Mail Hosting

1. Características del Servicio

2. Funcionalidades y cómo configurarlas

3. Inconvenientes que se pueden presentar y cómo solucionarlos

4. Recomendaciones para el óptimo funcionamiento del servicio

Mail Hosting

Inicio

1. Características del Servicio

Mail hosting es el servicio que permite el envío y recepción de correos

electrónicos y tiene como funcionalidad principal la administración delegada, la

cual permite entre otras funcionalidades, la creación y eliminación de cuentas de

correo, la asignación de capacidad a cada cuenta de acuerdo a sus necesidades

etc.

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2. Funcionalidades y cómo configurarlas

Para acceder al servicio de administración vía web, debe ingresar por medio de la URL: https://mailda.une.net.co:7071.

En un principio usted deberá iniciar sesión con el nombre de usuario

suministrado.

Por ejemplo usuario@midominio.com y en el campo contraseña deberá digitar la clave que con anterioridad fue suministrada por el administrador del sistema, mediante la notificación.

Una vez se ingrese c o n la cuenta de administrador de correo, se observa lo siguiente:

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Observe las cuentas ya creadas que se van a administrar, su estado, nombre a

mostrar, descripción y la hora del último inicio de sesión.

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Podrá crear las cuentas de su dominio ingresando por el menú Administrar

Luego clic en el icono de configuración “ ”, donde encontrará las

opciones: “Nuevo, editar, eliminar, cambiar contraseña, etc.”. Seleccionar

Nuevo

Otra opción es a través del menú principal darle clic sobre la opción

Añadir cuenta…”

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Para la creación de una nueva cuenta debe tener en cuenta lo

siguiente:

Información de la cuenta

1. Nombre de la cuenta: ingrese el login del usuario, el dominio lo trae

por defecto.

2. Nombre: digite el primer o único nombre del usuario o dueño de la cuenta.

3. Inicial del 2° nombre: ingrese solo la inicial o el segundo nombre completo.

4. Apellido: ingrese ambos apellidos o uno solo, según lo desee.

5. Nombre mostrado: este campo se compone de la información ingresada

en los campos 2, 3 y 4.

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1. Contraseña: Coloque en el campo “contraseña”, aquella nueva clave de acceso

que seguirá ingresando en el sistema.

2. Confirma contraseña: registre nuevamente la contraseña colocada en el campo

(Contraseña).

Es recomendable confirmar el campo “Debe cambiar la contraseña” para que el sistema le solicite un cambio de contraseña en el próximo inicio de sesión, este se hará efectivo visitando el portal https://webmail.une.net.co e iniciando sesión.

Políticas de Contraseñas:

Longitud mínima: 10 caracteres.

Mínimo un carácter numérico: como Dígitos [ 0 - 9]

Mínimo un carácter alfanumérico: Pueden ser caracteres minúscula [a

– z] ó mayúsculas [A - Z]

Mínimo un carácter alfanumérico en mayúscula: Pueden ser caracteres

mayúsculas [A - Z]

Mínimo un carácter especial como por ejemplo: Pueden utilizar los

siguientes: [* . ! # & % $ ]

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Antigüedad: No se deben de repetir ninguna de las ultimas 10

contraseñas anteriores

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Registre anotaciones que debe tener presentes como administrador en una cuenta específica.

Luego de ingresar los datos necesarios para la creación de una cuenta a

administrar, haga clic en el botón siguiente, el cual lo re-direcciona a una

interfaz donde se solicita la información de teléfonos fijos y móviles, la empresa

en la cual labora y la dirección, etc. Por ultimo clic sobre el botón “Finalizar”

Luego de creada la cuenta de correo con los detalles especificados en los

puntos anteriores, se muestra una confirmación de la cuenta que creó

correctamente.

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En la barra de herramientas o haciendo clic derecho sobre una cuenta de

correo ya creada, podrá ingresar a las diferentes opciones para ejecutar

acciones sobre una cuenta de correo.

Cuando abre una cuenta para editar, aparecen varias opciones entre las cuales

podemos resaltar: Información general, información de contacto, alias y

avanzadas, etc

Seleccione la cuenta a editar y sobre la ella presione clic derecho y del menú

que se despliega seleccione Editar

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Otra opción es dar clic en el icono de configuración “ ”, donde

encontrarán varias opciones Editar

Información General:

Permite editar los nombres de la cuenta, nombre mostrado [texto que

aparecerá cuando envía un mensaje de correo desde el portal

webmail.une.net.co.] Además, cambie el login, la contraseña, modifique el

estado de una cuenta, entre otras opciones.

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Cambiar contraseña:

Modificar estado de la cuenta:

Activo:

Estado normal de la cuenta. Puede enviar y recibir mensajes.

Mantenimiento:

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Estado usado por la aplicación de correo para tareas de mantenimiento. No

puede enviar ni recibir correo, tampoco se puede autenticar.

Pendiente:

Cuenta bloqueada por detectarse con algún comportamiento anormal como

por ejemplo, envío de mensajes tipo spam, phishing, bloqueada en virtud de las

directivas de servicio de UNE. No puede enviar ni recibir correos, tampoco se

puede autenticar. Si una de sus cuentas esta en este estado, favor no utilizar

la misma clave, cambiarla por una que contenga letras, números y caracteres

especiales y aplicar mantenimiento correctivo al pc que la utiliza.

Bloqueada:

Estado utilizado para bloquear cuentas. No puede enviar ni recibir correos.

No se puede autenticar. Usada normalmente para bloquear cuentas de

correo de personas retiradas de las empresas.

Closed:

Estado utilizado por la plataforma de correo. Reservado

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Se utiliza para el ingreso de información asociada a la cuenta de correo.

Opción utilizada para crear alias o mapeos de correo. Se explica más adelante en la sección “Creación de nuevo alias”.

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Utilice esta opción para modificar propiedades como: adjuntos, formato, cuotas,

intervalo de consultas pop, imap, complejidad de contraseñas, políticas de inicio de

sesión, intervalos de espera, entre otros.

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Esta opción le permite eliminar una cuenta ya creada. Si no desea borrar la cuenta

pero desea que esté inaccesible, puede cambiar el estado de la cuenta a

bloqueada.

Para eliminar la cuenta, primero selecciónela y luego haga clic en derecho sobre ella y del menú que se despliega seleccione “eliminar”. A la pregunta de advertencia y confirmación presionar “Si”

MODIFICAR ESTADO

Para modificar el estado de la cuenta, seleccione la opción que se ajusta a sus necesidades del menú desplegable en la opción “estado”:

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Cambie una contraseña olvidada de forma fácil y rápida desde la barra de

herramientas.

También puede editar la cuenta , para cambiar la contraseña o clic derecho sobre la cuenta de correo y seleccionar “Cambiar contraseña” del menú desplegado.

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Políticas de Contraseñas:

Longitud mínima: 10 caracteres.

Mínimo un carácter numérico: como Dígitos [ 0 - 9]

Mínimo un carácter alfanumérico: Pueden ser caracteres minúscula [a

– z] ó mayúsculas [A - Z]

Mínimo un carácter alfanumérico en mayúscula: Pueden ser

caracteres mayúsculas [A - Z]

Mínimo un carácter especial como por ejemplo: Pueden utilizar los

siguientes: [* . ! # & % $ ]

Antigüedad: No se deben de repetir ninguna de las ultimas 10

contraseñas anteriores

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Mediante esta opción se pueden redirigir todos los mensajes que recibe una cuenta virtual a otra cuenta.

Para crear un alias, seleccionar inicialmente la cuenta real, editarla y luego

haga clic en el botón “añadir”. Escriba el nombre del alias (el cual debe ser

nuevo) para el uso y su respectivo dominio el cual debe existir. Basta con

escribir la cuenta que utiliza este alias. El dominio de esa cuenta se agregará

automáticamente.

Haga clic en “Aceptar” para que añada el nombre a la pestaña de los alias.

Cuando se escriban mensajes de correo electrónico a ambas cuentas los

mensajes se almacenaran sobre la cuenta real.

Una sola cuenta de correo pude contener múltiples alias. Ejemplo

Cuenta real: entrenamiento@midominio.com

Cuentas alias:

gerencia@midominio.com

gerencia1@midominio.com

gerencia2@midominio.com

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Para consultar los alias, haga clic sobre el menú izquierdo en la opción “alias”, luego aparecerán en el cuadro de información de la parte derecha

Un alias es una dirección de correo electrónico virtual que reenvía todo el correo a

una cuenta específica. Un alias no es una cuenta de correo electrónico real. Usted

puede crear, eliminar y mover los alias. Puede ver todos los alias creados a partir

de la opción “Alias” del panel de contenido o pasando el cursor sobre la dirección

de alias.

De igual forma, la información sobre herramientas muestra la cuenta asociada con el alias.

Una lista de correo es un grupo de cuentas de correo electrónico que figura en una lista con una dirección de correo en común. Cuando se envía a una lista de correo, se está enviando a todos los usuarios cuya dirección se incluye en la misma. Usted puede crear, modificar y eliminar listas de distribución para su dominio, al igual que puede modificar agregar o quitar miembros de las mismas.

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Para crear una lista de correo o distribución, clic en el icono de configuración

, seleccionar “Nuevo”.

Escriba el nombre de la lista (el cual debe ser nuevo) para el uso, el dominio se agregará automáticamente.

1. Nombre de la Lista: Ingrese el nombre de “la cuenta de correo” que será la que contiene el grupo de usuarios.

2. Nombre Mostrado: Seleccione un nombre con el que desea que sea conocida la lista.

3. Descripción: Detalles acerca del tipo de lista y su uso. Campo informativo.

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Se pueden buscar las cuentas a adicionar del mismo dominio mediante la opción “Añadir miembros a esta lista” o introducir las direcciones del mismo dominio o dominios externos

Clic en siguiente 4. Propiedades: Puede recibir correos y ocultar GAL: [Lista Global de Direcciones], donde reposan todas las que el administrador del mail hosting configure. Se recomienda seleccionar la opción (puede recibir correo).

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5. Preferencias: Puede configurar una cuenta alterna para que aparezca al momento de dirigir la respuesta del mensaje evitando responder al grupo o lista. Es Opcional.

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Un recurso es un lugar o una pieza de equipo que se puede programar para

las reuniones (Ejemplo: Sala de reuniones, vehículo, etc). Puede crear y

administrar estos recursos, los cuales son instalados con un buzón de correo y

pueden ser configurados para aceptar y rechazar invitaciones de forma

automática.

Para crear un Recurso, clic en el icono de configuración , seleccionar

“Nuevo”.

1. Nombre: Ingrese el nombre del recurso 2. Correo: Este campo se autocompletara o se podrá personalizar 3. Tipo: seleccionar Ubicación o Equipo.

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Por ultimo clic en finalizar.

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En esta parte de la interfaz se pueden realizar búsquedas y visualizar las diferentes cuentas y sus estados como por ejemplos, cuentas Inactivas, mantenimiento, inactivas, cuentas de administración, cuentas bloqueadas, cuentas cerradas.

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3. Inconvenientes que se pueden presentar y cómo solucionarlos

No envía mensajes de correo

Check List

1. Revisar si la cuenta de correo existe y se encuentra activa.

2. Verificar si aparece el mensaje “Relay access Denied” significa que hace falta

activar la casilla “mi servidor de salida requiere autenticación” o “utilizar la

misma configuración que mi servidor de correo de entrada” esto lo pueden

activar ingresando a la configuración de la cuenta – más configuraciones –

pestaña “servidor de salida”

3. Desde dónde envía? Desde el cliente de correo como MS Outlook o desde el

webmail?

Si es sobre un MS Outlook o Smartphone, revisar la configuración de la cuenta

de correo, asegurarse de que tenga configurado sobre el campo “servidor de

correo saliente SMTP”: smtp.une.net.co y su respectivo servidor de correo

entrante respectivo: pop.une.net.co o imap.une.net.co de acuerdo al caso.

4. Realizar pruebas de conectividad, es decir, telnet de la siguiente forma:

Clic sobre el botón Inicio – digitar cmd y clic sobre el botón aceptar:

telnet smtp.une.net.co 25

Debe de aparecer una respuesta similar a esta:

220 unevm-pmta##.une.net.co ESMTP Postfix

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En caso de que la prueba del telnet no obtenga respuesta o aparezca algo similar

a esto: “connection refused” o “connection truncated” se debe de revisar si los

aplicativos de seguridad [antivirus, proxy, firewall] están causando algún tipo de

conflicto o impidiendo la conexión.

Nota: La prueba de telnet siempre debe de responder, en caso de que no

responda, contactarse con la línea de soporte técnico con los descartes

realizados.

5. Eliminar la configuración de la cuenta y volver la reconfigurar sobre el cliente

de correo.

6. Realice una prueba directamente desde el acceso web de UNE

https://webmail.une.net.co/, con el fin de descartar que el problema sea de

aplicación y no de servicio.

No recibe mensajes

Check List

1. Revisar si el buzón de correo se encuentra lleno, es decir, al 100% de su

capacidad. Esto lo pueden validar ingresando al portal webmail.une.net.co [ver

recuadro en la parte superior derecha con la información de la capacidad.]

2. Revisar si los mensajes se encuentran en la carpeta spam del portal webmail.

3. Realizar una prueba de envío desde otra cuenta al buzón afectado y validar si

rebota algún mensaje de error o notificación de no entrega.

Nota: Si es una cuenta con dominio propio revisar si el dominio existe en

Internet y está vigente, es decir que no esté caducado. Esto lo pueden validar

para dominios terminados en .co visitar el sitio whois.co, si el dominio termina

en .com revisar mediante el portal whois.com

4. Revisar si la cuenta de correo cuenta con algún tipo de filtro configurado en el

portal webmail o cliente de correo como el MS Outlook ocasionando que los

mensajes sean descartados o movidos a una carpeta diferente que no sea la

bandeja de entrada.

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Inicio

5. Revisar si la cuenta de correo existe y se encuentra activa.

6. Revisar la configuración de la cuenta de correo, asegurarse de que tenga

configurado sobre el campo “servidor de correo entrante”: pop.une.net.co o

imap.une.net.co de acuerdo al caso.

7. Eliminar la configuración de la cuenta y volver la reconfigurar manualmente

sobre el cliente de correo.

8. Contactarse con la línea de soporte técnico con los descartes realizados.

Si desde el correo remoto los mail llegan y salen sin problema, pero desde su

servidor de correos o Outlook continua el inconveniente, revisar la configuración

dependiendo de la versión utilizada.

Por otro lado, si desde el correo remoto tampoco le entran y salen correos

realizando los anteriores descartes, por favor comunicarse con la línea de soporte.

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4.Recomendaciones para el óptimo funcionamiento del servicio

Cuando envíe correos en cadena, es decir re-envío de un mensaje a muchos

destinatarios, se recomienda usar el campo CCO (copia oculta). De esta

manera las direcciones de correo de los usuarios de destino, no podrán ser

visualizadas.

No publique su correo electrónico en foros, sitios web, blog, redes sociales,

chats y demás. No respondas los correos tipo spam, ya que de hacerlo, le

estará confirmando al spammer que su cuenta de correo se encuentra

activa.

Ignore los correos electrónicos que adviertan sobre problemas con su cuenta o soliciten la verificación.

Tenga precaución al momento de brindar sus datos a terceros.

Utilice contraseñas seguras para el acceso a su cuenta de correo, difícil de adivinar.

Cambie periódicamente las contraseñas y nunca utilice contraseñas

utilizadas anteriormente con la misma cuenta.

No utilizar la misma contraseña para todas las cuentas de correo de la empresa.

Nunca responda mensajes donde soliciten claves de acceso, información

personal, o supuestas actualizaciones.

Nunca facilite datos de sus cuentas bancarias o tarjetas de crédito o débito,

si le llegan a solicitar esta información a través de correo, tenga cuidado ya

que puede ser víctima de un ataque de phishing que busque robarte tus

datos. En estos casos denuncia el hecho en su entidad financiera de

confianza y con UNE al buzón: reportelo@une.net.co.

Utilice el correo siempre desde equipos seguros y si utiliza el correo vía web

cierre siempre la sesión al terminar su uso.

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Descargue la versión más reciente del navegador [browser] para asegurar

que esté actualizado. Mantenga actualizado el sistema operativo y el

software antivirus de su equipo.

Elimine el historial de navegación, archivos temporales, cookies, datos en cache, etc.

No descargue archivos adjuntos si no está seguro de su procedencia.

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Si utiliza el correo electrónico desde varios dispositivos o sitios (Por ejemplo,

Smartphone, Tablet, Outlook en 2 equipos, Correo vía web), debe tener

configurada la cuenta de correo en todos los dispositivos como IMAP y no

como POP.

Si utiliza el correo electrónico desde un solo computador a través de un

cliente de correo como: Outlook debe tener configurada la cuenta de

correo como POP.

Verifique periódicamente la disponibilidad de espacio de su cuenta

ingresando al webmail [https://webmail.une.net.co] realizando limpiezas

periódicas.

Elimine periódicamente los mensajes de la carpeta papelera, enviados,

trash o SPAM ingresando al webmail [https://webmail.une.net.co].

Depure las direcciones de sus contactos que estén desactualizadas.

No envíe spam, correos no deseados, mailing masivos, mensajes a

desconocidos, ni reenvíe cadenas de correos electrónicos.

No abra mensajes enviados por un remitente desconocido, estos pueden

contener virus.

Utilice frecuentemente la opción para realizar backups ó respaldos de su

cuenta, visitando la página: https://webmail.une.net.co/ Pestaña

Preferencias – Menú Importar/Exportar – dando clic en Exportar.

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No responda los mensajes electrónicos sospechosos. Una contestación

confirma la exactitud de su dirección y, como resultado, recibirá más

mensajes que llenen su buzón.

Si recibe mensajes tipo spam que ordenen pulsar sobre un enlace para

sacar su dirección de una lista y, supuestamente, no volver a recibirlos, no

lo haga. Muchos “spammers” - personas u organizaciones que generan

“spam”- usan a menudo este método como una táctica para confirmar la

dirección del destinatario y así producirle más mensajes de correo

indeseado.

Evite completar formularios en sitios web, incluso seguros, que declaren

que venderán la información a terceros.

No envíe su dirección de correo electrónico a través de las salas de

conversación, sistemas de mensajería instantánea, tablones de anuncios o

grupos de noticias.

No ingrese su dirección de correo electrónico principal en registros en

línea o en sitios de comercio electrónico. Use una dirección diferente para

la difusión pública.

Algunos “spammers” usan programas que producen aleatoriamente

millones de direcciones potenciales. Estos programas vinculan diferentes

combinaciones o palabras a los nombres del dominio de proveedores

grandes, para alcanzar el máximo número de posibles cuentas del correo

electrónico activas.

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Nunca escriba su dirección electrónica en una página web para que le

envíen mensajes. Muchas empresas de “spam”, recopilan direcciones de

las páginas web.

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Recomendaciones con respecto al portal o acceso del Webmail [https://webmail.une.net.co]:

Cambie la contraseña siguiendo las recomendaciones

-Revisar re-envios

-Revisar Firmas

-Revisar carpeta de elementos enviados

-Revisar Carpeta de borradores

-Revisar filtros

-Revisar Idioma

-Revisar opción cuentas

Respecto al Pc

-Se debe vacunar el equipo para protegerlo de software malicioso.

-Se debe tener instalado un antivirus actualizado.

Crear contraseñas seguras

Las contraseñas o claves, también conocidas como passwords, elemento imprescindible cuando de tener acceso a un recurso informático se trata. Estas nos permiten acceder a información personal almacenada en nuestras cuentas de correo electrónico.

Crear contraseñas seguras y mantenerlas protegidas es muy fácil, además de poder recordarlas con facilidad por muy complejas que sean.

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Una contraseña se considera fuerte cuando:

-No es corta, es decir debe estar formada por 10 o más caracteres.

-Poseer combinación de letras, números y símbolos. Para el caso de las letras, estas deben combinarse con mayúsculas y minúsculas.

- Nunca utilizar páginas en Internet donde generen contraseñas aleatorias.

Para citar algunos ejemplos tenemos:

-“marcos”, “mayo2014” o “12345” son contraseñas débiles.

-“M4rc0s@Ngel*77”, “DOSdos2-*777-*” son contraseñas fuertes.

-“Dc05#$%5*t?xy8-”, “3ds*+6ttPEpAPqFK” también son contraseñas fuertes.

El uso de contraseñas fuertes, implica para el usuario la dificultad de recordarlas. Por lo general una contraseña fuerte es más difícil de recordar que las simples o débiles. Para resolver esto, se sugiere seguir los siguientes pasos para crear contraseñas que sean fuertes y al mismo tiempo fácil de recordar:

1. Piense en una frase que pueda recordar, la cual será la base de su contraseña fuerte o frase codificada. Piense en una frase que pueda memorizar sin problemas, por ejemplo: “UNE te facilita la vida con tecnología”

2. Conviértelas en contraseñas, de modo que pueda crear una clave

utilizando la primera letra de cada palabra de la frase, obteniendo como

resultado, una palabra sin sentido. Para el caso del ejemplo anterior,

obtenemos: “utflvct” y complementar con los siguientes puntos:

3. Agréguele más complejidad a su contraseña haciendo combinaciones de

mayúsculas, minúsculas, caracteres especiales como un punto, paréntesis, y

números, etc. Para recordarla utilizamos en mayúscula la primera y última letra

de nuestra frase, seguida de un punto, un par de números [puede ser el año en

curso, numero del apartamento donde vivimos, últimos dígitos de la cedula, etc].

Ejemplo: UtflvcT.9402.

4. También es muy útil cometer errores ortográficos voluntariamente como es el caso de reemplazar letras por números, como por ejemplo remplazar la letra “e”

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por el número “3” o la palabra “uno” por el número “1”. Existen muchas posibles sustituciones y, cuanto más larga sea la frase, más compleja será la contraseña. Ejemplo: si mi nombre es marcos, el resultado podría ser una contraseña como “m4rc0s.9402. Otras posibles sustituciones podrían ser:

-Letra A sustituir por un cuatro o una arroba: 4 o @

-Letra E sustituir por un tres: 3

-Letra I sustituir por un uno: 1

-Letra O sustituir por un cero: 0

Etc…

5. AL final puede adicionarle un par de caracteres especiales de fácil recordación como por ejemplo: Un asterisco [*] o doble paréntesis [((] de forma que se aumente la complejidad. Ejemplo: UtflvcT.9402*(

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Cambie sus contraseñas periódicamente. Si bien no es necesario

hacerlo a diario, es una buena práctica hacerlo por lo menos una vez al

mes. La contraseña es secreta. Jamás la de a conocer o preste su password.

(En caso de uso autorizado por terceros genere uno nuevo

Inmediatamente). No habilite el guardado automático de claves en navegadores de

Internet. No se recomienda hacer uso de esta opción que ofrecen

diferentes aplicaciones y navegadores web para que en próximas

oportunidades, pueda tener acceso a la aplicación sin necesidad de

introducir la clave. Muchas amenazas informáticas utilizan diferentes métodos para robar

contraseñas. Tal es el caso de los gusanos informáticos, como el gusano

Conficker que dentro de sus variantes emplea técnicas avanzadas para

robar contraseñas de sus víctimas.

Por tanto es fundamental aplicar como medidas de prevención:

Actualizar el sistema operativo y todas las aplicaciones que tenga

instalado en su sistema, además de contar con una solución de

seguridad con capacidades de detección proactiva.