päivittäiseen käyttöön liittyviä usein kysyttyjä kysymyksiä.

Tässä kappaleessa

• Voinko tehdä M-Files Mobilella samat asiat kuin M-Files Desktopilla? (sivu 566)• Miten lisään uuden arvon arvolistaan? (sivu 571)• Miten lisään luokkaan uuden ominaisuuden? (sivu 571)• Kuinka luon dokumentin, joka näkyy vain minulle? (sivu 571)• Miten luon uuden näkymän, jossa kohteet näkyvät asiakkaittain? (sivu 571)• Miten löydän dokumentit, jotka olen itse luonut? (sivu 572)• Miten vaihdan tietokoneeni nimen sotkematta M-Filesin toimintaa? (sivu 572)• Miksi en voi muokata varattua dokumenttia? (sivu 572)

4.1.1. Voinko tehdä M-Files Mobilella samat asiat kuin M-Files Desktopilla?

M-Files Mobile on saatavana iOS-, Android-, Windows 10 Mobile- ja Windows Phone -käyttöjärjestelmiin.Seuraavassa taulukossa esitetään mobiilisovellusten ja M-Files Desktopin väliset toiminnalliset erot.

Jos haluat tarkemman kuvauksen mobiilisovellusten välisistä toiminnallisista eroista, katso M-Files MobileApps Feature Comparison.

Ominaisuus M-FilesDesktop

M-Files MobileiOS:lle

M-Files MobileAndroidille

M-FilesyleissovellusWindows10:lle

M-Files MobileWindowsPhonelle

Avaa kohteidentiedostot

✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Näytämetatiedot

✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Avaa kohteetM-Filesin URL-osoitteista

✔ ✔ ✔ ✔ ✘

Näytä alikohteet ✔ ✔ ✘ ✔ ✔



https://www.m-files.com/download-latest-version


https://itunes.apple.com/app/m-files/id767340656




https://www.microsoft.com/store/p/m-files-universal/9nblggh4n2x9




https://www.microsoft.com/store/p/m-files/9wzdncrdsgx0









Äänikomennot ✘ ✘ ✘ ✔ ✘

Muokkaametatietoja

✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Muokkaatiedostoja

✔ ✔ ✔ ✘ ✘

Lisääkommentteja

✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Lisää sähköisiäallekirjoituksia

✔ ✔ ✔ ✘ ✔

Lisää käsintehtyjäallekirjoituksia

✘ ✔ ✔ ✘ ✘

Muokkauksenperuminen

✔ ✔ ✔ ✔ ✘

Luo uusiakohteita

✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Merkitsetehtävätvalmiiksi

✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Luo kopiokohteesta

✔ ✘ ✔ ✘ ✘

Luo pohjanykyisestäkohteesta

✔ ✔ ✘ ✘ ✘

TallennadokumenttejaM-Filesiintoisistasovelluksista

✔ ✔ ✔ ✘ ✔

Tallennasähköpostinliitteet uusinakohteina

✔ ✔ ✔ ✘ ✘

Skannaadokumenttejalaitteenkameralla

✔ ✔ ✔ ✘ ✔

Jaa julkisialinkkejä

✔ ✔ ✔ ✘ ✘




















Soitapuhelinnumeroihinmetatietokortinkautta

✘ ✔ ✔ ✔ ✔

Siirry WWW-sivustoonnapsauttamallametatietokortinlinkkiä

✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Luo uusisähköpostiviestinapsauttamallasähköpostiosoitettametatietokortista

✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Lue tiedostojaja metatietojaoffline-tilassa

✔ ✔ ✔ ✘ ✔

Luo kohteitaoffline-tilassa

✔ ✔ ✔ ✘ ✘

Muokkaakohteidenmetatietojaoffline-tilassa

✔ ✔ ✔ ✘ ✘

Merkitsekohteitasaatavilleoffline-tilassa

✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Merkitsenäkymiäsaatavilleoffline-tilassa

✔ ✔ ✔ ✘ ✔

Näytämerkinnät

✔ ✔ ✔ ✘ ✘

Merkitsedokumenttejaonline-tilassa

✔ ✔ ✔ ✘ ✘

Merkitsedokumenttejaoffline-tilassa

✔ ✘ ✘ ✘ ✘

Hallitse useitadokumenttivarastoyhteyksiä

✔ ✔ ✔ ✔ ✔




















Nopea pääsytehtävänantoihin,suosikkeihinja äskettäinkäytettyihinkohteisiin

✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Näytä suhteetvalittuunkohteeseenja valitustakohteesta

✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Lisää kohteitasuosikkeihin

✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Avaa kohteet.mflink-liitteistä

✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Käytä kaikkianäkymiä

✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Lisääpikakuvakkeitanäkymiin

✔ ✘ ✘ ✔ ✔

Näytädokumenttikokoelmanjäsenet

✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Osallistutyönkulkuihin

✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Muunna puhetekstiksi

✘ ✔ ✔ ✘ ✘

Luo uusiakohteita M-Filesin URL-osoitteidenkautta

✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Lisää kuviatai valokuviaolemassaoleviinkohteisiin

✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Liitä toisiatiedostojaolemassaoleviinkohteisiin

✔ ✔ ✔ ✔ ✔




















Luo alikohteitapääkohteenmetatietokortinkautta

✔ ✘ ✘ ✔ ✔

Tee pikahaku ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Suodata hakukohdetyypinmukaan

✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Rajoitahaku vainmetatietoihin taitiedostosisältöön

✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Jaa tiedostojasähköpostinliitteinä

✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Jaa kohteita jatiedostoja M-Files-linkkienliitteinä

✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Jaa tiedostojaM-Filesin URL-osoitteidenkautta

✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Jaa tai kopioitiedostoja toisiinsovelluksiin

✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Tallennapuhelinnumeroitayhteyshenkilöihinmetatietokortinkautta

✘ ✔ ✔ ✔ ✔

Lähetätekstiviestimetatietokortinkautta

✘ ✔ ✔ ✔ ✔

Poista offline-sisältöä

✔ ✔ ✔ ✔ ✔

LisäävarastoyhteyksiäM-Filesin URL-osoitteidenkautta

✘ ✔ ✔ ✔ ✔

Kohdetyyppienhierarkiat

✔ ✔ ✔ ✔ ✔




















Ominaisuuksienautomaattinentäyttäminen

✔ ✘ ✘ ✘ ✘

4.1.2. Miten lisään uuden arvon arvolistaan?

Voit lisätä arvoja arvolistaan täyttäessäsi metatietokorttia työkalurivin Lisää arvo -painikkeella. Näin voittehdä vain, jos arvolistan ominaisuuksiin on määritelty, että peruskäyttäjät voivat lisätä uusia arvoja tähänlistaan.

Jos olet M-Filesin järjestelmänvalvoja, mene M-Files Adminissa Arvolistat-tasolle, napsauta hiiren oikeallapainikkeella haluamaasi arvolistaa ja valitse pikavalikosta Ominaisuudet. Napsauta Sisältö...-painikettaja lisää uusi arvo napsauttamalla Uusi arvo -painiketta. Jos sinulla ei ole järjestelmänvalvojan oikeuksia,varmista järjestelmänvalvojalta, että Salli käyttäjien lisätä uusia arvoja tähän listaan -valintaruutu onmerkittynä arvolistan ominaisuuksissa.

Jos arvolista perustuu kohdetyyppiin, tapahtuu arvolistan muokkaus kohdetyypin kautta. Siinä tapauksessauusi kohdetyyppi luodaan M-Files Desktopin liittymässä.

4.1.3. Miten lisään luokkaan uuden ominaisuuden?

Jos olet M-Filesin peruskäyttäjä, voit lisätä ominaisuuksia täyttäessäsi metatietokorttia. Voit lisätä kohteelleuuden ominaisuuden napsauttamalla metatietokortissa Lisää ominaisuus. Huomaa, että tämä ominaisuuslisätään vain tälle tietylle kohteelle eikä luokan kaikille kohteille.

Jos olet M-Filesin järjestelmänvalvoja ja haluat lisätä ominaisuuden luokan kaikille dokumenteille, siirryM-Files Adminissa kohtaan Luokat, napsauta hiiren oikealla painikkeella haluamaasi luokkaa ja valitsepikavalikosta Ominaisuudet. Voit lisätä oletusominaisuuksia luokalle Lisää...-painikkeella. Jos haluttuaominaisuutta ei ole listassa, sinun on luotava uusi ominaisuusmäärittely (katso Ominaisuusmäärittelyt (sivu390)).

4.1.4. Kuinka luon dokumentin, joka näkyy vain minulle?

Metatietokorttia täyttäessäsi valitse Suojausasetukset-kohdassa Vain minulle.

4.1.5. Miten luon uuden näkymän, jossa kohteet näkyvät asiakkaittain?

1. Avaa dokumenttivaraston aloitusnäkymä napsauttamalla M-Files Desktopissa Koti-välilehteä.

2.

Napsauta Luo ( ) -painiketta ja valitse pikavalikosta Näkymä....


3. Anna Nimi-kentässä näkymälle kuvaava nimi, kuten Asiakkaat.


Määrittele ryhmittelytaso -ikkuna avautuu.

5. Valitse Ominaisuus-pudotusvalikosta Asiakas-ominaisuus.















6. Sulje Määrittele ryhmittelytaso -ikkuna napsauttamalla OK.

7. Napsauta OK, kun haluat sulkea Määrittele näkymä -valintaikkunan.

Uusi näkymäsi on nyt listattu Omat näkymät -osioon.

Katso lisätietoa näkymistä kohdasta Näkymien käyttö (sivu 155).

4.1.6. Miten löydän dokumentit, jotka olen itse luonut?

Voit hakea dokumentteja tiettyjen määrittelyjen perusteella Laajennetut hakuehdot -ikkunan kautta.

1.Napsauta Hakuasetukset-painiketta ( ) ja sitten Laajennetut hakuehdot... -painiketta.

2. Avaa Ominaisuudet-välilehti.3. Napsauta Lisää hakuehto -painiketta.4. Määritä ominaisuudeksi Luonut, valitse operaattoriksi yhtäsuuruusmerkki (=) ja arvoksi käyttäjätilisi.5.

Suorita haku napsauttamalla ensin OK ja sitten Haku-painiketta ( ).

Huom. Voit myös luoda näkymän, jossa näkyvät vain ne dokumentit, jotka olet luonut. Katso lisätietojakohdista Ominaisuuksiin perustuvat ehdot (sivu 141) ja Näkymän luonti (sivu 156).

4.1.7. Miten vaihdan tietokoneeni nimen sotkematta M-Filesin toimintaa?

Jos dokumentteja on varattuna muokattavaksi kyseiselle tietokoneelle, kun sen nimi vaihdetaan,muokatut tiedot saatetaan menettää. Tämä johtuu siitä, että muokkausvaraukset ovat käyttäjä- jatietokonekohtaisia. Tietokone tunnistetaan sen nimen perusteella. Koneen nimen vaihdon jälkeen M-Files pitää muokkausvarauksia toisen tietokoneen varauksina eikä päästä käyttäjää käsiksi muokattuihintietoihin.

Palauta kaikki kyseiselle asiakaskoneelle muokattavaksi varatut dokumentit ja kohteet muokkauksestaennen tietokoneen nimen muuttamista.

4.1.8. Miksi en voi muokata varattua dokumenttia?

Et voi muokata dokumenttia, koska dokumentin on varannut muokattavaksi joku toinen, eikä hän olepalauttanut dokumenttia muokkauksesta. Näin estetään useiden erilaisten kopioiden syntyminen M-Filesissa. Järjestelmänvalvojan oikeuksilla dokumentti voidaan pakottaa palautumaan muokkauksesta,mutta silloin menetetään muutokset, jotka dokumenttiin on tehty varauksen aikana.

Palauta muokkauksesta -pyynnön lähettäminen

Jos sinun tarvitsee muokata dokumenttia, jonka joku muu käyttäjä on varannut muokattavaksi samaanaikaan, voit lähettää käyttäjälle pyynnön palauttaa dokumentti muokkauksesta napsauttamalla dokumenttiahiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla pikavalikosta Lähetä palauta muokkauksesta -pyyntö.Käyttäjä saa tämän jälkeen sähköpostiviestin, jossa kerrotaan sinun pyytävän palauttamaan dokumentinmuokkauksesta. Viestissä on myös linkki kyseiseen dokumenttiin. Pyyntö palauttaa dokumenttimuokkauksesta lähetetään käyttäjän käyttäjätiliin liitettyyn sähköpostiosoitteeseen.

4.2. M-Filesin hallinta

Tässä osiossa käsitellään M-Filesin hallintaan liittyviä usein kysyttyjä kysymyksiä.


Tässä kappaleessa

• Miten lisään uuden arvon arvolistaan? (sivu 571)• Miten lisään uuden käyttäjän dokumenttivarastoon? (sivu 573)• Miten lisään luokkaan uuden ominaisuuden? (sivu 571)• Miten käyttäjän käyttäjätili vaihdetaan? (sivu 575)• Miten päiväyksen esitysmuoto vaihdetaan M-Filesissa? (sivu 575)• Miten tuodaan sähköpostiviestit tietystä IMAP-kansiosta? (sivu 576)• Miten käyttäjä ja käyttäjätili eroavat toisistaan? (sivu 576)• Miksi varastossa on kohteita, joilla on sama ID? (sivu 577)

4.2.1. Miten lisään uuden arvon arvolistaan?

Voit lisätä arvoja arvolistaan täyttäessäsi metatietokorttia työkalurivin Lisää arvo -painikkeella. Näin voittehdä vain, jos arvolistan ominaisuuksiin on määritelty, että peruskäyttäjät voivat lisätä uusia arvoja tähänlistaan.

Jos olet M-Filesin järjestelmänvalvoja, mene M-Files Adminissa Arvolistat-tasolle, napsauta hiiren oikeallapainikkeella haluamaasi arvolistaa ja valitse pikavalikosta Ominaisuudet. Napsauta Sisältö...-painikettaja lisää uusi arvo napsauttamalla Uusi arvo -painiketta. Jos sinulla ei ole järjestelmänvalvojan oikeuksia,varmista järjestelmänvalvojalta, että Salli käyttäjien lisätä uusia arvoja tähän listaan -valintaruutu onmerkittynä arvolistan ominaisuuksissa.

Jos arvolista perustuu kohdetyyppiin, tapahtuu arvolistan muokkaus kohdetyypin kautta. Siinä tapauksessauusi kohdetyyppi luodaan M-Files Desktopin liittymässä.

4.2.2. Miten lisään uuden käyttäjän dokumenttivarastoon?








6. Valitse uudelle käyttäjälle käyttäjätili Käyttäjätili-pudotusvalikosta.

Käyttäjätili-pudotusvalikossa näkyvät kaikki ne käyttäjätilit, joita ei ole liitettydokumenttivarastoon. Jos haluat luoda aivan uuden käyttäjätilin, katso Käyttäjätilit (sivu 233).

7. Määrittele käyttäjälle oikeudet ja napsauta sitten OK.

Uusi käyttäjä lisätään dokumenttivarastoon.

Huomaa: Katso lisäohjeita kohdasta Käyttäjän luonti (sivu 418).

4.2.3. Miten lisään luokkaan uuden ominaisuuden?

Jos olet M-Filesin peruskäyttäjä, voit lisätä ominaisuuksia täyttäessäsi metatietokorttia. Voit lisätä kohteelleuuden ominaisuuden napsauttamalla metatietokortissa Lisää ominaisuus. Huomaa, että tämä ominaisuuslisätään vain tälle tietylle kohteelle eikä luokan kaikille kohteille.

Jos olet M-Filesin järjestelmänvalvoja ja haluat lisätä ominaisuuden luokan kaikille dokumenteille, siirryM-Files Adminissa kohtaan Luokat, napsauta hiiren oikealla painikkeella haluamaasi luokkaa ja valitsepikavalikosta Ominaisuudet. Voit lisätä oletusominaisuuksia luokalle Lisää...-painikkeella. Jos haluttuaominaisuutta ei ole listassa, sinun on luotava uusi ominaisuusmäärittely (katso Ominaisuusmäärittelyt (sivu390)).


4.2.4. Miten käyttäjän käyttäjätili vaihdetaan?

Joskus voi olla tarpeen vaihtaa käyttäjän käyttäjätili (sivu 233). Käyttäjän käyttäjätili voidaan joutuavaihtamaan esimerkiksi silloin, kun käyttäjä tarvitsee uuden käyttäjätilin sukunimen vaihtumisen vuoksi taikun käyttäjätilejä siirretään toimialueelta toiseen.

Kun käyttäjätili on vaihdettava, on tärkeätä säilyttää alkuperäiseen käyttäjätiliin liitetty varaston käyttäjä(sivu 417) ja liittää sama käyttäjä uuteen käyttäjätiliin. Näin varaston käyttäjän historia ja omat asetuksetsäilyvät.

Huomaa: On tärkeätä tehdä ero käyttäjätilien (sivu 233) ja käyttäjien (sivu 417) välillä:

• Käyttäjätilit ovat palvelintason (tai joissain tapauksissa varastotason) tilejä, joita käytetään M-Files Serverin käyttäjien tunnistuksessa. Käyttäjätiliin voidaan liittää useita käyttäjiä, mutta vainyksi käyttäjä varastoa kohti.

• Käyttäjät ovat varastotason kohteita, joiden käyttäjäkohtaiset asetukset ja historia tallennetaanja joilla on oikeus suorittaa tiettyjä toimintoja varastossa. Kukin käyttäjä on linkitetty vain yhteentiliin.

Seuraavia ohjeita noudattamalla vaihdat käyttäjän käyttäjätilin asianmukaisesti sen jälkeen, kun uudetkäyttäjätilit on luotu M-Filesissa:






5. Napsauta hiiren oikealla painikkeella käyttäjää, jonka käyttäjätilin haluat vaihtaa, ja valitseOminaisuudet pikavalikosta.

Jos uudet käyttäjätilit synkronoidaan Active Directory -lähteestä, M-Files luo automaattisestiuudet käyttäjät uusille käyttäjätileille. Jotta uusi käyttäjätili voidaan yhdistää oikeaan olemassaolevaan käyttäjään, sinun on ensin poistettava uusi, automaattisesti luotu käyttäjä.


6. Valitse käyttäjälle uusi käyttäjätili Käyttäjätili-pudotusvalikosta.

7. Napsauta OK. Käyttäjän ominaisuudet -ikkuna sulkeutuu ja muutokset tallennetaan.

Uusi käyttäjätili on nyt asianmukaisesti yhdistetty olemassa olevaan käyttäjään. Kun käyttäjä nyt kirjautuuuusilla tunnistetiedoilla, hänen aikaisempi historiansa ja omat asetuksensa ovat käytettävissä varastossa.

4.2.5. Miten päiväyksen esitysmuoto vaihdetaan M-Filesissa?

Ominaisuuden Päiväys-tietotyyppiä käytetään päivämäärän ja ajan esittämisen ominaisuusarvona. Joshaluat muuttaa päivämäärän ja ajan esitysmuotoa, sinun on muutettava palvelinkoneen käyttöjärjestelmänpäivämäärän ja ajan muotoiluasetuksia.

Muuta päiväyksen esitysmuotoa suorittamalla seuraavat vaiheet M-Files-palvelinkoneella.


Huomaa: Nämä ohjeet koskevat Windows 10 -käyttöjärjestelmää, mutta toimenpide on hyvinsamanlainen muissakin Windows-versioissa.

1. Napsauta Windowsin Käynnistä-painiketta hiiren oikealla painikkeella ja valitse pikavalikostaAsetukset.

Asetukset-ikkuna avautuu.

2. Napsauta Aika ja kieli ja sitten Lisäpäiväys, aika ja alueelliset asetukset.

Kellonaika, kieli ja alue -ikkuna avautuu.

3. Napsauta Alue-osiossa Vaihda päiväys-, kellonaika- tai numeromuotoa.

Alue-ikkuna avautuu.

4. Napsauta Muotoilut-välilehdellä Lisäasetukset...-painiketta.

Mukauta muotoa -ikkuna avautuu.

5. Avaa Aika-välilehti ja anna haluttu muoto Lyhyt kellonaika -kenttään.

6. Avaa Päivämäärä-välilehti ja anna haluttu muoto Lyhyt päivämäärä -kenttään.

7. Napsauta OK, kun haluat sulkea Mukauta muotoa -ikkunan.

8. Sulje Alue-ikkuna napsauttamalla OK.

Kaikkien Päiväys-tietotyyppiä käyttävien ominaisuuksien pitäisi nyt näyttää päiväys edellämäärittelemässäsi muodossa.

4.2.6. Miten tuodaan sähköpostiviestit tietystä IMAP-kansiosta?

M-Files mahdollistaa sähköpostiviestien tuomisen automaattisesti tietystä IMAP-palvelimella sijaitsevastasähköpostikansiosta haluamaasi dokumenttivarastoon. Tämä tehdään käyttämällä M-Files Admin -työkalunYhteydet ulkoisiin lähteisiin (sivu 285) -toimintoa ja määrittämällä uusi yhteys sähköpostilähteeseen.

Jos haluat lisätietoja yhteyden määrittämisestä IMAP-sähköpostipalvelimeen, katso Sähköpostit (sivu302).

4.2.7. Miten käyttäjä ja käyttäjätili eroavat toisistaan?

Käsitteet käyttäjä ja käyttäjätili ovat molemmat keskeisiä M-Filesin osia, mutta ne eroavat toistaanolennaisesti:

• Käyttäjät ovat varastotason kohteita, joiden käyttäjäkohtaiset asetukset ja historia sekä oikeudetsuorittaa tiettyjä toimintoja varastossa tallennetaan. Kukin käyttäjäkohde on aina linkitetty vain yhteentiliin.

• Käyttäjätilit ovat palvelintason (tai joissain tapauksissa varastotason) tilejä, joita käytetään M-FilesServerin käyttäjien tunnistuksessa. Käyttäjätiliin voidaan liittää useita käyttäjiä, mutta vain yksi käyttäjävarastoa kohti.

Esimerkki

A&A Consulting palkkaa uuden Amanda Riite -nimisen insinöörin, jonka on tietenkin saatavakäyttöoikeudet yrityksen M-Files-varastoihin.


1. Yrityksen M-Filesin järjestelmänvalvoja luo (sivu 238) AmandaR-käyttäjätilin M-Files Admin -työkalulla.

• Amanda voidaan nyt todentaa M-Files Serveriin.2. Järjestelmänvalvoja luo varaston käyttäjän (sivu 418) AmandaR kaikkiin asianmukaisiin varastoihin.

• Amandalla on nyt käyttöoikeudet järjestelmänvalvojan määrittelemiin varastoihin.

Lopputuloksena käyttäjätili AmandaR on linkitetty kaikkiin juuri luotuihin käyttäjiin ja kaikkienasianmukaisten varastojen osalta varaston käyttäjä AmandaR on linkitetty kyseiseen käyttäjätiliin. Lisäksiuudella insinöörillä on nyt käyttöoikeudet kaikkiin tarvittaviin M-Files-varastoihin.

4.2.8. Miksi varastossa on kohteita, joilla on sama ID?

Riippuen siitä, mistä kohde on peräisin, sillä voi olla yksi tai useampi seuraavista ID-tyypeistä:

• Sisäinen ID• Ulkoinen ID• Alkuperäinen ID

Kohteen metatietokortissa näkyvä ID on puolestaan DisplayID, jonka arvoksi voi tulla ulkoinen ID,alkuperäinen ID tai sisäinen ID.

Sisäinen ID

Kaikilla varaston kohteilla on sisäinen ID.

Yksittäisessä varastossa kunkin kohteen sisäinen ID on yksilöllinen kohdetyypeittäin. Jos kohdetta ei oletuotu ulkoisesta tietokannasta tai replikoitu toisesta varastosta, sillä on vain sisäinen ID. Kun esimerkiksikomentosarjassa viitataan varastossa olevaan kohteeseen, siihen on viitattava sen sisäisellä ID:llä.

Ulkoinen ID

Ulkoisesta tietokannasta tuoduilla kohteilla on ulkoinen ID eli ID, jolla kohde tunnistetaan ulkoisessatietokannassa.

Alkuperäinen ID

Toisesta varastosta replikoiduilla kohteilla on alkuperäinen ID eli ID, joka kohteelle annettiin varastossa,jossa se alun perin luotiin.

DisplayID

DisplayID on tunniste, joka näytetään kohteen metatietokortissa. DisplayID saa arvonsa joltakin edellämainituista kolmesta ID:stä seuraavassa järjestyksessä:

1. Ulkoinen ID2. Alkuperäinen ID3. Sisäinen ID

Toisin sanoen, jos kohteella on ulkoinen ID, se näytetään kohteen ID:nä metatietokortissa.

Jos kohteella on alkuperäinen ID, mutta ei ulkoista ID:tä, alkuperäinen ID näytetään kohteen ID:nämetatietokortissa.


Jos kohteella ei ole alkuperäistä tai ulkoista ID:tä, sisäinen ID näytetään kohteen ID:nä metatietokortissa.

Samat ID:t

Edellä mainituilla kolmella varastossa olevien kohteiden tunnistamiseen käytettävällä ID-tyypillä voi ollasama arvo. Varastossa olevalla kohteella voi olla sisäinen ID 100, ja toisella kohteella voi olla ulkoinen ID100. Tällöin kahdelle kohteelle voidaan näyttää sama ID. Siksi varastossa voi olla kohteita, joilla näyttäisiolevan sama ID.

Huomaa: Voit käyttää %INTERNALID%-paikkamerkkiä Teksti-tietotyypin ominaisuutena, jos haluatlisätä sisäisen ID:n kohteen metatietoihin automaattisena ominaisuuden arvona. Lisätietoja onkohdissa Ominaisuuksien liittäminen yhteen (sivu 397) ja Automaattisen arvon määrittäminenominaisuudelle (sivu 399).

4.3. M-Filesin ylläpito

Tässä osiossa käsitellään M-Filesin ylläpitoon liittyviä usein kysyttyjä kysymyksiä.

Tässä kappaleessa

• Miten M-Files -palvelinkonetta ylläpidetään? (sivu 578)• Miksi M-Filesini toimii hitaammin kuin ennen? (sivu 582)• Miten siirrän dokumenttivarastoni uudelle palvelimelle? (sivu 586)• Miten automaattiset päivitykset toimivat? (sivu 588)• Kuinka paljon levytilaa tiedostodatan salaaminen ja varmuuskopiointi vaativat? (sivu 588)• Kuinka usein varmuuskopiointi kannattaa tehdä? (sivu 588)• Mitä ei sisällytetä varmuuskopioihin? (sivu 589)• Minkälaisia toimintoja voin ajoittaa suoritettavaksi tietyin aikavälein M-Filesissa? (sivu 590)

4.3.1. Miten M-Files -palvelinkonetta ylläpidetään?

M-Files -järjestelmänvalvojan tulisi suorittaa seuraavat ylläpitotoimet M-Files -palvelinkoneelle sentehokkaan toiminnan varmistamiseksi.

Aikaväli Tehtävä

Päivittäin Windowsin tapahtumalokien tarkistaminen (sivu579)

Kuukausittain Resurssien käytön tarkistaminen (sivu 580)

Replikointiristiriitojen poistaminen (sivu 580)

Neljännesvuosittain Manuaalinen optimointi (sivu 580)


Aikaväli Tehtävä

Puolivuosittain ja vuosittain Tarkistuksen ja korjauksen suorittaminen (sivu581)

Hakuindeksien uudelleenmuodostus (sivu 581)

M-Filesin tapahtumakirjanpidon arkistointi (sivu582)

Linkkejä napsauttamalla saat lisätietoja kunkin tehtävän suorittamisesta.

Tässä kappaleessa

• Windowsin tapahtumalokien tarkistaminen (sivu 579)• Resurssien käytön tarkistaminen (sivu 580)• Replikointiristiriitojen poistaminen (sivu 580)• Manuaalinen optimointi (sivu 580)• Tarkistuksen ja korjauksen suorittaminen (sivu 581)• Hakuindeksien uudelleenmuodostus (sivu 581)• M-Filesin tapahtumakirjanpidon arkistointi (sivu 582)

Windowsin tapahtumalokien tarkistaminen

Tarkista M-Filesiin liittyvät tapahtumat Windowsin tapahtumalokista säännöllisesti mahdollisten ongelmienja erityisesti varmuuskopiointia koskevien ongelmien varalta. Voit myös harkita, kannattaisiko käyttääPowerShell-komentosarjaa tai kolmannen osapuolen sovellusta lähettämään sähköposti-ilmoitus edellämainituista tapahtumista.

1. Paina ⊞ Win + R M-Files-palvelinkoneella.

Suorita-ikkuna avautuu.

2. Kirjoita Avaa-tekstikenttääneventvwr ja napsauta OK.

Tapahtumienvalvonta avautuu.

3. Laajenna Windows-lokit-solmu.

4. Valitse Application-solmu.

Application-loki tulee näkyviin:


5. Napsauta Suodata nykyinen loki... Application-osion Toiminnot-ruudussa nähdäksesi vain M-Filesiin liittyvät tapahtumat.

Suodata nykyinen loki -ikkuna avautuu.

6. Valitse Tapahtumalähteet-pudotusvalikosta kaikki M-Filesiin liittyvät sovellukset, kuten M-Files, M-Files Compliance Kit ja MFClient.

7. Napsauta OK, kun haluat sulkea Suodata nykyinen loki -ikkunan.

Application-tapahtumalokissa pitäisi nyt näkyä vain M-Filesiin liittyviä tapahtumia.

Huomaa: Jos palvelinkoneen levytila sen mahdollistaa, suosittelemme suurentamaanApplication-lokin enimmäiskooksi esimerkiksi 200 000 kt, jotta tapahtumia mahtuu enemmän.Joissakin virhetapauksissa lokiin voi tallentua suuri määrä tapahtumia, jolloin oletuksena noin 20Mt:n kokoinen loki täyttyy nopeasti. Tällöin ongelman syytä voi olla mahdotonta selvittää. Voitmuuttaa lokin kokoa napsauttamalla vasemman reunan puunäkymän Application-solmua hiirenoikealla painikkeella ja valitsemalla sitten Ominaisuudet pikavalikosta. Asiakaskoneiden lokienkoon suurentaminen on harvoin tarpeen, mutta joissakin tapauksissa siitä voi olla hyötyä.

Resurssien käytön tarkistaminen

On tärkeätä seurata, kuinka paljon resursseja M-Filesin käyttäminen vaatii. Jos resurssienkulutus saavuttaa tietyt raja-arvot, kannattaa harkita järjestelmän päivittämistä. Katso laitteisto- jajärjestelmävaatimukset kohdasta Järjestelmävaatimukset (sivu 209).

Seuraa ainakin seuraavia resurssikomponentteja:

• varaston metatietotiedoston ja tiedostodatan koko

Huomaa: Voit tarkistaa metatietotiedoston ja tiedostodatakansion sijainninDokumenttivaraston ominaisuudet -ikkunasta M-Files Admin -työkalussa. Katso tarkemmatohjeet kohdasta Firebirdin metatietotiedoston koon tarkistaminen (sivu 585).

• muisti• levytila ja aseman kunto• varmuuskopioinnin koko ja kesto (ei päällekkäin optimoinnin kanssa)

Replikointiristiriitojen poistaminen

Tarkista säännöllisesti, että ajoitettujen replikointitehtävien tulokset vastaavat odotuksia ja ettei missäändokumenttivarastossa ole replikointiristiriitoja. Jos haluat lisätietoja replikointiristiriitojen etsimisestä jaratkaisemisesta, katso Ristiriidat ja niiden selvittäminen (sivu 342).

Replikointiristiriidat tulisi poistaa vähintään kerran kuukaudessa, mutta voi myös olla hyvä idea nimetäerityinen käyttäjä, joka tarkistaa ristiriidat viikoittain.

Manuaalinen optimointi

Jos organisaatiosi käyttää tietokantamoottorina Microsoft SQL Serveriä ja tiedostodata tallennetaantiedostojärjestelmäkansioon (eikä dokumenttivaraston tietokantaan), suorita Optimoi tietokanta(läpikotainen) -toiminto manuaalisesti 1–4 kertaa vuodessa. Tämä on ainoa tapa poistaa tuhotut tiedostottiedostodatapalvelimelta tämäntyyppisessä kokoonpanossa. Toiminto tulisi suorittaa myös sen jälkeen, kunon tuhottu kerralla suuri määrä tiedostoja, esimerkiksi jos tiedostot on arkistoitu toiseen varastoon.

Huomaa: Varmista, että optimointia ei suoriteta tiedostodatan ja metatietojen varmuuskopiointienvälillä.


Huomaa: Toiminto pakottaa Firebird-varaston siirtämisen offline-tilaan toiminnon ajaksi, muttaMicrosoft SQL Server -varastot pysyvät online-tilassa. Ennen kuin suoritat toiminnon Firebird-varastoille, varmista, että palvelimen kiintolevyllä on tilaa vähintään kolme kertaa varastonmetadatatiedoston vaatima tila. Katso ohjeet varaston metadatatiedoston koon tarkistamiseksikohdasta Firebirdin metatietotiedoston koon tarkistaminen (sivu 585).




4. Napsauta haluamaasi varastoa hiiren oikealla painikkeella ja valitse Ylläpito > Optimoi tietokanta(läpikotainen) pikavalikosta.


Valitun dokumenttivaraston tietokanta optimoidaan.

Huomaa: Varaston koosta riippuen toimintoon voi kulua kohtuuttoman kauan.

Tarkistuksen ja korjauksen suorittaminen

Tarkista ja korjaa (läpikotainen) -toiminnolla voidaan tarkistaa, millainen on tietokannan eheys, onkokaikki tiedot tallennettu oikein M-Filesiin sekä vastaavatko varaston tietopalvelimen sijainnin fyysistentiedostojen koot ja tiedostojen tarkistussummat metatietokannan ilmoittamia.

Jos virheitä löytyy, M-Files voi korjata osan automaattisesti, mutta jotkin virheet saattavat edellyttääkäyttäjän toimia. Jos virheitä ei voi korjata automaattisesti, ota yhteyttä tukeemme (katso Yhteydenottotukeen (sivu 602)).

Suorita toiminto kahdesti vuodessa.




4. Napsauta haluamaasi varastoa hiiren oikealla painikkeella ja valitse Ylläpito > Tarkista ja korjaa(läpikotainen) pikavalikosta.

Valittu dokumenttivarasto tarkistetaan ja korjataan.

Huomaa: Dokumenttivarastoa voidaan käyttää Tarkista ja korjaa -toiminnon etsiessä ongelmiavarastosta. Mutta jos puutteita löytyy, dokumenttivarasto tulisi siirtää offline-tilaan korjaustoiminnonajaksi. Huomaa, että varaston koosta riippuen toimintoon voi kulua kohtuuttoman kauan.

Hakuindeksien uudelleenmuodostus

Jos huomaat merkittävän pudotuksen vapaatekstihaun suorituskyvyssä, hakuindeksinuudelleenmuodostus voi auttaa. Suurten varastojen kohdalla tämän toiminnon suorittaminen vie yleensäpaljon aikaa. Katso tarkat indeksin uudelleenmuodostusohjeet dokumentista How to rebuild the full-textsearch index in a large repository.

https://kb.cloudvault.m-files.com/Default.aspx?#3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC/object/130BC78B-3E5F-4A39-B8E3-113F9C05C9C4/latest

https://kb.cloudvault.m-files.com/Default.aspx?#3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC/object/130BC78B-3E5F-4A39-B8E3-113F9C05C9C4/latest


Huomaa: Toiminnon suorittamisen seurauksena dokumenttivaraston pikahaku ei välttämättätoimi optimaalisesti. Muuten käyttäjien pitäisi pystyä käyttämään dokumenttivarastoa normaalisti.Huomaa, että varaston koosta riippuen toimintoon voi kulua kohtuuttoman kauan.

M-Filesin tapahtumakirjanpidon arkistointi

Jos organisaatiossa käytetään rajoittamatonta tapahtumakirjanpitoa, M-Filesin tapahtumakirjanpitokannattaa arkistoida kerran tai kahdesti vuodessa. Esimerkiksi kaikki Compliance Kit -sovellusta käyttävätasennukset käyttävät myös rajoittamatonta tapahtumakirjanpitoa.

Voit viedä kaikki tapahtumakirjanpitoon tällä hetkellä tallennetut tapahtumat seuraavasti:




4. Valitse vasemman reunan puunäkymässä Tapahtumakirjanpito.

5. Napsauta tehtäväalueella Vie....

6. Napsauta Vie kaikki tapahtumat... -painiketta.

Selaa kansioita -ikkuna avautuu.

7. Valitse kansio, johon haluat viedä tapahtumat, ja napsauta OK.

Vahvista poisto -ikkuna avautuu.

8. Poista viedyt tapahtumat tapahtumakirjanpidosta napsauttamalla Poista.

Kun olet suorittanut nämä vaiheet, M-Filesin tapahtumakirjanpidon tapahtumien pitäisi arkistoituavalitsemaasi sijaintiin XML-tiedostona.

4.3.2. Miksi M-Filesini toimii hitaammin kuin ennen?

Jos M-Filesin käyttäjät huomaavat merkittäviä suorituskykyyn liittyviä ongelmia M-Filesin päivittäisessäkäytössä, suorita seuraavat toimenpiteet ongelman syyn tai syiden selvittämiseksi. Järjestelmän hitauteenvoi olla monenlaisia syitä, kuten laitteisto- ja infrastruktuuriongelmat, varaston rakenne tai määräaikaisetsäännölliset ylläpitotoiminnot, näkymien ja tiedostojen avaamiseen liittyvät ongelmat ja niin edelleen.

Kun otat yhteyttä tukeemme suorituskykyä koskevissa ongelmissa, pyynnön yhteyteen kannattaa liittääseuraavat tiedot:

• kopio M-Filesin tapahtumista Windowsin sovelluksen tapahtumalokista (katso ohjeet kohdasta Kopiontallentaminen Windowsin sovelluksen tapahtumalokissa olevista M-Filesin virheistä (sivu 584))

• vientipaketti palvelintoimintojen valvonnan (sivu 244) tiedoista M-Files Adminin kautta• näyttökuva Windowsin Tehtävienhallinnan välilehdeltä, jossa näkyy suorittimen ja muistin käyttö• sivutustiedostotiedot• palvelim(i)en laitteistotiedot


Laitteistoon tai infrastruktuuriin liittyvät suorituskykyongelmat

Suorituskykyongelmat voivat johtua laitteistoon tai infrastruktuuriin liittyvistä ongelmista. Tarkista seuraavatsuorituskykylaskurit M-Files Server- ja Microsoft SQL Server -tietokoneesta (jos on kyse erillisistäpalvelimista):

• Sivutustiedoston käyttö: Tarkista sivutustiedoston nykyinen ja huippukäyttöaste Suorituskyvyn valvonta-toiminnolla. Huomaa, että Windows käyttää aina sivutustiedostoa riippumatta siitä, kuinka paljonRAM-muistia on. Jos sivutustiedoston huippukäyttöaste on kuitenkin korkeampi kuin 10 prosenttia, sevoi kertoa, että ainakin välillä järjestelmän RAM-muisti on vähissä tai sen käyttöaste on liian korkea.Katso sivutustiedoston käyttöasteen tarkistamisohjeet kohdasta Sivutustiedoston käytön tarkistaminenSuorituskyvyn valvonta -toiminnolla (sivu 585).

• Nykyinen muistin käyttöaste Windowsin Tehtävienhallinnasta.• Suorittimen kuormitus Windowsin Tehtävienhallinnasta: Jos kuormitushuiput lähenevät 100:aa

prosenttia, järjestelmän suorituskyky voi olla riittämätön tai jotkin prosessit vievät liikaa suorituskykyä.• Palvelintietokoneiden välinen verkkoyhteys, jos M-Files Server ja Microsoft SQL Server ovat erillisillä

palvelimilla. Palvelimien välinen verkkoviive voi näkyä merkittävänä hitautena loppukäyttäjille.• Varmista, että Microsoft SQL Server -instanssille on määritetty muistirajoitus. Se tulisi määritellä

niin korkeaksi, että SQL Serverin käytettävissä on mahdollisimman paljon muistia, mutta niinalhaiseksi, ettei järjestelmä suorita heittovaihtoa. Yleisesti ottaen kannattaa jättää 3–4 Gt:täisäntäkäyttöjärjestelmälle ja sen palveluille, ja jos M-Files Server suoritetaan samassa järjestelmässä,sille ja muille prosesseille tulee varata 2–3 Gt. Katso Microsoft SQL -palvelininstanssin muistirajoituksenmääritysohjeet kohdasta Microsoft SQL Server -instanssin muistirajoituksen muokkaaminen (sivu585).

Huomaa: Nämä arvot ovat likimääräisiä ja riippuvat monista tekijöitä, kuten varastojenlukumäärästä, palvelinpuolen varastosovellusten käytöstä ja niin edelleen.

Varaston rakenteen tai säännöllisten ylläpitotoimintojen aiheuttamat suorituskykyongelmat

Järjestelmän hitaus voi johtua ongelmista varaston rakenteessa, ja säännölliset määräaikaisetylläpitotoiminnot voivat näkyä loppukäyttäjälle suorituskykyongelmina.

Seuraavat varaston rakenteeseen tai ylläpitotoimintoihin liittyvät tekijät voivat hidastaa (väliaikaisesti)järjestelmän toimintaa:

• Varaston metatiedot eivät välttämättä ole optimaaliset. Esimerkiksi sellaisia arvolistoja, joissa onkymmeniä tuhansia merkintöjä tai luokkia ja satoja pakollisia ominaisuuksia, ei saisi olla.

• Nimettyjen käyttöoikeusluetteloiden muokkaaminen johtaa kaikkien liittyvien dokumenttiensuojausasetusten päivittämiseen, mikä voi näin ollen aiheuttaa järjestelmään väliaikaista hitautta.

• Optimoinnin ja varmuuskopioinnin kaltaisten taustatehtävien suorittaminen voi aiheuttaa väliaikaistahitautta. Näitä toimintoja ei tulisi suorittaa korkean käyttöasteen aikana.

• Suurten vienti- ja tuontitehtävien suorittaminen lyhyin aikavälein voi aiheuttaa suorituskykyongelmia.• Poikkeuksellinen varaston käyttö, kuten suuri ladattujen tiedostojen lukumäärä, voidaan selvittää M-

Files Adminin tapahtumakirjanpidosta.• Firebird-varastojen metadatatiedoston koko saisi olla enintään 2 Gt per varasto. Katso

metadatatiedoston suurimman koon määrittelyohjeet kohdasta Firebirdin käytettävyyttä laajentavarekisteriasetus (sivu 563) ja metadatatiedoston koon tarkistusohjeet kohdasta Firebirdinmetatietotiedoston koon tarkistaminen (sivu 585).

Näkymien avaamiseen ja hakujen suoritukseen liittyvät suorituskykyongelmat

Suorita seuraavat tarkistukset tarkistaaksesi, esiintyykö järjestelmässä hitautta näkymien avaamisen taihakujen suorittamisen yhteydessä:


1. Käytä M-Files Desktopia M-Files -palvelinkoneella ja Local Procedure Call -protokollaa muodostaessasiyhteyden varastoon, jotta voit rajata pois mahdolliset verkkoon liittyvät ongelmat. Katsovarastoyhteyden määrittelyohjeet ja Local Procedure Call -protokollan käyttöohjeet kohdastaVarastoyhteyden lisääminen (sivu 172).

2. Kirjaudu sisään varastoon tavallisena käyttäjänä äläkä järjestelmänvalvojana, jotta suojausasetustentarkistuksia ei ohiteta varastoa käytettäessä ja sinä voit varmistaa, liittyykö ongelma suojausasetustentarkistuksiin vai ei.

3. Kokeile muuttaa näkymän ominaisuuksia ja päivitä sitten näkymä painamalla ominaisuuksienmuuttamisen jälkeen ⇧ Shift + F5. Kokeile muokata näkymien eri ominaisuuksia, kuten suodattimia tairyhmittelytasoja nähdäksesi, liittyykö ongelma näkymiin.

Huomaa: Voit luoda kopion olemassa olevasta näkymästä, jotta sinun ei tarvitse muuttaaalkuperäisen näkymän ominaisuuksia. Napsauta haluamaasi näkymää hiiren oikeallapainikkeella ja valitse Kopioi pikavalikosta. Napsauta sitten hiiren oikealla painikkeella tyhjässäkohdassa listausalueella ja valitse Liitä pikavalikosta.

Tässä kappaleessa

• Kopion tallentaminen Windowsin sovelluksen tapahtumalokissa olevista M-Filesin virheistä (sivu 584)• Sivutustiedoston käytön tarkistaminen Suorituskyvyn valvonta -toiminnolla (sivu 585)• Microsoft SQL Server -instanssin muistirajoituksen muokkaaminen (sivu 585)• Firebirdin metatietotiedoston koon tarkistaminen (sivu 585)

Kopion tallentaminen Windowsin sovelluksen tapahtumalokissa olevista M-Filesin virheistä


Jos sama ongelma esiintyy kaikilla M-Filesin käyttäjillä organisaatiossa, suosittelemme tallentamaankopion M-Files -palvelinkoneen sovelluksen tapahtumalokista. Jos taas kyseessä on yksittäinen ongelma,kopio tarvitsee tallentaa vain sen tietokoneen lokista, jota ongelma koskee. Suorita seuraavat vaiheetasianmukaisella tietokoneella.

1. Napsauta Käynnistä-kuvaketta hiiren oikealla painikkeella ja valitse Tapahtumienvalvontapikavalikosta.

Tapahtumienvalvonta-ikkuna avautuu.

2. Laajenna vasemman reunan puunäkymässä Windows-lokit ja valitse sitten Application.

3. Napsauta Suodata nykyinen loki... Toiminnot-ruudussa.


4. Avaa Tapahtumalähteet-pudotusvalikko ja valitse M-Files sekä muut M-Filesiin liittyvät sovellukset,kuten M-Files Compliance Kit tai MFClient.


6. Napsauta Tallenna suodatettu lokitiedosto nimellä... Toiminnot-ruudussa.


Kopio suodatetusta lokitiedostosta tallennetaan määrittämääsi sijaintiin. Kopio sisältää vain M-Filesiinliittyvät virheet.


Sivutustiedoston käytön tarkistaminen Suorituskyvyn valvonta -toiminnolla

Tarkista sivutustiedoston käyttö suorituskyvyn valvonnan avulla seuraavasti:

1. Avaa Windowsin Käynnistä-valikosta Valvontatyökalut ja sitten Suorituskyvyn valvonta.

2. Laajenna vasemmasta sarakkeesta Valvontatyökalut ja valitse sitten Suorituskyvyn valvonta.

3. Napsauta kaaviossa hiiren oikealla painikkeella ja valitse Lisää laskurit... pikavalikosta.

Lisää laskurit -ikkuna avautuu.

4. Valitse Käytettävissä olevat laskurit -luettelosta Sivutustiedosto.

5. Napsauta Sivutustiedosto-kohdan oikealla puolella olevaa alanuolikuvaketta.

6. Valitse Käyttö prosentteina kohdan Sivutustiedosto alta ja napsauta sitten Lisää-painiketta niin, ettälaskuri lisätään Lisätyt laskurit -luetteloon.

7. Sulje Lisää laskurit-ikkuna napsauttamalla OK.

Microsoft SQL Server -instanssin muistirajoituksen muokkaaminen

Muuta Microsoft SQL Server -instanssin muistin käyttöä seuraavasti:

1. Avaa Microsoft SQL Server Management Studio.

2. Kirjaudu sisään palvelimellesi.

3. Napsauta haluamaasi palvelinta Object Explorerissa hiiren oikealla painikkeella ja valitse Propertiespikavalikosta.

Server Properties -ikkuna avautuu.

4. Napsauta Memory-solmua.

5. Anna haluttu määrä Server memory options -kohdan alla kentissä Minimum server memory jaMaximum server memory.

6. Napsauta OK, kun haluat sulkea Server Properties -valintaikkunan.

Firebirdin metatietotiedoston koon tarkistaminen

Oletusarvoisesti Firebird-varaston metatietotiedosto tallennetaan seuraavaan paikkaan palvelinkoneessa:

C:\Program Files\M-Files\Server Vaults\<varaston nimi>\MetaData

Tarkista metatietotiedoston koko seuraavasti:



3. Napsauta haluamaasi varastoa hiiren oikealla painikkeella vasemman reunan puunäkymässä ja valitseOminaisuudet pikavalikosta.

Dokumenttivaraston ominaisuudet -ikkuna avautuu.


4. Avaa Lisäasetukset-välilehti.

5. Napsauta Käytä Firebirdiä -vaihtoehdon alta Määritä...-painiketta.

Metatietotiedoston ja tiedostodatan sijainnit näytetään valintaikkunan alalaidassa.

6. Avaa edellisessä vaiheessa määrittämäsi metatietotiedoston kansio ja valitse metatietotiedosto.

7. Tarkista tiedoston koko tilarivistä.

4.3.3. Miten siirrän dokumenttivarastoni uudelle palvelimelle?

Jos sinun pitää siirtää dokumenttivarastosi uudelle M-Files -palvelinkoneelle, toimi seuraavasti:


1. Varmista, ettei mitään dokumentteja ole varattuna muokattavaksi jollakin työasemalla.

Näkymän Varattu muokattavaksi -tilasuodatuksella voit luoda näkymän, joka sisältää kaikkivarastosta sillä hetkellä muokattavaksi varatut dokumentit. Jos haluat lisätietoja näkymänmäärittelystä, katso Näkymän luonti (sivu 156).

2. Ota dokumenttivarastoistasi täydet varmuuskopiot. Katso ohjeet kohdasta Dokumenttivarastonvarmuuskopiointi (sivu 264).

3. Valinnainen Varmuuskopioi mahdolliset viestipohjat manuaalisesti.

Palvelintason viestipohjat on tallennettu oletusarvoisesti seuraavaan sijaintiin: C:\ProgramFiles\M-Files\<version>\Server

Varastokohtaiset viestipohjat on tallennettu oletusarvoisesti seuraavaan sijaintiin: C:\ProgramFiles\M-Files\<version>\Server\Data\Notifications\<vault GUID>

4. Siirrä varmuuskopiotiedostot uudelle palvelinkoneelle.

5. Asenna M-Files uuteen palvelinkoneeseen:

a) Napsauta M-Filesin ohjatussa asennustoiminnossa Seuraava, valitse Hyväksynkäyttöoikeussopimuksen ja napsauta taas Seuraava.

b) Valitse Mukautettu asennus -vaihtoehto.c) Merkitse valintaruudut M-Files Desktop, M-Files Server ja M-Files Server Tools ja napsauta sitten

Seuraava.d) Lopeta asennus.

6. Avaa M-Files Admin uudessa palvelinkoneessa.

7. Asenna lisenssi:

a) Napsauta vasemman reunan puunäkymässä M-Files Server -yhteyttä hiiren oikealla painikkeella javalitse Lisenssinhallinta pikavalikosta.

b) Napsauta Lisenssinhallinta-ikkunassa Asenna lisenssi... -painiketta.c) Anna sarjanumero Sarjanumero-kenttään ja lisenssikoodi Lisenssikoodi-kenttään ja napsauta

sitten OK.d) Napsauta OK, kun haluat sulkea Lisenssinhallinta-ikkunan.

8. Luo uudet käyttäjätilit varaston käyttäjille. Katso ohjeet kohdasta Käyttäjätilin luonti (sivu 238).

9. Palauta dokumenttivarastot varmuuskopioista. Katso ohjeet kohdasta Dokumenttivaraston palautus(sivu 266).

Suosittelemme, että varastot palautetaan Palauta käyttäen alkuperäistä identiteettiä -vaihtoehdolla.

10.Liitä nykyiset dokumenttivaraston käyttäjät uusiin käyttäjätileihin. Katso ohjeet kohdasta Käyttäjänkäyttäjätilin vaihtaminen (sivu 239).

11.Valinnainen Määritä ilmoitusasetukset, jos haluat ottaa ilmoitukset käyttöön. Katso ohjeet kohdastaIlmoitusasetusten muokkaaminen M-Files Adminissa (sivu 476).

12.Valinnainen Kopioi viestipohjatiedostot uudelle palvelinkoneelle. Katso asianmukaiset sijainnit kohdasta3 (sivu 587).

13.Määritä varmuuskopioiden ajoitus. Katso ohjeet kohdasta Ajoitetut varmuuskopiointityöt (sivu 243).

14.Päivitä M-Files asiakaskoneilla:


a) Napsauta M-Filesin ohjatussa asennustoiminnossa Seuraava, valitse Hyväksynkäyttöoikeussopimuksen ja napsauta taas Seuraava.

b) Valitse Yksinkertainen päivitys -vaihtoehto ja napsauta Seuraava.c) Lopeta asennus.

15.Muokkaa dokumenttivaraston yhteysasetuksia asiakaskoneilla niin, että ne muodostavat yhteydenuuteen palvelimen osoitteeseen. Katso ohjeet kohdasta Varastoyhteyden lisääminen (sivu 172).

16.Katkaise yhteys vanhaan palvelinkoneeseen.

4.3.4. Miten automaattiset päivitykset toimivat?

M-Files tarkistaa päivitystarpeen automaattisesti. Kun M-Files-päivitys tulee saataville, päivitys ladataantietokoneellesi ja asennetaan automaattisesti. Voit viivästyttää päivitystä tietyn ajan verran, jos työskenteletjuuri jonkin tärkeän asian parissa päivityksen tullessa saataville.


Katso myös M-Filesin päivittäminen (sivu 196).

4.3.5. Kuinka paljon levytilaa tiedostodatan salaaminen ja varmuuskopiointi vaativat?

Jos otat käyttöön salauksen (data at rest) (sivu 251) tai varmuuskopioinnin (sivu 243) M-Files-palvelinkoneella, on tärkeätä varmistaa, että palvelinkoneella on aina riittävästi levytilaa salatuilletiedostolle ja varmuuskopioiduille tiedoille.

Salauksen (data at rest) vaatima levytila

Data at rest -salaus tekee tiedostoista salattuja kopioita jättäen salaamattomat tiedostot väliaikaisestipaikalleen, mikä käytännössä kaksinkertaistaa varaston tiedostodatan vaatiman levytilan. Eli jos salausotetaan käyttöön, varaston tiedostodata vaatii vähintään kaksinkertaisen määrän levytilaa. Voit määritellävaraston tiedostodatan sijainnin tietokantamoottorin asetuksista dokumenttivaraston lisäominaisuudet (sivu249)-kohdan alta.

Suosittelemme suorittamaan Optimoi tietokanta (läpikotainen) -toiminnon salauksen käyttöönottamisenjälkeen, kun olet varmistanut, että varaston sisältö on käytettävissä. Optimoi tietokanta (läpikotainen) -toiminto poistaa salaamattomat tiedostot varastosta.

Varmuuskopioinnin vaatima levytilaYleensä palvelinkoneella tulisi aina olla vapaata levytilaa vähintään yhtä paljon kuin 1) dokumenttivarastositiedostodata ja metatiedot sekä 2) tietyn M-Files Server -instanssin palvelinkohtaiset tiedot vaativat. Onkuitenkin erittäin suositeltavaa tehdä varaston ja palvelimen tiedoista useita varmuuskopioita, jotta voitvarmasti palauttaa tiedot mahdollisen järjestelmävirheen tai tietojen menettämisen yhteydessä. Näin ollenvarmuuskopioinnin vaatima levytila riippuu organisaatiosi varmuuskopiointikäytännöstä.

Jos haluat kattavat ohjeet varmuuskopiointiin, katso M-Files-tietokanta-artikkeli M-Files Backup Policy.

4.3.6. Kuinka usein varmuuskopiointi kannattaa tehdä?

M-Files Server tallentaa tärkeitä tietoja, joten varmuuskopioinnin järjestäminen hyvin on erittäin tärkeää.Jokainen palvelimella oleva dokumenttivarasto ja päätietokanta tulee varmuuskopioida säännöllisinväliajoin. Varmuuskopiointi on helppo järjestää ajoitetut työt (sivu 240) -toiminnolla M-Files Admin -työkalussa. Suosittelemme järjestämään M-Filesin varmuuskopioinnin tapahtumaan joka yö.



Jokainen varmuuskopiotyö tuottaa tiedostoja, jotka tulee siirtää hyvään talteen.

Esimerkki: Organisaatiossa on erillinen levypalvelin. M-Files-palvelimella suoritetaan joka yöpäätietokannan ja dokumenttivaraston varmuuskopiointi ajoitettujen töiden avulla. Työt on määritelty siten,että ne tuottavat kumpikin yhden tiedoston ja korvaavat aina aikaisemmat. Varmuuskopiotiedostot onmääritelty siirtymään levypalvelimelle talteen, josta ne vielä siirretään nauha-asemalle. Laiterikon tai muunongelmatilanteen sattuessa voidaan varmuuskopioiden avulla palauttaa M-Files toimintakuntoon nopeasti.

4.3.7. Mitä ei sisällytetä varmuuskopioihin?

Varaston varmuuskopiotoiminnolla voidaan tallentaa varastosi tietodata ja metatiedot niin, että jostiedot menetetään, dokumenttivarastosi voidaan palauttaa varmuuskopiosta. Katso dokumenttivarastonvarmuuskopiointiohjeet kohdasta Dokumenttivaraston varmuuskopiointi (sivu 264).

Muiden kuin varaston käyttäjien ja järjestelmänvalvojien keräämää tai luomaa dataa pidetään toissijaisenatietona riippumatta siitä, onko kyse ihmisen vai järjestelmän keräämästä datasta. Sitä ei sisällytetävarmuuskopioihin, koska sitä ei yleensä tarvita dokumenttivaraston palauttamiseen. Poikkeuksenedelliseen muodostavat viestipohjat, joita ei sisällytetä varmuuskopioihin, vaikka ne ovat käyttäjän luomia.

Seuraavassa kuvaillaan toissijaisia tietoja, joita ei sisällytetä varaston varmuuskopiotiedostoihin.Huomaa, että viestipohjia lukuun ottamatta sinun ei yleensä tarvitse huolehtia tämäntyyppisestädatasta varmuuskopioinnin yhteydessä, koska M-Files-järjestelmä luo tämän datan automaattisesti ainatarvittaessa. Seuraavassa esitetty on siis lähinnä vain tiedoksesi.

Viestipohjat

Viestipohjia käytetään M-Filesin lähettämien sähköposti-ilmoitusten mukauttamiseen. Katso lisätietojaviestipohjista kohdasta Ilmoitusasetusten muokkaaminen M-Files Adminissa (sivu 476).

Palvelintason viestipohjat on tallennettu seuraavan sijaintiin M-Files -palvelinkoneella:

C:\Program Files\M-Files\<version>\Server\Notifications_template.txt

Varastotason viestipohjat ovat seuraavassa sijainnissa M-Files -palvelinkoneella:

C:\Program Files\M-Files\<version>\Server\Data\Notifications\<vaultGUID>\<notification rule ID>\Notifications_template.txt

Jos käytät mukautettuja viestipohjia, sinun on varmuuskopioitava nämä tiedostot manuaalisesti.

Hakuindeksit

M-Files luo ja ylläpitää indeksejä dokumenttivarastosi sisällöstä ja metatiedoista käymällädokumenttivaraston sisällön läpi säännöllisesti. Indeksejä käytetään kohteiden etsimiseen M-Filesinhakutoimintoa käytettäessä.

Indeksitiedot voidaan tallentaa seuraaviin sijainteihin M-Files -palvelinkoneella:

C:\Program Files\M-Files\Server Vaults\Indexes

C:\Program Files\M-Files\Server Vaults\<vault>\Indexes\

Tämäntyyppisiä tietoja ei tarvitse säilyttää varmuuskopioissa tai siirrettäessä dokumenttivarasto uuteenpalvelinkoneeseen.


Esikatselukuvat

M-Files muodostaa esikatselukuvatiedostot, kun M-Files Desktopissa käytetään pikkukuvanäkymää. Katsolisätietoja eri tarkastelutiloista kohdasta Näyttötilan asetukset (sivu 39).

Pikkukuvatiedot voidaan tallentaa seuraaviin sijainteihin M-Files -palvelinkoneella:

C:\Program Files\M-Files\Server Vaults\Thumbnails

C:\Program Files\M-Files\Server Vaults\<vault>\Thumbnails


Dokumentin esikatselutiedostot

M-Files luo dokumentin esikatselutiedot, kun dokumentteja esikatsellaan Esikatselu-välilehdellä M-Files-asiakasohjelmistossa.

Dokumentin esikatselutiedot voidaan tallentaa seuraaviin kansioihin M-Files -palvelinkoneella:

C:\Program Files\M-Files\Server Vaults\ViewerFiles

C:\Program Files\M-Files\Server Vaults\<vault>\ViewerFiles


Lokit

M-Files luo lokitiedostoja eri sijainteihin M-Files-palvelinkoneelle tiettyjen prosessien suorittamisen jälkeen.Lokitiedostojen tiedostopääte on yleensä LOG tai TXT. Lokitiedostoja käytetään usein vianmäärityksessä,joten asiakastukemme voi pyytää niitä mahdollisen ongelman syyn selvittämiseksi.


4.3.8. Minkälaisia toimintoja voin ajoittaa suoritettavaksi tietyin aikavälein M-Filesissa?

Seuraavat toiminnot voidaan ajoittaa ja suorittaa M-Files Server -palvelimessa taustaprosesseina:

• kohteen työnkulun tilojen päivittäminen (sivu 459)• ilmoitusten lähettäminen (sivu 476)• ulkoisten kohdetyyppien päivittäminen• ulkoisten arvolistojen päivittäminen• varmuuskopion tekeminen varastosta• varaston tietokannan optimoiminen (sivu 240)• sisällön vieminen (sivu 330)• sisällön tuominen (sivu 330)• päätietokannan varmuuskopiointi (sivu 247)

Edellä olevia linkkejä napsauttamalla näet kunkin toiminnon ajoituksen määrittelyohjeet.





4.4. Yleisiä dokumenttivaraston käyttäjien ongelmia

Tässä osiossa käsitellään yleisiä ongelmia, joihin dokumenttivaraston käyttäjät voivat törmätä.

Tässä kappaleessa

• Miksi en pääse sisään dokumenttivarastoon? (sivu 591)• Miksi en voi muuntaa dokumenttia PDF-muotoon? (sivu 591)• Miksi en löydä Minulla muokattavana -näkymää? (sivu 592)• Miksi en voi tallentaa sähköpostiviestiä Outlook-viestinä M-Filesiin? (sivu 592)• Miksi tiedosto, jonka kuvake näkyy harmaana, tuli näkyviin M-Files-asemalle tallentaessani uuden

dokumentin Microsoft Wordissa? (sivu 593)• Miksi dokumentin aikaleimoissa on väärä aika? (sivu 593)

4.4.1. Miksi en pääse sisään dokumenttivarastoon?

Ongelma voi johtua joko tunnistuksesta tai verkkoyhteydestä.

Verkkoyhteysongelmissa virheilmoitus yleensä kertoo, mistä ongelmassa on kyse. Tunnistuksessa voi ollamuutama syy, joiden pitäisi selvitä seuraavilla tarkistuksilla.

1. Tarkista, että M-Files Adminissa on sinulle käytössä oleva käyttäjätili (katso kohta Käyttäjätilit (sivu233)) ja että käyttäjätilille on dokumenttivarastoon luotu käyttäjä (katso kohta Käyttäjät (sivu 417)).

2. Varmista, että salasanasi on oikein.3. Tarkista, että käytät käyttäjätilillesi määritettyä tunnistustapaa (Windows/M-Files). Näet oman

tunnistuksesi käyttäjätunnuksissa Tunnistus-sarakkeessa.

Jos ongelma ei ratkea, ota yhteyttä M-Filesin järjestelmänvalvojaan.

4.4.2. Miksi en voi muuntaa dokumenttia PDF-muotoon?

Tässä osiossa opastetaan ratkaisemaan seuraavat M-Files Desktopin käyttämiseen liittyvätongelmatilanteet:

• Napsautat dokumenttia hiiren oikealla ja valitset Jakaminen, sähköposti ja PDF > Tallenna PDF:ksi...pikavalikosta.

• Napsautat dokumenttia hiiren oikealla painikkeella ja valitset Jakaminen, sähköposti ja PDF jasitten joko Muunna PDF:ksi (korvaa alkuperäisen tiedoston) tai Muunna PDF:ksi (lisää erillisentiedoston) pikavalikosta.

• Napsautat dokumenttia hiiren oikealla painikkeella ja valitset Skannaus ja tekstintunnistus (OCR) >Muunna hakukelpoiseksi PDF:ksi... pikavalikosta.

Seuraavassa esitetään yleisiä keinoja ongelman ratkaisemiseksi.

Asenna PDF-muuntosovellus uudelleen

Sinun on ehkä asennettava M-Filesin käyttämä PDF-muuntosovellus uudelleen, jos saat jonkin seuraavistavirheilmoituksista yrittäessäsi muuntaa dokumenttia PDF:ksi:

• M-Filesin PDF-tulostinta ei ole kunnolla asennettu. Luokkaa ei olerekisteröity.

• Määrittelemätön virhe.


Ensin sinun on poistettava PDF-XChangen asennus tietokoneesta:

1. Valitse Windowsin Käynnistä-valikosta Asetukset.2. Valitse Järjestelmä > Sovellukset ja ominaisuudet.3. Valitse PDF-XChange ja napsauta Poista asennus.

Asenna sitten PDF-XChange uudelleen:

1. Avaa tiedosto C:\Program Files\M-Files\<versio>\Client\PDFX6SA_sm.exe.2. Suorita asennus asennusohjelman ohjeiden mukaisesti.

Varmista, että tietokoneessa on sovellus alkuperäisen dokumentin avaamista varten

Jotta voisit muuntaa dokumentin PDF-muotoon M-Filesissa, tietokoneessa on oltava sovellus, jolladokumentti voidaan avata. Jos esimerkiksi haluat muuntaa Microsoft Word -dokumentin PDF:ksi,tietokoneessa on oltava asennettuna Microsoft Word. Ja vastaavasti, jos haluat muuntaa Microsoft Excel -työkirjan PDF:ksi, tietokoneessa on oltava asennettuna Microsoft Excel.

Varmista, että dokumenttia ei ole varattu muokattavaksi

Tarkista, että toinen käyttäjä ei ole varannut muunnettavaa dokumenttia muokattavaksi. Sinun onpystyttävä varaamaan PDF-muotoon muunnettava dokumentti muokattavaksi.

Varmista, että dokumenttia ei ole suojattu salasanalla

Tarkista, että muunnettava dokumentti ei ole suojattu salasanalla. Jos dokumentti on suojattu salasanalla,M-Files ei pysty avaamaan ja muuntamaan dokumenttia.

4.4.3. Miksi en löydä Minulla muokattavana -näkymää?

Minulla muokattavana -näkymä on jokaisella M-Files-käyttäjällä, eikä sitä voi tuhota. Sen sijaan näkymäon voitu piilottaa.

Huomaa: Näkymiä piilotetaan valitsemalla näkymä ja valitsemalla Näytä-valikosta toiminto Piilotanäkymä.

Näytä piilotetut näkymät seuraavasti:

1. Napsauta hiiren oikealla painikkeella tyhjää kohtaa listausalueella ja valitse Palauta näkymiänäkyviin... pikavalikosta.

Palauta näkymiä näkyviin -ikkuna avautuu.

2. Valitse piilotettu näkymä listasta ja valitse Näytä.

3. Sulje Palauta näkymiä näkyviin -ikkuna napsauttamalla Sulje.

4.4.4. Miksi en voi tallentaa sähköpostiviestiä Outlook-viestinä M-Filesiin?

Jos olet M-Files-järjestelmänvalvoja, sinun on otettava käyttöön liitteiden tallentaminen Outlook-muodossa ja asennettava Microsoft Exchange Server tai 32-bittinen MAPI-asiakasohjelma M-Files-palvelinkoneeseen, joka toimii dokumenttivaraston isäntänä. Katso lisätietoja kohdasta Sähköpostit (sivu302).


Jos olet dokumenttivaraston käyttäjä, ilmoita ongelmasta M-Files-järjestelmänvalvojalle ja kerro hänelletästä sivusta.

4.4.5. Miksi tiedosto, jonka kuvake näkyy harmaana, tuli näkyviin M-Files-asemalletallentaessani uuden dokumentin Microsoft Wordissa?

Tiedostosta tuli väliaikainen paikallinen tiedosto dokumenttivarastossa. Voit muuntaa väliaikaisenpaikallisen tiedoston dokumentiksi. Katso ohjeet kohdasta Väliaikaisen paikallisen tiedoston muuntaminendokumentiksi (sivu 59).

4.4.6. Miksi dokumentin aikaleimoissa on väärä aika?

Metatietokortin otsikkoalueella näkyvä Luotu-aikaleima ilmaisee tiedoston alkuperäisen luontipäivän ja -ajan. Sitä ei pidä sekoittaa tiedoston M-Filesiin tuonnin päivämäärään ja aikaan.

Eli jos varastossa on ulkoisesta lähteestä tuotuja dokumentteja, Luotu-aikaleima kertoo dokumenttienalkuperäisen luontipäivämäärän ja -ajan, ei päivää ja aikaa, jolloin dokumentit on tuotu M-Filesiin. Jos taasolet luonut uuden dokumentin M-Filesissa, Luotu-aikaleima on sekä dokumentin luontipäivämäärä ettäpäivämäärä, jona dokumentti lisättiin M-Filesiin.

Kun dokumentti lisätään M-Filesiin, M-Files Server tallentaa Luotu-aikaleiman UTC-0-muodossa ja sittenM-Files-asiakasohjelmisto näyttää aikaleiman käyttöjärjestelmäsi aikavyöhykeasetuksen mukaisesti.

4.5. Yleisiä kysymyksiä

Tässä osiossa käsitellään yleisiä M-Filesia koskevia kysymyksiä.

Tässä kappaleessa

• Mistä saan lisätietoja aina tarvittaessa? (sivu 593)• Laitteistovaatimukset ja -suositukset (sivu 594)• Mitä uutta on M-Filesin tässä versiossa? (sivu 594)• Miten automaattiset päivitykset toimivat? (sivu 588)• Voinko käyttää M-Filesia ohjelmallisesti? (sivu 594)• Miten kirjoitan VBScript-koodin M-Filesia varten? (sivu 594)• Miten nimetty käyttöoikeusluettelo (NACL, Named Access Control List) ja käyttäjäryhmä eroavat

toisistaan? (sivu 600)

4.5.1. Mistä saan lisätietoja aina tarvittaessa?

Voit etsiä apua tämän oppaan lisäksi myös Getting started with M-Files -oppaasta tai kysyä neuvoaorganisaatiosi M-Filesin järjestelmänvalvojalta.

Asiakastuki

M-Filesin päivityssopimukseen kuuluu asiakastuki (katso myös Yhteydenotto tukeen (sivu 602)).

Asiakastuen sähköposti: [email protected], puh.: +358 3 3138 7500.

Huomaa, että ohjelmiston käyttöneuvonta ei kuulu asiakastuen piiriin.

https://kb.cloudvault.m-files.com/Default.aspx?#3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC/object/4A136677-9407-41F8-ABE7-B96B18CF8CEA/latest



Lisätietoja

Jos haluat lisätietoja, tutustu seuraaviin lähteisiin:

• M-Files-tietokanta• M-Files Community

Jos olet kehittäjä tai M-Files -järjestelmänvalvoja, saatat olla kiinnostunut seuraavastadokumentaatiostamme:

• M-Files API• M-Files Web Service• M-Files UI Extensibility Framework

Täysi luettelo M-Files -dokumentaatiosta on osoitteessa m-files.com.

4.5.2. Laitteistovaatimukset ja -suositukset

Katso tekniset tiedot kohdasta Järjestelmävaatimukset ja tekniset tiedot (sivu 208).

Alle 40 käyttäjän järjestelmässä M-Files-palvelinta voidaan suorittaa sellaisessa tietokoneessa, jokatäyttää Windows-käyttöjärjestelmän laitevaatimukset. Yhtäaikaisten käyttäjien määrän kasvaessalaitteistovaatimukset kasvavat. Tilantarve riippuu tallennettujen dokumenttien ja muiden kohteidenmäärästä. Versiohistoria ei kuitenkaan tarvitse levytilaa lineaarisessa suhteessa, koska M-Files Servertallentaa tiedot muutoksista eri versioiden välillä.

M-Files-palvelin ja sen dokumenttivarasto voidaan helposti siirtää toiselle palvelimelle laitevaatimustenkasvaessa.

4.5.3. Mitä uutta on M-Filesin tässä versiossa?

Voit tutustua M-Filesin versiokohtaisiin uusiin ominaisuuksiin tarkemmin M-Filesin WWW-sivustollaosoitteessa https://www.m-files.com/latest-ecm-features.

4.5.4. Miten automaattiset päivitykset toimivat?

M-Files tarkistaa päivitystarpeen automaattisesti. Kun M-Files-päivitys tulee saataville, päivitys ladataantietokoneellesi ja asennetaan automaattisesti. Voit viivästyttää päivitystä tietyn ajan verran, jos työskenteletjuuri jonkin tärkeän asian parissa päivityksen tullessa saataville.


Katso myös M-Filesin päivittäminen (sivu 196).

4.5.5. Voinko käyttää M-Filesia ohjelmallisesti?

M-Filesissa on ActiveX/COM API. Tuettuja kieliä ovat VB.NET, C#, Visual Basic, VBScript ja C++. M-Files sisältää myös M-Files Web Service APIn, joka mahdollistaa M-Filesin ohjelmallisen käytön REST-tyyppisen rajapinnan kautta. Katso Application Programming Interface (API) (sivu 217).

4.5.6. Miten kirjoitan VBScript-koodin M-Filesia varten?

Voit käyttää VBScript-koodia (”Microsoft Visual Basic Scripting Edition”) M-Filesissa seuraaviin toimintoihin:

https://kb.cloudvault.m-files.com/

https://community.m-files.com/




https://www.m-files.com/tips-guides-brochures-data-sheets

https://www.m-files.com/latest-ecm-features


• automaattisten ominaisuusarvojen laskenta (sivu 395)• ominaisuuksien arvojen automaattinen tarkistus (sivu 404)• tilasiirtymien aktivointi (sivu 459)• mukautettujen toimintojen suorittaminen työnkulun tilassa (sivu 440)• mukautettujen ehtojen määritteleminen tiettyyn tilaan tai tietystä tilasta siirrettäville kohteille (sivu 439)• tiettyjen tapahtumien tapahtuessa suoritettavien mukautettujen tapahtumien määrittäminen (sivu 503)

Edellä olevia linkkejä napsauttamalla näet ohjeet VBScript-koodin lisäämisestä kussakin tapauksessa.

Edellä mainituissa tapauksissa voit käyttää ja hallita dokumenttivarastossa olevia kohteita M-Files APIn jaVBScriptin avulla.

VBScriptin perusteet

Seuraavassa käsitellään VBScriptin perusasioita, joilla pääset alkuun. Huomaa, että tässä raapaistaanvain pintaa. Katso lisäohjeita kohdasta Hyödyllisiä ohjeita (sivu 599). Jos et ole kokenut komentosarjojenkirjoittaja etkä tunne muuttujien ja funktioiden kaltaisia käsitteitä, kannattaa lukea ensin aloittelijallesuunnattu opas, kuten Learn Beginning Scripting.

Lauseet

VBScriptissä lause loppuu rivinvaihtoon eikä mihinkään erilliseen lopetusmerkkiin. Seuraava esimerkkisisältää kaksi lausetta:

Dim szPropertyNameszPropertyName = PropertyDef.Name

Jos haluat jakaa lauseen eri riveille, voit käyttää alaviivaa (_) osoittamassa, että lause jatkuu seuraavallarivillä:

Err.Raise MFScriptCancel, _ "The document vault already contains an object with the same title. Please choose another title."

Kommentit

Lisää koodiin aina selventäviä kommentteja, jotta muutkin koodia lukevat ymmärtäisivät, mistä siinä onkyse. Voit lisätä koodiin kommentin käyttämällä '-merkkiä:

' Get the title of the object.Dim szCurrentTitleszCurrentTitle = oCurrentTitleProp.GetValueAsUnlocalizedText

Hyvä periaate on lisätä kommentti kaikkien sellaisten koodirivien yläpuolelle, joiden merkityksenymmärtämisessä lukijalla voi olla vaikeuksia.

Muuttujat

Muuttujat määritellään käyttäen avainsanaa Dim:

Dim szCurrentTitleProp

https://technet.microsoft.com/en-us/scriptcenter/dd772284.aspx


Muuttujille määritetään arvot yhtäsuuruusmerkillä (=). Sinun tulisi aina määritellä muuttujat, ennen kuinmäärität niille uusia arvoja:

Dim szCurrentTitlePropszCurrentTitleProp = PropertyValues.SearchForProperty( iTitleProperty ).GetValueAsUnlocalizedText

Option Explicit -lauseella voit pakottaa käyttämään muuttujamäärittelyä. Jos yrität käyttäämäärittelemätöntä muuttujaa komentosarjassa, jossa on käytössä Option Explicit, komentosarja eitoimi. Esimerkiksi seuraava komentosarja ei toimi, koska muuttujaa szValue ei ole määritelty, ennen kuinsille on määritelty arvo:

Option ExplicitszValue = PropertyValue.GetValueAsUnlocalizedText

M-Files-komentosarjoja tehdessäsi sinulla on käytettävissä joukkoa ennalta määriteltyjä muuttujia. Voitkäyttää esimerkiksi muuttujaa PropertyValue ominaisuuden arvon hakemiseen. Katso täydellinenluettelo ennalta määritellyistä muuttujista kohdasta Käytettävissä olevat VBScript-muuttujat (sivu 530).

Huomaa: Muuttujia nimettäessä suosittelemme käyttämään niin sanottua unkarilaista notaatiota.Näin sinulla ja muilla koodia lukevilla on selkeä käsitys muuttujaan tallennetun arvon tietotyypistä.Voit käyttää esimerkiksi seuraavaa notaatiota:

• "sz" – merkkijono• "o" – objekti• "i" – kokonaisluku• "b" – totuusarvo• "f" – liukuluku• "d" – päiväys

Vakiot

Voit käyttää vakioita sellaisten arvojen tallentamiseen, joiden on pysyttävä vakioina kautta kokokomentosarjan:

Const iMaxNumberOfItems = 50

Huomaa, että sinun on määritettävä vakiolle literaaliarvo. Et voi käyttää muuttujaa, toista vakiota taifunktiota vakion alustamiseen.

Objektit

Muuttujille määritetään objektit lauseella Set. Voit luoda uuden instanssin M-Files APIn objektista jamäärittää sen muuttujaan seuraavasti:

Dim oTitleSearchSet oTitleSearch = CreateObject( "MFilesAPI.SearchCondition" )

Objektit ovat komponentteja, joilla on omat ominaisuutensa ja metodinsa. Metodit ovat tietylleobjektille kuuluvia funktioita, joita voidaan käyttää objektin kontekstissa. Ominaisuuksia taas käytetään


objektin arvojen näyttämiseen tai määrittämiseen. Objektin ominaisuuksissa ja metodeissa käytetäänpistenotaatiota:

oTitleSearch.Set oTitleExpression, MFConditionTypeEqual, oTitleTypedValue

Metodin argumentit, kuten oTitleExpression, MFConditionTypeEqual ja oTitleTypedValueedellä olevassa esimerkissä, luetellaan metodin jälkeen erotettuna pilkuilla. Parametrit välitetään jokoarvona tai viittauksena. Jos metodi käyttää parametria arvona, se kopioi argumenttina välitetyn arvon,ja näin ollen alkuperäinen arvo jää muuttumattomaksi. Jos metodi taas käyttää parametria viittauksena,metodin argumenttiin mahdollisesti aiheuttamat muutokset vaikuttavat myös alkuperäiseen viittaukseen.Jos tarkoitus on käyttää parametrin oletusarvoa, tulisi käyttää arvoa Nothing.

Tehdessäsi komentosarjoja M-Filesiin hyödynnät VBScriptissä käytettävissä olevia objekteja jaennen kaikkea M-Files APIssa käytettävissä olevia objekteja. Katso tarkat tiedot täältä M-Files APIDocumentation.

Merkkijonojen yhdistäminen

Voi yhdistää kaksi tai useampia merkkijonoja käyttämällä &-operaattoria:

' Get proposal number.Dim szNumberszNumber = PropertyValues.SearchForProperty( 1156 ).TypedValue.DisplayValue

' Get customer.Dim szCustomerszCustomer = PropertyValues.SearchForProperty( 1288 ).TypedValue.DisplayValue

' Create proposal title.Dim szNameszName = "Proposal #" & szNumber & " / " & szCustomer

Edellä olevassa esimerkissä muuttujaan szName tallennettu tarjouksen otsikko on tulos seuraavienkomentosarjojen yhdistämisestä:

• merkkijonoliteraali Proposal #• muuttujaan szNumber tallennettu tarjousnumero• toinen merkkijonoliteraali /• asiakkaan nimi, joka on tallennettu szCustomer-muuttujaan

Tuloksena saatava tarjouksen otsikko voi siis olla esimerkiksi Proposal #5577 / ESTT.

Voit lisätä merkkijonoosi rivinvaihdon yhdistämällä VbCrLF-vakion merkkijonoilla:

Err.Raise MFScriptCancel, _ "The document vault already contains an object with the same title." & VbCrLF & "Please choose another title."

https://www.m-files.com/api/documentation/latest/



Virheiden tuottaminen

Jos sinun on esimerkiksi tarkistettava ominaisuuden arvo VBScriptillä, käyttäjälle on näytettävävirheilmoitus, kun hän on antanut virheellisen arvon. Voit tuottaa virheen VBScriptissä käyttämällä Raise-metodia ja Err-objektia:

Err.Raise MFScriptCancel, "The property """ & szPropertyName & """ must have a value of at least 10 characters."

Metodi käyttää virhenumeroa ja kuvausta parametreina. M-Filesin komentosarjoissa käytetäänMFScriptCancel-muuttujaa, koska se tallentaa M-Filesin virhenumeron.

If-lauseet

If-lauseita käytetään lauseryhmän suorittamiseen, jos If-lause saa arvon tosi:

If Len( szValue ) < 10 Then


End If

If-lohkon on päätyttävä End If-lauseeseen. Kaikki If- ja End If-lauseiden välissä olevat lauseetsuoritetaan, jos If- ja Then-lauseiden välissä oleva ehto saa arvon tosi. Voit käyttää And-operaattoriamääritelläksesi useita ehtoja, joiden kaikkien arvon on oltava tosi if-lohkon suorittamiseksi. Or-operaattorilla voit määritellä useita operaattoreita, joista yhden on oltava tosi, jotta if-lohko suoritetaan. Voitkäyttää ehdon määrittelyyn seuraavia vertailuoperaattoreita:

• == tarkistaa, onko kahden operandin arvo sama vai ei: jos on, ehto saa arvon tosi.• <> tarkistaa, onko kahden operandin arvo sama vai ei: jos ei ole, ehto saa arvon tosi.• > tarkistaa, onko vasemmanpuoleisen operandin arvo suurempi kuin oikeanpuoleisen operandin: jos

on, ehto saa arvon tosi.• < tarkistaa, onko vasemmanpuoleisen operandin arvo pienempi kuin oikeanpuoleisen operandin: jos

on, ehto saa arvon tosi.• >= tarkistaa, onko vasemmanpuoleisen operandin arvo suurempi tai yhtä suuri kuin oikeanpuoleisen

operandin: jos on, ehto saa arvon tosi.• <= tarkistaa, onko vasemmanpuoleisen operandin arvo pienempi tai yhtä suuri kuin oikeanpuoleisen

operandin: jos on, ehto saa arvon tosi.

Voit myös määrittää If-lauseen toiseen If-lauseeseen tai esimerkiksi Else-lauseeseen sisäkkäiseksi tailuoda komentosarjaan syvemmän haarautumislogiikan käyttämällä ElseIf-lausetta.

Funktiot ja alirutiinit

Voit käyttää alirutiinia määritelläksesi koodin osan käytettäväksi useita kertoja viittauksena koodissasi:

Sub CloseFile() oMyFile.Close Set oMyFile = NothingEnd Sub


Voit myös määritellä funktion käyttämään useita kertoja koodin osaa, joka palauttaa jonkin arvon:

Function IsOdd( iValue ) If iValue MOD 2 = 0 Then ' Even value. IsOdd = False Else ' Odd value. IsOdd = True End IfEnd Function

Voit kutsua alirutiinin tai funktion komentosarjastasi yksinkertaisesti viittaamalla siihen nimellä:

Closefile()IsOdd( 5 )

Hyödyllisiä ohjeita

Parhaat M-Filesin komentosarjojen tekemiseen liittyvät tiedonlähteet ovat seuraavat:

• M-Files API Documentation• Käytettävissä olevat VBScript-muuttujat (sivu 530)

M-Files APIn dokumentaatiossa käsitellään kattavasti M-Files APIn objektit, metodit, rajapinnat,ominaisuudet ja luetteloinnit, joita voit hyödyntää VBScript-koodissa. Jälkimmäisessä ohjeessa puolestaanlistataan ja selitetään kaikki muuttujat, joilla on ennalta määritelty arvo ja joita voit käyttää VBScript-koodissasi.

Näiden kahden ohjeen lisäksi kannattaa tutustua seuraaviin ulkoisiin WWW-sivustoihin:

• VBScript User's Guide• VBScript Functions• Learn Beginning Scripting

Esimerkki

Seuraava esimerkki on komentosarja, jota voidaan käyttää ominaisuuden tarkistamiseen käyttäjänyrittäessä tehdä muutoksia metatietokortin metatietoihin. Komentosarja varmistaa, että annetunominaisuuden arvon pituus on vähintään 10 merkkiä. Katsotaanpa komentosarjaa tarkemmin:

Option Explicit

Dim szPropertyName, szValue

szPropertyName = PropertyDef.Name

szValue = PropertyValue.GetValueAsUnlocalizedText

If Len( szValue ) < 10 Then


End If


https://msdn.microsoft.com/en-us/library/sx7b3k7y(v=vs.84).aspx

http://www.w3schools.com/asp/asp_ref_vbscript_functions.asp

https://technet.microsoft.com/en-us/scriptcenter/dd772284.aspx


Ensin määritellään muuttujat szPropertyName ja szValue, minkä jälkeen tarkistettavan ominaisuudenja sen arvon nimi tallennetaan määriteltyihin muuttujiin. Käytämme GetValueAsUnlocalizedText-metodia (katso lisätietoja M-Files APIn dokumentaatiosta) saadaksemme ominaisuuden arvonlokalisoimattomana tekstinä.

Ehtona ominaisuuden arvon vahvistamiselle on, että arvon pituuden on oltava vähintään 10 merkkiä. Tämäehto arvioidaan If-lauseessa. Olemme määritelleet If-lauseen ehdossa, että ominaisuuden pituuden onoltava vähemmän kuin 10 merkkiä, jotta If-lauseen sisällä oleva lause suoritetaan. Jos ominaisuudenarvossa on 10 merkkiä tai enemmän, If-koodilohkoa ei suoriteta ja komentosarjan suorittaminenlopetetaan.

If-lohkossa käyttäjälle lähetetään virheilmoitus, jossa sanotaan, että käyttäjän antamassa ominaisuudenarvossa on oltava vähintään 10 merkkiä. Käyttäjän on siis annettava pidempi arvo. Virheilmoituksennäyttämisen jälkeen näkyviin tulee taas metatietokortti, jotta käyttäjä voi muokata virheellistä ominaisuudenarvoa.

Katso täydelliset ohjeet ominaisuuksien arvojen tarkistuksesta VBScriptillä kohdasta Ominaisuuksienarvojen automaattinen tarkistus (sivu 404).

4.5.7. Miten nimetty käyttöoikeusluettelo (NACL, Named Access Control List) jakäyttäjäryhmä eroavat toisistaan?

Yksittäisistä käyttäjistä muodostuvien ryhmien tietojen hallintaan voidaan M-Filesissa käyttää nimettyjäkäyttöoikeusluetteloita ja käyttäjäryhmiä, jotka on tarkoitettu selvästi eri tarkoituksiin.

Käyttäjäryhmät mahdollistavat sen, että järjestelmänvalvojat voivat järjestää yksittäiset käyttäjäteri ryhmiin yhteisten ominaisuuksien mukaan. Tällaisia voivat olla esimerkiksi heidän asemansaorganisaatiossa (esim. "HR" ja "Esimiehet"), fyysinen sijainti (esim. "Länsi-Suomen lääni" ja "Lahdentoimisto") tai asiantuntemus (esim. "Lakiasiat" ja "Kääntäminen"). Käyttäjäryhmiä voidaan hallita M-FilesAdmin -työkalulla (katso Käyttäjäryhmät (sivu 423)).

Nimetyt käyttöoikeusluettelot puolestaan mahdollistavat erilaisten käyttöoikeuksien määrittelynvarastossa oleviin kohteisiin. Ne sisältävät luettelon toimijoista (yksittäiset käyttäjät, käyttäjäryhmät taipseudokäyttäjät) ja suojausasetuksista. Luettelon avulla määritetään kohteiden luku-, muokkaus- ja poisto-oikeudet sekä muutetaan suojausasetuksia. Nimettyjä käyttöoikeusluetteloita voidaan hallita myös M-FilesAdmin -työkalulla (katso Nimetyt käyttöoikeusluettelot (sivu 461)).

Esimerkiksi: Vain henkilöstöosaston nähtäväksi tarkoitetut työsopimukset

Varastossa on lukuisia työsopimuksia, jotka näkyvät kaikille varaston käyttäjille. Henkilöstöpäällikköhaluaa, että ne näkyisivät vain HR-tiimille.

Ensin päällikön on luotava käyttäjäryhmä (sivu 424) HR-tiimiin kuuluvista käyttäjistä. Koska hän eivoi käyttää käyttäjäryhmää suoraan käyttöoikeuksien valvontaan, hänen on lisäksi luotava nimettykäyttöoikeusluettelo (sivu 462) yhdistääkseen haluamansa käyttöoikeudet juuri luotuun käyttäjäryhmään.

Huomaa: Käyttäjät, joiden käyttäjätilillä (sivu 234) on Järjestelmänvalvoja-järjestelmärooli,sekä käyttäjät, (sivu 417) joilla on Lukuoikeus kaikkeen varaston sisältöön tai Täysidokumenttivaraston hallintaoikeus, näkevät kaiken varaston sisällön.

Lopuksi henkilöstöpäällikön on yhdistettävä juuri luotu nimetty käyttöoikeusluettelo työsopimuksiin. Tämänhän voi tehdä työsopimusluokan ominaisuuksien kautta.

Luokan ominaisuusikkunan avaaminen:






4. Laajenna vasemman reunan puunäkymässä valitsemasi dokumenttivarasto, laajenna sitten kohtaMetatietojen rakenne (tasainen näkymä) ja valitse Luokat.

5. Valitse oikealla olevalla listausalueella työsopimuksia edustava luokka.

Jos työsopimuksille ei ole luokkaa, voit luoda uuden luokan (sivu 414) niitä varten.

6. Valitse listausalueen vasemman reunan tehtäväpalkista Ominaisuudet.

Luokan asettaminen käyttämään nimettyä käyttöoikeusluetteloa:

7. Avaa Automaattiset suojausasetukset -välilehti.

8. Merkitse Rajoita käyttöoikeuksia kohteissa, jotka viittaavat tähän luokkaan -valintaruutu.

9. Merkitse Käytä nimettyä käyttöoikeusluetteloa -valintaruutu.

10.Valitse juuri luotu nimetty käyttöoikeusluettelo valintaruudun alla olevasta pikavalikosta.

11.Napsauta OK, kun haluat sulkea Luokan ominaisuudet -ikkunan.

12.Valinnainen Näkyviin saattaa tulla valintaikkuna, joka liittyy tiettyjen ominaisuusmäärittelyjen poissakäytössä oleviin automaattisiin suojausasetuksiin. Kirjaa tällöin ylös Tällä hetkellä poissa käytöstäolevat ominaisuusmäärittelyt -luettelossa mainitut ominaisuusmäärittelyt ja napsauta OK.

Varmista, että suojausasetukset otetaan käyttöön, kun luettelossa mainitun ominaisuudenarvoksi valitaan työsopimusten luokka. Tätä varten sinun on sallittava automaattistensuojausasetusten käyttö näille ominaisuusmäärittelyille.

13.Valitse automaattisten suojausasetusten muutosikkunassa jokin seuraavista:

a. Muuta kohteiden suojausasetukset, jos haluat käyttää uusia käyttöoikeuksia kaikkiin tästä lähtienluotaviin kohteisiin.

tai

b. Muuta ja aktivoi kohteiden suojausasetukset, jos haluat käyttää uusia käyttöoikeuksia sekäkaikkiin olemassa oleviin kohteisiin että tästä lähtien luotaviin kohteisiin.

tai

c. Napsauta Peruuta, jos haluat palata Luokan ominaisuudet -ikkunaan.

Ota käyttöön automaattiset suojausasetukset liittyvien ominaisuuksien kautta:

14.Valitse näytön vasemman reunan puunäkymän kohdasta Metatietojen rakenne (tasainen näkymä)Ominaisuusmäärittelyt.

15.Kaksoisnapsauta jotakin vaiheessa 12 (sivu 601) ylöskirjaamaasi ominaisuusmäärittelyä.

16.Merkitse Ota käyttöön automaattiset suojausasetukset tämän ominaisuuden kautta -valintaruutuja napsauta OK.

17.Valitse Muuta kohteiden suojausasetukset tai Muuta ja aktivoi kohteiden suojausasetukset (katsovaihe 13 (sivu 601)).

M-Files | 5. Yhteydenotto tukeen | 602

18.Toista vaiheet 15 (sivu 601) – 17 (sivu 601) kaikille vaiheessa 12 (sivu 601) ylöskirjaamillesiominaisuusmäärittelyille.

19.Sulje M-Files Admin.

Vaiheessa 13 (sivu 601) tekemästäsi valinnasta riippuen seuraa, että a) vain uudet kohteet tai b)sekä uudet että olemassa olevat kohteet, joiden luokka edustaa työsopimuksia, näkyvät nyt vainkäyttäjäryhmälle, jonka jäsenet kuuluvat henkilöstöosastoon. Kuten tässä huomautuksessa (sivu 600)todetaan, tämä ei kuitenkaan koske järjestelmänvalvojia ja varaston käyttäjiä, joilla on oikeus nähdä jalukea kaikki varaston sisältö.

5. Yhteydenotto tukeen

Jos kysymykseesi ei löydy vastausta usein kysytyistä kysymyksistä, löydät asiakastukemme yhteystiedottästä osiosta.

Jos ongelmaan ei löydy ratkaisua käyttöoppaasta, kannattaa etsiä vastausta M-Filesin tietokannasta. Voitmyös luoda tukipyynnön (M-Files-tuki) tai ottaa yhteyttä M-Filesin asiakastukeen ([email protected]).

Kun otat yhteyttä tukeen, kannattaa ongelman kirjallisen kuvauksen lisäksi ilmoittaa mahdollisimmankattavasti seuraavia tietoja tukiprosessin nopeuttamiseksi:

• Windows-versio ja järjestelmän tyyppi (64-bittinen vai 32-bittinen)• M-Files Desktopin ja M-Files Serverin täydelliset versionumerot (esim. 11.3.4330.130, katso

ohjeet versionumeroiden selvittämisestä kohdasta M-Files Desktopin ja M-Files Serverin täydenversionumeron tarkistaminen (sivu 603))

• ongelmaan liittyvien käyttäjien määrä• ongelman esiintymistaajuus• tarkka kuvaus vaiheista, joiden suorittaminen tuottaa ongelman• sovellustason virheilmoitukset Windowsin tapahtumienvalvonnassa (katso ohjeet M-Filesin virheiden

hakemisesta Windowsin tapahtumienvalvonnasta kohdasta Kopion tallentaminen Windowsinsovelluksen tapahtumalokissa olevista M-Filesin virheistä (sivu 584))

• asennetun virustorjuntaohjelmiston nimi ja versionumero• M-Filesin virheilmoitusikkunan sisältö, mukaan lukien esimerkinmukainen kopio virhepinohistoriasta:

• Virhepinohistoria voidaan näyttää virheikkunassa napsauttamalla Tiedot-painiketta. Huomaa, ettänäyttökuvassa pinohistoria ei näy kokonaan. Koko teksti tulee kuitenkin kopioida.

• tieto siitä, milloin ongelma alkoi ja oliko M-Files-ympäristöön tehty merkittäviä muutoksia ennen senalkamista

https://kb.cloudvault.m-files.com/#3ECA226F-7B54-428B-B539-DE443E6134EC/views/

https://support.m-files.com



• tieto siitä, voidaanko tiedosto vetää työpöydälle ja avata paikallisasemalla, siinä tapauksessa ettätiedostoa ei saada auki M-Filesissa.

Sinun tulisi myös kyetä kuvailemaan dokumenttivaraston tila ja vastaamaan seuraaviin kysymyksiin:

• Käytetäänkö dokumenttivaraston tietokantamoottorina Firebirdiä vai Microsoft SQL Serveriä? Joskäytetään Microsoft SQL Serveriä, onko se asennettu samalle tietokoneelle kuin M-Files Server vaierilliselle tietokoneelle?

• Ovatko tiedoston tiedot tietokannassa vai onko ne tallennettu erilliseen paikkaan?• Onko dokumenttivarasto optimoitu äskettäin?

• Optimointi siirtää dokumenttivaraston offline-tilaan.• Onko varasto tarkistettu ja korjattu äskettäin?• Jos M-Files Adminia käytetään dokumenttivaraston tarkistukseen ja korjaukseen, ilmoittaako se

virheistä?• Onko dokumenttivarasto indeksoitu äskettäin?• Sisältyykö M-Filesin asennukseen integrointeja tai muita lisätuotteita (Dynamics, SharePoint,

Salesforce jne.)?

• Anna täydet versiotiedot kaikista integroinneista ja lisätuotteista.

Jos ongelmasi koskevat M-Filesin käyttöä Office-tuotteiden kanssa, anna seuraavat lisätiedot:

• Microsoft Office -versio• ohjelma (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), joka aiheuttaa ongelman.

Huomaa: Kaikki näyttökuvat tilanteesta ja asetuksista ovat hyödyksi. Voit myös liittää tukipyyntöösiongelmaan liittyviä tiedostoja.

Tässä kappaleessa

• M-Files Desktopin ja M-Files Serverin täyden versionumeron tarkistaminen (sivu 603)• Kopion tallentaminen Windowsin sovelluksen tapahtumalokissa olevista M-Filesin virheistä (sivu 584)

5.1. M-Files Desktopin ja M-Files Serverin täyden versionumerontarkistaminen


Suorita seuraavat vaiheet M-Files Desktop-asiakaskoneella, jos haluat selvittää M-Files Desktop, taiM-Files Server -tietokoneella, jos haluat selvittää sekä M-Files Desktopin että M-Files Serverin täydenversionumeron.

1. Napsauta Windowsin tehtäväpalkkia hiiren oikealla painikkeella ja valitse Tehtävienhallintapikavalikosta.


2. Avaa Palvelut-välilehti.

3. Etsi MFClient (M-Files Desktop)- ja MFServer (M-Files Server) -palvelut Nimi-sarakkeesta.


4. Katso palveluiden täydet versionumerot (sulkeissa) Kuvaus-sarakkeesta.

5.2. Kopion tallentaminen Windowsin sovelluksen tapahtumalokissaolevista M-Filesin virheistä


Jos sama ongelma esiintyy kaikilla M-Filesin käyttäjillä organisaatiossa, suosittelemme tallentamaankopion M-Files -palvelinkoneen sovelluksen tapahtumalokista. Jos taas kyseessä on yksittäinen ongelma,kopio tarvitsee tallentaa vain sen tietokoneen lokista, jota ongelma koskee. Suorita seuraavat vaiheetasianmukaisella tietokoneella.

1. Napsauta Käynnistä-kuvaketta hiiren oikealla painikkeella ja valitse Tapahtumienvalvontapikavalikosta.

Tapahtumienvalvonta-ikkuna avautuu.

2. Laajenna vasemman reunan puunäkymässä Windows-lokit ja valitse sitten Application.

3. Napsauta Suodata nykyinen loki... Toiminnot-ruudussa.


4. Avaa Tapahtumalähteet-pudotusvalikko ja valitse M-Files sekä muut M-Filesiin liittyvät sovellukset,kuten M-Files Compliance Kit tai MFClient.


6. Napsauta Tallenna suodatettu lokitiedosto nimellä... Toiminnot-ruudussa.


Kopio suodatetusta lokitiedostosta tallennetaan määrittämääsi sijaintiin. Kopio sisältää vain M-Filesiinliittyvät virheet.

M-Files | Indeksi | 605

Indeksi

A

ajastettu 240, 241alias 339, 341aloitusnäyttö 36aloitusopas 11Android 52arkistointi 95, 311arvolista

arvolistan arvojen kuvakkeet 372sisällöt 372ulkoinen

päivitä 368, 389asennus 217asetukset 217AutoCAD

M-Filesin toiminnot 110automaattinen arvo

VBScript 400automaattinen sisäänkirjautuminen 172

B

Business Intelligence 494

C

CFR 207

D

DELETE-tietokantalause 361, 382dokumentti

kokoelma 7poistettu dokumentti 139tiedosto 57

dokumenttikokoelma 113

E

Electronic Signatures -moduuli 207epäsuora näkymä 159esijaettu avain 206esimerkkivarasto 217etsi

Boolen haku 130ehto 95epäsuora haku 130hakuehtojen alisteisuus 130hakupalkki 36hakutulokset muissa varastoissa 126hakutulosten ryhmittely 154jokerimerkki 130, 133laajennettu haku 135laajennetut hakuehdot 138operaattorit 130, 133

pikahakutaivutusmuodot 555

sumea haku 558suodatin 137Suodattimet-välilehti 135synonyymi 130, 559tarkennus 137tulokset

lajittelu 556äänteellinen 558

Excellisää ominaisuus 108M-Filesin toiminnot 106

F

FDA 21 CFR Part 11 207, 249

H

hakukelpoinen PDF 299hakutulosten korostus 126hakutulosten lajittelu 126haun tarkennus 137

I

IDalkuperäinen ID 577sisäinen ID 577ulkoinen ID 577

ilmoitusmukauttaminen 478

IMAPkansio 576

IML 538indeksointinäkymät 164INSERT INTO -tietokantalause 361, 382iOS 52IP-osoite 172, 227irrota 263

J

jaajulkinen linkki 123OneDrive 124sähköposti 124

jaa julkinen linkki 123, 551jokerimerkki 141julkaisuasetukset 486julkinen linkki

määritysasetukset 551järjestelmänvalvoja 156, 234järjestelmänvalvoja ja varaston järjestelmänvalvoja 234järjestelmänvalvojan oikeudet 418järjestelmävaatimukset 209


K

kieliohjelmisto 192, 283valitse 283varasto 192, 283

kiinnitetty 36, 48kirjaudu sisään 35kirjaudu ulos 35kohde

ei-hallittumuuta 548

hallittu 548historia 104kiinnittäminen 48luo 71, 72poistettu kohde 95ristiriita 342tyyppi 346

kohdetyyppipäivitä 368, 389ulkoinen 361, 368, 389

kohteiden kiinnittäminen 48kokoelman jäsenet 113komentosarjat

suoritusjärjestys 536kommentit 103koosteviesti 182kopioi dokumenttivarasto 258korvaa tiedostolla 75kumoa poisto 95käyttäjä

käyttäjä metatiedoista 81käyttäjäryhmä 423, 600pseudokäyttäjä 81sisäänkirjautuminen eri käyttäjänä 36ulkoisen tietovaraston käyttäjä 429ulkoisen tietovaraston käyttäjäryhmä 431uusi käyttäjä 418

käyttäjäkohtaiset asetukset 175käyttäjätili

vaihda käyttäjätiliä 239käyttöjärjestelmä 209käyttöliittymä 15käyttöoikeusluettelo 461käännös 275

L

laajennetut hakuehdotsuojausasetukset 152

linkkipolku 118lisenssi

hallinta 229listaus 39listausalue 15, 36, 39lisätiedot 602luo

dokumentti 65kohde 65

luokat 411

Luotuaikaleima 593

lähetä sähköpostitse 118

M

M-Files Admin 224, 227M-Files Desktop

asetukset 171avaa 13käynnistä 13

M-Files Server-palvelimen käyttövaihtoehdot 201nimetyt arvoasetukset 551rekisteriasetukset 551

M-Files URL 118M-Files Web

ulkonäkö 490M-Files-kategoriamerkintä 95M-Files-tunnistus 172merkinnät

käyttö 101ottaminen käyttöön 249

merkitse arkistoitavaksi 95metatiedot

ehdotukset 41, 540rakenne 344ulkoinen lähde 288

metatietojen määritys 341metatietokortti

esikatselu 41estä sijainnin vaihto 562määritykset 469, 475valintanauha 41

Microsoft Office 106mobiilisovellus 52mobile access 485monikielinen metatietorakenne 275monitiedostoinen dokumentti

MFD 69muunna monitiedostoiseksi dokumentiksi 69muunna yksitiedostoiseksi 69määritykset

lisää 470muokkaa 470tuonti 474vie 473

N

NACLcreate 462

nimetty käyttöoikeusluetteloluo 462

näennäinen kansio 165näkymä

Muut näkymät 39Omat näkymät 39pikanäkymäalue 36Ulkoiset näkymät 39Yhteiset näkymät 39

näkymähierarkia 390


näppäinkomennot 54

O

OCR 74, 299OCR-arvolähde 293OCR-moduuli 293ODBC 361, 382offline

merkitse saataville offline-tilassa 115poista offline-tilan merkintä 115

offline-suodatin 115oikea sivupaneeli 36OLE DB -yhteysmääritys 361, 382ominaisuuksien arvojen tarkistus 404ominaisuus

työkalurivi 62ominaisuusmäärittely

luo 394tietotyyppi

numero (kokonaisluku) 390numero (reaaliluku) 390päiväys 390

OneDrive 124online 271operaattori 141ota käyttöön (online) 271ota pois käytöstä (offline) 271Outlook

kansio 90Lähetä ja tallenna M-Filesiin 554sääntö 89

P

paikkamerkki 476palauta dokumenttivarasto 266palauta muokkauksesta

palauta kommentoiden 99palauta muokkauksesta -pyynnön lähettäminen 96, 572palauta takaisin 104PDF

muunnosaluekohtainen asetus 560

perinteinen kansio 170perintä 411pikahaku 130, 133, 559pikakomennot

metatietokortti 47pikavalintanäppäimet 54pilvitunnistus

määritykset 469poista arkistointimerkintä 95POP3 302PowerPoint

lisää ominaisuus 108M-Filesin toiminnot 106

protokolla 227punakynäys

käyttö 101ottaminen käyttöön 249

päivitämanuaalisesti 221

päätietokanta 241

R

raportin käyttöidentiteetti 499raportin URL 501raportit 494raportointitietopalvelut 496replikointi 231, 311, 313, 317, 321, 330, 338, 339, 342ryhmittelytaso 159

S

salasanavaihda salasana 193

SELECT-tietokantalause 361, 382siirry offline-tilaan 117siirry online-tilaan 117sijainen 191sivutettu listaus 39sivutus 39skannaus 74sovellus

asenna 467konnektori 542lisenssi 467määritykset 469ota käyttöön 467poista asennus 467poista käytöstä 467tyyppi

asiakasohjelmisto 190, 467palvelinsovellus 190, 467

vie 467älypalvelu 540

suhteet 111suodattimet-välilehti 126suojausasetukset

automaattiset 249, 375metatieto-ohjatut suojausasetukset 249rajaus 79voimassa olevat 79

suorituskykymääritysasetukset 564

sähköinen allekirjoitus 451sähköpostiin integrointi 94

T

tapahtumakäsittelijäsuoritusjärjestys 536

tarkistus 404tee kopio 86tehtäväalue 15, 36, 50tehtävänanto 82tekstintunnistus 74, 299terminologia 7tiedostojen siirtäminen M-Filesiin 57tietojoukko 496tietokannan syöttönopeus 310


tietokantamoottoriFirebird 249, 563Microsoft SQL Server 249

Tietokonekohtaiset asetukset 177, 190tietotyyppi 141tilavaatimukset 209toimialue 172tuhoa 95tuki 602tuo kieliä 283tyhjennä paikallinen välimuisti 193Työnkulku

tila 438työnkulun tehtävänanto 440

U

ulkoinen kohdepäivitä 196

ulkoinen lähde 285ulkoinen tietovarasto

kirjaudu sisään 548kirjaudu ulos 548

ulkoiset lähteetlinkitetty dokumentti 561metatiedot 288sähköpostilähde 302, 576

UPDATE-tietokantalause 361, 382

V

valikkonäkymä 170

varaa muokattavaksi 96, 572varasto

irrota 263kieli 192, 283, 284kopioi 258liitä 260luo 248oikeudet 13, 206poista 268suorituskyky 310, 564tietokantamoottori

SQL Server 253toiminto 247tuhoa 268tunnistus 255varmuuskopio

SQL Server 253yhteys 172ylläpito 273

varaston käyttäjän kieli 284varaston oletuskieli 284varaston poisto 268varaston suorituskyvyn mittaaminen 310varaston tuhoaminen 268varaston varmuuskopiointi 264varmuuskopio

muutos 241toissijaiset tiedot 589täysi 241

VBScriptmuuttujat 530

verkkonimi 172, 227verkon kiertoaika tietokantapalvelimelle 310versionumero 603versioyhteensopivuus 196, 219, 221vie

vie näkymien tai hakujen tulokset 170vie kieliä 280virustorjunta 204VPN 206väliaikaiset paikalliset tiedostot 156välimuisti 195

W

web access 485Windows Phone 52Word

lisää ominaisuus 108M-Filesin toiminnot 106

www-julkaisu 486

Y

yhteinen sääntö 182yhteismuokkaus 97yhteistoiminta varastojen välillä 338yhteyden tila 36yhteys ulkoiseen sijaintiin 285yhtäaikainen muokkaaminen 96yksilöllinen tunnus 139yksitiedostoinen dokumentti

SFD 69

Ä

Älykerros (Intelligent Metadata Layer)arkkitehtuuri 538konnektori

lisää 543määritykset 469, 544tunnistus 547

muuta 548ulkoinen tietovarasto

tunnistus 547ulkoisen tietovaraston käyttäjä 429ulkoisen tietovaraston käyttäjäryhmä 431älypalvelu 538, 540älypalvelut

lisää 541määritykset 469, 541

m-files online · 4.2.8. miksi varastossa on kohteita, joilla on sama id? ... luettelo tässä...

Documents