www.apmg-international.com

APMG-International Webinar

Managing Benefits aan de hand van quotes – Lewis Carol en Johan Cruyff

Donderdag 19 september 2013 / 15:00 uur (CET)Presentatie door Lex van der Helm, Capgemini Academy

www.APMG-International.com

Agenda

• Welkom & introductie– Machiel Cremer, Marketing Manager – Benelux

APMG-International

• Managing Benefits aan de hand van quotes – Lewis Carol en Johan Cruyff– Lex van der Helm (Capgemini Academy)

• Vragen & Antwoorden• Meer Informatie• Sluiting

Over Capgemini Academy

• Capgemini Academy biedt een volledig aanbod aan praktijkrelevante en kwalitatief hoogwaardige opleidingen en diensten op het gebied van project- en verandermanagement.

• Deelnemers zijn daarmee in staat om voorspelbaar, beheersbaar, resultaatgericht en efficiënt projecten en programma’s te selecteren en uit te voeren.

• Dit stelt onze klanten in staat een hoog rendement uit hun totale projectmatige veranderingsinspanning (change the business) te realiseren.

• Capgemini Academy is een geaccrediteerde trainingsorganisatie (ATO) voor PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV®, LeanIT, ITIL®, BISL®, ASL®, P3O®, AgilePM®, Managing Benefits™ en Change Management

Over Lex van der Helm

• Managing consultant bij Capgemini op het gebied van projectmatig werken

• Portfoliomanager Capgemini Academy voor alle opleidingen Project- en verandermanagement

• Lid van de ISO/TC258, de technische commissie voor normering en richtlijnen voor project, programma en portfolio management

• Geaccrediteerd training PRINCE2®, MoP®, M_o_R®, MoV®, Managing Benefits™ en Change Management

Managing Benefits

Overview• 10-2012 Publicatie Guidance

(300 pagina’s A4)• 10-2012 Foundation Examen• 12-2012 Publicatie Senior

Management Guide(50 pagina’s A6 4%)

• 02-2013 Practitioner Examen• 23 ATO’s, 2 in Nederland:

www.apmg-international.com

Positionering Managing Benefits

Glossary

Guidance - Run the Business

Models Guidance - Change the Business

Portfolio, Programme and Project Offices (P3O®)

Management of Value ®

Management of Risk®

Managing Benefits ®

PRINCE2™ Maturity Model (P2MM)

Portfolio, Programme and Project Maturity Model (P3M3®)

Portfolio Management (MoP™)

Programme Management (MSP®)

Project Management (PRINCE2™)

ITIL ®

M_o_R® is a Registered Trade Mark of the Cabinet Office. PRINCE2® is a Registered Trade Mark of the Cabinet Office. MSP® is a Registered Trade Mark of the Cabinet Office. ITIL® is a Registered Trade Mark of the Cabinet Office. P3M3® is a Registered Trade Mark of the Cabinet Office. P3O® is a Registered Trade Mark of the Cabinet Office. MoP ® is a Registered Trade Mark of the Cabinet Office. MoV® is a Registered Trade Mark of the Cabinet Office.

Based on Cabinet Office material. Reproduced under licence from the Cabinet Office

Definities

BenefitsEen meetbare verbetering als het gevolg van een verandering zoals door een of meerdere stakeholders ervaren, die bijdraagt aan de realisatie van een of meerdere organisatorische doelstellingen.

Benefit ManagementHet identificeren, definieren, volgen, realiseren en optimaliseren van benefits.

Alternatief:Batenmanagement is alles wat je doet om te zorgen dat een investering in verandering maximaal voordeel oplevert, financieel en/of niet-financieel.

Michel van der Molen

Effectief benefit management Barrière 1 - Meten

• Tussen besluitvorming en planning van een initiatief en de realisatie van de baten ligt vaak veel tijd

• Kennisgebrek door verloop• Geen nul-metingen• Geen standaard meting van baten gerelateerde

performance• Sommige baten zijn lastig te meten• Toewijzing van baten aan initiatieven• Voortijdige beeindiging van initiatieven

© APM Group Limited 2012 8

Effectief benefit management Barrière 2 – Misvattingen

Het is geen...

• Antwoord op alle problemen, het is geen ‘silver bullet’• Kant-en-klare oplossing• Rechtvaardiging voor gewenste oplossingen• Lineair of sequentieel proces• Specialisme• Extra bureaucratie• Middel om het onvermijdelijke te laten gebeuren

Effectief benefit management Barrière 3 – We weten het wel, maar doen ’t niet

Effectief benefit management Barrière 4 – Cognitieve bias

• The Planning Fallacy• The Illusion of control• The status quo bias• The sunk cost effect• Confirmation bias and being slow to change our minds• Framing• Mental accounting• Ignoring regression to the mean• The affect heuristic• The endowment effect

`Lewis Carroll - Alice's Adventures in Wonderland & Though the Looking Glass

Illustration: Sir John Tenniel, 1865 - © victoriaweb.org

"Would you telling me, please which way I ought to go from here?""That depends a good deal on where you want to get to," said the Cat."I don't much care where--" said Alice."Then it doesn't matter which way you go," said the Cat." --so long as I get somewhere," Alice added as an explanation. "Oh, you're sure to do that," said the Cat, "if you only walk long enough."

Principles

Practices

Overzicht Managing Benefits

Principes om je de weg te wijzen

1. Align benefits with strategy

• ‘Clear line of sight’– Helder geformuleerde organisatorische

en/of strategische doelstellingen meetbaar of met logisch onderbouwde relatie tussen strategie en ‘drivers’

– Duidelijk onderbouwde relatie tussen de baten van afzonderlijke veranderinitiatieven en de strategie en bijbehorende ‘drivers’.

Principes om je de weg te wijzen2. Start with the end in mindFocus op activiteiten Focus op benefits

Het is een ‘moetje’, gekoppeld aan vage lange termijn doelstellingen

Benefits zijn gedefinieerd met relatie naar strategische doelstellingen, SMART

Sponsor roept op tot geduld, lange termijn perspectief is belangrijk...

Ongeduld voor baten, zelfs bij lang lopende programma’s

Voortgang uitgedrukt in uitgevoerde activiteiten: opgeleide mensen, gehouden sessies etc.

Voortgang wordt gemeten in termen van benefits , middels leading of lagging indicatoren

Gepushed door staf en experts Business is in de lead

Vraagt significante investeringen voor dat baten gerealiseerd kunnen worden.

Incrementele en modulaire aanpak met quick -wins om enthousiasme te creëren en te houden

Op basis van overtuiging in plaats van feiten. Gebaseerd op bewijzen en bijgestuurd op basis van eerdere resultaten,

De andere principes..

3. Utilize successful delivery methods

4. Integrate benefits with performance management

5. Manage benefits from a portfolio perspective

6. Apply effective governance

7. Develop a value culture

www.apmg-international.com

De waarheid is nooit precies

zoals je denkt dat hij zou zijn

Vijf processtappen

Quantifying benefits - Cognitive biases

• Expectation or confirmation bias • The planning fallacy• Availability bias• Groupthink• WYSIATI• The framing effect and loss aversion• Anchoring and adjustment• Biases affecting our ability to handle probability• Confusing correlation and causation, and assuming the ‘arrow of

causation’.

Quantifying benefits – Strategic misrepresentation

Flyvbjerg toonde aan dat voorspellingen vaak zijn

“highly, systematically and significantly misleading (inflated). The result is large benefit shortfalls”.

De oorzaak is wat hij noemt: “strategic misrepresentation” gedefinieerd als,

“the planned, systematic, deliberate misstatement of costs and benefits to get projects approved.”

Post-implementation review - Cognitive biases

Self serving bias – De overtuiging dat we ons succes aan ons zelf te danken hebben terwijl onze mislukkingen te wijten zijn aan anderen of domme pech.

Hindsight bias – De neiging om gebeurtenissen in het verleden als meer voorspelbaar te beoordelen dan dat ze in werkelijkheid waren.

Outcome bias – De overtuiging dat het resultaat bepaald of het besluit correct was ongeacht of het op het moment zelf de juiste beslissing was op basis van de toen beschikbare informatie.

The Texas Sharpshooter fallacy – De neiging om het succes van een initiatief (en van de bijbehorende investeringsbeoordeling) te beoordelen op basis van de feitelijke uitkomst in plaats van te toetsen of de geplande baten zijn gerealiseerd en of er sprake is van ‘value for money’.

www.apmg-international.com

By three methods we may learn wisdom: First, by reflection, which is noblest; Second, by imitation, which is easiest; and third by experience, which is the bitterest.

Confucius

Oplossing voor de barrières

• Accepteer fouten en falen• Analyseer de uitkomst en oorzaken• Regelmatig en onafhankelijke toetsing• Training en opleiding• Focus op practices & principles• Pas de Key Success factoren van effectief benefits

management toe..

© APM Group Limited 2012 23

Kritische succesfactoren Benefit management

Zorg dat het• Actief is, in plaats van passief meten• Op feiten gebaseerd is• Transparant en inzichtelijk is• Stuurt op de gewenste baten• Steeds vooruitblikt, naar wat er te leren valt, in

plaats van teveel terug te kijken• Plaats vindt gedurende de hele business change

lifecycle

© APM Group Limited 2012 24

Vragen & Antwoorden

Meer Informatie

• APMG-International website:– www.APMG-International.com

• APMG’s Managing Benefits– www.apmg-international.com/managingbenefits-nl

• Capgemini Academy– http://academy.capgemini.nl/ – Email Lex at lex.vander.helm@capgemini.com – Twitter @felix63

http://www.linkedin.com/company/apmg-international @APMG_Inter

Dank voor uw interesse!