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MANUAL OPERATIVO EJECUCIÓN DE CURSOS

PROGRAMA NACIONAL DE

BECAS

SENCE-2005

Manual De Ejecución Cursos Programa Nacional De Becas

Ejecución 2005

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INDICE

1. PRESENTACIÓN. ....................................................................................................................................4

2. FASE PREVIA AL INICIO DEL CURSO .............................................................................................5 2.1. TRAMITACIÓN DE CONVENIOS...................................................................................................5

2.1.1. Notificación de adjudicación y envío de convenios. ....................................................................5 2.1.2. Firma de convenio por el Representante Legal del Organismo...................................................6

2.2. COORDINACIÓN SENCE-OTEC.....................................................................................................6 2.2.1. Entrega de documentos para la ejecución del curso. ..................................................................6 2.2.2. Sistema Informático de Apoyo......................................................................................................7 2.2.3. Ajustes al Descriptor. ...................................................................................................................7 2.2.4. Ajustes al Acuerdo Operativo. .....................................................................................................7

2.3. ENTREGA EN SALA.........................................................................................................................8 2.3.1. Inspección Ocular. .......................................................................................................................8 2.3.2. Entrega en Sala, presentación de los titulares.............................................................................8 2.3.3. Procedimiento. .............................................................................................................................8 2.3.4. Firma de Acuerdo Operativo, autorización del inicio del curso..................................................9

3. EJECUCIÓN DEL CURSO. ..................................................................................................................10 3.1. FASE LECTIVA. ..............................................................................................................................10

3.1.1. Documentos disponibles en el Sistema Informático de Apoyo...................................................10 3.1.2. Inicio de actividades...................................................................................................................10 3.1.3. Formulario N º 1: Registro de los beneficiarios ........................................................................10 3.1.4. Formulario N° 1 Complementario: Registro de reemplazantes. ...............................................11 3.1.5. Envío de Formulario Nº1 y Nº 1 complementario a la Compañía de Seguros. .........................11 3.1.6. Desarrollo de las actividades de capacitación. .........................................................................11 3.1.7. Término de la Fase Lectiva........................................................................................................13

3.2. ASISTENCIA TÉCNICA. ................................................................................................................13 3.2.1. Documentos Disponibles en el Sistema Informático de Apoyo. .................................................13 3.2.2. Inicio asistencia técnica. ............................................................................................................13 3.2.3. Desarrollo de la Asistencia Técnica. .........................................................................................14 3.2.4. Término de la Asistencia Técnica. ............................................................................................14

3.3. EXPERIENCIA LABORAL EN EMPRESA ...................................................................................14 3.3.1. Documentos Disponibles en el Sistema Informático de Apoyo. .................................................14 3.3.2. Inicio de la experiencia laboral en empresa. .............................................................................15 3.3.3. Ejecución experiencia laboral en empresas...............................................................................15 3.3.4. Término de la fase experiencia laboral en empresa. .................................................................16

3.4. CERTIFICACIÓN.............................................................................................................................16 3.5. SEGUIMIENTO................................................................................................................................17

3.5.1. Documentos Disponibles en el Sistema Informático de Apoyo. .................................................17 3.5.2. Seguimiento. ...............................................................................................................................17

4. PAGOS. ....................................................................................................................................................17 4.1. ANTICIPO. .......................................................................................................................................17

4.1.1. Documentación. .........................................................................................................................17 4.2. REEMBOLSO DE SUBSIDIOS DE MOVILIZACIÓN DE A FASE LECTIVA. ...............................................18


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4.2.1. Pago de subsidios de movilización cada dos meses. (Para cursos de dos meses de duración o más) ............................................................................................................................................18

4.2.2. Documentación que debe presentar el OTEC. ...........................................................................18 4.3. PRELIQUIDACIÓN. ........................................................................................................................19

4.3.1. Cálculo del Monto a pagar. .......................................................................................................19 4.3.2. Fórmula de cálculo de preliquidación:......................................................................................20

4.4. REEMBOLSO DE SUBSIDIOS DE ÚTILES Y HERRAMIENTAS................................................................20 4.4.1. Documentación que debe presentar el OTEC. ...........................................................................21

4.5. LIQUIDACIÓN FINAL....................................................................................................................21 4.5.1. Documentos Disponibles en el Sistema Informático de Apoyo. .................................................21 4.5.2. Descripción de la Etapa.............................................................................................................21 4.5.3. Cursos con Experiencia Laboral en Empresas. .........................................................................22 4.5.4. Cursos para el Trabajo Independiente.......................................................................................23 4.5.5. Documentación ..........................................................................................................................24

4.6. CIERRE DEL CURSO......................................................................................................................24 4.6.1. Documentación. .........................................................................................................................25

5. ANEXO N º 1: DOCUMENTACIÓN. ..................................................................................................26


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1. PRESENTACIÓN. El Manual de Ejecución de cursos del Programa Nacional de Becas está dirigido a los Organismos Técnicos de Capacitación que deben ejecutar sus cursos durante el año 2005. Este documento es complementario a las Bases de Licitación y tiene por objeto establecer los procedimientos exigidos por el Servicio Nacional de Capacitación y Empleo para garantizar el cumplimiento de lo establecido en la resolución del llamado a licitación y lo acordado en el Convenio entre el Organismo Técnico de Capacitación y el Servicio Nacional de Capacitación y Empleo. Para mayor claridad, se presentan, en primer lugar las distintas fases de ejecución del curso, desde la etapa previa al inicio hasta el seguimiento, y en un capítulo aparte se incluye el procedimiento de pagos. Finalmente se adjunta un anexo, que incluye información acerca de la documentación que se debe utilizar durante la ejecución de los cursos. Santiago, Marzo 2005 Programas Sociales SENCE.


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2. FASE PREVIA AL INICIO DEL CURSO Una vez, que la Dirección Nacional del SENCE haya dictado la Resolución de Adjudicación, el OTEC y el SENCE deberán coordinar acciones, a fin de cumplir con los requisitos para la autorización de inicio del curso. Las condiciones para la autorización del inicio del curso se deben cumplir en las siguientes etapas:

ETAPA

CONDICIONES PARA LA AUTORIZACIÓN DE INICIA DEL CURSO.

Tramitación de Convenios

Que el Convenio haya sido totalmente tramitado

Coordinación SENCE -OTEC

- Sence haya entregado al OTEC la documentación necesaria

para la ejecución del curso. - Se hayan efectuado los ajustes al descriptor del curso. - Se hayan efectuado los ajustes al acuerdo operativo.

Entrega en Sala

- Se encuentre aprobada por el SENCE, previa inspección ocular,

el lugar donde se ejecutará el curso. - El CPC haya presentado al OTEC, a los titulares del curso en el

lugar de ejecución del mismo (Entrega en sala). - Se encuentre firmado el acuerdo operativo

2.1. TRAMITACIÓN DE CONVENIOS 2.1.1. Notificación de adjudicación y envío de convenios. Realizada la adjudicación de cursos, la Dirección Regional donde el Organismo tiene su sede legal, hará entrega de la siguiente documentación:

- Carta circular dirigida al OTEC, informando la adjudicación. - Convenio y anexos para la firma de Representante Legal del Organismo. (Cuatro

copias) - Hoja de control de firma de convenios.

La Dirección Regional solicitará a los OTEC que retiren los convenios de las Oficinas del SENCE o hará entrega de los mismos en una primera reunión con los OTEC.


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2.1.2. Firma de convenio por el Representante Legal del Organismo. El/los Representante/s Legal/es del OTEC deben firmar todos los ejemplares del convenio y anexos que lo acompañan y devolverlos a la Dirección Regional en un plazo máximo de diez días hábiles, contados desde el día de entrega de los mismos, junto con la caución exigida. Requisitos que debe cumplir la caución: - Debe ser tomada por el Representante Legal del Organismo y a favor de SENCE,

especificando en la garantía que se toma en representación del Organismo. - Debe señalar que el objeto de la caución es “garantizar el fiel, oportuno y total cumplimiento de

los cursos adjudicados según resolución Exenta N°XX de fecha dd/mm/aaaa”. - Debe ser equivalente al 10 % del monto total adjudicado al Organismo. - Debe tener una vigencia igual o superior a los 15 meses de vigencia, desde la fecha de su

emisión. - Debe ser Boleta de Garantía emitida por una institución Bancaria o Financiera o Póliza de

Seguro de ejecución inmediata. Importante: Las Municipalidades NO DEBEN presentar Caución. 2.2. COORDINACIÓN SENCE-OTEC El OTEC deberá concurrir a las reuniones de coordinación que la Dirección Regional de SENCE haya programado, para los propósitos que se indican a continuación:

2.2.1. Entrega de documentos para la ejecución del curso. La documentación necesaria para la ejecución el curso (Acta de inicio, planillas de recepción de subsidio, convenios de práctica, etc.) debe ser impresa por el OTEC, desde la página http://psociales.sence.cl El SENCE entregará al OTEC, sólo la documentación que por sus características, no se encuentra en la página mencionada anteriormente y que se detalla a continuación: Documentación de Fase Lectiva: Esta documentación es común para todos los cursos, sean con Experiencia laboral en Empresas o con Asistencia Técnica, de Gestión o de Oficio y / o sólo tengan Fase Lectiva:

o Libro de Clases1 o Credenciales para los alumnos2

Documentación de Fase Experiencia Laboral:

o Libro de registro de proyectos 3(En caso de cursos con asistencia técnica). o Certificados4 de Participación de los Alumnos.

1 Anexo Nº 1, punto 18 2 Anexo Nº 1, punto 7 3 Anexo Nº 1, punto 28 4 Anexo Nº 1, punto 5


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2.2.2. Sistema Informático de Apoyo. Según se señala en las Bases de Licitación, todos los OTEC deben ingresar la información relativa a la ejecución de cursos, en el sistema de información que el SENCE posee para este fin5. Este medio corresponde al Sistema Informático de Apoyo a Programas Sociales. El registro de la información de los alumnos en un sistema distinto al definido por SENCE es considerado una infracción, lo que podrá dar origen a la aplicación de alguna sanción contemplada en las Bases de Licitación.6 El manual donde se especifican las instrucciones para acceder y usar este Sistema se encuentran en la página http://psociales.sence.cl. Importante: la información de los formularios de ejecución de cursos7, debe ser ingresada al Sistema Informático de Apoyo, impresa y presentada al SENCE en la oportunidad que este Manual determina. En caso contrario las solicitudes de pago de los cursos, presentadas por el Organismo, no serán aprobadas hasta que esta situación se regularice. 2.2.3. Ajustes al Descriptor. El OTEC deberá modificar los descriptores que Sence le indique, en casos que corresponda, a fin de aclarar la información que el CPC entregará al postulante. 2.2.4. Ajustes al Acuerdo Operativo.8 Entre el SENCE y el OTEC, se deben acordar los ajustes a la propuesta adjudicada, los cuales deben quedar registrados en un Acuerdo Operativo9, que se debe firmar entre ambas instituciones, una vez que el convenio ha sido totalmente tramitado. En esta etapa de coordinación, previo a la firma del Acuerdo Operativo, el OTEC debe presentar a SENCE:

- Curriculum de los instructores10 que realizarán las clases. El SENCE podrá aprobar o rechazar a los instructores de acuerdo al cumplimento del perfil presentado en la propuesta.

- El material didáctico11 a utilizar en la ejecución del curso, el cual podrá aprobar o rechazar el SENCE conforme a lo adjudicado en la propuesta.

- Al funcionario(a) del OTEC que cumplirá las funciones de “Coordinador del Curso” ante SENCE, quien se hará responsable de la ejecución, cumplimiento de los plazos administrativos y de la relación con la Dirección Regional del SENCE. El nombre de este relacionador(a), deberá quedar registrado en el acuerdo operativo.

5 Bases Generales de Programas Sociales de Capacitación. 6Bases Generales de Programas Sociales de Capacitación. 7 Detalle en Anexo Nº 1 8 En la página http://psociales.sence.cl se encuentra el formato tipo del acuerdo operativo. 9 Resolución Exenta Nº 5871 del 07 de Septiembre de 2004 y Anexo Nº 1 de este manual punto 4. 10 Anexo Nº 1, punto 8. 11 Anexo Nº 1, punto 20.


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2.3. ENTREGA EN SALA. 2.3.1. Inspección Ocular. El supervisor de Sence deberá efectuar una Inspección Ocular al lugar y dependencias, constatando el cumplimiento por parte del OTEC de lo ofertado en la propuesta. Esta inspección puede ser realizada hasta el día de la entrega en sala de los alumnos, como plazo máximo, previo a la reunión con los asistentes.

En esta oportunidad el OTEC deberá presentar al SENCE la señalética que utilizará durante la ejecución del curso, la que deberá permanecer en un lugar visible. El SENCE puede aprobar o rechazar esta señalética, conforme cumpla con el objetivo de informar que los cursos son financiados por el SENCE y reúna características estéticas de presentación. En la página http://psociales.sence.cl se encuentran las indicaciones respecto a las características que debe reunir la señalética. En caso que el Supervisor rechace las dependencias del OTEC como lugar para la ejecución del curso, o solicite modificaciones de algunas condiciones de la infraestructura, la Dirección Regional de SENCE no firmará el acuerdo operativo hasta que las recomendaciones del Supervisor sean acogidas en su totalidad. Sin embargo y de igual modo se realizará la presentación de los titulares por parte del CPC al OTEC. 2.3.2. Entrega en Sala, presentación de los titulares. La “Entrega en Sala” consiste en una reunión donde el CPC presenta al OTEC, a los titulares de cada uno de los cursos. Esta reunión debe ser realizada en el lugar en que el OTEC ejecutará el curso. Deben asistir:

- Los postulantes derivados como titulares. - Un supervisor del SENCE. - El Coordinador del Curso señalado en el acuerdo operativo. - Al menos un representante del CPC.

Los documentos que el CPC deberá presentar son:

- Listado de alumnos titulares (tres copias) 12 - Acta de Entrega en Sala (tres Copias)13

2.3.3. Procedimiento. El CPC deberá presentar los alumnos al Coordinador del curso pasando lista a los asistentes. Los postulantes deberán firmar, en tres copias el “Listado de Titulares del Curso”, dejando constancia de su asistencia a la Entrega en Sala. Los postulantes deberán entregar su tarjeta de derivación14 al Coordinador del Curso. El Coordinador del curso verificará que los alumnos presentes y las tarjetas de derivación recibidas correspondan al listado de titulares que ha leído el CPC.

12 Anexo Nº 1, punto 19 13 Anexo Nº 1, punto 2 14 Anexo Nº 1, punto 32


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Cada uno de los funcionarios del CPC, OTEC y SENCE deberán firmar el “Listado de Titulares del Curso”, dejando en su poder, una copia de este documento. Cada uno de los funcionarios del CPC, OTEC y SENCE deberán firmar la “Acta de Entrega en Sala”, dejando en su poder, una copia de este documento. Los alumnos deberán ser informados del inicio del curso en el momento en que se haya completado al menos un 80% de asistencia. Para cumplir con el porcentaje mínimo de alumnos inscritos, el OTEC, el CPC y el Supervisor del SENCE deberán coordinar otra Entrega en Sala, en la que deben citar sólo a los postulantes faltantes. Sin embargo al momento de fijar el inicio del curso deben ser informados, oportunamente TODOS los alumnos inscritos en el curso. Lo anterior significa que:

- Se deberán realizar tantas entregas en sala como sea necesario hasta completar al menos el 80 % del cupo adjudicado y así dar inicio al curso.

- A la primera “entrega en sala” deben asistir sólo los titulares asignados al curso. - En caso que, en esta primera entrega en sala, no asista el 80 % o más titulares del

cupo adjudicado, el CPC deberá fijar una segunda entrega en sala a la cual se citará a los reemplazantes.

- La cantidad de reemplazantes que se cite a esta segunda “entrega en sala” deberá ser equivalente al número de titulares necesarios para completar al menos el 80 % del cupo adjudicado al curso.

- Una vez que el titular o reemplazante haya asistido a una “entrega en sala” y haya firmado el listado de titulares del curso, no será necesario que siga asistiendo a la(s) siguiente(s).

- Una vez completado el 80 % o más del cupo adjudicado el OTEC podrá firmar el acuerdo operativo con SENCE y comunicar a los alumnos la fecha de inicio del curso.

2.3.4. Firma de Acuerdo Operativo, autorización del inicio del curso. La firma del acuerdo operativo es la culminación del proceso de coordinación y significa la autorización de SENCE al inicio del curso. Debe ser realizada el mismo día de la entrega en sala siempre y cuando la inspección ocular haya sido aprobada por el Supervisor de SENCE y haya asistido al menos el 80 % del cupo adjudicado. En esta situación el OTEC deberá informar a los asistentes la fecha de inicio del curso.

En caso que la inspección ocular sea rechazada y / o los asistentes sean menos que el 80 % del cupo adjudicado, el acuerdo operativo será firmado una vez que se cumplan estos requisitos.


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3. EJECUCIÓN DEL CURSO. 3.1. FASE LECTIVA. 3.1.1. Documentos disponibles en el Sistema Informático de Apoyo. En el Sistema Informático el OTEC, para esta Etapa, encontrará los siguientes documentos disponibles:

- Formulario Firmas Acta de Inicio. - Formulario 1: Registro de Alumnos Inscritos. - Formulario 1 complementario. - Registro de Asistencia diaria. - Resumen de Fase 1. - Solicitud de Pago. - Formato de proyecto de Microemprendimiento. - Formato de Plan de Asistencia Técnica. - Planilla de Recepción Subsidios Fase Lectiva.

3.1.2. Inicio de actividades. Una vez autorizado el inicio del curso (Punto 2.3.4 de esta Manual), el primer día de clases, el Organismo Técnico de Capacitación, deberá dar lectura al Acta de Inicio15, documento incorporado al Libro de Clases, que identifica el curso y establece los beneficios de los participantes. Esta acta deberá ser firmada por todos los alumnos, para lo cual se debe utilizar el Formulario Firmas de Acta de Inicio que se encuentra en la página principal del Sistema Informático. Si el día del inicio del curso asisten alumnos en una cantidad inferior al 80% del cupo adjudicado, el OTEC debe avisar al CPC para que cite a quienes corresponda y de esa forma fijar una nueva fecha de inicio del curso. 3.1.3. Formulario N º 1: Registro de los beneficiarios16 Los beneficiarios asistentes, el primer y segundo día de clases deberán ser marcados (√) como inscritos, en el Formulario 1: Registro de alumnos inscritos, los alumnos presentes. Al tercer día de iniciado el curso, el OTEC debe imprimir desde el Sistema Informático de Apoyo tres (3) copias del Formulario Nº1: ”Registro de alumnos inscritos”. El formulario debe ir correctamente firmado por el Coordinador del Curso y debe ser entregado al Supervisor del SENCE. Si todo está correcto el supervisor firma las tres copias y entrega dos al OTEC, quedando una en su poder. El plazo máximo para que el supervisor vise el formulario, es de 24 horas.

15 Anexo Nº 1, punto 3 16 Anexo Nº 1, punto. 10


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3.1.4. Formulario N° 1 Complementario: Registro de reemplazantes17. A partir del tercer día de clases y, en caso que existan cupos vacantes el OTEC marcará ( ) como beneficiarios inscritos a las personas derivadas por el CPC en calidad de reemplazantes, así como a los titulares que se presenten después del inicio del curso.

Este proceso se realiza hasta completar el cupo adjudicado y durante un plazo máximo, según sea la duración en horas de la fase lectiva, de acuerdo a la siguiente tabla:

Cursos de Reemplazan beneficiarios hasta: 50 a 300 horas. 20 % horas Fase Lectiva 301 y más horas. 60 horas de Fase Lectiva

El registro de reemplazantes se debe realizar en el Formulario Nº 1 Complementario en la medida que los alumnos se vayan incorporando al curso, por orden de llegada y puntaje, no habiendo prioridades entre titulares (no asistentes los dos primeros días) y reemplazantes. Así puede que exista más de un Formulario Nº 1 complementario los que deben seguir el mismo procedimiento de visación y presentación a la Compañía de Seguros. (Punto 3.1.5) El OTEC debe imprimir tres copias del Formulario Nº1 Complementario: ”Registro de Reemplazantes”. El formulario debe ir correctamente firmado por el Coordinador del Curso y debe ser entregado al Supervisor del SENCE. Si todo está correcto el supervisor firma las tres copias y entrega dos al OTEC, quedando una en su poder. El plazo máximo para que el supervisor vise el formulario, es de 24 Horas. 3.1.5. Envío de Formulario Nº1 y Nº 1 complementario a la Compañía de Seguros. El OTEC, una vez que el SENCE haya visado el Formulario Nº 1, y /o lo(s) Formulario(s) Nº 1 complementario(s), debe presentarlo(s), en la sede que corresponda, a la Compañía de Seguros Interamericana. En un plazo no superior a las 24 horas desde su visación.

3.1.6. Desarrollo de las actividades de capacitación. El OTEC debe ejecutar las acciones de capacitación de acuerdo con lo comprometido en la propuesta.

En esta etapa, el OTEC deber registrar diariamente la asistencia de los alumnos en el libro de clases y en el Sistema Informático18, indicando si estos están presentes o ausentes. Se considerarán ausencia justificada, la de aquellos alumnos que no asisten a clases por las razones que se presentan a continuación y siempre se presente la documentación de respaldo.

17 Anexo Nº 1, punto 9 18 Anexo Nº 1, punto 18


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Razones de ausencia Documento que justifica la ausencia Encontró trabajo Contrato de trabajo o cualquier documento que

acredite que el alumno se encuentra trabajando y percibiendo una remuneración.

Cambio de domicilio que inhabilite la asistencia

Certificado de residencia

Enfermedad Licencia médica Servicio Militar

Cualquier documento que acredite la situación de reclutado

Privación de libertad por causa legal Certificado emitido por Gendarmería de Chile. Fallecimiento Certificado de defunción

El OTEC debe registrar en el Sistema Informático de Apoyo, un día después de cumplido el 20 % de las horas de fase lectiva o a las 60 horas, según corresponda, el Informe de alumnos regulares19 del curso. Esto consiste en registrar los alumnos derivados por el CPC que se consideran alumnos regulares del curso, es decir que a esa fecha asisten regularmente sin que hayan desertado. También se debe identificar a aquellos alumnos que desertaron y no fueronreemplazados por el CPC. El informe de alumnos regulares debe ser presentado a en la Dirección Regional de SENCE, para su visación, en un plazo máximo de dos días, cumplido el 20 % de las horas de fase lectiva o a las 60 horas, según corresponda. El incumplimiento constituye una infracción que dará origen a una sanción.20 EL OTEC debe entregar a los alumnos el subsidio de movilización de $800 por día asistido, al menos una vez por semana. La recepción de estos montos debe quedar registrada en la planilla de entrega de subsidios21 - se debe utilizar una planilla por semana - y en cada entrega, el beneficiario debe firmar en ella. El OTEC debe registrar el resultado de las evaluaciones tetóricas y prácticas, parciales y finales en el libro de clases. Para el caso de cursos con Asistencia técnica, en esta etapa: Los alumnos deben elaborar un proyecto de microemprendimiento22, el que ejecutarán durante la fase de asistencia técnica. El OTEC deberá realizar los ajustes al Plan de Asistencia Técnica23, presentado en su propuesta, en conjunto con los beneficiarios. El OTEC debe presentar a SENCE los proyectos de microemprendimiento de los alumnos y el Plan de Asistencia Técnica ajustado, cuando se haya desarrollado el 80% de las horas de capacitación (Fase Lectiva) El SENCE analiza, aprueba y corrige los proyectos de microemprendimiento y el Plan de Asistencia Técnica El OTEC debe entregar los útiles y herramientas a los alumnos, en caso que así corresponda y los alumnos deben firmar la Acta de entrega de Útiles y Herramientas.24

19 Anexo Nº 1, punto 15 20 Pto 16 . Bases de Licitación Programa Nacional de Becas 21 Anexo Nº 1, punto 25 22 Anexo Nº 1, punto 27 23 Anexo Nº 1 punto 22 24 Anexo Nº 1,punto 1


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3.1.7. Término de la Fase Lectiva. La fase lectiva concluye cuando el OTEC haya desarrollado completamente, con los alumnos, el Plan de Enseñanza Aprendizaje25, habiendo alcanzado los objetivos, tratado todos los contenidos y realizadas las actividades comprometidas, en el número de horas de capacitación establecido en la propuesta. El OTEC debe registrar en el Sistema Informático de Apoyo el Resumen de la Fase 1,26 señalando la situación en que se encuentra cada uno de los alumnos inscritos, reemplazantes y reemplazados en términos de aprobados, reprobados o desertores. El alumno aprueba la fase lectiva habiendo cumplido con un 80 % de asistencia. En caso que un alumno titular o reemplazante no alcance el 80% de asistencia, pero si supera el 75%, el OTEC podrá solicitar por escrito al Director Regional del SENCE autorización para considerar este alumno como aprobado, previa nivelación, la que será por cargo del OTEC. El OTEC debe imprimir dos copias del formulario Resumen de la Fase 1 (lectiva), desde el Sistema Informático de Apoyo, firmando ambas. Luego, entrega las copias de éste formulario y el libro de clases al Supervisor del SENCE para que éste proceda a su visación. El Supervisor visa el Resumen de la Fase 1, devuelve una de las copias al OTEC y retiene el libro de clases. 3.2. ASISTENCIA TÉCNICA. Esta fase la ejecutan los alumnos de cursos para el Trabajo Independiente y según corresponda a la oferta del curso. Consiste en el acompañamiento que debe realizar el OTEC, al alumno, durante la ejecución del proyecto que fue elaborado durante la fase lectiva. Este acompañamiento y asistencia debe ser realizada por el OTEC, en terreno, en forma directa, presencial y personalizada. 3.2.1. Documentos Disponibles en el Sistema Informático de Apoyo. En el Sistema Informático el OTEC, para esta etapa, encontrará los siguientes documentos disponibles:

- Formulario Nº2: “Registro de alumnos que inician Proyecto”27 - Formulario Nº3: “Resumen de Finalización de la Fase 2”28. - Solicitud de Pago.29

3.2.2. Inicio asistencia técnica. A más tardar después de diez (10) días hábiles desde el término de la Fase Lectiva, el OTEC debe iniciar la Asistencia Técnica e ingresar la información que corresponda en el Formulario N°2 “Registro de alumnos” que inician proyecto.

25 Anexo Nº 1, punto 23 26 Anexo Nº 1, punto 29 27 Anexo Nº 1, punto 12 28 Anexo Nº 1, punto 13 29 Anexo Nº1, punto 30


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3.2.3. Desarrollo de la Asistencia Técnica. En esta fase, se debe asegurar que cada beneficiario reciba 24 horas de asistencia técnica, distribuida en 6 meses. Podrá hacer sólo una (1) sesión grupal, el resto deberá hacerlas en forma individual.

La versión final del Plan de Asistencia Técnica y los proyectos de microemprendimiento de los alumnos, aprobados por el SENCE, tienen como plazo máximo de entrega, el décimo día de iniciada la Asistencia Técnica.

En esta fase, el OTEC debe ingresar la información en el libro registro de proyectos. Se utiliza un libro por cada proyecto.

Importante: Los Beneficiarios no cuentan con subsidio de movilización para esta fase.

Durante este periodo, el supervisor del SENCE aplicará una encuesta a los beneficiarios (a una muestra de ellos o a la totalidad).

3.2.4. Término de la Asistencia Técnica. La Asistencia Técnica concluye cuando el OTEC ejecuta las veinticuatro (24) horas de asistencia para todos y cada uno de los alumnos distribuidas en seis (6) meses. El OTEC debe completar el Formulario Nº3 “Resumen de Finalización de la Fase 2”30, imprimirlo en dos (2) copias, firmarlo y entregarlo a la Dirección Regional del SENCE en donde se visa el formulario. Al mismo tiempo, el OTEC entrega al Supervisor el libro registro de proyecto, dejándolo en poder de este.

3.3. EXPERIENCIA LABORAL EN EMPRESA Esta fase la ejecutan los alumnos de cursos para el Trabajo Dependiente, según se haya considerado en la propuesta. Consiste en la pasantía de los beneficiarios por una empresa, a través de una Práctica Laboral o Contrato de Trabajo. Es obligación del OTEC establecer los contactos para que los beneficiarios realicen una experiencia laboral.

La duración de la experiencia laboral es de 384 horas por beneficiario y debe realizarse en un puesto de trabajo que cumpla las siguientes condiciones31:

o Que su naturaleza y características guarden directa relación con la formación impartida.

o Las empresas en las que se coloque a los egresados deberán ser productivas o de servicios, que no tenga restricciones legales o reglamentarias para la contratación de personal.

o El número de alumnos /as colocados en experiencia laboral en una empresa no podrá exceder el 10 % de la planilla de trabajadores contratados en ella.

Para la acreditación del cumplimiento de estas condiciones el OTEC deberá presentar a SENCE, previo al inicio de la Experiencia Laboral, un listado con el nombre de la empresa, nombre del contacto en la empresa y número telefónico. 3.3.1. Documentos Disponibles en el Sistema Informático de Apoyo.

31 Bases de licitación.


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En el Sistema Informático el OTEC, para esta etapa, encontrará los siguientes documentos disponibles:

- Formulario Nº2: “Registro de alumnos colocados” - Formulario Nº3: “Resumen de Finalización de la Fase 2”. - Solicitud de Pago.

3.3.2. Inicio de la experiencia laboral en empresa. El inicio de la Experiencia Laboral dependerá de sí ésta se desarrolla en forma alternada con la capacitación o al término de esta, según se indica en la siguiente tabla:

Modalidad de la Experiencia Laboral Plazo de inicio Al término de la Fase Lectiva 15 días hábiles a contar desde el término de la

fase lectiva. No se cancelará al OTEC por los alumnos no colocados en este plazo.

Alternada según lo comprometido en la propuesta El OTEC debe ingresar en el Sistema Informático de Apoyo, en cuanto se inicie la fase, el Formulario N° 2 “Registro de alumnos colocados”, imprimirlo en dos copias, firmarlo y entregarlo al SENCE para su visación. 3.3.3. Ejecución experiencia laboral en empresas. FEL (Fase de Experiencia Laboral) al término de la Fase Lectiva: La versión final del plan de aprendizaje en la empresa32 deberá entregarse al SENCE junto con el original o copia legalizada de los convenios33 de práctica o contratos de trabajo, dentro de diez días hábiles siguientes de iniciada la experiencia laboral de todos/as los/as egresados/as de la Fase Lectiva. FEL Alternada: A más tardar transcurrido el 20% de la Fase Experiencia Laboral el OTEC debe presentar al SENCE la versión final del “Plan de aprendizaje en la empresa”, junto con el original o copia legalizada de los convenios de práctica o contratos de trabajo. El OTEC debe entregar a la empresa la planilla para el registro de la asistencia del beneficiario,34 la que deberá controlarse diariamente Durante la ejecución de esta fase el OTEC debe:

- Asistir técnicamente al alumno a través de actividades individuales o grupales de manera de resolver posibles problemas que los beneficiarios puedan tener y si es necesario, reforzar algunos contenidos.

- Supervisar a los beneficiarios en las empresas, de acuerdo a lo comprometido en la propuesta, completando el informe de visita al centro de práctica.35.

- Entregar subsidio de $800 diarios por día asistido, registrando en la Planilla de recepción de subsidios Fase Experiencia Laboral36 La entrega de subsidios debe realizarse semanal o quincenalmente, según acuerdo con los beneficiarios.

32 Anexo Nº 1, punto 21 33 Anexo Nº 1, punto 6 34 Anexo Nº 1, punto 26 35 Anexo Nº 1, punto 17 36 Anexo Nº 1, punto 24


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En esta fase, el Supervisor del SENCE aplicará una encuesta a los beneficiarios (a una muestra de ellos o a la totalidad). 3.3.4. Término de la fase experiencia laboral en empresa. Esta fase concluye cuando todos los alumnos finalizan las 384 horas de experiencia laboral en la empresa. El OTEC debe ingresar al Sistema Informático de Apoyo el Formulario N°3 “ Resumen de Finalización de Fase 2 “, señalando la situación final de cada alumno. La situación final del alumno puede ser:

o Aprobado: El Alumno ha aprobado la Fase de Experiencia Laboral si cumplió con el 80 % de asistencia.

o Reprobado: Si el alumno no cumplió con el 80% de asistencia a la Fase de Experiencia Laboral.

o Desertor: Desertor por causa justificada: Si el alumno se ha ausentado por las razones nombradas en el punto Desertor sin causa justificada: Si el alumno se ha ausentado sin dar información o aduciendo causas no contempladas en el punto 3.1.6. Una vez registrada la situación final de los alumnos se imprime dos copias del Formulario Nº3, las firma y las entrega al SENCE. El Supervisor del SENCE visa el Formulario N°3 y devuelve una copia al OTEC. Junto con el Formulario Nº3 el OTEC debe entregar al SENCE:

- Los informes de visita al centro de práctica, de acuerdo a los plazos presentados en la propuesta por el OTEC.

- Los informes de desempeño individual37 y - El registro de asistencia.

El OTEC debe comprobar que exista plena coincidencia en los datos registrados en el “Registro de Asistencia”, el Informe de Desempeño Individual, el Formulario Nº3 y la Planilla de entrega de subsidios. 3.4. CERTIFICACIÓN En un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde el término de la fase lectiva, asistencia técnica o experiencia laboral, según corresponda a la modalidad del curso, el OTEC deberá entregar a los alumnos egresados aprobados un certificado extendido por el SENCE, el cual acredita su participación en las actividades del programa de capacitación laboral. El organismo debe llenar los certificados correspondientes con los datos del alumno y del curso (por ambos lados) y luego, presentarlo ante el SENCE para que sea firmado y timbrado por la Dirección Regional. Se recomienda presentar los certificados con cinco días hábiles de anticipación, sin enmendaduras y con la información completa. El OTEC deberá efectuar un acto de clausura y de certificación del curso al que los alumnos podrán asistir con al menos una persona que les acompañe. En la medida de lo posible se contará con la participación de autoridades del SENCE. En la página http://psociales.sence.cl se encuentra un formato de protocolo de certificaciones, como recomendación a seguir.

37 Anexo Nº 1, punto 16


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3.5. SEGUIMIENTO. 3.5.1. Documentos Disponibles en el Sistema Informático de Apoyo. En el Sistema Informático el OTEC, para esta Etapa, encontrará el siguiente documento disponible:

o Formulario de Seguimiento. 3.5.2. Seguimiento. Consiste en una visita que realiza el OTEC a cada uno de los alumnos egresados aprobados del curso a los tres meses de haber terminado la capacitación, incluida la experiencia laboral, según corresponda. Esta visita tienen por objeto requerir información acerca de la situación laboral del capacitado, a los tres meses de egresado del curso. El OTEC debe registrar esta información en el Sistema Informático de Apoyo y entregar a SENCE una copia del Formulario de Seguimiento38. 4. PAGOS. 4.1. ANTICIPO. Una vez iniciado el curso y hasta el 80% de la Fase Lectiva, habiendo visado el Formulario 1 por parte del SENCE, el OTEC podrá solicitar un anticipo equivalente al 50% del Valor Total del Curso sólo durante el desarrollo de la Fase lectiva. En este anticipo no debe incluirse el monto destinado a subsidios, ni el valor del seguimiento.

Para solicitar el anticipo, el OTEC, debe ingresar por internet a la página principal del Sistema Informático (http://psociales.sence.cl), completar e imprimir el formulario de Solicitud de Pago.

4.1.1. Documentación. El OTEC debe presentar la siguiente documentación separadamente por cada curso para el cual se pide el anticipo.

o Solicitud de pago.39 o Garantía:

Debe ser tomada por el OTEC o por su Representante Legal en nombre del OTEC, especificando en la misma garantía que ha sido tomada en representación del organismo. Debe equivaler al 100% del monto solicitado Debe tener una fecha de vigencia que exceda en, a lo menos, treinta (30) días a la fecha prevista para el término del curso. Se entiende que el curso finaliza al término de la etapa del seguimiento.

38 Anexo N º 1, punto 14 39 Anexo Nº1, punto 30


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La glosa debe indicar exactamente la frase “Para garantizar el anticipo equivalente al 50 % del Valor Total del Curso, Nombre y código del curso”. Si la garantía es una Póliza de Seguros, el monto de la misma, debe ser calculado con el valor de la UF correspondiente a la fecha de inicio de su vigencia. Debe ser tomada a favor del Servicio Nacional de Capacitación y Empleo, RUT: 61.531.000-K.

o Factura: Debe indicarse en ella “Pago de Anticipo” y el nombre y código del curso para el

cual se solicita anticipo. 4.2. Reembolso de Subsidios de Movilización de a Fase Lectiva. El reembolso de subsidios de movilización, se hará en dos modalidades dependiendo del número de meses que dure el curso y se detalla según la siguiente tabla:

Modalidad Duración del curso Cada dos meses Cursos de dos meses o más. (4.2.1 de este manual) En el

caso de tener una duración impar de meses, los reembolsos del último mes se realizarán junto con la preliquidación.

En la Preliquidación Cursos de dos meses o menos (Ver 4.3. Preliquidación). Importante: Los montos correspondientes a los subsidios no son facturables. En caso de producirse deserciones (justificadas o no), el monto correspondiente a subsidios no será pagado por el SENCE desde el momento en que el beneficiario deje de asistir al curso. Al finalizar la Fase Lectiva del Curso del curso, el SENCE verificará que la información presentada en las planillas de entrega de subsidios sea coherente con la información de asistencia de los alumnos registrada en el libro de clases y en el Sistema Informático de Apoyo. 4.2.1. Pago de subsidios de movilización cada dos meses. (Para cursos de dos

meses de duración o más) La planilla debe ser llenada considerando el cumplimiento del segundo mes. Como las planillas son semanales debe tarjarse los días que no son considerados parte de los dos meses. De igual forma al iniciar una planilla nueva debe tarjarse los días ya contemplados en la planilla anterior. A modo de ejemplo: Día de inicio del curso: Jueves 10 de Junio. Cumplimiento de los dos meses: Lunes 09 de Agosto. Por lo tanto la primera planilla debe incluir sólo hasta el día Lunes 09 de agosto. El resto

de esa semana (desde el Martes 10 de Agosto hasta el Sábado 14 de agosto) debe ser tarjada. De igual forma la planilla que sigue debe iniciarse desde el Martes 10 de Agosto y tarjarse el día Lunes 09 de Agosto.

4.2.2. Documentación que debe presentar el OTEC.

o Solicitud de pago. o Planilla entrega de subsidios:En esta planilla se debe señalar el nombre y

código del curso (PB-CAP--...), el nombre de los beneficiarios, quienes la firman. Debe ser entregada a SENCE en original.


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o Fotocopia del Registro de Asistencia (del libro de clases) legalizada ante notario.

4.3. PRELIQUIDACIÓN. Una vez finalizada la Fase Lectiva, colocados los beneficiarios en experiencia laboral o iniciada la Asistencia Técnica, según corresponda, y habiendo el Supervisor de SENCE visado el formulario “Resumen de la Fase 1” y el formulario 2, el OTEC podrá solicitar una preliquidación En este pago se incluirá el reembolso de subsidios de movilización de la fase lectiva que estén pendientes, y el reembolso del subsidio de útiles y herramientas si corresponde al curso.

Tipo de curso Preliquidación Curso sin Experiencia Laboral No corresponde preliquidación. El OTEC en estos

casos debe presentar liquidación final del curso. Cursos con dos meses de duración o menos, con experiencia laboral.

Incluye reembolso de subsidio de movilización y subsidios de útiles y herramientas según corresponda.

Cursos de más de dos meses de duración, con experiencia laboral.

Incluye reembolso de subsidio de movilización no pagados en 4.2.1 de este manual (mes impar) y subsidios de útiles y herramientas según corresponda.

Se considerarán deserción justificada, la de aquellos alumnos que no asisten a clases por las siguientes razones:

o Encontró trabajo o Cambio de domicilio que inhabilite la asistencia o Licencia médica sobre 20 % de las horas de Fase Lectiva o Experiencia

laboral o Servicio Militar o Privación de libertad por causa legal o Fallecimiento.

Toda ausencia justificada debe ser acreditada con el documento correspondiente en el momento que se presente una solicitud de pago. De este modo las ausencias justificadas se pagarán como alumnos presentes (Esto no considera el reembolso de subsidios). Importante: para la cancelación de pagos, el analista de SENCE coteja que la información de la asistencia de los alumnos, coincida con aquella que se encuentra registrada en el Sistema Informático. En caso de no coincidir y/o se presente el libro de clases con enmendaduras, el pago será objetado, por los montos correspondientes, salvo que el libro de clases sea visado (firmado en el original) por el supervisor de SENCE, dando fe que la enmendadura corresponde a un error del cual ha tomado conocimiento. 4.3.1. Cálculo del Monto a pagar.

Sea: VCef1= Valor Capacitación efectiva para alumnos con asistencia menor a 80%. VCef2= Valor Capacitación efectiva para alumnos con asistencia igual o superior al 80%. VHAC= Valor Hora Alumno Capacitación. A2= Alumnos con asistencia Lectiva mayor o igual a 80%.


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H1= Horas asistidas por alumno con asistencia menor al 80%. HFL= Horas de Fase Lectiva. SUBH= Subsidio de Útiles y Herramientas. Considere que: Para alumnos con asistencia menor al 80% de las horas:

∑×= )(H VHACVC 1ef1 Para alumnos con asistencia mayor o igual al 80% de las horas:

[ ]2FLef2 AHVHACVC ××= 4.3.2. Fórmula de cálculo de preliquidación:

AnticipoSUBHosReembolsad No SubsidiosVCVCciónPreliquida ef2ef1 −+++=

4.4. Reembolso de Subsidios de Útiles y Herramientas. Para el caso de cursos con Asistencia técnica y si así corresponde, el OTEC podrá solicitar - junto con la preliquidación - el reembolso de los Subsidios de Útiles y Herramientas. El Reembolso por Subsidio de Útiles y herramientas se hace efectivo siempre y cuando: El OTEC haya comprado los útiles y herramientas a su nombre, con su RUT y con su disponibilidad de recursos. La Empresa que vende las herramientas al OTEC debe entregar dos copias de Factura una denominada “Copia Cliente” y otra “Triplicado Control Tributario”. Esta compra debe considerar el IVA. Contablemente el OTEC debe establecer una cuenta en su contabilidad denominada “Reembolso Subsidio de Útiles y Herramientas”. El OTEC debe haber entregado los útiles y herramientas a los alumnos y haber dejado constancia de ello en la “Planilla de Recepción de Subsidio de Útiles y Herramientas40”, encontrándose ésta firmada por el alumno. El OTEC debe entregar copia de este documento a cada uno de los alumnos. El OTEC debe haber entregado al SENCE - una vez cumplido el 80% de avance de la Fase Lectiva del Curso - los proyectos de los beneficiarios. El SENCE debe haber Evaluado y aprobado los proyectos en el plazo de 10 días hábiles luego de recibidos. El reembolso se pagará al mismo tiempo que la preliquidación, el monto por alumno no podrá superar el máximo establecido para este concepto, independientemente de que el monto total para el curso sea menor o igual que el total del subsidio adjudicado.

40 Anexo Nº1, punto 1.


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4.4.1. Documentación que debe presentar el OTEC. El OTEC debe solicitar el reembolso del Subsidio a la Dirección Regional del SENCE que le corresponda, presentando la siguiente documentación:

o Solicitud de Pago. o Factura, no debe incluir el monto equivalente a subsidios, debe indicar el

código del curso que se está preliquidando o Fotocopia Factura “Copia Control Tributario”, que es la Factura que la

Empresa emite por la compra de útiles y herramientas por parte del OTEC, si corresponde.

o Factura “Exenta o no gravada” (Sin IVA), si corresponde, que considere: Emitida por el Organismo Técnico. En ella queda constancia de la recepción de los útiles y Herramientas

para los alumnos. Se emite por la totalidad de los alumnos del curso. Debe señalarse en ella el Nº y fecha de la(s) factura(s) de la(s)

empresa(s) a la(s) que se compró los útiles y herramientas; incluye: Nombre del Programa, Código del Curso, Nombre y C.I. de los alumnos.

o Planilla de Recepción de Útiles y Herramientas firmada por los alumnos, si corresponde. Esta planilla se encontrará disponible en http://psociales.sence.cl para ser bajada. En ella, se debe señalar el nombre y código del curso (PB-CAP-00X-...), el nombre de los beneficiarios, quienes la firman. Se debe entregar esta planilla al SENCE en original.

o Proyectos de Microemprendimiento de los alumnos aprobados por el SENCE, si corresponde.

o Convenios de práctica o contratos de trabajo, si corresponde. o Planilla de entrega de subsidios.

4.5. LIQUIDACIÓN FINAL. 4.5.1. Documentos Disponibles en el Sistema Informático de Apoyo. En el Sistema Informático el OTEC, para esta etapa, encontrará los siguientes documentos disponibles:

o Solicitud de Pago. o Planilla de Recepción de Subsidios.

4.5.2. Descripción de la Etapa. A más tardar después de 10 días hábiles de finalizada la Fase Lectiva o la Fase 2,según corresponda al tipo de curso, el OTEC podrá solicitar la liquidación final del curso. En ella se incluye el reembolso al OTEC por concepto de subsidios de Fase Experiencia Laboral que haya cancelado a los alumnos (según corresponda). La forma de cálculo de la liquidación final dependerá de los pagos ya realizados, de los tipos de curso y de los resultados de cada uno de los beneficiarios de acuerdo a su asistencia. Las situaciones y formas de cálculo son:


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4.5.3. Cursos con Experiencia Laboral en Empresas. Considere para los cálculos relacionados con la Fase Lectiva, en caso de no haber solicitado pre-liquidación. Sea:

VCef= Valor Total de Capacitación efectiva. VCef1= Valor Capacitación efectiva para alumnos con asistencia menor a 80%. VCef2= Valor Capacitación efectiva para alumnos con asistencia igual o superior al 80%. VHAC= Valor Hora Alumno Capacitación. A2= Alumnos con asistencia mayor o igual a 80%. H1= Horas asistidas por alumno con asistencia menor al 80%. HFL= Horas de Fase Lectiva. Para alumnos con asistencia menor al 80% de las horas:


[ ]2FLef2 AHVHACVC ××= Luego:

( )ef2ef1ef VCVCVC += Considere para los cálculos relacionados con la fase de experiencia laboral. Sea:

VELef1= Valor Experiencia Laboral para Alumnos con asistencia menor al 80%. VHAEL= Valor por Hora por alumno en Experiencia Laboral. VELef2= Valor Experiencia Laboral para Alumnos con asistencia igual o superior al 80%. L2= Alumnos con asistencia en Experiencia Laboral mayor o igual a 80%. E1= Horas asistidas a experiencia Laboral por alumno con asistencia menor a 80%. HFEL= Horas de Fase Experiencia Laboral. Para alumnos con asistencia menor al 80% de las horas:

∑×= )(E VHAELVEL 1ef1 Para alumnos con asistencia mayor o igual al 80% de las horas:

[ ]2FELef2 LHVHAELVEL ××= Luego:

( )ef2ef1ef VELVELVEL +=


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Las distintas situaciones se muestran en la siguiente tabla: Tabla Resumen pagos para Cursos con Experiencia Laboral en Empresas

Montos pagados al OTEC previamente

Fórmula de cálculo

Sólo Anticipo

VCef + VELef + Subsidios no reembolsados– Anticipo

Sólo Preliquidación VELef + Subsidios no reembolsados

Ninguno VCef + VELef + Subsidios no reembolsados

4.5.4. Cursos para el Trabajo Independiente. Considere para los cálculos relacionados con la fase lectiva, en caso de no haber solicitado pre-liquidación: Sea:

VCef= Valor Total de Capacitación efectiva. VCef1= Valor Capacitación efectiva para alumnos con asistencia menor a 80%. VCef2= Valor Capacitación efectiva para alumnos con asistencia igual o superior al 80%. VHAC= Valor Hora Alumno Capacitación. A2= Alumnos con asistencia mayor o igual a 80%. H1= Horas asistidas por alumno con asistencia menor al 80%. HFL= Horas de Fase Lectiva. Para alumnos con asistencia menor al 80% de las horas:


[ ]2FLef2 AHVHACVC ××= Luego:

( )ef2ef1ef VCVCVC +=

Considere para los cálculos relacionados con la Fase 2 : Sea:

VATef= Valor Total de Asistencia Técnica. VATef1= Valor Asistencia Técnica para alumnos con asistencia menor a 80%. VATef2= Valor Asistencia Técnica para alumnos con asistencia igual o superior al 80%. VAAT= Valor Asistencia Técnica por Alumno. B2= Alumnos de Asistencia Técnica con asistencia mayor o igual a 80%. J1= Horas asistidas por alumno con asistencia menor al 80%. HAT= Horas de Asistencia Técnica adjudicadas. HAAT=Horas de Asistencia Técnica realizadas.


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Para alumnos con asistencia menor al 80% de las horas:

( )∑×

= 1

ATef1 J

HAVAATVAT

Para alumnos con asistencia mayor o igual al 80% de las horas:

[ ]2ATAT

ef2 BHHA

VAATVAT ××

=

Luego:

( )ef2ef1ef VATVATVAT += Las distintas situaciones se muestran en la siguiente tabla:

Tabla Resumen Cursos con Trabajo Independiente. Montos pagados al OTEC previamente

Fórmula de cálculo

Sólo Anticipo VCef + VATef + Subsidios FL no reembolsados - Anticipo

Sólo Preliquidación VATef

Ninguno VCef + VATef + Subsidios FL no reembolsados

4.5.5. Documentación

o Solicitud de Pago. o Planillas de entrega de subsidios. o En caso de no haber solicitado pagos anteriores, toda la documentación de

respaldo que corresponde a cada uno de ellos, según este manual. 4.6. CIERRE DEL CURSO. Corresponde al pago por el concepto de seguimiento. A más tardar después de 10 días hábiles de finalizada esta tarea, el OTEC podrá solicitar el cierre del curso, para lo cual se debe presentar ante la Dirección Regional, la documentación que se detalla en el punto 4.6.1. Vencido este plazo y en caso que el OTEC no presente la documentación mencionada, SENCE se reserva el derecho de liberar los recursos que resten por pagar, o ejecutar las garantías por el monto que el OTEC adeude. El valor asociado al seguimiento con contrato o iniciación de actividades ($15.000) sólo se cancelará en aquellos casos en que el oficio en que se ha dado la inserción laboral corresponda a aquellos en que la persona fue capacitada.


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4.6.1. Documentación.

o Solicitud de Pago. o Formulario de seguimiento, impreso desde el Sistema Informático de Apoyo y visado

por el supervisor del SENCE. o Copia autenticada de los contratos de trabajo y liquidaciones de sueldo de aquellas

personas que se encuentran trabajando en forma dependiente. Los contratos a honorarios no se considerarán como contratos de trabajo, sino de prestación de servicios.

o Copia de boletas y/o contratos a honorarios u otra documentación que acredite la generación de ingresos de quienes se encuentran trabajando en forma independiente emitidas más de una vez en el periodo entre el término de las actividades y el momento del seguimiento.

o Factura: Este documento debe indicar: nombre del curso que se está liquidando y código del curso.


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5. ANEXO N º 1: DOCUMENTACIÓN. Nº Documento Donde se obtiene Observaciones 1 Acta de entrega

de útiles y herramientas

Página principal de http://psociales.sence.cl

Debe ser firmado por todos los alumnos que reciben este subsidio y entregada a SENCE en original.

2 Acta de entrega en sala

El CPC lo debe proporcionar.

EL OTEC la debe firmar antes del inicio del curso para dar conformidad a la derivación de titulares

3 Acta de inicio El formulario para la firma de los alumnos se encuentra en la página principal de http://psociales.sence.cl

El texto del acta de inicio se encuentra impreso en el Libro de Clases.

4 Acuerdo Operativo


La firma de este acuerdo es obligatoria.

5 Certificados El SENCE lo entrega en reuniones de coordinación, previo al inicio del curso.

Una vez finalizado el curso el OTEC debe enviarlos con la información de alumnos completa, para que sean firmados por la Dirección Regional.

6 Convenios de Práctica


En la página se encuentra el formato tipo para los convenios de práctica.

7 Credenciales El SENCE lo entrega en reuniones de coordinación, previo al inicio del curso.

Deben ser entregadas a los alumnos al 20% del curso.

8 Curriculum de instructores

El OTEC lo elabora conforme al perfil presentado en la propuesta adjudicada.

El OTEC lo debe presentar a SENCE antes del inicio del curso para su aprobación.

9 Formulario 1 Complementario.

Página principal de http://psociales.sence.cl e ingresando el nombre del usuario y contraseña asignada.

Estos formularios deben ser visados por SENCE y presentados a la sede de la compañía de seguros en la medida que se vayan generando.

10 Formulario 1: Registro de Alumnos Inscritos


El formulario Nº 1 se activa después que el CPC ha cerrado el proceso de derivación y luego que el OTEC ha completado los antecedentes generales del curso.

11 Formulario 2: Registro de Alumnos Colocados


En “Ingresar Formulario 2 “ se registra a los alumnos que inician fase 2 independientemente la modalidad del curso.

12 Formulario 2: registro de alumnos que iniciaron proyecto


En “Ingresar Formulario 2 “ se registra a los alumnos que inician fase 2 independientemente la modalidad del curso.


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Nº Documento Donde se obtiene Observaciones 13 Formulario 3:

Resumen Finalización fase 2.


En “Ingresar Formulario 3 “ se registra el resultado de la fase 2, independientemente la modalidad del curso.

14 Formulario de seguimiento


Este formulario debe venir firmado por los alumnos entrevistados.

15 Informe de alumnos regulares


Este formulario es necesario para realizar el pago al CPC conforme a los alumnos inscritos al 20 % de ejecución de la fase lectiva o a las 60 horas según corresponda.

16 Informe de desempeño individual


En la página se encuentra el formato.

17 Informe de visita al centro de práctica


En la página se encuentra el formato.

18 Libro de clases. Registro de asistencia diaria.

El Libro de clases, el SENCE lo entrega en reuniones de coordinación, previo al inicio del curso. En este libro se lleva el registro de la asistencia en forma manual. Registro de asistencia es el registro informático de la asistencia de los alumnos. Se encuentra en http://psociales.sence.cl ingresando el nombre del usuario y contraseña asignada.

El registro de asistencia diaria debe realizarse en el libro impreso y en el Sistema Informático de Apoyo. En el sistema se debe registrar diariamente la asistencia al curso, indicando si los alumnos están presentes, ausentes o justificados. Además se debe ingresar la fecha del registro, el número de horas y el horario.

19 Listado de titulares y reemplazantes

El CPC lo debe proporcionar Este listado debe ser presentado por el CPC en la entrega en sala.

20 Material didáctico El OTEC lo presenta conforme a lo detallado en la propuesta adjudicada.

Se presenta a SENCE previo al inicio del curso.

21 Plan de aprendizaje en la empresa.


Se debe presentar a SENCE a más tardar diez días después de iniciada la fase 2. Indicando la sede en la que el alumno cursa la Fase de Experiencia Laboral.

22 Plan de asistencia técnica


Se debe presentar a SENCE a más tardar diez días después de iniciada la fase 2

23 Plan de enseñanza aprendizaje

El OTEC lo tiene en la propuesta adjudicada

Debe estar en un lugar visible de la sala de clases.

24 Planilla de recepción de subsidio en experiencia Laboral


La deben firmar todos los alumnos que reciben este beneficio en los cursos con experiencia laboral en empresas.


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Nº Documento Donde se obtiene Observaciones 25 Planilla de

recepción de subsidios fase lectiva.


Este formulario es común para todo tipo de cursos, independientemente la modalidad.

26 Planilla para el registro de asistencia para la empresa


Esta planilla la debe entregar el OTEC a la empresa para que registre la asistencia del alumno

27 Proyecto Micro-emprendimiento


Este documento debe completarse por cada proyecto del curso.

28 Registro de proyectos

SENCE lo entrega en reuniones de coordinación, previo al inicio del curso.

Es similar al libro de clases de la Fase Lectiva. Se debe utilizar un libro por Proyecto.

29 Resumen de la Fase 1


Este formulario es común para todos los cursos, independientemente la modalidad.

30 Solicitud de pago Página principal de http://psociales.sence.cl e ingresando el nombre del usuario y contraseña asignada.

Seleccionar la opción Solicitud de Pagos, seleccionar el tipo de pago a solicitar, presionar Calcular. Con esto el sistema validará que se haya cumplido con el ingreso y visación del o los formularios que se requieran para solicitar este pago, además de que corresponda al tiempo de ejecución y tipo de curso. Según el tipo de pago deberá completar los datos solicitados por el sistema y presionar enviar. Aquí el sistema valida que el monto solicitado corresponda a los cálculos según las formulas de cada pago y según los datos ingresados en cada formulario. Si existe algún error, inconsistencia o falta de alguna información, el sistema mostrará un mensaje en las primeras líneas de la pantalla. De no ser así,

31 Tarjeta de derivación

Es entregada por el CPC a los alumnos derivados como titulares.

En la entrega en sala, los alumnos titulares deben entregarla al OTEC para constatar condición de titulares.

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