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MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS

LABORALES

Código: MAN-GH-001 - Versión: 01 Vigente desde: pendiente

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MANUAL DE FUNCIONES Y

COMPETENCIAS LABORALES


LABORALES

Código: MAN-GH-001 - Versión: 02 Vigente desde: Enero de 2016

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CONTENIDO

CONTENIDO .......................................................................................................... 2

1. OBJETIVO DEL MANUAL ........................................................................... 6

2. DEFINICIONES PARA LA APLICACIÓN DEL MANUAL ....................... 7

3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .......................................................... 9

4. PLANTA DE PERSONAL EN EL GRUPO EMPRESARIAL -DROGUERÍAS

COPIFAM ............................................................................................................. 11

5. DEFINICIÓN DE COMPETENCIAS, REQUISITOS Y ALTERNATIVAS

LABORALES. ...................................................................................................... 14

6. PERFIL DE LOS CARGOS ......................................................................... 19

6.1 GERENCIA GENERAL .................................................................................... 19

a) GERENTE ...................................................................................................................... 19

b) ASESOR DE GERENCIA ............................................................................................... 23

c) ASESOR JURÍDICO ...................................................................................................... 26

d) ASISTENTE DE GERENCIA .......................................................................................... 29

6.2 GERENCIA DE MERCADEO Y VENTAS ........................................................ 33

a) GERENTE DE MERCADEO Y VENTAS ........................................................................ 33

b) ASISTENTE DE GERENCIA .......................................................................................... 37

6.2.1 JEFATURA DE LOGISTICA E INVENTARIOS ......................................... 41

a) JEFE DE OFICINA ......................................................................................................... 41

b) PROFESIONAL ADMINISTRATIVO ............................................................................... 46

c) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 01 .................................................................. 50

d) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 02 .................................................................. 53

6.2.1.1 COORDINACIÓN DE BODEGA ............................................................... 56

a) COORDINADOR ............................................................................................................ 56

e) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 02 ................................................................. 60

6.2.1.2 COORDINACIÓN DE COSTOS ................................................................ 64

a) COORDINADOR ............................................................................................................ 64

b) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 03 .................................................................. 67

b) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 02 .................................................................. 70


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6.2.2 JEFATURA DE PUBLICIDAD Y COMUNICACIÓN ................................... 73

a) JEFE DE OFICINA ......................................................................................................... 73


6.2.2.1 COORDINACIÓN DE MERCADEO .......................................................... 82

a) COORDINADOR ............................................................................................................ 82


c) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 02 .................................................................. 90

d) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 01 .................................................................. 93

6.2.3 JEFATURA DE CANALES DE VENTA Y PROYECTOS ESPECIALES .... 97

a) JEFE DE OFICINA ......................................................................................................... 97

b) PROFESIONAL ADMINISTRATIVO ............................................................................. 102

c) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 02 ................................................................ 107

6.2.3.1 COORDINACIÓN DE CANALES DE VENTA Y PROYECTOS ESPECIALES 110

a) COORDINADOR .......................................................................................................... 110

b) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 02 ................................................................ 114

c) SUPERVISOR DE ZONA ............................................................................................. 117

6.2.3.2 COORDINACIÓN DE DOMICILIOS ........................................................ 121

a) COORDINADOR .......................................................................................................... 121

6.3 GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ............................................ 124

a) GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO ........................................................... 124

b) ASISTENTE DE GERENCIA ........................................................................................ 129

6.3.1 JEFATURA DE GESTIÓN HUMANA ...................................................... 133

a) JEFE DE OFICINA ....................................................................................................... 133

b) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 02 ................................................................ 138

c) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 02 ................................................................ 142

d) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 02 ................................................................ 146

e) AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES – GRADO 03 .............................................. 149

f) AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES – GRADO 01 ............................................. 152

g) CONDUCTOR .............................................................................................................. 155

6.3.2 JEFATURA DE GESTIÓN DE OPERACIONES ...................................... 158

a) JEFE DE OFICINA ....................................................................................................... 158

b) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 03 ................................................................ 163

6.3.3 JEFATURA DE RECURSOS FÍSICOS Y MANTENIMIENTO ................. 167

a) JEFE DE OFICINA ....................................................................................................... 167


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d) AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES – GRADO 02 .............................................. 180

6.3.4 JEFATURA DE GESTIÓN TECNOLÓGICA ............................................ 183

a) JEFE DE OFICINA ....................................................................................................... 183

6.3.4.1 COORDINACIÓN DE SISTEMAS ........................................................... 187

a) COORDINADOR .......................................................................................................... 187



6.3.5 JEFATURA DE GESTIÓN CONTABLE .................................................. 197

a) JEFE DE OFICINA ....................................................................................................... 197

6.3.5.1 COORDINACIÓN CONTABLE ............................................................... 201

a) COORDINADOR .......................................................................................................... 201

b) TECNICO ADMINISTRATIVO - GRADO 03 ................................................................. 204

c) TECNICO ADMINISTRATIVO - GRADO 02 ................................................................. 207

d) TECNICO ADMINISTRATIVO - GRADO 01 ................................................................. 210

e) AUXILIAR ADMINISTRATIVO - GRADO 02 ................................................................. 214

f) AUXILIAR ADMINISTRATIVO - GRADO 01 ................................................................. 218

6.3.6 JEFATURA DE GESTIÓN FINANCIERA ................................................ 221

a) JEFE DE OFICINA ....................................................................................................... 221

b) PROFESIONAL ADMINISTRATIVO ............................................................................. 225

6.3.6.1 COORDINACIÓN DE CARTERA ............................................................ 228

a) COORDINADOR .......................................................................................................... 228


6.3.6.2 COORDINACIÓN DE TESORERÍA ........................................................ 235

a) COORDINADOR .......................................................................................................... 235


6.4 GERENCIA DE CONTROL Y GESTIÓN........................................................ 241

a) GERENTE DE CONTROL Y GESTIÓN ....................................................................... 241

b) ASISTENTE DE GERENCIA ........................................................................................ 245

6.4.1 JEFATURA DE CONTROL Y GESTIÓN ................................................. 249

a) JEFE DE OFICINA ....................................................................................................... 249

b) AUDITOR CONTROL INTERNO – GRADO 02 ............................................................ 253

c) AUDITOR CONTROL INTERNO – GRADO 01 ............................................................ 257


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d) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 04 ................................................................ 260

e) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 01 ................................................................ 264

6.4.1.1 COORDINACIÓN DE CALIDAD E INNOVACIÓN ................................... 268

a) COORDINADOR .......................................................................................................... 268

6.4.1.2 COORDINACIÓN DE TOMA FISICA ...................................................... 272

a) COORDINADOR .......................................................................................................... 272



CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................ 283


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1. OBJETIVO DEL MANUAL

Las organizaciones modernas buscan estar a la vanguardia de las exigencias del mercado,

implementando estrategias que le permitan un reconocimiento y posicionamiento que los

diferencien de sus competidores, es así como el manual de funciones y competencias laborales,

es una herramienta técnica necesaria y de gran relevancia, para el buen funcionamiento de los

cargos dentro de una organización, con el fin de obtener un excelente desempeño laboral,

organizar el trabajo y lograr mayores niveles de productividad.

El manual de funciones y competencias laborales para la planta de empleos del Grupo

Empresarial – DROGUERIAS COPIFAM, constituye el documento que posibilita el

funcionamiento organizacional y en particular de los procedimientos de selección de personal, de

movilidad en la planta, de inducción y re-inducción, de capacitación y del bienestar social de los

empleados, facilitando de igual manera, la evaluación del desempeño laboral.

En este documento se presenta la ubicación del empleo dentro del esquema funcional de la

empresa, orientándolo al proceso donde se ubica la dependencia, proporcionando

articuladamente con el Sistema de Gestión Calidad – SGC la información soporte de la planeación

e implementación de medidas de mejoramiento, modernización administrativa y de futuros

ejercicios de medición de la carga de trabajo.


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2. DEFINICIONES PARA LA APLICACIÓN DEL MANUAL

Para efectos de comprensión, interpretación y aplicación del Manual Específico de Funciones y

Competencias Laborales, se recomienda tener en cuenta las siguientes definiciones:

Actualización. Se refiere al cambio autorizado por la Gerencia Administrativa y Financiera,

mediante la cual se modifican algunos contenidos o funciones específicas. También aplica

Cuando se actualicen, adicionen funciones a un cargo específico, o se cree uno nuevo.

Cargo. Es el conjunto de funciones, deberes y responsabilidades que deben ser atendidas por

una persona natural, para satisfacer las necesidades permanentes del Grupo Empresarial –

DROGUERIAS COPIFAM.

Conocimientos Esenciales. Corresponde al conjunto de teorías, principios, normas, técnicas,

conceptos y demás aspectos del saber que debe poseer y comprender quien esté llamado al

desempeño del cargo.

Descripción de Funciones Esenciales. Son un conjunto de enunciados que indica lo que hace

o debe hacer el trabajador en su cargo, para lograr el propósito principal.

Funciones transversales de acuerdo con el nivel del cargo. Son los diferentes enunciados

que indican que hace o que debe hacer el trabajador en su cargo. Estos enunciados son afines

para los cargos teniendo en cuenta su denominación (Gerencial, Directivo, Profesional, Técnico,

Asistencial), en el marco de la planta global aprobada para el Grupo Empresarial –

DROGUERIAS COPIFAM.

Trabajador. Es la persona nombrada por una autoridad competente para ejercer un cargo, tomar

posesión del mismo y ejercer un conjunto de funciones señaladas por el Grupo Empresarial –

DROGUERIAS COPIFAM y se vincula mediante una relación de carácter legal y reglamentario,

regulada por normas que establece el derecho.

Alternativa. Hace referencia a la validación de experiencia en caso de requerimientos

específicos o títulos de postgrado, ésta será de aplicación según las normas vigentes.

Manual de Funciones y Competencias Laborales. Es la descripción en detalle de las funciones

y requisitos de estudio, experiencia y otros, que corresponde a los diferentes cargos o puestos

de trabajo que desempeñan los trabajadores del Grupo Empresarial – DROGUERIAS

COPIFAM, de acuerdo con la planta de personal aprobada.

Perfiles. Son las exigencias de formación, entrenamiento y experiencias laborales, concretas y

particulares que se deben acreditar para el desempeño del trabajo específico.


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Planta Global. Consiste en la relación detallada de los empleos requeridos para el cumplimiento

de las funciones del Grupo Empresarial – DROGUERIAS COPIFAM, sin identificar su ubicación

en las unidades o dependencias que hacen parte de la organización interna.

Planta de Personal. Es la agrupación de los cargos de la planta de personal aprobados por la

Junta Directiva con las modificaciones que establezca la Gerencia General, bien sea que se

encuentren provistos o vacantes.

Proceso de Selección de Personal. Es un proceso dinámico en el marco de la administración

del capital humano, cuyo propósito es la búsqueda de candidatos idóneos para proveer una

vacante, en un momento determinado.

Propósito Principal del Cargo. En este enunciado se identifica la razón de ser del cargo en

términos de resultados.

Requisitos de Estudio. Se refiere a los conocimientos académicos adquiridos en instituciones

públicas o privadas, reconocidas por el Gobierno Nacional correspondientes a educación básica

primaria, básica secundaria, media vocacional, superior en los programas de pregrado, en las

modalidades de formación técnica profesional, tecnológica y profesional y en programas de

posgrado en las modalidades de especialización, maestría, doctorado y posdoctorado.

Requisitos de Experiencia. Son los conocimientos, habilidades, destrezas adquiridas o

desarrolladas mediante el ejercicio de una profesión u oficio.

Unidades Organizacionales. De acuerdo con la agrupación de los procesos de trabajo y la

función, corresponde a las diferentes dependencias existentes en el Grupo Empresarial –

DROGUERIAS COPIFAM, las cuales agrupan gerencias, jefaturas, coordinaciones y otros

cargos relacionados con un mismo objeto misional.


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3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La estructura organizacional que se presenta a continuación, es el resultado del trabajo que se

inició con el Sistema de Gestión de Calidad, en el cual se definió la plataforma corporativa (misión,

visión, política y objetivos de calidad), articulado con un Modelo de Operación por procesos que

facilita la apropiación y vivencia de los conceptos de eficacia, eficiencia y efectividad.

Esta estructura parte de los resultados de los diseños detallados de procesos, la asignación de

cargos a las actividades de los procesos y de las cargas de trabajo que se midieron en la fase de

diagnóstico para establecer las dependencias que requiere la organización para cumplir con su

misión y objetivos institucionales, así como el número de personas necesarias para cada uno de

los cargos que se requieren.

Figura 1. Organigrama general del Grupo Empresarial – Droguerías COPIFAM


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La estructura organizacional del Grupo Empresarial DROGUERÍAS COPIFAM, se conforma por

seis niveles, los cuales se definen de la siguiente manera:

Nivel Gerencial: Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones de dirección

general, de formular las metas y políticas de la organización y de realizar el proceso de toma

de decisiones a nivel macro.

Nivel Asesor: Agrupa los empleos cuyas funciones consisten en asistir, aconsejar y asesorar

directamente a los cargos del nivel gerencial.

Nivel Directivo /Jefaturas: Comprende los empleos encargados del control y de la supervisión

de los equipos de trabajo. Prestan el apoyo necesario a los niveles, profesionales, técnicos

y asistenciales ya que son los que deben resolver en primera instancia los problemas que se

presenten, para lograr el cumplimiento de los objetivos.

Nivel Profesional / Coordinador: Agrupa los empleos cuya naturaleza demanda la ejecución y

aplicación de los conocimientos propios de cualquier carrera profesional y que según su

complejidad y competencias exigidas les puede corresponder funciones de coordinación,

supervisión y control de áreas internas encargadas de ejecutar las políticas organizacionales.

Nivel Técnico: Comprende los empleos cuyas funciones exigen el desarrollo de procesos y

procedimientos en labores técnicas misionales y de apoyo, así como las relacionadas con la

aplicación de conocimientos contables, administrativos, comerciales y tecnológicos.

Nivel Asistencial: Comprende los empleos cuyas funciones implican el ejercicio de actividades

de apoyo y complementarias de las tareas propias de los niveles superiores o de labores que

se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de ejecución operativa.


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4. PLANTA DE PERSONAL EN EL GRUPO EMPRESARIAL -

DROGUERÍAS COPIFAM

GERENCIA JEFATURA COORDINACIÓN CARGO GRADO No.

Cargos

GERENCIA GENERAL

N/A N/A

GERENTE GENERAL 01 1

ASESOR DE GERENCIA 01 1

ASESOR JURIDICO 01 1

ASISTENTE DE GERENCIA 01 1

PLANTA GERENCIA GENERAL 4

GERENCIA DE MERCADEO Y

VENTAS

N/A N/A

GERENTE DE MERCADEO Y VENTAS

01 1


LOGÍSTICA E INVENTARIOS

N/A

JEFE DE OFICINA 02 1

PROFESIONAL ADMINISTRATIVO 01 1

TECNICO ADMINISTRATIVO 01 2

AUXILIAR ADMINISTRATIVO 02 1


BODEGA COORDINADOR 02 1



COSTOS

COORDINADOR 03 1



PUBLICIDAD Y COMUNICACIÓN N/A



PUBLICIDAD Y COMUNICACIÓN

MERCADEO

COORDINADOR 02 1




FUNDACIÓN Ma. ANGELINA

COORDINADOR 01 1




CANALES DE VENTA Y

N/A JEFE DE OFICINA 02 1



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Cargos

PROYECTOS ESPECIALES


PUNTOS DE VENTA

COORDINADOR 02 1


SUPERVISOR DE ZONA 01 6

DOMICILIOS

COORDINADOR 04 1

AUXILIAR ADMINISTRATIVO - TELEVENTISTAS

N/A Según necesidad

del servicio

AUXILIAR ADMINISTRATIVO - MENSAJEROS

N/A

PLANTA GERENCIA DE MERCADEO Y VENTAS 34

GERENCIA ADMINISTRATIVA

Y FINANCIERA

N/A N/A

GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

01 1


GESTIÓN HUMANA

N/A




AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES

01 2


03 1

CONDUCTORES 01 4

GESTIÓN DE OPERACIONES



GESTION DE RECURSOS FISICOS Y MANTENI-MIENTO

N/A





02 2

GESTIÓN TECNOLÓGICA

N/A


COORDINADOR 05 1



GESTIÓN CONTABLE

N/A


COORDINADOR 02 1



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Cargos

TECNICO ADMINISTRATIVO GRADO 2

02 1

TECNICO ADMINISTRATIVO GRADO 1

01 3



GESTIÓN FINANCIERA



CARTERA COORDINADOR 03 1


TESORERIA COORDINADOR 04 1


SUBTOTAL NOMINA GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 44

GERENCIA DE CONTROL Y

GESTIÓN

N/A N/A GERENTE DE CONTROL Y GESTIÓN 01 1


CALIDAD E INNOVACIÓN

N/A COORDINADOR 01 1

CONTROL INTERNO

N/A


AUDITOR CONTROL INTERNO 02 2

AUDITOR CONTROL INTERNO 01 1



TOMA FISICA

COORDINADOR 01 1



SUBTOTAL NOMINA GERENCIA DE CONTROL Y GESTIÓN 17

MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES


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5. DEFINICIÓN DE COMPETENCIAS, REQUISITOS Y ALTERNATIVAS LABORALES.

Para el diseño de la escala salarial de los cargos que componen el grupo empresarial de Droguerías COPIFAM, se tuvieron en cuenta los siguientes aspectos:

DENOMINCACION DEL CARGO

NIVEL COMPETENCIAS REQUISITOS ESTUDIOS

REQUISITOS EXPERIENCIA

ALTERNATIVA

GERENTE GENERAL 1 Planeación

Toma de decisiones

Liderazgo de Equipos de

Trabajo

Administración de recursos

Conocimiento del entorno

Compromiso con la

Organización y

confidencialidad

Título Profesional y Título de Postgrado en la

modalidad de especialización en áreas

relacionadas con las funciones del cargo.

Tarjeta profesional en los casos requeridos por la

Ley.

(48) meses de experiencia relacionada

con las funciones del cargo.

Título de Postgrado en la modalidad de especialización, por

36 meses de experiencia

relacionada con las funciones del cargo o

24 meses de experiencia, por

Título de Postgrado en la modalidad de Maestría en áreas

relacionadas con las funciones del cargo.

GERENTE DE MERCADEO Y VENTAS

1

GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

1

GERENTE DE CONTROL Y GESTIÓN

1

ASESOR JURIDICO 2

Planeación


Orientación a resultados

Orientación al Cliente

Compromiso con la

Organización y

confidencialidad

Título Profesional en áreas relacionadas con las funciones del cargo.


Ley.



Título profesional, por 24 meses de experiencia

relacionada con las funciones del cargo. ASESOR DE GERENCIA 2



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ALTERNATIVA

JEFE DE OFICINA - GRADO 3

3

Planeación

Toma de decisiones

Liderazgo de Equipos de

Trabajo


Administración de recursos



Compromiso con la

Organización y

confidencialidad

Relaciones

Interpersonales



Ley.


con las funciones del cargo. Título profesional, por

48 meses de experiencia, siempre

y cuando la experiencia sea en

cargos en empresas del sector

farmacéutico.


3




3



AUDITOR DE CONTROL INTERNO - GRADO 2

4

Aprendizaje continuo

Experiencia profesional

Trabajo en equipo y

colaboración

Creatividad e Innovación



Compromiso con la

Organización y

confidencialidad

Relaciones

Interpersonales



Ley.



No aplica

AUDITOR DE CONTROL INTERNO - GRADO 1

4





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ALTERNATIVA

COORDINADOR - GRADO 5

4

Experiencia profesional

Trabajo en equipo y

colaboración




Compromiso con la

Organización y

confidencialidad

Relaciones

Interpersonales



Ley.



Título profesional, por 36 meses de

experiencia, siempre y cuando la

experiencia sea en cargos en empresas

del sector farmacéutico.


4




4




4 Título de formación

tecnológica o tres (3) años de estudios

profesionales en áreas relacionadas con las funciones del cargo.



Título de formación técnica por 12 meses

de experiencia relacionada con las funciones del cargo.


4



PROFESIONAL ADMINISTRATIVO GRADO 4

4 Experiencia profesional

Trabajo en equipo y

colaboración




Compromiso con la

Organización y

confidencialidad



Ley.



No aplica PROFESIONAL ADMINISTRATIVO GRADO 3

4




4





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ALTERNATIVA


4

Relaciones

Interpersonales



No aplica

TECNICO ADMINISTRATIVO Y/O SISTEMAS GRADO 4

5

Aprendizaje continuo

Experticia Técnica

Trabajo en equipo

Creatividad e innovación


Compromiso con la

Organización y

confidencialidad

Título de formación técnica o tecnológica o

tres (3) años de estudios profesionales en áreas relacionadas con las funciones del cargo.



No aplica


5




5




5



ASISTENTE DE GERENCIA

5

Título de formación técnica o tecnológica o

tres (3) años de estudios profesionales en áreas relacionadas con las funciones del cargo.



No aplica

CONDUCTOR - ESCOLTA

5

Diploma de bachiller en cualquier modalidad.

Licencia de conducción categoría 4ª como mínimo y curso de

mecánica automotriz, mínimo 80 horas.



No aplica



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ALTERNATIVA

AUXILIAR ADMINISTRATIVO - GRADO 3

6 Aprendizaje continuo

Manejo de la Información

Adaptación al cambio

Colaboración


Compromiso con la

Organización y

confidencialidad

Título de formación técnica o dos (2) años de estudios profesionales en áreas relacionadas con las funciones del cargo.



Título de formación técnica por 6 meses

de experiencia relacionada con las funciones del cargo.


6




6


con las funciones del cargo

Convenciones según el Nivel Jerárquico: 1. Nivel Gerencial

2. Nivel Asesor

3. Nivel Directivo /Jefaturas

4. Nivel Profesional / Coordinador

5. Nivel Técnico

6. Nivel Asistencial

Nota: La organización definirá un instrumento para la medición del cumplimiento del nivel de competencias y de gestión de cada uno

de los cargos definidos en la Planta de Personal, sobre el cual se pagará una Bonificación No Salarial por Cumplimiento, en los niveles

Directivo / Jefaturas, Profesional / Coordinador y Técnico.


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6. PERFIL DE LOS CARGOS

6.1 GERENCIA GENERAL

a) GERENTE

IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO

NIVEL: Gerencial

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Gerente General

GRADO: 01

NÚMERO DE CARGOS Uno (1)

DEPENDENCIA: Gerencia General

AMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD

MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil

uso, siendo su responsabilidad indirecta.

DINERO: Es responsable directo de títulos y valores.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad

Alto.

TOMA DE DECISIONES:

Las decisiones que se toman, se basan en

procedimientos y experiencias anteriores para la

ejecución normal del trabajo, a nivel Gerencial.

SUPERVISIÓN:

El cargo recibe supervisión general de manera indirecta

y periódica de la Junta Directiva.

Ejerce una supervisión general de manera directa y

constante sobre los siguientes cargos:

Gerente de Mercadeo y Ventas

Gerencia Administrativo y Financiero

Gerente de Control y Gestión

Asesor de Gerencia

Asesor Jurídico

Asistente de Gerencia


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PROPÓSITO PRINCIPAL

Ejecutar labores de planeación, organización, dirección y control de las actividades

administrativas, comerciales, operativas y financieras adecuadas a la organización, con el fin

de mantener su buen funcionamiento y de esta forma, cumplir con los objetivos

organizacionales y las metas propuestas en el Plan Estratégico del Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM, en el marco del cumplimiento de la normatividad vigente.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Definir estrategias para obtener el mayor potencial de ingresos económicos y proyectar el

Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM hacia las nuevas necesidades del entorno

económico y del sector.

2. Presentar a la Junta Directiva oportunamente los informes que contengan análisis de

operaciones y realizar recomendaciones concretas sobre los planes y proyectos

implementados tendientes al logro de los objetivos propuestos en el Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM.

3. Representar legalmente al Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, en todos los

asuntos que deban intervenir ante organismos de derecho públicos, privado y entes

particulares, de acuerdo con el marco jurídico vigente.

4. Controlar el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, estudiando constantemente su

organización, con el fin de ajustarla, para dar cumplimiento a los objetivos propuestos en

los planes a corto, mediano y largo plazo.

5. Celebrar y ejecutar toda clase de actos y contratos requeridos para el desarrollo del objeto

social sujetándose a las limitaciones y competencias establecidas en los Estatutos y

normas vigentes.

6. Dirigir, verificar y coordinar el logro de acuerdos que beneficien el desarrollo de la

organización con los clientes, aliados estratégicos y demás grupos de interés con los que

interactúe el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.

7. Dirigir, verificar y coordinar la implementación de políticas, métodos procesos y

procedimientos relacionados con las principales actividades bajo su responsabilidad, en

cumplimiento de los procesos, procedimientos y demás normatividad vigente.

8. Aprobar los presupuestos anuales de ventas, ingresos, egresos e inversiones presentado

por las Gerencias Administrativa y Financiera y de Mercadeo y Ventas.


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9. Convocar la Junta Directiva cuando lo considere pertinente, de acuerdo con el marco

normativo vigente.

10. Representar a la Organización en las negociaciones comerciales que se realicen con los

proveedores, aliados estratégicos y clientes institucionales, para el beneficio de la empresa

y de acuerdo con lo definido en la plataforma estratégica.

11. Realizar la autorización final de los pagos a proveedores y terceros, para la adecuada

operación de la Organización.

FUNCIONES TRANSVERSALES DE ACUERDO CON EL NIVEL DEL CARGO

1. Realizar el proceso de evaluación del desempeño del personal a su cargo, con el fin de dar

cumplimiento a la normatividad vigente y promover el desarrollo integral de los trabajadores.

2. Informar a la Jefatura de Gestión Humana, las novedades de personal relacionadas con

permisos, vacaciones y licencias que soliciten los empleados de la dependencia, de

acuerdo con los procedimientos y normatividad vigente.

3. Revisar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas, reclamos y

sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones y firmar cuando

corresponda.

4. Atender requerimientos de la Gerencia de Control y Gestión, los cuales consisten en

atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes

eventuales o de informes periódicos, de acuerdo con lo establecido en los procesos y

procedimientos.

5. Dirigir y responder por las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y

mejora del Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus

recomendaciones en el ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y

procedimientos.

6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-

SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la salud

integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con

los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y Seguridad

Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.


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7. Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de

acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan

integran y complementan dentro de los procesos y procedimientos.

8. Las demás que le sean asignadas por el superior jerárquico de manera verbal o escrita y

las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la

naturaleza del cargo.

CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

Planeación Estratégica

Relaciones interpersonales

Estrategias de negociación

Sistemas de Gestión de Calidad

Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)

Normatividad vigente del sector farmacéutico

CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO

AMBIENTE DE TRABAJO

El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado,

generalmente agradable y no mantiene contacto con

agentes contaminantes.

RIESGO El cargo está sometido a un riesgo BAJO, con posibilidad

de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO

El cargo exige un esfuerzo físico de estar

sentado/parado constantemente y caminando

periódicamente y requiere de un grado de precisión

manual BAJO y un grado de precisión visual MEDIO.


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b) ASESOR DE GERENCIA


NIVEL: Asesor

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Asesor de Gerencia

GRADO: 01






DINERO: Es responsable indirecto de títulos y valores.


Alto.

TOMA DE DECISIONES:

Las decisiones que se toman se basan en


ejecución normal del trabajo, a nivel Asesor.

SUPERVISIÓN:

El cargo recibe supervisión general de manera

directa y periódica de Gerente General.

No ejerce una supervisión general sobre ningún

cargo.

Conforma equipo de trabajo con los demás cargos

de la Gerencia General


Asesorar, asistir y aconsejar a la Gerencia General, en temas comerciales y administrativos,

en concordancia con las políticas organizacionales, con el fin de proyectarlas hacia el

cumplimiento de los objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, en el marco

del cumplimiento de los procesos y procedimientos.


1. Absolver consultas, emitir conceptos y aportar elementos de juicio para la toma de

decisiones relacionadas con la adopción, la ejecución y el control de las actividades del


LABORALES


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Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de acuerdo con la normatividad vigente,

los procesos y procedimientos.

2. Asistir y participar, en representación del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM,

en reuniones, juntas o comités de carácter oficial, cuando sea delegado por el Gerente, de

conformidad con sus directrices y orientaciones.

3. Realizar visitas a los diferentes puntos de venta y empresas que hacen parte del Grupo

Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, para aplicar el instrumento de diagnóstico definido

por la Gerencia General y presentar los respetivos planes de mejoramiento y acciones a

iniciar, en lo relacionado con las situaciones administrativas y comerciales.

4. Coordinar con las diferentes áreas del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, la

implementación y seguimiento de los planes de mejoramiento, resultantes de las visitas

realizadas a los puntos de venta y demás empresas del Grupo.




corresponda.




procedimientos.

3. Responder por las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y mejora del

Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus recomendaciones en el

ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos.










LABORALES


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AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


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c) ASESOR JURÍDICO


NIVEL: Asesor

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Asesor Jurídico

GRADO: 01








Alto.

TOMA DE DECISIONES:



ejecución normal del trabajo, a nivel Asesor.

SUPERVISIÓN:


directa y periódica de Gerente General.


cargo.


de la Gerencia General


Asesorar, asistir y aconsejar a la Gerencia General, en temas jurídicos y de contratación, en

concordancia con las políticas organizacionales, con el fin de proyectarlas hacia el

cumplimiento de los objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, en el marco

de la normatividad vigente y el cumplimiento de los procesos y procedimientos.


1. Absolver consultas, emitir conceptos jurídicos y aportar elementos de juicio para la toma de

decisiones relacionadas con la adopción, la ejecución y el control de las actividades del


LABORALES


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Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de acuerdo con la normatividad vigente,

los procesos y procedimientos.

2. Asistir y participar, en representación del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM,

en reuniones, juntas o comités de carácter oficial, cuando sea delegado por el Gerente, de

conformidad con sus directrices y orientaciones.

3. Revisar y dar el visto bueno a los documentos de orden jurídico que se generen en el Grupo

Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, en el marco de lo definido por la normatividad

vigente, los procesos y procedimientos.

4. Representar los intereses del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, en los

procesos judiciales y administrativos encomendados que se instauren contra el mismo, de

acuerdo con la normatividad y leyes vigentes.

5. Notificar las acciones de cumplimiento y demás, instauradas contra el Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM cuando esta función le sea delegada, para defender los

intereses de la organización en cada una de ellas.

6. Remitir a las respectivas dependencias del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM,

las sentencias judiciales y normas específicas que impliquen la realización de determinadas

actuaciones a su cargo y efectuar el seguimiento respectivo de su aplicación, de

conformidad con los procesos, procedimientos y normatividad vigente

7. Participar en los procesos de licitación pública, concursos públicos y contratación directa,

en los que participe el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, para velar por su

legalidad, de conformidad con los procesos, procedimientos y normatividad vigente.




corresponda.




procedimientos.


LABORALES


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3. Responder por las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y mejora del

Sistema de Gestión de Calidad, así como la observancia de sus recomendaciones en el

ámbito de su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos.


















Normatividad vigente sobre contratación


AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 29 de 283

d) ASISTENTE DE GERENCIA


NIVEL: Técnico

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Asistente de Gerencia

GRADO: 01





uso, siendo su responsabilidad directa.



Alto.

TOMA DE DECISIONES:


procedimientos y experiencias simples para la ejecución

normal del trabajo, a nivel Técnico.

SUPERVISIÓN:


directa y periódica de la Gerencia General.


cargo.

Conforma equipo de trabajo con los demás cargos de

la Gerencia General


Apoyar la gestión de la Gerencia General, en labores de oficina, atención al público y manejo

de los asuntos que se generen en cumplimiento de sus funciones, de manera eficiente y

oportuna, realizando control y seguimiento a los trámites que allí se adelanten, para al logro de

la misión y objetivos institucionales del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, en el

marco de los procesos y procedimientos.


LABORALES


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1. Asistir al Gerente General en las actividades y reuniones a realizarse diariamente dentro y

fuera de la Organización, de acuerdo con su competencia.

2. Asistir al Gerente General en la formulación de métodos y procedimientos de trabajo, para

la eficaz ejecución y cumplimiento de las labores propias de su área de desempeño

(llamadas telefónicas, control de correos electrónicos, control de correspondencia, copias

de seguridad de los archivos electrónicos, etc.)

3. Colaborar en la organización de reuniones o eventos que se deban

atender, registrándolos en agenda y recordar los compromisos adquiridos con la debida

oportunidad al Gerente General.

4. Recolectar, actualizar y procesar la información básica para la elaboración de estudios e

investigaciones relacionados con el área de desempeño, de acuerdo con su competencia.

5. Recepcionar las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias enviadas por los clientes,

distribuir para su trámite en la dependencia, hacer seguimiento para su respuesta en los

tiempos establecidos y coordinar el respectivo envío al destinatario con el área responsable.

6. Atender al usuario interno y externo en los temas referentes a los trámites de la

Gerencia General y darle la información oportuna y veraz, orientándolo en la búsqueda y

solución a sus necesidades.

7. Elaborar las actas de reuniones o comités donde el superior inmediato deba ejercer la

secretaría técnica, de acuerdo con los lineamientos y formatos establecidos por el Sistema

de Gestión de la Calidad.

8. Solicitar los elementos requeridos en la dependencia y velar por el abastecimiento oportuno

de los mismos, de acuerdo con los lineamientos de la entidad.


1. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la

administración de documentos (archivo de gestión y control de documentos y datos).




procedimientos.

3. Alimentar los sistemas de información relacionados con los temas de la dependencia, de

acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.


LABORALES


Pág. 31 de 283


4. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la

ejecución de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con

las guías, manuales y procedimientos de la Organización.

5. Participar activamente en las actividades requeridas para la operación, mantenimiento y

mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito de

su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.













Atención y servicio al usuario

Técnicas de redacción

Gestión documental




LABORALES


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AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO




manual BAJO y un grado de precisión visual ALTO.


LABORALES


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6.2 GERENCIA DE MERCADEO Y VENTAS

a) GERENTE DE MERCADEO Y VENTAS


NIVEL: Gerencial

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Gerente de Mercadeo y Ventas

GRADO: 01


DEPENDENCIA: Gerencia de Mercadeo y Ventas






Alto.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:

El cargo recibe supervisión general de manera directa y

periódica del Gerente General.



Jefe de Logística e Inventarios

Jefe de Publicidad y Comunicación

Jefe de Canales de Venta y Proyectos Especiales


Planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar eficientemente el sistema de mercadeo y

ventas del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, diseñando estrategias que

permitan el logro de los objetivos empresariales, dirigiendo el desarrollo de las actividades de

marketing y las condiciones de venta del portafolio de productos y servicios que maneja la

Organización.


LABORALES


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1. Dirigir, coordinar, supervisar, controlar y evaluar la operación de los procesos que se

ejecutan en cada una de las jefaturas adscritas: Logística e inventarios, Publicidad y

Comunicación y Canales de Venta y Proyectos Especiales, en el marco de lo establecido

en el Modelo de Operación por Procesos, los procedimientos y demás normatividad vigente.

2. Definir estrategias de mercadeo y ventas obtener el mayor potencial y proyectar el Grupo

Empresarial DROGUERIAS COPIFAM hacia las nuevas necesidades del entorno

económico, comercial y del sector.

3. Presentar a la Gerencia general los informes que contengan análisis de las actividades de

mercadeo y ventas y realizar recomendaciones concretas sobre los planes y proyectos

implementados tendientes al logro de los objetivos propuestos en el Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM.

4. Dirigir, verificar y coordinar la implementación de políticas de mercadeo y ventas, métodos

procesos y procedimientos relacionados con las principales actividades bajo su

responsabilidad, en cumplimiento de los procesos, procedimientos y demás normatividad

vigente.

5. Establecer un modelo de evaluación en coordinación con la Gerencia General y la Gerencia

de Control y Gestión, que permita conocer el avance y los resultados de las ventas del

Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, enfocados a la toma de decisiones que

aseguren su representatividad en el mercado.

6. Establecer y desarrollar las actividades que permitan una adecuada relación con los

clientes del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, enfocadas hacia el

cumplimiento de sus requisitos, el mejoramiento continuo en la prestación del servicio, la

sostenibilidad económica y la ampliación de nuevos mercados.

7. Dirigir las actividades de investigación de mercados, la estrategia de marketing, ventas,

publicidad, promoción, políticas de precios, desarrollo de productos y las actividades de

relaciones públicas, orientadas al logro de una mayor y mejor posición en el mercado.

8. Evaluar la creación de nuevos productos o servicios en el marco del cumplimiento del objeto

social del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, identificando nuevas

oportunidades de negocio.

9. Representar a la Organización en las negociaciones comerciales que se realicen con los

proveedores, aliados estratégicos y clientes institucionales, para el beneficio de la empresa

y de acuerdo con lo definido en la plataforma estratégica.


LABORALES


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10. Establecer conjuntamente con la Gerencia General, las cuotas de los puntos de venta y

demás negocios que hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, así

como de las escalas para el reconocimiento de incentivos por cumplimiento de las metas

comerciales definidas.

11. Analizar y tomas decisiones frente a los resultados obtenidos de las actividades de

investigación de mercados y de medición de la percepción del cliente externo, que permitan

aumentar los niveles de competitividad y satisfacción de la Organización.

12. Consolidar los presupuestos anuales de ventas y presentarlo a la Gerencia General para

su aprobación.









corresponda.




procedimientos.




procedimientos.







LABORALES


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AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 37 de 283

b) ASISTENTE DE GERENCIA


NIVEL: Técnico


GRADO: 01


DEPENDENCIA: Gerencia de Mercadeo y Ventas






Alto.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:


directa y periódica de la Gerencia de Mercadeo y

Ventas.


cargo.


la Gerencia de Mercadeo y Ventas.


Apoyar la gestión de la Gerencia de Mercadeo y Ventas, en labores de oficina, atención al

público y manejo de los asuntos que se generen en cumplimiento de sus funciones, de manera

eficiente y oportuna, realizando control y seguimiento a los trámites que allí se adelanten, para

al logro de la misión y objetivos institucionales del Grupo Empresarial DROGUERIAS

COPIFAM, en el marco de los procesos y procedimientos.


LABORALES


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1. Dar soporte en la formulación y seguimiento de los planes y proyectos definidos por la

Gerencia de Mercadeo y Ventas, de acuerdo con lo establecido por el superior inmediato.

2. Proponer y monitorear indicadores de gestión de mercadeo y ventas, orientados al

cumplimiento de los objetivos organizacionales.

3. Organizar y analizar la información de la Gerencia de Mercadeo y Ventas, como

pronósticos, presupuestos, indicadores de gestión, entre otros con objetivo de identificar

desviaciones y plantear acciones de mejora.

4. Elaborar y gestionar los reportes y presentaciones que deba realizar la Gerencia de

Mercadeo y Ventas, en el marco de las competencias asignadas.

5. Asistir al Gerente de Mercadeo y Ventas en las actividades y reuniones a realizarse

diariamente dentro y fuera de la Organización, de acuerdo con su competencia.

6. Asistir al Gerente de Mercadeo y Ventas en la formulación de métodos y procedimientos de

trabajo, para la eficaz ejecución y cumplimiento de las labores propias de su área de

desempeño (llamadas telefónicas, control de correos electrónicos, control de

correspondencia, copias de seguridad de los archivos electrónicos, etc.)



oportunidad al Gerente de Mercadeo y Ventas.







Gerencia de Mercadeo y Ventas y darle la información oportuna y veraz, orientándolo en

la búsqueda y solución a sus necesidades.





LABORALES


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procedimientos.





















LABORALES


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Gestión documental




AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


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6.2.1 JEFATURA DE LOGISTICA E INVENTARIOS

a) JEFE DE OFICINA


NIVEL: Profesional / Jefatura

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Jefe de Logística e Inventarios

GRADO: 02


DEPENDENCIA: Gerencia de Mercadeo y Ventas - Jefatura de Logística e

Inventarios






Alto.

TOMA DE DECISIONES:



ejecución normal del trabajo, a nivel Directivo.

SUPERVISIÓN:


periódica del Gerente de Mercadeo y Ventas.



Profesional Administrativo

Coordinador Bodega

Coordinador Costos

Técnicos Administrativos

Auxiliares Administrativos

Auxiliar Administrativo (SENA)


LABORALES


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Responder ante el Gerente de Mercadeo y Ventas, por la planeación, coordinación, ejecución,

supervisión y control de las actividades que permitan una gestión adecuada de los inventarios,

enmarcados en los principios de eficacia, eficiencia y oportunidad, de acuerdo con su

competencia.



ejecutan en cada una de las coordinaciones adscritas: Bodega y Costos, en el marco de lo

establecido en el Modelo de Operación por Procesos, los procedimientos y demás

normatividad vigente.

2. Supervisar y controlar el inventario de los puntos de venta que hacen parte del Grupo

Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de conformidad con los procesos y

procedimientos establecidos por las Gerencias.

3. Coordinar las actividades de descarga y actualización de la maestra de COPIDROGAS,

emparejándola con la maestra de COPIFAM, verificando que los productos nuevos estén

adecuadamente creados y diligenciados, de acuerdo con las políticas, procesos y

procedimientos vigentes.

4. Actualizar la base de datos de Máximos de los productos nuevos, que sean replicados por

cada punto de venta, según el tipo de producto y asignar los máximos según el precio de

venta, incluyendo información como (pago de promoción, tipo de producto (ético comercial,

ético genérico, popular, leche, pañal, entre otros), su formato, ubicación comercial, Pareto

de venta y ubicación geográfica.

5. Revisar y analizar el comportamiento de los Máximos, de los productos que ingresan a la

bodega, así como el nivel de inventario de bodega y de los puntos de venta, versus el

inventario disponible en bodega y el promedio de rotación alcanzado, de conformidad con

los procesos y procedimientos vigentes.

6. Realizar la verificación de los saldos actualizados de los puntos de venta y generar los

respectivos pedidos por punto de venta, asegurando que los despachos que están

pendientes de procesar en el punto o están en tránsito, se encuentren en estado

“pendiente” para evitar la compra de duplicados.

7. Analizar el comportamiento de las compras que se generan en la Organización,

identificando entre otros aspectos, el nivel de endeudamiento con COPIDROGAS, el ajuste

del presupuesto, el índice de agotados, los puntos críticos y productos dentro de puntos


LABORALES


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críticos e informar a la Gerencia de Mercadeo y Ventas, las acciones que se deben iniciar

para el logro de los objetivos propuestos y el cumplimiento de las políticas organizacionales.

8. Realizar la revisión del cronograma de despachos de bodega, identificando su estado y el

pronóstico de envío y arribo puntos de venta, de conformidad con los procesos y


9. Coordinar el proceso de revisión de las compras de medicamentos realizadas por los

puntos de venta a la competencia, evaluando que el producto haya sido ingresado al punto

de venta y que la compra sea justificada, de conformidad con los procesos y procedimientos

vigentes.









corresponda.

4. Acompañar el proceso de implementación y actualización de los sistemas de información

relacionados con los temas de su dependencia, a nivel administrativo y propio de su sector,

que permitan un adecuado control.




procedimientos.




procedimientos.


LABORALES


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7. Realizar la medición, análisis y reporte de los indicadores de proceso, según lo establecido

en la ficha técnica de cada indicador y proponer las acciones respectivas para lograr mayor

eficiencia y efectividad en el proceso.

8. Elaborar y presentar con la periodicidad acordada, informes de gestión sobre el área de

desempeño, en cumplimiento de los lineamientos del Grupo Empresarial DROGUERIAS

COPIFAM.

9. Dirigir y responder por las actividades orientadas a la actualización y organización del

archivo de la dependencia, con el objeto de facilitar la consulta y/o requerimientos que sobre

el particular, realicen los interesados.














Logística e Inventarios

Productos farmacéuticos, dermocosméticos, minimarket, etc.




LABORALES


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AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


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b) PROFESIONAL ADMINISTRATIVO


NIVEL: Profesional / Coordinador

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Profesional Administrativo

GRADO: 01



Inventarios




DINERO: No es responsable de títulos y valores.


Medio.

TOMA DE DECISIONES:



normal del trabajo, a nivel Profesional.

SUPERVISIÓN:


directa y periódica de la Jefatura de Logística e

Inventarios


cargo.


la Jefatura de Logística e Inventarios.


Administrar e implementar procesos y procedimientos que contribuyan al cumplimiento de los

planes y proyectos definidos en la jefatura de Logística e Inventarios, orientados al logro de la

misión y los objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.


LABORALES


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1. Aplicar el conocimiento profesional en las actividades de control del inventario de los puntos

de venta que hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de

conformidad con los procesos y procedimientos establecidos por las Gerencias.

2. Descargar y actualizar la maestra de COPIDROGAS, emparejándola con la maestra de

COPIFAM, verificando que los productos nuevos estén adecuadamente creados y

diligenciados, de acuerdo con las políticas, procesos y procedimientos vigentes.

3. Apoyar la actualización de la base de datos de Máximos de los productos nuevos, que sean

replicados por cada punto de venta, según el tipo de producto y asignar los máximos según

el precio de venta, incluyendo información como (pago de promoción, tipo de producto

(ético comercial, ético genérico, popular, leche, pañal, entre otros), su formato, ubicación

comercial, Pareto de venta y ubicación geográfica.

4. Aplicar el conocimiento profesional en la revisión del comportamiento de los Máximos, de

los productos que ingresan a la bodega, así como el nivel de inventario de bodega y de los

puntos de venta, versus el inventario disponible en bodega y el promedio de rotación

alcanzado, de conformidad con los procesos y procedimientos vigentes.

5. Consolidar información que facilite el análisis del comportamiento de las compras que se

generan en la Organización, identificando entre otros aspectos, el nivel de endeudamiento

con COPIDROGAS, el ajuste del presupuesto, el índice de agotados, los puntos críticos y

productos dentro de puntos críticos e informar a la Gerencia de Mercadeo y Ventas, las

acciones que se deben iniciar para el logro de los objetivos propuestos y el cumplimiento

de las políticas organizacionales.

6. Realizar la revisión de las compras de medicamentos realizadas por los puntos de venta a

la competencia, evaluando que el producto haya sido ingresado al punto de venta y que la

compra sea justificada, de conformidad con los procesos y procedimientos vigentes.

7. Coordinar el cumplimiento del cronograma diario de compras a puntos de venta y cada uno

de los aspectos que esto implica, de acuerdo con lo definido en los procesos y


8. Atender los requerimientos de los proveedores, en asuntos relacionados con nuevas

alianzas, nuevos productos, nuevas estrategias de mercados, retiro mercancías, reclamo

de personas, etc. con oportunidad y de acuerdo con su nivel de competencia.


LABORALES


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1. Proyectar y/o generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas,

reclamos y sugerencias enviadas por los clientes, relacionadas con su área y funciones.




3. Realizar las actividades orientadas a la actualización y organización del archivo de la

Dependencia, con el objeto de facilitar la consulta y/o requerimientos que sobre el particular,

realicen los interesados.




procedimientos.




procedimientos.













LABORALES


Pág. 49 de 283







AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


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c) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 01


NIVEL: Técnico

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Técnico Administrativo / Sistemas

GRADO: 01

NÚMERO DE CARGOS Dos (2)

DEPENDENCIA: Gerencia de Mercadeo y Ventas - Jefatura de Logística

e Inventarios






Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:



Inventarios.


cargo.




Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades de la Jefatura de

Logística e Inventarios, desarrollando procesos y aplicando tecnologías, propias de su

formación y experiencia, orientadas al logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM.


LABORALES


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1. Apoyar la actualización de la “Base de Datos de Máximos” de los productos nuevos, que

sean replicados por cada punto de venta, según el tipo de producto y asignar los máximos

según el precio de venta, incluyendo información como (pago de promoción, tipo de

producto (ético comercial, ético genérico, popular, leche, pañal, entre otros), su formato,

ubicación comercial, Pareto de venta y ubicación geográfica.

2. Analizar, cargar y confirmar los pedidos de COPIDROGAS, así como la elaboración de

reportes para la Gerencia de Mercadeo y Ventas, de acuerdo con los lineamientos del superior inmediato.

3. Realizar el seguimiento inconsistencias en movimientos de inventarios, de acuerdo con los

correos enviados por los diferentes puntos de venta, emitiendo la respectiva respuesta para su ajuste.







procedimientos.















LABORALES


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Manejo de inventarios

Gestión documental




AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


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d) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 02


NIVEL: Asistencial

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Auxiliar Administrativo

GRADO: 02



e Inventarios






Medio.

TOMA DE DECISIONES:



normal del trabajo, a nivel Asistencial.

SUPERVISIÓN:



Inventarios


cargo.




Prestar apoyo operativo y asistencial para la recolección, procesamiento y consolidación de la

información generada en el desarrollo de las actividades de la Jefatura de Logística e

Inventarios, para el logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS

COPIFAM.


LABORALES


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1. Atender oportunamente los trámites y procedimientos administrativos requeridos por la

dependencia, para el desarrollo de las actividades asignadas, cumpliendo con los procesos

y procedimientos vigentes.

2. Atender al usuario interno y externo en los temas referentes a los trámites del área

de su desempeño y darle la información oportuna y veraz, orientándolo en la búsqueda y


3. Apoyar las actividades de cargue e ingreso al sistema de información asociadas con la

descarga y actualización de la maestra de COPIDROGAS, de acuerdo con lo establecido

en los procesos y procedimientos vigentes.

4. Apoyar las actividades de consolidación de la información necesaria para la generación de

informes periódicos, sobre el desarrollo de las actividades de la Dependencia, de acuerdo

con los requerimientos del superior inmediato.


1. Responder por el mantenimiento de existencias necesarias respecto de papelería y demás

útiles de oficina, efectuando oportunamente los pedidos o solicitudes de suministro.






procedimientos.










LABORALES


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Gestión documental




AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


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6.2.1.1 COORDINACIÓN DE BODEGA

a) COORDINADOR



DENOMINACIÓN DEL

EMPLEO: Coordinador

GRADO: 02



Inventarios – Coordinación de Bodega






Medio.

TOMA DE DECISIONES:



ejecución normal del trabajo, a nivel de Coordinación.

SUPERVISIÓN:


periódica del Jefe de Logística e Inventarios.



Técnicos Administrativos - Bodega

Auxiliares Administrativos - Bodega


Administrar, supervisar e implementar procesos y procedimientos orientados al

almacenamiento y despacho de mercancía, que contribuyan al al logro de la misión y los

objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.


LABORALES


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1. Controlar que el personal que desarrolla las actividades en la bodega, cumpla con sus

funciones, procesos y procedimientos establecidos.

2. Generar, imprimir y asignar los listados de separados remitidos por la jefatura de logística

e inventarios, de manera oportuna.

3. Coordinar el proceso de despacho de mercancías a los diferentes puntos de venta,

verificando que los documentos de despacho, órdenes de pedido, consolidados y cualquier

otro documento, estén debidamente autorizados, de acuerdo con las políticas de la

organización.

4. Identificar las deficiencias (empaques dañados, faltantes, sobrantes, problemas de

infestación, humedad) presentadas en la descarga del producto y reportarlas

oportunamente a la Jefatura de Logística.

5. Revisar el adecuado almacenamiento del producto en la bodega, de acuerdo con las

condiciones requeridas por el fabricante y los procesos y procedimientos vigentes.

6. Verificar y controlar la rotación adecuada del producto almacenado en la bodega, de

acuerdo con la fecha de antigüedad y en cumplimiento de los lineamientos establecidos.

7. Verificar la limpieza, trazo de medidas de seguridad, señalamientos de coordenadas, trazo

de áreas de protección al producto, altura de las tarimas, distancia entre tarimas para

minimizar los empaques dañados, entre las otras estrategias que permitan garantizar la

conservación del producto.

8. Distribuir adecuadamente los productos para lograr la eficiencia del espacio y hacer más

ágil el despacho de mercancías hacia los puntos de venta.

9. Realizar periódicamente pruebas de inventario que permitan detectar posibles

inconsistencias, faltantes o sobrantes, con el fin de diseñar planes de acción para su

solución.





LABORALES


Pág. 58 de 283











procedimientos.




procedimientos.


















LABORALES


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AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 60 de 283

e) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 02


NIVEL: Técnico


GRADO: 02



Inventarios - Coordinación de Bodega






Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:


directa y periódica de la Coordinación de Bodega.


cargo.


la Coordinación de Bodega.


Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades de la Coordinación de

Bodega, desarrollando procesos y aplicando tecnologías, propias de su formación y

experiencia, orientadas al logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS

COPIFAM.


LABORALES


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Bodega de Devoluciones

1. Recibir las devoluciones de mercancía, enviadas por los diferentes puntos de venta,

verificando el cumplimiento de los documentos soporte y requisitos para la devolución

(fecha de vencimiento, estado del producto, condiciones de la devolución, etc.), de

conformidad con los procesos y procedimientos vigentes.

2. Realizar la publicación en el sistema de información, de la autorización de la devolución,

para que el administrador proceda a la descarga del inventario, de acuerdo con los

procesos y procedimientos vigentes.

3. Realizar la revisión física del control a la mercancía que ya fue objeto de verificación, para

iniciar el proceso de surtir los tramos en la bodega.

4. Realizar periódicamente pruebas de inventario de mercancía para verificar que no se

presenten ningún tipo de inconsistencias y según sea el caso, iniciar las acciones

correctivas del caso, previo informe al Coordinador de Bodega.

5. Verificar las novedades pendientes de las devoluciones de mercancía a los representantes

de los laboratorios, generando los documentos de devolución para revisión del área

competente.

6. Elaborar los documentos de cobro a los puntos venta, cuando la mercancía no cumple con

los tiempos para la devolución, o por situaciones asociadas al deterioro físico de la misma.

Despachos:

1. Apoyar las actividades relacionadas con el proceso de despacho de mercancías a los

diferentes puntos de venta, de acuerdo con las instrucciones del coordinador de bodega y

en concordancia con los procesos y procedimientos vigentes.

2. Apoyar las actividades de verificación y control de la rotación adecuada de los productos

almacenados en la bodega, de conformidad con los procesos y procedimientos vigentes.

3. Apoyar las actividades de limpieza, trazo de medidas de seguridad, señalamientos de

coordenadas, trazo de áreas de protección al producto, altura de las tarimas, distancia entre

tarimas para minimizar los empaques dañados, entre las otras estrategias que permitan

garantizar la conservación del producto.


LABORALES


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procedimientos.
























LABORALES


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Gestión documental




AMBIENTE DE TRABAJO


generalmente agradable y mantiene contacto con

agentes contaminantes como polvo, humedad, gas

carbónico, etc.)

RIESGO El cargo está sometido a un riesgo ALTO, con posibilidad

de ocurrencia ALTA.

ESFUERZO






LABORALES


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6.2.1.2 COORDINACIÓN DE COSTOS

a) COORDINADOR



DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Coordinador

GRADO: 03



Inventarios – Coordinación de Costos




DINERO: No es responsable por el manejo de títulos y valores.


Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:


directa y periódica del Jefe de Logística e Inventarios.


cargo.


de la Jefatura de Logística e Inventarios


Administrar, supervisar e implementar procesos y procedimientos que contribuyan al

cumplimiento de las actividades definidas en la Coordinación de Costos, orientados al logro de

la misión y los objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.


LABORALES


Pág. 65 de 283


1. Coordinar las actividades de creación, ingreso y actualización en el sistema de

información, de la maestra de productos (COPIDROGAS, COBECA, AXA, etc.) que

comercializa el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de acuerdo con lo

establecido en los procesos y procedimientos vigentes.

2. Coordinar las actividades de ingreso al sistema de información, de las facturas

correspondientes a los diferentes proveedores que tiene en su maestro de productos, el

Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, (COPIDROGAS, AXA, COBECA,

VOGUE, etc.), de acuerdo con lo establecido en los procesos y procedimientos vigentes.

3. Coordinar la generación de informes periódicos, sobre el desarrollo de las actividades, de

acuerdo con los requerimientos de las Gerencias (compras de proveedores directos,

productos creados retirados, productos descontinuados por líneas y por productos, etc.).

4. Dirigir las actividades de modificación y/o actualización de precios a los productos que

comercializa el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de acuerdo con los

lineamientos de la Gerencia General y la Gerencia de Mercadeo y Ventas.













procedimientos.




procedimientos.


LABORALES


Pág. 66 de 283



















AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 67 de 283

b) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 03


NIVEL: Técnico


GRADO: 03



Inventarios – Coordinación de Costos






Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:



Inventarios


cargo.





Costos, desarrollando procesos y aplicando tecnologías, propias de su formación y experiencia,

orientadas al logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.


LABORALES


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1. Apoyar técnicamente las actividades de creación, ingreso y actualización en el sistema de

información, de la maestra de productos (COPIDROGAS, COBECA, AXA, etc.) que

comercializa el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de acuerdo con lo


2. Apoyar técnicamente las actividades de ingreso al sistema de información, de las facturas

correspondientes a los diferentes proveedores que tiene en su maestro de productos, el

Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, (COPIDROGAS, AXA, COBECA,

VOGUE, etc.), de acuerdo con lo establecido en los procesos y procedimientos vigentes.

3. Apoyar técnicamente las actividades de modificación y/o actualización de precios a los

productos que comercializa el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de acuerdo

con los lineamientos del supervisor inmediato.

4. Consolidar la información necesaria para la generación de informes periódicos, sobre el

desarrollo de las actividades de la Dependencia, de acuerdo con los requerimientos del

superior inmediato.







procedimientos.










LABORALES


Pág. 69 de 283
















Gestión documental




AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 70 de 283

b) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 02


NIVEL: Asistencial


GRADO: 02

NÚMERO DE CARGOS Tres (3)


e Inventarios – Coordinación de Costos






Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:



Inventarios


cargo.





información generada en el desarrollo de las actividades de la Coordinación de Costos, para el

logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.


LABORALES


Pág. 71 de 283








7. Apoyar las actividades de ingreso al sistema de información, de las facturas

correspondientes a los diferentes proveedores que tiene en su maestro de productos, del

Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, (COPIDROGAS, AXA, COBECA, VOGUE,

etc.), así como apoyar el desarrollo de las compras descentralizadas como helados,

gaseosas, periódicos, lácteos, pasabocas, confitería y canasta), de acuerdo con lo













procedimientos.







LABORALES


Pág. 72 de 283



















Gestión documental




AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 73 de 283

6.2.2 JEFATURA DE PUBLICIDAD Y COMUNICACIÓN

a) JEFE DE OFICINA



DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Jefe de Publicidad y Comunicación

GRADO: 02


DEPENDENCIA: Gerencia de Mercadeo y Ventas - Jefatura de Publicidad

y Comunicación






Alto.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:





Coordinador de Mercadeo

Coordinador Fundación Ma. Angelina




Personal de apoyo (Fundación Ma. Angelina)



supervisión y control de las actividades que permitan analizar, captar, retener y fidelizar a los

clientes del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, a través de la satisfacción de sus


LABORALES


Pág. 74 de 283


necesidades y el cumplimiento de sus requisitos, enmarcados en los principios de eficacia,

eficiencia y oportunidad, de acuerdo con su competencia.



ejecutan en cada una de las coordinaciones adscritas: Mercadeo y Fundación Ma. Angelina,

en el marco de lo establecido en el Modelo de Operación por Procesos, los procedimientos

y demás normatividad vigente.

2. Dirigir y coordinar la realización e implementación de planes estratégicos de mercadeo,

conjuntamente con la Gerencia de Mercadeo y Ventas, que permitan modificaciones y

adaptaciones para operar en diferentes ambientes, de acuerdo con las necesidades

cambiantes del mercado.

3. Dirigir el desarrollo de las actividades relacionadas con la investigación de mercados, la

estrategia de marketing, ventas, publicidad, promoción, desarrollo de productos y las

actividades de relaciones públicas.

4. Implementar políticas, que orienten los estudios de Mercado, Promoción y labor Publicitaria

de los servicios que brinda o brindará el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.

5. Servir de enlace entre el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM y la agencia de

publicidad o de promociones con las cuales se contratan diversas funciones de publicidad

o promoción, de acuerdo con lo establecido en los procesos y procedimientos.

6. Asesorar a la Gerencia General y la Gerencia de Mercadeo y Ventas, respecto a la

necesidad de publicidad y de desarrollo de los temas y las presentaciones de publicidad.

7. Seleccionar los medios de comunicaciones como radio, televisión, periódicos, revistas,

internet y publicidad externa, a través de los cuales se realizará la divulgación de los

productos y servicios del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.

8. Diseñar ofertas comerciales, telecomunicaciones, desarrollo y administración de Portafolio

de productos y servicios, de acuerdo con las políticas y lineamientos establecidos por la

Gerencia General y la Gerencia de Mercadeo y Ventas.


LABORALES


Pág. 75 de 283


9. Identificar, analizar y aplicar alternativas para penetración y desarrollo de Mercados

mediante la introducción de nuevos productos y servicios y/o la utilización de la Red

existente en el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.

10. Implementar procesos y procedimientos orientados a la medición de la percepción del

cliente externo y su fidelización, que permitan aumentar los niveles de competitividad y

satisfacción de la Organización.

11. Dirigir las actividades de recepción, trámite y consolidación de la peticiones, quejas,

reclamos y sugerentes que presenten los diferentes clientes del Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM, gestionando su respuesta de forma oportuna y veraz.

12. Dirigir y coordinar las actividades de bienestar social que desarrolla el Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM, a través de la Fundación Ma. Angelina, en beneficio de la

mejora de las condiciones de vida de la población vulnerable (Niños y Niñas, Adultos

Mayores, Habitantes de calle, Población Desplazada, Población en condiciones de

discapacidad, etc.), de las áreas geográficas en las que tiene presencia la organización.









corresponda.







procedimientos.


LABORALES


Pág. 76 de 283





procedimientos.






COPIFAM.

















Técnicas de investigación de Mercados

Estrategias de Mercadeo y Ventas




LABORALES


Pág. 77 de 283


AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 78 de 283



NIVEL: Técnico


GRADO: 02



y Comunicación






Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:


directa y periódica de la Jefatura de Publicidad y

Comunicación


cargo.


la Jefatura de Publicidad y Comunicación



Publicidad y Comunicación, desarrollando procesos y aplicando tecnologías, propias de su

formación y experiencia, orientadas al logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM.


LABORALES


Pág. 79 de 283


1. Diseñar estrategias publicitarias de acuerdo con las necesidades del mercado, relación

entre productos y consumidores utilizando los medios de comunicación definidos en el

Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.

2. Redactar mensajes publicitarios de acuerdo con los códigos y las técnicas que utiliza el

lenguaje creativo en publicidad, de conformidad con los procesos y procedimientos

vigentes.

3. Determinar y asignar tipo, tamaño y superficie de acuerdo con el trazado y espacio

asignado para ser impreso en páginas de propaganda para periódicos, volantes,

catálogos, etc. de acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.

4. Disponer y pintar caracteres, figuras y diseños para avisos publicitarios y avisos

comerciales, utilizando instrumentos de trazado, de acuerdo con las necesidades del


5. Apoyar el desarrollo de actividades de mercadeo y publicidad en los diferentes puntos de

venta que conforman el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, como tomas de

puntos de ventas, reparto de publicidad, degustaciones, decoraciones, exhibición de

dumis, etc. de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.

6. Apoyar las actividades de montaje y logística de los eventos organizados de manera

directa por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, en el marco de lo definido

en el Plan de Mercadeo de la Organización.



superior inmediato.







procedimientos.


LABORALES


Pág. 80 de 283








mejora del Sistema de Gestión de la calidad y aplicar las recomendaciones en el ámbito

de su competencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.

6. Cumplir con las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

SG-SST, utilizando correctamente los elementos de protección personal y protegiendo la

salud integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de

acuerdo con los lineamientos de la normatividad vigente y el Reglamento de Higiene y

Seguridad Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.









Publicidad audiovisual

Técnicas de producción audiovisual

Servicio al cliente



Manejo de herramientas de diseño gráfico


AMBIENTE DE TRABAJO





LABORALES


Pág. 81 de 283



de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 82 de 283

6.2.2.1 COORDINACIÓN DE MERCADEO

a) COORDINADOR




GRADO: 02



y Comunicación – Coordinación de Mercadeo






Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:


periódica del Jefe de Publicidad y Comunicación.








cumplimiento de las actividades definidas en la Coordinación de Mercadeo, orientados al logro

de la misión y los objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.


LABORALES


Pág. 83 de 283


1. Coordinar la implementación de planes estratégicos de mercadeo, conjuntamente con la

Gerencia de Mercadeo y Ventas, que permitan modificaciones y adaptaciones para operar

en diferentes ambientes, de acuerdo con las necesidades cambiantes del mercado.

2. Coordinar el desarrollo de las actividades relacionadas con la investigación de mercados,

la estrategia de marketing, ventas, publicidad, promoción, desarrollo de productos y de

relaciones públicas.

3. Participar en la selección de los medios de comunicaciones como radio, televisión,

periódicos, revistas, internet y publicidad externa, a través de los cuales se realizará la

divulgación de los productos y servicios del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.

4. Participar en el diseño de ofertas comerciales, telecomunicaciones, desarrollo y

administración de Portafolio de productos y servicios, de acuerdo con las políticas y

lineamientos establecidos por la Gerencia General y la Gerencia de Mercadeo y Ventas.

5. Implementar alternativas para penetración y desarrollo de Mercados mediante la

introducción de nuevos productos y servicios y/o la utilización de la Red existente en el


6. Coordinar las actividades orientadas a la medición de la percepción del cliente externo y su

fidelización, que permitan aumentar los niveles de competitividad y satisfacción de la

Organización.

7. Coordinar la implementación de estrategias de servicio al cliente, de acuerdo con las

necesidades del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.

8. Coordinar las actividades de recepción, distribución, seguimiento al trámite y consolidación

de la peticiones, quejas, reclamos y sugerentes que presenten los diferentes clientes del

Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, gestionando su respuesta, de forma

oportuna y veraz.








LABORALES


Pág. 84 de 283








procedimientos.




procedimientos.













Técnicas de investigación de Mercados


Servicio al cliente




LABORALES


Pág. 85 de 283


AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 86 de 283



NIVEL: Técnico


GRADO: 02









Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:



Comunicación y/o Coordinador de Mercadeo


cargo.





Mercadeo, desarrollando procesos y aplicando tecnologías, propias de su formación y


COPIFAM.


LABORALES


Pág. 87 de 283


1. Disponer y pintar caracteres, figuras y diseños para avisos publicitarios y avisos

comerciales, utilizando instrumentos de trazado, de acuerdo con las necesidades del


2. Apoyar técnicamente el desarrollo de las actividades relacionadas con la investigación de

mercados, la estrategia de marketing, ventas, publicidad, promoción, desarrollo de

productos y de relaciones públicas, definidas en el Grupo Empresarial DROGUERIAS

COPIFAM

3. Apoyar la implementación de alternativas para penetración y desarrollo de Mercados

mediante la introducción de nuevos productos y servicios y/o la utilización de la Red

existente en el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.

4. Realizar las actividades orientadas a la medición de la percepción del cliente externo y su

fidelización, que permitan aumentar los niveles de competitividad y satisfacción de la

Organización.

5. Realizar la implementación de estrategias de servicio al cliente, de acuerdo con las

necesidades del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.

6. Apoyar al coordinador de mercadeo en las actividades de distribución, seguimiento al

trámite y consolidación de la peticiones, quejas, reclamos y sugerentes que presenten los

diferentes clientes del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.










superior inmediato.


LABORALES


Pág. 88 de 283








procedimientos.






















Publicidad audiovisual


LABORALES


Pág. 89 de 283


Servicio al cliente





AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 90 de 283

c) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – GRADO 02


NIVEL: Asistencial


GRADO: 02









Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:



Comunicación y/o Coordinador de Mercadeo.


cargo.





información generada en el desarrollo de las actividades de la Coordinación de Mercadeo, para

el logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.


LABORALES


Pág. 91 de 283








3. Desarrollar actividades de mercadeo y publicidad en los diferentes puntos de venta que

conforman el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, como tomas de puntos de

ventas, reparto de publicidad, degustaciones, decoraciones, exhibición de dumis, perifoneo

en el carro valla, trabajo puerta a puerta en los diferentes sectores de la ciudad, etc. de

acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.

4. Realizar el montaje y logística de los eventos organizados de manera directa por el Grupo

Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, en el marco de lo definido en el Plan de Mercadeo

de la Organización.












procedimientos.




LABORALES


Pág. 92 de 283





















Técnicas de mercadeo y publicidad


Manejo básico de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Powerpoint, Internet)


AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 93 de 283



NIVEL: Asistencial


GRADO: 01









Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:



Comunicación y/o Coordinador de Mercadeo.


cargo.








LABORALES


Pág. 94 de 283



dependencia, para el desarrollo de las actividades asignadas, cumpliendo con los





3. Realizar las actividades de recepción de la peticiones, quejas, reclamos y sugerentes que

presenten los diferentes clientes del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, a

través de los medios de comunicación establecidos en la organización (Buzones de

sugerencia, página web, Línea Telefónica 01800, correo electrónico, etc.)

4. Apoyar al coordinador de mercadeo en las actividades de distribución, seguimiento al

trámite y consolidación de la peticiones, quejas, reclamos y sugerentes que presenten los

diferentes clientes del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.

















LABORALES


Pág. 95 de 283





procedimientos.






















Gestión documental





LABORALES


Pág. 96 de 283


AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 97 de 283

6.2.3 JEFATURA DE CANALES DE VENTA Y PROYECTOS ESPECIALES

a) JEFE DE OFICINA



DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Jefe de Canales de Venta y Proyectos Especiales

GRADO: 02


DEPENDENCIA: Gerencia de Mercadeo y Ventas - Jefatura de Canales

de Venta y Proyectos Especiales






Alto.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:





Coordinador de Canales de Venta y Proyectos

Especiales

Coordinador de Domicilios

Supervisores de Zona

Administradores de Punto de Venta






LABORALES


Pág. 98 de 283



supervisión y control de las actividades que permitan maximizar los ingresos de la empresa,

con ayuda de la fuerza de ventas establecida para tal fin y cumpliendo con todos los

requerimientos administrativos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, con el fin

de generar ventajas competitivas que le permita satisfacer las necesidades de sus clientes y

mejorar su posicionamiento en el mercado.



ejecutan en cada una de las coordinaciones adscritas: Canales de Venta y Proyectos

Especiales y Domicilios, en el marco de lo establecido en el Modelo de Operación por

Procesos, los procedimientos y demás normatividad vigente.

2. Dirigir y coordinar la implementación de las estrategias comerciales y de mercadeo, definida

por la Gerencia de Mercadeo y Ventas, orientadas al cumplimiento de los objetivos

organizacionales, en los diferentes canales de venta que hacen parte de la organización.

(Lanzamiento de cuotas a nivel nacional y su seguimiento publicación de cumplimientos,

comportamiento de productos alternos y seguimiento a unidad de negocios especiales,

lanzamiento de producto del mes, seguimiento a concursos, lanzamiento de planes

evacuaciones, seguimiento a planes evacuación, refuerzo a concursos alternos del

laboratorio Weider, entre otros.)

3. Dirigir el desarrollo de las actividades relacionadas con el análisis de productos TOP con

máximos en cero a nivel nacional, así como vitales (jeringas, droga blanca, cajas

coprológicas, parciales etc.

4. Coordinar el desarrollo de actividades administrativas y de recordación para los puntos de

venta (Realización de turnos de disponibilidad para el fin de semana, correo de refuerzo a

manejos administrativos, oficialización de quincenazos, jueves naturales y recordación de

tutoriales de ventas e ingresos al sistema de información), de acuerdo con los procesos y


5. Coordinar el pago y la legalización de incentivos al personal que hace parte del área

comercial, (supervisores de zona, fuerza de ventas, puntos de ventas, televentistas) y

publicación de los mismos, de acuerdo con los procesos y procedimientos establecidos.


LABORALES


Pág. 99 de 283


6. Coordinar las actividades orientadas al montaje de nuevos puntos de venta, montaje de

negocios especiales (puntos ortopédicos, dermocosmeticas, productos TV, etc), así como

los cambios de formatos en los puntos de venta del Grupo Empresarial DROGUERIAS

COPIFAM (góndolas, vitrinas, exhibiciones, módulos).

7. Realizar visitas de verificación y seguimiento a los diferentes canales de venta y empresas

que hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, para determinar el

grado de cumplimiento e implementación de las estrategias de mercadeo y ventas, así

como de los aspectos administrativos, con el fin de presentar los respetivos planes de

mejoramiento y acciones a iniciar.




9. Realizar seguimiento para que se cumpla el canal directo de información y enlace entre la

Coordinación de Canales de Venta y Proyectos Especiales, los Supervisores de Zona y las

demás dependencias del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, para la solución

de situaciones que puedan afectar la normal prestación del servicio, en temas relacionados

con la gestión logística y de inventarios, gestión de publicidad y comunicación, gestión

humana, gestión de operaciones (necesidades de bienes y servicios, permisos, licencias,

arrendamientos, seguros), infraestructura y mantenimiento, gestión tecnológica, gestión

contable y gestión financiera, en el marco de los procesos y procedimientos vigentes.

10. Asesorar a la Gerencia General y la Gerencia de Mercadeo y Ventas, respecto a la

necesidad de realizar ajustes a los planes de acción, definidos en el área comercial.









corresponda.


LABORALES


Pág. 100 de 283








procedimientos.




procedimientos.






COPIFAM.
















LABORALES


Pág. 101 de 283




Manejo de fuerza de ventas

Servicio al cliente




AMBIENTE DE TRABAJO




carbónico, etc.)


de ocurrencia MEDIA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 102 de 283





GRADO: 02









Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:


directa y periódica del Jefe de Canales de Venta y

Proyectos Especiales


cargo.





planes y proyectos definidos en la Jefatura de Canales de Venta y Proyectos Especiales,

orientados al logro de la misión y los objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS

COPIFAM.


LABORALES


Pág. 103 de 283


1. Aplicar el conocimiento profesional en las actividades orientadas a la gestión de los

diferentes canales de venta y proyectos especiales que hacen parte del Grupo

Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de conformidad con las instrucciones del

supervisor inmediato.

2. Apoyar la implementación de las estrategias comerciales y de mercadeo, definidas por la

Gerencia de Mercadeo y Ventas, orientadas al cumplimiento de los objetivos


(Lanzamiento de cuotas a nivel nacional y su seguimiento publicación de cumplimientos,

comportamiento de productos alternos y seguimiento a unidad de negocios especiales,

lanzamiento de producto del mes, seguimiento a concursos, lanzamiento de planes

evacuaciones, seguimiento a planes evacuación, refuerzo a concursos alternos del

laboratorio Weider, entre otros.)

3. Realizar las actividades relacionadas con el análisis de productos TOP con máximos en

cero a nivel nacional, así como vitales (jeringas, droga blanca, cajas coprológicas, parciales

etc.

4. Actualizar la información relacionada con las bases de datos asociadas a convenios

especiales, como Baloto, Mundo Mujer, Helados, Bancolombia, entre otros, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.

5. Recepcionar, validar, solicitar ajustes y realizar la redención al proveedor, para los recambios de los laboratorios autorizados, así como del plan de beneficios CAP, de acuerdo con lo definido en los procesos y procedimientos vigentes.

6. Apoyar el desarrollo de actividades administrativas y de recordación para los puntos de

venta (Realización de turnos de disponibilidad para el fin de semana, correo de refuerzo a

manejos administrativos, oficialización de quincenazos, jueves naturales y recordación de

tutoriales de ventas e ingresos al sistema de información), de acuerdo con los procesos y


7. Apoyar las actividades de pago y legalización de incentivos al personal que hace parte del

área comercial, (supervisores de zona, fuerza de ventas, puntos de ventas, televentistas) y

publicación de los mismos, de acuerdo con los procesos y procedimientos establecidos.

8. Apoyar profesionalmente las actividades orientadas al montaje de nuevos puntos de venta,

montaje de negocios especiales (puntos ortopédicos, dermocosmeticas, productos TV, etc),

así como los cambios de formatos en los puntos de venta del Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM (góndolas, vitrinas, exhibiciones, módulos).


LABORALES


Pág. 104 de 283


9. Atender los requerimientos de los proveedores, en asuntos relacionados con nuevas

alianzas, nuevos productos, nuevas estrategias de mercados, retiro mercancías, reclamo

de personas, etc. con oportunidad y de acuerdo con su nivel de competencia.

10. Participar en el desarrollo de visitas de verificación y seguimiento a los diferentes canales

de venta y empresas que hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM,

para determinar el grado de cumplimiento e implementación de las estrategias de mercadeo

y ventas, así como de los aspectos administrativos, con el fin de presentar los respetivos

planes de mejoramiento y acciones a iniciar.

11. Realizar seguimiento a la implementación de los planes de mejoramiento, resultantes de

las visitas realizadas a los puntos de venta y demás empresas del Grupo.

12. Apoyar el flujo de información entre la Jefatura de Canales de Venta y Proyectos Especiales

y las demás dependencias del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, para la

solución de situaciones reportadas por la Coordinación de Canales de Venta y Proyectos

Especiales, que puedan afectar la normal prestación del servicio, en temas relacionados

con la gestión logística y de inventarios, gestión de publicidad y comunicación, gestión

humana, gestión de operaciones (necesidades de bienes y servicios, permisos, licencias,

arrendamientos, seguros), infraestructura y mantenimiento, gestión tecnológica, gestión

contable y gestión financiera, en el marco de los procesos y procedimientos vigentes.













procedimientos.


LABORALES


Pág. 105 de 283





procedimientos.
















Servicio al cliente



AMBIENTE DE TRABAJO




carbónico, etc.)



ESFUERZO






LABORALES


Pág. 106 de 283


LABORALES


Pág. 107 de 283

c) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 02


NIVEL: Técnico


GRADO: 02









Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:


directa y periódica de la Jefatura de Canales de

Venta y Proyectos Especiales


cargo.


la Jefatura de Canales de Venta y Proyectos

Especiales



Canales de Venta y Proyectos Especiales, desarrollando procesos y aplicando tecnologías,

propias de su formación y experiencia, orientadas al logro de la misión y objetivos del Grupo

Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.


LABORALES


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1. Apoyar la implementación de las estrategias comerciales y de mercadeo, definidas por la

Gerencia de Mercadeo y Ventas, orientadas al cumplimiento de los objetivos


(listado de productos a realizar Shopping de la semana, plantilla para enviar a puntos de

venta de acuerdo con el formato de chequeo de precios, informes del día con los precios

chequeados, revisión de los cambios de precios chequeados, análisis de los cambios y

sugerencias establecidas, actualización de los precios en la maestra, envío de archivos al

área de sistemas para su actualización, entre otros.)

2. Apoyar en el montaje de nuevos puntos de venta, montaje de negocios especiales (puntos

ortopédicos, dermocosmeticas, productos TV, etc), así como los cambios de formatos en

los puntos de venta del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM (góndolas, vitrinas,

exhibiciones, módulos).

3. Apoyar el desarrollo de actividades administrativas y de recordación para los puntos de

venta (turnos de disponibilidad para el fin de semana, oficialización de quincenazos, jueves

naturales y recordación de tutoriales de ventas e ingresos al sistema de información), de




superior inmediato.







procedimientos.







LABORALES


Pág. 109 de 283






















AMBIENTE DE TRABAJO




carbónico, etc.)



ESFUERZO






LABORALES


Pág. 110 de 283

6.2.3.1 COORDINACIÓN DE CANALES DE VENTA Y PROYECTOS ESPECIALES

a) COORDINADOR




GRADO: 02


DEPENDENCIA:

Gerencia de Mercadeo y Ventas - Jefatura de Canales

de Venta y Proyectos Especiales - Coordinación de

Canales de Venta y Proyectos Especiales




DINERO: Es responsable por el manejo de títulos y valores.


Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:



Proyectos Especiales.


cargo.



Especiales.



cumplimiento de las actividades definidas en la Coordinación de Canales de Venta y Proyectos

Especiales, orientados al logro de la misión y los objetivos del Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM.


LABORALES


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1. Realizar visitas de verificación y seguimiento a los diferentes canales de venta y empresas

que hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, para determinar el

grado de cumplimiento e implementación de las estrategias de mercadeo y ventas, así

como de los aspectos administrativos, con el fin de presentar los respetivos planes de

mejoramiento y acciones a iniciar.




3. Constituir el canal directo de información y enlace entre los Supervisores de Zona y la

Jefatura de Canales de Venta y Proyectos Especiales, para la solución de situaciones que

puedan afectar la normal prestación del servicio, en temas relacionados con la gestión

logística y de inventarios, gestión de publicidad y comunicación, gestión humana, gestión

de operaciones (necesidades de bienes y servicios, permisos, licencias, arrendamientos,

seguros), infraestructura y mantenimiento, gestión tecnológica, gestión contable y gestión

financiera, en el marco de los procesos y procedimientos vigentes.

4. Realizar el seguimiento permanente a cuotas, publicación de cumplimientos,

comportamiento de productos alternos y seguimiento a las unidades de negocios

especiales que hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.

5. Coordinar las actividades de seguimiento a la gestión de los supervisores de zona, de

acuerdo con los instrumentos (listas de verificación), definidas conjuntamente con la

Gerencia de Mercadeo y Ventas, la Gerencia Administrativo y la Gerencia de Control y

Gestión, para garantizar la normal operación de los diferentes puntos de venta del Grupo


6. Presentar informes del comportamiento del canal de venta “Puntos de Venta y Proyectos

Especiales”, de acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.








LABORALES


Pág. 112 de 283








procedimientos.




procedimientos.













Servicio al cliente






LABORALES


Pág. 113 de 283


AMBIENTE DE TRABAJO

El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado y

mantiene contacto con agentes contaminantes como

polvo, humedad, gas carbónico, etc.)



ESFUERZO






LABORALES


Pág. 114 de 283



NIVEL: Asistencial


GRADO: 02


DEPENDENCIA:


de Venta y Proyectos Especiales - Coordinación de

Canales de Venta y Proyectos Especiales






Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:





cargo.



Especiales






LABORALES


Pág. 115 de 283








3. Apoyar las actividades de seguimiento permanente a cuotas, publicación de cumplimientos,

comportamiento de productos alternos y seguimiento a las unidades de negocios

especiales que hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.

4. Realizar seguimiento a las actividades adelantadas por los supervisores de zona, de

acuerdo con los instrumentos (listas de verificación), definidas conjuntamente con la

Gerencia de Mercadeo y Ventas, la Gerencia Administrativo y la Gerencia de Control y

Gestión, para garantizar la normal operación de los diferentes puntos de venta del Grupo













procedimientos.




LABORALES


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AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 117 de 283

c) SUPERVISOR DE ZONA



DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Supervisor de Zona

GRADO: 01

NÚMERO DE CARGOS Seis (6)








Alto.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:




Ejerce supervisión general sobre los siguientes

cargos:

o Administradores de Punto de Venta

o Fuerza de Ventas


Desarrollar la planeación, coordinación, ejecución, supervisión y control de las actividades

definidas por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM en la zona asignada, con el fin

de garantizar el cumplimiento de las políticas, procesos y procedimientos comerciales,

administrativos y de control y gestión, orientadas al logro de la misión y los objetivos

Organizacionales.


LABORALES


Pág. 118 de 283


1. Realizar visitas de verificación y seguimiento a los puntos de venta la zona asignada, que

hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, para determinar el grado

de cumplimiento e implementación de las estrategias de mercadeo y ventas, así como de

los aspectos administrativos y financieros, con el fin de presentar los respetivos planes de

mejoramiento y acciones a iniciar ante la Jefatura de Canales de Venta y Proyectos

Especiales. (Pruebas de inventario, rotación de productos, arqueos de caja, situaciones

administrativas, estado de balanzas y bomboneras, disponibilidad de efectivo, etc.)

2. Coordinar con los administradores de venta de los diferentes puntos de venta, la


realizadas.

3. Transmitir a los administradores de puntos de venta de la zona asignada toda la información

emitida por la Gerencia General, Gerencia de Mercadeo y Ventas, Gerencia Administrativa

y Financiera y Gerencia de Control y Gestión, realizando el respectivo seguimiento a su

cumplimiento.

4. Coordinar con la Gerencia Administrativa y Financiera y/o Jefatura de Gestión Humana,

todo lo relacionado con la selección de personal, los procesos de inducción, capacitación,

bienestar, motivación, evaluación del desempeño, así como las novedades en la

administración de la planta de personal de la zona asignada (asignación de turnos, horas

extras, permisos, vacaciones, licencias, incapacidades, etc.)

5. Revisar y verificar la autenticidad de la información (consignaciones de efectivo por ventas,

pagos de servicios e impuestos, control de facturas manuales, planillas de novedades de

personal, novedades de despachos, ajustes, etc.), generadas en los puntos de venta, así

como la recepción y archivo de éstas. En el caso de los informes fiscales, revisar que estén

debidamente soportados con sus consignaciones a diario, comparando que el valor del

efectivo coincida con el timbre de la entidad financiera y en caso que la consignación

presente atraso sin justificación, informar a la Gerencia Administrativa y Financiera, para la

investigación respectiva.

6. Mantener el control de gastos de los puntos de venta, verificando que los recursos del

Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, se utilicen eficientemente, exista mesura

en la utilización de los servicios públicos, Celular, Internet, Suministros, etc., y se cumplan

los parámetros máximos autorizados por la Gerencia Administrativa y Financiera.

7. Cumplir con el conducto regular, comunicando en primera instancia a la Jefatura y/o

Coordinación de Canales de Venta y Proyectos Especiales, las situaciones que puedan

afectar la normal prestación del servicio en los puntos de venta de la zona asignada, en


LABORALES


Pág. 119 de 283


temas relacionados con la gestión logística y de inventarios, gestión de publicidad y

comunicación, gestión humana, gestión de operaciones (necesidades de bienes y servicios,

permisos, licencias, arrendamientos, seguros), infraestructura y mantenimiento, gestión

tecnológica, gestión contable y gestión financiera, en el marco de los procesos y


8. Cumplir con los lineamientos definidos en el Manual de Operación de los Supervisores de

Zona, en cuanto a las situaciones de orden administrativo, comercial y de control y gestión,

en los puntos de venta de la zona asigna. Ver documento MAN-GC-001.



relacionados con los puntos de venta de la zona asignada, a nivel administrativo y propio

de su sector, que permitan un adecuado control.

2. Supervisar las actividades orientadas a la actualización y organización del archivo de los

puntos de venta de la zona asignada, con el objeto de facilitar la consulta y/o requerimientos

que sobre el particular, realicen los interesados.




procedimientos.




procedimientos.

5. Cumplir y hacer cumplir en su zona, las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad

y Salud en el Trabajo SG-SST, utilizando correctamente los elementos de protección

personal y protegiendo la salud integral, para prevenir los accidentes de trabajo y

enfermedades laborales, de acuerdo con los lineamientos de la normatividad vigente y el

Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, adoptado por el Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM.





LABORALES


Pág. 120 de 283






Servicio al cliente






AMBIENTE DE TRABAJO






ESFUERZO






LABORALES


Pág. 121 de 283

6.2.3.2 COORDINACIÓN DE DOMICILIOS

a) COORDINADOR




GRADO: 04


DEPENDENCIA:


de Venta y Proyectos Especiales – Coordinación de

Domicilios






Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:






o Auxiliares Administrativos – Coordinación de

Domicilios



cumplimiento de las actividades definidas en la Coordinación de Domicilios, orientados al logro



LABORALES


Pág. 122 de 283


1. Gestionar el equipo de trabajo de la coordinación de domicilios, estableciendo el plan de

turnos, rutas, tiempos de los domiciliarios y métodos de trabajo de las televentistas,

garantizando la eficacia, eficiencia y efectividad de la operación, de acuerdo con los


2. Realizar, verificar y hacer seguimiento a las actividades que se desarrollan en el área de

domicilios en lo relacionado con las situaciones de orden comercial, logístico y

administrativo, de conformidad con los procesos y procedimientos vigentes (apertura y

cierre, actualizaciones de saldos, seguimiento a devoluciones, cajones domiciliarios,

facturas sin cerrar, tiempos de respuestas domiciliarios puntos de venta, cumplimiento de

horarios domiciliarios y punto de venta, novedades de personal, etc.)

3. Analizar estadísticamente el comportamiento de las ventas en el canal de domicilios, de

conformidad con los lineamientos y políticas establecidas por la Gerencia de Mercadeo y

Ventas (estadístico por puntos de venta, ventas dominicales y festivos en los puntos de

venta, informe mensual de domicilio, entre otros), para determinar las acciones de mejora

que conduzcan a incrementar los niveles de rentabilidad, productividad y cobertura en el

área.

4. Realizar seguimiento periódico a la calidad, oportunidad e idoneidad en la prestación del

servicio, por parte del equipo de trabajo del área, para garantizar la satisfacción de las

necesidades y expectativas de los clientes.













procedimientos.


LABORALES


Pág. 123 de 283





procedimientos.













Servicio al cliente






AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 124 de 283

6.3 GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

a) GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO


NIVEL: Gerencial

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Gerente Administrativo y Financiero

GRADO: 01


DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera






Alto.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:





Jefe de Gestión Humana

Jefe de Gestión de Operaciones

Jefe de Recursos Físicos y Mantenimiento

Jefe de Gestión Tecnológica

Jefe de Gestión Contable

Jefe de Gestión Financiera



LABORALES


Pág. 125 de 283


Planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar y como tal, ejercer la representación

administrativa y financiera de la Organización. Definiendo las políticas y directrices generales

para la administración del Talento Humano y los recursos económicos, financieros, técnicos y

tecnológicos, asegurando su utilización en condiciones de costo, beneficio, oportunidad y

productividad, todo ello, con el propósito de lograr resultados coherentes con el

direccionamiento estratégico y los objetivos organizacionales del Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM.



ejecutan en cada una de las jefaturas adscritas: Gestión Humana, Gestión de Operaciones,

Recursos Físicos y Mantenimiento, Gestión Tecnológica, Gestión Contable y Gestión

Financiera, en el marco de lo establecido en el Modelo de Operación por Procesos, los

procedimientos y demás normatividad vigente.

2. Definir estrategias administrativas y financieras para obtener el mayor potencial y proyectar

el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, hacia las nuevas necesidades del

entorno económico, comercial y del sector.

3. Presentar a la Gerencia general los informes que contengan análisis de las actividades

administrativa y financiera y realizar recomendaciones concretas sobre los planes y

proyectos implementados tendientes al logro de los objetivos propuestos en el Grupo


4. Dirigir, verificar y coordinar la implementación de políticas administrativas y financieras,

métodos procesos y procedimientos relacionados con las principales actividades bajo su

responsabilidad, en cumplimiento de los procesos, procedimientos y demás normatividad

vigente.

5. Establecer un modelo de evaluación en coordinación con la Gerencia General y la Gerencia

de Control y Gestión, que permita conocer el avance y los resultados de las actividades

administrativas y financieras del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, enfocados

a la toma de decisiones que aseguren su representatividad en el mercado.

6. Establecer y desarrollar las actividades que permitan una adecuada relación con los

proveedores y demás partes interesadas del Grupo Empresarial DROGUERIAS

COPIFAM, enfocadas hacia el cumplimiento de sus requisitos, el mejoramiento continuo en

la prestación del servicio, la sostenibilidad económica y la ampliación de nuevos mercados.


LABORALES


Pág. 126 de 283


7. Evaluar conjuntamente con las demás gerencias, la creación de nuevas líneas de negocios

o servicios, en el marco del cumplimiento del objeto social del Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM, identificando nuevas oportunidades de negocio.

8. Representar a la Organización en las actividades administrativas y financieras que se

realicen con los proveedores, aliados estratégicos y órganos de control (DIAN, Ministerio

del Trabajo, etc.), para el beneficio de la empresa y de acuerdo con lo definido en la

plataforma estratégica.

9. Realizar conjuntamente con la Gerencia General, la elaboración preliminar del presupuesto

de la empresa, analizando las partidas que serán autorizadas para su control y ejecución.

10. Implementar programas tendientes al ahorro y control del gasto, administrando y

controlando las partidas estratégicas como necesidades de talento humano, compras de

activos fijos y suministros, viáticos y gastos de representación para la ejecución de los

proyectos, mantenimiento preventivo y correctivo, suministro de combustible, etc.

11. Autorizar los contratos del personal que se integra al Grupo Empresarial DROGUERIAS

COPIFAM, verificando el cumplimiento de los perfiles propuestos y los procesos y


12. Coordinar conjuntamente con la Gerencia General y el asesor jurídico, las decisiones sobre

montos en liquidaciones o finiquitos entregados al personal, en los procesos de salida por

terminación de contrato, renuncias voluntarias o despidos, de conformidad con el marco

normativo vigente.









corresponda.


LABORALES


Pág. 127 de 283





procedimientos.




procedimientos.



















LABORALES


Pág. 128 de 283


AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


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NIVEL: Técnico


GRADO: 01


DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera






Alto.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:


directa y periódica de la Gerencia Administrativa y

Financiera.


cargo.


la Gerencia Administrativa y Financiera.


Apoyar la gestión de la Gerencia Administrativa y Financiera, en labores de oficina, atención al

público y manejo de los asuntos que se generen en cumplimiento de sus funciones, de manera

eficiente y oportuna, realizando control y seguimiento a los trámites que allí se adelanten, para

al logro de la misión y objetivos institucionales del Grupo Empresarial DROGUERIAS

COPIFAM, en el marco de los procesos y procedimientos.


LABORALES


Pág. 130 de 283



Gerencia Administrativa y Financiera, de acuerdo con lo establecido por el superior

inmediato.

2. Organizar y analizar la información de la Gerencia Administrativa y Financiera, como

pronósticos, presupuestos, indicadores de gestión, entre otros con objetivo de identificar

desviaciones y plantear acciones de mejora.

3. Elaborar y gestionar los reportes y presentaciones que deba realizar la Gerencia de

Administrativa y Financiera, en el marco de las competencias asignadas.

4. Asistir al Gerente Administrativo y Financiero en las actividades y reuniones a realizarse


5. Asistir al Gerente Administrativo y Financiero en la formulación de métodos y

procedimientos de trabajo, para la eficaz ejecución y cumplimiento de las labores propias

de su área de desempeño (llamadas telefónicas, control de correos electrónicos, control de




oportunidad al Gerente Administrativo y Financiero.







Gerencia Administrativa y Financiera

y darle la información oportuna y veraz, orientándolo en la búsqueda y






LABORALES


Pág. 131 de 283










procedimientos.





















LABORALES


Pág. 132 de 283




Gestión documental




AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 133 de 283

6.3.1 JEFATURA DE GESTIÓN HUMANA

a) JEFE DE OFICINA



DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Jefe de Gestión Humana

GRADO: 01


DEPENDENCIA: Gerencia Administrativa y Financiera - Jefatura de

Gestión Humana






Alto.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:


periódica del Gerente Administrativo y Financiero.



Técnico Administrativo


Conductores

Auxiliares de Servicios Generales

Auxiliares Administrativos (SENA)


Responder ante el Gerente Administrativo y Financiero, por la planeación, coordinación,

ejecución, supervisión y control de las actividades que permitan la eficaz implementación y

desarrollo de los procesos de selección, inducción, reinducción, bienestar social e incentivos,


LABORALES


Pág. 134 de 283

motivación, capacitación y procesos disciplinarios del personal adscrito al Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM, en cumplimiento de la normatividad legal vigente.


1. Coordinar el desarrollo de los procesos de selección y contratación del Talento Humano

que requiere el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de acuerdo con los

requerimientos realizados por cada una de las áreas, previamente aprobados por la

Gerencia Administrativa y Financiera.

2. Coordinar las actividades de inducción para el nuevo talento humano (planta, contratistas,

temporales y aprendices) del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, así como las

de reinducción para el personal antiguo, de acuerdo con los lineamientos del superior

inmediato y en cumplimiento del Manual de Inducción y Convivencia Laboral, adoptado por

la Organización.

3. Atender lo relacionado con la administración de personal y los trámites relativos a control

de horarios, permisos, vacaciones, licencias y demás novedades del personal adscrito al

Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, en los términos y con observancia de las

formalidades que establezcan en los procesos, procedimientos y normatividad vigente.

4. Dirigir el diseño, ejecución y seguimiento de programas de capacitación, bienestar social e

incentivos, para el mejoramiento continuo y bienestar del Talento Humano del Grupo

Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, con el fin de cumplir lo establecido por la Ley.

5. Coordinar la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

(SG-SST), en el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, con el fin de promover y

proteger la salud de los trabajadores, contratistas, y/o aprendices, para prevenir los

accidentes y las enfermedades laborales.

6. Administrar el archivo de las historias laborales del personal adscrito al Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM, para su custodia y actualización, con el fin de garantizar

información oportuna y veraz referente a los empleados activos e inactivos.

7. Dirigir la elaboración y pago oportuno de la liquidación de las nóminas de sueldos, cesantías

parciales y definitivas, vacaciones, primas, bonificaciones, dotaciones, subsidios y demás

prestaciones sociales del personal adscrito al Grupo Empresarial DROGUERIAS

COPIFAM, en el marco de la normatividad vigente.


LABORALES


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8. Coordinar la actualización de los manuales de funciones, procesos y procedimientos,

teniendo en cuenta los requisitos para tal fin y gestionar su aprobación, por parte del Comité

de Calidad, para garantizar el normal funcionamiento de las diferentes empresas que

componen el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.

9. Tramitar en coordinación con cada una de las dependencias, las evaluaciones de

desempeño laboral de los empleados adscritos al Grupo Empresarial DROGUERIAS

COPIFAM, teniendo en cuenta los procesos y procedimientos vigentes.

10. Coordinar el adecuado manejo de los tipos de contratos constituidos a nivel de personal,

así como el control de las afiliaciones, retiros, informes de novedades y demás obligaciones

patronales contraídas con los distintos organismos externos para el bienestar del trabajador

del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.

11. Coordinar las actividades relacionadas con el personal que presta servicios de atención y

servicio al cliente en la recepción y servicios generales en la oficina principal del Grupo

Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de acuerdo con los procesos y procedimientos

vigentes.

12. Adelantar los procesos disciplinarios a que haya lugar, por incumplimiento del Reglamento

Interno de Trabajo, funciones, objeto contractual, entre otros, en el marco de lo establecido

en la normatividad legal vigente.






corresponda.







procedimientos.


LABORALES


Pág. 136 de 283





procedimientos.











COPIFAM.












Administración de personal

Normatividad vigente en el área




LABORALES


Pág. 137 de 283


AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


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NIVEL: Técnico


GRADO: 02



Gestión Humana






Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:


directa y periódica del Jefe de Gestión Humana


cargo.


la Jefatura de Gestión Humana.



Gestión Humana, desarrollando procesos y aplicando tecnologías, propias de su formación y


COPIFAM.


LABORALES


Pág. 139 de 283


1. Soportar técnicamente el desarrollo de los procesos de selección y contratación del Talento

Humano que requiere el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de acuerdo con

las instrucciones del Jefe de Gestión Humana y con el cumplimiento de los procesos y

procedimientos establecidos.

2. Apoyar el desarrollo de las actividades de inducción para el nuevo talento humano (planta,

contratistas, temporales y aprendices) del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM,

así como las de reinducción para el personal antiguo, de acuerdo con los lineamientos del

superior inmediato y en cumplimiento del Manual de Inducción y Convivencia Laboral,

adoptado por la Organización.

3. Apoyar la consolidación y presentación de los informes relacionados con el control de

horarios, permisos, vacaciones, licencias y demás novedades del personal adscrito al

Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, en los términos y con observancia de las

formalidades que establezcan en los procesos, procedimientos y normatividad vigente.

4. Participar en la implementación de los programas de capacitación, bienestar social e



5. Apoyar la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-

SST), en el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, con el fin de promover y



6. Realizar la liquidación de las nóminas de sueldos, cesantías parciales y definitivas,

vacaciones, primas, bonificaciones, dotaciones, subsidios y demás prestaciones sociales

del personal adscrito al Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, en el marco de la


7. Participar en la actualización de los manuales de funciones, procesos y procedimientos,

para garantizar el normal funcionamiento de las diferentes empresas que componen el


8. Apoyar al Jefe de Gestión Humana en el trámite y consolidación de las evaluaciones de

desempeño laboral, de los empleados adscritos al Grupo Empresarial DROGUERIAS

COPIFAM, teniendo en cuenta los procesos y procedimientos vigentes.


LABORALES


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9. Apoyar técnicamente al Jefe de Gestión humana, en el desarrollo de los procesos

disciplinarios a que haya lugar, por incumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo,

funciones, objeto contractual, entre otros, en el marco de lo establecido en la normatividad

legal vigente.







procedimientos.





















LABORALES


Pág. 141 de 283




Gestión documental




AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 142 de 283



NIVEL: Asistencial


GRADO: 02



Gestión Humana






Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:




cargo.





información generada en el desarrollo de las actividades de la Jefatura de Gestión Humana,

para el logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.






LABORALES


Pág. 143 de 283





3. Apoyar las actividades de ingreso al sistema de información, de la información relacionada

con las novedades del personal adscrito al Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.

4. Apoyar las actividades de inducción para el nuevo talento humano (planta, contratistas,

temporales y aprendices) del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, así como las

de reinducción para el personal antiguo, de acuerdo con los lineamientos del superior

inmediato y en cumplimiento del Manual de Inducción y Convivencia Laboral, adoptado por

la Organización.

5. Participar en la implementación de los programas de capacitación, bienestar social e



6. Apoyar la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-

SST), en el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, con el fin de promover y



7. Realizar la organización y actualización del archivo de las historias laborales del personal

adscrito al Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, con el fin de garantizar

información oportuna y veraz referente a los empleados activos e inactivos.










LABORALES


Pág. 144 de 283





procedimientos.





















Gestión documental




LABORALES


Pág. 145 de 283


AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 146 de 283



NIVEL: Asistencial


GRADO: 01



Gestión Humana






Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:




cargo.





información generada en el área de recepción y servicio al cliente, para el logro de la misión y

objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.


1. Atender oportunamente los trámites y procedimientos administrativos requeridos en el área

de recepción y servicio al cliente, para el desarrollo de las actividades asignadas,

cumpliendo con los procesos y procedimientos vigentes.


LABORALES


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2. Recibir y atender al usuario externo, propiciando la atención por parte de la

persona requerida y/o entregando la información oportuna y veraz, orientándolo en la

búsqueda y solución a sus necesidades.

3. Propender por el cuidado los aspectos de seguridad establecidos en la empresa para el

ingreso de visitantes, en coordinación con el personal de vigilancia ubicado en la entrada

principal.

4. Recibir las llamadas entrantes y canalizarlas a las distintas dependencias o demás

empresas que hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.

5. Gestionar la distribución de la correspondencia externa recibida por el Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM, generando el registro de la misma, de acuerdo con los procesos

y procedimientos definidos.

6. Solicitar el registro biométrico para el acceso y salida de los empleados de planta,

contratistas, temporales y aprendices a las oficinas principales del Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM.


informes periódicos, sobre el desarrollo de las actividades de la recepción, de acuerdo con

los requerimientos del superior inmediato.









procedimientos.





LABORALES


Pág. 148 de 283


















Operación de sistemas telefónicos

Gestión documental




AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO




manual MEDIO y un grado de precisión visual ALTO.


LABORALES


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e) AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES – GRADO 03


NIVEL: Asistencial

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Auxiliar de Servicios Generales

GRADO: 03



Gestión Humana




DINERO: No es responsable directo de títulos y valores.


bajo.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:




cargo.




Realizar todas las labores de mensajería relacionada con el Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM, tanto en el campo Interno como en el externo, para el logro de la

misión y objetivos organizacionales.


1. Organizar y distribuir oportuna y correctamente la correspondencia, documentos y

encomiendas a su cargo dentro y fuera de la sede administrativa del Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM.


LABORALES


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2. Cumplir con las diligencias de Bancos, Corporaciones y otras del Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM, ya sean públicas o privadas que se le indiquen.

3. Cooperar con las funciones administrativas que se le asignen, de acuerdo a su tiempo y

disponibilidad, en el marco de los procesos y procedimientos vigentes.

4. Mantener la debida seguridad para cuidar y proteger la correspondencia, documentos y

encomiendas a su cargo.

5. Solicitar oportunamente con criterio de sana economía, los elementos necesarios para la

ejecución de sus labores.





procedimientos.


ejecución de las labores de la sede y velar por su funcionamiento, de acuerdo con las guías,

manuales y procedimientos de la Organización.
















LABORALES


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Atención y servicio al cliente

Manejo básico de operaciones financieras


AMBIENTE DE TRABAJO El cargo se ubica en un sitio abierto y/o cerrado, y no

mantiene contacto con agentes contaminantes.

RIESGO El cargo está sometido a un riesgo MEDIO, con

posibilidad de ocurrencia MEDIA.

ESFUERZO




manual ALTO y un grado de precisión visual MEDIO.


LABORALES


Pág. 152 de 283

f) AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES – GRADO 01


NIVEL: Asistencial


GRADO: 01



Gestión Humana






bajo.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:




cargo.




Mantener en orden y completo aseo las áreas asignadas en la Sede Administrativa, además

cumplir con las labores de cafetería que se requieran, para el logro de la misión y objetivos del



1. Mantener en perfectas condiciones de orden y aseo las instalaciones, muebles, sanitarios,

lavamanos, paredes, puertas, ventanas, persianas, vidrios, de la sede Administrativa del


LABORALES


Pág. 153 de 283


Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de acuerdo con las instrucciones del

superior inmediato.

2. Prestar el servicio de cafetería a los colaboradores del Grupo Empresarial DROGUERIAS

COPIFAM, en sus oficinas y atender las reuniones que se lleven a cabo en la Sede

Administrativa.







procedimientos.



















LABORALES


Pág. 154 de 283


Mantenimiento básico de instalaciones

Atención y servicio al cliente






ESFUERZO






LABORALES


Pág. 155 de 283

g) CONDUCTOR


NIVEL: Asistencial

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Conductor

GRADO: 01

NÚMERO DE CARGOS Cuatro (4)


Gestión Humana






bajo.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:


directa y periódica del Jefe de Gestión Humana y de

los Gerentes


cargo.




Ejecutar las labores necesarias para el adecuado manejo y mantenimiento del vehículo

asignado, procurando su buen funcionamiento y conservación, respetando las normas y

señales de tránsito vigentes, de acuerdo con las instrucciones, conocimiento y experiencia,



LABORALES


Pág. 156 de 283


1. Conducir el vehículo a su cargo, acatando las normas de tránsito y transporte, y respetando

a los peatones, para cumplir satisfactoriamente con el servicio.

2. Cumplir estrictamente con los reglamentos y programación establecidos para el

mantenimiento preventivo, correctivo y de aprovisionamiento de combustible y lubricante

señalados.

3. Mantener el vehículo en óptimas condiciones técnico-mecánicas e higiénicas informando

oportunamente a su superior cuando observe daños o fallas, garantizando

permanentemente la disponibilidad y calidad del servicio.

4. Mantener reserva sobre las conversaciones, que por razón de su trabajo escuche, para

preservar la seguridad del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.

5. Verificar que los documentos del vehículo se encuentren actualizados e informar y

adelantar los trámites necesarios para tal efecto.

6. Retirar y guardar el vehículo asignado, en el lugar u dentro del horario establecido por del


7. Realizar los trámites a que haya lugar, para el desarrollo de reparaciones mayores y atender

las menores cuando observe fallas en el funcionamiento del vehículo.

8. Proponer rutas alternas y estrategias de seguridad en el desplazamiento personal de quien

se le encomiende.

9. Transportar tanto al personal asignado, así como materiales livianos o equipo de oficina a

los sitios indicados, según instrucciones del superior inmediato, para cumplir con los

requerimientos organizacionales.







procedimientos.


LABORALES


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Mecánica básica automotriz

Electricidad automotriz


Normas en tránsito y transporte


AMBIENTE DE TRABAJO






ESFUERZO




manual ALTO y un grado de precisión visual ALTO.


LABORALES


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6.3.2 JEFATURA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

a) JEFE DE OFICINA



DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Jefe de Gestión de Operaciones

GRADO: 02



Gestión de Operaciones






Alto.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:





Auxiliar Administrativo




ejecución, supervisión y control de las actividades que permitan una adecuada adquisición de

los bienes y servicios necesarios para la operación, así como de las licencias y permisos para

el cumplimiento del objeto social definido en las empresas que hacen parte del Grupo



LABORALES


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1. Gestionar la función de compras, incluyendo las contrataciones para el suministro de bienes

muebles, para la prestación de servicios, para la ejecución de acciones de apoyo y las

contrataciones de estudios y asesorías, en las diferentes empresas que hacen parte del

Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de acuerdo con el marco de operación

definido por el Comité de Compras y de forma coordinada con las dependencias que lo

requieran.

2. Realizar las actividades de selección, evaluación y re-evaluación de proveedores, con el fin

de asegurar que el bien o servicio adquirido, cumpla con los requerimientos de los usuarios

o clientes internos y con los aspectos de precio, calidad, oportunidad, servicio post – venta,

etc. definidos por el Comité de Compras, en el marco de los procesos y procedimientos

vigentes.

3. Realizar la adquisición de bienes y servicios necesarios para el montaje de nuevos puntos

de venta, montaje de negocios especiales (puntos ortopédicos, dermo-cosméticos,

productos TV, etc.), así como los cambios de formatos en los puntos de venta del Grupo

Empresarial DROGUERIAS COPIFAM (góndolas, vitrinas, exhibiciones, módulos), de

acuerdo con el marco de operación definido por el Comité de Compras.

4. Gestionar alianzas con proveedores de bienes y servicios, para optimizar las actividades

de aprovisionamiento necesarias para la operación del Grupo Empresarial DROGUERIAS

COPIFAM.

5. Evaluar permanentemente los costos de los bienes y servicios a comprar, mediante análisis

comparativos tanto de precios como de características de calidad, a fin de controlar los

gastos operativos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.

6. Mantener permanente relación y comunicación tanto con su cliente (usuario del objeto de

sus compras) como con sus proveedores, para garantizar la satisfacción de sus

necesidades.

7. Realizar visitas de verificación y seguimiento a los diferentes puntos de venta y empresas

que hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, para determinar la

calidad de los bienes y servicios adquiridos, así como de los aspectos administrativos, con

el fin de presentar los respetivos planes de mejoramiento y acciones a iniciar.

8. Ejercer la Secretaría Técnica del Comité de Compras, de acuerdo con los procesos y



LABORALES


Pág. 160 de 283


9. Autorizar la realización de compras menores en los puntos de venta o empresas que hacen

parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de acuerdo con las políticas y

lineamientos definidos por la Gerencia Administrativa y Financiera, en el marco de los


10. Dirigir las actividades de solicitud de permisos y licencias necesarias para la operación

técnica, administrativa y comercial de las unidades de negocio que hacen parte del Grupo

Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de conformidad con lo establecido en los procesos


11. Coordinar con la Dirección Científica, el cumplimiento de los estándares definidos para la

prestación del servicio farmacéutico, de acuerdo con lo definido en la normatividad vigente,

frente al Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad en el Sector Salud (Habilitación de

prestación de servicios de salud)









corresponda.







procedimientos.




LABORALES


Pág. 161 de 283



procedimientos.






COPIFAM.

















Habilidades de negociación

Estrategias de compras

Servicio al cliente




LABORALES


Pág. 162 de 283


AMBIENTE DE TRABAJO




carbónico, etc.)



ESFUERZO






LABORALES


Pág. 163 de 283



NIVEL: Asistencial


GRADO: 03



Gestión de Operaciones






Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:




cargo.





información generada en el desarrollo de las actividades de la Jefatura de Gestión de

Operaciones, para el logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS

COPIFAM.


LABORALES


Pág. 164 de 283








3. Apoyar las actividades de selección, evaluación y re-evaluación de proveedores, con el fin

de asegurar que el bien o servicio adquirido, cumpla con los requerimientos de los usuarios

o clientes internos y con los aspectos de precio, calidad, oportunidad, servicio post – venta,

etc. definidos por el Comité de Compras, en el marco de los procesos y procedimientos

vigentes.

4. Apoyar la evaluación y consolidación de los costos de los bienes y servicios a comprar,

mediante análisis comparativos tanto de precios como de características de calidad, a fin

de controlar los gastos operativos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.

5. Participar en la realización de visitas de verificación y seguimiento a los diferentes puntos


para determinar la calidad de los bienes y servicios adquiridos, así como de los aspectos

administrativos, con el fin de presentar los respetivos planes de mejoramiento y acciones a

iniciar.

6. Apoyar la constitución de las pólizas de seguros y de responsabilidad de los bienes muebles

e inmuebles de propiedad del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de

conformidad con las instrucciones del superior inmediato y acorde con lo establecido en los


7. Apoyar las actividades de solicitud de permisos y licencias necesarias para la operación

técnica, administrativa y comercial de las unidades de negocio que hacen parte del Grupo

Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de conformidad con las instrucciones del superior

inmediato y acorde con lo establecido en los procesos y procedimientos vigentes.






LABORALES


Pág. 165 de 283









procedimientos.





















Gestión documental



LABORALES


Pág. 166 de 283




AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 167 de 283

6.3.3 JEFATURA DE RECURSOS FÍSICOS Y MANTENIMIENTO

a) JEFE DE OFICINA



DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Jefe de Recursos Físicos y Mantenimiento

GRADO: 02



Recursos Físicos y Mantenimiento






Alto.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:







Auxiliar de Servicios Generales




ejecución, supervisión y control de las actividades que permitan una adecuada administración

y provisión de los bienes muebles y suministros necesarios para la operación y cumplimiento

del objeto social definido en las empresas que hacen parte del Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM, así como de las actividades de mantenimiento preventivo y

correctivo de las instalaciones, mobiliario y equipo de oficina.


LABORALES


Pág. 168 de 283


1. Liderar el desarrollo y ejecución de las políticas, normas y procedimientos relativos a la

conservación, seguridad y distribución de bienes, al sistema de inventario físico y manejo

del almacén y promover su aplicación, en las empresas que hacen parte del Grupo


2. Recibir todos los elementos físicos que se adquieren para uso del Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM y verificar que cumplan con los requerimientos exigidos en

cuanto a calidad, cantidad y especificaciones definidos en los documentos soporte de la

compra.

3. Responder por el ingreso, custodia, entrega y registro de los elementos devolutivos,

materiales, suministros, bienes de consumo y equipos de oficina que le sean asignados a

los empleados del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM , suscribiendo para el

efecto las respectivas actas de responsabilidad, de conformidad con lo definido en los


4. Propender por el correcto almacenamiento, conservación, registro, distribución, control y

baja de los bienes muebles bajo su custodia, observando las normas, procedimientos y

requisitos legales para tal fin.

5. Actuar con diligencia cuando se presente merma, hurto, deterioro, sustracción o pérdida

ocasional de elementos bajo su custodia, de conformidad con los procesos y

procedimientos vigentes, presentando ante la autoridad competente las denuncias que

fueren del caso.

6. Programar y coordinar el levantamiento del inventario de bienes muebles del Grupo

Empresarial DROGUERIAS COPIFAM y mantener los registros actualizados, de

conformidad con lo establecido en los procesos y procedimientos.

7. Vigilar que el Almacén y los demás bienes, cuyo uso sea destinado para el

almacenamiento, conservación, archivo y demás, dispongan de las medidas de seguridad

que garanticen la preservación de los bienes y que el acopio se efectúe en condiciones

técnicas y ambientales adecuadas.

8. Coordinar las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura

física de los bienes muebles que hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS

COPIFAM, de conformidad con los procesos y procedimientos vigentes.


LABORALES


Pág. 169 de 283


9. Vigilar la prestación de servicios de mantenimiento y/o reparación de las instalaciones,

mobiliario y equipo de oficina del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM conforme

a los términos contratados y solicitar, en su caso, el cumplimiento de la garantía

establecida.

10. Coordinar las actividades de administración, protección y conservación del patrimonio

documental del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, a través de procedimientos

técnicos eficaces y con el apoyo de nuevas tecnologías que aseguren la salvaguarda y el

acceso a la información.









corresponda.







procedimientos.




procedimientos.





LABORALES


Pág. 170 de 283




COPIFAM.

















Manejo de recursos físicos y almacén




LABORALES


Pág. 171 de 283


AMBIENTE DE TRABAJO




carbónico, etc.)



ESFUERZO






LABORALES


Pág. 172 de 283



NIVEL: Técnico


GRADO: 01









Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:


directa y periódica del Jefe de Recursos Físicos y

Mantenimiento


cargo.


la Jefatura de Recursos Físicos y Mantenimiento.



Recursos Físicos y Mantenimiento, desarrollando procesos y aplicando tecnologías, propias de

su formación y experiencia, orientadas al logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM.


LABORALES


Pág. 173 de 283


Funciones cuando el cargo se asigne al Almacén:

1. Soportar técnicamente el desarrollo de los procesos de ingreso, custodia, entrega y registro

de los elementos devolutivos, materiales, suministros, bienes de consumo y equipos de

oficina que le sean asignados a los empleados del Grupo Empresarial DROGUERIAS

COPIFAM, suscribiendo para el efecto las respectivas actas de responsabilidad, de

conformidad con lo definido en los procesos y procedimientos vigentes.

2. Realizar el correcto almacenamiento, conservación, registro, distribución, control y baja de

los bienes muebles bajo su custodia, observando las normas, procedimientos y requisitos

legales para tal fin.

3. Establecer conjuntamente con el superior inmediato y vigilar las existencias básicas en el

almacén de materiales y suministros y mantenerlos en los niveles óptimos, a fin de dar

atención inmediata.

4. Participar en las actividades de levantamiento del inventario de bienes muebles del Grupo

Empresarial DROGUERIAS COPIFAM y mantener los registros actualizados, de

conformidad con lo establecido en los procesos y procedimientos.

5. Estar atento que el Almacén y los demás bienes, cuyo uso sea destinado para el

almacenamiento, conservación, archivo y demás, dispongan de las medidas de seguridad

que garanticen la preservación de los bienes y que el acopio se efectúe en condiciones

técnicas y ambientales adecuadas.




Funciones cuando el cargo se asigne a Gestión Documental: 1. Apoyar el diseño e implementación de la política de gestión documental del Grupo

Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, con el fin de cumplir lineamientos para la

formulación y ejecución del Programa de Gestión Documental (PGD) de la Organización.

2. Organizar los procesos de búsqueda y suministro de los documentos del Archivo Central,

que sean requeridos por las diferentes dependencias del Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM, o demás partes interesadas, de acuerdo con los procesos,

procedimientos y normatividad vigente.


LABORALES


Pág. 174 de 283


3. Acompañar a las dependencias y empresas que hacen parte del Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM, en el manejo y organización de sus archivos de gestión, en

coherencia con lo definido en los procesos, procedimientos y demás normatividad vigente

en la materia.

4. Monitorear los archivos de gestión, para controlar el cumplimiento de las políticas, reglas y

estándares, de acuerdo con los procesos, procedimientos y demás normatividad vigente en

la materia.

5. Participar en la actualización permanente del cuadro de clasificación, los cuadros de

valoración, las tablas de retención, los inventarios y demás herramientas estándares

requeridas para la gestión documental.

6. Apoyar los procesos de capacitación en el PGD (Programa de Gestión Documental), para

sensibilizar el personal del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, respecto a la

importancia, manejo y valor de los archivos de la organización (Cultura archivística).

Funciones cuando el cargo se asigne a Mantenimiento

1. Programar y apoyar las actividades correspondientes al mantenimiento preventivo y

correctivo de las instalaciones, mobiliario y equipo de oficina del Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM, a fin de mantenerlos en óptimas condiciones de uso, de


2. Apoyar y verificar las remodelaciones, rehabilitaciones, ampliaciones y mantenimiento de

los inmuebles del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, para su preservación y

operación funcional.

3. Coordinar con el Jefe de Recursos Físicos y Mantenimiento, la elaboración y ejecución del

programa de mantenimiento preventivo, así como supervisar las acciones de

mantenimiento correctivo de las instalaciones, mobiliario y equipo de oficina del Grupo

Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, a fin de mantenerlos en buenas condiciones de

funcionamiento y que presten un servicio seguro.





LABORALES


Pág. 175 de 283





procedimientos.
























Para el técnico de Almacén:

Técnicas para el manejo y custodia de elementos muebles


LABORALES


Pág. 176 de 283


Para el técnico de Gestión Documental:

Técnicas de Gestión Documental

Para el técnico de Mantenimiento:

Mantenimiento básico de instalaciones. Mobiliario y equipo de oficina


AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO




manual MEDIO y un grado de precisión visual ALTO.


LABORALES


Pág. 177 de 283



NIVEL: Asistencial


GRADO: 01









Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:



Mantenimiento


cargo.





información generada en el desarrollo de las actividades de la Jefatura de Recursos Físicos y

Mantenimiento, para el logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS

COPIFAM.


LABORALES


Pág. 178 de 283








3. Realizar los procesos de búsqueda y suministro de los documentos del Archivo Central,

que sean requeridos por las diferentes dependencias del Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM, o demás partes interesadas, de acuerdo con los procesos,

procedimientos y normatividad vigente.

4. Apoyar a las dependencias y empresas que hacen parte del Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM, en el manejo y organización de sus archivos de gestión, en

coherencia con lo definido en los procesos, procedimientos y demás normatividad vigente

en la materia.

5. Participar en la actualización permanente del cuadro de clasificación, los cuadros de

valoración, las tablas de retención, los inventarios y demás herramientas estándares

requeridas para la gestión documental.












procedimientos.


LABORALES


Pág. 179 de 283





















Técnicas de Gestión documental




AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 180 de 283

d) AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES – GRADO 02


NIVEL: Asistencial


GRADO: 02









bajo.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:



Mantenimiento


cargo.




Prestar apoyo operativo para el mantenimiento de la infraestructura y servicios generales de la

sede de COPICLUB, para el logro de la misión y objetivos del Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM.


LABORALES


Pág. 181 de 283


6. Mantener en perfectas condiciones de orden, aseo y mantenimiento básico, las

instalaciones, muebles, sanitarios, lavamanos, paredes, puertas, ventanas, persianas,

vidrios, de la sede de COPICLUB, de acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.

7. Reparar y sustituir conductores eléctricos, balastros de lámparas, fluorescentes,

interruptores, toma corriente y demás artefactos eléctricos, de manera diligente y oportuna.

8. Mantener los jardines y áreas verdes de la sede de COPICLUB, utilizando las técnicas,

equipos y materiales necesarios, para garantizar el ornato de dichas zonas







procedimientos.
















LABORALES


Pág. 182 de 283






Mantenimiento básico

Electricidad básica






ESFUERZO






LABORALES


Pág. 183 de 283

6.3.4 JEFATURA DE GESTIÓN TECNOLÓGICA

a) JEFE DE OFICINA



DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Jefe de Gestión Tecnológica

GRADO: 03



Gestión Tecnológica






Alto.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:





Coordinador de Sistemas






ejecución, supervisión y control de las actividades relacionadas con la administración de los

sistemas de información del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM y asesorar a la

Alta Dirección, en la adecuada utilización del hardware, software y la plataforma tecnológica,

por parte de las distintas dependencias y unidades de negocio.


LABORALES


Pág. 184 de 283



ejecutan en la Coordinación de Sistemas, en el marco de lo establecido en el Modelo de

Operación por Procesos, los procedimientos y demás normatividad vigente.

2. Coordinar el proceso y las actividades de formulación, actualización, ejecución,

seguimiento y control del Plan Estratégico de Tecnología Informática y Comunicaciones del

Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, verificando permanentemente su

alineación con las estrategias y estándares internacionales, de acuerdo con las

necesidades de las diferentes dependencias y unidades de negocio.

3. Coordinar, planear, ejecutar y controlar el proceso y las actividades de soporte,

mantenimiento correctivo y preventivo para garantizar el correcto funcionamiento de la

plataforma tecnológica informática, de comunicaciones y sistemas de información que

soportan los procesos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de conformidad

con los procesos y procedimientos vigentes.

4. Coordinar el proceso de administración de la Infraestructura tecnológica y de sistemas de

información (hardware, software, y comunicaciones informáticas) del Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM, planeando, dirigiendo, ejecutando y controlando todas las

actividades propias de los procesos y procedimientos establecidos, que garanticen el

correcto, oportuno y permanente funcionamiento de la plataforma tecnológica.

5. Coordinar el proceso de administración y control de la seguridad integral, privacidad y

continuidad de la plataforma tecnológica y sistemas de información del Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM, contribuyendo a garantizar la protección, confidencialidad,

integridad y disponibilidad de la Información y los sistemas de información, controlando los

niveles de acceso, de conformidad a los procesos establecidos y normas legales y técnicas

aplicables y vigentes.

6. Establecer los requerimientos y especificaciones técnicas para que los procesos de compra

y contratación de la administración, mantenimiento y soporte técnico de la infraestructura y

seguridad de la plataforma tecnológica del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM,

sean acorde con lo definido en el Plan de Tecnología Informática y Comunicaciones PETIC.





LABORALES


Pág. 185 de 283




corresponda.







procedimientos.




procedimientos.











COPIFAM.








LABORALES


Pág. 186 de 283







Diseño y Administración de Bases de Datos

Normas y estándares internacionales en Seguridad de la Información




AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 187 de 283

6.3.4.1 COORDINACIÓN DE ANÁLISIS Y PROGRAMACIÓN

a) COORDINADOR




GRADO: 05



Gestión Tecnológica – Coordinación de Sistemas






Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:


directa y periódica del Jefe de Gestión Tecnológica y

del Coordinador de Sistemas.


cargo.


de la Jefatura de Gestión Tecnológica –

Coordinación de Sistemas.


Diseñar, desarrollar, documentar y acompañar la implementación de Sistemas de Información

de mediana complejidad, haciendo uso de las herramientas y metodologías computacionales

adecuadas, analizando las necesidades de la Organización y los diferentes usuarios, con el fin

de satisfacer los requerimientos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.


LABORALES


Pág. 188 de 283


1. Realizar en coordinación con el Jefe de Gestión Tecnológica, la formulación, actualización,

ejecución, seguimiento y control del Plan Estratégico de Tecnología Informática y

Comunicaciones - PETIC del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, verificando

permanentemente su alineación con las estrategias y estándares internacionales, de

acuerdo con las necesidades de las diferentes dependencias y unidades de negocio.

2. Desarrollar las actividades de análisis, diseño y programación de los sistemas de

información requeridos para la operación del Grupo Empresarial DROGUERIAS

COPIFAM, de acuerdo con lo definido en el del Plan Estratégico de Tecnología Informática

y Comunicaciones – PETIC.

3. Diseñar el flujo lógico de cada programa ajustándolo a las especificaciones

y a los estándares recomendados a nivel internacional.

4. Realizar pruebas de los programas desarrollados junto con los usuarios

solicitantes, con el fin de verificar el correcto funcionamiento del mismo,

para luego solicitar la aprobación y

autorización del usuario final.

5. Apoyar las actividades de capacitación y/o entrenamiento de los usuarios de los diferentes

sistemas de información desarrollados.

6. Apoyar el proceso de administración y control de la seguridad integral, privacidad y

continuidad de la plataforma tecnológica y sistemas de información del Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM, contribuyendo a garantizar la protección, confidencialidad,

integridad y disponibilidad de la Información y los sistemas de información, controlando los

niveles de acceso, de conformidad a los procesos establecidos y normas legales y técnicas

aplicables y vigentes.








LABORALES


Pág. 189 de 283








procedimientos.




procedimientos.













Bases de datos

Operación de Sistemas de Información

Mantenimiento preventivo y correctivo de computadores




LABORALES


Pág. 190 de 283


AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 191 de 283



NIVEL: Técnico


GRADO: 01









Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:





cargo.


la Jefatura de Gestión Tecnológica – Coordinación

de Sistemas.



Sistemas, desarrollando procesos y aplicando tecnologías, propias de su formación y


COPIFAM.


LABORALES


Pág. 192 de 283


1. Participar en la formulación y ejecución del Plan Estratégico de Tecnología de Información

y Comunicaciones - PETIC del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, que

contribuya a la optimización de recursos, seguimiento de las soluciones definidas para

gestión de tecnologías y sistemas de información que ayudan a operar y controlar los

procesos administrativos, financieros y comerciales, verificando permanentemente las

necesidades técnicas de las áreas, de conformidad con los procesos y procedimientos

vigentes.

2. Ejecutar las actividades de nivel técnico - operativo necesarias para la administración,

seguridad, mantenimiento y soporte técnico de la infraestructura tecnológica del Grupo

Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de conformidad con los procesos y

procedimientos vigentes, con el fin de garantizar la protección, seguridad e integridad de la

información, así como la continuidad de la plataforma tecnológica informática que soporta

los procesos de la Organización.










procedimientos.










LABORALES


Pág. 193 de 283














Bases de datos

Operación de Sistemas de Información





AMBIENTE DE TRABAJO






ESFUERZO






LABORALES


Pág. 194 de 283



NIVEL: Asistencial


GRADO: 02









Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:





cargo.


la Jefatura de Gestión Tecnológica – Coordinación

de Sistemas.


Prestar apoyo operativo y asistencial para el mantenimiento y soporte técnico de la

infraestructura tecnológica del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, con el fin de

garantizar la protección, seguridad e integridad de la información, así como la continuidad de

la plataforma tecnológica informática que soporta los procesos de la Organización.


LABORALES


Pág. 195 de 283





2. Ejecutar las actividades de nivel asistencial - operativo necesarias para el mantenimiento y

soporte técnico de la infraestructura tecnológica del Grupo Empresarial DROGUERIAS

COPIFAM, de conformidad con los procesos y procedimientos vigentes, con el fin de

garantizar la continuidad de la plataforma tecnológica informática que soporta los procesos

de la Organización.

3. Apoyar la formulación y ejecución del Plan Estratégico de Tecnología de Información y

Comunicaciones - PETIC del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, que

contribuya a la optimización de recursos, seguimiento de las soluciones definidas para

gestión de tecnologías y sistemas de información que ayudan a operar y controlar los

procesos administrativos, financieros y comerciales, de conformidad con los procesos y













procedimientos.




LABORALES


Pág. 196 de 283

























AMBIENTE DE TRABAJO






ESFUERZO






LABORALES


Pág. 197 de 283

6.3.5 JEFATURA DE GESTIÓN CONTABLE

a) JEFE DE OFICINA



DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Jefe de Gestión Contable

GRADO: 03



Gestión Contable






Alto.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:





Coordinador contable






ejecución, supervisión y control de las políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios

para garantizar la exactitud y seguridad en la captación y registro de las operaciones contables

del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, bajo características de confiabilidad,

oportunidad, veracidad y objetividad, que permita la toma de decisiones.


LABORALES


Pág. 198 de 283


1. Dirigir y coordinar el registro de operaciones contables, análisis de resultados y

presentación de los estados financieros del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM,

teniendo en cuenta las políticas, principios y normas que sobre contabilidad, establezca el

territorio colombiano.

2. Coordinar la generación y presentación oportuna de los informes que en materia de su

competencia, sean requeridos por la Junta Directiva, las Gerencias y demás instancias

autorizadas.

3. Coordinar la identificación de los riesgos propios de la operación contable, para diseñar e

implementar los mecanismos de control y reglamentar las acciones a seguir por las

dependencias y empresas que hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS

COPIFAM, que permitan la minimización de los efectos producidos, en caso de

materialización del riesgo.

4. Coordinar las actividades de consolidación de la contabilidad de las diferentes empresas

del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM y efectuar los análisis y ejercicios, de

acuerdo con las disposiciones contables.

5. Coordinar el registro de los libros principales y auxiliares de contabilidad para las empresas

del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de conformidad con los procesos y


6. Emitir conceptos y absolver consultas que en materia contable y tributaria, se generen en

las diferentes dependencias y empresas que conforman el Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM, tendientes a mejorar la calidad de la información.

7. Coordinar la inspección y revisión en forma de prueba selectiva, a los registros contables,

que afecte los libros auxiliares con el fin de garantizar que la información registrada refleje

la realidad económica y financiera del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.

8. Determinar las dependencias, la información, soportes y los tiempos en que las diferentes

dependencias que conforman el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, deban

suministrar la información necesaria para ser registrada en los libros auxiliares de

contabilidad, dando cumplimiento al principio de causación.



LABORALES


Pág. 199 de 283






corresponda.







procedimientos.




procedimientos.











COPIFAM.





LABORALES


Pág. 200 de 283









Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF




AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 201 de 283

6.3.5.1 COORDINACIÓN CONTABLE

a) COORDINADOR




GRADO: 02



Gestión Contable – Coordinación Contable






Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:


directa y periódica del Jefe de Gestión Contable


cargo.


de la Jefatura de Gestión Contable



cumplimiento de las actividades definidas en la Coordinación Contable, orientados al logro de



LABORALES


Pág. 202 de 283


1. Apoyar al Jefe de Gestión Contable en la coordinación de las actividades de registro de

operaciones contables, liquidaciones tributarias e implementación de las Normas

Internacionales de Información Financiera - NIIF, del Grupo Empresarial DROGUERIAS

COPIFAM, teniendo en cuenta las políticas, principios y normas que sobre contabilidad,

establezca el territorio colombiano.

2. Apoyar la generación y presentación oportuna de los informes que en materia contable,

sean requeridos por la Junta Directiva, las Gerencias y demás instancias autorizadas.

3. Identificar los riesgos propios de la operación contable, para diseñar e implementar los

mecanismos de control y reglamentar las acciones a seguir por las dependencias y

empresas que hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, que

permitan la minimización de los efectos producidos, en caso de materialización del riesgo.

4. Apoyar al Jefe de Gestión Contable en la generación de conceptos y respuesta a consultas

que en materia contable y tributaria, se generen en las diferentes dependencias y

empresas que conforman el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, tendientes a

mejorar la calidad de la información.

5. Participar en las actividades de inspección y revisión en forma de prueba selectiva, a los

registros contables, que afecte los libros auxiliares con el fin de garantizar que la

información registrada refleje la realidad económica y financiera del Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM.













LABORALES


Pág. 203 de 283



procedimientos.




procedimientos.

















AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 204 de 283

b) TECNICO ADMINISTRATIVO - GRADO 03


NIVEL: Técnico


GRADO: 03 (Argenis)



Gestión Contable






Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:




cargo.


la Jefatura de Gestión Contable



Gestión Contable, desarrollando procesos y aplicando tecnologías, propias de su formación y


COPIFAM.


LABORALES


Pág. 205 de 283


1. Llevar los registros contables de las transacciones financieras asociadas con los gastos,

del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, utilizando los sistemas de información

disponibles, en el marco de los procesos y procedimientos vigentes.

2. Verificar la exactitud de los comprobantes y otros documentos relativos a los egresos, de

acuerdo con lo establecido en los procesos y procedimientos.










procedimientos.















LABORALES


Pág. 206 de 283













AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 207 de 283

c) TECNICO ADMINISTRATIVO - GRADO 02


NIVEL: Técnico


GRADO: 02 (Julieth)



Gestión Contable






Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:




cargo.







COPIFAM.


LABORALES


Pág. 208 de 283


1. Revisar y organizar para su contabilización, los cuadres de caja y los soportes (en especial

las consignaciones del efectivo) remitidos por los puntos de venta adscritos al Grupo

Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, confrontando que se cumplan con las políticas,


2. Revisar, verificar y adjuntar los soportes correspondientes a los cuadres de caja que deban

ser modificados, para posteriormente solicitar la autorización de modificación ante el área

competente, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.

3. Verificar y conciliar el estado de cuenta y cumplimiento en la consignación de comisiones,

por parte de las empresas con las que el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM,

haya establecido convenio (Baloto, Mundo Mujer, COMFATOLIMA, Bancolombia, entre

otros), en el marco de los procesos y procedimientos vigentes.










procedimientos.










LABORALES


Pág. 209 de 283


















AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 210 de 283

d) TECNICO ADMINISTRATIVO - GRADO 01


NIVEL: Técnico


GRADO: 01 (2 pendientes – Nora Esperanza)



Gestión Contable






Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:




cargo.







COPIFAM.


LABORALES


Pág. 211 de 283


Funciones cuando el cargo esté relacionado con Cuadres de Caja:

1. Organizar y contabilizar los cuadres de caja remitidos por los puntos de venta adscritos al

Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, confrontando que se cumplan con las

políticas, procesos y procedimientos vigentes.




Funciones cuando el cargo esté relacionado con Bancos:

1. Contabilizar transferencias bancarias, desembolsos de créditos, tarjetas créditos, leasing y

amortizaciones de obligaciones financieras, de conformidad con los procesos y


2. Elaborar las notas de consignaciones bancarias, depósitos electrónicos de los diferentes

bancos, como paso preliminar para la revisión de los extractos bancarios de las cuentas

corrientes y cuentas de ahorro, de conformidad con los procesos y procedimientos

establecidos.

3. Conciliar las obligaciones financieras, pagares, tarjetas de crédito, leasing, entre otros, de





Funciones cuando el cargo esté relacionado con otras Unidades de Negocio:

1. Llevar los registros contables de las transacciones financieras asociadas con los ingresos

y egresos, de las otras unidades de negocio del Grupo Empresarial DROGUERIAS

COPIFAM, (Laboratorios Weider, Viña de Orly, Viña Express, etc.) utilizando los sistemas

de información disponibles, en el marco de los procesos y procedimientos vigentes.

2. Verificar la exactitud de los comprobantes y otros documentos relativos a los egresos e

ingresos, de las otras unidades de negocio del Grupo Empresarial DROGUERIAS

COPIFAM, de acuerdo con lo establecido en los procesos y procedimientos.


LABORALES


Pág. 212 de 283











procedimientos.





















LABORALES


Pág. 213 de 283






AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 214 de 283

e) AUXILIAR ADMINISTRATIVO - GRADO 02


NIVEL: Asistencial


GRADO: 02 (Reemplazo Ofelia, Pendientes NIIF y Cuadres)



Gestión Contable






Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:




cargo.


la Jefatura de Gestión Contable.


Recopilar, clasificar y registrar sistemáticamente, ordenada y oportunamente los hechos

económicos y las operaciones contables del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM,

de acuerdo con los principios contables, normas legales y tributarias, con el propósito de

tener una información financiera real, razonable y oportuna con el fin de facilitar los

controles, análisis y toma de decisiones.


LABORALES


Pág. 215 de 283


Funciones cuando el cargo esté relacionado con Gastos:







4. Llevar los registros contables de las transacciones financieras asociadas con los gastos

mensuales y diarios del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, utilizando los

sistemas de información disponibles, en el marco de los procesos y procedimientos

vigentes.

5. Verificar la exactitud de los comprobantes y otros documentos relativos a los egresos, de

acuerdo con lo establecido en los procesos y procedimientos.




Funciones cuando el cargo esté relacionado con Cuadres de Caja:

1. Organizar y contabilizar los cuadres de caja remitidos por los puntos de venta adscritos al

Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, confrontando que se cumplan con las

políticas, procesos y procedimientos vigentes.

2. Apoyar las actividades de verificación y conciliación del estado de cuenta y cumplimiento

en la consignación de comisiones, por parte de las empresas con las que el Grupo

Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, haya establecido convenio (Baloto, Mundo Mujer,

COMFATOLIMA, Bancolombia, entre otros), en el marco de los procesos y procedimientos

vigentes.





LABORALES


Pág. 216 de 283


Funciones cuando el cargo esté relacionado con implementación de las NIIF:

1. Apoyar al Coordinador Contable en la implementación de las Normas Internacionales de

Información Financiera - NIIF, del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM,

teniendo en cuenta las políticas, principios y normas que sobre contabilidad, establezca el

territorio colombiano.












procedimientos.













LABORALES


Pág. 217 de 283









Técnicas contables

Gestión documental




AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 218 de 283

f) AUXILIAR ADMINISTRATIVO - GRADO 01


NIVEL: Asistencial


GRADO: 01 (Paula)



Gestión Contable






Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:




cargo.


la Jefatura de Gestión Contable.


Realizar labores auxiliares básicas de oficina relacionadas con la aplicación de técnicas

contables, de archivo y gestión documental, orientadas al logro de la misión y los objetivos del

Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de acuerdo con los principios contables,

normas legales y tributarias.


LABORALES


Pág. 219 de 283



















procedimientos.













LABORALES


Pág. 220 de 283









Técnicas contables

Gestión documental




AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 221 de 283

6.3.6 JEFATURA DE GESTIÓN FINANCIERA

a) JEFE DE OFICINA



DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Jefe de Gestión Financiera

GRADO: 02



Gestión Financiera






Alto.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:






Coordinador de Cartera

Coordinador de Tesorería






ejecución, supervisión y control de las actividades encaminadas a la definición e

implementación de estrategias que garanticen la suficiencia y oportunidad de los recursos


LABORALES


Pág. 222 de 283


financieros disponibles en el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, que permitan el

logro de los objetivos organizacionales y el pago oportuno de sus obligaciones, a través de una

gestión adecuada de financiamiento, recaudo, administración, distribución, ejecución y control,

en un marco de racionalidad, eficiencia y oportunidad. De igual manera, tiene a cargo lo

relacionado con la administración de pólizas de bienes muebles e inmuebles, así como de los

arrendamientos de las propiedades de la Organización y de aquellos inmuebles utilizados para

la prestación del servicio.



ejecutan en cada una de las coordinaciones adscritas: Cartera y Tesorería, en el marco de

lo establecido en el Modelo de Operación por Procesos, los procedimientos y demás


2. Proponer, evaluar y supervisar el Plan Anual Financiero del Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM, planteando las estrategias y opciones de inversión que

maximice la rentabilidad del portafolio de inversiones y minimicen el riesgo asociado a la

operación del grupo empresarial, en el marco de las políticas, procesos y procedimientos

vigentes.

3. Supervisar el movimiento de recursos financieros para operaciones crediticias y de

inversiones en los mercados financieros, que realice el Grupo Empresarial DROGUERIAS

COPIFAM.

4. Supervisar, evaluar y proponer las alternativas de captación de recursos f inancieros para

el financiamiento de la actividad operativa, del Grupo Empresarial DROGUERIAS

COPIFAM, en el marco de lo definido por la Alta Dirección.

5. Asesorar a la Gerencia General sobre temas financieros y de inversiones, así como en el

análisis, revisión y ejecución de sus facultades financieras, de acuerdo con los procesos y


6. Establecer y supervisar las acciones de control de ingresos (fuentes de financiamientos),

análisis financiero (flujo de caja), aplicación de límites financieros de gasto (topes

financieros de acuerdo a las disponibilidades de presupuesto), programación de caja

conforme a informes de ejecución, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.


LABORALES


Pág. 223 de 283


7. Coordinar la constitución manejo y renovación de las pólizas de seguros de los equipos,

bienes y patrimonio del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de conformidad

con lo establecido en los procesos y procedimientos vigentes.

8. Coordinar las actividades de consolidación, administración y seguimiento de los contratos

de arrendamiento, tanto en los que la empresa participa como ARRENDADOR, así como

cuando ejerce el rol de ARRENDATARIO, de conformidad con lo establecido en los







corresponda.







procedimientos.




procedimientos.








LABORALES


Pág. 224 de 283






COPIFAM.















AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 225 de 283





GRADO: 03



Gestión Financiera






Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:


directa y periódica del Jefe de Gestión Financiera.


cargo.


la Jefatura de Gestión Financiera.



planes y proyectos definidos en la jefatura de Gestión Financiera, orientados al logro de la

misión y los objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.


1. Aplicar el conocimiento profesional en las actividades de implementación de estrategias

que garanticen la suficiencia y oportunidad de los recursos financieros disponibles en el


LABORALES


Pág. 226 de 283


Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de conformidad con los procesos y

procedimientos establecidos por las Gerencias.

2. Coordinar las actividades de elaboración y control del presupuesto, con sujeción a la

programación del gasto y a la aplicación de los lineamientos, normas e instrumentos de

gestión del ciclo presupuestal, establecidos en el Grupo Empresarial DROGUERIAS

COPIFAM.

3. Participar en la formulación, implementación y seguimiento del Plan Anual Financiero del

Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, planteando las estrategias y opciones de

inversión que maximice la rentabilidad del portafolio de inversiones y minimicen el riesgo

asociado a la operación del grupo empresarial, en el marco de las políticas, procesos y


4. Aplicar el conocimiento profesional en las actividades de constitución manejo y renovación

de las pólizas de seguros de los equipos, bienes y patrimonio del Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM, de conformidad con lo establecido en los procesos y


5. Apoyar las actividades de consolidación, administración y seguimiento de los contratos de

arrendamiento, tanto en los que la empresa participa como ARRENDADOR, así como

cuando ejerce el rol de ARRENDATARIO, de conformidad con lo establecido en los














LABORALES


Pág. 227 de 283



procedimientos.




procedimientos.














Gestión Financiera




AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 228 de 283

6.3.6.1 COORDINACIÓN DE CARTERA

a) COORDINADOR




GRADO: 03



Gestión Financiera – Coordinación de Cartera






Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:


directa y periódica del Jefe de Gestión Financiera


cargo.


de la Jefatura de Gestión Financiera



cumplimiento de las actividades definidas en la Coordinación de Cartera, orientados al logro de



LABORALES


Pág. 229 de 283


1. Coordinar los procesos de recepción, organización y registro de las facturas generadas en

los diferentes puntos de venta del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, como

resultado de la operación de los convenios institucionales, de acuerdo con los procesos y


2. Recaudar los ingresos generados por la facturación a los diferentes Clientes Institucionales,

arrendamientos y otros conceptos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM,

mediante procesos de cobro efectivos y orientados por las políticas establecidas por la Alta

Dirección con alto grado de organización y perseverancia.

3. Mantener conciliada trimestralmente cada una de las cuentas por pagar con quien el Grupo

Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, tiene vínculos comerciales, siguiendo las políticas,

procesos y procedimientos y asegurando un flujo de recursos adecuado de acuerdo a las

necesidades.

4. Recibir, analizar y distribuir para su corrección, las glosas de las entidades con las que el

Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, tiene convenios vigentes, generando las

notas a las que haya lugar, de acuerdo con los procesos y procedimientos establecidos.

5. Coordinar y controlar el desarrollo de los procesos de cobro Administrativo (Persuasivo –

Coactivo) de los productos y/o servicios facturados por el Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM, de acuerdo con lo establecido en las políticas gerenciales, los

proceso y procedimientos vigentes.













LABORALES


Pág. 230 de 283



procedimientos.




procedimientos.













Gestión de Cartera

Servicio al Cliente

Habilidades de negociación

Técnicas de cobro persuasivo




LABORALES


Pág. 231 de 283


AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 232 de 283



NIVEL: Técnico


GRADO: 01



Gestión Financiera – Coordinación de Cartera






Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:


directa y periódica del Jefe de Gestión Financiero


cargo.


la Jefatura de Gestión Financiera



Cartera, desarrollando procesos y aplicando tecnologías, propias de su formación y


COPIFAM.


LABORALES


Pág. 233 de 283


1. Realizar la recepción, organización y registro de las facturas generadas en los diferentes

puntos de venta del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, como resultado de la

operación de los convenios institucionales, de acuerdo con la distribución de Entidades

realizada por el superior inmediato y en el marco de los procesos y procedimientos vigentes.
















procedimientos.












LABORALES


Pág. 234 de 283












Técnicas en gestión de cartera




AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 235 de 283

6.3.6.2 COORDINACIÓN DE TESORERÍA

a) COORDINADOR




GRADO: 04



Gestión Financiera – Coordinación de Tesorería






Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:


directa y periódica del Jefe de Gestión Financiera


cargo.


de la Jefatura de Gestión Financiera



cumplimiento de las actividades definidas en la Coordinación de Tesorería, orientados al logro



LABORALES


Pág. 236 de 283


1. Coordinar el desarrollo de las actividades que permitan recaudar, administrar y custodiar

con responsabilidad y diligencia, los dineros y títulos valores que constituyen los ingresos

y el patrimonio del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.

2. Dirigir y coordinar las operaciones de Tesorería que debe realizar el Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM, para garantizar que estas se efectúen con sujeción a los

principios de oportunidad, seguridad, transparencia, rentabilidad y liquidez.

3. Efectuar las operaciones de pago que se deben realizar, por concepto de obligaciones y

compromisos adquiridos por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de














procedimientos.




procedimientos.





LABORALES


Pág. 237 de 283











Gestión de Tesorería

Servicio al Cliente




AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 238 de 283



NIVEL: Técnico


GRADO: 02



Gestión Financiera – Coordinación de Tesorería






Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:


directa y periódica del Jefe de Gestión Financiero


cargo.


la Jefatura de Gestión Financiera



Tesorería, desarrollando procesos y aplicando tecnologías, propias de su formación y


COPIFAM.


LABORALES


Pág. 239 de 283


1. Apoyar el desarrollo de las operaciones de Tesorería que debe realizar el Grupo

Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, para garantizar que estas se efectúen con

sujeción a los principios de oportunidad, seguridad, transparencia, rentabilidad y liquidez.

2. Apoyar el proceso de pago, por concepto de obligaciones y compromisos adquiridos por el

Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de conformidad con los procesos y


3. Organizar los comprobantes de pago diarios, adjuntándoles los soportes y las

consignaciones respectivas, de acuerdo con las instrucciones del superior inmediato, en

cumplimiento de lo establecido en los procesos y procedimientos.










procedimientos.













LABORALES


Pág. 240 de 283











Técnicas en gestión de tesorería




AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 241 de 283

6.4 GERENCIA DE CONTROL Y GESTIÓN

a) GERENTE DE CONTROL Y GESTIÓN


NIVEL: Gerencial

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Gerente de Control y Gestión

GRADO: 01


DEPENDENCIA: Gerencia de Control y Gestión




DINERO: No es responsable directo de títulos y valores.


Alto.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:





Jefe de Control y Gestión



Dirigir y controlar las actividades encaminadas a la formulación, articulación, coordinación e

implementación de estrategias y directrices organizacionales que permitan medir y evaluar la

eficacia, eficiencia y efectividad de los controles adoptados, asesorando a la Alta Dirección en la

continuidad del Sistema de Gestión de la Calidad, la reevaluación de los Planes de

Mejoramiento y en la introducción de los correctivos necesarios para contribuir al cumplimiento

de las metas y objetivos previstos en el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.


LABORALES


Pág. 242 de 283



ejecutan en la Jefatura de Control y Gestión, en el marco de lo establecido en el Modelo de

Operación por Procesos, los procedimientos y demás normatividad vigente

2. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación de las actividades administrativas,

comerciales, de inventarios y financieras del Grupo Empresarial DROGUERIAS

COPIFAM y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los

cargos y en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando.

3. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades del Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM, se cumplan por los responsables de su ejecución, de

conformidad con los procesos, procedimientos y la normatividad vigente.

4. Propender por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes,

proyectos y metas del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM y recomendar a la

alta dirección, los ajustes necesarios.

5. Servir de apoyo a las Gerencias, en el proceso de toma de decisiones, a fin de que se

obtengan los resultados esperados, de acuerdo con la misión y los objetivos

Organizacionales.

6. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de

información del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM y recomendar a la alta

dirección, los correctivos que sean necesarios.

7. Dirigir el diseño de instrumentos y estrategias orientadas a fomentar en el Grupo

Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, la formación de una cultura de control, que

contribuya al mejoramiento continuo y el cumplimiento de la misión organizacional.

8. Mantener permanentemente informado a la Gerencia General, sobre el estado de los

controles y la gestión de los procesos en el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM,

dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento.

9. Dirigir de manera objetiva la evaluación de la Administración del Riesgo en el Grupo

Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, midiendo la efectividad de las políticas y acciones

en esta materia, con el fin de asegurar que los riesgos organizacionales se administran

apropiadamente y de conformidad con lo definido en el Sistema de Gestión de la Calidad.

10. Dirigir las actividades encaminadas a asegurar la continuidad y mejoramiento del Sistema

de Gestión de la Calidad, la reevaluación de los planes de mejoramiento establecidos y en


LABORALES


Pág. 243 de 283


la introducción de los correctivos necesarios para contribuir al cumplimiento de las metas y

objetivos previstos.

11. Atender los requerimientos de los organismos de Control Externo y la coordinación de los

informes de la Organización, verificándose de esa manera el rol de facilitar, al interior y al

exterior, el flujo de información.









corresponda.



















LABORALES


Pág. 244 de 283




AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 245 de 283



NIVEL: Técnico


GRADO: 01


DEPENDENCIA: Gerencia de Control y Gestión






Alto.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:


directa y periódica de la Gerencia de Control y

Gestión


cargo.


la Gerencia de Control y Gestión.


Apoyar a la Gerencia de Control y Gestión, en labores de oficina, atención al público y manejo

de los asuntos que se generen en cumplimiento de sus funciones, de manera eficiente y

oportuna, realizando control y seguimiento a los trámites que allí se adelanten, para al logro de

la misión y objetivos institucionales del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, en el

marco de los procesos y procedimientos.


LABORALES


Pág. 246 de 283



Gerencia de Control y Gestión, de acuerdo con lo establecido por el superior inmediato.

2. Organizar y analizar la información de la Gerencia de Control y Gestión, como consolidado

de informes de auditoría, estado de avance del Sistema de Gestión de Calidad, % de

cumplimiento de los controles, etc. con objetivo de identificar desviaciones y plantear

acciones de mejora.

3. Elaborar y gestionar los reportes y presentaciones que deba realizar la Gerencia Control y

Gestión, en el marco de las competencias asignadas.

4. Asistir al Gerente de Control y Gestión en las actividades y reuniones a realizarse


5. Asistir al Gerente de Control y Gestión en la formulación de métodos y procedimientos de

trabajo, para la eficaz ejecución y cumplimiento de las labores propias de su área de

desempeño (llamadas telefónicas, control de correos electrónicos, control de




oportunidad al Gerente de Control y Gestión.







Gerencia de Control y Gestión y darle la información oportuna y veraz, orientándolo en

la búsqueda y solución a sus necesidades.







LABORALES


Pág. 247 de 283








procedimientos.























Gestión documental


LABORALES


Pág. 248 de 283





AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 249 de 283

6.4.1 JEFATURA DE CONTROL Y GESTIÓN

a) JEFE DE OFICINA



DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Jefe de Control y Gestión

GRADO: 03


DEPENDENCIA: Gerencia de Control y Gestión - Jefatura de Control y

Gestión






Alto.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:


periódica del Gerente de Control y Gestión.



Coordinador de Calidad e Innovación

Coordinador de Toma Física

Auditores de Control Interno





Responder ante el Gerente de Control y Gestión, por la planeación, coordinación, ejecución,

supervisión y control de las actividades orientadas a verificar el cumplimiento en la

implementación de estrategias y directrices organizacionales que permitan medir y evaluar la


LABORALES


Pág. 250 de 283


eficacia, eficiencia y efectividad de los controles adoptados en el marco del Sistema de Gestión

de la Calidad, los Planes de Mejoramiento y la Plataforma Corporativa definida para el Grupo




ejecutan en cada una de las coordinaciones adscritas: Coordinación de Calidad e

Innovación y Coordinación de Toma Física, en el marco de lo establecido en el Modelo de

Operación por Procesos, los procedimientos y demás normatividad vigente.

2. Presentar anualmente ante la Gerencia de Control y Gestión, para su aprobación, el

Programa de Auditorías de Control a desarrollar, así como los Planes de acción en donde

se discrimine los procesos y dependencias objeto de la auditoría, la metodología a utilizar,

los criterios de revisión, el equipo de trabajo y demás recursos necesarios, de acuerdo con

los estándares internacionales vigentes en auditoría.

3. Coordinar el desarrollo de las acciones de verificación, control y evaluación de las

situaciones administrativas, comerciales, de inventarios y financieras del Grupo

Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, de conformidad con lo establecido en los


4. Desarrollar instrumentos metodológicos y estrategias orientadas a fomentar en el Grupo



5. Desarrollar las actividades que permitan implementar el componente de Administración del

Riesgo en el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, midiendo la efectividad de las

políticas y acciones en esta materia, con el fin de asegurar que los riesgos se administran


6. Participar en el desarrollo de las actividades encaminadas a asegurar la continuidad y

mejoramiento del Sistema de Gestión de la Calidad, la reevaluación de los planes de

mejoramiento establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para contribuir

al cumplimiento de las metas y objetivos previstos.

7. Atender los requerimientos de los organismos de Control Externo y la coordinación de los

informes de la Organización, verificándose de esa manera el rol de facilitar, al interior y al

exterior, el flujo de información.


LABORALES


Pág. 251 de 283










corresponda.









COPIFAM.













LABORALES


Pág. 252 de 283







Técnicas de Auditoría



Auditor Interno de Calidad, de acuerdo con los estándares ISO 19011


AMBIENTE DE TRABAJO




carbónico, etc.)


posibilidad de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


Pág. 253 de 283

b) AUDITOR CONTROL INTERNO – GRADO 02



DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Auditor de Control Interno

GRADO: 02



Gestión






Alto.

TOMA DE DECISIONES:



ejecución normal del trabajo, a nivel de Profesional.

SUPERVISIÓN:


directa y periódica del Jefe de Control y Gestión


cargo.


la Jefatura de Control y Gestión


Administrar, supervisar e implementar acciones orientadas a verificar la correcta aplicación de

los procesos y procedimientos de orden administrativo, financiero, comercial, de inventarios y

de gestión, adoptadas por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, con la finalidad

de proponer medidas correctivas en forma oportuna y efectiva y fomentar la cultura

fundamentada en el autocontrol, que contribuya al mejoramiento continuo en la Organización.


LABORALES


Pág. 254 de 283


1. Realizar visitas de auditoría de control, a los diferentes puntos de venta y empresas que

hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, para desarrollar las

acciones de verificación, control y evaluación de las diferentes situaciones administrativas,

financieras, comerciales, de inventarios y de gestión allí presentadas, en el marco de lo

definido en los procesos y procedimientos vigentes.

2. Presentar oportunamente a la Jefatura de Control y Gestión, los informes que contengan el

resultado de las visitas desarrolladas y realizar recomendaciones concretas para el

mejoramiento de las acciones que generan riesgo para el Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM.





formulación, implementación y seguimiento de los planes de mejoramiento, resultantes de

las visitas de auditoría de control, realizadas a los puntos de venta y demás empresas de

la Organización.

5. Proponer medidas de control interno que se ajusten a las necesidades reales de la actividad

diaria en el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.

6. Desarrollar las actividades que permitan implementar el componente de Administración del

Riesgo en el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, midiendo la efectividad de las

políticas y acciones en esta materia, con el fin de asegurar que los riesgos se administran


7. Apoyar el desarrollo de las auditorías internas de calidad, de acuerdo con el Programa y el

Plan de Auditorías, aprobado por el Comité de Calidad establecido en el Grupo









LABORALES


Pág. 255 de 283








procedimientos.




procedimientos.



















LABORALES


Pág. 256 de 283


AMBIENTE DE TRABAJO






ESFUERZO






LABORALES


Pág. 257 de 283

c) AUDITOR CONTROL INTERNO – GRADO 01



DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: Auditor de Control Interno

GRADO: 01



Gestión






Alto.

TOMA DE DECISIONES:



ejecución normal del trabajo, a nivel de Profesional.

SUPERVISIÓN:




cargo.




Administrar, supervisar e implementar acciones orientadas a verificar la correcta aplicación de

los procesos y procedimientos de orden administrativo, financiero, comercial, de inventarios y

de gestión, adoptadas por el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, con la finalidad

de proponer medidas correctivas en forma oportuna y efectiva y fomentar la cultura

fundamentada en el autocontrol, que contribuya al mejoramiento continuo en la Organización.


LABORALES


Pág. 258 de 283




acciones de verificación, control y evaluación de las diferentes situaciones administrativas,

financieras, comerciales, de inventarios y de gestión allí presentadas, en el marco de lo

definido en los procesos y procedimientos vigentes.




DROGUERIAS COPIFAM.







la Organización.

5. Proponer medidas de control interno que se ajusten a las necesidades reales de la actividad

diaria en el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.

6. Apoyar el desarrollo de las auditorías internas de calidad, de acuerdo con el Programa y el

Plan de Auditorías, aprobado por el Comité de Calidad establecido en el Grupo












LABORALES


Pág. 259 de 283





procedimientos.




procedimientos.

















AMBIENTE DE TRABAJO






ESFUERZO






LABORALES


Pág. 260 de 283

d) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 04


NIVEL: Técnico


GRADO: 04



Gestión






Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:




cargo.




Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades de la Jefatura de Control

y Gestión, desarrollando procesos y aplicando tecnologías, propias de su formación y


COPIFAM.


LABORALES


Pág. 261 de 283




acciones de verificación, control y evaluación de las diferentes situaciones administrativas

allí presentadas, en el marco de lo definido en los procesos y procedimientos vigentes.

2. Participar en el desarrollo de instrumentos metodológicos y estrategias orientadas a

fomentar en el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, la formación de una cultura

de control, que contribuya al mejoramiento continuo y el cumplimiento de la misión

organizacional.




DROGUERIAS COPIFAM.




la Organización.




6. Atender las actividades administrativas relacionadas con la operación de otros negocios del

Grupo empresarial, como la Viña de Orly y Dulce & Amor, de acuerdo con las instrucciones

de la Gerencia de Control y Gestión. (Ingreso y pago de facturas, cuadres diarios de caja,

manejo de proveedores, etc.)







procedimientos.


LABORALES


Pág. 262 de 283






















Técnicas de auditoría




AMBIENTE DE TRABAJO




carbónico, etc.)




LABORALES


Pág. 263 de 283


ESFUERZO






LABORALES


Pág. 264 de 283

e) TECNICO ADMINISTRATIVO – GRADO 01


NIVEL: Técnico


GRADO: 01



Gestión






Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:




cargo.




Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades de la Jefatura de Control

y Gestión, desarrollando procesos y aplicando tecnologías, propias de su formación y


COPIFAM.


LABORALES


Pág. 265 de 283


1. Aplicar los ajustes de inventarios autorizados previamente por la Gerencia Comercial y la

Gerencia de Control y Gestión, con el fin de subsanar las inconsistencias que se presenten

en los inventarios de los diferentes puntos de venta y empresas que hacen parte del Grupo


2. Apoyar el proceso de visitas de auditoría de control, a los diferentes puntos de venta y

empresas que hacen parte del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, para

desarrollar las acciones de verificación, control y evaluación de las diferentes situaciones

administrativas allí presentadas, en el marco de lo definido en los procesos y





DROGUERIAS COPIFAM.

4. Apoyar a las diferentes áreas del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM, en la



la Organización.







procedimientos.







LABORALES


Pág. 266 de 283

















Manejo de ajustes crédito y débito

Técnicas de auditoría




AMBIENTE DE TRABAJO




carbónico, etc.)



ESFUERZO






LABORALES


Pág. 267 de 283


LABORALES


Pág. 268 de 283

6.4.1.1 COORDINACIÓN DE CALIDAD E INNOVACIÓN

a) COORDINADOR




GRADO: 01



Gestión – Coordinación de Calidad e Innovación






Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:




cargo.


la Gerencia de Control y Gestión.


Administrar, supervisar e implementar procesos y procedimientos que contribuyan a promover

el mejoramiento continuo de los procesos, mediante el análisis de los datos necesarios para

demostrar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de Calidad, implementado

en el Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.


LABORALES


Pág. 269 de 283


1. Recolectar la información necesaria para la actualización de la documentación del Sistema

de Gestión de Calidad, de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Elaboración

de documentos, Control de Documentos y de Registros vigente en la organización.

2. Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para la

implementación y evaluación del Sistema de Gestión de Calidad, a partir del seguimiento y

verificación al cumplimiento por parte de los líderes de proceso, de las actividades definidas

en el SGC.

3. Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión de Calidad y las

necesidades de mejora para el mismo, de conformidad con los resultados de los procesos

de evaluación y revisión por la dirección que se adelantan periódicamente.

4. Desarrollar acciones que promueva la toma de conciencia de la necesidad de satisfacer los

requisitos del cliente, así como los legales y reglamentarios, en todos los niveles de la

organización, en coordinación con la alta dirección y el Comité de Calidad.

5. Liderar el proceso de Auditorías Internas del Sistema de Gestión de Calidad (selección de

auditores, programación de auditorías, control de la ejecución de las mismas, etc.), de

conformidad con lo definido en los procesos y procedimientos vigentes.

6. Consolidar la información necesaria y preparar el informe de revisión por la dirección, de

acuerdo con lo definido en las normas internacionales vigentes adoptadas por la

Organización, los procesos y procedimientos.

7. Mantener relaciones con partes externas sobre asuntos relacionados el Sistema de Gestión

de Calidad (consultores, entes certificadores, etc.), para asegurar la conveniencia,

adecuación y eficacia del SGC.








LABORALES


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procedimientos.


















LABORALES


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AMBIENTE DE TRABAJO





de ocurrencia BAJA.

ESFUERZO






LABORALES


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6.4.1.2 COORDINACIÓN DE TOMA FISICA

a) COORDINADOR




GRADO: 01



Gestión – Coordinación de Toma Física






Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:




cargo.


la Jefatura de Control y Gestión.



cumplimiento de las actividades definidas en la Coordinación de Toma Física, orientados al

logro de la misión y los objetivos del Grupo Empresarial DROGUERIAS COPIFAM.


LABORALES


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1. Coordinar el desarrollo del proceso de Toma Física de inventarios, en los diferentes puntos


asegurando que se cumplan con los procesos y procedimientos vigentes.

2. Coordinar, orientar e impartir las orientaciones e instrucciones necesarias a quienes van a

participar en el inventario, con el fin de que estén debidamente preparados para que el

proceso cumpla con los objetivos definidos, para ello, pueden realizarse reuniones previas

al inventario, entregándose las instrucciones correspondientes.

3. Practicar verificaciones mediante muestreo selectivo y las demás pruebas que considere

pertinentes, para asegurar la veracidad de la información a procesar.

4. Prevenir posibles interrupciones del personal que va a participar en el proceso de

inventario, de tal manera que no haya conflicto en el desempeño de las actividades propias

de sus cargos dentro de la empresa, planificando previamente para que permita dedicación

exclusiva a la realización del inventario, dando así, mayor agilidad al proceso.

5. Realizar la consolidación y procesamiento de la información, relacionada con el proceso de

toma física, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.

6. Cotejar junto con el funcionario administrativo a cargo del control, custodia y salvaguarda

de los inventarios que han sido objeto de verificación, las diferencias que llegasen a

presentarse, para identificar los correctivos a aplicar.

7. Elaborar el informe final con los resultados obtenidos, observaciones, sugerencias y

conclusiones del proceso de toma física, para que las áreas competentes inicien las

acciones a que haya lugar.











LABORALES


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procedimientos.




procedimientos.













Técnicas de conteo y control de inventarios




LABORALES


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AMBIENTE DE TRABAJO






ESFUERZO






LABORALES


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NIVEL: Técnico


GRADO: 01









Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:




cargo.





Toma Física, desarrollando procesos y aplicando tecnologías, propias de su formación y


COPIFAM.


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1. Apoyar técnicamente el desarrollo del proceso de Toma Física de inventarios, en los

diferentes puntos de venta y empresas que hacen parte del Grupo Empresarial

DROGUERIAS COPIFAM, asegurando que se cumplan con los procesos y procedimientos

vigentes.

2. Verificar que se informen las orientaciones e instrucciones necesarias a quienes van a

participar en el inventario, con el fin de que estén debidamente preparados para que el

proceso cumpla con los objetivos propuestos, para ello, pueden realizarse reuniones

previas al inventario, entregándose las instrucciones correspondientes.

3. Practicar verificaciones mediante muestreo selectivo y las demás pruebas que considere

pertinentes, para asegurar la veracidad de la información a procesar.

4. Prevenir posibles interrupciones del personal que va a participar en el proceso de

inventario, de tal manera que no haya conflicto en el desempeño de las actividades propias

de sus cargos dentro de la empresa, planificando previamente para que permita dedicación

exclusiva a la realización del inventario, dando así, mayor agilidad al proceso.

5. Apoyar técnicamente la consolidación y procesamiento de la información, relacionada con

el proceso de toma física, de acuerdo con los procesos y procedimientos vigentes.

6. Apoyar las actividades de cotejo y/o verificación junto con el funcionario administrativo a

cargo del control, custodia y salvaguarda de los inventarios que han sido objeto de

verificación, las diferencias que llegasen a presentarse, para identificar los correctivos a

aplicar.

7. Apoyar la elaboración del informe final con los resultados obtenidos, observaciones,

sugerencias y conclusiones del proceso de toma física, para que las áreas competentes

inicien las acciones a que haya lugar.







procedimientos.


LABORALES


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Técnicas de conteo y control de inventarios




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AMBIENTE DE TRABAJO




carbónico, etc.)



ESFUERZO






LABORALES


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NIVEL: Asistencial


GRADO: 02

NÚMERO DE CARGOS Seis (6)








Medio.

TOMA DE DECISIONES:




SUPERVISIÓN:





cargo.



Especiales



información generada en el desarrollo de las actividades de la Coordinación de Toma Física,



LABORALES


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11. Realizar conteos de toma física de inventarios de mercancía y apoyar el procesamiento de

documentos, de acuerdo con las directrices del Coordinador de Toma Física o el Técnico

Administrativo de Toma Física, en cumplimiento de los procesos y procedimientos vigentes.

12. Cumplir con las orientaciones e instrucciones necesarias impartidas por el Coordinador de

Toma Física o el Técnico Administrativo de Toma Física, con el fin de que el proceso cumpla

con los objetivos propuestos, en el marco de los procesos y procedimientos vigentes.












procedimientos.










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AMBIENTE DE TRABAJO






ESFUERZO






LABORALES


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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE

APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

01 Enero de 2016 APROBACION INICIAL DEL DOCUMENTO

02 Febrero de 2016

Se realizaron los ajustes al cargo de Coordinador de

Sistemas, el cual se ajustó en la estructura y ahora

se denomina “Coordinación de Análisis y

Programación” en donde las actividades de

mantenimiento se eliminaron y se fortalecieron las

actividades de análisis y programación.

Se ajustó el cargo de Jefe de Operaciones, pasando

las funciones relacionadas con la administración de

pólizas, así como de arrendamientos, para la

Jefatura de Gestión Financiera.

Se ajustó el cargo de Profesional Universitaria de la

Jefatura de Gestión Financiera, incluyendo

actividades apoyo a la jefatura en temas

relacionados con la administración de pólizas de

seguros y todo lo relacionado con arrendamientos.

manual de funciones y competencias...

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