maaliskuu 2013 nro. 10 yhteistyössä: kokoukset ja...

ku

va: s

hu

tte

rs

toc

k

3VINKKIÄ

ILMOITUSLIITE TÄMÄ ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA ERIKOISJULKAISU ILMOITUSLIITE

kokoukset jayritystapahtumat

Sari Viljamaa: ”Kuinka paljon yrityksessänne käytetään vuosittain

rahaa kokouksiin ja tapahtumiin?

Meeting ei ole aina kokous

Tapahtumasuunnittelu VTT:n tapahtumahallinta

Dr. Elling Hamso

Tapahtuman tavoite toimii tapahtuman punaisena lankana

Tasaista resurssointia, korkealaatuisia tapahtumia

Tuottoisan tapahtuman ROI on positiivinen.

MAALISKUU 2013Nro. 10

Ota käyttöön Polycomin videoneuvottelupalvelut

www.polycom.com/miksimatkustaa

Miksi matkustaa?

Yhteistyössä:

2 · ilmoitusliite TÄMÄ ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA ERIKOISJULKAISU

HAASTEITA

Kuka teillä vastaa kokous- ja tapahtumabudjetista?

Mikäli lukuisiin Google-osumiin on uskominen, matka-kulut ovat yleensä yrityksen kolmen suurimman muut-tuvan kustannuksen joukossa, usein kakkossijalla heti palkkojen jälkeen.

Matka- ja edus-tuskulut (T&E-kulut; travel & expenses) ovat kaikis-sa vähänkään merkittäväs-

sä määrin matkustavassa yrityk-sessä tarkan seurannan kohtee-na. Suuremmissa yrityksissä, jois-sa liikematkustajia on kymmeniä tai satoja, matkahallinnon proses-si ennakkosuunnitteluineen, va-rauksineen, maksuratkaisuineen ja matkalaskuineen on vastuutet-tu selvästi ja rahavirrat ovat jatku-van raportoinnin ansiosta tiedos-sa. Tällöin niihin voidaan halutta-essa myös vaikuttaa.

Tätä yllättävämpi havainto on se, että kun asetetaan kysymys ”Kuinka paljon yrityksessänne käytetään vuosittain rahaa koko-uksiin ja tapahtumiin?”, vastaus-ta on huomattavan vaikea tai jo-pa mahdoton saada. Usein onkin niin, että kokous- ja tapahtuma-prosessia ei omista kukaan, vaan tilaisuuksia järjestetään eri osas-toilla ja eri yksiköissä, eri kritee-rein ja erilaisin onnistumisen mittarein.

Kuka vastaa hankinnasta?

1 Johtavan kokoushallinnoin-nin järjestelmiä tuottavan

pohjoisamerikkalaisen toimijan Fortune 500 –yritysten keskuu-dessa teettämän tutkimuksen pe-rusteella kokouksiin ja tapahtu-miin käytettävä rahasumma on 25 – 30 % liikematkustukseen käytet-tävästä summasta. Jos tulos on suoraan sovellettavissa myös pie-nempiin yrityksiin, se tarkoittaa, että matkustusbudjetin ollessa viisi miljoonaa euroa, kokoukset ja tapahtumat nielaisevat päälle vielä yli miljoonan. Löytyyköhän muuta samansuuruista hankin-nan kohdetta, josta ei kokonai-suutena vastaa kukaan?

Meeting ei ole aina kokous

2 Termille ”Meetings Manage-ment” ei liene olemassa yti-

mekästä suomenkielistä vastinet-ta. Kysymys on kokonaisvaltaises-ta kokousten ja tapahtumien hal-linnoinnista. Suomen sana ”ko-kous” herättää ajatuksen kokous-kutsusta, esityslistasta ja pöytä-kirjasta. Toki näinkin, mutta myös kahdenvälinen tapaaminen esi-merkiksi myyjän ja ostajan ja kes-ken on ”Meeting”. Tapaaminen voidaan hoitaa perinteisesti kas-

votusten, mutta usein myös uu-den teknologian sallimin vaihto-ehtoisin menetelmin.

Muualla maailmassa onkin jo nähtävissä trendi, että yrityksen matkustusohje ei ole oma itsenäi-nen dokumenttinsa, vaan osa laa-jempaa ”Meeting Policya”: koko-usohjetta, jossa määritellään yri-tyksen tapa toimia erityyppisten kohtaamistarpeiden yhteydessä.

Missä pihvi?

3 Kokous- ja tapahtumajärjes-telyjen paremmalla haltuun-

otolla pyritään ensisijaisesti pa-rantamaan kustannustehokkuut-ta. Sivutuotteena saattaa kuiten-kin syntyä jotain vähintään yhtä arvokasta: yrityksen yhteinen ja selkeästi dokumentoitu tapa toi-mia, jonka myötä saavutetaan ta-saisen laadukkaasti toteutettuja tapahtumia niin sisäisille kuin ul-koisillekin sidosryhmille.

Suomen Liikematkayhdistys ry FBTA:n koulutuskalenterin kes-keistä sisältöä on myös kokous- ja tapahtumajärjestäminen. Halu-atko paremmat eväät? Tervetuloa mukaan maan johtavan matka- ja kokoushallinnon verkoston toi-mintaan!

“Kuinka paljon yri-tyksessänne käyte-tään vuosittain rahaa kokouksiin ja tapah-tumiin?”, vastausta on huomattavan vaikea tai jopa mahdoton saada.

Elling Hamsomanaging Partner, event Roi institute

100% SatisfactionThis course has been attended by hundreds of event planners all over Europe, and their evaluations are exceptional: 100% say the course met or exceeded their expectations and 98% said it was a good investment for their company considering all costs and the value of their time away from work for two days.

2013 dates and cities - visit www.eventroi.org/training for information and registration

Amsterdam 6 - 7 June, 9 -10 September Berlin 12 -13 June Brussels 26 - 27 March, 14 - 15 October Copenhagen 3 - 4 June Edinburgh 2 - 3 May Helsinki 21 - 22 August IIstanbul 8 - 9 May Lisbon 15 - 16 April London 29 - 30 April, 24 - 25 July Milan 27 - 28 May, 23 - 24 September Paris 18 - 19 June Stockholm 14 - 15 May, 12 - 13 September Warsaw 10 - 11 April

FacultyDr. Elling Hamso, Managing Partner of Event ROI Institute, has nearly 20 years experience as a meeting planner in his own event agency and as a trainer and consultant to companies and associations all over Europe. He has taught more than 100 one- and two-day training courses on how to design and measure successful events. He is also a consultant and speaker on ROI Methodology, eevent industry trends, meeting architecture, risk management, event project management, risk-reward business models and other event effectiveness topics. He has a B.Sc. in Management Sciences and a Ph.D. in procurement strategy from Manchester University.

Dr. Elling HamsoManaging PartnerEvent ROI Institute

+47 90 12 24 [email protected]

Event ROI Institute is dedicated to improving the

value of meetings and events. Training and consulting services include ways to

maximise value and reduce costs by applying the ROI Methodology and pMethodology and proven

principles for learning design.

www.eventroi.org

Delegate Fees: Standard EUR 1340Early Booking (up to 4 weeks before course) EUR 1072Training package includes:• The two-day course in a non-office setting• Six months online personal coaching after the course• One day face-to-face coaching (travel expenses not included)•• The Event ROI �oundation �erti�cate upon completion of an Event Evaluation Report some time after the course• Three books: Proving the Value of Meetings and Events; Beyond Learning Objectives; The Learning Meeting

Designing Events for High ROITraining programme in 13 European cities2-day course and 6 months personal coaching

siVu 11

KOKOUKSET JA YRITYSTAPAHTU-MAT nRO 10, MAALISKUU 2013

Vastuussa tästä julkaisusta:Projektipäällikkö: Johan GrönroosPuhelin: 09-565 84 028E-mail:[email protected]

Jaetaan Helsingin Sanomien liitteenä 26.3.2013

Julkaisija:Suomi Mediaplanet OyErottajankatu 7a, 00130 Helsinki Maajohtaja: Saara Silván

Layout: Jouna SternBusiness Development Manager:Johan Grönroos

[email protected]

Autamme lukijoitamme onnistumaan!

SUOSITTELEMME

mediaplanetin liikeidea on luoda yhteistyö-kumppaneilleen uusia asiakkaita. Konsep-timme perustuu korkealaatuiseen toimi-tukselliseen sisältöön, joka saa lukijamme toimimaan.

“Jotta tapahtuma olisi yritykselle tuottava, sen täytyy vaikuttaa toivo-tulla tavalla osallistujiin-sa”

“We can’t work harder. We have to work smarter.” Me Soneralla laskimme säästävämme vuodessa 306 000 euroa, kun korvaamme osan palave-reista videoneuvotteluilla. Kannattaisiko sinunkin yrityksesi siirtyä fi ksumpiin työskentelytapoihin?

Lähetä tekstiviesti NEUVOTTELU numeroon 18100, niin soitamme sinulle ja kerromme lisää video-neuvottelun eduista. Samalla saat omaksesi mm. Alf Rehnin herätteleviä ajatuksia sisältävän Uuskasvun anatomia -kirjan!

Lähetä tekstiviesti NEUVOTTELU numeroon 18100, niin soitamme sinulle ja kerromme lisää video-neuvottelun eduista. Samalla saat omaksesi mm. Alf Rehnin herätteleviä ajatuksia sisältävän Uuskasvun anatomia -kirjan!

– Alf Rehn, Uuskasvun anatomia/opas parempaan tuottavuuteen, 2012

Lue lisää: www.sonera.fi /neuvottelu

Sari Viljamaatoiminnanjohtaja, suomen liikematka-yhdistys ry FBtA Kuva: MIIKa KaINu/LT

ilmoitusliite · 3TÄMÄ ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA ERIKOISJULKAISU

KOKOUSRISTEILYT KAIKILLA HERKUILLA

Varaukset: Helsinki: (09) 123 571, [email protected]

Turku: (02) 333 1332, [email protected]: (02) 333 1200, [email protected]

Paikkoja rajoitetusti. Koskee vain uusia varauksia. Pidätämmeoikeudet muutoksiin. *) Myyntiaika 30.4.2013 asti.

Helsinki-Tukholma kokouspaketti alk.120 a/hlö Viking Mariella/Gabriella

Helsinki-Tallinna Päiväkokous alk. 41a/hlöViking XPRS

Vuorokauden Merikokous Helsingistä Tallinnaan alk. 49a/hlö (*Viking Isabella

Vuorokauden Merikokous Turusta Tukholmaan alk. 54,50 a/hlöViking Amorella

Turku-Maarianhamina Piknik-kokousristeily alk. 40 a/hlöViking Amorella/Grace

Jo 20 hengen ryhmästä myönnämme lisäedun. Kysy lisää!

Sari Launonenravintolapäällikkö, M/S Viking Grace

Kokouspaketteihimme kuuluu kaikki mitä tarvitaan - all inclusive.

Omasta puolestani varmistan kokousmatkustajien kulinaarisen

elämyksen toteuttamisen. Makoisaa matkaa!

Kokous_253_365_2013_uusi.indd 1 27.02.2013 10:58:15


1.Tavoitteen asetanta on koko tapahtumasuun-

nittelun perusta. Tavoitteen tu-lee olla selkeä kaikille tapahtu-man osapuolille ja sidosryhmil-le. Kaiken tekemisen tulee täh-dätä asetetun tavoitteen saavut-tamiseen. Alkuperäinen tavoite on pidettävä kirkkaana mielessä ja sitä tulisi kerrata matkan var-rella. Jos on tarvetta tarkentaa ja muuttaa tavoitetta prosessin ai-kana, se tulee viestiä selkeästi, jotta kaikki osapuolet ymmärtä-vät uuden päämäärän.

2.Tapahtuman tavoitteet voivat olla hyvin erilaisia tapahtumas-ta riippuen. Ne voivat olla liike-taloudellisia, kuten maksimaa-linen tulos osallistujamaksujen muodossa. Tavoite voi olla mää-rällinen: osallistujamäärä, asia-kaskontaktien määrä, toteutu-neet kaupat. Tapahtumalle voi-daan määrittää myös koulutuk-sellisia, tiedon jakamisen tavoit-teita tai henkilöstön virkistäyty-miseen, motivointiin ja sitoutta-miseen liittyviä tavoitteita.

1. Tuloksellisuuden ja te-hon maksimoimiseksi

tapahtumamarkkinointitoimen suunnittelun tulee pohjautua tarkasti määritettyihin tavoit-teisiin, kohderyhmiin sekä ky-seessä olevan yrityksen tai tuot-teen brändiin. Tämä kolminai-suus ja määritelty budjettiraami luovat viitekehyksen tapahtu-man ja sen pääviestien suunnit-telulle.

Kysymykseen ”Mitä kohde-ryhmien halutaan tekevän en-nen tapahtumaa, tapahtumassa ja sen jälkeen? ” Siihen vastaa-minen edellyttää tapahtuman eri kohderyhmien identifioin-tia ja nimeämistä. Mitä moni-mutkaisemmasta tapahtuma-markkinointitoimesta tai haas-teellisimmista kohderyhmistä on kyse, sitä merkittävämpää on kohderyhmäanalyysin tekemi-nen ja sen kautta kohdennettu-jen toimien priorisoiminen.

Tavoitteet tulisi asettaa koh-deryhmäkohtaisesti ja viestin-nälliset toimet räätälöidä koh-deryhmille soveltuviksi. Kun on määritetty, mitä halutaan eri kohderyhmissä saavuttaa,

voidaan tarkemmin suunni-tella tavoitteisiin johtavat po-lut ja niiden varrella käytettävät menetelmät, tehokeinot ja väli-tavoitteet.

2.Tapahtumamarkkinointitoimil-le määritellyt tavoitteet ovat ta-pahtumasta riippuen monita-hoiset ja yksittäiselle tapahtu-malle asetetaan usein eritasoi-sia tavoitteita. Tavoitteet eivät yritystapahtumissa ole aina vain numeraalisia tai euromääräises-ti mitattavia. Tapahtumalle voi-daan asettaa myös kohderyh-mien asenteiden tai arvostusten muuttamiseen tai tiedon omak-sumiseen liittyviä oheis- ja väli-tavoitteita.

Tavoitetta määriteltäessä tuli-si kiinnittää huomiota siihen, et-tä ne ovat selkeästi määriteltyjä ja realistisia, saavutettavissa ja mitattavissa olevia sekä tiettyyn aikaan sidottuja. Se mahdollistaa tavoitteiden toteutumisen mi-tattavuuden sekä todentamisen.

ajassa

Suunnittele

1VinKKi

Kuntatalo muuntuu moneen

Etsitkö paikkaa kokoukselle, koulutuksel le tai vaik kapa asiakastilaisuudelle sau na- iltoi neen? Kuntatalo on viihtyisä kokous-paikka Kalliossa aivan Helsingin ydinkes-kustan tun tumassa.

Kuntatalo on avoin kaikille – tervetuloa!

www.kuntatalo.fi

1.Tapahtuman tavoite toi-mii tapahtuman punai-

sena lankana. Ennakkosuunnit-teluvaiheessa mietitään, miksi tapahtuma järjestetään ja kuka tapahtumasta hyötyy ja miten? Laaditaan tarkka ja mitattava ta-voite, joka tulee viestiä selkeäs-ti kaikille osapuolille. Tavoitteen tulee pysyä koko ajan kirkkaana mielessä, kun tapahtumaa suun-nitellaan. Kenelle, koska, missä ja miten? Tapahtuman jälkihoi-toon kuuluu tapahtuman arvi-ointi ja tavoitteen mittaaminen: päästiinkö tavoitteeseen ja tuot-tiko tapahtuma arvoa ja hyötyä?

2.Tavoitteen tulee olla selkeä, mi-tattavissa ja toteutettavissa ole-va. On myös oleellista, että kaik-ki ymmärtävät, mikä asetettu ta-voite on, ymmärtävät sen samal-la tavalla ja miksi tavoite on ta-pahtumalle tärkeä.

Juhapekka Koppanenprojektijohtaja, Lataamo Oy

nina Ståhlsopettaja Haaga-Helia

kuva: oma arkisto

Hanna Heikkinenhallituksen pu-heenjohtaja MPI Finland ry.kuva: oma arkisto

TapahTumasuunniTTelu on TavoiTTeellisTa ToiminTaa1. Miten tavoitteen asetanta nivoutuu osaksi tapah-tumasuunnittelua?2. Millaisia tavoitteita tapahtumalle tulisi määrittää?

koonnut mia heiskanen

[email protected]


PRO-gaala on Aromi-lehden hore-ca-alan ammattilaisille vuosittain tuottama gaala, jossa jaetaan tun-nustuspalkintoja eli PRO-patsaita hotelli-, ravintola- ja catering-alan huipuille. Alan Oscareiksikin kut-sutut palkinnot jaettiin tänä vuon-na jo 11. kerran. Tilaisuus on kasva-nut vuosien varrella 200 hengen ti-laisuudesta yli 600 alan ammatti-laisen juhlavaksi palkintojenjako-gaalaksi. Tilaisuuden järjestelyistä on alusta lähtien vastannut Suo-men Lehtiyhtymän ammattilehti-en liiketoimintajohtaja Nina Har-lin yhdessä tiiminsä kanssa.

‒ PRO tunnustuspalkintojen saa-jia ehdottavat työkaverit, tuttavat, yhteistyökumppanit, esimiehet ja asiakkaat. Ehdotuksia palkittavis-ta tuli tänä vuonna lähes 4 200 ja kommentteja finalisteista verkon kautta liki pari tuhatta. Taustalla on siis lähes vuoden kestävä pro-sessi, joka huipentuu PRO-gaalaan. Ilman hyviä yhteistyökumppanei-

ta näin mittavaa prosessia ja juh-laa ei olisi mahdollista toteuttaa, Harlin toteaa.

Muutama kumppani riittääHarlin on vuosien varrella havain-nut, että mitä vähemmän tilaisuu-den järjestämisessä on mukana ta-hoja, sitä helpommin kaikki sujuu.

‒ Kun mukana on vain muuta-ma avainhenkilö, sitä paremmin tieto kulkee ja kokonaisuus pysyy hanskassa. PRO-gaalajuhlan jär-jestelyissä oli tänä vuonna muka-na tekniikkakumppani, tapahtu-mapaikka ja ravintolapalvelut eli kiteytetysti tekniikka, paikka ja ruoka. Heidän lisäkseen tarvittiin vain esiintyjät, jotka nekin on py-ritty hoitamaan pitkälti yhden toi-mittajan kautta.

Käsikirjoitus on tilaisuuden RaamattuHaastekerrointa tähän tapahtu-maan tuo luonnollisesti se, että paikalla palkintoja pokkaamassa ovat oman alansa huiput, jotka jär-jestävät leipätyökseen vastaavan-laisia tilaisuuksia.

‒ 600 henkilöä gaalassa tekee sii-tä sen tunnustuspalkintojen ar-voisen juhlan ja kaiken on sujut-tava minuuttiaikataulun mukaan jouhevasti ja huomaamattomasti. Avainasemassa itse tilaisuudessa ovatkin ammattitaitoiset juonta-jat, jotka kunnioittavat laadittua käsikirjoitusta ja aikataulua. Tänä

vuonna gaalan juonsivat Axl Smith ja Meri-Tuuli Lindström, jotka hoi-tivat oman osuutensa erinomai-sesti, Harlin kiittelee.

Huippuammattilaisten PRO-gaalassa tärkeintä ovat hyvät kumppanit

mia heiskanen

[email protected]

■■ Kysymys: PRo-gaala on Horeca-alan oscar-juhlaksikin kutsuttu juhlava tilaisuus. mikä ratkaisee tilaisuuden onnistu-misen vuosi toisensa jälkeen?

■■ Vastaus: Avainasemas-sa ovat tarkka käsikirjoitus ja kumppanit, jotka arvostavat ti-laisuuden luonnetta ja minuutti-aikataulua.

ESIMERKKI

PRogaalaPRo-gaala on aromi-lehden horeca-alan ammattilaisille vuosittain tuottama gaalakuva: studio tomi ParkkoNEN oy

LYHYESTI

■■ PRo-gaala kokosi yli 600 juhlijaa viiden ruokalajin istu-valle illalliselle Finlandia-talol-le. tässä tilaisuudessa ruoka on hyvin merkittävässä roo-lissa. miten tilaisuus onnistui, Finlandia-talon keittiöpäällik-kö Viljo laine?

‒ Mielestäni tilaisuus onnis-tui hienosti. Menu toimi hyvin ja tarjoilu sujui käsikirjoituksen mukaan. Tämä tilaisuus on eri-tyinen sen vuoksi, että se teh-dään alan ammattilaisille, jotka voivat kerrankin nauttia vierai-na hyvästä ruuasta ja tunnel-masta. Siksi on tärkeää, että me-nu on onnistunut kokonaisuus: kylmä on kylmää, lämmin läm-mintä ja ruuan kypsyysasteet juuri oikeat. Gaalan kaltaisessa mittavassa tilaisuudessa kaiken on sujuttava kuin itsestään eli käsikirjoitusta on noudatettava, eikä sooloilulle ole tilaa. Tarjoi-lusta vastaavan roolina on toki pitää huoli myös siitä, että valit-tu menu ja aikataulu on laadit-tu lähtökohdiltaan realistisesti, jotta se mitä on luvattu, on myös mahdollista toteuttaa.

Varaa oma uniikki kokouksesi.www.finlandiatalo.fi

ko

ko

ukset

ko

nsertit

tapahtum

at

juhlat

CAFÉ VERANDA | Finlandia-talo | Mannerheimintie 13Puh. (09) 6128 6426 | www.royalravintolat.com

AVOINNA arkisin klo 9–17 ja aina 2 tuntia ennen konsertin alkua

AVOINNA YLEISÖLLE

OLEMMEAVOINNAFINLANDIA-TALOSSA

Viljo lainekeittiöpääl-likkö,Finlandia-talo

kuva:

sari tammikari

KoHti gaalailtaa! Huolelliset etukäteisvalmistelut ja tarkka käsikirjoitus varmistavat il-lan onnistumisen.nina Harlinkuva: studio tomi ParkkoNEN oy

mia heiskanen

[email protected]

ajassa


inspiraatioKysymys: Millaisia asioita YIT halusi korostaa satavuotisjuh-liensa suunnittelussa ja toteutuksessa?Vastaus: Yritys halusi järjestää henkilöstölleen ja asiakkail-leen omannäköisensä 100 -vuotisjuhlat, joiden pääpaino oli historian muistelemisen sijaan tulevaisuudessa.

Vuosisadan kemut!

TARU SCHRODERUS

[email protected]

Jos lavalle nousee Eppu Normaali, tun-nelman täytyy olla katossa. Näin ajatel-tiin rakennus- ja kiinteistötekniikan yritys YIT:ssä, joka tilasi Eput esiinty-mään henkilöstölle järjestämiinsä sa-tavuotisjuhliin peräti kolmena eri il-tana.

Ilta oli ollut huikea jo ennen Eppuja-kin. Oulun Club Teatriaan, Jyväskylän Paviljonkiin ja Helsingin Messukes-kukseen marraskuun lopussa busseilla eri puolilta Suomea kuljetetut tuhan-net työntekijät saivat nauttia viihteel-lisestä ohjelmasta, kymmenien erilais-ten aktiviteettipisteiden tarjonnasta sekä maittavasta buffetillallisesta en-nen illan huipentanutta Eppujen keik-kaa.

‒ Henkilöstöjuhlista saamamme pa-laute on ollut pelkästään positiivista. Oma väkemme sai tulla juhlaan juu-ri sellaisena kuin on ja viettää illan tu-tussa porukassa rennosti, ilman puku-koodeja ja turhaa pönöttämistä, kertoo YIT:n Brand manager Kristina Bro-man.

Kahden vuoden projektiYIT:n satavuotisjuhlavuoden huipen-taneiden juhlien suunnittelu aloitet-tiin jo kaksi vuotta ennen H-hetkeä. Suunnittelun avuksi otettiin jo var-

haisessa vaiheessa kokenut kumppa-ni Eventforum Finland, jolle annettiin vastuu projektin vetämisestä ja sen hallinnasta.

‒ Teimme rinnakkain kahta tilai-suutta – omaa henkilöstöjuhlaa sekä asiakasjuhlaa ja hyödynsimme parhai-ta ideoita ristiin. Hyvänä esimerkki-nä toimi tekniikka ja rekvisiitta, jot-ka olivat osittain samat molemmis-sa juhlissa.

Juhlien ilme toteutettiin värejä ja yksityiskohtia myöten brändin mu-kaisesti. Pääviestissä ”On aika juhlia ja kääntää katse tulevaisuuteen.” Ha-luttiin kiittää historiasta, mutta tuoda esille myös tämän päivän kehittyvää ja eteenpäin menevää YIT:tä.

‒ Lähdimme liikkeelle 20-luvulta ja etenimme vuosikymmenittäin aina tähän päivään asti. Aikamatkan vuo-sikymmeniin johdattaneita kappalei-ta esittivät muun muassa Matti ja Tep-po, Laura Voutilainen, Johanna Kurke-la, Sakari Kuosmanen ja Jiri Nikkinen, Broman kertoo.

Asiakasjuhlat samoissa tiloissa

Henkilöstön lisäksi YIT halusi juh-lia satavuotista historiaansa yhdessä asiakkaidensa ja yhteistyökumppanei-densa kanssa. Helsingin Messukeskuk-sessa juhlittiin kahtena peräkkäisenä

iltana. Ensin 1 500 VIP-vieraan kans-sa ja seuraavana iltana Etelä-Suo-men alueella työskentelevän 3 200 YIT:läisen yhteisessä henkilöstöjuh-lassa.

‒ Pääkaupunkiseudun juhlat oli jär-kevää pitää peräkkäisinä iltoina sa-

massa paikassa, sillä pystyimme hyödyntämään samaa infrastruk-tuuria. Rekalla messuhalliin tuo-dut työmaakopit ja nosturit olivat

sopivan rouheaa rekvisiittaa ja so-pivat mainiosti yhtiön henkeen. Asiakastilaisuus poikkesi henkilös-

tötilaisuudesta lähinnä pöytiin tar-joillun ruoan sekä vapaamuotoisen ja musiikkipainotteisen ohjelman osal-ta. Kristina Broman mukaan sekä henkilöstöjuhlat että asiakastilaisuus sujuivat tismalleen käsikirjoituksen mukaisesti.

‒ Suurin kiitos onnistumisesta kuu-luu isännillemme, jotka panostivat juhlafiiliksen luomiseen ja vieraiden viihtymiseen. Iso kiitos kuuluu myös tapahtumajärjestelyistä päävastuun kantaneelle kumppanillemme, jo-ka ennakoi, varmisti, huolehti ja pi-ti meidät ajan tasalla pienimmistä-kin yksityiskohdista. Saimme naut-tia kummastakin illasta ilman huolen häivää ja olla ylpeitä lopputuloksesta vielä viikkoja juhlien jälkeenkin.

Yhdessä maaliin astiEventforumin toimitusjohtaja Jo-

han Sjöstrand sanoo kolmella eri paikkakunnalla järjestetyissä ident-tisissä juhlissa olleen tavallista enem-män koordinoitavaa. Mittavan ko-koluokan projektissa huomioitiin pienimmätkin yksityiskohdat, jotta juhlista tulisi ainutlaatuinen elämys kaikille osallistujille.

‒ Esimerkiksi kutsujen lähettämi-nen vaati pohdintaa, sillä halusim-me, että jokainen työntekijä ja asiakas saa henkilökohtaisen kutsun, johon hän voi vastata sähköisesti. Myös kul-jetusten varaukset ja reittien organi-soiminen vaativat suunnittelua, sillä YIT toimii Suomessa yli sadalla paik-kakunnalla.

Sjöstrandin mukaan kaksivuotisen projektin aikana juhlien konsepti ja eri kohderyhmien tarpeet ehdittiin huomioida viimeistä piirtoa ja yksi-tyiskohtaa myöten.

‒ Juhlissa haluttiin korostaa yhdes-sä tekemisen tärkeyttä ”Together we can do it” –hengessä. Sama henki oli myös onnistuneen yhteistyömme ta-kana. Lopputulos oli erittäin onnistu-nut.

TOTEUTA

2VINKKI

Helsingin Messukeskuksen uudet elämyksellisemmät tapahtumatilat ja uusi ilme ovat kaikkien nähtävänä ja koettavana elo-syyskuun vaihteessa 2013!

Tule tutustumaan uudistuksiin 17.–18.4. Kongressi-messuille osastollemme numero 10!

Lisää uudistuksista: www.finnexpo.fi/uutta2013

Varaa tilaisuutesi uusiin tiloihin!

Helsingin Messukeskus, kokous- ja tapahtumamyynti: [email protected], puh. 040 450 3251, Messuaukio 1, 00520 HELSINKI

Uudistettu Messukeskus avataan syksyllä 2013

Vuoden paras työ-päivä on uudistunut!

Syksyisin Helsingin Messu-keskuksessa järjestettävä toimisto- ja kokousalan tapahtumakokonaisuus vaihtaa nimensä Bisnespäiviksi. Tapahtuma kokoaa liikelahjoista, kokouksista, toimistotarvikkeista ja henkilöstöasioista päättävät ammattilaiset tutustumaan alan uutuuksiin ja palveluihin.

Rekisteröidy ennakkoon ja lue lisää: bisnespäivät.fi

Tykkää Facebookissa! facebook.com/bisnespaivat

Henkilöstö

Liikelahjat

Toimisto

4.–5.9.2013 Helsingin Messukeskus

Kokoukset & Tapahtumat

Kristina Broman Brand Manager, YIT Oyj Kuva: oma arKisto

ESIMERKKI

suurin kiitos onnistumi-sesta kuuluu isännillemme, jotka panos-tivat juhlafiilik-sen luomiseen ja vieraiden viihtymiseen.

Johan Sjöstrand Toimitusjohtaja, Eventforum Kuva: oma arKisto


■■ messut, kongressit ja suu-ret yleisötapahtumat tehdään nykyisin yhä ympäristöystäväl-lisemmiksi. Kongressikeskuk-set ja tapahtumajärjestäjät ovat havainneet, että ympäristö-vaikutusten minimoimisella on myös sosiaalinen ja taloudelli-nen ulottuvuus.

Kongressitapahtumien asiantun-tijan Erika Eischerin mukaan ympäristöystävällisillä valinnoil-la voidaan saavuttaa myös merkit-täviä kustannussäästöjä.

‒ Tärkeintä on, että ei hankita mitään turhaa, pyritään välttä-mään jätteiden syntymistä, kier-

rätetään kaikki mahdollinen ja vaikutetaan tapahtuman ja sen infrastruktuurin energiankulu-tukseen.

Esimerkkiä näyttämässäSanonta ”maassa maan tavalla” pätee myös suurtapahtumien eko-logisiin valintoihin. Esimerkiksi Islannissa pystytään hyödyntä-mään kuumien lähteiden lämpö-energiaa massiivisten kongressi-rakennusten lämmittämiseen.

Kymmeniä suurtapahtumia vuodessa isännöivässä Tampere-talossa ilmastointi ja lämmitys on optimoitu kulutuksen mukai-sesti. Sähkö tulee Tammerkosken

vesivoimasta ja talon viilentämi-seen käytetään ensi vuodesta läh-tien Näsijärven vettä. Rullaportaat eivät ole käytössä, jos talossa ei ole tilaisuuksia ja kertakäyttöas-tioiden sijaan talossa järjestettä-vissä tapahtumissa käytetään oi-keita astioita ja ruokailuvälineitä. Lähellä tuotettua ruokaa valmis-tetaan tarkasti osallistujamäärän mukaisesti ja juomana suositaan pulloveden sijasta puhdasta hana-vettä. Koska talo sijaitsee keskellä kaupunkia, hotelleihin ja ravinto-loihin pääsee kävellen tai bussilla. Paperikopioitakaan ei oteta, jos ei ole aivan pakko.

Pieniä vihreitä askeleita‒ Ulkomaisille ihmisille suoma-laisen hanaveden puhtaus ja juo-makelpoisuus tulevat suurena yl-lätyksenä. Hiilijalanjäljen pienen-tämiseen tähtäävät toimenpiteet ovat asioita, joissa voimme opas-taa monia kansainvälisiä vierai-tamme, Erika Eischer toteaa.

Hän kertoo suomalaisten kong-ressiammattilaisten allekirjoitta-neen yhteispohjoismaisen kestä-vän kehityksen julistuksen, jossa sitoudutaan itse noudattamaan sekä innostamaan ja koulutta-maan muita, niin asiakkaita kuin kaikkia alalla toimivia, kestävän kehityksen tielle.

‒ Muutoksen ei aina tarvitse ol-la suuria tai kalliita investointeja. Kyse on pikemminkin jatkuvis-ta, pienistä, arkipäiväisistä ja eet-tisistä valinnoista, jotka ohjaavat kongressi- ja messukeskusten se-kä tapahtumajärjestäjien jokapäi-väistä toimintaa.

KongRESSI- ja KoKouSala SatSaa yMpäRIStöyStävällISyytEEn

www.kokousnet.fi

Ideoita ja ratkaisuja kokouksiin, kongresseihin, koulutustilaisuuksiin, yritysjuhliin, asiakastilaisuuksiin,

henkilökunnan virkistyspäiviin, häävastaanottoon, sukujuhliin, syntymäpäiviin...

Tampereen seudun laajin ja monipuolisin tarjonta tiloja ja elämyksellisiä ohjelmia.

Säästä aikaasi osoitteessa www.kokousnet.fi

TARU SCHRODERUS

[email protected]

Erika EischerKongressitapahtu-mien asiantuntija

Kuva: oma arKisto

Kuva: tom raNtaLa

inspiraatio


Teknologian tutkimuskeskus VTT on Pohjois-Euroopan suurin sovel-tavaa tutkimusta tekevä organi-saatio, joka tuottaa monipuolisia teknologia- ja tutkimuspalvelu-ja kotimaisille ja kansainvälisille asiakkaille, yrityksille sekä julki-selle sektorille. VTT:n toiminnan kantavana ajatuksena on yhdistää luovasti moniteknologista osaa-mistaan ja kumppaneidensa osaa-mista. Tutkimuslaitoksen toimin-nan luonteen vuoksi VTT:ssä jär-jestetään myös runsaasti erilaisia tapahtumia, joiden järjestäminen kuuluu yleensä assistenttien ton-tille.

‒ Tapahtumajärjestelyt hauk-

kaavat assistenttien päivittäisestä työstä leijonanosan: roolista riip-puen noin 40 ‒ 50 prosenttia. Vaik-ka VTT strategiansa mukaisesti pyrkii hyödyntämään sähköisiä työvälineitä ja kokoustekniikkaa aina kun mahdollista, talossa jär-jestetään vuositasolla satoja eri-kokoisia ja -tyyppisiä tapahtumia, sisäisten palvelujen päällikkö Eija Into-Koivisto kertoo.

VTT goes MICETutkimuslaitoksen matka-, ko-kous-, kirjastotoiminnan ja assis-tenttipalveluista vastaavan yksi-kön toimesta käynnistettiin kol-me vuotta sitten kehityshanke, jonka tavoitteena oli virtaviivais-taa tapahtumahallintaa ja löytää yhtenäiset toimintatavat koko-usten ja tapahtumien järjestämi-seen.

‒ Keräsimme manuaalisesti tie-toa tapahtumista, jonka perusteel-la pystyimme luomaan kattavan tilanneanalyysin. Sen perusteella loimme niin sanotun MICE-luo-kituksen tapahtumien pääluokis-ta sekä niihin kuuluvista tapah-

tumista. Luokituksen perusteel-la voimme jatkokehittelyn myötä määritellä parhaat käytännöt eri-tyyppisille tapahtumille, tapahtu-mahallinnon projektia vetänyt tii-minvetäjä Paula Kauppinen va-lottaa.

Sähköinen työkalu käyttöönKeskeisessä roolissa on ollut säh-köisen tapahtumahallinnan työ-kalun käyttöönotto, joka on mul-listanut sisäisiä toimintatapoja‒ Perinteisesti tapahtuman järjes-

täminen on ollut tietyn assisten-tin vastuulla. Nyt useampi assis-tentti voi jakaa vastuuta ja seurata tilannetta reaaliaikaisesti, aivan kuten substanssiosaajatkin. Tämä on lisännyt tapahtumajärjeste-lyihin liittyvää läpinäkyvyyttä ja interaktiivisuutta, Into-Koivisto toteaa. Työkalun avulla osallistu-jille voidaan lähettää heidän sta-tuksensa mukaista kohdennettua viestintää jopa mobiilisti ja ajas-tetusti.

‒ Se tehostaa sisäistä toimin-taa ja toimii myös tehokkaana he-rätteenä osallistujien suuntaan, Kauppinen kertoo.

Tasaista resurssointia, korkealaatuisia tapahtumiaTyökalu tukee hyvin myös tutki-muslaitoksen luontaista tapaa toi-mia.

‒ Toimimme vahvasti verkostoi-tuneena niin talon sisällä kuin ul-kopuolellakin. Sähköisen tapah-tumahallinnan työkalun avulla voimme jakaa työtä yli organisaa-tio- ja tiimirajojen. Näin yksittäi-

sen tapahtuman järjestely ei ole yhden ihmisen työtaakka, eikä tie-to jää yhden ihmisen varaan, kun se on helposti jaettavissa työkalun kautta, Kauppinen toteaa.

‒ Näin resursseja ja osaamis-ta voidaan allokoida tarpeen mu-kaan ja tasaisesti läpi osaajakaar-tin. Ammattiosaamista on talossa niin paljon, että on järkevää jakaa sitä tasaisesti. Se vaikuttaa luon-nollisesti myös lopputulokseen, Into-Koivisto lisää.

Matka jatkuuPalaute on ollutkin talon sisällä positiivista ja se kannustaa teki-jöitä jatkamaan kehitystyötä.

‒ Seuraavaksi pureudumme ra-portoinnin kehittämiseen ja ta-pahtumaseurannan mittariston luomiseen. Mielenkiinto on herä-tetty ja pohjatyö tehty, joten tästä on hyvä jatkaa, Into-Koivisto tote-aa lopuksi.

Läpinäkyvyyttä ja tehokkuutta VTT:n tapahtumahallintaan

AJASSA

mia heiskanen

[email protected]

■■ Kysymys: Vtt on nostanut tapahtumajärjestelyt ja -hallin-nan uudelle tasolle. mitkä ovat olleet kehitystoiminnan kulma-kiviä?

■■ Vastaus: Kattava tapahtu-majärjestelyjen nykytila-analyy-si ja tapahtumaluokittelu sekä läpinäkyvyyttä edistävä tapah-tumahallinnan työkalu.

HALLINNOI

3VINKKI

tASAPAINOA ELÄMÄÄSIkokousjärjestäjänä

PAULA KAUPPINEN JA EIJA INTO-KOIVISTOKUVA: SIRPA POSTI/VTT


Hietaniemenkatu 14

Tervetuloakokoukseen

Myynti-palvelu:

p. 09 1311 4367

Runsas bu�etlounas, ajanmukainen tekniikka ja

monipuoliset tilat 15 - 120 hengelle.

400 metriä Kampin metroasemalta.

www.hyyravintolat.�/juhlaravintolatmyyntipalvelu@hyy.�

Juhla- jatapahtuma-talo keskelläHelsinkiä

Vanha ylioppilastalo – 144 vuotta juhlia.Gaala, vuosijuhla, seminaari tai

yritysjuhla 1000 hengelle. Meillä onnistut.

Myynti-palvelu:

p. 09 1311 4367

www.hyyravintolat.�/juhlaravintolatmyyntipalvelu@hyy.�

Mannerheimintie 3

Päiväkokouspaketti 39€/hlö2 pvän kokouspaketti 135€/hlö/2hh

Juhannuspaketti 199€/hlö/2hh/2vrkTulossa golfviikonloppu neljälle kentälle....

Kokousta ja lomaile!

h y vä n o l o n

KOKOUS- JA VAPAA-AJANKESKUS

Petäys resort

Petäys Air-illallislentoMakumatka

maailman ympäri

Petäyksentie 35, 14620 Tyrväntö • puh. 03 673 301 • [email protected] • www.petaysresort.fi

KOKOUKSET

Kulttuuritalon uusitut tilat tarjoavat uusia monipuolisia mahdollisuuksia kokousten ja konferenssien järjestämiseen. Kokoustekniikka on myös uusittu ja kokoustilat ovat moni-puolisesti yhdisteltävissä. Tilavaihtoehtoja on muutaman kymmenen hengen tiloista aina 1452 hengen Aalto-saliin.

Alvar-auditorio soveltuu 100 hengen kokouksiin, seminaareihin ja koulutustilaisuuksiin. Alvar-auditoriossa on täysin Alvar-auditoriossa on täysin uudistettu AV-tekniikka ja sen läheisyydessä on käytettävissä eri kokoisia oheistiloja.

Sturenkatu 4, 00510 HELSINKI · Puh. 09-7740 [email protected] · www.kulttuuritalo.fi

CWT Easy Meetings - ilmainen varauskanava kokousjärjestäjille

Carlson Wagonlit Travel lanseerasi viime lokakuussa CWT Easy Meetings -varauskanavan, joka on täysin il-mainen ja helppokäyttöisyydessään tervetullut konsepti kokousvaraajille.

Käyttäjäkunnan tarpeet ovat saaneet erityistä huo-miota CWT Easy Meetings -varauskanavaa toteutet-taessa, koska palvelukonseptia on kehitetty yhdessä CWT:n asiakasyritysten ja kokousvaraajien kanssa.

- Liikematkavaraukset hoidetaan yleensä matkatoi-miston kautta, kun taas kokousvaraukset tehdään suo-raan kokouspaikan kanssa. Asiakkaillamme on selkeä tarve ohjata kokousjärjestelyjen varauksia ja sitä kautta kustannuksia entistä tehokkaammin. Siihen tarvitaan varaukset yhteen paikkaan kokoava kanava, CWT:n Meetings & Events Director Katja Vainio valaisee.

Asiantuntijat asiakkaiden apuna

CWT Easy Meetings –varauskanavalla on pyritty teke-mään kokousten organisointi mahdollisimman helpoksi. Varauskanava tarjoaa kokousjärjestäjälle muun muassa ilmoittautumissivuston, jonka avulla ilmoittautumismää-riä ja lisäkutsutarpeita voi seurata reaaliaikaisesti.

- Erityisenä lisäarvona on se, että asiakkaalta ei ve-loiteta tästä lainkaan palvelumaksua. Nettijärjestelmä hoitaa kaiken aina ilmoittautumisista erikoisruokavalio-toiveisiin, Vainio kertoo.

Järjestelmän takana toimii asiakkaan tukena CWT:n oma asiantuntija. Kaikki varauskanavasta löytyvät so-

pimuskokouspaikat on valittu huolella CWT:n oman taustatyön perusteella, jolloin asiakkaille voidaan lisä-arvona tarjota helppouden ja nopeuden lisäksi luotet-tavuutta.

- Asiantuntijamme ovat käyneet itse paikan päällä tutustumassa kohteisiin, jotta voimme taata hinta-laa-tusuhteen asiakkaillemme. Lisäksi palvelumme avulla asiakkaamme saavat nopeasti tiedon siitä, onko ko-kouspaikassa vapaata tilaa haluttuna ajankohtana, Vainio jatkaa.

Kuluseuranta tuo varmuutta

CWT Easy Meetings -varauskanavan yhtenä monista lisäeduista on siihen kuuluva kulujenseuranta, jolloin käytetyistä palveluista on saatavilla seurantaraportti.

- Monilla yritysasiakkaillamme on ollut haasteena se, että kokouskuluja ei ole seurattu kovinkaan tarkas-ti. Tähän on ollut kaksi keskeistä syytä: kokouskuluille ei ole ollut selvää kustannuspaikkaa eikä kokouksia ole varattu yhden varauskanavan kautta, Vainio tar-kentaa.

Varausprosessin aikana muitakaan yllätyksiä hin-noissa ei ole tiedossa, koska Carlson Wagonlit Tra-velin asiantuntijat ovat neuvotelleet sopimushinnat jo etukäteen kokouspaikkojen kanssa.

- Monesti yritysten ei kannata lähteä neuvottele-maan kokouspaikkojen kanssa kiinteitä sopimushin-toja, koska kokouksen luonne voi vaatia erityistä tila-tarvetta. Asiakkaamme saavat aina neuvottelemamme sopimushintaedun, jolloin kokouspaikan voi varata kertaluontoisen tarpeen mukaisesti, Vainio summaa.

Carlson Wagonlit Travel / Ryhmä ja tapahtumapalvelut

Tel: 020 561 [email protected]


ammatillinen näkökulma

Yritystapahtuma on parhaimmillaan kannattava sijoitus

Yritystapahtumat mielletään usein vain osaksi markki-nointi- tai hallintokuluja, mutta parhaassa tapauksessa järjestettävä tilaisuus on koko yrityksen tuottoa kasvat-tava sijoitus.

Yritystapahtumat kannattaviksiJos yritystapahtu-man tuotto on suu-rempi kuin sen vaa-timat menot, tapah-tuman ROI on posi-

tiivinen. On vain yksi tapahtuman lopullista arvoa mittaava mekanis-mi: jokaisen tapahtumaan osallistu-neen tulee konkreettisesti tehdä jo-takin tapahtumaan osallistumisen-sa seurauksena. Jotakin, joka tuo ar-voa tapahtuman yhdelle tai useam-malle sidosryhmälle. Tapahtuman täytyy siis vaikuttaa osallistujiinsa, opettaa ja innostaa heitä johonkin sellaiseen, johon he eivät muuten olisi ryhtyneet. Brändin vahvistu-minen kuluttajien mielissä ei itses-sään ole tärkeää, vaan se miten se vaikuttaa heidän ostoskäyttäytymi-seensä. Tapahtuman onnistumisen kannalta on äärimmäisen tärkeää ymmärtää osallistujien tavoitteet,

sillä ne todennäköisesti vaikuttavat tulokseen. Tapahtumaan sijoitetut varat valuvat hukkaan jos tapahtu-man järjestäjillä ei ole selkeää ja yh-denmukaista näkemystä siitä, mitä tapahtumalla halutaan saavuttaa.

Tapahtuman kohdeyleisön valintaJotta tapahtuma olisi yritykselle tuottava, sen täytyy vaikuttaa toivo-tulla tavalla osallistujiinsa. Tapahtu-man järjestäjien on hyvä ennakoida tapahtuman vaikutusta haluttuun lopputulokseen, ja sitä miten tapah-tuma edistää tuloksen saavuttamis-ta. Mutta ennen kuin tapahtuma voi

vaikuttaa halutulla tavalla osallistu-jiinsa, täytyy paikalle saada oikeat osallistujat. Kutsutuilla tulee paitsi olla olemassa oleva budjetti ja valtaa sen käyttämiseen, myös tarve ky-seessä olevaan tuotteeseen sopivan ajan puitteissa.

Tapahtumat taloudellisessa taantumassaOn paradoksaalista, että huonossa taloudellisessa tilanteessa ensim-mäisenä leikataan asiakastapahtu-miin varattuja varoja. Juuri silloin-han tulisi kovimmin pitää kiinni asiakkaistaan, puhumattakaan uus-asiakkaiden hankkimisesta! Vai-keina aikoina jokaisen organisaati-oon kuuluvan oletetaan työskente-levän enemmän kuin koskaan en-nen ja sopeutuvan yrityksen jatku-vasti muuttuvaan strategiaan. Sa-maan aikaan henkilöstötapahtumi-en budjettia karsitaan. Ainoa käypä selitys tälle kaikelle on se, ettei yri-

tyksen johto usko tapahtuman tuo-van yritykseen enemmän rahaa kuin mitä tapahtuman järjestämi-nen maksaa. On myös olemassa ta-hoja, jotka taloudellisen taantuman aikana järjestävät enemmän tapah-tumia kuin yleensä, jolloin tapahtu-mia käytetään torjumaan yrityksen laskusuhdannetta. Oikein organi-soitaessa tapahtumat ovat tiedon-välityksen ja vaikuttamisen tehok-kaita kanavia.

Yritystapahtumien hyödyn mittaaminenUsein tapahtumat ovat yrityksille ainoastaan pakollisia kuluja sen si-jaan että ne koettaisiin päämäärä-tietoisina investointeina. Ehkä ta-pahtumaa ei edes uskalleta arvioi-da jälkikäteen. Mitä jos vuosittainen kick-off osoittautuisikin huonok-si sijoitukseksi? On myös tilanteita, jolloin ei edes tiedetä miten tapah-tumaa voitaisiin arvioida; prosessia

pidetään vaikeana ja kalliina. Tois-tuvasti tapahtumien järjestämi-nen kuitenkin osoittautuu varsin perustelluksi jo ennen varsinaisen ROIn laskemista. Luulisi, että viime vuosien taantuma olisi väkisinkin saanut yritykset tarkemmin pohti-maan tapahtumien kannattavuut-ta ja tuottavuutta sekä jälkikäteen mittaamaan tapahtumien hyödylli-syyttä. Tapahtuma-alan järjestäjien keskuudessa kyllä on nähtävissä ta-pahtumien arvioimisen ja hyötyjen todentamisen trendi, ja samaan pi-täisi saada ravistettua myös muiden yritysten talous- ja hankintajohta-jat sekä markkinointi-ja HR-ihmi-set – rahaa menee hukkaan, kun ta-pahtumien tulosten arviointia ei or-ganisoida kunnolla.

“usein tapahtumat ovat yrityksille ainoas-taan pakollisia kuluja sen sijaan että ne ko-ettaisiin päämäärätie-toisina investointeina.”

VIERASKIRJOITUS

Dr. ellingHamso LYHYESTI

■■ Yritystapahtumat pitäisi näh-dä sijoituksina, jotka tuottavat enemmän kuin mitä niihin laite-taan rahaa.

■■ Tuottoisan tapahtuman ROI on positiivinen.

■■ Tapahtuman järjestämiselle pitää olla huolellisesti suunni-tellut, yksityiskohtaiset tavoit-teet ja tapahtumajärjestäjien tulee tarkkaan ennakoida ta-pahtuman vaikutusta haluttuun lopputulokseen.

■■ Jotta haluttu lopputulos saa-vutetaan, tapahtumaan tulee valita oikeat osallistujat – he tekevät tapahtumasta menes-tyksekkään.

■■ Osallistujilla tulee paitsi olla olemassa oleva budjetti ja val-taa sen käyttämiseen, myös tarve tapahtumassa olevaan tuotteeseen tai palveluun.

■■ On hyvä miettiä kannattaa-ko huonossa taloudellisessa tilanteessa ensimmäiseksi lei-kata tapahtumabudjetteja: jos-kus käytetään jopa vastakkais-ta toimintatapaa ja tapahtumia järjestetään taantuman aikana enemmän kuin ennen.

■■ Oikein järjestettyinä tapahtu-mat toimivat erittäin tehokkaina tiedonvälityksen ja vaikuttami-sen kanavina.

■■ Jokaisen tapahtumia järjes-tävän tahon kannattaa jälkikä-teen mitata tapahtuman hyö-dyllisyyttä, usein tapahtuma osoittautuu perustelluksi jo en-nen ROIn laskemista.

■■ Jos tapahtumaa ei räätä-löidä yksinkertaisesti tarvetta vastaavaksi eikä sen tuloksia mitata, siihen varattu raha me-nee hukkaan.

100% SatisfactionThis course has been attended by hundreds of event planners all over Europe, and their evaluations are exceptional: 100% say the course met or exceeded their expectations and 98% said it was a good investment for their company considering all costs and the value of their time away from work for two days.

2013 dates and cities - visit www.eventroi.org/training for information and registration

Amsterdam 6 - 7 June, 9 -10 September Berlin 12 -13 June Brussels 26 - 27 March, 14 - 15 October Copenhagen 3 - 4 June Edinburgh 2 - 3 May Helsinki 21 - 22 August IIstanbul 8 - 9 May Lisbon 15 - 16 April London 29 - 30 April, 24 - 25 July Milan 27 - 28 May, 23 - 24 September Paris 18 - 19 June Stockholm 14 - 15 May, 12 - 13 September Warsaw 10 - 11 April

FacultyDr. Elling Hamso, Managing Partner of Event ROI Institute, has nearly 20 years experience as a meeting planner in his own event agency and as a trainer and consultant to companies and associations all over Europe. He has taught more than 100 one- and two-day training courses on how to design and measure successful events. He is also a consultant and speaker on ROI Methodology, eevent industry trends, meeting architecture, risk management, event project management, risk-reward business models and other event effectiveness topics. He has a B.Sc. in Management Sciences and a Ph.D. in procurement strategy from Manchester University.

Dr. Elling HamsoManaging PartnerEvent ROI Institute

+47 90 12 24 [email protected]

Event ROI Institute is dedicated to improving the

value of meetings and events. Training and consulting services include ways to

maximise value and reduce costs by applying the ROI Methodology and pMethodology and proven

principles for learning design.

www.eventroi.org

Delegate Fees: Standard EUR 1340Early Booking (up to 4 weeks before course) EUR 1072Training package includes:• The two-day course in a non-office setting• Six months online personal coaching after the course• One day face-to-face coaching (travel expenses not included)•• The Event ROI �oundation �erti�cate upon completion of an Event Evaluation Report some time after the course• Three books: Proving the Value of Meetings and Events; Beyond Learning Objectives; The Learning Meeting

Designing Events for High ROITraining programme in 13 European cities2-day course and 6 months personal coaching

ku

va: e

ve

nt

ro

i in

sti

tute

Helsingissä 21.-22. elokuuta 2013

koonnut mia heiskanen

[email protected]


Case OnninenTeknisen tukkukaupan materiaa-li- ja tietovirtapalveluihin erikois-tuneen Onnisen järjestämillä ta-pahtumilla on yksi selkeä tavoite: tarjota asiakkaille ajankohtaista tietoa alan tuotteista ja palveluis-ta. Suurin Onnisen asiakastilai-suuksista on parin vuoden välein järjestettävä messutilaisuus Tal-linnassa.

‒ Messuilla on paikalla tavaran-toimittajia, joilta asiakkaamme saavat omaan ammattiinsa liitty-vää tietoa. Tapahtumaan on lisäksi yhdistetty yleensä oheisohjelmaa,

joka antaa sekä tavarantoimitta-jille että asiakkaille hyvät puit-teet verkostoitumiseen ja yhdes-säoloon, kertoo Onnisen markki-nointijohtaja Jukka Aro.

Ulkomailla järjestettävänä tilai-suutena messut tarjoavat osallis-tujille myös vuorokauden irtioton arjesta.

‒ On hienoa huomata, että Tal-linnan messut ovat odotettu ta-pahtuma asiakaskunnassamme.

Hyvästä tapahtumasta hyötyvät kaikkiTallinnan messujen kohderyhmä-nä ovat Onnisen asiakkaat ja kah-den viikon messuilla tavoitetaan-kin lähes kaksi tuhatta yrityksen asiakasta. Suurtapahtuma ottaa vastaan asiakasryhmän kerral-laan ja messujen näytteilleasetta-jat vaihtuvat tapahtuman puolivä-lissä. Tällä varmistetaan, että mes-sutarjonta vastaa varmasti jokai-sen asiakasryhmän tarpeita.

‒ On tärkeää, että tarjoamme niin LVI-alan kuin sähköpuolen-kin tavarantoimittajille tehok-kaita kanavia markkinoida tuot-teitaan. Itse asiassa ilman tava-rantoimittajia tätä tapahtumaa ei olisi edes mahdollista järjestää. Ta-voitteena on, että kaikki osapuolet hyötyvät messuista, Aro toteaa.

Oikeat osaajat oikeissa paikoissaVaikka Onninen vastaa itse Tallin-nan messujen johtamisesta, nojaa tilaisuuden varsinainen toteutus vahvasti ulkopuolisten yhteistyö-kumppaneiden osaamiseen. Ul-koistettujen palvelujen avulla ra-kennetaan tapahtuma, joka toimii sulavasti.

‒ Messuilla on mukana kolme eri yhteistyökumppania. Matka-toimistokumppanimme vastaa tapahtuman ilmoittautumisista, liikkumisesta sekä majoituksis-ta. Kun tapahtuma järjestetään ul-

komailla, syntyy jo pelkästä mat-kustamisesta niin valtavasti tra-fiikkia, ettei meidän olisi sitä itse kovin helppoa hallinnoida. Lisäk-si meillä on yhteistyökumppa-nit messujen teknisen puolen ja messurakenteiden toteuttami-seen, Aro kertoo ja jatkaa:

‒ Jatkossa saatamme tarvita myös ulkoistettua projektijohtoa, mutta tähän mennessä koko tilai-suuden pääkoordinointi on hoi-dettu markkinointiosastollamme ja homma on toiminut hyvin niin.

Yhteistyökumppani tuo lisäarvoaYhteistyökumppanin tärkein teh-tävä on nostaa tapahtuman arvoa omalla osaamisellaan. Lisäarvoa syntyy, kun yhteistyökumppani on kiinnostunut oman osuutensa lisäksi myös koko tapahtuman su-juvuudesta.

‒ Itse kaipaan sitä, että yhteis-työkumppaneilla on tuottaa lisä-

arvoa. Vaikka tätä meidänkin ta-pahtumaa on tehty monta vuotta samalla konseptilla, niin odotam-me yhteistyökumppaneiltamme myös uusia ajatuksia ja kykyä jat-kuvasti hienosäätää heidän omaa osuuttaan niin, että kokonaisuus paranee, Aro kuvailee.

Onnisen yhteistyö ulkoistettu-jen palveluntuottajien kanssa on toiminut erinomaisesti. Menes-tyksekkääseen yhteistyöhön on vaikuttanut osaltaan sekin, että kaikki yhteistyökumppanit ovat pitkäaikaisia.

‒ Olemme toimineet näiden pal-veluntarjoajien kanssa monissa tapahtumissa ja meillä on vahva luottamus heidän osaamiseen-sa. Luottamus on tärkeää, varsin-kin silloin kun tapahtuma järjes-tetään ulkomailla, Aro toteaa lo-puksi.

Onnistunut tapahtuma on monen osaajan summaESIMERKKI

Jukka Aromarkkinointijohtajaonninen

kuva: OMa aRkISTOpäivi surakka

[email protected]

kuva: ShuTTeRSTOck


*Kesä-marraskuun 2012 aikana Flyben Suomen sisäiset vuorot on lennetty 99,11% varmuudella. Lennot ovat lähteneet 91,51% täsmällisyydellä, eli viimeistään 15 minuutin sisällä aikataulusta.

.com

Ota yhteyttä!Fazer Kokoukset ja

Juhlat -myyntipalvelu020 729 6006

[email protected]@fazer.com

www.fazer.fi/kokouksetwww.fazer.fi/juhlat

Valitse Fazer-tilaisuus ja anna

meille mahdollisuus ylittää odotuksesi!

Upeat tilat, korkeatasoinen keittiö ja

huomaavainen palvelu takaavat yrityksellesi

onnistuneet kokoukset ja juhlat

– ja voit itse keskittyä päivän kohokohtiin.

maaliskuu 2013 nro. 10 yhteistyössä: kokoukset ja...

Documents