Manajemen ProyekPerencanaan (2)

Dani Leonidas S. ST,MT

Fase Manajemen Proyek

Initiation And Definition

Planning

ExecutionAndControl

Close-Out

Langkah dan hasil Fase 1Langkah :Mendefinisikan proyek

Hasil :Dokumentasi definisi proyek

Fase Manajemen Proyek

Initiation And Definition

Planning

ExecutionAndControl

Close-Out

Tahap-tahap dalam Perencanaan

Generate task -> WBS

Generate TaskDaftar tugas yang harus diselesaikan untuk menyelesaikan proyek biasanya dibuat dalam sebuah work breakdown structure (WBS)WBS menggambarkan proyek sebagai kumpulan dari komponen-komponen tugas (task) yang harus diselesaikan

Work Breakdown Structure Tree Chart

Proses yang dijalani untuk menghasilkan WBSMengumpulkan masukan-masukan dari anggota tim proyek, menggunakan questionnaires, wawancara, atau pertemuan kelompokPertegas kembali tujuan proyek dan konfirmasikan kembali bahwa itu sudah tepatProses dekomposisi proyek menjadi elemen-elemen mayor (level 1)Proses dekomposisi tiap elemen-elemen mayor (level 2, 3 dan seterusnya)Identifikasi pelaksana tugas deliverable dari tiap tugasTuliskan deskripsi tugas untuk tiap-tiap tugas

WBS tree chart

Proyek Implementasi Sistem Manajemen

ARequirements

BDesign

CPengembangan

DTest

EImplementasi

A1Assess Requirement

B1Design business system

C1Modify purch package

C2Modify in-house procedures

D2Test in-house procedures

D1Test Purch package

C3Modify manual systems flow

E1Implement sistem

D3Test manual systems flow

E2Train Staff

Daftar WBS

Lembar Deskripsi Tugas

WBSCoba membuat WBS dari sebuah proyek sederhana,,,,,

Determine Roles & Responsibilities and Develop Estimates

Determine Roles & Responsibilities and Develop EstimatesPada tahap ini diperlukan pemilihan anggota tim yang tepat/ sesuai dengan tugas yang dibebankan padanyaMenurut PMBOK, perencanaan organisasi mencakup mengidentifikasi, mendokumentasikan, dan menyusun aturan proyek

Proses Penyusunan daftar keahlian yang diperlukan untuk menyelesaikan proyekMemilih anggota tim dengan keahlian yang tepat pada setiap tugasMenegosiasikan aturan-aturan dan bentuk tanggung jawab dari anggota tim terkaitan dengan masing-masing tugasnyaMeraih komitmen dari tiap departemen dan individu yang terlibat dalam proyekDokumentasikan aturan-aturan dan bentuk tanggung jawab dalam sebuah responsibility matrix

Skill Inventoryx

WBS dengan responsibility matrix

Validasi responsibility matrixSetiap tugas harus dipegang seseorang (prime responsibility)Setiap task hanya dipegang oleh satu orang penanggung jawab utama (prime responsibility)Setiap tugas ditugaskan kepada orang yang memiliki keahlian, waktu, dan keinginan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan

Develop Estimate (deskripsi)Pada tahap ini, yang ingin dihasilkan adalah perkiraan pelaksanaan tugas secara lengkapPerkiraan = prediksi mengenai hal yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah tugasPerkiraan upaya individu/ tim = terkait dengan upaya yang diperlukan seseorang / tim untuk menyelesaikan sebuah tugasPerkiraan durasi = terkait dengan waktu penyelesaian sebuah tugas dari awal sampai selesai

ProsesTetapkan bahwa setiap tugas telah didefinisikan dengan jelas, mencakup apa yang dihasilkan dari tiap tugas, dan kriteria performansi yang diharapkanKumpulkan data dari proyek sebelumnya yang memiliki kemiripan. Pilih data relevan untuk mengembangkan perkiraan

Proses ----Kembangkan perkiraan upayaUpaya dari tiap individuUpaya tim secara keseluruhan Tentukan sifat-sifat alami dari tiap tugasvariabel-variabel yang mempengaruhidurasi fixed setelah dipengaruhi faktor eksternal (waktu pengiriman oleh vendor) Kembangkan perkiraan waktuDengan menggunakan perkiraan upaya, mempertimbangkan sifat-sifat alami dari tugas, kembangkan perkiraan waktu penyelesaian tugas

WBS dengan perkiraan

Define task interdependencies & analyze critical path

DeskripsiTask independencies dapat digambarkan dalam bentuk grafik yang disebut project network, atau P.E.R.T (Program Evaluation Review Technique) chartSimbol yang digunakan ada yang menggunakan lingkaran dan panah, ada juga yang menggunakan kotak dan panah

Simbol dalam P.E.R.TKotak, berisikan tugas yang dilakukan

Panah, menggambarkan task relationship dari predecessor menuju successor

Task dan imm. Predecessor

Network

network

START

A1 ASSESS REQUIREMENTS

B1DESIGN BUSINESSSYSTEM

C1MODIFY PURCHASED PACKAGE

C2MODIFY IN-HOUSE PROCEDURES

C3MODIFY MANUAL SYSTEMS FLOW

D1TEST PURCHASED PACKAGE

D2TEST IN-HOUSE PROCEDURES

D3TEST MANUAL SYSTEMS FLOW

E1IMPLEMENT PROJECT MGMT SYSTEM

E2TRAIN STAFF

END

Validasi dependency analysisUntuk tiap tugas, tentukan:Tugas apa yang mendahuluiTugas apa yang terjadi secara bersamaanTugas apa yang mengikuti

Dependency errorLoopTerjadi relasi dependency circularSolusi : tentukan tugas mana yang terjadi pertama kali atau ulangi iterasi sampai selesaiABC

HangerTugas tanpa tugas lain yang mengikutiSolusi : buat tugas dummyEndStartABC

RedudancyTerjadi apabila menuliskas tugas yang bukan langsung sebagai pendahulu dari tugas berikutnyaContoh , jika terdapat 3 tugas (A, B, dan C) dan pendahulu B adalah A, sedangkan pendahulu C adalah BABC

redudancyKesalahan terjadi apabila kita menuliskan tugas A sebagai pendahulu langsung tugas CPastikan hanya menuliskan pendahulu langsung dari tiap tugas.

Critical Path AnalysisSesudah mengembangkan perkiraan waktu yang diperlukan dan membuat interdependencies task, critical path analysis diperlukan untuk membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:Durasi proyek secara keseluruhan?Kapan tugas tersebut harus dilaksanakan?Seberapa fleksibel penjadwalan yang kita miliki?Apa pengaruh dari keterlambatan penyelesaian tugas?Bagaimana kita bisa menyelesaikan proyek sesuai jadwal?

Contoh

Network dengan perkiraan durasi

START

A1 ASSESS REQUIREMENTS

B1DESIGN BUSINESSSYSTEM

C1MODIFY PURCHASED PACKAGE

C2MODIFY IN-HOUSE PROCEDURES

C3MODIFY MANUAL SYSTEMS FLOW

D1TEST PURCHASED PACKAGE

D2TEST IN-HOUSE PROCEDURES

D3TEST MANUAL SYSTEMS FLOW

E1IMPLEMENT PROJECT MGMT SYSTEM

E2TRAIN STAFF

END

1.0

2.5

4

1.5

2.0

1.5

1

1

0.5

1.5

Task IDTask

Durasi

Legenda

Menentukan jalur kritisJalur kritis merupakan jalur yang apabila terjadi keterlambatan akan menyebabkan keterlambatan bagi seluruh proyek

Jalur Kritis

START

A1 ASSESS REQUIREMENTS

B1DESIGN BUSINESSSYSTEM

C1MODIFY PURCHASED PACKAGE

C2MODIFY IN-HOUSE PROCEDURES

C3MODIFY MANUAL SYSTEMS FLOW

D1TEST PURCHASED PACKAGE

D2TEST IN-HOUSE PROCEDURES

D3TEST MANUAL SYSTEMS FLOW

E1IMPLEMENT PROJECT MGMT SYSTEM

E2TRAIN STAFF

END

1.0

2.5

4

1.5

2.0

1.5

1

1

0.5

1.5

Task IDTask

Durasi

Legenda

Perhitungan completion time (TE)Completion time = Waktu penyelesaian jalur kritis (durasi terpanjang)Contoh =Completion time = 1 + 2,5 + (4 + 1) + 1,5 = 10 minggu

Critical Path TerminologyES = Early Start (Early finish dari tugas sebelumnya; 0 untuk tugas sebelum)EF = Early finish (Early start dari tugas + durasi tugas)LF = Late finish (Late start dari tugas sesudah)LS = Late start (Late Finish tugas dikurangi durasi tugas)Float = (late finish early finish), kadang disebut slackTE = Waktu penyelesaian; durasi jalur kritis/ terlamaDurasi = waktu penyelesaian sebuah tugas

Task

Float

Duration

Late Start

Late Finish

Early Start

Early Finish

Network dengan Critical path data

A1

B1

C1

C2

C3

D1

D2

D3

Start

E1

E2

End

Task

Float

Duration

Late Start

Late Finish

Early Start

Early Finish

Pengisian Network with Critical Path DataIsikan data durasi, ES dan EF untuk semua task dimulai dari task paling kiri sampai selesaiEF terlama = ES task berikutnya

A1

1.0

0.0

1.0

2.5

B1

1.0

3.5

2.0

C1

3.5

5.5

1.5

C2

3.5

5.0

4.0

C3

3.5

7.5

1.5

D1

5.5

7.0

1.0

D2

5.0

6.0

1.0

D3

7.5

8.5

Start

1.5

E1

8.5

10.0

0.5

E2

8.5

9.0

End

Task

Float

Duration

Late Start

Late Finish

Early Start

Early Finish

Next step.Pada task paling kanan, isikan LF =completion time (durasi lintasan kritis terpanjang)Kemudian, hitung float, dan hitung juga LS

A1

1.0

0.0

1.0

2.5

B1

1.0

3.5

2.0

C1

3.5

5.5

1.5

C2

3.5

5.0

4.0

C3

3.5

7.5

1.5

D1

5.5

7.0

1.0

D2

5.0

6.0

1.0

D3

7.5

8.5

Start

0

1.5

8.5

10

E1

8.5

10.0

1

0.5

9.5

10

E2

8.5

9.0

End

Task

Float

Duration

Late Start

Late Finish

Early Start

Early Finish

Next.Geser kepada task sebelumnya, isikan LF dari LS task terdahulu sesudahnyaKemudian, hitung float, dan hitung juga LS

A1

1.0

0.0

1.0

2.5

B1

1.0

3.5

2.0

C1

3.5

5.5

1.5

C2

3.5

5.0

4.0

C3

3.5

7.5

1.5

1.5

7

8.5

D1

5.5

7.0

2.5

1.0

7.5

8.5

D2

5.0

6.0

0

1.0

7.5

8.5

D3

7.5

8.5

Start

0

1.5

8.5

10

E1

8.5

10.0

1

0.5

9.5

10

E2

8.5

9.0

End

Task

Float

Duration

Late Start

Late Finish

Early Start

Early Finish

Next Geser lagi kepada task sebelumnya, isikan LF dari LS task terdahulu sesudahnyaKemudian, hitung float, dan hitung juga LSUlangi sampai semua kotak terisi

Durasi, es, ef, ls,lf dan float

A1

0

1.0

0

1

0.0

1.0

0

2.5

1

3.5

B1

1.0

3.5

1.5

2.0

5

7

C1

3.5

5.5

2.5

1.5

6

7.5

C2

3.5

5.0

0

4.0

3.5

7.5

C3

3.5

7.5

1.5

1.5

7

8.5

D1

5.5

7.0

2.5

1.0

7.5

8.5

D2

5.0

6.0

0

1.0

7.5

8.5

D3

7.5

8.5

Start

0

1.5

8.5

10

E1

8.5

10.0

1

0.5

9.5

10

E2

8.5

9.0

End

Task

Float

Duration

Late Start

Late Finish

Early Start

Early Finish

Coba jawab pertanyaan ini Durasi untuk proyek keseluruhan?Task yang merupakan kritis?Fleksibilitas dari tiap task yang bukan kritis?