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Manual de
Procedimientos
Dirección General de Control de Fondos y
Pagaduría
agosto 2015
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Manual de
Procedimientos
Dirección General de Control
de Fondos y Pagaduría
Elaboró Presentó Validó
”Validado de acuerdo a lo establecido en el art ículo 26,
Apartado B fracción XI de la Ley Orgánica del Poder
Ejecutivo del Estado de Sonoraa, según oficio
S-1724-2015 de fecha 31/08/2015”.
María Guadalupe Ruiz Durazo
Secretaria de la Contraloría GeneralADELINA RIVERA LOPEZ/ENCARGADA
DEL DESPACHO DE LA DIR. GRAL. DE
CONTROL DE FONDOS
LIC. CARLOS MANUEL VILLALOBOS
ORGANISTA/SECRETARIO DE
HACIENDA
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ContenidoI. Introducción
II. Objetivo del Manual
III. Red de Procesos
IV. Lista Maestra
V. Presentación de los procedimientos
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Introducción
El presente Manual de Procedimientos tiene como objetivo servir de instrumento de apoyo en
el funcionamiento y mejora institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada
las operaciones realizadas por la Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría de la
Tesorería del Estado de Sonora, cuidando que estas atiendan a la misión y visión del Gobierno
Estatal.
Contempla la red de procesos de la unidad administrativa, la lista maestra de documentos, as í
como los procedimientos desarrollados con el propósito de promover el desarrollo administrativo
de dependencias y unidades de la Administración Estatal.
Cabe señalar que este documento se va actualizando conforme y en medida que se presenten
las modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura org ánica de la
unidad o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.
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Objetivo del Manual
Compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones que se realizan al
interior de la Tesorería del Estado de Sonora, estableciendo de manera formal los métodos y
técnicas de trabajo a aplicarse, precisando las responsabilidades de las distintas áreas que
intervienen en la ejecución, control y evaluación de las mismas y facilitando su interrelación y así
cumplir conforme a los lineamientos establecidos en el Plan Estatal de Desarrollo 2009-2015.
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Facultad
No.
Macro. No. Subproceso Tipo Responsable Producto Indicador No, ProcedimientoDir. Productos Indicadores Cliente
RED DE PROCESOSSecretaría de Hacienda
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
Fecha de
ElaboraciónHojas
Código de la Red
12/06/2013
05-DCF-RP/Rev.02
Hoja 1 de 2
5.1 B,F 03 1 INGRESOS POR
CAJA, RECURSOS
FEDERALES Y
RECAUDACIÓN
Operativo DIRECTOR
GENERAL DE
CONTROL DE
FONDOS
RECIBOS DE CAJA
Y PÓLIZAS DE
DIARIO
01 CAPTACIÓN DE INGRESOS
POR CAJA RECAUDADORA
PÓLIZAS DE INGRESO ÍNDICE DE PÓLIZAS DE
DIARIO EMITIDAS (NUMERO
DE PÓLIZAS DE DIARIO
EMITIDAS/NÚMERO DE
PÓLIZAS INGRESADAS EN
SISTEMA SIIAF)
CONCILIACIÓN DE INGRESO
(MONTOS EMITIDOS EN
PÓLIZAS DE DIARIO VS
MONTOS DEPOSITADOS EN
BANCO)
DIRECCIÓN GENERAL
DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
DIRECCIÓN BANCOS
NÚMERO DE
RECIBOS Y
PÓLIZAS DE
DIARIO
5.1 B,F 03 1 INGRESOS POR
CAJA, RECURSOS
FEDERALES Y
RECAUDACIÓN
Operativo DIRECTOR
GENERAL DE
CONTROL DE
FONDOS
RECIBOS DE CAJA
Y PÓLIZAS DE
DIARIO
02 REGISTRO DE INGRESOS
FEDERALES, PROGRAMAS,
RAMO 33 Y CONVENIDOS
PÓLIZAS DE REGISTRO
(PÓLIZA DE DIARIO)
EFECTIVIDAD EN
TRANSPARENCIA: (MONTOS
RECIBIDOS/MONTOS
REGISTRADOS EN SISTEMA
CONTABLE)FRECUENCIA:
SEMANAL
TESORERIA DEL
ESTADO
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
NÚMERO DE
RECIBOS Y
PÓLIZAS DE
DIARIO
5.1 B,F 03 1 INGRESOS POR
CAJA, RECURSOS
FEDERALES Y
RECAUDACIÓN
Operativo DIRECTOR
GENERAL DE
CONTROL DE
FONDOS
RECIBOS DE CAJA
Y PÓLIZAS DE
DIARIO
03 REGISTRO DE INGRESOS
REPORTADOS POR AGENCIAS
FISCALES
PÓLIZAS DE DIARIO EFECTIVIDAD EN
TRANSPARENCIA: (MONTO
REPORTADOS PARA
INGRESO/MONTOS
TRASPASADOS A LAS
CUENTAS DE LA TESORERÍA)
TESORERÍA DEL
ESTADO
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
NÚMERO DE
RECIBOS Y
PÓLIZAS DE
DIARIO
5.1 C,F,B 03 2 PAGOS CON
CHEQUE Y
TRANSFERENCIA
Operativo DIRECTOR DE
PAGADURÍA
CHEQUES
PAGADOS Y
TRANSFERENCIAS
EFECTUADAS
04 EMISION DE PAGOS MEDIANTE
ELABORACIÓN DE CHEQUES
CHEQUES TRANSPARENCIA: (NÚMERO
DE ORDENES DE PAGO CON
ESTATUS DE EJERCIDA
PAGADA REGISTRADOS EN
SISTEMA CONTABLE/NUMERO
DE CHEQUES EMITIDOS)
EFICACIA: (NÚEMERO DE
PÓLIZAS ROSAS EN
ARCHIVO/NÚMERO DE
CHEQUES EMITIDOS)
FRECUENCIA: DIARIO
ROVEEDORES,CONTR
ATISTAS Y
PRESTADORES DE
SERVICIOS,
ORGANISMOS
NÚMERO DE
PAGOS
EFECTUADOS
5.1 C,F,B 03 2 PAGOS CON
CHEQUE Y
TRANSFERENCIA
Operativo DIRECTOR DE
PAGADURÍA
CHEQUES
PAGADOS Y
TRANSFERENCIAS
EFECTUADAS
05 PAGO DE NOMINAS VÍA
CHEQUE
CHEQUE DE NOMINA EFECTIVIDAD: NÚMERO DE
CHEQUES EMITIDOS/NÚMERO
DE EMPLEADOS
REPORTADOS POR
RECURSOS HUMANOS
SERVIDORES
PÚBLICOS
NÚMERO DE
PAGOS
EFECTUADOS
3
Documento
obsoleto
5.1 C,F,B 03 3 REGISTRO DE
EGRESOS-PAGOS
ELECTRONICOS
Operativo DIRECTOR DE
PAGADURIA
TRANSFERENCIAS
EFECTUADAS
06 EMISIÓN DE PAGOS VÍA
ELECTRÓNICA SPEI
COMPROBANTE DE PAGO
ELECTRÓNICO
TRANSPARENCIA (NÚMERO
DE ORDENES DE PAGO
VALIDADAS TURNADAS PARA
PAGO SPEI/NÚMERO DE
COMPROBANTES
ENTREGADOS) FRECUENCIA:
DIARIA
PROVEEDORES,
CONTRATISTAS,
PRESTADORES DE
SERVICIOS Y
ORGANISMOS
INDICE DE PAGOS
EFECTUADOS
5.1 C,F,B 03 3 REGISTRO DE
EGRESOS-PAGOS
ELECTRONICOS
Operativo DIRECTOR DE
PAGADURIA
TRANSFERENCIAS
EFECTUADAS
07 EMISIÓN DE PAGOS MEDIANTE
CADENAS PRODUCTIVAS
PUBLICACIÓN DE PAGO TRANSPARENCIA: (NÚMERO
DE ORDENES DE PAGO
VALIDADAS TURNADAS PARA
PAGO POR CADENAS
PRODUCTIVAS/NÚMERO DE
PUBLICACIONES
REALIZADAS)FRECUENCIA:
DIARIA
PROVEEDORES,
CONTRATISTA Y
PRESTADORES DE
SERVICIOS.
INDICE DE PAGOS
EFECTUADOS
5.1 C,F,B 03 3 REGISTRO DE
EGRESOS-PAGOS
ELECTRONICOS
Operativo DIRECTOR DE
PAGADURIA
TRANSFERENCIAS
EFECTUADAS
08 PAGO DE NOMINAS VÍA
ELECTRÓNICA
TALONARIO DE NOMINA TRANSPARENCIA: (MONTO
TOTAL SOLICITADO PARA
PAGO POR RECURSOS
HUMANOS/MONTO TOTAL
TRANSFERIDO PARA PAGO
DE NOMINA)
SERVIDORES
PÚBLICOS
INDICE DE PAGOS
EFECTUADOS
5.1 E,F 03 3 CONCILIACIÓN
BANCARIA
Operativo DIRECTOR DE
BANCOS
MOVIMIENTOS
CONVENIDOS
09 CONCILIACIONES BANCARIAS CONCILIACIÓN BANCARIA EFECTIVIDAD (NÚMERO DE
MOVIMIENTOS REGISTRADOS
EN SISTEMA
CONTABLE/NUMERO DE
MOVIMIENTOS REALIZADOS)
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
NÚMERO DE
MOVIMIENTOS
IDENTIFICADOS
5.1 E,F 03 3 CONCILIACIÓN
BANCARIA
Operativo DIRECTOR DE
BANCOS
MOVIMIENTOS
CONVENIDOS
10 RESGUARDO DE FACTURAS
DE VEHÍCULOS Y VALORES
OFICIO DE PETICIÓN DE
ENTREGA
EFECTIVIDAD EN
RESGUARDO DE FACTURAS
DE VEHÍCULOS : TOTAL DE
OFICIOS RECIBIDOS/TOTAL
DE FACTURAS ENTREGADAS;
FRECUENCIA: MENSUAL
EFECTIVIDAD EN
RESGUARDO DE FIANZAS:
TOTAL DE OFICIOS
RECIBIDOS/TOTAL DE
FIANZAS ENTREGADAS;
FRECUENCIA: MENSUAL
ORGANISMO Y
DEPENDENCIAS
NÚMERO DE
MOVIMIENTOS
IDENTIFICADOS
Catálogo de Macroprocesos
01 Recuadación de ingresos
08 Control de egresos
02 Control de bebidas alcoholicas
03 Control de los fondos publicos
07 Planeación y administración de la gestión interna
04 Verificación y fiscalización
06 Control del recursos humanos
05 Marco legal
Catálogo de Facultades
A Planeación
B Ingresos
C Catastral Y Registral
D Bebidas Alcohólicas
E Administración e Informática
F Contabilidad, Evaluación y Estadística
Elaboró Revisó Validó
ELMA NIDIA GARCIA
MONTENEGRO/COORD
INADOR DE AREA
ADELINA RIVERA
LOPEZ/ENCARGADA
DEL DESPACHO DE LA
DIR. GRAL. DE
CONTROL DE FONDOS
LIC. CARLOS MANUEL
VILLALOBOS
ORGANISTA/SECRETA
RIO DE HACIENDA
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Documento
obsoleto
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
CAPTACIÓN DE INGRESOS POR CAJA RECAUDADORA
05-DCF-P01/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
06/08/2015
Secretaría de Hacienda
Llevar un correcto control y registro de todos los ingresos recibidos de las Dependencias y Organismos del
Gobierno del Estado de Sonora, por diferentes conceptos de cobro, que normalmente no su pueden hacer en las
Agencias Fiscales del Estado.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Aplica a todos los ingresos captados por medio de caja general recaudadora, por concepto de retenciones ISR,
Honorarios y arrendamientos, 5 y 2 al millar, venta de terrenos del Gobierno del estado, enajenaci ón de vehículos,
reintegros, ingresos ajenos pertenecientes al Gobierno del Estado.
II.- ALCANCE
TES: Tesorería del Estado.
DGSIF: Dirección General de Sistemas de Información Financiera
DGCG: Dirección General de Contabilidad Gubernamental.
III.- DEFINICIONES
Constitución Política del Estado de Sonora
Plan Estatal de Desarrollo
Ley Orgánica del Poder Ejecutivo
Reglamento Interior de la Secretaria de Hacienda
Conceptos de ingresos registrados en la DGCG
Sistema de control contable DGSIF
IV.- REFERENCIAS
Todo pase de caja debe ir acompañado por el oficio correspondiente que incluya el efectivo y /o cheque a nombre de
la Secretaria de Hacienda del Gobierno del Estado de Sonora, o en su caso ficha de depósito.
Todo ingreso deberá ser registrado en sistema DGSIF e imprimir la póliza de ingreso correspondiente.
Responsable de caja general diariamente se deberá estar actualizando el concentrado de caja.
Todo ingreso por caja general para el caso de ingresos por caja o transferencia deberá venir acompa ñado de oficio
dirigido al Tesorero del Estado.
Es responsabilidad de la Directora de Pagaduría resguardar los valores recaudados por caja general y asegurar se
correcto y efectivo envío a deposito en las instituciones bancarias correspondientes.
V.- POLITICAS
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
05-DCF-P01-F01/Rev.00 PÓLIZA DE INGRESO
05-DCF-P01-F02/Rev.00 RECIBO DE CAJA
05-DCF-P01-F03/Rev.00 CONCENTRADO DE CAJA
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Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
DIAGRAMA DE FLUJO CAPTACIÓN DE INGRESOS POR
CAJA RECAUDADORA
05-DCF-P01-A01/Rev.00
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NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Recepción de pagos en ventanilla
1.1 Cajero Operativo Recibe instrucción de pago.
1.2 Recibe de la dependencia, organismo
descentralizado y/o contribuyente oficio de
pago acompañado de alguno de los siguientes
comprobantes de pago:
cheque, trasferencia, efectivo o ficha de
desposito o pase de caja
1.3 Verifica en DGSIF aquellos ingresos que no
tengan clave de ingreso, se consultara con el
área de Contabilidad Gubernamental.
1.4 Verifica vigencia del pase de caja a través del
DGSIF.
"Si esta vencida la vigencia del pase de caja
no procede la recepción del pago"
2 Pago con cheque y/o ficha de depósito
2.1 Revisa datos del cheque y/o ficha del depósito
y cuantifica el efectivo.
2.2 Consulta en área de banco que se identifique
la ficha de depósito o copia de transferencia
reportado antes de proceder a su registro en
DGSIF y emisión de recibo.
3 Emisión y entrega de Recibo de Caja
3.1 Realiza cobro y captura en sistema contable
DGSIF los datos del pase de caja, imprime y
emite Recibo de Caja.
Recibo de Caja
3.2 Procede a entregar recibo original a la
dependencia, organismo descentralizado y/o
contribuyente.
3.3 Anexa a la primera copia de recibo de caja el
oficio con su pase de caja, cheque, efectivo
y/o ficha de depósito y acumula para el cierre
del día.
"En conjunto es el comprobante contable del
registro del ingreso.
Nota: Una copia es para expediente de
Tesorería, y la tercer copia es para la
Dirección General de Recaudación"
4 Cierre de caja
4.1 Realiza cierre de caja recaudadora elaborando
bitácora en Excel (concentrado de caja),
indicando folio consecutivo del recibo, número
de evento, número asignado por DGSIF e
importe, basándose en las copias de los
recibos entregados.
Concentrado de caja (Excel)
4.2 Realiza sumatoria de cheques, efectivo o ficha
de depósito.
4.3 Verifica que coincida con la sumatoria de
recibos de caja.
"Al final de la bitácora se indican aquellos
folios que por alguna causa se hayan
cancelado, anexando los mismos a la relación
de todos lo folios de recibos emitidos"
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4.4 Anexa ficha de depósito al comprobante
contable del registro de ingreso y contabiliza
en DGSIF.
4.5 Imprime reporte “movimiento por caja” del
sistema y reporte “cierre caja” ambos del
sistema DGSIF.
Reporte movimiento por caja,
Reporte cierre de caja
4.6 Coteja físicamente reportes del sistema con
bitácora Excel y recibos físicos y sus
comprobantes correspondientes (efectivo,
cheque o copia de SPEI).
5 Cierre del sistema
5.1 Realiza cierre en sistema DGSIF y póliza de
diario.
Póliza de Diario
5.2 Anexa Bitácora, Fichas de deposito, Poliza de
Diario y Copia de recibo de caja para soporte
del cierre.
5.3 Turna expediente de cierre del día para firma
del Director General de Control de Fondos y
Pagaduría para posterior envío al archivo de la
Dirección General de Contabilidad
Gubernamental.
6 Supervisión de cortes de caja
6.1 Subdirector de caja Supervisa los cortes de caja realizados por el
cajero operativo responsable.
6.2 Emite un arqueo entre lo reportado y lo
depositado en banco.
6.3 Reporta faltante a la Dirección General de
Control de Fondos y Pagaduría para la
solventación correspondiente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
C. SANDRA LUZ ORTEGA
LOYA/COORDINADOR
TECNICO
C. ADELINA RIVERA
LOPEZ/ENCARGADA DE
DESPACHO DE LA
DIRECCIÓN GENERAL DE
CONTROL DE FONDOS Y
PAGADURIA
LIC. SUSANA MARIA YÑIGO
BECERRIL/SUBDIRECTORA DE
CAJA
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INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Secretaría de Hacienda
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
CAPTACIÓN DE INGRESOS POR CAJA RECAUDADORA
05-DCF-P01/Rev.00 06/08/2015 11:48:49a.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Recibo de caja1 Cajero operativo Papel 1 mes Subdirección de
Caja
Archivo de la
DGCG
Concentrado de caja2 Cajero operativo Electrónico 1 año CPU
operador/Subdirecci
ón de Caja
Archivo de la
DGCG
Reporte de Movimientos
por caja
3 Cajero operativo Papel 1 mes Subdirección de
Caja
Archivo de la
DGCG
Reporte Cierre de caja4 Cajero operativo Papel 1 mes Subdirección de
Caja
Archivo de la
DGCG
Póliza de Diario5 Cajero operativo Papel 1 mes Archivo
Subdirección de
Caja
Archivo de la
DGCG
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
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VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría de Hacienda
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
CAPTACIÓN DE INGRESOS POR CAJA
RECAUDADORA
05-DCF-P01/Rev.00
1 ¿Recibe de la dependencia, organismo descentralizado y/o
contribuyente oficio que debe especificar monto, concepto,
anexando cheque, efectivo y/o ficha de depósito?
2 ¿Captura en DGSIF los datos del oficio para emitir Pase de
Caja?
3 ¿Revisa datos del cheque, ficha del depósito y/o cuantifica el
efectivo?
4 ¿Captura en DGSIF el folio y los datos del pase de caja,
imprime,sella y firma el recibo de caja?
5 ¿Entrega el recibo original a dependencia, organismo
descentralizado y/o contribuyente?
6 ¿Anexa a la primera copia de recibo de caja al oficio con su
pase de caja, cheque, efectivo y/o ficha de depósito y acumula
para el cierre del día?
7 ¿Todo esto en conjunto es el comprobante contable del registro
del ingreso?
8 ¿Realiza sumatoria de cheques, efectivo o ficha de depósito,
verifica que coincida con la sumatoria de recibos de caja?
9 ¿Realiza desglose de cantidad dividida por monto en cheques,
fichas de depósito, conteo de billetes y monedas y captura en el
DGSIF por denominación?
10 ¿Anexa ficha de depósito certificada al comprobante contable
del registro del ingreso y contabilizar en DGSIF?
11 ¿Contabiliza en DGSIF de acuerdo al monto total de las
cuentas contables bancarias, imprime y verifica póliza de diario
anexando al comprobante contable del registro del ingreso?
12 ¿Archiva la segunda copia del recibo de caja para control
interno?
SIP-F04/REV.0110
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
REGISTRO DE INGRESOS FEDERALES, PROGRAMAS, RAMO 33 Y
CONVENIDOS
05-DCF-P02/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
06/08/2015
Secretaría de Hacienda
Registrar, Administrar y llevar un control de los ingresos Federales, para dar cumplimiento conforme a lo
establecido en la normatividad aplicable a cada Fondo o Programa e informar al Tesorero del Estado, para su
posterior aplicación en cada rubro.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Aplica para recursos federales referentes a Fondos, Programas y Convenios.
II.- ALCANCE
DGSIF: Dirección General de Sistemas de Información Financiera
SH: Secretaria de Hacienda
TESOFE: Tesorería de la Federación
SHCP: Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
SIIAG Sistema Integral de Información de Archivo Gubernamental
REINTEGROS: se define como un pago y se trata como cualquier pago, siendo esto que es necesario la
autorización del Tesorero del Estado.
III.- DEFINICIONES
Ley de Coordinación Fiscal
Reglamento Interior de la Secretaria de Hacienda
Ley de contabilidad Gubernamental
Convenios
Manual de Organización de la Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
IV.- REFERENCIAS
V.- POLITICAS
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Es responsabilidad del encargado de recursos federales de ser el enlace entre el Tesorero y la Direcci ón de Bancos
para la apertura de una cuenta única y productiva para cada tipo de recurso, previa autorizaci ón del Tesorero del
Estado.
Es responsabilidad del Director de Inversiones dar de alta en sistema de banca electr ónica las cuentas de nueva
creación con el fin de dar seguimiento diario a la recepción de ingresos correspondientes y su pago posterior sea
erogado con la cuenta bancaria específica aperturada para tal fin.
Es responsabilidad de la Dirección de Bancos, asegurarse de aperturar cuentas exclusivas para cada tipo de
recurso federal, así como asegurarse de que estas sean productivas.
Es responsabilidad de la Dirección de Pagaduría, asegurarse que los pagos emitidos vía cheque o vía electrónica
sean erogados de las cuentas bancarias específicas aperturadas para tal fin.
Es responsabilidad del Director de Inversiones imprimir una copia donde se identifica el ingreso recibido y turnarlo
inmediatamente al encargado del registro contable para su ingreso en sistema DGSIF y posterior actualizaci ón de la
posición financiera.
Es responsabilidad de la persona encargada de posición financiera actualizar diariamente todos los ingresos
recibidos de recursos, y enviar diariamente vía correo electrónica copia de posición financiera al Secretario de
Hacienda, Tesorero del Estado y Director de Control de Fondos y Pagadur ía.
Es responsabilidad del encargado de recursos federales y convenidos gestionar con las diferentes Dependencias
Ejecutoras de los recursos federales copia de los convenios que se hayan celebrado, ésto con el fin de que dicha
información sirva de soporte al momento de reconocer el ingreso en el sistema de DGSIF.
Es responsabilidad del encargado de recursos federales y convenidos gestionar con las diferentes Dependencias
Ejecutoras de los recursos federales copia de los convenios que se hayan celebrado, esto con el fin de que dicha
información sirva de soporte al momento de reconocer el ingreso en el sistema DGSIF.
Es responsabilidad del Encargado de registros contables que una vez recibido el calendario de ingresos oficiales
publicado por la federación en el diario oficial, les dé ingreso y su registro correspondientes en el sistema DGSIF.
Es responsabilidad del encargado de recursos federales y convenidos archivar copias y acuse por la TESOFE de
los recibos oficiales emitidos.
Es responsabilidad de la Dirección de Inversiones notificar a la subsecretaría de egresos el ingreso recibido
enviando oficio a través del despacho de la Tesorería.
Es responsabilidad del encargado de recursos federales reportar al Director General de Control de Fondos y
Pagaduría de manera trimestral los saldos y rendimientos de cada una de las cuentas aperturadas para administrar
recursos federales, para vez autorizado, notificar al Secretario de Hacienda, Tesorero del Estado y Secretario de la
entidad correspondiente.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
05-DCF-P02-F01/Rev.00 POLIZA DE DIARIO
05-DCF-P02-F02/Rev.00 COMPROBANTE BANCARIO DE INGRESO DE RECURSOS
FEDERALES
05-DCF-P02-F03/Rev.00 RECIBO DE CAJA
05-DCF-P02-F04/Rev.00 RECIBO OFICIAL
05-DCF-P02-F05/Rev.00 APERTURA DE CUENTA BANCARIA
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Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO REGISTRO DE
INGRESOS FEDERALES, PROGRAMAS, RAMO 33 Y
CONVENIDOS
05-DCF-P02-A01/Rev.00
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NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Solicitud de apertura cuenta bancaria
1.1 Director de Bancos Solicita a la Institución Bancaria indicada por
Tesorero del Estado o titular de la Unidad de
Inversiones de la Secretaria de Hacienda, la
apertura de la cuenta correspondiente para
recibir el recurso específico, ya sea por
concepto de:
Recursos Federales,
Participaciones Federales,
Ramo 33,
Convenios,
Créditos.
Oficio de Apertura de Cuenta
Bancaria
1.2 Solicita via telefónica a la institución bancaria
la apertura de la cuenta específica enviando
los datos solicitados para la integración del
contrato de apertura.
1.3 Recibe contrato de apertura de cuenta
bancaria, verifica sea cuenta productiva y
contenga los datos correctos enviados para la
integración del contrato de apertura de cuenta
emitido por la Institución Bancaria y así
proceder a gestionar la firma del Secretario de
Hacienda y Tesorero del Estado.
Nombre,
Dirección,
Titular,
Tipo de cuenta,
Chequera.
Oficio de la institución
bancaria
1.4 Turna contrato original a la Institución Bancaria
y conserva copia del contrato correspondiente,
para archivo en la Dirección de Bancos.
1.5 Recibe número de cuenta de la Institución e
informa al Director de Inversiones para que
este proceda en el alta de cuenta en la banca
electrónica de la Institución correspondiente.
1.6 Informa a la responsable de registro de
ingresos y contables el número de cuenta
entregando copia de alta de cuenta emitida por
la institución bancaria, para proceder a su
registro en DGSIF
2 Consulta de saldos bancarios
2.1 Director de Inversiones Consulta diariamente los saldos de cuentas
bancarias a favor de la Secretaría de Hacienda
a través de sistema de red bancario para
identificar algún ingreso recibido.
Comprobante bancario
2.2 Verifica los saldos por cada cuenta bancaria
con apoyo de la calendarización de ingresos
federales del Ramo 33, de acuerdo a las
fechas de depósito por parte de la TESOFE,
para verificar si el Estado recibió un nuevo
ingreso o en base a instrucciones del Tesorero
del Estado, por la espera de recursos
anunciados por el Titular de la Unidad de
Inversiones de la Secretaría de Hacienda.
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2.3 Notifica al Tesorero del Estado los ingresos
recibidos y turna impresión del comprobante
del ingreso al responsable del registro contable
de la DGCF, para que este proceda a
identificar el tipo de recurso.
"Si el recurso no se va a utilizar, acuerda con
la Institución Bancaria las tasas de interés
para realizar posteriormente la inversión
correspondiente, informando al Tesorero lo
acordado"
2.4 Gestiona ante Tesorero autorización de
traspaso de Recursos Federales, mediante
póliza de diario que respalda el movimiento
correspondiente.
3 Identificación del tipo de recurso depositado
3.1 Encargado de registros
contables
Identifica tipo de recurso apoyándose en:
Calendario de boletín oficial de la SHCP,
Convenios,Telefónicamente en las oficinas de
TESOFE, solicita a responsable de recursos
federales y convenidos dependiendo del tipo de
recurso, la documentación soporte
comprobatoria.
3.2 Notifica al encargado de recurso federales y
convenidos, para luego proceder al registro y
elaboración de recibo oficial.
4 Registro contable del ingreso.
4.1 Ingresa montos en sistema DGSIF una vez
registrada la cuenta bancaria e identificado el
ingreso correspondiente, y anexado la
documentación soporte para cada tipo de
recurso.
4.2 Imprime recibo de caja y genera póliza de
diario del sistema.
Recibo de caja y Póliza de
diario del sistema
"Se anexa el comprobante correspondiente al
ingreso recibido:
- Recurso Ramo 33: Ficha informativa enviada
por la TESOFE vía electrónica al encargado de
recursos federales y convenidos.
- Convenios: copia del convenio celebrado
donde establece los montos radicados.
- Estatales, Préstamos Bancarios: copia del
pagaré emitido por el banco".
4.3 Genera en un sistema interno de la Dirección
General de Control de Fondos y Pagaduria, la
"Posición Financiera" indicando todos los
ingresos obtenidos durante el
día/rendimientos/Movimientos
bancarios/Egresos, para turnarse vía correo
electrónica al Tesorero del Estado con copia al
Secretario de Hacienda y Dirección de Control
de Fondos y Pagaduría.
Posición Financiera
5 Integración expediente de registro de ingresos
5.1 Integra el expediente de los ingresos
registrados en el día, verificando que todos los
ingresos cuenten con la información soporte
correspondiente: impresión de póliza de diario
del DGSIF, documentación soporte y los firma
de elaborado.
Expediente de los ingresos
registrados en el día
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5.2 Captura en SIIAG las pólizas de diario para
envío a archivo.
Reporte de SIIAG con número
de folio
5.3 Turna documentos originales con sus
comprobantes al archivo de la DGCG.
6 Elaboración de Recibo Oficial
6.1 Encargado de recursos
federales y convenios
Elabora recibo oficial a nombre de la TESOFE
por las aportaciones recibidas del RAMO 33 y
Programas Federales durante el mes, una vez
identificado y registrado el recurso en sistema
DGSIF.
Recibo oficial de ingreso
6.2 Recaba firma del Tesorero y envía con oficio
por mensajería a la Representación de Sonora
en la Cd de México con el fin de que sea
entregado a la TESOFE el recibo original y
recabar el acuse de recibido en oficio de
entrega y primera copia de recibo oficial.
6.3 Archiva copia y acuse por la TESOFE del
recibo oficial emitido por le Gobierno del
Estado de Sonora, una vez enviado de vuelta
por parte de la representación del Gobierno del
Estado en México DF, con los acuses
correspondientes.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
C. ELMA NIDIA GARCIA
MONTENEGRO/COORDINADO
R DE ÁREA
C. ADELINA RIVERA
LOPEZ/ENCARGADA
DESPACHO DE LA
DIRECCION GENERAL DE
CONTROL DE FONDOS Y
PAGADURIA
C. JESUS NORBERTO
GUTIERREZ
MENDEZ/ANALISTA TECNICO
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INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Secretaría de Hacienda
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
REGISTRO DE INGRESOS FEDERALES, PROGRAMAS, RAMO 33 Y
CONVENIDOS
05-DCF-P02/Rev.00 06/08/2015 12:34:46p.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Oficios de apertura de
cuenta bancaria
1 Director de bancos Papel 1 año Dirección de bancos Archivo de la
Dirección de
Bancos
Oficio de la institución
bancaria
2 Director de bancos Papel 1 año Dirección de bancos Archivo de la
Dirección de
Bancos
Comprobante bancario3 Director de inversiones Papel 1 mes Dirección General
de Control de
Fondos y Pagaduría
Archivo de la
DGCG
Recibo de caja4 Encargado de registros
contables
Papel 1 mes Dirección General
de Control de
Fondos y Pagaduría
Archivo de la
DGCG
Póliza de diario del
sistema
5 Encargado de registros
contables
Papel 1 mes Dirección General
de Control de
Fondos y Pagaduría
Archivo de la
DGCG
Posición financiera6 Encargado de registros
contables
Electrónico 1 año Dirección General
de Control de
Fondos y Pagaduría
Archivo DGCF
Expediente de los
ingresos registrados en el
dia
7 Encargado de registros
contables
Papel 1 mes Dirección General
de Control de
Fondos y Pagaduría
Archivo de la
DGCG
Reporte de SIIAG con
número de folio
8 Encargado de registros
contables
Papel 1 año Dirección General
de Control de
Fondos y Pagaduría
Archivo DGCF
Recibo oficial de ingresos9 Encargado de recursos
federales y convenios
Papel 1 año Dirección General
de Control de
Fondos y Pagaduría
Archivo DGCF
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
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VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría de Hacienda
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
REGISTRO DE INGRESOS FEDERALES,
PROGRAMAS, RAMO 33 Y CONVENIDOS
05-DCF-P02/Rev.00
1 ¿Consulta saldos y movimientos de la cuenta bancaria e
imprime comprobante bancario de la aportación recibida?
2 Se apertura cuenta específica para la recepción del cada tipo de
recurso federal?
3 ¿Registra en el DGSIF los ingresos federales recibidos
autorizados para el Ejercicio Fiscal publicado en Diario Oficial
de la Federación para esta Entidad Federativa y demás
convenios autorizado durante el Ejercicio Fiscal?
4 ¿Recauda y anexa los documentos que amparen el recurso
recibido que se han convenido con la dependencia, organismo
descentralizado ejecutor y/o participante?
5 ¿Imprime póliza contable de ingreso de DGSIF del ingreso
anexando comprobante bancario como soporte de oficios o
fichas de ingreso en cada caso respectivo?
6 ¿Turna expediente completo a Director General de Control de
Fondos y Pagaduría para firma correspondiente y posterior envío
a Archivo de la DGCG?
7 ¿Elabora Recibo Oficial a nombre de la TESOFE, gestiona
firmas y lo envía a la TESOFE?
SIP-F04/REV.0118
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
REGISTRO DE INGRESOS REPORTADOS POR AGENCIAS FISCALES
05-DCF-P03/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
07/08/2015
Secretaría de Hacienda
Identificar, transferir y registrar los ingresos fiscales reportados por la Direcci ón General de Recaudación de la
Secretaría de Hacienda.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Ingresos reportados por las Agencias Fiscales, a través de la Dirección General de Recaudación.
II.- ALCANCE
TES: Tesorería del Estado
DGCFyP: Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría.
TESOFE: Tesorería de la Federación.
DGSIF: Dirección General de Sistema de Información Financiera.
DGR: Dirección General de Recaudación.
DGCG: Dirección General de Contabilidad Gubernamental.
Gasto corriente: Dinero considerado para el flujo de pagos de recurso Estatal
III.- DEFINICIONES
Reglamento interior de la Secretaría de Hacienda.
Manual de Organización de la Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
IV.- REFERENCIAS
Es responsabilidad del Director de Inversiones imprimir comprobante por cada movimiento de registro bancario
realizado.
Toda transferencia bancaria entre cuentas y a terceros, Tesorero debe dar autorizaci ón al Director de Control de
Fondos y Pagaduría.
Es responsabilidad del Director de Inversiones reportar inmediatamente a la Direcci ón General de Recaudación,
cualquier incidencia detectada respecto a los montos sugeridos de ingreso para su traspaso.
V.- POLITICAS
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
05-DCF-P03-F01/Rev.00 POLIZA DE DIARIO
05-DCF-P03-F02/Rev.00 COMPROBANTE BANCARIO TRASPASO ELECTRÓNICO
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
FLUJO DEL REGISTRO DE INGRESOS REPORTADOS POR
AGENCIAS FISCALES
05-DCF-P03-A01/Rev.00
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NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Recepción de Reporte de la Dirección General
de Recaudación
"El reporte de recaudación es externo, el cual
es generado por la DGR, por tal motivo NO se
puede codificar dentro de nuestros registros"
1.1 Director de Inversiones Recibe diariamente de la DGR, el Reporte de
Recaudación, autorizado para la
disponibilidad de ingresos de las cuentas
bancarias de las Agencias Fiscales.
1.2 Informa el monto recibido a la DGCFyP y/o
Tesorería del Estado.
1.3 Entrega copia de reporte de recaudación
enviado por parte de la DGR de la
Subsecretaría de Ingresos, de la Secretaría de
Hacienda al coordinador de área encargado del
registro contable.
2 Traspasos Bancarios
2.1 Efectúa transferencia vía sistema de red
electrónica (spei), de las cuentas bancarias
de las Agencias Fiscales registradas en el
reporte de recaudación enviado por la DGR, a
la cuenta bancaria asignada para el gasto
corriente del Gobierno el Estado de Sonora.
2.2 Imprime comprobantes bancarios del sistema
de banca electrónica.
Comprobante transferencia
bancaria
2.3 Verifica que los comprobantes impresos
correspondan a la relación de registros
identificados en el Reporte enviado por la DGR.
"En caso de haber omitido alguno deberá de
registrarse, imprimir comprobante y anexar a
formato original de recaudación recibido y
turnarlo junto con los comprobantes anexos al
encargado de registros contables de la
DGCFyP"
3 Verificación de información turnada por la
Dirección de Inversiones
3.1 Encargado de Registro
Contable
Verifica que el número de comprobantes
corresponda al número de movimiento o
registros establecidos en el Reporte de la
DGR.
3.2 Verifica que el monto de los comprobantes
bancarios, coincidan con los autorizados para
su traspaso, según reporte de la DGR.
4 Registro contable
4.1 Registra contablemente en DGSIF todas las
transferencias bancarias realizadas.
Póliza de Diario
4.2 Imprime póliza de diario contable de DGSIF,
adjunta con los comprobantes bancarios de
las transferencias y reporte de autorización de
disponibilidad de recursos (Reporte de
recaudación de la DGR)
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4.3 Integra paquete con pólizas de diario con copia
de Reporte de recaudación de autorización de
disponibilidad de recursos, copia de
transferencias efectuadas vía red electrónica y
gestiona la firma del DGCFyP
4.4 Turna para su archivo a la DGCG.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
C.P. LUIS GONZAGA
CONTRERAS
ACOSTA/DIRECTOR DE
INVERSIONES
C. ADELINA RIVERA
LOPEZ/ENCARGADA
DESPACHO DE LA
DIRECCIÓN GENERAL DE
CONTROL DE FONDOS Y
PAGADURIA
C. ELMA NIDIA GARCIA
MONTENEGRO/COORDINADO
R DE ÁREA
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INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Secretaría de Hacienda
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
REGISTRO DE INGRESOS REPORTADOS POR AGENCIAS FISCALES
05-DCF-P03/Rev.00 07/08/2015 01:53:17p.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Comprobante de
transferencia bancaria
1 Director de Inversiones Papel 1 Mes Dirección General
de Control de
Fondos y Pagaduría
Archivo de la
DGCG
Póliza de Diario2 Encargado de registro
contable
Papel 1 Mes Dirección General
de Control de
Fondos y Pagaduría
Archivo de la
DGCG
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
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VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría de Hacienda
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
REGISTRO DE INGRESOS REPORTADOS POR
AGENCIAS FISCALES
05-DCF-P03/Rev.00
1 ¿Recibe diariamente de la DGR el reporte de autorización para
la disponibilidad de ingresos de las cuentas bancarias de las
Agencias Fiscales y sella de recibido reporte en copia y
original?
2 Reporta monto total de recaudación recibida a la DGCFyP?
3 ¿Efectúa transferencia vía electrónica de las cuentas bancarias
de las Agencias Fiscales a la cuenta bancaria asignada para el
gasto corriente?
4 ¿Imprime comprobantes de transferencias bancarias y revisar
que el número de comprobantes corresponda al número de
movimientos solicitados antes de pasarlo al responsable de
registro contable?
5 ¿Registra contablemente en el DGSIF las transferencias
bancarias realizadas?
6 ¿Imprime póliza de diario contable en el DGSIF, adjunta con los
comprobantes bancarios de las transferencias y reporte de
autorización de disponibilidad de recurso?
7 ¿Integra expediente con copia de reporte de autorización de
disponibilidad de recursos y copia de transferencias efectuadas
vía electrónica para turnarlo a firma y posteriormente al archivo
de DGCG?
SIP-F04/REV.0123
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
EMISION DE PAGOS MEDIANTE ELABORACIÓN DE CHEQUES
05-DCF-P04/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
07/08/2015
Secretaría de Hacienda
Asegurar un eficiente y efectivo trámite de pagos, mediante la emisión de cheques, correspondientes a
proveedores, contratistas y prestadores de servicios, subsidios a organismos, por parte de la Secretaria de Hacienda
del Gobierno del Estado de Sonora.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Todos los pagos que legalmente deba hacer el Gobierno del Estado en funci ón de su disponibilidad.
II.- ALCANCE
DGCFyP: Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría.
DGCG: Dirección General de Contabilidad Gubernamental.
DGSIF: Dirección General de Sistemas de Información Financiera
III.- DEFINICIONES
Reglamento interior de la Secretaría de Hacienda.
Manual de organización de la Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría.
Ley de contabilidad Gubernamental.
IV.- REFERENCIAS
V.- POLITICAS
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Es responsabilidad del personal auxiliar de la Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría, aplicar los
estatus de ejercida y en caja en el sistema DGSIF, las órdenes de pago relacionadas en caratula, previamente
autorizadas por el Tesorero del Estado.
Es responsabilidad de la Dirección de Pagaduría verificar que toda orden de pago turnada para pago venga con la
autorización del Tesorero del Estado, de lo contrario se turnará3 a Tesorería para la firma correspondiente, como lo
menciona el Artículo 13 Fracc. XIV y XX del Reglamento interior de la Secretaría de Hacienda.
Es responsabilidad del Director de Inversiones proteger todo y cada uno de los cheques emitidos a trav és del
sistema bancario de cada Institución Bancaria.
Es responsabilidad de la Dirección de Pagaduría que de tratarse de pago de recursos federales estos salgan de la
cuenta específica para mencionado programa y sea directamente a la Dependencia o Proveedor, seg ún sea el tipo de
recurso.
Es responsabilidad de la Dirección de Pagaduría de llevar un control de los cheques emitidos por cada cuenta
bancaria, con el objetivo de determinar los pagos emitidos para cada programa o cuenta espec ífica, beneficiario,
monto y fecha de emisión y turnar por escrito mensualmente a la DGCDyF para su conocimiento.
Es responsabilidad de la Dirección de Pagaduría solicitar a la Institución Bancaria, las chequeras correspondientes,
verificando el inventario de cheques de manera oportuna, asegurando siempre contar con el stock necesario para la
operación.
Es responsabilidad de la Dirección de Pagaduría, que todo cheque emitido vaya soportado de la orden de pago
autorizada por Tesorero del Estado y su documentación comprobatoria correspondiente como lo menciona el articulo
32 fracción VI del Reglamento Interno de la Secretaría de Hacienda.
Es responsabilidad de la Dirección de Pagaduría,salvaguardar y proteger los cheques en blanco los cuales
permanecerán bajo su custodia hasta el momento de turnarlos a sus subordinados para su elaboraci ón y posterior
envío a la Sub-dirección de Caja.
Es responsabilidad de la Dirección de Bancos supervisar el proceso de impresión de cheques y pago tanto de
nóminas, como de municipios y cheques a proveedores, dependencias y entidades. y reportar por escrito cualquier
anomalía presentada a la DGCFyF.
Es responsabilidad de la Dirección de Pagaduría, llevar a cabo un inventario inicial y final de la jornada de trabajo de
los folios consecutivos por banco utilizados y verificar que efectivamente se tengan identificados, de lo contrario
deberá identificar como dañado, extraviado o entregado.
Es responsabilidad de la Dirección de Pagaduría reportar por escrito inmediatamente a la Dirección de Bancos, con
copia al DGCFyP, cuando algún folio de cheque se identifique como extraviado durante el inventario de folios diario
que debe realizarse.
Es responsabilidad de la Subdirección de Pagaduría, asegurarse que por ningún motivo se firmen cheque en
blanco, toda firma deberá realizarse posterior al llenado y registro en sistema DGSIF.
Por ningún motivo se permite la entrega de cheques por ventanilla del Palacio de Gobierno, todos deber án turnarse
al Sub-dirección de Caja para su registro y control correspondiente, salvo cheques a municipios.
Dirección de Pagaduria es responsable de reportar a mas tardar un d ía hábil posterior a la entrega, todas las
pólizas de cheques con su respectiva firma de recibido e identificaci ón oficial de quien recibió, al área de caja para su
registro en sistema y posterior envío a archivo.
Es responsabilidad de la Dirección de Pagaduría llevar a cabo la cancelación oportuna de cheques, notificando por
escrito a la Dirección de Bancos y ésta a su vez notificará a la Institución Bancaria correspondiente; se cancelan los
cheques solicitados en DGSIF y en el sistema bancario en caso de ser necesario. Cuando la orden de pago del
cheque a cancelar, se encuentra en el archivo de la DGCG se procede a solicitar vía oficio.
Todo cheque emitido sin orden de pago correspondiente, sólo se hará bajo las órdenes estricta del Tesorero del
Estado o Secretario de Hacienda y de contar con una autorización previa por escrito; debiéndose integrar la
documentación soporte a la brevedad posible.
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Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
05-DCF-P04-F01/Rev.00 RECEPCIÓN DE ENTREGA Y RECIBO DE CHEQUES
05-DCF-P04-F02/Rev.00 SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE ORDENES DE PAGO
05-DCF-P04-F03/Rev.00 BITÁCORA DE SALDOS Y MOVIMIENTOS
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO EMISIÓN DE
PAGOS MEDIANTE ELABORACIÓN DE CHEQUES
05-DCF-P04-A01/Rev.00
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NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Recepción de carátulas de órdenes de pago
1.1 Director de Pagaduría Recibe del despacho del Tesorero del Estado
órdenes de pago autorizadas, acompañadas
por carátula donde se detallan las órdenes de
pago correspondientes.
Listado de autorización
ordenes de pago
1.2 Turna a personal auxiliar del área para que se
les apliquen los estatus de ejercida y en caja
en el sistema DGSIF, según el folio de Orden
de Pago autorizado por tesorería.
1.3 Auxiliar de Pagaduría Aplica estatus de ejercida y en caja en el
sistema DGSIF.
2 Recepción de órdenes de pago autorizadas
para pago por Tesorero del Estado
2.1 Director de Pagaduría Recibe órdenes de pago y carátulas de orden
de pago autorizadas del despacho de
tesorería, con la firma del Tesorero que avala la
autorización para la elaboración de cheque y
pago.
Solicitud de autorización de
ordenes de pago
2.2 Verifica que tipo de pago es el que se
realizara: Pago a proveedor, municipios,
Subsidio a organismo y dependencias.
2.3 Autoriza los cheques que se elaborarán y
verifica la cuenta origen a la que se le cargará
el monto del cheque correspondiente.
2.4 Se asegura que la orden de pago que venga
acompañada del soporte correspondiente para
cada tipo de pago, la cual deberá encontrarse
en estatus de validada por la Dirección de
Recepción, Validación y Administración de la
Tesorería del Estado.
2.5 Verifica que se la haya dado el estatus de
ejercida y caja, por parte del personal auxiliar
de la DGCFyP, identificando también la
cuenta origen de donde se dispondrá el
recurso.
3 Elaboración de cheques
"Una vez verificado que la orden de pago viene
acompañada con la documentación soporte"
3.1 Turna al Auxiliar de Pagaduría para proceder a
la elaboración de cheques, anexando carátulas
de órdenes de pago autorizadas por Tesorería
4 Impresión de cheques
4.1 Auxiliar de Pagaduría Localiza por folio las órdenes de
pago,selecciona la cuenta de cargo del banco
según el tipo de recurso, elabora e imprime
cheque, póliza y talón mediante sistema
DGSIF.
4.2 Procede a la impresión y gestiona firma de
cheque del Secretario de Hacienda y Tesorero
del Estado, mediante impresora asignada para
tal fin, facsímil o autógrafa.
4.3 Imprime formato de relación de cheques y
solicita fondeo de cuentas a la Dirección de
inversiones.
Recepción de entrega y recibo
de cheques
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4.4 Imprime del sistema DGSIF talonario de
cheques, donde se identifica el banco de
cuenta de cargo, los folios de cheque y
beneficiario, y el monto total por cuenta
bancaria, que deberá estar disponible para
poder entregar los cheques a la Subdirección
de Caja y posteriormente al beneficiario; lo
turna al Director de Inversiones para verificar
disponibilidad bancaria.
5 Fondeo de cuentas de cargo
5.1 Director de Inversiones Revisa disponibilidad de fondos en las cuentas
bancarias de cargo de donde se emitieron
cheques de acuerdo a talonario y cubre de
otras cuentas de la Secretaria de
Hacienda,apoyándose en formato de saldos y
movimientos, mediante la realización de
traspasos electrónicos, siempre respetando
las clausulas, convenios y reglamentos
aplicables para cuentas con recursos de
fondos federales.
Bitácora de saldos y
movimientos
5.2 Notifica a la DGCFyP que ya fueron fondeadas
las cuentas bancarias y que puede proceder a
la entrega de cheques a la Subdirección de
Caja.
6 Recepción de cheques y documentación
soporte
6.1 Subdirector de caja Acude personalmente al área de Pagaduría, y
junto con el formato de entrega y recibo de
cheques entregados, verifica que cada uno de
ellos venga acompañado de la póliza de
cheque.
7 Revisión y clasificación de cheques
7.1 Auxiliar de la Subdirección
de Caja
Revisa pólizas y cheques recibidos y clasifica
los cheques según la ubicación asignada por
alfabeto.
7.2 Coloca en archivo alfabético los cheques
recibidos para su entrega y envía a la dirección
de servicios secretariales los cheques
clasificados por ubicación para su distribución.
7.3 Recibe autorización de la Dirección de
Pagaduría para la entrega de los cheques de
nómina.
7.4 Ordena los cheques de proveedores foráneos
para su depósito correspondiente (Realiza
depósito en cuenta bancaria autorizada por
oficio previamente por el proveedor foráneo y
beneficiario del cheque).
7.5 Integra ficha de depósito a la póliza-cheque
para su archivo.
8 Entrega de cheques
8.1 Encargada de atención al
público
Solicita la copia emisor de la orden de pago o
carta poder autorizada a la dependencia,
organismo o proveedor, como además una
identificación oficial (en caso de traer consigo
carta poder, aquella que viene especificada en
la misma).
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8.2 Recibe y revisa la copia emisor de la orden de
pago o carta poder autorizada verificando los
datos contra la póliza del cheque
8.3 Anota en la póliza del cheque los datos de la
copia emisor de la orden de pago o de la carta
poder autorizada, como además de la
identificación oficial del beneficiario o cobrador,
recabando nombre y firma de quien lo recibe.
8.4 Recaba firma del cobrador de la dependencia,
servicios secretariales y Dirección de Auditoría
Fiscal en la cual especifique el número de
cheques recibidos en la parte posterior de la
copia de la hoja de nómina (cheques de
nómina).
8.5 Ingresa al SAP para introducir la información
referente a la póliza del cheque entregado,
para así dar de baja en el sistema el
documento pagado.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
C. FRANCISCO OSVALDO
LOPEZ GUTIERREZ/ANALISTA
TÉCNICO
C. ADELINA RIVERA
LOPEZ/ENCARGADA DE
DESPACHO DE LA
DIRECCIÓN GENERAL DE
CONTROL DE FONDOS Y
PAGADURÍA
C.P. LUIS GONZAGA
CONTRERAS
ACOSTA/DIRECTOR DE
INVERSIONES
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INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Secretaría de Hacienda
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
EMISION DE PAGOS MEDIANTE ELABORACIÓN DE CHEQUES
05-DCF-P04/Rev.00 07/08/2015 01:55:21p.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Listado de autorización
ordenes de pago
1 Director de Pagaduría Papel 1 Año Dirección General
de Control de
Fondos y Pagaduría
Destrucción
Solicitud de autorización
de ordenes de pago
2 Director de Pagaduría Papel 1 Año Dirección General
de Control de
Fondos y Pagaduría
Destrucción
Recepción de entrega y
recibo de cheques
3 Auxiliar de Pagaduría Papel 6 Meses Dirección General
de Control de
Fondos y Pagaduría
Destrucción
Bitácora de saldos y
movimientos
4 Director de Inversiones Electrónico 2 Años Dirección General
de Control de
Fondos y Pagaduría
Destrucción
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
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VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría de Hacienda
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
EMISION DE PAGOS MEDIANTE ELABORACIÓN DE
CHEQUES
05-DCF-P04/Rev.00
1 Se recibió órdenes de pago acompañadas de caratula de
órdenes de pago con firma del Tesorero del Estado de
autorización?
2 Se verifico que las ordenes de pago autorizadas por Tesorero del
Estado, se les haya dado en sistema DGSIF el estatus de
Ejercido por parte del personal auxiliar de la DGCFyP?
3 Se procedió a elaborar los cheques de acuerdo a relación
indicada a la caratula autorizada?
4 Subdirección de pagaduría, conserva los cheques y la
documentación soporte correspondiente como son las pólizas
anexas cheque hasta la entrega personal a la subdirectora de
caja?
5 Se firmo relación de folios de cheques y se verifico antes de
llevárselos a caja que correspondían con la caratula autorizada
por Tesorero del Estado?
7 Se archivaron los cheques en orden alfabético por parte del
personal de caja?
8 Se verifica la copia emisor de la orden de pago o carta poder
autorizada verificando los datos contra la póliza del cheque antes
de realizar su entrega?
9 Se ingresa al Sistema de Información Financiera (DGSIF) para
introducir la información referente a la póliza del cheque
entregado, para así dar de baja del sistema el documento
pendiente de pago.?
SIP-F04/REV.0131
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
PAGO DE NOMINAS VÍA CHEQUE
05-DCF-P05/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
07/08/2015
Secretaría de Hacienda
Asegurar el oportuno pago de nomina de Servidores Públicos del Estado de Sonora y Magisterio.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Aplica para el pago de nómina autorizada por la Dirección General de Recursos Humanos, Tesorería del Estado,
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría, Dirección de Pagaduría, de la Secretaría de Hacienda del
Gobierno del Estado de Sonora y Secretaría de Educación y Cultura.
II.- ALCANCE
DGRH: Dirección General de Recursos Humanos
DGSIF: Dirección General de Sistema de Información Financiera
SEC: Secretaría de Educación y Cultura
DGCFyP Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
III.- DEFINICIONES
Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda
Manual de Organización de la Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
IV.- REFERENCIAS
Es responsabilidad de la Dirección de Pagaduría, asegurarse que los cheques y sus respectivos talones de nómina
sean entregados a la Subdirección de caja.
Es responsabilidad de la Dirección de Pagaduría, que en el caso de cancelación de cheques de nómina envía a la
DGCG el formato de cheque cancelado con su póliza de cancelación anexa. En el caso de reexpedición de cheque
con la misma orden de pago, se integra a la documentación actual, o bien, si se trata de una reposición de cheque
de nómina, la DGCFyP emite una orden de pago y cheque por ese concepto .
Es responsabilidad de la Dirección de pagaduría recibir, verificar registrar y respalda las ordenes de pago de la
Tesorería del Estado, DGCFyP, DGRH, de la SEC. (El folio consecutivo de cheques es solicitado previamente
cuando así corresponde).
Es responsabilidad de la Administradora de Procesos resguardar talones y cheques en blanco, antes, durante y
hasta la entrega a Subdirección de Cajas.
V.- POLITICAS
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PAGO DE
NÓMINA VÍA CHEQUE
05-DCF-P05-A01/Rev.00
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NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Recepción de nóminas
1.1 Administradora de procesos Recibe de parte de la DGRH, Tesorería del
Estado, DGCFyP y SEC, relación de nómina
correspondiente para proceder a la impresión
de talones de cheques y cheques, la cual es
recibida de manera electrónica acompañada
de memorándum o relación, donde se indican
los montos totales globales y el banco
respectivo.
Memorandum/Archivos
electrónicos de nómina
"Por ser formatos de oficios externos no se
pueden codificar como internos de esta
DGCFyP"
1.2 Firma de recibido memorándum
correspondiente, donde se indica Banco, tipo
de medio de pago, rango de folios de
empleados, numero de registros, importe bruto
e importe neto.
1.3 Turna listado de nomina recibida a la
Subdirección de Caja
2 Registro en DGSIF
2.1 Lleva a cabo registro en DGSIF en el módulo
correspondiente para captura de nómina
registrando las ordenes de pago recibidas por
DGRH Y SEC, generando registros, con el
solo cargo correspondiente.
"En el pago con cheque se imprimen, firman y
protegen cheques con sus talones respectivos.
En el pago vía electrónica se imprimen
únicamente talones de cheques.
Cuando la nómina no es enviada por la DGRH
es necesario imprimir relación y listados para
ser entregados al Departamento que lo
solicitó"
2.2 Entrega relación de nóminas giradas a
DGCFyP para programar su pago.
3 Verificación de información en el sistema
Talonrec
3.1 Verifica que los archivos electrónicos
especifiquen los importes brutos y netos de la
nomina.
3.2 Procede a validar que la información recibida
mediante el sistema interno Talonrec.
3.3 Verifica los montos globales reportados por
banco corresponden al listado electrónico
recibido de los beneficiarios de nómina
3.4 Valida listados recibidos por parte de la DGRH
y por parte de la SEC.
3.5 Turna a auxiliar de nómina para proceder a la
elaboración e impresión de talón de cheques y
cheques de nómina.
3.6 Concentra la informción recibida y la comprime
vía ZIP para turnarla de manera electrónica a
auxiliar de nómina
4 Recepción de relación de nomina
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4.1 Auxiliar de nómina Recibe información de relación de nómina por
parte de la Administradora de Procesos.
Archivo de cheques
4.2 Procede a llevar a cabo la impresión de
talones y cheques mediante el sistema
interno talonrec
Cheques de nómina
4.3 Turna impresos el talón de cheques y
cheques de nómina, a la Subdirección de
Caja.
5 Recepción de cheques de nómina
5.1 Subdirector de caja Recibe de parte de la Dirección de Pagaduría
relación de nómina.
5.2 Recibe talón de cheque y cheques de nomina,
para proceder a elaborar los paquetes
5.3 Turna el talón de cheque o cheque de nómina
a las dependencias o áreas, correspondientes.
"Cada dependencia acude a la Subdirección
de Caja, entregan relación de nomina de
quincena anterior firmada completa, y se
procede a archivar; de lo contrario no se le
entrega relación de nomina nueva, talones, ni
cheques.
Es responsabilidad de cada Dependencia
contar los talones o cheques de acuerdo al
listado de nomina entregado"
5.4 Asigna al personal las áreas de nomina que se
atenderán.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
C.YABEL DE LA TORRE
SALCIDO/ADMINISTRADORA
DE PROCESOS
C. ADELINA RIVERA LOPEZ /
ENCARGADA DE DESPACHO
DE LA DIRECCIÓN GENERAL
DE CONTROL DE FONDOS Y
PAGADURIA
C.P. LUIS GONZAGA
CONTRERAS
ACOSTA/DIRECTOR DE
PAGADURIA
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INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Secretaría de Hacienda
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
PAGO DE NOMINAS VÍA CHEQUE
05-DCF-P05/Rev.00 07/08/2015 01:56:02p.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Memorandum/Archivos
electrónicos de nómina
1 Administradora de procesos Papel 3 años Archivo de la DGCF Archivo de la
DGCG
Archivo de
cheques/cheques de
nómina
2 Administradora de procesos Papel 3 años Archivo de la DGCF Archivo de la
DGCG
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
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VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría de Hacienda
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
PAGO DE NOMINAS VÍA CHEQUE
05-DCF-P05/Rev.00
1 Se recibió listado de nómina y memorándum que lo respalda por
parte de la DGRH y la SEC?
2 Se valido y verifico por parte de la subdirección de pagaduría la
información recibida, cuidando que coincidan los montos
reportados para pago con memorandun?
3 integro en archivo comprimido información correspondiente a la
nomina por imprimir?
4 Se imprimió talonarios y cheques de acuerdo a información
enviada por la subdirección de pagaduría?
5 Se integraron los paquetes por parte de la subdirección de caja
para entrega a las dependencias y unidades administrativas
correspondientes?
SIP-F04/REV.0136
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
EMISIÓN DE PAGOS VÍA ELECTRÓNICA SPEI
05-DCF-P06/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
07/08/2015
Secretaría de Hacienda
Pagar de manera oportuna los compromisos de contratos, prestadores de servicios, subsidios a organismos y
proveedores en general cumpliendo con las nuevas disposiciones de la ley general de contabilidad gubernamental.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Pago de proveedores, contratistas y prestadores de servicios, subsidios a organismos y los dem ás que legalmente
deba hacer el Gobierno del Estado en función de sus disponibilidades
II.- ALCANCE
SPEI: Sistema de Pagos Electrónicos Interbancarios
DGCFyP: Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
DGSIF: Dirección General de Sistemas de Información Financiera
III.- DEFINICIONES
Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda
Ley general de coordinación fiscal
Clausulas de convenios
Manual de organización de la Tesorería del Estado
Manual de organización de la Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
IV.- REFERENCIAS
V.- POLITICAS
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El Director de Inversiones es responsable de verificar diariamente los saldos bancarios de cada una de las cuentas,
para contar con la suficiencia financiera suficiente para los compromisos de pago autorizados por el Tesorero del
Estado.
Es responsabilidad de la Dirección de Pagaduría y la Dirección de Inversiones conservar las carátulas de
autorización de ordenes de pago emitidas por parte del despacho de la Tesorer ía.
Es responsabilidad del Director de Inversiones imprimir comprobante bancario de cada uno de los movimientos
realizados, inversiones retiro o deposito, pago a proveedores y gestionar autorizaci ón en póliza de diario con Tesorero
del Estado.
Es responsabilidad del Director de Inversiones actualizar los saldos en posici ón y llevar a cabo las inversiones
diarias de las cuentas que considere o que le sea instruido por el Tesorero del Estado .
Es responsabilidad del Director de inversiones (Cadenas productivas) anexar los comprobantes de cada uno de los
traspaso y turnar copia al encargado del registro contable de la DGCFyP para su registro contable correspondiente
en sistema DGSIF.
Es responsabilidad del Director de Inversiones verificar con la Instituci ón Bancaria que la cuenta clabe de 18 dígitos
corresponde al beneficiario identificado en orden de pago, antes de realizar el traspaso correspondiente.
Es responsabilidad del Director de inversiones llevar a cabo los pagos v ía SPEI de viáticos turnados por el
despacho del Tesorero del Estado, el cual deberá de turnar copia el mismo d ía de los traspasos realizados al
personal encargado del registro contable de la DGCFyP.
Es responsabilidad de los responsables de cada dirección conocer y aplicar las clausulas establecidas para cada
convenio firmado entre las instancias federales y el Gobierno del Estado de Sonora
La dirección de inversiones esta adscrita al despacho de la tesorer ía, todas las funciones y acciones realizadas
son previa autorización del despacho mismo.
Todo traspaso entre cuentas, o movimiento bancario debe ser autorizado por Tesorero del Estado en p óliza de
diario correspondiente, y es responsabilidad del director de inversiones gestionar dicha autorizaci ón inmediatamente
después realizado dicho movimiento.
Es responsabilidad del auxiliar de registro contable de la DGCFyP informar diariamente a Secretario de Hacienda y
a Tesorero del Estado mediante Posición Financiera los pagos, movimientos e ingresos generados en el d ía enviando
vía electrónica la posición financiera (Posición de caja y Bancos) correspondiente.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
05-DCF-P06-F01/Rev.00 SALDOS Y MOVIMIENTOS
05-DCF-P06-F02/Rev.00 POSICIÓN FINANCIERA
05-DCF-P06-F03/Rev.00 REPORTE DE MOVIMIENTOS
05-DCF-P06-F04/Rev.00 SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE ORDENES DE PAGO
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO EMISIÓN DE
PAGOS VÍA ELECTRÓNICA SPEI
05-DCF-P06-A01/Rev.00
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NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Recepción de caratulas de ordenes de pago
1.1 Director de Pagaduría Recibe del despacho de Tesorería del Estado,
relación de caratulas con órdenes de pago
debidamente autorizadas por el Tesorero
1.2 Registra en sistema DGSIF el estatus de
ejercida por cada folio de Orden de Pago
autorizado.
1.3 Turna a la Dirección de Pagaduría donde se
identificara que ordenes de pago se realizaran
vía SPEI
2 Recepción de ordenes de Pago
2.1 Recibe ordenes de pago y caratulas de
orden de pago autorizadas del despacho de
tesorería, acompañadas de caratula con la
firma del Tesorero que avala la autorización
para elaboración de cheque y pago.
Solicitud de autorización de
ordenes de pago
2.2 Verifica que tipo de pago es el que se
realizara:
pago a proveedor
Pago a municipio
Subsidio a organismo
Participaciones a municipios
Pago a créditos
Recuperaciones de recursos
2.3 Verifica que orden de pago venga acompañada
de la documentación
soporte correspondiente para cada tipo de
pago la cual deberá encontrarse en estatus
de validada por la Dirección de recepción,
validación y administración de la Tesorería
del Estado y liberada (ejercida) por auxiliares
de la DGCF
3 Realización de SPEI
3.1 Turna a la Dirección de inversiones los pagos
identificados que a petición del Tesorero del
Estado o de beneficiario vía expresa en la
órden de pago solicite se realice vía SPEI (Se
indica en orden de pago con pluma si es SPEI
o Cheque)
3.2 Identifica la fuente de financiamiento, para
saber cuál será la cuenta origen del cargo, así
como el beneficiario, la cuenta clabe
interbancaria y banco destino, para indicar al
responsable de realizar el traspaso.
4 Realización de SPEI mediante sistema
electrónico bancario
4.1 Director de Inversiones Verifica con la institución bancaria que la clabe
de 18 Dígitos proporcionada por la dirección de
pagaduría corresponda al beneficiario
correspondiente antes de realizar su primer
registro en sistema bancario.
4.2 Registra en sistema bancario de la institución
correspondiente la clabe de 18 dígitos el
beneficiario si es por primera vez.
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"Después de la primera vez de igual manera
verifica con pagaduría si no ha cambiado el
beneficiario de cuenta bancaria o con la
institución si dicha cuenta sigue activa"
4.3 Identifica saldo en cuenta de cargo antes de
realizar pago SPEI.
Saldos y movimientos
"Si cuenta con saldo suficiente realiza
traspaso vía SPEI capturando nombre del
beneficiario, monto y concepto"
4.4 Realiza el traspaso
"Si no se cuenta con saldo suficiente"
4.5 Solicita autorización al Tesorero del Estado
para obtener suficiencia de fondos de otra
cuenta bancaria a nombre de la Secretaria de
Hacienda del Gobierno del Estado de Sonora,
siempre respetando las clausulas, convenios y
reglamento para el manejo de fondos
federales.
4.6 Actualiza bitácora de saldos y movimientos
identificando el monto del egreso y la fuente de
financiamiento
5 Impresión de comprobante de pago
5.1 Imprime dos comprobante de pago
inmediatamente después de realizado el
traspaso, una se anexa a orden de pago y
otra copia se entregará al personal encargado
de registro contable como soporte para el
registro de salida de recursos en posición.
5.2 Turna orden de pago autorizada por Tesorero
del Estado anexando comprobante del pago y
a la Dirección de Pagaduría para anexar solo
cargo.
5.3 Turna al archivo de la Dirección General de
Contabilidad Gubernamental.
6 Actualización de posición financiera
6.1 Auxiliar de registro contable Actualiza posición financiera, ingresando los
pagos vía SPEI ralizados en el día autorizdos
por Tesorero del Estado y los movimientos
bancarios entre cuentas realizados por la
dirección de inversiones, junto con caratula
donde se identifican los movimientos
realizados así como los retiros de inversión
Posición financiera
6.2 Turna diariamente y actualizado vía electrónica
posición financiera a Secretario de Hacienda y
Tesorero del Estado y Director General de
Control de Fondos y Pagaduría informándole
mediante ese registro todos los movimientos y
pagos realizados.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
C.P. LUIS GONZAGA
CONTRERAS
ACOSTA/DIRECTOR DE
INVERSIONES
C. ADELINA RIVERA
LOPEZ/ENCARGADA DE
DESPACHO DE LA
DIRECCIÓN GENERAL DE
CONTROL DE FONDOS Y
PAGADURÍA
C. ELMA NIDIA GARCIA
MONTENEGRO/COORDINADO
R DE AREA
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INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Secretaría de Hacienda
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
EMISIÓN DE PAGOS VÍA ELECTRÓNICA SPEI
05-DCF-P06/Rev.00 07/08/2015 01:56:58p.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
SOLICITUD DE
AUTORIZACIÓN DE
ORDENES DE PAGO
1 DIRECTOR DE
PAGADURÍA
Papel 1 AÑO DIRECCIÓN
GENERAL DE
CONTROL DE
FONDOS Y
PAGADURIA
ARCHIVO
DGCF
SALDOS Y
MOVIMIENTOS
2 DIRECCIÓN DE
INVERSIONES
Electrónico 1 AÑO DIRECCIÓN
GENERAL DE
CONTROL DE
FONDOS Y
PAGADURIA
ARCHIVO
DGCG
POSICION FINANCIERA3 AUXILIAR DE REGISTROS
CONTABLES
Papel 1 MES DIRECCIÓN
GENERAL DE
CONTROL DE
FONDOS Y
PAGADURIA
ARCHIVO
DGCG
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
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VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría de Hacienda
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
EMISIÓN DE PAGOS VÍA ELECTRÓNICA SPEI
05-DCF-P06/Rev.00
1 Se recibió del despacho de tesorería la caratula de ordenes de
pago para darles el estatus de ejercida con firma del tesorero del
estado de autorización?
2 Se registro el estatus de ejercido a cada una de las ordenes de
pago relacionadas en caratula proporcionada por el despacho de
Tesorería?
3 Dirección de Pagaduría verifica que toda orden de pago venga
acompañada de la documentación correspondiente de
comprobación?
4 Se verifico por parte del Director de Inversiones con la Institución
bancaria que la cuenta clabe de 18 dígitos corresponde al
beneficiario del pago de la orden de pago?
5 Se imprimió por parte del Director de inversiones el comprobante
del pago realizado y se anexo a la orden de pago
correspondiente ?
6 Se turno copia del pago realzado al responsable del registro
contable para llevar a cabo la actualización de la posición
financiera de la Tesorería del Estado?
7 Una vez realizado el pago, el Director de inversiones actualizo el
formato de saldos y movimientos descontando los pagos
realizados?
SIP-F04/REV.0143
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
EMISIÓN DE PAGOS MEDIANTE CADENAS PRODUCTIVAS
05-DCF-P07/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
13/08/2015
Secretaría de Hacienda
Identificar los pasos necesarios para tramitar y acceder al portal de pago mediante cadenas productivas, para
agilizar y hacer más eficiente y de una manera más rápida,efectiva y sobre todo oportuna los pagos a todos los
proveedores que así lo deseen sumarse a éste concepto de pago.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Publicación de pagos mediante intermediario Nacional Financiera para cubrir pagos correspondientes a
proveedores,contratistas y prestadores de servicios del Gobierno del Estado de Sonoa
II.- ALCANCE
NAFINSA: Nacional Financiera, S.N.C.
Documento vencido: Es aquel monto de orden de pago publicada y no cobrada por el proveedor en un lapso
previamente convenido.
Cadenas Productivas: Sistema de pago por medio de un intermediario financiero.
DGSIF: Dirección General de Sistema de Información Financiera.
DGCG: Dirección General de Contabilidad Gubernamental.
PAPÁ: Es la orden de pago que agrupa o afecta todas las ordenes de pago que Instituci ón Intermediaria indicó
que fueron pagadas a sus beneficiarios y que suma el total a pagar a la Instituci ón Bancaria a la fecha de
vencimiento.
III.- DEFINICIONES
Reglamento interior de la Secretaría de Hacienda
Manual de Organización de la Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
IV.- REFERENCIAS
V.- POLITICAS
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Es responsabilidad del Director de Inversiones, verificar que toda publicaci ón de pago sea previamente autorizada
por el Tesorero del Estado.
Es responsabilidad del Director de Inversiones verificar si el beneficiario del pago se encuentra dado de alta en el
programa de cadenas productivas de NAFIN, de lo contrario no podrá proceder con el pago, y le deberá notificar al
despacho de Tesorería para que este a su vez localice al proveedor correspondiente.
Toda orden de pago por publicarse deberá estar con estatus de ejercida en sistema DGSIF.
Es responsabilidad del Director de Inversiones mantener actualizado los saldos disponibles de los cr éditos de
cadenas productivas de cada intermediario financiero.
Es responsabilidad del Director de inversiones dar seguimiento a las fechas de vencimiento de pago por parte del
Gobierno del Estado a los intermediario financieros, y con oportunidad informar al Tesorero del Estado para programar
los pagos correspondientes; Ingresando al portal de NAFINSA en http ://cadenas.nafin.com.mx/. Posteriormente a
“Consultas”.
Es responsabilidad del Director de Inversiones que la actualizaci ón del estatus del DGSIF, se realizarse al día hábil
inmediato de haberse afectado financieramente la descarga de la orden de pago. correspondiente.
Es responsabilidad del Director de Inversiones turnar copia del comprobante de pago al encargado de registro
contable de la Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría.
Es responsabilidad del director de inversiones realizar los registros en sistema DGSIF así como generar la orden de
Pago PAPÁ, donde se integran todas las demás ordenes de pago pagadas por cadenas productivas y enviar dicha
documentación a la DGCG.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
PORTAL NAFINSA05-DCF-P07-A01/Rev.00
DIAGRAMA DE FLUJO05-DCF-P07-A02/Rev.00
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NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Recepción ordenes de pago
1.1 Director de Inversiones Recibe ordenes de pago para su publicación
autorizadas por parte del despacho de
Tesorería.
Ordenes de Pago
2 Ingreso al portal de NAFIN
2.1 Ingresa al portal del programa de Cadenas
Productivas de NAFIN en:
http://cadenas.nafin.com.mx/, posteriormente
a “Descuento Electrónico”, “Capturas” y “Carga
Masiva de Documentos Negociables”.
2.2 Introduce datos que solicita la página para la
publicación como son: número total de
documentos, monto mínimo, monto máximo y
monto total de documentos y oprimir “Enviar”.
3 Verificación de datos
3.1 Verifica la información desplegada en la página
del portal con la información enviada.
Posteriormente oprimir “trasferir documentos
negociables”
3.2 Imprime la página que contenga el recibo de
publicación.
Recibo de Publicación
4 Afectación de órdenes de pago
4.1 Ingresa al DGSIF en el módulo
correspondiente para afectar el status del
documento publicado y posteriormente a
“Cadenas Productivas”
4.2 Anexa recibo de publicación a orden de pago
publicada y archivar.
5 Realización de pago a Intermediario Financiero
5.1 Consulta en sistema DGSIF, el monto a pagar
por cada intermediario financiero así como la
fecha de vencimiento para efectuar pago.
5.2 Verifica y reporta al Tesorero del Estado el
monto a pagar al Intermediario Financiero
5.3 Solicita autorización de pago al Tesorero del
Estado, una vez que a llegada la fecha de
vencimiento, así como la fuente de
financiamiento a cubrir.
5.4 Realiza el pago correspondiente vía electrónica
a cada intermediario financiero
Copia del comprobante de
pago
6 Generación órdenes de pago consolidadas
6.1 Genera orden de pago consolidada en DGSIF,
una por cada intermediario financiero, dentro
de “Cadenas Productivas” con respecto al
listado previamente generado el cual contiene
los documentos operados de la fecha de
vencimiento actual.
6.2 Genera comprobante de pago de cada
instrumento financiero
6.3 Genera en el DGSIF la póliza de solo cargo de
cada orden de pago consolidada.
7 Archivo de documentación
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7.1 Archiva copias de listado de órdenes de pago
subidas al sistema NAFINSA, para su pago
posterior
Listado de documentos
operados
7.2 Revisa en el portal de NAFINSA, el listado de
documentos operados por el banco.
7.3 Hace orden de pago PAPÁ, para consolidar
todas las ordenes de pago que se pagaron por
factoraje, con sólo cargo y comprobante
bancario, para enviarse al archivo DGCG.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
C.P.LUIS GONZAGA
CONTRERAS
ACOSTA/DIRECTOR DE
INVERSIONES
C. ADELINA RIVERA
LOPEZ/ENCARGADA DEL
DESPACHO DE LA
DIRECCION GENERAL DE
CONTROL DE FONDOS Y
PAGADURÍA
C.ELMA NIDIA GARGIA
MONTENEGRO/COORDINADO
R DE ÁREA
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INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Secretaría de Hacienda
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
EMISIÓN DE PAGOS MEDIANTE CADENAS PRODUCTIVAS
05-DCF-P07/Rev.00 13/08/2015 12:04:52p.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Ordenes de pago1 Director de Inversiones Papel 12 años DGCFyP Archivo de
DGCG
Recibo de Publicación2 Director de Inversiones Electrónico El convenido
con proveedor
Pagina web de
Nacional Financiera
Archivo de la
DGCFyP
Copia del comprobante de
pago
3 Director de Inversiones Papel 1 Mes DGCFyP Archivo de
DGCG
Listado de documentos
operados
4 Director de Inversiones Electrónico 1 mes DGCFyP Archivo de
DGCG
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
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VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría de Hacienda
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
EMISIÓN DE PAGOS MEDIANTE CADENAS
PRODUCTIVAS
05-DCF-P07/Rev.00
1 Se verifico que las ordenes de pago estuvieran autorizadas por el
Tesorero del Estado?
2 Se verifico con la Dirección de Pagaduría que las ordenes de
pago no se hayan pagado con anterioridad por otro medio?
3 Se verifico que el beneficiario estuviera dado de alta en sistema
de cadenas productivas mediante Nacional Financiera?
4 Se procedió con la publicación de la orden de pago mediante la
página web de NAFINSA?
5 Se elaboraron las ordenes de pago concentradoras para su
registro contable en el sistema DGSIF?
6 Se le dio el estatus correspondiente en sistema DGSIF de
pagado cadenas para evitar se vuelva a pagar por otro medio?
7 Se tiene identificadas las fechas de vencimiento y los saldos a
pagar por parte del gobierno del Estado a los intermediarios
financieros?
8 Se registro contablemente el pago a los intermediarios
financieros?
SIP-F04/REV.0149
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
PAGO DE NOMINAS VÍA ELECTRÓNICA
05-DCF-P08/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
21/08/2015
Secretaría de Hacienda
Asegurar el efectivo y oportuno pago de nomina de servidores públicos del Estado de Sonora
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Aplica para el pago de nómina autorizada por la Dirección General de Recursos Humanos de la Oficialía Mayor del
Gobierno del Estado de Sonora y las nominas reportadas por parte del Magisterio.
II.- ALCANCE
DGRH: Dirección General de Recursos Humanos
DGCG: Dirección General de Contabilidad Gubernamental
DGCFyP: Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
Talón-rec Sistema informático para conciliar nómina
DGSIF: Dirección General de Sistema de Información y Financiera
III.- DEFINICIONES
Constitución Política del Estado de Sonora
Plan Estatal de Desarrollo
Ley Orgánica del Poder Ejecutivo
Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda
Manual de Organización de la Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
IV.- REFERENCIAS
Es responsabilidad de la Dirección de Pagaduría, asegurarse que los cheques y sus respectivos talones de
nómina sean entregados a la Subdirección de caja.
Es responsabilidad de la Dirección de Pagaduría, que en el caso de cancelación de cheques de nómina envía a la
DGCG el formato de cheque cancelado con su póliza de cancelación anexa. En el caso de reexpedición de
cheque con la misma orden de pago, se integra a la documentación actual, o bien, si se trata de una reposición de
cheque de nómina, la Dirección de Pagaduría emite una orden de pago y cheque por ése concepto.
Es responsabilidad de la Dirección de Pagaduría, recibir, verificar registrar y respaldar la orden de pago, listados y
disquete que contiene la base de datos del personal de nómina de la DGRH, de la SEC, la DGR y Dirección de
Control de Fondos y Pagaduría.
(El folio consecutivo de cheques es solicitado previamente cuando así corresponde).
V.- POLITICAS
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
05-DCF-P08-F01/Rev.00 SALDOS Y MOVIMIENTOS
05-DCF-P08-F02/Rev.00 RELACIÓN DE NOMINAS
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO PAGO DE
NOMINA VÍA ELECTRÓNICA
05-DCF-P08-A01/Rev.00
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NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Recepción de solicitud de pago de nóminas
1.1 Administrador de procesos Recibe relación de nóminas de parte de la
Dirección General
de Recursos Humanos, Magisterio, Tesorería
del Estado y Dirección General de Control de
Fondos y Pagaduría .
Memorandum/Archivos
electrónicos de nómina
1.2 Firma de recibido memorándum
correspondiente, donde se indica Banco,
Tipo de medio de pago, rango de folios de
empleados, numero de registros, importe
bruto e importe neto.
2 Registro contable en DGSIF
2.1 Lleva a cabo registro en DGSIF de la nomina
por cubrir registrando las órdenes de pago
recibidas por DGRH y SEC.
2.2 Imprimen únicamente talones de cheques.
"Cuando la nómina no es enviada de la DGRH
es necesario imprimir relación y listados para
ser entregados a la Subdirección de Caja. Se
entrega relación de nóminas giradas al
Tesorero del Estado para programar su pago"
3 Verificación de información en Talón-rec
3.1 Verifica que los archivos electrónicos
especifiquen los importes brutos y netos de
la nomina
3.2 Valida la información
recibida en el sistema interno
Talón-rec, con la informacion enviada por RH,
Magisterio y DGCFyP.
"Turna a auxiliar de
nómina para proceder a la elaboración e
impresión de talones de cheques y cheques
de nómina"
3.3 Turna a la Dirección de Inversiones para
proteger las cuentas correspondiente.
3.4 Publica en el portal del banco correspondiente
el lay-out de las cuentas de servidores
públicos donde se depositará su nómina
indicando beneficiario, cuenta de cheques.
4 Recepción de relación de nómina autorizada
por la DGCF
4.1 Director de Pagaduría Recibe relación de nomina de parte del
Administrador de procesos, para cubrir las
cuentas correspondientes asignadas para tal
fin.
4.2 Analiza la disponibilidad bancaria apoyandose
en formato saldos y movimientos, identificando
el monto disponible por cada cuenta bancaria
asignada para pago de nomina, solicitando
autorización al Tesorero del Estado.
Saldos y movimientos/Póliza
de diario
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4.3 Cubre de otras cuentas bancarias el saldo
correspondiente a emitir como pago de
nómina, siempre cuidando que la cuenta
donde se tomen recursos no afecte a alguna
clausula, ley o reglamento tratándose de
recursos federales y convenidos.
4.4 Imprime comprobante por cada movimiento
realizado y lo turna al auxiliar de registro
contable para que proceda a registrarlo tanto el
cargo de nomina como los traspaso en
posición financiera.
4.5 Informa al Administrador de procesos que la
nómina fue cubierta bancariamiente para que
esta a su vez proceda a la dispersión
correspondiente.
5 Dispersión de nómina
5.1 Administrador de Proceso Inicia procedimiento de dispersión de nómina a
través de cada portal bancario, ingresando con
su tóken y usuario correspondiente.
6 Autorización Pago en Nómina
6.1 Director General de Control
de Fondos y Pagaduría
Autoriza la relación de nómina elaborada por el
Administrador de Procesos para proceder a
turnar a la Dirección de Inversiones quien
deberá cubrir en saldo los montos
correspondientes en cada una de las cuenta
dispersoras de nómina
Relación de nómina
7 Recepción de relación de nóminas
7.1 Subdirectora de cajas Recibe de parte de la Administradora de
Procesos relación de nómina autorizadas por
la Dirección de Pagaduría.
7.2 Recibe talonarios de cheques y cheques
de nomina, para hacer los
paquetes y turnarlos a las
Dependencias o Áreas correspondientes.
"Cada Dependencia
acude a la Subdirección de Caja, entregan
relación de nomina de quincena anterior
firmada completa y se procede a archivar,
de lo contrario no se le entrega relación de
nomina nueva, talones, ni cheques. Es
responsabilidad de cada Dependencia
contar los talones o cheques de acuerdo a
listado de nomina entregado"
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
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SIP-F02/REV.02
LIC. YABEL DE LA TORRE
SALCIDO/ADMINISTRADORA
DE PROCESOS
C. ADELINA RIVERA
LOPEZ/ENCARGADA DE
DESPACHO DE LA
DIRECCIÓN GENERAL DE
CONTROL DE FONDOS Y
PAGADURÍA
C.P. LUIS GONZAGA
CONTRERAS
ACOSTA/DIRECTOR DE
PAGADURIA
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INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Secretaría de Hacienda
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
PAGO DE NOMINAS VÍA ELECTRÓNICA
05-DCF-P08/Rev.00 21/08/2015 11:04:19a.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Memorandum1 Administrador de Proceso Papel 1 año Dirección General
de Control de
Fondos y Pagaduría
Archivo DGCF
Archivos electrónicos de
nómina
2 Administrador de Proceso Electrónico 1 Año Dirección General
de Control de
Fondos y Pagaduría
Archivo DGCF
Saldos y movimientos3 Director de Pagaduría Electrónico 1 año Dirección General
de Control de
Fondos y Pagaduría
Archivo DGCF
Póliza de diario4 Director de Pagaduría Papel 1 año Dirección General
de Control de
Fondos y Pagaduría
Archivo DGCG
Relación de nómina5 Director General de Control
de Fondos y Pagaduría
Papel 1 año Dirección General
de Control de
Fondos y Pagaduría
Archivo DGCF
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
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VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría de Hacienda
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
PAGO DE NOMINAS VÍA ELECTRÓNICA
05-DCF-P08/Rev.00
1 Se recibió listado de nómina y memorándum que lo respalda por
parte de la Dirección General de Recursos Humanos y el
magisterio?
2 Se validó y verificó por parte de la subdirección de pagaduría la
información recibida, cuidando que coincidan los montos
reportados para pago con memorandun?
3 Integro en archivo comprimido información correspondiente a la
nómina por imprimir?
4 Se imprimió talonarios de cheques de acuerdo a información
enviada por el Administrador de Procesos?
5 Se transfirió recursos para tener la disponibilidad en las cuentas
bancarias de la Secretaría de Hacienda para tal fin?
6 Se publicaron lay-out en los portales electrónicos del banco
correspondiente para la dispersión de la nomina del servidor
público?
7 Se integraron los paquetes de talonarios de cheques por parte
de la subdirección de caja para entrega a las dependencias y
unidades administrativas correspondientes?
SIP-F04/REV.0155
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
CONCILIACIONES BANCARIAS
05-DCF-P09/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
19/03/2015
Secretaría de Hacienda
Establecer los lineamientos para que todos y cada uno de los movimiento bancarios realizados sean identificados,
registrados contablemente y presupuestalmente en SIIAF.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Aplicar a todos los movimientos por pago de cheques y /o transferencias electrónicas, cadenas productivas
correspondientes al pago de proveedores,contratistas y prestadores de servicios, subsidios a organismos, así como
los que correspondan a las nóminas de sueldo de los servidores públicos del Estado y los demás que legalmente
deba hacer el Gobierno del Estado en función de sus disponibilidades, a travé s de la Tesorería del Estado.
II.- ALCANCE
Conciliación Bancaria: Confrontamiento de movimientos de recursos girados o pagados bancariamente, contra lo
registrado contablemente en sistema SIIAF.
SIIAF: Sistema Integral de Información y Administración Financiera
DGCF Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría.
III.- DEFINICIONES
Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda
Manual de organización de la Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
IV.- REFERENCIAS
Es responsabilidad de la Dirección de Bancos solicitar vía oficio a las Instituciones Bancarias la bonificación de
comisiones cobradas, reclamaciones por cargo realizados, así como la cancelaci ón de cheques extraviados
reportados por la Dirección de Pagaduría vía oficio.
Es responsabilidad de la Dirección de Bancos solicitar informe a la persona responsable de caja general sobre los
depósitos recibidos por parte de las Dependencias, Organismos o Municipios en las cuentas bancarias que
administra la DGCF.
Es responsabilidad de la Dirección de Bancos, mantener actualizado la relación de cuentas bancarias, así como
tener identificada que tipo de recurso es el que se maneja, nombre del programa o convenio y reportar a la DGCF las
modificaciones respecto a altas o bajas de cuentas bancarias.
Es responsabilidad de la Dirección de Bancos gestionar los estados de cuenta de cada una de las cuentas a
nombre de la Secretaria de Hacienda, a través del sistema de banca electrónica o directamente con la Institución
Bancaria, durante los primeros cinco días posteriores inmediatos al mes por conciliar.
Es responsabilidad de la Dirección de Bancos llevar a cabo las bajas y altas de cuentas bancarias mediante oficio
remitido a la Institucional Bancaria correspondiente; por instrucciones en oficio recibido por la DGCF.
Es responsabilidad de los encargados de conciliación de la Dirección de Bancos, realizar diariamente la verificación
de cuentas y saldos respecto al estado de cuenta y SIIAF para alimentar el sistema interno de FOX y verificar que se
estén atendiendo los hallazgos detectados.
Es responsabilidad de la Dirección de Bancos una vez recibido informar a la DGCF sobre algún cheque extraviado o
dañado y reportar inmediatamente a la Institución bancaria correspondiente.
Toda apertura de cuenta bancaria debe ser autorizada por el Tesorero del Estado .
V.- POLITICAS
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Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
05-DCF-P09-F01/Rev.00 BITÁCORA DE ASIGNACIÓN DE CUENTAS
05-DCF-P09-F02/Rev.00 AUXILIAR DE CUENTAS POR MOVIMIENTOS
05-DCF-P09-F03/Rev.00 CHEQUES EN TRANSITO
05-DCF-P09-F04/Rev.00 CONCILIACIÓN BANCARIA FINAL
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTO DE
CONCILIACIONES BANCARIAS
05-DCF-P09-A01/Rev.00
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NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Asignación de cuentas Bancarias a auxiliares
1.1 Director de Bancos Analiza las cuentas bancarias existentes a
nombre de la Secretaria de Hacienda del
Gobierno del Estado de Sonora.
1.2 Asigna a cada uno de sus auxiliares las
cuentas que estarán bajo su responsabilidad
de conciliación.
1.3 Establece una relación de cuentas asignada a
cada uno de los auxiliares de su área.
Bitácora de asignación de
cuentas bancarias
1.4 Gestiona los estados de cuenta de cada una
de las cuentas bancarias a nombre de la
Secretaría de Hacienda del Gobierno del
Estado de Sonora durante los primeros cinco
días des mes posterior siguiente al conciliar.
1.5 Turna a los auxiliares de área llevar a cabo la
conciliación los estados de cuenta que le
corresponden a cada quien de acuerdo a la
bitácora de control interno de asignación de
cuentas.
2 Exportación e impresión de información del
SAP
2.1 Auxiliar de Bancos Exporta del SAP los pagos realizados por
medio de cheque o transferencia electrónica al
sistema de conciliación bancario con el objeto
de actualizar la base de datos general de
pagos emitidos de cada una de las cuentas
bancarias para determinar los cheques en
tránsito.
2.2 Imprime del SAP auxiliares contables de las
cuentas en las que se registran los intereses
sobre saldos bancarios y de inversión.
2.3 Captura en sistema de conciliación bancaria
los cheques cobrados por cuenta colectiva
para determinar los cheques en transito
actuales.
2.4
Turna al personal de conciliación auxiliares de
cada cuenta colectiva para proceder a realizar
conciliación.
2.5 Ejecuta conciliación bancaria apoyándose en
los estados de cuenta y el sistema SAP
mediante su auxiliar contable para verifica que
los movimientos bancarios correspondan a los
registrados contablemente.
2.6 Identifica diferencias encontradas entre los que
muestra el estado cuenta y lo registrado en
SAP, y lo registran en sistema de conciliación
bancaria mediante sistema interno FOX
indicando:
- Fecha del movimiento
- Descripción del movimiento
-Importe del movimiento
-Identificación (orden de pago, numero cheque)
- cheques en transito
Cheques en transito
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3 Impresión global de conciliaciones a través de
sistema de control interno
3.1 Identifica conciliaciones realizadas y aquellas
pendientes por solventar una vez iniciado el
proceso a más tardar cinco días posteriores al
mes inmediato del conciliado.
Auxiliar de cuentas por
Movimientos
3.2 Acude personalmente a las áreas de Dirección
de Inversiones o Dirección de Pagaduría, así
como con la responsable de los ingresos
contables, para verificar los hallazgos
detectados durante la conciliación y solicitar
se realicen en SAP los registros pendientes y
observaciones de diferencias de montos
detectados
3.3
Entrega copia de conciliación global a cada
responsable.
4 Seguimiento a movimientos pendientes por
identificar
4.1 Director de
Inversiones/Director de
Pagaduría/Encargado de
registros contables
Verifican los pendientes identificados por la
Dirección de Bancos, respecto a movimientos
bancarios realizados y no identificados en
sistema SAP mediante el auxiliar
correspondiente.
4.2 Identifican los movimientos reportados y llevan
a cabo el registro correspondiente en SAP
dependiendo del tipo de movimiento bancario
realizado.
5 Conciliación final
5.1 Director de Bancos Actualiza global de conciliaciones verificando
que las observaciones detectadas y reportadas
a los responsables se hayan atendido,
buscando diariamente que se minimice la
información no registra en SAP
6 Impresión de conciliación final
6.1 Imprime conciliación final, una vez conciliado
el sistema y que no existen diferencias entre
los movimientos bancarios y el sistema SAP
identificando:
saldo bancarios
cheques en transito
saldo segun conciliación
saldo según libros contables
Conciliación bancaria final
6.2 Integra paquete o expediente de conciliación
bancaria mensual anexando: conciliación
bancaria sistema fox, listado de cheques en
transito, copia del estado de cuenta
correspondiente, auxiliar de cuentas por
movimiento del SAP, toda esta información se
integra por cada cuenta bancaria.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
C.P. MARGARITA IBARRA
MORENO/DIRECTORA DE
BANCOS
C. ADELINA RIVERA
LOPEZ/ENCARGADA DE
DESPACHO DE LA
DIRECCIÓN GENERAL DE
CONTROL DE FONDOS Y
PAGADURÍA
C. ELMA NIDIA GARGIA
MONTENEGRO/COORDINADO
R DE ÁREA
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INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Secretaría de Hacienda
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
CONCILIACIONES BANCARIAS
05-DCF-P09/Rev.00 19/03/2015 12:46:36p.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
BITÁCORA DE
ASIGNACIÓN DE
CUENTAS BANCARIAS
1 DIRECTOR DE BANCOS Electrónico 1 AÑO DIRECCION
GENERAL DE
CONTROL DE
FONDOS Y
PAGADURIA
ARCHIVO
DIRECCIÓN
DE BANCOS
CHEQUES EN
TRANSITO
2 AUXILIAR DE BANCOS Papel 6 MESES DIRECCION
GENERAL DE
CONTROL DE
FONDOS Y
PAGADURIA
ARCHIVO
DIRECCIÓN
DE BANCOS
AUXILIAR DE CUENTAS
POR MOVIMIENTOS
3 AUXILIAR DE BANCOS Papel 1 AÑO DIRECCION
GENERAL DE
CONTROL DE
FONDOS Y
PAGADURIA
ARCHIVO
DIRECCIÓN
DE BANCOS
CONCILIACIÓN
BANCARIA FINAL
4 DIRECTOR DE BANCOS Papel 5 AÑOS DIRECCION
GENERAL DE
CONTROL DE
FONDOS Y
PAGADURIA
ARCHIVO
DIRECCIÓN
DE BANCOS
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
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VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría de Hacienda
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
CONCILIACIONES BANCARIAS
05-DCF-P09/Rev.00
1 La dirección de banco tiene identificadas todas y cada una de
las cuentas a nombre de la Secretaría de Hacienda activas y en
operación por la Tesorería del Estado?
2 La dirección de Bancos asigno dependiendo de la carga de
trabajo de su personal las cuentas correspondientes a cada
quien para su conciliación?
3 Se imprime auxilar del sistema SAP como apoyo para llevar a
cabo la identificación de pagos registrados y contrastarlo
posteriormente con los estados de cuenta correspondientes a
cada cuenta?
4 Se registran en sistema de conciliación bancaria del FOX los
hallazgos detectados respecto a movimientos no identificados?
5 Se turnan a los responsables de la Dirección de inversiones,
Dirección de Pagaduría, Caja General y encargada de registro
contable los hallazgo para que cada quien proceda a identificar
los movimientos pendientes en SAP?
6 Se procede a imprimir conciliación final para cada una de las
cuentas bancarias a nombre de la Secretaría de Hacienda del
Gobierno del Estado de Sonora para integrar expediente y enviar
al archivo?
SIP-F04/REV.0162
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
RESGUARDO DE FACTURAS DE VEHÍCULOS Y VALORES
05-DCF-P10/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
19/03/2015
Secretaría de Hacienda
Custodiar las facturas de vehículos reportadas a esta dirección general por las Unidades administrativas, con el fin
de salvaguardar en excelente estado físico los documentos correspondientes.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Aplica para facturas de vehículos y fianzas reportadas y entregadas en las oficina de la Direcci ón General de
Control de Fondos y Pagaduría por distintas dependencias y organismos.
II.- ALCANCE
Valores: Facturas de vehículos y fianzas de inversión pública
DGCF: Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría.
III.- DEFINICIONES
Reglamento interior de la Secretaría de Hacienda
Manual de organización de la Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
IV.- REFERENCIAS
Es responsabilidad del personal auxiliar de controlar facturas y fianzas llevar a cabo una bit ácora actualizada sobre
todos y cada una de las facturas y fianzas recibidas en la oficinas de la DGCF.
Es responsabilidad de la persona encargada del resguardo de valores, hacer por lo menos una vez cada 6 meses
un levantamiento de inventario entre lo fisicamente resguardado y las bitácoras de control interno de entradas-salidas.
Solo se resguardan los valores recibidos en la DGCF, es responsabilidad de cada Unidad Administrativa del
Gobierno del Estado determinar si se envían o no a resguardo, el reglamento interior de la Secretaria de Hacienda
limita a esta dirección a resguardar sólo lo recibido en ventanilla.
Es responsabilidad de la auxiliar encargada del resguardo de valores, que toda factura o fianza recibida o por
entregar, vaya siempre acompañada por oficio de la Dependencia y Organismo solicitante tanto al recibirse (firmar de
recibido), como al solicitar su salida de la Tesorería.
V.- POLITICAS
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
05-DCF-P10-F01/Rev.00 RESGUARDO DE FACTURAS ORIGINALES DE VEHICULOS
05-DCF-P10-F02/Rev.00 RESGUARDO DE FIANZAS
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
RESGUARDO DE VEHICULOS Y VALORES
05-DCF-P10-A01/Rev.00
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NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Recepción de valores
1.1 Coordinador técnico Recibe mediante oficio de la Procuraduría
Fiscal las fianzas por obra pública y compra
de mobiliario que se detallan en el mismo.
Oficio soporte de los valores
recibidos
1.2 Recibe facturas originales de vehículos
adquiridos por dependencias y Unidades
Administrativas para custodia mediante oficio
de entrega.
1.3 Turna a la responsable de resguardo de valores
los documentos recibidos para su registro y
resguardo correspondiente.
2 Revisión de documentación
2.1 Encargado de resguardo de
valores
Revisa las fianzas con la información del oficio,
capturar la información en programa de control
de Excel y archivar de acuerdo a oficio, fecha
y número de fianza.
2.2 Verifica que coincidan los datos de la factura
con oficio de entrega y sellar de recibido de
acuse del oficio.
3 Registro en bitácora Excel
3.1 Captura en programa de control de Excel los
datos de la factura o fianza archivar las
facturas de acuerdo a la Agencia de vehículos
correspondientes.
Formato de resguardo de
facturas originales/ Resguardo
de fianzas
3.2 Resguarda en caja fuerte de la Dirección
General de Control de Fondos y Pagaduría los
documentos de valor recibidos y cotejados.
4 Liberación de documentos
4.1 Recibe de la Procuraduría Fiscal oficio de
liberación de fianzas y entrega fianzas
liberadas por oficio de la Procuraduría Fiscal
sellando de recibido el oficio de liberación.
4.2 Recaba firma de recibido y archiva oficio de
liberación.
4.4 Actualiza bitácora de control y dá salida a
documento de valor.
5 Información de movimientos a la DGCF
5.1 Envía bitácora actualizada con los
movimientos mensuales de entradas y salidas
de valores, identificando el archivo existente y
los movimientos llevados a cabo del periodo
del mes correspondiente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
LIC. OLGA LYDIA PEÑA
GAMEZ/ANALISTA TÉCNICO
C. ADELINA RIVERA
LOPEZ/ENCARGADA DE
DESPACHO DE LA
DIRECCIÓN GENERAL DE
CONTROL DE FONDOS Y
PAGADURÍA
C. ELMA NIDIA GARGIA
MONTENEGRO/COORDINADO
R DE ÁREA
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INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Secretaría de Hacienda
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
RESGUARDO DE FACTURAS DE VEHÍCULOS Y VALORES
05-DCF-P10/Rev.00 19/03/2015 12:49:07p.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Oficio soporte de los
valores recibidos
1 Coordinador Técnico Papel 1 año Dirección General
de Control de
Fondos y Pagaduría
Archivo DGCF
Formato de resguardo de
facturas originales
2 Encargado de resguardo de
valores
Electrónico 1 año Dirección General
de Control de
Fondos y Pagaduría
Archivo DGCF
Resguardo de fianzas3 Encargado de resguardo de
valores
Electrónico 1 años Dirección General
de Control de
Fondos y Pagaduría
Archivo DGCF
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
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VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría de Hacienda
Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría
Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
RESGUARDO DE FACTURAS DE VEHÍCULOS Y
VALORES
05-DCF-P10/Rev.00
1 Se recibieron los documentos de valor (facturas/fianzas)
acompañado de oficio por parte de las dependencias y
organismos solicitantes del resguardo del documento?
2 Se verifico que los datos del oficio correspondan al documento
en cuestión y que los datos sean claros y correctos?
3 Se actualizo bitácora de control identificando la entrada de un
nuevo valor para resguardo en caja fuerte?
4 Se recibió oficio de petición de entrega de valor para dar salida
del resguardo de las oficinas de la Dirección General de Control
de Fondos y Pagaduría?
5 Se actualizo bitácora de control registrando la salida de algún
valor?
6 Se reporto al Director General de Control de Fondos de los
movimientos realizados durante el mes anterior inmediato de
entradas y salida de valores para custodia?
SIP-F04/REV.0167
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