manual de excel basico 2007

7/18/2019 Manual de Excel Basico 2007

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Universidad Alas Peruanas – Filial MoyobambaEscuela Profesional de DerechoInformática: Microsoft Oce E!cel "##$

Unidad 1. Introducción. Elementos de Excel.

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizadosen una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas asta cálculos de pr!stamos ipotecarios.

"ora #amos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2007$ la pantalla$ las %arras$ etc$ parasa%er di&erenciar entre cada uno de ellos. "prenderás cómo se llaman$ dónde están ' para qu! sir#en.(am%i!n cómo o%tener a'uda$ por si en algún momento no sa%es cómo seguir tra%ajando. Cuandoconozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear ojas de cálculo en el siguiente tema.

Iniciar Excel 2007

)amos a #er las dos &ormas %ásicas de iniciar Excel *++,.

Desde el botón Inicio situado$ normalmente$ en la esquina in&erior izquierda de la pantalla. Coloca elcursor ' az clic so%re el %otón Inicio se despliega un menú- al colocar el cursor so%re Todos losprogramas $ aparece otra lista con los programas que a' instalados en tu ordenador- coloca elpuntero del ratón so%re la carpeta con el nom%re Microsoft Office ' az clic so%re Microsoft Excel$' se iniciará el programa.

Desde el icono de Excel del escritorio.

ara cerrar Excel *++,$ puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones/

Hacer clic en el %otón cerrar $ este %otón se encuentra situado en la parte superior dereca de la#entana de Excel.

(am%i!n puedes pulsar la com%inación de teclas "0(23$ con esta com%inación de teclas cerrarás la#entana que tengas acti#a en ese momento.

Hacer clic so%re el menú Botón Office ' elegir la opción alir .

Ing. Sánchez Panduro, Jorge L.

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!a pantalla inicial

"l iniciar Excel aparece una pantalla inicial como !sta$ #amos a #er sus componentes &undamentales$ asíconoceremos los nombres de los diferentes elementos ' será más &ácil entender el resto del curso. 0apantalla que se muestra a continuación 4' en general todas las de este curso5 puede no coincidir exactamente con la que #es en tu ordenador$ 'a que cada usuario puede decidir qu! elementos quiere quese #ean en cada momento$ como #eremos más adelante.

Unidad *. Empezando a tra%ajar con Excel.

)eremos cómo introd"cir # modificar los di&erentes tipos de datos disponi%les en Excel$ así comomanejar las distintas t$cnicas de movimiento dentro de un li%ro de tra%ajo para la creación de ojas decálculo.

Movimiento rápido en la %o&a

Tan solo "na pe'"e(a parte de la %o&a es visible en la #entana de documento. 6uestra oja$ la ma'oríade las #eces$ ocupará ma'or número de celdas que las #isi%les en el área de la pantalla ' es necesariomoverse por el documento rápidamente.

Cuando no está a%ierto ningún menú$ las teclas activas para poder despla)arse a trav$s de la %o&a

son/

MO*IMIE+TO TE,!-DO

Celda "%ajo 20ECH" "7"89

Celda "rri%a 20ECH" "::I7"

Celda ;ereca 20ECH" ;E:ECH"

Celda Izquierda 20ECH" I<=UIE:;"

antalla "%ajo ")">

antalla "rri%a :E">

Celda "1 C(:0I6ICI9

rimera celda de la columna acti#a 2I6 20ECH" "::I7"

?ltima celda de la columna acti#a 2I6 20ECH" "7"89

rimera celda de la &ila acti#a 2I6 20ECH" I<=UIE:;" o I6ICI9

?ltima celda de la &ila acti#a 2I6 20ECH" ;E:ECH"


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Otra &orma rápida de mo#erse por la oja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escri%ir su nom%re de columna ' &ila en el cuadro de texto a la izquierda de la %arra de &órmulas/

or ejemplo$ para ir a la celda DF15 de%erás escri%irlo en la caja de texto ' pulsar la tecla I+T.O.

"unque siempre puedes utilizar el ratón$ mo#i!ndote con las barras de despla)amiento para #isualizar lacelda a la que quieres ir$ ' acer clic so%re !sta.

Unidad @. 9peraciones con arci#os.

)amos a #er las operaciones re&erentes a arci#os como abrir/ n"evo/ g"ardar/ g"ardar como # cerrar

para poder manejarlas sin pro%lemas a la ora de tra%ajar con li%ros de tra%ajo de Excel.

"ardar "n libro de traba&o

Cuando empezamos a crear un li%ro de tra%ajo ' queremos poder recuperarlo en otra ocasión paramodi&icarlo$ imprimirlo$ en &in$ realizar cualquier operación posterior so%re !ste$ tendremos quealmacenarlo en alg"na "nidad de disco$ esta operación se denomina "ardar . (am%i!n cuandotengamos un li%ro 'a guardado ' lo modi&iquemos$ para que los cam%ios permanezcan de%eremosguardar el li%ro antes de cerrar.

ara almacenar un li%ro de tra%ajo$ podemos utilizar #arios m!todos.

1n m$todo consiste en almacenar el arc%ivo asignándole "n nombre/

Haz clic el 7otón Office ' elige la opción "ardar como

"parecerá el siguiente cuadro de diálogo/

Ai el &icero 'a existía$ es decir 'a tenía un nom%re$ aparecerá en el recuadro +ombre de arc%ivo suantiguo nom%re$ si pulsas el %otón "ardar $ sin indicarle una nue#a ruta de arci#o$ modi&icaremos eldocumento so%re el cual estamos tra%ajando. or el contrario si quieres crear otro nue#o documento con

las modi&icaciones que as realizado$ sin cam%iar el documento original tendrás que seguir estos pasos/


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En el recuadro "ardar en az clic so%re la &leca de la dereca para seleccionar la "nidad donde vasa grabar tu tra%ajo.

9%ser#a como en el recuadro in&erior aparecen las distintas su%carpetas de la unidad seleccionada.Haz do%le clic so%re la carpeta donde guardarás el arci#o.

En el recuadro +ombre de arc%ivo$ escri%e el nom%re que quieres ponerle a tu arci#o. ' por último azclic so%re el %otón "ardar .

Otro m$todo consiste en almacenar el arc%ivo con el mismo nombre '"e ten3a antes de lamodi&icación. ara ello/

Aelecciona la opción "ardar del Botón Office.

9 %ien$ az clic so%re el %otón "ardar de la Barra de -cceso .ápido$ se guardará con elmismo nom%re que tenía. (am%i!n puedes utilizar la com%inación de teclas ,trl 4 .

Ai el arci#o era nue#o$ aparecerá el cuadro de diálogo "ardar como que nos permitirá darle nom%re 'elegir la ruta donde lo #amos a guardar.

Unidad 3. 2órmulas ' 2unciones.

Esta unidad es la "nidad "na de las más importantes del c"rso $ pues en su comprensión ' manejo estála %ase de Excel. =u! es una oja de cálculo sino una %ase de datos que utilizamos con una serie de&órmulas para e#itar tener que recalcular por cada cam%io que acemos. or eso esta unidad es&undamental para el desarrollo del curso ' la %uena utilización de Excel.

)amos a pro&undizar en el manejo de &unciones 'a de&inidas por Excel *++, para agilizar la creación deojas de cálculo$ est"diando la sintaxis de !stas así como el "so del asistente para f"nciones$erramienta mu' útil cuando no conocemos mu' %ien las &unciones existentes o la sintaxis de !stas.

Introd"cir 5órm"las # 5"nciones

Una f"nción es "na fórm"la prede&inida por Excel *++, 4o por el usuario5 '"e opera con "no o másvalores # dev"elve "n res"ltado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la&órmula que la contiene.


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0a sintaxis de cualquier &unción es/ nombre6f"nciónarg"mento89arg"mento299arg"mento+:

Aiguen las siguientes reglas/

B Ai la &unción #a al comienzo de una &órmula de%e empezar por el signo .

B 0os argumentos o #alores de entrada #an siempre entre par!ntesis. 6o dejes espacios antes odespu!s de cada par!ntesis.

B 0os argumentos pueden ser #alores constantes 4número o texto5$ &órmulas o &unciones.

B 0os argumentos de%en de separarse por un punto ' coma 9.

Ejemplo/ =SUMA(A1:C8)

(enemos la &unción AUD"45 que de#uel#e como resultado la suma de sus argumentos. El operador ; nosidentifica "n rango de celdas$ así -8;,< indica todas las celdas incluidas entre la celda "1 ' la CF$ así la

&unción anterior sería equi#alente a/

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la #entaja de utilizar la &unción.

0as &órmulas pueden contener más de una &unción$ ' pueden aparecer &unciones anidadas dentro de la&órmula.

Ejemplo/ =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen mucos tipos de &unciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. "sí a'&unciones matemáticas ' trigonom!tricas$ estadísticas$ &inancieras$ de texto$ de &eca ' ora$ lógicas$ de%ase de datos$ de %úsqueda ' re&erencia ' de in&ormación.

ara introducir una &órmula de%e escri%irse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto$precedida siempre del signo =.

Insertar f"nción con el asistente

Una &unción como cualquier dato se p"ede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis$pero Excel *++, dispone de una a'uda o asistente para utilizarlas$ así nos resultará más &ácil tra%ajar con ellas.

Ai queremos introducir una &unción en una celda/ Aituarse en la celda donde queremos introducir la &unción.

Hacer clic en la pestaGa 5órm"las.

Elegir la opción Insertar f"nción.


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9 %ien$ acer clic so%re el %otón de la %arra de &órmulas.

"parecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar f"nción/

Excel *++, nos permite b"scar la f"nción '"e necesitamos escribiendo "na breve descripción de laf"nción necesitada en el recuadro B"scar "na f"nción; ' a continuación acer clic so%re el %otón

$ de esta &orma no es necesario conocer cada una de las &unciones que incorpora Excel 'aque el nos mostrará en el cuadro de lista eleccionar "na f"nción; las &unciones que tienen que #er conla descripción escrita.

ara que la lista de &unciones no sea tan extensa podemos seleccionar pre#iamente una categoría delcuadro com%inado O seleccionar "na categor3a;$ esto ará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las

&unciones de la categoría elegida ' reduzca por lo tanto la lista. Ai no estamos mu' seguros de lacategoría podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista eleccionar "na f"nción; a' que elegir la &unción que deseamos aciendo clicso%re !sta.

9%ser#a como con&orme seleccionamos una &unción$ en la parte in&erior nos aparecen los distintosargumentos ' una %re#e descripción de !sta. (am%i!n disponemos de un enlace -#"da sobre estaf"nción para o%tener una descripción más completa de dica &unción.

" &inal$ acer clic so%re el %otón -ceptar


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Unidad . Danipulando celdas

)amos a #er los di&erentes m$todos de selección de celdas para poder modi&icar el aspecto de !stas$

así como di&erenciar entre cada uno de los m!todos ' sa%er elegir el más adecuado según la operación arealizar.

elección de celdas

-ntes de realizar c"al'"ier modificación a "na celda o a "n rango de celdas con Excel *++,$tendremos que seleccionar aquellas celdas so%re las que queremos que se realice la operación. "continuación encontrarás algunos de los m!todos de selección más utilizados.

(e recomendamos iniciar Excel *++, aora para ir pro%ando todo lo que te explicamos.

" la ora de seleccionar celdas es mu' importante &ijarse en la &orma del puntero del ratón para sa%er sirealmente #amos a seleccionar celdas o realizar otra operación. 0a forma del p"ntero del ratón a la %ora

de seleccionar celdas consiste en una cr") gr"esa blanca$ tal como/ .

Aelección de "na celda

ara seleccionar "na >nica celda sólo tienes que %acer clic sobre la celda a seleccionar con el %otónizquierdo del ratón.

Aelección de "n rango de celdas

ara seleccionar un conjunto de celdas ad#acentes$ pulsar el %otón izquierdo del ratón

en la primera celda a seleccionar # mantener p"lsado el botón del ratón mientras searrastra %asta la >ltima celda a seleccionar$ despu!s soltarlo ' #erás como las celdasseleccionadas aparecen con un marco alrededor ' cam%ian de color.

Aelección de "na col"mna

ara seleccionar "na col"mna a' que situar el cursor sobre el identificativo s"perior de la col"mna

a seleccionar ' %acer clic so%re !ste.

Aelección de "na fila

ara seleccionar "na fila a' que situar elcursor

sobre el identificativo i)'"ierdo de lafila a seleccionar # %acer clic so%re !ste.

Aelección de "na %o&a entera

Aituarse so%re el botón s"perior i)'"ierdo de la %o&a situado entre elindicati#o de la columna " ' el de la &ila 1 # %acer clic so%re !ste.

Ai realizamos una operación de ojas como eliminar %o&a o insertar "na%o&a$ no ace &alta seleccionar todas las celdas con este m!todo 'a queel estar situados en la oja %asta para tenerla seleccionada.


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-(adir a "na selección

Ducas #eces puede que se nos ol#ide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas +Ocontig"as$ para ello se a de realizar la nue#a selección manteniendo p"lsada la tecla ,T.!.

Este tipo de selección se puede aplicar con celdas$ columnas o &ilas. or ejemplo podemos seleccionar una &ila ' aGadir una nue#a &ila a la selección aciendo clic so%re el indicador de &ila manteniendo pulsadala tecla ,T.!.

-mpliar o red"cir "na selección

Ai queremos ampliar o red"cir "na selección 'a realizada siempre que la selección sea de celdascontiguas$ realizar los siguientes pasos$ manteniendo p"lsada la tecla M-?1$ %acer clic donde'"eremos '"e termine la selección.

Unidad . 2ormato de celdasExcel nos permite no solo realizar cuentas sino que tam%i!n nos permite darle una %uena presentación anuestra oja de cálculo resaltando la información más interesante/ de esta forma con "n solo vista)opodremos percibir la información más importante # as3 sacar concl"siones de forma rápida #eficiente. or ejemplo podemos lle#ar la cuenta de todos nuestros gastos ' nuestras ganancias del aGo 'resaltar en color rojo las p!rdidas ' en color #erde las ganancias$ de esta &orma sa%remos rápidamente siel aGo a ido %ien o mal.

" continuación #eremos las diferentes opciones disponi%les en Excel *++, respecto al cambio deaspecto de las celdas de una oja de cálculo ' cómo manejarlas para modi&icar el tipo ' aspecto de laletra$ la alineación$ %ordes$ som%reados ' &orma de #isualizar números en la celda.

5"ente

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una oja de cálculo cam%iando la &uente$ eltamaGo$ estilo ' color de los datos de una celda.

ara cam%iar la apariencia de los datos de nuestra oja de cálculo$ podemos utilizar los cuadros dediálogo o la %anda de opciones$ a continuación te descri%imos estas dos &ormas$ en cualquiera de las dosprimero de%erás pre#iamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modi&icar el aspecto/

Utilizando los cuadros de diálogo/

En la pestaGa Inicio az clic en la &leca que se encuentra al pie de lasección 5"ente.


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;el cuadro de diálogo que se a%re$ 5ormato de celdas$ aciendo clic so%re la pestaGa 5"ente$ aparecerála &ica de la dereca. Una #ez elegidos todos los aspectos deseados$ acemos clic so%re el %otónn-ceptar . Con&orme #amos cam%iando los #alores de la &ica$ aparece en el recuadro *ista previa unmodelo de cómo quedará nuestra selección en la celda. Esto es mu' útil a la ora de elegir el &ormato quemás se adapte a lo que queremos." continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la &ica

5"ente.

5"ente; Ae elegirá de la lista una &uente determinada$ es decir$ un tipo de letra.

Ai elegimos un tipo de letra con el identi&icati#o delante de su nom%re$ nos indica que la &uente elegidaes Tr"e T#pe$ es decir$ que se usará la misma &uente en la pantalla que la impresora$ ' que además esuna &uente escala%le 4podemos escri%ir un tamaGo de &uente aunque no aparezca en la lista de tamaGosdisponi%les5.

Estilo; Ae elegirá de la lista un estilo de escritura. 6o todos los estilos son disponi%les con cada tipo de&uente. 0os estilos posi%les son/ 6ormal$ Cursiva$ +egrita$ Negrita Curi!a.

Tama(o; ;ependiendo del tipo de &uente elegido$ se elegirá un tamaGo u otro. Ae puede elegir de la lista o%ien teclearlo directamente una #ez situados en el recuadro.

"bra#ado; 9%ser#a como la opción acti#a es +ing"no$ aciendo clic so%re la &leca de la dereca sea%rirá una lista desplega%le donde tendrás que elegir un tipo de su%ra'ado.

,olor; or de&ecto el color acti#o es -"tomático$ pero aciendo clic so%re la &leca de la dereca podráselegir un color para la letra.

Efectos; (enemos disponi%les tres e&ectos distintos/ Tac%ado$ "per3ndice ' "b3ndice. ara acti#ar odesacti#ar uno de ellos$ acer clic so%re la casilla de #eri&icación que se encuentra a la izquierda.

5"ente normal; Ai esta opción se acti#a$ se de#uel#en todas las opciones de &uente que Excel *++, tienepor de&ecto.

En la Banda de opciones disponemos de unos %otones que nos permiten modi&icar algunas de lasopciones #istas anteriormente ' de &orma más rápida$ como/

En este recuadro aparece el tipo de f"ente o letra de la celda en la que nosencontramos situados. ara cam%iarlo$ acer clic so%re la &leca de la dereca para elegir otro tipo.

"l igual que el %otón de 2uente anterior$ aparece el tama(o de nuestra celda$ para cam%iarlopuedes elegir otro desde la &leca de la dereca$ o %ien escri%irlo directamente en el recuadro.


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Este %otón lo utilizamos para poner o quitar la +egrita. "l acer clic so%re !ste se acti#a o desacti#a lanegrita dependiendo del estado inicial.

Este %otón &unciona igual que el de la 6egrita$ pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la,"rsiva.

Este %otón &unciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el "bra#ado simple.

Con este %otón podemos elegir un color para la f"ente. ;e%ajo de la letra " aparece una línea$ ennuestro caso roja$ que nos indica que si acemos clic so%re el %otón cam%iaremos la letra a ese color. Encaso de querer otro color$ acer clic so%re la &leca de la dereca ' elegirlo.

Unidad ,. Cam%ios de estructura.

)amos a utilizar los m!todos disponi%les en Excel *++, para modificar el aspecto de las filas/col"mnas/ el aspecto general de "na %o&a de cálc"lo ' o%tener así un aspecto más presenta%le.

"lto de &ila

Excel *++, a&"sta a"tomáticamente la alt"ra de una &ila dependiendo del tipo de letra más grande"tili)ado en esa &ila. or ejemplo$ cuando el tipo de letra ma'or de la &ila * es "rial de 1+ puntos$ la altura de esa &ila es 1*$,. Ai aplicamos (imes 6eJ:oman de 1* puntos a una celda de la &ila *$ la altura de toda la &ila pasaautomáticamente a 1$,.

Ai deseamos modi&icar la altura de alguna &ila$ podemos utilizar dos m!todos/

El primer m!todo consiste en "tili)ar el men>. ara ello$ seguiremos lossiguientes pasos/

Aeleccionar las &ilas a las que quieras modi&icar la altura. En caso de noseleccionar ninguna$ se realizará la operación a la &ila en la que nosencontramos.

Aeleccionar del menú 5ormato que se encuentra en la pestaGa Inicio.

Elegir la opción -lto de fila

"parecerá el cuadro de diálogo -lto de fila dela dereca en el que tendrás que indicar el alto de la &ila$ para indicar decimales utilizar la coma $.

Escri%ir la altura deseada$ en este caso está 1*$, que es la altura quetiene la &ila por de&ecto.

Hacer clic so%re el %otón -ceptar para que los cam%ios se agan e&ecti#os.

El segundo m!todo consiste en "tili)ar el ratón. ara ello/

Colocar el puntero del ratón en la línea situada de%ajo del número de la &ila que desees modi&icar$ en la

ca%ecera de la &ila.


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El puntero del ratón adopta la &orma de una &leca de dos puntas$ tal como/

Dantener pulsado el %otón del ratón$ ' arrastrar la línea a la nue#a posición. Con&orme mo#emos el ratón$la altura de la &ila cam%ia.

"l &inal soltar el %otón del ratón.

-"toa&"star

Ai emos modi&icado la altura de una &ila$ podemos redimensionarla para a&"starla a la entrada másalta de la fila$ utilizando dos m!todos distintos.

El primer m!todo consiste en "tili)ar el men>. ara ello/

Aelecciona las &ilas a las que desees modi&icar la altura.

Aeleccionar del menú 5ormato que se encuentra en la pestaGa Inicio.

Elige la opción -"toa&"star alto de fila.

Este segundo m!todo es muco más rápido/

Aituarse so%re la línea di#isoria por de%ajo de la &ila que deseas modi&icar$en la ca%ecera de la &ila.

(al como #imos a la ora de modi&icar la altura con el ratón$ el puntero delratón se con#ertirá en una &leca de dos puntas.

Haz do%le clic$ el tamaGo se reajustará automáticamente.

Unidad F. Insertar ' eliminar elementos

)amos a #er las di&erentes formas de insertar # eliminar filas/ col"mnas/ celdas # %o&as operacionesmu' útiles cuando tenemos un li%ro 'a creado ' queremos retocarlo o cuando a mitad del diseGo de unaoja nos damos cuenta que se nos a ol#idado colocar una &ila o columna.

Insertar filas en "na %o&a

En mucas ocasiones$ despu!s de crear una oja de cálculo$ nos daremos cuenta de que nos faltaalg"na fila en medio de los datos 'a introducidos.

ara a(adir "na fila$ seguir los siguientes pasos/

Aeleccionar la &ila so%re la que quieres aGadir la nue#a$ 'a que las &ilassiempre se aGaden por encima de la seleccionada.

Aeleccionar el menú Insertar de la pestaGa Inicio.


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Elegir la opción Insertar filas de %o&a.

(odas las &ilas por de%ajo de la nue#a$ %ajarán una posición.

En caso de no a%er seleccionado ninguna &ila$ Excel toma la &ila donde está situado el cursor como &ilaseleccionada.

Ai quieres a(adir varias filas$ %asta con seleccionar/ en el primer paso/ tantas filas como filas aa(adir .

-(adir filas a n"estra %o&a de cálc"lo no ace que el número de &ilas #aríe$ seg"irán %abiendo80@<A7 filas$ lo que pasa es que se eliminan las últimas$ tantas como &ilas aGadidas. Ai intentas aGadir &ilas ' Excel no te deja$ seguro que las últimas &ilas contienen algún dato.

Cuando insertamos &ilas con un &ormato di&erente al que a' por de&ecto$ nos aparecerá el %otón parapoder elegir el formato '"e debe tener la n"eva fila .

ara elegir un &ormato u otro$ acer clic so%re el %otón ' aparecerá el

cuadro de la dereca desde el cual podremos elegir si el &ormato de lanue#a &ila será el mismo '"e la fila de arriba$ '"e la de aba&o o '"e notenga formato.

6o es o%ligatorio utilizar este %otón$ si te molesta$ no te preocupes 'a quedesaparecerá al seguir tra%ajando con la oja de cálculo.

Insertar col"mnas en "na %o&a

Excel *++, tam%i!n nos permite a(adir col"mnas$ al igual que &ilas.

ara aGadir una columna$ seguiremos los siguientes pasos/

Aeleccionar la columna delante de la cual quieres aGadir otra$ 'a que lascolumnas siempre se aGaden a la izquierda de la seleccionada.

Aeleccionar el menú Insertar de la pestaGa Inicio.

Elegir la opción Insertar col"mnas de %o&a.

(odas las columnas por la dereca de la nue#a se incrementarán una posición.

En caso de no a%er seleccionado ninguna columna$ Excel *++, toma la columna donde estamossituados como columna seleccionada.

Ai quieres a(adir varias col"mnas$ %asta con seleccionar tantas col"mnas/ en el primer paso/ comocol"mnas a a(adir .

-(adir col"mnas a n"estra %o&a de cálc"lo no ace que el número de columnas #aríe$ seg"irán%abiendo 8C<@ col"mnas$ lo que pasa es que se eliminan las últimas$ tantas como columnas aGadidas.Ai intentas aGadir columnas ' Excel no te lo permite$ seguro que las últimas columnas contienen algúndato.

Cuando insertamos columnas con un &ormato di&erente al que a' por de&ecto$ nos aparecerá el %otónpara poder elegir el &ormato que de%e tener la nue#a columna.


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ara elegir un &ormato u otro$ acer clic so%re el %otón ' aparecer! elcuadro de la dereca desde el cual podremos elegir si el &ormato de lanue#a columna será el mismo '"e la col"mna de la i)'"ierda$ '"e la dela derec%a o '"e no tenga formato.

6o es o%ligatorio utilizar este %otón$ si te molesta$ no te preocupes 'a que

desaparecerá al seguir tra%ajando con la oja de cálculo.

Unidad K. Corrección ortográ&ica

)amos a #er la erramienta -"tocorrección de Excel para que el programa nos corri&a automáticamenteciertos errores que se suelen cometer a la ora de escri%ir texto en una oja de cálculo$ as3 comomanejar la corrección ortográfica ' dejar nuestras ojas de cálculo li%res de errores lo que las ace máspresenta%les.

,onfig"rar la -"tocorrección

Esta erramienta nos a'uda a corregir a"tomáticamente errores %abit"ales de escrit"ra. ara#isualizar ' poder modi&icar algunas de las opciones de autocorrección asignadas por de&ecto$ seguir lossiguientes pasos/

Hacer clic en el Botón Office .

Hacer clic en el %otón Opciones de Excel.

En el cuadro de diálogo que se a%rirá seleciona la categoría .evisión.

"quí tienes mucas de las opciones que conciernen a la corrección de textos en Excel.

)eamos las más importantes.

Haz clic en el %otón de Opciones de -"tocorrección

"parecerá el cuadro de diálogo -"tocorrección como el que te mostramos a%ajo.


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Ai acti#as la casilla ,orregir DOs M-#>sc"las Eg"idas$ no permitirá que a la ora de escri%ir unapala%ra las dos primeras letras est!n en ma'úscula ' el resto en minúscula. Este es un error &recuente a laora de escri%ir$ por lo que interesa que esta opción est! acti#ada.

Ai acti#as la casilla oner en ma#>sc"la la primera letra de "na oración$ Excel comprue%a a la ora deescri%ir una &rase$ si la primera letra está en ma'úscula$ en caso de que no lo est! automáticamente lacam%iará. Ai escri%imos la &rase toda con ma'úscula$ no se cam%iará. Esta opción tam%i!n interesa queest! acti#ada.

Ai acti#as la casilla oner en ma#>sc"la los nombres de d3as$ en caso de encontrar una pala%ra quecorresponda a un día de la semana$ Excel pondrá automáticamente la primera letra en ma'úscula. Estaopción no siempre interesa que est! acti#ada.

Ai acti#as la casilla ,orregir el "so accidental de blo' ma#"s $ en caso de empezar una &rase$ si laprimera letra está en minúscula ' el resto en ma'úscula$ Excel entiende que B!O M-?1 del tecladoestá acti#ado por error ' automáticamente corrige el texto ' desacti#a la tecla. Esta opción interesa queest! acti#ada.

0a opción .eempla)ar texto mientras escribe$ acti#a la lista de sustituciones de la parte in&erior delcuadro de diálogo$ donde se encuentran mucos de los elementos comunes a sustituir$ de esta &ormaExcel reemplazará el texto que coincida con alguno de la columna de la izquierda por el texto que apareceen la columna de la dereca.

Ai deseas aGadir algún elemento a la lista %astará con escri%ir en el recuadro .eempla)ar; el error &recuente que deseamos que se corrija automáticamente$ en el recuadro ,on; escri%ir la corrección arealizar$ ' acer clic en el %otón -gregar .

Ai deseas eliminar algún elemento de la lista$ seleccionarlo de la lista ' acer clic so%re el %otón Eliminar .

" &inal cuando a'amos con&igurado la autocorrección acemos clic so%re el %otón -ceptar para aceptar los cam%ios ' cerrar el cuadro de diálogo.


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Unidad 1+. Impresión.

)amos a #er las di&erentes t$cnicas relacionadas con la impresión de datos$ como puede ser laconfig"ración de las páginas a imprimir$ la vista preliminar para #er el documento antes de mandar laimpresión ' por supuesto la operación de imprimir los datos.

*ista preliminar

0a vista preliminar es una erramienta que nos permite vis"ali)ar n"estra %o&a antes de imprimirla.

ero primero es aconseja%le #er la *ista de Dise(o de página para poder #er los saltos de página$márgenes$ enca%ezados ' pies de página$ el &ormato completo de la oja.

ara #isualizar la *ista de Dise(o de página$ seguir los siguientes pasos/

Aelecciona la pestaGa *ista.

Elige la opción *ista de Dise(o de página.

En el centro de la #entana aparecerá una página de nuestra oja de cálculo. 9%ser#a como en la partein&erior de la #entana nos in&orma que estamos #isualizando la página 1 de un total de 1 página 4)istapre#ia/ ágina 1 de 15. ;esde esta #ista podemos seguir tra%ajando con la oja de cálculo como astaaora$ la única di&erencia es que sa%remos cómo quedará en la oja al imprimirla.

Una #ez terminado$ para #er la #ista preliminar de la oja en una página utiliza la opción *ista preliminar que encontrarás en el Botón Office$ aciendo clic en la &leca a la dereca de Imprimir .

0a página se mostrará de este modo/


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En caso de tener más de una página$ podremos cam%iar la página a #isualizar utilizando los %otones/

para ir a la página anterior. (am%i!n podríamos pulsar la tecla .E - del teclado.

para ir a la página siguiente. (am%i!n podríamos pulsar la tecla -* - del teclado.

Ai nuestra oja sólo tiene 1 página !stos %otones estarán desacti#ados.

"l situarse so%re la oja$ dentro de #ista preliminar$ el puntero del ratón se con#ierte en una lupa$ de tal&orma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la página.

Ai nos situamos so%re cualquier parte de la página ' acemos clic$ se ampliará la parte de la página dondenos encontramos situados. L si #ol#emos a acer clic se #ol#erá a #isualizar la página entera.

Esta operación se puede realizar tam%i!n aciendo clic so%re el %otón .

Ai la oja de cálculo se encuentra preparada para la impresión$ acer clic so%re el %otón $ para queaparezca el cuadro de diálogo Impresión explicado más adelante.

Ai la oja de cálculo necesita alguna modi&icación de aspecto$ acer clic so%re el %otón $ para queaparezca el cuadro de diálogo ,onfig"rar página explicado más adelante.

En caso de desear #ol#er a la oja$ acer clic so%re el %otón para cerrar la *ista preliminar .

Cuando #ol#emos a nuestra oja de cálculo$ aparecerán unas líneas discontinuas que nos indicarándonde ará Excel *++, los saltos de página$ estas líneas no se imprimirán.


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Unidad 11. >rá&icos

Introd"cción

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una oja de cálculo ' facilita s"interpretación.

)amos a #er en esta unidad$ cómo crear gráficos a partir de "nos datos introd"cidos en "na %o&a decálc"lo 0a utilización de grá&icos ace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. " menudoun grá&ico nos dice muco más que una serie de datos clasi&icados por &ilas ' columnas.

Cuando se crea un grá&ico en Excel$ podemos optar por crearlo/

a. Como gráfico incr"stado/ Insertar el grá&ico en una oja normal como cualquier otro o%jeto.

%. Como %o&a de gráfico/ Crear el grá&ico en una oja exclusi#a para el grá&ico$ en las ojas de grá&icono existen celdas ni ningún otro tipo de o%jeto.

,rear gráficos

ara insertar un grá&ico tenemos #arias opciones$ pero siempre utilizaremos la sección ráficos que seencuentra en la pestaGa Insertar .

Es recomenda%le que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres queparticipen en el grá&ico$ de esta &orma$ Excel podrá generarlo automáticamente. Encaso contrario$ el grá&ico se mostrará en %lanco o no se creará de%ido a un tipo deerror en los datos que solicita.

Como puedes #er existen di#ersos tipos de grá&icos a nuestra disposición. odemosseleccionar un grá&ico a insertar aciendo clic en el tipo que nos interese para que sedespliegue el listado de los que se encuentran disponi%les.

En cada uno de los tipos generales de grá&icos podrás encontrar un enlace en la parte

in&erior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico

Hacer clic en esa opción equi#aldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al acer clic en la &leca de la parte in&erior dereca de lasección ráficos.


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"quí puedes #er listados todos los grá&icos disponi%les$ selecciona uno ' pulsa -ceptar para empezar acrearlo.

Ai seleccionaste un rango de celdas #erás tu nue#o grá&ico inmediatamente ' lo insertará en la oja decálculo con las características predeterminadas del grá&ico escogido. Ai as decidido pro%ar suerte ' notenías celdas seleccionadas$ de%erás seguir le'endo los siguientes apartados.

Unidad 1*. Imágenes

Introducción

Una #ez tengamos nuestro li%ro de&inido$ podemos mejorarlo inclu'endo elementos grá&icos$ podemosaGadir títulos Mord"rt$ imágenes$ &otogra&ías$ auto&ormas$ etc...

0os distintos elementos grá&icos 4imágenes o di%ujos5 que se pueden insertar en Excel son/

Imágenes desde arci#o$

Imágenes prediseGadas$ pertenecientes a una galería que tieneExcel$

"uto&ormas$ es decir$ líneas$ rectángulos$ elipses$ etc$ para diseGar nuestros propios di%ujos$

Amart"rt$ #arias plantillas para crear organigramas$

Mord"rt$ rótulos disponi%les de una galería que se pueden personalizar con di#ersas opciones.

Ao%re las imágenes ' los di%ujos pueden realizarse multitud de operaciones$ como mo#er$ copiar$ cam%iar el tamaGo$ #ariar la intensidad$ etc. ara ello disponemos de #arias %arras de erramientas que iremos#iendo$ &undamentalmente las pestaGas de Dise(o ' 5ormato que #imos para los grá&icos.

Con todos estos elementos no a' excusa para no diseGar ojas de cálculo con una componente grá&icaatracti#a.


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manual de excel basico 2007

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