Manual de Diseño de Formas de Documentos Comerciales Alineados Centro de las Naciones Unidas para la Facilitación del Comercio y el Comercio Electrónico. Comisión Económica de las Naciones Unidas para Europa (UN/CEFACT). Los documentos comerciales son el principal medio para intercambiar información en la cadena de suministro global. Sin esta información no se pueden intercambiar ni bienes ni servicios. Los documentos comerciales alineados basados en estándares y mejores prácticas, aceptadas internacionalmente, son instrumentos básicos para el intercambio eficiente de información en comercio internacional y consecuentemente para la eficiencia y seguridad de la transacción comercial misma. Para simplificar los requerimientos documentales, las Naciones Unidas ha desarrollado la Clave de Layout de las Naciones Unidas (United Nations Layout Key, o UNLK) y otros estándares relacionados que definen el layout de los documentos comerciales, la presentación de datos, la semántica de los datos comerciales y las listas de código aplicables. Este Manual pretende ayudar a que los facilitadores de comercio con el desarrollo de series alineadas de formas de documentos comerciales. El Manual provee una corta introducción al alineamiento de documentos comerciales e introduce herramientas que pueden simplificar el diseño de formas de documentos comerciales. En este Manual usamos el término forma o forma del documento para describir la forma vacía de un documento comercial (el documento comercial sin datos). Usamos el término documento o documento comercial para describir a una forma que ha sido llenada (la forma incluyendo los datos comerciales). Este Manual está dividido en tres partes: (a) El layout físico del documento (tamaño y márgenes); (b) La presentación (rendering) de los datos comerciales en el documento; (c) El uso de repositorios para desarrollar guías para completar las cajas y modelos simples de documentación de datos. Este Manual tiene la intención de proveer a los practicantes con una corta introducción al alineamiento de documentos comerciales como paso preparatorio para el desarrollo de documentos comerciales electrónicos. Algunos de los ejemplos se han tomado de la publicación del Manual de Facilitación Comercial publicado en 1978, que proveyó información contextual acerca del estándar UN Layout Key. Que nosotros sepamos, sólo una copia del Manual ha sobrevivido1. Las formas documentales desarrolladas sobre la base de este Manual son compatibles con el enfoque del United Nations Electronic Trade Documents (UNeDocs) de UN/CEFACT. UNeDocs es el nuevo estándar documental que se hace cargo de la migración desde el comercio basado en el papel hacia un comercio sin papeles. Los

1 En muchas áreas este Manual ha debido ser breve y conciso. Información más completa está disponible a través de las publicaciones oficiales de las recomendaciones y estándares acerca de este tema. La versión corriente del Manual es un Trabajo-en-Progreso. La División de Comercio de UNECE agradece cualquier comentario y sugerencia que conduzca a mejorar este Manual. Se provee una dirección de contacto en el Anexo.

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documentos UNeDocs han sido construidos sobre los estándares “clásicos” de documentación tales como el UNLK. Adicionalmente, incluyen listas de códigos recomendados por las Naciones Unidas y los requerimientos de los modelos de datos de los documentos. Estos requerimientos se describen en el Capítulo III del Manual. I. Layout del Documento Físico El uso correcto de los estándares para el layout físico de un documento es muy importante cuando se diseñan documentos en papel. El layout documental físico define reglas para el tamaño del papel, los márgenes y fuentes y provee guías para el layout de los documentos de papel. Asegura que los documentos son compatibles con los equipos de impresión y comunicación. Tamaño del papel Las formas debieran ser desarrolladas para tamaños de papel estándar. Use la serie ISO A (ISO A216), tamaño ISO A4 (210 x 297 mm, 8 1/3 x 11/ 2/3 de pulgada) toda vez que sea posible. Para documentación en paquetes de correo, se recomienda el tamaño ISO A5L. El layout del documento físico reconoce el tamaño del papel comercial de formato carta (216 x 279 mm, 8 ½ x 11 pulgadas) usado en los Estados Unidos de Norteamérica. Cuando se fotocopie documentos a partir de la serie ISO A a formatos tamaño carta, la información impresa en los márgenes superior e izquierdo y el área de imagen del documento se preservan. El área de imagen del documento que contiene la información comercial se posiciona entonces en relación a los bordes superior e izquierdo para no perder información. Fuentes de los caracteres y espaciado para el ingreso de datos Las formas son típicamente completadas usando impresoras o máquinas de escribir. Cuando se destine espacio en una forma, el diseñador debe conocer el tamaño de cada carácter para calcular la cantidad total de datos que cabrán dentro del espacio. Definir la longitud máxima de los datos de campos del documento es especialmente importante si el documento se usa posteriormente en comercio electrónico. Las aplicaciones de software requieren información precisa acerca de la longitud de los datos para impresión y almacenamiento. Se recomienda usar fuentes de caracteres que sean fijas con un ancho de carácter de 1/10 de pulgada, o 2.54 mm y una altura de 1/6 de pulgada, o 4.24 mm. Las fuentes fijas usadas en documentos comerciales son Elite, Pica y Futura. En máquinas de escribir es más común hablar de un índice de desplazamiento horizontal en caracteres por pulgada (cpi). Para que una máquina de escribir o una impresora sea usada con una forma alineada con UNLK, debe imprimir al menos 10 cpi. La mayoría de las máquinas de escribir o impresoras pueden imprimir en “Wlite” (12 cpi), que también conforma con los estándares requeridos. Carta de Layout y Hoja de Diseño de Formas

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Cuando se diseñan formas, se usa la carta de layout para determinar las posiciones de los caracteres, mientras que se usa la hoja de diseño de formas para determinar la posición de las líneas para las cajas de la forma. La carta de layout define las posiciones posibles de los caracteres en un documento cuando se usa una fuente fija de 1/10 de pulgada. Está representada como una malla o grilla de líneas horizontales y verticales que definen los espacios en los que se imprimen los caracteres. La hoja de diseño de formas define un conjunto de líneas horizontales y verticales dibujadas sobre la carta de layout para evitar que haya líneas que atraviesen los caracteres. La hoja de diseño es una hoja de tamaño ISO A4 con un margen superior de 10 mm y un margen izquierdo de 20 mm. Las líneas horizontales de la hoja de diseño de formas están posicionadas 1.53 mm por debajo de las líneas de la carta de layout para evitar que la línea atraviese las bajadas de caracteres tales como “y” que se proyectan por debajo de la línea base. El layout de los documentos UNeDocs se basan en la Hoja de Diseño de Formas y Carta de Layout (ISO 3535) que es un componente de la Recomendación UNLK. Cajas “standards” UNLK recomienda que los datos que tengan una misma pertenencia lógica (tales como una dirección o una descripción del ítem de un bien) sean presentados en una Caja. El documento mismo es entonces un ensamble de cajas (Principio de Diseño por Cajas). El ancho del área de imagen en la Hoja de Diseño de Formas es 72 décimas de pulgada, igual al espacio necesario para imprimir 72 caracteres. La experiencia en el desarrollo de formas para comercio ha demostrado que es útil trabajar con cajas que sean un múltiplo de una caja estándar que mida 9/10 de pulgada de ancho y tenga una altura de 1/3 de pulgada. Esta caja permite que haya espacio para imprimir dos filas de nueve caracteres que usen una fuente de 10 cpi.

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Número de

pasos mm Pulgadas

A Height spacing 1 4.24 1/6 2 a Vertical module of design

sheet 2 8.48 1/3

B Width spacing 1 2.54 1/10 9 b Horizontal module of

design sheet 9 22.86 9/10

Calculando la Longitud Máxima de una Caja Cuando se transcriban datos dentro de cajas, el texto entre dos cajas contiguas se separa mediante un espacio. La siguiente fórmula calcula la máxima longitud disponible para el ingreso de datos en una caja. También asegurará que las líneas de texto de cajas contiguas sean separadas por un espacio en ambos lados. Si n es el número de cajas horizontales estándar UNLK y se usa una fuente de 10 cpi, el número de caracteres que pueden imprimirse en una línea es 9(n-1) + 8 para n<8

Número de cajas estándar Caracteres

1 8 2 17 3 26 4 35 5 44 6 53

5

7 62 8 72

Dentro de una línea de una caja estándar Remitente (ancho de 4 cajas estándar) se puede imprimir 35 caracteres. Una caja compuesta de 8 cajas estándar (con frecuencia usada para “Line Item description” o para “other information” se ensancha a través de todo el documento y no tiene cajas contiguas. El espacio disponible por lo tanto es 72 caracteres. Las direcciones en Electronic Data Interchanges (EDI) son transmitidas en el Segmento NAD (Nombre y Dirección). El tamaño de una caja estándar en documentos comerciales alineados es igual al segmento NAD EIFACT de 5 x 35 caracteres. Este tamaño de la dirección también puede ser encontrado en el Core Component Library usado para el intercambio de datos basado en Internet (XML).

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El siguiente gráfico resume los márgenes y tamaños usados en un documento comercial alineado:

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Hoja de Diseño de Formas UNECE Blue Forms Como un modelo para el diseño de formas para el comercio basadas en el estándar ISO 3535, UNECE ha desarrollado la Hoja de Diseño Blue Forms (BFDS). La Hoja está basada en un tamaño de hoja de papel A4 con 10 mm de margen superior y 20 mm de margen izquierdo. Las líneas continuas en el área de la imagen representan cajas estándar de tamaño 9/10 de pulgadas x 1/3 de pulgada. Las regletas superior e izquierda marcan las líneas de 1/10 de pulgada y de 1/3 de pulgada en la hoja. Las líneas se imprimen en azul pálido para que puedan ser invisibles cuando se fotocopia. Esto permite que el diseñador del documento pueda dibujar el contorno de las cajas del documento en la Hoja en negro, reproduciendo un prototipo realista del documento con una fotocopia. Las impresiones de la Hoja de Diseño Blue Forms pueden ordenarse directamente de la División de Comercio de la Comisión Económica de las Naciones Unidas para Europa, con referencia al Proyecto UNeDocs.

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Tolerancias La tolerancia permitida (como se describe en el estándar) en impresión y corte de papel en cualquier unidad de medida es + - 1 mm (+ - 1/24 de pulgada). Se debe tener cuidado para asegurar que las variaciones acumuladas de las medidas verticales u horizontales no excedan la tolerancia permitida. La calidad del papel del documento es muy importante. Con variaciones de humedad, el tamaño real del papel puede variar significativamente. Por lo tanto, recomendamos imprimir los documentos en un papel que pese al menos 63 g/m2). Es difícil mantener los márgenes y tamaños dentro de los límites requeridos tal como UNLK recomienda y a veces es imposible cuando se imprime desde aplicaciones. El rendering exacto de los datos sobre el papel puede estar influenciado por múltiples capas de software y las características físicas del equipo de impresión tales como la configuración de los drivers de la impresora, la marca de impresora usada, la calibración de la impresora, el alimentador de papel, etc. Si la aplicación imprime los datos del documento junto con la forma del documento, el problema de mantenerse en línea con los requerimientos de márgenes y tamaño de UNLK no es una condición sine qua non. No obstante, los desarrolladores de software debieran procurar cumplir con los requerimientos de layout de UNLK para asegurar el más alto nivel de cumplimiento posible. Usando aplicaciones electrónicas para imprimir documentos y datos al mismo tiempo Originalmente, las formas fueron diseñadas para ser pre-impresas en papel por imprentas profesionales. Las formas pre-impresas fueron así usadas en máquinas de escribir o como formas continuas en impresoras de línea. Crecientemente, las formas son ahora impresas por aplicaciones electrónicas junto con los datos. In este caso, el documento comercial completo, es decir, la forma del documento y los datos se imprimen sobre una hoja de papel en blanco. A pesar que este procedimiento no causará problemas cuando se imprima el área de imagen, se debe tomar en cuenta ciertas consideraciones de diseño. UNeDocs recomienda encarecidamente no posicionar ninguna información en las áreas de márgenes superior ni izquierda de las formas. Estas áreas se usan frecuentemente para imprimir el nombre del documento o información de derechos de autor. Este procedimiento no causará problemas con documentos de papel basados en formas pre-impresas. Sin embargo, si se usan documentos electrónicos, la información en el margen frecuentemente será imprimida y distorsionada dado que las impresoras electrónicas no pueden imprimir adecuadamente fuera de las áreas de márgenes. Los diseñadores de documentos debieran evitar usar el formato apaisado en los documentos, por ejemplo par alas notas de derechos de autor, porque imprimir en dos formatos diferentes es difícil de ser manejada por la aplicación. II. Presentación de datos en documentos comerciales Los distintos documentos comerciales debieran estar basados en principios comunes de representación y presentación de datos. Esto facilita la comprensión e interpretación del

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documento, reduce los errores y permite al lector comprender el documento, aún si está en un lenguaje extraño. Principio de Diseño por Cajas Por lo general, el diseño de un documento commercial está basado en el principio del “diseño por cajas”. Una caja contiene datos que describen una entidad de negocios en particular. Por ejemplo, una caja Consignor puede estar definida por su nombre y dirección en una caja del documento. Para delimitar las cajas se usan regletas de grosor medio. Cuando se requiera un grosor mayor para poner énfasis en un documento, por ejemplo para indicar un campo reservado para uso oficial, se debe tener cuidado que el grosor adicional no reduzca el espacio disponible para el ingreso de datos en la caja. En la impresión de tamaño carta, la impresión con reglas de 1 ½ puntos proporcionan un énfasis adecuado. Una caja de documento consiste de un campo para el encabezamiento(s) e ingreso de datos, en que ambos pueden ser descriptivos y/o codificados. Los encabezamientos de campos se alinean con la esquina superior izquierda de la caja. Si se usan códigos de campos tales como números de la caja, ellos preceden al encabezamiento del campo (para evitar confusión con el ingreso de datos codificado). Para evitar confusión con los datos del documento, los encabezamientos de campos deben imprimirse en una fuente Sans Serif de 8 puntos, tal como Ariel. Si el espacio está restringido, se puede usar una fuente de caracteres de 6 puntos. El ingreso de datos descriptivos se coloca debajo del encabezamiento del campo. El ingreso de datos codificados se coloca a la derecha del encabezamiento del campo y alineado con el borde derecho de la caja. El campo de datos codificados y el resto de la caja pueden separarse mediante una línea vertical corta. En cajas del tipo columna tales como “Goods description” el ingreso de datos codificados se coloca en orden vertical debajo del encabezamiento del campo. Las cajas para tarjar se colocan de tal manera que la marca de la tarja esté alineada con la Carta de Layout ISO 3535. Se debería usar la letra “x” para tarjar una caja.

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Forma Genérica de las Naciones Unidas para un Documento Comercial La Recomendación de las Naciones Unidas acerca de los documentos comerciales alineados provee una forma genérica para definir el layout general de un documento comercial alineado. Esta forma es generalmente conocida como UNLK, dado que incorpora los estándares del United Nations Trade Facilitation Recommendation 1. Es la base para el desarrollo de formas específicas de formas para el comercio. La forma Layout Key contiene las cajas de información básica que comúnmente se encuentran en los documentos de comercio internacional. Un área de “disposición libre” en la parte inferior de la forma está destinada a ser usada para satisfacer necesidades particulares. Al diseñar la forma, se tomaron en consideración los argumentos técnicos, legales, comerciales, administrativos o de naturaleza práctica que hicieron presentes diversos interesados.

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La forma UNLK no cumple directamente con los requerimientos documentales de ningún país o sector industrial específico. Sirve como base para crear claves de layout nacionales e internacionales subsidiarios y en último término para desarrollar formas operacionales de documentos. Un ejemplo de un documento alineado es el FIATA Freight Forwarding Instructions (FFI) [Instrucciones para Transportar la Carga], derivado del UNLK. El FFI es una clave de layout sectorial para un contrato de transporte adaptado a las necesidades específicas de la industria de la derivación de carga. Las asociaciones de transportistas de carga nacionales adaptarán esta clave de layout sectorial a los requerimientos específicos de su país, por ejemplo, traduciendo la forma al lenguaje nacional o agregando campos requeridos por los sistemas tributarios nacionales. Con base en este estándar nacional del FFI, la asociación de transportistas puede luego imprimir formularios y ponerlos a disposición de sus miembros. Una forma alineada especifica los elementos de datos de la forma UNLK en mayor detalle, agrega nuevos elementos de datos requeridos para un proceso de negocios específico, o suprime elementos de datos que no sean requeridos. Las Tres Reglas para Cambiar el Layout Estándar de las Naciones Unidas Hay tres reglas básicas para desarrollar claves de layout “derivadas” y formas basadas en la forma estándar UNLK: Regla 1: Los elementos de datos que hayan sido especificados en el UNLK y que vayan a ser usados en la forma derivada debieran ser colocados en el espacio correspondiente en la forma alineada. Regla 2: Los elementos de datos que no hayan sido especificados en el UNLK debieran colocarse en el área “de disposición libre” de la forma derivada. Regla 3: Los elementos de datos que no sean requeridos en la forma derivada pueden descartarse. El espacio correspondiente puede ser usado con otros propósitos de la misma manera que el área “de libre disposición”. Los indicadores de campo en los documentos UNLK sugieren la naturaleza general de la información a ser contenida en los campos de datos. Los campos de datos pueden ser sub-divididos, observando las prácticas que hayan surgido en el desarrollo de varios documentos de comercio internacional. Se adjunta una copia del UNeDocs FFI que muestra la aplicación de las reglas:

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III. Trade Data Element Directory [Directorio de Elementos de Datos Comerciales], Code Lists [Listas de Códigos] y Box Completion Guidelines [Guías para Completar Cajas] La clave de Layout de las Naciones Unidas fue implementada en la década de 1980. En ese tiempo, el énfasis estaba en armonizar la presentación de datos en documentos comerciales y en la compatibilidad con máquinas de escribir y equipos de impresión. A pesar que el foco estaba en los aspectos formales de los documentos y en la representación de los datos, el UNLK ya recomendaba definir el contenido de datos del documento en términos de un diccionario consensuado internacionalmente, el United Nations Trade Data Elements Directory (UNTDED, ISO 7374). Sin embargo, la definición del contenido de datos constituía una tarea menor para el alineamiento de documentos y frecuentemente el desarrollo de documentos alineados era visto como nada más que dibujar un formulario de papel que cumpliera con los requerimientos del UNLK en cuanto a tamaño y márgenes. Con la globalización del comercio y la necesidad de automatizar los flujos de información, la tarea de definir en forma precisa los contenidos de datos de un documento se han transformado en algo muy importante:

• Las cadenas de suministro se han convertido en algo mucho más complejo en la economía globalizada. La información de la transacción comercial es vital para

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reducir demoras y costos. En tiempos recientes, hay también un aumento de la necesidad de los Gobiernos de recibir información comercial anticipada para el análisis automático de riesgos. Los diseñadores de documentos necesitan tomar en cuenta estos requerimientos de información, expresada por ejemplo en la WCO Data Harmonization Initiative [Iniciativa para la Armonización de Datos de la OMC].

• Los procesos de armonización y la simplificación de procedimientos fronterizos requieren claridad en los datos requeridos y entregados. A medida que los documentos se convierten en medios principales para transferir datos en el comercio internacional, la definición precisa de la información en el documento comercial es importante para simplificar y armonizar procesos.

• Hay un aumento de la necesidad de automatizar los documentos comerciales e introducir comercio sin papeles. Sin embargo, el desarrollo de aplicaciones requiere de una definición precisa, sin ambigüedades del contenido de datos de los documentos comerciales electrónicos para soportar al proceso de negocios.

Para cumplir con los requerimientos del comercio moderno, UNeDocs recomienda desarrollar una especificación simple de los datos requeridos usando las Box Completion Guidelines (BCG) [Guías para Completar Cajas]. Los BCG explican la información requerida y asisten al usuario para llenar los documentos correctamente. Los BCG definen los requerimientos de datos en términos de los elementos UNTDED y hacen referencia a las listas de códigos recomendados cuando eso sea aplicable. Los BCG son un recurso importante para desarrollar versions electrónicas de documentos comerciales porque proveen definiciones de los requerimientos de datos. El Trade Data Element Directory (UNTDED) UNLK recomienda usar el Trade Data Elements Directory (UNTDED) para definir la información en el documento comercial. El UNTDED es la biblioteca principal para la definición de objetos de datos (información) en el comercio internacional. Por ejemplo, el WCO Data Harmonization Initiative y el UN/CEFACT Core Component Library, una biblioteca usada por el intercambio electrónico de datos, están basados en el UNTDED. Definir el contenido de datos de un documento comercial en términos de los Data Elements del UNTDED tiene varias ventajas:

• Provee una clarificación adicional acerca de los requerimientos de información y de las responsabilidades de cada parte. Esto reduce riesgos y ambigüedades, aumenta la transparencia y permite la estandarización y la documentación del proceso de negocios.

• Provee una descripción no-técnica de la información comercial. Es un método usado para describir los requerimientos de información desde la perspectiva de los expertos en negocios o en administración. La definición es sintácticamente neutral y provee la base para una posterior automatización del documento para el comercio sin papeles.

• Al definir el contenido de datos en términos de UNTDED, documentos comerciales diversos se pueden comparar directamente. Esto ayuda a identificar duplicaciones y reduce el número de documentos al mínimo estrictamente necesario.

La definición de objetos de datos basada en un estándar internacionalmente aceptado simplifica el intercambio de datos fronterizos y los procedimientos de armonización.

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El UNTDED es bastante simple de usar. Cada elemento UNTDED consiste de un elemento de datos tag en la forma de un número de cuatro dígitos, un nombre (informativo) y una descripción. Adicionalmente, el elemento de datos puede que contenga una referencia a una lista de códigos recomendada por las Naciones Unidas. Ejemplo de un elemento de datos UNTEDE: 3420 Buyer’s Bank Desc: Bank employed by the buyer to make payment. El formato de arriba está basado en la segunda edición del UNTDED (ISO 7372:1993). El estándar ha sido revisado para incluir los requerimientos del comercio electrónico y sin papeles. El formato de la Revisión 2005 del UNTDED (ISO 7372:2005) contiene campos adicionales tales como un nombre para la entrada en el diccionario para las bibliotecas de componentes principales. Para los efectos del alineamiento de documentos recomendamos usar el Tag, el nombre antiguo del diccionario o el término de negocios y la descripción del release del ISO 7372:2005 al definir los BCG.

Definición del elemento TDED 3420 en la ISO 7372:2005

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Usando code lists para los documentos comerciales La codificación de datos comerciales es una manera muy eficiente y segura para intercambiar información. El uso de listas de código para datos comerciales tiene varias ventajas: a) La información es precisa, sin ambigüedades y en un lenguaje neutral; b) Todos los socios en la cadena de suministro usan la misma información; c) Las listas de código son importantes para el procesamiento automatizado de datos; d) Las listas de código son mantenidas por agencies de mantenimiento, asegurando

una alta calidad. La UNECE ha desarrollado una serie de recomendaciones y listas de código para los elementos de datos más importantes en el comercio internacional, tales como códigos de países, códigos de monedas, unidades de medida y códigos para puertos y otras localizaciones:

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UNECE Rec. # ISO # Nombre

3 3166 ISO Country Code para representar nombres de Países 5 Abreviaciones de los INCOTERMS 7 8601 Representación numérica de Fechas, Tiempo y Periodos de

Tiempo 9 4217 Código alfabético para representar Monedas 16 LOCODE – Código para Puertos y otras Localizaciones 17 PAYTERMS – Abreviaciones de los términos de pago 19 Códigos para Modos de Transporte

20 1000 Códigos de Unidades de Medida usados en Comercio Internacional

21 Códigos de Tipos de Carga, Paquetes y Materiales de Embalaje

23 Código para el Costo de Flete Code – FCC 24 Códigos de Estado para el Comercio y el Transporte

28 Códigos para los Tipos de medios de transporte Se recomienda requerir el uso de elementos de datos codificados en los documentos comerciales toda vez que esto sea posible. El siguiente es un ejemplo no exhaustivo de nombres comúnmente usados para el país Germany (Alemania, en inglés) en comercio internacional: Germany, GE, GER, Deutschland, D, DE, West-Deutschand, Bundesrepublik Deutschland, BRD, République fédérale d'Allemagne, RFA. Queda claro que el uso de múltiples nombres para el mismo país puede ser la causa de problemas. Sin embargo, sería imposible implementar un procesamiento automático de chequeo del nombre del país. La Recomendación No. 3 de UNCEFACT sugiere usar el código de país ISO 3166 alpha 2 para el nombre de países. Para Alemania, el código de país ISO es “DE”. Note que “GE” en el ejemplo de arriba es el código de país ISO para Georgia. Box Completion Guidelines Las Guías para Completar Cajas (BCG) son instrucciones y recomendaciones para el ingreso de datos en el documento comercial. Los BCG explican el rol del documento en el proceso de negocios. Para cada caja en la forma, el BCG respectivo provee una lista de los elementos de datos obligatorios u opcionales (en términos los elementos de datos del UNTDED) y un vínculo a la lista de códigos aplicable. Los BCG establecieron las mejores prácticas para emitir información comercial. Más aún, los BCG son importantes para la

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posterior automatización del documento electrónico dado que definen requerimientos de negocios al documento. Esta especificación es la base para la definición de la versión electrónica del documento. Los BCG consisten de dos componentes: Una forma con cajas numeradas y el documento de texto que describe el contenido de cada caja. Abajo aparece un ejemplo de BCG para el Freight Forwarding Instructions [Instrucciones para Transportar la Carga] (FFI):

La forma FFI con cajas numeradas

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Las Guías para Completar Cajas para la Caja 06 (País de Origen) del FFI IV. Visión Prospectiva: Desarrollo de documentos electrónicos basados en documentos de papel alineados Los documentos de papel alineados pueden extenderse a los documentos electrónicos UNeDocs para implementar conceptos de Ventanilla Única y comercio sin papeles. La siguiente es una explicación corta de los pasos para obtener un documento electrónico. Esta explicación no tiene el propósito de servir como guía sino más bien ayudar a los facilitadotes del comercio su comprensión del proceso de desarrollar documentos electrónicos sobre la base de formas de papel alineadas. Paso 1: Development of a document data model Los documentos electrónicos requieren de definiciones precisas acerca de la estructura de los datos. Con base en los requerimientos de datos definidos en el BCG, se desarrolla un modelo de datos en el Core Component Library (CCL) [Biblioteca de Componentes Principales]. El CC Les una biblioteca sintácticamente neutral de estructuras de datos simples para construir un documento comercial. (Note que el UNTDED es un componente del CCL). Esto simplifica el desarrollo del modelo de datos del documento.

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El desarrollo de un buen modelo de datos requiere experiencia en modelaje, conocimiento del proceso de negocios y el uso de herramientas de modelaje. Este Manual recomienda el uso de herramientas especializadas para el modelaje de datos. Estas herramientas simplificarán la tarea y asegurarán la consistencia y mantención del modelo. Las herramientas son muy útiles para visualizar y publicar el modelo. Esto es un aspecto muy importante porque mantiene la comunicación entre el modelador de datos como experto técnico y los expertos en negocios. La imagen de abajo muestra un pantallazo del modelo de datos de componentes principales del campo Buyer en el modelo de datos. Por ejemplo, el BCG podría contener un elemento TDED 3002 Buyer “Nombre y dirección de una parte a la cual se está vendiendo la mercadería o servicios”. Para que sea usada en un documento electrónico, el modelador de datos define la estructura de este nombre y dirección, especificando de qué largo es el campo para el nombre, si existe un campo para el ZIP code (o solamente una línea de caracteres para el código ZIP y la ubicación). El modelador de datos agregará elementos básicos a la estructura de datos que soportarán el requerimiento de negocios para 3002 Buyer en un intercambio electrónico de datos.

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Paso 2: Transferir el modelo de datos del documento a una sintaxis electrónica Una vez que el modelo de datos del documento ha sido desarrollado y aprobado, el desarrollo de un XML es una tarea directa. Usando herramientas de modelaje el modelo de datos puede ser exportado directamente al formato XML.

El pantallazo muestra la exportación del modelo de datos a XML a través de una herramienta de modelaje. Si no hubiese una herramienta de modelaje para transformar los objetos de datos en una sintaxis, debe hacerse manualmente. La exportación del modelo de datos genera un Chema XML

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El Chema XML puede ser usado directamente para el intercambio electrónico de documentos. Note que el desarrollo de mensajes EDIFACT desde modelos de datos de documentos requiere un mapeo manual entre el modelo de datos y el mensaje EDIFACT. Este proceso requiere más trabajo que una exportación automatizada a XML, pero puede hacerse con el concurso de recursos razonables. Pasó 3: Desde el documento electrónico de regreso al papel Las compañías de software pueden desarrollar, usando la definición de layout de la forma del documento alineado y del BCG respectivo, hojas de estilo XML que desplieguen el documento electrónico XML en un formato PDF que cumpla con la especificación exacta del conjunto de documentos nacionales. Una hoja de estilos (“estile sheet”) es un conjunto de instrucciones que despliegan los datos en XML en un formato específico. Se adjunta un ejemplo de hoja de estilos XML:

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Al abrir simultáneamente la hoja de estilos y los documentos XML, el documento es visualizado en formato UNLK.

Una vez impreso, el documento cumple cabalmente con el UNLK. Note que la transformación desde XML a PDF usando una hoja de estilos requiere software. Se requiere un software diferente dependiendo del medio de salida (HTML, PDF). Para el despliegue en el estándar HTML se puede usar navegadores de Web. Para generar el ejemplo anterior en formato PDF, UNECE usó un producto de código abierto. Note that the transformation from XML to PDF using a style sheet requires software.