manajemen mutu
DESCRIPTION
hjc.vjb;oj;ojTRANSCRIPT
PT. OPTIMUS PRIMA INDO
QUALITY MANAGEMENT MANUAL
Position / Jabatan Name/ NameDate /
TanggalSignature /
Tandatangan Prepared by QM Dikifli Zulfan
Reviewed by Direktur Josep Zulfan
Approved by
DirekturJosep Zulfan
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 1 dari 26
B A B DAFTAR ISIHALAMA
N 0 Daftar Isi 1 U M U M 4
1.1 Profil Perusahaan
4
1.2 Tujuan
4
1.3 Lingkup Implementasi
5
2 STANDAR YANG DIIMPLEMENTASIKAN DAN PENGENDALIAN DOKUMEN
6
2.1 Standar yang Diimplementasikan dan Ruang Lingkup
6
2.2 Pengendalian Dokumen
6
3 PENDEFINISIAN 74 PERSYARATAN SISTEM MANAJEMEN MUTU 8
4.1. Persyaratan Umum
8
4.2. Persyaratan Dokumen
8
4.2.1. Umum
8
4.2.2. Panduan Mutu
8
4.2.3. Pengendalian Dokumen
9
4.2.4. Pengendalian Catatan Mutu
9
5 TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 10
5.1. Komitmen Manajemen
10
5.2. Fokus kepada Pelanggan
10
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 2 dari 26
5.3. Kebijakan Mutu
10
5.4. Perencanaan
11
5.4.1. Sasaran Mutu
11
5.4.2.
Perencanaan Sistem Manajemen Mutu11
5.5
Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi11
5.5.1.
Tanggung jawab, dan Wewenang11
5.5.2.
Wakil Manajemen12
5.5.3.
Komunikasi Internal12
5.6
Tujuan Manajamen13
5.6.1.
Umum13
5.6.2.
Masukan Tinjauan Manajemen13
5.6.3.
Hasil Tinjauan Manajemen13
6 MANAJEMEN SUMBER DAYA 14 6.
1. Penyediaan Sumber daya
14
6.2.
Sumber Daya Manusia14
6.2.1.
Umum14
6.2.2.
Kompetensi, Pelatihan, dan Kesadaran14
6.3
Infrastruktur15
6.4
Lingkungan Kerja15
7 REALISASI JASA 17 7. Perencanaan Proses-proses Realisasi 17
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 3 dari 26
1 7.
2 Proses-proses yang Berhubungan dengan Pelanggan
17
7.2.1.
Penentuan Persyaratan yang Berhubungan dengan Pelanggan
17
7.2.2.
Tinjauan Persyaratan Jasa18
7.2.3.
Komunikasi Pelanggan18
7.3.
Desain dan Pengembangan19
7.4.
Pembelian19
7.4.1.
Proses Pembelian19
7.4.2.
Informasi Pembelian19
7.4.3.
Verifikasi Jasa yang di Beli19
7.5.
Operasional Jasasi dan Pelayanan20
7.5.1.
Pengawasan Jasasi dan Pelayanan20
7.5.2.
Validasi Proses Jasasi dan Pelayanan20
7.5.3.
Identifikasi dan Mampu Telusur21
7.5.4.
Barang / Dokumen Milik Pelanggan21
7.5.5.
Pemeliharaan Jasa21
7.6
Pengendalian Alat Ukur dan Pantau21
8 PENGUKURAN, ANALISA, DAN PENYEMPURNAAN 22 8.
1. Umum
22
8.2.
Pengukuran dan Pemantauan22
8.2.1.
Kepuasan Pelanggan22
8.2. Audit Internal 22
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 4 dari 26
2. 8.2.
3.Tindakan Pencegahan
23
8.2.4.
Pengukuran dan Pemantauan Jasa23
8.3.
Pengendalian Ketidaksesuaian Jasa24
8.4.
Analisa Data24
8.5.
Penyempurnaan24
8.5.1.
Perencanaan Perbaikan24
8.5.2.
Tindakan perbaikan25
8.5.3.
Tindakan Pencegahan25
9 LAMPIRAN: SO-1 Struktur Organisasi
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 5 dari 26
B A B I
U M U M
1.1 Profil Perusahaan
Nama Perusahaan
PT. OPTIMUS PRIMA INDO
Jenis Usaha:
CONTRACTOR
Alamat Perusahaan:
Head Office:
JL. Meranti No. 77 A Ko.Busines Jungtion G/8 Labuh Baru Timur
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 6 dari 26
Payung Sekaki – Pekanbaru
Tlp: (0761) 8417911
Fax: (0761) 8417910
N.P.W.P No: 72.010.359.7-216.000 Jumlah karyawan: 6 orang
1.2 Tujuan
Pedoman Mutu ini disusun dengan tujuan untuk menetapkan dan
menjelaskan Sistem Manajemen Mutu, dimana PT. OPTIMUS PRIMA
INDO dapat:
a) Menunjukkan kemampuannya untuk secara konsisten memberikan
pelayanan yang sesuai dengan dan memenuhi kebutuhan
pelanggan, para pengguna sistem mutu, serta memenuhi ketentuan
dan peraturan yang ada; dan
b) Mengutamakan kebutuhan pelanggan melalui efektifitas tindakan
di dalam Sistem Mutu, termasuk proses-proses untuk perbaikan
yang berkesinambungan serta pencegahan atas ketidaksesuaian
dengan Sistem Mutu.
1.3 Lingkup Implementasi
Semua persyaratan Standar ISO 9001:2008 diimplementasikan di
PT. OPTIMUS PRIMA INDO, kecuali;
Pasal 7.3; Design and development
Perancangan dan pengembangan tidak diterapkan karena semua
jasa yang dibuat berdasarkan spesifikasi Standar SNI.
Pasal 7.5.2 ; Validation of process for production
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 7 dari 26
Pembenaran proses untuk jasasi tidak diterapkan karena semua
proses dapat dipantau dan diukur pada saat proses sedang
berjalan.
Pasal 7.5.2 ; Customer property
Kepemilikan pelanggan tidak diterapkan karena semua jasa yang
dijual ke customer dibeli dari supplier.
BAB 2
STANDAR YANG DIIMPLEMENTASIKAN
DAN PENGENDALIAN DOKUMEN
2.1 Standar yang Diimplementasikan dan Ruang Lingkup
1. Standar Mutu yang diimplementasikan adalah ISO 9001:2008
2. Ruang lingkup pekerjaan PT. OPTIMUS PRIMA INDO, yaitu;
Well drilling operation services, drilling services, maintenance
services termasuk meliputi semua persyaratan sistem manajemen
mutu ISO 9001:2008 yang digambarkan di “Quality Management
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 8 dari 26
Sytem Diagram QMS-01” termasuk proses utama dan proses
pendukung.
2.2 Pengendalian Dokumen:
Standar-standar yang berkaitan dengan Pedoman Mutu ini
ditunjukkan pada halaman Referensi Matriks Prosedur vs ISO
9001:2008.
BAB 3
PENDEFINISIAN
3. DEFINISI
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 9 dari 26
Istilah-istilah yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu
yang digunakan didalam Pedoman Mutu ini, harus sesuai dengan
definisi yang digunakan di dalam ISO 9001:2008
BAB 4
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 10 dari 26
PERSYARATAN SISTEM MANAJEMEN MUTU
4.1 Persyaratan Umum
Sistem Manajemen Mutu mencakup penetapan dokumentasi,
implementasi, pemeliharaan, dan perbaikan yang berkesinambungan
atas seluruh proses yang terkait dengan sistem atas semua aktifitas
PT. OPTIMUS PRIMA INDO.
4.2 Persyaratan Dokumentasi
4.2.1 Umum
Sistem dokumentasi di PT. OPTIMUS PRIMA INDO mencakup:
Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu yang terdokumentasi.
Pedoman Mutu
Prosedur terdokumen yang disyaratkan oleh ISO 9001 : 2008
Prosedur dan instruksi kerja yang digunakan untuk
menunjang pelaksanaan perencanaan operasi dan
pengendalian proses secara efektif.
Rekaman mutu yang dipersyaratkan oleh ISO 9001:2008
4.2.2 Pedoman Mutu:
Manajemen bersama-sama dengan Wakil Manajemen dan semua
Manager Departemen menyusun, menetapkan dan memelihara
Pedoman Mutu yang mencakup beberapa hal, yaitu;
Pedoman Mutu tersebut harus memuat:
(1) Ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu, termasuk
penjelasannya, lihat item 1.2.
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 11 dari 26
(2) Acuan pada prosedur-prosedur yang telah
didokumentasikan.
(3) Penjelasan atas tahapan serta keterkaitan proses termasuk
Sistem Manajemen Mutu Diagram QMS-01
Management Representative bertanggungjawab dalam
mengendalikan Pedoman Mutu.
4.2.3 Pengendalian Dokumen
Wakil Manajemen yaitu Managemen Representative Sekretariat,
bertanggung jawab terhadap pendistribusian dokumen ke
Departemen atau Bagian terkait.
Persetujuan kecukupan penerbitan, distribusi dokumen,
perubahan dokumen dan status revisi okumen dijelaskan di
“Prosedur Pengendalian Dokumen MR-01”.
4.2.4 Pengendalian Catatan Mutu
Setiap Departemen harus membuat Daftar Catatan Mutu
yang berisi nama catatan mutu, metode penyimpanan, masa
simpan, dan lokasinya.
Catatan mutu yang masa simpannya sudah habis, akan
dipisahkan dari file penyimpanan.
Penyimpanan Catatan Mutu harus tercatat beberapa nama
catatan mutu, metode penyimpanan, masa simpan, dan
lokasinya. Pelaksanaan Pengendalian Catatan Mutu
berdasarkan Prosedur Prosedur Pengendalian Rekaman
Mutu MR-02”.
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 12 dari 26
BAB. 5
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
5.1 Komitmen Manajemen
Direktur Utama bertanggung jawab atas seluruh tanggung jawab
manajemen yang berhubungan dengan pengembangan dan perbaikan
Sistem Manejemen Mutu.
Tanggung jawab tersebut meliputi :
a). Mengkomunikasikan kepada seluruh organisasi mengenai
pentingnya pemenuhan kebutuhan pelanggan, pemenuhan
ketentuan maupun peraturan yang berlaku, serta aspek-aspek
hukum yang ada di dalam.
b). Menetapkan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu (lihat elemen
5.3 dan 5.4.1).
c). Melakukan Tinjauan Manajemen (lihat elemen 5.6).
d). Memastikan tersedianya Sumber Daya yang diperlukan (lihat
elemen 6).
5.2 Fokus Kepada Pelanggan
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 13 dari 26
Direktur Utama harus memastikan bahwa persyaratan pelanggan
ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan pencapaian kepuasan
pelanggan (lihat elemen 7.2.1. dan 8.2.1).
5.3 Kebijakan Mutu
LIHAT LAMPIRAN KEBIJAKAN MUTU
Kebijakan mutu dikomunikasikan ke seluruh tingkat organisasi untuk
dipahami, dilaksanakan dan dipelihara.
PT. OPTIMUS PRIMA INDO akan selalu meninjau sistem manajemen
mutu sekali dalam dua tahun untuk mengikuti perkembangan
tehnologi dan kebutuhan harapan pelanggan.
Wakil Manajemen bertanggung jawab atas pengendalian
Kebijakan Mutu dan memastikan bahwa Kebijakan Mutu tersebut
telah disosialisasikan serta dipahami oleh semua level di dalam
organisasi.
5.4 Perencanaan
5.4.1 Sasaran Mutu
Pucuk Pimpinan memastikan bahwa sasaran mutu,
termasuk yang diperlukan yang diperlukan untuk
memenuhi persyaratan pekerjaan/ jasa ditetapkan
pada fungsi dan tingkat relevan dalam organisasi.
Sasaran mutu harus terukur dan taat azas dengan
kebijakan mutu.
Sasaran mutu PT. OPTIMUS PRIMA INDO, lihat
lampiran Tabel “Sasaran Mutu Departemen Q0-01”.
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 14 dari 26
5.4.2 Sistem Manajemen Mutu:
Pucuk Pimpinan memastikan bahwa:
A. Perencanaan sistem manajemen mutu dilakukan
untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan
sasaran mutu.
B. Keterpaduan sistem manajemen mutu dipelihara
bila perubahan pada sistem manajemen mutu
direncanakan dan diterapkan, lihat dokumen al;
1. Matrix SMM-ISO 9001:2008
5.5. Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi
5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang
Pelaksana tugas harus melaksanakan tanggung jawab
yang diberikan, menghormati aturan, mengatur kerja
sama tugas antar departemen dan, berusaha membuat
efisiensi aktifitas kegiatan kerja.
Perusahaan menetapkan pembagian Tugas Tanggung
Jawab dan Wewenang dan tanggung jawab sesuai
dengan Struktur Organisasi PT. OPTIMUS PRIMA
INDO.
a. Struktur Organisasi PT. OPTIMUS PRIMA
INDO OS-1
b. Uraian Tanggung Jawab dan Wewenang No:
PERS/KCB/011.
5.5.2. Wakil Manajemen
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 15 dari 26
Direktur Utama / Pucuk pimpinan menunjuk Wakil
Manajemen yaitu Bagian yang bertanggung jawab dan
diberi wewenang untuk menjamin pelaksanaan
penerapan Sistem Manajemen Mutu.
- Memastikan proses-proses yang dibutuhkan untuk
sistem manajemen mutu ditetapkan,
diimplementasikan, dan dipelihara.
- Melaporkan kinerja Sistem Manajemen Mutu dan
kebutuhan untuk peningkatan pada Direktur
Utama/ Top Manajemen.
- Melakukan sosialisasi atas kebutuhan-kebutuhan
pelanggan, kepada seluruh jajaran di PT.
OPTIMUS PRIMA INDO
5.5.3. Komunikasi Internal
Metode komunikasi internal di PT. OPTIMUS PRIMA
INDO telah ditetapkan dan diterapkan, yaitu dengan
mengadakan rapat-rapat rutin bulanan untuk level
Departemen yang dihadiri salah satu dan atau seluruh
anggota Direksi dan rapat Tinjauan Manajemen yang
dihadiri oleh salah satu dan atau seluruh Direksi dan
Manager Departemen minimal 1 kali setiap bulan.
Hasil rapat bulanan di catat di Notulen Rapat Bulanan.
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 16 dari 26
5.6. Tinjauan Manajemen
5.6.1. Umum
Tinjauan Manajemen dilakukan 2 kali dalam satu
tahun. Direktur Utama, Para Manager Departemen
mengadakan rapat untuk melakukan peninjauan
secara berkesinambungan.
Rincian tinjauan manajemen dijelaskan di “Prosedur
Rapat Tinjuan Manajemen MR-06”
5.6.2. Masukan Tinjauan Manajemen
Agenda tinjauan manajemen harus meliputi hal-hal
sebagai berikut:
- Tingkat pencapaian dari Kebijakan Mutu dan
Sasaran Mutu.
- Hasil Audit Mutu Internal dan Eksternal.
- Status dari Tindakan Perbaikan dan Pencegahan.
- Keluhan Pelanggan dan Evaluasinya.
- Umpan Balik dari Pelanggan.
- Perubahan pada persyaratan eksternal
- Kesesuaian proses dan kesesuaian jasa.
- Tindaklanjut dari Tinjauan Manajemen
sebelumnya.
- Perubahan yang mempengaruhi Sistem
Manajemen Mutu.
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 17 dari 26
- Saran-saran untuk perbaikan
5.6.3. Hasil Tinjauan Manajemen
Hasil keputusan dari Tinjauan Manajemen harus
mengandung tindakan yang terkait dengan :
(1) Peningkatan Sistem Manajemen Mutu beserta
proses-proses.
(2) Peningkatan jasa yang terkait dengan kebutuhan
pelanggan.
(3) Sumber daya yang diperlukan.
BAB. 6
MANAJEMEN SUMBER DAYA
6. MANAJEMEN SUMBER DAYA
6.1. Penyediaan Sumber Daya
PT. OPTIMUS PRIMA INDO menetapkan dan menyediakan
sumber daya yang diperlukan untuk :
- Implementasi dan memelihara sistem manajemen mutu
dan meningkatkan keefektifannya secara terus
menerus.
- Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi
persyaratan pelanggan.
Penjelasan rinci penyediaan SDM, lihat Struktur Organisasi
PT. OPTIMUS PRIMA INDO
6.2. Sumber Daya Manusia
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 18 dari 26
6.2.1. Umum
PT. OPTIMUS PRIMA INDO menentukan kualifikasi
karyawan atas dasar pendidikan, pelatihan,
keterampilan, dan/atau pengalaman yang harus
dimiliki atau memberikan pelatihan yang memadai
untuk memenuhi persyaratan yang ditentukan bagi
personil yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas-
tugas yang diberikan.
6.2.2. Kompetensi, Pelatihan, dan Kesadaran
● Spesifikasi Pelatihan
Spesifikasi pelatihan pendidikan berdasarkan
pelatihan pengetahuan umum karyawan baru;
pelatihan pengetahuan, tehnik, ketrampilan
berdasarkan jabatan; Pelatihan Pendidikan
Lapangan (OJT); dan sertifikat pelatihan.
● Rencana dan Pelaksanaan Pelatihan Pendidikan.
Dibuat rencana pelatihan pendidikan berdasarkan
spesifikasi pelatihan pendidikan yang
dikoordinasikan oleh Bagian Personalia dan setiap
Manajer/ Manager Bagian, dan disahkan oleh
Direktur Utama.
Pelaksanaannya proses pelatihan dapat
dilaksanakan secara internal maupun eksternal.
Proses pelatihan dijelaskan di Prosedur Pelatihan
No: HR-01
● Evaluasi Pelatihan
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 19 dari 26
Manager HRD bersama Manager Departemen
melakukan evaluasi effektifitas hasil pelatihan
dengan membandingkan kinerja personil yang
bersangkutan selambat-lambatnya enam bulan
setelah pelatihan. Data pelatihan dan hasil
evaluasi pelatihan personil bersangkutan
dilakukan updating dan dipelihara oleh Bagian
HRD.
6.3. Infrastruktur
PT. OPTIMUS PRIMA INDO mengidentifikasi kebutuhan
infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian
jasa, termasuk didalamnya :
(a) Bangunan, ruang kerja beserta fasilitasnya yang
berhubungan.
(b) Peralatan proses, baik perangkat keras ataupun
perangkat lunak.
(c) Sarana pendukung (seperti: transportasi, komunikasi,
dan lain-lain).
Bagian Manager Departemen terkait bertanggung
jawab terhadap identifikasi kebutuhan alat kerja/
infrastruktur yang diperlukan dengan persetujuan
Direktur.
Bagian Maintenance Departemen Jasasi bertanggung
jawab terhadap perawatan.
6.4. Lingkungan Kerja
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 20 dari 26
PT. OPTIMUS PRIMA INDO mengatur dan memelihara
lingkungan kerja yang diperlukan untuk mencapai
kesesuaian jasa.
Lingkungan kerja meliputi, antara lain;
1. Penggunaan Alat Pelindung Diri dari pekerjaan yang
mengandung resiko kecelakaan dan kesehatan misalnya
karena kebisingan, getaran dan polusi.
2. Pemberian tanda-tanda keselamatan kerja di lapangan
yang memenuhi K3.
3. Melakukan interaksi dengan masyarakat disekitar
tempat kerja dengan memberikan sosialisasi
keberadaan pekerjaan dan menampung pertanyaan-
pertanyaan masyarakat bila terdapat keluhan dan
mengupayakan tindakan perbaikan yang diperlukan.
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 21 dari 26
BAB. 7
REALISASI JASA
7. REALISASI JASA
7.1. Perencanaan Proses – proses Realisasi Jasa dan Jasa:
PT. OPTIMUS PRIMA INDO membuat rencana dan
mengembangkan proses-proses yang diperlukan untuk
pelaksanaan jasasi.
Perencanaan realisasi Jasa serta realisasi proses-proses
tersebut dibuat sebagai berikut;
Menetapkan sasaran mutu dan persyaratan mutu
Kebutuhan untuk menetapkan proses, dokumen
dan penyediaan sumber daya.
Kegiatan pemeriksaan material masuk, inspeksi
pekerjaan dalam proses, pekerjaan akhir kriteria
keberterimaan material dan hasil pekerjaan/ jasa
Rekaman yang diuperlukan untuk memberikan
bahwa proses realisasi pekerjaan yang dihasilkan
memenuhi persyaratan.
7.2. Proses – Proses yang berhubungan dengan Pelanggan
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 22 dari 26
7.2.1. PT. OPTIMUS PRIMA INDO menetapan
persyaratan yang berkaitan dengan dengan Jasa dan
Jasa sebagai berikut:
● Persyaratan yang ditentukan oleh pelanggan,
termasuk persyaratan untuk penyerahan dan
kegiatan pasca penyerahan jasa.
Persyaratan undang-undang dan peraturan-
peratuan yang berkaitan dengan jasa atau
pekerjaan.
Persyaratan tambahan yang ditentukan oleh PT.
OPTIMUS PRIMA INDO
7.2.2. Tinjauan persyaratan berkaitan dengan jasa atau
pelaksanaan pekerjaan.
Bagian Operasi bersama-sama dengan Bagian
terkait lainnya meninjau persyaratan berkaitan
dengan jasa atau pelaksanaan pekerjaan dalam
bentuk penyampaian penawaran, penerimaan
kontrak, penerimaan perubahan kontrak dan
kemampuan PT. OPTIMUS PRIMA INDO untuk
memenuhi persyaratan yang ditentukan.
7.2.3. Komunikasi Pelanggan
Bagian Operasi menetapkan dan menerapkan
pengaturan yang efektif untuk komunikasi dengan
pelanggan berkaitan dengan;
Informasi jasa atau pelaksanaan pekerjaan.
Pertanyaan, penanganan kontrak termasuk
perbahan.
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 23 dari 26
Umpan balik pelanggan, termasuk keluhan
pelanggan ( 8.2.1, dan 8.5.2. )
Rincian tentang pelaksanaan proses penetapan
persyaratan, tinjauan persyaratan dan komunikasi
dengan pelanggan berdasarkan
a). Business Quality Plan-Operation QP-3
7.3. Perancangan dan Pengembangan
Proses design and development (Perancangan dan
Pengembangan) tidak diimplementasikan, lihat penjelasan di
item 1.3
7.4. Pembelian
7.4.1. Proses Pembelian
Prosedur Pembelian, Seleksi dan Evaluasi Supplier
mengacu pada “Prosedur Pembelian, Seleksi dan
Evaluasi Supplier Pemasok No. FA-09”
PT. OPTIMUS PRIMA INDO memastikan bahwa
material/ jasa yang dibeli sesuai dengan persyaratan
pembelian yang ditentukan.
Evaluasi terhadap supplier/ pemasok dilakukan
minimal 2 kali dalam 1 tahun kemudian setelah
evaluasi pertama.
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 24 dari 26
Kriteria penilaian supplier/ pemasok berdasarkan mutu
jasa, waktu pengiriman, harga, pelayanan dan terminj
pembayaran.
Hasil evaluasi supplier disimpan dan dipelihara.
7.4.2. Informasi Pembelian
Sebelum pesanan pembelian, penanggung jawab
Bagian Pembelian - Departemen Finance Accounting
mengajukan permintaan pembelian ke Direktur Utama
dilengkapi dengan informasi antara lain; jenis barang
yang dibeli, jumlah, harga, supplier dan persyaratan
mutu
7.4.3. Verifikasi Jasa yang di beli
Pemeriksaan Barang Datang:
Untuk memastikan barang yang sesuai dengan
persyaratan, harus dilakukan pemeriksaan material
oleh Bagian Departemen yang mengajukan permintaan
Bila material yang dipasok oleh pemasok tidak
memenuhi persyaratan akan dikembalikan ke pemasok
untuk diganti dengan yang sesuai dengan persyaratan.
Penerimaan material dilaporkan oleh Bagian terkait ke
Bagian Finance Accounting untuk proses pencatatan
inventory dan pembayaran.
7.5. Penyediaan Jasa:
7.5.1. Pengendalian Penyediaan Jasa
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 25 dari 26
Bagian Operasi bertanggung jawab untuk
merencanakan jasa dan kebutuhan material dalam
keadaan terkendali, yang mencakup antara lain, yaitu;
1.Tersedianya informasi yang menguraikan
karakteristik pekerjaan/ jasa, yaitu: informasi
kedatangan kapal dan termasuk dokumen terkait
lainnya.
2.Tersedianya instruksi kerja atau dokumen kapal
3.Pemakaian alat yang diperlukan untuk pelaksanaan
penyediaan jasa.
4.Tersedianya dan pemakaian sarana atau alat
pemantauan dan pengukuran.
5.Penerapan kegiatan-kegiatan pelepasan, penyerahan
dan pasca penyerahan.
Rincian pengendalian proses jasa, pelepasan penyerahan
dan paska penyerahan jasa, dijelaskan di beberapa
dokumen, antara lain yaitu:
a. Quality Plan QP-03
b. Sistem Manajemen Mutu Diagram QMS-01
7.5.2. Proses Validasi Pelaksanaan Pekerjaan:
Proses Validasi Pelaksanaan Pekerjaan tidak
diimplemnentasikan karena semua proses dapat dilakukan
pemantauan dan pengukuran pada saat proses dilaksanakan
sesuai dengan prosedur dan intruksi kerja setiap proses.
7.5.3. Identifikasi dan Mampu Telusur:
● Identifikasi
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 26 dari 26
Jasa diberikan identifikasi antara sesuai dengan
nama kapal, muatan kapal, tanggal, nama
pelabuhan , nama sub-agent, nama principle
● Mampu Telusur
Mampu telusur untuk status jasa sehubungan dari
hasil pemantauan dan pengukuran jasa dicatat
sesuai dengan formulir terkait
7.5.4. Barang Milik Pelanggan:
Proses barang titipan milik pelanggan tidak
diimplementasikan karena PT. OPTIMUS PRIMA
INDO karena principle tidak pernah menitipkan
barang untuk kegiatan unloading dan loading cargo
kapal.
7.5.5. Pengawetan
● Penerimaan, Penyimpanan dan Pengeluaran
Material:
PT. OPTIMUS PRIMA INDO tidak menerapkan
klausal 7.5.5. karena barang yang dibeli untuk
kepentingan operasi dan kantor adalah barang
atau barang cetakan yang bersifat consummable
untuk langsung dipakai masing-masing
Departemen.
7.6. Pengendalian Alat Ukur dan Pantau
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 27 dari 26
PT. OPTIMUS PRIMA INDO tidak menerapkan klausal
7.5.5 karena untuk pemantauan dan pengukuran proses
dan hasil jasa tidak menggunakan alat ukur.
BAB. 8
PENGUKURAN, ANALISA, DAN PENYEMPURNAAN
8. PENGUKURAN, ANALISA, DAN PENYEMPURNAAN
8.1. Umum:
PT. OPTIMUS PRIMA INDO merencanakan, menetapkan,
menerapkan proses-proses pemantauan, pengukuran,
analisis dan perbaikan yang diperlukan untuk peningkatan
sistem mutu, untuk sbb:
1. Memperagakan kesesuaian pekerjaan/ jasa.
2. Memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu.
3. Terus menerus memperbaiki keefektifan sistem
manajemen mutu.
8.2. Pemantauan dan Pengukuran:
8.2.1. Kepuasan Pelanggan:
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 28 dari 26
PT. OPTIMUS PRIMA INDO memantau informasi
berkaitan dengan persepsi atau kepuasan pelanggan
apakah PT. OPTIMUS PRIMA INDO telah memenuhi
persyaratan pelanggan. Metode pengukuran persepsi
atau kepuasan pelanggan yaitu dengan cara mengirim
angket survey kepuasan pelanggan secara berkala
setiap tahun dengan cara sampling.asan Pelanggan
setiap tahunra sampling
8.2.2. Audit Internal:
PT. OPTIMUS PRIMA INDO melakukan audit mutu
internal untuk menentukan apakah sistem manajemen
mutu memenuhi persyaratan Standar ISO 9001:2008
sistem manajemen mutu yang telah ditetapkan
organisasi diterapkan dan dipelihara secara efektif.
Wakil Manajemen bertanggung jawab untuk membuat
jadwal tahunan dan membuat rincian jadwal audit
mutu internal. Jadwal kegiatan audit mutu internal
ditetapkan sebanyak minimal 2 kali dalam satu tahun
dengan mempertimbangkan status dan pentingnya
proses dan bidang yang diaudit.
Kriteria Wakil Manajemen Mutu, Lead Auditor dan
Auditor Internal harus pernah mengikuti pelatihan
Audit Mutu Internal dan atau oleh Lembaga lainnya.
Ruang lingkup audit mutu internal meliputi semua
proses sistem manajemen mutu.
Pemilihan Auditor, Auditor tidak boleh mengaudit
pekerjaan mereka sendiri. Hasil audit mutu internal
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 29 dari 26
dilaporkan kepada Management oleh Wakil
Manajemen.
Rincian proses audit mutu internal dijelaskan di
“Prosedur Audit Mutu Internal MR-03”.
8.2.3. Pemantauan dan Pengukuran Proses:
PT. OPTIMUS PRIMA INDO melakukan pemantauan
dan pengukuran dari proses sistem manajemen mutu.
● Meliputi proses jasa termasuk pengukuran dan
pemantauan proses-proses pendukung, proses
manajemen dan hasil pekerjaan sub-agent.
Rincian pemantauan dan pengukuran proses
dijelaskan di dokumen prosedur dan intruski
kerja terkait dari setiap proses.
8.2.4. Pengukuran dan Pemantauan Jasa:
Pengukuran dan pemantauan karakteristik jasa untuk
memverifikasi bahwa persyaratan jasa dipenuhi
dilakukan pada tahapan-tahapan proses realisasi jasa
dan jasa sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
Pengukuran dan pemantauan jasa dilakukan oleh
Bagian Operasi dengan melakukan pemantauan sesuai
dengan prosedur dan instruksi kerja yang ditentukan.
Bila hasil jasa tidak sesuai dengan persyaratan mutu
maka jasa yang tidak sesuai akan dikendalikan sesuai
dengan Prosedur Penanganan Jasa Tidak Sesuai No:
MR-05.
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 30 dari 26
8.3. Pengendalian Ketidaksesuaian Jasa:
PT. OPTIMUS PRIMA INDO memastikan bahwa hasil
pekerjaan jasa yang tidak sesuai pada persyaratan diberi
tanda dan dikendalikan untuk mencegah pemakaian atau
penyerahan yang tidak disengaja. Bagian Operasi bersama
Departemen terkait bertanggung jawab untuk melakukan
analisa dan menentukan tindakan perbaikan.
Rincian penanganan jasa tidak sesuai dijelaskan di Prosedur
Penanganan Jasa Tidak Sesuai No: MR-05.
8.4. Analisa Data
PT. OPTIMUS PRIMA INDO menetapkan, menghimpun dan
menganalisa data untuk memperagakan kesesuaian dan
keefektifan sistem manejemen mutu dan menilai di mana
perbaikan berlanjut “Continual Improvement” sistem
manajemen mutu dapat dilakukan. Hal ini mencakup data
yang dihasilkan dari pemantauan dan pengukuran dari
sumber yang relevan.
Analisis data harus memeberikan informasi yang berkaitan
dengan antara lain, yaitu;
hasil survey kepuasan pelanggan,
kesesuaian persyaratan jasa atau pekerjaan,
karakteristik dan kecenderungan proses dan jasa
dan peluang untuk tindakan pencegahan,
dan pemasok.
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 31 dari 26
8.5. Perbaikan:
8.5.1 Perbaikan berkesinambungan (Continual
Improvement):
PT. OPTIMUS PRIMA INDO secara terus-menerus
memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutu
melalui pemakaian kebijakan mutu, sasaran mutu,
hasil audit, analisis data, tindakan koreksi, dan
pencegahan dan tinjauan manajemen. Usulan
continual improvement dapat diajukan oleh Bagian
terkait dan Wakil Manajemen untuk ditinjau dan
diputuskan oleh Top Managment. Usulan continual
improvement dapat berupa usulan perubahan dan
peningkatan jasa dan, proses, sistem manajemen mutu,
sumber daya dan organisasi.
8.5.2 Tindakan Perbaikan:
PT. OPTIMUS PRIMA INDO harus melakukan
tindakan perbaikan untuk menghilangkan penyebab
ketidaksesuaian dan mencegah terulangnya secara
efektif dan terus menerus berdasarkan “Prosedur
Tindakan Perbaikan dan Pencegahan MR-04” , yaitu
meliputi:
Mencatat ketidaksesuaian termasuk keluhan
pelanggan.
Melakukan analisa penyebab ketidaksesuaian.
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 32 dari 26
Merencanakan kebutuhan tindakan untuk
memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak
terulang.
Menetapkan dan melakukan tindakan perbaikan
yang diperlukan.
Memverifikasi hasil tindakan perbaikan dan
mencatat hasilnya.
Melaporkan tindakan pencegahan untuk tinjauan
manajemen mutu dengan mengadakan Rapat
Tinjauan Manajemen secara berkala yaitu 2 x
dalam satu tahun untuk masukan dalam
peningkatan sistem mutu yang berkelanjutan.
8.5.3. Tindakan Pencegahan:
PT. OPTIMUS PRIMA INDO harus menetapkan
tindakan untuk menghilangkan penyebab
ketidaksesuaian potensial untuk mencegah terjadinya
berdasarkan “Prosedur Tindakan Perbaikan dan
Pencegahan MR-04” , yaitu meliputi:
Menetapkan mencatat ketidaksesuaian yang
potensial
Melakukan implementasi pengukuran-pengukuran
pencegahan untuk tindakan pencegahan dengan
menggunakan histrogram dan analisa datanya dan
menganalisa potensi ketidaksesuaian.
PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015
Halaman: 33 dari 26
Merencanakan kebutuhan akan tindakan
pencegahan untuk mencegah terjadinya
ketidaksesuaian.
Memverifikasi hasil tindakan pencegahan dan
mencatat hasilnya.
Melaporkan tindakan pencegahan untuk tinjauan
manajemen mutu dengan mengadakan Rapat
Tinjauan Manajemen secara berkala yaitu 2 x dalam
satu tahun untuk masukan dalam peningkatan
sistem mutu yang berkelanjutan.