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MANUAL DE CORRESPONDENCIA

CAPÍTULO 3

MEMORANDOS Y COMENTARIOS

1. PROPÓSITO ....................................................................................................... 1 2. COORDINACIÓN................................................................................................ 1 3. PAPELERÍA......................................................................................................... 1

4. TIPOS DE COPIA ............................................................................................... 1 a. Copia de constancia ................................................................................... 2 c. Copias de distribución .................................................................................. 2

d. Copia para el archivo oficial ......................................................................... 2

5. FORMATO........................................................................................................... 2 a. Márgenes ...................................................................................................... 2 b. Espacios ........................................................................................................ 2

c. Párrafos ......................................................................................................... 2 6. LÍNEA DE FECHA .............................................................................................. 3 a. Inclusión de la fecha ..................................................................................... 3 b. Omisión de la fecha ...................................................................................... 3 7. LÍNEA DE CONTESTACIÓN (Conteste a:)........................................................ 3 a. Siglas de oficina ............................................................................................. 3 b. Referencias..................................................................................................... 3 8. LÍNEA DE ASUNTO............................................................................................ 3 9. LÍNEA DE DESTINATARIO(S) (Para:)............................................................... 4 a. Un solo destinatario ....................................................................................... 4 b. Varios destinatarios ....................................................................................... 4 (1) De dos a cuatro destinatarios ............................................................... 4 (2) Más de cuatro destinatarios.................................................................. 4 c. Distribución general ...................................................................................... 5 (1) Dirección del destinatario...................................................................... 5 (2) Código de distribución .......................................................................... 5

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Índice del Manual de Correspondencia Capítulo 3 – Continúa d. Destinatarios por turno y para devolver al remitente ................................... 6 e. Destinatarios por intermediarios.................................................................... 6

f. Juntas, comités, grupos de trabajo y grupos similares................................. 6 g. Título del destinatario .................................................................................... 6 h. Título del firmante.......................................................................................... 6 10. LÍNEA DE ATENCIÓN ...................................................................................... 7 11. CITAS EN EL TEXTO ....................................................................................... 7 a. Citas cortas.................................................................................................. 7 b. Citas largas.................................................................................................. 7 12. PÁGINAS SUBSIGUIENTES............................................................................ 8 13. SALUDO Y CIERRE DE CORTESÍA ............................................................... 8 14. FIRMA ............................................................................................................ 8

a. Determinación para la firma ...................................................................... 8 b. Color de tinta............................................................................................... 8 c. Colocación de la firma ............................................................................. 8

(1) Destinatario externo ............................................................................ 9 (2) Destinatario interno.............................................................................. 9

(a) Funcionario de bajo nivel ............................................................. 9 (b) Funcionario de mayor nivel........................................................... 9

15. PRESENTACIÓN DE LOS PAPELES ........................................................... 10 a. Material regular.......................................................................................... 10 b. Material voluminoso .................................................................................. 10 c. Eliminación de papeles.............................................................................. 10 16. ADJUNTOS ..................................................................................................... 10

a. Adjuntos que se mencionan en el texto.................................................... 10 b. Adjuntos que no se mencionan en el texto .............................................. 10 c. Material enviado por separado ................................................................. 11

17. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL O RESERVADA ...................................... 11 18. DISTRIBUCIÓN DE COPIAS ....................................................................... 11

a. Distribución preferencial (siglas) ............................................................... 11 b. Distribución alternativa (títulos) ................................................................. 11

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Índice del Manual de Correspondencia Capítulo 3 - Continúa 19. INICIALES ..................................................................................................... 12

a. Iniciales ..................................................................................................... 12 b. Iniciales como firma................................................................................... 12

20. MEMORANDO DE CONSTANCIA EN EL ARCHIVO .................................. 12 21. MEMORANDO DE LLAMADA ...................................................................... 12 22. MEMORANDO DE CONSULTA Y RESPUESTA........................................ 13 23. ACUSO DE RECIBO ..................................................................................... 13 24. MEMORANDO DE AUTORIZACIÓN PARA ACTIVIDAD EXTERNA ………13 25. COMENTARIOS / ENDOSOS (MANUSCRITOS) ....................................... 13

26. COMENTARIOS / ENDOSOS (EN COMPUTADORA) ................................ 14

a. Papelería................................................................................................... 14 b. Identificación ............................................................................................. 14 c. Dirección ................................................................................................... 14

d. Suscriptor.................................................................................................. 14 e. Espacios ................................................................................................... 14 f. Párrafos..................................................................................................... 14 g. Páginas subsiguientes.............................................................................. 15

27. MANUAL DE ESTILO DE LA ACP ................................................................ 15 a. Iniciales “ACP” ......................................................................................... 15 b. Uso del logotipo ....................................................................................... 15 28. ANEXOS ........................................................................................................ 15

a. Ilustración del formato del memorando.................................................. 16 b. Ilustración de memorando dirigido a varios destinatarios ....................... 17 c. Ilustración de páginas subsiguientes de un memorando ........................ 18

d. Ilustración de comentarios/endosos…..................................................... 19 e. Ilustración de memorando dirigido por intermedio de ............................. 20 f. Ilustración de memorando para constancia en el archivo ....................... 21 g. Memorando para solicitar autorización para actividad externa .............. 22 h. Lista de siglas de todas las oficinas de la ACP ....................................... 23

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MANUAL DE CORRESPONDENCIA

CAPÍTULO 3

MEMORANDOS Y COMENTARIOS/ENDOSOS 1. PROPÓSITO. Este capítulo tiene el objetivo de indicar instrucciones para preparar los diferentes tipos de memorandos que se usan oficialmente para la correspondencia básica de la Autoridad del Canal de Panamá. La correspondencia interna dirigida al Administrador o al Subadministrador para sus decisiones se debe regir por las instrucciones estipuladas en el Capítulo 5 – Memorandos de Decisión. 2. COORDINACIÓN. En general, el autor del memorando lo coordina con otros funcionarios que tengan interés substancial o responsabilidad en el asunto. Por ejemplo, un memorando que contenga información financiera o fiscal, debe ser coordinado con el Departamento de Administración y Finanzas; un memorando que contenga información sobre relaciones de contratos y licitaciones, con la Sección de Compras y Contratos de la División de Compras, Almacenes e Inventarios; y uno sobre una acción disciplinaria de un empleado, con el Departamento de Recursos Humanos. 3. PAPELERÍA.

a. Para memorandos se debe usar el Formulario 10, Memorando de la Autoridad del Canal de Panamá, (papel membrete original). El mismo se puede acceder e instalar en su computadora directamente de los Enlaces de Infored bajo Formularios Electrónicos, para ser utilizado como una plantilla. Para las copias de archivo oficial (de ser necesarias) u otras copias se debe utilizar papel blanco (tipo bond) de 20 libras.

b. Los memorandos internos para la firma del Administrador o el Subadministrador

que contengan decisiones sobre directrices deben prepararse en papel con el membrete de la Oficina del Administrador. La preparación de dichos memorandos debe regirse por las instrucciones estipuladas en el Capítulo 4 - Directrices del Administrador.

4. TIPOS DE COPIA. Existen diversos tipos de copias que se utilizan, según su aplicación al tipo de memorando, los temas o la relación existente entre remitentes y destinatarios, o según se le indique a la persona responsable de enviar el memorando. A continuación el detalle de estos tipos de copia.

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Manual de Correspondencia Capítulo 3

a. Copia de constancia. Debe hacerse una copia de cada memorando para

constancia en el archivo de la oficina que prepara el memorando…. Esta debe reflejar todas las personas/oficinas a las que se les ha distribuido copia de dicho memorando.

b. Copias de distribución. Haga un mínimo de copias de distribución, de acuerdo

con el interés de los destinatarios en el tema (ver sección 18). c. Copia para el archivo oficial. La copia para el archivo oficial es un tipo especial de copia de constancia. Debe hacerse una copia de toda la correspondencia relativa a las funciones de la entidad, programas, políticas y transacciones esenciales, así como de la que contenga otra información que debe preservarse para el archivo oficial. La copia para el archivo oficial se marca “FAIH-Archivo” en la lista de distribución de copias o adjuntos. Cuando use una impresora láser muestre la lista completa de distribución. Adjunte a la copia para el archivo oficial el original o copia de todo material de respaldo pertinente. Esta copia permite que la Unidad de Administración de Información y Archivos de la División de Tecnología, mantenga los archivos centrales de la organización actualizados en cuanto a todos los temas que puedan ser de interés para los gerentes, y los ponga a su disposición.

5. FORMATO.

a. Márgenes. Deje un margen izquierdo y derecho de aproximadamente 1” e igualmente un margen inferior de aproximadamente 1”. Para evitar el espaciado irregular entre palabras, los márgenes sólo deben justificarse del lado izquierdo. No se debe justificar el texto del memorando. b. Espacios. Comience el cuerpo del memorando en la segunda línea después de la última línea de la dirección en el margen izquierdo. Escriba el texto a espacio sencillo, dejando dos espacios entre párrafos (ver Anexo A). No utilice el doble espacio, ni siquiera para memorandos de un solo párrafo. El espacio en blanco puede usarse para comentarios y endosos posteriores.

c. Párrafos. No enumere los párrafos si el memorando sólo tiene uno o dos

párrafos. Si hay tres párrafos o más enumere dichos párrafos. Si los párrafos son tan complejos que se necesita usar subpárrafos, siga las instrucciones del Capítulo 1. No comience un párrafo cerca del final de una página si no hay espacio para por lo menos dos líneas en esa página; y no continúe un párrafo en la siguiente página si no se pueden trasladar por lo menos dos líneas completas del mismo párrafo a la siguiente página.

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Manual de Correspondencia Capítulo 3 6. LÍNEA DE ‘FECHA’.

a. Inclusión de la fecha. Escriba la fecha en que se firmará el memorando, dos espacios a la derecha de los dos puntos que siguen a la palabra impresa “Fecha”. Escriba el nombre completo del mes; no use abreviaturas. Escriba el día y el año en números. Cuando escriba el número, no use terminaciones como ero ni to.

b. Omisión de la fecha. Cuando el memorando va a ser firmado en otra oficina o

cuando no se puede determinar la fecha en que va a ser firmado, omita la fecha. En este caso la fecha se colocará con sello de goma en todas las copias justo en el momento en que se firme el memorando. Nota: No le ponga fecha a los memorandos para la firma del Administrador ni del Sub-administrador al momento de prepararlos. Dichos memorandos deben ser enviados al Equipo de Coordinación Administrativa y Correos, quien se asegurará de fechar el memorando una vez haya sido firmado. 7. LÍNEA DE CONTESTACIÓN – “Conteste a:”

a. Sigla de oficina. La organización cuenta con siglas que identifican a cada oficina, departamento, división, sección y unidad para agilizar el proceso de envío de correspondencia. La Unidad de Administración de Información y Archivos es responsable de la asignación y modificación de estas siglas. Escriba la sigla de la oficina a quien se debe dirigir la respuesta en el margen izquierdo en línea con las palabras ‘Conteste a:’ Es posible que quien firme no sea la persona a quien se responda. En el caso de que la oficina no cuente con una sigla asignada, escriba el nombre completo de la oficina y asegúrese de hacer el envío por intermedio de los canales adecuados.

b. Referencias. Si se necesita una referencia específica o más detallada, escríbala entre paréntesis después de la sigla de la oficina. Si la correspondencia entrante tenía una referencia detallada (como un número de caso), refiérase a ella en el cuerpo del memorando. Ejemplos: Sigla de Oficina y número de caso: Conteste a: FAC (Contrato 09-15)

Sigla de Oficina y clasificación de archivo: Conteste a: FAIH (ADM 150)

8. LÍNEA DE ‘ASUNTO’.

Escriba una frase corta que describa el tema del contexto del memorando en el margen izquierdo, en línea con la palabra “Asunto”. Si se requiere más de una línea para describir el tema, inicie las líneas subsiguientes en el margen izquierdo. Sólo la primera palabra y los nombres propios deben comenzar con letra mayúscula.

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Ejemplo: Asunto: Normas y especificaciones para los puestos que se crearán en el Departamento de Administración y Finanzas

9. LÍNEA DE DESTINATARIOS – ‘PARA’. En la línea de destinatarios existe la posibilidad de tener más de un destinatario y aquí se describen las pautas y características de cada uno. (Ver Anexo G para Listado de Siglas Oficiales).

a. Un solo destinatario. En el caso de que el memorando vaya dirigido a un solo

destinatario escriba el título del cargo seguido de la sigla de la oficina entre paréntesis, en el margen izquierdo y en línea con la palabra ‘PARA:’ Cuando se desconoce el título del destinatario o hay varias personas en la misma oficina con el mismo título, escriba el nombre de la oficina del destinatario, seguido de la sigla de oficina entre paréntesis, y en la siguiente línea escriba una línea de ‘atención’ con el nombre del destinatario. (ver Anexo A). Ejemplos:

Para: Vicepresidente de la oficina de Comunicación Corporativa (CC) Para: Vicepresidente Ejecutivo del departamento de Operaciones (OP)

Atención: Señor Alexander Sanjur

b. Varios destinatarios. Solo se permite incluir hasta 4 destinatarios en la línea de “Para:” Cuando el mismo memorando está dirigido a varios destinatarios, use el método de múltiples direcciones. Marque con un gancho una copia para cada destinatario. El memorando será tramitado por cada destinatario como si se le hubiera dirigido individualmente. (Ver Anexo B).

(1) De dos a cuatro destinatarios. Cuando el memorando está dirigido a dos, tres o cuatro destinatarios, escriba sus títulos y las siglas de sus oficinas, comenzando en la línea de ‘Para:’. Marque con un gancho una copia para cada destinatario. Ejemplos.

Para: Vicepresidenta de la Oficina de Gestión Corporativa (CO) Vicepresidente Ejecutivo del Departamento de Operaciones (OP) Gerente Ejecutivo de la división de Dragado (OPD) Gerente Ejecutivo de la división de Protección y Respuesta a

Emergencias (OPP) (2) Más de cuatro destinatarios. Cuando se dirige un memorando a más de cuatro destinatarios, escriba en la parte posterior del mismo memorando la frase “Ver lista incluida” después de la palabra ‘Para:’.

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Manual de Correspondencia Capítulo 3 Escriba la palabra ‘Destinatarios en el margen izquierdo al final, dos líneas por debajo del bloque de la firma o de la línea de adjuntos (si la hay) y subráyela. En la línea siguiente, del margen izquierdo, liste los títulos de los destinatarios, seguidos de las siglas de sus oficinas, y marque con un gancho la copia de cada destinatario.

Cuando se dirige el memorando a más de cuatro destinatarios y no se cuenta con el espacio suficiente para incluirlos dentro del mismo memorando al final del texto, entonces escriba “Ver lista adjunta”, escriba las direcciones en una página aparte, y haga la misma cantidad de copias de la lista que del memorando. Ver ejemplo. Destinatarios: Vicepresidenta de la oficina de Gestión Corporativa (CO) Vicepresidente Ejecutivo del departamento de Ingeniería y Administración de Programas (IA) Vicepresidente de la división de Ingeniería (IAI) Gerente Ejecutivo de la división de Administración de Proyectos (IAP) Gerente Ejecutivo de la división de Administración del Proyecto de Esclusas (IAE) Gerente Ejecutivo de la división de Agua (EAA) Gerente Ejecutivo de la división de Energía (EAE) Gerente Ejecutivo de la división de Ambiente (EAC)

c. Distribución general. El Equipo de Administración y Coordinación de Correos (COIC) mantiene listas de distribución general de boletines, circulares, directrices y otras comunicaciones oficiales para toda la Autoridad. El funcionario que redacta el memorando indicará el grado de difusión que debe tener el mismo. Los códigos para distribución y sus correspondientes destinatarios son los siguientes:

Código Destinatarios A Vicepresidentes y Vicepresidentes Ejecutivos de oficinas principales y departamentos B Vicepresidentes y Vicepresidentes Ejecutivos de departamentos, oficinas principales y Gerentes Ejecutivos de división C Todas las secciones/unidades

(1) Dirección del destinatario. Escriba la dirección correspondiente al destinatario en el margen izquierdo, en línea con la palabra ‘Para:’. Ejemplo: Para: Vicepresidentes y Vicepresidentes Ejecutivos de oficinas principales y departamentos

(2) Código de distribución. Escriba el código de distribución correspondiente dos líneas por debajo del bloque de la firma o de la línea de adjuntos, si la hay. Se omiten las copias y las iniciales.

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Manual de Correspondencia Capítulo 3 d. Destinatarios ‘Por turno’ y para ‘Devolver al Remitente’. Cuando un memorando está dirigido a múltiples destinatarios, quienes deben recibirlo en orden de turno y devolverlo al remitente, escriba ‘POR TURNO – DEVOLVER AL REMITENTE’ bajo el último destinatario. Siga los procedimientos de los puntos 9a y 9b que anteceden, en cuanto a su colocación. El destinatario por turno debe tachar su título con una línea, poner sus iniciales y la fecha al lado, y remitir la correspondencia al siguiente funcionario de la lista (la secuencia es de arriba hacia abajo). Ejemplo:

Para: Gerente Ejecutivo de la División Relaciones con los Clientes (RHR) Gerente Ejecutivo de la División de Capacidad Organizacional (RHC) Gerente Ejecutivo de la División de Operaciones de Tránsito (OPT) POR TURNO - DEVOLVER AL REMITENTE e. Destinatarios por intermediarios. Cuando un memorando es dirigido a un destinatario por intermedio de otros, siga los procedimientos en cuanto a colocación de los puntos 9a y 9b que anteceden. Comience las palabras ‘Por intermedio de’ en línea con el título del destinatario que sigue a la palabra ‘PARA:’. El destinatario por intermediario debe tachar su título con una línea, poner sus iniciales y la fecha al lado, y remitir la correspondencia al siguiente funcionario de la lista (la secuencia es de arriba hacia abajo). Ejemplo: Para: Vicepresidente de la Oficina de Comunicación Corporativa (CC) 3 Por intermedio de: Vicepresidente de la Oficina de Asesoría Jurídica (AJ) 1 Vicepresidenta de la Oficina de Gestión Corporativa (CO) 2 f. Juntas, comités, grupos de trabajo y grupos similares. Cuando un memorando tenga como destinatarios a todos los miembros de un comité, junta o grupo de trabajo, diríjalo al grupo y luego liste sus miembros individuales por su título dentro de la organización y sigla de su oficina, seguidos de la posición que ocupan en la junta o sus nombres, seguidos de su título y la sigla de su oficina, en el margen izquierdo. Ejemplo: Destinatarios: Presidente del comité de Presupuesto Vicepresidente de la oficina de Investigación y Análisis de Mercado (ME) Fiscalizador General (FG) g. Título del destinatario. Cuando el destinatario de la correspondencia interna tiene un título reconocido dentro de la organización, use el título solamente; no incluya el nombre. h. Título del firmante: En el bloque de firma se incluye la palabra “encargado” justo antes del título cuando el puesto está vacante. Si por el contrario, el puesto lo ocupa un funcionario temporalmente en reemplazo del titular permanente del puesto, se incluye la palabra “interino” y seguido el título en el bloque de firma.

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Manual de Correspondencia Capítulo 3 10. LÍNEA DE ATENCIÓN.

Sólo debe usarse una línea de atención cuando no se conoce el título del destinatario dentro de la organización, o cuando hay varias personas en la misma oficina con el mismo título. Cuando ésta se use, escriba ‘Atención:’ en la línea debajo del destinatario y en el margen izquierdo, sin dejar sangría. Ejemplo:

Para: Departamento de Recursos Humanos (RH)

Atención: Señora Marilyn Reyes 11. CITAS EN EL TEXTO. Las citas deben ser una reproducción textual exacta del material. No se deben hacer cambios ni introducir abreviaturas entre las comillas. Cuando se omite parte del material, indique la omisión mediante las marcas de elipsis. Cuando una palabra se usa o escribe mal, escriba ‘[sic]’ después de la misma, para indicar que el error es una reproducción exacta. Use tres puntos, con un espacio entre los mismos para marcar las elipsis dentro de una frase o párrafo, agregando las comillas al principio o al final de la elipsis cuando sea necesario. Use tres asteriscos, con un espacio entre los mismos, en el centro de la página entre el párrafo precedente y los siguientes para indicar que se ha omitido uno o más párrafos. a. Citas cortas. Una cita de menos de dos líneas se pone seguido en el texto. Las comillas dobles y simples se usan como se muestra en la siguiente frase: “El reglamento establece claramente que no deben usarse referencias ambiguas como ‘en ésta’, ‘precedente’, ‘a ’ y otras parecidas.”

b. Citas largas. Antes de una cita de tres o más líneas se debe dejar una sangría a cinco espacios de los márgenes izquierdo y derecho del texto. Se abre comillas al inicio de cada párrafo, pero no se cierra comillas sino hasta el final del último párrafo. Ejemplo:

“No puede limitarse a decirle a la gente que se relaje . . . , trabaje más rápido y sea más precisa, sino que debe darles las destrezas necesarias para hacer el trabajo y la oportuidad (sic) para demostrar sus capacidades.

* * *

“Si quiere que aumente la productividad, las ganancias, la satisfacción en el trabajo y la prosperidad personal...”

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Manual de Correspondencia Capítulo 3 12. PÁGINAS SUBSIGUIENTES.

Recuerde que un memorando no debe llevar más de dos páginas, ya si se pasa de dos páginas, este dejaría de ser memorando para convertirse en un informe, reporte u otro tipo de documento. Escriba la segunda página de un memorando en papel blanco sencillo. Escriba la sigla de la oficina del remitente en el margen izquierdo, a ocho líneas del borde superior de la página. Escriba o coloque la fecha con un sello de goma en la misma línea en todas las copias, inmediatamente después de la sigla de la oficina, separada por una coma. En la siguiente línea, escriba la palabra ‘Asunto’ (sólo la primera letra lleva mayúscula), seguido de la descripción del tema, como se muestra en la primera página. Continúe el texto del memorando en la segunda línea debajo del tema.

Deje márgenes de por lo menos 1” tanto para los laterales como para el margen inferior. No le ponga número a la primera página del memorando, pero sí a la siguiente, en el centro de la página, a media pulgada del borde inferior. No le ponga guiones a ambos lados de los números. (ver Anexo C). 13. SALUDO Y CIERRE DE CORTESÍA. No se usa saludo ni cierre de cortesía en los memorandos internos. Esta práctica se da únicamente en las cartas oficiales.

14. FIRMA.

Todos los memorandos oficiales deberán llevar la firma de la persona responsable por la información contenida dentro de dicha correspondencia.

a. Determinación de la firma. Recuerde que no necesariamente la persona que firma el memorando es precisamente quien debe aparecer en la línea superior de “Conteste a”. El Vicepresidente Ejecutivo de cada departamento puede indicar con propiedad quien firmará el memorando oficial en el caso de que existan dudas.

b. Color de tinta. Los colores de tinta que se deben usar para la firma de los memorandos oficiales son el negro y el azul oscuro. Estos se utilizan para garantizar que las firmas sigan legibles al momento de fotocopiar documentos para el archivo o referencias. No se deberá utilizar rojo, verde o cualquier otro color de tinta que no sean los indicados en este punto.

c. Colocación de la firma. Escriba el nombre del firmante cuatro líneas debajo de la última línea del cuerpo del memorando, en el margen izquierdo. Escriba el título del firmante debajo de su nombre, también en el margen izquierdo. Incluya suficiente información para identificar al remitente, según sea necesario. Si el firmante es un funcionario encargado de un puesto vacante, recuerde usar la palabra “Encargado” en el título.

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Manual de Correspondencia Capítulo 3 Alternativamente, si la correspondencia ha sido escrita para la firma del titular permanente, y el funcionario interino debe firmar, puede colocar su firma y escribir la palabra ‘Por’ antes del nombre del titular), o bien poner su nombre y colocar la palabra “Interino”.

Destinatario: Administrador o Subadministrador Firma: Vicepresidentes de oficinas principales y Vicepresidentes Ejecutivos

de departamentos

(1) Destinatario externo: Un funcionario fuera del departamento u oficina principal donde se origina la correspondencia. Firma: Un funcionario del mismo nivel del destinatario. Por lo tanto, los Vicepresidentes Ejecutivos de departamentos y Vicepresidentes de oficinas principales se dirigen a otros Vicepresidentes Ejecutivos de departamentos y Vicepresidentes de oficinas principales. Un gerente ejecutivo de división de un departamento puede dirigirse a otro gerente ejecutivo de división de otro departamento, pero pasando por intermedio del respectivo vicepresidente ejecutivo de departamento. Como excepción a esta regla general, los funcionarios de un departamento pueden dirigirse directamente a los funcionarios de otro departamento, cuando estén autorizados por su vicepresidente ejecutivo de departamento.

(2) Destinatario interno: Un funcionario dentro del departamento o división donde se origina la correspondencia. Normalmente los funcionarios deben dirigirse a otros funcionarios de igual jerarquía ‘por los canales establecidos’; esto es, por intermedio del nivel o niveles jerárquicos más altos. El vicepresidente ejecutivo del departamento puede autorizar excepciones a esta regla general.

(a) Funcionario de bajo nivel. Un funcionario de bajo nivel sólo debe dirigirse directamente al funcionario inmediatamente superior a él o ella en la línea jerárquica; o hacerlo por intermedio del mismo, cuando se dirija a otro de mayor jerarquía. Como excepción a esta regla general, cuando el tema es de rutina o relacionado con un proyecto, y ha sido específicamente designado como su responsabilidad o asignación, el funcionario inferior puede dirigirse directamente al funcionario correspondiente. (b) Funcionario de mayor nivel. Un funcionario de mayor jerarquía debe dirigir la correspondencia hacia abajo, por lo general al funcionario que está directamente bajo él o ella en la línea jerárquica, o por intermedio del mismo, cuando se dirija a otro de menor nivel.

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Manual de Correspondencia Capítulo 3 15. PRESENTACIÓN DE LOS PAPELES.

a. Material regular. Cuando un memorando está listo para la firma, coloque los

papeles que vayan adjuntos en un orden conveniente. Por regla general, debe mantener juntos todos los papeles que correspondan al original, todos los que correspondan a las copias de información y todos los que correspondan a la copia de archivo. Sujete el grupo de papeles de forma ordenada y firme con dos sujetadores (clips) o grapas del tamaño adecuado, colocados aproximadamente a dos pulgadas de las esquinas superiores izquierda y derecha. b. Material voluminoso. El material voluminoso, como los archivos de referencia, debe colocarse al final en el orden de los papeles, sin considerar su correspondencia al original o a una copia. Ciertos documentos, como libros, folletos y revistas se adjuntan mejor al legajo si se meten en sobres un poco más grandes, debidamente rotulados. Si el material voluminoso es de difícil manejo, sáquelo del grupo y repóngalo cuando la correspondencia haya sido firmada o cuando esté lista para la firma. c. Eliminación de papeles. Si se sacan documentos importantes del grupo de papeles que se envían de oficina en oficina o se mandan al archivo, indíquelo a lápiz en el documento correspondiente del legajo. Ejemplo: El adjunto se encuentra en FAI. 16. ADJUNTOS.

a. Adjuntos que se mencionan en el texto. Cuando un adjunto se menciona en el texto del memorando, escriba la palabra ‘Adjunto’ en el margen izquierdo, en la segunda línea después del título del suscriptor. Si son varios adjuntos, use el plural (31 Adjuntos, etc.).

b. Adjuntos que no se mencionan en el texto. Cuando no se mencionan los

adjuntos en el texto o si sólo se mencionan algunos y otros no, escriba la palabra ‘Adjunto(s)’ como se describe en el literal que antecede seguida de dos puntos, y debajo de la misma, en línea con el margen izquierdo, liste cada adjunto en una línea por separado. Describa el adjunto por su título o por medio de la menor cantidad de palabras necesarias para identificar el material. Ejemplo: 2 Adjuntos: Carta modelo Manual de Correspondencia

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c. Material enviado por separado. Cuando en el memorando se hace necesario hacer referencia de un material que se enviará por separado, escriba ‘Material enviado por separado’ en el margen izquierdo, dos líneas por debajo del nombre del suscriptor o de la palabra ‘Adjunto’, si la hay. Liste el material, aún cuando no se haya mencionado en el texto. Envíe una copia de la correspondencia con este material. 17. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL O RESERVADA. Existen normas específicas en los reglamentos de la Autoridad del Canal que rigen la clasificación, divulgación y prevención de la divulgación de información oficial confidencial que pueda afectar el interés público. Esta información se debe rotular PARA USO OFICIAL SOLAMENTE. La oficina donde se origina dicha información es la responsable de rotularla, en forma fácilmente visible, en los márgenes superior e inferior de todas las páginas del documento. Si el documento se redacta en una oficina para que se firme en otra, se debe rotular en la oficina donde se redactó. 18. DISTRIBUCIÓN DE COPIAS. Cuando se necesiten copias de un memorando para información, indique la distribución de las copias en el original y en cada copia, salvo que se le indique lo contrario. Para indicar la distribución, escriba ‘c.’ en línea con el margen izquierdo, dos líneas por debajo de la última línea escrita que anteceda. Bajo la ‘c.’ liste las designaciones de los destinatarios, en línea con el margen izquierdo, uno debajo del otro. Se deben usar las siglas de las oficinas. En algunos casos se usan los títulos completos de las personas dentro de la organización. Omita la palabra ‘Encargado’, aunque haya un funcionario encargado del puesto que no sea el titular. Si se manda más de una copia a un destinatario, indique el número de copias en paréntesis después de su título. Para agregar información o instrucciones, coloque un punto y coma después del título o sigla, y escríbalas en la misma línea, con instrucciones especiales para el correo en mayúsculas, y dejando dos espacios antes de las líneas de continuación. Marque con un gancho la copia de cada destinatario. Ejemplos: a. Siglas: c. FG (2) EAA b. Títulos: c. Vicepresidente Ejecutivo del departamento de Administración y Finanzas

Gerente Ejecutivo de la división de Protección y Respuesta a Emergencias (OPP) (2): Para emisión de tarjetas de identificación

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Manual de Correspondencia Capítulo 3 19. INICIALES.

a. Iniciales. Escriba las iniciales del redactor o redactora en mayúsculas, dos puntos, y las iniciales de la persona que preparó el documento en minúsculas, comenzando en el margen izquierdo y dos líneas por debajo de la última anotación precedente, en el original y todas las copias, salvo que se le indique lo contrario. Cuando haya dos o más redactores del memorando, escriba sus iniciales en mayúsculas, separadas por un guión. Cuando una sola persona haya redactado y preparado el memorando, escriba las iniciales en mayúsculas únicamente. En caso que el destinatario tuviese alguna razón para solicitar información adicional sobre el contenido, es conveniente escribir el teléfono del redactor en paréntesis después de las iniciales. Ejemplo: ABC:def QRS (276-1840) b. Iniciales como firma. La persona que revisó el memorando dentro de la oficina de origen debe firmar la copia de archivo con sus iniciales arriba o al costado de las iniciales que estén escritas en el documento, como constancia de verificación. 20. MEMORANDO DE CONSTANCIA EN EL ARCHIVO. Al tomar decisiones importantes verbalmente en reuniones, conversaciones telefónicas o conferencias, que no consten en un acta, éstas deben registrarse en un Memorando de Constancia en el Archivo, que sirve de referencia en los archivos. Se debe distribuir copias del mismo a todas las partes interesadas. El original o copia se envía a la Unidad de Administración de Información y Archivos (FAIH) de la División de Tecnología para ser clasificado y archivado. (ver Anexo D). También está disponible el Formulario 476 Registro de Conversación y Acuerdos, en la siguiente dirección electrónica: http://imcd-fsw-01acp/formularios/docs/476.pdf 21. MEMORANDO DE LLAMADA.

La Autoridad del Canal ha designado el Formulario 363 – Memorando de Llamada como el único documento oficial en formato de memorando para recibir y anotar llamadas telefónicas, mensajes y solicitudes para citas personales de carácter oficial de los todos los empleados de la ACP. Este formulario está disponible y se puede acceder a través de la Infored en la siguiente dirección electrónica: http://imcd-fsw-01.acp/formularios/docs/comerciales/363.pdf

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Manual de Correspondencia Capítulo 3 22. MEMORANDO DE CONSULTA Y RESPUESTA. El formulario 27 – Memorando de Consulta y Respuesta está designado como un memorando práctico que se utiliza para enviar información rutinaria de consulta. En el mismo se coloca el acuso de recibo y/o una contestación escrita que regresará a quien lo envió. Está disponible en la siguiente dirección electrónica: http://imcd-fsw-01.acp/formularios/docs/27.pdf 23. ACUSO DE RECIBO. Se debe acusar recibo en un plazo no mayor de 3 días. Conteste toda la correspondencia interna que tenga un período límite. De no contestar de inmediato, en el acuso de recibo se debe indicar el tiempo en el que será contestada. Si la oficina que envía el memorando requiere una constancia de recibo, se debe incluir una línea al final del memorando que indique quien lo está recibiendo y la fecha. Se podrá confeccionar un sello de goma para estos efectos. Ejemplo: Recibido por: ______________________, Sigla de Oficina: ______ Fecha: ________ 24. MEMORANDO PARA AUTORIZACIÓN DE ACTIVIDAD EXTERNA.

El memorando para solicitar autorización para la realización de actividades externas es un requisito que debe cumplir todo colaborador que realice o pretenda realizar actividades externa lucrativas o no, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 29 del Reglamento de Ética y Conducta de la Autoridad del Canal de Panamá. Existe un modelo muy sencillo de memorando estilo proforma, para que el colaborador lo llene y envíe según los canales correspondientes. (Ver Anexo G). 25. COMENTARIOS / ENDOSOS (MANUSCRITOS). Internamente se usan comentarios numerados consecutivamente para responder o agregar información a memorandos u otros comentarios y endosos anteriores. Pueden ser manuscritos en el original, excepto cuando la comunicación es originada fuera de la entidad y va a ser devuelta al remitente, ya que en ese caso es necesario contestar con una carta (Ver Capítulo 2). Estos comentarios / endosos se usan en lugar de una hoja de circulación. A diferencia de la mayoría de las hojas de circulación, se convierten en parte del expediente. Si uno de los destinatarios de un memorando que tiene varios destinatarios decide escribir un comentario, la persona que prepara el documento debe tachar los destinatarios restantes del original con lápiz o pluma y volverlos a escribir como destinatarios del comentario, agregando cualesquiera nuevos destinatarios que se requieran.

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Manual de Correspondencia Capítulo 3 26. COMENTARIOS / ENDOSOS (EN COMPUTADORA). Los comentarios se escriben en computadora cuatro líneas después de las iniciales en la parte inferior de la comunicación básica de memorando, en el caso en que hay suficiente espacio para empezar el endoso o comentario, seguido. Cuando no lo hay, se comienzan y se continúan en páginas de papel bond en blanco (Ver Anexo D de este capítulo). Estos comentarios se preparan de acuerdo a las siguientes instrucciones: a. Papelería. Use papel bond blanco para los originales de todas las páginas. b. Identificación. Identifique la correspondencia básica y su tema como referencia en la continuación en líneas sucesivas, comenzando en el margen izquierdo, a 8 líneas de la parte superior de cada página. Se usa la palabra ‘REFERENCIA’ y la fecha de la comunicación básica (memorando original) sigue a la identificación del autor. Para identificar el autor de un memorando, use la sigla de su oficina. Ejemplo REFERENCIA: FA, 9 de diciembre de 2008 ASUNTO: Siglas Oficiales de la ACP c. Dirección. Escriba la dirección en la cuarta línea después del asunto. El número de comentario se pone en paréntesis, en línea con el margen izquierdo; reemplaza a la palabra ‘Para’. El primer comentario se numera ‘(1)’ y los comentarios subsiguientes se enumeran en secuencia. Cuando hay múltiples destinatarios, siga las instrucciones de la sección 9b de este capítulo. d. Suscriptor. Escriba el nombre del subscriptor cuatro líneas por debajo de la última línea del comentario; escriba el título del subscriptor debajo de la firma; y escriba o coloque un sello de goma con la fecha de la firma debajo del título del subscriptor. Todos los elementos del bloque de la firma se escriben en línea con el margen izquierdo. e. Espacios. Deje cuatro líneas entre cada comentario/endoso.

f. Párrafos. No comience un párrafo cerca del final de la página de memorando si no tiene espacio para por lo menos dos líneas más en esa misma página. No continúe un párrafo en la siguiente página si no puede llevar por lo menos dos líneas completas a esa página. No enumere los párrafos de un comentario que sólo contenga uno o dos párrafos. Enumere solo si tiene tres o más párrafos. Si los párrafos son tan complejos que se necesitan subpárrafos, siga las instrucciones del Capítulo 1 para la asignación de números, letras y el uso de sangrías.

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g. Páginas subsiguientes. Enumere la segunda y subsiguientes páginas de un solo comentario/ endoso con el número en paréntesis en el margen izquierdo, cuatro líneas por debajo de la línea de ‘Asunto’ seguido de la palabra ‘Página’ y el número de la página. Por ejemplo, la segunda y tercera página del comentario número uno se identificaría como ‘(1) Página 2’ y ‘(1) Página 3’, respectivamente. Las páginas no se enumeran en la parte inferior de la página, porque puede ponerse más de un comentario/endoso en una sola página. (ver Anexo C de este capítulo).

Nota: No se debe usar un comentario/endoso para presentarle un documento al Administrador o al Subadministrador para su firma o aprobación, a menos que esté incluido como adjunto o parte del material de referencia de algún memorando de decisión u otro tipo de informe que se haya generado previamente y que apoye o sustente el documento que se envía.

27. MANUAL DE ESTILO DE LA ACP.

El Manual de Estilo de la ACP es el manual diseñado para la utilización e Implementación del Logotipo y las iniciales “ACP” de la Autoridad del Canal de Panamá. Este ha sido confeccionado por el Equipo de Gestión Interinstitucional y Coordinación Administrativa de la Oficina de Gestión Corporativa para instruir a todos los empleados a que consulten dicho manual para garantizar el uso adecuado y armónico de estos símbolos de identidad institucional. Este manual está disponible en el Infored en la siguiente dirección: http://infored.acp/publications/logo-tipo/ACPManual.pdf

a. Iniciales ACP: Referente a las iniciales el manual cita: “Las iniciales ACP

representan la razón social de la Autoridad del Canal de Panamá y al igual que el icono, no se pueden reemplazar por otras tipografías o por una traducción a otro idioma. Ejemplo: PCA, Panama Canal Authority, el que no es aceptable”.

b. Uso del logotipo: Referente al logotipo de la organización, el manual

establece el uso correcto y consistente de nuestra identidad corporativa a través de todo material escrito e impreso para proyectar una imagen de orgullo, progreso y servicio al resto de la comunidad marítima internacional. 28. ANEXOS. Ver anexos con ejemplos ilustrados para los formatos mencionados en este capítulo en la siguiente página.

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ANEXO A

AUTORIDAD DEL CANAL DE PANAMÁ

Memorando

Fecha: 1 de octubre de 2009

Conteste a: FA

Asunto: Formato del memorando Para: Gerente Ejecutivo de la división de Ambiente (EAC)

1. Este ejemplo ilustra el formato básico del memorando oficial que se usa para la correspondencia interna de la Autoridad del Canal. Comience dos líneas debajo de la designación del destinatario en la línea de ‘Para’, en el margen izquierdo. Deje 1-1/4 pulgadas de margen izquierdo y derecho y por lo menos una pulgada de margen inferior de la página. Escriba el texto en espacio sencillo, con un espacio entre párrafos. No escriba los memorandos a doble espacio. 2. No enumere los párrafos de un memorando que sólo contenga uno o dos párrafos, solo aquellos de tres o más párrafos. Si los párrafos son tan complejos que se necesitan subpárrafos, siga las instrucciones del Capítulo 1 sobre cómo asignar números, letras y el uso de sangrías. No comience un párrafo cerca del final de una página de memorando si no hay espacio para, por lo menos, dos líneas en esa página. 3. Cuando se necesitan copias de información de un memorando, indique la distribución de las copias en el original y todas las copias, salvo que le indiquen lo contrario. Haga un mínimo de copias de distribución, de acuerdo con la necesidad de los destinatarios de conocer el contenido del memorando. 4. Se ponen los títulos completos dentro de la organización; se usa la palabra ‘encargado’ cuando el firmante es el titular de un puesto vacante e ‘interino’ cuando el firmante esté relevando temporalmente en un puesto ya designado. Note que es posible que se dirijan las contestaciones a otra oficina que no es la del suscriptor. Francisco Loaiza Vicepresidente Ejecutivo del departamento de Recursos Humanos

Adjunto c. FAIH-Archivo

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ANEXO B


Memorando

Fecha: 6 de abril de 2009

Conteste a: FAII

Asunto: Memorandos por turno Para:

Vicepresidente Ejecutivo del departamento de Administración y Finanzas (FA)Vicepresidente de Asesoría Jurídica (AJ) POR TURNO - DEVOLVER AL REMITENTE

1. Este ejemplo ilustra el formato a seguir para un memorando oficial dirigido a varios destinatarios por turno. En la sección 9 del Capítulo 3 se dan instrucciones para la colocación de la dirección en los memorandos con varios destinatarios. 2. Cuando un memorando sólo contiene uno o dos párrafos, no se enumeran los mismos. Sólo se enumeran los párrafos cuando son tres o más. 3. Los memorandos no se hacen a doble espacio ni se centran en la página, aunque estos sean de un solo párrafo. El espacio no utilizado se puede usar para comentarios y endosos, si se hace necesario. Francisco Loaiza Vicepresidente Ejecutivo del departamento de Recursos Humanos

c. AD SA CO FAIH-Archivo EAC:hda (276-1840)

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ANEXO C FAII, 9 de diciembre de 2009 Asunto: Segunda página y páginas subsiguientes de los memorandos No comience un párrafo cerca del final de una página original de memorando si no hay espacio suficiente para llevar por lo menos dos líneas completas a la segunda página. 4. Escriba la segunda página y las páginas subsiguientes de un memorando en papel blanco (tipo bond) o corriente. Escriba la sigla de la oficina del remitente en línea con el -margen izquierdo, a ocho líneas de la parte superior de la página. Escriba o coloque la fecha con un sello de goma en la misma línea en todas las copias, inmediatamente después de la sigla de la oficina del remitente, separado por una coma. En la siguiente línea, escriba ‘Asunto’, seguido de la descripción del tema, como aparece en la primera página. 5. Continúe con el cuerpo del memorando en la segunda línea debajo del asunto. Deje márgenes aproximados de 1 pulgada a ambos lados y en el margen inferior. No enumere la primera página del memorando, pero de la segunda página en adelante enumérela colocando el número en la parte inferior en el centro. No use guiones en ninguno de los lados de los números de página. Luis Alfaro Vicepresidente de la división de Ingeniería c. FAIH – ADM-100-02 IAIE LEAR:eams (276-1585)

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ANEXO D REFERENCIA: RH, 14 de agosto de 2009 ASUNTO: Formato de los comentarios/endosos a la correspondencia básica (1) Gerente Ejecutivo de la División de Ambiente (EAC) En el caso de que por error no se haya calculado el espacio suficiente y el comentario/endoso se tenga que continuar en la siguiente página, se repite el número del mismo y la palabra ‘Página dos’ con el número correspondiente de la página, tal como se muestra en líneas a continuación: Ejemplo: (1) Gerente Ejecutivo de la División de Ambiente (EAC) Página dos Carlos A. Vargas Gerente Ejecutivo Interino de la división de Ambiente 5 de septiembre de 2009 Adjunto: Manual de Correspondencia CAV:smae (276-2351) (2) Gerente Ejecutivo de la División de Contabilidad y Costos (FAC) Por intermedio de: Gerente Ejecutivo de la División de Ambiente (EAC) Este anexo ilustra el formato de los comentarios/endosos continuos. En este caso la correspondencia básica fue un Memorando fechado el 14 de agosto de 2008. Cuando se haya concluido la acción, se archivarán los comentarios/endosos adjuntos y el memorando con la fecha de la correspondencia básica. José Barrios Ng Vicepresidente Ejecutivo Interino del departamento de Administración y Finanzas 16 de octubre de 2009 JBN:maji (272-1848)

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ANEXO E


Memorando

Fecha:

31 de octubre de 2009

Conteste a: IAEM

Asunto: Memorandos por intermedio de Para:

Gerente Ejecutivo de la división de Operaciones de Tránsito (OPT) Por intermedio de: Gerente Ejecutivo de la división de Dragado (OPD) Gerente Ejecutivo de la división de Agua (EAA)

REFERENCIA: Contrato No. ACP-2207-11-509 Cuando un memorando es dirigido a un destinatario por intermedio de otros, siga los procedimientos en cuanto a colocación de los puntos 9a y 9b que anteceden. Comience con las palabras ‘Por intermedio de’ en línea con el título del destinatario que sigue a la palabra ‘Para:’. El destinatario por intermediario debe tachar su título con una línea, poner sus iniciales y la fecha al lado, y remitir el original de la comunicación al siguiente funcionario de la lista (la secuencia es de arriba hacia abajo). En el caso de ser necesaria una línea de referencia, esta puede incluirse en la posición debajo de las líneas de destinatario, dos líneas por debajo. Se coloca la palabra referencia en mayúscula cerrada, en negrita y subrayada, de manera que sobresalga para utilidad de búsqueda, referencia rápida y archivo adecuado. Jorge De la Guardia Gerente Ejecutivo de la división de Administración del Proyecto de Esclusas c. OPTI OPTS FAIH-Archivo papu (276-3200)

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ANEXO F


Memorando

Fecha: 5 de septiembre de 2009

Conteste a: CCEC

Asunto: Formato del memorando Para: Constancia en el archivo

Cuando se tomen decisiones verbalmente, ya sea en reuniones importantes, conversaciones telefónicas, o conferencias, y si están no constan en un acta formal, éstas deben registrarse preparando un memorando para “Constancia en el archivo”, el que servirá para referencia posterior en los archivos. Se debe distribuir copias de este memorando a todas las partes interesadas. El original o copia se envía a la Unidad de Administración de Información y Archivos (FAIH) de la División de Tecnología del Departamento de Administración y Finanzas para ser clasificado y archivado debidamente. Fernán Molinos Vicepresidente de la oficina de Investigación y Análisis de Mercado c. CCER CCPR jjra (272-7602)

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ANEXO G


Memorando Fecha: ____ de ______________de 200__

Conteste a: ( Siglas de la unidad labora el colaborador)

Asunto: Solicitud de autorización para realizar actividad externa Para:

Vicepresidenta de Gestión Corporativa y Funcionaria de Ética Por intermedio de: (Supervisor inmediato, Gerente de Sección, Gerente Ejecutivo de División, Vicepresidente)

1. De conformidad con lo establecido en el Artículo 29 del Reglamento de Ética y Conducta de la Autoridad del Canal de Panamá (ACP), solicito su autorización para realizar una actividad externa a mis funciones en la ACP como (describir actividad a realizar) en la empresa (nombre de la empresa para la cual trabajará o si será a título personal). Esta actividad externa la estaré realizando los días (días en que estará realizando la actividad) en horario de (horas en las que realizará la actividad), por espacio de (periodo de tiempo definido por el cual estará realizando la actividad – si aplica o indefinido si es el caso) a partir del (fecha en que empezará a realizar la actividad). 2. Actualmente me desempeño como (posición actual del trabajador y grado), grado (NM- MG-) en la (división y departamento donde trabaja). Mis funciones consisten en (explicar brevemente las funciones, una o dos oraciones máximo). 3. La actividad para la cual solicito su autorización será realizada fuera de mis horas de trabajo en la ACP y es ajena a mis funciones en esta institución, por lo que de ninguna forma interferirá con mi desempeño y responsabilidades, ni con el horario de trabajo que tengo asignado. 4. Para mayor información, estoy disponible en el teléfono (colocar teléfono del trabajador) y correo electrónico (colocar correo electrónico del trabajador, si tiene). Nombre del trabajador IP-(número de IP) (Unidad donde trabaja)

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Manual de Correspondencia Capítulo 3 ANEXO H

LISTA DE SIGLAS OFICIALES DE LA ACP - JULIO 2009

Sigla Oficial Nombre de la Oficina

JD JUNTA DIRECTIVA (Presidente) OS Secretaría de la Junta Directiva FG OFICINA DEL FISCALIZADOR GENERAL AD ADMINISTRADOR DA Subadministrador CO Gestión Corporativa COES Equipo de Gestión Estratégica y Productividad COIA Sección de Gestión Interinstitucional y Coordinación Administrativa COID Equipo de Coordinación Administrativa COIC Equipo de Correos COIC-ATL Equipo de Correos, Gatún COER Equipo de Responsabilidad Social Empresarial COAT Unidad de Administración de Tierras COPR Unidad de Protocolo AJ OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA CC OFICINA DE COMUNICACIÓN CORPORATIVA CCXA Unidad de Apoyo Logístico CCVM Unidad de Administración del Centro de Visitantes de Miraflores CCCO Sección de Comunicación CCPR Sección de Producción ME OFICINA DE INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS DE MERCADO MEIR Unidad de Admin. de Recursos Informáticos MEPT Unidad de Administración de Precios y Peajes MECR Unidad de Relaciones con los Clientes MECI Unidad de Inteligencia Competitiva e Investigación Económica MECU Unidad de Comercialización MEMS Sección de Mercadeo MEML Segmento de Graneles Líquidos MEMD Segmento de Graneles Secos MEMN Segmento de Servicios en Línea MEME Segmento de Servicios Especializados

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Manual de Correspondencia Capítulo 3 LISTA DE SIGLAS OFICIALES DE LA ACP - JULIO 2009 (2) ANEXO H – Continúa

Sigla Oficial

Nombre de la Oficina

FA DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS RHRX-FA Equipo de Relaciones con la Gente

FAPO-FR Equipo de Presupuesto de Operaciones de FA, RH y Oficinas Principales

FAPI-FR Equipo de Presupuesto de Inversiones de FA, RH y Oficinas Principales FAF División de Administración Financiera y de Riesgos FAFA Sección de Análisis Financiero FAFL Sección de Administración de Liquidez FAFR Sección de Transferencia de Riesgo FAFC Sección de Gobierno Corporativo y Cumplimiento FAC División de Contabilidad y Costos FACN Unidad de Apoyo Informático FACI Equipo de Información Financiera FACG Sección de Contabilidad General FACT Equipo de Análisis Contables FACA Equipo de Admin. de Aplicaciones Financieras FACC Sección de Administración de Costos FACO Sección de Cuentas por Cobrar y Pagar FACB Unidad de Cuentas por Cobrar FACS Unidad de Cuentas por Pagar FACP Sección de Planillas FACL Unidad de Análisis e Informes de Planilla FACE Unidad de Compensación FACU Unidad de Deducciones FAP División de Administración y Control del Presupuesto FAPC Sección de Análisis Presupuestario y de Costos FAPO Sección de Administración del Presupuesto de Operaciones FAPI Sección de Administración del Presupuesto de Inversiones

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Manual de Correspondencia Capítulo 3 LISTA DE SIGLAS OFICIALES DE LA ACP - JULIO 2009 (3) ANEXO H - Continúa


FAA División de Administración y Control del Presupuesto FAAE Equipo de Exoneración y Recepción FAAC Unidad de Contratación FAAC-1 Unidad de Contratación 1 FAAC-2 Unidad de Contratación 2 FAAC-3 Unidad de Contratación 3 FAAD Unidad de Ventas y Disposición de Bienes Excedentes FAAL Sección de Almacenes FAAI Sección de Administración de Inventarios FAI División de Tecnología FAIS Unidad de Seguridad de Sistemas FAIP Unidad de Operaciones de Servicios FAIA Unidad de Operaciones de Servicios Tecnológicos Atlántico FAIE Unidad de Servicios Electrónicos FAIF Unidad de Servicios Informáticos FAIT Unidad de Servicios de Telecomunicaciones FAIG Sección de Gestión de Servicios Tecnológicos FAIR Unidad de Administración de Recursos Tecnológicos FAIH Unidad de Administración de Información y Archivos FAII Sección de Ingeniería de Sistemas

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RH DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

RHXA Unidad Administrativa RHXP Unidad de Prepuesto RHR División de Relaciones con la Gente RHRL Sección de Relaciones Laborales Corporativas RHRX Equipo de Relaciones con la Gente RHS División de Servicios de Recursos Humanos RHSL Unidad de Logística y Apoyo Administrativo RHSR Sección de Reclutamiento, Clasificación y Documentación Laboral RHSA Unidad de Atención a Solicitantes, Admisión y Documentación RHSE Unidad de Reclutamiento y Clasificación RHSS Sección de Salud, Bienestar y Seguridad Ocupacional RHSF Unidad de Bienestar y Acondicionamiento Físico RHSH Unidad de Seguridad e Higiene Industrial RHSB Unidad de Salud y Bienestar Laboral RHSC Sección de Capacitación RHSM Unidad de Adiestramiento Marítimo RHSI Unidad de Capacitación Industrial y de Seguridad RHSP Unidad de Desarrollo Profesional RHST Biblioteca Presidente Roberto F. Chiari RHC División de Capacidad Organizacional RHCP Sección de Políticas, Programas y Auditoría RHCI Unidad de Incentivos RHCD Sección de Desarrollo Organizacional RHCE Sección de Planificación y Sistemas de Recursos Humanos RHCS Unidad de Sistemas de Información Gerencial

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IA DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA Y ADMINISTRACIÓN DE PROGRAMAS

RHRX-IA Equipo de Relaciones con la Gente IAXE Consultores Externos IAXC Unidad de Aseguramiento de Calidad IAE División de Administración del Proyecto de Esclusas IAED Sección de Diseño de Esclusas IAEP Sección de Administración del Proyecto de Esclusas – Pacífico IAEA Sección de Administración del Proyecto de Esclusas – Atlántico IAP División de Administración de Proyectos IAPC Equipo de Control de Proyectos IAPD-ATL Equipo de Dragado del Atlántico IAPD-PAC Equipo de Dragado del Pacífico IAPD-LAG Equipo de Dragado del Lago Gatún y Corte IAPE-CAP1/CAP3 Equipo de Excavación Seca CAP-1 / CAP-3 IAPE-CAP2/CAP4 Equipo de Excavación Seca CAP-2 / CAP-4 IAI División de Ingeniería RHRX-IAI Equipo de Relaciones con la Gente IAIE Unidad de Coordinación de Especificaciones IAIA Unidad de Coordinación de Diseños y Apoyo Administrativo IAIC Sección de Ingeniería Civil IAIC-CAM Unidad de Ingeniería Civil y Ambiental IAIC-EST Unidad de Ingeniería Estructural IAIC-HID Unidad de Ingeniería Hidráulica IAIM Sección de Ingeniería Mecánica y Eléctrica IAIM-DIS Unidad de Diseño de Máquinas IAIM-ELE Unidad de Ingeniería Eléctrica y Electrónica IAIM-SIM Unidad de Sistemas Mecánicos IAIM-MAN Unidad de Ingeniería de Mantenimiento IAIG Sección de Ingeniería Geotécnica IAIG-GEO Unidad de Ingeniería Geotécnica

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IAIG-GEL Unidad de Geología IAIG-LAB Unidad de Laboratorio de Suelos y Materiales IAIG-PER Unidad de Perforación y Exploración IAIT Sección de Topografía, Hidrografía y Cartografía IAIT-TOP Unidad de Topografía IAIT-HID Unidad de Hidrografía IAIT-CAR Unidad de Cartografía IAIT-GEO Unidad de Geodesia IAR División de Planificación de Recursos y Control de Proyectos IARS Sección de Seguimiento y Control de Proyectos IARS-PCI Equipo de Presupuesto y Costos IARS-SPR Equipo de Seguimiento de Proyectos IARS-DOC Equipo de Control de Documentos IARC Sección de Comunicación y Documentación Histórica IARM Sección de Manejo y Seguimiento Ambiental IARS-SCP Equipo de Sistemas de Control de Proyectos IARH Sección de Seguridad Ocupacional de Proyectos IAC División de Administración de Contratos de Obras Civiles IACR Equipo de Riesgos de Proyectos IACL Sección de Asesoría Legal de Contratos IACC Sección de Administración de Contratos de Construcción

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OP DEPARTAMENTO DE OPERACIONES OPXL Unidad de Relaciones Laborales y Administrativas RHRX-OP Equipo de relaciones con la Gente – OP FAPO-OP Equipo de Presupuesto de Operaciones de OP FAPI-OP Equipo de Presupuesto de Inversiones de OP OPXI Presidente de la Junta de Inspectores OPXI-S Unidad de Seguridad Marítima OPXR Sección de Administración de Recursos y Proyectos OPXR-O Unidad de Análisis de Operaciones OPXR-ISO Unidad de Sistemas de Gestión de la Calidad FAII.SO Unidad de Informática y Tecnología OPRX-C Controles Internos y de Calidad OPD División de Dragado RHRX-OPD Equipo de Relaciones con la Gente FAPO-OPD Equipo de Presupuesto de Operaciones de OPD OPDI Unidad de Administración de Proyectos e Inventarios OPDA Sección de Apoyo OPDA-M Taller de Mecánica OPDA-C Taller de Carpintería OPDA-T Taller de Tornería OPDA-S Taller de Soldadura OPDA-SM Unidad de Señalización Marítima OPDA-L Unidad de Lanchas OPDA-COM Unidad de Coordinación y Comunicaciones OPDA-R Unidad de Remolcadores OPDD Sección de Dragado y Grúas OPDD-DM Draga de Corte Succión Mindi OPDD-DR Draga Rialto M. Christensen OPDD-DP Draga IL Príncipe OPDD-GR Unidad de Grúas

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OPDV Sección de Perforación y Voladura OPDV OPDV-BB Barcaza de Perforación Barú OPDV-BB OPDV-BT Barcaza de Perforación Thor OPDV-BT OPDV-VT Unidad de Perforación y Voladura Terrestre OPE División de Esclusas y Mantenimiento de Instalaciones RHRX-OPE Equipo de Relaciones con la Gente FAPO-OPE Equipo de Presupuesto de Operaciones de OPE OPEI Unidad de Administración de Proyectos y Planificación OPED Unidad de Administración de Instalaciones OPEP Sección de Esclusas del Pacífico, Edif. 6, P. Miguel RHRX-OPEP-AA Equipo de Relaciones con la Gente OPEP-MM Unidad de Mantenimiento de Miraflores OPEP-MO Unidad de Operaciones de Miraflores OPEP-PM Unidad de Mantenimiento de Pedro Miguel OPEP-PO Unidad de Operaciones de Pedro Miguel OPEM Sección de Mantenimiento de Instalaciones y Obras Civiles RHRX-OPEM-AA Equipo de Relaciones con la Gente OPEM-S Unidad de Saneamiento, Control de Vectores y Vegetación OPEM-P Unidad de Construcción y Mantenimiento de Exteriores del Pacífico OPEM-E Unidad de Mantenimiento de Exteriores y Edificios del Pacífico

OPEM-A Unidad de Construcción y Mantenimiento de Exteriores y Edificios del Atlántico

OPEA Unidad de Operaciones de Gatún RHRX-OPEA-AA Equipo de Relaciones con la Gente OPEA-M Unidad de Mantenimiento de Gatún OPEA-O Unidad de Operaciones de Gatún

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OPM División de Mantenimiento de Flota y Equipos RHRX-OPM Equipo de Relaciones con la Gente FAPO-OPM Equipo de Presupuesto de Operaciones de OPM OPMX-I Unidad de Informática OPMX-D Unidad de Adquisiciones OPMA Sección de Administración de Flotas OPMF Sección de Mantenimiento de Equipo Flotante OPMF-I Unidad de Ingeniería de Máquinas, Sur OPMF-B Unidad de Buceo y Salvamento OPMI Sección de Mantenimiento Industrial y Embarcaciones Menores OPMI-M Unidad de Mantenimiento OPMN Sección de Ingeniería y Arquitectura Naval OPMN-I Unidad de Ingeniería de Planta OPMT Sección de Mantenimiento Terrestre OPMT-S Unidad de Reparación, Sur OPMT-N Unidad de Reparación, Norte OPMP Sección de Gestión de Proyectos OPMP-A Unidad de Análisis y Proyecciones OPMP-E Unidad de Planeación y Gestión OPP División de Protección y Respuesta a Emergencias RHRX-OPP1 Equipo de Relaciones con la Gente RHRX-OPP2 Equipo de Relaciones con la Gente FAPO-OPP Equipo de Presupuesto de Operaciones de OPP OPPE Unidad de Enlace y Análisis de Información OPPS Unidad de Seguridad y Sistemas Especializados OPPD Sección de Prevención y Control de Derrames OPPD-P Unidad de Planificación, Preparación y Respuesta a Emergencias OPPD-C Unidad de Control y Respuesta a Contaminación

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OPPV Sección de Protección y Vigilancia OPPV-S Unidad de Protección y Vigilancia, Sur OPPV-N Unidad de Protección y Vigilancia, Norte OPPB Sección de Bomberos OPPB-S Unidad de Operaciones de Bomberos, Sur OPPB-N Unidad de Operaciones de Bomberos, Norte OPR División de Recursos de Tránsito RHRX-OPR Equipo de Relaciones con la Gente FAPO-OPR Equipo de Presupuesto de Operaciones OPR OPRR Sección de Remolcadores OPRR-A Unidad de Operaciones de Remolcadores Atlántico OPRR-P Unidad de Operaciones de Remolcadores Pacífico OPRT Sección de Transporte y Asistencia de Cubierta OPRT-A Unidad de Operaciones de Lanchas y Auxiliares de Cubierta, Atlántico OPRT-P Unidad de Operaciones de Lanchas y Auxiliares de Cubierta, Pacífico OPRT-T Unidad de Transporte Terrestre OPT División de Operaciones de Tránsito RHRX-OPT Equipo de Relaciones con la Gente FAPO-OPT Equipo de Presupuesto de Operaciones de OPT OPTA Unidad de Análisis y Procesos OPTS Sección de Capitanía de Puerto, Sur OPTN Sección de Capitanía de Puerto, Norte OPTP Sección de Prácticos OPTC Sección de Tráfico Marítimo y Arqueo OPTC-A Unidad de Arqueo OPTC-T Unidad de Control de Tráfico Marítimo

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EA DEPARTAMENTO DE AMBIENTE, AGUA Y ENERGÍA

RHRX-EA Equipo de Relaciones con la Gente EAXP-I Unidad de Informática EAC División de Ambiente RHRX-EAC Equipo de Relaciones con la Gente FAPO-EAC Equipo de Presupuesto de Operaciones de EAC FAPI-EAC Equipo de Presupuesto de Inversiones EACX-I Unidad de Informática

CICH Unidad de la Secretaría de la Comisión Interinstitucional de la Cuenca Hidrográfica del Canal de Panamá

EACG Sección de Gestión Socio Ambiental EACG-MC Unidad de Manejo de Cuenca EACG-PP Unidad de Políticas y Programas EACG-CA Unidad de Calidad de Agua EACR Sección de Recursos Hídricos EACR-HO Unidad de Hidrología Operativa EACR-HM Equipo de Hidrología y Meteorología EAA División de Agua RHRX-EAA Equipo de Relaciones con la Gente FAPO-EAA Equipo de Presupuesto de Operaciones EAA FAPI-EAA Equipo de Presupuesto de Inversiones EAA EAAX-I Unidad de Informática EAAP Sección de Agua del Pacífico EAAP-PM Planta Potabilizadora de Miraflores EAAP-PE Planta Potabilizadora de Mendoza EAAP-AF Planta de Agua Fría EAAP-MT Unidad de Mantenimiento Mecánico, Tuberías e Instrumentos EAAA Sección de Agua del Atlántico EAAA-ME Planta Potabilizadora de Monte Esperanza EAAA-MT Unidad de Mantenimiento Mecánico, Tuberías e Instrumentos

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EAE División de Energía RHRX-EAE Equipo de Relaciones con la Gente FAPO-EAE Equipo de Presupuesto de Operaciones EAE FAPI-EAA Equipo de Presupuesto de Inversiones EAE EAEX-I Unidad de Informática EAEG Sección de Generación EAEG-GT Unidad de Plantas Térmicas EAEG-GH Unidad de Plantas Hidroeléctricas EAEG-DE Unidad de Despacho de Energía EAEA Sección de Alto Voltaje EAEA-AP Unidad de Mantenimiento, Pacífico EAEA-AA Unidad de Mantenimiento, Atlántico EAEB Sección de Bajo Voltaje EAEB-SE Unidad de Servicios EAEB-MA Unidad de Mantenimiento

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