manejo de secretaría y programa académico marta pizzo gt group s.r.l. miembro de
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Manejo de Secretaría y Programa Académico
Marta PizzoGT Group S.R.L.
Miembro de
• Herramientas para transmitir el conocimiento.
• Un canal de comunicación eficaz.
CONGRESOS
SEMINARIOS
JORNADAS
PLANIFICACIÓN + ESTRATEGIA
COMUNICACIÓN transmitir con claridad
TECNOLOGÍA facilitar - optimizar
INMEDIATEZ agilizar los tiempos
LA TECNOLOGÍA ES UNA ALIADA PERO NO SUPLANTA LA ALTERNATIVA DEL “PERSONA A PERSONA”
Red de vectores comunicacionales
INSTITUCION CONTRATANTEINSTITUCION CONTRATANTE
SECRETARÍASECRETARÍA
ORGANIZADOR PROFESIONAL-OPC-
ORGANIZADOR PROFESIONAL-OPC-
CONCURRENTES - ASISTENTES - PUBLICOCONCURRENTES - ASISTENTES - PUBLICO
Comité Ejecutivo
Interpretarobjetivos y necesidades
Elaborar un plan de trabajo
Desarrollar técnicas y estratégias de participación
Coordinar las tareas operativas
Organizador
RolesResponsabilidadesToma de Decisiones
SECRETARÍA; EJE de la organización
• Planificar• Organizar• Dirigir• Coordinar• Controlar• Manejo de riesgos
Priorizar
Optimizar tiempo trabajo
EQUIPO
CONCEPTOS OPERATIVOS META
Secretaría Pre Congreso
Diagramación del cronograma
Información general
Recepción de inscripciones
RR.PP. Difusión y Prensa
Tareas Administrativas
Secretaríadurante el Congreso
Recepción de Asistentes
Ceremonial y Protocolo
Información general
Inscripciones in situ
Acreditaciones
Entrega de certificados
PROGRAMA ACADÉMICO
Aspectos fundamentales:
Primer nivel Contenido temático Correcta selección de temas Elección de los oradores
Elementos básicos:
Por qué Para quién Cuándo Dónde
Tipos de contenido de programa
• Intercambio de conocimiento• Educación continua• Mercado empresarial• Promoción pública• Etc.
Tipos de comunicación
• Visual• Verbal• Escrita• Etc.
¿Cómo se desarrolla correctamente un programa?
• Planificar la sesiones cuidadosamente • NO superponer las conferencias que se consideren de
sumo interés.
Puntualidad • Duración de las sesiones y presentaciones individuales• Duración de cada jornada en conjunto.
Quienes asisten
• INVITADOS ESPECIALES
• EXPOSITORES
• CONCURRENTES
Tipos de ponencias
• SESION PLENARIA• CONFERENCIA• REUNIONES SATELITES• TRABAJOS LIBRES:
Presentación de ponencias
• Informar sobre recepción de ponencias con anticipación
• Definir el idioma oficial del Congreso
• Indicar fecha límite para recepción de resumen
• Requerimientos técnicos para que el orador pueda exponer con comodidad.
Certificación de Trabajos ó Presentaciones
Confección de Libro de Abstracts, Actas.
Finalización del Congreso
• Informe de resultados
• Perfomance del evento. (Análisis de estadísticas, encuestas, etc.)
• Documentación: bases de datos, material sobrante. Cartas de agradecimiento.
CONCLUSIONES
Trabajemos utilizando las nuevas tecnologías con la percepción y la creatividad puestas al servicio de esta actividad.
Los congresos y convenciones
activan los cinco sentidos: * Vista * Oído* Olfato * Gusto * Tacto
incluyen actividades de contacto directo